Iniciar o Access 2010
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São muitas as novidades do Access 2010 relativamente às versões anteriores do programa. A novidade mais visível é a interface com o utilizador. Neste capítulo apresentamos o Access 2010 para que possa começar a trabalhar com bases de dados.
2.1. INICIAR O ACCESS 2010
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Pode iniciar o Access a partir do menu Microsoft Office. No menu Iniciar clique em Todos os Programas e, em seguida, clique em Microsoft Office para abrir a lista de programas do Office.
FIGURA 2.1 – ATALHO PARA O ACCESS 2010
2.2. JANELA DO ACCESS 2010 A nova interface de utilizador do Access 2010 inclui vários elementos que tornam a utilização do programa mais intuitiva, facilitando a descoberta de funcionalidades que, de outro modo, teriam permanecido ocultas e seriam acedidas por comandos de menu.
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Access 2010
O elemento mais importante da nova interface é o Friso. Trata-se de uma tira existente na parte superior da janela do Access que contém comandos, constituindo uma base centralizada para os comandos da base de dados, substituindo os menus e barras de ferramentas. 1
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FIGURA 2.2 – JANELA DO ACCESS 2010
Analisando a figura 2.2, reparamos nalguns elementos específicos: 1. Separador Ficheiro. 2. Barra de ferramentas de acesso rápido. 3. Friso. 4. Painel de navegação. 5. Janela dos objetos. No Friso, existem separadores que combinam comandos de forma contextualizada. No Access 2010, os separadores principais do Friso são: • Base; • Criar; • Dados Externos; • Ferramentas da Base de Dados.
FIGURA 2.3 – FRISO DO ACCESS 2010
Cada separador do Friso contém grupos de comandos relacionados. O Friso substitui totalmente as barras de ferramentas e menus das versões anteriores do Access, mostrando grupos de comandos e opções diferentes 8
Iniciar o Access 2010
dependendo da vista ou objeto com que se trabalha. O botão do Office da versão 2007 foi substituído pelo separador Ficheiro. 2.2.1. Minimizar e restaurar o Friso
Devido à quantidade de comandos que contém, o Friso parece ocupar demasiado espaço. Sempre que necessário, pode minimizá-lo para ficar com mais espaço disponível no ecrã. 1. Clique com o botão direito numa área do Friso. 2. Na lista, clique em Minimizar o Friso. 3. Repita os comandos para restaurar o Friso. 4. Para minimizar rapidamente o Friso, faça duplo clique no nome do separador. 5. Faça duplo clique novamente no separador para restaurar o Friso ou prima as teclas CTRL+F1. 6. Para utilizar o Friso quando este está minimizado, clique no separador que pretende utilizar e, em seguida, clique na opção ou comando que pretende executar.
FIGURA 2.4 – MINIMIZAR O FRISO
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2.2.2. Separador Ficheiro
O separador Ficheiro é o separador colorido localizado no canto superior esquerdo dos programas do Microsoft Office 2010. Este separador substitui o botão do Microsoft Office da versão 2007 e o menu Ficheiro das versões anteriores. Clique no separador Ficheiro para apresentar os comandos básicos dos programas do Microsoft Office. Por exemplo, os comandos Abrir, Guardar, Imprimir e Sair do Access.
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Tabelas
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Uma base de dados pode ser composta por uma ou várias tabelas, dependendo da sua complexidade. Quando cria uma nova base de dados, cria um novo ficheiro no computador, que contém, além de outros objetos, as tabelas da base de dados.
4.1. CRIAR UMA TABELA Quando cria uma nova base de dados em branco, é inserida automaticamente uma nova tabela vazia. Em seguida, pode introduzir os dados para começar a definir os campos. Também pode criar uma tabela nova numa base de dados existente ou importando ou estabelecendo ligação a uma tabela de outra origem de dados, por exemplo, um livro do Microsoft Office Excel 2010, um documento do Microsoft Office Word 2010, um ficheiro de texto ou outra base de dados. 4.1.1. Criar uma base de dados e uma nova tabela
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Quando cria uma nova base de dados, o Access 2010 insere automaticamente uma nova tabela em branco, podendo começar a introduzir os dados e definir os campos: 1. Clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Novo.
FIGURA 4.1 – CRIAR UMA BASE DE DADOS NOVA 23
Access 2010
2. Na caixa Nome do Ficheiro, escreva o nome do ficheiro. Para
alterar a localização, clique no ícone da pasta para procurar. 3. Clique em Criar. 4. É criada uma tabela com o nome "Tabela1", aberta na Vista de Ferramentas de Tabela. 4.1.2. Criar uma nova tabela numa base de dados existente
Veja como criar tabelas numa base de dados existente. 1. Clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Abrir. 2. Na caixa de diálogo Abrir, seleccione e abra a base de dados. 3. No separador Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.
FIGURA 4.2 – CRIAR UMA NOVA TABELA
4. A nova tabela é aberta na Vista de Ferramentas de Tabela.
FIGURA 4.3 – NOVA TABELA NA VISTA DE FERRAMENTAS DE TABELA
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Tabelas
4.1.3. Adicionar uma coluna na Vista de Folha de Dados
A informação da base de dados é armazenada nos campos das tabelas, também designados por colunas. Quando cria uma nova tabela, esta é aberta na Vista de Folha de Dados. Siga os passos desta secção para adicionar uma coluna a uma tabela, atribuir um nome a uma coluna e introduzir dados na vista de folha de dados: 1. No Painel de Navegação, localize e faça duplo clique na tabela à qual pretende adicionar o campo. O Access abre a tabela na Vista de Folha de Dados.
FIGURA 4.4 – ADICIONAR NOVO CAMPO
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2. Na folha de dados localize a coluna em branco. Por predefinição, a frase
Clicar para Adicionar aparece no cabeçalho da coluna em branco. 3. Clique no cabeçalho da coluna e selecione o tipo de dados para o novo campo, por exemplo, Texto. É criado um novo campo com o nome "Campo1". 4. Faça duplo clique no nome do campo e introduza um nome para o novo campo, ou clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna e clique em Mudar Nome do Campo no menu de atalho. Em seguida, escreva um nome para o campo. 5. Introduza alguns dados na primeira linha em branco abaixo do cabeçalho da coluna. 25
Access 2010
O Access define um tipo de dados para o campo de acordo com o tipo de dados que introduzir. Por exemplo, se introduzir um nome, o Access define o tipo de dados como Texto, se introduzir uma data, o tipo de dados será Data/Hora. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que é possível efetuar, bem como a quantidade de espaço de armazenamento disponível para cada valor. 4.1.4. Remover uma coluna na Vista de Folha de Dados
Ao remover uma coluna de uma tabela, elimina todos os dados da coluna e não é possível anular esta operação. Não pode utilizar a Vista de folha de Dados para eliminar um campo de chave primária. Tem de utilizar a Vista de Estrutura para efetuar esta operação: 1. Clique com o botão direito do rato na linha de cabeçalho da coluna que pretende remover. 2. Clique em Eliminar Campo no menu de atalho. 3. Clique em Sim para confirmar a eliminação.
FIGURA 4.5 – ELIMINAR UM CAMPO DA TABELA
4.1.5. Adicionar uma coluna na Vista de Estrutura
A execução das operações na Vista de Folha de Dados é mais intuitiva no entanto, a Vista de Estrutura permite maior flexibilidade, uma vez 26
Relatórios
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Os relatórios resultam da necessidade de obter uma melhor apresentação da informação de uma base de dados. Um relatório é composto por informações obtidas de tabelas ou consultas, além de outra informação incluída no próprio relatório.
7.1. CRIAR RELATÓRIOS
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A principal vantagem na utilização de relatórios consiste na forma como os registos podem ser agrupados, por exemplo, totais e subtotais. A qualidade de apresentação gráfica dos relatórios do Access é adequada à impressão em papel.
FIGURA 7.1 – RELATÓRIO DO ACCESS 2010
7.1.1. Ferramenta de relatório
Utilize a ferramenta de relatório para criar um relatório de uma forma rápida e quase automática: 1. No Painel de Navegação, clique na tabela ou consulta para selecionar a origem de dados para o relatório. 111
Access 2010
2. No separador Criar, no grupo Relatórios, clique em Relatório.
FIGURA 7.2 – CRIAR UM RELATÓRIO
3. O Access cria o relatório e apresenta-o na Vista de Esquema. 4. Em seguida, pode guardar o relatório. Mais tarde, quando abrir o
relatório, verá os dados mais recentes a partir da origem de registos. 7.1.2. Estrutura do relatório
Um relatório do Access tem a sua estrutura dividida em secções. A Vista de Estrutura do relatório permite configurar cada uma dessas secções:
FIGURA 7.3 – ESTRUTURA DO RELATÓRIO
• Cabeçalho do relatório – Esta secção é impressa apenas uma vez,
no início do relatório. Pode ser utilizada para apresentar informação genérica, por exemplo, um logótipo, um título ou uma data. As funções de agregação, por exemplo, Soma, quando são utilizadas no cabeçalho do relatório, abrangem os dados de todo o relatório; • Cabeçalho de página – Esta secção é impressa no início de cada página. Pode ser utilizada, por exemplo, para repetir o título do relatório em todas as páginas; • Cabeçalho do grupo – Esta secção é impressa no início de cada novo grupo de registos. Utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do grupo. Por exemplo, num relatório agrupado por produto, utilize o cabeçalho do grupo para imprimir o nome do produto. As 112
Relatórios
• • • •
funções de agregação, por exemplo, Soma, quando são utilizadas no cabeçalho do grupo, abrangem os dados do grupo atual; Detalhe – Esta secção é o corpo principal do relatório. Nesta secção são colocados os controlos que compõem o corpo principal do relatório; Rodapé do grupo – Esta secção é impressa no final de cada grupo de registos. Pode ser utilizada para imprimir informações de resumo de um grupo; Rodapé da página – Esta secção é impressa no final de cada página. Utilize esta secção para imprimir os números de página e outras informações relacionadas com a página; Rodapé do relatório – Esta secção é impressa apenas uma vez no final do relatório. Pode ser utilizada para imprimir os totais do relatório ou outras informações de resumo do relatório.
Na Vista de Estrutura, o rodapé de relatório aparece abaixo do rodapé de página. No entanto, a impressão ou pré-visualização do relatório mostra o rodapé do relatório acima do rodapé da página, logo a seguir à última linha de detalhe da última página. 7.1.3. Assistente de Relatórios
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O Assistente de Relatórios permite criar relatórios a partir de tabelas ou consultas de uma forma guiada. Pode selecionar os campos que pretende apresentar e a forma como os dados são agrupados e ordenados. 1. No separador Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Relatórios.
FIGURA 7.4 – INICIAR O ASSISTENTE DE RELATÓRIOS
2. O Assistente de Relatórios é iniciado. Siga as instruções
disponibilizadas nas páginas do assistente. 3. Na primeira página do assistente, selecione a tabela ou consulta e os respetivos campos que pretende utilizar no formulário. 113