MANUAL DE PROCESOS DE SELECCIÓN BASADO EN COMPETENCIAS
Gestión de procesos del talento humano
MAESTRÍA DE GESTIÒN DEL TALENTO HUMANO
Luisa Fernanda Cifuentes Girón
Universidad Panamericana Maestría en Gestión del talento humano
Manual de selección de personal basado en competencias
Luisa Fernanda Cifuentes Girón Cané: 201605988 Guatemala agosto del 2016
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Gestión de procesos del talento humano
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Luisa Fernanda Cifuentes Girón
2. Índice
Introducción
3
Contenido
4
Objetivos del Manual
4
Desarrollo de temas
4
Perfil de puesto I
12
Perfil de puesto II
16
Descripción de competencias
20
Herramientas en el proceso de selección
22
Tipo de contratación
23
Recomendaciones
24
Conclusiones
25
Referencias bibliográficas
25
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3. Introducción
En la actualidad el área de Recursos Humanos juega un papel muy importante en el desarrollo y crecimiento de una empresa, el talento humano es quien logra el crecimiento siguiendo los debidos procesos. El departamento de Recursos Humanos tiene a su cargo distintos procesos entre los cuales se encuentra el proceso de selección de personal, el cual es un pilar importante ya que es el inicio para poder atraer el mejor talento humano, es el inicio de todos los procesos, por tanto, debe ser trabajado con calidad, con análisis y con las bases teóricas específicas para llevarlo a cabo de la mejor manera. Las competencias laborales es un tema con mucho impacto en la actualidad, ya que permite conocer el comportamiento, saber el conocimiento que tiene el candidato y verificar que puede realizar las tareas indicadas dentro de su puesto de trabajo. Al momento de realizar el proceso de selección es de utilidad utilizar las competencias para facilitar la búsqueda y retención del mejor talento, permite pronosticar el éxito que el empleado puede llegar a tener en su puesto de trabajo o bien ya posicionado en el mismo. El presente manual ha sido elaborado con el propósito de manejar un estándar en el proceso de selección de personal, utilizando las bases de las competencias laborales.
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4. Contenido
OBJETIVOS Objetivo general Este manual tiene por objetivo establecer procedimientos de selección de personal basado en competencias para normalizar el proceso de selección.
Objetivos específicos Dar a conocer las etapas del proceso de selección. Lograr trasmitir las bases teóricas sobre las competencias. Mostrar atreves de ejemplificaciones el uso de competencias laborales. Mostrar herramientas de selección de personal. Dar a conocer de manera ejemplificada tipos de contratación.
Procesos de Selección La selección de personal es el proceso donde se toma la decisión de contratar a un candidato. Durante el proceso se determinan las características necesarias para lograr la eficiencia en el trabajo del candidato, se elige al candidato que mejor se ajuste a todas las características del perfil del puesto.
Existen diferentes herramientas de selección que puede ayudar a ser predictor del desempeño de los participantes.
Cartas de recomendación: Indican referencias del personal, muchas veces no indican el desempeño laboral, pero herramientas útiles.
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Solicitud de empleo: Es un resumen de la información que el colaborador pueda indicar como experiencia laboral y datos personales.
Entrevista: es la parte más importante del proceso, acá se puede analizar el comportamiento del candidato.
El proceso de selección se puede clasificar en las siguientes etapas que son las más importantes:
o Fase se información: La persona encargada del proceso debe indicar la filosofía y los valores de la empresa, debe compartir información sobre
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las exigencias del puesto, la remuneración y los planes de carrera existente. o Fase de recopilación de datos: se debe recolectar currículo, cartas de presentación, resultados de pruebas. o Entrevista: en la entrevista se debe tener un clima natural, se debe evitar leer el artículo, se debe saber guiar la entrevista, se debe estipular y analizar el tiempo. o Evaluación de candidatos: Los candidatos se reducen al mínimo, se elige de manera objetiva al candidato que más se apegue al puesto, se realizan los exámenes médicos, se realiza el periodo de prueba (2 meses) se realiza todo el proceso de inducción y capacitación.
Competencias Se indica como competencia a la capacidad de llevar a cabo una actividad laboral antes indicada. Las competencias tienen algunas características como: -Es personal -Se habla sobre lo que sabe hacer la persona, no a su vida personal como tal. -Las competencias implican desarrollo de habilidades. Las competencias dentro de la organización se pueden utilizar para: Un desempeño optimo con fines de selección y desarrollo profesional. Se puede utilizar en el proceso de cambios de entrono dentro de la organización. Para trabajar en equipos auto – dirigidos. Para gerenciar proyectos.
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Permite tener personal con buen rendimiento. Genera valor con los clientes. Direccionan ante cualquier cambio organizacional. Forman a personas para desempeñar roles.
Fases del desarrollo de competencias
Análisis de la situación actual
Identificación de competencias, conocimiento y cualidad.
Definición de competencias, conocimiento y cualidad.
Nivelación de competencias, conocimiento y cualidad.
Diccionario de competenicas.
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Perfil de puesto El perfil de puesto, indica los temas relacionados directamente con el puesto a desarrollarse. Los descriptores de puesto en su mayoría se componen de la siguiente información:
Nombre del puesto
Departamento al que pertenece
Jefe inmediato en caso que lo tenga
Objetivo general del puesto
Responsabilidades del puesto
Relaciones humanas
Programas de cómputo que debe utilizar
Experiencia mínima
Habilidades y actitudes
Condiciones de trabajo (sueldo y horario)
Competencias requeridas para el puesto
Algunas finalidades en las que contribuye o participa el perfil del puesto son:
Administración de salarios
Seguridad e higiene del trabajo
Planes de carrera
Mejora de la comunicación entre el personal de la organización y otras.
Garantizar el desarrollo y éxito dentro de un puesto de trabajo.
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Selección de competencias para el perfil del puesto Se aplica la metodología de competencias en el proceso de selección al momento de recolectar e identificar todas las competencias para poder basarse en ellas para las preguntas de entrevista que ayudarán a verificar que el candidato se adapta al perfil del puesto.
Si se realiza el proceso de selección por medio de competencias, se puede aclarar el desenvolvimiento y apego del candidato al perfil del puesto, ya que está basado en competencias y este modelo es fiable, conciso y efectivo al momento de predecir la eficiencia y el éxito de una persona en su puesto de trabajo.
Al momento de recolectar información sobre el perfil del puesto la empresa con un modelo por competencias debe de partir desde lo descriptivo del puesto, otra información y las competencias y a qué nivel son necesarias.
Las competencias de definen a través de una frase. Cada organización puede realizar su propio formulario de perfil según las competencias establecidas, esto varía dependiendo de la plaza y del nivel que se necesita que sean desarrolladas y requeridas en el puesto de trabajo.
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Tipos de competencias Existen tipos de competencia laborales las cuales son:
Competencias funcionales, técnicas o laborales: estas se requieren para
todas las actividades
Competencias conductuales o ciudadanas: se requieren en
el desempeño
laboral
Competencias básicas: se desarrollan en la educación inicial.
Existen distintos tipos de competencias, laborales o genéricas algunas de ellas son: Competencias interpersonales: Capacidad de adaptación, proactividad, trabajo en equipo, comunicación liderazgo, manejo de conflictos. Competencias intelectuales: Toma de decisiones, solución de conflictos, creatividad. Competencias empresariales: mercadeo y ventas, elaboración de planes de carrera, capacidad de asumir riesgos. Competencias organizacionales: gestión y manejo de recursos, competitividad, orientación al servicio, gestión de la información. Competencias personales: Integridad, inteligencia emocional, flexibilidad, orientación ética, adaptación al cambio, capacidad de aprendizaje.
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Interpersonales
Intelectuales
Empresariales
Organizacionales
Personales
Tecnológicas
Competencias
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PERFIL DEL PUESTO IDENTIFICACION
NOMBRE DEL PUESTO: Trade Marketing SUPERVISADO POR:
Gerente Comercial GT
SUPERVISA A:
Promotores de venta
OBJETIVOS DEL PUESTO
1. Supervisar, dirigir y evaluar actividades del promotor dentro del PDV. 2. Verificar la rotación de producto en los PDV´s 3. Sugerir promociones efectivas para la rotación 4. Buscar constantemente la fidelización de las marcas con los Consumidores a través del canal.
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Ejecución y seguimiento de los planes
EVENTUAL
ANUAL
MENSUAL
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QUINCENAL
SEMANAL
FUNCIONES
DIARIO
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X
de Trade Marketing. Seguimiento a las actividades de la
X
competencia. Control y distribución de material POP
X
según necesidad Asesoría y supervisión a Promotores.
X
Monitoreo de programas de ejecución
X
de Trade MKT de la compañía. Garantizar que las tiendas y puntos de
X
venta siempre cuenten con inventario de producto Elaborar y enviar reportes de ventas,
X
con la información obtenida por medio de la supervisión Actualizar constantemente la
X
información correspondiente a ventas, participación y alcance de metas Asegurarse de que el equipo y staff del
X
PDV conozcan al 100% la marca y los productos que se promocionan.
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Llevar control de la entrega de
X
incentivos a los distintos canales
RELACIONES HUMANAS
TIPO:
AREAS:
INTERNAS:
Recursos Humanos, Gerencia, Comercial, Logística.
EXTERNAS:
Operador, Encargados de marca
Grado de
o Bajo
Medi
Relevancia
Alto
RESPONSABILIDADES ADQUIRIDAS
Manejo de dinero, títulos o documentos afines
X
Responsabilidad sobre bienes
X
Responsabilidad de manejo de información
X
Supervisión de trabajo de otras personas
X
S HUMANAS
PROGRAMAS DE COMPUTO QUE DEBE UTILIZAR
Programas
Avanzado Intermedio Básico
Word
X
Excel
X
Power Point
X
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COMPETENICIAS Indicar
Grado más alto: 4
Grado más bajo: 1
Competencia
1 Adaptabilidad
2
3
4
X
Análisis de problema
X
Análisis numérico
X
Atención al cliente
X
Control
X
Compromiso
X
Desarrollo de subordinados
X
Decisión
X
Escucha
X
Liderazgo
X
Planificación y organización
X
con q RELACIONES HUMANAS Indicar con quien y él para que
Indicar con quien y él para que
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PERFIL DEL PUESTO IDENTIFICACION
NOMBRE DEL PUESTO: Promotor de ventas SUPERVISADO POR: SUPERVISA A:
Trade Marketing N/A
OBJETIVOS DEL PUESTO
1. Promover la marca para alcanzar la meta establecida en ventas diaria, semanal, quincenal y mensualmente en el punto de venta asignado. 2. Lograr la fidelización de las marcas con el Consumidor Final.
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Promover la marca y productos para
EVENTUAL
ANUAL
MENSUAL
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QUINCENAL
SEMANAL
FUNCIONES
DIARIO
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X
lograr una venta. Ingresar y retirarse puntualmente en el
X
PDV, informando a su jefe inmediato superior. Alimentar diariamente el portal con la
X
información de ventas realizadas. Asistir semanalmente a las reuniones
X
programadas presentando la información de su participación e inventario. Retroalimentar acerca de información
X
nueva con respecto a la competencia, precios, campañas especiales. Establecer una buena comunicación
X
con las personas del operador en el punto de venta asignado Tener control de ventas e inventario,
X
tanto de la marca como la competencia, y retroalimentar a su supervisor.
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Cumplir meta mensual.
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X
RELACIONES HUMANAS
TIPO:
AREAS:
INTERNAS:
Recursos Humanos y Trade Marketing
EXTERNAS:
Operador, clientes
Grado de
o Bajo
Medi
Relevancia
Alto
RESPONSABILIDADES ADQUIRIDAS
Manejo de dinero, títulos o documentos afines
X
Responsabilidad sobre bienes
X
Responsabilidad de manejo de información
X
Supervisión de trabajo de otras personas
X
S HUMANAS
PROGRAMAS DE COMPUTO QUE DEBE UTILIZAR
Programas
Avanzado Intermedio Básico
Word
X
Excel
X
Power Point
X
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COMPETENICIAS Indicar
Grado más alto: 4
Grado más bajo: 1
Competencia
1
2
3
Adaptabilidad
X
Análisis numérico
X
Atención al cliente Control
4
X X
Compromiso
X
Comunicación verbal
X
Espíritu comercial
X
Escucha
X
Impacto
X
con q RELACIONES HUMANAS
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Descripción de competencias Competencia Adaptabilidad
Definición Capacidad para permanecer eficaz dentro de un medio cambiante, así como a la hora de enfrentarse con nuevas tareas, retos y personas.
Análisis de problema
Eficacia para identificar un problema y los datos pertinentes al respecto, reconocer la información relevante y las posibles causas del mismo.
Análisis numérico
Capacidad para analizar, organizar y resolver cuestiones numéricas, datos financieros, estadísticas y similares.
Atención al cliente
Detectar las expectativas del cliente, asumiendo compromiso en la identificación de cualquier problema y proporcionar las soluciones más idóneas para satisfacer sus necesidades.
Control
Capacidad para tomar decisiones que aseguren el control sobre métodos, personas y situaciones.
Compromiso
Crear en el propio trabajo o rol y su valor dentro de la empresa, lo cual se traduce en un refuerzo extra para la compañía, aunque no siempre en beneficio propio.
Desarrollo de subordinados
Potenciar las habilidades de las personas a nuestro cargo mediante la realización de actividades (actuales y futuras).
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Decisión
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Agudeza para establecer una línea de acción adecuada en la resolución de problemas, implicarse o tomar parte en un asunto concreto o tarea personal.
Escucha
Capacidad para detectar la información importante de la comunicación oral. Recurriendo, si fuese necesario, a las preguntas y a los diferentes tipos de comunicación.
Liderazgo
Utilización de los rasgos y métodos interpersonales para guiar a individuos o grupos hacia la consecución de un objetivo.
Planificación y organización
Capacidad para realizar de forma eficaz un plan apropiado de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar un objetivo.
Comunicación verbal
Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios.
Espíritu comercial
Capacidad para entender aquellos asuntos del negocio que afectan a la rentabilidad y crecimiento de una empresa con el fin de maximizar el éxito.
Impacto
Causar buena impresión a otros que perdure en el tiempo.
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Herramientas a utilizar en el proceso de selección Las herramientas que serán utilizadas para el proceso de selección serán:
Cartas de recomendación Se analizarán cartas de recomendación de preferencia cartas de recomendación laboral.
Solicitudes Se analizarán los datos escritos en la solicitud de trabajo, se verificará sus experiencias anteriores que pudiera aportar para el proceso actual.
Entrevista Se
realizará
entrevista
con
el
departamento de RRHH y si corresponde con el jefe inmediato, según el puesto.
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Confirmación de referencias laborales Se procederá a verificar referencias laborales para poder comparar los datos indicados en Hoja de vida y datos indicados durante entrevista.
Pruebas psicométricas Dependiendo del puesto de trabajo, se realizarán pruebas psicométricas, ya sean de personalidad, disposición general para ventas, test sobre tipos de liderazgo.
Tipo de contratación Para el proceso de contratación de personal se tomará un tipo de contrato indefinido, un contrato indefinido es el contrato que posee fecha de vigencia indefinida.
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Para completar el proceso de contratación se necesitará la siguiente papelería:
Solicitud de empleo
Fotocopia de títulos
Referencias
Antecedentes penales y policiacos
Fotocopia de documentos personales
Boleto de ornato del en curso
Fotografía tamaño cedula.
5. Recomendaciones
Analizar cada perfil de puesto por separado para indicar que competencias se necesitará que los candidatos posean.
Entrevistar utilizando preguntas que respondan sobre el uso o posible uso que los candidatos dan a las competencias que se van a requerir en el puesto.
Dar capacitaciones al área de Recursos humanos sobre la importancia de las competencias en el proceso de selección de personal.
Realizar una lista de competencias y descripciones de estas para tomar en cuenta cuando se apertura una nueva plaza.
Es importante seleccionar al mejor talento, pero también es importante verificar que poseen el conocimiento, que desean realizar la actividad indicada y sobre todo que puedan hacer dicha tarea, para esto es importante estar en constante capacitación y mantener motivado al personal.
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6. Conclusiones
El perfil de puestos por competencias es una herramienta de mucha utilidad en el proceso de selección de personal.
Las competencias demuestran cómo se debe realizar las tareas y ayudan a predecir el éxito que tendrá un candidato en su puesto de trabajo.
Es importante darle valor a la motivación ya que Martha Alles asegura que se pueden desarrollar las competencias atreves de la motivación.
La selección de personal se realizará en base a la lista de competencias y en base a las herramientas de selección y según el dominio o facilidad de desarrollar las competencias.
La selección de personal debe ser guiada por el especialista del área de recursos humanos.
7. Referencias bibliográficas
(s.f.)
Listado
de
competencias.
Recuperado
de:
http://web.ua.es/es/ice/documentos/tutorial/material/listado-de-competencias.pdf
Chiavenato, I. (2009). Gestión del talento humano. México: Editorial McGraw Hill.
Upana Virtual (2016) Gestión de Procesos del Talento Humano. Recurado de: https://upanavirtual.blackboard.com/webapps/blackboard/execute/displayLearnin gUnit?course_id=_46018_1&content_id=_136667_1
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