SIX SIGMA U PLIVI

MIROSLAV MUTAK Pliva Hrvatska d.o.o., Zagreb Miroslav.mutak@pliva.hr

SIX SIGMA U PLIVI Sažetak Six Sigma je poslovna filozofija i inicijativa koja omogućuje superiornu kvalitetu i stalno unaprjeđivanje procesa s ciljem postizanja najviše razine zadovoljstva kupca.

Ona koristi najsuvremeniji način vođenja projekata u kojemu se koristi mnoštvo alata praćenih metrikom i statističkim metodama. Implementacija ove metodologije u posljednjih se dvadesetak godina proširila diljem svijeta u najrazličitijim gospodarskim granama. Tako je zastupljena i u industriji, a naročito u farmaceutskoj koja svoje procese užurbano optimira pod utjecajem tržišta i rastuće konkurencije.

U PLIVI je implementirana od sredine 2004. i to u dijelu koji pokriva lanac opskrbe od nabave, proizvodnje, kontrole kvalitete do skladištenja i distribucije. Trenutno se na svim proizvodnim lokacijama radi na preko 50 projekata koji imaju osnovni zadatak pojednostavljenje, ubrzanje i pojeftinjenje procesa. Vođenjem ove inicijative upravlja projekt «Proces izvrsnosti PLIVE- PEP» (PLIVA Excellence Process) s 15 crnih pojaseva od kojih svaki pod sobom ima nekoliko projekata. Projekte vode projektni menadžeri, u Six Sigma metodologiji imenovani zelenim pojasevima. Svi projekti se prate jedinstvenom metrikom koja je uspostavljena radi povezivanja strateških ciljeva kompanije s potrebama i očekivanjima kupaca.

Ključne riječi: Six Sigma, PLIVA-PEP, upravljanje projektima

1. UVOD PLIVA je, u skladu sa strategijom generičke kompanije, odlučila optimirati postojeće procese i učiniti ih boljima, bržima, s manje odstupanja, varijacija i nižim troškovima. Korištenjem Six Sigme, dakle najsuvremenije metodike u vođenju projekata, 2004. se krenulo u optimiranje nekih od najvažnijih procesa u Opskrbi proizvoda. Projekt uvođenja je nazvan PEP (Plivin proces izvrsnosti-PLIVA Excellence Process).

Slika 1: Logo projekta Six Sigma u PLIVI

Six Sigma metodologija je sustav optimiranja procesa kroz metodologiju vođenja projekata u 5 faza (D-M-A-I-C). U prvoj fazi (DEFINE) voditelj projekta izrađuje projektnu karticu sa

6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.

svim podacima o projektu, ciljevima, dosegom, metrici praćenja rezultata i rokovima dovršenja. Okrenutost prema kupcu usmjerava voditelja na promatranje procesa i kuta korisnika te se projekt tako i usmjerava. Faza mjerenja (MEASURE) i faza analize (ANALYZE) bilježe sve mjerljive vrijednosti procesa i, korištenjem statističkih metoda, analizira se kvaliteta procesa. Traženje korijenskog uzroka značajna je točka na projektima jer se tada otvara potpuno novi pogled na proces i tek u tom trenutku se počinje nazirati mogući način rješavanja. U fazi unaprjeđenja (IMPROVEMENT) radi se korekcija procesa poznavajući uzroke. Da bi se proces u budućnosti mogao pratiti i usmjeravati u posljednjoj fazi nadzora (CONTROL) izrađuje se izvještaj s prijedlogom korektivnih mjera za sve potencijalne varijacije procesa.

2. IMPLEMENTACIJA U PLIVI Organizacijski se PEP bazira na direktoru-šampionu (champion) projekta i direktorima organizacijskih jedinica u čijem djelokrugu su procesi koji se optimiraju. crni pojasevi (Black belts) su odgovorne osobe za sve projekte u nekoj organizacijskoj jedinici i imaju dualnu odgovornost prema svojim neposrednim rukovoditeljima i prema šampionu. zeleni pojasevi (Green belts) su voditelji projekata i odgovaraju crnim pojasevima.

U PLIVI je educirano 18 crnih pojaseva sa svih proizvodnih lokacija, a od njih 2 iz Kvalitete Zagreb. Svaki od crnih pojaseva tijekom edukacije je pokrenuo po jedan projekt u svom području rada s ciljem edukacije u metodologiji i ušteda na procesima. Tijekom 2004. održana je i edukacija zelenih pojaseva čiji zadatak je voditi projekte i koji su, prema poziciji radnog mjesta ili dosezima projekta raspoređeni u skupine kojima upravljaju crni pojasevi. Početkom 2005. održana je i druga serija edukacija zelenih pojaseva.

Trenutno je na lokacijama Hrvatska, Poljska, Češka, Njemačka i SAD u tijeku oko 100 projekata, od toga u Hrvatskoj oko 70. Ukupni broj projekata u Farmaceutskim tehničkim operacijama Zagreb (FTOZ) je 56, a od toga 15 u Kvaliteti. Tematski projekti pokrivaju razne procese, od puštanja proizvoda na tržište, unaprjeđenja kvalitete pojedinih proizvoda do smanjivanja troškova za neke potrebe. Okrupnjuju se dobavljači, izvođači, optimira potrošnja energenata i održavanja, a poboljšava iskorištenje.

3. IMPLEMENTACIJA U KVALITETI U odjelu Kvaliteta Zagreb je trenutno u tijeku 14 projekata uz jedan implementirani. Način izbora projekata je povezan s glavnim poslovnim procesima koje pokriva poslovna jedinica.

Glavni procesi na kojima su prepoznate moguće uštede su: -uzorkovanje i analiza polaznih i pomoćnih materijala za lijekove -uzorkovanje i analitika tijekom proizvodnje -završna analiza gotovih proizvoda -aktivnosti vezane uz validacije pranja, procesa i pakiranja -nabava kemikalija za analizu -upravljanje s narudžbama polaznih i pomoćnih materijala -upravljanje s primarnim i sekundarnim pakovanjima -proces donošenja odluke o kvaliteti proizvoda Većina projekata ima za cilj i potpunu analizu procesa što će kasnije rezultirati novim prostorima za uštede.

6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.

Slika 2: Statusi projekata u Kvaliteti

IMPROVE 20%

ANALYZE 13%

CONTROL 7%

DEFINE 20%

MEASURE 40%

Aktivnosti koje se provode su redukcija specifikacija na pojedinim materijalima, uz očuvanje kvalitete fokusiranjem analiza na najkritičnije parametre, a u skladu s regulativom.

Tako se trenutno provode kontrole izmjena za ekscipijente, pakovne materijale i najčešće proizvedene proizvode s ciljem alokacija aktivnosti laboratorija i ubrzanjem procesa uz povećanje učinkovitosti. Važno je spomenuti da svi projekti imaju značajan utjecaj na smanjenje aktivnosti laboratorija i uzorkovanja. Obzirom na smanjenu količinu analiza smanjuje se potrošnja kemikalija, potrošnja energenata, opterećenost opreme i količina rezervnih dijelova. Planirana ukupna količina ušteda je veća od pola milijuna USD, a od toga je više od 100000 USD na kemikalijama. Uštede obuhvaćaju i analize čiji je broj smanjen za 5% u odnosu na ukupan broj analiza u 2004. godini.

Tablica 2: Projekti u Kvaliteti i njihova planirana korist

6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.

Slika 3: Planirane uštede u 2005. godini za 15 projekata Kvalitete (USD) 90000 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Ovakve uštede na materijalima i procesima pridonose ukupnom položaju PLIVE na globalnom generičkom tržištu te pokazuju nastavak trenda društvene odgovornosti kod koje okoliš zauzima vrlo značajno mjesto.

Na primjeru završenog projekta može se vidjeti izravni odnos između ciljeva projekta i brige za okoliš. Projekt je obuhvatio optimiranje biotehnološkog proizvoda u području praćenja kvalitete. Nakon implementacije novih zahtjeva za analizom, smanjena je količina testiranja za preko 50% što na godišnjoj razini prema planovima proizvodnje ukupno ukida potrebu za 2000 raznih testiranja (1,5% svih testiranja kontrole kvalitete) te štedi preko 6000 sati rada i potrošnju uzoraka u vrijednosti 100 000 kuna, a ukupna potrošnja laboratorijskih kemikalija za 250 000 kuna, odnosno smanjenje potrebe za zbrinjavanjem preko 10 000 litara laboratorijskih otopina i smjesa.

4. ŽIVOTNI CIKLUS PROJEKTA U Farmaceutskim tehničkim operacijama Zagreb direktor - šampion potvrđuje inicijativu za pojedini projekt. Projekt biva nominiran od strane pojedinaca koji imaju uvid u svoje procese

6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.

i prepoznaju uštede. 4 crna pojasa djeluju u FTOZ-u i zaprimaju u svom djelokrugu nove ideje. Nakon što se projektu dodjeljuje zeleni pojas (voditelj projekta) projekt službeno može započeti. Zeleni pojas imenuje tim od nekoliko članova iz raznih radnih jedinica potrebnih za provođenje. Postavlja se cilj projekta i predlažu moguće uštede / korist. Osnovni dokument projekta je projektna kartica na kojoj je - osim imena projekta, članova tima, rokova i resursa - definirana i metrika kojom se može pratiti uspješnost napredovanja rezultata. Projektna kartica se potpisuje od strane zelenog pojasa, crnog pojasa (mentora), direktora PEP projekta u PLIVI i šampiona. Na projektnoj kartici definiran je rok za završetak svake od 5 faza, tako da se moraju planirati aktivnosti unutar zadanih rokova.

4.1.PRVA FAZA U prvoj fazi (DEFINE) tim provodi nekoliko aktivnosti: izrađuje plan projekta (workbreakdown structure), analizira stakeholdere (osobe uključene u proces koji se optimira) i ispituje sve „kupce“ toga procesa (VOC-voice of the customer). Naime, da bismo promijenili neki proces važno je da sve zainteresirane strane imaju uvid te da mogu svojim iskustvom usmjeriti aktivnosti. Rezultat toga ispitivanja (provedenog upitnicima ili fokusnim grupama) je tablica zvana „Kritično kupcu“ (CTC-critical-to-customer). Da bi se povezali s procesom, potrebno je kritične parametre koje je kupac naveo povezati s kritičnim parametrima našega procesa. Taj odnos prikazuje relacija CTC-CTQ (kritičnost kupcu-kritičnost za kvalitetu). Tim prikazuje proces ugrubim prikazom kroz nekoliko najvećih aktivnosti uz vezu s kupcem i dobavljačem svake aktivnosti, potrebnim ulaznim parametrima i rezultatima. Taj grafički prikaz zove se SIPOC (supplier-input-process-output-customer). Time je završena prva faza projekta čiji rezultat je poznat popis kritičnih parametra procesa kojega je promjena od najvećega interesa za kupca. Svaki prijelaz iz faze u fazu projekta (u ovom slučaju između faze DEFINE i faze MEASURE) naziva se sign-off. Formalni način zatvaranja te faze je potpis na formular u kojemu se navode sve aktivnosti provedene u toj fazi sa zaključkom.

4.2. DRUGA FAZA Slijedeća faza je faza mjerenja (MEASURE) gdje tim prvo izrađuje detaljan plan uzimanja podataka kako bi se lakše mogao poslije prikazivati. Mjerenja se provode za parametre procesa koji je izabran u prvoj fazi i prikazuju se grafički. Time svaki proces postaje kvantificiran i korištenjem sofisticiranih metoda statistike može se analizirati. Taj se dio provodi u fazi analize koju se usmjerava na onaj dio mjerenja koji predstavlja odstupanja (sigmu) ili mjerenja koja prikazuju najveće kočnice procesa.

4.3.TREĆA FAZA Faza analize (ANALYZE) je zapravo postupak traženja uzroka grešaka. Detaljno se mapira sam proces, na njemu označavaju točke defekata i traži se uzrok. To se provodi korištenjem raznih tehnika analize uzroka (dijagram «riblja kost», FMEA, 5 zašto itd..). Kada smo pronašli uzrok problema i kada je on potvrđen provjerom, možemo krenuti u traženje rješenja.

Rješenje problema generirano je u fazi analize , a primjenjuje se u fazi unaprjeđenja (IMPROVE).

4.4. ČETVRTA FAZA U fazi unaprjeđenja (IMPROVE) tim provodi korektivne mjere u procesu, izdaje novu dokumentaciju, vrši promjene u informatičkim sustavima (SAP i slično), provodi edukaciju,

6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.

izdaje nove proizvodne propise itd. Ta faza je kritična jer u njoj se počinje nazirati konačni oblik novoga promijenjenoga procesa. Kraj djelovanja na samom procesu ujedno je i kraj ove faze po Six Sigma metodologiji.

4.5. PETA FAZA Posljednja faza je faza nadzora (CONTROL). Cilj svakoga projekta je da se trajno izmijeni stanje i unaprijedi poslovanje. Nakon što se izmijenilo stanje, bitno je da ono postaje novi standard i da se osigura kontinuirano upravljanje po novome sustavu. To omogućuje sustav korektivnih i preventivnih mjera u slučajevima ponovljenih defekata. Obzirom da su poznate indikacije i način kojim su one jednom uklonjene važno je da to postane službeni postupak u takvim situacijama. Vlasnici procesa se mogu mijenjati, ali postupci ostaju. Konačni izvještaj znači i kraj rada na projektu u kome se i računaju uštede, odnosno sve promjene koje su napravljene na procesu.

5. SIX SIGMA KAO PODRŠKA STRATEGIJI KOMPANIJE Svaki projekt u PLIVI ima svoju šifru, pohranjen je u bazi i dostupan svim zainteresiranima na uvid. Slični projekti se međusobno nadopunjuju, a potiče se izmjena iskustava između voditelja projekata.

Obzirom da je projekt implementacije Six Sigme u PLIVI tek došao do prve godine još nisu poznate sve uštede, ali se može reći da je njegovom implementacijom počelo važno razdoblje analiziranja važnih poslovnih procesa. Smanjuju se nepotrebne ili redundantne aktivnosti, snižavaju troškovi, ubrzava izlazak proizvoda na tržište i odjeli postaju fleksibilniji.

Obzirom na viziju PLIVE kao generičke kompanije u brzom rastu ova inicijativa je jedan od važnijih poticaja za kontinuiranim unaprjeđenjem kvalitete. Six Sigma je novost u Hrvatskoj, ali je posljednjih 20-ak godina prodrla u mnoge tipove industrija u Sjedinjenim Američkim Državama koje vode u tehnološkom i političkom napretku u svijetu. Implementacijom te metodologije PLIVA se svrstala u rijetke kompanije ovog dijela svijeta i nametnula visoke standarde poslovanja svojim konkurentima. Strategija širenja na regionalnom i napose američkom tržištu poticaj je širenju projekta PEP na sve pore kompanije. U sljedećem razdoblju od godine dana vidjeti će se sva korist ove važne poslovne filozofije. Društvo kreće iz monolitne piramidalne organizacije u suvremenu projektnu organizaciju vođenu ciljevima i praćenu metrikom povezanom s operativnim principima kompanije kao polugama strategije.

SIX SIGMA IN PLIVA Summary Six Sigma is a business philosophy and initiative that enables world-class quality and continuous improvement to achieve the highest level of customer satisfaction. It applies the most advanced project management system using many tools accompanied with appropriate metrics and statistical methods. Implementation of this methodology in last 20 years spread around the world in many different business areas. It is present in industry, especially in pharmacy industry which is rapidly optimizing its processes due to fast market changes..

PLIVA started implementation of Six Sigma in mid 2004 in the Product Supply area (business unit covering all supply chain processes from purchasing, production, quality control, maintenance, warehousing and distribution). Currently on all production sites more than 50 projects are ongoing with the common goal of simplifying, fastening and cost-decreasing of processes. Management of this initiative in PLIVA is run by project PEP – PLIVA Excellence Process with project director and 15 Black Belts each having several projects.

All projects are managed by project managers, in Six Sigma methodology called Green Belts. All projects are measured by unique metrics which is established to align strategic goals and values to that of customer’s needs and expectations.

Key words: Six Sigma, PLIVA, PEP, and Project management

6. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI – OPATIJA, 18.-20. 05. 2005.