Burgerzaken & Recht, nr 6, 2015 by Uitgeverij Van Gorcum

B&R

Va k b l a d v o o r d e N e d e r l a n d s e V e r e n i g i n g v o o r B u r g e r z a k e n

2015 #6

Rijbewijsaanvragen vanaf je tablet Digitale pasfoto en online aanvraag verbeteren kwaliteit Raadgevend Referendum 6 april 2016 WTI Special Samenwerken tegen identiteitsfraude

Inhoud Informatiebeveiliging in de praktijk

4 Raadgevend referendum 6 april 2016

Digitale reproducties in plaats van fysieke documenten

Rijbewijs aanvragen vanaf je tablet

Brondocumenten uit Syrië

Hoe een nietige erkenning toch rechtsgeldig wordt

Alleen ga je sneller Samen kom je verder

n do

! tw en

gewoo

ijfel?

WTI Special

Algemeen 03 Voorwoord John de Ruiter 18 WTI Special 30 Adviesbureau: brondocumenten uit Syrië 34 Jurisprudentie: Hoe een nietige erkenning toch rechtsgeldig wordt 38 Colofon Persoonsinformatiemanagement 07 Column Arre Zuurmond 15 Zet die knop vooral maximaal aan! 26 Welke informatie mag gebruikt worden voor adresonderzoek? 32 ‘En dan hoef je alleen nog maar naar de gemeente om te trouwen…’ Identiteitsmanagement 04 Informatiebeveiliging in de praktij 10 Digitale reproducties in plaats van fysieke documenten Verkiezingen 08 Raadgevend Referendum 6 april 2016: wat betekent dat eigenlijk voor burgerzaken? 29 Column Melle Bakker Dienstverlening & Innovatie 12 Rijbewijs aanvragen vanaf je tablet

B&R

Voorwoord

Identiteitsfraude! Identiteitsfraude krijgt steeds meer aandacht op alle fronten in onze samenleving. Terroristische aanslagen in de wereld in relatie met identiteitsfraude. Nu met de aanslagen in Parijs vers in ons geheugen, merk je dat het wel heel erg dichtbij komt en dat mensen zich ook zorgen gaan maken. Burgers vragen zich openlijk af: Wie bevindt zich in Nederland? Wie controleert wie er binnenkomt? Wie controleert of degene is wie hij zegt dat hij is? Hier komt onze rol weer naar voren. Wij zijn van de identiteitsvaststelling. Maar we kunnen het zeker niet alleen. In deze editie van B&R is een katern te vinden die gaat over de keten identiteitsfraude en de toegevoegde waarde daarvan voor gemeenten.

John de Ruiter Lid Dagelijks Bestuur NVVB

Op verzoek van de Werkgroep Tegengaan Identiteitsfraude (WTI) Oost Nederland heeft de NVVB dit najaar twee informatie bijeenkomsten georganiseerd; in Veldhoven en in Zwolle. De opkomst was geweldig en beide dagen zijn door bezoekers met een ruime 7.5 beoordeeld. We danken initiatiefnemers Harrie Balke (gemeente Enschede) en Dick van Veen (gemeente Zwolle) voor het fantastische initiatief drie jaar geleden. Inmiddels zijn al meerdere initiatieven van werkgroepen opgestart, onder andere in Oost-Brabant, Rotterdam en Noord Nederland. Vanuit de NVVB starten we volgend jaar met een landelijk WTI overleg. Het is voor een aantal ketenpartners ondoenlijk om bij alle regioâ&#x20AC;&#x2122;s afzonderlijk aan te sluiten. Tevens willen we bewaken dat de uniformiteit in heel Nederland gewaarborgd blijft en dat nieuwe initiatieven snel via deze structuur in Nederland kunnen worden uitgerold. Daarnaast starten volgend jaar de opleidingen identiteitsmanagement vanuit het project NBP (diplomastelsel Burgerzaken). Er komen modulaire opleidingen op de diverse gebieden van fraude: identiteitsfraude, beoordelen brondocumenten en adresfraude. De PubieksAcademie van de NVVB neemt deze opleiding volledig over. Gezien het belang van een juiste vast stelling van de identiteit en de daaraan gekoppelde registratie in de BRP, is het standpunt van de NVVB dat er gecertificeerde medewerkers aan dit soort processen moeten werken. Om ook het belang van een juiste identiteitsvaststelling bij bestuurders (burgemeesters, wethouders en gemeentesecretarissen) onder de aandacht te brengen, heeft de NVVB samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een bijeenkomst georganiseerd bij de Koninklijke Marechaussee op Schiphol om ook bij de bestuurders de urgentie voor de problematiek aan te kaarten. De bestuurders zijn hard nodig om hiervoor tijd en financiĂŤle middelen vrij te maken. Mocht u nog vragen hebben over identiteitsfraude of de Werkgroep Tegengaan Identiteitsfraude dan kunt u contact opnemen met het bureau van de NVVB of rechtstreeks met strategisch adviseur Willeke van Dijk (Willekevandijk@nvvb.nl). Ik wens u veel leesplezier met deze editie van B&R en namens de NVVB fijne feestdagen en goed 2016 toe!

B&R

Identiteitsmanagement

Informatiebeveiliging in de praktijk In het interview met Dion Battermann en Nico Brinkman in de vorige editie van B&R kwam naar voren dat informatiebeveiliging bij gemeenten helaas vaak nog onderbelicht is. Reden genoeg om te informeren hoe de afdeling Burgerzaken privacy en digitale veiligheid kan borgen in de dagelijkse praktijk en welke hulpmiddelen gemeenten hiervoor kunnen gebruiken. Hierover ging Rein Zijlstra, wethouder in Zeewolde, in gesprek met Remco Rekoert, informatiebeveiligingsfunctionaris in Edam/Volendam en Paulien van der Hoeven, projectleider bij BZK. Josee Koning, tekstschrijver

ls gevolg van de decentralisaties en de toenemende digitalisering beschikken gemeenten over steeds meer privacygevoelige informatie. Daar moet je als gemeente natuurlijk zorgvuldig mee omgaan. De lekken bij Diginotar en Lektober maakten in 2011 duidelijk dat de ICT-infrastructuur van gemeenten kwetsbaar is. Dat was de aanleiding om begin 2013 de Informatiebeveiligingsdienst IBD op te zetten. Om invulling te geven aan haar doelstellingen heeft de IBD een Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) opgesteld, die door de overgrote meerderheid van de gemeenten is omarmd. Momenteel zijn Chief Information Security Officers ( CISO’s) druk bezig met de implementatie van de BIG. Remco Rekoert woonde begin november de IBD-Praktijkdag bij waar 160 gemeenten aanwezig waren. Hij constateert dat het belang van informatiebeveiliging doorsijpelt: ‘Op organisatorisch vlak moet er nog wel veel gebeuren om de BIG in de praktijk goed te laten verlopen’, stelt hij vast.

B&R

ENSIA In 2013 is er een VNG-resolutie aangenomen waarin de gemeenten hebben aangegeven informatiebeveiliging van groot belang te vinden, maar waarin ze de Minister van BZK ook oproepen de audit- en verantwoordingsinspanning bij gemeenten terug te dringen. Naar aanleiding hiervan is er het project ENSIA gestart, een gezamenlijke inspanning van BZK, andere departementen en de gemeenten (zie kader rechts). Om toe te lichten wat het project betekent voor gemeenten, schuift Paulien van der Hoeven, projectleider ENSIA, aan bij het gesprek. ‘Gemeenten krijgen vanuit verschillende departementen vragen over verantwoording’, legt Van der Hoeven uit. ‘Dat kost veel capaciteit, en er zitten veel dubbelingen in. Als je je processen eenduidig op één moment kunt verantwoorden, kun je meer aandacht besteden aan het verbeteren van de informatiebeveiliging. ‘Onze vragenlijst helpt zowel in de verticale als in de horizontale verantwoor-

ding, binnen gemeenten dus. We hopen dat de vragenlijst gemeenteraden helpt om, waar nodig, bestuurders aan te spreken om de juiste maatregelen te nemen. De werkwijze die wordt gevolgd bij de verantwoording over de Basisregistratie Personen (BRP) vinden we een heel goed voorbeeld. Daar worden de vragen ook in samenspraak met de gemeenten geformuleerd. Gemeenten krijgen een bepaalde tijd om ze in te vullen, en kunnen zich met elkaar vergelijken. Ik vind dat een interessante insteek waardoor ik me graag laat inspireren voor de ENSIAaanpak.’

ENSIA vergemakkelijkt Rekoert stelt dat Burgerzaken sowieso al behoorlijk ver is met informatiebeveiliging. ‘Ik ben coördinator Burgerzaken geweest’, vertelt hij. ‘Toen ik vervolgens informatiebeveiliging gemeentebreed ging uitrollen, merkte ik dat de ervaring en de kennis die ik bij Burgerzaken heb opgedaan me enorm helpt. In andere afdelingen zijn nog slagen te maken, en

Foto: Berbera van den Hoek

Naar aanleiding van een artikel in de vorige editie van B&R praten Rein Zijlstra (wethouder Zeewolde), Remco Rekoert (informatiebeveiligingsfunctionaris Edam/Volendam) en Paulien van der Hoeven (projectleider BZK) verder over informatiebeveiliging bij gemeenten en het belang van het project ENSIA op dit thema.

Wat is ENSIA? Momenteel moeten gemeenten zich wat betreft de inrichting en werking van informatiebeveiliging nog meermaals verantwoorden. Dat komt omdat vragen over informatieveiligheid terugkomen in de verantwoordingen over persoonsregistraties, de paspoortwet, DigiD, de gebouwenregistraties en de registraties van werk en inkomen. In die verantwoordingen worden vragen vaak dubbel gesteld. Het project ENSIA zorgt voor een vragenlijst die laat zien hoever men is met de implementatie van de BIG. Daarmee komen vragen over informatieveiligheid voor de eerder genoemde verantwoordingen te vervallen. Dit scheelt tijd en geld die beter kunnen worden gebruikt om daadwerkelijk maatregelen door te voeren die de informatieveiligheid verbetert. Met ENSIA – ‘Eenduidige Normatiek Single Information Audit’ – kunnen gemeenten hun verantwoording op het gebied van informatiebeveiliging (IB) in één keer op eenduidige wijze bundelen. Aanleiding voor ENSIA is dat de Nederlandse gemeenten

in 2013 een resolutie hebben aangenomen waarin ze het belang van IB erkennen en de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) hebben omarmd als basis voor het gemeentelijk informatieveiligheidsbeleid. Van der Hoeven: ‘De ministeries BZK, SZW, I&M, de VNG en een aantal gemeenten stellen samen een vragenlijst op, op basis waarvan je kunt controleren hoever je bent met het implementeren van de BIG. Dat is een hele klus. Daarnaast werken deze partijen samen om een effectief en efficiënt verantwoordingsstelsel op te bouwen. Een stelsel dat erop gericht is om op een goede manier te verantwoorden, maar ook om alle informatie die daarbij naar voren komt te gebruiken om van elkaar te leren. Informatiebeveiliging is heel erg bewegend.’ Gemeenten die willen bijdragen aan het ENSIA-project, kunnen zich melden bij de projectsecretaris van ENSIA Antje Visser, antje.visser@minbzk.nl. We hebben praktijkkennis nodig om van ENSIA iets moois te maken!’

B&R

Foto: Berbera van den Hoek

‘Gemeenten krijgen vanuit verschillende departementen vragen over verantwoording. Dat kost veel capaciteit, en er zitten veel dubbelingen in. Als je je processen eenduidig op één moment kunt verantwoorden, kun je meer aandacht besteden aan het verbeteren van de informatiebeveiliging’, aldus Paulien van der Hoeven. ook buiten BIG om zijn verbeteringen door te voeren. Burgerzaken kan naar mijn idee een grote rol spelen om informatiebeveiliging gemeentebreed op een hoger niveau te tillen. Wel denk ik dat de CISO hierop een helikopterblik moet hebben.’ Volgens Rekoert moeten gemeentelijke afdelingen, waaronder Burgerzaken, zich samen met de CISO op ENSIA voorbereiden. Rekoert: ‘Burgerzaken zal merken dat in verschillende onderdelen van de vragenlijst een verwijzing naar de BIG volstaat. Dat hoef je niet verder uit te werken in documenten, en je hoeft niet langer dezelfde vraag op twee of drie manieren te beantwoorden. Wel moeten ze zich ervan bewust zijn dat bestaande documenten moeten worden aangepast op de BIG. Je moet wel goed kijken naar juridische beperkingen met afstemming op de BIG op grond van de wet BRP.’ Van der Hoeven: ‘We hebben een experimenteerwet die ruimte geeft om zaken

B&R

die belemmerend zijn en niet ten dienste zijn aan de harmoniseringsgedachte van ENSIA te kunnen aanpassen.’ In de praktijk zal ENSIA het werk van de afdeling Burgerzaken vergemakkelijken, meent Rekoert, ‘maar je moet wel iemand vrijmaken om het in te regelen. En hoe kleiner de organisatie is, hoe lastiger dat is. Naar mijn idee leent informatiebeveiliging zich ook heel goed om met gemeenten aan samen te werken. Operationeel bestaan er onderling misschien verschillen, maar de basis is overal te gebruiken.’

Steeds bewuster Maar hoe onderbelicht ís informatiebeveiliging nu in gemeenteland? Zijlstra hoort om zich heen dat collega-bestuurders zich steeds bewuster worden van het belang ervan. ‘Dat zich dat nog niet meteen vertaalt in een BIG die 100 procent geïmplementeerd is, mag duidelijk zijn, maar we zijn op de goede weg. Als je een geloofwaardig bestuur wilt zijn richting

burgers en bedrijven, moet je zorgvuldig met alle gegevens omgaan om te voorkomen dat er problemen ontstaan die je redelijkerwijs had kunnen voorkomen. Je kunt als overheid immers je taken alleen uitvoeren als de burger vertrouwen heeft in het gemeentebestuur’, stelt hij vast. ‘Mocht er iets fout gaan, dan ligt de verantwoordelijkheid bij B&W.’ ‘Informatiebeveiliging is een activiteit binnen gemeenten die nog meer aandacht verdient’, stelt Van der Hoeven. ‘Ik hoor wel van mensen dat ze weinig ruimte hebben om te werken aan de implementatie van de BIG-richtlijn. Maar het is echt belangrijk om hier in de gemeentelijke organisatie capaciteit voor vrij te maken.’ Zijlstra: ‘We zijn blij dat een flink aantal gemeenten informatiebeveiliging in het coalitieakkoord heeft opgenomen, en je ziet het onderwerp in steeds meer collegeportefeuilles terug.’

Column

Fout op fout laat de overheid koud Een bijstandsmoeder beklaagt zich erover dat de woningbouwvereniging het verkeerde huisnummer boven haar deur heeft opgehangen. Ze meent op nummer 40 te wonen, maar boven haar huis hangt een bordje met nummer 41. Haar post wordt steevast bij het naastgelegen schijnbaar leegstaande winkelpand met een bordje met nummer 40 bezorgd. De woningbouwvereniging beweert dat de bordjes goed hangen en verwijst de vrouw naar de gemeente. Die vertelt haar dat ze gewoon op nummer 40 woont en dat de woningbouwcorporatie de bordjes moet veranderen. De vrouw vertelt dat ze al twee jaar problemen heeft met allerlei instanties die vermoedelijk samenhangen met het huisnummerprobleem. Zo beweert ook de Rijksbelastingdienst dat ze op nummer 40 woont en stelt bovendien dat daar nog iemand anders staat ingeschreven. Ze moet daarom 3000 euro aan huur-, zorgen kinderopvangtoeslag terugbetalen, terwijl zij en haar kinderen maar net het hoofd boven water weten te houden. De vrouw heeft ondertussen overal aangeklopt en bezwaarschriften ingediend tegen de terugvorderingen.

Arre Zuurmond, Gemeentelijke Ombudsman Amsterdam

Als ik navraag doe, blijkt het stadsdeel twee jaar eerder een verkeerde adresbeschikking te hebben afgegeven. De woning kreeg toen het huisnummer 40 in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en de vrouw werd in de Basisregistratie Personen naar dit nummer ‘verhuisd’. Maar omdat dit een reeds bestaand adres was – van het naastgelegen winkelpand – draaide het stadsdeel het besluit terug. De woning kreeg in de BAG het oude nummer 41 terug, maar de gemeente vergat

De woning kreeg in de BAG het oude nummer 41 terug, maar de gemeente vergat de vrouw terug te verhuizen in de BRP.

de vrouw terug te verhuizen in de BRP. Daardoor staat ze al twee jaar geregistreerd op het winkelpand. De gemeente registreert haar, met terugwerkende kracht, op nummer 41 in de BRP. Ik informeer bij Waternet, de gemeentelijke en Rijksbelastingdienst naar de gevolgen van deze foutieve registratie. Waternet corrigeert de eerder gestuurde facturen en stort het te veel betaalde bedrag terug. De gemeentelijke belastingdienst wijst haar kwijtscheldingsverzoek op grond van de huidige adresgegevens toe. Drie maanden later neemt de vrouw opnieuw contact met mij op. De Rijksbelastingdienst heeft haar huurtoeslag van 200 euro per maand stopgezet omdat ze twee jaar eerder gedurende twee maanden toch nog op nummer 40 geregistreerd stond. De gemeente blijkt de correctie opnieuw niet volledig te hebben uitgevoerd. Dat gebeurt alsnog en de gemeente biedt excuses aan. De Rijksbelastingdienst belooft de zaak met spoed te zullen oppakken. Fouten maken is menselijk, maar dat het in deze zaak tot drie keer toe fout ging, terwijl de vrouw overal aan de bel heeft getrokken is onbegrijpelijk. Medewerkers van overheidsorganisaties zouden zich meer bewust moeten zijn van het ingrijpende effect voor de burger dat hun handelen kan hebben in de keten.

B&R

Verkiezingen

Raadgevend Referendum 6 april 2016

Wat betekent dat eigenlijk Sinds 1 juli 2015 kent Nederland een nieuw democratisch instrument: het raadgevend referendum. Zijn burgers het oneens met een aangenomen wet of verdrag? Dan kunnen zij per 1 juli 2015 verzoeken een wet of verdrag voor te leggen aan de Nederlandse bevolking in een referendum. En dat is gebeurd... Maar, wat betekent dat voor de afdeling burgerzaken? In dit artikel leest u een aantal praktische onderwerpen, afkomstig uit de nieuwsbrief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Merlin Niesten, bureau NVVB*

p 14 oktober 2015 heeft het centraal stembureau (de Kiesraad) bekend gemaakt dat er meer dan 300.000 geldige verzoeken zijn ingediend voor het houden van een raadgevend referendum over de wet tot goedkeuring van de Associatieovereenkomst tussen de EU en Oekraïne en er een referendum zal plaatsvinden. Tegen dit besluit is beroep ingesteld, dat op 26 oktober 2015 door de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State niet-ontvankelijk is verklaard. Dat betekent dat onherroepelijk vaststaat dat er een referendum zal worden gehouden. De Referendumcommissie heeft, na overleg met de minister van BZK, de datum van het referendum vastgesteld op 6 april 2016. Met de datum staat ook een aantal belangrijke deadlines vast die gelden voor de voorbereiding en organisatie van het referendum. Op de website van de NVVB treft u de referendumkalender aan: https://nvvb.nl/nl/ communicatie/burgerzaken-recht/

Referendumcommissie De Referendumcommissie heeft de volgende taken: stelt, na overleg met minister BZK, de datum van de stemming voor het referendum vast; bepaalt hoe de wet waarover het referendum gaat moet worden aangeduid. De vraag die aan de kiezer op het stembiljet wordt gesteld luidt: “Bent u voor of tegen [aanduiding wet]; verstrekt informatie aan de kiezer over een aan een referendum onderworpen wet; verstrekt subsidies ten behoeve van maatschappelijke initiatieven die zich ten doel stellen het publieke debat in Nederland over de aan het referendum onderworpen wet te bevorderen (ten hoogste € 2 miljoen per referendum). Hiervoor moet de commissie een subsidieregeling vaststellen.

• •

* Het artikel is gebaseerd op informatie uit de digitale nieuwsbrief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en er is toestemming gegeven om het artikel te publiceren in B&R.

B&R

De Referendumcommissie heeft een subsidieregeling vastgesteld. De subsidieregeling is te vinden op www. referendum-commissie.nl. De subsidies zijn bedoeld voor matschappelijke initiatieven die zich ten doel stellen het publieke debat in Nederland over de aan het referendum onderworpen wet te bevorderen (artikel 90, tweede lid, van de Wet raadgevend referendum). Publiekrechtelijke overheidsorganen, waaronder gemeenten, zijn in de regeling uitgezonderd. Gemeenten kunnen dus geen subsidie aanvragen bij de Referendumcommissie. Meer informatie over de Referendumcommissie vindt u op de website van de Referendumcommissie: www.referendum-commissie.nl.

Stembiljetten De Referendumcommissie heeft vastgesteld hoe de wet, waarover het referendum wordt gehouden, moet worden genoemd op het stembiljet. De vraag die aan de kiezers wordt gesteld (“bent u voor of tegen”) is al in de Wet raadgevend referendum vastgelegd. Op het stembiljet voor het referendum van 6 april 2016 moet komen te staan: Bent u voor of tegen de wet tot goedkeuring van de

voor burgerzaken?

Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en Oekraïne?

Geen experiment met centraal tellen Het ministerie van BZK houdt bij het komende referendum geen experimenten met centraal tellen. Het Experimentenbesluit nieuwe stembiljetten en centrale stemopneming bepaalt namelijk (in artikel 22) dat het stembureau in het stemlokaal de stembiljetten moet tellen (op lijstniveau). Centraal wordt er geteld op kandidaatsniveau. Bij een referendum is er uiteraard geen sprake van een telling op lijstniveau, maar wordt de volledige telling meteen na het sluiten van de stembus verricht. Een aansluitende centrale telling heeft bij een referendum dus geen zin.

Toolkit, stembureau-instructies en brochures Net als bij reguliere verkiezingen zal er weer een digitale toolkit ter beschikking komen, waarin de modellen uit de Kiesregeling zullen worden geplaatst. In de toolkit wordt ook weer een digitale instructie voor stembureauleden geplaatst. Zodra de toolkit online komt, wordt u geïnfor-

meerd. De toolkit zal dan in de loop van de daaropvolgende periode worden gevuld. De stembureau-instructie wordt naar verwachting op of rond 1 februari online geplaatst. Ook zullen gemeenten weer de Brochure geldige identiteitsbewijzen en de Stembureauinstructie voor de dag van de stemming ontvangen. Ook daarover zult u nader worden geïnformeerd.

Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV) Ook bij het referendum kan OSV gebruikt worden. De Kiesraad zal OSV aan gemeenten ter beschikking stellen voor de vaststelling van de uitslag. Momenteel wordt de bestaande software aan deze verkiezing aangepast en worden de nieuwe modelformulieren in de programma’s verwerkt.

Circulaire De minister van BZK zal een circulaire aan gemeenten sturen, die dient als handreiking bij de voorbereiding en organisatie van het referendum. Het streven is erop gericht de circulaire nog dit jaar naar de gemeenten te sturen.

VNG over de kosten De VNG is met minister Plasterk (BZK) in gesprek over de kostenvergoeding aan gemeenten ten behoeve van het referendum. Voor meer informatie verwijzen we naar de website van de VNG: www.vng.nl

Als u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt over verkiezingstechnische aangelegenheden (Kieswet en verkiezingsprocedure), dan kunt u die stellen aan het Informatiepunt verkiezingen, een gezamenlijk initiatief van de Kiesraad en het ministerie van BZK. Het informatiepunt is te bereiken via informatiepunt@kiesraad.nl en telefoonnummer 070-4267329. Vragen aan de Referendumcommissie kunt u stellen via info@referendumcommissie.nl. Alle overige vragen met betrekking tot het aanstaande referendum kunt u sturen aan postbus.verkiezingen@minbzk.nl.

B&R

Identiteitsmanagement

Digitale reproducties in plaats van fysieke brondocumenten – en dan ‘weg met de echte’? Tegenwoordig gaan gemeenten steeds meer over op digitaal zaakgericht werken, ook binnen de BRP. Toch zijn veel van de brondocumenten waarop de BRP zich baseert nog van fysieke aard. Dit heeft geleid tot twee vragen: kan ter vervanging van die fysieke brondocumenten een digitale reproductie gemaakt worden? En zo ja, mogen die fysieke brondocumenten dan na het scannen vernietigd worden? Geert Deenen, lid commissie Persoonsregistratie NVVB

ver dit gevoelige onderwerp – ‘archiefvernietiging’ is tenslotte tegen de archiveringsnatuur – heeft de Commissie Persoonsregistratie zich inmiddels gebogen. De commissie is van mening dat het is toegestaan om brondocumenten uitsluitend digitaal te bewaren. Dit geldt voor alle brondocumenten, van aangiften adreswijziging tot buitenlandse erkenningsaktes en van een verklaring van naamsgebruik tot een verklaring onder ede. Een uitzondering hierop vormen echter de akten van de burgerlijke stand. Weliswaar kunnen de papieren dubbelen ervan ook worden opgeslagen op een andere gegevensdrager (door de Minister van Justitie te bepalen, zie artikel 6 BBS), maar wanneer gemeenten deze akten enkel op papier produceren, moet de fysieke vorm zeker bewaard blijven.

om het proces van digitale reproductie en vernietiging aan te sturen. Uiteraard moet deze vervanging geschieden met een juiste en volledige weergave van de

geven in proces3 en technische inrichting van de toegepaste vervanging. Dit wordt vastgelegd in een Handboek digitale vervanging archiefbescheiden waarvan de

Als fysieke documenten juist door hun drager meerwaarde hebben, worden ze niet vervangen

Archiefwet en Archiefbesluit

gegevens in de bescheiden1. Ook is de gemeente verplicht een vervangingsbesluit te publiceren (volgens de Aw en het Ab 1995) dat de omgang verantwoordt met de belangen genoemd in het Ab 1995.2 Verder moet de zorgdrager inzage

Op grond van artikel 7 van de Archiefwet (Aw) is, als zorgdrager, het college van burgemeester en wethouders bevoegd

1 Zoals vastgelegd in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 (Ab 1995) 2 Op grond van artikel 2 lid 1 sub c en sub d Archiefbesluit 1995 3 Op grond van artikel 26b van de Archiefregeling

B&R

zorgdrager de inhoud bepaalt. Ook hierbij zijn er echter weer uitzonderingen. Als fysieke documenten juist door hun drager meerwaarde hebben, worden ze niet vervangen. Digitale vervanging is namelijk onverenigbaar met het belang –

zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 sub d (Ab 1995) â&#x20AC;&#x201C; aangaande documenten waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat, of die men krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moet bewaren. Soms is het historisch gezien onwenselijk een fysiek document na scannen te vernietigen omdat het intrinsieke waarde heeft. Die waarde kan berusten op de volgende kenmerken: de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde; het bestanddeel is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Op basis van bovenstaande kun je je afvragen of fysieke brondocumenten onder die uitzonderingscriteria vallen

(zoals we al bij akten burgerlijke stand hebben gezien). Deze vraag is voorgelegd aan het Interbestuurlijk Toezicht provincie Noord-Brabant (IBT). Het IBT heeft geantwoord dat fysieke brondocumenten vervangen mogen worden door digitale reproducties, tenzij er authenticiteitskenmerken op staan die dit verhinderen. Bijvoorbeeld hologrammen, zegels, watermerken, et cetera, die onlosmakelijk verbonden zijn met de functie van het document. Zonder deze kenmerken kan de integriteit van het document namelijk niet vastgesteld worden (artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Ab 1995). Dergelijke fysieke documenten mag men dus wel scannen, maar ze moeten tevens in hun fysieke vorm worden bewaard.

Wat betekent dit voor de dagelijkse praktijk? Op basis van bovenstaande kunnen de fysieke brondocumenten dus worden vervangen door digitale reproducties (uitgezonderd Nederlandse geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten).

Voor fysieke brondocumenten met authenticiteitskenmerken geldt dat deze na scanning tevens in hun fysieke vorm bewaard moeten blijven. In de praktijk krijgt de burger het originele brondocument (met authenticiteitskenmerken) na controle terug en bewaart men een gewaarmerkte kopie ervan. Het is hierbij toegestaan om die kopie te vervangen door een digitale reproductie, dus de kopie hoeft niet in fysieke vorm te worden bewaard. Het proces en de technische inrichting van de vervanging dient te voldoen aan het besluit van de zorgdrager en het vastgestelde Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Als de fysieke brondocumenten door digitale reproducties zijn vervangen, krijgen de laatste de status van origineel en zijn het dus archiefbescheiden waarop Archiefwet- en -regelgeving van toepassing is. De opslag en bewaring ervan moet dus voldoen aan de eisen die Archiefwet- en -regelgeving hieraan stelt en deze zullen ook in het door het College vast te stellen handboek worden opgenomen.â&#x20AC;&#x192;

B&R

Dienstverlening & Innovatie

Rijbewijs aanvragen vanaf je tablet

Digitale pasfoto en online aanvraag verbeteren kwaliteit In 2016 wordt er voor het eerst proefgedraaid met het digitaal aanvragen van een rijbewijs. De NVVB en de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan een plan voor modernisering van de aanvraag en uitgifte van het rijbewijs. De doelstelling is tweeledig: betere dienstverlening voor de burger, in de vorm van een digitaal loket, en verminderde druk op het gemeenteloket. Op 7 december 2015 vond overleg plaats met RvIG, IND, I&M en RDW als ketenpartners. Momenteel vindt overleg plaats met I&M over het vervolgproces. Karin Zwaan, tekstschrijver

edewerkers in blauwe stofjassen zijn minutieus bezig met de vervaardiging en controle van rijbewijzen. Hier draait het om de allerkleinste details in pasfoto’s, persoonsgegevens en veiligheidskenmerken. Dit is het ‘heilige der heilige’ van de Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) in Veendam. In de streng beveiligde en steriel ogende omgeving worden jaarlijks tussen de 1,2 en 2,0 miljoen rijbewijzen geproduceerd. In een volgende ruimte staan honderden blauwe bakjes, voor iedere gemeente één, waarin de roze kaartjes die klaar zijn worden verzameld. Om de paar dagen gaan de officiële identiteitsdocumenten op transport; naar het gemeenteloket waar de burger enkele dagen eerder een

B&R

verse pasfoto inleverde en waar hij nu opnieuw naartoe moet om zijn rijbewijs persoonlijk af te halen.

een fotograaf en dan twee keer naar de gemeente moet, dat vraagt best veel van de burger.’

In deze procedure verandert de komende jaren veel. Unitmanager André Uuldriks van de RDW ziet grote voordelen in het digitaal aanvragen vanaf je tablet, smartphone of laptop. ‘Mensen moeten nu eerst naar een fotograaf om een pasfoto te laten maken, vervolgens gaan ze naar het gemeenteloket. Daar vindt identificatie plaats en wordt een handtekening gezet. Dan gaat de pasfoto met een formulier door een speciale scanner en komt de informatie bij ons. Wij zien dat dit scanproces veel kwaliteitsverlies oplevert in de foto. Maar ook dat iemand eerst naar

Roze papiertje ‘De tijd van het roze papiertje met een originele pasfoto en ooit zelfs een nietje erin ligt ver achter ons’, zegt Zeger Baelde, divisiemanager bij de RDW. Sinds 2006 worden rijbewijzen, in kaart-model, centraal door de RDW uitgegeven. Baelde herinnert zich het begin nog goed. ‘Voor de gelegenheid ging op zondag 1 oktober 2006 de afdeling burgerzaken van de gemeente Noordenveld open en heb ik een verlengingsaanvraag ingediend. Zo hebben we getest en heb ik het allereerste kaartrijbewijs ontvangen.’ Vanaf eind

vorig jaar prepareert en personaliseert de RDW de rijbewijzen ook in eigen beheer en beschrijft de chip. Toen was Uuldriks er als eerste bij: ‘Mijn papieren rijbewijs was al bijna onleesbaar, het kon eigenlijk niet meer, maar ik wílde wachten tot dat moment van 14 november 2014. Ik had één van de eerste hier gemaakte rijbewijzen.’

Geslachtsverandering En nu staan RDW en gemeenten aan de vooravond van veel grotere veranderingen. De gewenste digitalisering wordt via een pilot uitgetest in een handvol gemeenten. Er wordt geoefend met het digitaal aanvragen van verlenging van het rijbewijs, waarbij de aanvrager zelf

een digitale foto uploadt. Dit mag een eigen foto zijn maar de voorkeur gaat uit naar foto van een beroepsfotograaf. Dit punt moet nog uitgewerkt worden. ‘Het zou erg handig zijn wanneer je een systeem maakt waarbij ook de handtekening bij de fotograaf wordt geplaatst. Via een referentiecode kun je deze dan samen met de pasfoto uploaden’, zegt Uuldriks. De RDW controleert vervolgens of de pasfoto van dezelfde persoon is als degene op het oude rijbewijs. En daarin zit de grootste hobbel. Fraude ligt hier op de loer. Het zou niet voor het eerst zijn dat iemand een foto van Elvis op zijn rijbewijs probeert te krijgen. Daarnaast kan identificatie lastig zijn wanneer iemand er na tien jaar heel anders uitziet. Uuldriks:

‘Bijvoorbeeld door extreme veroudering, door een ziekte of een ongeluk. Sommige mensen veranderen van geslacht. Zodra er twijfel is moeten we aanvullende maatregelen nemen, maar we zijn er nog niet helemaal uit hoe. Je kunt de persoon alsnog naar het gemeenteloket sturen. Of achteraf, bij het uitreiken een extra paspoortcontrole invoegen. Een derde optie is om via een videochat een persoonlijke verificatie te doen. Hoe we hiermee omgaan moeten we goed onderzoeken in de pilotfase.’ In de testfase kunnen alleen mensen met een kaart-rijbewijs meedoen. Er zijn nog 850.000 personen die een papieren rijbewijs bij zich dragen. Van hen kan de RDW geen fotomatch maken. Maar in oktober

B&R

Fotograaf: Egbert Euser

ren. Maar als je in een gedigitaliseerd systeem een nieuw rijbewijs aanvraagt is een eerste persoonlijke verificatie noodzakelijk. Moet de burger hiervoor dan toch weer naar het gemeenteloket? Uuldriks en Baelde blikken alvast vooruit. ‘De NVVB en wij willen de mogelijkheid bekijken of het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR) die eerste aanvraag kan gaan regelen, bijvoorbeeld direct nadat de persoon zijn rijexamen heeft gehaald’, zegt Uuldriks. Baelde vult aan: ‘Wij werken nu met het mandaat van de gemeente. In de toekomst kun je overwegen om via een wetswijziging de verantwoordelijkheid voor rijbewijzen weg te halen bij de gemeenten en volledig over te dragen aan de RDW, het is tenslotte ook een Rijksdocument.’

Unitmanager André Uuldriks (links) van de RDW ziet grote voordelen in het digitaal aanvragen vanaf je tablet, smartphone of laptop. ‘De tijd van het roze papiertje met een originele pasfoto en ooit zelfs een nietje erin ligt ver achter ons’, aldus Zeger Baelde (rechts), divisiemanager bij de RDW. 2016 zijn ook deze rijbewijzen omgezet in een kaartmodel. In de eerste fase van de pilot haalt de aanvrager zijn nieuwe rijbewijs nog op bij het gemeenteloket. Maar in de loop van 2016 wordt ook de uitreiking fysiek losgekoppeld van de gemeente en bezorgt de RDW rechtstreeks bij de aanvrager. Bijkomend voordeel is dat mensen hun document sneller ontvangen, zegt Baelde. ‘Nu bufferen we en verzenden om de paar dagen naar de gemeenten. Maar dat hoeft dan niet meer.’ Met het thuisbe-

zorgen van reisdocumenten wordt nu al door gemeenten geëxperimenteerd. De planning is om begin 2016 alle systemen voor te bereiden, in het derde kwartaal te beginnen met fase 1 om een paar maanden later het thuisbezorgen eraan toe te voegen en het daarna te evalueren.

Eerste rijbewijs In de pilot gaat het uitsluitend om verlengingen. De RDW beschikt over een database met persoonsgegevens, inclusief foto’s, en kan de identiteit dus controle-

Bij de RDW zijn ze blij dat er nu daadwerkelijk aan digitalisering gewerkt wordt. De tijd is er rijp voor. Als Uuldriks er een paar jaar geleden wel eens over begon stuitte hij op tegenstand. ‘Het idee dat iemand niet persoonlijk naar het gemeenteloket zou komen was onbestaanbaar. Inmiddels ligt dat heel anders.’ De gemeenten zien digitalisering nu als een verbetering in de dienstverlening en werken hier op diverse manieren aan onder de noemer Digitale Agenda 2020. De gemeente Eindhoven begint binnenkort een pilot met de eID, een elektronische identiteit in een chip op het (specimen) rijbewijs. Dit vervang op termijn DigiD en is van groot belang voor de verdere digitalisering van overheidsdienstverlening.

Pilot fase 1 • E r komt een website voor een verlengingsaanvraag van het rijbewijs. • De aanvrager logt in met een hoog niveau van een digitale identiteit (via DigiD, eID of via RdA, dit is het op afstand uitlezen van het paspoort of rijbewijs.) • De aanvraag wordt ingevuld. • Een pasfoto en handtekening worden ge-upload. Dit mag een eigen foto zijn, zolang deze maar aan de circa dertig kenmerken voldoet. Er wordt software ingebouwd die dit direct controleert. • De aanvrager betaalt via iDeal. • De RDW controleert de identiteit door vergelijking van de digitale foto met de oude op het rijbewijs. Bij twijfel worden er extra maatregelen genomen voor verificatie. • De RDW stuurt het rijbewijs naar de gemeente waar het wordt uitgereikt.

Fase 2 • De RDW stuurt het nieuwe rijbewijs naar de aanvrager die zich legitimeert bij de koerier.

B&R

Persoonsinformatiemanagement

Zet die knop vooral maximaal aan! Tijdens Tribune 2015 van Operatie BRP, op 5 november 2015, is er uitgelegd hoe dit programma bijhoudingen gaat verwerken waarbij er meer dan een gemeente betrokken is. Gemeenten zullen namelijk het zogeheten ‘automatisch fiatteren’ in kunnen stellen. Ronald Zijlstra, bureau NVVB

it betekent dat een gemeente bij de centrale voorziening instelt dat door andere gemeenten voorgestelde BRP-bijhoudingen automatisch doorwerken naar de persoonslijst van de eigen ingezetenen, dus zonder een handmatig fiat vooraf. Het gaat dan altijd om bijhoudingen waarbij er meer, in verschillende gemeenten wonende personen zijn betrokken, of om bijhoudingen als gevolg van een bij de burgerlijke stand van een andere gemeente geregistreerd rechtsfeit dat een inwoner van de eigen gemeente betreft. De toevallige gebeurtenissen dus. Ronald Zijlstra adviseerde de aanwezige gemeenteambtenaren hoe met automa-

tisch fiatteren om te gaan. Hierbij zijn betoog. ‘Dit wordt een positief verhaal dat laat zien dat samenwerking tussen verschillende gemeenten loont en alleen maar voordelen heeft. Zij moeten de persoonsgegevens van burgers die in Nederland wonen bijhouden. En wel op zo’n manier dat die gegevens de waarheid weergeven. Is dat makkelijk? Soms wel en soms niet. Maar gemeenten kunnen dat. Hoe? Ik geef een voorbeeld. Daro is ingeschreven als ingezetene in de BRP. Hij is gerelateerd aan vijf andere personen, te weten zijn moeder Cori, zijn

ex-echtgenote Hira en zijn drie kinderen Pino, Kara en Tana. Hij staat met zijn gegevens op de persoonslijsten van deze mensen, en zij staan op zijn persoonslijst. Zo zit dat als je er juridisch naar kijkt. Maar in die mooie, nieuwe BRP staat hij slechts één keer geregistreerd en dat geldt ook voor de aan Daro gerelateerde mensen. Binnen de database zijn er koppelingen gemaakt aangaande zijn relatie met hen, in dit geval afstamming en huwelijk. Tot zover is het duidelijk. Aardig is nog om te vermelden dat ze prima met elkaar omgaan, maar ze wonen allemaal in andere gemeenten die hier voor het gemak een kleurtje hebben.

B&R

Daro is al een tijdje ontevreden over de wijze waarop hij is geregistreerd. Bij de inschrijving heeft hij een document laten zien waarop zijn voornaam als Daro wordt gespeld. Aan dit document zijn de gegevens ontleend. Hij heeft later om correctie verzocht, maar hem werd toen meegedeeld dat dit alleen mogelijk was als hij met een sterker document zou komen, bijvoorbeeld een geboorteakte. Uiteindelijk lukte het hem inderdaad om deze akte uit zijn geboorteland te krijgen. De gemeente vindt het een goed stuk en gaat over tot de correctie van zijn naam.

ingezetenen betreft, de door een andere gemeente voorgestelde bijhoudingen bij voorbaat accorderen. Want dan werkt de naamscorrectie ook direct door in de persoonslijsten van deze ingezetenen. Hebben een of meer van die gemeenten daar echter niet voor gekozen, dan werkt de naamscorrectie niet door naar de betreffende persoonslijsten. En dan ontstaat er een eigenlijk een heel gekke situatie. De gemeenten waar Hira en Tana wonen, hebben automatisch fiatteren niet aangezet en ontvangen het bijhoudingsvoorstel via de centrale BRP. Zo weten ze wat er

Daro. Gezien zijn eigen persoonslijst is dat onjuist. Al is het misschien een tijdelijke situatie. Het gekke aan deze situatie is dat de Nederlandse overheid hier toestaat dat één en dezelfde persoon in de BRP bekend is onder twee verschillende voornamen. Het is echt dezelfde persoon, want er is maar één BSN en één A-nummer van hem geregistreerd. En dit gebeurt allemaal op basis van de wet. Het lijkt wel ‘legale identiteitsfraude’. De wetgever heeft gemeend hier goed aan te doen, maar wie kan dit uitleggen aan de burger of aan de gebruikers van persoonsgegevens? Hier ligt een mooie kans voor gemeenten om dergelijke ‘legale identiteitsfraude’ zo veel mogelijk te voorkomen – namelijk door een maximaal gebruik van de mogelijkheid van automatisch fiatteren. Laten we ervoor zorgen dat alle intergemeentelijke mutaties eenmalig en eenduidig door één gemeente worden aangebracht in de BRP en dat deze mutaties dan ook direct werking hebben naar alle betrokken persoonslijsten toe. De tijd dat gemeenten allemaal hun eigen GBAbestand hebben, is binnenkort echt voorbij.

Samenwerken en modern denken

“Legale identiteitsfraude”? Daro wordt nu Darom. De gemeente maakt met haar Burgerzakenmodule een bijhoudingsvoorstel en stuurt dat naar de centrale BRP. Deze ontvangt het bericht en gaat vervolgens na of er aan Daro gerelateerde personen zijn ingeschreven. Inderdaad, wel vijf personen, allemaal woonachtig in verschillende gemeenten. De centrale BRP kijkt of deze gemeenten het automatisch fiatteren hebben ingesteld en zodoende, dat als het hun eigen

B&R

gaande is. Even is het dan onduidelijk of zij ook de naamscorrectie willen doorvoeren bij Hira en Tana. Overigens hebben de andere gemeenten van de centrale voorziening een notificatie gekregen dat de naamscorrectie Darom is uitgevoerd en ook zijn de kindgegevens bij zijn moeder Cori en de vadergegevens bij Pino en Kara gecorrigeerd. Vanuit de persoonslijsten gezien komt Darom in de BRP dan in vier gemeenten voor als Darom (de juiste naam) en in twee gemeenten als

Zo’n mutatie betreft eigenlijk altijd één gebeurtenis, waarbij er meer personen zijn betrokken die niet allemaal in dezelfde gemeente wonen. Daardoor zijn diverse gemeenten verantwoordelijk voor de verwerking van die gebeurtenis of dat rechtsfeit in de BRP. Als deze gemeenten stuk voor stuk zelf bepalen op welk moment die mutatie wordt doorgevoerd, krijg je in de BRP-database veel “multirealiteit” en asymmetrische relaties. Die vervuiling valt te voorkomen door ervoor te zorgen dat zo’n mutatie een enkelvoudige registratie kent. Zet daarom automatisch fiatteren AAN, en wel zonder beperkingen. Het scheelt ook nog eens een hoop werk. Eén gemeente doet de

BRP-registratie, namelijk de feitgemeente of de gemeente waarvan een ingezetene een brondocument overlegt waaraan men de gegevens over dat rechtsfeit kan ontlenen. Is uw gemeente niet de registrerende gemeente, dan ontvangt

Als uw gemeente staat voor de registratie van zo’n rechtsfeit en er is een andere gemeente bij betrokken omdat daar een gerelateerde woont, schat dan in of u wellicht niet beter eerst kan overleggen met die andere gemeente voordat u de

bijna 400 bestuursorganen verantwoordelijk voor die bijhouding. Dat vraagt om samenwerking en modern denken. Vertrouw uw collega-gemeenten, versterk elkaar en wees niet achterdochtig. Werk vooral ook samen als u een brondocu-

Het gekke is dat de Nederlandse overheid toestaat dat één en dezelfde persoon in de BRP bekend is onder twee verschillende voornamen uw gemeente van de centrale BRP een notificatie over de mutatie. Twijfelt u aan de juistheid ervan dan kunt u een onderzoek starten met als meest vergaand resultaat een correctie van de mutatie. Laat dat dan ook een gezamenlijk beslissing zijn, wederom om multi-realiteit te voorkomen.

bijhouding uitvoert. Ik denk hierbij bijvoorbeeld aan gevoelige feiten als echtscheiding op basis van een verstotingsakte. Aan een hinkend huwelijk binnen de BRP heeft niemand iets. De nieuwe BRP wordt een modern stelsel, zeker op ICT-gebied. Met één bestand waarin er wordt bijgehouden en met

ment niet helemaal vertrouwt. En natuurlijk kunt u altijd de aangebrachte bijhoudingen achteraf controleren wanneer u daarvan bericht krijgt via de automatische fiattering. Voorkom multi-realiteit, asymmetrie tussen personen en “legale ID-fraude”. Ga voluit voor automatische fiattering!’

de Togamakerij is gespecialiseerd in het vervaardigen van een mooie kwaliteit toga op maat voor ambtenaren burgerlijke stand en hoogleraren. Door onze keuze in lichtgewicht en duurzame stoffen, draagt de toga met toebehoren niet alleen comfortabel maar blijft deze in uitstekende kwaliteit en onderhoud vriendelijk. Wij komen bij u in heel Nederland de maat nemen !

deT

Cesar Domelahof 30 3544 MJ Utrecht 030-6043870 E-mail: togamakerij@ziggo.nl

ogamakerij

B&R

John de Ruiter – NVVB

“Wij streven naar een landelijk WTI-overleg” John de Ruiter is lid van het dagelijks bestuur van de NVVB. Als portefeuillehouder WTI (Werkgroep tegengaan Identiteitsfraude) vertelt hij over de rol en landelijke ambitie van de NVVB met betrekking tot identiteitsfraude.

Waarom staat identiteitsfraude momenteel zo hoog op de agenda van de NVVB? “Identiteit vaststellen is een kernactiviteit van burgerzaken. Bij ieder klantcontact moeten de medewerkers vaststellen of ze te maken hebben met de juiste persoon, voordat ze diegene in de BRP verwerken of een product afgeven. Het is dus altijd een belangrijk onderwerp geweest, maar de laatste jaren wordt er steeds meer fraude gepleegd met onder andere identiteitsbewijzen. Doordat de beveiligingskenmerken in paspoorten steeds beter worden, zien we bovendien een verschuiving. In plaats van de documenten te vervalsen, passen ze steeds vaker de persoon aan, aan het document. Dat zijn de zogenaamde looka-likes.” Wat is de grootste valkuil voor een medewerker burgerzaken? “Baliemedewerkers werken onder tijdsdruk. In ongeveer twintig seconden moeten ze beoordelen of het document bij de persoon hoort die voor hen staat; Hoe zien de ogen, de neus en de oren eruit? En hoe staat de mond ten opzichte van de oren? De NVVB is daarom erg blij met de training vanuit het project NBP (Naar Betrouwbare Persoonsgegevens), waarin tevens aandacht is voor de vaardigheden van de baliemedewerkers.” Wat houdt die training precies in? “Binnen het project NBP ontwikkelen we, samen met het ministerie van BZK en ICTU, een training die zich richt op het beoordelen van brondocumenten, identiteitsdo-

B&R

cumenten en adresonderzoeken. Ook is er een train-de-trainer module. Het streven is om alle medewerkers van burgerzaken deze training te laten volgen. Naar verwachting kunnen de eerste mensen medio 2016 met de training starten.” Kun je tot slot iets vertellen over de WTI Oost Nederland? “Het initiatief in Oost-Nederland om een WTI op te starten is heel zinvol gebleken. Wij streven ernaar dat andere (politie) regio’s het voorbeeld van Oost-Nederland zullen volgen. Dit najaar hebben we, in samenwerking met het ministerie van BZK en ICTU, twee WTI-dagen georganiseerd om gemeenten en ketenpartners een steuntje in de rug te geven en hen met elkaar in contact te brengen. Uiteindelijk werken we toe naar een landelijke, uniforme werkwijze. In 2016 willen we een landelijk WTI-overleg starten, waarbij een afgevaardigde uit elke regio, samen met de ketenpartners om tafel gaat.”

Naar Betrouwbare Persoonsgegevens (NBP) Het project NBP helpt gemeenten om de processen rondom de beoordeling van brondocumenten, zoals buitenlandse geboorteakten of legitimatiebewijzen, te verbeteren. Een juiste beoordeling is belangrijk omdat burgers allerlei rechten ontlenen aan persoons- en identiteitsgegevens die de overheid registreert; van uitkeringen en toeslagen tot onderwijs. NBP is een initiatief van ministerie Binnenlandse Zaken en de NVVB. NBP bevat een opleidings – en examenstructuur die in het diplomastelsel Burgerzaken in 2016 opgenomen wordt in de PublieksAcademie van de NVVB. Daarnaast levert NBP een set hulpmiddelen op. Deze set is geïntegreerd met de documenten van het ID protocol van de NVVB.

De WTI Special is tot stand gekomen dankzij verslaglegging en interviews door Carmen Kromosono-Jonathans, Thansz Teksten & Projecten.

Harrie Balke – W TI Oost-Nederland

“Stel je kwetsbaar op, dat is de sleutel tot succes” Harrie Balke is voorzitter van de WTI (Werkgroep Tegengaan Identiteitsfraude) Oost-Nederland, die hij in 2011 samen met Dick van Veen (gemeente Zwolle) oprichtte. De WTI is een samenwerkingsverband tussen verschillende ketenpartners die elkaar aanvullen en versterken in de strijd tegen identiteitsfraude.

Wat was de aanleiding voor het opstarten van een WTI OostNederland? “Ik werk voor de gemeente Enschede. De toenmalige vreemdelingendienst maakte ons duidelijk hoe lastig het voor hen is, als elke gemeente een andere werkwijze hanteert. Ze kunnen onmogelijk hun diensten aan laten sluiten op de behoeften van gemeenten, als die in elke gemeente verschillend zijn. Voor de politie is het belangrijk dat gemeenten op uniforme wijze aangifte doen. Zo ontstond het idee voor een WTI in de politieregio Oost-Nederland.” Hoe start je een WTI op? “Het begint met het om tafel krijgen van de ketenpartners. Denk aan de gemeenten in de politieregio, de vreemdelingenpolitie, de Koninklijke Marechaussee, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Rijksdienst voor Wegverkeer en het Openbaar Ministerie. Een gouden tip is om je tijdens het gesprek met ketenpartners kwetsbaar op te stellen. Dat is de sleutel tot succes. Daardoor leer je namelijk niet alleen elkaars sterke punten kennen, maar ook elkaars zwaktes. Zo schep je geen valse verwachtingen en weet je uiteindelijk op welke gebieden je elkaar écht kunt versterken. Zelf hebben we heel wat werk verricht om het OM aan tafel te krijgen, maar hun deelname heeft -zowel voor hen als voor ons- veel voordelen opgeleverd.”

Heb je nog andere tips voor het opstarten van een WTI? “Zorg dat je alle gemeenten meekrijgt, anders heb je zwakke schakels in de keten. En criminelen hebben heel snel door waar ze wel en niet moeten zijn. Het is verstandig om als initiërende gemeente niet individueel op andere gemeenten af te stappen, maar samen met een ketenpartner zoals de politie. Vaak kan zo’n partij andere gemeenten veel beter uitleggen wat de meerwaarde is van een dergelijk samenwerkingsverband.” Tot slot: Hoe belangrijk zijn de Awareness trainingen binnen de WTI? “Als medewerker burgerzaken moet je je realiseren waarom je dat werk doet. Daarom heeft de Koninklijke Marechaussee, de deelnemende gemeenten gratis een train de trainer-cursus aangeboden. De medewerkers die deze training hebben gevolgd, geven op hun beurt weer een gratis Awarenesstraining aan andere gemeenten die het convenant tekenen.”

Hulpmiddelen Uitvoering Brondocumenten (HUB) HUB staat voor de landelijke implementatie van hulpmiddelen voor het beoordelen van buitenlandse brondocumenten, maar ook voor samenwerken en kennisdelen in de keten van identificatie. Project HUB faciliteert en stimuleert gemeenten in regionale samenwerkingsverbanden te werken, door middelen van “centrumgemeenten’, kennis en expertise ten aanzien van het beoordelen van buitenlandse brondocumenten in de regio te borgen. De specialistische kennis wordt verkregen via kwaliteitseisen, opleidingen en workshops. Project HUB is een initiatief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en de NVVB. Momenteel worden er pilots gedraaid in Rotterdam en Groningen.

bewustwording B&R

Wim Leutscher - adviseur Expertise Centrum Rijbewijzen RDW

“Een rijbewijs is vals, tenzij…” Sinds 1 januari 2005 is het rijbewijs een officieel ID-document. Wim Leutscher, adviseur bij het Expertise Centrum Rijbewijzen van de RDW, vertelt over de verantwoordelijkheden die deze status met zich meebrengt.

Wanneer is het Expertise Centrum Rijbewijzen opgericht? “In feite bestaan we sinds 1 oktober 1986, maar waren toen bekend onder de naam ‘Unit Rijbewijzen.’ Dat is opgericht toen de geldigheid van het rijbewijs van vijf naar tien jaar verschoof. Er kwam een centraal register, terwijl dat voorheen provinciaal geregeld werd. Sindsdien wisselen we ook buitenlandse rijbewijzen om. Het Expertise Centrum Rijbewijzen is opgedeeld in drie ketens: afgiften, handhaving en de ID-keten. De ID-keten richt zich op alle aspecten die de ID-functionaliteit van het Nederlandse rijbewijs met zich meebrengt, waaronder ook het omwisselen van buitenlandse rijbewijzen. We controleren de documenten op echt- en geldigheid en kijken of ze voldoen aan de internationale criteria die gelden voor het omwisselen.” Hebben jullie een informatiesysteem waarmee gemeenten de echtheid van een rijbewijs kunnen verifiëren? “Op de NRD-website (Nieuw Rijbewijsdocument) en op www.rijbewijs.nl staan alle echtheidskenmerken van het Nederlandse rijbewijs. Komen ze er niet uit? Dan kunnen ze bellen met onze helpdesk of mailen naar rijbewijsfraude@rdw.nl. Buitenlandse rijbewijzen worden standaard naar ons opgestuurd, die hoeven baliemedewerkers dus niet op echtheid te verifiëren. De RDW verzamelt informatie over alle documenten en deelt dat met bepaalde partijen. Zo kunnen handhavers in de Bura App de echtheidskenmerken van alle Europese rijbewijzen vinden.”

B&R

De RDW is ketenpartner binnen de WTI, welke voordelen heeft dat voor jullie? “Binnen de WTI doet iedereen waar hij goed in is. De IND behandelt brondocumenten, de KMar reisdocumenten en de RDW rijbewijzen. Door de korte lijntjes kunnen we elkaar snel op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen. Stel dat de RDW een nieuwe fraudetechniek ontdekt, dan maken we de KMar daar ook alert op bij reisdocumenten. En andersom geldt dat natuurlijk ook.” Wat is belangrijk bij het tegengaan van rijbewijsfraude? “Het begint bij de burger zelf. Wees zuinig op je rijbewijs. Laat het niet zomaar kopiëren en zet geen foto van zo’n document op Facebook. Weet wat je doet! Ook binnen de RDW zijn we ons er heel erg van bewust dat we een ID-document afgeven. Voorheen gingen we er in principe vanuit dat een rijbewijs echt was, tenzij... (het een vals exemplaar bleek te zijn). Sinds het Nederlandse rijbewijs op 1 januari 2005 de ID-status heeft gekregen, benaderen we het met een gezonde dosis wantrouwen: een rijbewijs is vals, tenzij…”

Awarenesstraining De Awarenesstraining heeft als doel bewustwording aan de gemeentebalie te creëren. Tijdens de training staat het belang van een goede vaststelling van de identiteit door baliemedewerkers centraal. Baliemedewerkers moeten eigenlijk altijd twijfelen aan de identiteit van degene die zich aan de balie meldt! Tijdens de training krijgen medewerkers inzicht in het denken en handelen van een fraudeur. Hoe gaat een fraudeur te werk? Hoe kun je fraudeur herkennen? Wat moet je doen wanneer je twijfelt? Iedere gemeente die aangesloten is bij een regionale WTI krijgt een dergelijke training gratis aangeboden door de partners van de WTI.

Weet wat je doet!

Fred Hoogenberg – IND (Immigratie- en Naturalisatie Dienst)

“Een uniforme werkwijze is van essentieel belang” De Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND) is de toelatings organisatie van Nederland en beoordeelt alle verblijfsaanvragen van mensen die in Nederland willen wonen of Nederlander willen worden. Denk bijvoorbeeld aan aanvragen voor gezinshereniging, asiel of visa. Fred Hoogenberg is senior documentexpert bij de IND en behandelt met name de meer complexe zaken.

Alleen ga je sneller Samen kom je verder

! tw en

n do

Zijn er nog andere interessante ontwikkelingen op dit gebied? “We zijn bezig met het project HUB, dat gemeenten hulpmiddelen biedt bij het beoordelen van buitenlandse brondocumenten. Om het project te laten slagen is het belangrijk dat gemeenten dit initiatief steunen en de benodigde apparatuur aanschaffen. Maar ook door medewerkers de gelegenheid te geven om opgeleid te worden. Eind dit jaar starten er pilots in Rotterdam en Groningen. Na de evaluatie rollen we het project -naar verwachting in 2016- landelijk uit.”

Alle ketenpartners van de WTI hebben kaarten ontwikkeld waarop kort en bondig staat vermeld waar deze partner zich voor inzet. De kaarten staan op de pagina`s van de partners. Interesse in een set kaarten? Stuurt u dan een mail naar nvvb@nvvb.nl. U kunt de kaarten gebruiken om op een zichtbare plek op te hangen op uw afdeling. Zo zijn de ketenpartners altijd in de buurt en creëert u nog meer bewustzijn op de afdeling.

ijfel?

Hoe kan de IND de gemeente van dienst zijn? “Gemeenten kunnen gebruik maken van onze expertise. De IND heeft ‘DISCS’ ontwikkeld, een informatiesysteem waarin ongeveer 3500 brondocumenten zijn opgenomen. Bij elk document geven we technische en waar mogelijk tactische informatie: Hoe hoort het document eruit te zien? Welke technieken zijn toegepast? Waar kan een document afgegeven zijn? Op welke echtheidskenmerken moet je letten? Met dit systeem, dat we aan iedere gemeente in Nederland hebben aangeboden, kan een gemeente eerst zelf kritisch naar een document kijken. Komen ze er niet uit? Dan onderzoeken wij het document en sturen de rapportage terug naar de gemeente. Soms vloeien daar hoorcommissies of rechtszaken uit voort, waarbij wij zo nodig als getuige-deskun-

dige optreden en uitleggen waarom een document is afgekeurd.” Wat hebben jullie van gemeenten nodig om jullie werk goed te kunnen doen? “Het is belangrijk dat gemeenten op een uniforme wijze samenwerken. Ontwikkelingen zoals de WTI (Werkgroep tegengaan Identiteitsfraude) en het project NBP (Naar Betrouwbare Persoonsgegevens) helpen daarbij. Uniformiteit maakt het zogenaamde ‘shoppen’ bij gemeenten minder aantrekkelijk voor criminelen. Daarvoor is het belangrijk dat we DISCS up-to-date houden en aanvullen waar dat kan. Gemeenten kunnen ons daarbij helpen door brondocumenten, die niet in het systeem staan, bij ons aan te leveren via burdoc.onderzoek@ind.minvenj.nl.”

gewoo

Waarom is de gemeente zo’n belangrijke ketenpartner voor de IND? “Ik wil voorop stellen dat alle ketenpartners even belangrijk zijn, maar de gemeente is de grootste. Wanneer zij twijfelen over de echtheid van een brondocument die de frontoffice aangeboden krijgt voor inschrijving in de BRP, sturen ze dat document naar de IND voor onderzoek. In Nederland zijn er ongeveer 800 afnemers van BRP gegevens. Dat geeft aan hoe essentieel het is dat de BRP niet vervuild is.”

B&R

Marinus de Vries – KMAR (Koninklijke Marechaussee)

“Alleen een getraind oog herkent fraude” De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met een militaire status. Sinds zich in de jaren ’80 de eerste serieuze vervalsingen aandienden, houdt de KMar zich bezig met documenten identiteitsfraude. De KMar organisatie is opgedeeld in verschillende districten. Marinus de Vries vertelt over zijn werkzaamheden als vakdeskundige bij de KMar ID-desk in district Noord-Oost.

Wanneer is de KMar ID-desk in deze hoedanigheid opgezet? “Na de aanslagen op de Twin Towers in 2001, presenteerde het kabinet de zogenaamde ‘terroristennota.’ Het landelijk uitbreiden van het vakgebied falsificaten van de KMar in 2003, was één van de acties die daaruit voortvloeide. Zelf ben ik ook op dat moment ingestapt. Waar er zich in de jaren ’80 slechts twee mensen binnen de KMar verdiepten in dit vakgebied, zijn dat er landelijk nu bijna vijftig. Sinds 2013 opereren we onder de naam KMar ID-desk.” De KMar is aangesloten bij de WTI Oost-Nederland. Welke voordelen ervaren jullie? “Gemeenten en ketenpartners binnen de WTI weten elkaar te vinden met een specifieke vraag. Zo ga je naar de IND met een brondocument, naar de RDW met een rijbewijs en naar de KMar met een reisdocument. Heel eenvoudig, maar je moet net even weten bij wie je moet zijn met

welk document. Ook zijn gemeenten alerter geworden. Sinds de start van de WTI krijgen we meer vragen van gemeenten over documenten. En dat was uiteindelijk onze insteek: identiteitsfraude onder de aandacht brengen. Dat is mede waarom we gratis Awareness-trainingen geven aan gemeenten die het WTI-convenant tekenen. Met deze trainingen willen we mensen bewust maken van het fenomeen identiteitsfraude, maar ook van het feit dat ze ons zonodig om hulp kunnen vragen.” Binnen welk tijdsbestek kan een gemeente antwoord verwachten op een vraag? “Soms gaat het om een eenvoudig verzoek, waar we binnen enkele minuten antwoord op kunnen geven. Een andere keer is de vraag wat ingewikkelder en laat het antwoord iets langer op zich wachten, maar in principe proberen we altijd binnen 24 uur uitsluitsel te geven.”

Wat kunnen gemeenten zelf doen om identiteitsfraude tijdig te signaleren? “Het begint met alert zijn, maar daarnaast moet je met een kritische blik naar een document durven en kunnen kijken. Edison, Discs of iFado zijn bijvoorbeeld programma’s waarin je online documenten kunt verifiëren. Verder is het verstandig om niet alleen te investeren in dure apparatuur, maar ook -of zelfs vooral- in kennis en vaardigheden. Zo trekt een arts allerlei conclusies uit een röntgenfoto, terwijl het ons niks zegt. Datzelfde geldt ook voor een scan van een identiteitsbewijs; alleen een getraind oog herkent fraude.”

Mariska Kisteman, BRP specialist, gemeente Staphorst “Onze gemeente doet momenteel nog niet zoveel op het gebied van identiteitsfraude, maar we zijn van plan om een opleidingstraject te volgen.”

Janet Scholten, BRP specialist en applicatie- en kwaliteitsbeheer, gemeente Duiven “Onze gemeente heeft het WTI convenant getekend en ik ben hier om te kijken hoe we daar in onze gemeente concreet vorm aan kunnen geven.”

B&R

Altijd een ID!

KMar ID-desk

Gabrielle Dessing – Openbaar Ministerie & Paul Janssen – Politie Oost-Nederland

“Zorg voor een goed dossier” Het Openbaar Ministerie (OM) is verdeeld in tien arrondissementen, die overeenkomen met de tien politieregio’s in Nederland. Gabriëlle Dessing (jurist en adviseur bij het OM, arrondissement OostNederland) en Paul Janssen (ID-coördinator, politie Oost-Nederland) vertellen wat er gebeurt na een aangifte van identiteitsfraude.

Hoe kom je tot een goede aangifte? Paul: “Binnen de WTI heeft de politie samen met de gemeente, de AVIM, het ICTU en de matchingsautoriteiten, een

“Er moet meer aandacht zijn voor opleidingstrajecten binnen de gemeente.”

Wat gebeurt er nadat een baliemedewerker een vals document onderschept? Paul: “Alle gemeenten die het WTI-convenant hebben ondertekend, hebben een duidelijke afspraak over ‘heterdaad-situaties.’ Als een medewerker twijfelt of zeker weet dat een document vals is, dan belt hij 112 en komen er geüniformeerde agenten om de verdachte aan te houden.” Gabriëlle: “Dit soort heterdaad-gevallen behandelen

Gerard Epping, senior medewerker gemeentewinkel, gemeente Midden-Drenthe

hulpdocument opgesteld om tot een goede aangifte te komen. In deze ‘onderlegger’ staan tips en opmerkingen voor de gemeenteambtenaar, om de juiste informatie te verzamelen: Is er een tweede persoon aanwezig? Welke documenten zijn door de verdachte overlegd? (voeg deze bij de aangifte). Ook zijn er voorbeeldvragen opgenomen die de medewerker kan stellen in het geval van twijfel. Dankzij dit document, dat we nu ongeveer negen maanden gebruiken, kunnen we een vollediger proces verbaal van aangifte opstellen.”

we volgens de ZSM-procedure; Zo Spoedig/ Slim/ Selectief/ Samen(levingsgericht) Mogelijk. Niet heterdaad-gevallen lenen zich niet altijd voor de ZSM-procedure, omdat ze vaak nader onderzocht moeten worden. Toch behandelen we tegenwoordig ook steeds vaker niet heterdaad-gevallen volgens ZSM.” Hebben jullie nog een boodschap voor de lezers? Paul: “Durf te twijfelen. Soms zijn medewerkers bang dat ze de politie voor niets laten komen, maar de politie komt nooit voor niets. Je kunt beter een keer te vaak de politie bellen dan een keer te weinig.” Gabriëlle: “Wij horen soms dat het lastig is om met het OM in contact te komen, maar elke gemeente heeft korte lijnen met het OM, bijvoorbeeld via de burgemeester of de AOV-er. Maak gebruik van die korte lijnen!”

t k c

gech e

Wat is nodig om tot een strafrechterlijke vervolging te komen bij identiteitsfraude? Gabriëlle: “Juridisch gezien gaat het om de delictsomschrijving. Alle onderdelen van de artikelen voor identiteitsfraude in het Wetboek, moeten wij kunnen bewijzen. Dit kan alleen met een goed dossier. In een goed dossier is de situatie zo uitgebreid en gedetailleerd mogelijk beschreven. Waarom denk je dat een document vals is? Welke concrete aanwijzingen heb je daarvoor? Vul dus niet te snel ‘onbekend’ in, want dat kan ertoe leiden dat een zaak misschien onnodig geseponeerd wordt. Dat moeten we voorkomen, want identiteitsfraude kan veel maatschappelijke schade aanrichten. Er staat volgens de richtlijnen niet voor niets een gevangenisstraf op van twee maanden.”

Wie

de n

tite

B&R

Woensdag 11 november 2015

WTI-dag Zwolle Op woensdagochtend 11 november hebben zich ruim 130 mensen verzameld in het café van de Nieuwe Buiten Sociëteit in Zwolle. Onder het genot van een kop koffie is iedereen druk met elkaar in gesprek. Waarover? Over het tegengaan van identiteitsfraude: Hoe pak je dat aan?

a het welkomstwoord van dagvoorzitter John de Ruiter (lid van het dagelijks bestuur van de NVVB) volgt een videoboodschap van minister Plasterk, die hij speciaal voor de bezoekers van de WTI-dag heeft ingesproken. Hij bendarukt hoe belangrijk het is dat burgerzaken als ‘frontsoldaat van de overheid’ samenwerkt met andere partijen om identiteitsfraude te bestrijden. Elke gemeente moet zijn zaken goed op orde hebben, want “inbrekers gaan niet naar een huis met een goede beveiliging.” Burgemeester Henk Jan Meijer haakt in zijn toespraak aan op die boodschap: “Als fraudeurs naar andere gemeenten uitwijken omdat wij onze zaken goed op orde hebben, zet dat die andere gemeenten aan om identiteitsfraude ook hoog op de agenda te zetten. Zijn advies luidt: “Draag het aan als onderwerp voor het portefeuillehoudersoverleg. Zo is in Zwolle het balletje ook gaan rollen.” Na deze introductie vertellen Harrie Balke en Dick van Veen, de initiatiefnemers voor de WTI in Oost-Nederland hoe dit -in eerste instantie kleinschalige- initiatief uitgroeide tot een samenwerkingsverband waar alle ketenpartners aan deelnemen. Vervolgens komen alle ketenpartners zelf aan het woord. In de pitch van Maaike van der Streek (gemeente Zwolle) staat ‘bewustwording’ centraal, “want,” zegt ze, “daar begint het mee.” Daarnaast is samenwerking essentieel bij het tegengaan van identiteitsfraude. Paul Janssen van de politie Oost-Nederland: “We leren van elkaar, doordat we elkaars sterke en zwakke punten kennen.

B&R

Zo verbeter je de kwaliteit én het rendement.” Daar sluit Fred Hoogenberg van de IND zich bij aan: “Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder.” De quote van Marinus de Vries van de Koninklijke Marechaussee luidt: Altijd een ID! “ID-fraude is de moeder aller fraudes, het is de start van andere fraudes of wordt gebruikt om fraudes te verhullen,” licht hij toe. Het tegengaan van identiteitsfraude begint volgens Wim Leutscher (RDW) bij de burger zelf. “Laat je paspoort of rijbewijs niet zomaar kopiëren. Weet wat je doet!” Gabriëlle Des-

sing van het OM benadrukt het belang van een goed dossier. “Dat is essentieel om tot een strafrechterlijke vervolging te komen.” Na de lunch volgen de bezoekers in vier kleinere groepen workshops over het tegengaan van identiteitsfraude. Er komen tips voorbij vanuit de WTI Oost-Nederland, maar ook lopende projecten en mogelijkheden voor opleidingen en trainingen. We hopen dat er mooie samenwerkingen voortvloeien uit deze inspirerende dag!

We hopen dat u na het lezen van de WTI Special zich net zo bewust bent van hoe groot de impact van identiteitsfraude kan zijn en wat een fantastisch initiatief WTI is. De NVVB start in 2016 met een landelijk WTI overleg en we houden u daar uiteraard van op de hoogte. Mocht u nog vragen hebben over identiteitsfraude of de Werkgroep Tegengaan Identiteitsfraude dan kunt u contact opnemen met Willeke van Dijk van het bureau van de NVVB, via telefoonnummer 079 – 361 77 47 of per mail willekevandijk@nvvb.nl

Raadgevend referendum? Laat u goed adviseren en kies v贸贸r Procura

stempassen

stembiljetten

Postbus 135, 1700 AC Heerhugowaard Industriestraat 11, 1704 AA Heerhugowaard T (072) 571 25 05 www.procura.nl

materialen

software | formulieren | verkiezingen

B&R

Persoonsinformatiemanagement

Welke informatie mag geâ&#x20AC;&#x2030; voor adresonderzoek? Nu gemeenten op grote schaal adresonderzoeken uitvoeren, is het tijd om enkele misverstanden uit de wereld te helpen. Er bestaan drie hardnekkige misverstanden. Het eerste misverstand is de opvatting, dat alle informatie waar een gemeente over beschikt, gebruikt mag worden voor adresonderzoek. Het tweede misverstand is, dat informatie die verkregen wordt uit zogenaamde open bronnen, zoals sociale media, gebruikt mag worden. En het derde misverstand betreft de bevoegdheid van de gemeenteambtenaar; dat de ambtenaar een fake-account mag aanmaken op Facebook om op zoek te gaan naar informatie. Dit zijn drie ongeoorloofde inbreuken op de persoonlijke levenssfeer. Tegelijkertijd gebruikt de gemeente de bevoegdheden die ze weĚ l heeft om te waarborgen dat de bevolkingsgegevens op orde zijn, niet of onvoldoende. mr. Corrie Ebbers, privacy-jurist

en juiste en actuele bevolkingsadministratie is de core-business van burgerzaken. Want deze gegevens worden in de hele publieke keten verwerkt door allerlei afnemers, zowel alle afdelingen van de gemeente als de landelijke afnemers waaronder pensioenfondsen, de SVB, het UWV en de politie. Onjuiste persoonsgegevens zorgen voor trage werkprocessen en kunnen leiden tot fraude door onterechte toekenning van vergunningen en voorzieningen. Het hele publieke domein is dus gebaat bij kwalitatief juiste en actuele persoonsgegevens. Bij het op orde brengen van die gegevens moet de gemeente een open en transparante organisatie blijven die gebonden is aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en daar hoort bij dat de burger

B&R

altijd vooraf geĂŻnformeerd wordt over de wijze waarop informatie wordt verzameld. Slechts in uitzonderingssituaties kan daarvan worden afgeweken. De drie misverstanden worden hieronder toegelicht.

1. Het gemeentebreed gebruik van informatie Het feit dat de gemeente over veel persoonsgegevens beschikt, wil niet zeggen dat die informatie voor andere doeleinden gebruikt mag worden. Informatie uit andere bestanden, van andere afdelingen, mag niet zonder meer gebruikt worden voor adresonderzoek. Het principe van doelbinding staat hieraan in de weg. En in diverse wetten is ook een geheimhoudingsbepaling opgenomen.1

Zo mag informatie uit het sociaal domein, uit de belastingadministratie, strafrechtelijke gegevens en andere bijzondere gevoelige gegevens zoals nationaliteit of een pasfoto, in principe niet gebruikt worden. Er moet altijd een rechtmatigheidstoets uitgevoerd worden en dat kan alleen als die betreffende wet geraadpleegd wordt op grond waarvan die informatie wordt verwerkt. Zo is voor het gebruik van een pasfoto uit de reisdocumenten art. 73 van de PUN van toepassing, waarin limitatieve verstrekkingsbepalingen zijn opgenomen. Ook een selectie van meerdere nationaliteiten op een adres, zonder dat er een concrete aanwijzing is dat gegevens onjuist zijn, is onvoldoende aanleiding om een onderzoek in te stellen. Pas wanneer er een ver-

bruikt worden tie’. Hij is gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals die zijn opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht en geconcretiseerd in de Wet bescherming persoonsgegevens. Een ambtenaar verzamelt informatie om een besluit te nemen die rechtsgevolgen heeft voor de burger. En als daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, dan zijn wettelijke regels van toepassing die het gebruik reguleren. Als op deze wijze informatie wordt verzameld zonder de betrokken burger op de hoogte te stellen, dan handelt de gemeente onrechtmatig. Deze werkwijze moet gemeld worden bij de toezichthouder, het CBP.5 Voor het opsporen van sociale-zekerheidsfraude is deze werkwijze beschreven (zie ‘Protocol internetonderzoek door gemeenten’, CBP Nieuwsbericht 17 april 2015). Internetonderzoek, zonder dat daar een aanleiding voor is, is niet toegestaan, ook niet preventief. moeden bestaat van opzettelijk misbruik van een adres, kan een onderzoek worden ingesteld.2 Met name bij het gebruik van bijzonder gevoelige informatie moet die check worden uitgevoerd, want voor deze informatie geldt een verbod-tenzij-bepaling: deze informatie mag niet gebruikt tenzij een wet daar nadrukkelijk in voorziet. Dus hier moet altijd een rechtmatigheidstoets worden uitgevoerd.3

2. Informatie uit ‘open bronnen’ Het is een hardnekkig misverstand dat informatie die vrij toegankelijk is, zonder meer gebruikt mag worden. Informatie uit ‘openbare bronnen’ is voor iedereen beschikbaar, maar het feit dat iedereen die informatie kan raadplegen, geeft geen antwoord op de vraag of die informa-

tie rechtmatig is verkregen, zoals voorgeschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (art. 6 WBP). In het rapport Samen sterk tegen adresfraude van de RvIG, wordt het raadplegen van openbare bronnen vrij laconiek beschreven als mogelijkheid om informatie te vergaren, maar hier is een waarschuwing op zijn plaats.4 Ook al gaat het om onderzoek in vrij toegankelijke bronnen, dit onderzoek speelt zich niet af in een juridische vrijruimte. Ook op internet gelden spelregels. De ambtenaar die adresonderzoek doet is geen privé-persoon maar is ‘in func-

3. Fake-account op Facebook Op een van de regiocongressen vertelde een medewerker burgerzaken dat zijn gemeente onder een fake-naam een account heeft aangemaakt op Facebook om zodoende informatie te vinden in het kader van adresonderzoeken. De fake-naam is bedoeld om de privacy van de ambtenaar te beschermen (?). Dit is een vorm van heimelijk waarnemen, een bevoegdheid die niet thuishoort in de transparante bestuursrechtelijke sfeer. Als de ambtenaar zich anoniem, of onder

1 O.a. art. 65 Participatiewet, art. 6.1 WMO, art. 7.3.11 Jeugdwet. 2 Voor een uitgebreide bespreking van het persoonsgegeven ‘nationaliteit’ zie B&R sept. 2010. 3 Art. 16 e.v. WBP. 4 Samen sterk tegen adresfraude, RvIG april 2015, blz. 18. 5 Voorafgaand Onderzoek art. 31 lid 1 b WBP.

B&R

pseudoniem op Facebook begeeft, is sprake van een onrechtmatige wijze van verkrijging van persoonsgegevens6 en misleiding. Dit is een bevoegdheid die exclusief is toebedeeld aan de strafrechtelijke opsporingsambtenaren en die bevoegdheid wordt uitgeoefend, met toestemming vooraf, onder gezag en toezicht van de Officier van Justitie.

Wat moet de gemeente wel doen 1. Gebruik altijd de beschikbare middelen en bevoegdheden. Raadpleeg altijd Suwinet en richt het proces van terugmelden in. Zorg dat binnen de gemeente alle afdelingen een terugmelding doen als deze afnemers ‘gerede twijfel’ hebben over de juistheid van de authentieke gegevens zoals die op grond van de Wet BRP, de BAG en de WOZ zijn vastgesteld, en bedenk dat sinds september 2015 ook de politie een terugmeldplicht heeft.7 2. Zet gegevens ‘in onderzoek’ (art. 2.76, 2.78 Wet BRP). Zo weten afnemers dat ze geen vertrouwen meer hoeven te ontlenen aan deze gegevens en wordt het verplicht gebruik van deze authentieke gegevens opgeheven. Die afnemers kunnen dan op grond van de eigen bevoegdheden en middelen die ter beschikking staan, maatregelen nemen door een uitkering of voorziening op te schorten en om misbruik te onderzoeken. 3. Pas i-Spiegel toe, speciaal ontwikkeld om binnen de gemeente de kwaliteit van de data te controleren (www.ispiegel.nl). 4. Stel altijd de identiteit deugdelijk vast. Identiteitsfraude en identiteitsmisbruik is een groot en onderschat probleem. Als een gemeente digitale dienstverlening helemaal doorvoert en genoegen neemt met DigiD waarbij de burger niet meer aan de balie verschijnt met zijn identiteitsdocument, dan blijft het dweilen met de kraan open. DigiD is geen identificatie maar legitimatie. DigiD is een sleutel die overgedragen kan worden aan een ander. Dat heeft de grootschalige fraude met toeslagen (de zogenaamde Bulgarenfraude) laten zien.8 Het gebruik van DigiD waarmee

B&R

toegang wordt verkregen tot overheidsvoorzieningen, werkt fraude in de hand. Dus controleer altijd de identiteit van de burger als dat in wetgeving is voorgeschreven. Zo is de plicht om de identiteit deugdelijk vaststellen in de Wet brp negen keer voorgeschreven.9 De gemeente heeft de bevoegdheid om diegene in persoon op te roepen. Alleen als de burger in persoon verschijnt en zijn identiteitsdocument toont kan het document gecontroleerd worden op echtheid en kan de identiteit van de persoon deugdelijk worden vastgesteld. Dit is met name van belang als het gaat om het toekennen van toeslagen of andere voorzieningen, zoals een uitkering of vergunning. In oktober 2013 en juni 2014 heeft het CBP brieven gestuurd aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In deze brieven uit het CBP

nadrukkelijk zorgen over de bescherming van persoonsgegevens bij de verwerking van gegevens in het sociaal domein.10 Op dit moment voert het CBP bij 41 gemeenten onderzoek uit naar het gebruik van gegevens. De resultaten daarvan worden binnenkort verwacht. Hierbij dus een dringend advies aan de RvIG om het rapport Samen sterk tegen adresfraude op de hier besproken punten aan te passen om zodoende een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen.

6 Artikel 6 Wet bescherming persoonsgegevens 7 Staatscourant 2015, 30825. 8 http://www.nu.nl/binnenland/3403015/ grootschalige-fraude-met-nederlandsetoeslagen.html 9 Artikelen 1.8, 2.4, 2.19, 2.20, 2.21, 2.52, 2.55, 2.67 en 2.80 Wet basisregistratie personen 10 https://cbpweb.nl/nl/onderwerpen/ gemeente/sociaal-domein

Inspirerend leidinggeven aan het KCC

Hoe inspireer je je team in de richting van waardevol klantcontact?

In maart 2016 start de erkende MBO4opleiding ‘Contact center teamleider’. Deze inspirerende eenjarige leergang zorg ervoor dat jouw natuurlijke talenten als teamleider nog verder worden uitgebouwd en benut. Alle aspecten van het mooie vak komen aan bod in deze volledig gesubsidieerde opleiding.

Meer weten?

0313 - 654 240 | Ocaro.nl/mbo4-opleiding-2016 www.ocaro.nl

Column

Wob-verzoeken U kent ze vast wel, van die verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur over de meest uiteenlopende onderwerpen, waarbij je je afvraagt: waarom zou een zinnig mens die informatie in vredesnaam willen hebben? Ook de Kiesraad ontvangt met een zekere regelmaat verzoeken waarin wordt gevraagd om: – het mediabeleid, mediacontacten en mediaberichten; – alle uitgaven voor ontwikkeling en onderhoud van de beheerde websites; – een overzicht van alle unieke bezoekers van deze websites; – alle eerdere Wob-verzoeken en de daarop verstrekte informatie; – alle rechtszaken dan wel rechterlijke uitspraken. Het zijn vaak standaardbrieven, waarbij de afzender zich niet eens de moeite getroost om zich af te vragen of bepaalde passages of vragen wel van toepassing zijn op de aangeschreven organisatie. Wat in dit verband bijvoorbeeld te denken van een zin die ik recent tegenkwam in een brief gericht aan de Kiesraad: ‘Ik kan niet naar het gemeentehuis komen om stukken in te zien want ik ben slecht ter been.’

Melle Bakker, secretaris-directeur Kiesraad

Ter vermijding van een mogelijk misverstand. U zult mij niet horen zeggen dat de Wob geen goede, nuttige wet is – dat is hij namelijk zeer zeker wel. Maar wordt het zo langzamerhand niet de hoogste tijd dat paal en perk wordt gesteld aan misbruik van deze wet? Natuurlijk nemen u en ik alle verzoeken om informatie serieus en wijzen we mensen aan om alle gevraagde gegevens boven tafel te krijgen. Maar wees eerlijk, hebt u soms ook niet heel even de neiging om aan de stellers van dit soort brieven iets te schrijven in de zin van: Geachte heer …, [volgens mij zijn het meestal mannen] Ik heb uw brief om informatie gelezen en ik heb een paar vragen: – Waarvoor heeft u deze informatie nodig? – Wat gaat u daarmee doen? – Realiseert u zich dat aan de beantwoording van uw brief een prijskaartje hangt en bent u bereid dat bedrag te betalen? En om dan vervolgens – wanneer de afzender ongetwijfeld zal hebben geantwoord dat hij geen belang hoeft aan te tonen, niet hoeft te laten weten wat hij met de informatie gaat doen en al helemaal niet bereid is om voor de informatie te betalen – in een tweede brief te antwoorden: Geachte heer …, [altijd beleefd blijven] U zult begrijpen dat wij in het licht van uw teleurstellende reactie geen gevolg kunnen geven aan uw verzoek. Wij zien uw verzoek als een poging om misbruik te maken van de Wet openbaarheid van bestuur en daar passen wij voor. Wij hebben wel wat beters te doen. Eventuele vervolgbrieven van u zullen worden gedeponeerd en wij zullen uw naam op de zwarte lijst van Wob-querulanten plaatsen. Natuurlijk schrijven we dit soort brieven niet echt en natuurlijk geven we in de praktijk netjes antwoord op alle gestelde vragen, maar toch … Wat zou het heerlijk zijn, om zo’n verzoeker eens haarfijn uit de doeken te mogen doen wat je eigenlijk van zijn verzoek vindt. Fijne feestdagen!

B&R

Algemeen

Brondocumenten uit Syrië Met de toenemende stroom vluchtelingen, nemen ook uw vragen

Adviesbureau

over de Syrische brondocumenten toe. Voor naturalisatie zijn Syrische burgers sinds 1 april 2014 vrijgesteld om een paspoort en geboorteakte over te leggen, want sinds de burgeroorlog in Syrië is het een onmogelijke zaak om aan brondocumenten te komen. Sandra Bekking en José Guit, adviesbureau NVVB

Vanaf 8 november 2012 stopte de Nederlandse ambassade in Beiroet (de ambassade in Damascus had de werkzaamheden in maart 2012 moeten opschorten) met het legaliseren van Syrische documenten. Om deze redenen zal ook voor de BRP niet om Syrische brondocumenten gevraagd worden, maar we merken wel dat veel vluchtelingen documenten meegenomen hebben. In Syrië is de registratie stedelijk georganiseerd. De eerste stappen voor een bevolkingsregistratie werden rond 1914 gezet. Destijds viel het land onder het Ottomaanse Rijk net als onder andere Turkije. De manier van registreren, in familieregisters, lijkt ook wel wat op elkaar. Na het Ottomaanse Rijk viel Syrië onder Frans mandaat, wat voor een werkbare bevolkingsregistratie ongetwijfeld een voordeel zal zijn geweest.

Geboorteakte en familieboekje De documenten die u vaak in handen krijgt, zijn afgegeven door een ‘civil registrar’. De instantie wordt in het Engels vertaald als ‘Civil Affairs’, Burgerzaken, vallend onder het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Het document betreft een Arabisch origineel met daarbij meestal een Engelse vertaling. Het wordt vaak vertaald als ‘a copy of the Civil Status Record’. Zoals eerder gezegd, het betreft familieregisters. De vader is verplicht om de geboorte van zijn kind (binnen 30 dagen) door te geven, zodat het in zijn ‘civil record’ staat geregistreerd. Bij geboorte krijgt iedere burger ook een identiteitsnummer, dat ook op de documenten vermeld staat. Na huwelijk worden de gegevens van een vrouw van haar vaders registratie overgezet in die van haar man. Een overgelegd document kan dus een hele familie betreffen of een document waarop op verzoek één persoon wordt vermeld. Ook het familieboekje is gebaseerd op de gegevens uit het ‘civil record’ en als brondocument bruikbaar. Als je de rangorde in de Wet BRP erbij betrekt, kan je niet zeggen dat het persoonlijke document sterker is dan de variant met de familie.

B&R

Huwelijksakte In Syrië bestaat het burgerlijk huwelijk niet. De kerken of de rechtbank voor islamitische huwelijken zorgen voor de huwelijksakte. Iedere moslim of christen die in Syrië huwt, dient zijn huwelijk te laten registreren bij burgerzaken. Het huwelijk is rechtsgeldig als het gesloten is voor een kerk of islamitische rechtbank. De burger heeft echter wel de verplichting om het huwelijk nog te laten registreren bij burgerzaken. Als brondocument heeft u de huwelijksakte nodig. Het familieboekje en persoonsuittreksels vermelden meestal niet de huwelijksplaats en –-datum.

Betrouwbaarheid van documenten Vluchtelingen uit Syrië krijgen al snel een verblijfsstatus. Dat maakt dat er nu een groter risico is op fraude bij Syrische documenten. Op 15 oktober heeft de IND via DISCS een alert uitgebracht over valse Syrische documenten: “Omschrijving: Uit grootschalig onderzoek van Syrische documenten bij bureau Documenten is gebleken dat er op dit moment valse, vervalste en kennelijk frauduleus verkregen individuele uittreksels uit het bevolkingsregister van Syrië in de omloop zijn. Indien een individueel uittreksel zonder overige documenten wordt aangeboden dient u extra alert te zijn.” Gelet hierop adviseren wij om alle brondocumenten uit Syrië naar Bureau Documenten van de IND te sturen.

Nationaliteit: Syrisch of staatloos of onbekend? In de machine-leesbare strook in het paspoort staat op de tweede regel (positie 11–13) de code die de nationaliteit weergeeft. Bij bezit van de Syrische nationaliteit staat er SYR. Maar er zijn ook veel Palestijnse vluchtelingen die reizen met een ‘traveldocument’. Daarin staat vaak de code XXB, die ‘vluchteling volgens het Vluchtelingenverdrag van 1951 betekent.

Betrokkene zelf meent vaak staatloos te zijn. Een verzoek aan de IND voor een mededeling ex artikel 2.17 Wet BRP wordt op dit moment nog vaak teruggestuurd. Dit is een punt van overleg van de NVVB met de IND. De IND is van mening dat de mededeling 2.17 niet opgevraagd hoeft te worden als een vreemdeling documenten heeft. Helaas ook als het documenten zijn waaraan een nationaliteit niet ontleend kan worden.

bekeken worden of hij een andere nationaliteit heeft of staatloos is. Is dat niet het geval (er is geen bewijsbare informatie over de nationaliteit van de ouders en/of geboorteplaats), dan kunnen deze mensen enkel met de onbekende nationaliteit worden geregistreerd.. Er is dan immers niet bekend welke wetten moeten worden toegepast.

Het probleem bij deze groep is dat Nederland de Palestijnse nationaliteit niet erkent en deze dus niet in de BRP geregistreerd kan worden. Dat wil niet meteen zeggen dat deze groep Palestijnen dan staatloos is. Staatloosheid wordt bepaald aan de hand van de toepasselijke wetgeving. Dat is de wet van de nationaliteit(en) van de ouders en van het land van geboorte. Als betrokkene (bewijsbare) informatie heeft over de nationaliteit(en) van de ouders en zijn geboorteplaats, kan er

Er wordt op dit moment bij het ministerie wel gewerkt aan een procedure om een rechter de staatloosheid te laten vaststellen. Het is niet bekend binnen welke tijd deze procedure werkelijkheid wordt. Zodra er meer duidelijkheid over de procedure mededeling 2.17 is, zullen we dit vermelden in de nieuwsbrief van de NVVB.

Een artikel over vluchtenlingen- en vreemdelingenpaspoort leest u op de website van de NVVB: www.nvvb.nl/communicatie/burgerzaken-recht

B&R

Persoonsinformatiemanagement

Tussen de vuren van wetgever en burger

‘ E n dan hoef je alleen nog maar naar de gemeente om te trouwen...’ Per 1 september 2015 is er een vereenvoudiging ingegaan van wat ooit de ‘Haagse ondertrouw’ of ‘Haagse route’ heette. Deze regeling stelt buitenslands wonende mensen die in Nederland een huwelijk of geregistreerd partnerschap willen aangaan in staat dit voornemen kenbaar maken bij de ABS in Den Haag. Maar de paar maanden praktijkervaring met de wijzigingen zijn niet positief. Wat de wetgever eenvoudiger acht, blijkt toch nog omslachtig en de burger leest de website slecht. De ABS mag het oplossen. Peter Kuijmans, gemeente Leiden

aten we eerst eens naar de aanvankelijke procedure kijken. Artikel 1:44 BW, lid 2 bepaalde: ‘Wanneer de aanstaande echtgenoten, van wie ten minste één de Nederlandse nationaliteit bezit, buiten Nederland hun woonplaats hebben, kunnen zij zich ten behoeve van hun voornemen om in het huwelijk te treden uitsluitend tot de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente ’s-Gravenhage wenden.’ Dat moest dus makkelijker kunnen. En inderdaad, de memorie van toelichting op deze wijziging rept nu van ‘aanzienlijk vereenvoudigd’. Zo vervalt de verplichting om, onder overlegging van bepaalde stukken, aangifte te doen van een voorgenomen huwelijk of gp. De aanstaande echtgenoten of partners kunnen – ‘ingevolge artikel 1:44 BW (nieuw)’ – volstaan met kennisgeving van hun

B&R

voornemen, ‘waarbij zij via een eigen verklaring de benodigde gegevens aan de ambtenaar van de burgerlijke stand (...) verstrekken’, en zich daarbij ‘rechtstreeks tot de door hen gekozen trouwgemeente’ wenden. Ze hoeven dus niet meer eerst langs de gemeente van een van hen. En de ambtenaar burgerlijke stand maakt geen akte meer op van de aangifte (de zogeheten ‘ondertrouw’).

De ‘Haagse route’ Toch blijft na 1 september 2015 de ‘Haagse route’ van toepassing voor deze twee buitenslands wonende personen met trouwplannen in Nederland. Wie denkt ‘mooi, dat blijft hetzelfde, en de ABS van de trouwgemeente hoeft niet meer te toetsen of gegadigden bevoegd zijn een verbintenis aan te gaan’, die vergist zich.

Vóór 1 september 2015 bepaalde de Haagse ABS of partijen daartoe bevoegd waren, en nu is er een site gekomen van de gemeente Den Haag waar gegadigden hun voornemen mogen melden. Maar dan begint het pas! Want na ontvangst van deze melding stuurt de Haagse ABS het voornemen digitaal door naar de trouwgemeente. Die moet dan alsnog uitzoeken of de gegadigden wel bevoegd zijn om in de gemeente van hun keuze te trouwen. Dat gaat gepaard met een stroom aan e-mailverkeer, extra belastend voor kandidaten én ABS. Om over het feitelijke toetsen van partijen nog maar te zwijgen. Kortom, veel meer werk voor deze ABS.

wee voorstellen van T een ABS in de ‘vuurlinie’

Onbegrip bij de burger Een ABS begrijpt zo’n werkwijze wel, maar voor burgers die een verbintenis willen aangaan is het verwarrend. Zij hebben het idee dat na de kenbaarmaking aan de gemeente Den Haag alles verder op rolletjes zal lopen. En hoe zou je zelf reageren als burger: je doet aangifte van een voorgenomen huwelijk/gp en daarna krijg je te horen dat de ABS alsnog van voren af aan moet gaat toetsen of partijen bevoegd zijn. Het gevolg is dat gesprekken met de partijen vaak niet erg prettig verlopen. Een veel gehoorde klacht is: ‘waarom moet alles opnieuw worden bekeken?’ Natuurlijk, de gemeente Den Haag heeft alle informatie op een site gezet en daar valt de procedure duidelijk te lezen. Maar veel huwelijks- of gp-kandidaten nemen

deze informatie niet of onvoldoende in zich op. Dit zorgt voor frictie bij het contact met de ABS van de keuzegemeente. Bij informatieverstrekking is het altijd weer lastig kiezen tussen enerzijds alle informatie integraal presenteren (met het risico dat men door de bomen het bos niet meer ziet), of anderzijds een informatieselectie geven en voor specifieke details doorverwijzen naar de specialist. De gemeente Den Haag heeft zeker getracht deze wijzigingen te communiceren. Ze is tenslotte gewoon verplicht om de wet uit te voeren. Maar ook de gemeente zit hier tussen de vuren van wetgever en burger. (Zie de website: http://www.denhaag.nl/ home/bewoners/to/Melding-doen-vanhuwelijk-voor-Nederlanders-die-in-hetbuitenland-wonen.htm)

‘Als ambtenaar van de burgerlijke stand gaat mij het wel en wee ter harte van onze beroepsgroep. Want het lijkt erop dat de wetgever, bij het vereenvoudigen van de “Haagse ondertrouw”, een steek heeft laten vallen. Had dan de situatie van vóór de wijziging in stand gehouden aangaande de bevoegdheid van de Haagse ABS. Dit was tenslotte al jaren de regeling, en de ervaring die de gemeente Den Haag hiermee had opgebouwd was waardevol. Nu moet de ABS in de trouwgemeente deze werkzaamheden grotendeels overnemen. Dat lukt wel, maar zowel werkdruk als het conflict met de burger is blijvend. Of had dan als wetgever bepaald dat de Haagse variant compleet vervalt en dat de partijen zich direct bij de ABS van de trouwgemeente moeten melden. (Dit is overigens al zo voor in Nederland wonende partijen.) Dan zou zo’n geïrriteerde discussie waarschijnlijk snel over zijn. Want dan bepaalt de ABS van de keuzegemeente alles betreffende de bevoegdheid of men een verbintenis kan aangaan. Wie weet gaat in de toekomst de wetgever nog eens kijken of hier een beter uitvoerbare situatie te scheppen valt of komt er een initiatiefvoorstel vanuit de politiek. Mijn twee voorstellen heb ik bij deze in ieder geval gedaan.’

B&R

Algemeen

Hoe een nietige erkenning toch rechtsgeldig wordt Een man met de Nederlands-Tunesische nationaliteit woont

Jurisprudentie

gedurende dertien jaar in Nederland samen met een Nederlandse vrouw. Uit de relatie worden twee kinderen geboren die door de man in Nederland zijn erkend, in 2006 en 2009. Later blijkt dat de man ten tijde van deze erkenningen in Tunesië was getrouwd met een andere vrouw. Dit huwelijk bestaat nog steeds. Omdat de rechtsgeldigheid van de erkenningen op het spel staat, probeert de moeder hier iets aan te doen. Zij verzoekt de rechtbank om alsnog vast te stellen dat er sprake was family life ten tijde van de erkenningen. De rechtbank benoemt een bijzonder curator om de belangen van de minderjarige kinderen te behartigen. De curator steunt het verzoek van de moeder. Ook de erkenner laat de rechtbank weten dat hij instemt. Hans Tomson, adviesbureau NVVB

Uitspraak1 De rechtbank stelt vast, weinig verrassend, dat de erkenningen in beginsel nietig zijn, want in strijd met artikel 1:204, eerste lid, onder e, BW. Dit was van kracht tot 1 april 2014. Het verzoek van de moeder en de curator om nu alsnog vast te stellen dat er in 2006 respectievelijk in 2009 een zodanige band bestond, of heeft bestaan, tussen de erkenner en de moeder, die in voldoende mate met een huwelijk op één lijn valt te stellen, of dat tussen de man en de kinderen een nauwe betrekking bestaat, wijst de rechtbank af. Als reden geldt dat het artikel voorafgaande vaststelling door de rechter voorschreef, dus niet achteraf. Weliswaar had de Hoge Raad in eerdere uitspraken geconcludeerd dat de rechterlijke toetsing ook achteraf mogelijk was, maar daar betrof het erkenningen die de gehuwde mannen in het buitenland hadden gedaan. In dit geval ging het om een in Nederland gedane erkenning. Toch loopt het goed af voor alle betrokkenen. De rechtbank komt, verrassend, met een leerstuk dat is opgenomen in de inleidende bepalingen van het vermogensrecht, Boek 3 van het BW, ‘bekrachtiging of convalescentie’: “Ingevolge artikel 3:59 BW vinden buiten het vermogensrecht de bepalingen van deze titel overeenkomstige toepassing, voor zover de aard van de rechtshandeling of van de rechtsbetrekking zich

B&R

daartegen niet verzet. Ingevolge artikel 3:58 lid 1 BW is, wanneer eerst na het verrichten van een rechtshandeling een voor haar geldigheid gesteld wettelijk vereiste wordt vervuld, maar alle onmiddellijke belanghebbenden die zich op dit gebrek hadden kunnen beroepen, in de tussen de handeling en de vervulling van het vereiste liggende tijdsruimte de handeling als geldig hebben aangemerkt, daarmede de rechtshandeling bekrachtigd. Artikel 3:58 lid 1 BW kan op grond van artikel 3:59 BW overeenkomstig worden toegepast op de erkenning van

Met ingang van 1 april 2014 is het afstammingsrecht flink gewijzigd door het lesbisch ouderschap, de duomoeder en het zaaddonorschap

kinderen, nu de aard van die rechtshandeling en de aard van de rechtsbetrekking tussen de man, die de kinderen erkent, en de kinderen zich daartegen in beginsel niet verzetten. Dit is anders in de gevallen waarin bekrachtiging van een nietige erkenning in strijd zou komen met het belang van het kind. Dat daarvan in het onderhavige geval sprake is, is niet gebleken. Immers zoals blijkt uit hetgeen de vrouw en de bijzondere curator heeft aangevoerd, is er sprake van family life tussen de man en de minderjarigen en zien de minderjarigen de man (al lange tijd) als hun vader (vgl. Hoge Raad 30 januari 2015, ECLI:NL:HR:2015:186).” Het gevolg is dat de beide erkenningen toch als rechtsgeldig moeten worden beschouwd.

Toelichting Met ingang van 1 april 2014 is het afstammingsrecht flink gewijzigd door het lesbisch ouderschap, de duomoeder en het zaaddonorschap. Dit heeft veel publiciteit gekregen.2 Minder aandacht was er voor een ander onderdeel, het schrappen van het verbod op erkenning van een ‘overspelig’ kind door een gehuwde man. Vanouds was dit in ons erkenningsrecht opgenomen ter bescherming van het traditionele gezin, hoeksteen van de samenleving. Overigens was Nederland op dit punt een van de weinige landen die dit verbod nog hadden. De

wetgever heeft helaas geen overgangsbepaling opgenomen. Dat leidt dus tot de vraag: wat te doen met de oude gevallen, de verboden erkenningen die voor 1 april 2014 waren gedaan? Het is een burger moeilijk uit te leggen dat hij toch een procedure moet beginnen bij de rechter voor iets dat nu zonder procedure wordt geaccepteerd. De rechtbank vond een mooie oplossing die de partijen zelf niet hadden bedacht. In het burgerlijk recht moet de rechter zelf het recht toepassen, ook de artikelen die de partijen niet hadden genoemd in de juridische onderbouwing van hun verzoek. Zo kwam de rechter met artikel 3:58. Dit is een onderdeel van het vermogensrecht, maar artikel 3:59 is een ‘schakelbepaling’ en verklaart het ook van toepassing buiten het vermogensrecht, dus ook in het familierecht, Boek 1. In gewoon Nederlands is de uitleg als volgt. Er is een rechtshandeling verricht in strijd met de wet. Geen der betrokken partijen beroept zich op die nietigheid. Later wordt de wet gewijzigd. De rechtshandeling wordt hierdoor alsnog geldig.

1 Rechtbank Den Haag, 12 oktober 2015, Zaaknummer C/09/481345, www.rechtspraak.nl ECLI:NL:RBDHA:2015:12135. 2 Zie hierover het artikel van collega Eric Gubbels in B&R 2014, nr. 1, pagina 14 e.v.

B&R

Adressenanalyse in BRP en BAG belangrijk voor fraudepreventie Judy Moester, programmamanager Team Fraudebestrijding en Elisabeth Eenkhoorn, onderzoeker Fraudebestrijding, vertellen over onderzoek dat vanuit de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) wordt uitgevoerd naar fraude met inschrijvingen in de BRP (oftewel: adresfraude). De resultaten van de fraudeanalyses worden doorgegeven aan ketenpartners, zoals gemeenten, de Belastingdienst en de SVB, met als doelcontrole achteraf en – steeds vaker - preventie.

De gemeentebalie is een belangrijke eerste verdedigingslinie tegen fraudepogingen. De vraag is wel hoe je fraudegevallen aan de balie herkent en hoe je, als het kwaad al is geschied, dit middels analyses kunt herkennen in de BRP. RvIG levert onder andere via het project Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) aan gemeenten adressen op. Deze zogenaamde ‘risico-adressen’ baseert RvIG op risicoprofielen naar aanleiding van fraudeonderzoek in de BRP. Het project LAA, uitgevoerd in opdracht van het ministerie van BZK, is behoorlijk van omvang. Inmiddels zijn 170 gemeenten aangesloten. Elisabeth: ‘Voor ons adressenonderzoek maken we gebruik van signalen van gemeenten zelf, bijvoorbeeld als het gaat om overbewoning of schijnverlatingen. Vrij recent hebben we onderzoek gedaan naar verschillende groepen die op één adres wonen. Per adres hebben we gekeken of de mensen die er wonen een familierelatie met elkaar hebben. Die mensen vormen groepjes en op het moment dat we

op één adres drie of meer groepen aantreffen vallen ze binnen het risicoprofiel. We kijken dus naar signalen die vreemd zijn.’

Pseudonimiseren Voor de analyses maakt het fraudeonderzoeksteam van RvIG gebruik van geanonimiseerde gegevens, vertelt Elisabeth. ‘In plaats van vooren achternamen zien wij alleen cijfercodes. Het systeem codeert dezelfde naam altijd op dezelfde manier, dus de achternaam Jansen is bijvoorbeeld altijd 318. Daardoor kun je verbanden zien, wonen er op hetzelfde adres mensen met dezelfde achternaam en zijn die formeel ook familie van elkaar. Deze manier van versleutelen heet pseudonimiseren omdat je het object of de persoon altijd op dezelfde manier een code meegeeft. We zijn als onderzoeksteam bezig met een uitbreiding van de bronnen die we gebruiken. Gegevens uit de

Advertorial

RvIG heeft eerder dit jaar ‘De kleine gids voor gemeenten. Over wat er mag bij de aanpak van fraude met de BRP’ uitgebracht. Eerder is een waaier uitgebracht met risicoprofielen. Deze staat ook op de website van RvIG. Kijk voor meer informatie op www.rijksdienstvooridentiteitsgegevens.nl/Fraudebestrijding Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) worden op dezelfde wijze gepseudonimiseerd, zodat we die gegevens kunnen koppelen aan de BRP. Dan weet je ook hoe groot een woning is, en wat de functie is. De echt identificerende gegevens willen wij niet kunnen zien. We willen alleen weten of iets of iemand hetzelfde is.’ Voor doorlevering van gegevens aan gemeenten heeft RvIG de nietgepseudonimiseerde gegevens nodig, anders kunnen gemeenten niet tot actie overgaan. Daarom heeft RvIG een interne afdeling die de gegevens depseudonimiseert, waarna de gemeenten de actuele gegevens uit de BRP verstrekt krijgen. Het LAA-project kent ook een vorm van terugkoppeling. Gemeenten doen huisbezoeken en beschikken over een mobiele app waarop ze bevindingen vermelden. Judy: ’Uitwisseling van informatie is ook belangrijk tussen gemeenten onderling. Grotere gemeenten die zelf data-analyses uitvoeren kunnen kleinere gemeenten daarbij helpen. Kleine gemeenten hebben namelijk niet het geld en de middelen om dat zelf te doen.’

Carrouseladressen RvIG kan vanuit de BRP patronen over gemeenten heen zien. Bijvoorbeeld als het gaat om doorgangs- en carrouseladressen. Judy: ‘Af en toe krijgen we van gemeenten door dat zich op een pand steeds heel veel mensen inschrijven. Dan zijn er zoveel mensen op een beperkt aantal vierkante meters dat je denkt: dat kan niet kloppen. Het is dan interessant om te kijken of die mensen zich vervolgens inschrijven bij andere gemeenten als ze zich bij die ene gemeente. uitschrijven’. Adressen waar steeds veel inschrijvingen op zijn en adressen waar je steeds eenzelfde groep mensen zich op ziet inschrijven over gemeenten heen – de doorgangsadressen en carouseladressen kunnen een fraudesignaal zijn. Judy: ‘We hopen dat gemeenten uiteindelijk steeds minder adressenonderzoek hoeven te doen omdat - met de beschikbare onderzoeksresultaten voorhanden - de kans dat ze iets vinden op een verdacht adres heel groot is. Een bijkomend voordeel is dat je steeds minder mensen lastig hoeft te vallen.’

Briefadressen Briefadressen vormen ook een risicoprofiel waar RvIG naar kijkt. Dat is belangrijk, want met een briefadres kan iemand een uitkering of toeslag aanvragen. Dit is niet bij alle medewerkers burgerzaken bekend en niet iedere gemeente kijkt naar specifieke regels als ze een briefadres toekennen. Judy: ‘Als je weet met welk soort adressen en inschrijvingen iets geks aan de hand is, moet je iemand er niet op inschrijven. Het kost namelijk heel veel tijd en geld om achteraf recht te gaan zetten wat vooraf fout is gegaan. Denk aan uitkeringen en toeslagen, die je achteraf moet stopzetten en terugvorderen.’ Elisabeth vult aan: ‘De juiste vragen stellen aan de balie is belangrijk om erachter te komen of iemand frauduleuze bedoelingen heeft. Bovendien heb je als baliemedewerker het recht om de inschrijving nog even aan te houden. Dat is beter dan achteraf te moeten controleren of alles wel klopt.’

Digitalisering Op internet worden adressen aangeboden waar iemand zich op mag inschrijven, maar waar diegene niet mag wonen. Omgekeerd zie je ook dat mensen op een adres mogen wonen waar zij zich niet op kunnen inschrijven. Om die ontwikkeling zoveel mogelijk tegen te gaan maakt RvIG sinds deze zomer gebruik van een webcrawler. Deze applicatie controleert websites als Marktplaats en Kamernet op rare adressituaties. Elisabeth: ‘Als we iets vreemds zien geven we dat door aan de beheerders van de websites, die de aangeboden adressen voor ons verwijderen. Op sommige websites kunnen we dat zelf ook doen. Vaak wordt er een straat en geen huisnummer vermeld. Als we een concreet adres tegenkomen geven we dat door aan de gemeente.’ De digitalisering van overheidstaken is in volle gang Een belangrijke stap in de signalering van fraude is het inbouwen van waarschuwingssignalen in systemen van gemeenten. Op die manier kunnen voor dingen die niet zichtbaar zijn aan de balie ook alarmbellen gaan rinkelen. Judy: ‘Nu zit er heel veel kennis in de hoofden van medewerkers, maar wat je uiteindelijk wilt is dat een systeem je waarschuwt als iemand zich inschrijft op een adres dat een risico vormt of de persoon aan bepaalde kenmerken voldoet waardoor er een risico is op fraude. Dit soort projecten - wij noemen het digitale filters - lopen nu ook al bij verschillende gemeenten, waaronder de gemeente Tilburg. Het onderbuikgevoel kun je niet programmeren, maar als er op een bepaald adres al tien mensen wonen en een elfde persoon komt zich inschrijven, dan kan een systeem gewoon uitrekenen en uitlichten dat er iets aan de hand is. Dat is niet alleen belangrijk met het oog op fraude, maar ook op veiligheid.’

Colofon Rijksdienst voor Identiteitsgegevens Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 10451  2501 HL Den Haag info@rvig.nl  www.rvig.nl T (088) 900 10 00

Algemeen

Colofon editie 6: 18 december 2015 Burgerzaken & Recht is een vakblad van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en verschijnt zes keer per jaar. Redactiesecretariaat Merlin Niesten (eindredacteur) telefoon: 079 – 361 77 47 / 06 30 95 76 81 e-mail: merlinniesten@nvvb.nl website: www.nvvb.nl

Aan deze editie werkten mee: Melle Bakker, Sandra Bekking, Arthur Dallau, Geert Deenen, Willeke van Dijk, Corrie Ebbers, Egbert Euser, José Guit, Berbera van den Hoek, Jan Hulzebosch, Josee Koning, Carmen Kromosono-Jonathans, Peter Kuijmans, Merlin Niesten, John de Ruiter, Mariëlle Slooff, Hans Tomson, Géke Uninge, Ronald Zijlstra, Arre Zuurmond en Karin Zwaan.

Uitgever, vormgeving, opmaak, druk en verzending Van Gorcum B.V., Assen

Correctie (gedeeltelijk) Taalanatomisch bureau De Twee Hanen, Kimswerd

Abonnementen Burgerzaken & Recht abonnement is gratis voor leden van de NVVB. Niet-leden kunnen zich abonneren voor een bedrag van € 115,- per jaar. Abonnementen kunnen schriftelijk tot uiterlijk 1 november voorafgaande aan het jaar van gewenste beëindiging worden opgezegd.

Advertenties Bureau NVVB t.a.v. Vera Nugteren e-mail: veranugteren@nvvb.nl telefoon: 079 – 361 77 47

Auteursrechten voorbehouden Behoudens de door de wet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder schriftelijke toestemming van de NVVB, die daartoe door de auteur(s) met uitsluiting van ieder ander onherroepelijk gemachtigd is. Foto’s zonder bronvermelding zijn stockfoto’s.

Verantwoording De inhoud van artikelen en de meningen die daarin worden verkondigd, vertolken niet noodzakelijkerwijs het standpunt van de redactie of van het bestuur van de NVVB. ISSN 0929-9262

Planning, kopij & advertenties volgende nummers De volgende editie van B&R verschijnt op 18 februari 2016. Voor het inleveren van kopij, advertenties en nadere informatie over de planning van B&R kunt u contact opnemen met de NVVB via 079 – 361 77 47.

B&R

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en volg ons op Abonneer u op onze wekelijkse nieuwsbrief via www.nvvb.nl

Het bestuur en de medewerkers van de NVVB wensen u prettige feestdagen en een geslaagd 2016!

20 DAGEN TIJDWINST VOOR ETTEN-LEUR DANKZIJ DE ONLINE OVERLIJDENSAANGIFTE

Aangifte doen van overlijden kan in de gemeente Etten-Leur nu ook online. Van de handtekening tot de verwerking in de burgerzakenapplicatie, de nieuwe eDienst Overlijden van Centric maakt het proces volledig digitaal. Digitale aangiften worden automatisch verwerkt in Key2Burgerzaken. Dat levert de gemeente een tijdsbesparing op van twintig dagen per jaar. Ook uitvaartondernemers besparen tijd, doordat zij niet meer naar het gemeentehuis hoeven. Wilt u net als de gemeente Etten-Leur besparen met de online overlijdensaangifte? Of bent u benieuwd naar de andere diensten waar wij samen met onze klanten aan werken, zoals de eDiensten Geboorte, Verhuizen en Huwelijk? Neem dan contact op met productmanager Sandra Post via sandra.post@centric.eu of bel (0182) 34 57 01.

SOFTWARE SOLUTIONS | IT OUTSOURCING | BPO | STAFFING SERVICES