Uporaba kontrolnog dijagrama pri implementaciji sustava kvalitete u brodskom managementu

1

Mr Igor Vojvodić, dipl. ing.

IRCA lead assessor

Uporaba kontrolnog dijagrama pri implementaciji sustava kvalitete u brodskom managementu 1. Uvod

U poslovanju brodskog managementa koji se u načelu sastoji od više organizacijskih jedinica (tehnički management, personalni, chartering, financijski i opći) bitnu funkciju i utjecaj imaju pored unutrašnjih i slijedeći vanjski čimbenici: kupci, zastava, klasa, osiguranje, državne vlasti, podupirači, brodogradilišta, terminali i luke, mediji, brokeri, pomorske organizacije, partneri, burza i dioničari.

Da bi ovako složen sustav funkcionirao, uvođenjem sustava kvalitete u poslovanje koriste se različite kontrolne metode. Jedna od tih je kontrolni dijagram.

Kod kontrola vrlo često pitanje koje se postavlja, naročito kad dođe do problema, jest “Tko je bio u kontroli?” ili “Kako je kontrola bila dizajnirana i organizirana?”

Kontrolni dijagram će nam pomoći da dobijemo odgovore na oba pitanja, te da se ide izvan toga upućujući nas ka pravoj prirodi kontrole.

Tako ćemo doći do osnovnih oblika kontrole, definirati ćemo koji tipovi kontrole su nam dostupni, ali često ćemo uočiti i koji oblici kontrole nedostaju.

Kontrola u svojoj najosnovnijoj funkciji je povezana s mehaničkim ili električnim/elektroničkim procesima (na pr. kontrola dizel agregata, motora, temperatura u ložištu ili signalizacija).

Međutim, kontrolni dijagram je sredstvo koje pored pomenutog uključuje i kontrolu ljudskog ponašanja.

Dijagram na sl. 1. prikazuje kontrolu poslovanja brodskog managementa pri prijevozu različitih tereta.

2

Aktuator

Utjecaji okoliša Senzor: javni odgovor

Podaci o teretu Sheme o rutama Održavanje Cijene

Kontrola poslovanja brodskog prijevoza različitih tereta

Adekvatna/ pouzdana cijena – kompetitivna služba

Sigurnost/kvaliteta Vještine/znanje

Povrat

Cilj: efektivni i efikasni brodski prijevoz različitih tereta Komparator

Uprava

Slika 1. Kontrola poslovanja brodskog prijevoza različitih tereta

3

U kontrolnom dijagramu uočavamo –

Aktuator (način/naprava kojom se stavlja u pogon neki mehanizam ili izvršava određeni posao

–

utjecaj okoline

–

senzor

–

povratnu spregu

–

komparator

–

cilj Aktuator uključuje zadaće ili metode koje se trebaju prihvatiti kad god je potrebna

bilo kakva ispravka ili modifikacija.

Utjecaji okoline su utjecaji koji mogu biti van kontrole, ali koji mogu ozbiljno promijeniti proces i uz najefikasniji proces kontrole. Potrebno je znati što ne možemo kontrolirati, te na što možemo imati utjecaja.

Senzor može biti tehnička naprava kao što je temperatura sonda, ali može biti i imenovana osoba koja putem osjeta, upita, istraživanja i diskusije prati proces. Senzor bilo da je ljudski ili mehanički, treba čiste kriterije da bi se znalo što je standard izvedbe outputa.

Povrat (feedback) može biti pozitivan ili negativan u usporedbi sa standardnom veličinom. Zasluga za razvoj koncepta povrata pripada M. Maruyami (1963. god.).

Negativni povrat utječe na inpute povećavajući ili smanjujući ih u namjeri da zadrži željeni rezultat u outputu.

Pozitivan povrat utječe na inpute da maksimizira rezultate kod outputa.

Komparator, kao i senzor, može biti sredstvo ili imenvana osoba. On uspoređuje standarde iz outputa sa sveukupnim ciljem procesa . Dok senzor daje samo stvarni ishod iz procesa, cilj se odnosi na dugoročno praćenje. Na primjer, osoba koja igra ulogu senzora bi testirala popravljeni brodski motor prema standardima efektivnih i efikasnih operacija koje bi također bile dio cilja, ali ona ne može testirati pouzdanost koja je također dio cilja, jer motor treba biti u uporabi duži period da se otkrije koliko je pouzdan. Ako se pak, poslije nekog vremena ukaže da je pouzdanost cilja uskraćena, onda u operaciju ulazi feedback (povrat) da se otkrije problem ako ovaj leži unutar ovog posebnog područja kontrole. U slučaju problema koji se odmah manifestiraju cilj se uspoređuje s outputom. Kad

4

komparator nađe mimoilaženje između outputa i cilja onda se moraju poduzeti korektivne akcije, kroz one naprave koje pokreću mehanizam, da se ispravi ili modificira jedan ili više inputa.

Ako uprava tvrtke odluči da promijeni cilj, onda promjene moraju biti načinjene svugdje na dijagramu, a isto tako treba uzeti u obzir različite utjecaje koji postoje izvan ili van dometa inputa. Efektivno, tada trebamo izraditi novi dijagram.

2. Primjena Kontrola poslovanja brodskog managementa za prijevoz različitih tereta je složen posao i traži odgovore na mnoga pitanja, ali osnovni oblici kontrole mogu biti obuhvaćeni unutar dijagrama. Očito je da mnogobrojni vanjski utjecaji djeluju na crnu kutiju izvana što može biti izvan kontrole poslovanja, te kao što je spomenuto, ono što se može kontrolirati treba efektivno kontrolirati, a ono što se ne može kontrolirati treba prethodno spoznati.

Idealna situacija bi bila ona gdje su potrebe bile uspostavljene kod inputa uzevši u obzir vrstu tereta, opće javne zahtjeve i zahtjeve okoliša. Proces treba dizajnirati tako da zadovolji ove potrebe na način da imamo otvorenu zamku kontrole. Nažaost, to nije slučaj, povrat je konstantan da bi pomogao zadovoljiti proklamirne uvjete prijevoza različitih tereta, te tako dobivamo i indikaciju količine grešaka koja je ugrađena u proces. Pošto se radi o velikom broju promjenjivih funkcija praćenje trenutne situacije je vrlo složeno i zahtijeva vrhunske resurse.

Unutar tvrtke, kao što je prikazano na dijagramu razmatraju se: podaci o teretu, sheme o rutama, održavanje, cijene, sigurnost/kvaliteta te vještine/znanje sve u svrhu postizanja proklamiranog cilja u politici kvalitete i sigurnosti za efektivni i efikasni prijevoz različitih tereta.

Utjecaj okoliša i javni utjecaj su mnogobrojni i vrlo promjenjivi što svakako komplicira ovu kontrolu. Međutim, putem navedenog te povratnih informacija kao i predviđanja uprave tvrtke baziranim na dugogodišnjem iskustvu poslovodstva moguće je sustav držati pod stalnom kontrolom.

5

3. Poslovna svrha kontrolog dijagrama ·

Kad god uspostavljamo sustav kontrole, dobra ideja je nacrtati kontrolni dijagram. Pri izradi kontrolnog dijagrama preporučuje se timski rad. Potrebno je utvrditi tko kontrolira postupke pri izvršenju pojedinih poslova, te utvrditi da li je neki dio projekta eventualno bez kontrole. Dobro promišljen dijagram će raščistiti u mnogome ovu situaciju.

·

Kad planiramo novi posao, zadatak ili projekt, jedan kontrolni dijagram, ili ako je potrebno više, treba biti nacrtan kao standardni dio pripreme. Ova aktivnost ima dalekosežne dobre strane koje anuliraju moguće probleme i kasniju kontrolu.

·

Kad se uoči bilo koja vrsta greške iako je kontrola postojala i bio izrađen dijagram, potrebno je redefinirati kontrolni dijagram, jer je moguće dokazati da nije postojala stvarna i optimalna kontrola.

4. Sažetak Kontrolni dijagram je logičan produžetak input – output dijagrama i koristi princip “crne kutije”. Dijagram nam pomaže da budemo jasni o distinkciji između pozitivnog i negativnog feedbacka, te pomaže u poslovanju suvremenim načinom kontrole poslovanja.

Literatura: Lowe R. (1993) Succesful Intructional Diagrams Craig M. (2000) Thinking visually Maritime Reporter and engineering news (1999)