STRUKTURIRANJE, UNOS, PREZENTACIJA I DISTRIBUCIJA PODATAKA POMOĆU PDF OBRAZACA

Igor Majdandžić IGOR MAJDANDŽIĆ ININ Informatički Inženjering d.o.o., Slavonski Brod imajdandzic@inin.hr

STRUKTURIRANJE, UNOS, PREZENTACIJA I DISTRIBUCIJA PODATAKA POMOĆU PDF OBRAZACA PRIMJENA PDF DATA MANAGER SOFTVERA U UNOSU, VALIDACIJI I PREZENTACIJI PODATAKA, TE PRETRAŽIVANJU I PROSLJEĐIVANJU DOKUMENATA, RADNIH ZADATAKA I ALARMA Stručni rad / Professional paper Sažetak Dvadesetogodišnji angažman bavljenja projektiranjem, izradom i implementacijom ERP sustava u proizvodne tvrtke ukazao je na nedostatak adekvatnog pristupa i efikasnog softverskog alata za jednostavan unos i prezentaciju masovnih podataka mjerenja, generiranje NCRova, atesta, popratnih kartica proizvoda, validaciji unešenih vrijednosti, distribuciji i ovjeri dokumenata, te kreiranju radnih zadataka za Sektor osiguranja kvalitete sukladno aktivnostima zaprimanja materijala ili rezultata tehnoloških operacija proizvodnog procesa.

Rad ukazuje na benefite korištenje softverskog alata PDF Data Managera koja navedenu problematiku rješava korištenjem PDF obrasca kao optimalne opcije koja nudi istovjetnost izgleda unosne forme i tiskanog dokumenta, uz pohranu unešenih podataka u relacijsku bazu.

PDF Data Manager hrvatski je proizvod namijenjen prvenstveno sektorima kvalitete proizvodnih i uslužnih tvrtki.

Ključne riječi: QA upravljanje dokumentima, popunjavanje PDF obrazaca, Process Management, NCR obrasci, softver za podršku osiguranju kvalitete.

1. UVOD Današnja primjena informacijskih tehnologija značajno pojednostavljuje prikupljanje, obradu, pretraživanje i pohranu velike količine podataka, prezentaciju informacija i pristup s fizički odvojenih lokacija. Porastom količine podataka neophodno je kvalitetno rješavanje sistematizacije, indexiranja, ubrzavanje izvođenja upita, strukturiranja, logičkog povezivanja i predviđanja potreba za sljedećom informacijom.

Do potrebne informacije nikada nije bilo jednostavnije doći. Mogućnost jednostavnog korištenja informacija postala je svakodnevnica. Primjera radi, procjenjuje se da jedno izdanje novina New York Times sadrži više podataka nego je prosječna osoba mogla skupiti za života u 18. stoljeću. Početkom 2011. elektronički časopis Science Express je prezentirao rad koji procjenjuje da je čovječanstvo na digitalne i analogne medije do 2007 godine pohranilo najmanje 295 eksabajta (2,95x1020 ) podataka. Za početak digitalnog doba uzima se 2002. godina kad se procijenjuje da je prvi put količina digitalno pohranjenih informacija nadmašila onu na analognim medijima.

Kao što je svakodnevni život u razvijenim zemljama nezamisliv bez blagodati informacijskih i komunikacijskih tehnologija, tako se i gospodarski sektor značajno oslanja na obradu podataka i pristup informaciji u trenutku i na mjestu gdje je ona potrebna. Nemilosrdno

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 191 -

Igor Majdandžić moderno tržište nameće visoke zahtjeve pred proizvodne i uslužne tvrtke u smjeru povećanja kvalitete proizvoda i usluga uz smanjenje cijena koštanja proizvodnje, što se, između ostalog, ostvaruje i informatizacijom i automatizacijom poslovnih procesa. Softverski modeli planiranja, simulacije, praćenja i analize poslovnih procesa, alarmiranja u slučaju odstupanja, optimizacije kolanja dokumenata, nabavke i korištenja materijala samo su neke od funkcionalnosti koje uspješne tvrtke svakodnevno uvode i unapređuju. Dvadesetogodišnji angažman bavljenja projektiranjem, izradom i implementacijom ERP sustava u proizvodne i uslužne tvrtke ukazao je na nedostatak fleksibilnog i jednostavnog softverskog alata za unos i prezentaciju masovnih podataka mjerenja, generiranje NCRova, atesta, popratnih kartica proizvoda, validaciji unešenih vrijednosti, distribuciji i ovjeri dokumenata, te kreiranju radnih zadataka.

2. STRUKTURIRANJE, UNOS, PREZENTACIJA PODATAKA POMOĆU PDF OBRAZACA

I

DISTRIBUCIJA

2.1. Strukturiranje, unos i prezentacija podataka pomoću PDF obrazca Razmotrimo primjer softverskog rješenja za unos, distribuciju i ispis ispitnih lista proizvoda jedne proizvodne tvrtke. Informatizacija sektora osiguranja kvalitete zahtjevala je rješavanje unosa i štampanja 120 različitih lista koje su, ovisno o tipu, sadržavale između 50 i 200 različitih izmjerenih vrijednosti za konačni proizvod. Navedene zahtjeve sektor je rješavao upisom vrijednosti u tablični kalkulator ili tekst procesor. Ovako unešene vrijednosti imaju brojne nedostatke: onemogućena ili otežana obrada podataka, nemogućnost kontrole integriteta i fiksnog izgleda konačnog dokumenata i podataka, onemogućena ili slabo podržana mogućnost dinamičke validacije i statističke obrade po dokumentima...

Tradicionalni programerski pristup podrazumjevao bi izradu tablice s kolonoma u odabranoj bazi podataka, te pomoćnih tablica za osiguravanje integriteta podataka. Nakon kreiranja tablice i odgovarajućih pravila integriteta i indexa, za bilo kakav ozbiljniji unos podataka i štampanje rezultata potrebno je izraditi formu za unos i izvješće za prikaz i štampanje podataka. Iako ovaj proces ubrzavaju brojni programerski alati i dalje je potrebno znatno računalno predznanje, a podešavanje izgleda i funkcionalnosti forme može biti vremenski vrlo zahtjevno. Također, za istovremeni rad više korisnika potrebno je obratiti naročitu pozornost na adekvatno zaključavanje pojedinačnih zapisa i zabranu izmjene vrijednosti polja konačnog dokumenta. Za korištenje unosa i ispisa u pravilu je potrebno distribuirati i instalirati bazu podataka i sofver pomoću kojeg se unose podaci i ispisuju dokumenti. Ukoliko se želi postići da unosna forma podataka bude istovjetna ispisnom izvješću, što krajnji korisnici preferiraju, ovaj zadatak postaje vrlo zahtjevan.

Jedno od rješenja koje u sebi objedinjuje jednostavnu izradu zahtjevnih unosnih formi, jednostavnu distribuciju i popunjavanje podataka nalazimo i u ozbiljnijoj primjeni PDF dokumenata. PDF standard omogućuje jednostavnu izradu i jednostavan, pregledan i efikasan unos najrazličitijih podataka, uključujući i slike, check boxove, tablice...

Korištenjem alata Adobe® LiveCycle® vrlo jednostavno se kreiraju podloge za unos podataka (template) za svaku vrstu dokumenta (Slika 1). Kako bi se pojednostavio i ubrzao proces izrade formi, moguće je učitati podloške urađene u tekst procesoru ili tabličnom kalkulatoru, te iste doraditi kako bi se dobio PDF obrazac kroz kojeg je moguće unositi i štampati podatke, ali bez mogućnosti pohrane podataka, jer ista nije ugrađena u ovaj alat (Slika 2). Navedenu funkciju obavlja Data Management alat koji se može nadokupiti od proizvođača (Adobe) ili koristiti neki od proizvoda trećih proizvođača.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 192 -

Igor Majdandžić

Slika 1: Uređivanje PDF obrasca Adobe® LiveCycle® alatom

Slika 2: Unosni PDF obrazac

2.2. Pohrana, export i pretraživanje podataka Podatke unešene u unosni obrazac poželjno je pohraniti u bazu podataka radi daljnjih obrada.

Obrasci za prikupljanje podataka (od npr. polaznika nekog savjetovanja) najčeće su generirani i zaprimaju se u PDF ili Word dokumentima, te ih je potrebno popuniti, odštampati i

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 193 -

Igor Majdandžić poslati pošiljatelju faxom ili skenirano emailom. Još uvijek je čest slučaj u praksi da se obrasci distribuiraju u read-only pdf formatu, tako da ih je potrebno odštampati, ručno popuniti i poslati pošiljatelju, koji mora tako zaprimljene podatke unijeti ručno ili rijeđe OCRom u neku bazu podataka, kako bi iste obradio, formatirao ili odštampao. Zaprimanjem PDF obrasca za unos podataka, njegovim popunjavanjem i automatskim slanjem podataka nazad na server izbjegavamo mukotrpno prepisivanje podataka, grešku u prepisivanju, a sami podaci su trenutno dostupni za obradu/pregled. Vrlo je jednostavno ugraditi grafičke module koji trenutno prikazuju statističke rezultate ankete. Slična je procedura kod unosa različitih rezultata mjerenja, neovisno o broju punktova unosa ili dislokaciji mjernih mjesta. Preko sučelja moguće je prihvaćati podatke s različitih mjernih uređaja, te ih strukturirane prezentirati na PDF dokumentima. Budući da je struktura podataka u pravilu različita od obrasca do obrasca, sustav PDF Data Management kreira dinamičku strukturu zapisa čija je struktura u direktnoj korelaciji s matičnim dokumentom za kojeg se podaci prikupljaju (Slika 3). Ovakva struktura podataka je jednostavna za propitivanje i obrade, ne zahtijeva kreiranje novih tablica na bazi, a pojedine se kolone sa dokumenata može promatrati kao globalne varijable na sustavu, čime je omogućena usporedba istovrsnih kolona na različitim vrstama dokumenata. Važna funkcionalnost ovako opisanog Data Management sustava je i validacija podataka. Osim što je neophodna funkcionalnost ograničiti moguće vrijednosti unosa (poštanski brojevi, države), poželjna je i mogućnost validacije podataka u ovisnosti od drugih izmjerenih vrijednosti poput: ako je unešena zemlja Republika Hrvatska, onda set mogućih podataka za poštanske brojeve ima drugačije vrijednosti od seta podataka za npr. Republiku Austriju.

Slika 3: Dinamička struktura podataka simulira zapis (red) u tablici

2.3. Distribucija dokumenata i zadataka, praćenja izvršenja i kreiranje alarma Za poslovne procese koji se mogu formalno opisati aktivnostima i zadacima vrlo korisna je mogućnost generiranja algoritma kolanja dokumenata i zadataka (Slika 4.). Ovakvo formaliziranje procesa podrazumjeva opisivanje određenih akcija koje se automatski okidaju sukladno predviđenim vrijednostima pojedinih kolona dokumenta kao npr. promjena statusa dokumenta ili unos neke vrijednosti na osnovu koje su poznate daljnje vrijednosti, nastanak novih dokumenata, poruka ili alarma.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 194 -

Igor Majdandžić

Slika 4: Primjer algoritma koji opisuje poslovni proces

Primjer: Po unosu ispitne liste potrebno je u ovisnosti od tipa proizvoda generirati setove različite dokumentacije od unešenih podataka. U slučaju da je izmjereni radijus veći od dopuštene vrijednosti PDF Data Manager generira alarm i kreira radni nalog za doradu. U slučaju da je izmjereni radijus manji od dopuštenog PDF Data Manager generira dokument za prijavu škarta. Uz svaki dokument potrebna je opcija slanja poruka nadležnim ili zaduženim djelatnicima. Ovako implementiran PDF Data Manager moguće je vrlo efikasno koristiti za ovjere različitih dokumenata, kao npr. ulaznih faktura, ISO dokumenata, okružnica ili izvješća. Na osnovu vrste dokumenta predefiniraju se liste za ovjeru s pravima i obaveznosti ovjere, te zadaci koji se deriviraju iz algoritma i promatranih vrijednosti pojedinog dokumenta. Ovakvi zadaci zaprimaju se logiranjem u sam program ili emailom (Slika 5).

Zadavanje zadataka kroz program ima prednosti zbog kvalitetnije kontrole zaprimanja zadataka i praćenja statusa izvršenja. Ukoliko vrijednosti pojedinih polja na dokumentu prelaze dozvoljene ili željene vrijednosti Data Management softver mora generirati alarme koji će upozoravati djelatnike nadležne za kontrolu rezultata. Alarmi se mogu proslijeđivati direktno kroz softver, emailom ili SMS porukom. Također, poželjno je pratiti i poduzete aktivnosti nakon zaprimanja alarma, te konačni status dokumenta ili stavke nakon korekcije.

Alarm može biti generiran i u slučaju promjene statusa, tako da dokument ili poruka o statusu dokumenta ili vrijednosti pojedinih stavki bude proslijeđena listi primatelja alarma koji mogu biti djelatnici ili poslovni partneri.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 195 -

Igor Majdandžić

Slika 5: Ekran za zaprimanje zadataka i prijavu gotovosti

3. ZAKLJUČAK Danas, u doba eksponencijalnog rasta podataka, neophodno je koristiti efikasne i jednostavne alate za strukturiranje, unos, obradu i pretraživanje podataka, te prezentaciju informacija. Pri odabiru alata važan parametar je i raširenost, odnosno široka baza korisnika, te konstantna nadogradnja funkcionalnosti alata. PDF standard je općeprihvaćeni način razmjene dokumenata. Ozbiljnija analiza ovog standarda donosi niz mogućnosti koje će vjerojatno u budućnosti biti znatno više eksploatirane. Integracija PDF obrazaca za unos i prezentaciju podataka sa sustavom za upravljanje dokumentima i zadacima predstavlja jednostavan i fleksibilan alat koji korisnicima omogućuje efikasno upravljanje dokumentima i radnim zadacima.

LITERATURA [1] www.inin.hr , ERPINS*Core, 2012.

[2] N. Majdandžić: Izgradnja informacijskih sustava proizvodnih poduzeća, Sveučilište u Osijeku, Strojarski fakultet Slavonski Brod, 2004.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 196 -

Igor Majdandžić [3] I. Majdandžić: Aktivan ERP-Pouzdan poslovni suradnik, HROUG, 2009.

[4] N. Majdandžić, I. Majdandžić: INNET FORUM, Slavonski Brod, Integracija Podataka, procesa i ERP sustava u razvoju informacijskog društva EU i utjecaj IT tehnologije na razvoj društva i gospodarstva, 2012.

STRUCTURING, ENTRY, PRESENTATION AND DISTRIBUTION OF DATA USING PDF FORMS USING PDF DATA MANAGER SOFTWARE IN ENTRY, VALIDATION AND PRESENTATION OF DATA, DOCUMENT SEARCHING AND FORWARDING, TASKS AND ALARM GENERATION

Summary Twenty years of engagement in designing, developing and implementing ERP systems in manufacturing companies have pointed to the lack of an adequate and effective software tool for easy entry and presentation of the mass of measurement data, generation of NCR documents, product certificates, validation of entered values, distribution and verification of documents, and creation of tasks for the quality assurance sector in accordance with the intake of materials or with manufacturing processes. The paper points to the benefits of using PDF Data Manager software, which resolves the stated problems by using the PDF form as an optimal option that provides a data entry form and printed document of identical appearance, with the storage of the entered data in a relational database. PDF Data Manager is Croatian software intended primarily for the QA sectors of manufacturing and service companies.

Keywords: QA document management, completion of PDF forms, Process Management, Non-Conformance Report, QA software.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 197 -