Office Magazine 02/2017 by Magenta Communicatie

Office Magazine.nl

Inspiratiemagazine voor de kantooromgeving Jaargang 12 - 2017 - april - Officemagazine.nl

Microsoft en Insight:

Een partnership met een missie Health: De (on)zin van zitten - Inspiratie: De skyline van Antwerpen is een diamant rijker - Duurzaam: â&#x20AC;&#x2DC;Groenâ&#x20AC;&#x2122; gebouw: hogere productiviteit?

ENT

AGEM N A M L KABE CTEN U PROD

TFT M

RME

RA NITO

DERS

OU PU H

g n i t h c i r n i k e l rkp en

oor e v s e l l A

TIE IFICA

ELEC

isc m o n o g er

HE) C S I T DEN ES WAN S (AKO G IDIN SCHE

KPLE

WER

HTIN

LIC KVER

HE MISC O N ERGO CTEN U PROD

K KPLE ES R E W IR ESSO C C A

Thovip Ergonomics BV | Julianastraat 10a | 5932 EH Tegelen

T +31(0)77 711 4370 | F +31(0)77 373 7007 | E info@thovipergonomics.nl | W www.thovipergonomics.nl

O F F I C E VO O RWO O R D

Evolutie De wereld draait door, de ontwikkelingen volgen elkaar op. Dooddoeners, maar wel waar. Zeker op het gebied van de technologie gaan de vernieuwingen razendsnel. Voor velen zijn die ontwikkelingen nauwelijks bij te houden. Gelukkig dan dat er media zijn die de nieuwe trends en producten niet alleen signaleren, maar ze ook uitleggen. OfficeMagazine. nl heeft die functie al bijna 12 jaar voor wat betreft de ontwikkelingen op het gebied van kantoorwerk. Maar ook het blad maakt ontwikkelingen door, evolueert, om zich aan te passen aan veranderde interesses en de manier waarop mensen informatie tot zich nemen. Daarom zijn we afgestapt van de traditionele indeling in katernen, en hebben we thema’s ingesteld waaronder de diverse artikelen vallen. Die thema’s zijn Smart, Inspiratie, Health en Duurzaam. Zo vallen artikelen over software, bijvoorbeeld, onder Smart, beursverslagen en productnieuws onder Inspiratie, het verhaal over zitoplossingen onder Health, en artikelen over duurzame oplossingen en MVO uiteraard onder Duurzaam. Deze opzet is het gevolg van signalen uit ‘de markt’ (onze lezers, u dus) dat de neiging bestond, je als lezer te beperken tot het katern dat jouw grootste interesse had. Natuurlijk willen we u als lezer niet ‘dwingen’ het hele blad door te spitten, maar u wel zo volledig mogelijk informeren over alle ontwikkelingen die gaande zijn in de kantoorwereld. Want alle aspecten van het kantoorwerk houden met elkaar verband. Zo hebben we een artikel over Microsoft, dat ook steeds beter naar de consument luistert, en die middels video’s helpt, beter om te gaan met de computer en alles wat daar omheen hangt, zoals het internet. Samen met partner Insight heeft Microsoft de coverstory, waarin beide partijen uitleggen hoe ze bedrijven helpen bij de digitale transformatie, een belangrijke en onontkoombare evolutie. Maar ook het printen evolueert, zo hebben enkele ‘jonge honden’ een techniek ontwikkeld om inktloos te printen. En de beveiliging van data evolueert, net zoals de manieren waarop hackers proberen je die data te onfutselen. Dit blad bevat nog veel meer artikelen, verslagen en nieuwtjes, en we hopen dat u het met minstens zoveel plezier en interesse leest als toen we nog katernen hanteerden. Want aan één factor hebben we niet getornd: de leesbaarheid van de artikelen. Hans Hooft namens het team van OfficeMagazine.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

SMART

Coverstory: Microsoft en Insight: een partnership met een missie

Als één van de grootste producenten van software begrijpt Microsoft dat organisaties ondersteuning nodig hebben bij de transformatie naar de digitalisering van de processen. Die steun wordt vaak geleverd met behulp van partners als Insight.

HEALTH 12 De (on)zin van zitten

‘Ruim een kwart van de Nederlanders is bang om zijn baan te verliezen als hij of zij achterblijft bij de technologische ontwikkelingen.”

Er is al enige tijd veel aandacht voor de (on)zin van zitten. Office Magazine.nl doet ook een duit in het zakje en vroeg vier experts uit de inrichtingsbranche om hun mening over 5 stellingen te geven. Het woord is aan Goos Vollema, Senior Productmanager bij Gispen, Kees de Boer, designer bij Ahrend, Cindy Cnossen, sales & marketing manager bij Score en Stef Middel, Area Sales Manager bij Aeris.

INSPIRATIE 16 Palmberg: De skyline van Antwerpen is een diamant rijker Vier jaar na de start van de bouw voor de realisatie van het Nieuwe Havenhuis, is het gloednieuwe hoofdkantoor van het Havenbedrijf Antwerpen afgelopen najaar in gebruik genomen door alle medewerkers. Met dit architecturaal/architectonisch verbluffend ontwerp van Zaha Hadid, van het gelijknamige architectenbureau Zaha Hadid Architects uit Londen, kon ook de kantoorinrichting en manier van werken niet achterblijven.

DUURZAAM 56 ‘Groen’ gebouw: hogere productiviteit? In het streven naar een ‘groen’ imago, en voorloper op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen gaan steeds meer ondernemingen ertoe over, hun bedrijfspanden zo milieuvriendelijk mogelijk te maken. Maar om het werkklimaat ook voor de eindgebruikers, de medewerkers, te optimaliseren, wordt gestreefd naar een zo hoog mogelijke interne omgevingskwaliteit, ofwel de ‘internal environmental quality, IEQ’. Maar zijn die meetcijfers wel doorslaggevend en allesbepalend voor het welzijn van de medewerkers, en dus voor hun prestaties?

4 >

16 O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

Jaargang 11, april www.officemagazine.nl

EEN UITGAVE VAN: Magenta Publishing BV Bijsterhuizen 31-47, 6604 LV Wijchen Telefoon (024) 345 41 50 email: info@officemagazine.nl www.officemagazine.nl HOOFDREDACTIE Joost Heessels REDACTIE Emiel te Walvaart, Hans Hooft, Antal Giesbers VORMGEVING Jan-Willem Bouwman

ADVERTENTIE - ACQUISITIE Simone Brands, (024) 3454150, simone@magentapublishing.nl ADVERTENTIE - ADMINISTRATIE

advertentie@magentapublishing.nl ABONNEMENTEN - ADMINISTRATIE abonnement@magentapublishing.nl DRUKWERK BDU print COVERSTORY

Microsoft / Insight

© COPYRIGHT 2017 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke of materiële schade veroorzaakt door onjuistheden in deze uitgave. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 0929-7871 Onze algemene leverings- en betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK te Arnhem onder nummer 09109239

Verder in deze editie 9 Agenda, Column Peter Vink 10 Forbo: Venlo is een icoon rijker 20 Werkplek trends 2017: Waar je werkvloer op ingericht moet zijn 22 Boekrecensie: Het Nieuwe kantoorinrichten 23 Dataflex verhoogt bewustzijn met betrekking tot wellbeing en productiviteit op de computerwerkplek 24 Paperworld: ‘Hello Tomorrow’ geen ‘Goodbye!’ tegen het verleden 28 MyParcel en PostNL zitten op hun eigen afval 29 Column Robert Cozijnsen 30 Henk Haarsma, Prokan: “Het geld wordt verdiend bij de klant aan tafel” 32 Fun meets function 34 Legamaster: Speelt uw meeting room in op de 6 trends van vandaag? 45 Quantore: Vitaliteit op kantoor begint bij jouw vakhandel O F F I C E M AG A Z I N E . N L

36 Bene/Interface: 'Breek vastgeroeste ideeën over werkplekinrichting door' 38 Document Management Systemen in ontwikkeling 40 Veenman: Zwerfinformatie bedreigt informatieveiligheid 41 Boekrecensie: Work on the Move 2 42 Trends in Cybersecurity 44 Nieuws 46 Microsoft: Digitalisering: je moet wel bijblijven 48 Inkless printing 50 TNO: Beter Achter je Schermen met BAS 51 Impact kantooromgeving op Agile werken is groot 52 8 tips voor ideale werkomstandigheden op kantoor 54 5 banen die robots als eerste overnemen

O F F I C E COV ER S TO RY

Microsoft en Insight

Een partnership met een missie Als één van de grootste producenten van software begrijpt Microsoft dat organisaties ondersteuning nodig hebben bij de transformatie naar de digitalisering van de processen. Die steun wordt vaak geleverd met behulp van partners als Insight. We vroegen Rob Nouwens, Sales Director van Insight, en Ron Augustus, directeur zakelijke markt bij Microsoft Nederland, naar hun ervaringen met de digitaliseringstrajecten bij bedrijven. 6 >

Tekst Hans Hooft Foto's Microsoft

at een digitale transformatie voor bedrijven noodzakelijk is om bij te kunnen blijven – en te overleven – , daar zijn Nouwens en Augustus het wel over eens. Augustus: “Digitale transformatie is inderdaad een must. Onze hele strategie in Nederland is gericht op digitale transformatie.”

TREND

Het blijkt dat veel organisaties nog niet zijn overgegaan tot digitalisering van de processen, met soms ongewenste gevolgen. Nouwens: “Een trend is dat veel gebruikers zelf op zoek gaan naar slimme oplossingen, slimmer dan die welke het bedrijf zelf biedt. Dat ze bijvoorbeeld hun eigen Dropbox account hebben, hun eigen tooling hebben geïnstalleerd op hun devices, en daarmee heel slim en productief samenwerken. Zonder dat de IT-manager van het bedrijf dat weet. Die zogenoemde shadow-IT biedt kansen, maar ook risico’s. Want wie zegt dat de programma’s die men gebruikt, veilig zijn? Dat die passen in de policy?” UITSTELLEN

Nouwens en Augustus krijgen uit de markt ook vragen als: we hebben dit en dat systeem draaien, maar we

vermoeden – weten bijna zeker – dat het beter, efficiënter kan. Die bedrijven zien de ontwikkelingen om zich heen. Hierbij is snelheid om die nieuwe technologieën te kunnen adopteren en om daar gebruik van te kunnen maken essentieel. Men beseft dus wel dat een transformatie noodzakelijk is. Het kan allemaal veel slimmer, sneller, en daarvoor heb je legio oplossingen. Maar het zijn vaak maatschappelijke, misschien zelfs ethische bezwaren die een snelle adoptie in de weg staan. Een bedrijfseconomisch argument om (nog) niet over te gaan op SaaS, zou kunnen zijn dat de bestaande apparatuur en programmatuur nog niet is afgeschreven. Nouwens: “Dat is een valide argument, maar je moet jezelf ook de vraag stellen: als ik de nieuwe technologie niet adopteer, wat kost me dat dan?” Augustus: “Ik ben nog geen enkel bedrijf tegengekomen dat er niets van wil weten. Iedereen wil er wel toe overgaan, maar het kan zijn dat het op dit moment niet goed past in de agenda van een bedrijf, bijvoorbeeld omdat het net bezig is met een overname van een andere organisatie, of dat er nog een project loopt. Dus qua timing willen ze de transformatie dan nog even uitstellen, maar er is wel een brede interesse in de markt. Er zijn maar een paar bedrijven die ik gesproken heb die zeggen dat ze het de komende jaren bij hen nog niet zien gebeuren.” WORKSHOPS

Augustus vervolgt: “Daar ligt voor ons een taak: om met andere IT-bedrijven en partners duidelijk te maken aan die bedrijven wat de mogelijkheden zijn. We organiseren bijvoorbeeld workshops, ook samen met Insight, waar we rond de business van de klant een model uit kunnen werken dat laat zien wat een digitale transformatie voor hen zou kunnen inhouden. Daar is heel veel interesse in vanuit organisaties. Daarnaast delen we ook referentiecases van klanten die al resultaat zien van hun eigen digitale transformatie.. We kunnen steeds meer voorbeelden geven waarbij we data centraal hebben kunnen stellen bij die transformatie. Maar als je die data in de cloud centraal stelt, komt al snel de vraag hoe secure die cloud dan is. Vertrouwen kunnen hebben in technologie is dan heel belangrijk, daar willen we ook een belangrijke rol in

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E COV ER S TO RY

spelen met onze partners.” Nouwens: “100% veiligheid is nooit te garanderen. Je moet in ieder geval altijd een back-up hebben. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je bedrijfsgegevens in de cloud op te slaan. Maar je moet je altijd bewust zijn van de risico’s, en daar zelf besluiten in nemen. In de discussie over veiligheid wordt vaak gesproken over de wereld waar we naartoe gaan, in plaats van waar we vandaan komen. Die laatste is vaak vele malen onveiliger, privacygevoelig dan de wereld waar we naartoe gaan. Die nuance zou ik wel eens in de discussie willen brengen.” OVERZICHT

Wat Insight ook signaleert, is dat veel bedrijven onvoldoende overzicht hebben over de software die ze in huis hebben, hoeveel licenties ze hebben en hoeveel ze daarvan daadwerkelijk gebruiken. Daarom maakt Insight eerst een analyse, een assessment van de huidige systemen, en bekijkt wat er daadwerkelijk nodig is. Nouwens: “Dan gaan wij naar die klant toe, gaan praten met de beleidsmakers in dat bedrijf, en gaan analyseren: waar sta je nu met je bedrijf, en waar wil je naartoe? Zo’n assessment doen we vaak via een discovery workshop, waarbij we heel intensief bepalen wat de status is en plannen zijn van dat bedrijf. Zodra we daar een goed begrip van hebben, gaan we met de expertise die we hebben kijken welke technologie en toepassingen dat bedrijf nodig heeft. Dan gaan we ook

Rob Nouwens

combinaties adviseren. Maatwerk, maar wel gebaseerd op standaard oplossingen. Het is niet zo dat wij een oplossing adviseren die alleen geschikt is voor bedrijf X. Het advies is vaak maatwerk, de oplossing is dat niet. Veel van die technologie die dat mogelijk maakt, kan een vendor als Microsoft fantastisch invullen. Microsoft begrijpt heel goed hoe ze bedrijven, maar ook individuen, kunnen helpen om hun doelstellingen te verwezenlijken. Zij zijn in staat om bedrijven en individuen de technologie te bieden om vele malen productiever te worden.

Ron Augustus

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Door veel beter met elkaar te kunnen samenwerken.” CSP

Een belangrijke drijver is het Microsoft Cloud Solution Provider, CSP genaamd. Dit programma van Microsoft levert Insight aan eindklanten (zoals grote corporates en MKB’ers), maar ook aan resellers (zoals hosters). Binnen dit programma is de eindklant in staat om onder andere Microsoft Office producten (Office 365), maar ook de Microsoft infrastructuur producten (Azure) uit de Microsoft public cloud te gebruiken. Dat programma past ook perfect in een populaire trend: het gebruik van technologie is belangrijk, niet het bezit. Voorheen moest je bijvoorbeeld zelf investeren in infrastructuur. Tegenwoordig is het veel meer dat je alleen betaalt voor wat je echt gebruikt: software as a service, SaaS. Je gebruikt de software en hardware uit de public cloud. Microsoft CSP is een relatief nieuw programma dat bedrijven heel veel flexibiliteit en voorspelbaarheid geeft. Augustus: “Je kunt heel snel open afschalen. Je betaalt voor wat je gebruikt, dat is het CSP-model. Je gebruikt de technologie van Microsoft uit de cloud en je betaalt heel flexibel. Per maand, per gebruiker. In mijn deel van de business heeft ongeveer 25% van de organisaties een contract op basis van pay-as-you-go, dus betalen per maand. Daar hebben we twee licentievormen voor, SPLA en CSP. Dat doen we overigens ook met veel succes met Insight en het is de snelst groei-

7 <

O F F I C E COV ER S TO RY

8 >

ende licentievorm die we hebben. Pay-as-you-go wordt steeds belangrijker in de totale mix. Het is efficiënter en het scheelt in de kosten omdat je niet het risico loopt dat je dingen koopt die je niet gebruikt.” Nouwens vervolgt: “Er zijn nog veel bedrijven die zeggen: we doen het allemaal lekker zelf, we hebben een eigen IT-afdeling, we kopen onze eigen servers, richten ons eigen datacenter op, met eigen firewalls en load balances, enzovoort. Met een eigen back-end systeem. Maar dat is niet meer van deze tijd. Want waar gaat het om tegenwoordig? Behalve kosten ook wendbaarheid om de kansen die de digitale transformatie biedt niet te hoeven missen.” BEPERKINGEN

Augustus komt nog even terug op het gebrek aan kennis op het gebied van IT bij bedrijven: “Dat is een van de grootste beperkingen die wij op dit moment kennen. Dat begint al op de basisschool. In Nederland is er in het basisonderwijs te weinig aandacht voor bijvoorbeeld programmeren. In onder andere Engeland is dit al wel het geval, daar is een verplicht curriculum voor programmeren. Wij investeren vanuit Microsoft, samen met partners als Insight, in het onderwijzen van 21e-eeuwse vaardigheden op basisscholen. Want het zijn vaardigheden zoals probleemoplossend denken en samenwerken die kinderen helpen zich voor te breiden op de arbeidsmarkt van de toekomst. Een tweede punt is dat er met name veel te weinig vrouwen zijn die worden aangetrokken om in de IT te gaan werken. Dat zouden er veel meer moeten zijn. Dat zou veel meer capaciteit kunnen geven.”

Die capaciteit is nodig, want er komen nog veel meer innovatieve producten en diensten aan. Augustus noemt de HoloLens, waarmee je virtueel vergaderingen bij kunt wonen, als slechts één voorbeeld van die noviteiten. ECOSYSTEMEN

Hoe groot Microsoft ook is, men beseft dat samenwerken met andere partijen een meerwaarde biedt. Augustus: “We proberen daarvoor Independent Software Providers (ISP’s) op ons Azure-platform te krijgen. Eigenlijk willen we de strategie ingaan om niet partners te managen, of klanten te managen, we willen juist partners en klanten met elkaar in contact brengen. Om op die manier nieuwe ideeën in de markt te kunnen zetten. Zo fungeren wij een beetje als een soort matchmaker, en dat is van onze kant een beetje eng omdat we het dan niet meer kunnen sturen. Maar als we ISP’s kunnen koppelen aan de marktpower die Insight heeft, kun je nieuwe ideeën ontwikkelen over hoe je meer solutions naar eindklanten kunt brengen. Dan ben ik ook afhankelijk van Insight en die partners hoe snel die applicaties kunnen maken, maar dat is wel waar we mee bezig zijn: het ontwikkelen van ecosystemen rondom partnerships. Op het moment hebben we meer dan 7.500 partners, en Insight is een van de toppartners in Nederland waar we heel veel business mee doen.” Nouwens sluit af: “Op de vraag ‘wordt digitaal de toekomst?’ is het antwoord: nee, want het is er al. Het is al gemeengoed. We vergaderen en bellen via Skype, werken in de cloud, enzovoort. Science fiction is science facts geworden.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E CO LU M N / N I EU W S

Agenda 11-13 april Amsterdam RAI

Building Holland

16 -18 mei Gorinchem

112 Vakdagen 18 mei

Amsterdam

Congres Het nieuwe kantoorinrichten

Lunch laten lopen

13 juni

Veenendaal

Facto Congres

www.hetnieuwekantoorinrichten.nl

Fransen hebben de naam veel tijd te nemen voor een lunch. Dat vinden wij brave Hollandse kantoorklerken overdreven. Een onderzoekje van monsterboard uit 2012 laat zien dat 32% van de Franse werknemers een uur uittrekt om te lunchen. Een beetje een uur zitten niksen, wijn drinken en allerlei overdreven lekkere gerechten zitten nuttigen. Wat een onzin onder werktijd. Als je je Franse collega belt om 15:00 zegt de voicemail ‘after lunch I will be available again’. Belachelijk om zo lang te lunchen. Daar gaat de productiviteit niet van omhoog. Dat lange lunchen doen wij Nederlanders gelukkig niet. Nee, er moet hard en efficiënt gewerkt worden. Wij lunchen tijdens werk. Al typend zoeken handen aan de boterham de ingang in het spijsverteringskanaal. Wij kijken niet op van collega’s op de gang met jam naast hun mond. Logisch, wij lunchen tijdens werk. Een plak worst op het voorhoofd bij een collega laat ons wellicht even onze wenkbrauwen fronsen, maar we gaan daarna gewoon weer door met onze dagelijkse arbeid, want we weten dat het komt door lunchen tijdens werk. Eurest rapporteert over een onderzoek uit 2016 onder 9.411 medewerkers in Europa dat 21% van de Nederlanders luncht tijdens werk. Zittend achter het bureau komen de kruimels dus tussen de toetsen van het toetsenbord, de boter op de documenten en wordt het klevende mobieltje gecreëerd. Waarschijnlijk wordt er met volle mond gesproken en is op het bureau door onderzoek van de locatie van de kruimels te achterhalen

wat de delinquent even daarvoor heeft gezegd.

Toch liggen er voor beide landen mogelijkheden. Zowel in Frankrijk als in Nederland kan het veel beter. In een recent zeer goed uitgevoerd onderzoek (een randomized control study voor de kenners (Sianoja et al., 2017)) is het effect bestudeerd van lunchwandelen in een park en oefeningen doen tijdens de lunch. Het onderzoek toont aan dat ongeveer 15 minuten wandelen tijdens de lunch ervoor zorgt dat mensen zich beter concentreren en minder vermoeid zijn in de middag. En fysieke oefening doen tijdens lunch zorgde ook voor betere concentratie in de middag. In beide gevalleen was het gevoel van wel-

WTC The Hague Business Center opent compleet nieuwe vleugel

zijn ook hoger. In voorgaande columns heb ik al voor lunchwandelen

Het Business Center van WTC The Hague is deze week heropend,

gepleit omdat bewegen essentieel is voor langetermijn gezondheid,

na de toevoeging van een compleet nieuwe vleugel. Het World Trade

maar nu blijkt het ook nog beter voor concentratie en welbevinden. Je

Center The Hague beschikt daarmee nu over 140 flexplekken, 60

kunt er niet meer omheen: bewegen tijdens de lunch moet. 21% van

kamers (tot 6 personen) en 5 suites (tot 15 personen), verdeeld over

de Nederlanders heeft de ‘lunch laten lopen’, maar het is beter als de

drie etages. Dit is een ruime verdrievoudiging ten opzichte van de

werkgever de medewerkers tijdens de ‘lunch laten lopen’.

start van het Business Center, ruim drie jaar geleden. “De afgelopen jaren hebben we een enorme groei gezien in de vraag naar flexibele

Peter Vink

werkplekken. Er is vooral veel vraag vanuit het kleinere segment én internationale bedrijven uit bijvoorbeeld Rusland, India, Engeland

Referentie: Marjaana Sianoja, Christine Syrek, Jessica de Bloom,

en China. De nieuwe ruimtes zijn zelfs al nagenoeg vol, dus we zijn

Kalevi Korpela and Ulla Kinnunen. Enhancing daily well-being

alweer bezig met de volgende uitbreidingsplannen”, licht Micha

at work through lunchtime park walks and relaxation exercises:

Patutschnick, commercieel manager van WTC The Hague toe.

Recovery experiences as mediators, to be published in Journal of Occupational Health Psychology · January 2017 , DOI: 10.1037/ ocp0000083

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E T H EM A : I N S P I R AT I E / PROJ EC T

10 >

O F F I C E T H EM A : I N S P I R AT I E / PROJ EC T

MARMOLEUM Marmoleum komt van Nederlandse bodem. Ontwerp en productie vinden plaats in Assendelft, waar de oudste en grootste linoleumfabriek ter wereld te vinden is. De grondstoffen zijn duurzaam en worden zorgvuldig gecontroleerd en geteeld. Er worden bijvoorbeeld geen insecticiden gebruikt. Het voornaamste bestanddeel is lijnzaadolie. Daarnaast bestaat Marmoleum uit tallolie, hars, houtmeel, kalksteen, pigmenten,jute en lak. Maar liefst 97% van deze grondstoffen is natuurlijk, waarvan 70% hernieuwbaar en bijna 40% gerecycled. Marmoleum is daarnaast biologisch afbreekbaar. Volgens diverse Life Cycle Assesments, waaronder die van de Universiteit van Leiden, is het één van de duurzaamste vloerbedekkingen ter wereld.

Cradle to cradle stadskantoor met groene long, kas op dak en Marmoleum op vloer

Venlo is een icoon rijker Het nieuwe stadskantoor van de gemeente Venlo is niet alleen fraai, maar ook gebouwd volgens het principe van cradle to cradle (C2C). Het gebouw, ontworpen door architectenbureau Kraaijvanger Urbis, belichaamt de ambitie van de gemeente Venlo om stad en regio volgens C2C-principes te laten functioneren. Onder andere door de bouwplannen van het stadskantoor en de inmiddels voltooide Innovatoren noemde C2Cbedenker Michael Braungart de regio Venlo het Mekka op het gebied van cradle to cradle. Fotografie Erik Poffers Andijk

at maakt dit gebouw bijzonder? De groene gevel werkt als een groene long die schone lucht produceert voor de mensen en de stad en geldt als de grootste groene gevel ter wereld. Door natuurlijke ventilatie stroomt de lucht door het gebouw. De gezonde lucht komt ten goede aan de productiviteit van de medewerkers. Zonnestraling wordt omgezet in energie en het zonnelicht en -warmte worden zoveel mogelijk benut. Daarbij speelt de kas op het dak een belangrijke rol want die levert warmte voor het hele kantoor. Op deze manier zijn de energiekosten laag.

Het regenwater wordt opgevangen en gebruikt voor besproeiing van de groene gevel. De parkeergarage op haar beurt wordt gebruikt om de lucht in het gebouw voor te verwarmen (in de winter) of te koelen (in de zomer). Overbodige energie wordt in de vorm van warmte of koude opgeslagen in het grondwater. De WKO (Warmte en Koude Opslag) is voorbereid op uitwisseling van warmte en koude met toekomstige andere functies en gebouwen in het gebied. Op de vloeren en sommige meubels is linoleum toegepast in de vorm van Marmoleum Dutch Design en Desktop. Volgens Bas van de Westerlo, gespecialiseerde adviseur bebouwde omgeving en cradle to cradle consultant, moet het gebouw worden gezien als een grondstoffenbank voor de toekomst. “Daarom zijn zoveel mogelijk C2C gecertificeerde producten toegepast, omdat ze gezond en veilig zijn voor mens en milieu, en opnieuw een grondstof zijn na de gebruiksduur.” Leuk om te zien dat op de site van het gebouw http:// www.stadskantoorvenlo.nl wordt bijgehouden hoeveel regenwater is opgevangen en zonne-energie opgewekt. De teller stond bij het ter drukke gaan van dit artikel op 8.000 liter regenwater en 15.000 kwh zonne-energie.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

11 <

O F F I C E H E A LT H

De (on)zin van zitten 12 >

DE UITDRUKKING ZITTEN IS HET NIEUWE ROKEN IS ACHTERHAALD

Goos Vollema: "Als zitten hier wordt uitgelegd als langdurig in één houding zitten aan een bureautafel en dat in combinatie met diverse andere vormen van zitten gedurende de dag zonder de nodige beweging, dan is de uitdrukking zeker niet achterhaald. Het sterke van een oneliner als deze is dat het ervoor zorgt dat zitten de aandacht krijgt die het verdient. Het maakt de medewerkers weer bewust van iets dat ze waarschijnlijk zelf ook wel weten, maar waar niet altijd bewust mee wordt omgegaan. Lang zitten in dezelfde houding is niet gezond. De afwisseling in werkhoudingen is beter. Het moderne werken met de grote afhankelijkheid van de pc, laptop of tablet zorgt er wel voor dat we lang aan een werkplek kunnen blijven zitten. De

afwisseling tussen zittend en staand werken in combinatie met de loopjes naar de koffie, kopieerautomaat, vergaderingen en tijdens de lunchbreak kan een gedeeltelijke compensatie zijn voor het vele zitten dat we doen." Kees de Boer: "Niet minder zitten, maar meer beweging en afwisseling moet de norm zijn. Zitten moet je kunnen afwisselen, ook binnen het zitten zelf. Bij pcwerkzaamheden met een nauwkeurige muisbeweging is bijvoorbeeld een stabiele zitpositie gewenst. Bij andere manieren van informatieverwerking (via tablet of mobiel) kun je andere dynamische houdingen of lopen aannemen. Overleg kan ook op veel verschillende manieren, maar aan een tafel is vaak praktisch. Het belangrijkste is om in beweging te blijven."

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Cindy Cnossen: "Het is fantastisch dat juist met deze uitdrukking de hedendaagse gevaren van een beeldschermwerkplek worden benadrukt. Bij Score geloven we dat we mensen gezonder kunnen laten leven. Wij verbeteren werkpleksituaties, zodat mensen op een gezonde en fijne manier hun werk kunnen doen. En dat doen we door het ontwikkelen van ergonomische zitoplossingen en bijbehorende accessoires. 40 jaar geleden is Score begonnen met het maken van stoelen en sta-hulpen voor sta-werkplekken zoals aan de lopende band en in laboratoria voor microscoopwerkplekken. Te lang staan kan echter net zo ‘dodelijk’ zijn als zitten. Wij zien dat creatieve oplossingen, zoals onze Balance-zadelkruk, worden opgepakt om het dynamisch zitten te stimuleren. De vraag naar goede zit-sta hulpen is enorm gestegen." Stef Middel: "Het is niet meer te ontkennen dat langdurig zitten niet goed is voor ons. Het brengt grote gezondheidsrisico’s met zich mee. Een verhoogde kans op hart en vaatziektes, obesitas, rugklachten et cetera. is de laatste jaren enorm toegenomen. Iedereen heeft wel gehoord of

O F F I C E H E A LT H

gelezen dat we 60 tot 70% van onze tijd ‘sedentair’ doorbrengen. Door deze grote mate van inactiviteit hebben wij een laag energieverbruik. Wij gunnen en nemen ons dus niet meer de tijd om te bewegen, terwijl dat juist van essentieel belang is om ons goed te voelen. Standaard hebben wij bij onze geboorte beweeglijkheid in onze genen meegekregen. Wat mij betreft is deze term zeker niet achterhaald. Het is juist de bedoeling dat men zich bewust wordt dat als we niet veranderen, dat we uiteindelijk een hoge prijs moeten betalen: namelijk: onze gezondheid." IN HET BEDRIJFSLEVEN IS ER TE WEINIG AANDACHT VOOR GEZOND EN COMFORTABEL ZITTEN

len en het is de verantwoordelijkheid van de werknemer om dit op de juiste manier te gebruiken. Gispen levert, net als veel andere leveranciers, goede stoelen voorzien van een gebruikershandleiding. Daarnaast leveren wij een digitale handleiding aan voor het plaatsen op het intranet; we geven zitinstructies en we hebben een animatie om de gebruikers bewust te maken van de impact van zitten. De Gispen Coach is ook beschikbaar: slimme software die de gebruiker gedurende de werkdag attent maakt dat het tijd is om pauze te nemen en te veranderen van zithouding. Kortom, naast een goede bureaustoel diverse slimme mogelijkheden voor de gebruiker om goed te kunnen zitten." De Boer: "Vooruitstrevende bedrijven leggen juist wel meer focus op gezondheid. Daarnaast zie je dat er vanuit mensen zelf en de jongere generatie steeds meer aandacht komt voor gezondheid. Meer bewegen en een goede zithouding is daar een belangrijk onderdeel van. Al veel bedrijven helpen hun medewerkers bij het aannemen van een goede zithouding door middel van voorlichting. Daarbij is geen mens

Vollema: "Ieder jaar wordt er een grote hoeveelheid bureaustoelen van diverse goede merken verkocht. Van de Gispen Zinn zijn er in 2016 al 30.000 verkocht. Dus dat zit wel goed zou je kunnen zeggen. De eeuwige spagaat voor iedere facilitymanager is hoe de goede bureaustoel de aandacht van de medewerker krijgt die het verdient. De stoel is geen Spaceshuttle waarvoor je academisch onderlegd moet zijn om hem goed in te stellen. Toch gebeurt dit vaak niet of niet goed genoeg. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om het juiste gereedschap ter beschikking te stel-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

hetzelfde. Het instellen van je bureaustoel is één ding maar weten waarom is zelfs nog belangrijker. Er is niet één zithouding de beste, het gaat om afwisseling." Cnossen: "Dit is echt per bedrijf afhankelijk. Elke werkgever zou juist goed voor zijn of haar personeel moeten zorgen, maar dat doet echt niet elke werkgever. Bij Score zijn wij afhankelijk van bedrijven die juist wel investeren in goede stoelen voor hun personeel. Op het gebied van gezond zitten zijn wij niet de grote massa-producent die alleen maar stoelen uit de fabriek wil laten rollen. De kracht van Score is dat wij kunnen inspelen op de echte behoeftes op een werkvloer. Het meest visuele voorbeeld in ons assortiment is de MaXXLine, de bureaustoelenlijn voor mensen die lijden aan obesitas. De omzetten in dit soort stoelen blijven stijgen. Of juist stoelen voor kleinere mensen, en ook de voetensteunen, blijven gevraagde producten. Onze werkstoelen, zoals de Score At Work, wordt steeds vaker ingezet als modulaire projectstoel. Ook met deze stoelenlijn kunnen we goed inspelen op de individuele behoefte op de werkvloer."

13 >

O F F I C E H E A LT H

Middel: "Aandacht voor ergonomisch werken is er in veel gevallen wel en gelukkig zijn er steeds meer werkgevers die daarin willen investeren. Maar helaas zie ik maar al te vaak dat de investeringen die gedaan worden, niet het gewenste resultaat opleveren. We worden nog massaal als een ‘kudde schapen’ op een gelijke manier gefaciliteerd. Een eenheidsworst alsof wij allemaal gelijk zijn en er dus onvoldoende aandacht wordt besteed aan het individu. De werkgever houdt nog teveel vast aan wat de norm ons voorschrijft. Dit wordt gebruikt om zich als werkgever als het ware in te dekken. Toen de norm werd ingevoerd, was dat met de toenmalige kennis en inzicht. Op zich was dat in die tijd geen overbodige luxe. Met de huidige kennis en inzichten, en gelukkig wordt er wereldwijd veel onderzoek naar gedaan, is de huidige NEN en NPR niet meer van deze tijd. Ze zijn ernstig achterhaald en zouden herschreven moeten worden. Daarnaast vergeten we gemakshalve dat een slechte werkhouding resulteert in een hoog ziekteverzuim en dat kost de maatschappij ruim 5 miljard per jaar." DE PRIJS BLIJFT EEN BELANGRIJK ARGUMENT VOOR AANKOOP VAN EEN STOEL

Vollema: "De juiste stoel met de juiste instelmogelijkheden tegen de juiste prijs moet het uitgangspunt zijn. Zit je veel dan is een hogere prijs gerechtvaardigd. Zoek je echt design, dan kan een hogere prijs ook

terecht zijn. De prijs is altijd te hoog als de stoel niet de ondersteuning biedt die het moet bieden. Hier ligt dus een taak voor de aanbieders. Door goed de behoefte van de klant te analyseren kan er een goede stoel aangeboden worden tegen een goede prijs." De Boer: "De meerkosten voor een goede ergonomisch verantwoorde stoel is een beperkte investering als je bekijkt wat het oplevert; een hogere productiviteit en een besparing op ziektekosten door een lager ziekteverzuim. Nek-, schouder,- en onderrug-klachten zijn typische 'zit-ziektes', wat met een goede bureaustoel en een goede zithouding voorkomen kan worden." Cnossen: "Bij Score hebben we de afgelopen jaren geen concessies gedaan ten aanzien van de kwaliteit van onze producten en we hebben ook niet de prijzen verlaagd. De afzet en de omzet van Score-producten zijn 2015 en 2016 boven verwachting gestegen, in onze exportmarkten én in de Nederlandse markt." Middel: "Ik denk niet zozeer dat de prijs nog steeds een belangrijk argument is. Feit is dat men zich vasthoudt aan oude gewoontes. Het aanschaffen van een bureaustoel is meer gebaseerd op: we moeten nu eindelijk na zoveel jaren onze stoelen vervangen. En omdat men nu eenmaal bureaustoelen gewend is, worden er weer

14 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

de traditionele bureaustoelen aangeschaft. Meer dus uit een gewoontegedrag. Maar als men gericht gaat kijken naar andere vormen van werken waardoor de medewerkers niet alleen juist gefaciliteerd, maar ook gewezen wordt op hun sedentair gedrag, en daarin uitleg krijgen, worden medewerkers veel productiever. Eigenlijk een 1 + 1 = 3 situatie: door meer afwisseling en vrijheid van werken heeft de medewerker meer plezier, neemt de concentratie toe en wordt de prestatie verhoogd. Als je dan terug gaat rekenen: wat zijn dan de daadwerkelijke kosten van een zitoplossing?" OMDAT HET BETER IS EEN ZIT-STATAFEL TE GEBRUIKEN, IS DE BUREAUSTOEL NIET MEER BELANGRIJK

Vollema: "Het gebruik van zit-statafel is sterk aan te bevelen. Als dit vanuit een goed ergonomisch oogpunt gebeurt waarom is de bureaustoel dan ineens minder belangrijk? Aan deze zit-statafel wordt toch ook gezeten. De afwisseling in werkhouding is een goede zaak. Dus ook een afwisseling in de zithouding. Hierin blijft de bureaustoel belangrijk." De Boer: "Oneens, want bijna niemand kan 8 uur achter elkaar stilstaan. Staand werken moet je leren. Het advies is om circa 1,5 tot 2 uur per dag te staan, met regelmatig afwisseling van de werkzaamheden. Ook

O F F I C E H E A LT H

nou echt toe doet. We weten dat langdurig ‘star’ zitten slecht is, maar langdurig staan is eigenlijk nog veel slechter. De fysieke belasting neemt enorm toe. Nee, om een zo goed mogelijk leef- en werkklimaat te kunnen realiseren op de werkvloer, moeten we juist gaan kijken naar de afwisseling in de manier van werken. Mensen bewust maken dat ze door afwisseling tussen zittend en staand werken en hun dagelijkse bezigheden anders inrichten, er een betere balans ontstaat en het welzijn op de werkvloer toeneemt. Dus in antwoord op de stelling: een zitoplossing zal altijd onderdeel blijven uitmaken van de werkplek. We moeten er alleen anders mee leren omgaan." VOOR DE THUISWERKER IS EEN GOEDE BUREAUSTOEL ONONTBEERLIJK MAAR HELAAS ONBETAALBAAR

dien je anders met je beeldscherm, toetsenbord en muis om te gaan als je staat. We hebben gelukkig nog veel te leren. Liggen en gaan is beter dan zitten en staan." Cnossen: "Langer dan een half uur staan zorgt voor nog meer klachten dan te lang zitten, zoals etalagebenen, spataderen en zelfs trombose-benen. Afwisseling is belangrijk en het zou goed zijn om zo af en toe even te lopen. Dat kan juist vaak niet. Zorg er dus altijd voor dat er een goede werkstoel beschikbaar is, die dynamisch zitten mogelijk maakt. En stimuleer werknemers om van werkhouding te wisselen. Op ons eigen kantoor kennen we natuurlijk de luxe van onze eigen zadelkrukken. Het zijn juist onze eigen mensen die heel lang gevraagd hebben om zadelkrukken te gebruiken bij een zit-sta tafel. Deze manier van zitten, waarbij je hoger zit dan op een gewone bureaustoel, wordt steeds vaker toegepast in de praktijk. Voorwaarde is wel een bureau dat hoog genoeg in hoogte kan worden ingesteld."

Vollema: "Als de thuiswerker veel achter een bureau zit is een goede bureaustoel inderdaad erg belangrijk en onbetaalbaar is deze zeker niet. Makkelijker geven we veel geld uit aan een mobiele telefoon of een laptop van een fruitig merk. Dit is ook een belangrijk stuk gereedschap voor de moderne mobiele werker. Een goede bureaustoel is dit ook, maar belangrijker is nog je gezondheid. Hoeveel is die waard?" De Boer: "Dat klopt niet, het is maar net waar je de prioriteit legt. Nederlanders geven bijvoorbeeld met gemak veel geld uit aan de nieuwste telefoon of kleding volgens de laatste mode. Een comfortabele en goed ondersteunende bureaustoel is relatief goedkoop, zeker als je bedenkt dat een goede bureaustoel vaak 10+ jaar meegaat. Een

Middel: "Het is zeker aan te raden om een zit-statafel in te zetten maar dat houdt niet in dat de bureaustoel, of andere ergonomische zitoplossing die een actieve werkhouding bevorderen, overbodig zijn. We moeten ons realiseren dat we ons niet meer bewust zijn van onze werkhouding en gedrag tijdens het werken. Werkgevers staan er wel meer open voor om hun personeel beter te faciliteren, maar worden niet altijd goed geïnformeerd. Veel leveranciers van kantoormeubilair en stoelen verzuimen de gebruiker te informeren over wat er

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

goede ruimte vinden is vaker de uitdaging. Cnossen: "Werkgevers zijn in Nederland ook verantwoordelijk voor personeel op de thuiswerkplek en dezelfde investering op fysieke ergonomie is ook van toepassing op een thuiswerkplek. Een goed bureau ontbreekt vaak, dus een goede werkstoel voor de thuiswerkplek is nog belangrijker. Maak afspraken met je personeel en laat ze stoelen aan het einde van een dienstverband inleveren. Door de gestoffeerde delen te vervangen of door een onderhoudsbeurt te bestellen, kunnen ook deze stoelen jarenlang meegaan." Middel: "Helaas zien wij vaak dat medewerkers gestimuleerd worden om flexibel te werken en dus vanuit huis gaan werken, maar dat doen zij meestal aan de eetkamertafel of onderuitgezakt op de bank. Dat is natuurlijk verre van ideaal. Niet alle werkgevers hebben de bereidheid om hun personeel in hun thuissituatie te faciliteren. De keuze om dan zelf een werkplek in te richten ligt dan bij de medewerker. Die gaan dan vaak zoeken naar oplossingen als ‘Home Office’ die passend zijn in hun interieur, maar zijn ook budget gerelateerd. Ook dan zien wij vaak dat in dergelijke situaties men weer verzandt in het oude bekende verhaal en dus ook daar geen verandering plaatsvindt. Wij vinden dat jammer. Het is onontbeerlijk om dus thuis ook een goede werkplek te hebben. Het zijn echter keuzes die men zelf maakt. En de uitspraak ‘onbetaalbaar’, dat zal iedereen weer anders interpreteren."

15 <

Het Nieuwe Havenhuis

De skyline van Antwerpen is een diamant rijker 16 >

Vier jaar na de start van de bouw voor de realisatie van het Nieuwe Havenhuis, is het gloednieuwe hoofdkantoor van het Havenbedrijf Antwerpen in gebruik genomen door alle medewerkers. Met dit architecturaal/architectonisch verbluffend ontwerp van Zaha Hadid, van het gelijknamige architectenbureau Zaha Hadid Architects uit Londen, kon ook de kantoorinrichting en manier van werken niet achter blijven. Fotografie Sarah Blee Photography

it een geselecteerde groep van elf kandidaten en een eindronde met drie finalisten heeft vvzrl Forum Office – Palmberg Büroeinrichtingen + Service GmbH de opdracht gewonnen om het nieuwe Havenhuis te mogen inrichten. Bovenop de gerestaureerde voormalige brandweerkazerne werd een volledige nieuwbouw opgetrokken. Het zwevende 'schip' symboliseert de vooruitstrevendheid van Antwerpen met haar rijke geschiedenis, en haar bloeiende wereldhaven. EEN NIEUWE MANIER VAN WERKEN

Het nieuwe Havenhuis is de werkplek van inmiddels 540 werknemers van het

Havenbedrijf. Tot voor kort werkten zij verspreid over diverse locaties. Vanaf nu zijn de diverse afdelingen onder hetzelfde dak gehuisvest. Dit moet zorgen voor een betere communicatie en onderlinge samenwerking. Naar analogie met het contrast tussen het oude en het nieuwe gebouw werd een concept uitgewerkt voor de kantoorinrichting dat op basis van die dualiteit een samenhang werd. Voor de inrichting vertaalde zich dat concreet naar de verscheidenheid binnen de principes van het nieuwe werken. Gebaseerd op het Agile werken, en het activity based werken, werden verschillende stijlen en vormen gehanteerd : Formeel of informeel overleg, staand en/of

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

zittend werken, individueel of in teamverband, kort of langdurig overleg, et cetera. Het Havenbedrijf koos resoluut om deze nieuwe weg in te slaan, waarbij de inrichting en de recentste technologie de activiteit van het bedrijf en haar medewerkers maximaal dienden te faciliteren. Tevens werd er voor dit project bijzondere aandacht geschonken aan ergonomie, akoestiek, flexibiliteit en duurzaamheid. Ook de IT is radicaal vernieuwd. De meeste medewerkers kozen voor laptops waardoor ze op om het even welke werk- of overlegplek kunnen werken, en uiteraard ook vanuit thuis. GOEDE WERKAFSPRAKEN MAKEN GOEDE COLLEGA’S

Tijdens de omschakeling van de manier van werken was er veel aandacht voor de begeleiding van de medewerkers. Naast de uitgekiende inrichting hangt het succes van het concept immers vooral af van het correcte gebruik door de medewerkers. De opvolging, het onderbouwen en begeleiden hiervan gebeurde in samenwerking met

O F F I C E I N S P I R AT I E

Marleen Eyssen (Havenbedrijf). Alle noden en bezorgdheden van de medewerkers werden telkens getoetst aan de werking van de inrichting en werden een uitdaging voor ons om hier gepaste oplossingen voor te creëren. De goede werkafspraken die gemaakt werden zullen voor een groot deel het succes van het concept bepalen. De eerste reacties zijn zeer positief, dat bewijzen de vele foto’s op social media, de medewerkers zijn trots op hun hightech werkplek. ONTVANGST – ATRIUM – LEESZAAL

Om niet te verdrinken in het volumineuze atrium zijn er verscheidene 'ankerplaatsen-poefs' in facetvorm. Deze wachtbanken zijn tevens meeting points voor collega’s. Deze ruimte is relatief stil en de kleurtonen werden hier bewust sober gehouden. OPZOEKEN

Het Havenbedrijf heeft een schat aan informatie die ze graag ter beschikking stelt van haar medewerkers en externen. Om dit centraal te raadplegen, kan men terecht in de leeszaal van het documentatiecentrum. De opvallende leestafel in Nano-laminaat is een stilering van een roeiboot. De geïntegreerde zitbanken zorgen ervoor dat gebruikers in de 'leessloep' kunnen zitten. De tafel is uitgerust met ingefreesde tafellampen die automatisch oplichten wanneer iemand plaats neemt en ook mogelijkheid biedt tot het opladen van toestellen door middel van een. usb-aansluiting. FLEXIBEL WERKEN – AANLANDTAFEL

Iedereen die wil studeren, plannen bespreken, of kort overleggen, kan terecht bij de aanlandtafels. Voor dit architecturaal

maatwerk lieten onze designers (Kurt Van Overbeke & Artifort – Lande & Forum Office) zich inspireren door een aanlegsteiger. De gebruikers kunnen hier 'aanmonsteren' om input te 'laden' en 'output' te lossen. De loshangende 'Flos Aim'-lampen belichten het werkvlak en maken het een stuk gezelliger. Dankzij het zelfreinigende Nano laminaat kon dit perfect in zwart worden uitgevoerd, wat het design en de sfeer dan weer dat extraatje geeft. HET DAGELIJKS BUREAUWERK – INDIVIDUEEL COMPUTERWERK

De ergonomische werkplekken hebben een beperkt formaat om het streven naar papiervrij werken en 'Clean desk policy' te stimuleren en te vergemakkelijken. De werknemer kan op die manier – naar

gelang de beschikbaarheid – steeds in alle vrijheid een werkplek uitkiezen. Elke 'Palmberg CREW' tafel is ergonomisch in hoogteverstelbaar door middel van. slingerbediening en elke afdeling beschikt ook over een aantal zit/sta werkplekken die met gasveerdruk uitgerust zijn. Met extra aandacht voor hygiëne werd er voor alle Crew bureautafels resoluut voor Nano laminaat gekozen. Deze baanbrekende afwerking is niet alleen supersterk en voelt tevens comfortabel zacht aan, maar het heeft ook zelfreinigende eigenschappen waardoor er geen vetvingers achter blijven. Een aanrader bij wisselende gebruikers. CORNERS – AANKOMST, PAUZE, INFORMEEL KORT OVERLEG

Wanneer je de kantoren betreedt op verdieping 0, 1 en 2 kom je terecht bij de Maatwerk-corners. Hier heeft iedere medewerker zijn persoonlijke locker, kan men lange jassen en dergelijke opbergen in de ingebouwde garderobe en aan de achterzijde is een gezellige zithoek die uitgerust is met magnetische beschrijfbare oppervlakten om nieuws en aankondigingen op te hangen. Wil je even uitblazen met een koffie of een kort informeel overleg houden met een collega, dan kan dat hier. OPBERGEN – ERGONOMISCH GEPOSITIONEERDE ZWEEFDEURKASTEN

Ergonomie beperkt zich niet alleen tot een stoel of een tafel, de halfhoge Prisma 2 zweefdeurkasten van Palmberg staan zodanig gepositioneerd dat ze niet steeds dicht bij de werkplek staan. Op die manier worden de werknemers gestimuleerd om regelmatig recht te staan en van houding te

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

17 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

veranderen. De kasteneilanden zijn tevens geschikt voor kort overleg tussen de collega’s. GESLOTEN WERK- EN OVERLEGPLEKKEN

LAB - Creëren en innoveren. De hoge 'Palmberg Kit' brugtafel die zorgt voor een dynamische en heldere atmosfeer. Werf - Evalueren – presenteren. Hier kunnen maximaal 4 personen kort vergaderen of bezoekers ontvangen voor een gesprek, een sollicitatie, evaluatie of een presentatie. Loods – Concentreren. Dankzij de visueel en akoestisch gescheiden werkplekken kan men hier in alle rust geconcentreerd werken. Lounge - Teamwork. Kleine groepen van 4 à 5 personen kunnen hier apart aan hun teamprojecten werken. De ruimtes zijn meer casual en losser ingericht. TURNING TALKS – PROJECTWERK

18 >

Op de eerste en tweede verdieping vinden we de Turning Talks van Lande terug . Deze biedt plaats aan een zevental personen die aan hun gezamenlijk project kunnen werken. Door een soepel roterend systeem kan dit platform worden rondgedraaid. De ronde open vorm van de zithoek versterkt bovendien de teamspirit en interactie tussen alle betrokkenen. De hoge rugleuning zorgt niet alleen voor een visuele afscherming, maar heeft ook een zeer gunstige akoestische werking in de ruimte. Wanneer de zithoek in gebruik is, wordt deze gedraaid met de gesloten kant naar de open workspace, zo weten collega’s dat de overlegruimte in gebruik is. VERGADEREN: CONVENTIONEEL – GROTE GROEPEN – FLEXIBEL EN SCRUM ROOM

Op verdieping 3 zijn er tal van oplossingen geboden voor diverse types vergaderingen: zoals voor grote of kleine groepen, om te presenteren of te evalueren, of om snel beslissingen te nemen. Naast de Palmberg Palma vergadertafels en vergaderopstellingen vindt u er de hoge Palmberg KIT vergadertafels. Deze zijn ideaal om een project op te starten. De meeste vergaderopstellingen zijn modulair en uitgerust met de nodige aansluitingen. Ook zijn er een aantal opleidingslokalen die uitgerust zijn met de nieuwste AV technologie en flexibele zitoplossingen in de vorm van bijvoorbeeld de 'nnotab chair'. Teams met een wisselend aantal deelnemers kunnen supersnel worden samengesteld en weer omgevormd. De Scrum Room leent zich perfect om knopen door te hakken en snelle beslissingen te nemen. Deze ruimte is geschikt om snel te overleggen en doelgericht te werk te

gaan. Op de grillige vormen van de rotswanden kun je hangen, staan, of leunen, maar niet langdurig zitten. De nadruk ligt hier op de beperkte duur van de samenkomst. KOFFIECORNERS

Op elke verdieping is er een aantal koffiehoeken voorzien. De koffiehoek biedt een kitchenette om dranken en snacks te nuttigen, maar ook plaats om te pauzeren en mensen te ontmoeten van je eigen of van andere afdelingen. De inrichting van deze ruimtes werd beperkt tot een aantal statafels en poefs. De statafels zijn een bewuste keuze vanuit ergonomisch standpunt. De pauzes moeten contrasteren met het voornamelijk zittend werk. BEDRIJFSRESTAURANT

Het bedrijfsrestaurant kreeg een frisse en speelse inrichting waar de collega’s ’s middags massaal naar toe trekken. Net als in de koffiehoeken ontmoet je hier collega’s van verschillende afdelingen. Ook dit zorgt voor een nauwer contact tussen de diverse diensten. AKOESTIEK EN BREEAM

Bij de implementatie van het volledige concept werd er op alle mogelijke manieren rekening gehouden met de BREEAM richtlijnen. BREEAM is een methode om de duurzaamheid van gebouwen te certificeren. Deze methode werd ontwikkeld door BRE (Building Research Establishment) in het VK en is de meest gebruikte en volledige certificatiemethode in de wereld, en is in België bruikbaar via zijn internationale versie.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Zeer veel aandacht ging ook uit naar de akoestiek en het optimaliseren ervan in alle ruimtes. Er werd een uitgebreide studie uitgevoerd door onze akoestische ingenieur die doelgericht de exacte plaatsen kon bepalen waar de akoestische hulpmiddelen noodzakelijk waren. Vaak werden deze reeds geïntegreerd in de meubelen waardoor ze naadloos opgaan in de ruimte. Anderzijds werd ook gebruik gemaakt van de architecturale panelen (Kvadrat & Rosso) die op hun beurt weer voor extra sfeer zorgen op de wanden door toepassing van warme tinten en mooie stoffen. STOFFEN EN MATERIALEN

Niet alleen het technische aspect van materialen en stofferingen was van belang, maar ook de sfeer die je ermee zet. Uit alle duurzame materialen en stoffen werd in overleg met Toon Mostmans (I.A. Havenbedrijf) een aangenaam en warm palet samengesteld. Afhankelijk van het type werk dat men verricht, werd er per ruimte een weldoordachte samenstelling gekozen. Niet alleen kleur, maar ook textuur is hierbij belangrijk gebleken. Het streven naar het 'thuisgevoel' op het werk staat hierbij centraal. STATE OF THE ART BOARDROOM

De bijzondere vorm van de boardroom inspireerde ons tot het ontwerpen van een exclusieve maatwerktafel. Ook voor de AV technologie werd een volledige maatwerkoplossing vervaardigd. De high-end inrichting van de boardroom is de bekroning van dit futuristische gebouw. Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Forum Office en Palmberg .

O F F I C E I N S P I R AT I E

MARLEEN EYSSEN, PROJECTMANAGER OVERSTAG - HAVENBEDRIJF, OVER HET PROJECT Tijdens het uitwerken van het concept voor

paalde opdrachten extra moet concentre-

Hoe zou u de samenwerking omschrijven –

de inrichting en manier van werken wer-

ren, kan steeds terecht in concentratieplek-

wat zijn hun voornaamste troeven?

den bepaalde type werkplekken ingericht,

ken of in stille zones. Of thuis natuurlijk."

"Betrouwbaarheid, snelheid, goede orga-

worden deze in de praktijk ook succesvol

Een van de betrachtingen was om de mede-

nisatie, een luisterend oor en zoals gezegd,

toegepast zoals vooropgesteld?

werkers van diverse diensten meer in con-

een mooie invulling van ons concept."

"Na een aarzelende start gebruiken onze

tact te brengen met elkaar, zijn we hierin

Samen met uw afdeling heeft Forum Of-

medewerkers nu inderdaad heel wat diver-

geslaagd?

fice/Palmberg ook tijd besteed aan het

se soorten werkplekken in functie van hun

"Het prachtig speels ingerichte bedrijfs-

begeleiden van de medewerkers, werd dit

activiteiten, maar ook van hun persoonlijke

restaurant doet hier uitstekend werk. Net

positief onthaald? Heeft dit een gunstig ef-

voorkeur. Het massale gebruik van kleine,

als de mooie koffiehoeken, trouwens. We

fect gehad op de vragen en bekommernis-

lichte en dus makkelijk draagbare laptops

mogen niet meer eten aan onze werkplek,

sen die het personeel had?

zorgt ervoor dat besprekingen in knusse

waardoor we moeten bewegen door het

"De eigenlijke begeleiding hebben we zelf

zeteltjes even goed lukken als in formele

gebouw… en elkaar ontmoeten. Deze in-

gedaan, maar Forum Office heeft ons daar-

overlegplekken. De corners en de scrum

formele ontmoetingen zorgen voor meer

in wel ondersteund, ook in de maanden

room hebben voorlopig nog een duwtje in

contact maar ook voor snellere en korte

voor de verhuis, door plannen aan te leve-

de rug nodig, maar ludieke acties zullen er

besprekingen, die anders misschien via

ren met intekening van de soorten werk-

in de toekomst ongetwijfeld voor zorgen

mail of in een formele vergadering zouden

plekken en functies, door mooie renders

dat onze collega’s ook de meerwaarde van

gebeuren. Bovendien werk je makkelijker

van de nieuwe werkplekinrichtingen aan te

deze plekken ervaren en appreciëren."

samen na een informele babbel."

leveren. Zo kregen onze medewerkers ook

Heel veel aandacht werd besteed aan

Wat is de algemene reactie van de mede-

vooraf al een idee van hoe het er zou uit-

akoestiek, graag ook hier uw bevindingen

werkers nu men er reeds een aantal weken

zien. Belangrijk in het veranderingsproces.

over de werking in de praktijk.

aan het werk is?

Een gesmaakt initiatief, waar Forum Office

"De akoestische panelen hebben zijn es-

"Men is trots op het gebouw en de inrich-

een belangrijke rol in had, was ‘De officiële

thetisch zeer mooi en doen hun werk in

ting en werkt er wel graag. Sommige din-

aftrap’, vlak voor de zomer, waar onze me-

de vergaderzalen en overlegplekken. In

gen moeten nog even wennen, maar dat is

dewerkers in ons nieuwe, maar nog onaffe

de open kantoorzones moeten de akoesti-

normaal, want onze manier van werken is

gebouw, een sneak preview kregen van het

sche elementen, in combinatie met goede

echt 180° veranderd."

gebouw zelf en hoe de kantoorinrichting

afspraken ervoor zorgen dat men daar ook

Hoe verliep de samenwerking met het Fo-

er zou uitzien. Forum Office heeft toen heel

in alle rust kan werken. In een heel aantal

rum Office/Palmberg team?

veel inspanningen gedaan om hen dan al

teamzones loopt dit al prima. Op andere,

"Die verliep vlot. Ze hebben onze wensen

een heel goed beeld te bieden. Een huza-

zeer dicht bevolkte verdiepingen, loopt het

goed begrepen en mooi vertaald in hun

renstukje."

nog wat moeizamer. Maar wie zich voor be-

ontwerp van de kantoorinrichting."

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Werkplek Trends 2017

20 >

Waar je werkvloer op ingericht moet zijn Wat zijn de belangrijkste trends die we zullen zien op de werkvloer? De Amerikaanse schrijver en Research Director bij Future Workplace,Dan Schawbel, geeft daar elk jaar zijn visie op. Workplace trends 2017: de 10 belangrijkste ontwikkelingen op een rijtje.

2. TREND NAAR EEN MIX VAN VAST EN FREELANCE PERSONEEL

Tekst Antal Giesbers 1. MEER AANDACHT VOOR PERSONEEL

Ook wordt steeds meer gemonitord of mensen geneigd zijn om van baan te veranderen, zodat daar op tijd op kan worden ingegrepen, waardoor grote kosten bespaard kunnen worden.

Omdat de arbeidsmarkt naar verwachting verbetert, zal er meer aandacht zijn voor het binnenhalen en -houden van personeel. Steeds meer bedrijven focussen zich op de vraag: waarom WIL een medewerker voor mij werken? Traditioneel wordt dit ingevuld door het creĂŤren van een optimale bedrijfscultuur, maar steeds belangrijker worden de werkomgeving en zelfs de middelen waarmee personeel zijn werk moet doen. Een bedrijf dat zorgt voor goede stoelen en tafels, goede werkgereedschap aan het bureau (inclusief up to date soft- en hardware) maar ook een goede kantine, zorgt ervoor dat zijn medewerkers graag aan het werk zijn, dus optimaal kunnen presteren maar vooral ook: daardoor een betere klantbeleving creĂŤren.

Naar verwachting zal het aandeel van freelancers in het personeel van bedrijven de komende jaren stijgen naar circa 40%. 93% Van de bedrijven vindt een mix van vast personeel en freelancers bij een opdracht al heel normaal, en zien het als een essentieel element in de flexibiliteit van het bedrijf. 3. CONTINUE FEEDBACK OP PRESTATIES

Met de opkomst van big data hoeven - en kunnen - we niet meer te wachten tot het eind van het (boek)jaar om te beoordelen of we het goed gedaan hebben, we hebben continu feedback en reviews nodig om direct te kunnen schakelen. Met name de jongere generatie, gewend aan de instant feedback en input via social media, verwacht direct feedback te krijgen om gedrag te continueren of om te buigen. Daar komt bij dat een kwart van alle medewerkers toch al vindt dat een jaar-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

lijkse evaluatie van het werk nergens toe leidt. Continue feedback blijkt te leiden tot een veel hogere productiviteit. 4. DE OPKOMST VAN GENERATIE Z

2017 is het eerste jaar dat de Generatie Z zich vanaf de eerste dag op de werkvloer zal manifesteren, terwijl de voorgaande generatie, de Millennials, intussen doorgeschoven is naar de managementfuncties. Hoewel beide generaties zeggen door hun opleiding goed op hun werk te zijn voorbereid, kan de generatiekloof tot fricties leiden, zeker omdat maar heel weinig bedrijven erop ingericht zijn om de nieuwe generatie snel door te leiden naar het managementniveau. 5. INZET VAN VR EN AR VOOR PERSONEELSDOELEINDEN

Met de opkomst van steeds meer superieure hard- en software beginnen bedrijven de wat gehypte wereld van virtual reality en augmented reality steeds serieuzer te nemen. Een kwart van het huidige personeelsbestand zou willen dat 3D-technologie en VR actief op de werkvloer worden ingezet, en dat zal alleen maar toenemen als ook de consumenten deze nieuwe technologie omarmen. VR kan gebruikt worden om nieuw personeel meer gefocust op te leiden, zodat verwachting en realiteit van beide zijden beter op elkaar aansluiten.

6. DE STRIJD OM TALENTEN NEEMT TOE

Je leven lang bij een en dezelfde baas werken is niet meer van deze tijd. De realiteit is dus dat mensen verkassen, en tegenwoordig gebeurt dat meestal binnen een jaar of vijf. Dat leidt ertoe dat tweederde van de werknemers actief zoekt naar een andere uitdaging, en dat bijna de helft van de werkgevers hun werkplekken niet gevuld krijgen. 90% Van de werkgevers verwacht dus dat de strijd om talent zal toenemen, en dan vooral in de BRIC-landen. Een middel om personeel langer vast te houden is zorgen dat ze voor je wĂllen werken. Zie trend 1. 7. ORGANISATIESTRUCTUREN GEFOCUST OP TEAMPRESTATIES

Er is een toenemende trend zichtbaar bij bedrijven om zich te focussen op de prestaties in teamverband in plaats van individuele prestaties. Door het bedrijf rond teams te structureren, zijn bedrijven in staat om competitiever en flexibeler in hun markt te opereren. De jongste generaties zijn ook gewend om in teams te werken en te sporten, en verwachten die cultuur ook van hun bedrijf, terwijl 92% van de bedrijven zegt dat het (re)design van de organisatie bij hun tot de topprioriteiten behoort. 8. WELLNESS EN TEVREDENHEID

Werknemers verwachten steeds meer dat bedrijven zich inzetten voor hun

tevredenheid op de werkvloer. Wellnessprogrammaâ&#x20AC;&#x2122;s zorgen ervoor dat personeel graag bij een bedrijf blijft werken, maar verlaagt ook de ziektedagen van het personeel. Bedrijven realiseren zich ook dat stress de belangrijkste factor is die een gezond functioneren van het personeel in de weg staat. 9.EEN CREATIEVE INZET VAN SECUNDAIRE ARBEIDSVOORWAARDEN

Voor iedereen is een faire vergoeding voor de inzet een logisch gegeven. Primair daarin is het salaris, maar daarnaast komen twee factoren steeds meer op: gezondheidszorg en werkflexibiliteit. De meeste mensen vinden flexibel werken zelfs belangrijker dan een goed zorgpakket, maar slechts een derde van de bedrijven biedt dat ook aan. Daarnaast is er een groeiende aandacht voor de mogelijkheid dat bedrijven de studieschulden van hun werknemers gaan compenseren, ook hier weer om personeel langer aan zich te binden. 10. ELKE DAG CASUAL FRIDAY

Gepaste werken kantoorkleding wordt steeds meer casual. De stropdas is op zijn retour, de toekomst is aan jeans en t-shirts. Die trend wordt voornamelijk aangedreven doordat mensen vaker meer werk thuis uitvoeren - en zich daar natuurlijk juist casual kleden. 21 <

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E B O EK EN

Anders werken, maar hoe? 22 >

Peter Vink is al jaren onze zeer gewaardeerde columnist. Hij wordt niet alleen gewaardeerd omdat hij bijzonder veel verstand heeft van de inrichting van kantoren en de werkomstandigheden daarin, maar ook omdat Vink daar zo boeiend over kan vertellen. Wie ooit een presentatie van hem heeft meegemaakt, weet dat dit eigenlijk een understatement is. Die presentaties getuigen niet alleen van een groot inzicht in het kantoorleven, ze zijn ook doorspekt met een grote dosis humor. Hoewel we die humor enigszins misten in zijn eerste boek over kantoorinrichting (Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur, Kluwer, 2009), komen we met het nieuwste boek ruim aan onze trekken.

PERFECTE COMBINATIE

Het nieuwe kantoorinrichten bestaat uit twee delen: in het eerste biedt Vink een 37-tal anekdotische verhalen die een perfecte combinatie vormen van wetenschap, zaken die we allemaal herkennen, en, jazeker, humor. Eén voorbeeld, over Het Nieuwe Werken, met name de thuiswerkers: “Dat gaat straks dus helemaal mis. Binnenkort lopen er meer dan 800.000 vergroeide, klagende mensen in Nederland. Er zullen nieuwe fondsen komen en bij u om geld vragen om de slachtoffers te helpen. Er komen MTWVpraatgroepen. MTWV staat voor Mensen met ThuisWerkVergroeiingen. En die groepen groeien, want thuiswerken

neemt toe, omdat er steeds meer mensen aan de HNW-hype deelnemen.” (p.24, 25.) WETENSCHAPPELIJKE ONDERTOON

Het eerste deel omvat dus 37 stukjes, onderverdeeld in Veranderen, Omgeving, Lay-out, Vergaderen en Werkplek. In korte teksten wordt het onderwerp besproken, soms hilarisch, maar altijd met een wetenschappelijke ondertoon. Op pagina 102 trapt Vink een open deur in: “Het kantoor is er uiteindelijk alleen maar om mensen te helpen hun werk goed uit te kunnen voeren.” In de praktijk blijft die deur helaas vaak gesloten: de inrichter wil te vaak alleen een mooi plaatje neerzetten, met meubels

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

die afkomstig zijn van zijn favoriete producent. Of hij wil een afspiegeling creëren van zijn interpretatie van een trend. Te vaak wordt vergeten de uiteindelijke gebruikers te betrekken bij het ontwerp. Met als gevolg dat mensen ongelukkig zijn op hun al of niet vaste werkplek, om diverse redenen. Vink noemt de kantoortuin als oorzaak van veel van die discomfort. “Oh nee, komt die blaaskaak naast mij zitten? Waarom moet zo enhousiast en hard getelefoneerd worden? (…) Wie heeft het onzalige idee gehad om zoveel lolbroeken aan te nemen op deze afdeling?” (p. 100.) Herkenbaar? Voor veel mensen helaas wel. MEER ADVISEREND

Het tweede deel is meer wetenschappelijk van aard. Hierin behandelt Vink onder de noemer ‘Kantoren voor gezond en productief werk’ dezelfde onderwerpen als in het eerste gedeelte, maar nu dus veel meer adviserend, met veel voorbeelden en illustraties. Dat wil overigens niet zeggen dat dit deel minder ‘leesbaar’ is: voor iedereen die betrokken is bij de inrichting van een werkomgeving, en dan met name het kantoor, is dit een ideale handleiding. Ofwel: verplichte lectuur. Titel:Het nieuwe kantoorinrichten Auteur: prof. dr. Peter Vink - Aantal pagina’s: 232 Uitgeverij: Vakmedianet - ISBN: 9789462155107 Prijs: € 39,95

O F F I C E H E A LT H

Dataflex verhoogt bewustzijn met betrekking tot well-being en productiviteit op de computerwerkplek Vitaliteit, gezondheid en well-being zijn tegenwoordig belangrijker dan ooit in de kantoorbranche. Dataflex merkt dat er een positieve ontwikkeling gaande is, waarbij niet alleen de branche maar ook de eindgebruikers zich pro-actiever richten op welzijn van de medewerker.

ran van Wessem, sales manager Benelux bij Dataflex: "In een kenniseconomie als vandaag realiseren bedrijven zich steeds meer dat het werven en aanhouden van talentvolle medewerkers van essentieel belang is voor de ontwikkeling van een onderneming. Wij zijn ervan overtuigd dat als een werkplek perfect bij de gebruiker past, men zich ook op het werk thuis gaat voelen. 'Feeling at work’ noemen wij dat.” STIMULERENDE WERKPLEK

"Vandaag de dag is het belang van een verantwoorde en stimulerende werkplek groter dan ooit tevoren. Er wordt niet alleen gesproken over de invulling van de werkplek maar ook het bewustzijn van de medewerker aangaande zijn/ haar werkplek. Dit is een graag geziene ontwikkeling. Dataflex is al 35 jaar bezig met het voorlichten en opleiden van onze partners en hun klanten, waarbij het correct gebruik van ergonomische hulpmiddelen centraal staat. Zo ervaren wij dat de veranderingen op de computerwerkplek een behoorlijke versnelling ondervinden. Er wordt steeds vaker gebruik gemaakt van flexibele computerhardware op de werkplek (BYOD), en de gebruiker weet niet altijd hoe ze hier ergonomisch verantwoord mee om kunnen, of moeten gaan. Door de juiste kennis te delen en passende hulpmiddelen voor te stellen kunnen wij niet alleen de werknemer én

werkgever ontzorgen, maar ook de productiviteit en well-being vergroten." FLEXIBEL

Hij illustreert deze ontwikkeling met een voorbeeld. "Neem de monitorarm. Voorheen ging het bij de klant vooral om systemen die werkoppervlakte bespaarden. Nu richt een organisatie zich voornamelijk op flexibiliteit van de werkplek en de mate waarin de medewerker de werkplek naar zijn of haar behoefte kan aanpassen. Tevens wordt vaak de vraag gesteld: hoe kan ik het bewustzijn met betrekking tot verantwoord werken, maar ook de daadwerkelijke productiviteit verhogen?” Er is momenteel veel aan het veranderen wat betreft de computerwerkplek. "Wij zien steeds vaker lichtere en grotere monitoren. Bovendien merken wij dat mobiele apparatuur, zoals notebooks en tablets, sneller en vaker wordt ingezet. Dat moet je als onderneming tegenwoordig goed kunnen faciliteren.” NIEUWE PRODUCTEN

"Op Orgatec 2016 en Vakbeurs Facilitair 2017 hebben wij een viertal ontwikkelingen laten zien die wij dit jaar gaan lanceren. Deze producten bestaan uit Viewmate Plus: een nieuwe dynamische monitorarm in de Viewmate-collectie, Link: een werkelijk revolutionaire USB-C docking station/HUB voor de Viewlite-collectie, Totem: een ergonomisch verstelbaar akoes-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

tisch privacy-scherm met geïntegreerde in hoogte verstelbare monitorarm, en een frisse nieuwe lijn met monitorverhogers en een ergonomische toolbox genaamd Bento. Wij hebben er specifiek voor gekozen om prototypes te laten zien op de beurzen om klanten en relaties te betrekken bij de ontwerpprocessen bij Dataflex. Wij zijn dan ook erg dankbaar voor de feedback die wij hebben ontvangen. Dit heeft er ook voor gezorgd dat wij de producten verder, sneller en beter konden uitontwikkelen." KLANT TEVREDEN

Dataflex houdt elk jaar een klanttevredenheidsonderzoek. In de Benelux was het gemiddelde een prachtige 8,5. "Hier zijn we ontzettend trots op, maar het kan altijd beter. Uit dit onderzoek kwam onder meer naar voren dat de klant online meer mogelijkheden wenst. Een oplossing hiervoor is onze dealerportal. Dit is een van onze hoofdpijlers die wij gaan lanceren. Het wordt voor onze partners nog gemakkelijker om bestellingen te plaatsen. Ook krijgen zij volledig inzicht in onder andere levertijden, inkoopprijzen, voorraad en bestelhistorie bij Dataflex. Tevens wordt de menustructuur van de site beter en overzichtelijker en wordt er de finishing-touch gelegd aan de Viewmate-configurator, een collectie die al veel wordt toegepast maar nu nog flexibeler kan worden ingezet. Bij Dataflex vinden wij het belangrijk om service te bieden van hoog niveau, nazorg is hierbij van groot belang. Onze industrie moet conceptueler worden. De werkplek als een service en niet als product aanbieden (lees: dozen schuiven), daarbij hoort ook toewijding, advies én nazorg."

23 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

24 >

‘Hello Tomorrow’ geen ‘Goodbye!’ tegen het verleden Paperworld 2017 had een andere opzet dan in de voorafgaande jaren: het aanbod was meer geconcentreerd en gefocust. Voor het kantoor van de toekomst betekende dat meer inzicht. Tekst Antal Giesbers

e beursorganisatie had de beurs dit jaar een stuk overzichtelijker gemaakt door verwante producten en producenten bij elkaar te plaatsen. Daardoor kreeg de beurs meer focus en hoefde de beursganger niet stad en land af te lopen. Nu was dat toch al wat gemakkelijker geworden omdat de beurs wat gekrompen is - hal 3.1 was dit jaar niet in gebruik - maar de concentratie in productgroepen en diensten zorgde er wel voor dat je als bezoeker een beter overzicht had van wat er wordt aangeboden. Het is wellicht ook te beargumenteren dat door deze concentratie de sfeer op de beurs wat

spannender wordt, omdat directe concurrenten nu letterlijk in elkaars schootsveld liggen. KWALITEIT GESTEGEN

Dat is ook wel nodig, omdat Paperworld te maken heeft met een bezoekersaantal dat onder druk staat. Het aantal branchegenoten dat dit jaar naar Frankfurt afreisde, lag wat lager dan in 2016. Uit Nederland kwamen vorig jaar 1033 bezoekers, dit jaar waren dat er 1002, volgens de officiële telling. Gelukkig was dat in lijn met wat vele exposanten verwacht hadden, zo bleek uit reacties van standhouders. Omdat die verwachting dus ‘gemanaged’ werd, viel het bezoek uiteindelijk vooral positief uit: lag de kwantiteit wat lager, de kwaliteit was gestegen. De meeste standhouders die ik sprak, bleken dan ook tevreden over het verloop van de beurs. Natuurlijk is Paperworld allang geen handelsbeurs meer - in de zin dat er op de beurs veel deals worden gesloten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Op Paperworld wordt het voorwerk verricht, en in de komende weken worden de deals beklonken. Verder is het vooral werken aan je imago, netwerken, zorgen dat je er bent en dat je gezien wordt. Het gezien worden geldt vooral voor de eigen markt en de bestaande klanten: waar nog echte potentiële klanten worden gevonden is niet in in onze contreien, maar in Zuid- en Oost-Europa, en daarbuiten. Hier zijn nog kleinere, zich ontwikkelende markten te vinden die de Frankfurter Messe gebruiken om echt hun slag te slaan. FUTURE OFFICE

In hal 3 waren de leveranciers van Office Supplies samengebracht. Onder hen namen als HSM, Acco, DesQ, Durable, Maul, Pelikan Hardcopy, Jalema, Navigator Company, Trodat, Tarifold, Colop, Dahle en Tesa. Zij waren gegroepeerd rondom de centrale stand Future Office. Hier toonde Paperworld het kantoor van de toekomst. Daarbij was gekozen voor een conceptmatige aanpak, en dat was eigenlijk jammer. In feite bestond Future Office namelijk uit aandachtspunten waar met name kantoorarchitecten en ontwerpers veel baat bij hadden. Dat leek ook nadrukkelijk de bedoeling van de beursorganisatie: het aantrekken van een ander type bezoekers naast de bestaande. Met een focus op Duitsland. Er werd gekeken naar het effect van licht en signing, er was aandacht voor retraiteachtige cocooning in het kantoor, en o ja, die lekkere geur kwam niet van enkele geparfumeerde dames van de stand,

maar van een geperforeerde kubus die dienst deed als een soort rookmachine. Vooral de zintuigen werden dus aangesproken, maar al deze concepten werden niet samengebracht tot een concrete visualisatie van het kantoor van de toekomst. Daarin zou Paperworld nog een slag kunnen maken. Zeker omdat uit reacties van Nederlandse exposanten bleek dat, omdat wij hierin nu eenmaal enkele jaren voorliggen op onze Oosterburen, de impact voor Nederlandse bezoekers minder groot zal zijn. MENSELIJKE RITUELEN

Het concept van Future Office bestond echter ook uit een reeks lezingen, en die bleken over het algemeen interessant en

van hoog niveau. Bijzonder was bijvoorbeeld de lezing van Monika Lepel van Lepel & Lepel, die erop wees dat je in het ontwerp en de inrichting van kantoren vooral de dagelijkse menselijke rituelen niet moet uitvlakken. Waarmee zij bedoelde: de mens heeft zo zijn dagelijkse eigenaardigheden, en die moeten in het kantoor hun plek krijgen: een plek om even bij te kletsen of je haar te doen, een plek om je tas te droppen of je jas op te hangen. Zijzelf levert tegenwoordig kantoorontwerpen bewust ‘imperfect’ af omdat mensen, als zij aankomen, altijd nog even wat willen prutsen aan hun omgeving: de luxaflex verstellen, wat spulletjes ordenen, et cetera. Hoe digitaler, hoe meer aandacht er moet zijn voor die rituelen, was de boodschap. Daarmee bewijst Future Office gelukkig dat de blik op de toekomst niet betekent dat het heden vergeten wordt. PRINTERSUPPLIES

In hal 6 waren de fabrikanten van printersupplies samengebracht. Zo'n 150 bedrijven presenteerden hier hun nieuwe producten en technische verbeteringen in het compatibele printingsegment, zoals recycled printersupplies en hardcopy componenten. Uit Nederland stond er onder meer Katun EDC, naast Nederlandse vertegenwoordiging van het Franse Armor. Interessant was dat het matchmaking-programma, dat daar in 2016 op Paperworld werd geïntroduceerd, zo goed is ontvangen dat het werd aangeboden aan alle Paperworld-exposanten. Hierdoor konden exposanten beter in contact komen met nieuwe klanten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

25 >

O F F I C E I N S P I R AT I E

NEPARTIKELEN

Overigens heeft de internationale branche misschien ook wel wat aan haar imago te doen: tijdens de beurzen Paperworld en Christmasworld heeft de Duitse douane 1500 mogelijke nepartikelen in beslag genomen. En het gros daarvan kwam van Paperworld: vooral pennen, notitieboeken, visitekaartjes en affiches bleken populair bij vervalsers. Daarbij wordt dan wel opgemerkt dat het gros van deze verdachte artikelen uit China kwam, maar er waren ook producten uit Nederland en België bij! Zorgwekkend is dat de douane duidelijk merkt dat zowel het kopiëren van designs als het plagiëren en verkopen onder andermans merknaam flink toegenomen is. EEN GREEP UIT HET AANBOD VAN EXPOSANTEN ACCO BRANDS: NADRUK OP VERBETERDE PRODUCTIVITEIT OP KANTOOR

ACCO Brands, specialist in kantoorartikelen, was weer aanwezig met zijn belangrijkste merken - Rexel, GBC, Nobo en Kensington. ACCO Brands zal de nadruk leggen op drie productcategorieën: kantoormachines, visuele communicatie en gezondheid & welzijn. De bezoekers kregen een selectie te zien van nieuwe producten, waaronder de verbeterde Rexel Auto Feed papiervernietigers. Naast het Auto-Feed-assortiment werden ook de Promax papiervernietigers gepresenteerd. Deze nieuwe papiervernietigers zijn bestemd voor het MKB en hebben een looptijd die tot drie keer langer is dan die van vergelijkbare machines. In de categorie visuele communicatie kreeg de bezoeker een vernieuwd Nobo-assortiment te zien met nadruk op

de laatste technieken op het gebied van whiteboard-oppervlak. Tot slot toonde ACCO zijn uitgebreide aanbod van producten die de gezondheid en het welzijn stimuleren, variërend van persoonlijke luchtreinigers tot geluid reducerende panelen en prijswinnende daglichtlampen. Nu gezondheid en welzijn op de werkplek steeds belangrijker worden, heeft ACCO dit thema bovenaan de lijst van productontwikkelingen gezet. Hiernaast konden bezoekers bij de ACCO stand ook de vernieuwde en verbeterde kantoormachines bewonderen, waaronder de nog snellere GBC Fusion lamineermachines. HSM: INNOVATIE VAN MORGEN VOOR HET HEDENDAAGSE KANTOOR

HSM GmbH + Co. KG, de Zuid-Duitse fabrikant in Kantoortechniek, toonde nieuwe producten beleveniswerelden rondom het thema databeveiliging. De drie datavernietigers van de HSM SECURIO Professional-serie overtuigen door geruisarme werking en perfect afgestemd snijwerk voor constant hoge snijprestaties. Door de grote opvangvolumes is het ledigen van vernietigd materiaal tot het minimum beperkt en zijn daardoor uiterst geschikt voor grotere werkgroepen tot en met circa 15 personen. De HSM shredstar lijn heeft een compleet vernieuwde outfit gekregen – met modern design in de trendy kleur wit – en is uitgebreid met nieuwe functies. De apparaten onderscheiden zich door hun compact en modern design, door groot prestatievermogen en een eenvoudige bediening – bij een goede prijs-prestatie-verhouding. Door het separate cd-snijwerk laten zich ook cd’s en dvd’s evenals credit- en klantenkaarten moeiteloos vernietigen.

26 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

HSM heeft haar datavernietigerslijn HSM Pure uitgebreid met nog een model, de HSM Pure 730, en daarmee de lijn volledig gemaakt. Een bijzondere clou van dit model is de automatische opheffing van papierophoping. Het apparaat herkent vroegtijdig of er teveel papier ingevoerd werd en reageert zelfstandig. JALEMA RICHT ZICH OP EUROPESE MARKT

Jalema heeft haar bakens het afgelopen jaar verzet en richt zich op de Europese markt voor kantoorartikelen. Jalema ontwikkelt en produceert kantoorartikelen in Nederland. Dit zijn producten op het gebied van opbergen, archiveren en presenteren. Op Paperworld presenteerde Jalema een selectie van haar nieuwe assortiment, maar was daarnaast ook met het vertrouwde informatiemanagement assortiment aanwezig. Jalema ontwikkelde het

afgelopen jaar nieuwe moderne kleurlijnen voor haar kantoorartikelen, verbreedde haar assortiment met presentatiesystemen en kreeg door een overname een mooie aanvulling op haar mappenlijnen. Deze combinatie zorgt ervoor dat Jalema een breed assortiment heeft als fabrikant. MOORMAN: BINDING, FRAMING EN CREATIVE

Thema’s dit jaar waren Binding, Framing en Creative. Binding: boekbindmaterialen zoals foamboard, dit geeft agenda’s, fotoboeken en omslagen een luxe uitstraling, grafisch karton, beplakt- en gestreken karton, hardbord. Framing: kunstenaarsmaterialen, zoals passepartoutkarton, zelfklevende materialen, achtertikkarton, aquarelpapier, zuurvrije materialen

Creative: hobby en graphic art materialen zoals lichtgewicht kunststof- en karton platen in meer dan 170 specificaties van A4 tot 160x305 cm (foamboard, kapa, falconboard), artboard, gekleurd karton, sprankelend karton, suède karton et cetera. ASIA PULP & PAPER GROUP INTRODUCEERT KANTOORARTIKELEN

Papier is en blijft een cruciaal onderdeel van onze samenleving. Ook al vindt steeds meer communicatie digitaal plaats, papier zal zeker niet verdwijnen. Uit onderzoek van Technavio blijkt dat de Europese markt voor kantoorbenodigdheden en schrijfwaren tot 2020 jaarlijks met 2% groeit. De import van notitieboekjes is tussen 2011 en 2015 gemiddeld met 4.7% gegroeid. Asia Pulp & Paper Group (APP) speelt in op deze trend en toonde diverse producten: • Inspira notitieboekjes - Kleurrijke designs en formaten voor kinderen en volwassenen • Enlivo assortiment – Notitieboekjes, schriftjes, enveloppen en kopieerpapier voor kantoor en school • Kokoru papier – Golvend knutselpapier in verschillende kleuren • Paperline en Hybrite – Kopieerpapier voor dagelijks gebruik, presentaties en brieven APP gaf bezoekers ook een update over haar initiatieven op het gebied van duurzaamheid. Drie jaar geleden is de papierproducent met hun bosbeschermingsbeleid (Forest Conservation Policy – FCP) gestart om een einde te maken aan ontbossing.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

27 <

OFFICE DUURZA AM

MyParcel en PostNL zitten op hun eigen afval

MyParcel, onderdeel van PostNL, is de eerste in Europa die op zijn eigen afval zit. In het nieuwe hoofdkantoor zijn 80 werkplekken gemaakt van 1700 kilo geupcyclede oude postpakketten. “Het moest anders, het moest innovatief en de mensen vinden het fantastisch om hier te werken” aldus Niels Vlietman, directeur van MyParcel.

> BUREAUS GEMAAKT VAN OUDE POSTPAKKETTEN

Door de groei van MyParcel en het samengaan met PostNL was een spraakmakende omgeving nodig die recht doet aan de eigen identiteit en cultuur. Daarom heeft MyParcel gekozen voor TRIBOO. MyParcel verzamelde 1700 kg oude postpakketten vanuit de eigen

afvalstromen. TRIBOO upcyclede het ‘waardeloze’ afval en transformeerde deze in bureaus, tafels en kasten. De blikvanger is het gepersonaliseerde MyParcel-bureau. Dit bureau is volledig gemaakt van de oude postpakketten en deze zie je ook terug in het design. GRONDSTOFFEN NIET WEGGEGOOID

De unieke werkplekken bevatten naar eigen zeggen geen chemicaliën, gifstoffen of petroleum. Het is veel gezonder om aan te werken dan melamine spaanplaat. Er zijn ook geen ruwe grondstoffen gebruikt. In plaats daarvan bestaat de inrichting uit ge-upcycled afval wat makkelijk opnieuw gebruikt kan worden. TRIBOO gebruikt hiervoor innovatieve technieken zoals Robotic 3D Printing, speciale persen en biochemie. Nadat de afgesproken levensduur is bereikt kunnen de grondstoffen, die ooit

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

‘waardeloos’ afval waren, een volgend leven krijgen. Een bureau wordt weer een wand, tafel of stoel. TRIBOO neemt alles terug en gebruikt de grondstoffen keer op keer. KOOPKRACHT ALS MIDDEL VOOR VERANDERING

MyParcel maakt de circulaire economie realiteit door niet te kiezen voor nieuw, maar voor het circulaire concept van TRIBOO. Omdat zij als organisatie vandaag iets anders kopen, veranderen ze onze omgeving van morgen. "MyParcel is een grensverleggend bedrijf. We hebben een bestaande markt veranderd met een innovatief concept. Ons nieuwe kantoor moet bij die mindset passen.” Aldus Niels Vlietman, directeur van MyParcel. “De visie van TRIBOO past perfect bij ons, omdat zij ook grenzen verleggen met een innovatief concept. En het is nog duurzaam ook. Dankzij de perfecte samenwerking hebben we 1000m2 gevuld met op maat gemaakte bureaus van ons eigen afval. Dit heeft een positieve impact gehad op de sfeer; mensen vinden het fantastisch om hier te werken.”

O F F I C E CO LU M N

Verslaafd aan de rugleuning Gelukkig zijn er steeds meer werkgevers die aandacht hebben voor ‘wat goed is voor de medewerker’. Een werkplek met fraaie lampen, planten en de hoogwaardige espressokoffie van George Clooney vormen daarbij -helaas- meestal de basis. Kantoorwerk anno 2017 vraagt meer dan louter vormgeving en een sfeervolle werkplek.

Actief zitten In Scandinavië is al 70% van het kantoormeubilair er op gericht om afwisselend zittend én staand te kunnen werken. In ons land is hooguit 5 tot 10% van de bureaus op deze wijze in hoogte verstelbaar. Vele onderzoeken hebben uitgewezen dat we te veel zitten, wat kan leiden tot allerlei klachten. Het is vreemd dat ondanks al die aandacht voor de werkplek, er dan toch nog zo vaak voor de traditionele kantoorstoel wordt gekozen. Elke fabrikant lijkt te roepen dat hun kantoorstoel 'actief te gebruiken is', maar een stoel met rugleuning biedt voornamelijk ondersteuning en is in die zin alles behalve actief.

Verslaafd Eigenlijk zou het voor veel kantoormedewerkers goed zijn om opnieuw te leren zitten. Bij een actieve houding past namelijk geen rugleuning. Het achteroverhangen maakt ons minder actief en is geen motivator om van houding te veranderen. Met andere woorden we zitten wel best zo. Zitten in een open zithoek zonder rugleuning in combinatie met een zit-sta tafel bevordert de dynamiek op de werkplek en zet de gebruiker aan om regelmatig van houding te veranderen. De gebruiker voelt zich fitter, zit daardoor beter in z’n vel en presteert beter. Actief zitten heeft aantoonbaar een preventieve werking op gezondheidsklachten. Maar men lijkt verslaafd aan de rugleuning en daarom zijn inkopers vaak huiverig te kiezen voor bijvoorbeeld een stoel met een actieve zadelzit. Ik was betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe Nederlandse Praktijkrichtlijn ‘NPR 1813’, waarin aanwijzing wordt gegeven om op verantwoorde wijze administratieve ruimten en kantoren in te richten. Gelukkig is hierin nu ruimte gecreeerd voor 'alternatieve' zitoplossingen.

Verruim je blik Natuurlijk wil een werkgever of facilitair manager het beste voor de werknemers

en de organisatie. Ondanks dat komen we met de nieuwe inrichting van het kan-

toor meestal niet verder dan de traditionele bureaustoel omdat we verslaafd zijn aan de rugleuning en te zeer zijn gefocust op NPR-1813 kolom 2. De nieuwe NPR-1813 biedt nu juist ruimte voor andere zitoplossingen omdat deze in sommige situaties een betere oplossing zijn dan de traditionele bureaustoel. In een flexibele werkomgeving met overwegend zit-sta tafels past een actieve zitoplossing eenvoudigweg beter dan een traditionele stoel. Zitten zonder rugleuning maakt actief en zet aan om regelmatig van houding te veranderen. Daardoor wordt de dynamiek van de geboden werkplek optimaal benut en houd je de medewerkers gezond en fit. Het regelmatig wisselen van werkhouding zorgt onder meer voor een betere ademhaling, spijsvertering en is goed voor de bloedsomloop en gewrichten. Een actieve werkplek leidt dus tot gezondere medewerkers en minder ziekteverzuim. “Inkoper, verruim je blik”, zou ik van de daken willen schreeuwen. Blijf niet gefocust op de traditionele bureaustoel, maar haal het maximale uit het nieuwe flexibel ingerichte kantoor en de medewerkers en ga voor een dynamische werkomgeving met actieve zitoplossingen.

Robert Cozijnsen Robert@ergonomiespecialist.nl Robert Cozijnsen is directeur/eigenaar van Ergonomie Specialist, leverancier van innovatieve ergonomische producten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

30 >

Henk Haarsma, Prokan

'Persoonlijke betrokkenheid bij klant is essentieel' Prokan, gevestigd in Leek, Roden en Groningen, is ontstaan uit de visie van Henk Haarsma, die vond dat kantoorvakhandels veel meer uit hun business konden halen door actief het contact met de klanten op te zoeken. Dat inzicht heeft hem geen windeieren gelegd. Tekst Antal Giesbers

igenlijk was zijn bedje al vroeg gespreid: hij werkte na zijn studie fulltime in de Groningse horeca, had een fijne relatie en kocht het huis van zijn ouders. “Met een goed salaris en prachtige fooien had ik nog

jaren door kunnen gaan. Maar dat was voor mij niet de toekomst: ik wilde aan de slag met mijn middenstandsdiploma. Ik begon bij Nashua en verkocht faxen in het rayon Noordoost-Nederland. Kwestie van cold calling, een klanten-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

bestand opbouwen. Na een paar jaar werd ik bij Reprotechniek dealermanager voor Toshiba-faxen en copiers. Ik bezocht toen veel kantoorvakhandels en voelde me daar een stuk prettiger bij, omdat je echt werkte aan het opbouwen van relaties. Maar ik kreeg wel het gevoel: dat kan ik beter. De business-tobusiness benadering gebeurde bij heel veel kantoorvakhandelaren ad hoc. Ik vond dat je naar een parapluvisie moest handelen." FORS PAND

Omdat ik niet een heel nieuw bedrijf wilde beginnen, heb ik in 1998 kantoorvakhandel Koops uit Roden overgenomen: een zaak met een bestaande omzet. Zijn klanten bleven mij trouw en de omzet groeide snel. Ik ging met klanten in gesprek, en dat was vaak nieuw voor ze. Mijn filosofie is dat het geld verdiend wordt bij de klant aan tafel. Want tijdens zo’n gesprek gaan er veel dingen over tafel waar je op kunt inspelen.”

O F F I C E I N S P I R AT I E

Het hoofdkantoor in Leek is sfeervol ingericht en toont alle facetten van werkplekinrichting, van regulier meubilair en werklocaties tot akoestische wandplaten en natuurlijke verlichting. “Het laat zien dat we in concepten denken en de klant in alle facetten van zijn behoefte kunnen ondersteunen”, aldus Haarsma.

De naam Koops wijzigde Haarsma meteen in Prokan. “Een bedrijf moet een concept zijn waarbij mensen wel zaken doen met ons personeel, maar waar het niet draait om één persoon.” Na twee jaar verhuisde Prokan naar Leek: van een kleine vakhandel in de periferie van een dorp naar een fors pand op een industrieterrein. “Mijn omzet kwam vooral bij bedrijven vandaan, vandaar mijn keus voor het industrieterrein. Daarnaast is de ligging langs de A7 fantastisch.” Een tweede ingrijpende stap was dat Haarsma kantoorvakhandel LBB overnam: “Zij zaten al in Leek op een nabijgelegen bedrijventerrein en vormden een mooie aanvulling in ons riante pand.”

lokale mogelijkheid om onze omzet te vergroten.” En toen kwam Groningen. “Ik ben een geboren en getogen Groninger en ik woon er nog steeds, dus is mijn affiniteit met die stad groot”, zegt Haarsma. “Ik nam daar in 2011 kantoorvakhandel KENN over, na zes maanden konden we verhuizen naar onze huidige locatie aan de Energieweg. Tegelijkertijd werden daar de lokale postbussen en een postkantoor geplaatst. Een mooie basis voor verdere groei in Groningen en omgeving. We hebben deze locatie bewust ingericht als presentatieruimte voor projectinrichtingen - in de meest brede zin van het woord. Leek en Groningen vullen elkaar daarin prima aan.”

RODEN EN GRONINGEN

De huidige focus op projectinrichting is een bewuste keus, zegt Haarsma: “Vroeger kwamen er met regelmaat ondernemers die een paar bureaus en stoelen nodig hadden om werkplekken in te richten. Maar die handel is verdwenen naar het internet. Nu willen ze een totaalconcept, waarbij inrichting en werkplekken zijn afgestemd op kleur, akoestiek, verlichting en ergonomie dat zijn elementen die men makkelijk vergeet, maar die steeds belangrijker worden. Als je kijkt naar bestaande kantoren en werkomgevingen: het is soms schrijnend in wat voor omstandigheden

In 2004 werd in Roden het winkelcentrum gerenoveerd, en Haarsma sloeg de handen ineen met de lokale boekhandelaar. “We hebben samen een pand betrokken, met twee aparte ingangen. In die winkel draait het voor het overgrote deel om de consumenten. Dus dan mag er ineens weer een kleurtje op een omslag en is er animo voor een luxe pen. Een toevoeging die ook voor onze zakelijke klanten interessant was. Ook konden we een compleet assortiment teken- en schilderbenodigdheden kwijt, waarmee we inspeelden op de

PASSEND GEHEEL

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

mensen moeten werken. Dat kan enorm verbeterd worden, en leidt ook tot meer werkplezier - die investering levert vaak veel meer op dan een loonsverhoging!” Binnen vijf jaar wist Prokan de omzet in projectinrichting te verdriedubbelen. “We hebben ook wel wat geluk gehad, maar misschien moet je geluk wel afdwingen. We organiseren met grote regelmaat workshops waarbij we proberen bestaande en nieuwe relaties te interesseren voor actuele thema’s binnen onze branche. Dit heeft ongetwijfeld bijgedragen tot het verkrijgen van opdrachten. Het zijn veelomvattende trajecten, waarbij het om veel hogere bedragen gaat en dat maakt het al met al zeer interessant. Veel gaat uit van onze huidige vestigingsmanager, die voorheen dealermanager voor een landelijk meubelleverancier was. Hij doet dit samen met een enthousiaste dame die veel gevoel voor styling heeft en na haar studie aan de Hanzehogeschool ons team kwam versterken.” Ook hier is de kern van het verhaal: aan tafel zitten met de klanten, luisteren en daar naar handelen, zegt Haarsma: “Het gaat erom dat je je klant centraal stelt. Natuurlijk kan iedereen het internet afstruinen, dat doen wij ook. Maar je zoekt wel iemand die alle inzichten kan combineren tot een passend geheel. En dat doen wij.” VERBREDING

Haarsma begon met faxen en copiers, met de overname van Koops en LBB kwamen daar de reguliere supplies, maar ook kantoormeubilair en kantoormachines bij. “Intussen doen we ook steeds meer in facilitair. We dubben nog over een ICT-afdeling, dat biedt absoluut toegevoegde waarde. Het assortiment zal zich nog verder verbreden: alles wat in een normaal kantoor nodig is, willen wij beleveren. In deze altijd bewegende markt moeten we flexibel blijven en kansen pakken." Dit jaar nam Haarsma Thuiskantoor Jacobs over, de oudste (en nu enige) kantoorvakhandel in de binnenstad van Groningen, maar uitbreiden met nog een locatie, daar gelooft hij niet in: “We hebben nu 23 medewerkers op vier locaties en dat is goed te doen. Onze vertegenwoordigers proberen met regelmaat bij onze klanten aan tafel te zitten. Dat kan niet als je te ver uitwaaiert: de persoonlijke betrokkenheid bij onze klanten is echt essentieel.”

31 <

O F F I C E F U N M EE T S F U N C T I O N

Robuuste telefoon van Kyocera Zoek je een robuuste telefoon, dan is de nieuwe Torque X01 een optie. De Torque, gefabriceerd door het Japense Kyocera (vooral hier bekend door printers), is een uitklapbare telefoon met slechts een paar apps die georiënteerd zijn op hiking en outdoor-activiteiten, met data over weer, temperatuur, hoogte en barometer-druk. Je moet de telefoon openklappen om met hem te interacteren, maar relevante informatie kan ook naar het frontscherm worden gespiegeld, zodat je het kunt lezen terwijl de telefoon gesloten is. Het belangrijkste verkoopargument is echter de robuustheid. Volgens Kyocera heeft de telefoon voldaan aan 18 categorieën van Military Standard 810G van het Amerikaanse ministerie van defensie. Dat betekent dat het bestand is tegen winderige regen van 1,7mm/min gedurende een half uur in zes richtingen, onderdompeling in water gedurende 30 minuten op een diepte van vijf voet, zand en stof gedurende zes uur aan een stuk, bevriezing en ontdooien in welke een mist was gecreëerd van -10°C, snelle varandering van temperatuur tussen -21 and 50°C gedurende drie achtereenvolgende uren, en diverse andere kenmerken van kracht. De testen werden wel door Kyocera uitgevoerd.

Drone die vliegt en rijdt Linnaeus is een drone. Een drone die is gemaakt om grote open groene ruimtes te monitoren om vast te stellen dat de beplanting gezond en goed geïrrigeerd wordt. Maar dit gaat niet over Linnaeus’ functie. De manier waarop Linnaeus is gebouwd is interessanter. Het eerste ding dat opvalt aan het ontwerp van de drone is de mogelijkheid te switchen tussen opereren op terrein en in de lucht. Het ene moment rijdt het over de grond en bij het andere worden de banden naar opzij geopend, waarna de hele gadget de lucht ingaat. De drone heeft wielen met naven aan de buitenkant die de tractie-riem aandrijven en worden uitgeklapt zodat de naven dienen als rotors waardoor de Linnaeus het lucht-

ruim kan kiezen.

Elegance meets function

Elegantie en functie worden gecombineerd in de vorm van een tijdlooselegante handtas met geïntegreerde oplader voor smartphones (en wel zowel per micro USB als ook per Lightningaansluiting voor de Apple-adepten). Tenslotte verwachten we nogal wat van de accu's van onze smartphones met ons getelefoneer, onze sms'jes, foto's maken, tweeten, Facebooken en Instagrammen; daarom is het altijd goed een beetje reserve-energie ter beschikking te hebben, om eventuele tekorten te overbruggen en om te voorkomen dat de telefoon plotseling de geest geeft. In dit geval sluit je het gewoon aan op de handtas en laad je het tegelijkertijd op: een volle lading voor smartphones en ook nog 50% of 30% extra boost voor mini-tablets of tablets.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E F U N M EE T S F U N C T I O N

De huid als touchscreen De huid als touchscreen toekomstmuziek? Niet meer want het bedrijf Cicret

Legendarische Nokia 3310 in nieuw jasje

heeft een slimme oplossing bedacht in de vorm van een armband. Alles wat de gebruiker moet doen is met de vingers over deze armband glijden om de huid

De Nokia 3310, een van de meest legendarische Nokia toestel-

te transformeren in een werkend tou-

len, is opnieuw gelanceerd, maar natuurlijk wel in een moder-

chscreen. De revolutionaire wearable

nere uitvoering. Het display van de telefoon komt met een 2.4

projecteert een smartphone-scherm op

inch QVGA display met een resolutie van 240 x 320 pixels en een

de oppervlakte van je arm, samen met

pixeldichtheid van 167 dpi. Het toestel zelf is 115,6 x 51 x 12,6 mm

acht sensoren. Elke aanraking met je

groot en heeft aan de voorkant een numeriek toetsenbord, soft-

huid waarschuwt een sensor, die dan

keys en een D-Pad. De nieuwe Nokia-telefoon is verkrijgbaar in

informatie naar de armband terugzendt

vier verschillende kleuren: grijs, geel, blauw en rood. Vergeleken

en vervolgens naar de smartphone via

met het originele toestel, heeft de 2017 een paar nieuwe features

Bluetooth.

en hardware componenten gekregen. Zo is het toestel uitgerust met een 2 megapixel camera en de optie de opslag uit te breiden

De armband komt in twee maten en 10

tot 32GB door middel van een microSD kaart. De 1200 mAh bat-

kleuren. Eenmaal operationeel met de

terij in de telefoon kan vervangen worden en is goed voor gemid-

wearable kun je alles doen wat de smart-

deld 15 uur telefoneren. Verder ondersteunt de 3310 Bluetooth en

phone doet, zoals e-mails lezen, het weer

heeft het een microUSB poort, waarmee opgeladen kan worden.

checken, je favoriete games spelen en

In tegenstelling tot de meeste telefoons van tegenwoordig, is

zelfs de telefoon beantwoorden. De arm-

het toestel niet volgestopt met allerlei apps. Standaard zit er een

band is helemaal waterproof.

muziekspeler en FM radio op. Ook kan gebruik gemaakt worden van een kalender, rekenmachine en agenda. En natuurlijk kan het befaamde spel Snake niet ontbreken op de Nokia 3310.

Scannen onderweg Swipe deze hand-held scanner over elke willekeurige tekst of foto, en zend het een high-res afbeelding naar je smartphone of tablet via Bluetooth.Kunstwerk van kinderen, documenten, recepten of slechts een deel van een pagina, alles is veel helderder dan een shot van je telefoon dankzij ingebouwde verlichting. Zelfs kunstwerk, grote boeken en andere afbeeldingen die niet compleet vlak zijn, kunnen mooi gescanned worden. Dat kan niet gebeuren op glas of met een camera. Gescande tekst heeft ook een aantal features. Je kunt het openen en bewerken in Word. Of je kunt werken op gescande tabellen in Excel. Deze slimme scanner kan zelfs tekst vertalen..

Oorapparaat voor realtime vertaling Iedereen heeft wel eens in een ongemakkelijke situatie verkeerd waarbij je de vreemde taal van gesprekspartner niet begrijpt. Maar dankzij een nieuw vertaalapparaat dat gemakkelijk in je oor past, zijn de dagen dat je zit te worstelen met de lokale taal, verleden tijd, aldus de makers. Het apparaat is The Pilot System genoemd en Waverly Labs is het bedrijf achter het baanbrekende idee. Het systeem stelt de gebruiker in staat om een van de serie vreemde talen te verstaan door real-time in-oor vertaling. Met een handige app kun je door de gewenste talen heen scrollen. De selectie omvat Frans, Spaans, Italiaans en Engels. Of het Nederlands nog wordt toegevoegd is niet bekend.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

MEETING TODAY’S CHALLENGES Speelt uw meeting room in op DE 6 TRENDS van vandaag? 1

ANDERE WERKOMGEVING

MOBIEL EN OF

65%

van alle bedrijven wereldwijd bevindt zich in een veranderproces of plant een verandering in de werkomgeving.

7 WERKPLEKKEN OP 10 WERKNEMERS

DIGITALISERING EN MOBILE DEVICES !

Toenemend privégebruik van technologie creëert hoge verwachtingen m.b.t het gebruik van technologie in de werkomgeving. Het mobiele werken stimuleert de vraag naar digitale meetings. Interactieve technologieën zijn de laatste 5 jaar aanzienlijk belangrijker geworden tijdens meetings. Technologie is een absolute MUST HAVE in elke meetingroom.

MILLENNIALS

35% van alle werknemers is een Millennial in 2020.

Geboren 1980-1995

Bronnen: 1. Cushman & Wakefield and CoreNet, Global workplace transformation study (2013-2014) - 2. Citrix, Workplace of the Future: a global market research report - 2015 - 3. Future Office report Legamaster International 2016 - 4+6. research of IACC (predicting the meeting rooms and spaces of the future & improving meeting dynamics 2016) - 5. Verenigde Naties 2016 -

FLEXIBEL WERKEN

17%

Minder persoonlijke bureauruimte in 2020

NIEUWE MANIEREN VAN WERKEN Werkmethodes zoals Agile/Lean en SCRUM zorgen voor:

Groeiende behoefte aan vooral kleine meeting rooms, informeel en functioneel zoals “Huddle rooms”

Meer focus op brainstorming, delen van informatie, genereren van ideeën, korte besprekingen, video conference.

91%

van de bedrijven investeert in mobiel werken.

INSPIRATIE

88%

Daag ons uit! Laat u adviseren door één van onze specialisten en MAAK KANS op een MAKE-OVER van uw meeting room t.w.v € 2.500,Ga snel naar www.legamaster.com/daagonsuit om deel te nemen en voor de actievoorwaarde.

meer behoefte aan inspirende ruimtes die motiverend werken

www.legamaster.com InfoNL@legamaster.com 057 371 300 0

O F F I C E I N S P I R AT I E

'Breek vastgeroeste ideeën over werkplekinrichting door' 36 >

Veel kantoren in Nederland zijn nog altijd ingericht volgens ouderwetse principes: klinisch, strak, praktisch en soms ietwat saai. Dat past echter niet meer bij de 21e eeuw. Organisaties die productiviteit, personeelswelzijn en innovatie hoog in het vaandel hebben, moeten die vastgeroeste ideeën en patronen doorbreken. Dat stelt Interface, fabrikant van modulaire vloeren.

e brengen een aanzienlijk deel van onze tijd op kantoor door. Toch zijn veel kantoren weinig uitnodigend vormgegeven. Een gemiste kans, want met een doordacht werkplekdesign kunnen organisaties het welzijn, de productiviteit en het cognitieve vermogen van personeel verbeteren. Daar is een aantal duidelijke argumenten voor. 1. STIMULEREN VAN SAMENWERKING, PRODUCTIVITEIT EN CONCENTRATIE

Met doordacht design kunnen organisaties hun personeel stimuleren tot samenwerking. Belangrijk is onder andere dat de ruimtes passen bij de werkzaamheden die het personeel er verricht. Een ruimte voor denkwerk en taken die veel concentratie vereisen, moet anders zijn ingericht dan een ruimte gericht op creativiteit en samenwerking. Door ruimtes slim aan te passen aan de aard van de werkzaamheden stijgt de productiviteit en het concen-

tratievermogen. Ook kan de medewerker steeds de juiste ruimte kiezen voor de werkzaamheden van dat moment. 2. STIMULEREN VAN CREATIVITEIT EN INNOVATIE

Nederland is bij uitstek een innovatieland. We staan zelfs op de eerste plaats van meest innovatieve landen van Europa. Ons innoverende vermogen staat of valt echter met de creativiteit van medewerkers. Volgens onderzoek zijn medewerkers in doordachte werkplekken wel 15 procent creatiever. Dat is meer dan welkom om onze sterke internationale concurrentiepositie op dit gebied te behouden en te versterken. 3. VERMINDEREN VAN STRESS EN UITVAL

Nederlanders zijn een productief volk. In Europa scoren we veel hoger dan gemiddeld. De werkdruk is hier dan ook relatief groot. Bovendien verwachten we van personeel dat ze altijd en overal bereikbaar zijn, en direct reageren op mails. Die ontwikkelingen trekken een flinke wissel op mensen. Zonder effectieve tegenmaatregelen zorgt dat voor meer stress en uitval veroorzaakt door onder meer burnouts. Vooral jonger personeel is eerder overwerkt en gestrest. “Een werkplek moet medewerkers op hun gemak stellen, ze moeten zich er prettig voelen”, zegt Geanne van Arkel, Head of Sustainable Development bij Interface. “Natuurlijke elementen verlagen het stressgevoel en verhogen het concentratievermogen. En met bijvoorbeeld

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

nialgeneratie, geboren tussen 1980 en 2000, is hiervoor gevoelig. OFFICE OF THE FUTURE

Hoe ziet zo’n modern kantoor met aandacht voor mens en design er dan uit? Interface heeft samen met inrichter Bene een voorzet gedaan met Office of the Future. Hiermee toont Interface in het innovatie- en expositiecentrum Living Tomorrow hoe volgens hen het kantoor van de toekomst eruitziet, en biedt het inspiratie voor een moderne kantoorinrichting. GEEN WERKPLEKKEN, MAAR PLEKKEN OM TE WERKEN

modulaire tapijtvloeren met natuurlijke dessins, geef je het kantoor een rustgevende uitstraling.” Een onderbelicht aspect is de akoestiek van de werkruimte. Een goede akoestiek is belangrijk. Herrie maakt letterlijk ziek. Het zorgt volgens onderzoek voor stress, een hogere bloeddruk en hartslag, en klachten als hoofdpijn en migraine. Gelukkig is dit zoveel mogelijk te voorkomen met concrete maatregelen. Bijvoorbeeld moswanden en tapijttegels dragen bij aan een goede akoestiek. 4. TEGEMOETKOMEN AAN NIEUWE VERWACHTINGEN

Personeel heeft tegenwoordig heel andere verwachtingen van de werkplek

dan enkele jaren geleden. We werken niet meer van 9 tot 5 op kantoor. Flexen thuiswerken zijn onderdeel van de nieuwe realiteit. Zeker personeel dat een groot deel thuiswerkt, heeft alle vrijheid thuis een eigen stek te creëren waar ze maximaal productief zijn. Personeel verwacht het gemak en de sfeer van thuis ook in een bepaalde mate op kantoor. 5. TALENT AANTREKKEN

Een doordacht ontworpen kantoor heeft een aanzuigende werking op talent. Voor meer dan een derde van alle professionals is de inrichting van het kantoorgebouw en de werkplek van doorslaggevend belang in de keuze voor een nieuwe werkgever. Zeker de millen-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Het stimuleren van samenwerking speelt in Office of the Future een grote rol. “We hebben bewust niet gekozen voor vaste werkplekken, maar plekken om samen te werken”, zegt Van Arkel. “Zo verspreid je de werkdruk over een grotere groep mensen, en dat verlaagt stress. Dergelijke nuances maken een groot verschil in het uiteindelijke ontwerp van een toekomstbestendig kantoorinterieur.” Ook Stefan Geerkens, Managing Director bij Bene België, geeft enkele tips. “Leer van zowel fouten als successen. En blijf op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, globalisatie, verstedelijking, mobiliteit, educatie en technologische vooruitgang. Het kantoor van de toekomst is niet in beton gegoten.”

37 <

38 >

Documentmanagementsystemen in ontwikkeling Een DMS gaat over documenten- en informatiestromen en vormt daarmee het hart- en vatenstelsel van nagenoeg iedere kantoororganisatie. Hoe staat het met dit vitale DMS? Tekst Hans-Erik de Kruyff

e eerste documentmanagementsystemen (DMS) kwamen in de loop van de jaren ’80 beschikbaar. Volgens de huidige normen waren dit ‘primitieve’ systemen. Niettemin hebben zij de basis gelegd voor andere manieren van werken. Zonder DMS is tijd- en plaatsonafhankelijk werken feitelijk onmogelijk, om maar een voorbeeld te noemen. In tal van branches is het anno 2017 niet mogelijk om zonder een DMS goed te functioneren. HUIDIGE ONTWIKKELINGEN

Sommigen beschouwen een DMS als de opslagplaats voor metadata, aan de hand waarvan documenten snel en gemakkelijk kunnen worden teruggevonden (naam

auteur, datum van registratie, korte omschrijving et cetera). Meestal wordt onder DMS het totaal van technische voorzieningen en functionele stappen verstaan, dat nodig is om een digitale documentomgeving goed te beheren en te gebruiken (zie kadertekst}. De huidige ontwikkelingen op dit vlak zijn vooral gericht op het toegankelijk maken van zoveel mogelijk verschillende documenten (in de breedste zin van het woord), op het uitbreiden en verfijnen van beheerfuncties en op de mogelijkheden die cloudcomputing te bieden heeft. TOEGANG EN INTEGRATIE

Het oorspronkelijke DMS omvatte digitale versies van papieren documenten. Daar werden al gauw Word tekstdocumenten aan toegevoegd, later ook PDF en JPEG documenten met illustraties. En weer later webdocumenten, inclusief e-mails, (bewegend) beeldmateriaal, geluidsfragmenten. Wim Vis, commercieel directeur bij Expansion in Rotterdam, zegt hierover: “De vele vormen van ongestructureerde informatie (content) met hun uiteenlopende formats voor archivering zorgen voor versnippering en daarmee voor inefficiency in de totale documentomgeving. Met ons Xtendis systeem brengen we alle content samen in één centraal archief, waarmee een ideale basis wordt gelegd voor een optimale documentomgeving.” Op die manier evolueert het DMS naar Enterprise Content Management, dat alle voor de onderneming relevante ongestructureerde informatie omarmt. Nóg een stap verder en de ongestructureerde content wordt gecombineerd met de gestructureerde informatie, zoals die in databases is opgeslagen. We komen dan bij Enterprise Information Management, dat werkelijk alle voor de onderneming relevante informatie omvat.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

Zonder scanner geen DMS Veelzijdig DMS Een DMS omvat in ieder geval opslagcapaciteit voor documenten en een metadatasysteem om de opgeslagen documenten weer terug te vinden. Maar DMS omvat veel meer, zoals scannen en indexeren, integreren van uiteenlopende documentensoorten en -formats, validatie van digitale documenten, opslag in eigen huis of in de cloud, retrieval (terugvinden van opgeslagen documenten), versiebeheer, autorisaties voor toegang en gebruik, distributie van digitale informatie, workflow management voor het geleiden van taken, collaboration om twee of meer mensen tegelijkertijd aan een document te laten werken en publishing om informatie uit het DMS met anderen te delen. DMS omvat dus heel veel, en deze opsomming is nog niet eens volledig.

een document heeft gedaan. De hiervoor benodigde functionaliteit is in een modern DMS ingebouwd. DMS wordt in toenemende mate geschikt gemaakt voor cloudcomputing. Xtendis bijvoorbeeld draait allang op servers van de klant zelf, maar is er sinds enige tijd ook in een clouduitvoering, waarbij content en applicaties in een streng beveiligd extern datacenter draaien. In deze cloudoptie is de klant gevrijwaard van investeringen en variabele beheer- en onderhoudskosten: Het gebruik van de cloudoptie vindt plaats tegen een maandelijkse vergoeding. Ook mengvormen tussen ‘eigen beheer’ en cloudcomputing zijn mogelijk.

slechts ten dele op een digitale documentomgeving zijn overgestapt. Bovendien zijn de ‘early adopters’, die in de jaren ’80 en ’90 met een DMS van start gingen, intussen wel toe aan een nieuw, geavanceerder systeem. We hebben nu te maken met ‘volwassen’ documentmanagementsystemen. Ons Xtendis systeem staat in technologisch opzicht op een stabiel hoog niveau. Daardoor kan de aandacht bij Expansion nu verschuiven naar intensievere functionele ondersteuning van beslissers en eindgebruikers. Denk aan de inventarisatie van behoeften, aan het uitvoeren van tests of aan de planning van een stapsgewijze implementatie. Kortom, alles wat nodig is om valkuilen te vermijden en van een DMS-project een succes te maken.”

VOLWASSEN, MAAR NIET VERZADIGD

VEEL AANBIEDERS

CLOUD BEHEERFUNCTIES

In dit tijdperk van tijd- en plaatsongebonden werken blijft de bedrijfsinformatie niet langer binnen de relatief veilige muren van het kantoorgebouw. Daarom moet er veel aandacht worden besteed aan de autorisaties: Wie heeft er toegang tot welke informatie en wat mag hij/zij daarmee doen? Tal van securitymaatregelen moeten ervoor zorgen dat andere belangstellenden geen toegang krijgen tot specifieke documenten binnen het DMS. Bovendien komt er steeds meer weten regelgeving voor verifieerbaar/controleerbaar (compliant) werken. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat steeds moet kunnen worden nagegaan wie wanneer en wat met

Wim Vis meent dat de markt voor DMS nog lang niet verzadigd is: “Er zijn talloze bedrijven en instellingen die nog niet of

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Er zijn vele aanbieders op de DMS-markt actief, vaak heel verschillend van aard. Expansion ontwikkelt en implementeert de software zelf en doet dit voornamelijk in het bedrijfsleven, maar ook in notariaten, ziekenhuizen en pensioenfondsen. Onder meer Decos (Noordwijk) en Circle Software (Eindhoven) zijn soortgelijke aanbieders, maar die zijn vooral bij overheden en in het onderwijs actief. Verder zijn er aanbieders die DMS-software importeren, en er zijn leveranciers van ERP-systemen, zoals AFAS, Exact en SAP, die claimen dat in hun systemen ook documenten kunnen worden vastgelegd. Tot slot zijn er ook nog tal van aanbieders die zich uitsluitend richten op de implementatie van een DMS. Een DMS is dan ook een product dat je niet op de hoek van de straat koopt. Een zorgvuldige keuze van de leverancier is voor de beslisser van groot belang.

39 <

O F F I C E A DV ERTO R I A L

Zwerfinformatie bedreigt informatieveiligheid Gezien alle aandacht voor ransomware, hackers, digitale bedrijfsspionage en pogingen van bepaalde mogendheden om in andere landen verkiezingen te manipuleren, is het niet vreemd dat veel organisaties denken dat het gevaar van buiten komt. Uit onderzoek van Veenman, specialist op het gebied van print, informatievraagstukken en visual solutions, blijkt dat de grootste bedreigingen voor de informatieveiligheid van binnenuit komen. Organisaties realiseren zich dat echter nog onvoldoende.

Het rapport ‘Zwerfinformatie Zonder omwegen goed en veilig werken met informatie’ is in opdracht van Veenman uitgevoerd in het najaar van 2016. Het is een benchmark over informatieveiligheid waaraan bijna 170 personen

40 >

eze rondslingerende informatie wordt in het onderzoek ‘zwerfinformatie’ genoemd. Dat kan bijvoorbeeld gaan om prints of USB-sticks die achterblijven op de werkplek. Maar denk ook aan werknemers die hun laptop in de auto laten liggen. Of een e-mail met een bijlage met salarisgegevens die per ongeluk aan de verkeerde personen wordt gestuurd. Het probleem voor de security is dat medewerkers zich niet of nauwelijks bewust zijn van de waarde van privacy- en concurrentiegevoelige informatie. Daarbij komt dat werknemers ook niet weten wat zij precies moeten doen om zwerfinformatie te voorkomen. VAN ONBEWUST ONBEKWAAM NAAR ONBEWUST BEKWAAM

Door de voortschrijdende digitalisering is informatieveiligheid een steeds complexer domein geworden. Voor het onderzoek is de borging van informatieveiligheid daarom benaderd vanuit een overzichtelijke driehoek met als hoekpunten: • Bewustzijn van mensen (kennen zij de waarde van informatie en van mogelijke gevaren?)

hebben deelgenomen. Het volledige

• De techniek (adequate beveiligingssoftware en –hardware) • Het gedrag van mensen (vertonen zij het juiste gedrag als het om veiligheid gaat?) Als bewustzijn en gedrag nader worden bekeken, dan blijkt dat veel mensen als het ware ‘onbewust onbekwaam’ met informatie omgaan. De uitdaging is om dit onbewust onbekwame gedrag om te zetten in onbewust bekwaam gedrag: veilig omgaan met informatie, zonder er over te hoeven nadenken. Maar dat lukt alleen als goed in kaart wordt gebracht welke informatie geen duidelijke plek heeft binnen de primaire processen en daardoor op allerlei plekken gaat rondslingeren. Zwerfinformatie als security-uitdaging bevindt zich ook aan de outputkant. Een ‘einddocument’, zoals de print, de factuur of aantekeningen op flipovers, kan makkelijk in verkeerde handen vallen en levert daardoor veel groter risico op dan informatie die niet kan rondslingeren. Het blijkt dat veel bedrijven bewuster zijn geworden van de risico’s. Zo is de Wet Meldplicht Datalekken voor driekwart van de ondervraagde bedrijven aanlei-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

rapport is te downloaden via www.zwerfinformatie.nl.

ding geweest om hun securitybeleid aan te scherpen. Zwerfinformatie hoeft niet altijd een veiligheidsprobleem op te leveren. Dat gebeurt pas als de veiligheid in het geding komt en dat hangt dus af van de aard van de informatie. Denk aan privacygevoelige of concurrentiegevoelige informatie. Bepaal ook welke informatie op welk niveau beschermd moet worden. Kroonjuwelen verdienen een ander informatiebeleid en daarmee een ander beschermingsniveau, dan gegevens waarvan het geen enkel probleem is als ze openbaar worden. Wie zwerfinformatie voorkomt gaat al direct veiliger met informatie om.

O F F I C E B O EK EN

Werk in beweging De werkplek en -omgeving heeft de afgelopen jaren veel veranderingen ondergaan. Veel partijen bemoeien zich ook met hoe die werkplek er uit moet zien om het beste uit de gebruikers naar boven te halen. Een van de belangrijkste stakeholders is altijd de facilitair manager binnen de organisatie. Logisch dat de International Facility Management Association (IFMA) ook wat over te melden heeft over de inrichting van die werkomgeving.

n 2011 werd de eerste publicatie van Work on the Move uitgebracht, gesponsord door softwarebedrijf Planon. Die uitgave had toendertijd nogal wat impact. Er werden ‘Workplace Strategy Summits’ gehouden in 2012 (New York) en 2014 (Londen), en er werd zelfs een ‘special interest group’ opgericht: “The Workplace Evolutionairies.” Nu, in 2017, was het tijd voor een vervolg: dat werd natuurlijk Work on the Move 2, wederom gesponsord door Planon. Logisch dan dat het voorwoord verzorgd werd door Pierre Guelen, de CEO van Planon. In dat voorwoord stelt Guelen dat het belang van de werplek niet kan worden overschat. “Vandaag de dag wordt deze erkend als een belangrijke voorwaarde voor de effectiviteit van een organisatie en als een tool voor het behouden van talent.”

Het gaat te ver om hier alle details van de 332 pagina’s tellende publicatie te bespreken, maar het boek bekijkt de werkomgeving vanuit verschillende gezichtspunten. Pagina 14: “Dit boek is niet alleen geschreven voor de facility manager, maar voor iedereen die betrokken is bij of geïnteresseerd is in de veranderingen die zich voltrekken in werk, werkers, leiderschap, vastgoed, werkplek, technologie en maatschappij.” Terecht wordt gesteld dat ‘plaats’ niet kan worden gescheiden van technologie, mens en proces om succesvol te zijn in het digitale tijdperk. Allereerst worden enkele trends gesignaleerd en besproken, vervolgens gaat het over leiderschap, dan komt MVO aan bod en het welbevinden van de werknemer. Natuurlijk ontbreekt de technologie niet, met zaken als ‘smart futures’ en de digitale werkplek. Hoofdstuk 10 behandelt enkele case studies van internationale organisaties, in het laatste hoofdstuk wordt gekeken naar de toekomst: de werkdag wordt beschreven van ‘Wendy’, de ‘placemaker’ van een organisatie in 2020. Waarschijnlijk zijn slechts enkele onderdelen van het boek interessant voor de lezer, vanwege zijn belang en interesse. Dat beseffen de schrijvers ook, en raden daarom aan om een keuze te maken uit de hoofdstukken. Niettemin is het interessant om het hele plaatje te bekijken, en zich niet te beperken tot, bijvoorbeeld, alleen de hoofdstukken over leiderschap. Het is even doorbijten, maar de moeite waard, zeker voor organisaties die internationaal actief zijn. En zeker niet alleen voor facility managers. Titel: Work on the Move 2 - Auteurs: Diverse - Publicatie: IFMA Verkrijgbaar als digitale publicatie via https://planonsoftware.com/nl/ artikelen-en-white-papers/

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

41 <

O F F I C E S M A RT

n i s d Tr en y

t i r u c e Cybers oor elijkhedenov g o m e d en t k lg a v ma . De risicoâ&#x20AC;&#x2122;s s o Technologgie lo t e jf d li b in e e e en ed en daarm toepassin n . tr e ic p jk li to e t g o echter ee rity ook in 2017 een hen rij. cybersecu ngrijkste trends op e De bela Tekst Marjolein

R ANSOMWAR

Deze vorm va dreiging en

42 >

slachtoffers groot deel kl

E BL IJ F T DR

n malware vo

beleef t een on bevinden zi eine en mid

E IGING

rmt ook dit jaar

gekende groe

ch volgens G

delgrote bedr

een grote i. Onder de

DATA voor ee n ijven .

Straatman

E RVAGE N n tussen GRE N ZE N Vve en ze rvagen de gr

hting eeds Naar verwac als laptops st endpoints zo en n ontw iknetwerke e fd , en eenzel leer t G DATA In veel verder, sig na n. va herm ing er voor de besc beveikeling geldt s nt oi en de endp gen zijn alle kent te ondernem in be et et. Concre twerk zelf ni ligd en het ne icoâ&#x20AC;&#x2122;s. veiligheidsris dit: nieuwe

EUWE GE VOLGE N NING EU-WE TGE VscIhermingswet, officieel

databe De Europese gaat in Regulation, ta Protection Da l ra de Gene ende ill ch heef t vers n kracht. Die mei 2018 va et G zi or ook, zo vo als mogelijk gevolgen . Zo za kelijk t he leem voor ridisch prob DATA , een ju ds die ou cl e publieke Amer ikaans - niet gebr ui k van ng vi le wetge eigen nationa - gezien hun . en opereren GDPR kunn confor m de

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

ME NSE L IJK E R

Ook Fortinet

E MALWARE

ziet ransom ware voorlo pig nog niet van het toneel verdw ijnen . Deze vorm van malware im iteer t in het nieuwe jaar steeds meer mense lijk gedrag. Bedreigingen worden slimmer en treden meer autonoom op , wat weer de nodi ge eisen stel t aan cybers ecurity.

O F F I C E S M A RT

R ISICO’S VA N IOT

E TAIL E RS E N DDOS BIJ R K E R INGE N . CY BE RVE R ZE arlijk in 2017

Naar verwac

en geva anvallen blijv Ook DDoS-a rs, verelijk op retaile ch voor nam zi en ht ric Ze grotere , gezien hun to Net works Al lo Pa ht ac w ar naast e kanalen. Da id van onlin he ijk el nk ha af dernemers dat meer on leverancier de ht ac rw met ve iten en samen ringen afslu ke ze er rv be cy engen. o’s in kaar t br de cyberr isic rs aa er ek rz ve

hting neem t The Intern et of Things vlucht in 20 17. Wat ex tra waakzaamheid vraagt, is de dreiging die er kan sc huilen in IoT-apparate n die comm uniceren m et de cloud. Malware is in staat via deze apparaten de te bestoken, Cloud zo waarschuw t Fortinet. een verdere

NDE VOORSPE LCLUER I T Y E CY BE RS voorspellend steeds meer

wordt ta, in Cybersecur ity mension Da integrator Di m volgens syste et H bedr ijf ctief te zijn . actief of proa plaats van re de data e sensoren en m aanwezig denk t dat alo Deze . e rol kr ijgen elen een grot die ze verzam spellen helpen voor steeds beter data kunnen en . Ook zullen gedrag ig ingen zich hoe cyberdre zien; die r gaan we mee lligence (A I) ren. Ar tificial Inte te en te interpre ta uit sensor kan helpen da

AUTOMAT ISE CY BE RSECUR R ING IT Y

De noodzaak tot het autom atiseren van curity proces cybersesen neemt to e, meldt Palo Alto Networks. Deels omdat de ke nnis bij een groot deel van de IT ’ers ontbreekt, m enselijk hand terblijft en om elen achdat er een te kort blijf t be staan aan security prof essionals.

IT Y CY BE RSECURGI TAL ISE R ING VE RSNE LT DI op orde is, kunnen

cybersecur ity Wan neer de liseren . Dit sneller digita g verder en bedr ijven no eën uit lo or tech no gi r mogelijk do gen is onder mee in ss lo securit y-op halen. Voor eeds de Cloud te st en hting nem . Naar verwac als een bijvoorbeeld zo en oud-dienst em ingen Cl el de meer ondern or vo . Het grote ctionaliteit af d an m firewall-f un de ? Het kan on ension Data volgens Dim tijd. en bespaart

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

I DE NT I T E I T

Tegenwoord

BE PAALT

ig werken w

e steeds mee r tijd- en nkelijk. Dit be tekent onde r meer dat de securi ty van het be w uste device belangrijker w ordt en dat de toegang tot device en netwerk steeds meer wordt bepaal d door de identiteit va n de gebr uike r. Dimension Data verwacht m eer nieuwe identiteitste ch nologieën die authen ticatie onde rsteunen . plaatsonaf ha

43 <

O F F I C E N I EU W S

Visma neemt Davilex over Davilex Software B.V. is overgenomen door Visma Nederland BV, de holding van Visma Software BV. Op 9 maart werd de overeenkomst tussen beide organisaties gesloten. Met de overname van Davilex verstevigt Visma zijn positie in

Ahrend maakt zijn debuut in Azië

het mkb, met name in het kleinbedrijf.

Koninklijke Ahrend breidt zijn internationale sales- en servicenetwerk uit naar Azië. Het bedrijf inte-

Davilex is al bijna dertig jaar actief op

greert de Aziatische activiteiten van zijn merk Gispen in Royal Ahrend Asia Pacific (APAC), om in

de softwaremarkt. De focus ligt vooral

deze regio kantoormeubilair en retailoplossingen te leveren. Hiermee maakt Koninklijke Ahrend zijn

op administratieve software voor het

debuut op de Aziatische markt.

mkb en verenigingen. Ruim 18.000

Koninklijke Ahrend biedt naar eigen zeggen de voordelen van een zeer korte levertijd van vier weken

bedrijven maken gebruik van een van

en rechtstreekse levering vanuit regionale verkoop- en productiefaciliteiten in Taicang (China). Met

de oplossingen van Davilex. Het bedrijf

de entree van Koninklijke Ahrend op de Aziatische markt is het bedrijf nog beter in staat om zijn klan-

houdt kantoor in Houten waar het pro-

ten wereldwijd te voorzien van inspirerende en collaboratieve werkomgevingen.

ducten ontwikkelt, verkoopt en onder-

Het hoofdkantoor van Royal Ahrend APAC is gevestigd in Taicang en huisvest meer dan 120 werkne-

steunt. Davilex blijft onder eigen naam

mers in productie, sales en marketing. Vanuit deze locatie kan Koninklijke Ahrend een grote hoeveel-

opereren.

heid Dutch Design-producten aanbieden.

Mecanoo en Gispen winnen Red Dot Award voor HUBB

Meubelserie HUBB, ontwikkelt door

het slimme modulaire ontwerp, duurzaam

Mecanoo en Gispen, heeft een Red Dot

materiaalgebruik en de vele toepassings-

Award gewonnen. Deze gerenommeerde

mogelijkheden.

designprijs wordt jaarlijks toegekend aan

HUBB is een innovatief, modulair concept

innovatieve nieuwe producten die uitblin-

met een ogenschijnlijk eenvoudige basis-

ken in kwaliteit.

vorm. Door de bouwstenen van de serie

De 38-koppige jury van internationale

te combineren, ontstaat een inspirerende

deskundigen beloonde HUBB met de Red

leer- of werkomgeving die verschillende

Dot Award Product Design 2017 vanwege

activiteiten faciliteert.

Nieuwe Hollandse Sphera-fabriek: extreem duurzaam en geavanceerd

Bouman KantoorTotaal naar PCI Nederland Digitale werkplekspecialist PCI Nederland heeft Bouman KantoorTotaal overgenomen. Met de overname groeit PCI naar het totaal van 300 medewerkers en 25.000 machines.

Sphera is de eerste vloer die uit de ultramoderne nieuwe Forbo-fabriek

Bouman KantoorTotaal is een totaalspecialist op het gebied van

in Coevorden rolt en is ontwikkeld in een geavanceerde ‘greenfield’

kantoorartikelen, kantoor- en projectmeubilair, kantoorapparatuur

omgeving. Dat heeft geresulteerd in zeer maatvast homogeen vinyl van

en documentsystemen, facilitaire producten en relatiegeschen-

hoge en consistente kwaliteit, zonder richting (dit betekent dat de vloer

ken voor kantoren, scholen en instellingen. Het bedrijf, met 40

in elke richting geïnstalleerd kan worden, red.). Sphera is daarnaast 100

medewerkers, heeft shops en showrooms in Goes, Middelharnis,

procent ftalaatvrij. De toegepaste zero waste-technologie en het gebruik

Roosendaal, Terneuzen, Veenendaal en Vlissingen. Bouman is

van groene energie zorgen bovendien voor de meest duurzame pro-

marktleider in Zeeland, West-Brabant en de Zuid-Hollandse eilan-

ductie ter wereld van homogeen vinyl. Er is bewust gekozen veel lichte

den en heeft zeven vestigingen, verspreid over het land.

kleuren in de collectie op te nemen, omdat de bijbehorende hoge licht-

De overname volgt op recente overnames van PCI van onder meer

reflectiewaarde bijdragen aan een gezond en prettig binnenklimaat.

CB Groep, Dantuma en Leferink Document Works.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E A DV ERTO R I A L

Vitaliteit op kantoor begint bij jouw vakhandel In onze samenleving én vooral ook op professioneel gebied is er steeds meer aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Een groot deel van het dagelijks leven, brengen we op het werk door. Dat maakt het extra belangrijk dat je je hier prettig voelt. Gezondheid is daarin een belangrijke factor. Je plukt al snel de vruchten van een paar kleine aanpassingen.

n kantooromgevingen wordt door de meeste medewerkers zittend werk uitgevoerd. Langdurig dezelfde houding aannemen verhoogt de kans op gezondheidsproblemen. Daarom bekijken we in dit artikel vooral de tools die beweging op de werkplek stimuleren of bijdragen aan ergonomie. ERGONOMISCHE KANTOORARTIKELEN

Ergonomie is geen trendbegrip, maar een belangrijke voorwaarde voor je gezondheid. De productgroep met ergonomische kantoorartikelen wordt om deze reden steeds groter. Zo kun je bij jouw kantoorvakhandel terecht voor een balance

board, zit-sta bureaus en voor ergonomische documenthouders en toetsenborden. Wil je liever niet meteen overstappen op ergonomische artikelen? Probeer dan de traditionele kantoorartikelen slim te gebruiken. Klap bijvoorbeeld de pootjes van je toetsenbord in. Omdat je je handen niet overbodig buigt, komt er minder druk op je pols. Ook kun je de snelheid van de muis zo instellen dat de cursor over het hele beeldscherm kan bewegen, zonder dat je de muis op hoeft te tillen. HOE TE GEBRUIKEN?

Ergonomische hulpmiddelen bieden veel voordelen. Maar als je geen goede werkhouding aanneemt, zullen de hulpmiddelen weinig effect hebben. Zeker wanneer het werk snel af moet zijn, ben je niet veel bezig met een gezonde werkhouding. Daarom is het belangrijk dat je je bureaustoel goed instelt. Daarvoor gebruik je onderstaand stappenplan: • Zet de voeten plat op de grond en stel de hoogte zo in dat je knieën op heuphoogte zijn. • Zorg bij het instellen van de rugleuning dat de hoek tussen je rug en bovenbenen ongeveer 90 graden is.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

• Om de hoogte van de armsteunen te bepalen, ontspan je je schouders. Zorg ervoor dat je onderarmen op de armsteunen rusten. • Zorg er tot slot voor dat je altijd rechtop in je stoel zit. GEZOND DE DAG DOOR

Vitaal werken is niet alleen afhankelijk van de ergonomische hulpmiddelen. Vitaliteit op de werkplek kent namelijk veel verschillende aspecten. Een goede samenwerking in het team, groei en ontwikkeling zijn andere belangrijke factoren. Investeren in vitaliteit heeft energieke medewerkers tot gevolg. En dat zorgt voor een productieve werkomgeving! DESKUNDIG ADVIES

Jouw kantoorvakhandel helpt je graag op weg naar een prettige en gezonde werkplek. Zo ben je bij de vakhandel aan het juiste adres voor het meest complete assortiment ergonomische artikelen, maar ook voor het beste advies. Wij zijn altijd bij jou in de buurt. Kijk op www.quantore.nl voor een verkooppunt bij jou in de buurt.

45 <

O F F I C E S O F T WA R E

Digitalisering

46 >

Je moet wel bijblijven Microsoft heeft in zijn bedrijfspand op Schiphol een professionele video-opnamestudio ingericht. Daar worden sessies opgenomen die ingaan op de problemen waar de gemiddelde computergebruiker tegenaan kan lopen. Initiatiefnemer Lars van Beek, technisch consultant bij Microsoft Nederland: “Uit onderzoek is gebleken dat heel veel mensen nog niet optimaal gebruik maken van de mogelijkheden die computersystemen bieden. Wij gaan ze helpen met onze webinars.” Tekst Hans Hooft Fotografie: Microsoft

it dat onderzoek kwamen enkele opmerkelijke feiten naar voren: zo geeft bijna 70% van de ondervraagden aan, het nodig te vinden om nieuwe digitale vaardigheden aan te leren. Dat is niet zo verwonderlijk gezien de snelheid waarmee die ontwikkelingen plaatsvinden. Wel opvallend is dat ruim een kwart van de Nederlanders bang is om zijn baan te verliezen als hij of zij achterblijft bij die ontwikkelingen.

UPDATES

Computers, internet, e-mail, de cloud, het maakt allemaal een heel belangrijk deel uit van de manier waarop

we nu leven en werken. Maar niet iedereen kan al die ontwikkelingen bijhouden, zo blijkt. Microsoft is één van de partijen die het meest actief is qua innovaties. Anderhalf jaar geleden bracht het bedrijf het besturingssysteem Windows 10 op de markt, opvolger van Windows 8. Maar nog lang niet iedereen is ‘overgestapt’ naar dat nieuwste systeem, zo blijkt uit gegevens, verzameld door het Canadese IT-adviesbedrijf Softchoice: wereldwijd draaien anderhalf miljard computers op een versie van Windows, maar tweederde daarvan (nog) niet op 10. Veel bedrijven gebruiken nog Windows 7, maar dat brengt gevaren met zich mee, zegt Van Beek. Hij pleit er dan ook voor om over te stappen naar Windows 10, dat veel nieuwe mogelijkheden biedt, vrijwel constant geüpdate wordt en, zo benadrukt Van Beek: “Veel veiliger is dan alle voorgangers.” BEGELEIDEN

Juist met al die mogelijkheden hebben veel mensen problemen, zegt Van Beek. Hij geeft toe: “Wij als techneuten gaan er vaak vanuit dat mensen het allemaal wel snappen wat wij ontwikkelen. Maar we blijken veel vragen te krijgen over zaken die wij normaal vinden. Dat deed ons wel beseffen dat wij op een iets andere manier met mensen over dat soort zaken moeten gaan praten. Om ze een beetje te helpen, te begeleiden in de digitale ontwikkelingen die gaande zijn. Als er bijvoorbeeld een nieuwe versie wordt gelanceerd van Windows, gaan we er vaak vanuit dat mensen het gewoon snappen. Ermee om kunnen gaan. Maar we moeten dus meer tijd investeren in het uitleggen: wat voor voordelen heeft het, en hoe werkt het? Het zou best kunnen dat veel mensen de nieuwe mogelijkheden niet kennen. Maar mensen worden ook

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S O F T WA R E

enigszins geforceerd om mee te gaan in die ontwikkelingen: steeds meer zaken gaan digitaal. Bankieren, contact met de overheden, videobellen, enzovoort. We moeten dus zorgen dat mensen niet meer die angst hebben, enerzijds door ervoor te zorgen dat het product zo veilig mogelijk is, anderzijds dat het optimaal gebruiksvriendelijk is. Prioriteit nummer één is de veiligheid. En hoe het hun leven kan vereenvoudigen en leuker maken. Dat proberen we middels bijvoorbeeld Microsoft Sessies te realiseren.” EINDGEBRUIKER

De sessies die Microsoft nu start, zijn primair voor de consument, vertelt Van Beek, al geeft hij toe dat die eindgebruiker

“Wij als techneuten gaan er vaak vanuit dat mensen het allemaal wel snappen wat wij ontwikkelen. Maar we blijken veel vragen te krijgen over zaken die wij normaal vinden.”

ook steeds vaker zijn device voor zakelijke doeleinden inzet (BYOD!). “De video’s die we nu opnemen kun je altijd bekijken via de Microsoft Sessies pagina’s. Eén keer in de twee weken doen we een live sessie,

dat is altijd op een dinsdagavond. Daarin hebben we het over Windows 10, Office 365, de cloud, e-mail, maar ook privacy en security. Dat is heel interactief, iedereen kan vragen stellen via de website, en ik kan dan direct antwoord geven. Het doel dat we de afgelopen jaren hebben gehad, was om meer contact te leggen met de gebruikers, en dit is een mooie manier om dat te realiseren.” ZAKELIJK

Het is de bedoeling om op termijn ook video’s te produceren die meer betrekking hebben op zakelijke toepassin-

gen van software. “Natuurlijk is er een enorme overlap,” zegt Van Beek, “maar de manier waarop mensen in een zakelijke omgeving omgaan met een pc kan heel anders zijn dan in een privé-omgeving. Omdat er meer beveiliging is, of je kunt niet naar alle websites. Ons idee is om daar op twee manieren invulling aan te geven. Eén is een set video’s voor IT-pro’s. Die liggen meer op het technische vlak en dan kunnen we het bijvoorbeeld hebben over hoe je Windows Defender instelt, en andere enterprise features. Dat is dus voor de IT-pro, maar de gebruiker ervaart wel het effect van wat die pro doet. Met Information Protection kun je bijvoorbeeld als bedrijf zeggen: deze data is bedrijfsdata, en deze data is dat niet. Een document dat ik markeer als bedrijfsdata kan ik niet mailen naar mijn privé mailadres. Of ik kan het niet op een usb-stick zetten. Of op een OneDrive. Daar maak ik onderscheid in. De gebruiker gaat dat wel ervaren. Want als hij dat document wél naar zijn privé-adres wil mailen, krijgt hij een melding. En de IT-afdeling krijgt een melding dat hij dat geprobeerd heeft. Voor de IT’er gaan we die video’s dus maken, maar onderliggend ook voor de eindgebruiker: als je dit ziet, dan betekent dat zus en zo, en kun je eventueel met je IT-afdeling contact opnemen. Maar dat zit allemaal nog in de planning.” De live-uitzendingen vinden om de week plaats op dinsdagavond om 19.30 uur. Voor de juiste data en om alle sessies terug te kijken ga je naar www.microsoft.nl/sessies

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

47 <

O F F I C E D U U R Z A A M - PR I N T EN

48 >

Inktloze printtechnologie TU Delft maakt wereldwijde cartridge-markt van 12.8 miljard overbodig We kennen allemaal wel de problemen rondom inktcartridges: ze zijn duur, slecht voor het milieu en net op het moment dat je dat belangrijke document wil printen, blijkt je cartridge leeg te zijn. Dankzij het jonge bedrijf Inkless, spin-off van de TU Delft en onderdeel van incubator YES!Delft, behoren deze problemen nu voorgoed tot het verleden.

nkless heeft namelijk een wereldwijd gepatenteerde techniek ontwikkeld waarmee je in zwart-wit kunt printen zonder inktcartridges, toners of andere verbruiksartikelen. “Jaarlijks wordt er wereldwijd voor 12,8 miljard euro aan zwarte cartridges en toners verkocht. Onze technologie maakt deze cartridges en toners in zijn geheel overbodig”, zegt Arnaud van der Veen, medeoprichter van Inkless. “We kunnen met inktloos printen dus de printmarkt volledig op zijn kop gaan zetten.”

MILIEUWINST “Inkless haalt inmiddels de kwaliteitsstandaarden van conventionele printtechnieken, onder meer qua resolutie en printsnelheid”, aldus Van der Veen. “Onze inktloze printtechnologie biedt veel voordelen. Cartridges, toners of speciale coatings op het papier zijn niet meer nodig, wat een enorme milieuwinst oplevert. De productie van cartridges en inkt kost immers veel energie en levert afval en schadelijke emissies op. Minder dan 30% van de cartridges wordt maar gerecycled. De rest eindigt op de grote afvalhoop waar het meer dan 450 jaar duurt voordat een toner cartridge volledig is afgebroken. Naast de milieuvoordelen, zal het met een inktloze printer nooit meer voorkomen dat je cartridges leeg blijken te zijn op ongewenste momenten. Bovendien betekent printen zonder cartridges of toners vanzelfsprekend dat er geen terugkerende kosten meer zijn nadat de printer is aangeschaft. Dit levert een significant kostenvoordeel op.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E D U U R Z A A M - PR I N T EN

CARBONISEREN Van der Veen vervolgt: “Onze inktloze printtechnologie is uniek, wereldwijd is er geen andere partij die het voor elkaar heeft gekregen om op normale papiersoorten te printen zonder dat hiervoor cartridges, toners of andere toebehoren nodig zijn.” “Bij de methode van Inkless carboniseren we het papier. Als je dat op een normale manier met een dun materiaal als papier probeert, brand je al snel door het papier heen. Ook is de print in dat geval niet permanent en onvoldoende zwart. Inkless heeft een veel betere controle over het carbonisatie-proces waardoor we minder diep hoeven te printen en dus niet door het papier heen gaan. We hebben ook een oplossing ontwikkeld die er voor zorgt dat de print voldoende zwart is en tevens permanent.” De technologie is vastgelegd in meerdere patenten. VERSCHILLENDE GROTE MARKTEN

Het printen van tekst, beeld en graphics kan gebeuren op papier, labels en oppervlakken van verpakkingen. “We hebben het dus over verschillende, grote markten: coding & marking, digitale productieprinters en office- en consumentenprinters”, zegt Van der Veen.

Bedieningspaneel

“Nu we de techniek op niveau hebben, is het moment daar om dit zo snel mogelijk naar de markt te brengen. Om de time-to-market te verkorten verkennen we op dit moment de mogelijkheden tot samenwerking met één of meerdere grote printbedrijven. We zijn hiervoor al met een aantal partijen in gesprek.” SPIN-OFF

Inkless is ontstaan uit een afstudeerproject van Venkatesh Chandrasekar aan de

Elektrische actuatorsystemen • • • • •

geschikt voor iedere individuele gebruiker geschikt voor verschillende werkzaamheden ergonomisch verantwoord een meer productieve werkplek estetisch in design

Controlebox

LINAK Actuator-Systems Nikkelstraat 39 4823 AE Breda +31 (0)76 542 44 40 info@linak.nl www.linak.nl

Meer informatie: www.inkless.ink

VERSTEL UW KANTOORMEUBILAIR IN HOOGTE Maak uw kantoormeubel

Hefkolommen

TU Delft. Samen met medestudent Van der Veen richtte hij een bedrijf op dat de veelbelovende technologie verder heeft ontwikkeld, met de TU Delft als een van de aandeelhouders; dit alles binnen de business incubator YES!Delft. De startup van Chandrasekar en Van der Veen (inmiddels beiden afgestudeerd) bestaat uit zeven werknemers en is gevestigd in Delft en Waddinxveen.

Bediening middels smartphone of tablet

49 <

O F F I C E H E A LT H

Beter Achter je Schermen met BAS Door de intrede van laptops, tablets en smartphones èn de opkomst van ‘het nieuwe werken’ varieert beeldschermwerk tegenwoordig sterk. Iedere dag achter hetzelfde bureau op kantoor is niet meer de standaard.

50 >

e werken in kantoortuinen, cafés en in de trein. De schermen variëren van 5 tot 23 inch. Ondanks deze veranderingen blijft het belangrijk om op een gezonde manier te werken met beeldschermen. Mensen die zich bewust zijn van hun eigen werkwijze en gezonde keuzes maken, hebben minder kans op klachten aan armen, nek of schouders. Met de checklist BAS (Beter Achter je Schermen) beoordeelt een werknemer zelf de gezondheidsrisico’s voor zijn eigen situatie. Ook geeft BAS tips en adviezen voor gezond werken met beeldschermen. Het percentage werknemers dat per dag meer dan 6 uur met een beeldscherm werkt (een kritische grens voor de kans op klachten), is van 2007 tot 2015 gestegen van 22% naar 25% (Arbobalans 2016). Ondanks het veranderende karakter, vormt beeldschermwerk nog altijd een risico voor het ontwikkelen van lichaamsklachten. Om werknemers meer inzicht te geven in hun werkstijl, knelpunten en mogelijkheden om hun situatie te verbeteren, ontwikkelde TNO de checklist Beter Achter je Schermen (BAS). Met de checklist BAS inventariseert de gebruiker niet alleen de traditionele risico’s, maar komen ook nieuwe risico’s aan bod, zoals plaatsen tijdonafhankelijk werken (‘Het Nieuwe werken’), werken met nieuwe apparatuur, zoals laptops, smartphones en tablets, en ook het nieuwe arbeidsrisico langdurig zitten (‘sedentair gedrag’).

van de oplossingen zijn door de gebruiker zelf in te voeren. Voorbeelden zijn het op de juiste wijze instellen van de werkplek en regelmatig afwisselen van beeldschermwerk met ander werk of pauzes. Bij oplossingen die met de werkomgeving of organisatie van het werk te maken hebben, wordt aangeraden in gesprek te gaan met collega’s of de arbo-verantwoordelijke. De checklist beoordeelt primair de werkgerelateerde beeldschermtijd. In privétijd komen zitten en het gebruik van beeldschermen ook veel voor. Het is daarom belangrijk dat mensen zich ervan bewust zijn dat tijdens privé beeldschermgebruik dezelfde risico’s en adviezen gelden.

CHECKLIST FYSIEKE BELASTING

BAS

Een beoordeling met BAS gebeurt op individueel niveau; de invoer en resultaten gelden dus ook alleen voor de situatie van de invuller. Deze vult vragen in (met ja of nee als antwoordcategorie) over de werktijden en werktaken, de werkplek en over werkdruk. Na het invullen van de vragen verschijnt een overzicht van de resultaten. Er is te zien in welke categorieën knelpunten gesignaleerd zijn met daarbij adviezen om de knelpunten te verminderen. Veel

Beeldschermwerk is een voorbeeld van fysieke onderbelasting en is één van de onderdelen van fysieke belasting zoals opgenomen in de Checklist Fysieke Belasting. De Checklist Fysieke Belasting helpt om een eerste risico-inventarisatie uit te voeren voor àlle vormen van fysieke belasting, zowel fysieke onder- als overbelasting. Voorbeelden van fysieke overbelasting zijn tillen en dragen, duwen en trekken, hand-arm taken en werkhoudingen. Het resultaat van de checklist geeft met een eenvoudig stoplichten-systeem snel een overzicht van mogelijke risico’s. Zowel de Checklist Fysieke Belasting als BAS zijn vrij beschikbaar op Heleen de Kraker, Onderzoeker/adviseur, TNO Work, Health and Technology www.fysiekebelasting.tno.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Impact kantooromgeving op Agile werken is groot Geconcentreerd productie draaien, in pairs opereren en dan weer met het hele Agile team de koppen bij elkaar steken, even real time updaten met de offshore ploeg in India en tussendoor een uurtje poolen. Wanneer Agile werken wordt ondersteund door een dynamische en digitale kantooromgeving dat hierop is afgestemd, kan deze manier van werken pas echt tot snelle en betere resultaten leiden.

imo Westra van De Agile Kantoorinrichters: “Agile teams moeten nogal eens het wiel zelf uitvinden op dat gebied, waardoor ze tot hun eigen frustratie niet meteen voluit kunnen presteren doordat ze tegen fysieke obstakels of beperkingen aanlopen.”

ANDERE INRICHTING

Langere tafels, teamtafels omdat je aan een ‘gewoon’ bureau van 1.80m niet goed even naast elkaar kunt gaan zitten. Of juist een bureau met goede akoestische panelen eromheen, om geconcentreerd te kunnen werken. Whiteboards of zelfs complete whitewalls in de gehele ruimte, real-time inzicht in de stand van zaken van het project, een failure friendly omgeving. Een Agile-manier van werken vraagt nu eenmaal om een geheel andere inrichting dan die van Het Nieuwe Werken bijvoorbeeld. “Daar is men zich niet van bewust

als een organisatie Agile gaat werken”, zegt Westra. Waar bij Agile ‘wij’ centraal staat, staat bij Het Nieuwe Werken ‘ik’ centraal. Waar HNW draait om flexplekken en thuiswerken, verlangen Agilisten een vaste werkplek, dag in dag uit als een team bij elkaar te kunnen zitten en een plek waar ze eventueel ongestoord ‘lawaai’ kunnen maken.

het Agile-team. Dat is juist de kern van een dergelijke omgeving.” Het is daarnaast van doorslaggevend belang dat de team identity tot uiting komt in de inrichting, weten ze bij De Agile Kantoorinrichters. Niet alleen in de fun-aspecten, hoewel die zeker belangrijk zijn. Een inrichting passend bij het team, de teamgeest en de herkenbaarheid is ook essentieel voor het optimaal functioneren van het team.

“Een Agile-manier van werken vraagt een geheel andere inrichting dan die van Het Nieuwe Werken.”

NIET ÉÉN MANIER

Er is uiteraard niet één manier van Agile werken. Alhoewel er zeker overeenkomsten zijn, zijn er ook grote verschillen. Iedere organisatie voert Agile op haar eigen manier door. “Aangezien de kernwoorden van Agile ‘flexibel, lenig en adaptief’ zijn, geldt dit ook voor de werkomgeving”, zegt Anneline van der Zon, projectmanager bij De Agile Kantoorinrichters. “Deze kan zich moeiteloos aanpassen aan de diverse ceremonies of een andere samenstelling van

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Het is niet voor niets dat een van de statements in het Agile Manifesto uit 2001 zegt: 'Build projects around motivated individuals. Give them the environment and support they need, and trust them to get the job done'. “Organisaties realiseren zich lang niet altijd hoezeer de inrichting kan bijdragen aan betere prestaties van de Agile teams”, aldus Van der Zon.

51 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

52 >

8 tips voor ideale werkomstandigheden op kantoor Mensen die incidenteel thuiswerken ervaren meer werkdruk, werken vaker over en hebben vaker een verstoorde privé-werkbalans, blijkt uit recente cijfers van CBS en TNO. Dit komt vooral doordat zij hun werk op kantoor niet af krijgen. 8 tips om betere werkomstandigheden te creëren.

ederlanders brengen het grootste deel van hun werktijd nog steeds door op kantoor - 64 procent van de medewerkers is er altijd, volgens het CBS en TNO. Als mensen al thuiswerken, is dat in tweederde van de gevallen incidenteel, bijvoorbeeld door stress en concentratieproblemen op kantoor. Slechts een tiende van de Nederlandse werkenden is dan ook écht tevreden met zijn werkplek, laat het Global Workplace Report van Ipsos en Steelcase Group zien. Coalesse, leverancier van meubels voor de moderne werkplek, geeft tips zodat werkgevers betere werkomstandigheden op kantoor kunnen creëren. Zodat mensen hun werk wél af krijgen en niet noodgedwongen thuis nog aan de slag moeten. Dat is niet alleen goed voor het humeur en de

gezondheid van hun medewerkers, maar ook voor de organisatie zelf. Hoe gezonder de werknemer, hoe lager het ziekteverzuim ligt en hoe hoger de betrokkenheid en de productiviteit. 1. GEEF MEDEWERKERS KEUZE EN CONTROLE WAAR EN HOE ZE WERKEN

Medewerkers die het meeste controle en keuze hebben over waar en hoe ze werken - afhankelijk van bijvoorbeeld hun taak of gemoedstoestand - zijn het meest betrokken. Toch heeft de helft van de Nederlandse kenniswerkers op hun huidige kantoor niet de vrijheid om te kiezen waar ze willen werken. 2. CREËER SPECIALE CONCENTRATIERUIMTES VOOR RUST EN FOCUS

Een voorbeeld van een werkplek die past bij een bepaalde taak of gemoedstoestand, is een ruimte waar mensen zich kunnen concentreren. Werkstress is een van de grootste arbeidsrisico’s van de 21e eeuw en dat wordt voor een groot deel veroorzaak door afleiding en open werkplekken met veel omgevingslawaai. Flexibele concentratieruimtes lossen dit probleem voor een groot deel op. 3. INVESTEER IN DE NIEUWSTE TECHNOLOGIEËN

Het gebruik van vaste technologie ligt in Nederlandse organisaties nog twee keer zo hoog als het gebruik van mobiele apparatuur. 70 procent van de werkenden maakt gebruik van een vaste telefoonlijn en 74 procent van desktopcomputers. En dat terwijl medewerkers met tablets, smartphones, laptops en videoconferencingopties het meest blij en betrokken zijn (zie ook punt 1).

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

informele momenten geven een boost aan de tevredenheid. Een werkgever kan dat stimuleren, door het inrichten van een echte koffietent, een loungeruimte of zelfs een bar. 6. BIED TOEGANG TOT BUITENLUCHT EN ZONLICHT

Pauzes nemen is cruciaal en de rol van buitenlucht en echt daglicht mag niet onderschat worden. Het biedt medewerkers de kans om hun gedachten de vrije loop te laten en echt tot rust te komen. Ze keren daarna frisser en vrolijker terug naar hun werkzaamheden. Door als werkgever zelf deze outdoor spaces te creëren - met de nodige ontspanningsmogelijkheden - wordt de drempel om naar buiten te gaan een stuk lager. 7. ZORG VOOR ERGONOMISCH EN EMOTIONEEL COMFORT

Ergonomisch ontworpen meubilair bureaustoelen, tafels, banken - is een basisvoorwaarde voor organisaties, die direct van invloed is op het welzijn van medewerkers en daarmee op hun productiviteit. Hetzelfde geldt voor ruimtes die aanvoelen zoals ‘thuis’. Medewerkers die positief scoren op welzijn, zijn blijer, productiever en minder vaak ziek.

4. STIMULEER SAMENWERKING EN CREATIE

Als mensen bij elkaar zijn - letterlijk in dezelfde ruimte of virtueel dankzij slimme technologieën - ontstaan de beste ideeën en stijgt de betrokkenheid. Met elkaar én met de organisatie. Dit is niet op ieder moment van de dag noodzake-

lijk (zie punt 2), maar de mogelijkheden moeten wel optimaal zijn. 5. MAAK INFORMEEL EN SOCIAAL CONTACT MAKKELIJK

Alleen zakelijk contact met collega’s maakt medewerkers niet blij - juist de

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

8. MAAK VAN DE KANTOOROMGEVING EEN VERLENGSTUK VAN DE ORGANISATIECULTUUR

Als laatste kan een goed ingerichte werkplek dienen als weerspiegeling van de bedrijfsstrategie, het merk en de cultuur - ook dat beïnvloedt de betrokkenheid en daarmee ook de tevredenheid van de medewerkers.

53 <

S M A R T RO B OT I S ER I N G

54 >

De 5 banen die als eerste door robots worden overgenomen Onderzoekers van de universiteit van Oxford schatten dat in de Verenigde Staten 47 procent van de banen binnen 20 jaar geautomatiseerd zouden kunnen zijn. Maar welke ‘witte-boorden’ banen worden als eerste door robots overgenomen?

ls definitie van ‘robots’ gebruiken we voor dit artikel technologieën zoals systemen die op daartoe ontworpen platforms draaien, en zijn ingesteld om taken uit te voeren die op dit moment door mensen moeten worden gedaan. Welke banen gaan die systemen als eerste overnemen?

1 – MIDDLE MANAGEMENT

Als je taken voornamelijk bestaan uit het nemen van een getal uit één cel in Excel om dit in een andere cel te importeren, en vervolgens een verhaaltje te schrijven hoe dit getal van de ene naar de andere cel is gekomen, dan staan de robots te trappelen om dit van je over te nemen. Elke baan waarbij je ‘speciale en unieke’ kennis van de

branche wordt toegepast om een causaal verband te leggen tussen getallen in een matrix, zal als eerste verdwijnen. 2 – COMMODITY VERKOPERS (ADVERTENTIES, SUPPLIES, ETC.)

Tenzij je dromen verkoopt, wonderen, of speciale voordeeltjes, steekpenningen of andere waardevolle toevoegingen die niets te maken hebben met specificaties, prijs en beschikbaarheid, maak je borst dan maar nat. Machines kunnen het verkoopproces een flink stuk goedkoper maken (verzoek om voorstel, offerte, order en uitvoeringsproces). 3 – RAPPORTSCHRIJVERS, JOURNALISTEN, AUTEURS

Schrijven is een vak. Maar niet het schrijven van rapporten. Machines kunnen ‘leren’ om data te lezen, patronen te onderkennen in afbeeldingen of video, of vrijwel elk soort onderzoeksmateriaal te analyseren om vervolgens een zeer leesbare (of presenteerbare) tekst te produceren. De dagen van sporten financieel redacteuren zijn geteld. Begin maar vast aan je roman.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

S M A R T RO B OT I S ER I N G

4 – ACCOUNTANTS & BOEKHOUDERS

Het verwerken van gegevens heeft waarschijnlijk meer banen opgeleverd dan overbodig gemaakt, maar lerende machines kunnen accounting en boekhouden zoveel beter doen dan mensen. Robo-accounting staat nog in de kinderschoenen, maar het is zoveel efficiënter in het verwerken van facturen, betalingen, inventarisbeheer, auditing en andere accounting functies dan mensen. 5 – DOKTOREN

Dit kon wel eens het enige gegarandeerd positieve effect zijn van de overname van mensenwerk door robots. De huidige wereldbevolking van 7,3 miljard zal in 2030 waarschijnlijk gegroeid zijn naar 8,5 miljard, 9,7 miljard in 2050 en 11,2 miljard in 2100, volgens een recent rapport van de UN DESA (United Nations Department of Economic and Social Affairs). Dat houdt in dat als iedereen die ooit dokter wilde worden, dat ook werd, we nog steeds niet voldoende doktoren hadden. Het goede nieuws is dat robots uitermate goede doktoren kunnen zijn, diagnostici en chirurgen. Zo worden nu al ultra-precieze robo-chirurgen toegepast voor het uitvoeren van ingrepen die variëren van knie-operaties tot ooglasering. Deze ontwikkeling breidt zich

razendsnel uit. Nu nog een algoritme voor een patiëntvriendelijke ‘bedside manner’. WAT KUN JE DOEN?

Technologische vooruitgang is niet goed of slecht, het is er gewoon. Het heeft geen zin je er druk over te maken, en zeker niet om nostalgisch te mijmeren over die ‘goeie ouwe tijd’. Daar help je niemand mee. Het goede nieuws is dat we weten wat er aan zit te komen. Het enige wat we moeten doen, is ons aanpassen. Daartoe

moeten we begrijpen hoe mens-machine partnerships zich zullen ontwikkelen. Dat is moeilijk, maar niet onmogelijk. We zijn altijd tool-gebruikers geweeest, nu moeten we tool-partners worden. Dat zal niet elke baan redden, maar kan er wel voor zorgen dat je huidige carrière zich blijft ontwikkelen, en je tijd hebt om uit te vogelen hoe je jouw persoonlijke intellectuele vaardigheden kunt blijven exploiteren naar waarde voor een opdrachtgever. Bron: www.shellypalmer.com

55 <

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

‘Groen’ gebouw: hogere productiviteit? 56 >

In het streven naar een ‘groen’ imago, en voorloper op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen gaan steeds meer ondernemingen ertoe over, hun bedrijfspanden zo milieuvriendelijk mogelijk te maken. Maar om het werkklimaat ook voor de eindgebruikers, de medewerkers, te optimaliseren, wordt gestreefd naar een zo hoog mogelijke interne omgevingskwaliteit, ofwel de ‘internal environmental quality, IEQ’. Maar zijn die meetcijfers wel doorslaggevend en allesbepalend voor het welzijn van de medewerkers, en dus voor hun prestaties? Tekst Hans Hooft

et lijdt geen twijfel dat de omgeving waarin gewerkt wordt, van grote invloed is op de prestaties van de ‘bewoners’. Daar is inmiddels al heel veel onderzoek naar gedaan vanuit verschillende oogpunten: klimaat, inrichting, ergonomie, enzovoort. Maar soms passen de puzzelstukjes niet goed in elkaar. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer het gebouw zelf voldoet aan alle milieu-eisen, inclusief BREEAM, maar het persoonlijke comfort toch te wensen overlaat. Uit een onderzoek in Nieuw-Zeeland bleek dat de gebruikers van een bedrijfspand dat aan de IEQ-waarden voldeed, hun werkomgeving alsnog ‘aanpasten’ om tot een acceptabele mate van comfort te komen. De conclusie mag zijn dat de IEQ-criteria voor gebouwontwerpen niet representatief

zijn voor de manier waarop de gebruikers hun omgeving ervaren. Dit kan dus leiden tot een architectuur waarbij de inherente eigenschappen van een goed, milieuvriendelijk ontwerp ontbreken. STANDAARD MEETFACTOREN

De claim dat een gecertificeerd ‘groen’ gebouw de productiviteit verhoogt, appelleert aan vastgoedontwikkelaars, commerciële gebruikers en andere betrokkenen. Maar dat ‘groen’ automatisch leidt tot productiviteit is geen vaststaand feit. Want hoe kun je de productiviteit afzetten tegen de IEQ? Zijn de standaard meetfactoren voor comfort zoals lichtsterkte, luchtkwaliteit en temperatuur wel representatief voor een groene werkomgeving? Naar aanleiding van de resultaten van bovengenoemd onderzoek werd, eveneens in Nieuw-Zeeland, een enquête gehouden onder gebruikers van een ‘groen’ gecertificeerd bedrijfspand. Daaruit bleek dat IEQ geen significante factor is voor het meten van de productiviteit. Deze conclusie wordt ondersteund door diverse publicaties die bewijzen dat een veel breder palet aan IEQ normen dan die welke zijn gespecificeerd in ‘groen’certificaten bepalend zijn voor comfortabele omstandigheden en potentieel hogere productiviteit. BEHEERSYSTEMEN

De voornaamste architectonische eigenschappen van een pand die de natuurlijke omgeving beheren en het vermo-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E W ER KO M G E V I N G

gen hebben de productiviteit te verhogen middels het beïnvloeden van de IEQ zijn de verdeling van natuurlijk licht, natuurlijke ventilatie (tenzij airconditioning is toegepast) en het beheren van zonlicht (zowel gewenst als ongewenst). Deze beheersystemen zijn zichtbaar in de afmetingen en soorten beglazing, de diepte van de ruimtes, thermische massa, zonbescherming en oriëntatie van het pand. Het probleem ontstaat wanneer een pand alleen kan voldoen aan de IEQ criteria, zoals verlichtings- en temperatuurnormen, met behulp van mechanische middelen. Groene gebouwen die veel glas hebben en waar in elke ruimte airco draait, scoren geen goede IEQ dankzij het gebouwontwerp (architectuur), maar dankzij de elektromechanische voorzieningen die onnodige hoeveelheden energie verbruiken om een slecht ontwerp te compenseren. In dit geval kan een pand wel voldoen aan milieunormen binnen een beperkte en voorgeschreven ‘comfort’ behoefte die een benoeming als ‘groen’ rechtvaardigt, maar weinig ruimte biedt voor aanpassingen door de gebruikers. PRODUCTIVITEIT

Het gaat hier te ver om de verschillende methodes te beschrijven die worden toegepast om de mate van productiviteit van een persoon te meten. De definitie is simpel: productiviteit is de hoeveelheid goederen of diensten die een medewerker produceert in een bepaalde tijd. De methode om die productiviteit te meten is echter veel minder simpel. Veel van de

‘producten’ in een kantoor zijn ontastbaar en economische winst of verlies is geen echte afspiegeling van de mate van werkintensiteit. In feite vallen de testmethodes binnen twee categorieën: psychometrische testen en zelf-beoordeling. De eerste categorie maakt gebruik van diverse rationele testen (diagrammen, cijfers en dergelijke) om de productiviteit van de deelnemer te meten; zelfbeoordeling gaat uit van de mening van de deelnemer zelf met betrekking tot zijn of haar productiviteit. Er zijn veel voorstanders van beide vormen van meten, en beide methodes hebben zowel voor- als nadelen. Wat ontbreekt in de indicatoren voor productiviteit is de invloed van zowel sociale als omgevingsfactoren. Denk aan gezondheid, welbevinden, onderbrekingen van het werk, maar ook slaaptekort, persoonlijke en werkrelaties. Met name sociale factoren kunnen een belangrijkere rol spelen dan omgevingsfactoren. Slaaptekort, bijvoorbeeld, heeft een nadelige invloed op de cognitieve functies en kunnen zelfs de beste omgeving ondraaglijk maken. HOE MEET JE DE IEQ?

Als er een verband bestaat tussen productiviteit en IEQ, dan moet worden vastgesteld welke omgevingsfactoren de productiviteit beïnvloeden en welke waarde(n) er aan gehecht moeten worden. De belangrijkste factoren die door het ontwerp van een gebouw worden beïnvloed zijn de thermische en visuele omgeving. Deze factoren bepalen ook voor het grootste deel de IEQ, naast akoestiek en luchtkwaliteit.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

De IEQ criteria voor de thermische omgeving zijn gebaseerd op de aanname dat een statische, strak beheerde en niet-veranderende omgeving optimale voorwaarden voor comfort oplevert die resulteert in een hogere productiviteit. De IEQ criteria voor verlichting zijn gebaseerd op de aanname dat de lichtsterkte op de werkplek zo hoog mogelijk moet zijn. De wetenschappelijke basis hiervoor is bestrijdbaar en het bewijs voor een meer gevarieerde omgeving waar de gebruiker het beheer over heeft, neemt toe. LICHT

Jarenlang werd beweerd dat zoveel mogelijk daglicht de productiviteit zou stimuleren. Dat heeft tot gevolg gehad dat veel kantoorpanden enorm veel glas bevatten, zowel aan de gevels als in het interieur. Meer recent onderzoek heeft uitgewezen dat er geen empirisch bewijs is voor de aanbevolen lichtniveaus in kantoren. Die cijfers bleken meer op beredenering te steunen dan op onderzoek. Er is ook nogal wat verschil in de aantallen lux (lichtsterkte) die door de verschillende wetenschappers wordt aanbevolen voor kantoorwerk. Wat voldoende kan zijn voor prestatie kan onvoldoende zijn voor beleving. Bovendien kan die beleving niet representatief worden gemeten omdat de perceptie van licht gebaseerd is op zowel luminentie als illuminentie. De criteria voor licht op de werkplek die worden toegepast voor ‘groene’ gebouwen (400 lux) hebben dus geen of nauwelijks relatie tot zowel de uitvoering van een taak of ervaren uiterlijk van een

57 >

O F F I C E W ER KO M G E V I N G

58 >

ruimte, en zijn daarom slechte indicatoren voor productiviteit. Dit geldt ook voor daglicht: het is niet zozeer de hoeveelheid daglicht die op de werkplek valt die een indicator is voor beleving of prestatie, als wel de relatieve verspreiding van licht die wordt weerkaatst door oppervlaktes in de ruimte. Geheel glazen wanden kunnen dit niet realiseren, maar leveren wel andere problemen op zoals verblinding en te hoge temperatuur. Zolang het installeren van een energievretende airconditioning nog steeds een goedkopere optie is dan het aanbrengen van een effectieve zonwering zullen veel commerciële panden nog heel veel op elkaar lijken: veel glas en geen rekening houdend met oriëntatie ten opzichte van de zon. De methodes die zijn toegepast voor het meten van de IEQ en de productiviteit hebben geleid tot een schijnbaar exacte wetenschap voor het meten van de voordelen van ‘groene’ gebouwen. Voorbeelden van claims die daarop gebaseerd zijn, zijn dat ‘een toename van 215,3 lux aan daglicht bovenop een lichtsterkte van 861 tot 1.76,4 lux resulteerde in een stijging van slechts 1% in prestatie.’ Maar zoals aangetoond zijn de criteria voor visuele en thermische omgevingen onnauwkeurige en onjuiste weergaven van comfort. Maar ook de productiviteit is niet wetenschappelijk gedefinieerd of gemeten: er is een discrepantie tussen claims voor de verhoogde productiviteit en de wetenschappelijke onderbouwing hiervan. AFSTAND

In de afgelopen tien jaar heeft de wetenschap afstand genomen van de modellen die aannamen dat comfort exact fysiek meetbaar is, en heeft men geaccepteerd dat diversiteit in en aanpasbaarheid van de fysieke omgeving een grotere invloed heeft op comfort en mogelijk op productiviteit. Uit een onderzoek bleek dat mensen over het algemeen van mening waren dat zolang men maar in

een aangenaam tempo kon werken zonder grote afleidingen, men geen problemen had met de directe werkomgeving. Dus als exacte niveaus van IEQ minder belangrijk zijn, dan is de IEQ in zijn huidige vorm niet zo’n belangrijke meetfactor voor comfort en dus een minder belangrijke indicator van productiviteit. Toch gaan de normen voor het ‘groen’ zijn van gebouwen nog uit van een correlatie tussen IEQ en productiviteit. Zo wordt er uitgegaan van specifieke lichtniveaus, daglicht factoren en temperatuurniveaus binnen bepaalde bandbreedtes op basis van zogenoemde ‘predicted mean votes’ (voorspelde gemiddelde voorkeuren). Maar die schijnbaar ‘precieze’ cijfers zijn niet gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek – er is zelfs een kloof tussen recent onderzoek naar het begrip van comfort in gebouwen en de IEQ normen die worden toegepast bij de accreditatie voor ‘groen’. Kort door de bocht: de huidige IEQ normen garanderen niet automatisch comfortabele omstandigheden. CONCLUSIE

Uit de wetenschappelijke literatuur blijkt dat de criteria die worden toegepast voor ‘groene’ accreditatie zijn gebaseerd op aannames op het gebied van visuele en thermische comfort die gedateerd zijn en niet representatief. Dit heeft geresulteerd in criteria die een grote totale oppervlakte van glas voorstaan en de toepassing van airconditioning. Uit het bovenstaande blijkt dat de claim dat de ontwerpen van groene gebouwen een hogere productiviteit tot gevolg hebben, slechts ten dele gegrond is. Comfort wordt bepaald door meerdere factoren dan welke een rol spelen in de normen voor ‘groen’. Noch de interne omgevingskwaliteit, noch de echte productiviteit kan exact worden gemeten, daarom kan de claim dat een groen gebouw een hogere productiviteit van de gebruikers oplevert dan een redelijk goed ontworpen, nietgroen pand, niet worden gestaafd.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Office Magazine organiseert, speciaal voor de leveranciers én gebruikers van Document Management Systemen

DMS Awards 2017

Eindelijk een beloning voor de beste cases en producten die het afgelopen jaar op de markt kwamen (van Q1 2016 t/m Q1 2017). Het vakblad Oﬃce Magazine gaat alle innovaties en gerealiseerde projecten onder de loep nemen. De allerbesten worden beloond met één van de nu al felbegeerde DMS Awards. Stuur uw beschrijving van uw beste producten/projecten/ services op het gebied van Document Management in en ding mee naar één of meer DMS Awards 2017 van Oﬃce Magazine. • • •

Vijf Branches Vijf Categorieën Best Partner en Best Concept

Planning 8 september: 22 september: 1 november:

sluiting inschrijvingen bekendmaking nominaties bekendmaking winnaars tijdens feestelijke avond

Voor informatie en inschrijving kunt u vanaf 1 mei terecht op www.dmsawards.nl De prijswinnende inzendingen krijgen uitgebreide exposure in de vakmedia, zowel in print als online. Verder helpen wij de winnaars met verdere publiciteit met onder meer een mediakit met teksten en afbeeldingen.