Xp 92 fr by LEO bvba

L e m a g a z i n e d e l a c o m m u n i c a t i o n l i ve e t d e l ’ eve n t m a r ke t i n g

Trimestriel Été 2015

Bureau de dépôt: Gand X – Agrément: P904117

Retour à

Waterloo

MANAGEMENT LES CLÉS D’UN BRIEFING D’AGENCE

PEOPLE UN BELGE CONQUIERT L’ESPAGNE

AGENCES EVENT MASTERS ET CONRAD CONSULTING FRANCHISSENT UN CAP

MANAGEMENT MOTIVER SON PERSONNEL TEMPORAIRE

Not just another brick in the wall! With a family day and the annual Open Wervendag, we welcomed over 4.000 people in 2 days. Both Barcoâ&#x20AC;&#x2122;s future building and the event made quite an impression!

Kortrijksesteenweg 1126/01 9051 Gent - Belgium

t +32 9 221 90 97 f +32 9 222 16 59

info@act-events.com www.act-events.com

L’édito de…

Jean-Paul Talbot

CHER LECTEURS,

Une fois n’est pas coutume, ce numéro d’été a des allures particulièrement internationales. Ce n’est évidemment pas un hasard, tant notre pays est sorti de ses frontières pour être représenté aux quatre coins de l’Europe, quand ce n’est pas du monde. Nous commencerons par un retour sur les festivités récemment organisées dans le cadre du bicentenaire de la bataille de Waterloo, mais irons également jeter un coup d’œil du côté de Séville, pour nous entretenir avec un Anversois d’origine qui est devenu partenaire d’une des plus grandes agences d’événements de la péninsule ibérique et président de l’association des agences d’événements espagnoles, créée il y a quelques mois à peine. À l’international toujours, le festival EuBea se prépare, et les appels à candidature ont été lancés. Avis aux agences d’événements belges qui souhaitent - une nouvelle fois - se distinguer sur la scène européenne… Autre ‘nouveauté’: l’association internationale des corporate event managers (Uniceo) continue de se développer et a nommé une belge à la tête de la zone Benelux. Un visage que l’on ne présente plus pour certains mais que nous avons souhaité mettre à l’honneur dans ces pages. Nous aurions également pu vous emmener du côté de Paris, où les associations de prestataires de l’événementiel ont fortement avancé, mais nous y reviendrons à la rentrée. Nous aurions aussi pu nous pencher sur d’autres opérations menées – en tout ou en partie – par des prestataires belges. Mais il a bien fallu choisir… En cette période estivale, il ne me reste plus qu’à souhaiter d’excellentes vacances à ceux qui pourront en prendre et à vous donner rendez-vous en septembre, pour un petit examen des drones, très en vogue, mais aussi pour le lancement des prochains BEA et des Catering Awards. Sans oublier la multitude d’opérations qui sont actuellement menées sur le littoral et les festivals…

Colophon COUVERTURE © Phil Thomason EXPERIENCE MAGAZINE Experience, le magazine Benelux de l’organisateur d’événements et du marketing événementiel. TIRAGE 7.000 exemplaires DIFFUSION Belgique, France, Luxembourg, et Pays-Bas (Nederlandse versie op aanvraag) FREQUENCE Trimestriel EDITEUR LEO BVBA Rue des Ixellois 1 - BE 4000 Liège Tél.: +32 (0)4 224 78 71 Fax: +32 (0)4 226 94 84 E-mail: jp@eventbox.be EDITEUR RESPONSABLE Erik De Ridder edr@eventbox.be REDACTEUR EN CHEF Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be EQUIPE REDACTIONELLE Jacques Legros, Jeroen Coteur, Wim Vander Haegen,

Joanna Pays, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele, Dimitri Van Moerkercke ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTS Valérie Laforgia val@eventbox.be L’abonnement à Experience coûte € 130 par ans (hors TVA). S’ajoutent à cela des frais de port pour les envois en dehors du Benelux et de la France. L’abonnement étudiants coûte € 70 par an (TVA comprise). Pour obtenir un tel abonnement, une copie de la carte d’étudiant est obligatoire. Les demandes d’abonnement peuvent s’effectuer par écrit avec mention de votre nom, de votre fonction, du nom de votre société et de l’adresse d’expédition. Les abonnements sont souscrits pour un an et prolongés jusqu’à révocation. La révocation des abonnements doit être introduite par écrit deux mois avant l’expiration de la période d’abonnement. SALES MANAGER Erik De Ridder GSM: +32 (0) 486 13 13 13 E-mail: edr@eventbox.be SALES Ine Vanbesien GSM: +32 (0) 472 90 06 17 E-mail: iv@eventbox.be

PRODUCT MANAGER Gregory Smet GSM: +32 (0) 495 52 29 25 E-mail: gs@eventbox.be DIFFUSION Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be IMPRESSION Geers Offset, Gent COPYRIGHT Aucun élément de cette publication ne peut être repris, multiplié ou copié sans autorisation explicite de l’éditeur. Outre Experience, LEO édite également Event & Expo Guide, Toys & Games et The Corporate Traveller. ISSN Expédition Belgique Parution 6 x par an dans le BeNeLux et en France. Bureau de Dépôt: Gand X, Agrément: P904117. E.L.: E. De Ridder, Rue des Ixellois 1, BE 4000 Liège

LIDL - UPR PRESS CONFERENCE

EUROMILLIONS - MORTIERBRIGADE TROPICAL ISLAND

TRADE MART ANNIVERSARY

TELENET - THESE DAYS AVANT-PREMIÈRE ‘GAME OF THRONES’

PRIMA DONNA - BELMODO 150 YEARS TO YOU

SPOTIFY BLACK STAGE POWERED BY AXE PRIVATE SHOWCASE ‘TOUT VA BIEN’

1 DEDICATED TEAM / 181 EVENTS / 72.366 GUESTS / 42 HAPPY CLIENTS

Months of creating moments

Are you next ? WEMAKEYOUHAPPY.BE

FLEXWERK UITBESTEDEN

ZONDER ZORGEN doe je met

EEN ONLINE APP

ON / OFF

De ForganiserTM service bevat een online applicatie waarin u uw flexibele werkers selecteert, inplant en aanstuurt in realtime.

Ga nu aan de slag!

Vandaag met dertig, morgen met drie en volgende week terug met vijftien. Met Forganiser TM schakelt u snel en doeltreffend op maat van de noden.

GEAUTOMATISEERDE ADMINISTRATIE

STEEDS HET JUISTE TEAM

FORGANISER TM

AT YOUR SERVICE

ForganiserTM biedt een steeds groeiende online databank aan vol gemotiveerde professionals uit de evenements- en belevingsindustrie, waaruit u steeds het geknipte team kunt samenstellen. Gedaan met langdurige aanwervingsprocedures.

Met een ForganiserTM account is alle administratie in een mum van tijd geklaard. Zowel de contracten als de loonverwerking worden via ForganiserTM geautomatiseerd. Zo blijven uw overheadkosten miniem.

FORGANISER TM

www.forganiser.be

De uitstekende gepersonaliseerde diensten van vip-hostessen en hosts L’excellence du service personalisé d’hôtesses et hôtes vip

VIP EVENTS - CONFERENCES - ENTERTAINEMENTS - FAIRS & SHOWS

Avenue Lambeaulaan 91 - 1200 Bruxelles

T. 02/733.07.01 - F. 02/733.07.55

info@proteine.be - www.proteine.be

HEERLIJK EERLIJK SFEERLIJK

VANDERSMISSEN FEESTSERVICE Gelmelstraat 92 Bus 7 B-2320 Hoogstraten T +32 (0)3 314 58 85 www.vandersmissen.org info@vandersmissen.org

Sommaire INSIDE NEWS 009 EventNews

L’actualité de la scène événementielle belge

EVENT MARKETING 020 «Notre mission? Faire du Bicentenaire quelque chose de fort»

Pour le Bicentenaire de la bataille de Waterloo, l’agence bruxelloise VO n’a pas hésité à prendre des risques, en endossant le costume de producteur délégué.

024 Flash

049 UNICEO nomme une Belge au poste de vice-présidente pour le Benelux

SUPPLIES 051 Que souhaitent les agences événementielles dans leurs assiettes?

En mai et juin, l’équipe d’Experience Magazine a interrogé 158 agences événementielles dans le cadre de son enquête annuelle consacrée aux traiteurs événementiels belges.

EVENT MANAGEMENT

EVENTS

029 «Une bonne agence est avant tout une agence sur qui nous pouvons compter quoi qu’il arrive»

053 Les EuBea sont ouverts

037 Choisir une assurance personnalisée pour son event?

EVENT AGENCIES

En poste chez Belgacom/Proximus depuis près de 20 ans, Paola Capaldi dirige aujourd’hui la cellule événements de Proximus Group, qui signe près de 400 événements par an. Aujourd’hui, le savoir-faire et l’expertise d’AssurEvents permettent de répondre aux besoins et aux attentes de leurs clients belges présents localement et à travers le monde.

040 Un Anversois au top de l’événementiel espagnol

Jaime Sánchez avait à peine 23 ans lorsqu’il a quitté sa ville natale d’Anvers pour tenter l’aventure en tant que guide de voyage à Tenerife. Aujourd’hui, plus de 20 ans plus tard, il est, avec sa société Eventisimo, au top de l’événementiel espagnol. Voici le récit passionnant d’un entrepreneur à succès qui emploie plus de 150 personnes…

045 Aspirer à un briefing optimal

ASSOCIATIONS 047 BESA lance une série de nouveaux outils 047 Un automne passionnant pour l’EMA Society

La compétition européenne récompensant les meilleurs événements organisés en Europe a débuté. Les projets qui souhaitent entrer en compétition doivent être inscrits avant le 31 août prochain.

055 A la pointe des dernières tendances de teambuilding Même au bout de 20 ans, Event Masters travaille toujours aussi dur pour rester une entreprise en vue et innovante – et ce dans ses quatre départements: tailormade events, incentives, DMC et surtout teambuilding.

059 «25 ans de solutions ingénieuses»

Fin des années ’80, Koen Vanhove et Stefan Deckers se faisaient encore concurrence en tant que jeunes organisateurs de fêtes à Hasselt. Aujourd’hui, ils dirigent Conrad Consulting et contribuent au développement du secteur événementiel B2B.

MEETCENTIVES 063 Foodz

Les formules VIP du Festival du Film de Gand

LOCATIONS 081 Ampère: événements underground de haut niveau

Anvers compte un ‘haut lieu’ de plus à l’allure unique. Ses initiateurs, Joachim Marynen et Carlos Michielsen, décrivent Ampère comme un ‘sustainable creative event space’.

www.deltarent.com Industriestraat 16 | 8755 Ruiselede | T. +32 51 580 478 | info@deltarent.com

Give us an issue, we have the tissue EVENT DECORATION • CONFECTION • DRY-HIRE

Industrielaan 107 • B-3630 Maasmechelen Tel :+32 89 77 16 50 • Fax: +32 89 77 16 58

www.deco-fact.be info@deco-fact.be Like us on

Facebook

eventnews.be Panasonic lance un appareil hybride alliant éclairage et projection vidéo

anasonic a lancé une nouvelle solution d’éclairage hybride qui combine aussi bien les fonctions d’éclairage traditionnel que de projection vidéo. Cette solution est destinée aux commerces de détail, aux musées et aux restaurants. Le Space Player™ dispose à la fois des fonctionnalités d’éclairage et de projection laser, le tout contenu dans un boîtier unique semblable à un projecteur s’attachant sur des rails classiques via un seul câble. Les procédures d’installation et de déplacement en sont ainsi facilitées. Grâce au Space Player, éclairage, projection et animation s’associent pour présenter tout espace sous de nouveaux feux. Cette solution est surtout intéressante pour le secteur du commerce de détail, où elle permettrait de mettre en lumière la marchandise tout en projetant un texte à propos du produit afin d’informer le consommateur. «Panasonic souhaite créer un marché pour la «Projection d’éclairage», un nouveau type d’éclairage assuré par projection vidéo», explique Hartmut Kulessa, European Projector Marketing Manager chez Panasonic. «Le Space Player pourrait ainsi permettre de réaliser des expositions interac-

tives grâce à l’utilisation d’images vidéo plutôt que des visuels statiques dans les musées, ou encore d’impressionner les clients d’un restaurant en projetant le menu sur un mur ou une table, par exemple.» L’appareil peut projeter dans toutes les directions sous son axe horizontal et se connecte à des cartes SD, des ordinateurs et des tablettes afin de pouvoir relire les contenus vidéo. Le recours à une source lumineuse laser permet d’offrir 20.000 heures de fonctionnement sans opération de maintenance. «Ces applications sont faciles à intégrer au sein du dispositif d’éclairage existant grâce au Space Player», explique Hartmut Kulessa. «L’appareil constitue une solution aisée et économique pour un environnement audiovisuel à effet garanti!». Le Space Player est disponible en noir (PT-JW130GBE) ou blanc (PTJW130GWE) et son PVC s’élève à 2.400 €. fr.business.panasonic.be.

Fast Forward recherche un(e) «Senior Account Manager Events»

ast Forward élabore depuis 11 ans des événements marquants alliant service supérieur, souplesse et originalité. Chaque événement exige des tonnes de préparation, de soutien et de coordination. C’est pourquoi ils souhaitent renforcer leur équipe avec un(e) Senior Account Manager Events. Vous êtes passionné(e) par la communication et vous avez d’excellentes compétences commerciales et de réseautage? Vous avez au moins 5 ans d’expérience dans le secteur événementiel et vous êtes ultra professionnel(le)? Le descriptif ci-dessous correspond au job de vos rêves? Envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à Fast Forward via mathias@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

LE TOBOGGAN VERTIGINEUX EST OUVERT !

NOUVEAU À AQUALIBI Cette année, vous avez une bonne raison de plus d’aller à Aqualibi. En 2015, vous et vos collègues pourrez enfin essayer le tout nouveau toboggan Flash.

Sensaquationnel : le nouveau toboggan Flash Imaginez. Vous êtes à 7,5 m de hauteur. Puis, vous dévalez une pente à 45° comme une flèche. Votre vitesse atteint 50 km/h. Avec le Flash, vous vivez des sensations inouïes, même aux normes d’Aqualibi !

Votre prochaine excursion d’entreprise : succès garanti !

PLUS D’INFOS ? Prenez contact

À Aqualibi, tout est prévu pour votre événement d’entreprise : des salles de réunion polyvalentes, une offre culinaire étendue pour des groupes jusqu’à 500 personnes...

avec nous via events.be@cda-parks.com ou jetez un coup d’œil sur www.aqualibi.be

BELLE85136949_B2B_adv_ExperienceMagazine_128x185.indd 3

30/06/15 16:14

key success factors •

2500M² EVENT VENUE / 11M HEIGHT

•

NEW TECHNICAL SETUP BY GSP2

•

CAN ACCOMMODATE FROM 50 TO 1130 PEOPLE

•

PROFESSIONAL EVENT LOUNGE TEAM

•

PARKING

•

5 FIXES CATERERS (VAN EECKHOUT, CHEF CHEZ SOI, J&M CATERING, HUITRIÈRE & EOLE, FOOD LOVERS)

1st

•

CARS / TRUCKS ACCESSIBLE

•

EASILY ACCESSIBLE

•

TRENDY ARCHITECTURAL INTERIOR

•

SUSTAINABLE VENUE

•

NO NOISE RESTRICTIONS

2014 MOST APPRECIATED EVENT LOCATION

Bd. Général Wahislaan 16F | 1030 Brussels | info@eventlounge.be | www.eventlounge.be

+32 (0)2 726 55 26

eventnews.be SAMSUNG GALAXY CUP 2015

OneTec Group ontwikkelt interactieve Team Building oplossingen

epuis plus de 10 ans, OneTec fournit un large éventail de services, toujours personnalisés, répondant à l’ensemble des besoins IT d’un organisateur d’événement: gestion de database, communication, enregistrement, impression de badges, scanning, location court-terme de matériel IT & AV, ainsi qu’un grand nombre de solutions interactives (wireless voting system, communication wall, intelligent kiosk ...). A la demande de l’agence Kalahari, et pour le compte de B-Post, OneTec Group a développé une application web pour Ipad. L’application constituant la base du Team Building car elle permettait aux 100 équipes de 4 personnes de participer à un Quiz et aux nombreuses missions à accomplir dans différents endroits du pays. Un jeu de piste complexe où l’application se chargeait de la gestion du parcours des participants, des messages envoyées et reçues, des points récoltés. Ce développement informatique a permis à l’organisation de suivre en direct: • la position des équipes, dispersées sur tout le territoire; • l’activité et le score de chaque équipe tout au long de la journée; • l’attitude et la performance des équipes lors des missions à accomplir. Une équipe dédiée à la gestion de projet, à l’analyse et au développement de APPS est disponible pour tout projet similaire. www.onetec.eu

The Oval Office recrute un Project Manager Events expérimenté(e)

fin de consolider son équipe de Gand, The Oval Office est à la recherche d’un(e) Project Manager Events Experimenté(e).

Brand Activation & Creative Events Blazoenstraat 34A, BE-9000 Gent tel +32 9 216 85 40 info@fastforwardevents.be www.fastforwardevents.be

L’agence compte actuellement 36 collaborateurs, tous spécialistes en communication, événements et brand activation. Ses clients sont de grandes marques comme Aquafin, Agentschap voor Natuur en Bos (Agence Nature et Forêts, ndt.), BASF, B Logistics, BMW, bpost bank, Jobat Media, Nintendo, Proximus, la Ville d’Anvers et Thalys. Les candidatures peuvent être envoyées par e-mail à ghent_vacancies@theovaloffice.be

Votre organisateur d’événements a remporté le Diamond ThemePark Award du meilleur service ! Lors de la remise des Diamond ThemePark Awards, Bellewaerde a reçu l’award du parc offrant le meilleur service de Belgique. Et chaque jour, nous défendons notre award ! En prenant soin de nos visiteurs, avec un service impeccable et un vaste éventail de possibilités.

Vous avez le choix : • Louez le parc pendant toute une journée pour vos invités • Organisez des réunions, incentives, conférences ou lancements de produits • Choisissez l’une de nos formules VIP • Commandez des tickets avantageux à distribuer à vos collègues ou clients

Encore 3 bonnes raisons de venir nous rendre visite avec votre personnel ! Cette saison, deux nouveautés vous attendent à Bellewaerde : Gold Rush, le spectacle aquatique, et le film 4D Le Petit Prince. Mais ce n’est pas tout ! Dès l’été, vous pourrez assister chaque jour à une démonstration de rapaces, ne manquez pas ça !

Plus d’infos ? Prenez contact avec nous via events.be@cda-parks.com ou jetez un coup d’œil sur www.bellewaerde.be

BELLE85136949_B2B_adv_ExperienceMagazine_128x185.indd 1

30/06/15 16:14

PRISE EN CHARGE TOTALE, À LA MESURE DE VOTRE ÉVÉNEMENT ET ORGANISATION DMG SUPERVISE

DMG-Security supervise vos concerts, événements, festivals, salons, habitations, fêtes, parkings et bien plus.

DMG SOLUTIONS

DMG-Solutions vous propose des solutions complètes : de la coordination de la sécurité à celle des équipes, des navettes, des chauffeurs, des services de parking et bien plus.

DMG PROTÈGE

DMG-Security protège aussi vos proches, vos clients, vos invités ou dignitaires.

DMG SURVEILLE

DMG-Guards surveille vos bâtiments d’entreprise, sites industriels, commerces, expositions temporaires, habitations et bien plus.

DEMANDEZ VOTRE OFFRE SANS ENGAGEMENT !

T+32 (0)14 53 82 50 INFO@DMG-GROUP.BE WWW.DMG-GROUP.BE 16.1078.11 ND3190 16.1152.02

LA PASSION DES POSSIBILITÉS SANS FIN

eventnews.be «100 ans de chirurgie plastique» au Concertgebouw Brugge

es chirurgiens plasticiens de renommée mondiale se sont réunis le 25 juin 2015 à Bruges pour l’ouverture d’un congrès de trois jours et organisé au sein du Concertgebouw de Bruges. Le bureau des congrès Meeting in Brugge a soutenu l’organisation de cette prestigieuse conférence pour les chirurgiens plasticiens dans sa recherche d’hôtels appropriés, des traiteurs et des partenaires pour le programme social.

Quelque 400 chirurgiens et spécialistes issus de plus de 20 pays ont participé à cet événement qui leur était dédié afin d’y présenter les principales innovations dans les différents domaines de la chirurgie plastique. Ce congrès était organisé par la Société Royale Belge de Chirurgie Plastique, Reconstructrice et Esthétique (RBSPS) et BAPRAS, l’organisation-sœur au Royaume-Uni, dans le cadre des 100 ans de la chirurgie plastique.

100 ans de chirurgie reconstructive et 60 années d’existence de la RBSPS La Société Royale Belge de Chirurgie Plastique, Reconstructrice et Esthétique (RBSPS) fête cette année deux dates importantes. Dans le contexte de la Première Guerre mondiale qui s’est déroulée voici un siècle,

FULL EVENT SUPPORT

la chirurgie reconstructive a été reconnue pour la toute première fois comme une discipline médicale à part entière. La nécessité de réparer les mutilations des visages plus particulièrement exposés dans cette guerre de tranchées a donné une grande impulsion au développement de cette discipline. Par ailleurs, la RBSPS célèbre cette année son 60e anniversaire. En collaboration avec l’organisation anglaise, la RBSPS souhaitait attirer l’attention sur cette partie essentielle de notre histoire. C’est la raison pour laquelle elle a organisé une telle conférence pour les spécialistes à Bruges du 25 au 27 juin. Celle-ci était entièrement dédiée aux innovations d’après- guerre et aux diverses disciplines de la chirurgie plastique, comme la chirurgie esthétique, les reconstructions dans les cas de cancer de la peau, la chirurgie de la main, la reconstruction des membres inférieurs, du sein, du visage et du cou.

Enregistrement des implants mammaires en Belgique Ce congrès était également l’occasion de présenter un système d’enregistrement des implants mammaires appelé ICOBRA (International Collaboration of Breast Device Registry Activities) et soutenu par la RBSPS. Le système ICOBRA est déjà utilisé dans 20 pays et présente d’importants avantages, notamment l’enregistrement automatique des données cliniques.

La Belgique, une plaque tournante en termes d’innovation

MULTICAMERA EVENT MOVIES LED

LIGHT RIGGING STREAMING

PROMPTERS STUDIO EDITING

DB VIDEO KONTICHSESTEENWEG 39 B-2630 AARTSELAAR +32 (0)3 843 25 85 INFO@DBVIDEO.TV WWW.DBVIDEO.TV

Lors de l’événement «BAPRAS & RBSPS Combined Summer Meeting», des chirurgiens de renommée mondiale et issus de différents domaines se sont réunis en Belgique pour présenter les plus récentes innovations, dont notamment le professeur PG Arnold (Ancien chirurgien du M.A.S.H. durant la guerre du Vietnam) et le professeur Nemery (KU Leuven), le Dr. Patrick Tonnard (fondateur du ‘Coupure Centrum voor Plastische Chirurgie’) ainsi que les représentants de la RBSPS, comme le Professeur Jan Vranckx (UZ Leuven) et le Professeur Moustapha Hamdi (UZ Brussel). «Je suis très honoré d’accueillir ce prestigieux congrès à Bruges, ville classée au patrimoine mondial de l’Unesco. Notre ville offre aux médecins et aux chirurgiens un atout supplémentaire avec son riche patrimoine médical. A seulement cinq minutes à pied du Concertgebouw se trouve le Musée de l’Hôpital, un témoin vieux de 800 ans de la naissance des sciences médicales modernes, qui comprend entre autres de nombreux ustensiles précieux, des instruments médicaux et des documents d’archives, mais aussi des chefs-d’œuvre de Hans Memling», a expliqué Foto’s: © Jan D’Hondt Renaat Landuyt, Bourgmestre de Bruges. www.meetinginbrugge.be

VOLVO STERCKX - XC90 LAUNCH

BINSFELD - ARCELOR MITTAL LAUNCH

TOMTOM - BANDIT PRESS EVENT

STAPELPLEIN 70 - BUS 102 B - 9000 GHENT · T. +32 (0)9 265 98 00 HELLO@NEWBALLSPLEASE.BE · WWW.NEWBALLSPLEASE.BE facebook.com/

“Find your ideal teambuilding concept” [ by

www.teambuildingworks.be

]

eventnews.be CHURCH, oasis culinaire et culturelle pendant les Gentse Feesten

Trouver un coin tranquille au cœur de la ville semble souvent révéler de l’utopie pendant les Gentse Feesten. C’est été, ce ne sera pas le cas: CHURCH se profile comme la halte gastronomique et culturelle au cœur des Gentse Feesten. CHURCH est un restaurant gastronomique pop-up rafraîchissant, ouvert du 17 au 26 juillet. Au cœur du cadre exceptionnel de l’église Sint-Jacob, ce nouveau venu propose un concept culturel original sur le parcours des Gentse Feesten.

our la première fois de l’histoire des Gentse Feesten, l’église Sint-Jacob s’ouvrira pour un événement unique du 17 au 26 juillet. Jusqu’à cette année, pour les participants aux Gentse Feesten, la majestueuse église n’était qu’un point de référence reconnaissable. Au cours des dernières années, ce bijou du patrimoine culturel de Gand était uniquement accessible pendant les fêtes religieuses et les visites. CHURCH va faire souffler un vent de changement cet été.

08 & 09

INVITATION

september 2015

In line with the digital signage newsletter of February 2015, we are pleased to invite you and your colleagues to our "digital signage days" in our offices on the 8th & 9th of September 2015 from 10:00 AM until 8:00 PM. Our specialists and manufacturers will be present to answer all your questions.

Live demo’s of Zebrix & Centomedia applications Barco X2O digital signage 4K live demo

Outdoor ledwall digital signage Digital reception desk the virtual reception

Please book your appointment before september 2nd 2015 on following address: DSdays@auvicom.be l Suikerkaai 40d - Zone 3a l 1500 Halle Tel. 02 380 10 44 l www.auvicom.be This invitation will only be sent out digitally for ecological reasons.

Dans ce lieu unique, l’asbl Jacobus a mis sur pied un programme culturel étonnant, rassemblant concerts culturels et expos. CHURCH vous offre une plongée culturelle dans une oasis de tranquillité, assez rare pour être soulignée. Imaginez des concerts classiques de noms prometteurs comme Anne Cambier et Korneel Bertolet, la valeur sûre qu’est Frank Agsteribbe ou l’expo enrichissante de Willem Hoet, au milieu d’installations florales inspiratrices. Le concept gastronomique repose sur deux piliers: sain et local. L’équipe de Cœur Catering a choisi des ingrédients locaux, comme le fromage bio de la coopérative gantoise Hinkelspel, du jambon Breydel de la région gantoise et des légumes cultivés au niveau local, pour préparer des mets d’excellente qualité. Les mets sains forment le fil conducteur de tout le menu. Imaginez une granola de quinoa maison avec du yaourt maigre pour le petit-déjeuner. Des salades fraîches composées de lentilles beluga et de fromage de chèvre biologique ou un couscous aux légumes frais marinés pour le lunch. Et pour le dessert, vous pourrez notamment faire votre choix entre une salade de fruits frais, un pudding de pain ou un ananas frangelico. La carte des boissons n’est pas en reste: outre le champagne maison exclusif Gaston Chiquet, vous y trouverez une large sélection de vins. Vous prenez place à de conviviales tables d’amis ou, si vous le souhaitez, vous commandez à emporter. On a également pensé aux plus jeunes: tout le menu est adapté aux enfants et le lieu est idéal pour une pause rafraîchissante loin de la chaleur étouffante. Ajoutez à ce concept gastronomique un cadre exceptionnel et un programme culturel rafraîchissant, et vous obtenez un lieu de rendez-vous unique au cœur de Gand. www.coeurcatering.be – www.bevas.be

UN REGARD PLUS PRECIS SUR DES EVENEMENTS www.jada-events.be

info@jada-events.be

events communication

03/257.09.13

eventnews.be

✔ Parking 400 places ✔ Libre de traiteur ✔ Libre de fournisseurs ✔ Situation centrale ✔ 800 m2 espace libre

Deco Fact étoffe les coulisses de Rock Werchter et TW Classic

Anvers

Gand

Bruxelles

u 25 au 28 juin, le festival de Rock Werchter donnait le coup d’envoi des vacances d’été. Fidèle à la tradition, TW Classic lui succédait une semaine plus tard.

Hangar 43 • Fabrieksstraat 43 • 9200 Termonde

La fête battait son plein sur la plaine de Werchter mais l’animation ne manquait pas non plus en coulisses, naturellement. Guy Garvey d’Elbow: ‘Les backstages de Werchter sont les meilleurs au monde’.

Dieter Mannaert • +32 (0) 475 36 09 83 dieter@mannaert.be • www.hangar43.be

Un avis partagé par de nombreux artistes. Et c’est là qu’œuvrait Deco Fact de Maasmechelen. A la demande de Live Nation, Deco Fact a installé les étoffes dans la zone catering des artistes et la zone VIP. Ce projet impliquait le garnissage du plafond et des parois d’une arche de 300 mètres courants avec des étoffes adaptées. Le défi était de taille mais le résultat était au rendez-vous. Pendant le festival de Rock Werchter, 80.000 personnes ont assisté chaque jour aux performances des plus grands noms de la musique. Florence and the machine, Pharrell Williams, Lenny Kravitz n’étaient que quelques-uns des artistes à l’affiche. Le dimanche soir, Muse a clôturé en beauté cette nouvelle édition réussie de Rock Werchter. TW Classic en était cette année à sa 14ème édition. En ce samedi 4 juillet caniculaire, le show man Robbie Williams a encore fait grimper la température. Le concert de cette véritable bête de scène fut l’apogée de la soirée. Anouk, Texas, Faithless, ... ont également fait danser et chanter le public. Bref, les 62.000 festivaliers ont profité d’une fête torride grâce à cette nouvelle édition de TW Classic. www.deco-fact.be

Welcome Summer

e 21 juin, premier jour de l’été, le Felix Pakhuis inaugurait officiellement son tout nouveau bar estival.

Pendant 90 jours, notre chef préparera la meilleur viande, le poisson le savoureux et le homard le plus raffiné sur le grill de sa cuisine extérieure ouverte Boretti. Toutes ces préparations iront de pair avec des accompagnements et des sauces au choix, permettant aux clients de composer leur assiette estivale idéale. Au soleil ou à l’ombre, le choix vous appartient. Les écrans en bois vous protègent de la brise marine typique de l’Eilandje. Nous accueillons aussi avec plaisir les petits groupes sur notre terrasse! Pour un gin-tonic Fever Tree, un cocktail Lillet life ou un verre de Taittinger, rendez-vous dans le jardin apéritif pop-up verdoyant, où une douce musique jazzy s’accorde à la perfection avec la magnifique vue sur l’eau, les bateaux flottants au gré du vent et le coucher de soleil derrière le MAS. Les vacances sans quitter la ville! Outre le volet gastronomique et apéritif, le Felix Pakhuis propose également un programme estival bien rempli, avec notamment des workshops cocktail, des dégustations de vin, des démos Boretti, etc. Tous les vendredis, le jardin accueillera l’after work de Wim Ballieu Let’s Have a Ball, et le vendredi et le samedi, vous pouvez vous rendre à la Lichtstraat ou au mArkt pour un repas original chez Rekub, le restaurant pop-up qui œuvre contre le gaspillage alimentaire en cuisinant avec des surplus qu’ils vont chercher chez les agriculteurs et dans les supermarchés. www.felixpakhuis.nu

IT Rental (EasyRENT) Visitor Registration (EasyREG) Interactive Communication (EasyCOMM) Ticketing and Access Control (EasyTICKETS)

Louez le ! (EasyRENT): Du matériel IT pour vos événements, sans souci

Votez maintenant ! (EasyVOTE): Un quiz peut détentre l’atmosphère lors d’une réunion Donnez votre opinion ! (EasyCOMM): Les participants partagent leur avis via Twitter, SMS, E-mail ou en ligne

www.onetec.eu

Brabanthal, de l’espace pour vos idées

6000 m² • 1200 places de parking • près de l’E40 à Louvain • Salons publics et professionnels • Réunions et congrès • Concerts et festivités • Fêtes privées • De 3 à 9000 personnes Brabantlaan 1 • 3001 Louvain • t 016 383011 • f 016 383010 • info@brabanthal.be • www.brabanthal.be

eventnews.be

Le Ghent Marriott Hotel engage un robot

e mercredi 24 juin, le Ghent Marriott Hotel a engagé un nouveau ‘collaborateur’. Il s’agit de Mario, le robot humanoïde. Ses nouveaux collègues, qui l’attendaient avec impatience, l’ont accueilli fin juin. Sa première journée fut déjà bien chargée. Le matin, il a s’est adressé à la presse, via un texte écrit partiellement en phonétique encodé par son ‘papa’ Thomas Cramers. Thomas, le banqueting supervisor du Ghent Marriott Hotel, est l’accompagnateur humain de Mario et assure sa programmation. Mario a également exécuté sa danse pour la presse avant de réitérer l’exploit avec ses nouveaux collègues lors d’un événement organisé le soir même à l’hôtel. Le Robot Mario ne remplacera pas un membre du personnel, mais l’assistera le cas échéant. Il accueillera par exemple les clients à la réception et leur remettra la clé de leur chambre. Mario peut égale-

ment se rendre utile à d’autres endroits de l’hôtel. Il peut notamment être programmé pour accompagner les présentations durant les séminaires ou porter un toast pendant les dîners festifs. Il peut également servir de surveillant virtuel au ‘kids corner’. Si les robots humanoïdes sont déjà intégrés depuis un petit temps dans le secteur des soins de santé, il s’agit d’une première pour le secteur hôtelier. Tout comme le robot de soin ZORA, Mario est un robot humanoïde de 57 centimètres. Il est équipé de toutes sortes de capteurs qui peuvent être programmés en fonction du secteur. L’entreprise belge QBMT d’Ostende développe le logiciel pour les robots, qui sont produits en France. Mario parle 19 langues. Il dispose de deux caméras et d’une application de reconnaissance faciale. MarriottGhent.com

event management Rubriek

«NOTRE MISSION? FAIRE DU BICENTENAIRE QUELQUE CHOSE DE FORT»

Le week-end des 19, 20 et 21 juin derniers restera assurément gravé dans la mémoire collective comme celle du Bicentenaire de la bataille de Waterloo. En effet, à moins que vous n’ayez passé cette période coupé de la civilisation et surtout de la télévision et d’Internet, vous n’aurez assurément pas échappé aux multiples comptes-rendus et autres images de soldats d’époque tirant des salves de canon dans de grands nuages de fumée… Ou peut-être faisiez-vous partie des 200.000 visiteurs venus assister à cette grande reconstitution. Une grosse machine, comme on dit, pour laquelle l’agence bruxelloise VO n’a pas hésité à prendre des risques, en endossant le costume de producteur délégué. Un rôle que nous précisent ci-après Michel Culot et Patrick Parmentier de VO Group.

00.000 visiteurs, 15.000 packages VIP, 5.200 reconstitueurs et 1.300 accompagnants, 100 canons, 300 chevaux, 350 journalistes… Des chiffres qui résument à eux seuls l’ampleur de la tâche qui attendait VO Group lorsque l’agence a remporté l’appel d’offre en association avec Verhulst Events & Partners, qui a principalement assuré l’aspect commercialisation et packages VIP. «Après avoir remporté fin 2013 l’appel d’offre lancé par l’asbl Waterloo 2015 pour l’ensemble de la mission (commercialisation, communication, gestion de la production, gestion du terrain, études de faisabilité, etc.), nous avons décidé – afin de bénéficier de davantage de latitude pour faire de la qualité – de prendre des risques en endossant le rôle de producteur délégué de l’opération», précise d’entrée de jeu Patrick Parmentier.

COMMUNICATION La communication autour de l’événement a débuté en mars 2014. «Nous avons confié la communication presse et social medias à notre filiale spécialisée Voice. Campagnes d’affichage, spots publicitaires, films sur YouTube et, surtout, une présence massive sur les réseaux sociaux ont permis de conférer un retentissement et rayonnement international à l’événement – et par extension à VO Group. Sans oublier des visites de présentation à l’étranger, notamment à Paris, Londres et même New-York. Les 75 pays représentés parmi les spectateurs et un taux de 35% de spectateurs étrangers montrent que cette campagne a porté ses fruits. Voice s’est également chargée du volet presse et notamment des accréditations des 350 journalistes et de l’organisation des différentes conférences de presse», ajoute Patrick Parmentier.

event management Rubriek 21

CONTENU Outre la commercialisation via Verhulst Events & Partners et Sherpa, VO a, en tant que producteur délégué, surtout fait valoir son expérience au niveau du contenu, de la mobilité, de la gestion des flux et de la sécurité. «Pour célébrer le Bicentenaire, l’asbl Waterloo 2015 avait émis l’idée d’un spectacle son et lumière accompagné d’un feu d’artifice. Voulant faire de ce Bicentenaire quelque chose de fort, nous l’avons convaincue d’opter plutôt pour un spectacle inaugural faisant davantage la part belle à la création. Contact a alors été pris avec Luc Petit Création. Ainsi a vu le jour Inferno, un spectacle en 12 ou 13 tableaux propo-

sant une allégorie poétique évoquant la célèbre bataille avec d’autres artistes, costumes et décors, son et lumière et effets pyrotechniques, mais aussi davantage de visibilité. L’asbl s’est quant à elle chargée de la gestion de tout le volet des reconstitutions proprement dites (appel aux candidats reconstitueurs, bivouac, combats dans la plaine…).»

MOBILITÉ «Au niveau de la mobilité, le lieu n’étant pas fait pour recevoir un tel nombre de gens, nous nous sommes démenés pendant des mois avec les polices communales (des quatre communes concernées!) et fédérale afin d’élaborer un plan de mobilité

performant. Un plan privilégiant la mobilité douce, par le biais de parkings gratuits pour les vélos et motos, de navettes du TEC, d’accords avec la SNCB et la création d’un site de covoiturage.»

GESTION DES FLUX «La gestion des flux ne fut également pas une sinécure. Mais grâce à plusieurs partenaires spécialisés, tout le monde était rentré et en place à 20h10 les deux jours. Soit le niveau d’un Torhout/Werchter année 5 pour une première année. Nous avons même fait construire une route à partir de rien derrière le village VIP, ce qui a nécessité 25.000 m² de plaques d’acier pesant chacune une tonne…»



AUDIO VIDEO LED LIGHTING SCENERY RIGGING & AUTOmATION www.pRG.COm

People. Innovation. Solutions.

SEE WHAT WE CAN DO.

029172_Advertentie Experience Magazine (1-2 page) (1).indd 1

30/03/15 09:07

le p o e p st u j n a th e r o M

adA5.indd 1

Tel: +32 (0)3 685 71 29 | Fax: +32 (0)3 685 71 32 Grote Steenweg 571 | 2600 Berchem | www.x-tra.be

13/02/14 08:59

event management Rubriek 23

SÉCURITÉ

VALEUR AJOUTÉE

«Enfin, vu l’ampleur qu’a pris l’événement – celui-ci a attiré le double de visiteurs par rapport aux estimations préalables –, les impacts sécuritaires ont été colossaux. Nous avons ainsi eu des réunions pendant un an avec 45 personnes représentant les différents niveaux de pouvoir et des responsables de la police et des services de secours. Ce qui s’est traduit sur place par l’installation d’un PC Prev ou poste de prévention avec des représentants de la police et des spécialistes en gestion de crise, mais aussi d’un PC Opérationnel pour la Protection Civile et les représentants du Gouverneur de la Province», poursuit Patrick.

«Nous aurions pu nous contenter de faire quelque chose de banal, mais avons préféré prendre des risques supplémentaires en endossant le rôle de producteur délégué ou en assurant avec Verhulst Events & Partners la coproduction d’un spectacle d’ouverture. Dans ce genre d’opérations, notre tradition des événements publics apporte une valeur ajoutée au niveau notamment de la gestion à flux tendus et de la faculté à concilier les différents points de vue (niveaux de pouvoir) et intervenants sécuritaires (police, pompiers, etc.). Nous sommes ainsi un

des rares acteurs en Belgique à pouvoir mener à bien des événements d’une telle ampleur. Ce qui renforce encore notre crédibilité, au niveau tant national qu’international, non seulement pour l’organisation d’événements publics, mais aussi par extension pour des événements corporate de grande envergure. Même si – qui peut le plus peut le moins – ces gros événements restent exceptionnels et si nous accordons la même attention, créativité et qualité aux nombreux événements de moindre envergure que nous organisons», conclut Michel Culot.

Flash back Rubriek

e monde de la communication événementielle est en ébullition permanente. Chaque jour ou presque, des événements de toute nature sont organisés aux quatre coins de la Belgique. A travers l’objectif des collaborateurs d’Eventattitude, nous vous invitons à replonger dans l’actualité de l’événementiel belge.

CLIENT: KPMG | EVENT: Golf Trophy | DATE: 10 juin 2015 | LIEU: Golf de Pierpont (Bons Villers)

CLIENT: Mercedes-Benz Belgium Luxembourg | EVENT: Mercedes-Benz @ Wallonie Equestre Event | DATE: du 4 au 6 avril 2015 | LIEU: Wex (Marche-en-Famenne)

CLIENT: Mercedes House Brussels | EVENT: Représentation Carlos Vaquera | DATE: 4 juin 2015 | LIEU: The Mercedes House (Bruxelles)

Rubriek 25

CLIENT: Proximus | EVENT: Customer Day / The Voice concert | DATE: 29 mai 2015 | LIEU: Wex (Marche-en-Famenne)

CLIENT: Proximus | EVENT: Comédie musicale Cendrillon | DATE: 5 avril 2015 | LIEU: Stadsschouwburg Anvers

CLIENT: IPM | AGENCE: Second Floor | EVENT: AMMA Awards | DATE: 23 avril 2015 | LIEU: Imagibraine (Braine-l’Alleud)

Flash back Rubriek

CLIENT: RMB | EVENT: Be Remarkable Pop-Up Club | DATE: 29 avril 2015 | LIEU: Bruxelles

CLIENT: Brussels Expo / Retrorama - Flashback | EVENT: Flashback, the vintage festival | DATE: du 28 au 31 mai 2015 | LIEU: Brussels Expo (Heysel)

CLIENT: Liedekerke | AGENCE: VO Event | EVENT: 50 years Liedekerke | DATE: 11 juin 2015 | LIEU: MusĂŠe du Cinquantenaire (Bruxelles)

Rubriek 27

CLIENT: Citroën | AGENCE: Autoworld | EVENT: DS Balade | DATE: 14 juin 2015 | LIEU: Autoworld (Bruxelles)

CLIENT: EY | AGENCE: VO Event | EVENT: Run To Rio| DATE: 21 juin 2015 | LIEU: Hippodrome de Boitsfort (Bruxelles)

CLIENT: EY | AGENCE: DDMC | EVENT: National Office Party 2015 | DATE: 20 juin 2015 | LIEU: Brabanthal (Leuven)

Award confirmé : “Walibi Belgium est le site le plus spectaculaire pour vos événements d’entreprise !” Lors de la cinquième édition des Diamond ThemePark Awards, Walibi Belgium a remporté l’award du “Parc le plus Spectaculaire de Belgique et des Pays-Bas”. C’est logique car, pour une journée d’entreprise inoubliable, où trouverez-vous autant d’attractions spectaculaires et de possibilités d’événements si ce n’est à Walibi ?

Chez nous, vous composez l’événement de vos rêves à la carte : • Louez le parc pendant toute une journée pour vos invités • Organisez des réunions, incentives, conférences ou lancements de produits • Choisissez l’une de nos formules VIP • Commandez des tickets avantageux à distribuer à vos collègues ou clients

Plus d’infos ? Besoin d’inspiration ? Cette année, vous découvrirez en primeur notre film 4D Tempo Attack. Et 2016 sera l’année d’une première mondiale : PowerSplash. Cette attraction d’environ 70 secondes consiste en trois lancements aller-retour. Résultat : une vitesse en crescendo jusqu’à 100 km/h !

PLUS D’INFOS ? Prenez contact avec nous via EVENTS.BE@CDA-PARKS.COM ou jetez un coup d’œil sur WWW.WALIBI.BE BELLE85136949_B2B_adv_ExperienceMagazine_128x185.indd 2

30/06/15 16:14

event grounds Un lieu unique et exceptionnel pour la présentation d’un nouveau véhicule ou pour l’organisation d’une formation de conduite automobile comme évènement d’entreprise.

WWW.yOez.Be

chaussée d’anton 476/2 | 5300 andenne PM_YOEZ_Experience.indd 4

17-9-2014 10:56:43

event management 29

«UNE BONNE AGENCE EST AVANT TOUT UNE AGENCE SUR QUI NOUS POUVONS COMPTER QUOIQU’IL ARRIVE» En poste chez Belgacom/Proximus depuis près de 20 ans, Paola Capaldi dirige aujourd’hui la cellule événements de Proximus Group, qui signe près de 400 événements par an. Des événements de natures extrêmement diverses…

EXPERIENCE: COMMENT VOTRE CARRIÈRE VOUS A-TELLE MENÉE À LA CELLULE ÉVÈNEMENTS DE PROXIMUS? Paola Capaldi, Head of Proximus Group Events

«Une bonne agence est avant tout une agence sur qui nous pouvons compter quoiqu’il arrive»

aola Capaldi: J’ai toujours travaillé dans le domaine de la communication en général. Dans mon ancienne société puisà mes débuts chez Belgacom/Proximus, mon métier était lié aux relations presse, àla publicité, au sponsoring et àla communication interne. C’est donc tout naturellement que j’en suis venue à la communication événementielle, qui me permet de mettre à profit ma créativité (concepts et idées événementielles) et mon sens de l’organisation (implémentation des projets).

EN QUOI CONSISTE VOTRE TRAVAIL DANS CETTE CELLULE? Avec mon équipe d’Event managers, mon rôle consiste à gérertous les événements du groupe Proximus: tant les événements internes (personnel, BtE- employés) que les événements externes (clients BtB et BtC). Au total, nous organisons près de 400 événements par an.

QUELS SONT LES TYPES D’ÉVÉNEMENTS QUI RELÈVENT DE VOTRE RESPONSABILITÉ? Le portefeuille de produits que nous gérons est particulièrement diversifié. Il se compose d’événements ‘corporate’, c’està-dire des kick-offs, des assemblées générales, des réunions de divisions et des teambuildings, mais aussi des événements ‘clients’, qui englobent des foires, des road-shows, des incentives, des conférences, des congrès, des réceptions, des réunions clients, etc.



LED

LCD

CONCEPTS

event management 31

«Le monde de la communication événementielle me permet de donner libre cours à ma créativité»

2015-06-Experience_SLV_185bx128hFR.pdf

10/06/15

COMMENT LES ÉVÉNEMENTS SONT-ILS ORGANISÉS? La cellule Events fait office d’agence ‘intra-muros’. Et selon le type d’événement et sa complexité, nous lançons une compétition d’agences événementielles, en fonction des spécificités de chacune. Cependant, la majorité de nos événements (+de 95%) sont gérés en direct par l’équipe avec les fournisseurs euxmêmes, sans passer par des agences.

DANS LE CAS DE COMPÉTITIONS, QUELS SONT VOS PRINCIPAUX CRITÈRES DE SÉLECTIONS D’UNE AGENCE D’ÉVÉNEMENTS?

14:50

Nous cherchons avant tout des concepts créatifs performants. De même, la faisabilité, le budget et l’implémentation de celui-ci comptent parmi nos critères essentiels.

CMY

Vivez un événement inoubliable grâce à SLV Rent! Votre partenaire pour l’éclairage, le son et la vidéo: nous vous proposons un concept global.

SLV Rent • IZ Ter Mote 14 • 9850 Nevele • T +32 (0)9 385 33 95 • info@slvrent.be • www.slvrent.be



BÂTIMENTS DÉMONTABLES SOLUTIONS ÉVÉNEMENTS

VOUS AVEZ BESOIN D’ESPACE TEMPORAIRE?

n eptu n u s.eu

event management 33

Pour certains événements, comme des meetings stratégiques, des kick-offs ou autres, nous sélectionnons aussi l’agence sur base de son apport au niveau du contenu. Bien-sûr, une bonne agence est avant tout une agence sur qui nous pouvons compter quoiqu’il arrive.

SELON VOUS, QUEL ÉVÉNEMENT A ÉTÉ A ÉTÉ VOTRE PLUS GRAND RÉUSSITE? POURQUOI? Ce fut le lancement de la nouvelle marque Proximus auprès de nos 15.000 employés internes: coordination, en concomitance, du D-Day dans les 18 bâtiments de notre société. L’événement a débuté à 7 heures du matin et s’est déroulé jusqu’à la fin de la journée. Il comprenait notamment une distribution de gadgets à l’effigie de la nouvelle marque (matériel de bureau) et, en apothéose à midi, undiscours de notre CEO dans une ambiance musicale suivi d’un flash mob dans un grand momentum festif. Les jours qui ont suivi, nous avons ensuite organisé plusieurs événements d’information et de motivation autour de la nouvelle marque auprès de nos distributeurs et de nos clients principaux. Ce jour-J était le 29 septembre 2014, et toute l’équipe Events de Proximus était sur le terrain.Pour répondre à votre question, je ne sais pas si c’est ‘notre’ événement le plus réussi. Mais c’est en tous cas l’événement dont nous sommes, avec toute mon équipe (que je félicite), les plus fiers…

Nom: Capaldi Prénom: Paola Fonction: Head of Proximus Group Events Marques: Proximus Group En poste depuis: 1996 Âge: 50 Situation familiale: célibataire Loisirs: littérature, théâtre, sculpture, équitation, sports aquatiques, la Russie et la langue russe N’aime pas: le manque de créativité

Savoir, c’est pouvoir.

FRANCIS BACON

Faites votre choix parmi un certain nombre d’ateliers passionnants et faites de la maîtrise de conduite automobile le fil rouge de votre évènement, de votre team building ou de votre présentation de produit. Nous pouvons l’organiser pour vous sur le Circuit Zolder, à Yoez Andenne ou… sur le parking de votre entreprise ! www.promove.be PM_YOEZ_Experience.indd 2

18-11-2014 12:03:02

A BOLD EVENT EXPERIENCE We’ve been organising events for our clients for over 15 years. We have vision, we are agile and we have courage. We are the business event partner that exceeds all your expectations. Creating, organising and running great business events comes naturally to us. We’d be delighted to make your incentive trip, corporate event, teambuilding or hospitality event happen and share the full spectrum of our creative ideas with you.

way2events | LET’S MAKE IT HAPPEN

event management 35

Texte: Karel Rabaut

COMMENT MOTIVER VOTRE PERSONNEL ÉVÉNEMENTIEL TEMPORAIRE?

Tout le monde s’accorde pour dire que le personnel constitue un facteur important d’un événement. C’est le premier point de contact entre les visiteurs et l’organisation. Un personnel motivé qui incarne l’événement a également son importance. En pratique, on constate toutefois que les organisateurs ont du mal à motiver leur personnel et à faire d’eux une enseigne vivante à l’image de l’événement.

SÉLECTIONNEZ LE PERSONNEL ADÉQUAT

haque personne a ses propres talents. En tant qu’organisateur, tout l’art réside à placer la bonne personne au bon endroit. De nombreux organisateurs tiennent à gérer eux-mêmes le planning. Celui-ci englobe plusieurs fonctions (horeca, logistique,…), niveaux (dirigeant, exécutant,…) et statuts (bénévole, professionnel,…). Etant donné la diversité des plannings, on conseille de donner un maximum de liberté au personnel au niveau des tâches qu’ils accomplissent le plus volontiers. Vous jetez ainsi les bases d’une équipe motivée.

INVESTISSEZ DANS VOTRE PERSONNEL Le capital en personnel de qualité a une valeur inestimable pour les événements. Les organisateurs oublient que les collaborateurs ont un rôle à jouer dans le succès de leur événement. Travailler ensemble à ce succès commence par une bonne formation pour le personnel. Investir dans des formations, des briefings et des coaches permet de faire connaître à tous le rapport fonction-contenu, chacun(e) sait alors ce qu’on attend de lui/d’elle. De cette manière, le personnel peut véritablement exploiter sa motivation et son talent.

CRÉEZ UN LIEN Impliquer le personnel dans la trame de l’événement apporte plus qu’il n’y paraît au premier abord. L’implication est l’ingrédient secret de la motivation du personnel. Laissez-les s’exprimer, tant au moment des préparatifs que de l’évaluation. Veillez à ce que la trame et le message de l’événement soit clairs et répétés plusieurs fois. Plongez-les dans l’histoire de l’événement et travaillez uniquement avec du personnel qui se retrouve dans cette histoire.

PRÉVOYEZ LES FACILITÉS ADÉQUATES En tant qu’organisateur, vous devez veiller à ce que les gens qui travaillent pour vous se sentent bien. En règle générale, on pense qu’il suffit de prévoir du catering. Cela peut toutefois aller bien au-delà de ça: places de parking, logement, le matériel de travail nécessaire, équipements de protection individuelle (EPI), etc. Fournir ces facilités ne suffit pas, elles doivent faire l’objet d’une communication claire et être aisément accessibles pour le personnel. Vous offrez ainsi à votre personnel le bien-être nécessaire et vos collaborateurs se mettront au travail avec le sourire car… seul un sourire sincère est convaincant! www.radarwerk.be

Karel Rabaut

L’auteur de ces conseils est manager chez Radarwerk, une entreprise spécialisée dans le personnel et le crew management sur événements. Radarwerk a développé un concept de crew management complet en 9 étapes et se charge tous les aspects liés au personnel, libérant ainsi les organisateurs. Grâce à une expertise étendue et une équipe solide, dynamique et motivée, Radarwerk peut conseiller, accompagner et coacher les organisateurs de A à Z, leur garantissant une relation épanouissante avec leur personnel.

return on emotion experience live communication

events • exhibitions • communication www.themediahouse.be • info@themediahouse.be

DE SHOP EVENT LOCATION EVENT HALL RESTAURANT BAR

BAR 240m

EVENT HALL 1350m

RESTAURANT 240m

DE SHOP : RIJNKAAI 2 | 2000 ANTWERPEN | +32 (0)3 246 60 62 | INFO@DE-SHOP.BE

event management Rubriek 37

CHOISIR UNE ASSURANCE PERSONNALISÉE POUR SON EVENT?

Nick Barnacott fonde en 2002 AssurEvents, une société de courtage en assurance et de conseil en Risk management spécialisée dans le domaine de l’événementiel, du branding, du spectacle et du sport. Au fil de ses 30 ans d’expérience dans le métier, Nick a développé ses contacts en Belgique et à l’international, ce qui a permis à l’entreprise de collaborer avec les plus grands. Aujourd’hui, le savoir-faire et l’expertise d’AssurEvents permettent de répondre aux besoins et aux attentes de leurs clients belges présents localement et à travers le monde.

En tant que courtier, comment percevez-vous la considération du risque chez vos clients?

l est vrai que la notion de risque n’est pas l’élément auquel pensent nos clients en premier lieu. Les préoccupations premières sont portées sur les détails de l’organisation et non pas sur les risques, ce qui peut parfois avoir des conséquences graves.

ment, pour que le client perde la totalité ou une partie de son investissement, de ses bénéfices ou de son image de marque pour cause de report ou d’annulation. Et la plupart du temps, des frais supplémentaires sont engagés afin de sauver l’évènement. C’est pourquoi il est très important de considérer ces aspects qui au premier abord, peuvent sembler banals, mais qui en réalité sont d’une importance cruciale. De quelle manière procédez-vous avec vos clients lorsque vous analyser leur demande? Les contrats d’assurances résultent de notre étude des besoins du client. L’étude comporte une phase de recherche et d’analyse de l’activité du client, de ses risques internes et externes, des flux financiers et de ses attentes en termes d’assurance. Cette partie du travail ne peut être réalisée par des courtiers généralistes qui n’ont pas notre expérience et notre compréhension du métier des clients. Une fois l’étude réalisée, nous pouvons faire chiffrer les garanties à proposer et immédiatement conseiller nos clients avec une explication détaillée de nos propositions.

Dans quel sens?

Quels types de produits proposez-vous?

Lorsqu’on organise un événement ou fournit des services ou du matériel, on ne prend pas vraiment le temps de penser aux risques liés à l’événement. Il suffit qu’un élément du type accident ou dommage se produise avant ou pendant l’événe-

Nous intervenons pour le compte de clients dans le domaine des médias et de l’événementiel y compris le sport, la télévision, les artistes, le sponsoring et tous ce qui inclut l’organisation d’événements.



soundsound soundsoundsound sound soundsoundsound soundsound soundsoundsoundsoundsoun sound soundsoundsound soundsound soundsoundsoun soundsoun lightlight lightlight lightlight lightlightlight light lightlight lightlightlight lightlight lightlightlight lightlightlight lightlightlight lightlight videovideovideo videovideo videovideovideo videovideo videovideo videovideovideo videovideo videovideovide videovide projectionprojection projection projectionprojectionprojection projection projectionprojection projectionprojection projectionprojection loungeloungelounge loungelounge loungeloungelounge loungelounge loungeloungelounge orationdecorationdecorationdecorationdec dec

Lemon bvba Kouterlaan 2-1 1745 Opwijk gsm Tom: 0476 40.53.42 gsm Jan 0497 70.84.37 e-mail: info@lemonbvba.be

Licht En Muziek ONderneming

ELEVEN3 SA · 6 SQUARE DE L’ARBALÈTE · 1170 BRUSSELS · BELGIUM T +32 2 673 81 86 · INFO.BE@ELEVEN-INTL.COM · WWW.ELEVEN-INTL.COM

EVENT

COMMUNICATION

CONSULTANCY

WE ARE BIG ENOUGH TO DELIVER, SMALL ENOUGH TO CARE AND WISE ENOUGH TO KEEP IT THAT WAY…

event management Rubriek 39

Quelle est, selon vous, l’utilité de s’assurer?

Nick Barnacott

Quelle est l’étendue géographique de votre activité? Nos clients, qui s’étendent des indépendants aux sociétés multinationales, sont en majorité basés en Europe avec des opérations en Europe, dans le Golfe, en Asie, aux Usa et au Canada. C’est à travers les activités de nos clients que nous assurons des entreprises et événements à travers le monde. Qu’offre Assurevents de plus à ses concurrents? L’expérience exceptionnelle de 25 ans dans le métier qui nous permet de maitriser et de comprendre immédiatement les besoins de nos clients. Que peut-on assurer? Il y a très peu de choses que nous ne pouvons pas assurer. Chaque produit d’assurance que nous allons proposer va être spécifiquement adapté à la demande du client. Chaque risque est calculé, analysé et pour cela, nous avons toujours une solution, quelle que soit la demande. Comment s’y prendre? Tout simplement en nous contactant!

S’assurer, c’est le fait d’être prévoyant sur l’avenir, de protéger ce que l’on possède, tout en développant son activité. En anticipant et en se protégeant contre les risques, le client est entouré et protégé financièrement. Certaines sociétés vont malheureusement s’assurer uniquement s’il y a un caractère obligatoire à cela et ne vont pas forcément chercher à mieux se couvrir. Et, si on n’anticipe pas intelligemment l’avenir, on peut rapidement avoir de mauvaises surprises. C’est donc à nous de travailler en étroite collaboration avec nos clients afin de déterminer avec eux les risques qu’ils ne souhaitent pas supporter en cas de sinistre. L’assurance va donc permettre de solutionner les problèmes des clients ayant des sinistres, en leur fournissant les montants nécessaires à la prise en charge des dommages subis. Quel est votre rôle vis-à-vis de vos clients? Nous sommes leur conseiller dans l’appréhension des risques. Cela passe par l’écoute et la compréhension de leurs besoins, dans le but de les satisfaire au mieux. Ce qui est important pour nous, c’est qu’ils aient confiance en nos qualités et notre honnêteté. Nous devons pouvoir travailler ouvertement avec eux, leur expliquer notre logique et leur faire comprendre l’ampleur des retombées que peuvent engendrer certains risques dont ils ne mesuraient pas la gravité. www.assurevents.com

event management

UN ANVERSOIS AU TOP DE L’ÉVÉNEMENTIEL ESPAGNOL Jaime Sánchez avait à peine 23 ans lorsqu’il a quitté sa ville natale d’Anvers pour tenter l’aventure en tant que guide de voyage à Tenerife. Aujourd’hui, plus de 20 ans plus tard, il est, avec sa société Eventisimo, au top de l’événementiel espagnol. Voici le récit passionnant d’un entrepreneur à succès qui emploie plus de 150 personnes… Jaime Sánchez

ils d’immigrés espagnols, Jaime Sánchez est né à Anvers. «J’y ai passé toute ma jeunesse et, finalement, j’y ai également étudié le marketing à l’école supérieure», explique Jaime Sánchez. «Après mes études, j’ai reçu une offre de travail pour six mois, en tant que guide de voyage dans le resort de Tenbel à Tenerife. Mais j’ai rapidement gravi les échelons au sein de différents départements, jusqu’à même devenir directeur d’un des complexes hôteliers et directeur commercial de tout le resort. Finalement, je suis resté travailler 9 ans à Tenerife.»

travailler au niveau national, nous avons également déménagé vers Séville. Nous avons débuté en 2001 comme DMC – une activité qui reste également aujourd’hui un de nos piliers – mais nous sommes entre-temps devenus une des plus grandes structures événementielles d’Europe méridionale, avec six agences en Espagne, une au Portugal et une à Rome, ainsi que des centres de production à Barcelone, Madrid et Séville. Nous cherchons maintenant à faire le pas vers l’Asie ou l’Amérique du Sud, mais nous devons d’abord trouver les bonnes personnes à cet effet.»

UNE FORTE CROISSANCE EN 14 ANS

LE PLUS POSSIBLE EN INTERNE

C’est également à Tenerife que Jaime a rencontré son actuel associé. Et il a également commencé à y travailler pour Ultramar Express, une agence d’incoming pour le groupe TUI. «Forts de cette expérience, nous avons un jour décidé de fonder Eventisimo. Parce que nous voulions

La structure d’Eventisimo présente la particularité qu’elle fait pratiquement tout en interne. «Nous disposons au sein d’Eventisimo de diverses unités de production comme notre propre société AV, un département impression, un département design, un département mobilier et

décoration, un atelier de menuiserie et un département actif dans les nouvelles technologies – comme par exemple les casques de réalité virtuelle Oculus VR, dont nous possédons une vingtaine d’exemplaires. Nous avons opté pour cette approche afin de dépendre le moins possible des fournisseurs. La mentalité du Sud est en effet tout de même un peu différente de la mentalité allemande, belge ou néerlandaise. Nous voulions maintenir la qualité et la flexibilité sous contrôle. Un événement est quelque chose de vivant, un élément peut toujours aller de travers. Et lorsque vous devez imprimer à 4h du matin, il est difficile de sortir vos fournisseurs de leur lit. Grâce à cette structure, nous avons tout à portée de main.»

RECONNAISSANCE EN TANT QU’AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE Pour les clients, il y a encore une scission entre Eventisimo en tant que DMC et en tant qu’agence événementielle. «Eventisimo DMC se charge de tout ce qui concerne l’incoming en Europe méridionale. Nous formons un interlocuteur pour les agences et entreprises à la recherche d’un partenaire local connaissant la destination et les fournisseurs, et permettant d’ouvrir des portes qui, autrement, resteraient fermées. Eventisimo Agencia de Comunicación y Eventos constitue depuis 2003 notre marque pour le marché événementiel local espagnol. Et celle-ci a entre-temps fortement progressé. Les lecteurs du pendant espagnol d’Experience nous ont même élus meilleure agence événementielle d’Espagne.»

event management 41

LA FORCE MOTRICE DE L’ASSOCIATION PROFESSIONNELLE

Le client ne pourra ainsi pas se rendre dans une autre agence avec ces informations.»

Cette reconnaissance a encouragé Eventisimo à participer à la création d’une association professionnelle. «Il n’existait pas encore de véritable association d’agences événementielles représentative du marché espagnol. Il existait par contre bien une association d’Event Managers. C’est pourquoi nous avons décidé d’enrôler tout le monde, petits et grands acteurs, depuis l’échelon régional jusqu’à l’échelon national. Nous avons ainsi jeté les premières bases d’une association espagnole des agences événementielles en mars dernier. En trois mois, nous comptons aujourd’hui déjà plus de 50 membres, et deux à trois candidats se manifestent chaque semaine.»

VERS UNE INITIATIVE EUROPÉENNE?

OBJECTIFS Elément marquant: les soucis de l’association en Espagne ne sont pas tellement différents de ceux de l’association professionnelle belge ACC. «Un des grands objectifs de l’association concerne la reconnaissance de notre métier en Espagne. Mais nous voulons aussi créer un code éthique, surtout pour les clients, afin qu’ils procèdent à une sélection sérieuse d’agences avant de lancer des compétitions, réunissant maximum trois agences. Nous voulons aussi qu’aucune information relative à ces compétitions ne filtre et que la créativité soit protégée. Nous avons même créé un cachet grâce auquel nous pourrons protéger un projet via une plateforme en ligne avant qu’il ne soit présenté.

A l’avenir, la toute nouvelle association espagnole souhaite encore travailler davantage sur le ROI et le respect écologique des événements. «Mais nous aspirons aussi à partager nos expériences avec d’autres associations dans d’autres pays d’Europe. La première pierre à cet édifice a ainsi été posée lors du dernier festival EUBEA, et nous avons déjà passé des accords pour une réunion à Séville en novembre. Lors de celle-ci, nous examinerons s’il est possible de travailler à une association européenne. Ce qui devrait finalement engendrer plus ou moins les mêmes maux de tête.»

NETTOYAGE DU MARCHÉ Le secteur événementiel espagnol a vécu des moments très durs entre 2008 et 2013. «La crise a été énorme, surtout parce que l’économie espagnole reposait principalement sur la construction. Et celle-ci s’est tout simplement effondrée du jour au lendemain. Cette crise a toutefois entraîné un ‘nettoyage’ total de notre marché. Il y avait énormément de ‘one-man-shows’,

qui ont aujourd’hui entièrement disparu. Les agences événementielles qui ont survécu, ce sont les agences sérieuses, dotées d’une structure solide qui leur a permis de continuer de travailler avec leurs clients. Car, malgré la forte crise, les grandes sociétés ont tout de même continué à organiser des événements, mais avec des budgets réduits.»

LE SECTEUR REVIT Entre-temps, le secteur événementiel espagnol semble se reprendre totalement. Dans une telle mesure, même, que des acteurs étrangers font leur apparition. «Les sociétés investissent de nouveau énormément dans la communication et les événements. Mais on a cependant tiré les leçons de la crise. Les départements des achats ont beaucoup plus d’influence qu’avant. Vous devez donc quoi qu’il en soit passer par des compétitions et fournir de la qualité supérieure pour décrocher des projets. Mais il existe des événements de particulièrement grande envergure sur le marché espagnol. De telle sorte qu’il voit chaque jour de plus en plus d’agences allemandes, anglaises et aussi belges participer à des compétitions pour des marques espagnoles», conclut Jaime Sánchez.

EXCLUSIVE

C AT E R I N G

EVENTS

silverspoon_experience185x128_april.indd 1

2/04/15 09:58

event management 43

Bien que la situation se soit déjà fortement améliorée avec les années, certains briefings et compétitions pour événements continuent encore régulièrement de susciter des frustrations auprès des agences. Missions peu claires, modifications de dernière minute, révocations par la direction, etc. Ce ne sont là que quelques-unes des problématiques avec lesquelles doivent composer les agences, avec à la clef beaucoup de temps perdu et donc également des coûts supplémentaires. Le secteur travaille toutefois dur à améliorer cette situation. Une initiative en ce sens a encore été récemment organisée conjointement par l’ACC (Association of Communication Companies) et l’UBA (Union Belge des Annonceurs): une Masterclass qui a réuni agences et annonceurs en leur proposant un workshop particulièrement intéressant.

ASPIRER À UN BRIEFING OPTIMAL

ne trentaine de représentants des agences et des annonceurs avaient fait le déplacement à StrombeekBever pour vivre une matinée particulièrement intéressante. L’UBA et l’ACC avaient constitué un panel d’orateurs composé de Kristel Brants d’Electrabel et de Mohamed Ouaret de bpost pour les annonceurs, ainsi que d’Anik Van Bellegem de d-side et de Frank Anthierens de DDMC pour les agences. Il en est ressorti que les deux camps se comprennent très bien, même s’il reste quelques divergences.

QUE VEUT-ON? Il arrive encore régulièrement que, dans le cadre d’un premier briefing, les commanditaires restent très souvent vagues quant à ce qu’ils souhaitent précisément. ‘Faites-nous quelques suggestions’, entend-t-on souvent, tandis que ‘nous voulons créer un wow-effect’ constitue aussi une phrase qui revient régulièrement. Lorsqu’une agence développe une idée sur base d’un briefing si vague, il arrive dès lors souvent que celle-ci ne corresponde pas à ce que le commanditaire avait inconsciemment à l’esprit. Et elle pourra donc revoir sa copie. «En fait, le commanditaire devrait tout coucher

sur papier, afin que l’on puisse réfléchir de façon approfondie à ce qu’il souhaite précisément», affirme Kristel Brants. «Il est important de déjà donner une indication des objectifs, du groupe cible, des messages, des budgets et du ROI-ROE escompté.»

TOUTE UNE MACHINE QUI SE MET EN MARCHE Un simple coup de téléphone avec une question simple à une agence peut peutêtre sembler inoffensif, mais pourra toutefois avoir un énorme impact. «Il faut bien réfléchir à la machine que vous allez mettre en marche en briefant une agence», ajoute Frank Anthierens. «L’agence va élaborer des concepts, réaliser des ébauches, procéder à des calculs logistiques, contacter des fournisseurs, placer des options sur des artistes… Bref, un gros travail de réflexion et de planification. Et ce travail mérite le respect nécessaire.» «L’agence et l’annonceur doivent prendre le temps d’apprendre à se connaître, de se comprendre et de développer un langage commun», complète Mohamed Ouaret. «Il ne faut dès lors pas voir l’agence événementielle comme un fournisseur, mais bien comme un partenaire.»



EXPO-SPACE.BE

YOUR DRINK OUR PASSION

INTERNATIONAL TOUR

21.07 > 09.08.2015

KURSAAL OOSTENDE MAMMAMIA2015.BE - 070 22 56 00

10.09 > 25.10 11.10 BRUSSELS EXPO CIRQUEDUSOLEIL.COM/AMALUNA

SPONSORS MEDIA

SPONSORS OFFICIEL

FIRE-STARTER  

WWW.REDBULLFLYINGBACH.BE

presents

COCKTAIL - MOCKTAIL CATERING COCKTAIL WORKSHOPS - TRAINING TOTAL BAR SOLUTIONS GIN TONIC BAR www.cineconcert.be M

JOERI VAN BEECK +32 (0) 477 32 25 93 E joeri@troubleshakers.com www.troubleshakers.com



 



event management 45

EVENT CLIENT BRIEFING Afin que les agences et les annonceurs se comprennent mieux, l’UBA et l’ACC ont élaboré conjointement un document qui doit aider les commanditaires à rédiger un briefing efficace. Cet Event Client Briefing passe en revue tous les éléments nécessaires pour mettre une agence à l’ouvrage avec une mission clairement définie. Parmi lesquels de nombreux points évidents (type d’événement, groupe cible, message, objectifs), mais aussi des points auxquels vous ne penseriez peut-être pas de prime abord (comme une description de ce qui a déjà été fait de par le passé au niveau événementiel).

LE BUDGET: UN JEU DE POKER Le ‘budget’ constitue aussi un des éléments repris dans ce document. Pourtant, sur ce point, les agences et les annonceurs ne sont pas totalement d’accord. En raison du jeu stratégique des prix entre les agences et les annonceurs, on ne joue ici pas directement cartes sur table. Il arrive dès lors souvent que les commanditaires ne spécifient pas un budget (concret) lors du premier briefing et attendent ensuite de voir la proposition que fera l’agence. «Lorsque nous présentons notre proposition, il y a cependant un budget strict auquel nous devons nous tenir», précise Frank Anthierens. «Il est dès lors important pour nous de connaître dès le début le cadre budgétaire dans lequel nous pourrons travailler.» Mais les commanditaires ont également leurs raisons pour ne pas donner directement leur budget (total). Kristel Brants: «Je sais par expérience que si je donne un budget déterminé, l’agence va me présenter une proposition qui cadre tout juste avec ce budget, avec

en sus encore quelques options attirantes que je vais tout de même vouloir accepter. C’est pourquoi je ne donne jamais mon budget total dès le début.» Malgré ces positions divergentes, tant les agences que les annonceurs peuvent se ranger derrière cet Event Briefing. Car un bon briefing complet entraîne des avantages pour toutes les parties concernées. «Un briefing de meilleure qualité se traduira automatiquement par une meilleure présentation de la part des agences», poursuit Frank Anthierens.

CHARTE POUR LES COMPÉTITIONS Lors de la Masterclass a également été abordé un second document: l’Event Competition Charter. Cette charte ébauche le déroulement idéal d’une compétition, avec de nombreux conseils concernant le timing (au moins deux semaines entre le briefing et la présentation), l’organisation des présentations, etc. Elle incite également à impliquer maximum trois agences pour une compétition créative. Evidemment, il est possible de commencer par réaliser un screening d’encore plus d’agences, mais alors sur base d’informations plus générales et de références. Avec une short-list de maximum trois candidats, une agence saura qu’elle aura réellement ses chances. Lorsqu’une entreprise organise régulièrement des événements, il n’est pas nécessaire de repartir à zéro pour chaque événement. Souvent, un lien se tissera avec quelques agences que l’annonceur aura appris à connaître et celles-ci sauront déjà estimer ce que l’on attend d’elles. «Nous avons l’habitude de travailler avec une liste de 3 à 4 agences ‘preferred’, que nous renouvelons tous les trois ans», explique

Mohamed Ouaret. «Cette liste n’offre aux agences aucune garantie quant à un nombre déterminé de projets ou d’un budget déterminé, mais nous offre tout de même l’opportunité de développer un lien, un partenariat via lequel l’agence et l’annonceur se comprendront mieux.»

UNE RÉMUNÉRATION COMME LOT DE CONSOLATION? Au niveau de cette charte pour les compétitions également, les agences et les annonceurs ne sont pas à 100% sur la même longueur d’onde. Les agences rêvent que voit le jour une façon de les rémunérer pour le travail effectué pour les projets qu’elles ne décrocheront finalement pas. Mais il s’avère dans la réalité que c’est seulement exceptionnel. Une rémunération pour les agences n’ayant pas remporté la compétition s’avère difficilement justifiable auprès de la hiérarchie d’une entreprise. Les deux parties sont par contre d’accord par rapport au fait qu’une agence doit clairement savoir qui sont ses ‘opposants’ dans une compétition, et quelles sont ses chances. Elle pourra ainsi encore décider ellemême quel temps/argent elle souhaitera investir dans cette compétition.»

DES PERSPECTIVES DIFFÉRENTES La MasterClass s’est clôturée par un workshop via lequel les annonceurs et agences se sont vu proposer ensemble un briefing pour un événement et devaient indiquer comment il était possible d’améliorer ce briefing. Une épreuve qui s’est traduite par une rencontre intéressante des différentes perspectives. «J’ai beaucoup appris aujourd’hui», affirme Thomas Heylen de KPMG. «C’est toujours passionnant lorsque d’autres acteurs du métier viennent partager leurs expériences, et les deux documents que nous avons reçus aujourd’hui sont également très intéressants.» Un avis que partage Koenraad Verheyen de La Loterie Nationale: «J’ai trouvé particulièrement instructif de voir comment les différentes perspectives, celles de l’annonceur et celle de l’agence, étaient placées côte à côte. Cela vous incite tout de même à regarder certaines choses autrement.»

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

20 ans de créativité et de rigueur au service de ses clients privés et institutionnels. Alchimistes de l’évènement, nous offrons une communication durable et responsable. Nous réunissons toutes les compétences en communication évènementielle. Et partageons notre savoir faire et notre engagement.

20 jaar creativiteit en inzet ten dienste van onze klanten, zowel in de privé- als in de overheidssector. Als event-tovenaars bieden wij een duurzame en verantwoorde communicatie aan. We brengen alle competenties op het vlak van evenementcommunicatie samen onder één dak.

VO_EVENT_ANNONCE_185x128_V01.indd 1

23/06/15 10:14

associations 47

UN AUTOMNE PASSIONNANT POUR L’EMA SOCIETY Après un break estival bien mérité, l’EMA Society, la fédération des corporate event managers, revient en septembre avec une série d’activités passionnantes et surtout instructives pour ses membres.

’EMA Society entame l’automne avec un educational sur la créativité intitulé «Boost your creativity», en collaboration avec Flanders Inshape. L’asbl Flanders Inshape soutient l’industrie flamande dans sa professionnalisation du design en vue de l’innovation. Les entreprises ont ainsi la possibilité d’accroître leur succès et de consolider leur position concurrentielle. Cette session se déroulera au quartier général de l’EMA, le Brussels Kart Expo. Une semaine plus tard, le 23 septembre, l’EMA se rendra à Malines, plus précisément au Centre de Congrès et du Patrimoine Lamot, qui fête ses dix ans. A l’occasion de cet anniversaire, le centre accueillie un congrès unique faisant la part belle aux thèmes de l’innovation, de la créativité du storytelling, de l’observation des tendances set de la durabilité. Les

orateurs du jour sont Herman Konings, Inge De Clerck, Tom Suykerbuyk, Tim Verheyden et Els Demey. «Lamot: A story about innovation» est un événement gratuit. Vous avez envie de vivre une journée passionnante en compagnie d’orateurs intéressants? Bloquez d’ores et déjà cette date dans votre agenda! Inscriptions à partir du 10 septembre 2015. D’autres informations suivront bientôt sur le fam-trip dans la région du sudouest de la Flandre et de Lille, prévue pour le mois d’octobre. L’événement de fin d’année est programmé le 8 décembre. Retrouvez de plus amples informations sur toutes ces activités sur www.emasociety.be. Vous y découvrirez également en détail les différentes formules d’affiliation et leurs avantages.

BESA LANCE UNE SÉRIE DE NOUVEAUX OUTILS L’objectif principal de BESA reste la défense des intérêts des fournisseurs événementiels. C’est pourquoi l’association a développé ces dernières années plusieurs outils accessibles à ses membres. Au programme de l’été se trouve le lancement d’une série de nouveaux outils qui devraient être utiles aux membres.

es formations et les séances informatives restent les outils BESA les plus appréciés. BESA vient notamment de clôturer une première formation test pour le travail en hauteur IS 005. Les 9 participants ont tous réussis l’examen BeSaCC (certificat belge) et l’examen IPAF (certificat international). En automne, BESA démarrera très certainement une série de formations pour une utilisation sécurisée des machines. BESA souhaite également soutenir ses membres au niveau commercial. Les événements de networking, les sessions informatives et les pages BESA sur les réseaux sociaux sont actuellement les moyens les plus indiqués. Au début de cette année, BESA a élaboré une nouvelle liste des membres sur son site web, le BESA Members Directory. La

liste standard des membres accompagnée d’un lien vers leur site web a été remplacée par un annuaire où les membres peuvent insérer leur logo et leurs photos. Cette liste est divisée en 14 catégories et les organisateurs peuvent élaborer entièrement leur événement avec des fournisseurs ayant souscrit au code de conduite de BESA! Un atout commercial à ne pas sous-estimer, pour les membres comme pour les organisateurs. Vous pouvez également faire une recherche par région, ce qui présente un avantage supplémentaire si vous êtes sur place et que vous avez besoin en urgence de trussing, d’éléments de scène ou de projecteurs supplémentaires. Vous êtes membre de BESA et vous n’avez pas encore eu l’occasion de compléter votre listing? N’attendez plus. Retrouvez le tout nouveau BESA Members Directory complet via b-esa.be/leden/

associations 49

UNICEO

NOMME UNE BELGE AU POSTE DE VICE-PRÉSIDENTE POUR LE BENELUX Début juin, l’association internationale des responsables événementiels UNICEO a nommé Paola Capaldi au poste de vice-présidente pour le Benelux. Paola Capaldi

«J

e suis ravie d’avoir l’opportunité de développer UNICEO dans cette zone géographique,» a déclaré Paola Capaldi, Head of Proximus Group Events, que nous interviewons par ailleurs dans ce numéro. «J’ai rejoint l’association à ses débuts et je suis fermement convaincue que le développement professionnel de ses membres et de notre secteur doit émaner du partage des expériences de ses capitaines d’industrie. C’est de ce point de vue que je ferai de mon mieux pour développer Uniceo dans le Benelux, pour permettre à chacun de ses membres de gagner du temps dans son travail, acquérir de nouvelles compétences et booster leurs carrières.» Les Event Corporate Managers belges connaissent l’EMA mais pas encore l’UNICEO. De quoi s’agit-il? Je dois être franche avec vous, je ne connaissais pas encore lÉMA (rire). UNICEO est lúnique association internationale qui regroupe les décideurs seniors pour les événements corporate dans les grandes entreprises et associations au Benelux et à lÍnternational. Que peut apporter cette association aux Event Corporate Managers du Benelux? En tant que décideurs pour les événements corporate, nous devons relever de nombreux défis: justifier la valeur de chaque événement, maximiser leur ROI, rester créatif avec des budgets plus réduits tout en respectant les politiques corporatives, trouver de nouveaux moyens pour renforcer la participation, etc. Quand les situations se compliquent, lúnion fait la force et cést dans cet esprit quÚNICEO sést développé à lÍnternational et se développera dans le Benelux, où nous comptons déjà une trentaine de membres. Grâce à UNICEO, les membres du Benelux auront lóccasion d´échanger et de partager leurs expériences avec leurs pairs, non seulement dans le cadre du Benelux mais également à línternational.

Quels sont les objectifs que vous vous êtes fixés à l’échelon Benelux? Je souhaite avant tout dynamiser le réseau et faire bénéficier les membres de líntelligence collective, ce qui implique une stimulation des échanges. Parallèlement, nous désirons communiquer de manière globale vers tous les membres potentiels du Benelux afin de faire grandir notre association. Enfin, nous sommes actuellement à la recherche de partenaires et de sponsors dans le Benelux, afin de soutenir nos actions locales. Quelles sont les premières démarches que vous allez entamer? La première étape sera dédiée à la communication envers nos membres et nos membres potentiels, afin de faire grandir le réseau. Dès le mois de septembre, nous organiserons à Bruxelles des réunions entre nos membres, les «UNICEO Leaders Meetings». Il s’agira d’Afterworks organisés selon un format qui existe déjà dans dáutres capitales européennes, et pendant lesquelles nos membres pourront débattre et échanger leurs avis sur un sujet dáctualité. La suite reste à écrire… www.uniceo.org

UNICEO est à ce jour la seule association de décideurs et prescripteurs responsables de la partie événements et représentant de grandes entreprises. Les membres d´ UNICEO sont exclusivement des directeurs marketing et communication et des responsables en charge de l’événementiel dans des grandes entreprises françaises et internationales. UNICEO a pour principal objectif de proposer une plateforme d´échange aux décideurs du secteur.

AWARD WINNING

CREATIVITY

info@lapinquotidien.com 0486/43 43 48

Soundﬁeld takes precision to another level. With sometimes just the depth of a creditcard to spare, we make even the most difficult of circumstances work. It’s all part of the perfect preparation for every event, it’s what makes us more than sound & light!

Soundﬁeld nv Bruisbeke 19/21 l 9520 St Lievens-Houtem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundﬁeld.be

supplies 51

QUE SOUHAITENT LES AGENCES ÉVÉNEMENTIELLES DANS LEURS ASSIETTES?

ENQUÊTE CATERING 2015

En mai et juin, l’équipe d’Experience Magazine a interrogé 158 agences événementielles dans le cadre de son enquête annuelle consacrée aux traiteurs événementiels belges. Quels traiteurs sont les plus appréciés de nos agences événementielles? A quelles propriétés des traiteurs accordent-elles le plus d’importance? Et y a-t-il de grandes différences entre le nord et le sud du pays? Dans le Belgian Event Manager Guide qui paraîtra début septembre, vous pourrez lire quels sont les traiteurs les plus appréciés. Mais cette étude a également permis de tirer quelques autres conclusions marquantes…

Indien u één eigenschap van een cateraar weet te waarderen wat is dit? Quelle est la première qualité que vous attendez d'un traiteur?

LA QUALITÉ RESTE ENCORE ET TOUJOURS LE CRITÈRE LE PLUS IMPORTANT

35% 30%

Indien u één eigenschap van een cateraar weet te 25% waarderen wat is dit?

haque année, tentons d’exaQuelle est nous la première qualité que vous attendez d'un traiteur? 20% miner quelles propriétés les agences 35% trouvent importantes pour choisir 15% 30%un traiteur. Avec 27% des réponses, la qualité constitue le critère numéro un in10% 25% contesté. Les autres éléments importants 5% 20%pour évaluer un traiteur sont la flexibilité (18%), la créativité (16%) et la rapidité 0% 15%(10%). Bien que cet ordre soit identique dans les deux parties du pays, on re10% marque toutefois quelques nuances. La 5%qualité (bandes bleues) fait environ 5% en mieux en Flandre qu’en Wallonie (bandes 0% rouges). L’inverse vaut cependant pour la Indien u één eigenschap van een cateraar weet te waarderen wat is dit? créativité, à laquelle on accorde d’avanQuelle est la première qualité que vous attendez d'un traiteur? tage d’importance en Belgique francophone. On remarque aussi en Wallonie – contrairement à la Flandre – une demande pertinente 30% 27% pour des formules all-in, le traiteur se chargeant alors de l’organisa25% tion au sens plus large. Indien u één eigenschap van een cateraar weet te waarderen wat is dit? 19% 20% Quelle est la première qualité que vous attendez d'un traiteur? 30%

15% 27%

19% 16%

15% 10% 5% 0%

10%

25% 20%

DES TRAITEURS AVEC DES SITES PROPRES: POUR OU CONTRE?

16%

10%

9% 5%

Enfin, nous avons également demandé aux agences événementielles 5% 5% sur la tendance qu’ont les leur avis 3% 3% 2% traiteurs événementiels à exploiter de plus en plus eux-mêmes des sites événementiels. Et il faut le dire: les avis sont ici particulièrement partagés. 51% des intervenants voient en cela une évolution positive, tandis que 49% pensent précisément le contraire. On note des pourcentages similaires dans les régions, même si l’on constate que la Wallonie est encore un rien plus positive quant à l’exploitation de sites propres par les traiteurs.

We care about your visitors Hoe kunnen we u helpen bij de bezoekersregistratie? UITNODIGING

CONFIRMATIE

BADGES

REGISTRATIE

ONTHAAL

EVALUATIE

www.eventcheckin.be

www.abusol.com

event 53

LES EUBEA SONT OUVERTS

réé en 2006 par le groupe milanais ADC Group, les EuBea fêteront cette année leur dixième anniversaire. L’une des caractéristiques de la compétition est d’être organisée durant deux journées, marquées par la cérémonie de remise de différents prix, mais aussi par une série d’ateliers et de workshops consacrés à l’événementiel d’entreprise en Europe. Le festival, qui se tiendra une nouvelle fois à Séville, se tiendra cette année du 5 au 7 novembre prochains.

d’ailleurs. Pour l’heure, les inscriptions des meilleurs projets événementiels viennent de s’ouvrir, et les agences d’événements belges ont pris la bonne habitude de se distinguer à l’international.

INTERACTION

Inscriptions : www.EuBeafestival.com/call-for-entries .

Si de nombreux sujets des ateliers et tables rondes doivent encore être déterminés, les organisateurs ont déjà fait savoir qu’ils auraient une orientation fortement internationale, et ce afin de dépasser le cadre purement national dans lequel les corporate event managers sont souvent confinés. À ce titre, on retiendra notamment la tenue d’un meeting réunissant les cadres dirigeants des associations d’agences nationales, en vue de mettre en place de possibles synergies et de faire face à certains défis communs. Parmi les autres sujets débattus, le marketing digital, le ‘multichannel’, les outils permettant la création de véritables expériences et les nouveaux modes d’organisation de meetings d’entreprises seront au programme du festival.

INSPIRATION Au-delà du programme interactif, ce festival est sans aucun doute l’événement permettant le mieux de découvrir ce qui se fait en Europe dans le domaine de l’événementiel B2B, mais aussi de faire la connaissance de partenaires étrangers. Que ce soit pour les agences ou les corporate event managers,

L’épicentre de l’événement, qui devrait attirer près de 500 professionnels, sera le Seville Barcelo Renacimiento Hotel, situé sur les rives du Guadalquivir.

Le Festival EuBea est un lieu de rencontre destine aux professionnels européens de l’évenementiel. Organisé à Séville du 5 au 7 novembre 2015, la 10e edition du festival international de l’événement et de la communication live a pour objectif de partager les ‘best practices’ du secteur et de faire honneur à la créativité mise en œuvre dans le cadre des opérations de communication live. La competition EuBea est ouverte à l’ensemble des sociétés européennes actives dans l’événementiel, en ce compris les agences de production, les organismes publics, les associations, les lieux et sites, les agences d’événement et de publicité, etc. is Le Festival EuBea est organisé par la maison d’édition italienne ADC Group.

LESS IS IS MORE LESS MORE FLY02

Ultra-compact multicamera flightsets for your events.

Brand new compact flightset for all your events. Low cost and quick to set up. Discover all our flightsets on www.flyawaytv.be

www.flyawaytv.be

event agencies 55

A LA POINTE DES DERNIÈRES TENDANCES DE TEAMBUILDING Event Masters de Willebroek fête cette année son vingtième anniversaire. Ce jubilé n’est aucunement l’occasion de se reposer sur ses lauriers et de contempler les succès passés, au contraire. Même au bout de 20 ans, Event masters travaille toujours aussi dur chaque jour pour rester une entreprise en vue et innovante – et ce dans ses quatre départements: tailormade events, incentives, DMC et surtout teambuilding, où il se passe pas mal de choses cette année, comme nous l’apprend Bert Knuts d’Event Masters.

Bert Knuts

«C

ette année, nous boostons sérieusement le volet teambuilding de notre entreprise», confirme Bert Knuts. «C’est là que se trouvent les racines d’Event Masters et nous nous considérons comme le leader de marché en la matière. Nous avons déjà développé plusieurs concepts très bien accueillis sur le marché. Mais au cours de cette dernière année, nous nous sommes attachés à observer les tendances internationales en matière de teambulding. Partout, on constate une demande en hausse de programmes de teambuilding plus courts, souvent intégrés à un meeting ou un séminaire. Les clients ne veulent plus y consacrer que quelques heures mais en conservant l’impact que peut avoir une telle activité. Forts de ces informations, nous nous sommes mis en quête de nouveaux concepts, que nous allons lancer sur les marché dans les années à venir «.

différentes agences sont partagées au sein du réseau, qui se réunit au minimum une fois par an. L’association compte actuellement 32 membres à travers le monde, tous parmi les meilleurs de leur pays, avec un excellent état de service. Ils injectent les meilleurs concepts de teambuilding dans le réseau, afin de permettre à d’autres de les proposer dans leur pays. Il s’agit toujours de concepts qui ont déjà fait leurs preuves ailleurs dans le monde».

DE 10 À 10.000 PARTICIPANTS Mais qui est à la recherche d’un tel teambuilding? Et pour qui un teambuilding peut-il faire la différence? «Je ne vois pas vraiment de ‘client type’ pour les teambuildings», réfléchit Bert Knuts, «La majorité de notre clientèle est constituée de grandes entreprise mais les PME et les services publics s’adressent aussi à nous. Nous réalisons des teambuilding à partir de dix personnes, jusqu’à plusieurs

RÉSEAU INTERNATIONAL Comme nous le disions, Event Masters n’a pas peur de regarder au-delà de nos frontières. L’agence collabore notamment avec des agences étrangères. «Nous tirons énormément d’inspiration de notre affiliation à l’association internationale de teambuilding Catalyst Global, basée sur la démarche de ‘sharing knowledge’. Les meilleures pratiques des



NOXX BUILDING EVENT CENTER 1 SITE – 4 ZONES

UNIQUES

N. Building: VOTRE espace événementiel sur mesure. Ouvert il y a 8 ans, ce site a subi ces dernières années plusieurs transformations pour devenir l’un des espaces événementiels les plus polyvalents de Belgique. Tout récemment encore, divers changements sont venus mettre en avant le caractère chaleureux du lieu. La flexibilité du centre événementiel a été améliorée, ce qui fait qu’aujourd’hui, presque tout est. POSSIBLE: meetings, conférences, fêtes du personnel, présentations de produit, dîners assis, cocktails dînatoires… Les 4 zones peuvent s’utiliser individuellement ou ensemble, permettant d’enchaîner ou d’entremêler différentes activités. Avec une capacité de 50 à 1500 personnes, ce lieu peut accueillir quasiment tous les événements. N. building est situé près du ring d’Anvers, à proximité de la sortie et du complexe de cinéma Kinepolis. Les emplacements de parking ne manquent pas à côté du bâtiment. QUELQUES RÉFÉRENCES: Price Waterhouse Coopers, Sony, Bacardi-Martini, VMMA, Autogrill, Junkers, UC Belgium, … Nos experts événementiels attachent une grande importance à la satisfaction du client. Nous vous invitons à venir visiter les locaux afin de pouvoir discuter en détail avec vous des possibilités de notre site.

NOXX BUILDING - Noorderlaan 3, 2030 Anvers | jimmy@noxxantwerp.be | T+32(0) 3 295 54 65 - F+32(0) 3 295 43 27 www.noxxbuilding.be

event agencies 57

concepts Catalyst, que nous allons implémenter dans les mois à venir. Un événement est constitué de plusieurs éléments, que nous intégrons pendant le briefing. Un briefing détaillé nous permet de ramener 95% des événements à l’un de nos concepts.  Pour les 5% restants, nous créons un nouveau concept au sein de notre département teambuilding».

IMPACT ÉNORME milliers de personnes. De plus en plus d’événements sont liés à un message. Une fusion, un lancement de produit, de nouveaux collègues, une réunion commerciale,… nous avons différents concepts à proposer en fonction du type d’événement visé. Nous nous efforçons de proposer une journée qui favorise la collaboration entre les gens, tout en leur faisant passer un bon moment, qui les fait réaliser qu’ils ont besoin les uns des autres, qu’ils peuvent accomplir bien plus ensemble et qu’apprendre à se connaître dans un contexte différent crée une ambiance agréable».

OFFRE ÉNORME «Nous avons actuellement près de 150 concepts différents dans notre portefeuille.   30 concepts propre et 105

Le concept Orchestrate en est un excellent exemple: en l’espace de deux heures, les participants se transforment en orchestre symphonique capable de jouer le célèbre Carmina Burana. «A leur arrivée, les participants assistent à une représentation symphonique. Après le premier morceau, le chef d’orchestre se tourne et leur dit: «maintenant, à vous». Le groupe est réparti en différents instruments, chaque fois avec un accompagnateur. Souvent, de nombreux participants n’ont pas la moindre connaissance musicale. Mais en se concentrant toute une heure sur un instrument avec l’aide d’un instructeur, ils parviennent à maîtriser une certaine technique. Lorsque l’on rassemble ensuite les instruments, le résultat est impressionnant. Cela crée un moment unique avec un impact énorme».

FUN, COLLABORATION ET CHALLENGE Il n’existe pas de formule miracle pour un teambuilding réussi mais certains ingrédients forment une constante. «En premier lieu, il y a l’aspect ‘fun’», note Bert Knuts. «Il est indispensable car cela reste une sortie pour l’employeur, loin du lieu de travail. Ensuite, il y a la collaboration et le challenge. On peut aussi y coupler un défi. Si vous pouvez repousser vos limites d’une manière ou d’une autre, l’impact n’en sera que plus grand. Il peut éventuellement y avoir un élément de compétition mais cela dépend du client. Les groupes commerciaux, par exemple, apprécient énormément ce type d’activités».

CONFERENCE ENERGIZERS Nous avons déjà parlé de la demande croissante d’activités de teambuilding plus courtes. Mais cela peut encore être plus sommaire. «Aujourd’hui, nous proposons aussi une offre de ce que l’on appelle les Conference Energizers. Il s’agit de moments de pause et de motivation pour les conférences et meetings. En tant que DMC, nous avons beaucoup de groupes internationaux et nous recherchons parfois des activités très courtes pour un grand groupe, de 15 à 30 minutes. L’objectif est de réveiller un peu l’assistance et d’épicer la journée. Grâce au réseau de Catalyst Global, nous avons désormais à disposition plusieurs Conference Energizers intéressants que nous pouvons proposer à nos clients. Boom Time, par exemple, permet de donner vie à un morceau de musique avec des bâtonnets musicaux gonflables. Un autre exemple consiste à faire jouer toute la salle à un jeu vidéo et chacun se voit apparaître à l’écran. On constate que les participants jouent volontiers le jeu à condition que l’activité soit accessible. Cela leur permet d’oublier un peu la réunion, cela évacue le stress, on met la raison en stand-by et on s’amuse», conclut Bert Knuts.

À KINEPOLIS ANTWERPEN, VOUS POUVEZ LOUER D’IMMENSES SALLES. MAIS AUSSI DE TRÈS PETITES. ENCORE UNE CHOSE QUE VOUS IGNORIEZ PEUT-ÊTRE À NOTRE SUJET. Vous pensez sans doute qu’à Kinepolis Antwerpen, les salles de projection sont vastes et confortables. Vous avez raison. Mais nous avons aussi des espaces événementiels pour petits groupes. Jetez un coup d’œil sur kinepolisbusiness.com ou appelez Loan Tran au 03 544 35 14.

Bien plus que du cinéma.

event agencies 59

«25 ANS DE SOLUTIONS INGÉNIEUSES» Fin des années ’80, Koen Vanhove et Stefan Deckers se faisaient encore concurrence en tant que jeunes organisateurs de fêtes à Hasselt. Aujourd’hui, tous deux sont depuis déjà 25 ans partenaires au sein de Conrad Consulting et contribuent ainsi au développement du secteur événementiel B2B. Le bon moment pour dresser le bilan avec les directeurs, leurs collaborateurs et surtout leurs clients.

En haut, de g. à dr.: An Kempeneers, Xavier de Graaf, Niels Aerden En bas: Stefan Deckers, Koen Vanhove, Signe Grauls et Ruth Kelchtermans

LES CLIENTS ONT LA PAROLE: «Sortir des sentiers battus» Koen Van Gerven, Koen Van Gerven, actuellement CEO de bpost, est entré en contact avec Conrad pour les célébrations des 175 ans de la Générale de Banque. «Ce fut un événement pour quelques milliers de personnes au charbonnage de Winterslag, qui n’avait alors pas encore été aussi magnifiquement rénové qu’aujourd’hui. Koen et Stefan avaient fait preuve d’une grande créativité et avaient mis sur pied une organisation solide. Cette créativité constitue dès lors pour moi leur point fort: ils tentent d’élaborer des concepts originaux et qui sortent des sentiers battus, souvent également agrémentés d’éléments ludiques.» «Une façon efficace de travailler» Jo Smeets, du producteur de genièvre éponyme, connaît Koen et Stefan depuis la création de Conrad Consulting. Il se souvient aussi d’une collaboration particuliè-

rement agréable. «Outre leur énorme créativité, j’apprécie aussi leur façon efficace de travailler. Lorsqu’il faut aborder les choses, ils le font de manière qualitative. Mon plus beau souvenir concerne le lancement de notre nouvel emballage sur le marché du genièvre, une action que nous avions alors proposée ensemble au niveau national.» «Un peu comme un membre de la famille Conrad» DKV Assurances est également un client de longue date de Conrad Consulting. René Vrancken nous explique ce qu’il apprécie chez l’agence hasseltoise. «Chez Conrad, je peux toujours compter sur une approche personnalisée de la part de leurs collaborateurs sympathiques et corrects, mais aussi professionnels. Le suivi de l’offre de prix et le calcul sont toujours très corrects et, même lorsque survient un problème, celui-ci est vite résolu. L’ambiance est très familiale, de telle sorte que, même en tant que client, vous vous sentez aussi un peu comme un membre de la famille ‘Conrad’.»

«Des idées qui portent leurs fruits» Conrad Consulting a déjà organisé cinq événements clientèle pour la société anversoise Mourik. Fabienne Hoeben revient pour nous sur cette collaboration. «Je retiens surtout la défense positive et avec conviction de leurs propres idées et ce dès le moment où, en tant que client, vous êtes encore dans le flou et n’avez pas encore d’idée de ce que vous voulez précisément. Notre expérience nous a appris que, dans de tels cas, il est préférable de suivre les idées de Conrad. Cela a déjà porté ses fruits à diverses reprises lors de la réalisation de quelques-uns de nos événements, avec un énorme succès à la clef. Si, en tant que client, vous tenez cependant à une de vos idées, Conrad fera tout pour concrétiser celle-ci, et ce avec un excellent contenu. Conrad se donne aussi la peine de vraiment apprendre à connaître le client. Conrad sait ce que nous voulons ou ne voulons pas, de telle sorte que nous ne devons pas chaque fois le leur répéter.»



event agencies

«Deux associés complémentaires» Foamglas a commandité un des premiers grands événements de Conrad Consulting. Brigitte Lacroix nous explique la raison pour laquelle, après toutes ces années, elle aime encore et toujours collaborer avec Conrad. «Leurs points forts sont l’originalité et la qualité. Tout est soigné jusque dans les moindres détails, et ils tiennent compte de la propre culture de votre entreprise pour proposer et élaborer votre événement. Ils sont flexibles et s’adaptent aux changements entre la conception et l’exécution. Vous bâtissez une relation à long terme avec les collaborateurs motivés de Conrad, qui sont prêts à se couper en quatre pour vous. Enfin, je trouve aussi magnifique que les deux associés – malgré leur carrière couronnée de succès – soient encore et toujours aussi complémentaires et, outre des partenaires d’affaires, soient également des personnalités de grande valeur et charmantes.» Antécédents Alors que Koen Vanhove organisait la Life-Boat Party avec l’association estudiantine ASG aux Grenslandhallen, Stefan Deckers en faisait de même avec la Puls Party des scouts au Centre Culturel d’Hasselt. Ils avaient tous deux

Koen Van Gerven

Jo Smeets

l’organisation dans le sang, et c’est un sponsor commun qui les a réunis. A l’origine, ils se sont mis ensemble à la recherche de sponsors pour des événements, mais ils sont ensuite très vite passés à l’organisation d’événements pour des clients disposant d’un budget. Pas à pas, Conrad Consulting est devenu une valeur sûre sur le marché événementiel belge. «Lors de cette période, nous avons bâti un réseau très solide», explique Koen Vanhove. «Nous avons contribué à l’évolution du marché et avons vu grandir tout le monde – les collègues comme les fournisseurs. Au début, il nous fallait parfois encore expliquer aux clients ce qu’est une agence événementielle. Entre-temps, nous avons pu, ensemble, professionnaliser et stabiliser le marché. Une expérience dont le client profite toujours gratuitement.»

EXPÉRIENCE ET INNOVATION Avec 25 années d’expérience au compteur, Conrad Consulting continue de se réinventer en permanence. «Nous cher-

René Vrancken

chons toujours à innover. Sinon, vous risquez de vous engluer dans certaines procédures. Mais nous restons alertes. Fidèles à notre slogan ‘special events engineering’, nous tentons dès lors toujours de faire preuve d’ingéniosité, sans réinventer l’eau chaude. Car en Belgique, la règle de base reste encore et toujours en premier lieu un catering de haut niveau.» «Conrad Consulting est reconnu comme un organisateur d’événements où tout est réglé jusque dans les moindres détails», ajoute Niels Aerden de Conrad. «Nous remarquons que les clients nous font vraiment confiance.»

ENVIE DE DÉFIS Conrad Consulting est une agence qui a toujours fait preuve d’audace et qui n’a jamais eu peur de relever des défis. «Nous avons ainsi un jour suspendu un camion Scania et l’avons fait descendre dans les Brabanthallen, pour le lancement belge de ce modèle», poursuit Koen Vanhove. «Aucune autre agence n’osait relever ce défi, mais nous avons

Fabienne Hoeben

event agencies 61

Stefan & Koen

pu le faire grâce à une bonne préparation et à une bonne collaboration avec Stageco et d’autres partenaires. Et le résultat valait la peine.» «Je ne me souviens pas d’avoir un jour dû dire non à un client», affirme Signe Grauls de Conrad Consulting. «Nous relevons tous les défis, aussi fous soient-ils, et mettons tout en œuvre afin que ce soit possible.»

QUI PEUT LE PLUS, PEUT LE MOINS… Les défis peuvent être aussi bien très grands que relativement petits… «Nous réalisons de très grands projets, mais tout aussi bien de petits événements», précise Koen Vanhove. «Tout le monde est important pour nous. Car au cours de la période de crise après 2008, nous étions très contents d’avoir encore de petits événements et des événements privés. Et nous continuerons encore à en faire. Notre structure nous le permet. Cela rend le métier agréable et varié.»

UNE ÉQUIPE STABLE AVEC DIFFÉRENTES QUALITÉS

client bénéficie ainsi toujours d’un interlocuteur personnel au courant de tout.»

Conrad Consulting peut compter sur une équipe stable, avec des collaborateurs en poste depuis déjà tout un temps. «Grâce à cela, tout le monde se connaît par cœur et, parfois, un seul regard suffit pour se faire comprendre.» «Notre bureau a été organisé de manière à ce que nous soyons tous attablés à un seul et même grand bureau», ajoute Xavier de Graaf. «Nous sommes donc perpétuellement en contact les uns avec les autres et pouvons donc directement nous demander des choses les uns aux autres. Nous pouvons ainsi travailler et dialoguer de façon très dynamique. Nous sommes tous totalement différents et issus de mondes eux aussi totalement différents… Mais cela colle parfaitement.»

«Nous sommes aussi toujours très flexibles pour nos clients», intervient Ruth Kelchtermans. «De nos jours, les contrats rentrent souvent plus tard, mais nous réussissons tout de même à toujours tout mener à bien.»

«Stefan et Koen nous laissent également travailler de façon autonome», confie Ruth Kelchtermans. An Kempeneers: «Ils nous font confiance à 100%. Naturellement, nous leur demandons régulièrement leur avis, mais pouvons aussi tout gérer nous-mêmes.»

DES LIENS PERSONNALISÉS AVEC LES CLIENTS Pour Conrad Consulting, les liens avec les clients revêtent énormément d’importance. «Nous travaillons de façon très personnalisée avec nos clients», explique An Kempeneers. «Avec nombre d’entre eux, cela a d’ailleurs permis de tisser des liens très personnels. Nous ne sommes pas la plus grande agence, mais nous optons pour un style familial, très proche de nos clients.»

Brigitte Lacroix

Xavier de Graaf: «Les projets sont toujours gérés par deux personnes et nous assurons toujours un bon back-up. Le

Koen Vanhove: «Pour cette flexibilité, nous disposons aussi de notre propre entrepôt, avec une infrastructure de base de qualité que nous pouvons actionner très rapidement. Le fait que nous connaissions également le matériel nous permet aussi de communiquer beaucoup plus facilement avec nos fournisseurs.»

LA QUALITÉ PLUTÔT QUE LA CROISSANCE Si Conrad Consulting continue encore et toujours à œuvrer au top après 25 ans, cela s’explique notamment par la politique mûrement réfléchie qu’applique l’agence depuis toutes ces années. «Nous avons toujours fait primer la qualité sur la croissance. Nous avons eu la chance de continuer à grandir, mais ce n’était pas une volonté délibérée de notre part. Nous travaillons aujourd’hui avec sept temps pleins et un mi-temps. Nous avons vu de nombreux collègues, qui avaient plutôt opté pour la croissance, disparaître parce que les coûts de bureau étaient trop élevés. Avec cette équipe, nous pouvons gérer divers grands événements le même jour. Et c’est plus qu’assez pour nous. Désormais, nous avons notre propre bâtiment, nos propres voitures, etc. En outre, nous avons également constitué de jolies réserves, ce qui nous permet de compenser les années plus difficiles. Il s’agit tout de même là d’une garantie supplémentaire pour les clients ayant payé un solide acompte», conclut Koen Vanhove.

ICC185x128.ai 1 2/22/2011 11:09:03 AM

WE CARE about colourful events

YOU ORGANIZE ASK US,WE CARE We care about your party location, your meeting rooms, your free wifi-connection, your own parking space, your personal contact, but most of all, we care about you.

... so why not have a successful try ?

Familie Van Rysselberghedreef 2, bus 1 – Citadelpark - B- 9000 Gent T +32 9 242 89 00 F +32 9 242 89 01 - E-mail: welcome@iccghent.com

www.iccghent.com

Infrastructures et services grandeur nature Domaine des Grottes de

De notre salle de réunion de 80 personnes à la salle d’armes située 110 m sous terre en passant par la cabane du trappeur au milieu de la Réserve d’Animaux Sauvages, nous offrons un éventail de possibilités toutes plus originales les unes que les autres. Prenez rendez-vous avec notre équipe et venez découvrir par vous-même le théatre exceptionnel que nous offrons à votre événement.

www.grotte-de-han.be

La Nature grandeur nature

CONTACTEZ MAINTENANT STÉPHANE GÉRON sgeron@grotte-de-han.be 0496 50 97 05 www.grotte-de-han.be GDH_1312_ExperienceMag_InfrServices.indd 1

31/07/14 14:26

Foodz Catering Personne de contact: Vanden Abeele Alain marketing@foodz-catering.be T 0491 748089

Festival du �lm d’Ostende Venez assister avec votre entreprise à l’un des festivals du ﬁlm les plus en vue en Flandre. Du 11 au 19 septembre, vous y découvrirez à nouveau une série de premières internationales et de ﬁlms en lice pour les Ensors et Look! C’est le moment idéal pour inviter vos relations professionnelles, réseauter ou organiser une sortie agréable avec vos collaborateurs. Cette année, l’hôtesse du festival est Maaike Cafmeyer. Foodz catering rassemble toutes ses formules VIP dans une brochure détaillée, incluant chaque fois le volet catering et le volet cinéma. Le top du top est la formule VIP ‘Foodz Delights’, qui inclut réception dînatoire de 2 heures, billet de cinéma, parking, vestiaire et accueil personnalisé dans l’agréable zone de réception lounge. Tout cela pour 59,90 € pp. Pour découvrir les nombreuses autres formules, demandez la brochure sans engagement via marketing@foodz-catering.be

Tarif pour 10 personnes: 599 € | Maximum de participants: 500

Vous organisez un événement en interne? Et vous voulez voir en détail à quoi il peut ressembler? Demandez maintenant votre

PLAN 2D GRATUIT

d’une valeur de € 1.500.*

T: 03 313 73 73 | E: info@astechnology.eu Parce que aimons vous aider!

*Action valable jusqu’au 31 août 2015

FAITES DE VOTRE ÉVÉNEMENT INTERNE UN SUCCÈS AVEC NOTRE

CONCEPTLINE POUR VOTRE ÉVÉNEMENT INTERNE: TOUT À PORTÉE DE MAIN AVEC NOTRE SERVICE 2-EN-1

SCANNEZ & VISIONNEZ NOTRE VIDÉO

Vos avantages: • Concept complet • Service 2-en-1: infrastructure et aménagement de votre événement interne. • Budget raisonnable • Solutions créatives, alternatives et élégantes, telles que trussing avec voiles ou imprimés • Conseils variés sur la construction de stand et les techniques événementielles Plus d’infos? N’hésitez pas à nous appeler ou à envoyer un e-mail.

VOTRE PARTENAIRE EN ÉCLAIRAGE ET AUDIOVISUEL POUR EXPOS, ÉVÉNEMENTS ET MEETINGS

WWW.ASTECHNOLOGY.EU I.Z. Brug 10, Klein Veerle 115, B-2960 Brecht | T: +32 3 313 73 73 | F: +32 3 313 74 73 | E: info@astechnology.eu

locations 65

AMPÈRE: ÉVÉNEMENTS UNDERGROUND DE HAUT NIVEAU

Anvers compte un ‘haut lieu’ de plus à l’allure unique. Les initiateurs Joachim Marynen et Carlos Michielsen décrivent Ampère comme un ‘sustainable creative event space’. Bref, un complexe polyvalent qui se prête tant à une excitante soirée de clubbing qu’à un concert live ou un événement créatif. La presse a quant à elle qualifié le projet, qui affiche une capacité totale de mille personnes, de premier concept événementiel ‘écologique’ de Belgique.

u départ de ce projet, l’idée qu’Anvers recèle une mine de talent créatif à la recherche d’un lieu adéquat pour s’exprimer. «Avec Ampère, nous voulons apporter une réponse appropriée à cette demande», explique  Marynen. «Nous voulons offrir une plateforme aux jeunes créatifs qui veulent se lancer dans la musique, l’art, l’art vidéo mais aussi nouer des liens avec des marques qui n’ont pas peur de sortir des sentiers battus». La durabilité sert de fil conducteur à cet espace particulier. «Cette ‘touche’ durable est perceptible sur tous les fronts. Nous avons notamment utilisé du bois recyclé et des matériaux automobiles existants. Nous avons des frigos écoénergétiques et 700 vestiaires, où les visiteurs peuvent laisser leurs vestes».

ENERGIE: LA CHALEUR HUMAINE Mais le cœur d’Ampère, c’est son système HVAC, qui récupère la chaleur corporelle des personnes présentes. «Mille personnes qui dansent dégagent suffisamment de chaleur pour alimenter notre chauffage pendant une à deux semaines sans trop de frais supplémentaires. La durabilité est aujourd’hui devenue un sujet essentiel,

pourquoi ne l’intégrerions-nous pas dans notre projet? Notre démarche va relativement loin – notre partenaire bière a dû réfléchir avec nous à la durabilité. Nous nous sommes aussi interrogés sur la manière dont être produit le rhum livré. Cette année, notre partenaire eau a fait don de 700.000 euros à des ‘projets d’eau potable’ en Ethiopie, au Malawi et au Libéria, entre autres. Les artistes arrivent chez nous en Thalys et logent dans notre hôtel partenaire, juste à côté. Nous garantissons ainsi un minimum de déplacements. Attention, nous ne sommes pas des adeptes de la philosophie poncho et sac à dos, non plus». En plus de l’aspect durable, Ampère veut aussi offrir à son public une qualité exemplaire. «Cela transparaît notamment dans notre système de sonorisation haut de gamme sans amplificateurs individuels. Nous sommes ainsi en mesure d’offrir une qualité sonore égale sur tout le site avec sensiblement moins de décibels. Et d’énergie». En marge de la salle, la phase deux viendra ajouter des studios se prêtant spécifiquement aux projets éducatifs et novateurs, où les esprits créatifs peuvent partager leurs connaissances et leur savoir-faire.

CASCO En plus de sa propre programmation, Ampère se veut aussi un lieu pour d’autres organisations. «Les entreprises ou organisations qui souhaitent organiser un événement ici sont les bienvenues. L’espace et les infrastructures techniques s’y prêtent parfaitement. Nous regroupons ce segment d’activité sous un autre nom: Casco, que l’on peut voir comme une plateforme à part pour la location de nos salles». Pour terminer, nous avons voulu savoir pourquoi il est indispensable de visiter Ampère. «Parce que vous pouvez modeler cet espace en fonction de n’importe quel contenu ou événement. Cela fait plusieurs années que nous organisons tous les deux toutes sortes de festivités sur divers lieux et nous tombions presque toujours sur des endroits conventionnels. Lorsque je suis tombé sur cette opportunité, je ne voulais pas la laisser passer. Une fois encore, l’aspect multifonctionnel est un avantage majeur, qui donne à votre programmation une dimension supplémentaire». www.ampere-antwerp.com

Est. 2009. Top Appreciated agency since 5 years.

follow the white rabbit.