OmSLAget 3 - 2021

OmSLAget Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA)

Årgang 2021 nr. 3

Indholdsfortegnelse Formanden har ordet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Hinnerup Egnsarkiv – Et socialt arkiv i en forbundet arkivverden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Flytning af Skanderborg Historiske Arkiv og Hørning Lokalarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Endelig et rigtigt årsmøde igen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Utilsigtet sletning af data i Arkibas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Ny mulighed for at søge om midler fra VELUX FONDEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 En lille opfordring fra SLA’s sekretariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

SLA og Arkibas byder velkommen Nye brugere af Arkibas er Mosede Fort i Greve samt Brejning Egnsmuseum og Lokalhistorisk Arkiv i Ringkøbing-Skjern Kommune.

Mødekalender Regionale møder er planlagt til at finde sted i foråret 2022. Vi vil tilstræbe, at der bliver tale om fysiske møder, men det er selvfølgelig afhængig af coronasituationen, om det kan lade sig gøre.

De endelige datoer vil blive annonceret på SLA’s hjemmeside, SLA’s Facebookside og via nyhedsbrev.

Kursuskalender Der er stadig ledige pladser på årets sidste IT-kurser og onlinekurser. Se de aktuelle kursustilbud www.danskearkiver.dk/ arkivkurser/ Der afholdes tre modulkurser i foråret 2022. n Modulkursus 2 bliver afholdt i Svendborg n Modulkursus 4 bliver afholdt i Køge n Modulkursus 5 bliver afholdt i Silkeborg De endelige datoer vil blive annonceret på SLA’s hjemmeside, SLA’s Facebookside og via nyhedsbrev sammen med datoer for ITkurser og onlinekurser, når planlægningen falder på plads.

Bliv venner med SLA og Arkibas på Facebook Sammenslutningen af Lokalarkiver: www.facebook.com/groups/SLAarkiver Arkiverne: www.facebook.com/arkiverne Arkivernes Dag: www.facebook.com/groups/arkivernesdag

Forsidefoto Chauffører og børn ved rutebilstationen, Adelgade 68, Skanderborg i 1935 (Kamilla Nielsen Kudsk fot., Skanderborg Historiske Arkiv)

2

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

AF JØRGEN THOMSEN, ODENSE

Formanden har ordet I SLA’s styrelse glæder vi os meget til at genoptage virksomheden for fuldt blus. Sådan indledte jeg min artikel i sidste nummer af OmSLAget, og det gælder jo sådan set stadigvæk. Med den nylige opblomstring i smitten kan det godt være, vi må forberede os på, at det bliver en længere periode, hvor vort arbejde og brugernes besøg på arkiverne stadig vil være mærket af coronaen. Det er der ikke så meget at gøre ved, men lad os hæfte os ved det positive, at der foreløbig ikke er varslet egentlige nedlukninger for kulturinstitutionerne og dermed også synes at være mulighed for, at arkiverne kan arbejde videre – naturligvis samtidig med at man tager alle fornuftige forholdsregler.

I beretningen til SLA’s årsmøde i begyndelsen af oktober havde vi ikke lagt skjul på, at vi stod over for store udfordringer i forbindelse med GDPR-arbejdet, ikke mindst i vort datterselskab, Arkibas. Det var da også med den begrundelse, at licenspriserne i december 2020 blev forhøjet med 8 % i forhold til prisen for 2020, samtidig med at vi meddelte, at vi formentlig måtte hæve prisen nogenlunde tilsvarende fra 2021 til 2022. Udfordringerne er først og fremmest af økonomisk art, fordi der kræves både en meget stor arbejdsindsats, udviklingsarbejde i vort program og dyr bistand udefra, for at vi kan siges at leve op til de nye bestemmelser, og alle kan vist forestille sig, hvor stort et arbejde det er bare at sikre underskrifter på over 600 databehandleraftaler med arkiverne og andre brugere. Når hertil kommer, at vi også skal sikre den stadig dyrere vedligeholdelse og drift af Arkibasprogrammet og arkiv.dk samt have midler til at betale en tredjedel af omkostningerne ved udvikling af de (heldigvis få) delprojekter, vi stadig “skylder” A.P. Møller Fonden at færdiggøre, kunne vi ikke se nogen lettelse i situationen.

Vi meddelte derfor på årsmødet 2021 Arkibasbestyrelsens beslutning om, at licenspriserne i 2022 justeres med 8 % i forhold til prisen for 2021 – med andre ord en gentagelse af prisforhøjelsen fra sidste år. Heldigvis var der tilsyneladende forståelse for nødvendigheden af dette skridt.

I august i år indsendte vi også den årlige ansøgning om midler fra den pulje, som Rigsarkivet administrerer. Pengene i puljen bevilges hvert år af Folketingets Finansudvalg i forsommeren, og når fordelingen er sket, får Rigsarkivet tildelt de bevilgede midler på arkivområdet til videre fordeling. Puljen var i år på 1.281.000 kr., og ligesom sidste år fik SLA (ved en bevilling i september 2021) en andel på 736.000 kr., der er statstilskuddet for perioden

1.4.2021 til 31.3.2022. Vi havde i år søgt om 860.000 kr. og havde som begrundelse ikke mindst anført de store omkostninger, vi som organisation er blevet påført ved implementeringen af GDPR-reglerne.

De øvrige midler i puljen går til ODA, Dansk Lokalhistorisk Forening og Udvandrerarkivet, så vi var desværre forberedt på, at det ikke var ad den vej, det ville lykkes os at skaffe flere statsmidler, for fik vi mere, skulle andre jo have mindre.

Forløbet er skildret her, fordi det viser, hvor vigtigt det er, at vi i de kommende måneder styrker indsatsen over for Kulturministeriet, kulturministeren og de politiske partiers ordførere for at gøre opmærksom på det urimelige i, at staten med den ene hånd udsteder nye bestemmelser, men med den anden hånd reelt bare sender regningen for bestemmelserne videre til de mange arkiver, som SLA og Arkibas repræsenterer. Det viser samtidig, hvor urimeligt det er, at staten ikke inden for arkivsektoren fast understøtter det system, som bruges af mere end 600 institutioner på arkivområdet. Inden for biblioteks- og museumssektoren har det i årtier været helt naturligt, at staten betalte udviklingsomkostningerne for de landsdækkende systemer, som er blevet lavet til henholdsvis biblioteker og museer, og som ingen kunne forestille sig at undvære. Også den tankegang skal vi bruge de kommende måneder på at belyse.

En dreng bidrager til Frelsens Hærs juleindsamling på Flakhaven i Odense november 1950 (Fyens Stiftstidendes pressefotosamling, Odense Stadsarkiv).

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

3

AF CECILIE BIRK DOMINO, SLA’S SEKRETARIAT

Hinnerup Egnsarkiv – Et socialt arkiv i en forbundet arkivverden Glitrende julelys i Fredensgade. Velduftende bagværk hos Bagergården. Nationalsymbolet Niels Ebbesens nu væltede eg. Disse er måske nogle af de ting, man som østjyde forbinder med stationsbyen Hinnerup i Favrskov Kommune. Men Hinnerup er også i besiddelse af et lokalarkiv med engagerede frivillige og stor aktivitet på arkiv.dk. Det var arkivet og to af de frivillige, jeg skulle møde, da jeg kørte turen nord på en septemberdag i 2021.

Og i mine tanker var spørgsmålet, hvad kendetegner Hinnerup Egnsarkiv som arkiv? Det spørgsmål vil jeg vende tilbage til, men lad os først tage en tur til stationsbyen Hinnerup sammen.

I historiske rammer Hinnerup by ligger som nævnt i Favrskov Kommune og har cirka 8.000 indbyggere. I historikeren Poul Aage Fogdes bog, Historier fra det gamle Hinnerup, udgivet i forbindelse med 150-års jubilæet for Hinnerup som stationsby i 2012, kan man læse, at Hinnerup frem til 1800-tallet kun bestod af fem udflyttergårde og få huse. Da længdebanen kom til Hinnerup i 1862, tog byudviklingen fart, og snart var Hinnerup en rigtig stationsby. I dag kører toget stadig til Hinnerup, og ikke langt fra stationen finder man Hinnerup Egnsarkiv.

Hinnerup Egnsarkiv er et kommunalt arkiv, men med egen støtteforening, og arkivet dækker den gamle Hinnerup Kommunes sogne. Arkivet befinder sig i dag i, hvad man i høj grad kan kalde historiske omgivelser. Det ligger i Brogården, som er Hinnerups nok ældste bevarede bygning og emmer af landlig 1800-tals idyl. I bindingsværkshusets lavloftede rum findes arkivets samling af papirer, billeder, kort og selvfølgelig arbejdspladser til de frivillige. Jeg blev selv taget varmt imod af formanden, Inge Astrup, og næstformanden, Lissi Malmstrøm. Jeg gav udtryk for min begejst­ ring for den ældre bygning, og Lissi, som har været tilknyttet arkivet siden dets grundlæggelse i 1981, fortalte i den forbindelse om arkivets historie: ”Jeg var ansat på Hinnerup Bibliotek i 34 år.

Undervejs blev arkivet grundlagt. Arkivet startede med at ligge på 1. sal oven på det gamle bibliotek, som ligger midt i byen – lokalet var ikke særlig stort. Men i 1987 købte kommunen Brogården og indrettede det til arkiv. Da jeg senere gik på efterløn, blev jeg frivillig her.”

Adeline Genée, en verdensberømt balletdanserinde, som var født i Hinnerup 1878 og døde i London 1970. En gade i Hinnerup er opkaldt efter hende, men kun ganske få taxachauffører i Aarhus kender vist Adeline Genée Vej. Adeline blev allerede som treårig trænet i ballet af sin onkel Alexandre Genée, som adopterede hende. Hun debuterede allerede som 10-årig. Igennem sin karriere optrådte hun blandt andet i Tyskland, USA, New Zealand og Australien. Hun blev udnævnt til Dame of Order of the British Empire (Hinnerup Egnsarkiv).

4

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

Her ses Adeline Genée fotograferet på Buckingham Palace i London i 1928 (Hinnerup Egnsarkiv).

Arkivet flyttede over i det gamle stuehus i Brogården, imens gårdens anden længe anvendes til arrangementer og udstillinger. Men selv om huset fungerer fint som rammen for arkivet, er det også forbundet med et problem, som mange arkiver sikkert kender til: mangel på plads.

Lissi fortalte, at de har overvejet at flytte nogle af arkivalierne ud på et fjernlager for at skabe mere plads på arkivet, men: “Jeg ved godt, at lige så snart man lægger noget på et fjernlager, så er det ligesom, når man lægger noget på loftet derhjemme, så kan du godt gå hen at glemme det.”

Pladsmanglen har også indflydelse på, hvor mange frivillige der kan arbejde på arkivet på samme tid. Lissi og Inge ville gerne have flere frivillige og kunne sagtens finde arbejde til flere hænder, men der er fysisk ikke plads til flere arbejdspladser. Men selv om et lille arkiv godt kan være udfordret på fysisk plads, er der masser af hjerterum at finde i Brogården.

heden, som får arkivet til at køre rundt. Og siden de frivillige ikke får løn, må de jo blive tilbudt noget andet, som giver dem lyst til at bruge tid på arkivet. Og hvad er så det?

Efter mit besøg er jeg ikke i tvivl om, at svaret er, at Hinnerup Egnsarkiv er et meget socialt arkiv, hvor man tager sig af hinanden, og hvor der er plads til hygge og en kop kaffe. Den dag, jeg besøgte arkivet, skulle de frivillige sammen høre et foredrag på Clausholm Slot den efterfølgende fredag. Og Lissi fortalte, at da arkivet ramte 6.000 registreringer på arkiv.dk, blev det da også fejret med mousserende vin. Men det er ikke kun et glas bobler, der bliver serveret i arkivet. Da Danmark lukkede op igen i foråret 2021, blev de frivillige inviteret til smørrebrød, og som Inge sagde: “Det, synes jeg, var rigtig dejligt. Vi kunne lige se hinanden igen og spørge om, hvordan det går.”

Det er dog ikke kun, når der er noget at fejre, at fællesskabet er vigtigt på arkivet, men også når verden lukker ned – ikke bare én, men flere gange – på grund af coronavirus. Ifølge Lissi var det Inges gode evner til at pleje de frivillige, som gjorde, at ikke en eneste er faldet fra under og efter nedlukningen. Inge sendte mails og sms’ede rundt til de andre frivillige for at høre, hvordan de havde det under nedlukningen. Og en af de ældre frivillige blev også inviteret til at drikke en kop kaffe sammen med Inge og Lissi, som han plejede at gøre, så han ikke skulle sidde isoleret derhjemme.

Rent praktisk er det også givende at være så mange frivillige med forskellige evner og interesser, så man kan supplere hinanden. Inge lægger

Niels Ebbesens Eg ved Nørreris Voldsted i Hinnerup. Sagnet fortæller, at Niels Ebbesen bandt sin hest til dette træ.

Det er et yndet udflugtsmål. Ved voldstedet var der tidligere musik og dans på Grundlovsdag (Hinnerup Egnsarkiv).

De frivillige – smørrebrød, kaffe og mousserende vin De første par år tilbragte Lissi timerne alene på arkivet, men med tiden kom flere frivillige til – en af dem var Inge, som i dag er formand for arkivet. I dag er der 15 løst tilknyttede frivillige på arkivet og ingen lønnede ansatte – faktisk er der kun én lønnet arkivar i Favrskov Kommune, som har 10 timer på Hammel Arkiv og resten andetsteds i kommunen, fortalte Lissi. Det er derfor i høj grad frivillig-

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

5

Orkester klar til at underholde på musiktribunen ved amtsudstillingen i Hinnerup 1908 (Hinnerup Egnsarkiv).

vægt på, at de prøver at uddelegere opgaver til de frivillige efter netop særlige kompetencer og inter­ esser: der er en, som klipper i gamle aviser, en som OCR-scanner, en som er redaktør for bladet osv. Selv om man selvfølgelig ikke er bundet til én opgave, men godt kan give den videre til en af de andre.

Et lille arkiv i en forbundet arkivverden Det sociale dyrkes ikke kun internt i Hinnerup Egnsarkiv, men også gennem forholdet til SLA og naboarkiverne i Favrskov Kommune, som de er i arkivsamvirke med. Jeg spurgte ind til deres medlemskab hos SLA, og hvad det kunne tilbyde dem som et lidt mindre arkiv sammenlignet med de store stadsarkiver. For Lissi er det følelsen af at have et bagland med kendte ansigter, og både Lissi og Inge er desuden begge ivrige deltagere i SLA’s kurser. Specielt Arkibaskurserne i Vejle er altid en givende oplevelse. Her kan man mingle med andre arkiver, få genopfrisket kendte funktioner i Arkibas og lære noget nyt, som man kan tage med tilbage til arkivet i Østjylland. Inge fortalte, at “Lissi og jeg har været på rigtig mange kurser i Vejle. Og så har vi brugt at være Erfa-gruppe for de andre (på arkivet, red.) og lære hinanden noget (om Arkibas, red.)”.

Hverken Inge eller Lissi er tilbageholdende med at dele deres viden med de andre frivillige på arkivet i Hinnerup og har desuden indrettet sig med skærm og en lille mødesal i den gamle spisestue til formålet. Men nogle gange går turen også til Hammel eller Hadsten, hvis naboarkiverne har brug for en hjælpende hånd, ligesom de er klar til at tage til Hinnerup, hvis registreringsarbejdet driller. Lissi gav udtryk for, at der er et velfungerende

6

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

samarbejde mellem arkiverne i kommunen, som har stået på i en god rum tid efterhånden: ”Vi mødes vel hver tredje måned, når der ikke er corona. Men så har vi også her fra Hinnerup været ude og hjælpe de andre lidt i gang – i Hammel blandt andet, hvor der ikke var så mange frivillige.

Og så har jeg også haft et godt samarbejde med dem i Hadsten, som vi lærte at kende ved kommunesammenlægningen (i 2007, red.). Dengang jeg sad alene, kunne jeg godt nogle gange tænke, “hvordan ordner jeg det her?”, “hvordan kommer jeg i gang?” Så kunne jeg tage derop, eller de kom her (på arkivet, red.), og så fandt vi ud af det sammen.”

Ud over forbindelsen til SLA og arkivsamvirket har Hinnerup Egnsarkiv også sin egen støtteforening, som har sit eget budget. Støtteforeningen planlægger udstillinger i Brogården, afholder foredrag og andre sociale arrangementer. Til mit spørgsmål om, hvorvidt der er opbakning til foredragene, svarede Lissi: “Meget (stor opbakning, red.). Jeg har hørt flere sige på biblioteket, at de var misundelige over alle de mennesker, vi kunne samle.”

Biografskilte på loftet, besøg fra Tåsinge og nedrevne ølbryggerier på hovedgaden For Hinnerup Egnsarkiv er samarbejdet internt på arkivet og arkiverne imellem meget dyrebart. Men forbindelsen til omverdenen spiller også en stor rolle for de to frivillige. Ud over det gode sammenhold på arkivet er det også følelsen af at hjælpe andre med at finde det, de søger, som gør dagene på arkivet til rigtig gode oplevelser.

Inge fortalte, at arkivet for nyligt havde fået besøg af et par fra Tåsinge, hvis familie stammede fra Hinnerup. Med arkivets hjælp blev brudstykkerne af historien om en dyrlæges familie, der blev spredt for alle vinde ved hans død, sat sammen igen. Inge og Lissi spurgte derefter, om manden ikke kunne være interesseret i at skrive en kort beretning om hans familiehistorie i deres blad. På den måde håber Inge og Lissi, at man kan hjælpe hinanden – arkiv og arkivbrugere imellem.

Men selv om det sociale fællesskab og muligheden for at hjælpe andre er nogle af de vigtigste bevæggrunde for det frivillige arbejde, så skader det heller ikke, at man støder på mange spændende historier, som følger med arkivalierne.

Fra amtsudstillingen i Hinnerup 1908, hvor der var udstilling af værker af håndværkere, en husflidsudstilling og musikunderholdning. Udstillingen blev besøgt af den daværende kronprins Christian og kronprinsesse Alexandrine (Hinnerup Egnsarkiv).

Inge kunne fortælle, at en af de mere særegne “arkivalier”, som er blevet indleveret, er et stort biografskilt, som nu ligger på Brogårdens loft. Skiltet stammer fra Hinnerups nu nedlagte biograf, og forhåbentlig vil det i fremtiden kunne indgå i en udstilling på arkivet.

En anden lidt spøjs episode handler om dengang, da en kvinde afleverede en kasse med ejendele, som havde tilhørt hendes oldemor. Oldemoderen havde boet i det hus, som engang havde været ølbryggeri i Hinnerup. Inge nævnte, at huset snart skulle rives ned, og i den anledning kunne man lave en udstilling om huset gennem tiden. Til det svarede Lissi hurtigt, at det var en rigtig god idé.

Hinnerup Egnsarkiv nu og i fremtiden Inden turen gik hjemad, var jeg meget interesseret i, hvordan Hinnerup Egnsarkiv forholdt sig til de nye digitale udfordringer, som arkiverne står overfor. Det var hverken Lissi eller Inge bekymrede for. Her er det nemlig en stor hjælp, at man kan bruge arkiv.dk som inspiration til, hvordan man selv registrerer digitale arkivalier såsom foreningsarkiver. Og specielt arkiv.dk får mange roser med på vejen, for som Lissi siger: “Altså det der med at alting bare er pakket ned i nogle kasser, og der er

Halvbrødrene Mads Johansen og Anders Christian Sørensen – de havde hver sin far. Billedet er taget omkring 1908 på glasplade af Johanne Nielsen, der senere blev gift med Mads Johansen (Hinnerup Egnsarkiv).

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

7

Hinnerup Egnsarkivs hus. Det skulle være byens ældste bygning. Både stuehuset og stalden, nu Brogården, er opført i 1847. Før den tid lå her en stor gård tilhørende Frijsenborg Gods. På denne store gård skulle man betale bropenge, deraf navnet Brogården (Hinnerup Egnsarkiv).

aldrig nogen, der ser det, det er altså ikke så spændende. Det skal frem i lyset.”

Et hurtigt statistikudtræk fra Arkibas viser, at arkivet i skrivende stund har lidt over 14.000 registreringer på arkiv.dk. Og antallet stiger dag og for dag.

Lad os her til sidst vende tilbage til spørgsmålet om, hvad der kendetegner Hinnerup Egnsarkiv som arkiv.

Først og fremmest er der fællesskabsfølelsen i arkivet. At kunne arbejde sammen, smile og hygge med en kop kaffe og fejre de små og store begivenheder. Arkivet er ikke kun et sted for arkivalier, men et samlingspunkt for mennesker, som nyder hinandens selskab og deler en interesse for deres fælles historie.

Men også pladsen og tiden til at hjælpe hinanden og andre gjorde indtryk på mig. Om det så er i form af små oplæringskurser i Brogårdens spisestue eller de brugere, som kommer fra den anden ende af landet og gerne vil vide mere om deres slægtshistorie. Når det hovedsageligt er frivillige kræfter, der driver arkivet, er det vigtigt at huske, at man ikke står alene. Hinnerup Egnsarkiv indgår nemlig i en forbundet arkivverden, hvor fagfæller på kryds og tværs af kommunegrænser og faglige baggrunde gerne vil hjælpe hinanden med at få fortiden frem i lyset og gøre arkivarbejdet til en rigtig givende oplevelse.

Tak til Inge Astrup og Lissi Malmstrøm for at deltage i interviewet.

Cecilie Birk Domino er studentermedhjælper hos SLA og kandidatstuderende på kulturhistorie, Aarhus Universitet.

Hinnerup Egnsarkiv Søndergade 26, 8382 Hinnerup e-mail: egnsarkiv@favrskov.dk Telefon 89 64 14 60 Åbningstider: Mandag 10-12 Torsdag 16-18 Lukket i juli måned samt mellem jul og nytår

Nogle af arkivets frivillige, fra venstre Arne Jespersen, John Pedersen, Jens Gydesen, Jørgen Poulsen, Hans Jørgen Pedersen, Lissi Malmstrøm og Inge Astrup. Der var ikke mange af de frivillige til stede, fordi der var efterårsferie (Hinnerup Egnsarkiv fot.).

8

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

AF MARTIN PHILIPSEN MØLGAARD, SKANDERBORG HISTORISKE ARKIV, OG KJELD OLE NIELSEN, HØRNING LOKALARKIV.

Flytning af Skanderborg Historiske Arkiv og Hørning Lokalarkiv

Til venstre: Det ene af Skanderborg Historiske Arkivs magasiner, hvor avissamlingen er opbevaret (Martin Philipsen Mølgaard fot., Skanderborg Historiske Arkiv). Til højre: Den nuværende læsesal på Skanderborg Historiske Arkiv. Det forventes, at den nye læsesal i fremtiden bliver placeret i et større lokale (Martin Philipsen Mølgaard fot., Skanderborg Historiske Arkiv).

Ved årsskiftet 2018/2019 flyttede Skanderborg Historiske Arkiv fra en gammel advokatbolig i Skanderborgs gamle bydel og op i et tidligere posthus ved Skanderborg Station. Hørning Lokalarkiv flyttede i sommeren 2021 fra kælderen under skolen i Hørning og ned i Hørnings bymidte ved byens bibliotek.

Her følger en beskrivelse af flytningerne, som har medvirket til at forbedre begge arkivers forhold.

Skanderborg Egnsarkiv blev etableret i begyndelsen af 1970’erne på initiativ fra lokale borgere, og i 1972 blev et arkivudvalg nedsat, som skulle sætte skub i det arkivfaglige arbejde.

I begyndelsen holdt arkivet til i den gamle byfogedbolig i Adelgade 5, og i 1985 blev Skanderborg Museum og Skanderborg Egnsarkiv slået sammen i samme bygning. Hurtigt viste der sig dog at være mangel på plads, så i 1989 flyttede arkivet ned i den gamle advokatbolig i Adelgade 46. Her fortsatte det lokalhistoriske arbejde med at indsamle arkivalier fra Skanderborg og omegn.

Ved strukturreformen i 2007 blev kommunerne Skanderborg, Ry, Galten og Hørning samt sognet Voerladegaard lagt sammen til én kommune. I den forbindelse var der et ønske om, at de lokalhistoriske arkiver i området blev samlet under Skan-

derborg Museum. I 2009 blev alle arkiver i Ry, Galten, Veng, Hørning og Fruering-Vitved derfor samlet under Skanderborg Historiske Arkiv, som Skanderborg Egnsarkiv skiftede navn til. Samtidig blev arkiverne nu også regnet for afdelinger under Skanderborg Museum.

Fra advokatbolig til posthus I løbet af 2018 blev det klart, at Skanderborg Historiske Arkiv skulle flytte ud af den gamle advokatbolig og op i det tidligere posthus fra 1983 ved Skanderborg Station, da Adelgade 46 skulle rives ned for at gøre plads til et etagebyggeri med lejligheder og erhverv.

Den nye placering i det gamle posthus blev valgt, da man her havde mulighed for igen at lægge museet og arkivet sammen i samme bygning.

Museet og arkivet har i det daglige et tæt samarbejde om en lang række opgaver, eksempelvis når der skal laves nyere tids udstillinger på museet. Her bidrager arkivet ofte med blandt andet tekst og billeder som supplement til genstandene fra museet.

Så det gav god mening, at medarbejdere og materialet nu kunne være i samme bygning. Arkivet flyttede op i den store treetagers bygning in-

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

9

den museet, som først flyttede ved årsskiftet 2019/2020. Det var derfor et meget stort hus på ca.

2.000 kvadratmeter til arkivets medarbejdere.

På den tidligere administrationsgang for posthusets medarbejdere indrettede vi lokaler til arkivets medarbejdere. Der blev et rum med tre arbejdspladser til arkivets frivillige og et par enkeltkontorer samt et scanningsrum. Derudover blev et stort rum indrettet til læsesal, hvor også arkivets store bogsamling blev placeret. I kælderen havde postvæsenet haft sine magasiner, og ganske naturligt blev der derfor indrettet magasiner til arkivets ca. 750 hyldemeter arkivalier i dem.

Resten af bygningen blev friholdt, så der var plads til museets medarbejdere, udstyr og genstande, når de året efter ville flytte op til arkivet.

Flytningen og den nye placering var en stor forbedring for arkivet, idet arkivalierne i den gamle bygning ikke havde de bedste forhold. Der var en del fugt i kælderen, som påvirkede især avissamlingen. Derudover var arkivalierne placeret mange forskellige steder, for det var den mulighed, der var, i en gammel bygning, som ikke var bygget til at huse et arkiv. Man var derfor nødt til at placere tingene i de små rum, fordelt på flere etager. Med

flytningen til posthuset fik vi nu mulighed for at have egentlige magasinrum til arkivalierne og dermed bedre opbevaringsforhold.

De nye opbevaringsforhold gjorde det nu også muligt at samle arkivalierne på få rum og dermed lette arbejdet med at fremfinde ting og placere nyregistrerede arkivalier på hylder, som blev købt ind og sat op til formålet.

Ud over at arkivets generelle forhold blev forbedret, så har den nye placering tæt ved Skanderborg Station også givet mulighed for mere synlighed over for borgerne på sigt. Hver dag passerer op imod 40.000 mennesker Perron1, som er det nye fælles navn for bygningen, der huser Museum Skanderborg og Skanderborg Historiske Arkiv. Der er gode parkeringsforhold, og både tog og bus holder lige ved døren. Det giver gæster gode muligheder for nemt at besøge både arkiv og museum.

På Perron1 er der desuden en ankomstbygning, hvor der på sigt vil være mulighed for at udstille historiske fortællinger baseret på arkivets rige samling og en museumsbutik, hvor der blandt andet sælges historiske bøger. I nær fremtid vil Perron1 blive renoveret og dermed leve op til de ønsker og krav, der er til et moderne arkiv og museum i dag.

Oversigt over den forventede indretning af de forskellige etager, hvor Museum Skanderborg og Skanderborg Historiske Arkiv holder til (Museum Skanderborg).

LÆSESAL KUNST

ADMINISTRATION, KONTORER OG ARKIV

VÆRKSTEDER

ANKOMSTBYGNING I FLERE ETAGERS HØJDE

ARKÆOLOGI NYERE TID SKOLETJENESTE

KUNST SÆRUDSTILLINGER

KUNST

1. SAL

SÆRUDSTILLINGER ANKOMSTBYGNING I FLERE ETAGERS HØJDE KUNST

STUEPLAN

KÆLDER KUNST

10

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

KUNST

ARKÆOLOGISKE UDSTILLINGER

Registreret arkivmateriale i Hørning Lokalarkivs nye lokaler (Kjeld Ole Nielsen fot., Hørning Lokalarkiv).

De nye arbejdspladser til Hørning Lokalarkivs frivillige medarbejdere (Kjeld Ole Nielsen fot., Hørning Lokalarkiv).

Hvorfor flytter man et lokalarkiv?

- Flytningen af Hørning Lokalarkiv

Vi har ikke ret meget plads til udstilling eller ophængning af billeder, men til gengæld kan vi måske udstille noget på trappeafsatsen eller gangene, hvor mange mennesker færdes, når de skal benytte mødelokalerne. Det er en ny situation for os at arbejde på den måde, og vi skal selvfølgelig samarbejde med den bestyrelse, som er nedsat til at administrere mødelokalerne.

Arkivet er, sammen med vores lokale betjent, de eneste, som har egne lokaler på “Rådhusloftet”.

Vi har åbent hver torsdag formiddag samt efter aftale. Der har været ønsker om åbning om eftermiddagen eller aftenen, men vi skal jo også have det til at passe med de frivillige hjælperes ønsker, så indtil videre prøver vi at dække behovet på denne måde.

Selve flytningen gik hurtigt, da vi endelig kom i gang. Startskuddet gik midt i juni 2021, og vi begyndte at pakke. Midt i juli kom to biler og fem flyttemænd i tre dage, og så var vi flyttet og begyndt at indrette os i de nye lokaler. Ud over lokalerne på “Rådhusloftet” har vi et stort kælderrum, hvor vi kan opbevare alt det, som ikke kan være ovenpå.

Og så tilbage til spørgsmålet tidligere i artiklen.

Hvorfor gør man det??

– Vi ønskede en bedre beliggenhed (synlighed) nær bymidten. Det fik vi.

– Vi ønskede bedre adgangsforhold. Det fik vi, idet der er elevator op til “Rådhusloftet”.

– Vi har også fået et lysere og mere indbydende arbejdslokale.

Så er der endvidere det, at skolen havde hårdt brug for de lokaler, som vi flyttede ud af, så alt i alt er der kun vindere i den flytning.

Vi glæder os til at få arkivet gjort synligt og blive en del af miljøet på “Rådhusloftet”.

For fem år siden var vores situation den, at vi egentlig befandt os godt i de lokaler, vi havde i kælderen under en af byens skoler. Der var bare det problem, at adgangsforholdene var noget med en lang trappe, som afholdt mange fra at besøge os. Det afholdt også nogen fra at arbejde i arkivet, da trappen var for stor en udfordring. Beliggenheden var lidt i yderkanten af byen, så vi havde somme tider ønsket os at komme lidt tættere på bymidten, hvor vores brugere færdedes.

I bymidten ligger byens bibliotek, hvor der er en etage med kontorer ovenpå. Disse kontorer blev ledige efter kommunesammenlægningen og bygning af et nyt rådhus i Skanderborg. Planen med etagen var, at der skulle indrettes mødelokaler i forskellige størrelser, som så kunne lånes af foreninger og andre grupper, altså en slags forsamlingshus. Arkivet lagde billet ind på en del af området, så vi kunne blive indarbejdet i helheden.

Bygningen er kommunal, og ombygningen skulle foregå i et samarbejde mellem kommunen og en gruppe frivillige fra byen.

Hele etagen blev døbt “Rådhusloftet”, så vi kan huske, at der engang var et rådhus i Hørning.

Sådanne projekter tager tid til planlægning, bevilling osv., men nu i 2021, fem år efter at ideen opstod, er vi flyttet og skal til at finde ud af, hvordan vi får de nye omgivelser til at fungere.

I de gamle lokaler havde vi 160 m², så der kunne vi lave udstillinger og kaffebord til Arkivernes Dag. I de nye lokaler har vi kun 70 m², men til gengæld kan vi låne et lokale ved siden af arkivet, når vi har brug for det.

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

11

AF LARS FROBERG MORTENSEN, SLA’S SEKRETARIAT

Endelig et rigtigt årsmøde igen I weekenden 2.-3. oktober var det endelig tid til et SLA-årsmøde i Middelfart igen, efter at vi sidste år kun kunne gennemføre det mest nødvendige indslag, generalforsamlingen, men måtte aflyse kursusdelen.

Der var 60-65 deltagere i årsmødet, lidt lavere end det normale før coronaens hærgen. Måske fordi der stadig er en vis tilbageholdenhed mod at deltage i ikke helt nødvendige arrangementer, eller for andre måske fordi mange udsatte aktiviteter, begivenheder og ikke mindst sociale sammenkomster skulle indhentes på kort tid. Men vi glæder os over, at det er på vej op. Vi er allerede nu i gang med de indledende øvelser til næste årsmøde i 2022.

Den traditionelle udflugt var i år sløjfet til fordel for et ekstra foredrag. Temaet for årsmødet var “skriftlig formidling på arkiverne”. Der var forskellige foredrag til inspiration og glæde for årsmødets deltagere.

Hans Henrik Appel, forfatteren til Årets Historiske Bog 2020, Barrison-feberen, fortalte levende om de danske søstre og om, hvordan ham kom

Historikeren Hans Henrik Appel i gang med sit foredrag om Barrison-feberen og sit arbejde med det, der blev Årets Historiske Bog 2020 (Niels Løgager Nielsen fot.).

Da der ikke var helt så mange deltagere som normalt, var der også bedre plads ved de dele af årsmødet, hvor alle deltagere skulle være samlet. Her lyttes der opmærksomt til et af foredragene (Niels Løgager Nielsen fot.).

12

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

ind på deres historie via William Fleron, en aktivist på venstrefløjen i København i slutningen af 1800-tallet. Bent Vedsted Rønne, arkiv- og museumschef ved Historie Haderslev, fortalte om Haderslev Wiki og de glæder og udfordringer, projektet indeholder. Kenn Tarbensen, arkivar og seniorforsker ved Rigsarkivet i Viborg, fortalte indgående om “Historier lige i øjet” med udgangspunkt i forskellige typer af arkivalier. Lene Wul, stadsarkivar i Kolding, berettede om den lokale årbog og dens udvikling med foredraget Koldingbogen – formidling af eller med arkivet. Peter Wessel Hansen, arkivar ved Københavns Stadsarkiv, satte med foredraget Erindringer – lokalhistorien set med almindelige menneskers øjne fokus på Københavns Stadsarkivs indsamling og formidling af københavnererindringer fra de sidste 125 år.

Endelig fortalte tidlige museumschef for Viborg Stiftsmuseum Henning Ringgaard Lauridsen levende om sin egen slægt med udgangspunkt i sin bog Ved jorden at blive. En vestjysk slægts- og danmarkshistorie 1661 – 1984 og om selve skriveprocessen ved bogens tilblivelse.

Coronaen havde for en stund (skulle det vise sig) sluppet sit tag i danskerne, men uden mad og drikke du’r helten ikke, som man siger (Niels Løgager Nielsen fot.).

Vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen fra Rigsarkivet orienterede lørdag efter generalforsamlingen om de ændringer i arkivloven og andre love, som har betydet et voldsomt stigende antal forespørgsler til arkivet, og som bl.a. har gjort det nødvendigt at ansætte flere nye medarbejdere (Niels Løgager Nielsen fot.).

Stadsarkivar Heidi Pfeffer fra Lolland Kommune fortalte om en succeshistorie fra arkivet i Nakskov. Oprindelig begyndte det med en bevilling fra Velux Fonden til scanningsudstyr til Nakskov Skibsværfts store efterladte billedsamling, men har siden udviklet sig til både en bogudgivelse og fotografering af tidligere medarbejdere – og arbejdet fortsætter (Niels Løgager Nielsen fot.).

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

13

AF DORTHE SØBORG SKRIVER, ARKIBAS

Utilsigtet sletning af data i Arkibas I maj 2021 oplevede vi desværre det, som vi alle går og frygter, nemlig at der utilsigtet blev slettet data i Arkibas. Sletningen var heldigvis ikke forårsaget af ubudne gæster i systemet, men af en fejl i en slettefunktion, som var blevet lagt i drift få dage tidligere.

Baggrunden for hændelsen I løbet af vinter og forår 2021 arbejdede vi sammen med vores udviklere på at lave nye funktioner i Arkibas og på arkiv.dk, så vi bedre kan efterleve reglerne i persondataforordningen, persondataloven og cookiebekendtgørelsen. Primært drejede det sig om funktioner, som skulle forbedre sikkerheden omkring login og muligheden for permanent at slette journaler og registreringer. Og på arkiv.dk var det et nyt cookiebanner, som levede op til cookiebekendtgørelsen.

En anden vigtig sletteservice, som blev implementeret, var en service, som om natten og i weekenderne skulle slette logs, mails sendt via arkiv.dk, filer uden tilknytning til en registrering, nedlagte arkiver mv. – data som vi ikke må have i systemet efter en vis periode.

Servicen, der sletter nedlagte arkiver, viste sig dog at skabe en del problemer i Arkibas. Først var servicen blevet bygget ind i selve Arkibasprogrammet. Funktionen trak dog så mange ressourcer, at den lagde hele systemet ned. Herefter blev servicen helt skrevet om og ændret til at blive afviklet i selve databasen. Problemet med denne fremgangsmåde er dog, at her har man ikke samme kontrol over, hvad der slettes, som man har, når slettefunktionen kører igennem klienten/programmet. Og det skulle også vise sig, at vi netop

fik problemer med, at der ikke blot blev slettet data i nedlagte arkiver, der blev også slettet visse typer data i aktive arkiver.

Problemerne opdages Sletteservicen blev lagt i drift den 18. maj og kørte første gang sidst på eftermiddagen, og de første problemer med manglende data i feltet materialetype blev meldt ind fredag den 21. maj sidst på formiddagen.

Sletteservicen blev straks stoppet, og vores udviklere gik i gang med at undersøge problemets omfang og havde midt på eftermiddagen mistanke om, at følgende datafelter kunne være berørt: n Aftaler

på journaler på registreringstyperne enkelte billeder og billedserier n Fotografer på indholdsblokke i billedserier n Materialetyper på registreringstyperne enkelte billeder og billedserier n Kommentarer på arkiv.dk n Ordre ved billedkøb på arkiv.dk n Fotografer

Reetablering af data fra backup Udviklerne rekvirerede en backup fra vores hostingfirma, inden de lukkede ned for weekenden, hvorefter de arbejdede hele eftermiddagen og aftenen på at undersøge sagens omfang.

Fredag kl. 21.00 fik vi en melding om, at udviklerne kunne konstatere, at der ved sammenhold med den sidste samlede fulde backup fra den 15. maj kl. 03.07 manglede følgende data i Arkibas: n Aftaler

på journaler (omfang: 297.369) n Fotografer på enkelte billeder (omfang: 2) n Materialetyper på enkelte billeder (omfang: 3.086.366) n Materialetyper på billedserier (omfang: 71.242) Udviklerne satte et reetableringsarbejde i gang ud fra backuppen fra den 15. maj, og dette arbejde blev afsluttet i løbet af lørdag eftermiddag, hvor alle ovennævnte data var reetableret.

Et af de billeder, der ved en fejl var blevet slettet i Arkibas, er dette portræt af fisker Christian Laurits Kristiansen fra Skrillinge fra 1970 (Kauslunde-Gamborg lokalhistoriske Arkiv).

14

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

Interiør med kassesluse fra den tidligere brugsforening i Kauslunde-Gamborg, 1987 (Martin Lorentzen fot., Kauslunde-Gamborg lokalhistoriske Arkiv).

Hermed var alle data, som blev slettet i Arkibas, blevet reetableret, eller det troede vi i hvert fald, indtil vi den 9. juni fik en henvendelse fra et arkiv, som manglede en del billeder i Arkibas.

Manglende billeder i Arkibas

Fra den 15. maj, hvor vi havde den seneste samlede fulde backup, og indtil den 20. maj kl. 09.06, hvor slettejobbet kørte sidste gang, havde vi timebackups, hvor alle ændringer i Arkibas var gemt, og som de sidste data kunne reetableres ud fra.

Følgende timebackups blevet hentet til brug for dette arbejde: n Den 18. maj kl. 17 (umiddelbart før slette-servicen kørte) n Den 19. maj kl. 02 (umiddelbart før slette-servicen kørte) n Den 20. maj kl. 02 (umiddelbart før slette-servicen kørte) n Den 21. maj kl. 16 (da vi reetablerede data første gang) n Den 26. maj kl. 09 (umiddelbart før vi lukkede databasen for at hente time-backups)

Udviklerne gik igen i gang med at undersøge omfanget af manglende billeder, og hvad der var årsagen til det. Det viste sig, at det drejede sig om syv arkiver, som manglede billeder. I tre arkiver drejede sig blot om et enkelt billede, et arkiv manglede otte billeder, et arkiv manglede 20 billeder, og så var der lige et enkelt arkiv, som manglede 2.621 billeder. Igen stoppede vi straks for sletteservicen. Årsagen til sletningen skulle vise sig at findes i en anden slettefunktion, som skal slette billeder, der ikke længere har en tilknytning til en registrering, og som dermed er markeret til at være slettet, og havde rødder helt tilbage i konverteringen fra Arkibas4 til Arkibas5 i 2014.

Når man uploader et billede til Arkibas, så skabes der en relation fra registrering til billede og den anden vej fra billede til registrering.

På baggrund af disse timebackups kunne vi identificere de nye registreringer, som var kommet til efter den 15. maj, og de ændringer, der er blevet lavet til eksisterende data fra før den 15. maj, hvor vi første gang reetablerede data fra en backup.

Følgende data blev herefter reetableret: n Aftaler på journaler (omfang: 24) n Fotografer på enkelte billeder (omfang: 218) n Materialetyper på enkelte billeder (omfang: 1.299) n Fotografer på billedserie (omfang: 2) n Materialetyper på billedserier (omfang: 6) n Fotografer på indholdsblokke i billedserier (omfang: 2)

Harald Poulsen fra Kauslunde, fotograferet på sin gyngehest omkring 1910 (M. Holdt fot., Kauslunde-Gamborg lokalhistoriske Arkiv).

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

15

ge for, at billederne blev uploadet til Arkibas igen.

Også det arkiv, som havde fået slettet mere end 2.600 billeder, valgte denne løsning, da den måde, filerne var organiseret på i deres filarkiv, ville gøre det nødvendigt at verificere disse op imod Arkibas, inden de blev sendt til os for maskinelupload, og så kunne man lige så godt selv uploade dem, og samtidig kunne man så finpudse registreringerne.

Efterskrift

Foto af Harald Poulsen fra Haraldstedgård i Kauslunde – i livgardens uniform omkring 1925 (Kauslunde-Gamborg lokalhistoriske Arkiv).

I forbindelse med konverteringen fra Arkibas4 til Arkibas5 er en del billeder tilsyneladende blevet knyttet til flere registreringer, uden at der reelt var en sammenhæng imellem billede og registrering.

I disse tilfælde var det kun billedfilen, som pegede på registreringen og ikke omvendt. Der var med andre ord ikke en komplet sammenknytning mellem billede og registrering. Fil-sletteservicen har så slettet billeder, hvor registreringen ikke pegede tilbage på billedet, men samtidig har disse billeder i andre tilfælde peget rigtig nok både frem og tilbage på en anden registrering, og dermed er der blevet slettet billeder, som ikke burde blive slettet.

Denne gang var vi dog på den, for de billeder, der var blevet slettet fra Arkibas, kunne desværre ikke genfindes i backuppen, da denne kun gemmes i 14 dage. Da vi præcist vidste, hvilke billeder det drejede sig om, så måtte vi ud til de syv arkiver, som var berørte af sletningen for at spørge, om de havde billederne liggende, for så kunne vi godt være behjælpelige med at køre dem ind igen. Alle fik leveret en liste med de registreringer, som det drejede sig om, men alle arkiver valgte selv at sør-

16

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

Siden de to episoder med sletning af data tilbage i maj og juni er alle sletteservices lagt i drift igen, naturligvis efter de nødvendige ændringer og en grundig gennemgang af funktionen, for at noget lignende ikke skulle kunne ske igen.

I alt er der brugt over 60 timer på at få overblik over omfanget af slettede data og billeder og på reetablering af disse. En omkostning, som vores udviklingsfirma også har påtaget sig en del af udgiften til. Både hos os i Arkibas og hos vores udviklingsfirma har vi efterfølgende gjort os mange tanker om hændelsen og ikke mindst, hvad vi kan gøre for at forhindre, at noget lignende sker i fremtiden. Det er naturligvis ikke muligt at give garantier for, at noget lignende aldrig sker igen.

Det er en risiko, som altid er til stede, når man arbejder med IT. Det er også derfor, at vi har backup af data. Og vi har naturligvis efter hændelserne med sletning af data også drøftet vores backup­ strategi, og hvorvidt den er god nok. Et arbejde med at forbedre alle disse parametre pågår nu i bestyrelsen og diverse arbejdsgrupper.

Til sidst vil vi gerne komme med en lille opfordring til vores brugere i Arkibas. Hvis I oplever problemer af den ene eller den anden art, så kontakt os, og gør os opmærksom på det. Vi sidder nemlig ikke og arbejder med registrering i Arkibas dagligt, som I gør. Og vi kender heller ikke de enkelte arkivers data godt nok til at vide, hvis der pludseligt mangler data af den ene eller anden art, så derfor vil vi ikke opdage problemer så hurtigt som jer. Vi er faktisk dybt afhængige af, at I melder det ind til os. Det kan være alt fra fejl i funktionalitet, langsom drift og andre problemer, som I oplever.

Så skriv til os på support@arkibas.dk.

Husk også, at vi har vores ArkibasWiki, hvor man kan finde gode vejledninger til funktionerne i Arkibas, hvis man er i tvivl om, hvordan det virker.

Faktisk ser vi meget gerne, at I kigger her først, om I kan finde løsningen på det problem, som I tumler med, inden I ringer eller skriver til support.

Vi oplever dagligt at blive kontaktet med banale spørgsmål, hvor svaret hurtigt kan findes på ArkibasWiki, og så vil vi få mere tid til andre mere komplekse supporthenvendelser og løsning af andre opgaver til glæde for alle arkiver.

AF LARS FROBERG MORTENSEN OG BERIT JUUL BRORLY, SLA’S SEKRETARIAT

Ny mulighed for at søge om midler fra VELUX FONDEN Der er nu ret præcist 659.000 kr. i spil til uddeling til at understøtte aktive ældre frivilliges indsats i lokal- og stadsarkiver. Ansøgningsfristen er fredag den 28. januar 2022. Ansøgninger skal sendes til SLA, og en mere uddybet vejledning til ansøgningsprocessen findes på SLA’s hjemmeside: www.danskearkiver.dk

Formål og opgave

Bevillingsmodtagere

VELUX FONDENS partnerskabsaftale med SLA har til formål at fremme og understøtte aktive ældre frivilliges indsats for at indsamle, registrere, bevare og formidle dansk lokalhistorie og dermed gøre denne historie tilgængelig og interessant for ældre som unge i lokalsamfundet. Det sker igennem de ca. 530 lokal- og stadsarkiver, der er tilsluttet SLA, og – hvis der samarbejdes med SLA-arkiver – også i de ca. 50 stads- og lokalarkiver, som er tilsluttet Organisationen Danske Arkiver (ODA).

Det er SLA’s opgave at modtage ansøgninger til den af VELUX FONDEN afsatte pulje og at foretage indstilling om tildeling af tilskud (eller afslag) til fonden. Herefter vil SLA stå for at udbetale de tildelte midler til de ansøgende arkiver, og SLA vil slutteligt stå for at følge op på slutrapporteringer på de af arkiverne udførte projekter, som senere vil blive brugt til en samlet evaluering. Bevillingsmodtagerne er forpligtet til at afrapportere skriftligt med tilhørende regnskabsbilag ved afslutningen af projektperioden til SLA, og de enkelte rapporter anvendes til en samlet evaluering fra SLA til VELUX FONDEN. Fra SLA’s side er vi meget taknemmelige for det fortsatte partnerskab med VELUX FONDEN og for fondens fortsatte støtte til udvalgte projekter inden for arkivverdenen. Da aftalen på nogle punkter har et mere afgrænset område end de tidligere aftaler, vil det ikke være muligt for arkiver at få mindre enkeltansøgninger behandlet af VELUX FONDEN, så længe den nye partnerskabsaftale løber. Det håber vi, arkiverne har forståelse for.

Ansøgere skal primært være arkiver i samarbejde: et samarbejde mellem flere arkiver, f.eks. kredse, arkivsamvirker eller en anden form for arkivsamarbejde, i hvis regi aktiviteten skal foregå. Men også gerne samarbejder mellem arkiver på tværs af kommunegrænser. I enkelte tilfælde vil ansøgninger fra enkeltarkiver dog også kunne imødekommes, men det vil blive betragtet som noget i sig selv positivt, når arkiverne gennem deres ansøgninger viser, at de ønsker at arbejde sammen om projekter med et større perspektiv. Vi opfordrer til, at arkiverne tænker ud af boksen.

I begyndelsen af august 1979 havde man i Svendborg en historisk torvedag, hvor nogle af byens virksomheder havde boder, og hvor udklædte optrådte i historiske uniformer. Her er der eksempelvis et par postbude og en tjenestepige ved restaurant Børskælderens bod (Frede Christensen fot., Odense Stadsarkiv).

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

17

Skabeloner og ansøgningsproces Ansøgning om midler fra VELUX FONDEN gennem samarbejdet med SLA skal foregå gennem SLA’s hjemmeside, hvor stamoplysninger skal indtastes, og relevante bilag skal uploades. En nøjagtig gennemgang af processen vil være tilgængelig på SLA’s hjemmeside. Da der er betydelig behandlingstid på ansøgningerne, er det vigtigt, at ansøgte projekter og aktiviteter ligger et stykke ude i fremtiden, så vi ikke risikerer, at aktiviteter sættes i gang, før eventuelle midler er bevilget. Der vil ikke blive givet støtte til projekter, der er delvis eller helt gennemført.

SLA’s sekretariat vil stå klar til at vejlede de ansøgende arkiver om de administrative krav og udfyldelsen af de relevante skabeloner. Det vil ikke være muligt at søge om adgang til VELUX FONDENS midler over post eller mail til SLA; det er kun gennem hjemmesiden, at det vil være muligt at søge.

De anvendte skabeloner, som kan hentes ned fra SLA’s hjemmeside er følgende:

Ansøgning n Ansøgende arkiv(er) med tilhørende arkivnumre n Kontaktoplysninger (kontaktpersoner, adresser, e-mails, telefonnumre) n Projektnavn n Projektbeskrivelse (kan evt. vedlægges som ekstra bilag til ansøgningen) n Budget (kan evt. vedlægges som ekstra bilag til ansøgningen) n Oplysninger om bankkonto og CVR-nummer for mindst ét ansøgende arkiv n Fysiske underskrifter med kuglepen fra projekt­ ansvarlig og tegningsberettiget Deltagerliste – navneliste n Navne n Fødselsår n Erhvervsstatus – (er de forskellige deltagere erhvervsaktive, pensionerede, på efterløn el.lign.)

Samtykke om behandling af persondata n Afkrydses og underskrives for både VELUX og SLA

Veteranbåden M/S Helge sejler hver sommer fra havnen i Svendborg med en række stop i det naturskønne område ved Svendborgsund, bl.a. ved Troense, på Thurø og ved Valdemars Slot. Helge er her fotograferet i august 1979 af freelancefoto­ grafen Frede Christensen og scannet på en strimmelscanner på Odense Stadsarkiv – scanneren er indkøbt til samarbejdende fynske arkiver delvis for midler fra VELUX FONDEN og står p.t. på Svendborg Byhistoriske Arkiv (Odense Stadsarkiv).

18

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

Som freelance pressefotograf var Frede Christensens virksomhed af en broget karakter. Han var i begyndelsen af juli 1979 med på en bustur til Sønderjylland og tog her dette billede af gamle kanoner ved Dybbøl Mølle (Odense Stadsarkiv).

Behandling af persondata Da ansøgningerne inden for rammerne af denne partnerskabsaftale vil blive behandlet elektronisk, bedes hovedansøger (den projektansvarlige jf. ansøgningen) læse det relevante bilag med titlen: Oplysning til medansøgere om VELUX FONDENS behandling af personoplysninger. Hovedansøger bedes samtidig orientere medansøgerne om det nævnte bilag – og samtidig underskrive den vedhæftende samtykkeerklæring (efter de nødvendige afkrydsninger).

Afrapportering (Afrapportering skal først indleveres efter projektets afslutning) n Skriftlig afrapportering af projektet n Regnskab for afholdte aktiviteter n Billedmæssig dokumentation af projektet

Vejledning og spørgsmål

Har I spørgsmål til det faglige indhold i eventuelle projekter eller mangler sparring omkring projektets og ansøgningernes indhold, kan I kontakte Lars Froberg Mortensen på SLA’s sekretariat på mail lfm@danskearkiver.dk eller på telefon 7584 0898. Hvis det er påkrævet, bistår SLA også med at yde ansøgerne teknisk bistand fra en IT-arkivar.

Har I spørgsmål til den administrative del af ansøgningsprocessen, kan I kontakte Berit Brorly på SLA’s sekretariat på mail bjb@danskearkiver.dk eller på telefon 7584 0898.

OmSLAget ISSN nr. 1903-0541 Medlemsblad for Sammenslutningen af Lokal­arkiver. OmSLAget udkommer fire gange årligt. Bladet bringer ud over det ­redaktionelle stof og debatindlæg også artikler fra bladets læsere, når sådanne artikler har et arkivmæssigt læringsperspektiv.

Kontakt evt. Lars Froberg Mortensen på sekretariatet herom. Sammenslutningen af Lokalarkiver organiserer og s­ ervicerer 568 arkiver i Danmark: 531 ordinære og 37 ekstraordinære medlemmer.

SLA Sekretariatet, Andkærvej 19D 7100 Vejle, Tlf.: 75 84 08 98 e-mail: sla@danskearkiver.dk www.danskearkiver.dk, www.arkiv.dk

SLA´s styrelse Formand Jørgen Thomsen Odense, tlf. 24 22 27 66 e-mail: jth@odense.dk

Sekretariatsleder Lars Froberg Mortensen, bogholder Annette Jørgensen, kontorassistent Berit Juul Brorly, direktør i Arkibas ApS Dorthe Søborg Skriver.

Næstformand Birgitte Thomsen Tønder, tlf. 21 57 68 76 e-mail: mail@lha-toender.dk

Redaktion Jørgen Thomsen (ansv.), Svend-Erik ­Christiansen, Lars Froberg Mortensen

Svend-Erik Christiansen Brabrand-Årslev, tlf. 86 25 22 52 e-mail: sec@godmail.dk

Else Gade Gyldenkærne Faxe, tlf. 22 77 62 31 e-mail: else@gyldenkaernes.dk Martin Philipsen Mølgaard Skanderborg, tlf. 86 52 41 90 e-mail: mpm@museumskanderborg.dk Henning Sørensen Dragør, tlf. 32 89 03 29 e-mail: hennings@dragoer.dk Lis Vestergaard, Nøvling, tlf. 98 31 45 73 e-mail: christen@vestergaard.mail.dk

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

19

AF LARS FROBERG MORTENSEN, SEKRETARIATSLEDER, SLA

En lille opfordring fra SLA’s sekretariat SLA’s sekretariat vil benytte lejligheden til at komme med to opfordringer til SLA’s medlemmer.

Sekretariatets første opfordring: Sørg for at sende arkivets opdaterede kontaktdata ind til sekretariatet. Sekretariatet bruger megen tid på at finde og genfremsende mails, fakturaer, OmSLAget m.m. Tiden, der bruges til det, vil vi hellere bruge til andre gøremål til glæde for arkiverne.

Sekretariatets anden opfordring: Hvert enkelt arkiv får en fælles mail. En fælles mail er en fælles indgang til arkivet, som er personuafhængig, men som er knyttet til det lokale arkiv.

En delt fælles mail gør det nemt for en gruppe af personer på arkivet at overvåge og sende mails.

Når en person i gruppen besvarer en meddelelse, der er sendt til den fælles mail, ser mailen ud til at være fra den fælles adresse og ikke fra den enkelte bruger. En fælles mail kan også bruges som en delt teamkalender.

Det skal naturligvis være klart, hvem der på det lokale arkiv har adgang og rettigheder til den fælles mail. Det vil derudover være en god idé at få nogle regler for brug af den fælles mail. En enkel og klar administration af den fælles mail vil give arkivet en lettere hverdag. Det kan være markering af, hvem der har svaret på en mail, mulighed for at flytte mail, svare på e-mails automatisk, hvis der ikke mulighed for personligt svar,

Postbudet har tilsyneladende problemer med at finde ud af, hvor brevet skal afleveres – foto fra Herning en gang i 1970’erne (Ole Haugsted fot., Lokalhistorisk Arkiv i Herning).

20

OmSLAget · årgang 2021 · nr. 3

automatisk arkivering af gamle mails etc. Der findes mange muligheder for administration af en fælles mail.

Det kan også – efter denne coronatid – være en udmærket idé med en klar instruks om, hvordan medlemmer med adgang kan komme på den fælles mail hjemmefra.

Det er vigtigt med en personuafhængig mail, da det vil gøre arkivet mere robust og driftssikkert over for fratræden, sygdom eller dødsfald blandt de aktive medlemmer.

En fælles mail er vigtig i kontakten til ’omverdenen’, men også til vidensdeling af mails og svar, således at arkivets medlemmer kan være oplyste om arkivets aktuelle virke og arbejde.

SLA’s sekretariat vil også være meget taknemmelig for en fælles mail til det lokale arkiv. Det vil være den mailadresse, som SLA benytter til nyhedsmails. Vi sender også gerne nyhedsmails direkte til arkivleders, formands m.fl. private mailadresser. Man skal blot gå ind på vores hjemmeside www.danskearkiver.dk, hvor man kan tilmelde sig til vores nyhedsbreve.

Afslutningsvis skal det nævnes, at det ikke er svært at opsætte/lave en fællesmail. Der findes skridt for skridt beskrivelser af, hvordan det opsættes, på nettet. Ligeledes også videoer, der viser, hvordan det skal gøres.