EPMO – Más allá de la PMO Vladimir Ortiz, PMP – Gerente General EXCELTIS Vladimir.ortiz@exceltis.co
Agosto de 2014
EPMO, MAS ALLA DE LA PMO 2014
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AGENDA ● ● ● ●
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Qué es y qué no es Porfolio Management? Evolución del W en la organización. Como se ven los proyectos Portafolios y relaciones (Respuestas a la organización)
Que es y que no es Portafolio?
Programas y portafolios son grupos de proyectos Los programas agrupan proyectos INTERDEPENDIENTES, los portafolios NO NECESARIAMENTE. Los programas involucran TRABAJO, los portafolios NO Los portafolios son agrupaciones o filtros Los portafolios operativos son los de proyectos…. Subordinados a los portafolios más importantes: de estrategia, de productos, de servicios…etc.
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Portafolios (Y donde esta el W?) Varios productos
Varios proyectos
PORTAFOLIO X: Proyectos relacionados con una estrategia
Varias estrategias 4
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Portafolios (Y donde esta el W?) Varios productos
Varios proyectos
PORTAFOLIO Y: Proyectos relacionados con un producto
Varias estrategias 5
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Evolución del manejo del trabajo +
Gerente de proyecto sin conocimientos específicos
+ +
Llevar cronograma, en algunos casos no se lleva
+ +
“los proyectos siempre terminan tarde”
+
No manejo de integralidad: Riesgos, comunicaciones , etc.
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Solo manejo de triple restricción en el mejor de los casos
Gerencia de proyecto empírica
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No se habla de TRABAJO=W, por tanto no hay WBS Cronograma en excel y en algunos casos uso de MS Project o similares
Evoluci贸n del manejo del trabajo +
Al introducir gerencia de proyecto profesional con est谩ndares PMI, las organizaciones buscan mejorar su gerencia de proyectos.
+ +
Los gerentes entienden que es alcance=w
Capacitaci贸n PMI
Gerencia de proyecto emp铆rica
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Se maneja WBS de manera parcial
Evolución del manejo del trabajo + +
Los gerentes de proyecto conocen bien PMI.
+
Como entes individuales los proyectos se comportan mejor que antes.
+
Existen problemas de cruce de trabajo con la operación y con otros proyectos.
+
Estos problemas se identifican. Antes no se notaban.
Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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Los gerentes de proyectos aplican los estándares PMI.
Evolución del manejo del trabajo +
Para solucionar los problemas entre los proyectos, mejorar gobernabilidad, manejar procesos estándar, entrenamiento alineado, etc se diseña una PMO.
+
PROJECT Management Office hace que el trabajo de la organización en proyectos mejore.
Diseño PMO
Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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Evolución del manejo del trabajo
Diseño PMO
PMO Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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+
Una PMO operativa hace funcionar bien los proyectos.
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Aún existen problemas de cruces con la operación pues el trabajo de operación y proyectos son diferenciados. Se intenta solucionar con FORMULACION DE PROYECTOS.
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Algunas PMO evolucionan de manejar proyectos a ser una real PMO.
+
Los proyectos de diferentes tipos son manejados aparte, ejemplo Desarrollo de productos, IT, Financieros, etc.
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Se manejan metodologías paralelas de gerencia y faseo de proyectos: PMI, Stage gate, NOVA, etc.
Evolución del manejo del trabajo Integralidad Operativa
Diseño PMO
PMO Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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+
Se integra concepto de Enterprise Portfolio Management.
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Se integran todos los proyectos de la organización por convicción y no obligación.
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Se constituye una EPMO, cuya parte de sus funciones es las de la Ex-PMO.
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Probablemente se necesite un sw.
Evolución del manejo del trabajo Integralidad Operativa
EPMO Diseño PMO
PMO Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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+
Se maneja el TRABAJO completo de la organización.
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No se intenta proyectizar la organización
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Se hace planeación operacional.
Se manejan portafolios de proyectos, de productos, de servicios, de aplicaciones, etc. Se logran resultados MUY tangibles. La organización se torna EFICIENTE.
Las buenas noticias Integralidad Operativa
EPMO Diseño PMO
PMO Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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• NO SON Secuenciales. • Pueden ser paralelos • Los pasos se apoyan entre ellos. • El ROI final hace que la EPMO genere mucho valor y no solo sea una PMO gasto para manejar problemas = proyectos.
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Como se ven los proyectos? Integralidad Operativa
EPMO Diseño PMO
PMO Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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Esfuerzos individuales mejorados con PMI. Con problemas para engranar con el resto de la organización
Esfuerzos temporales y problemáticos que se rigen por la ley de Murphy
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Esfuerzos engranados entre si, diferentes en varias áreas de la organización con conflictos con la operación.
Esfuerzos tácticos bien manejados y engranados en una planeación operacional.
Como se ven los proyectos en la organización? Integralidad Operativa
EPMO Diseño PMO
PMO Capacitación PMI
PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica
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Todas las áreas manejan proyectos con PMI
Todas las áreas manejan proyectos como pueden
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Las áreas se organizan para manejar sus proyectos e interdependencias
La organización maneja portafolios de servicios, productos, proyectos, aplicaciones, etc. y el trabajo integral
Portafolios y respuestas a la organizaci贸n Portafolios de productos Portafolios de aplicaciones Portafolios de servicios Portafolios de estrategias Portafolios de recursos
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Portafolios de proyectos
Portafolios y respuestas a la organización Que proyectos están relacionados con el producto x (Ej, tarjeta de crédito, paquete de 10 unidades, nuevo producto, etc)? Cuanto le hemos invertido en proyectos al producto y? Cuando sale al mercado el producto z? Que aplicaciones de IT son a las que más le invierto? Cuanto le costo a la organización el último mes prestar el servicio a? Como va la ejecución de la estrategia w?
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Conclusiones Para evitar que las PMO en las organizaciones naufraguen en el poco aporte de valor por su concentraci贸n en tareas operativas de proyectos, el manejo de portafolios empresariales y el enlace entre los mismos se convierten en la manera como la organizaci贸n puede ver un alto valor a los proyectos, parad贸jicamante sin verlos. Ha sido un encuentro muy interesante, con gente muy proactiva y entusiasta por el arte de la gerencia de proyectos. Esperamos poder participar de nuevo y compatir este tipo de conocimiento. Muchas gracias. Vladimir Ortiz Vladimir.ortiz@exceltis.co www.exceltis.co
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GRACIAS