Brochure fleet invoicing by Interlogica srl

Fleet Invoicing Itâ&#x20AC;&#x2122;s easier to LeasePlan

Making it easier for our clients LeasePlan Italia per soddisfare ogni esigenza di mobilitĂ offre soluzioni innovative che facilitano anche le attivitĂ amministrative

Itâ&#x20AC;&#x2122;s easier to leaseplan

Per un piĂš semplice e dinamico processo di fatturazione

Verso un processo di fatturazione più semplice Grazie al suo ampio portafoglio prodotti, LeasePlan è in grado di soddisfare ogni esigenza di mobilità, offrendo al contempo soluzioni innovative che facilitano le attività amministrative e operative legate alla flotta.

Ecco perché abbiamo investito molto per la realizzazione di un sistema informativo che rendesse più agile e dinamico il processo di fatturazione.

Tale processo si articola principalmente in 2 macrocategorie: •  Fatturazione canoni di noleggio •  Fatturazione extra-canoni 4

Fatturazione canoni Il canone di noleggio previsto nel modulo dâ&#x20AC;&#x2122;ordine, sottoscritto dal Cliente, Ă¨ addebitato mediante lâ&#x20AC;&#x2122;emissione di una fattura, prodotta ogni mese fino alla scadenza contrattuale.

Tale documento (vedi esempio allegato) prevede un layout semplice, con dei campi standard ed altri alimentati su richiesta del Cliente.

Fatturazione canoni

Riepilogo dei campi presenti nella fattura Per una più facile comprensione della fattura, nella tabella sottostante il riepilogo dei campi presenti nel documento:

CAMPO IN FATTURA

STANDARD

nr ordine targa modello utilizzatore riferimento cliente centro di costo descrizione del servizio addebitato durata ordine mov. canone unitario importo modalità pagamento s/Vs Banca data scadenza note in fattura

X X X X X X X X X X X

ALIMENTATO SU RICHIESTA X X X X

DESCRIZIONE numero identificativo del veicolo numero di targa del veicolo tipo di veicolo nome e cognome dell'utilizzatore del veicolo codice identificativo fornito dal cliente (es.ODA) centro di costo indicato dal cliente dettaglio della motivazione di addebito (es.canone) data inizio e data fine contratto del veicolo periodo addebitato importo canone mensile da contratto importo addebitato (es. diverso da canone mensile in presenza di ratei) evidenzia tipologia e modalità pagamento riferimento della banca e relativo codice IBAN evidenza la data in cui scade la fattura indica ulteriori riferimenti/note richieste dal cliente

Fatturazione canoni

Quota parte del canone addebitata direttamente al Driver

Su richiesta del cliente, una quota parte del canone di noleggio del veicolo può essere addebitata direttamente al Driver.

Tale addebito avviene:

• nella stessa fattura del Cliente, con evidenza della quota parte driver; • in una documento separato intestato direttamente all’utilizzatore;

Fatturazione canoni

Gestione del servizio carburante per conguaglio fuel card

Il nostro sistema di fatturazione gestisce anche il servizio carburante, qualora il Cliente richieda una o più fuel card.

Tale servizio è fatturato:

• nella fattura mensile del canone o in una fattura separata; • successivamente, ogni mese, verrà effettuato il conguaglio con un documento a parte (fattura/nota credito a seconda se il consumo è stato superiore o inferiore alla quota del canone). 8

Fatturazione canoni

Modalità di fatturazione dei canoni standard

•

Nell’ottica di un servizio amministrativo completo e sensibile alle esigenze dei propri Clienti, LeasePlan mette a disposizione un’ampia gamma di modalità di fatturazione dei canoni.

•

Il nostro metodo standard è il seguente: DEFAULT FATTURE CANONI

Frequenza emissione documento

MENSILE

Aggregazione veicoli

SU UNICA FATTURA

Suddivisione del canone (split tra finanziario ed operativo)

EVIDENZIATO NELLA STESSA FATTURA

Tipo fatturazione canoni

ANTICIPATA

Numero mesi di anticipo rispetto alla competenza

DUE

Fatturazione canoni

Ulteriori modalità di fatturazione dei canoni

•  Gli altri metodi di aggregazione richiedibili sono i seguenti:

TIPOLOGIA

SPLIT CANONE IN FATTURA

SPLIT CANONE SU FATTURE SEPARATE

Una fattura per ogni veicolo

Fattura unica per l'intera flotta

Una fattura per ogni centro di costo

Fattura unica con subtotali per centro di costo

Fatturazione extra canoni Modalità di fatturazione

•

Tale fatturazione deriva dalla molteplicità dei servizi che ruotano intorno a ogni veicolo (conguagli di fine contratto/veicoli in preassegnazione/ gestione multe & spese amministrative connesse/etc.). Di seguito le modalità di fatturazione possibili delle principali fatturazioni extra-canoni: TIPO ADDEBITO

FATTURA UNICA

Conguaglio chilometrico Addebito danni fine periodo Addebito multe Spese gestione multe Canone prenoleggio/Canone «prodotto FlexiPlan»

x x x x x

FATTURA UNICA CON SUBTOTALI PER CENTRO DI COSTO

UNA FATTURA PER OGNI CENTRO DI COSTO

x x x

x x x x

UNA FATTURA PER VEICOLO

Gestione invio documenti

Servizio personalizzato di inoltro dei documenti contabili

Oltre alla fatturazione “su misura”, LeasePlan offre un servizio personalizzato anche nell’inoltro dei documenti contabili. LeasePlan, pur continuando a concedere il servizio di postalizzazione, ha la possibilità di fornire al Cliente un esclusivo servizio, denominato “Fleet Invoicing”, che permette di “dematerializzare” l’intero ciclo di vita di un documento contabile, ovvero dalla sua emissione fino alla sua conservazione digitale.

Fatturazione elettronica Scopri di più

Invio telematico Scopri di più

Fleet Invoicing Area dedicata sul sito leaseplan.it Scopri di più

Fatturazione elettronica Download dal sito dei documenti contabili

Fatturazione elettronica Torna indietro

Nel caso in cui il nostro Cliente abbia implementato la conservazione sostitutiva elettronica del suo ciclo passivo, potrà effettuare il download dal sito LeasePlan, dei suoi documenti contabili nel formato “P7M”, ovvero con la caratteristica di avere la marca temporale e la firma digitale. Nel caso in cui il nostro Cliente non abbia l’archiviazione sostitutiva elettronica del suo ciclo passivo, potrà effettuare il download, dal sito LeasePlan, dei suoi documenti contabili in formato PDF. Il Cliente che richiederà una di queste 2 opzioni riceverà uno UserId e una password provvisoria che gli permetterà di registrarsi sul sito ed una volta variata la password, potrà accedere liberamente. Inoltre, avrà la possibilità di gestire un “Super Account” per visualizzare con unica password i documenti di più aziende appartenenti allo stesso gruppo societario.

Invio telematico

Invio dei documenti in formato PDF

Invio telematico Torna indietro

E’ facoltà di LeasePlan, invece, qualora il Cliente dimostri che la sua casella di posta elettronica abbia caratteristiche tecniche congrue (es. anti-spam), concedere al cliente stesso la possibilità di ricevere documenti contabili in formato pdf ad uno o più account di posta elettronica.

Fleet Invoicing

Unâ&#x20AC;&#x2122;area dedicata sul sito leaseplan.it

Fleet Invoicing Area dedicata sul sito www.leaseplan.it

Fleet Invoicing

Torna indietro

Come funziona il nostro “Fleet Invoicing” per i clienti che aderiscono a una delle due opzioni di fatturazione elettronica?

• sarà sospeso l’invio delle fatture con posta ordinaria • la pubblicazione delle fatture sarà effettuata nei cinque giorni successivi a ogni decade del mese; • una “courtesy e-mail” sarà inviata al Cliente per notificare l’avvenuta pubblicazione dei documenti contabili; • le fatture ed eventuali allegati saranno disponibili on line per un periodo massimo di 12 mesi dalla data di pubblicazione. 16

Perché scegliere tali opzioni? • elimina i ritardi e i disguidi derivanti dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere; • diminuisce il tempo destinato all'archiviazione e alle successive ricerche; • elimina il tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse

Inoltre: • disponibilità di un help desk tecnico con numero dedicato; • entrando nel sito www.LeasePlan.it, nell’area dedicata alla fatturazione elettronica, sono presenti delle FAQ per dipanare eventuali dubbi presenti sull’argomento;

Sezione domande frequenti Per trovare risposta ai tuoi quesiti

Visita il nostro sito per trovare info su Fleet Invoicing •  http://www.leaseplan.it/it/noleggio-a-lungo-termine/area-clienti/ fleet-manager/fleet-invoicing.php Visita l’area dedicata con le domande frequenti •  https://www.olsasi.biz/Ebilling/faq.aspx Consulta le FAQ sul nostro sito •  http://www.leaseplan.it/pdf/DomandeFrequenti_FleetInvoicing.pdf 17

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