Experience Magazine 85, Frans by LEO bvba

L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g

Trimestriel Octobre 2013

Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117

Field marketing:

De l’impact et de la valeur ajoutée?

TENDANCES: L’ÉVÉNEMENTIEL BELGE EN CROISSANCE

EVENT MANAGEMENT: LA SÉCURITÉ N’EST PLUS LE PARENT PAUVRE DU SECTEUR

LIEUX & SITES: LES NOUVEAUTÉS DE LA RENTRÉE

INTERVIEW: SIVIGLIA BERTO, EVENTS & SPONSORING OFFICER DELTA LLOYD LIFE

Where could you see it?

www.act-events.com Answer: at the 2013 OOH! Awards, for which Act!events created 3 unique movies to announce this yearâ&#x20AC;&#x2122;s winners, including a custom-made rap song and video (directed by Wisenose)!

L’édito de…

Gregory Smet, Product Manager Experience

C’est une première pour moi. Dans la lignée de mes prédécesseurs, je me décide à coucher sur le papier mes impressions en tant que “Mister Experience Magazine”. J’écris ces quelques mots à mon bureau, profitant d’un (dernier) rayon de soleil et réfléchissant aux derniers mois écoulés. Ces derniers temps, j’entends le secteur répéter que les délais deviennent de plus en plus courts, nuisant potentiellement à la qualité des événements. Alors que je prends la plume pour rédiger cet avant-propos, je fais moi-même l’expérience de la pression engendrée par un délai court et je prends encore mieux conscience du fait que si vous voulez bien faire les choses, vous devez avoir suffisamment de temps pour y arriver. En parlant de bien : j’ai bien profité de ce long été chaud et agréable, vous aussi? Nous avons pris part à de nombreux événement bien organisés : visites royales, spectacles grand public, festivals… sans oublier les petits événements spontanés entre amis au jardin autour du barbecue. La créativité a atteint des sommets, l’ambiance était fantastique. D’autre part, je constate que le souci du confort des visiteurs et de leur sécurité se fait de plus en plus prégnant. A tel point que les journaux télévisés et écrits consacrent souvent un reportage, avant ou après l’événement, aux mesures

mises en place par l’organisation pour garantir la sécurité et le divertissement des participants. Un nouveau cap dont on n’a pas fini de parler… Qu’est-ce qui nous relie tous? L’impulsion et le besoin d’organiser quelque chose qui laisse un sentiment plaisant et durable à nos invités. Les expériences live et les rencontres personnelles ne cessent de (re) gagner en importance. Une belle aventure d’échange que nous espérons pouvoir poursuivre pendant l’hiver à venir. Avec cette pensée à l’esprit, j’espère que les prochains BEA pourront compter sur des inscriptions en masse et une multitude de ces moments ‘feel good’. Nous espérons que la fédération professionnelle ACC nous fera l’honneur d’apporter son soutien à l’initiative, un geste que nous apprécierions énormément. L’événement All about Food & Events (anciennement Taste & Traiteurs) a lui aussi subi un métamorphose complète et le BEA Catering Award aura désormais une place de choix au sein des BEA. Pour terminer, j’aimerais adresser quelques mots à tous ceux qui croient en l’avenir du secteur: faites entendre votre voix et œuvrez à faire perdurer cette tendance positive d’expériences live et de rencontres, non seulement auprès de vos clients mais aussi de vos collègues-concurrents. Gregory Smet

Colofon COUVERTURE iStock EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel. TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen,

Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR www.be-able.be ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Schaubroeck, Nazareth COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, Toys & Games et The Corporate Traveller. ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France. Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117. E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

Avez-vous déjà pensé à Kinepolis Business … … pour une soirée spectaculaire de toute beauté ? Vous souhaitez offrir à vos collaborateurs, clients ou relations d’affaires une expérience hors du commun ? Surprenez-les avec une représentation exclusive du merveilleux film “Worlds Away”, l’entraînante aventure en 3D du Cirque du Soleil. La magie du Cirque du Soleil opère d’autant plus que les caméras en 3D rendent à merveille les prouesses acrobatiques spectaculaires de la troupe. Unique en son genre, cette immersion en 3D, haute en couleur et en musique, reprend les plus belles performances des différents spectacles du Cirque du Soleil. Vous aimeriez offrir à vos invités un vrai évènement VIP ? À côté de ce film magique, nous vous proposons un vaste choix d’animations et un service traiteur soigné, ‘à la carte’. Et ce, dans nos 11 cinémas en Belgique ! Vous pensez à Kinepolis Business pour l’organisation d’un évènement inoubliable ? Découvrez nos formules Business sur : www.kinepolisbusiness.com/fr/cirquedusoleil. Pour plus d’info : Lien Van Vynckt – business@kinepolis.com - tél. 09 241 01 61

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Sommaire

“Toucher et satisfaire chaque invité, c’est ça un événement réussi ”

INSIDE NEWS

ASSOCIATIES

007 EventNews

041 BESA présente son Code de Conduite pour prestataires événementiels

EVENT MARKETING

041 Fin d’année chargée pour l’EMA Society

016 Flash

043 Le secteur événementiel belge en pleine croissance

L’actualité de la scène événementielle belge.

EVENT AGENCIES 021 Attirer et retenir des talents grâce aux événements ! Attirer le collaborateur parfait n’est souvent pas une sinécure, et encore moins le retenir à long terme.

023 La réalité économique contraint Square Melon à changer de cap

Le nom Square Melon disparaît de la scène événementielle belge au profit de l’ancienne appellation, Bananas, complétée par Amphion.

EVENT MANAGEMENT 024 “Toucher et satisfaire chaque invité, c’est ça un événement réussi ” Interview de Siviglia Berto – Delta Lloyd Life

027 “La sécurité n’est plus le cancre de la classe”

La majorité des événements se déroulent heureusement sans problème. Mais il arrive que cela se passe mal, voire très mal. Un plan de sécurité et de prévention ajusté n’est donc pas un luxe. Ne serait-ce que parce que l’organisateur (lisez: l’agence événementielle et le client) peut être tenu pour responsable en cas d’accident.

034 Field marketing: De l’impact et de la valeur ajoutée? Experience a récemment organisé une table ronde réunissant quelques spécialistes du field marketing. Quelle est la valeur ajoutée de ce type d’actions par rapport à d’autres canaux?...

Les entreprises organisent de plus en plus d’événements pour atteindre les consommateurs, les clients et les employés.

SUPPLIES 045 Qu’est-ce qu’on va manger demain? La colonne de Danny Stevens

049 Sites événementiels: ça bouge en Belgique!

La rentrée a été marquée par de nombreuses nouveautés dans le domaine des sites événementiels. D’ouvertures en reprises, Experience se penche sur quelques-uns des nombreux faits qui ont marqué cette actualité, médiatisée ou non…

Sites événementiels: ça bouge en Belgique!

Incentives

dans les Ardennes flamandes Nos propres installations près du Donkvijver à Audenarde offrent de nombreuses possibilités pour vivre un incentive inoubliable. Outre notre parc aventure, nous disposons aussi sur notre site de notre propre service de catering, de notre propre salle de réunions et de nos propres possibilités d’hébergement.

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eventnews.be Keep in Touch transforme “Villes et Hôtels” en terrains de “serious gaming”

ous cherchez une solution ludique pour véhiculer vos messages à vos employés, clients ou prospects? Une méthode innovante et flexible pour animer vos sessions de détente d’après meeting? Vous vous demandez quelles seront les tendances en matière de teambuilding dans les années à venir? Keep in touch vous propose de découvrir un produit rafraichissant en matière d’animation, l’UrbanGaming!, mais aussi d’augmenter la réceptivité et la mémorisation des messages véhiculés et de valider efficacement les acquis de votre réunion dans un contexte décontracté tout en faisant découvrir un lieu/une ville La ville - votre hôtel - vos bureaux comme terrain de jeu La recette est simple et redoutablement efficace. L’agence met des tablettes tactiles à disposition d’équipes de 5-6 personnes, membres du personnel ou clients. Ces équipes vont alors parcourir la ville, dirigées par leur tablette. En arrivant à moins de 20 mètres des lieux de challenge, ceux-ci s’activent. Les défis sont tantôt informatifs, font tantôt appel à l’observation, sont tantôt

ludiques... les participants pratiqueront un tourisme ludique, intelligent, et pourront visionner le fruit de leur pérégrinations le jour même! Photos et vidéos seront projetées après un repas par exemple. 100% personnalisable Keep in Touch peut vous proposer différents thèmes et concepts ou vous en créer de nouveaux, en fonction de vos besoins. Mais le contenu peut surtout être adapté à votre société. L’agence peut y inclure vos messages, vos questions liées à la formation, vos défis personnalisés. De 10 à 1500 personnes L’encadrement peut être assuré pour des groupes pour lesquels un teambuilding est rarement envisageable. La technologie utilisée permet d’encadrer des groupes allant jusque 1500 personnes voire davantage...

Infos: www.keepintouch.be

Eventattitude “ expériencialise “ le stand Ricard !

vec la collaboration de l’agence I Love My Sponsors, Eventattitude a mis en place pour Ricard tout le volet expérience du stand utilisé pour les festivals de l’été. Les équipes Eventattitude ont ainsi planché sur un système basé sur des bracelets munis de puces RFID (de type NFC). Les festivaliers étaient invités à s’inscrire sur un dispositif placé à l’entrée du stand. Leur identifiant - couplé à leur compte Facebook - était alors couplé à la puce NFC du bracelet. Munis de leur bracelet, les festivaliers pouvaient alors le “ swiper “ afin d’ouvrir la porte donnant accès à la partie Brand Experience du stand… Dans cet espace, ils avaient la possibilité de poser dans un univers typiquement Ricard avant de partager leur photo Facebook, d’un simple “ swipe “ du poignet ! Sur la terrasse panoramique, les festivaliers pouvaient jouir d’une superbe vue sur la plaine tout en dégustant un Ricard gratuit - après avoir “ swipé “ leur bracelet au bar… Au-delà de l’expérience de marque ainsi rendue sociale, le système développé par Eventattitude - avec son partenaire technique Getyoo - a également permis d’obtenir des statistiques précises sur l’affluence du stand et les durées de visite. A l’heure du bilan, tout indique que l’expérience sera renouvelée l’an prochain.

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eventnews.be Leopold Hotel Antwerp poursuit son concept ‘Open House’

uand l’ancien Carlton Hotel d’Anvers a été totalement rénové et rebaptisé Leopold Hotel Antwerp, tous les registres se sont ouverts pour que son nouveau nom se fasse connaître au plus vite.

Le concept Open House a ainsi été lancé pour permettre aux clients et aux entreprises de faire connaître l’établissement. Une fois tous les trimestres, l’hôtel ouvre ses portes, permettant à chaque personne inscrite d’être accueillie par la directrice et l’équipe commerciale anversoise de Prem Hotelgroup pour passer un agréable vendredi après-midi. Après un petit verre en compagnie de l’équipe, vous serez invité à une visite de l’hôtel suivie d’un lunch, conforme à la version la plus souvent demandée lors des séminaires. Cette formule de lunch Hip & Healthy se compose de petites portions idéales pour la ligne, présentées de manière ‘trendy’. Un excellent moyen de d’essayer la formule préalablement entre collègues, avant une éventuelle commande. Inscriptions:advertentie_Smart_Builder_185x128_FR.pdf sales.antwerp@leopoldhotels.com 1 11/09/2013

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Lemon investit en son et lumière

emon, ou Licht en Muziek Onderneming, vient de passer un nouveau mois intense et octobre s’annonce également porteur de nouveaux défis intéressants. C’est pourquoi nous avons investi dans du nouveau matériel. En marge de nos sets D&B Q, nous avons acheté un set C4 de la même marque. Au niveau des in-ears, nous avons maintenant plusieurs PSM 900. Notre assortiment de tables de sonorisation s’étoffe d’une Soundcraft MH-3-40 et d’une Digico SD-8, et notre gamme de tables d’éclairage inclut désormais une Chamsys MQ100 avec playback wing. Des investissements nécessaires pour mener à bien les différents projets du mois d’octobre. Nous continuons naturellement à tourner avec notre sublime groupe maison Cookies and Cream. Mais nous devons aussi fournir aux gens de Kings of Pop les décibels et les strobos nécessaires à plusieurs reprises, et nous sommes également chargés du showcase et de la présentation du CD du nouveau Johnny Cash flamand, ‘Jo Vally in western style’, à la demande de Live Entertainment. Ajoutez à cela quelques dîners-spectacles à la demande d’Ilys avec le groupe fixe Ilys band (Coco Jr., Iana De Valck et William Reeven), plusieurs événements corporate pour New World et Sem Circle et une série de projets propres, et vous arrivez à un mois d’octobre plus que bien rempli. Septembre nous a également réservé son lot d’événements à voir, avec Tom Helsen sur le camping du Crammerock, plusieurs Cookies divertissants (afterparty championnat d’Europe de Hockey for the ladies, Fêtes du Raisin à Overijse, sur les marches du musée à Anvers, Replay Knokke, Zundert Nederland, …), Kings of Pop lors des Dorpsdagen complètement fous et la kermesse Buggenhout, … Infos: www.lemonbvba.be

Volvo FH-50 Launch for Event Masters

Pour des réunions toujours réussies à l’Holiday Inn Gent Expo !

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Holiday Inn Gent Expo I Maaltekouter 3 I B-9051 Gent Tel +32 (0)9 220 24 24 I Fax +32 (0)9 222 66 22 E-mail: banqueting@higentexpo.com I www.higentexpo.com

Show your produCT To The people !

INSCRIVEZ-VOUS POUR LA CINQUIÈME ÉDITION DU BOOST AWARD ! Toerisme Oostende vzw distribuera le ‘BOOST Award’ pour la cinquième fois. BOOST représente ‘Best of Oostende Corporate and Public Event, Incentive and Convention of the Year’ et vante la créativité de toutes les organisations professionnelles pour le développement des événements d’entreprises et publics dans la Ville sur Mer. Le BOOST Award s’adresse aux PCO, aux bureaux d’événements, de communication et d’incentives et à tous les organisateurs de congrès et d’événements publics. La cérémonie du BOOST Award 2012-2013 aura lieu au printemps 2014. Cette cinquième édition anniversaire promet d’être un événement de haut vol.

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Les inscriptions en ligne passent via le formulaire de concours sur www.boostaward.be.

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Informations: Boost Award secrétariat (Toerisme Oostende vzw) Monacoplein 2 / 8400 Oostende / T +32(0)59 255 317 boost@toerisme-oostende.be / www.boostaward.be

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La Solvay Brussels School présente sa formation ‘Marketing Internship Programme’

e programme de formation pratique en Marketing et Communication sous forme de 3 stages en entreprise reprenant les 3 grands domaines du marketing. Cette formation de jour, étalée sur douze mois est proposée à 24 jeunes diplômés (universitaires ou de l’enseignement supérieur), obligatoirement trilingues et triés sur le volet. Pourquoi ? Tout est parti d’un simple constat, celui que 92% des employeurs considèrent un stage comme un tremplin vers l’emploi, et que 75% des professionnels estiment qu’un stage en entreprise constitue un atout sur le CV d’un candidat. Malgré cela, plus de 57% des stagiaires en entreprise estiment insuffisante la formation et le suivi qui leur est proposé lors de ces stages.

ce qui leur offre au final un avantage compétitif sur le marché de l’emploi. Pour ce faire, aussi bien le cursus que les critères de sélection du programme ont été élaborés en collaboration étroite avec 24 entreprises partenaires, parmi lesquelles Havas Media, Mestdagh, Bpost. Une collaboration qui s’exprime, entre autres, au travers d’un contrat passé entre l’école, l’étudiant et l’entreprise, et de tests de compétence, réalisés en cours de formation et réévalués à plusieurs reprises en cours d’année. Le programme se divise en deux étapes fondamentales: une approche théorique (un mois de mise à niveau sous forme de formation générale intensive aux métiers de la communication et du marketing) et une mise à l’épreuve pratique (onze mois de stage encadré en entreprise.

Il est ici question de permettre à des jeunes diplômés talentueux de développer leurs compétences et d’acquérir une première expérience de terrain;

Infos: www.solvay.edu/mip

Traiteur Paulus, premier traiteur européen certifié EMAS

n avril dernier, Traiteur Paulus est devenu le premier traiteur européen à obtenir la certification EMAS. Cette certification européenne qui identifie les entreprises prenant volontairement des initiatives bénéfiques pour l’environnement et organisant leur gestion dans ce sens officialise ainsi l’engagement volontaire d’éco-responsabilité de Traiteur Paulus.

éco-responsable structurée dans un programme nommé Eco-Traiteur s’inscrivant dans une véritable culture d’entreprise en adéquation intime avec les principes du développement durable. Une mobilisation de chaque jour dont la performance se chiffre notamment à 995.279 kg CO2 économisé en 2012, réduisant ainsi son empreinte CO2 de 2.301 à 1.306 tonnes!

Même si Traiteur Paulus n’avait pas attendu la certification EMAS pour initier différents projets en matière de respect de l’environnement, il s’agit assurément de la cerise sur le gâteau... Depuis 2010 déjà, Traiteur Paulus avait opté pour une attitude

La reconnaissance EMAS récompense un véritable travail d’équipes plurielles de longue haleine. “Cette certification EMAS est une fierté pour Traiteur Paulus, un encouragement pour des améliorations continues au-delà de la conformité

aux obligations légales. Des projets renforceront encore nos actions concrètes: banquets 100% bio, achats Fair Trade, pilotage d’une synergie interentreprises pour l’éco-conduite…”, confie le directeur, Bruno Demoulin. Erratum Une malencontreuse erreur s’est glissée dans le vadémécum de notre Belgian Event Manager Guide. L’ancienne dénomination Pierre Paulus n’est évidemment plus usitée aujourd’hui. Toutes nos excuses à l’équipe de Traiteur Paulus. Infos: www.paulus.be

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Flashback

e monde de la communication événementielle est en ébullition permanente. Chaque jour ou presque, des événements de toute nature sont organisés aux quatre coins de la Belgique. A travers l’objectif des collaborateurs d’Eventattitude, nous vous invitons à replonger dans l’actualité de l’événementiel belge.

CLIENT : Simply Better | EVENT : La Terrasse de l’Hippodrome | DATE : du 23 mai au 7 juillet 2013 | LIEU : Hippodrome de Boitsfort (Bruxelles)

CLIENT : Total Belgium | EVENT : Total 24 Hours of Spa | DATE : du 27 au 28 juillet 2013 | LIEU : Circuit de Spa-Francorchamps

CLIENT : Strategie | AGENCE : FFWD Events | EVENT: 25 ans Strategie | DATE : 27/06/2013 | LIEU : Bureaux Strategie (Hermée)

CLIENT : Wordline | AGENCE : Event’ives | EVENT : Fête du personnel | DATE : 24/05/2013 | LIEU : Jeux d’Hiver (Bruxelles)

CLIENT : Banque Européenne d’Investissement (Luxembourg) | EVENT : VO Communication | DATE : 17 juin et du 26 au 28 juin 2013 | LIEU : Bureaux de la BEI (Luxembourg)

CLIENT : Roularta Media Group | EVENT : Trends CFO of the Year | DATE : 19/06/2013 | LIEU : Tour & Taxis (Bruxelles)

Flashback

CLIENT : SAP | AGENCE: D-Side Group | EVENT: SAP Forum | DATE : 28/05/2013 | LIEU : Autoworld (Bruxelles)

CLIENT : Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | EVENT : Lancement de la nouvelle CLA | DATE : 18/04/2013 | LIEU : Bureaux de Mercedes-Benz (Bruxelles)

CLIENT : Euphony Benelux | EVENT : Eureka | DATE : 01/06/2013 | LIEU : Wex (Marche-en-Famenne)

CLIENT : IFMA ‘International Facility Management Association’ | EVENT: Facility Awards 2013 | DATE : 28/05/2013 | LIEU : Tour & Taxis (Bruxelles)

CLIENT : Beobank NV/SA | AGENCE : Verhulst Events | EVENT : Événement interne pour le lancement de Beobank SA | DATE : 16/05/2013 | LIEU : Brussels Kart Expo

CLIENT : Parlement Européen | AGENCE : VO-Event | EVENT : Journée Portes Ouvertes du Parlement Européen | DATE : 04/05/2013 | LIEU : Parlement européen (Bruxelles)

CROSS BRUSSELS WHILST ENJOYING A GOURMET MEAL

Event Agencies 21

ATTIRER ET RETENIR DES TALENTS GRÂCE AUX ÉVÉNEMENTS !

Attirer le collaborateur parfait n’est souvent pas une sinécure, et encore moins le retenir à long terme ! Act!events prouve à chaque fois son savoir-faire lorsqu’il s’agit d’attirer les collaborateurs qualifiés et de veiller à ce qu’ils restent. Un défi qui leur va comme un gant !

utre les événements de recrutement et de communication organisés avec succès pour AXA, Media Markt, la VRT, Alcatel et bien d’autres, Act!events est devenu au fil des années un partenaire privilégié du département RH de Telenet. L’agence événementielle poursuit sa quête de collaborateurs motivés et talentueux en collaboration avec Jorgen Vranken, Sourcing & Talent Manager chez Telenet. Ils sont là ! Une entreprise comme Telenet dispose d’un éventail de services et de départements. C’est pourquoi l’entreprise recherche différents profils, ce qui requiert une approche personnalisée et claire. « Non seulement nous pouvons toujours compter sur Act!events pour la création d’un concept unique lors de chaque journée de l’emploi, mais également sur leur filiale Wisenose, toujours prête à transposer ce concept en campagne de communication accrocheuse », explique Jorgen Vranken. Selon Act!events, la clé permettant de dénicher les profils souhaités est une combinaison judicieuse entre informations pertinentes de l’entreprise et un concept qui attire l’attention de participants (éventuels). Stefan

Czerwatiuk, General Manager d’Act!events : « Nous avions créé le slogan ‘Chez Telenet vous déterminez vous-même votre parcours !’. Une phrase qui résume parfaitement la manière dont Telenet s’engage à permettre à ses collaborateurs de donner eux-mêmes un nouvel élan à leur carrière ! Afin d’illustrer le sens de ce slogan, nous avons e.a. construit un mur d’escalade personnalisé de 15 mètres de haut. « Nous sommes convaincus que les événements de recrutement doivent être un savant mélange d’informations d’entreprises et d’amusement pour les candidats. Cependant, ce n’est pas pour autant qu’il faut se contenter de l’amusement... Notre objectif est de donner aux recruteurs l’opportunité d’apprendre à connaître et d’observer les candidats pendant toute la durée de l’événement, d’une manière telle que les participants ne s’en rendent souvent même pas compte », explique Stefan Czerwatiuk, « c’est ainsi que Act!events crée une valeur ajoutée pour chaque client ! » Comment allons-nous les retenir maintenant ? Mais Telenet ne s’intéresse pas uniquement à l’attrait de collaborateurs qualifiés, l’entreprise veut également reconnaître les talents au sein de son équipe existante !

L’idée des ‘Telenet Talent Days’ a été lancée lorsque Telenet a demandé à Act!events comment faire pour reconnaître et motiver ses collaborateurs de manière durable. « Telenet s’engage à créer une ambiance professionnelle, offrant à nos collaborateurs l’opportunité de prendre des initiatives, de développer leurs intérêts et de déployer leurs talents », explique Jorgen Vranken. À titre d’illustration, Act!events a imaginé une journée spéciale pendant laquelle chaque directeur de département chez Telenet pouvait sélectionner 1 ou 2 membres de son équipe méritant une reconnaissance supplémentaire sur la base de leurs mérites. Jorgen Vranken : « Il est important de savoir qu’une invitation à la journée Telenet Talent Day n’est pas basée sur le nombre d’heures que vous prestez, mais sur la manière dont vous aspirez à améliorer Telenet (par le biais des produits, des services ou même de l’organisation interne). Entre-temps, les Telenet Talent Days sont un événement biennal qui jouit d’une certaine notoriété auprès de nos collaborateurs. Il s’agit pour eux d’un objectif à atteindre et d’une véritable source de motivation ! »

Attirer et retenir des talents ? C’est le talent d’Act!events !

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info@manderlay.be

VAN DER VALK HOTEL BRUSSELS AIRPORT

Staff party @ Van der Valk Hotel Brussels Airport. The Van der Valk Hotel offers numerous options for a successful staff event/party: • Private dinner for up to 200 people • Christmas party in the “Chalet” with snow cannon • Walking dinner/party on the 7th floor with magnificent views over the Airport & Brussels. When organising an event, please ask for a special group rate so that your attendees can enjoy a good night’s sleep in 1 of the 224 luxurious rooms (40 of them which are brand new since May 2013). For information/reservations: +32 2 277 20 00 info@brussels.valk.com Van der Valk Hotel Brussels Airport

Culliganlaan 4b

1831 Diegem

+32 (0) 2 277 20 00

www.hotelbrusselsairport.com

Event Agencies 23

LA RÉALITÉ ÉCONOMIQUE CONTRAINT SQUARE MELON À CHANGER DE CAP L’agence de marketing Square Melon de Vilvoorde continue de se concentrer sur la création d’actions promotionnelles transfrontalières pour de grandes entreprises. La crise économique internationale contraint chacun de nous à travailler de façon plus rapide, plus ciblée et plus économique. Le temps des grands contrats annuels avec les multinationales est définitivement révolu. Le nom Square Melon disparaît de la scène événementielle belge au profit de l’ancienne appellation, Bananas, complétée par Amphion. Au niveau international (RU, France, Pays-Bas), l’entité Square Melon poursuit son évolution sur la route du succès.

La nouvelle démarche de Square Melon coïncide avec un glissement au niveau des actionnaires. Le fondateur de l’agence, Wim Van der Borght, vient en effet de reprendre la gestion de l’entreprise. Il a racheté les actions du groupe d’investissement Gimv, reprenant de ce fait son statut de directeur général. “Dans ce contexte, nous avons décidé de ‘refragmenter’ l’agence Square Melon Belgique, créée fin 2010 par la fusion de Bananas, Demonstrate et Amphion. Ces trois agences, plus modestes et plus ciblées, marchaient jusqu’alors effectivement très bien séparément. C’est précisément ce mordant que nous cherchons à retrouver aujourd’hui. Ce retour aux sources s’applique uniquement en Belgique. La situation des Pays-Bas ne nécessite pas la même volte-face, pas plus que celle de Square Melon-UK, où l’équipe tourne très bien et où la même approche stable peut être maintenue. En Belgique, Bananas et Amphion restent dans le groupe. Alain Manders (fondateur de Demonstrate, ndlr) quitte le groupe et reprend ses activités avec ‘son’ Demonstrate, indépendamment de nous. Notre filiale française reste opérationnelle depuis Paris sous le nom Square Melon France.” La plateforme de Vilvoorde est conservée en raison de ses importantes capacités logistiques. Au niveau des bureaux et du backoffice, seul Demonstrate déménage sur un autre site à Bruxelles, tandis que tout le reste du volet opérationnel et logistique demeure simplement à Vilvoorde.

Fonctionnement par projets au lieu de plans annuels

Il y a quatre ans, Square Melon, qui s’appelait encore Bananas, caressait de grands rêves au niveau international. Sa clientèle comptait de nombreuses multinationales, pour qui l’agence de marketing menait des campagnes internationales axées sur un contact direct avec le consommateur. Gimv est entré au capital de la société en 2009, afin de soutenir cette internationalisation. A l’époque, le holding avait investi un montant important dans la société, obtenant ainsi une part de 62%. Van Der Borght avait conservé un tiers et les 5% d’actions restant étaient allés à la direction. Cette formule a fonctionné pendant deux ans, mais depuis la crise, on a constaté d’énormes ralentissements. Les multinationales resserrent leurs budgets et choisissent de concentrer leurs efforts sur les pays ayant encore une croissance économique plus élevée. Elles glissent en outre de plus en plus vers un fonctionnement par projets, au détriment des plans annuels. C’est désormais le règne de travail à court terme. “Cette évolution implique une plus grande flexibilité de notre part et de plus petites unités de travail. Par ailleurs, dans le cadre de la promotion de produits dans le canal du retail, nous nous concentrons davantage sur l’optimisation de l’expérience en magasin et sur l’intégration des techniques digitales. La présence d’animatrices sur le point de vente est aujourd’hui obsolète.”

Event Management INTERVIEW DE SIVIGLIA BERTO – DELTA LLOYD LIFE

“TOUCHER ET SATISFAIRE CHAQUE INVITÉ, C’EST ÇA UN ÉVÉNEMENT RÉUSSI”

Ses études de géologie sont restées en suspens en raison d’une grossesse inattendue. Et heureusement car l’industrie événementielle belge aurait perdu une professionnelle événementielle corporate hors pair. Toute en simplicité, sans fioritures et sans détour, voilà les adjectifs qui caractérisent le mieux Siviglia Berto. Comme il se doit pour une mère indépendante aux racines italiennes! Siviglia Berto a été taillée pour le secteur événementiel...

Siviglia, comment en êtes-vous venue à ce métier? S.B.: “Je l’exerce depuis 1999. Avant cela, j’étais gérante d’un établissement horeca où j’ai appris la signification de l’expression ‘travailler dur’. J’ai étudié la géologie, on peut donc dire que ma carrière a pris un tour plutôt inattendu. Mais pendant ma seconde année, je suis tombée enceinte et j’ai arrêté mes études. Quand j’ai débuté chez Delta Lloyd, c’était comme assistante de vente. J’ai directement embrayé dans le cercle des événements et des roadshows. Au début, j’ai dû m’adapter aux règles du jeu en vigueur dans une grande entreprise, où il y a énormément de procédures à prendre en compte. J’ai eu besoin d’un temps d’acclimatation. Et j’étais encore jeune. J’ai appris au fur et à mesure.” Vous êtes aujourd’hui Events & Sponsoring Officer. Quels événements organisez-vous sur une année? S.B.: “Nous organisons beaucoup de formations sectorielles pour nos courtiers indépendants, qui sont obligés de suivre un quota de formations. Nous sponsorisons aussi de nombreux événements de diverses fédérations et de petits événements sectoriels, comme la Journée du Courtier, le Salon du Testament (une organisation de l’asbl Testament. be). D’autre part, nous organisons également des séminaires résidentiels à Amsterdam au siège social et des team-buildings pour notre réseau de vente indépendant. Nous travaillons ainsi véritablement à renforcer l’esprit d’équipe. Ces activités ont lieu deux fois par an, toujours à l’extérieur, et sont empreintes de dynamisme. Sans oublier chaque année un événement de nouvel an pour le personnel et des roadshows nationaux, dont les plans sont communiqués juste avant la nouvelle année. Pour terminer, nous organisons une grande fête du personnel tous les deux ans.” De quel événement tirez-vous la plus grande satisfaction jusqu’à présent? S.B.: “Notre fête du personnel en 2011, sans hésiter! Le vendredi 28 octobre 2011, nous avons mis pleins feux sur la mobilité durable via une flash-mob ludique dans la gare de Bruxelles Midi. Tout le monde participait, quel que soit son département. Mais personne ne savait

à l’avance ce que nous allions faire, pas même notre PDG Jan Van Autreve. Seul le directeur du personnel était dans la confidence car il s’agissait de son budget. Si nos 600 collaborateurs avaient su à l’avance ce qu’ils devraient faire, ils ne l’auraient probablement pas fait. Nous avons répété pendant un après-midi (à the Egg) et nous sommes passés à l’action à 18h, en pleine heure de pointe. Le tout n’a pas pris plus de 5 minutes, le temps qui nous avait été imparti par la SNCB. Dans la gare, nous devions commencer par nous taire. On voyait tout le monde se regarder. Qui ferait le premier pas? C’était un moment plein d’émotion. Notre public n’est pas facile à cerner. Les experts financiers ne sont pas traditionnellement des fêtards. Mais tout s’est bien passé. Cela se terminait par un lâcher de ballons auxquels étaient accrochés une carte avec la mention ‘cliquez sur cet url’. Cela nous a permis de collecter des fonds pour CyCLO asbl, exploitant du point vélo Bruxelles, qui encourage l’utilisation du vélo à Bruxelles. Les vélos ont été offerts à une école du quartier. Le choix du site de la flash-mob, la gare de Bruxelles Midi, plaque tournante des transports en commun bruxellois, mettait en exergue le thème de la mobilité durable. Au cours de la soirée, nous avions également prévu un drink et un cocktail dînatoire au restaurant Bazaar dans les Marolles.” Comment avez-vous eu l’idée de ce concept? S.B.: “Ce fut un travail de longue haleine. Toutes les propositions n’étaient pas bonnes. Je n’étais pas satisfaite et j’ai même ressenti une véritable frustration. Je voulais quelque chose qui créerait un énorme sentiment de fierté chez tous les participants. Je voulais une idée vraiment différente. Ce devait être un concept actif et inclure de la danse. Lentement mais surement, les pièces du puzzle se sont mises en place.” Accordez-vous beaucoup d’importance à l’intégration d’une œuvre caritative, à la notion de CSR (Corporate Social Responsibility)? S.B.: “Absolument! Les surplus du catering de la flash-mob ont par exemple été distribués Restaurant du Cœur de Saint-Gilles. Je préfère

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• Nom: Berto • Prénom: Siviglia • Fonction: Events & Sponsoring Officer • Marques: Delta Lloyd Life • En fonction depuis: 1999 • Age: 38 ans • Situation familiale: célibataire, 1 enfant • Loisirs: : natation, bénévolat chez les scouts marins, randonnées dans les Dolomites (la famille de Siviglia est originaire du nord de l’Italie) • N’aime pas: tourner autour du pot

donner ce qui n’a pas été ouvert que de le jeter. J’avais aussi beaucoup discuté avec nos traiteurs: café et jus de fruit issus du commerce équitable, boissons fruitées avec label bio, produits de saison,… Je pense qu’il est très important de sensibiliser les gens à ce niveau. Idem pour les no-shows, car chaque no-show équivaut à un repas gaspillé. Je m’efforce d’anticiper un maximum. Lorsque vous assurez un suivi effectif, les invités se sentent beaucoup plus concernés.” Travaillez-vous seule ou au sein d’une grande cellule événementielle? S.B.: “Je fais partie du département marketing qui compte une trentaine de personnes. Pour les événements et le sponsoring, je suis seule responsable. J’ai naturellement un collaborateur pour le support administratif. Quelques collègues écrivent mes textes car je ne suis pas spécialisée en communication et un rédacteur les relit. Nous avons aussi un traducteur et quelqu’un qui valide le style maison.” Comme sélectionnez-vous une agence événementielle et ce que vous attendez d’elle? S.B.: “Je rédige un briefing, que j’envoie à notre partenaire de l’année précédente et à deux nouvelles agences. Trois, c’est suffisant pour un pitch. Je leur communique le nom de leurs concurrents. Ils ont ensuite une période de temps pour poser leurs questions puis ils viennent présenter leurs propositions, généralement au nombre de deux. Nous procédons à une première sélection avec les responsables vente et marketing, après quoi je me tourne vers la direction. Je me rends compte que je donne trop peu de temps aux agences pour préparer leurs propositions, généralement à peine deux semaines. Mais c’est la réalité de la conjoncture actuelle et il n’est pas possible de faire autrement pour l’instant. J’attends d’elles une flexibilité énorme, une transparence complète au niveau des factures et aucun frais supplémentaire dont je n’aurais pas été informée avant l’événement.” “Je construis toutefois une relation à long terme avec l’agence. Elle connaît le style de la maison, le public, nos sensibilités. Et c’est important pour ne pas perdre trop de temps. De nombreuses agences

qui viennent nous présenter leur projet n’ont même pas regardé notre site web. Elles ne savent pas ce que nous faisons. Ce n’est pas possible!” En 2013, un événement se doit d’enthousiasmer les gens. Le public doit se voir offrir une expérience unique. En d’autres termes, le succès dépend d’un unique concept créatif. Mais il y tant d’autres détails entrant en ligne de compte au niveau de l’organisation. A quoi accordez-vous le plus d’importance? S.B.: “Je fais de mon mieux pour toucher tout le monde. Ce n’est pas simple lorsque vous recevez 600 personnes. Mais je veux que chacun se dise au moins à un moment: ‘ça, ça me plaît’ ou ‘super, ils ont tenu compte de mes préférences alimentaires’. La personnalisation est très importante. Une lettre de bienvenue personnalisée dans votre chambre d’hôtel peut faire des miracles. Vous pouvez par exemple y indiquer que vous avez tenu compte des maux de dos de la personne et qu’elle peut dès lors profiter d’une chambre proche de l’ascenseur. Cela demande naturellement beaucoup de préparation. Vous devez collecter toutes ces informations et les utiliser au bon moment. Je suis en outre une maniaque de la vérification. Pour chaque projet d’organisation, je commence toujours par inspecter le site. Je vérifie aussi les coordonnées GPS au préalable. Si vous envoyez vos invités dans la mauvaise direction, tout est presque fichu d’avance.” Pour terminer, vous êtes membres de l’EMA. Satisfaite? S.B.: “J’ai été membre longtemps avant d’y renoncer car je n’en retirais pas assez de valeur ajoutée. Je me suis réaffiliée cette année et j’ai constaté d’emblée une amélioration de la qualité des formations. Je garde donc mon statut de membre et j’en suis satisfaite. Indépendamment des formations, l’affiliation en soi apporte une valeur ajoutée. Imaginez que vous cherchiez quelque chose ou quelqu’un. Vous envoyez un e-mail à l’EMA et vous obtenez votre réponse rapidement. C’est tout simplement super!”

Thank you - Dankjewel Merci - Danke schön L’agence d’hôtesse la plus appreciée en Belgique 2013! Toute l’équipe de The Frontline Company remercie tous ses collaborateurs au bureau et dans le field pour leurs efforts inlassables, pour leur attention aux détails et à la qualité, leur enthousiasme et leur joie de vivre quand ils/ elles sont au travail pour nous. Et bien sûr un grand merci aussi à nos clients et leurs managers de projet pour la confiance qu’ils placent en nos services chaque fois de nouveau. Nous sommes ravis que notre façon de travailler est appréciée tellement, mais ce n’est pas cette première place qui nous fait plaisir. Non … c’est plutôt de voir que cela fait 4 ans consécutives que The Frontline Company monte une place dans ce classement. C’est la preuve que cette reconnaissance n’est pas un éphémère. Toute l’équipe fait son meilleur chaque jour pour que nos collaborateurs travaillent dans un cadre correct et cela bénéficie directement à nos clients ainsi. En outre, nous remarquons que le secteur d’événements s’est fortement professionnalisé les dernières années : les conditions des heures supplémentaires légales par exemple, sont acceptées sans question. Par conséquence, les organisateurs bénéficient de ce cadre qui est motivant pour les collaborateurs. En plus, les événements reviennent de plus en plus intimes et chaleureux. Et c’est exactement là que l’hospitalité de The Frontline Company est à son meilleur. La qualité est de nouveau prioritaire et de cela nous récoltons les fruits !

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Metropolis Antwerpen ainsi que le ‘Business & Communication Center’ attenant a été entièrement rénové et rebaptisé! Grâce à l’ouverture du nouveau ‘Kinepolis Event Center’, Kinepolis Antwerpen offre plus que jamais l’endroit idéal pour tous vos événements professionnels. AVANT-PREMIÈRES EXCLUSIVES – PRÉSENTATIONS – PROJECTIONS PRIVÉES – SÉMINAIRES – INCENTIVES – LANCEMENT DE PRODUIT – ROADSHOWS – FÊTES DU PERSONNEL – CONGRÈS – FOIRES KINEPOLIS ANTWERPEN: Groenendaallaan 394, 2030 Anvers Cedric Bonnet, cbonnet@kinepolis.com, tél: 03 544 36 11 Loan Tran, ltran@kinepolis.com, tél: 03 544 36 14

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LA SÉCURITÉ N’EST PLUS LE CANCRE DE CLASSE La majorité des événements se déroulent heureusement sans problème. Mais il arrive que cela se passe mal, voire très mal. Un plan de sécurité et de prévention ajusté n’est donc pas un luxe. Ne serait-ce que parce que l’organisateur (lisez: l’agence événementielle et le client) peut être tenu pour responsable en cas d’accident.

xperience Magazine s’est tourné vers plusieurs protagonistes concernés pour faire un état des lieux de la politique sectorielle en matière de sécurité en 2013. Nous avons interviewé quelques organisateurs, agences comme freelances, un partenaire spécialisé en prévention et coordination de la sécurité et le fonctionnaire chargé des plans d’urgence de la Ville de Malines. Nous leur avons tous soumis les mêmes questions. Que signifient pour vous la sécurité et la prévention pendant un événement? Stijn Snaet (S-Kwadraat, freelance producer): “Chaque hôte ou hôtesse a le devoir moral d’accueillir ses invités dans un cadre sécurisé et de façon sérieuse. Si vous n’en êtes pas capable, alors ne le faites pas. C’est précisément pour cela qu’il y a un tel besoin

d’un cadre légal national car actuellement, l’application et l’évaluation des règles sont encore trop différentes, dépendant du capitaine des pompiers ou de la zone dans laquelle vous êtes.” Chris De Smet (To B-Seen, coordinateur de la sécurité): “Dans notre pays, il existe deux types de législation pour l’organisation d’événements. Pour un chantier mobile temporaire, vous devez faire appel à un coordinateur de la sécurité. Dans le cadre d’un événement de détente actif, vous avez également besoin d’un plan de sécurité et d’un responsable de la sécurité, tous deux présents pendant l’événement. Une approche globale est exigée, c’est pourquoi dans l’idéal, le coordinateur de la sécurité remplit aussi le rôle de conseiller en prévention, afin d’assurer le confort de tous les participants.”

Bjorn Peeters (Senior Event Manager The Oval Office): “La prévention englobe tous les éléments auxquels vous pensez au préalable pour optimiser la sécurité sur un événement. En tant qu’agence de communication live, notre but est d’offrir au public la meilleure expérience possible, y compris en matière de sécurité. Mais la prévention ne doit pas freiner la créativité de l’event manager. Nous cherchons toujours un juste milieu entre nos exigences et celles du client, dans le cadre des possibilités concrètes.” Steven Vermeeren (fonctionnaire chargé des plans d’urgence de la Ville de Malines): “Nous plaidons avec force pour la responsabilisation de l’organisateur. En d’autres termes, analysez votre événement, recherchez les précédents pertinents, réalisez une analyse de risques sérieuse sur

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Event Management base de cette expérience et de vos contacts et mettez en place diverses mesures. Dans une seconde phase, nous rencontrons l’organisateur et nous nous penchons sur l’analyse de risques existante, que nous complétons par quelques conseils de prévention. Pour terminer, la répartition des tâches est très importante: qui fait quoi?” Stefan Czerwatiuk (General Manager Act!events): “L’organisation d’un événement sécurisé (à tous les niveaux) est sans conteste la priorité numéro 1 et la raison pour laquelle Act!events a à son service un conseiller fixe en sécurité et prévention. Il réalise tous nos plans de sécurité en collaboration avec les pompiers et la police.”

gestionnaire de la sécurité, la police et les pompiers.” Steven Vermeeren: “En tant qu’administration, nous formons en principe le dernier rempart lorsque cela tourne mal. Je remarque que les organisateurs font de plus en plus appel à des sociétés de sécurité extérieures, ce qui représente une excellente évolution. Un conseiller en sécurité extérieur n’est en aucun cas un luxe superflu car de nombreux organisateurs n’ont pas l’habitude de l’ampleur ou du type de public de leur événement.” Stefan Czerwatiuk: ”Notre conseiller en sécurité et prévention coordonne cet aspect important avec des institutions extérieures comme Vinçotte pour chaque projet pertinent. Lorsque nous montons un stand à deux étages pour un salon, par exemple, il procède à un contrôle de conformité de l’installation à la législation, indépendamment du fournisseurs qui livre les matériaux.”

généraliser. Cela dépend énormément de la personne responsable de la sécurité et de son approche du sujet. Mais je constate que les organisations professionnelles sont nombreuses à œuvrer pour une sensibilisation à travers des cours et des formations. Une évolution positive.” Bjorn Peeters : “La conscience de l’importance de la sécurité s’est considérablement renforcée ces dernières années. Grâce notamment à l’intérêt marqué que lui porte une organisation comme la BESA (Belgian Event Suppliers Association), les fournisseurs adoptent de plus en plus une réflexion préventive. Mais il y a toujours moyen de faire mieux. Nous devons une assistance professionnelle à nos clients.”

Annemie Braes: “Lorsqu’il s’agit de dossiers spécifiques, exigeant l’implication des pompiers et de la police, nous travaillons avec une firme extérieure. Cela exige du temps et un suivi spécifique. Dans de nombreux cas, le client dispose de son propre conseiller en sécurité et prévention, avec qui nous discutons du plan de sécurité dans son ensemble.” Pensez-vous que le secteur événementiel réfléchit suffisamment à la sécurité et la prévention? Stefan Czerwatiuk, General Manager Act!events

Annemie Braes (Managing Director Cum Laude): “La sécurité et la prévention impliquent de nombreux éléments: un plan d’implémentation solide (e.a. suffisamment de sorties de secours et d’extincteurs), suffisamment de moyens de communication, un plan d’urgence détaillé, un contrôle sécurité et premiers soins, un contrôle de stabilité des installations temporaires,... Bref, chaque événement nécessite un scénario sécurité complet et peaufiné.” Travaillez-vous avec une firme extérieure ou gérez-vous cela vous-même? Bjorn Peeters: “Nous travaillons régulièrement avec des spécialistes externes. Plus il y a de gens impliqués, plus il y a d’yeux et vous avez ainsi une meilleure vue de l’aspect sécurité d’un événement. C’est très utile, surtout dans le cas d’événements de grande envergure ou très spécifiques. Nous sommes en faveur d’une collaboration étroite entre le conseiller en prévention du client, notre

Stijn Snaet: “Heureusement, on y prête aujourd’hui bien plus d’attention. Les organisateurs engagent de plus en plus souvent un coordinateur de la sécurité. Il est regrettable toutefois qu’il ait fallu attendre des catastrophes comme celle du Pukkelpop 2011 pour voir bouger les choses. Mais on peut affirmer que le confort du public s’est grandement amélioré depuis 15 ans. Il est quasiment constamment accompagné sur différents fronts. Les médias sociaux – qui vous permettent d’intervenir en live – y jouent un rôle important. Le public demande des informations en permanence. Avant, un quart d’heure de retard était accepté sans protestation. Aujourd’hui, vous devez informer les gens. Du confort pur mais cela s’apparente à de la prévention.” Chris De Smet: “C’est très variable. Dans certaines sociétés, le volet sécurité coule de source tandis que d’autres ne se sentent pas vraiment concernées. On peut dire que les grandes agences professionnelles s’en soucient davantage, même s’il ne faut pas

Bjorn Peeters, Senior Event Manager The Oval Office

Steven Vermeeren: “C’est un processus continu que l’on peut toujours améliorer, en tant qu’organisateur mais aussi en tant qu’administration. Il y a dix ans, on était à des lieues d’envisager les anémomètres sur les chapiteaux ou les scènes. Aujourd’hui, impossible d’y couper. L’opinion publique l’exige également, ce qui fait que les gens sont de plus en plus ouverts à nos conseils.” Stefan Czerwatiuk: “Je pense que c’est un aspect à améliorer absolument car il reste encore des cowboys qui traitent les règles de sécurité avec légèreté. Des aspects comme l’alimentation électrique laissent encore souvent à désirer. Heureusement, la fédération professionnelle ACC travaille dur à ce niveau, bien qu’il reste encore pas mal de points faibles exigeant un traitement urgent. Mais les choses ne sont pas simples car la législation est différente en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie. On est encore loin d’une ligne de conduite claire, d’autant plus

Event Management 29 que chaque commandant des pompiers a sa propre vision de la sécurité et de la prévention.”

des possibilités et des moyens permettant d’investir au niveau de la sécurité et de la prévention.”

Annemie Braes: “Chez nous, j’estime que oui. Du côté des clients, c’est très variable. Certaines entreprises ont déjà leur propre plan de sécurité complet lorsqu’elles organisent une fête d’entreprise de taille moyenne. Lorsque nous travaillons pour le gouvernement, nous sommes naturellement contraints de suivre la législation existante, parfois exagérément stricte mais non négociable.”

De Smet: “Ils en découvrent les avantages petit à petit. Surtout lorsque vous leur présentez un dossier sécurité solide, ils en comprennent rapidement la nécessité. Nous partageons nos réflexions avec le client et nous attirons au maximum son attention sur l’importance de la sécurité dans le cadre d’un événement à travers nos formations. D’autre part, nous transposons les exigences des administrations communales ou des autorités et la législation stricte en projets réalisables. Durant l’événement, nous soutenons activement le client au niveau de la sécurité et des contacts avec les services de secours, de manière à ce qu’il puisse se concentrer sur l’aspect créatif. Concrètement, nous agissons à trois niveaux: conseils et assistance en matière de sécurité pour l’événement, achat ou location de divers matériaux de sécurité

Avez-vous suffisamment de moyens et d’expérience pour convaincre les clients de la nécessité de la prévention en matière de sécurité? Stijn Snaet: “Bien sûr, on en veut toujours plus mais les incidents du passé, aussi regrettables soient-ils, ont entraîné une hausse

Chris De Smet, coordinateur de la sécurité To B-Seen

SAVIEZ-VOUS QUE...? Si votre événement comporte un facteur de risque élevé, implique plusieurs parties lors du montage ou du démontage, se situe dans un espace public (par ex. la place centrale d’un centre-ville fréquenté), l’AR Chantiers Temporaires ou Mobiles du 25/01/2001 & 19/01/2005 stipule que vous devez engager un coordinateur de la sécurité pour les travaux de montage et de démontage de l’événement. Vous avez aussi besoin d’un responsable de la sécurité sur l’événement. Le responsable de la sécurité prendra en charge les tâches suivantes: - Constitution d’un dossier sécurité quelques semaines avant le début de l’événement, à soumettre aux services de sécurité concernés (police, pompiers, premiers secours,…). - Ce dossier rassemble les mesures de sécurité, l’analyse de risques de l’événement, les scénarios d’urgence,… - Coordination préalable pour la mise en place des infrastructures de sécurité exigées. - Visite avec la police et les pompiers. - Présence pendant tout l’événement. - Coordination générale et sécurité pendant l’événement. - Prise des mesures nécessaires pour garantir la sécurité des participants ou de tiers.

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Event Management 31 et notre Safety Academy, proposant notamment des formations courtes sur mesure pour le secteur événementiel et des présentations de la législation en vigueur au niveau sécurité.” Bjorn Peeters: “Cela ne pose que peu de problèmes. La sécurité prime sur les coûts car elle constitue également une priorité pour nos clients. Naturellement, cela aide si vous présentez un dossier sécurité solide. Un budget détaillé pour chaque aspect aide le client à mieux comprendre les enjeux.” Steven Vermeeren: “Plus ou moins. L’avantage en tant qu’administration, c’est que nos conseils (basés sur la loi) ne sont pas à prendre ou à laisser. Par ailleurs, nous avons des références en suffisance, vers lesquelles diriger les organisateurs pour les convaincre de la nécessité de certaines interventions, qui ne sont pas forcément synonymes de grosses dépenses. Ils ont en outre de plus en plus conscience des conséquences éventuelles, qui peuvent peser très lourd pour eux. Les plaintes et réclamations fleurissent ces dernières années. L’époque où tout était possible est révolue.”

Avec les clients qui ne considèrent pas la sécurité comme une priorité, nous passons en revue tous les scénarios possibles de façon à les sensibiliser à la nécessité de règles claires et concrètes en la matière. Mais généralement, ce n’est pas un problème car ils se sentent responsables par rapport à leurs collaborateurs ou clients.” Avez-vous suivi une formation ou seriezvous prêt(e) à le faire?

Stefan Czerwatiuk: “Nos clients ont heureusement conscience de l’importance de la sécurité et de la prévention et les considèrent généralement comme une priorité! Lorsque ce n’est pas le cas, nous essayons de leur faire comprendre pourquoi nous insistons sur ce point. Un accident peut avoir de sérieuses conséquences pour le client également. Il faut qu’ils en aient pleinement conscience!” Annemie Braes: “Les villes et communes connaissent les procédures de sécurité sur le bout des doigts. Elles sont fixées légalement.

Annemie Braes: “Pas encore mais j’en ai bien l’intention. Il est bon d’aligner toutes les données et de passer en revue la législation. Cela présente un avantage indubitable, tant pour ma propre organisation que pour mes clients. Dès que je trouve un trou dans mon agenda, je me lance...”

Stijn Snaet: “Même si je n’ambitionne pas de devenir coordinateur de la sécurité, j’aimerais connaître les analyses qu’ils effectuent. Une animation ou une organisation interdite par la loi est difficilement envisageable. Le dragon cracheur de feu arpentant les rues pendant la Cavalcade de Malines, par exemple, est théoriquement interdit par la loi (essentiellement parce qu’il n’existe pas de législation spécifique pour les applications artistiques) alors qu’il s’agit de la vedette de la parade. Ce n’est que lorsque les pompiers ont spécifié sur papier que c’était acceptable, que le feu est passé au vert pour moi. Il est nécessaire de faire ratifier certaines choses.” Chris De Smet: “Tous nos collaborateurs, y compris moi-même, ont suivi une formation de conseiller en prévention et de coordinateur de la sécurité. C’est une nécessité pour être au courant de toutes les règles légales. La sécurité est trop importante pour être traitée à la légère et doit être exercée par des gens ayant les bons diplômes.”

Steven Vermeeren, fonctionnaire chargé des plans d’urgence de la Ville de Malines

l’équipe d’Act!events. Chacun reste ainsi en phase!”

Bjorn Peeters: ”Pas encore mais je trouve important de pouvoir coupler des connaissances théoriques à une expérience pratique. C’est la seule façon de créer des automatismes et de se tenir au courant des dernières évolutions légales. Naturellement, je consulte un maximum de spécialistes en la matière car en tant qu’event manager, vous ne pouvez pas tout faire seul. Mais lorsque vous gérez les choses en bon père de famille, vous évitez déjà pas mal de problèmes... Steven Vermeeren: “J’ai suivi une formation classique de fonctionnaire chargé des plans d’urgence et je suis aussi conseiller en prévention. Je commence en outre actuellement un post-graduat en gestion des catastrophes. La sécurité est un processus constant. L’objectif n’est pas de vous reposer sur vos lauriers une fois que vous avez obtenu quelques brevets.” Stefan Czerwatiuk: “Il est important que toute l’équipe soit au courant de cette thématique. Notre conseiller en sécurité et prévention suit régulièrement des formations et des ateliers et informe le reste de

Annemie Braes, Managing Director Cum Laude

Conclusion? L’intérêt pour la sécurité et la prévention a grimpé en flèche dans la majorité des agences événementielles ces dernières années. On constate qu’elles ont leur propre spécialiste en interne et/ ou font appel à une société spécialisée extérieure, dont les collaborateurs sont conseillers en prévention niveau 2 ou 1. Une série de fédérations professionnelles, qui œuvrent à la sensibilisation à travers divers cours et formations, jouent un rôle important en la matière. La sécurité implique bien davantage que quelques agents de sécurité sur le site de votre événement, elle exige l’élaboration d’un plan d’action bien pensé. La prévention et la gestion de la sécurité recouvrent un domaine reposant sur une trame légale complexe, dont il vaut mieux laisser le soin à des professionnels! PS: En tant qu’organisateur, vous êtes responsable de la sécurité sur votre événement. Mieux vaut laisser de côté le panneau à l’entrée indiquant que “l’organisation ne peut être tenue pour responsable en cas d’accident”, mais ça, vous le saviez certainement déjà…

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Event Management

TABLE RONDE FIELD MARKETING

DE L’IMPACT ET DE LA VALEUR AJOUTÉE? Experience a récemment organisé une table ronde avec plusieurs spécialistes en field marketing. Quelle est la valeur de telles actions par rapport aux autres canaux de communication? Quels avantages tire votre produit ou votre service d’une action bien préparée sur le terrain? Où réside la différence avec les autres formes de communication et événements? Nous avons soumis plusieurs sujets et questions brûlantes à notre panel. La conclusion que l’on peut tirer de leurs réponses? Le field marketing a une place importante au sein du mix complet de communication! Découvrez pourquoi à travers cet article...

Pourquoi les entreprises doivent-elles jouer la carte du field marketing? A: Les actions de field marketing garantissent au client un contact direct avec le consommateur (potentiel) Vous pouvez lui demander ce qu’il pense de votre produit, ce qu’il en retient. Vous pouvez ainsi optimiser la visibilité de votre produit. Les actions de sampling dans les magasins sont également directement mesurables par le biais d’un feedback par la suite, par exemple. On peut tout mesurer, mais le budget du client final n’est pas toujours suffisant pour mesurer tous les paramètres. Cela exige un investissement supplémentaire. Le client peut obtenir les bases d’une action en rue: ‘Qu’avez-vous pensé du produit?’, ‘Etait-ce bon?’, ‘Combien d’échantillons ont été distribués?’... . Ensuite, on peut assurer un suivi durable des consommateurs (potentiels). Pas tous, évidemment, mais par exemple une centaine parmi les 4.000 personnes abordées. Vous pouvez poursuivre l’enquête avec eux: ‘Quel est leur comportement après cette action?’, ‘Passent-ils à l’achat ou non et pourquoi?’,... . Ces questions supplémentaires sont synonymes d’investissement conséquent et le client ne souhaite pas toujours s’y prêter. La majorité a un budget d’activation modeste et préfère investir le budget restant dans d’autres canaux média. Les plus gros clients consacrent un budget plus important aux actions de field marketing, parfois même plus important que celui des autres canaux.

A: Le field marketing est un générateur de ressenti Le field marketing occupe une part très importante du mix média. Les médias traditionnels restent importants mais l’activation de marque offre un ressenti au client, qui est la traduction du message de la campagne média. Il joue sur les sens, ce que les médias traditionnels peuvent difficilement faire. Votre produit ou service marque ainsi plus durablement l’esprit des consommateurs. L’Expérience Live est en outre douce pour le budget, comparativement aux événements. Les entreprises ayant un budget relativement limité par consommateur (qui peut toutefois être uen forte somme) peuvent donc déjà atteindre des objectifs appréciables avec une action sur le terrain, créer une véritable expérience live. Le prix par contact est raisonnable. L’expérience doit toutefois être en rapport avec la ligne de conduite générale de la marque, et la renforcer. Il ne doit pas s’agir d’une action isolée. Aujourd’hui, les gens veulent être inspirés. Tout doit être LIVE! Visiblement, les consommateurs ne peuvent se passer d’un élément ‘humain’. Les médias sociaux jouent un rôle important à ce niveau. Tout se ‘partage’ instantanément, y compris votre produit ou service. Avant, les actions étaient purement informatives, aujourd’hui, elles doivent inclure un élément de divertissement: l’infotainment! Les gens veulent quelque chose qui soit agréable et ludique. Ceux qui recherchent l’information pure surfent sur internet. ‘What’s in it for me?’, ‘Pourquoi est-ce que je trouve ça bon?’,... ça, c’est du

ressenti. ‘Pourquoi est-ce que je retiens cette info?’, et cela marche. Le field marketing met en outre un visage sur la marque. Ce côté humain, ce contact chaleureux rejaillit sur vos produits. Les gens arrivent beaucoup mieux informés qu’avant au magasin. Grâce à internet, ils en savent bien davantage sur le produit que vous ne le pensez. Les expériences live ne peuvent pas échouer et doivent inclure une part de conseils. La multitude d’impulsions et de canaux à sa disposition a rendu le consommateur bien plus critique qu’avant. L’expérience d’un produit ne ment pas. Une publicité peut le faire et génère dès lors davantage de notoriété que de vente directe. ‘Lave plus blanc que blanc? Prouvez-le!’ Un consommateur ne se laisse plus simplement influencer par une belle publicité. A: Les actions sur le terrain vous permettent de toucher facilement des groupes cibles spécifiques Par exemple, les 18-25 ans, les mères avec de jeunes enfants,... . De telles actions engendrent très peu de ‘pertes’. Votre but est parfois de mettre sur pied une action de masse généralisée mais la segmentation reste l’un des avantages majeurs du field marketing. Peu d’outils vous offrent un impact similaire pour un budget aussi réduit. A: Les actions sur le terrain sont un gage de flexibilité Avec le field, vous pouvez emprunter de nombreuses directions. La créativité n’y connaît aucune limite, tandis que pour un spot radio,

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par exemple, vous devez toujours évoluer au sein d’un cadre défini étant donné que vous êtes limité dans le temps (généralement 30 secondes). Sur le terrain, vous avez le choix d’une large palette d’actions : du simple sampling en magasin aux roadshows nationaux. Il est en outre possible de corriger les petits défauts pendant l’action. V: Quels sont les dangers cachés? A: La rémunération des promo-boys et promo-girls peut prendre au dépourvu: les heures supplémentaires à 150% et les jours fériés à 200% font vite grimper les budgets Les prestataires doivent dès lors réduire leur marge sur leurs prestations, car les agences ne suivent pas toutes la législation. Tout le monde ne pratique pas les mêmes tarifs pour son personnel. Cette situation est particulièrement dangereuse. Tous les clients n’acceptent pas les tarifs légaux. D’un autre côté, une entreprise sérieuse qui a sa réputation à défendre, refusera de sortir du cadre légal. A: Trop de clients ont des objectifs irréalistes Le nombre de personnes à toucher dans le cadre du budget ne cesse d’augmenter. Ce qui fait baisser le prix par contact. Et le client attend en outre une expérience authentique. C’est dommage car la qualité en souffre. Beaucoup de clients visent trop haut, au niveau du public à toucher. Vingt mille contacts par jour avec trois personnes, c’est IMPOSSIBLE! A: Les tracasseries administratives (notamment pour l’obtention des autorisations et la politique du personnel) et la surrèglementation sont un vrai fléau

Vous n’êtes jamais sûr d’obtenir une autorisation. Elles sont parfois trop chères ou se font attendre trop longtemps (4 à 6 semaines, en ville parfois plus longtemps). Les clients ne voient pas ces problèmes mais leur confiance dans les actions sur le terrain peut en pâtir. Surtout lorsque cela influence ce qui est possible ou non. Le secteur a aussi sa part de responsabilité. Début 2000, le sampling était organisé de façon sauvage et à l’excès. Les autorités ont dû intervenir mais cela va aujourd’hui trop loin. A: Les attentes élevées des clients doivent être cadrées dans un timing réaliste On attend énormément des agences à très court terme. Naturellement, le client subit lui aussi des pressions internes, de la direction ou des gens du département procurement. Mais les actions efficaces demandent une préparation suffisante et pour cela, il faut du temps. Dans les autres canaux média, tout est planifié longuement à l’avance, pourquoi pas les actions sur le terrain? Vous ne démarrez pas une campagne radio une semaine à l’avance, si? Le client ne doit pas oublier que cela peut nuire à la qualité. Entre l’accord et le début de l’action, il y a 2 à 4 semaines, contre 4 à 6 auparavant. D’un autre côté, les timings serrés sont un avantage pour ces spécialistes, étant donné que les actions sur le terrain permettent de rebondir plus vite que d’autres outils de communication et événements. Elles sont applicables rapidement et ont dès lors largement la préférence. A: On négocie avec la mauvaise personne On a encore trop souvent affaire à la mauvaise personne du côté du client. Une personne n’ayant en général pas la moindre idée de tous les éléments impliqués dans le lancement d’une action. On coupe régulièrement dans des dépenses essentielles et par la suite, le brand manager ou le marketing manager

constate que l’action n’a plus rien à voir avec le projet d’origine. V: Quels messages le secteur souhaitet-il encore adresser au monde des entreprises? A: Les participants sont trop nombreux lors des pitch Aujourd’hui, les clients savent parfaitement ce qu’ils veulent et pour quel budget. Ils connaissent très bien le marché. Mais alors qu’avant, ils ne s’adressaient ‘qu’à’ deux agences, aujourd’hui, ils en consultent cinq. Et c’est trop pour un pitch correct. Les agences y investissent énormément de temps et d’énergie. A: Une relation client-agence durable a de nombreux avantages Il serait bon de miser davantage sur le long terme. Une relation durable avec une agence, disons de trois ans, instaure une confiance et se révèle profitable à la qualité des actions. Cela permet de bâtir un partenariat et de travailler sur une vision commune. Hélas, c’est encore trop rarement le cas.

Participants • Vincent Panneels (WFM People) • Wouter Boits (The Oval Office) • Mehdi Mathlouthi (New World) • Davy Desender (Monsterscore) • Danny Brosens (Dazzle Events) • Pieter Tacquet (Ask Me) • Vincent Vanhemelrijck (Field & Concept)

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BESA PRÉSENTE SON CODE DE DÉONTOLOGIE POUR LES FOURNISSEURS ÉVÉNEMENTIELS Le 20 juin dernier, l’association professionnelle belge des prestataires événementiels BESA a reçu son agrément national pour être représenté au Conseil Supérieur des Indépendants et des PME. Pour l’association, c’est le moment idéal de présenter son code de déontologie, rédigé à titre de première démarche en vue de fixer un ensemble de normes sectorielles et sécuritaires, sur lesquelles l’association se concentrera au cours des prochaines années. En collaboration avec Mediarte et le Fonds Social des Arts de la Scène, l’association ambitionne de devenir un label de qualité pour les prestataires événementiels.

epuis sa fondation en 2010, l’association BESA veille à la sécurité des événements publics tels que les festivals et concerts, ainsi que des événements privés au sein du monde des entreprises. L’association BESA entend ici suivre l’exemple de nos voisins, chez qui la sécurité est considérée depuis plus longtemps comme un aspect primordial parmi les fournisseurs, organismes de contrôle et pouvoirs publics. Ce code de déontologie est aussi destiné à stimuler la bonne réputation du secteur, précise Tom Bilsen, président de BESA. L’application de ce code de déontologie, qui traite essentiellement des normes de sécurité, de la qualité et du service, a pour objectif de garantir des normes strictes. Le code de déontologie énonce les principes avec lesquels les membres s’accordent

et auxquels ils sont tenus de se conformer. Les membres ne produiront pas sciemment de compte-rendu erroné des faits, et/ou n’induiront pas leurs clients ou fournisseurs en erreur sur les biens ou services qu’ils fournissent. Ils s’accordent par ailleurs à ne commercialiser que des biens et services qui sont conformes aux normes industrielles spécifiques à leur entreprise. Le respect de ce code de déontologie est l’une des conditions d’affiliation à l’association BESA. Toute infraction volontaire à ce code est susceptible d’entraîner l’exclusion du membre par l’association. Le Code de déontologie est disponible dans son intégralité sur www.b-esa.be.

FIN D’ANNÉE INTENSE POUR L’EMA SOCIETY L’EMA Society reste la plateforme idéale permettant à chaque event manager de découvrir de nouvelles idées et d’échanger ses réflexions avec ses collègues. Les mois à venir s’annoncent également bien remplis pour l’EMA avec au programme des débats et des voyages de prospection intéressants.

près un break estival, l’EMA a repris ses activités le mois dernier avec un voyage de prospection à Plopsa La Panne et la Generation Battle, événement annuel durant lequel la nouvelle génération du secteur confronte sa vision à celle des anciens. Mais le reste de 2013 nous réserve encore de nombreuses activités, gratuites pour les membres EMA. Le 15 octobre, Jean-Philip De Tender, net manager de één, animera un educational sur l’art de raconter une histoire. Etant donné que tout bon événement est basé sur une bonne histoire et que chaque événement est en outre une histoire en soi, l’EMA a demandé à Jean- Philip d’appliquer son histoire dans le contexte de la nôtre, en tant qu’event managers. Le 19 novembre, le Brussels Kart accueillera une table ronde intéressante rassemblant Event Managers et Event Agencies pour discuter de ce qu’ils attendent les uns des autres. Les 29 et 30 novembre, l’EMA

organisera un nouveau fam trip, partant cette fois à la découverte des sites d’événements et de meetings intéressants en Wallonie. Le 19 décembre, l’année sera clôturée en beauté avec le cocktail annuel de Nouvel An.

Différentes formules d’affiliation

Avec la multitude d’activités proposée, les membres de l’EMA Society en ont résolument ‘pour leur argent’. En participant à quelques activités ou en profitant de l’une ou l’autre réduction, chaque membre peut rapidement amortir ses frais d’affiliation. Il existe plusieurs formules (personal, corporate, academic, bronze, silver, gold), à partir de 150 € par an. Pour de plus amples informations à ce sujet, de même que sur les activités susmentionnées, n’hésitez pas à visiter le site www.emasociety.be .

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LE SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL BELGE EN PLEINE CROISSANCE LES ENTREPRISES ORGANISENT DE PLUS EN PLUS D’ÉVÉNEMENTS POUR ATTEINDRE LES CONSOMMATEURS, LES CLIENTS ET LES EMPLOYÉS. Pour la quatrième année consécutive, le secteur événementiel en Belgique atteint une croissance de son chiffre d’affaires et de son personnel. En 2012, les 18 principales agences événementielles belges ont déclaré un chiffre d’affaires de 94,7 millions d’euros et ont employé 303 personnes. Le nombre d’événements organisés a également augmenté, ce qui indique une hausse de l’importance des événements dans le communication mix des sociétés en Belgique. La bonne santé des agences belges a été démontrée par l’ACC Expert Center Event Marketing selon une analyse récente du secteur.

Croissance du chiffre d’affaires, du personnel et du nombre d’événements. L’Expert Center Event Marketing qui a été fondé début de cette année au sein de l’ACC (Association of Communication Companies) et qui regroupe les 22 principales agences d’événements en Belgique, a demandé à ses membres de transmettre leurs données financières. 18 agences ont participé et ont présenté leurs résultats des quatre dernières années. « Selon les chiffres de 2012 le chiffre d’affaires a augmenté de 7 % par rapport à 2011 », déclare Frank Anthierens, président de l’ACC Expert Center Event Marketing. « Les 18 agences participantes ont enregistré un chiffre d’affaires de 94,7 millions d’euros en 2012, contre 88,5 millions en 2011. En 2009, leur chiffre d’affaires commun n’était que de 68,6 millions d’euros. » Le personnel employé a augmenté de 9% évoluant de 277 employés permanents en 2011 à 303 en 2012.

Indirectement, les agences ont créé naturellement une multitude d’emplois chez leurs sous-traitants tels que les sociétés techniques, les entreprises de soutien logistiques, les traiteurs, les entreprises de location de salles, les agences d’hôtesses, les artistes, etc. Partie intégrante du plan de communication L’année dernière, les agences belges ont réalisé ensemble 2.468 événements. «Cela fait 732 de plus que l’an dernier, soit une croissance de 42,2 % », explique Frank Anthierens. «Nous pouvons donc affirmer que nos clients - et ce sont aussi bien des entreprises privées que des institutions publiques – font de plus en plus appel à des bureaux d’événements pour donner vie à leurs marques. Les événements sont devenus aujourd’hui une partie intégrante de la communication et du plan de communication “

Les entreprises choisissent pour une relation à long terme avec leur agence Malgré la forte augmentation des événements, les chiffres indiquent également une diminution du nombre de compétitions, de 1.069 en 2011 à 974 en 2012. « Cela reflète selon nous le fait que les entreprises préfèrent confier à leur agence plus de tâches et donc en conséquence choisissent de construire un véritable partenariat et une relation à long terme avec leur agence. Tout comme les agences de publicités traditionnelles, les bureaux d’événements sont souvent appelées pour remplir de petites missions et deviennent ainsi une extension du département événementiel interne,» déclare Frank Anthierens.

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QU’EST-CE QU’ON MANGERA DEMAIN? Depuis le printemps, j’ai un nouveau pensionnaire à la maison… J’ai donc musardé sur les boutiques en ligne d’animaleries, à la recherche d’un panier, d’une cage de transport, de nourriture pour chiot. Deux minutes et dix clics plus tard, on me propose déjà de recevoir gratuitement le manuel du débutant pour bien accueillir son chiot! Un encodage rapide de l’adresse e-mail… et 30 secondes plus tard, me voilà l’heureux propriétaire d’un guide pratique. Le lendemain, je reçois un e-mail me proposant un package promotionnel spécial de nourriture pour chiot. Et depuis ma première commande et mes visites régulières sur le site, je suis systématiquement informé de façon ciblée précisément sur les produits qui m’intéressent. Via mon profil, ils savent même exactement quand mon stock de nourriture est presque épuisé. Et quand il est temps de passer à l’alimentation junior. Fantastique, non?

Danny Stevens CEO RocMe Return On Conferences Meetings and Events

e n’est qu’un petit exemple de marketing numérique intelligent, avec une communication et une expérience digitale centrées sur l’individu. Où se situe aujourd’hui l’industrie événementielle au sein de cette évolution? Il y a encore un long chemin à parcourir. Et cela n’est pas près de changer tant que nous ne nous rendrons pas compte qu’en tant qu’expérience, nous ne sommes pas

au centre du processus. La communication live n’est qu’une petite part complémentaire d’un ensemble constitué de marketing en ligne, de médias sociaux, de CRM, de business intelligence et de bien d’autres choses encore. Construire rapidement un site web événementiel, une page d’enregistrement et un ticket électronique, aucun problème! Mais c’est l’événement qui se retrouve ainsi isolé au centre, pas ‘le client’. Nous passons à côté d’innombrables opportunités de mieux connaître nos clients. Et si vous comptez sur la discipline de votre équipe de vente pour tenir les profils à jour, il faudra vous armer de patience. Nous sommes en outre face à une montagne d’informations provenant de sources très diverses. En tirer une véritable valeur ajoutée est quasiment irréalisable. L’approche individuelle est appelée à gagner en importance dans notre secteur également. D’une part parce que le temps des participants est plus précieux qu’avant et, d’autre part, parce que l’offre est tellement étendue qu’avec la communication de masse, vous manquez de loin votre objectif. Lorsque les systèmes intelligents pourront véritablement faire des suggestions proactives aux marketing et event managers, l’expérience générée garantira un ressenti durable. Un message dans votre boîte de réception: “Le mois prochain, Philip Glass joue au Bozar, saviez-vous que 18 de vos clients apprécient ce compositeur contemporain?” Quelles sont les chances que vos clients répondent à une invitation et quelles sont les chances qu’ils ne se présentent pas? Précisément… Vous auriez pu avoir l’idée vous-même, mais probablement pas. Parce que vous ne connaissez pas Philip Glass et que vous savez encore moins lesquels de vos clients ne s’enfuiraient pas de

la salle au bout de 20 minutes en poussant de hauts cris? Peut-être que d’ici 10 ans, nous perdrons patience face à un serveur qui nous demande pour la énième fois si nous voulons de la viande alors qu’il peut très bien voir sur ses lunettes Google que nous sommes végétariens! Qu’est-ce qu’on mange demain? Eh bien, ‘à la carte’... . Nous évoluons vers des expériences individuelles centrées sur le client et les informations qu’IL souhaite partager sur son réseau, utilisées de façon adéquate pour créer une valeur ajoutée au sein de SON ressenti. Quand nous aurons un accès simple aux informations, quand ces informations pourront être enrichies grâce aux interactions en ligne et sur place – avant, pendant et après l’événement – et quand toutes ces données pourront être complétées par les chiffres et informations nécessaires de nos systèmes externes, alors et alors seulement, nous serons en mesure d’offrir une véritable valeur ajoutée à nos visiteurs. Peut-être n’avons-nous pas besoin de 2.000 visiteurs pour un lancement de produit réussi et peut-être pourrions-nous obtenir un ROI plus élevé avec 500 invités mais un budget doublé par personne. La technologie est devenue incontournable dans le secteur. Il ne nous reste plus qu’à l’appliquer en fonction de nos objectifs. Tous les ingrédients sont réunis. Il ne manque plus qu’un bon cuisinier pour les transformer en un plat digeste. Cela fait déjà un moment que nous sommes en cuisine. Toute aide pour peaufiner la présentation et rectifier l’assaisonnement est toujours la bienvenue. J’attends avec impatience le premier service d’EventDrive 3.0.

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L’été a été chaud et animé pour Green Pepper. Ces derniers mois, à la demande du traiteur Very Food, Green Pepper a pris en charge le service du BMW Beach Lounge, un concept restaurant – bar – lounge unique sur la plage de Knokke. Cet été, nous étions également actifs à Optima Open, à Knokke, pour 24Seven.

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En août, Green Pepper a organisé un mariage ‘de prestige’ au Hangar Bizarre, un site unique oﬀrant énormément de possibilités. Dans les mois à venir, nous travaillerons en étroite collaboration avec Major Events, d’Izegem, ainsi qu’avec l’entreprise de catering Culpo. Notre équipe professionnelle est à l’entière disposition du client!

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ans le secteur de l’événement, nul ne sera passé à côté de la double annonce touchant les grandes salles de spectacle bruxelloises: la médiatique reprise par Sportpaleis Group de l’historique Forest National, alliée à l’ouverture du Palais 12 de Brussels Expo, transformé en salle modulable high-tech, spécialement conçue pour accueillir des spectacles de toutes natures.

Collaboration et…

D’un point de vue technique, Forest reste la propriété de Music Hall, qui en a désormais confié la gestion journalière à Sportpaleis Group, déjà exploitant du Sportpaleis, de la Lotto Arena et de l’Ethias Arena. Début septembre, Jan Van Esbroeck de Sportpaleis déclarait “se réjouir à l’idée de mettre son expertise dans l’exploitation de salles au service de la doyenne des salles de concert du pays”,

qu’il considère par ailleurs comme la “salle de concerts la plus conviviale d’Europe”. Du côté de Music Hall, Geert Allaert mise énormément sur ce partenariat. “Nous avons travaillé pendant 20 ans pour faire de Forest National ce qu’il est aujourd’hui,” déclaraitil. “Nous allons désormais collaborer avec la commune de Forest et la Région pour que Forest conserve son rang de première salle de concert bruxelloise. Cette collaboration nous permettra aussi de nous concentrer davantage sur la promotion et la production. Nos ambitions internationales sont de plus en plus concrètes, mais nous resterons très présents en Belgique.” Du côté des entreprises, rien ne change à Forest. La direction confirme que ses account managers habituels restent les interlocuteurs de la salle, et que “leur offre s’étoffera à l’avenir”.

… sérieux défis

La salle se trouve néanmoins face à deux défis majeurs: sa rénovation et la concurrence de son nouveau voisin sur le plateau du Heysel. La rénovation de Forest est un sujet dont on parle depuis longtemps, et qui fait l’objet d’une triple approche: la mise à niveau de son acoustique et du confort des lieux, mais aussi la résolution de ses problèmes de mobilité et de parking ainsi que l’édification d’une salle de sports. Entre le propriétaire et l’exploitant, il conviendra encore de déterminer lequel reprendra ce flambeau, qui pourrait très bien rimer avec fardeau.

L’ouverture du Palais 12 à la mi-septembre représente un second défi pour la doyenne. Intégré dans le projet NEO de réaménagement du plateau du Heysel, le ‘nouveau’ Palais 12 peut désormais accueillir des évènements majeurs, tels que des grands concerts, congrès, spectacles et évènements sportifs pour une capacité modulable de 2.500 à 18.000 personnes maximum (contre 8.400 à Forest). La voisine du futur stade national n’a d’ailleurs pas ménagé ses efforts pour doter l’endroit d’une acoustique de pointe, qui présente aujourd’hui un temps de réverbération extrêmement bas et un son parfaitement intelligible, confirmé par des sound checks approfondis réalisés juin dernier. Les cartes semblent donc redistribuées à Bruxelles dans un segment des spectacles, lui-même déjà remodelé par la baisse des ventes de ‘disques’ et, donc l’augmentation des prestations scéniques des artistes, que ce soit sur scène ou sur festival. Forest National devra ainsi confirmer sa place, entre les nombreuses salles bruxelloises de petites capacités et le nouveau Palais 12, à la conception redoutable en termes de capacité, d’accessibilité et de technicité. Pour les professionnels, en tous cas, l’accroissement de l’offre est une aubaine: “A partir du moment où l’offre de salles de qualité augmente dans des villes stratégiques comme Anvers et Bruxelles, cela ne peut faire que notre bonheur, celui des tourneurs et des artistes,” déclarait-on chez Live Nation.

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Locations

GHELAMCO ARENA - GAND

e nouveau temple du football de La Gantoise est également ouvert à l’organisation de meetings et événements corporate. Si vous êtes à la recherche d’un espace de réunion, d’une galerie pour une exposition ou d’un lieu pour tout autre événement, l’Arène Ghelamco – située à la jonction E40-E17 et près du Ringvaart – vous accueille avec plaisir. • Au rez-de-chaussée, on trouve une salle de presse (290m²) en format auditoire. • Le premier étage abrite le grand Business Lounge (1.600m²), un espace d’accueil offrant place à 1.500 personnes. • Au +2, la célèbre Promenade (8.000m²) fait le tour du stade. Un lieu de rencontre idéal pour les supporters avant et après le match mais aussi un espace événementiel attrayant. • Au 3ème étage se trouve la zone des Business Seats. L’espace compartimentable de 1.250 m² situé derrière convient pour l’organisation d’événements en tout genre. • Au 4ème étage est logé le restaurant (630m²) pour les membres de l’Executive Club, également utilisable comme espace événementiel. Sans oublier les Skyboxes (resp. 32m² et 80m²), aussi disponibles à la location. Pour coordonner tout cela, Clockwork collabore avec trois traiteurs fixes (Gourmet Invent, Alfin et un traiteur interne) et propose aussi tout le matériel AV nécessaire. Le terrain peut lui aussi accueillir sur demande spécifique divers événements et productions. Juste en face du stade se trouve un Brico-Planet avec un parking souterrain de 1.000 voitures (tarifs sur demande)! Il n’est pas possible d’organiser d’événements les jours de match. Plus d’infos: www.clockwork.be

NOUVEL ESPACE PRESTIGIEUX À TOUR & TAXIS Si le hall central de l’Entrepôt Royal et les Sheds de Tour & Taxis n’ont plus aucun secret pour de nombreux organisateurs d’événements, ceux-ci se réjouiront d’apprendre que, depuis septembre, le site événementiel bruxellois dispose, avec l’Hôtel de la Poste, d’un nouvel espace somptueux et prestigieux.

énovation la plus récente de Tour & Taxis, l’Hôtel de la Poste situé à gauche de la lieutenance du côté du shed 1 bis abritait jadis l’Hôtel d’Administration et officiait comme service administratif pour l’ensemble du site. Il propose aujourd’hui une grande salle polyvalente, la Salle des Guichets d’une superficie d’environ 800 m², ainsi qu’un Foyer adjacent d’environ 300 m² pouvant accueillir les lunchs et pauses café, ou être utilisé comme espace de sous-commission. D’une capacité maximale de 600 personnes en réception ou 500 en banquet, la somptueuse Salle des Guichets se caractérise par sa multifonctionnalité et constituera un lieu unique pour vos congrès, réunions, fêtes du personnel, soirées, concerts, mariages, etc. Eclairée par de très grandes fenêtres et par le lanterneau au plafond qui laisse filtrer la lumière naturelle, elle témoigne du savoir-faire exceptionnel des artisans de la fin du 19ème siècle: pilastres gainées, moulures à fleurs d’acanthe, corniches à modillon sur frise denticulée, chambranles à entablement… Equipé d’un éclairage de base, d’une sonorisation, d’un projecteur avec écran et d’une grande scène démontable, l’Hôtel de la Poste pourra être utilisé seul ou en complément des autres espaces de Tour & Taxis. Il profitera évidemment de la situation centrale et du vaste parking de ce site événementiel bruxellois très apprécié. Enfin, à l’instar de son grand frère, l’Hôtel de la Poste travaille lui aussi de façon exclusive avec 13 traiteurs qui, afin de réduire l’empreinte écologique, se sont engagés à prendre des mesures concrètes dans le cadre du développement durable. Vous trouverez la liste de ceux-ci ainsi que le plan et des informations complémentaires sur ce nouvel espace unique sur www.tour-taxis.com/fr/hotel-poste

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DONNEZ DE LA HAUTEUR À VOS ÉVÉNEMENTS Vous recherchez un lieu insolite pour un séminaire, une conférence de presse, une exposition, une petite réception avec cocktail dînatoire ou un dîner avec du live cooking orchestré par un grand chef… Que diriez-vous d’un ancien château d’eau? Offrant une vue imprenable sur l’aéroport de Zaventem et plébiscité dans de nombreux concours d’architecture et de rénovation, ce château d’eau situé à Steenokkerzeel accueille vos événements depuis désormais pratiquement un an. Petit tour du propriétaire.

onstruit entre 1939 et 1941, ce château d’eau est resté en service jusqu’en 1990 avant d’être totalement rénové en un espace à la fois habitable, mais désormais surtout utilisé à des fins événementielles. Epoustouflants, les travaux de rénovation ont d’ailleurs été plébiscités dans de nombreux concours et le château d’eau vient d’ailleurs encore tout récemment de remporter le concours de l’émission ‘La maison la plus originale’ sur RTL-TVI.

Petit mais joli

S’étalant sur 5 niveaux (480 m²) menant à une terrasse de toit offrant une vue imprenable sur un océan de verdure rehaussé par le spectacle unique du décollage et de l’atterrissage des avions de l’aéroport de Zaventem, cet espace multifonctionnel convient à merveille pour des événements de qualité, mais de taille évidemment relativement réduite: 60 à 70 personnes en mode exposition/visite, 50 à 60 personnes en mode cocktail dînatoire sur trois étages ou encore 30 à 40 personnes pour des réunions, conférences de presse ou autres dîners assis.

Des événements de ‘haut vol’

Les possibilités et projets ne manquent pas, comme nous l’explique Eric Van der Stock de Fast Retail Communication, l’agence événementielle partenaire du Château d’Eau: “Outre les événements classiques précités, nous organisons par exemple aussi des dîners assis avec du live cooking assuré par le chef du restaurant doublement étoilé Le Chalet de la Forêt à Uccle. Prochainement, nous comptons aussi créer dans cet espace un business club, dans l’esprit de l’ancien SAP Lounge, et destiné au secteur informatique, où CEO et marketing managers de sociétés informatiques pourront ainsi procéder à du networking avec des IT managers d’autres sociétés tous les 15 jours sur base d’un membership…” Bref, comme on dit souvent, mais de façon cette fois très appropriée: The sky is the limit! Infos: : eric.vds@fastretail.be

HAL 26

e HAL 26 est un nouveau site événementiel installé sur l’ancien site Acec, sur le Dock Nord historique à Gand, surnommé ‘Den Acec’ en référence à sa principale marque industrielle (les Ateliers de Constructions Électriques de Charleroi). Le site est actuellement en pleine rénovation. D’ici 10 à 15 ans, l’administration gantoise entend faire des anciens docks, situés dans la partie nord de la ville entre la jonction de la gare de Gand-Dampoort et le quartier Muide, un nouveau district au bord de l’eau. L’ancien port sera transformé en quartier résidentiel moderne avec des parcs, des commerces et divers services publics. Le Hal 26 se prête à la perfection aux événements d’entreprise, concepts night-life, projets culturels, représentations et fêtes privées. Une terrasse et une place événementielle verte à l’avant (été 2014) viendront compléter le lieu, qui prévoit en outre une terrasse couverte pour les fumeurs. Outre le Hal 26, le Dock Nord accueillera également une salle de théâtre et un espace de répétition et d’exposition. • La Grande Salle (445m², hauteur: 6m) convient pour toutes sortes d’événements, y compris avec de la musique amplifiée. La norme acoustique maximale est de 95dB. Cet espace dispose d’une installation son et lumière complète. Il est possible d’en étendre l’infrastructure avec du matériel supplémentaire, en collaboration avec l’un des partenaires Play, Stagetrack ou Theatech mais les autres entreprises sont également les bienvenues. Sols, portes, murs

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E S T. 2 0 0 4

Crew Catering, Business & Private Events

www.FOOD-LOVERS.be 02/652.20.01

food@food-lovers.be

Locations 53 et plafonds ont une solide isolation acoustique. La structure ondulée des murs assure une diffusion optimale du son. • Le Foyer (196m², hauteur: 4m) convient uniquement pour les événements sans musique (fortement) amplifiée. La norme acoustique maximale est de 85db. • Le hall d’entrée (environ 100 m²) peut servir de zone d’accueil et de vestiaire, de petit espace de réception, de lounge ou de break-out room. Les deux derniers espaces n’ont aucune isolation acoustique. Une grande partie des murs est en verre. La musique fortement amplifiée n’y est pas autorisée, contrairement à la musique d’ambiance, aux discours, aux sets acoustiques et autres. Le Dock Nord offre un parking gratuit pour 500 voitures. Plus d’infos: www.hal26.be

THE HOTEL, DÉCOUVREZ L’EXPÉRIENCE HÔTELIÈRE ULTIME Le 12 septembre dernier, The Hotel., situé à l’emplacement de l’ancien Hilton sur le prestigieux Boulevard de Waterloo en plein cœur de Bruxelles, a mis la dernière main à deux années de travaux de rénovation. Des travaux destinés à faire vivre au voyageur moderne et cosmopolite l’expérience hôtelière ultime dans un hôtel internnational et exclusif sur le segment premium.

Raffinement, confort et technologies

ans les 421 chambres élégantes et raffinées scindées en différents types (Superior, Deluxe Panorama, 14 Panorama Suites, 3 Splendour Suites et The Suite), tout a été placé sous le signe d’une expérience hôtelière unique et cosmopolite, prêtant particulièrement attention aux détails. La technologie jouant un rôle toujours plus important pour le voyageur d’affaires moderne, le client pourra dans sa chambre connecter ses appareils électroniques à la télévision en passant par le Mediahub™. Et grâce au développement de l’application The Hotel.App, il pourra également obtenir l’accès à sa chambre, procéder au check-in et au check-out par le biais de son smartphone, et ce donc, sans avoir à passer par la réception, ni à utiliser de keycard.

Vue unique

Au Panorama Lounge au 24ème étage, les hôtes des chambres Deluxe Panorama et des Suites pourront, tout en profitant de la vue surprenante sur Bruxelles, prendre le petit-déjeuner le matin et s’y rendre toute la journée pour déguster une belle variété d’encas et de boissons. Enfin, The Urban Fitness & Spa au 23ème étage propose toute la détente et l’exercice physique dont vous avez besoin grâce notamment à une salle de fitness avec des appareils ultramodernes et un centre de fitness comprenant entre autres un grand sauna, un hammam, et deux espaces de relaxation. Grâce à la vue, qui s’admire même depuis le sauna, l’expérience est unique.

Salles de réunion et salles de bal

Situées aux 25ème, 26ème et 27ème étages, 8 salles de réunion fonctionnelles, élégantes et conviviales offrent, outre une vue spectactulaire sur la capitale, tous les équipements nécessaires, tels que Wi-Fi illimité, projecteurs LCD, écrans encastrés et obscurcissement électrique. Au 1er étage, enfin, deux vastes salles de bal et un foyer, dont l’agencement élégant et sobre s’adapte à chaque type d’événement, peuvent accueillir jusque 400 personnes.

Expérience gastronomique

Au rez-de-chaussée, The Restaurant by Pierre Balthazar propose une ligne directrice originale qui emmènera le convive sur les chemins les plus savoureux des cuisines française, italienne, thaïlandaise ou belge à travers l’imaginaire culinaire notoire de chefs internationaux, complices pour l’occasion, d’un Pierre Balthazar, à son tour et pour son pays d’origine, au mieux de sa créativité. Bref, l’expérience hôtelière et gastronomique ultime assurée dans un cadre unique à la situation inestimable, parmi les plus grandes marques de luxe internationales qui pourront d’ailleurs également exposer leurs collections via 8 cubes de présentation dans le bar. Avis aux amateurs… Infos: www.thehotel.be

Voted 3rd best event agency.

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