“when life gives you lemons, make lemonade” Act Events donne du relief à la crise

«Quand La vie vous donne des citrons, faites de La citronnade»: act events aborde La crise sous un angLe originaL

« Pour nous, 2020 devait être une année de célébration à l’occasion des 20 ans d’Act Events et des 10 ans de Wisenose », commence Stefan Czerwatiuk. « Nous avions de grands projets. Au final, nous avons été confrontés à une catastrophe mondiale. Mais nous ne sommes pas du genre à nous laisser abattre. Au contraire, nous nous sommes retroussé les manches et avons essayé de transformer cette crise en nouvelles opportunités. »

CONNECTING THE DOTS

Dès le début d’Act Events, la philosophie de la jeune agence s’est traduite par un slogan totalement novateur pour l’époque: «Experience Communication». «Ce concept exprimait notre volonté de faire vivre des expériences aux clients et de transmettre ainsi un message qui assure une implication plus étroite», explique Stefan. Combinée aux autres atouts de l’agence, cette vision a suscité un niveau inédit de fidélité des clients d’Act Events.

«Sans faire fi de cette philosophie, nous avons ressenti le besoin de souligner combien une histoire intégrée tout au long de l’événement constitue une plus-value absolue. Parce qu’un événement est une histoire de connexion qui prend vie. Et Act Events en réunit tous les aspects — du lieu au service traiteur, de la communication au stationnement et du concept à l’exécution. Nous illustrons donc ce nouveau point de vue au travers de notre nouvelle référence “Connecting the dots”. Un slogan simple, mais efficace, et qui va droit au but.» Dans la foulée, le logo et l’identité visuelle d’Act Events ont été remaniés. Ainsi, alors que le secteur de l’événementiel était en grande partie au point mort, l’agence de renom a profité de cette période pour travailler sur son identité et lancer une nouvelle charte graphique. Mais elle ne s’est pas arrêtée là, car en temps de crise, l’innovation est cruciale. De nouvelles idées sont vite apparues. Act Events a mis en place, pour un client, une campagne dans le cadre de laquelle les heureux gagnants ont profité d’une «Home Office Box»: un espace de bureau personnel avec toutes les commodités, installé dans un conteneur transportable. Celle-ci a été installée dans leur jardin pendant plusieurs mois, afin qu’ils profitent d’un lieu de travail au calme. Un cadeau des plus utiles en cette période particulière! Comme beaucoup d’autres, Act Events a également investi dans toutes sortes de concepts d’événements en ligne. Sa formule la plus intéressante s’est avérée être celle des séances d’inspiration que l’agence a organisées pour ses clients actuels. Pas moins de 27 sessions ont été organisées entre janvier et juin 2021: des réunions de brainstorming personnelles, à petite échelle et dans le respect des mesures sanitaires, afin de discuter des défis et des opportunités avant, pendant et après la pandémie de coronavirus. Cela a permis de créer des synergies entre les clients et leurs besoins, d’une part, et les idées et perspectives d’Act Events, d’autre part. En outre, l’agence a proposé une vingtaine de promenades de réseautage qui ont rencontré un franc succès. Dans le cadre de celles-ci, ses collaborateurs se sont rendus dans les bois et ont suivi un parcours en petits groupes avec l’équipe de vente et quelques clients. L’échange de connaissances, de points de vue et d’idées a été complété par des arrêts à des stands de nourriture, des spectacles musicaux en direct, des moments culturels et des séances de pleine conscience. Cette formule s’est avérée fructueuse et a permis aux participants de se retrouver en personne dans un cadre agréable, malgré les contraintes.

Marijke Van Loo, Stefan Czerwatiuk, Niels Verstraete

LA DéCENTRALISATION COMME OPPORTUNITé

«Le fait de miser sur des petits événements, plutôt que sur de grands rassemblements internationaux de masse, est une tendance qui va se poursuivre pendant un certain temps. Nous pensons qu’elle va perdurer jusqu’en 2022 et nous reviendrons probablement à des concepts plus importants par la suite.» Stefan Czerwatiuk ne voit pas cette situation comme un problème, mais plutôt comme une nouvelle approche à exploiter de manière originale. «Nous allons bientôt mettre en place un roadshow

Nouveau bureau Act Events & Wisenose

pour un client à travers six pays européens: la Belgique, la Pologne, la Finlande, la France, les Pays-Bas et le Royaume-Uni. Le concept en lui-même a été créé en Belgique et sera repris sur les différents sites. Il s’agit d’une alternative à un grand événement européen, qui ne serait pas opportun en ce moment. En soi, je vois encore plus d’avantages à la décentralisation des événements, car elle permet une connexion plus personnelle avec les clients. Le fait de se concentrer davantage sur l’individualité et de se rapprocher de son public cible de manière personnalisée est une tendance que l’on retrouve également dans le domaine du marketing et de la technologie. C’est également plus facile pour le public, car en rapprochant les événements des gens, vous leur faites un cadeau précieux: celui du temps. Le temps est devenu une denrée précieuse. Les gens ont de moins en moins envie de se déplacer pendant des heures. Ils veulent mieux répartir leur temps. Le rapprochement des événements y contribue clairement. Enfin, cette tendance s’inscrit également dans un autre phénomène qui prend de l’ampleur: les événements écoresponsables. En maintenant les défis logistiques à un niveau plus local, leur empreinte écologique peut également être réduite.» DES CHOIX CONSCIENTS ET DURABLES

«L’importance grandissante de l’écologie s’observe partout. Les mesures sanitaires et les déchets associés à celles-ci, provenant notamment des emballages individuels et des masques buccaux, ont relégué ce phénomène au second plan pendant un certain temps, mais cette tendance est là pour rester. C’est une bonne chose, car nous sommes également très soucieux de notre avenir écologique en tant qu’entreprise. Nous avons par exemple emménagé dans nos nouveaux bureaux à la fin de l’année dernière. Pendant la construction de ceux-ci, nous avons fait des choix très conscients: nous avons installé des panneaux solaires, utilisons une pompe à chaleur, récupérons l’eau de pluie pour l’utiliser dans les toilettes et avons installé du verre écologique. À l’extérieur, nous avons utilisé des pavés perméables et créé un bel espace avec des zones vertes. Nous avons également adopté une approche écologique à l’intérieur en choisissant une peinture biodégradable et un revêtement de sol fabriqué à partir de bouteilles en PET 

recyclées à 90 %. Même les bureaux sont fabriqués à partir de déchets de bois et finis avec un placage en hêtre. La construction de notre bâtiment s’inscrit dans le prolongement de notre volonté d’utiliser l’énergie de manière consciente. Nous en tenons toujours compte lorsque nous concevons et organisons nos événements. À cet effet, nous nous concentrons vraiment sur les décisions qui font la différence. Le “greenwashing”: très peu pour nous!» INNOVATION

Outre la durabilité, l’innovation est un autre sujet important sur lequel Act Events et Wisenose veulent se concentrer. Ces deux thèmes seront donc bientôt de nouveau réunis dans le cadre d’un nouveau projet: INNOVA Flanders. Act Events a été contactée par le GIMInstitute et l’IXL Center de Boston aux États-Unis. Ce congrès promet d’être impressionnant, avec des intervenants internationaux de premier plan issus de la Nasa, de Verizon, du National Innovation Centre Ageing, etc. C’est avec une certaine fierté que Niels Verstraete, Key Account Manager chez Act Events, explique le concept. «L’innovation est indispensable dans tous les secteurs. C’est un sujet abordé partout. Mais traduire ces nouvelles technologies et pratiques en mise en œuvre efficace dans sa propre entreprise reste un défi pour de nombreux acteurs. Lors du congrès, l’accent sera mis sur l’information et la transmission de nouvelles connaissances dans le but de stimuler la croissance économique. Ce n’est pas par hasard que le slogan “Make Innovation Real” a été choisi. Les intervenants partageront leurs idées et nos visiteurs auront la possibilité de jeter un coup d’œil exclusif dans les coulisses de nombreuses entreprises innovantes. Nous croyons fermement à ce concept, qui accorde une place centrale aux dernières tendances d’innovation en matière de numérisation, de lieu de travail du 21e siècle, de robotique et de santé. Des partenaires tels que la ville de Gand, ABInbev, Tech Data et Agoria se sont déjà engagés et nous nous réjouissons d’être au début du mois de mars 2022. Le congrès de trois jours aura lieu au Gent ICC.» MISER SUR WISENOSE

Un projet d’une telle envergure est un exemple idéal de la collaboration intense entre Wisenose et Act Events. Alors qu’Act Events s’occupe de l’organisation, Wisenose se concentre sur la communication de l’événement. «Environ 90 % des événements organisés par Act Events sont également soutenus par un cadre de communication événementielle», déclare Marijke Van Loo de Wisenose. «Vous pouvez organiser le meilleur événement qui soit, en pensant au lieu, au stationnement, au mobilier, à la décoration, à la technique... Mais vous ne devez toutefois pas perdre de vue la communication. Il faut informer et inciter tout le monde à assister à l’événement. La communication touche également au soutien pendant l’événement proprement dit, comme les présentations et les discours. Nous voulons que chaque visiteur soit totalement en phase avec le message de l’événement.» «Concrètement, nous racontons l’histoire au niveau communicationnel, ce qui inclut tous les aspects suivants: stratégie, image de marque, présentations, films, site Web, signalisation, RGPD, réseaux sociaux, etc. Il est non seulement important de toucher les bonnes personnes, mais aussi de le faire au bon moment et par le bon canal, et de s’assurer que le message de l’événement reste gravé dans leur mémoire.» Parmi les clients satisfaits, citons notamment The Woody Group, Microsoft, Samsonite Europe, Recupel et House of HR.

La synergie entre Act Events et Wisenose s’est également avérée être un facteur important lorsque l’organisateur d’événements a dû faire face à la crise du coronavirus. Wisenose a pu se réorienter en élargissant son savoir-faire et en développant une communication non événementielle. Elle a ainsi créé des sites Web, élaboré des identités d’entreprise et encadré ses clients existants. «Mais il est à présent temps de nous reconcentrer sur notre activité principale et de voir les événements reprendre», concluent Stefan, Niels et Marijke.