IVA KRISTANIĆ ANDRIĆ Inmedia, Zagreb iva.kristanic@gmail.com
PRIMJENA MENADŽERSKIH ALATA U UPRAVLJANJU TEHNIČKOTEHNOLOŠKIM OBLIKOVANJEM GRAFIČKIH PROIZVODA Stručni rad / Professional paper Sažetak Norma HR EN ISO 9001:2009 zahtjeva stalno poboljšanje, u čemu sudjeluju stručni timovi, pojedinci i menadžment. U tom procesu koriste razne metode za utvrđivanje zakonitosti ili uočavanje trendova tijekom realizacije procesa. Osnovno načelo je donošenje odluka na temelju činjenica pri čemu nam pomaže korištenje sedam osnovnih i sedam dodatnih menadžerskih alata. Sedam osnovnih menadžerskih alata namijenjeno je za prikupljanje, analizu i donošenje odluka kad raspolažemo kvantitativnim podacima (rezultatima mjerenja ili brojenja). Sedam dodatnih menadžerskih alata koristimo za analizu podataka procesa, traženje rješenja i realizaciju rješenja kada koristimo kvalitativne podatke. U radu je prikazana realizacija načela donošenja odluka na temelju činjenica primjenom osnovnih i dodatnih menadžerskih alata u operativnom upravljanju tehničko-tehnološkim oblikovanjem grafičkih proizvoda. Ključne riječi: stalno poboljšavanje, menadžerski alat, oblikovanje, grafički proizvod
1. UVOD Norma HR EN ISO 9001:2009 zahtjeva stalno poboljšanje, te u tom procesu sudjeluju stručni timovi, pojedinci i menadžment. U tom procesu koriste razne metode za utvrđivanje zakonitosti ili uočavanje trendova tijekom realizacije procesa. Jedno od osnovnih načela je donošenje odluka ne temelju činjenica do kojih se dolazi promatranjima ili mjerenjem. Analizom takvih podataka donose se odluke o vođenju procesa i unose poboljšanja. Statističke metode u sustavu upravljanja su: 1. Deskriptivna statistika – obuhvaća principe i postupke organiziranja, analizu i sažet prikaz prikupljenih podataka. 2. Planiranje pokusa – postupak ispitivanja utjecaja parametara na funkciju proizvoda. 3. Ispitivanje hipoteze – statistička procedura za određivanje razina rizika u postupku donošenja odluka da li je skup podataka (obično dobivenih uzorkovanjem) u skladu s određenom pretpostavkom (hipotezom). 4. Analiza mjerenja – postupak za određivanje razine rizika u postupku donošenja odluke da li je neki skup podataka u skladu s hipotezom. 1. Analiza sposobnosti procesa – postupak ispitivanja rasipanja vrijednosti parametara procesa i utvrđivanja je li to rasipanje unutar dopuštenih tolerancija rasipanja proizvoda ili procesa određenih GGV i DGV. Proces se promatra unutar ±3σ od srednje vrijednosti procesa u kojem se nalazi 99,73% populacije.
2. Regresijska analiza – primjenjuje se kada je potrebno ocijeniti povezanost (ovisnost) izlazne varijable od promjena neke od ulaznih varijabli ili promjene neke od utjecajnih veličina. 3. Analiza pouzdanosti – primjenjuje se kad je potrebno ocijeniti sposobnost procesa ili proizvoda da zadovolji traženu funkciju pod određenim uvjetima i u određenom vremenskom periodu. 4. Uzorkovanje – statistička tehnika za donošenje odluka, gdje se iz osnovnog skupa uzima slučajni uzorak koji se ispituje i na temelju tog se donosi odluka o prihvaćanju ili odbijanju osnovnog skupa kao cjeline. 5. Simulacije - skupni naziv za procedure u kojima se neki sustav, uporabom računalnih programa, matematički opisuje u cilju rješavanja nekog problema, predviđanja vrijednosti izlaza ili za optimizaciju sustava. 6. Kontrolne karte – su grafički prikaz obrađenih podataka kojima se prati da li je proces statistički pod kontrolom. 7. Statistika tolerancija – procedura koja se temelji na određenim statističkim principima. U praksi ili zahtjevima norme propisuje se da vrijednost određenog parametra ima određenu ciljnu vrijednost (srednju vrijednost), a rasipanje vrijednosti ne smije biti takvo da vrijednost parametara bude manja od DGV ili veća od GGV. 8. Analiza vremenskih serija – skup metoda za proučavanje podataka sakupljenih tijekom odvijanja procesa.
2.
PRIMJENA MENADŽERSKIH ALATA U PROCESU TEHNIČKOTEHNOLOŠKO OBLIKOVANJE GRAFIČKIH PROIZVODA
Mendžerski alati koji su korišteni u procesu tehničko - tehnološko oblikovanje grafičkih proizvoda su: Dijagram tijeka Dijagram tijeka je korišten kod grafičkog prikaza glavnog procesa i svih podprocesa.
Slika 1: Dijagram tijeka - Analiza i zaprimanje zahtjeva kupca
Ishikawa dijagram Ishikawa dijagram je korišten pri određivanju glavnih kriterija za sustav bodovanja projekta. Nakon određivanja članova tima koji su upoznati s uobičajenim projektima, olujom mozgova određeni su glavni kriteriji za bodovanje projekata. Slika 2: Ishikawa dijagram – kriteriji za bodovanje projekata
Matrični dijagram Na temelju kriterija postavljenih u Ishikawa dijagramu, tim je određivao utjecaj svakog parametra na određeni projekt. Utjecaj je mogao biti slab (nosi 3 boda), srednji (6 bodova) i jak (9 bodova). Svaki član tima ispunjavao je zadani dijagram zasebno. Usporedbom svih mrežnih dijagrama koje su napravili članovi tima, postavljeni su razredi dobivenih vrijednosti te su tim razredima pridodani pripadajući bodovi. Bodovi za određene projekte mogu biti od 1 – 10, ovisno o kompleksnosti projekta, potrebnog vremena da sa projekt završi i predviđenih korekcija na projektu. Za svaki projekt, prema gore navedenim kriterijima, nađena je srednja vrijednost koja nosi određeni broj bodova (iskazanu Tablici bodova). Dodatni bodovi daju se u posebnim slučajevima, kako je navedeno u tablici (sudjelovanje u projektu, potreba za dodatnom pripremom materijala, potreba za timskim radon na projektu, kontrola izvedbenog rješenja i dr). Slika 3: Matrični dijagram – bodovanje projekata
Na temelju tako dobivenih bodova napravljene su slijedeće analize: Slika 4: Analiza projekata
U prikazanom primjeru vidljiva je analiza zapoÄ?etih projekata, koja sadrĹžava podatke o svakom klijentu te o svakom djelatniku odgovornom za odreÄ‘eni projekt. Na temelju toga dodjeljuju se bodovi djelatnicima i prikazuje njihov udio u dobiti za taj mjesec.
Prikazan je i graf („Broj projekata po klijentu“) u kojem je vidljiv broj projekata po određenom klijentu. Ovime utvrđujemo klijente koji zahtjevaju najveći angažman zbog velikog broja projekata koji su s njima započet. Na taj način se donosi zaključak s kojim klijentima treba „popraviti“ odnos te tako osigurati uspješniju suradnju. Graf „Broj projekata po klijentu“ je važan zbog rangiranja klijenata te pravedne podjele projekata između djelatnika. Na primjer, klijenti br 02, 23, 24 i 27 nose najveći broj projekata. U ovom slučaju se treba voditi računa da jedan djelatnik ne može biti voditelj projekata kod najjačih klijenata jer bi to dovelo do njegove preopterećenosti. Na temelju ovakvih mjesečnih izvještaja napravljena je tromjesečna analiza koja prikazuje stanje projekata po djelatniku u zadanom periodu. Iz ovakve analize zaključujemo da je potrebno odrediti slijedeću mjeru za poboljšanje u smislu da djelatika 02 i djelatnika 05 treba rasteretiti od dijela projekata, jer su tim djelatnicima uz posao dizajnera dodjeljene i druge obveze. Kako bi to napravili potrebno je preraspodjeliti dio klijenata između djelatika 01, 03 i 04. Nakon slijedeća tri mjeseca potrebno je napraviti novu analizu da bi se mogao utvrditi učinak donesene mjere poboljšanja. Slika 5: Tromjesečna analiza projekata
Histogram Histogram smo koristili za prikaz pojavljivanja uÄ?estalosti podataka vezanih uz obavljanje projekata na dnevnoj osnovi. Na temelju podataka dobivenih iz dnevnih izvjeĹĄtaja djelatnika napravljena je analiza efektivnog radnog vremena i analiza preuzetih projekata po danu. Slika 6: Analiza efektivnog radnog vremena i broja projekata po danu
Vremenske serije U niže navedenim primjerima prikazana je analiza vremenskih serija koja služi za opisivanje i objašnjavanje pojava tijekom vremena te predviđanje budućeg razvoja pojave. U sklopu
analize vremenska serije može se odrediti trend koji izražava osnovnu dugoročnu tendenciju razvoja pojave u vremenu. Naime, analizom preuzetih projekata dizajna i organizacije tiska prikazanim po mjesecima za 2009 god moguće je predvidjeti budući razvoj tih pojava te na temelju toga planirati određene akcije. Iz grafa „Dizajn 2009“ možemo zaključiti Slika 6: Godišnja analiza - Dizajn da se najveći broj projekata veže uz blagdanske akcije (3 i 4 mj – vezano za Uskrs, te 11. i 12. mj vezano za Božićne i Novogodišnje blagdane). Prikazano je da je kolovoz najslabiji mjesec što se tiče novih projekata, obzirom da većina klijenata u tom periodu koristi godišnji odmor. Upravo o tome treba voditi računa kod organizacije godišnjih odmora za djelatnike te određivanje termina za edukacije djelatnika. Iz grafa „Tisak 2009“ možemo predvidjeti Slika 7: Godišnja analiza - Tisak u kojem periodu se očekuje najveći broj narudžbi za tisak, te sa takvim predviđanjem možemo započeti pregovore s tiskarama vezano za bolje uvjete ili kraće rokove isporuke.
Ganttogram Za planiranje tijeka projekata korišten je Slika 7: Planiranje tijeka projekata program Microsoft Project Manager koji daje pregledni prikaz radoslijeda zadanih projekata, raspodjele projekata između dizajnera te upozorenja o mogućem kršenju rokova.
Zbirna lista grešaka Korištena je za praćenja i analizu podataka Slika 8: Kontrola izvedbenog rješenja pogrešaka koje se događaju prilikom izrade izvedbenog rješenja grafičkog proizvoda. Dogovoreno je da se prate podaci o ispravnim odnosno neispravnim izvedbenim rješenjima kroz period od tri tjedna. Sve kontrole izvedbenih rješenja prema ovom dogovoru vodi jedna osoba koja zapisuje podatke i radi analizu. Zaključeno je da se najveći broj pogrešaka događa zbog slijedećih razloga: - netočni unos u specifikaciju proizvoda uzrokovan prekratkim rokovima zadanim od strane klijenata. - nerazumjevanja dijela tematike vezane za pripremu za tisak.
Paretto princip Prema ovom principu, svi događaji ili uzroci Slika 9: Paretto princip neke pojave sa stajališta utjecaja nisu jedankomjerno raspoređeni već relativno malo uzorka tvori većinu utjecaja [2]. Dakle, prema prikazanom grafu 75% pogrešaka se događa u tri kategorije: pogrešake pri postavljanju overprinta, određivanje specifikacije proizvoda i postavljanje broja boja u tisku. Ovo su pogreške na koje se treba koncentrirati te napraviti poboljšanje.
Nakon ovakve analize donesene su korektivne mjere prema kojima je potrebna provedba inhouse radionica s temom pojašnjenja izrade izvedbenog rješenja, za svaku tehnika tiska, s posebnim naglaskom na određivanje overprinta i broja boja u tisku, koje su se u analizi pokazale kao najproblematičniji dijelovi izrade izvedbenog rješenja. Što se tiče pogrešaka nastalih u specifikaciji proizvoda, zaključak je da se ovakve pogreške događaju zbog prekratkih rokova i prevelike brzine kod izrade izvedbenog rješenja te su zakazani sastanci s klijentima vezani za pregovore o rokovima isporuke izvedbenih rješenja. 3. ZAKLJUČAK Današnje organizacije se često susreću s problemom donošenja odluka. Jedino ispravno rješenje je donošenje odluka na temelju činjenica. U tome nam uvelike pomažu navedeni menađerski alati. Ganttogram je korišten za nadzor nad projektom i planiranje tijeka projekata. Dijagram tijeka daje mogućnost kontrole redoslijeda projekata i pregled kontrolnih točaka. Sustavno sakupljanje podataka prikazano je kroz zbirnu listu grešaka, a na temelju toga su Paretto principom provedenene određene mjere poboljšanja. Pomoću Ishikawa dijagrama detektirani su bitni parametri za vrednovanje projekata i djelatnika, koji su primjenjeni u matričnom dijagramu. Analiza vremenskih serija daje nam uvid u trendove koji se javljaju u procesu. U primjeni svih ovih alata naglašena je važnost timskog rada. Prikazani menađerski alati podupiru zahtjev Norme o donošenju odluka na temelju činjenica, a na taj način ujedno ostavljaju emocije izvan diskusije i drže proces u tijeku. Mnoge metode pomažu pri stvaranju suglasja unutar tima. Do suglasja u donošenju odluka može se doći samo u timu čiji članovi imaju mogućnost uvida u sve činjenice i mogućnost iznošenja vlastitih stavova te na kraju kompromisom dolaze do zajedničkog rješenja. Takav pristup rezultira inovativnim, kreativnim i vrlo kvalitetnim odlukama kojih se pridržavaju svi članovi te ujedno omogućava veću efikasnost, fleksibilnost i produktivnost organizacije.
LITERATURA [1] Norma HR EN ISO 9001:2009 [2] Mr.sc. Živko Kondić, dipl. inž.; Kvaliteta i ISO 9000, 2007., Živko Kondić [3] Michael Brassard, Diane Ritter; The Memory Jogger II, 1997., Informator [4] Harvey Robbinson, Michael Finley; Why Teams Don´t Work, 2000., TEXERE Publishing Limited
MANAGERIAL TOOLS APPLICATION IN TECHNICAL AND TECHNOLOGICAL GRAPHIC PRODUCTS DESIGN MANAGEMENT Summary The HR EN ISO 9001:2009 norm requires continuous improvement and includes the participation of professional teams, individuals and management. During this process they use various methods for determining legality or spotting trends during the implementation process. The basic principle is decision-making based on facts, using seven basic, and seven additional, management tools. The seven basic management tools are designed for collecting, analyzing and decision making where we have quantitative data (measurements or
counting). The seven additional management tools are used to analyze process data, find solutions and implement solutions where we have qualitative data. This paper presents a realization of the decision-making principle based on facts by applying the basic and additional management tools in the operational management of the technical and technological design of graphic products. Key words: continuous improvement, managerial tools, design, graphic product