Entre OPC’s – Thelma De la Peña, Angie Martínez, American Express

La Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción es una institución modelo en su tipo. Atiende a una de las industrias más versátiles y relevantes del país, y suma más de ocho mil afiliados. Cuenta con una estructura descentralizada y orgánica que se desdobla en 42 delegaciones para toda la república, las cuales organizan y proponen las exposiciones y las llamadas Reuniones Nacionales para los diferentes sectores que componen a la industria. En este organismo, planear una reunión es un proceso “sin costuras”, es decir: cómodo y articulado, además de transparente.

La importancia de una estructura orgánica

La construcción es una industria vasta, con implicaciones importantes en el terreno social, ambiental y tecnológico, además de estar fuertemente vinculada a casi 40 ramas de actividad económica. Es de sorprender que un solo organismo en México agrupe a más de ocho mil empresas dedicadas a esta industria, y además funcione de manera eficiente. Tal vez su organigrama sectorial sea el que le da esta cualidad al organismo, pues cuenta con vicepresidentes para los sectores de vivienda, comunicaciones y transportes, desarrollo urbano, ingeniería eléctrica, petroquímica, infraestructura hidráulica, medio ambiente, salud, educación, turismo, y seguridad y justicia.

Algunos de estos sectores, por la importancia que tienen, llevan a cabo reuniones nacionales”, explica Bruno Bedolla, Gerente de Eventos y Patrocinios de la CMIC, “éstas reuniones tienen por objeto el análisis de los diversos temas de carácter nacional y/o regional y permiten el intercambio de experiencias de los asociados.”

Agenda de la industria

Cada comienzo de año, la Cámara realiza una reunión de planeación, en la que se determinan cuántos y cuáles serán los eventos para el año en curso. Una vez aprobados, los eventos se publican en el calendario del portal Web de la Cámara. Tenemos el calendario cuando las delegaciones nos mandan su información; normalmente lo subimos a la página de Internet, donde el público interesado puede checar cada una de las exposiciones que llevan a cabo nuestras delegaciones, además de una que otra internacional, que también nos piden el favor de promoverlas”, explica Bruno Bedolla, Gerente de Eventos y Patrocinios.

“Se elige algún destino o sede, el cual es solicitado por las mismas delegaciones de cámara. Nosotros [en oficinas centrales] no decidimos el lugar; hay un proceso interno que la Cámara normalmente pide a través de sus políticas, y en función de la respuesta que tienen, el coordinador de las reuniones, en conjunto con el comité directivo de esta institución, eligen la delegación sede de la reunión. Cuando el destino está elegido por nuestro cuerpo directivo, nosotros ya nos damos a la tarea de trabajar en conjunto con la delegación, para verificar que los lugares cumplan con los requerimientos que pedimos, así como toda la cuestión hotelera, logística, de transporte e infraestructura que tenga cada lugar”, apunta Bedolla.

Para las Reuniones Nacionales de cada sector, la delegación correspondiente no sólo debe preocuparse por aportar la infraestructura adecuada para el programa técnico, sino que también es responsable de ensamblar una exposición relativa al tema. El programa de acompañantes, con sus respectivas actividades sociales, también es propuesto por cada delegación, pues “ellos conocen mejor su lugar”, afirma. “Se hacen varias propuestas, y aquí en las reuniones de seguimiento que se hacen para cada reunión elige el más adecuado, considerando que dicho lugar o ciudad deberá garantizar el éxito de la reunión, tomando en cuenta algunos aspectos como:

· Apoyos logísticos del Estado o Municipio · Facilidades de transportación · Capacidad Hotelera · Atractivos Turísticos

Estrenando Expo Tampico

“Viene un programa de señoras, quienes están incluidas en la parte inaugural, pero después tienen recorridos turísticos. Tenemos una exposición, la cual se cede a la delegación local; la delegación anfitriona del evento tiene esa cortesía de parte de oficinas centrales. De esa expo ellos nos ceden algunos espacios que nosotros, a su vez, cedemos a los patrocinadores del evento. En su mayoría, la delegación sede vende y promueve la expo en el rubro del tema que corresponde”, afirma Bedolla.

Sin embargo, para la próxima Reunión Nacional de Energía 2009, la cual tendrá lugar en Tampico, se ha concedido la gestión de la exposición a un OPC. Esta Reunión Nacional también tiene un programa de acompañantes, un programa técnico y una exposición. En este caso, el evento tiene una característica especial: como tenemos el apoyo del Gobierno de Tamaulipas y quieren darle difusión a Expo Tampico, se está pensando en tener una exposición muy grande, estamos hablando de 6mil m2”, acota.

La empresa responsable de organizar, difundir y promover la exposición de Energía 2009 es Turismo & Convenciones, explica Bedolla, “ellos están haciendo la exposición, y a través de ellos estamos viendo la parte de hospedaje, también. Es la primera vez que esto se hace en una reunión nacional. Nosotros no tenemos nada que ver; fue una negociación que hizo la delegación directamente con Turismo & Convenciones.”

Sobre lo extraordinario de estas circunstancias, Bedolla aclara que “normalmente se acercan muchas empresas y meeting planners para darnos apoyo en las diferentes reuniones, pero con nuestros eventos nacionales, toda la logística del evento la hacemos nosotros con los hoteles y centros de convenciones. En el caso particular de este evento, quien tuvo el contacto con Roberto Ibarra fue nuestro presidente de la delegación Tamaulipas. Fue él quien vio la posibilidad de hacer una expo impresionante.”

En el caso de la Reunión Nacional de Turismo, esta tendrá lugar en la ciudad de Zacatecas y se realizara en el nuevo Palacio de Convenciones del 25 al 27 de noviembre, explica el Gerente de Eventos y Patrocinios de la CMIC.

Trabajando con proveedores y destinos

Al cuestionarle sobre la proveeduría para los eventos, sobre todo en el tema de los recintos, Bedolla comenta que “hay lugares que tienen Centros de Convenciones, y por las características de espacio y requerimientos, preferimos trabajar con ellos. Con hoteles, es muy raro que trabajemos, salvo en el caso de los sectores de turismo y comunicaciones, y lo trabajamos en función de los hoteles de 5 estrellas: que tengan los salones que requerimos para desarrollar el evento. Independientemente del salón principal, necesitamos sala de prensa, de trabajo, VIP. A veces hay hoteles que no cuentan con esa infraestructura, o los tienen pero están muy retirados…”

La CMIC puede ser un buen ejemplo de que no tener convenios con la proveeduría no necesariamente es un error. Para ellos, la calidad en el servicio y la capacidad de respuesta parecen ser los atributos más apreciados. “No tenemos un convenio establecido con ninguna cadena hotelera”, comenta Bedolla, “pero trabajamos muy de cerca con Fiesta Americana, a través del Grupo Posadas, debido a que a los puntos en donde vamos siempre están ellos. También trabajamos con Quinta Real, aunque son muy pequeños.”

Respecto a las negociaciones y trabajo con la OCV u organismos de promoción turística de los destinos, “son las delegaciones las que tocan base con los gobiernos estatales, el mismo gobierno ofrece una serie de beneficios o ventajas, por lo cual siempre estamos cerca de las OCV’s locales para apoyos logísticos en los programas de las acompañantes.”

Finalmente, al pedirle que emita alguna recomendación, el mismo Bedolla admite: “la mecánica con la que trabaja nuestra institución es muy diferente a la de otras cámaras. Tenemos más de 8mil afiliados a nivel nacional, 42 representaciones, y la misma labor que llevan a cabo los presidentes y delegaciones, para nosotros es de mucha ayuda. Desde la promoción en la zona, con las delegaciones aledañas, la convocatoria con personalidades locales… es un poco sui generis el proceso que llevamos a cabo para nuestras reuniones, y realmente no tenemos una gran dificultad en cuanto a la logística y promoción”, admite satisfecho.

Angie Martínez

Senior Manager de American Express, dentro de Business Travel para Corporate Meeting Solutions

Experiencia

Tiene más de veinte años de experiencia dentro de Business Travel de American Express y más de doce años en el área de grupos y eventos.

Estudió Administración de Empresas y es CMP (Certified Meeting Professional).

Thelma De la Peña Vicepresidenta y General Manager de Business Travel para Latinoamérica y el Caribe

Experiencia

Ha trabajado en empresas como General

Electric, Procter & Gamble hasta llegar a American Express.

Es ingeniero Industrial de profesión, con una Maestría en Administración de Negocios.