ELEKTRONIČKO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA U SUSTAVIMA UPRAVLJANJA KVALITETOM

Dragutin Vuković DRAGUTIN VUKOVIĆ KING ICT d.o.o., Zagreb drago.vukovic@king-ict.hr

ELEKTRONIČKO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA U SUSTAVIMA UPRAVLJANJA KVALITETOM KAKO UČINKOVITO UPRAVLJATI DOKUMENTIMA UZ MINIMALNO ULAGANJE Stručni rad / Professional paper Sažetak U svim normama sustava upravljanja kvalitetom neizostavan je zahtjev upravljanje dokumentima i zapisima. Danas je uobičajeno zapisima upravljati kroz elektroničke informacijske sustave, pa možemo reći da se većinom zapisi stvaraju, održavaju i upravljaju u elektroničkim sustavima. Kod dokumenata u širem smislu situacija je nešto drugačija – iako velika većina dokumenata nastaje u digitalnom obliku te se pohranjuje i prenosi pomoću elektroničkih sustava, upravljanje dokumentima tek se u manjoj mjeri ostvaruje kroz elektroničke sustave. Argumenti za nepostojanje elektroničkog sustava upravljanja dokumentima najčešće uključuju tvrdnju da su takvi sustavi skupi i složeni za uvođenje pa dobrobiti od njihovog uspostavljanja ne opravdavaju ulaganje, tvrdnju koja na prolazi kušnju suvremenih informatičkih tehnologija. Ovaj rad razmatra upotrebu elektroničkih sustava upravljanja dokumentima u ispunjavanju zahtjeva normi ISO 9001, ISO 14001 i ISO 27001 te pogodnosti koje takav sustav ostvaruje u odnosu na 'papirni' sustav. U potporu argumentacije o raspoloživosti prikladnih rješenja prikazan je sustav upravljanja dokumentima ostvaren pomoću uobičajenih programa uredske učinkovitosti, primijenjen u integriranom sustavu upravljanja kvalitetom i okolišem.

Ključne riječi: Sustav upravljanja kvalitetom, Sustav upravljanja dokumentima, ISO 9001, tijek poslova 1. UVOD Upravljanje dokumentima i zapisima bilo je, jest i ostat će jedan od ključnih zahtjeva normi za sustave upravljanja kvalitetom. Bez djelotvornog i dosljednog procesa upravljanja dokumentima i zapisima, integritet sustava upravljanja kvalitetom će zatajiti, kako u praktičnom poslovnom smislu tako i u smislu ocjenjivanja sukladnosti s normom.

Norma ISO 9001 [1] specifično zahtijeva dokumentiranje politike kvalitete, ciljeva kvalitete, priručnika kvalitete i dokumentiranih postupaka. Dokumentirani postupci uključuju postupke identificirane u normi ISO 9001, te druge dokumente potrebne za osiguranje djelotvornog planiranja, provođenja i upravljanja procesima.

Minimum od šest postupka koji, prema zahtjevima norme, moraju biti dokumentirani uključuje: upravljanje dokumentima (4.2.3), upravljanje zapisima (4.2.4), unutarnja prosudba (8.2.2), upravljanje nesukladnostima (8.3), popravne radnje (8.5.2) i preventivne radnje (8.5.3). Za određivanje koji dodatni dokumenti su potrebni, norma preporučuje procesni pristup, te sustavski pristup dokumentiranju i upravljanju Sustavom upravljanja kvalitetom.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 375 -

Dragutin Vuković Organizacija mora identificirati i dokumentirati potrebne pojedinačne i sustavske procese, uključujući njihovu međusobnu povezanost i međudjelovanje s organizacijskom strukturom.

Potrebna sustavska dokumentacija mora biti prikladna vrsti i veličini organizacije, složenosti i međudjelovanju procesa, te osposobljenosti djelatnika.

Sustavi upravljanja dokumentima razlikuju se od organizacije do organizacije, ali učinkovite organizacije znaju koji dokument je u pripremi, koji u pregledu, odobravanju, reviziji ili upotrebi, a koji je izbačen iz daljnje upotrebe. Stupanj profinjenosti koji odlikuje sustav razmjeran je stupnju profinjenosti same organizacije. Velika organizacija s više cjelina prostorno raspršenih na više lokacija trebat će složeniji i rafiniraniji sustav upravljanja dokumentima od neke manje i jednostavnije organizacije.

Iako postoje brojni izvrsni sustavi upravljanja dokumentima, većina ih dijeli zajedničke osnove. Utvrđeni su postupci za predlaganje, izradu, pregled, odobravanje, kontrolu, reviziju i arhiviranje dokumenata. Dokumenti mogu imati i dodatne kontrole koje omogućuju njihovo lako pronalaženje, pretraživanje po meta-podacima i sadržaju dokumenta, praćenje povijesti revizija i slično. Tipično organizacija opisuje svoj sustav upravljanja dokumentima priručnikom ili sličnim dokumentom. Neke organizacije također imaju i upute kako se pripremaju pojedine vrste dokumenata – pravilnici, postupci, radne upute, priručnici, izvještaji, itd. Djelotvorni sustav upravljanja dokumentima osigurava održavanje integriteta tijekom cijelog životnog ciklusa dokumenta.

Suština upravljanja dokumentima je u ovome: organizacija mora utvrditi kako upravlja svojim dokumentima i to dokumentirati; svi koji rade s dokumentacijom u sustavu moraju razumjeti kako sustav funkcionira; to znači da svi korisnici sustava moraju biti osposobljeni za njegovu upotrebu i ne odstupati od propisanih postupaka.

2. ELEKTRONIČKO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Elektronički sustavi upravljanja dokumentima (ESUD), ostvareni primjenom računalnih tehnologija, nalaze sve širu primjenu ali tipično i najčešće su u funkciji upravljanja zapisima.

Zakonska regulativa nameće obvezu djelotvornog upravljanja određenim vrstama zapisa, na primjer računima, kadrovskim zapisima, putnim nalozima i slično, tako da je time opravdana investicija u elektroničke sustave koji upravljanje zapisima čine djelotvornim, dosljednim i učinkovitim.

Kod drugih dokumenata koji ne spadaju u zapise, tipično takvih koji se koriste u sustavima upravljanja kvalitetom, kao i drugim sustavima upravljanja (okolišem, sigurnošću informacija, informacijskim tehnologijama, sigurnošću hrane, imovinom, itd.) zahtjevi za upravljanje postavljaju se iz domene najbolje prakse a ne iz zakonske domene. To izaziva smanjenu razinu motivacije organizacije da uloži u elektronički sustav upravljanja dokumentima. Stoga će se organizacija u početku osloniti na 'klasični' sustav papirne dokumentacije i ručnog procesa upravljanja i tek nakon ponovljenih problema s funkcioniranjem sustava početi razmišljati o informatizaciji upravljanja dokumentima.

2.1 Osnovni ESUD Većina organizacija počne razvijati osnovni ESUD koristeći dijeljeni datotečni sustav u mreži za smještaj dokumenata i sustav elektroničke pošte za usmjeravanje tijeka posla. 'Papirni' sustav upravljanja dokumentima obično počinje postajati 'elektronički' uspostavljanjem sustava imenika i mapa strukturiran ili prema organizacijskim cjelinama (Prodaja, Nabava, Razvoj, Kvaliteta, itd.) ili prema vrstama dokumenata (Pravilnici, Postupci, Radne upute, Nacrti, itd.). Mrežni administratori će obično postaviti kontrolu prava i vrste pristupa za 12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 376 -

Dragutin Vuković korisnike dokumenata (čitanje, pisanje, itd.). Tijek poslova u upravljanju dokumentima će se podržavati slanjem dokumenata putem elektroničke pošte kroz postupak pregleda i odobravanja. Međutim, elektroničko spremište i usmjeravanje dokumenata elektroničkom poštom ne znači nužno da se dokumentima upravlja učinkovito.

Organizacija će uskoro otkriti da mrežno spremište dokumenata i usmjeravanje dokumenata kroz proces upravljanja kao privitaka u elektroničkoj pošti ima mnoga ograničenja. Prava pristupa na mrežnim mapama nemaju potrebnu razinu detalja i najčešće se svodi na 'sve-iliništa' pristup, tj. ako korisnik ima pravo izmjene na jednom dokumentu u mapi onda može mijenjati i sve ostale dokumente u toj mapi. Mrežno spremište dokumenata i dalje zahtijeva značajan ručni dio posla oko kontrole nad izmjenama dokumenata.

U osnovnom ESUD-u administratori dokumenata mogu slati dokumente na pregled i odobravanje kao privitke u elektroničkoj pošti, međutim slijed pregleda i odobravanja mora i dalje biti kontroliran ručno. Elektroničko potpisivanja dokumenata također se može primijeniti ako je raspoloživo u sustavu elektroničke pošte. Stvari postaju sve složenije kako raste broj pregledatelja i odobritelja jer je sve teže pratiti višestruke izmjene nad kopijama i komentare dokumenata koje su u procesu upravljanja. Administratori moraju ručno pratiti sve poslane kopije dokumenta i preusmjeravati komentare i izmjene koje primaju. Također nema automatskih notifikacija o izvršenim koracima postupka, pa administratori moraju voditi brigu o rokovima i slati podsjetnike ako se rokovi prekoračuju, kao i slati obavijesti o odobrenim revizijama dokumenata kad one uđu u primjenu.

2.2 Napredni ESUD Na tržištu je raspoloživo mnogo općih i specijaliziranih programskih paketa kao rješenja za upravljanje dokumentima. Neki od njih su izrađeni kao dodatak ili modul u širem upravljačkom sustavu kao što su ERP (Enterprise Resource Planning) ili e-mail sustavi, neki su izgrađeni kao samostojeći sustavi koji se povezuju s drugim poslovnim sustavima. Neki programski paketi su inicijalno načinjeni da bi osigurali sukladnost s normativnim zahtjevima sustava upravljanja (ISO 9001, ISO 14001 [2], ISO 27001 [3], itd.). Većina raspoloživih naprednih sustava upravljanja dokumentima nudi spremište dokumenata, upravljanje pravima pristupa, usmjeravanje dokumenata kroz tijek poslova (workflow) upravljanja, i notifikacije elektroničkom poštom, i predefinirane predloške za dokumente.

Najniža kategorija naprednog ESUD-a tipično nudi nadogradnju na osnovni ESUD koji pomažu administratorima da zabilježe veze (linkove) na postojeće lokacije dokumenata, te prate revizije i postupak pregleda i odobravanja. Oni su tipično instalirani na računalu administratora. Ne nude svi mogućnosti usmjeravanja, tijek poslova i automatske notifikacije.

U srednjoj kategoriji ESUD-a su sustavi koji nude arhitekturu klijent/poslužitelj zajedno s automatskim usmjeravanjem i notifikacijama. Dokumenti su pohranjeni na jednom mjestu na serveru a korisnici im pristupaju kroz mrežu sa svojih klijentskih računala pomoću programa za upravljanje dokumentima. Mnogi sustavi u ovoj kategoriji nude poboljšanu granulaciju kontrole pristupa dokumentima tako što dokumente pohranjuju u bazi podataka a ne na dijeljenom datotečnom sustavu. Povezivanje s drugim poslovnim aplikacijama je prisutno ali dosta ograničeno.

Kod naprednih ESUD-a u gornjoj kategoriji mogućnosti su slične kao i u srednjoj kategoriji ali su značajno poboljšane mogućnosti povezivanje s drugim poslovnim aplikacijama, a skalabilnost rješenja je takva da omogućuje velika opterećenja – spremišta za milijune dokumenata i desetine tisuća izmjena dnevno. Dok se u srednjoj kategoriji to nudi tek kod dijela boljih rješenja, u ovoj kategoriji obavezna je mogućnost pristupa dokumentima kroz intranet/Internet gdje se kao klijentski program koristi internetski preglednik.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 377 -

Dragutin Vuković

3. MORA LI ESUD BITI SLOŽEN I SKUP? "Svaka inteligentna budala može napraviti stvari većima, kompleksnijima i nasilnijima, ali je potreban dodir genija i hrabrost za pokrenuti stvari u suprotnom smjeru". (Albert Einstein) Bez obzira koju razinu ESUD-a odabrali, svaka od njih mora se implementirati na prikladnoj opremi (serveri, klijentska računala, mreža) s prikladnim programima (licence), uz primjeren utrošak rada (ljudski resursi) i vremena za osposobljavanje djelatnika za upotrebu sustava. Često je potrebno uložiti i dodatni trud da se sustav prilagodi potrebama procesa upravljanja dokumentima kako ga je utvrdila organizacija, kao i za postizanje sukladnosti sustava sa zahtjevima normi.

Sve ovo nabrojano predstavlja troškove koje organizacija mora podnijeti kako bi uvela u rad potrebni ESUD za specifičnu namjenu. Posve je logično i poslovno opravdano da organizacija ocjenjuje prioritet potencijalne investicije dovodeći u relaciju troškove implementacije sa značajem i volumenom dokumenata u sustavu. Nažalost, kad su u pitanju sustavi upravljanja kvalitetom, okolišem ili informacijskom sigurnošću, značaj i volumen dokumenata te frekvencija njihovih izmjena u sustavu obično od organizacije bude ocijenjena tako da se nikakva osim minimalnih ulaganja u ESUD ne mogu opravdati.

U težnji da se u ovim kriznim vremenima prema troškovima ponašamo s pažnjom dobrog gospodarstvenika a ipak se ne odreknemo dobrobiti koje pruža napredni ESUD, u KING ICT smo pokrenuli projekt izrade ESUD-a za Integrirani sustav upravljanja kvalitetom i okolišem (ISU), s namjerom da ga koristimo i za budući sustav upravljanja informacijskom sigurnošću, sa slijedećim ograničenjima i zahtjevima: - Koristiti postojeću računalnu opremu (nema nabave dodatne opreme) - Koristi postojeću programsku opremu (nema nabave dodatnih licenci) - Minimalizirati troškove razvoja (koristiti interne resurse) - Minimalizirati troškove osposobljavanja djelatnika (što jednostavnije za učenje) - Administracija dokumenata distribuirana (nema zapošljavanja administratora) - Tijek poslova podržava utvrđeni postupak upravljanja dokumentima - Sustav sukladan sa zahtjevima za upravljanje dokumentima normi ISO 9001, ISO 14001 i ISO 27001 S tim početnim postavkama krenuli smo u izgradnju ESUD-a za potrebe ISU. 4. SUSTAV UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA ISU U KING ICT U trgovačkom društvu KING ICT uspostavljen je Integrirani sustav upravljanja (ISU) koji objedinjuje upravljanje kvalitetom sukladno normi ISO 9001, te upravljanje okolišem sukladno normi ISO 14001. Upravljanje dokumentima jedinstveno je za sve dokumente u sustavu bilo da se oni odnose na kvalitetu, okoliš ili oboje.

Sustav za upravljanje dokumentima ISU ostvaren je u postojećem intranetu Društva upotrebom kolaboracijskih tehnologija raspoloživih u Microsoft Office programskom sustavu. Dostupan je s naslovnice intraneta Društva. Dokumenti su pohranjeni u dokumentacijskoj knjižnici ISUdoc na Microsoft Office SharePoint Serveru, na kojem je također implementiran postupak upravljanja dokumentom kao tijek poslova (workflow) kojim se kontrolira cijeli životni ciklus dokumenta.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 378 -

Dragutin Vuković 4.1 Predlošci dokumenata u ISU U sustavu upravljanja dokumentima ISU autori kreiraju nove dokumente iz raspoloživih obrazaca ugrađenih u sustav (New Document), ili u sustav unose postojeće dokumente kreirane na klijentskom računalu (Upload Document), kako se može vidjeti na Slici 1.

Slika 1 – Raspoloživi obrasci za nove dokumente u ISU

Ovim obrascima utvrđeno je oblikovanje i stil za izradu ovih vrsta dokumenata (vrsta i veličina slova, razmaci, zaglavlja, podnožja, naslovi i međunaslovi, itd.). Obrasci su izrađeni programom MS Word i usklađeni su s postupkom upravljanja dokumentima.

Ostale vrste dokumenata za koje nisu predviđeni obrasci kreiraju se u slobodnoj formi, prema potrebama i nahođenju autora, uz zadovoljavanje zahtjeva za obavezne elemente sadržaja.

4.2 Informacijski panel i meta-podaci dokumenta Dokumentima u ISU se upravlja pomoću informacijskog panela dokumenta (DIP, od engl.

Document Information Panel) u klijentskim programima Microsoft Office. DIP sadrži metapodatke dokumenta (obilježja). DIP je izrađen upotrebom alata MS Office InfoPath [4].

Primjer izgleda DIP, kako ga vidi kontrolor dokumenta u programu MS Word kad otvori pripadni dokument, prikazan je Slikom 2.

Slika 2 – Primjer izgleda informacijskog panela dokumenta u programu MS Word

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 379 -

Dragutin Vuković

Korisnik s ovlastima mijenjanja dokumenta može mijenjati meta-podatke koji su mu vidljivi u klijentskom programu (Word, Excel). Osim meta-podataka koje vidi i može mijenjati korisnik, DIP sadrži i druge meta-podatke, koji se koriste u procesu upravljanja dokumentima i nisu izravno vidljivi korisniku. Ti meta-podaci dostupni su programu za upravljanje tijekom posla i vidljivi su na intranetu u knjižnici ISUdoc.

Meta-podaci čine cjelinu s dokumentom. Promjena u meta-podacima dokumenta zahtijeva ponovno odobravanje i objavljivanje dokumenta, čak i ako se ne objavljuje nova revizija dokumenta. Od ovoga je izuzet podatak o datumu zadnje kontrole dokumenta; kontrola dokumenta može se registrirati bez ponovnog odobravanja.

4.3 Životni ciklus dokumenta Životni ciklus dokumenta obuhvaća sve što se s dokumentom događa od njegovog nastanka (kreiranje) pa do prestanka njegovo upotrebe (umirovljenje). Životni ciklus dokumenta prati se iz koraka u korak tijeka poslova, sve promjene bilježe se u bazi podataka. Ti su podaci vidljivi na intranetu kao Version history (Slika 3).

Slika 3 – 'Curriculum vitae' dokumenta u knjižnici ISUdoc (prikazan je samo dio)

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 380 -

Dragutin Vuković

Verzija dokumenta na intranetu nije u relaciji s brojem revizije dokumenta u ESUD ISU, već se odnosi na sve promjene koje dokument prolazi tijekom svog životnog ciklusa. Posebno je označena verzija dokumenta koja je trenutno odobrena i objavljena za upotrebu. Mogu postojati više verzije dokumenta od one objavljene (na primjer tijekom rada na novoj reviziji dokumenta) ali one su vidljive samo korisnicima s pravom izmjena dokumenta (autori, pregledatelji); ostali korisnici vide samo odobrenu i objavljenu verziju.

4.4 Tijek poslova u ESUD Postupak upravljanja dokumentima u ESUD ISU ostvaren je kao tijek poslova (workflow) kojega izvodi skup programa. Pojedini programi tijeka posla aktiviraju se prilikom promjena stanja dokumenta. Ovi programi izrađeni su upotrebom alata MS Sharepoint Designer [5] koji omogućuje izradu workflow programa bez pisanja koda, odabirom kombinacija unaprijed definiranih aktivnosti nad meta-podacima objekta u dokumentacijskoj knjižnici. Zbirku programa koji izvršavaju tijek poslova ESUD-a prikazuje Slika 4.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 381 -

Dragutin Vuković Slika 4 – Skup programa za upravljanje tijekom poslova u ESUD

4.5 Aktivnosti korisnika u ESUD Dokument može otvoriti za izmjenu samo jedan korisnik istodobno, što je kontrolirano mehanizmom odjave/prijave dokumenta (Check Out / Check In). Ovisno o stanju dokumenta i ulozi u ESUD korisnika koji otvara dokument, prikazuju se specifični dijelovi DIP s izborom aktivnosti za tu ulogu, kako prikazuje Slika 5.

Slika 5 – Izbor aktivnosti u DIP za razne uloge u procesu upravljanja dokumentima

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 382 -

Dragutin Vuković

Korisnik odabira aktivnost u DIP kliknuvši na prikladni gumb nakon čega sprema i zatvara dokument. Odabrana aktivnost izvodi se pokretanjem prikladnog programa tijeka posla, nakon prijave dokumenta u knjižnicu ISUdoc. Korisnik može upisati svoje primjedbe u odgovarajuće polje DIP-a i te primjedbe će biti poslane slijedećem korisniku u procesu, zajedno s drugim podacima o dokumentu, putem notifikacijske poruke elektroničke pošte.

4.6 Notifikacije u ESUD Obavijesti u procesu upravljanja dokumentom šalju se iz programa za tijek poslova elektroničkom poštom. Primjer notifikacijske poruke elektroničke pošte, koju prima pregledatelj dokumenta nakon što mu autor pošalje dokument na pregled, prikazuje Slika 6.

Slika 6 – Primjer poruke u tijeku poslova upravljanja dokumentima ISU

Različiti sadržaji poruka generiraju se ovisno o statusu dokumenta i aktivnosti koja je u tijeku, ali svaka poruka sadrži u sebi vezu na dokument. Tako korisnik može otvoriti dokument izravno iz poruke elektroničke pošte, bez posebnog pristupanja sustavu za upravljanje dokumentima, čime je olakšan i ubrzan rad.

4.7 Objavljivanje i distribucija dokumenta Odobreni dokument automatski biva objavljen u sustavu upravljanja dokumentima i postaje dostupan korisnicima, o čemu se šalje poruka elektroničkom poštom prema popisu za distribuciju dokumenta. Distribucija dokumenata obavlja se elektronički kroz intranet, na način da se originalni dokumenti održavaju u dokumentacijskoj knjižnici kojoj korisnici imaju osiguran pristup sa svojih klijentskih računala.

Kontrolirane kopije se ne koriste. Korisnici imaju mogućnost ispisati privremene kopije dokumenata radi lakše primjene, pri čemu se automatski na svakoj stranici dokumenta ispisuje datum i vrijeme ispisa, te napomena da je kopija upotrebljiva 24 sata od ispisa.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 383 -

Dragutin Vuković Nakon što je poslana obavijest o odobrenju i objavljivanju nove revizije dokumenta svi korisnici sustava mogu novoj reviziji dokumenta pristupiti na intranetskoj stranici ESUD-a gdje je prikazan glavni popis dokumenata kroz koji su dostupni svi odobreni dokumenti sustava ISU. Izgled ove stranice prikazuje slika 7.

Slika 7 – Glavni popis dokumenata ISU na intranetu KING ICT

5. ZAKLJUČAK Za realizaciju ESUD u ISU KING ICT korišteni su oprema i programi koji su već raspoloživi kao dio informacijske infrastrukture poduzeća: lokalna mreža; intranet temeljen na MS Office SharePoint Server 2010; klijentska računala korisnika opremljena standardnim paketom uredske učinkovitosti MS Office 2010. U razvoju su korišteni alati MS Office InfoPath 2010, te MS SharePoint Designer 2010, već prije nabavljeni i licencirani za druge razvojne projekte. Nije bilo potrebno dodatno kupovati ni opremu niti licence.

Za razvoj rješenja nisu angažirani programeri, čitav razvoj odradio je jedan djelatnik s kompetencijama 'knowledge worker'-a. Na razvoj je utrošeno ne više od 30 čovjek-dana, a sustav je osposobljen za primjenu u roku 60 dana od početka projekta ('developer' je imao i druge zadatke osim ovog projekta). Korisnici sustava ne trebaju dodatna znanja osim upotrebe alata uredske produktivnosti (Word, Excel), za koje su već osposobljeni.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 384 -

Dragutin Vuković Osposobljavanje za upotrebu sustava upravljanja dokumentima ne traje dulje od 30 minuta, a većini korisnika je dovoljno pročitati dokument ISU koji objašnjava postupak upravljanja dokumentima (desetak stranica, sa slikama).

Na primjeru opisanom u ovom radu pokazano je kako učinkovito upravljanje dokumentima u sustavima upravljanja kvalitetom možemo ostvariti s minimalnim ulaganjima, korištenjem informatičkih resursa i alata raspoloživih u okruženju koje nije daleko od tipične informatičke opremljenosti prosječnog hrvatskog poduzeća. Potrebna je samo volja i hrabrost koju spominje A. Einstein; dodir genija nije nužan iako je nešto znanja i vještine dobrodošlo.

LITERATURA [1] HRN EN ISO 9001:2009 Sustavi upravljanja kvalitetom -- Zahtjevi (ISO 9001:2008; EN ISO 9001:2008), Zagreb, Hrvatski zavod za norme, 2009.

[2] HRN EN ISO 14001:2009 Sustavi upravljanja okolišem -- Zahtjevi s uputama za uporabu (ISO 14001:2004; EN ISO 14001:2004), Zagreb, Hrvatski zavod za norme, 2009.

[3] HRN ISO/IEC 27001:2006 Informacijska tehnologija -- Sigurnosne tehnike -- Sustavi upravljanja informacijskom sigurnošću -- Zahtjevi (ISO/IEC 27001:2005), Zagreb, Hrvatski zavod za norme, 2006.

[4] S. Mann, InfoPath with SharePoint 2010 How-To, Sams, Indianapolis, 2010, p. 3-254 [5] S. Wright, D. Petersen, Pro SharePoint Designer 2010, Apress, New York, 2011, p. 351-446

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS HOW TO MANAGE DOCUMENTS EFFICIENTLY ON A SHOESTRING BUDGET

Summary All quality management standards state a ubiquitous requirement to manage documents and records. It is common nowadays to manage records through electronic information systems – we could say that most records are created, stored and managed in electronic systems. With documents in a wider sense, the situation is a bit different – while most documents are created, stored and transferred electronically, document management is much less implemented electronically. Arguments to support the non-existence of an electronic document management system often include a statement that such systems are expensive and complicated to implement, so their benefits do not justify the investment, a statement that does not pass the test of contemporary information technologies. This paper considers the use of electronic document management systems to satisfy the requirements of the ISO 9001, ISO 14001 and ISO 27001 standards, as well as the benefits such a system may provide in contrast with a ‘paper’ system. In support of the argument that convenient solutions are available, a case study is provided of a document management system implemented with common office efficiency software, applied to an integrated system of quality and environment management.

Keywords: Quality Management System, Document Management System, ISO 9001, Workflow

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g.

- 385 -