Tomislav Boško, Dragutin Vuković TOMISLAV BOŠKO, DOK-ING d.o.o., Zagreb , tomislav.bosko@dok-ing.hr DRAGUTIN VUKOVIĆ, INKUS d.o.o., Velika Gorica, dragutin.vukovic@inkus.hr
INFORMATIZIRANJE UPRAVLJANJA KVALITETOM U TVORNIČKOM POGONU POBOLJŠAVANJE INTERAKCIJE ZAPOSLENIKA S PROCESIMA SUSTAVA UPRAVLJANJA KVALITETOM Stručni rad / Professional paper Sažetak Informatičke tehnologije primijenjene u sustavu upravljanja kvalitetom omogućuju značajna poboljšanja kako u diseminaciji informacija tako i u procesima upravljanja. Problem predstavljaju prostori, kao što su radionice i tvornički pogoni, gdje računalo i pristup u lokalnu mrežu nisu raspoloživi svakom zaposleniku. U ovom radu prikazan je jedan pristup rješavanju ovog problema upotrebom informacijskih kioska, koji omogućuju svim radnicima pristup informacijama i uključivanje u procese upravljanja kvalitetom. Ključne riječi: informatizacija, sustav upravljanja kvalitetom, tvornica, proizvodnja, kiosk 1. UVOD Sveobuhvatni sustav upravljanja kvalitetom zahtijeva opsežnu dokumentaciju i dosljedno upravljanje zapisima procesa. Neki od dokumenata i zapisa koji se moraju održavati i kontrolirati unutra organizacije uključuju: postupke, programe osposobljavanja i njihovu dokumentaciju, zapise umjeravanja, zapise ispitivanja, zapise o nesukladnostima, zapise o popravnim radnjama, zapise o zadovoljstvu i pritužbama kupaca, planove i rezultate audita, itd. Tome treba dodati i brojne druge dokumente i zapise specifično za poslovne procese i proizvode. Sustav upravljanja tim vrijednim informacijama mora biti dobro organiziran i strukturiran kako bi omogućio svim sudionicima u procesu pristup potrebnim informacijama, istovreemno održavajući povjerljivost i cjelovitost informacija. Osim upravljanja dokumentima i zapisima, dobar sustav upravljanja kvaliteteom također zahtijeva i mnogo komunikacije u svim procesima i na svim razinama, od vrhovne uprave do radnika u pogonu. Pravodobno raspolaganje i prosljeđivanje informacija ključni je zahtjev kako bi se odlučivanje moglo zasnivati na konkretnim informacijama. Održavanje takvih sustava i upravljanje njima traži dosta vremena i ljudskog rada i može postati usporavajući i opterećujući faktor u procesima, posebno kod organizacija sa složenim zahtjevima za kvalitetu i velikim brojem zaposlenika. Zato danas većina organizacija uvodi informatizirane sustave upravljanja, kojima se štedi vrijeme i ljudski rad, ujedno povećavajući raspoloživost, povjerljivost i cjelovitost informacija. Umreženi informacijski sustavi također značajno poboljšavaju komunikaciju i olakšavaju razmjenu informacija na svim razinama. Informacijski sustav za upravljanje kvalitetom (ISUK) je, jednostavno rečeno, elektronički repozitorij informacija, dokumenata i zapisa, potrebnih za učinkovito održavanje i poboljšavanje sustava upravljanja kvalitetom. ISUK može biti jednostavan kao samostojeća aplikacija na centralnoj radnoj stanici ili složen kao potpuno integrirani sustav povezan sa 13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 196 -
Tomislav Boško, Dragutin Vuković svim ostalim informacijskim sustavima u poduzeću, sa potpuno automatiziranim praćenjem i bilježenjem informacija i obavještavanjem menadžmenta o potrebnim aktivnostima. Sustav može biti nabavljen kao gotovi paket ili razvijan interno prema specifičnim potrebama poduzeća. No, kakav god sustav bio njegove temeljne funkcije uključuju unos, pretraživanje, prikazivanje i upravljanje informacijama, te komunikaciju među korisnicima tog sustava. 2. ISUK U DOK-ING I PROBLEM PRISTUPA Sustav upravljanja kvalitetom u DOK-ING d.o.o. izgrađen je u sukladnosti s normom ISO 9001:2008 [1], a informatički je podržan informacijskim sustavom implementiranim u intranetu društva. ISUK je izgrađen na platformi Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise Edition. Sharepoint Server je kolaboracijska platforma na kojoj su djelatnici DOKING razvili potrebne aplikacije za ostvarivanje podrške sustavu upravljanja kvalitetom. To uključuje upravljanje dokumentima i zapisima kvalitete, podršku obaveznim procesima sustava, kao i podršku raznim dijelovima poslovnih procesa. Sastoji se od skupa portala za podršku raznim dijelovima poslovanja i uključen je u intranet poduzeća. Glavni portal za ulaz u ISUK prikazuje slika 1. Slika 1 – Naslovnica portala ISUK u DOK-ING d.o.o.
Posredstvom intraneta sve informacije i procesi upravljanja kvalitetom dostupni su svim zaposlenicima poduzeća, sukladno njihovim ovlastima za pristup. No, da bi pristupili informacijama u sustavu, zaposlenici moraju raspolagati potrebnim resursima: osobnim računalom s operacijskim sustavom i potrebnim programima, spojenim u lokalnu mrežu poduzeća, te korisnički račun s prijavnim imenom i zaporkom u informacijskom sustavu poduzeća. Tu nastaje problem jer radnici u proizvodnom pogonu zbog specifičnosti procesa nemaju na raspolaganju računalo za osobnu upotrebu, te im zato nije moguće pristupiti informacijama u intranetu, ni sudjelovati u procesima podržanim ISUK-om. 13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 197 -
Tomislav Boško, Dragutin Vuković 3. INFORMACIJSKI KIOSK ZA PRISTUP ISUK-U Kako bi se radnicima u proizvodnim pogonima omogućio pristup informacijama u intranetu i sudjelovanje u procesima upravljanja kvalitetom, rješenje je potraženo u informacijskom kiosku. Informacijski kiosk / info-pult je specijalizirano višekorisničko računalo izgrađeno tako da osim informatičkih zahtjeva (prikladan hardver i softver, povezivost u lokalnu mrežu) zadovolji i neke specifične zahtjeve, na primjer: - Robustna samostojeća izvedba; - Otpornost na grubu radnu okolinu (promjene temperature, prašina, isparenja); - Prikladnost za rad u stojećem položaju. Prema ovim zahtjevima projektiran je i izgrađen informacijski kiosk / info-pult. Sav rad na projektiranju, razvoju i izvedbi info-pulta izveli su djelatnici DOK-ING d.o.o. Izrađena us dva info-pulta koji su postavljeni u proizvodne pogone, kako pokazuju slike 2 i 3. Slika 2 –Info-pult u proizvodnom pogonu DOK-ING
Slika 3 – Drugi infopult u proizvodnom pogonu DOK-ING
U info-pultovima su korišteni monitori velikog formata radi lakšeg čitanja i jednostavnije interakcije korisnika s računalom. Za takve zahtjeve trebalo je dizajnirati i implementiorati posebno korisničko sučelje. Korisničko sučelje info-pulta razvili su dizajneri i programeri u 13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 198 -
Tomislav Boško, Dragutin Vuković DOK-ING d.o.o. Pri razvoju su korištene spoznaje iz suvremenih istraživanja o optimalnom rasporedu elemenata sučelja i veličini ciljnih panela [2]. Kao što se vidi na slici 4, upravljački paneli smješteni su na lijevoj i desnoj strani sučelja, s elementima različinih veličina, srazmjerno percipiranom interesu i važnosti informacija [3]. Slika 4 – Korisničko sučelje informacijskog kioska
Središnji panel koristi se za prikaz odabranih informacija, pregled dokumenata, unos podataka i druge operacija prema odabranoj funkciji. Iznad središnjeg dijela prikazuje se mjesto na kojem se trenutno korisnik nalazi u stablastoj strukturi informacija, čime je olakšana navigacija. U slijedećih nekoliko slika prikazane su neke od informacija i funkcija dostupnih putem info-pulta. Slika 5 – Pregledavanje dokumentacije sustava upravljanja kvalitetom
13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 199 -
Tomislav Boško, Dragutin Vuković Slika 6 – Čitanje dokumenata
Slika 7 – Pregledavanje funkcijskih dijagrama procesa
Slika 8 – Pregled aktuelnih novosti i obavijesti
13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 200 -
Tomislav Boško, Dragutin Vuković Slika 9 – Mogućnost davanja mišljenja i prijedloga
Slika 10 – Kalendar događaja
4. ZAKLJUČAK Informatiziranje sustava upravljanja kvalitetom donosi mnoge pogodnosti u pogledu raspoloživosti i cjelovitosti informacija, ali ima i sporedne efekte u smislu da predstavlja problem u pristupu informacijama od strane radnika koji, temeljem specifičnosti procesa, nisu opremljeni za pristup tim informacijama. Ovaj nedostatak ipak se može otkloniti primjenom suvremenih tehnoloških rješenja, tako da i ovim radnicima bude omogućeno ravnopravno sudjelovanje u upravljanju kvalitetom, kako to i zahtijeva norma ISO 9001. Daljnji razvoj u ovom pravcu moguć je prema optimiranju korisničkog sučelja za lakši i brži pristup informacijama, omogućivanju daljnje interakcije s procesima upravljanja, te općenito na razvoju korisničkog iskustva [4] [5].
13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 201 -
Tomislav Boško, Dragutin Vuković LITERATURA [1] HRN EN ISO 9001:2009 Sustavi upravljanja kvalitetom -- Zahtjevi (ISO 9001:2008; EN ISO 9001:2008), Zagreb, Hrvatski zavod za norme, 2009. [2] R. Michalski, The effects of panel location, target size, and gender on efficiency in simple direct manipulation tasks, u I. Pavlidis (ed.), Human-Computer Interaction, In-Tech, Rijeka, 2008., p. 11-22 [3] S. Reeves, Designing Interfaces in Public Settings, Springer, Heidelberg, 2011. [4] S. Poslad, Ubiquitous Computing: Smart Devices, Environments and Interactions, John Wiley and Sons, Chichester, 2009. [5] B. Christoffer, T. Furuknap, Building the SharePoint User Experience, Apress, Berkeley, 2009.
QUALITY-MANAGEMENT INFORMATIZATION ON THE FACTORY FLOOR IMPROVING EMPLOYEE INTERACTION WITH QUALITY-MANAGEMENT SYSTEM PROCESSES Summary Information technologies deployed in a quality-management system render great improvements in information dissemination as well as in management processes. Problems still exist in areas such as workshops and manufacturing plants where not every employee has direct access to a computer and local area network. This work presents an approach to solving this problem using information kiosks, thus empowering all employees to access information and participate in quality-management processes. Keywords: informatization, quality-management system, factory, manufacturing, kiosk
13. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 4. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 9. – 11. svibnja 2013. g. - 202 -