le lion de l’Exportation 2020 montre la voie en matière d’événements hybrides

©Photos: Wim De Wulf Fotografie

Pendant la période Corona, le terme ‘hybride’ a définitivement fait son entrée dans le dictionnaire des professionnels de l’événement. Parmi les réalisations hybrides les plus marquantes de ces 18 derniers mois figure Le Lion de l’Exportation 2020, un projet mené à bien par The Media House pour Flanders Investment & Trade. Le Lion de l’Exportation est un événement annuel par lequel Flanders Investment & Trade (FIT) récompense les entreprises flamandes qui brillent à l’exportation. Ce prix décerné dans deux catégories (entreprises jusqu’à 49 collaborateurs et entreprises à partir de 50 collaborateurs) ouvre de nombreuses portes internationales grâce au réseau à l’étranger de FIT. The Media House a décroché le contrat pour l’organisation du Lion de l’Exportation 2020 par le biais d’un appel d’offres. TROIS SCéNARIOS

Normalement, le Lion de l’Exportation réunit quelque 600 invités des six nominés en un seul et même lieu. Vu la situation incertaine à l’automne 2020, The Media House avait élaboré de façon détaillée trois scénarios différents: un événement normal, un événement virtuel et un événement hybride. C’est finalement la solution hybride qui a été retenue.

Les VIP et une délégation restreinte de chaque entreprise nominée, soit un public d’une septantaine de personnes seulement, ont été invités dans un lieu central, à savoir l’Opéra de Gand. Le choix s’est porté sur une configuration spéciale de la salle, une configuration ‘inversée’, les invités prenant place sur la scène et la salle proprement dite servant de décor. SITES À DISTANCE

Dans six autres endroits – un pour chaque entreprise nominée – avait été

aménagée une configuration à distance. Soit dans l’entreprise proprement dite, soit dans un lieu événementiel à proximité. Là aussi, une centaine d’invités étaient chaque fois présents et du catering était prévu. Les entreprises proprement dites pouvaient également opter pour une ‘upgrade’, comme par exemple l’organisation d’une afterparty pour leur propre personnel. Les sept sites étaient reliés par du livestreaming. Un énorme défi au niveau technique. En outre, une équipe de tournage était présente sur chaque site. Il était donc possible de passer en direct d’un site à l’autre pour suivre les nominés, remettre les prix, etc. Tout le scénario avait été écrit de manière professionnelle, générant ainsi une expérience visuelle agréable pour les invités présents à l’Opéra, mais aussi pour ceux suivant l’événement en streaming. FIT ainsi que les entreprises actives à l’exportation possèdent naturellement des collaborateurs partout dans le monde, de telle sorte que le livestreaming a été suivi dans plus de 100 pays. LA SéCURITé AVANT TOUT

Évidemment, l’événement devait aussi se plier aux règles Corona en vigueur à l’époque: le flux de visiteurs, le port du masque, les règles de distanciation et les prises de température ont été implémentés sur les sept sites pour assurer un déroulement sûr de l’événement et procurer aux participants un sentiment de sécurité. Jan Jambon, ministre-président flamand, qui était lui-même présent à Gand, a même attribué à l’événement un ‘10 sur 10 pour la sécurité Covid’. Avec le Lion de l’Exportation 2020, The Media House a donc en fait organisé sept événements simultanément. De plus, à cette période, ce genre d’événements hybrides n’était pas encore évident. Le plus gros défi résidait dans l’incertitude ainsi que dans le surplus de travail qu’impliquait le maintien des trois scénarios jusqu’à la dernière minute. Mais grâce à la bonne collaboration entre les différents fournisseurs, tout s’est très bien déroulé.