04 Sollicitatiegesprek en sollicitatiefeedback

Tijdens een sollicitatiegesprek gaat u op zoek naar het antwoord op de vraag: “Kan deze persoon in dit bedrijf, in die functie voor een meerwaarde zorgen?”

4.1 DE SELECTIE Wanneer de eerste sollicitaties binnenkomen, begint de selectiefase. Zorg ervoor dat de sollicitatieprocedure voor iedereen duidelijk is. Vergeet niet al in de aankondiging van de vacature de uiterste sollicitatiedatum te vermelden. Om drempelverlagend te werken, kan u de kandidaten de mogelijkheid geven om per e-mail, telefonisch of per brief te solliciteren.

De eerste selectie kan u maken op basis van het cv en de motivatiebrief. Na die eerste screening zullen enkele kandidaten niet weerhouden worden. Hoewel die kandidaten niet meteen veel voor u kunnen betekenen, is het toch een goed idee om iedereen een antwoord te sturen. Dat getuigt van respect voor de kandidaten en heeft impact op uw imago als onderneming en als werkgever. Het is altijd mogelijk dat die kandidaten op een ander moment in de toekomst toch iets voor u kunnen betekenen.

Hebt u beslist wie u verder interesseert, dan kan u die personen uitnodigen voor een gesprek. Houd er rekening mee dat, zeker als er veel tijd zat tussen het opstellen van de vacature en de uitnodiging voor een gesprek, sommige kandidaten al een ander jobaanbod kunnen hebben ontvangen en misschien niet meer geïnteresseerd zijn. Focus dus niet te veel op één kandidaat.

Tijdens het gesprek met de kandidaat zal u een voorspelling willen maken van hoe die zich gaat gedragen in uw organisatie. Daar spelen verschillende elementen. Hoe iemand zich in het verleden gedragen heeft, voorspelt deels hoe iemand zich in de toekomst zal gedragen. Hoe iemand zich gedraagt wordt ook deels bepaald door zijn persoonlijkheid, die is bijna niet veranderbaar. Iemand die gemotiveerd is, zal zich ook anders gedragen. De omgeving bepaalt eveneens iemands gedrag, zo werken sommige mensen bijvoorbeeld beter in een rustige omgeving.

Vaak wordt in een gesprek de STAR-methode gebruikt. STAR is het acroniem van Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Het is de bedoeling dat u doorvraagt, om zo een totaalbeeld te krijgen van de persoon die tegenover u zit. Het uitgangspunt achter deze techniek is dat het voor de sollicitanten makkelijk is om de waarheid wat te verfraaien. Een techniek om te testen of beweringen kloppen, is vragen om vaardigheden of persoonlijkheidskenmerken te illustreren

PERSONEELSBELEID VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 41

met een concrete situatie uit het verleden. Het gedrag in het verleden vertelt immers veel over verwachtingen voor de toekomst. En iemand die liegt over zijn competenties valt op die manier snel door de mand.

Een laatste fase in het selectieproces kan een test zijn. Welke soort test relevant is, is afhankelijk van het profiel dat u zoekt. Voorbeelden kunnen zijn: een meeloopmoment, een praktische proef, een intelligentietest of een persoonlijkheidstest.

4.2 DE BEOORDELING Na elke selectie moet u gaan bepalen welke kandidaten u al dan niet meeneemt naar de volgende ronde. Probeer na elke ronde objectief te formuleren waarom iemand wel of niet doorgaat. Vooroordelen en stereotypen kunnen ervoor zorgen dat u de werkelijke capaciteiten van een sollicitant niet goed kan inschatten. Door attent te zijn op uw eigen vooroordelen, zullen ze u minder misleiden.

Referenties opvragen bij vroegere werkgevers is een gebruikelijke manier om in de laatste rechte lijn nog wat extra informatie te krijgen.

Hebt u de juiste kandidaat gevonden, dan start er een heel nieuw hoofdstuk, zeker als het een eerste medewerker is. Laat u dan begeleiden door uw sociaal secretariaat, zodat u minstens administratief in orde bent. 4.3 SOLLICITATIEFEEDBACK Sollicitatiefeedback geven heeft alleen voordelen, voor u als werkgever, maar ook voor de werkzoekende is eerlijke feedback zeer waardevol. Zo ontdekt die wat zijn sterke punten zijn en waar die nog aan kan werken. Feedback helpt VDAB ook om enkel de meest geknipte kandidaten te selecteren, waardoor de kans stijgt dat de vacature sneller ingevuld geraakt.

De stappen van een sollicitatie:

- Selectie kandidaturen: let erop om iedereen tijdig op de hoogte te stellen van al een eventuele beslissing - Eerste (en eventuele volgende) gesprek(ken) - Eventuele test - Beoordeling - Feedback, ook aan nietweerhouden kandidaten

Hou er rekening mee dat er beperkingen zijn omtrent informatiebevraging en het bijhouden ervan – zie de privacyregelgeving (GDPR).

42 LIBERFORM.BE PERSONEELSBELEID VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

4.4 WETTELIJKE VERPLICHTINGEN Gedurende de wervings- en selectieprocedure moeten zowel de werkgever als de sollicitant enkele verplichtingen en aanbevelingen respecteren, vastgelegd door de Nationale Arbeidsraad. Houdt u zich niet aan de verplichtingen, dan riskeert u een schadevergoeding te moeten betalen aan de benadeelde sollicitant.

4.4.1 Verplichtingen voor de werkgever Een eerste belangrijke verplichting voor de werkgever is dat die alle sollicitanten gelijk moet behandelen. Er mag dus zeker niet gediscrimineerd worden. Bijvoorbeeld: u mag niet zonder goede reden een leeftijdsvereiste of geslachtsvereisten stellen.

Ten tweede zijn alle kosten van examens, tests of onderzoeken in het kader van de selectieprocedure voor rekening van de werkgever.

Ten derde moet u als werkgever een attest afleveren met daarop datum en uur van sollicitatie, als de sollicitant daarom vraagt.

Als laatste mag u geen originele diploma’s, getuigschriften of attesten vragen. U mag wel vragen naar een kopie.

Naast de wettelijke verplichtingen zijn er ook enkele dingen wenselijk. Zoals het geven van voldoende informatie over de vacature. Probeer steeds helder te communiceren over de aard van de functie, de functie-eisen, de plaats van tewerkstelling en de manier waarop gesolliciteerd kan worden.

Respecteer tijdens de procedure ook de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. Dit betekent dat u voorzichtig moet zijn met vragen over het privéleven, die kunnen enkel als ze relevant zijn voor de functie. Zo mag u bijvoorbeeld niet vragen naar een eventuele zwangerschap van een kandidate, tenzij het werk verboden is voor zwangere werknemers.

Alle persoonlijke gegevens moeten vertrouwelijk behandeld worden. Bij een sollicitatieprocedure verzamelt u in uw zoektocht naar de beste kandidaat, veel informatie over verschillende kandidaten, denk aan sollicitatiebrieven, cv’s en aantekeningen die u maakte tijdens de gesprekken. Ook de resultaten van assessments en een eventueel medisch onderzoek maken deel uit van de sollicitatiegegevens. Al die gegevens moeten worden beschouwd als persoonsgegevens en vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens van 25 mei 2018, zijnde de GDPR-wetgeving, die strenge regels hanteert over de privacy van personen. Dit houdt in dat u uw sollicitanten moet laten weten hoe uw onderneming om-

PERSONEELSBELEID VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 43

gaat met hun persoonsgegevens. De beste manier om aan uw verplichting te voldoen, is een online privacyverklaring op te nemen op de website van uw onderneming.

De privacywetgeving houdt ook in dat u enkel informatie op sociale media mag checken als u een reden hebt om die gegevens te betrekken in de sollicitatie. Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie waarvoor de persoon solliciteert. Het is aan te raden om enkel sociale media te checken die bedoeld zijn om iemands competenties kenbaar te maken, bijvoorbeeld LinkedIn. U vermeldt dan ook best in de privacyverklaring dat u de sociale media checkt in het kader van de sollicitatieprocedure. Belangrijk om te weten is ook dat u het cv van een persoon alleen mag bewaren als u dat op voorhand hebt laten weten, bijvoorbeeld via de privacyverklaring. Maar voor het bewaren van alle persoonsgegevens geldt: niet langer dan noodzakelijk. In het verlengde hiervan mag de sollicitant u ook vragen de gegevens te verwijderden.

5.4.2 Verplichtingen voor de sollicitant Een sollicitant is verplicht waarheidsgetrouw te antwoorden op vragen van de toekomstige werkgever voor zover die geoorloofd en dus relevant zijn voor de aangeboden functie - gelogen hebben over het hebben van een bepaald diploma bijvoorbeeld, kan later voldoende reden zijn voor ontslag.

Een sollicitant heeft zwijgrecht als reactie op ongeoorloofde vragen, die te maken hebben met de privésfeer en geen verband houden met de functie.

44 LIBERFORM.BE PERSONEELSBELEID VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER

PERSONEELSBELEID VAN VRIJE BEROEPER NAAR WERKGEVER LIBERFORM.BE 45