Office Magazine 03/2017 by Magenta Communicatie

Office Magazine.nl

Inspiratiemagazine voor de kantooromgeving Jaargang 12 - 2017 - mei - Officemagazine.nl

Forbo:

Het mag ook gewoon mooi zijn Duurzaam: Vloerafwerking: een hoofdpijndossier? - Smart: Databeschermingswet: gevolgen en tips - Health: Het effect van vloerafwerking op de IAQ

ENT

AGEM N A M L KABE CTEN U PROD

TFT M

RME

RA NITO

DERS

OU PU H

g n i t h c i r n i k e l rkp en

oor e v s e l l A

TIE IFICA

ELEC

isc m o n o g er

HE) C S I T DEN ES WAN S (AKO G IDIN SCHE

KPLE

WER

HTIN

LIC KVER

HE MISC O N ERGO CTEN U PROD

K KPLE ES R E W IR ESSO C C A

Thovip Ergonomics BV | Julianastraat 10a | 5932 EH Tegelen

T +31(0)77 711 4370 | F +31(0)77 373 7007 | E info@thovipergonomics.nl | W www.thovipergonomics.nl

O F F I C E VO O RWO O R D

Investeren Het gaat steeds beter met de BV Nederland, las ik net. Onze economie groeit met maar liefst 3,4% op jaarbasis. Tijd dus – en mogelijkheden – om weer te gaan investeren. Bijvoorbeeld in een renovatie van het kantoor, want die grijze bureaus en oude pc-bakken zijn echt niet meer van deze tijd. Maar de rode draad in deze editie van OfficeMagazine.nl is vloerafwerking. Dat was een bewuste keuze van ons, want die vloer is meestal het laatste waar aan gedacht wordt bij een renovatie of upgrading van de werkomgeving. Vandaar dat we dat onderwerp op verschillende manieren behandelen, zodat u als lezer een beter beeld krijgt van wat er op de markt speelt. Maar ook wat de vloerafwerking kan betekenen voor het welzijn van de mensen. Verder hebben we een mooie reportage over de geheel vernieuwde showroom van een van onze vaste adverteerders. Dat bedrijf, Thovip Ergonomics dus, heeft fors geïnvesteerd in die showroom. Niet alleen om te laten zien wat voor mooie producten ze allemaal bieden, maar ook om hun klanten en vervolgens de klanten van hun klanten (de werkgevers dus) beter te kunnen voorlichten over de ergonomische oplossingen die er zoal zijn. Want als je je werknemers waardevol acht, dan investeer je in hun welzijn. Met een aantrekkelijke werkomgeving die ook nog eens veilig is. Niet voor niets hebben we ook een column van een ergonoom, en tevens een case waarin ergonomie een hoofdrol speelt. Bovendien hebben we enkele spelers in de ergonomie-sector enkele stellingen voorgelegd, en met hun reacties en antwoorden kunt u ook uw voordeel doen naar uw medewerkers. Natuurlijk kunnen we de trend (tsunami) van digitalisering niet onbesproken laten. Dat doen we met aandacht voor niet alleen het gebruik en de analyse van gegevens (data), maar we bespreken ook de bescherming ervan. We hopen dat u wat tijd wilt investeren in het lezen van dit blad. Wij als team doen ons best om u zo goed mogelijk op de hoogte te houden van trends en ontwikkelingen. Zodat beter weet waar u het beste in kunt investeren. Hans Hooft namens het gehele team van OfficeMagazine.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

INSPIRATIE

Coverstory: Forbo Flooring: Het mag ook gewoon mooi zijn

Als je het over vloerafwerking hebt, worden al gauw enkele namen van producenten genoemd. Waaronder die van Forbo. Die naam wordt nog steeds geassocieerd met linoleum en marmoleum, en dat is wel mooi, maar ook jammer, vindt Udo Weijkamp, Directeur Verkoop & Marketing Nederland: “We bieden een heel breed palet aan vloerafwerking, zeg maar van de voordeur tot en met de achterdeur, en voor alles wat daar tussenin zit.”

DUURZAAM

“Jouw werknemers zorgen voor de omzet, zorg jij dan voor je werknemers.”

14 Vloerafwerking: een hoofdpijndossier? Vloerafwerking is nog steeds een probleem: wat moet je op welke vloer voor welke ruimte? We legden enkele spelers in de markt een aantal stellingen voor.

SMART 26 Databeschermingswet: gevolgen en tips De Algemene Verordening Gegevensbescherming komt er aan (mei 2018). Strengere richtlijnen en hoge boetes liggen in het verschiet als data op straat komen te liggen. Veel organisaties zullen hun zaken niet tijdig op orde hebben. Wat kunt u doen om goed voorbereid te zijn op de nieuwe wetgeving.

HEALTH 48 Het effect van vloerafwerking op de IAQ De discussie over gezondheid in het algemeen en op de werkplek in het bijzonder focust zich tegenwoordig voornamelijk op gezonde voeding en bewegen. Wat vaak vergeten wordt, is de lucht binnenshuis om ons heen, de interne luchtkwaliteit (IAQ).

4 >

10 O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

Jaargang 11, mei www.officemagazine.nl

EEN UITGAVE VAN: Magenta Publishing BV Bijsterhuizen 31-47, 6604 LV Wijchen Telefoon (024) 345 41 50 email: info@officemagazine.nl www.officemagazine.nl HOOFDREDACTIE Joost Heessels REDACTIE Emiel te Walvaart, Hans Hooft, Antal Giesbers VORMGEVING Jan-Willem Bouwman

ADVERTENTIE - ACQUISITIE Simone Brands, (024) 3454150, simone@magentapublishing.nl Wies van Santvoort, (024) 3454150 wies@magentapublishing.nl

ADVERTENTIE - ADMINISTRATIE advertentie@magentapublishing.nl ABONNEMENTEN - ADMINISTRATIE abonnement@magentapublishing.nl DRUKWERK

BDU print

< COVERSTORY Forbo © COPYRIGHT 2017 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke of materiële schade veroorzaakt door onjuistheden in deze uitgave. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 0929-7871 Onze algemene leverings- en betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK te Arnhem onder nummer 09109239

Verder in deze editie 9 Agenda, Column Peter Vink 10 Thovip Ergonomics opent een vernieuwde multifunctionele showroom 13 Palmberg Konferenz: Een systeem voor levendige communicatie 19 Column Ergonomiespecialist 21 Nieuws 22 Reportage: Paagman ‘vandaag bestellen is vandaag in huis’ 24 Digitaal archiveren: opbergen en vooral terugvinden 29 Quantore: Automatisering versus traditionele kantoorartikelen 31 Productnieuws 32 Fun meets function 34 IntelliDesk van Ergonomiespecialist

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

36 In2Brands 37 Productnieuws 38 Reacties stellingen ergonomie 42 Do’s en don’ts in een zakelijk videogesprek 44 Aanbestedingen Rijk: Overheid maakt werk van circulaire kantoorinrichting 47 Nieuws 50 Hard vs. zacht 52 Drones worden een verlengstuk van de mobiele telefoon 54 Productnieuws 55 5 banen die robots als laatste zullen overnemen 56 Data: katalysator voor een efficiënte organisatie

O F F I C E COV ER S TO RY

Forbo

6 >

Het mag ook gewoon mooi zijn Als je het over vloerafwerking hebt, worden al gauw enkele namen van producenten genoemd. Waaronder die van Forbo. Die naam wordt nog steeds geassocieerd met linoleum en marmoleum, en dat is wel mooi, maar ook jammer, vindt Udo Weijkamp, Directeur Verkoop & Marketing Nederland: “We bieden een heel breed palet aan vloerafwerking, zeg maar van de voordeur tot en met de achterdeur, en voor alles wat daar tussenin zit.”

at Forbo zo’n bekende naam is, heeft er mede mee te maken dat het bedrijf al sinds 1899 in Nederland actief is. De fabriek waar lijnolie, hars, houtmeel en jute wordt verwerkt tot de sterke linoleum vloerbedekking werd opgericht in Krommenie. Tegenwoordig vindt de productie plaats in het nabijgelegen Assendelft en maakt het bedrijf deel uit van de Zwitserse Forbo-groep. SWITCH

Weijkamp vertelt: “Het productieproces is in die 118 jaar dat we bestaan in de basis eigenlijk helemaal niet veranderd. Het is nog steeds lijnolie, hars, houtmeel met

natuurlijke pigmenten, dat mengsel calanderen we dan op een juten rug, we laten het drogen en dan heb je marmoleum. Dat is onze bekendste merknaam, gemarmerd linoleum.” Nog een stukje geschiedenis: “Midden vorige eeuw maakten wereldwijd veel linoleumfabrieken de switch van linoleum naar vinyl. Dat was destijds nieuw, eenvoudiger te maken en de designvrijheid is wat groter. Wij hebben toen gezegd: als zij zich daarop richten, gaan wij ons juist concentreren op linoleum. Er is fors geïnvesteerd in linoleum, nieuwe technieken, nieuwe kleuren, nieuwe designs. We werden toen ook onderdeel van Forbo, daar zaten nog andere vloerafwerkingsfabrieken in, waaronder ook vinyl, en zo is het productenpalet uitgebreid met alle fabrieken die we nu in de Forbo-groep hebben, in totaal 13. De linoleumfabriek hier in Assendelft is veruit de grootste, die levert tweederde van de gehele wereldproductie. In Coevorden hebben we een grote fabriek waar de vinylen worden gemaakt: Novilon, Eternal projectvinyl, Allura PVC stroken en Sphera homogeen vinyl. In Engeland hebben we enkele tapijttegelfabrieken, daar worden dus textiele producten gemaakt. In Zwitserland staat een fabriek waar elektrisch geleidende vloeren worden gemaakt, voor bijvoorbeeld datacentres en operatiekamers waar statische elektriciteit gevaarlijk is. Verder maken we ook schoonloopzones van Coral. Dus van een single product company zijn wij in de afgelopen jaren naar een zogenoemde total solution provider gegaan. Van de voordeur tot en met de achterdeur, wij kunnen naar behoefte van de klant elke ruimte invullen met de gewenste vloerbedekking. Zoals hij dat graag wil en zoals dat het beste is voor het gebruik.” PASSENDE OPLOSSINGEN

Forbo Flooring Systems kan dus het gehele gebouw verzorgen, want je legt niet overal hetzelfde neer. Weijkamp: “In

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E COV ER S TO RY

een dataruimte leg je een andere vloerafwerking dan in een kantoorruimte. In een directiekamer ligt wat anders dan in de gang, en in de pantry wil je een vloer die weer andere eigenschappen heeft. Wij proberen met onze collecties per segment heel goed de verschillende materialen te definiëren, en we proberen de klant zo goed mogelijk daarin te adviseren. In de zorg bijvoorbeeld is hygiëne, makkelijk onderhoud en vanwege veel rollend materieel een heel vlakke vloer belangrijk, terwijl in kantoorruimtes akoestiek en warmte belangrijker zijn en dus vaak textiele vloerbedekking wordt gebruikt.” Bij de ontwikkeling van nieuwe collecties worden de uiterlijke eigenschappen van de verschillende vloerafwerkingen op elkaar afgestemd. Dus de dessins en het kleurgebruik van bijvoorbeeld het linoleum zijn uitstekend te combineren met de textiele vloerbedekking. “Om een bepaalde uniformiteit te verkrijgen, de eindgebruiker wil bijvoorbeeld een bepaalde uitstraling, kleurgebruik in zijn gebouw – of contrast, omdat hij zones wil creëren of looplijnen. Maar we kunnen het esthetisch wel mooi op elkaar afstemmen.” GEZONDHEID

Vloerafwerking moet tegenwoordig aan veel eisen voldoen. De directeur hierover: “In onze productontwikkeling nemen we altijd het duurzaamheids- en het gezondheidsaspect mee. Vandaar ook de slogan ‘Committed to the health of one’ als onderdeel van ‘Creating better environments’. Dat gaat over gezondheidsaspecten met betrekking tot het interieur. Wij hebben

dat dan weer ingevuld met licht, lucht en ruimte. Gezondheid in gebouwen gaat heel vaak over het welzijn van degenen die daar werken, wonen, leren, leven. Er zijn meerdere factoren die een rol spelen in het welzijn van de mensen: licht, kleurgebruik of akoestiek bijvoorbeeld. We proberen het gesprek aan te gaan: wat vindt u belangrijk in uw gebouw, welke functies vinden daar plaats? Wat wilt u uitstralen? Daar proberen wij in materiaal- en in kleurgebruik in mee te denken met de klant en daar op in te spelen. Zo kan hygiëne ook een rol spelen: is het gemakkelijk schoon te houden? Afhankelijk van de functie van de ruimte in het gebouw proberen wij in gesprek te komen met de eindgebruiker over de invulling op het gebied van vloerafwer-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

king. Het gaat ook om de perceptie van de eindgebruiker, zo heeft de lichtreflectie eveneens een bepaald effect op het welzijn van die persoon. Maar uiteindelijk is het altijd terug te voeren naar tijd en geld. Als ik me beter voel, ben ik productiever dan wanneer ik me niet op mijn gemak voel. Een goede inrichting – en daar hoort een goede, passende vloerafwerking ook bij, kan een belangrijke bijdrage leveren aan het welzijn van de eindgebruiker, en dat kan je zomaar flink schelen in het ziekteverzuim.” TRENDS

Het Nieuwe / Andere Werken heeft wel wat veranderingen teweeg gebracht in de inrichtingen van kantoren. Weijkamp: “We zien veel flexplekken, en de inrichting zelf

7 >

O F F I C E COV ER S TO RY

8 >

is ook nogal veranderd, met gemakkelijk verplaatsbare wandjes en dergelijke. We zien een trend naar meer modulariteit, dus makkelijker en sneller te installeren producten, maar ook makkelijker en sneller opneembare producten en hergebruikbare producten. Wat ook toeneemt in gebruik is de computervloer, dat zijn verhoogde vloeren waarbij alle infrastructuur onder het vloeroppervlak zit. Het traditionele kamerbrede tapijt van 4 meter breed zie je steeds minder in de projecten. Veel meer modulaire producten, waarmee ook ontwerpen makkelijker is, bijvoorbeeld door zonering en routering met behulp van verschillende kleuren tegels.” “Een andere trend die we zien is dat mensen niet meer een vloer kopen, maar betalen voor het gebruik van de vloer. Het gebruik in plaats van het bezit. Dat houdt dus ook in dat je naar andere financieringsmodellen moet kijken die voor een klant interessant zijn.” SYSTEMS SOLUTIONS

Die nieuwe financieringsvormen vallen onder het concept Systems Solutions. Dit omvat aanschaf, verwerking en schoonmaak/onderhoud van de vloerafwerking. In het kort: Forbo verzorgt het gehele traject: het vloerbedekkingsmateriaal, ondervloerproducten en de arbeid. “Daarmee biedt Forbo de garantie aan de eindgebruiker dat mochten zich onverhoopt problemen voordoen, dat wij dat oplossen. Wij fungeren dan als enige aanspreekpunt.” De eindgebruiker hoeft dus niet bang te zijn dat de schuldvraag doorgeschoven wordt naar allerlei onderaannemers.

“We ontzorgen de eindgebruiker ook met onderhoud: periodiek komt er dan een ploeg om te schouwen, eventuele problemen op te lossen. De klant betaalt daar dan vijf jaar lang een X-bedrag voor en heeft dus de garantie dat de vloer optimaal blijft. Verder is het ook interessant voor het budget: de eindgebruiker weet precies waar hij aan toe is, het is een vast bedrag, dus geen onvoorziene kosten. We hebben nu enkele pilots lopen met deze service, en het gaat goed.” MVO

Natuurlijk doet Forbo ook aan MVO, zegt Weijkamp. “We maken een optimaal duurzaam product dus duurzaam denken zit in onze genen. Als je in deze tijd een vloerbedekking zou moeten uitvinden, kun je eigenlijk alleen maar linoleum bedenken. Want zolang de zon schijnt en er regen valt, kun je linoleum maken met z’n hernieuwbare grondstoffen hars, lijnolie, houtmeel, jute en natuurlijke pigmenten. Bij elke productontwikkeling, bij elke innovatie die we doen letten we heel goed op de impact op het milieu, de CO2uitstoot. Daar kan ik allerlei voorbeelden van noemen: Marmoleum is CO2 neutraal, groene stroom, nieuw magazijn met zonnepanelen op het dak, slim omgaan met de logistiek, alle afval in projecten nemen wij weer terug en verwerken we in nieuwe producten. Een leuk voorbeeld: de jute die we niet kunnen gebruiken, dat gaat naar Amsterdam ten behoeve van het Stadsjuttenproject. Daar worden jute zakken van gemaakt die ter beschikking worden gesteld aan de huishoudens in de

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Dapperbuurt. De mensen kunnen daarin droog afval, lees nieuwe grondstof, papier, plastic en dergelijke, verzamelen; die zakken worden geleegd op een centraal punt, het Zero Waste Lab, en per zak krijgen de mensen een waardebon waarmee ze bijvoorbeeld in het buurtcafé een tweede kop koffie krijgen. Er doen 250 huishoudens actief mee in de Dapperbuurt! Verder nemen we met Habitat voor Humanity ook onze verantwoordelijkheid: hun credo is dat iedereen recht heeft op een dak boven zijn hoofd.” Lachend: “Wij vinden dan natuurlijk dat iedereen ook recht heeft op een vloer.” De directeur vervolgt: “Daarnaast mogen we heel veel in de zorg doen, dat heeft er mede toe geleid dat we alle Ronald McDonald huizen van vloerbedekking voorzien. Verder zijn we ook partner van de Dutch Green Building Society.” Weijkamp sluit af: “90% van de kosten van een kantoor heeft betrekking op het personeel dat er werkt. Als die mensen door materiaalgebruik, door kleurgebruik, zich beter voelen, dan is dat een betere oplossing dan ‘s avonds de pc’s van stand-by af zetten en zorgen dat het licht uit is als we weggaan. En het mag ook gewoon mooi zijn, je wilt toch elke dag een gebouw in lopen waar je trots op bent, dat je een goed gevoel geeft? Laat het kantoor dan ook een omgeving creëren waar mensen graag naartoe komen, waar ze hun energie kwijt kunnen, waar ze inspiratie krijgen.” www.forbo-flooring.nl

O F F I C E CO LU M N / N I EU W S

Agenda 31 mei

Ubbergen

Voorjaarsymposium van FMGezondheidszorg www.servicemanagement.nl

13 juni

Veenendaal

Facto Congres. Thema: Innoveren, Inspireren, Excelleren http://congres.factomagazine.nl/

1 juni

Urk

Seminar over Li-ionbatterijen bij ECMR

15 juni

7-9 juni

www.sprout.nl/events/amster-

Rotterdam

Design District

Eindeloos wachten

Amsterdam

Amsterdam Talks Tech - Smart Energy dam-talks-tech-smart-energy

www.designdistrict.nl

Daar zit u dan met uw mooie intentie om goed werk af te leveren. Lekker gespannen met een gezonde bloeddruk. Het begon bij het

12 juni

opstaan zo goed met ‘vandaag eens even lekker werken’. Natuurlijk, even wachten tot de computer is opgestart en begrip tonen voor je

TheNextWomen Summit - The Ambition Edition

collega, die zomaar begint te brallen over de narigheid thuis. Maar dan

www.sprout.nl/events/thenext-

kan je eindelijk aan het werk, denk je. Je vergeet dat je onderweg naar

women-summit-ambition-edition

Amsterdam

het werk in een afgesloten vehikel stil hebt gestaan tussen de uitlaatgassen van medeweggebruikers, die allen graag in de overvolle randstad in de spits een autoritje plegen te maken. De gemeente doet ook graag haar werkzaamheden in de spits en de lokale winkels worden ook in de spits bevoorraad, zodat in de buurt van het kantoor ook even het geduld op de proef wordt gesteld. De bloeddruk is hoog, maar men houdt zich in. Ook de treingebruikers wachten geduldig tot ze in de te laat gearriveerde overvolle trein kunnen instappen. De fluit gaat en je kan je nog net naar binnen wurmen. In de trein volgt de klantvriendelijke mededeling: ‘als u na het fluitsignaal instapt krijgt u een boete van 240 Euro’. De NS laat hier een kans liggen. Nu fluiten ze halverwege het instappen, maar het is economisch gezien voor de NS veel beter te gaan fluiten voordat de mensen instappen en dan cashen, dan maakt de NS pas echt lekker winst op korte termijn. Maar goed, eindelijk aan het werk. De computer doet het, even de email checken. Maar de eerste email is weer bloeddrukverhogend. Je moet wachten tot juridische zaken eruit is en dan wachten op toe-

stemming van de leidinggevende.

Het is vervelend om te moeten wachten op je toestemming, ondersteuning van ICT, secretariaat of wat dan ook. Ondersteunende dien-

kostbare tijd en is vervelend (LeClerq e.a., 1995). Onderzoek toont ook

Trilux ontwikkelt op maat gemaakte smart lighting oplossing

aan dat wanneer je tegen het einde van de wachttijd duidelijkheid

In het Brabantse Son is het eerste deel van het European Distribution

schept er een prettiger gevoel ontstaat. De onzekerheid maakt het

Centre New Logic VI opgeleverd. Investeringen in duurzaamheid,

wachten minder fijn. Bijvoorbeeld een bericht dat je over 30 minuten

intelligentie en comfort staan volgens gebouwontwikkelaar Dokvast

geholpen wordt of dat juridische zaken jouw dossier op de 3e plek

voor toekomstbestendig logistiek vastgoed. Trilux is totaalaannemer

heeft staan en het zeker vandaag af is kan gunstig zijn. Bazley e.a.

voor de verlichting. “Dankzij een partnership in ontwikkeling krijgt

(2016) toonde aan dat het comfort aan het einde van de wachttijd ver-

de eindgebruiker een gebruiksvriendelijke, intelligente fullservice

betert als je weet dat het experiment over 30 minuten afloopt. Ook aan

verlichtingsoplossing”, zeggen managing director Jos Klanderman

het einde van een zware werkweek loopt het comfort weer op, omdat

van Dokvast en Trilux-directeur Willem Dammers.

sten zouden het leven aangenamer kunnen maken. Natuurlijk zij hebben ook meer te doen dan alleen jouw werk. Maar meer bevoegdheid bij het primaire proces zou al helpen. Het gevoel te worden belemmerd om aan de volgende activiteit te beginnen voelt als ‘verlies’ van

je weet dat het weekend er aan komt. Bazley e.a. (2016) toonden aan dat het het hoogst is aan het begin van de werkweek en dan daalt het

Duurzaamheid, toekomstbestendig bouwen en klantontzorging zijn

tot de donderdag en op de vrijdag stijgt het weer, omdat je weet dat de

de belangrijkste uitgangspunten in de visie van Dokvast. “Al onze

werkweek eindigt. Bij de groep met een vierdaagse werkweek (maan-

gebouwen worden gerealiseerd op basis van teamwork en part-

dag-donderdag) stijgt het op de donderdag. Wanneer het wachten

nerschap”, aldus Klanderman. Het EDC is ontworpen op basis van

geen eindtijd heeft (=eindeloos wachten) dan duurt het gevoelsmatig

BREEAM-NL ‘Outstanding’, en behoort daarmee tot de top 5 meest

dus langer en is het minder comfortabel.

duurzame distributiecentra in Nederland.

Peter Vink

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

10 >

Thovip Ergonomics opent vernieuwde multifunctionele showroom Thovip Ergonomics, voortgekomen uit de in 1938 gestarte Technische Handels Onderneming Voor Industriële Producten (THOVIP) in Tegelen, is specialist in kabelmanagement- en ergonomische producten/ oplossingen. Mede-eigenaar Mike Sanders: “We zijn in basis een groothandel, maar we doen veel meer dan dat. Dankzij de geheel vernieuwde showroom kunnen we nu nog beter laten zien wat wij voor de markt kunnen betekenen.”

n eerste instantie (vanaf 1970) was Thovip voornamelijk een groothandel in kunststof spuitgiet producten. Sanders: “Denk aan dopjes, knopjes, wielen, stelvoeten, maar ook kabelmanagement producten: kabeldoorvoer potjes, kabelslangen en -klemmetjes. We kregen steeds meer vraag naar die producten, met name in de kantooromgevingen.” In 2009 werd Sanders benaderd door een partij die kabelklemmen wilde gaan verkopen, en bij Thovip – als spuitgietbedrijf – aanklopte of zij dat konden produceren. Dat kon natuurlijk wel. Sanders: “We hadden dus al een heleboel klanten in die kantoorinrichtingswereld die waarschijnlijk ook wel interesse hadden in onze kabelmanagement producten. Dus dat assortiment hebben we

ook aan de bestaande klanten aangeboden.” Wat zeker hielp was dat er al een goed lopende organisatie aanwezig was. Sanders: “In 2009 heerste de crisis, en het was moeilijk. Maar we zeiden: we gaan ervoor, we hebben een prachtig bedrijf, met een hecht team, we hebben de logistiek, systeemtechnisch klopt het, we zijn een groothandel, maar we zijn veel meer dan een groothandel. We zijn ook een logistieke dienstverlener geworden in de loop der tijd. Met ons grote magazijn en voorraadhoudende functie, vervoer en alles wat erbij komt.” UITBREIDEN

Sanders vervolgt: “Vrij snel daarop zijn we het assortiment gaan uitbreiden met andere producten gerelateerd aan de ergonomische inrichting van de werkplek. Monitorarmen, CPU-houders, elektrificatie, ergonomische producten, akoestische producten, scheidingswanden, led-verlichting voor op de werkplek, systemen voor het draadloos laden van apparatuur.” Die assortimentsuitbreiding nam natuurlijk de nodige tijd in beslag. “Je moet een heleboel doen voordat je een assortiment hebt dat je kunt presenteren. In de loop der jaren hebben we dat hele traject doorlopen, van nieuwe producten zoeken, nieuwe leveranciers/fabrikanten en nieuwe klanten.” Dat assortiment bleek zo goed aan te slaan dat in 2015 werd

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

besloten om een aparte BV op te richten voor de kantoorgerelateerde producten. Dat werd Thovip Ergonomics BV. En nu vindt Sanders het tijd om ‘de wereld’ te laten zien waartoe al die inspanningen hebben geleid: de geheel vernieuwde showroom van Thovip Ergonomics. AANGENAME SFEER

De showroom is werkelijk schitterend, ruim van opzet (225m²!) met mooie bureauopstellingen voorzien van vele werkplekaccessoires, een grote vergadertafel, een aparte kleine overlegruimte en veel ergonomisch verantwoorde producten. Maar ook praktische oplossingen voor de verbetering van de akoestiek, wat een groeiend gedeelte vormt van het assortiment van Thovip Ergonomics. “We hebben geprobeerd hier een aangename sfeer te creëren, als voorbeeld van hoe het kantoor er uit zou kunnen zien. We zien steeds meer thuiswerkers toch weer terug naar kantoor gaan. Dan is het toch belangrijk dat de sfeer op de werkplek op kantoor goed is, aantrekkelijk is, en ergonomisch verantwoord? Dat je met plezier naar je werk gaat. Maar dat het daar ook veilig en netjes is, met de bekabeling weggewerkt zodat je niet bang hoeft te zijn dat je wat lostrekt, of dat het niet goed schoongemaakt kan worden. Wij proberen de voordelen en het belang van onze producten over te brengen op onze

dealers, die het weer kunnen doorvertellen aan de eindgebruikers. De werkgevers zijn zich er inmiddels echt wel van bewust dat ze iets moeten doen voor de werknemer, om die gezond te houden. Het is een investering, de kosten van die ergonomische oplossingen heb je er zo uit omdat het ziekteverzuim afneemt. Dat is de kern van waar we allemaal mee bezig zijn. Jouw werknemers zorgen voor de omzet, zorg jij dan voor je werknemers.” PERSOONLIJKE AANDACHT

“We hebben alles in ons assortiment hier nu staan op het gebied van cablemanagement, ergonomie en werkplekinrichting. Kom hier naartoe, kom ervaren, kom voelen, kom uitproberen. Wat is er op de markt, welke oplossingen zijn er, hoe kan ik het naar mijn klanten aanbieden? In deze ruimte kunnen we veel meer laten zien dan op een beurs, en hier kunnen we persoonlijke aandacht schenken aan onze klant.” Sanders noemt vier functies van de showroom: “Allereerst willen we onze dealers laten zien wat we allemaal te bieden hebben. Producten en oplossingen met eigen ogen bekijken zegt veel meer dan “plaatjes kijken”. Als tweede: laat de dealer zijn of haar klanten (de eindgebruiker) meenemen naar onze showroom, zodat ook zij sfeer kunnen proeven en producten kunnen bekijken. Uiteraard mogen zij dan samen gebruik

maken van onze showroom. Ten derde willen we aan onze dealers - kosteloos - producttrainingen aanbieden om zo meer kennis over te dragen van onze producten. Bijv. welke monitorarm moet ik aanbieden, hoe werkt een monitorarm, waar moet ik op letten? Dat geldt bijvoorbeeld ook voor electrificatieproducten. Er is zoveel mogelijk op dit gebied dat extra kennis opdoen zeker een voordeel is van de verkoop van werkplekaccessoires. Als vierde willen we jaarlijks dealerdagen gaan organiseren. Tijdens deze dagen kunnen we nieuwe producten en oplossingen laten zien, we kunnen onze fabrikanten meer informatie laten overbrengen en gastsprekers uitnodigen. Al met al zijn er veel mogelijkheden met onze nieuwe showroom; een multifunctionele ruimte, showroom, trainingsruimte, verlengstuk voor de dealer en evenementenruimte.” Thovip Ergonomics neemt zijn verantwoordelijkheid als groothandel dus veel breder, en daar profiteren de dealers van – en uiteindelijk de eindgebruikers. 22, 23 en 24 juni worden open dagen gehouden, dan kan iedereen de showroom komen bewonderen. Een ritje naar Tegelen is nu nog meer de moeite waard. www.thovipergonomics.nl

11 <

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E N I EU W S

Meer dan de helft Nederlandse werknemers komt werken als ze ziek zijn Nieuw onderzoek van Loudhouse in opdracht van Fellowes toont aan dat 'presenteïsme' een groeiend probleem is in Nederland. Op dit moment komt meer dan de helft (51%) van de Nederlandse werknemers naar hun werk terwijl hun prestaties negatief beïnvloed worden door werkgerelateerde gezondheidsproblemen. Dit fenomeen heet ‘presenteïsme’. Meer dan een kwart (27%) van de werknemers geeft aan dat ze zelfs overwogen hebben van baan te veranderen door de negatieve impact van de werkomgeving op hun gezondheid. Dit blijkt uit onderzoek dat Fellowes, specialist in

geven zijn; een slechte zithouding aan het

Andrea Cantong, marketing manager bij

kantooroplossingen, op de Internationale Dag

bureau (39%), te lang zitten zonder pauzes (34%)

Fellowes: “We signaleren problemen met

van Veiligheid en Gezondheid op het Werk

en dagelijks niet genoeg water drinken (33%).

hoe organisaties welzijn en productiviteit op

presenteert. Het onderzoek spoort managers

12 >

de werkplek benaderen. Er is een duidelijk

aan om het groeiende probleem van 'presen-

Verantwoordelijkheid werkgever

gebrek aan bewustzijn rond de oorzaken en

teïsme' aan te pakken.

Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat werk-

effecten van presenteïsme op kantoor. Om dit

nemers verminderde productiviteit als gevolg

probleem aan te pakken, moeten werkgevers

Slechte gewoontes op de werkvloer

van presenteïsme proberen te compenseren.

beginnen met het implementeren van een

Ondanks de beste bedoelingen van werkne-

Zo maakt een kwart (22%) van de werknemers

langdurige, preventieve aanpak van onge-

mers die komen werken als ze ziek zijn, heeft

extra uren of werkt in het weekend. Hiermee

zonde werkmethodes, in plaats van terug

dit niet alleen een negatief effect op hun pro-

wordt een verlaging van de werknemers-

te vallen op 'quick-fixes'. De hulpmiddelen

ductiviteit, maar het verlengt ook de duur van

betrokkenheid en verder verlies van focus

zijn voorhanden om welzijn op de werkplek

de gezondheidsklachten. Klachten als direct

geriskeerd. Volgens de Nederlandse werkne-

te bevorderen. Voorbeelden zijn ergonomi-

gevolg van de fysieke houding op de werkplek

mer ligt er een verantwoordelijkheid bij de

sche producten introduceren om de fysieke

die in het onderzoek naar voren komen zijn:

werkgever om presenteïsme te verminderen.

houding van werknemers te ondersteunen,

rugpijn (21%), nekpijn (21%) en een pijnlijke pols

Ruim een derde van Nederlandse werknemers

zoals voet-, rug- en polssteunen, zit-sta oplos-

of arm (15%). Uit analyse van de oorzaken van

(35%) vindt dat hun werkgever niet genoeg

singen en standaarden voor monitoren en

deze gezondheidsproblemen blijkt het gebrek

doet voor hun algehele welzijn en de helft

laptops. Het wordt tijd dat managers het voor-

aan bewustzijn over een goede fysieke hou-

(50%) geeft aan dat ze langer in dienst zouden

touw nemen en een potentieel enorm posi-

ding op de werkplek. De belangrijkste slechte

blijven als er meer aandacht was voor hun

tieve impact op hun organisaties faciliteren.”

gewoontes die Nederlandse werknemers toe-

gezondheid.

Lexmark International

is toegetreden tot de European Remanufacturing

om de dialoog over remanufacturing en benchmar-

Council (CER). Deze stap maakt naar eigen zeggen deel

king in Europa en daarbuiten op gang te houden. De

uit van de voortdurende inspanningen van het bedrijf

organisatie werkt samen met toonaangevende Europese

voor een circulaire economie. De CER werd opgericht

remanufacturers.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E A DV ERTO R I A L

KONFERENZ

Een systeem voor levendige communicatie Ruimten waarin communicatie plaatsvindt, zijn ruimten waar ideeĂŤn geboren en beslissingen genomen worden. Een levendige gesprekscultuur is dan een belangrijk onderdeel voor een succesvolle onderneming. Voor zowel dagelijkse bijeenkomsten, bijscholing, seminars en klassieke vergaderingen - met het nieuwe KONFERENZ-systeem van Palmberg ontstaan bureau-oplossingen voor een intensieve dialoog.

et Palmberg KONFERENZsysteem is aanpasbaar en laat verschillende bureauvormen toe. Een frame van zwart geanodiseerd aluminiumprofiel en zwart gepoedercoate bladondersteuning maken de verbinding van verschillende t-voetvarianten mogelijk in hoogwaardige uitvoeringen van oppervlakten. Vergadertafels met kolomvoeten op vierkante of ronde voetplaten breidden het systeem uit met een extra aantrekkelijke optiek. Een klaptafelsysteem rondt het

portfolio af en maakt plaatsbesparende, flexibele en snel opzetbare tafels voor bijscholingen en seminars mogelijk. VRIJHEID VAN ONTWERPEN

Met KONFERENZ is het nu mogelijk om op een technische basis verschillende opties van tafels te ontwerpen. De vrijheid van ontwerpen is bijna grenzeloos, want in combinatie met onze veelzijdige decoraanbiedingen laat elke ruimte zich perfect inrichten. Enkele tafels produceren wij tot een lengte van 2,40 meter

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

met rechthoekige bureaubladen, ovale bladen of vrije vorm oppervlakten. Door het verlengbare frame-systeem onder de bureaubladen is het mogelijk ook grote vergadertafels te ontwikkelen. De enkele bureaubladen worden dan over verbindings-voetframes met elkaar verbonden. Alle tafels laten zich natuurlijk optimaal uitrusten. Zo horen kabelgoten, stekkerdozen en diverse kabeldoorvoeren tot de omvangrijke electriciteitsvoorziening. KONFERENZ van Palmberg - Een systeem dat design, flexibiliteit en de veelzijdigheid van inzetmogelijkheden in een productfamilie bij elkaar brengt. www.palmberg.de

13 <

OFFICE DUURZA AM

14 >

Vloerafwerking: hoofdpijndossier? Vloerafwerking is nog steeds een probleem: wat moet je op welke vloer voor welke ruimte? We legden enkele spelers in de markt een aantal stellingen voor.

1. DOOR ALLE (NIEUWE) EIGENSCHAPPEN VAN MODERNE VLOERAFWERKINGSPRODUCTEN WORDT HET VOOR DE KLANT STEEDS MOEILIJKER OM EEN KEUZE TE MAKEN.Â

Cees van Gelder, Technical Support Manager bij Interface: De keuze is altijd afhankelijk van de beoogde prestaties van de vloer. Tegenwoordig is er steeds meer aandacht voor het creĂŤren van een gezonder binnenklimaat, bijvoorbeeld door te kiezen voor zachte vloerbedekking. Deze vorm van vloerbedekking houdt fijnstof vast en draagt bij aan een betere akoestiek. Modulaire tapijttegels hebben bovendien heel veel facilitaire voordelen. Zo blijft een vloer met modulaire tapijttegels er langer mooi uitzien, omdat je in een geval van een calamiteit alleen het beschadigde deel van de vloer hoeft te vervangen. Op basis van de prestaties is het dus helemaal niet zo moeilijk om een

keuze te maken. Een ander belangrijk keuzecriterium is de ecologische voetafdruk van de vloer. Veel organisaties willen hun impact op het milieu reduceren en kiezen daarom voor vloerbedekking die gemaakt is van gerecycled of biobased materiaal, met een duurzaam productieproces. In een milieuproductverklaring staat precies hoeveel gerecycled materiaal en hernieuwbare energie er zijn gebruikt en wat de CO2-uitstoot is. Ook hiervoor geldt dus dat de keuze eigenlijk vrij eenvoudig is als je prioriteiten helder zijn. Piet Looijen, productmanager Linoleum Forbo Flooring: Er gebeurt veel op het gebied van vloeren. De eindgebruiker hoeft dit niet te volgen. De eindgebruiker/klant hoeft de zakelijke aanschaf van vloerbedekking in veel gevallen niet veelvuldig uit te voeren. De klant moet bij de keuzebepaling wel terug kunnen vallen op goede en relevante informatie die de fabrikant, wederverkoper of architect dient te verstrekken. Voor ons als fabrikant betekent dit dat wij onze partners en eindgebruikers zo optimaal

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

OFFICE DUURZA AM

mogelijk informeren over wat er mogelijk is en wat de beste oplossing is voor de verschillende ruimten in een kantoorpand. Dirk van Gestel, Markering Manager Netherlands Desso: Het is een goede ontwikkeling dat positieve eigenschappen van de ene vloerbedekking zijn weg vinden naar andere vloerbedekkingen. Dat maakt de keuze uiteindelijk niet moeilijker maar juist makkelijker. Je hoeft niet per se op zoek naar een specifieke vloer behorend bij een specifieke eigenschap. Dat neemt niet weg dat sommige eigenschappen specifiek zijn voor bepaalde vloerbedekking. Mijn verwachting is dat die eigenschappen zullen worden benadrukt, waardoor het nog duidelijker wordt welke bedekking exceptioneel presteert en de beste is voor boven modale wensen. 2. HET GAAT NIET OM DE PRIJS, HET GAAT OM COMFORT.

Van Gelder: De prijs van de vloer is altijd een belangrijk element, net als het comfort. Modulaire tapijttegels scoren op beide punten goed: de totale kosten gedurende de hele levensduur zijn laag en tapijt is comfortabel en warm voor de voeten. Toch

is het allerbelangrijkste dat je naast een gezond binnenklimaat een inspirerend interieur creëert dat mensen aanspreekt. Een vloer moet aan de functie-eisen voldoen en binnen het budget passen, maar uiteindelijk wil je ook een vloer waar je medewerkers of collega’s blijer van worden. Ook met een klein budget is dat mogelijk. Een van de manieren om een inspirerend interieur te creëren, is het toepassen van biophilic design. Dit is een ontwerpfilosofie waarbij elementen uit de natuur worden gebruikt in het interieurontwerp om de inherente menselijke band met de natuur te benutten. Denk bijvoorbeeld aan planten, watervallen of tapijttegels met natuurlijke texturen en patronen. Tientallen onderzoeken, zoals het Human Spaces-rapport, tonen aan dat het nabootsen van de natuur in woon- en werkomgevingen een positief effect heeft op onze gezondheid en welzijn. Het zorgt er bovendien voor dat mensen productiever en creatiever zijn. Looijen: Comfort is erg belangrijk, als werkende mensen besteden we heel veel tijd binnen de muren van ons kantoor. Wij zullen ons daar ook goed in moeten voelen. Dat komt overigens ook de kwaliteit van

werken en de productiviteit ten goede. De klant zou dus een vloerbedekking dienen te kiezen die het comfort en welbevinden ondersteunt. Binnen Forbo vinden wij dat ook heel belangrijk en dat is ook het gegeven waaruit wij onze klanten van dienst willen zijn. Wij vinden dat iedereen het recht heeft op een fijne ruimte om in te wonen, werken, leren en leven. Een mooie, gezonde en frisse omgeving voor iedereen. Wij willen helpen om van elke ruimte jouw eigen plek te maken. Jouw LEEFruimte. Dat is soms op verschillende manieren in te vullen en als er alternatieven zijn, dan gaat natuurlijk ook de prijs een rol spelen. Van Gestel: Het gaat erom de beste werk-, leer- en leefomgeving te creëren. Als leverancier doen we ons best om dat positief te beïnvloeden. Daarbij is het van belang om te kijken dat het wel betaalbaar blijft. Oplossingen die het allerbeste zijn voor de gebruikers maar onbetaalbaar zullen niet worden afgenomen. Daarom vinden wij het van Tarkett/Desso van belang zoveel mogelijk positieve aspecten, in zoveel mogelijk producten te krijgen. Op die manier kunnen we het betaalbaar én comfortabel maken.

15 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

OFFICE DUURZA AM

3. EEN VLOERAFWERKING MOET ECOLOGISCH VERANTWOORD ZIJN, LIEFST 100% RECYCLEBAAR.

16 >

Van Gelder: Eens! Bij voorkeur is de vloerbedekking gemaakt van gerecycled en biobased materiaal en geproduceerd met 100 procent hernieuwbare energie en biogas. Er zijn overigens nog veel meer manieren waarop fabrikanten, ontwerpers en klanten een herstellende bijdrage kunnen leveren aan milieu en maatschappij. Zo hebben we een programma opgezet om afgedankte visnetten uit Kameroen en de Filipijnen, verzameld door lokale vissers, te verwerken in het garen voor Interface-tapijttegels. Dat bespaart niet alleen grondstoffen, maar zorgt er ook voor dat de voor het zeeleven schadelijke visnetten uit de wateren verdwijnen. Met de opbrengsten van de netverkoop kunnen de vissers hun levensstandaard verhogen. Een ander voorbeeld is het hergebruik van tapijttegels. Dat is op zich al heel waardevol, maar het wordt nog mooier als voor het uitsorteren en schoonmaken van tapijttegels wordt samengewerkt met een sociale werkplaats. Zo creëer je werkgelegenheid voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt én geef je tapijttegels een tweede leven. Twee vliegen in één klap, dus. Looijen: Dat klinkt fantastisch! Vandaar ook dat wij filosofieën als C2C en Circulaire Economie een warm hart toedragen en wij willen daar ook een rol in spelen. Maar als het gaat om duurzaamheid vinden wij dat je transparant en volledig moet zijn, dat missen wij nog wel eens in de markt. Er wordt gesproken over recycling, gerecycled en recyclebaar. Allemaal goed, maar het gaat er natuurlijk wel

om, dat het ook echt gebeurt. Daarmee wil ik zeggen dat een vloerbedekking die recyclebaar is, ook daadwerkelijk geheel gerecycled wordt, anders heeft het nog geen zin. Van Gestel: Absoluut. Die lat mag nog hoger: 100% te upcyclen en ook nog een positieve ecologische impact. Dat is ambitieus maar uiteindelijk haalbaar. Daar ben ik van overtuigd. Het begint echter allemaal bij ambitie en de stimulans daarvan. Er zijn nog een boel hordes te nemen en daar hebben we de hele keten voor nodig inclusief onze overheid. Laten we hopen dat de formerende partijen dit hoog in het vaandel hebben staan. 4. TAPIJTTEGELS ZIJN IN ALLE SITUATIES DE OPTIMALE OPLOSSING.

Van Gelder: Ja! Tapijttegels blinken uit op het gebied van functionaliteit, ze dragen bij aan een inspirerend interieur en een gezond binnenklimaat en zijn ook nog eens modulair, met alle voordelen van dien. De relatief hoge aanschafkosten worden nog weleens als een nadeel gezien, maar veel mensen weten niet dat de totale cost of ownership van modulaire tapijttegels lager is dan van de meeste alternatieven. Tel daar de minimale impact op het milieu bij op – zeker bij tapijttegels van Interface - en je kunt niet anders concluderen dan dat tapijttegels in (vrijwel) alle situaties de beste oplossing zijn. Looijen: Als totaalleverancier van vloeroplossingen weten wij dat dit natuurlijk niet klopt. Je ziet steeds meer combinaties van verschillende vloerbedekkingen die op elkaar

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

OFFICE DUURZA AM

aansluiten. Zo leveren wij al jaren combinaties van tapijt (tegels en stroken) in combinatie met losleg vinyl (tegels en stroken). Redenen zijn soms praktisch van aard, veelal ook esthetisch. Van Gestel: Nee. Tapijttegels zijn ongekend sterk als het aankomt op verbetering van akoestische waardes, het verbeteren van de binnenluchtkwaliteit en het toevoegen van tactiliteit en kleur. In bijvoorbeeld de gezondheidszorg is het nagenoeg onmogelijk tapijttegels toe te passen. Daar komen heterogene en homogene vinylen vloeren veel beter tot hun recht. 5. HET PROBLEEM MET TAPIJT IS HET ONDERHOUD, DAAROM IS EEN GLADDE VLOERAFWERKING BETER VOOR EEN DRUKBELOPEN RUIMTE.

Van Gelder: Sommige mensen willen toch graag een harde vloer, omdat ze denken dat dit onderhoudtechnisch beter en goedkoper is. Dat is een misverstand. Het onderhoud van tapijt is weliswaar anders, maar absoluut niet kostbaarder dan bij een harde vloerbedekking. Tapijtonderhoud is vooral een kwestie van op de juiste manier stofzuigen. Tapijttegels vangen namelijk de fijnstof op, zodat het niet in de ruimte ronddwarrelt, wat bij een harde vloer wel het geval is. Mocht er een hardnekkige vlek in een tapijttegel zitten die er echt niet uitgaat, dan hoef je deze alleen maar te vervangen. Welke vloerafwerking je ook kiest, het is altijd verstandig om een goede schoonloopzone van een paar meter lang te installeren, die zowel vuil als vocht opvangt en verwijdert. Dat draagt bij aan het behoud van een mooie vloer.

onderhoud middels enkel dry buffing op enkel de meest intensief gebruikte paden, is in die situaties zeker de beste oplossing. 6. DE FACILITAIR MANAGER WEET ZELF HET BESTE WELKE VLOERAFWERKING HIJ OF ZIJ MOET KIEZEN VOOR DE ORGANISATIE, DAAR HEEFT HIJ OF ZIJN GEEN SPECIALISTISCH ADVIES BIJ NODIG.

Van Gelder: Een facilitair manager is doorgaans heel goed op de hoogte van de behoeften van de organisatie en hoe ruimtes worden gebruikt. Hij of zij weet dus in de basis prima welke vloerafwerking het meest geschikt is. Toch kan het wel degelijk slim zijn om samen te werken met een specialist. Bijvoorbeeld als het gaat om het onderhoud. Een specialist weet precies hoe je op de lange termijn het maximale uit je vloer kunt halen. Ook bij de keuze van het type tapijttegel komt de expertise van een specialist van pas. Die kan je bijvoorbeeld vertellen dat laagpolige tapijttegels een lage rolweerstand hebben. Een ander punt is de esthetiek. Het is echt indrukwekkend wat een vloer met de uitstraling van een ruimte kan doen. Zo is het mogelijk om mensen te sturen met natuurlijke routing, bijvoorbeeld als je niet wilt dat ze ergens blijven staan. Ook kun je met de vloerbedekking zones creëren die aansluiten bij de werkzaamheden die er verricht worden. Een ruimte die is ingericht voor concentratie en individueel werk moet er bijvoorbeeld anders uitzien dan een ruimte

waarin samenwerking en creativiteit vooropstaan. Met modulaire tapijttegels kun je eenvoudig verschillende kleuren en texturen gebruiken om ruimtes duidelijk van elkaar te onderscheiden. Looijen: De facilitair manager komt heel ver. Toch denk ik dat fabrikanten en projectinrichters een toegevoegde waarde hebben en zij het facilitair management prima kunnen ondersteunen. In technisch opzicht en functionaliteit van de vloerbedekking. Want ook in een kantoorpand kun je specifieke vloeren nodig hebben, denk hierbij aan serverruimten, kantines/ restaurants en de bijbehorende keukens. Moet iets 5 jaar meegaan of 15 jaar? Daar kunnen specialisten in helpen. Ook bieden wij als leverancier ondersteuning op design-gebied. Wij maken vloerplannen en kunnen daarin diverse typen vloerbedekking terug laten komen en dat ook duidelijk en overzichtelijk verantwoorden. Van Gestel: Het is voor een facilitair manager nagenoeg onmogelijk alle unieke eigenschappen van alle vloerbedekking te kennen, noch de implicaties van deze eigenschappen volledig te kennen. Dus hier ben ik het mee oneens. Daarnaast onderzoeken wij regelmatig hoe klanten onze dienstverlening waarderen. Daarin geven zij zelf aan dat advies door professionele adviseurs sterk wordt gewaardeerd. 17 <

Looijen: Tapijt is prima te onderhouden; daarvoor geven wij ook standaard adviezen af. In samenwerking met leveranciers bieden wij ook adviezen op maat aan of wij nemen zelfs het onderhoud uit handen. De klant kan dan onbezorgd genieten van zijn tapijt. Vanzelfsprekend bieden Marmoleum en Allura voordelen bij het schoonmaken. Het gaat er uiteindelijk om wat de functionaliteit moet zijn en wat de klant wil. Van Gestel: Tapijttegels zijn wel degelijk geschikt voor drukbelopen ruimtes. Onderhoud op de juiste wijze en op het juiste tijdstip is dan wel van belang. Voor zeer drukbelopen ruimtes of waar het van belang is dat er een erg lage rolweerstand is, komt een vinylen vloer beter tot zijn recht. Een homogene vloer van Tarkett is daar bijvoorbeeld zeer geschikt voor. Het

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E N I EU W S

Universiteit Utrecht en Ricoh werken samen aan onderwijsinnovatie De Universiteit Utrecht en Ricoh hebben een intentieovereenkomst gete-

Door samen te werken met ontwikkelaars en producenten van nieuwe

kend om de samenwerking te intensiveren bij het ontwikkelen van nieuwe

producten kunnen in een vroeg stadium van prototyping de effecten van

onderwijstechnologie.

technologie worden getest en producten aangepast en verbeterd.”

Onderwijsinnovatie is een belangrijk speerpunt in het Strategisch Plan

“In een wereld die constant verandert en waar technologische ontwik-

van de Universiteit Utrecht. De voorzitter van het College van Bestuur,

kelingen elkaar razend snel opvolgen, is investeren in onderwijs cruciaal

Marjan Oudeman, vindt dat samenwerking met bedrijven zoals Ricoh

voor Ricoh”, zegt Paul Nanninga, sr vice-president Sales & Marketing van

grote kansen biedt. Oudeman: “De mogelijkheden die technologie biedt

Ricoh Europa. “Wij willen goed afstemmen op wat de onderwijssector

om onderwijs meer op maat vorm te geven en interactie met studenten

nodig heeft; samen met studenten, docenten en onderzoekers kansen

te vergroten, groeien snel. Online en blended learning vragen om een

zoeken en benutten. De campus in Utrecht is een uitgelezen plek hiervoor,

goede digitale leeromgeving. In het Utrechtse Teaching and Learning

een heel interessant ecosysteem waar alle ingrediënten samenkomen die

Lab kunnen docenten nieuwe voorzieningen in de praktijk uittesten.

nodig zijn voor onderwijsinnovatie.”

Partnership circulair inrichten UMC Utrecht en Gispen Universitair Medische Centrum Utrecht en Gispen hebben een samenwerkingsovereenkomst ondertekend waarmee beide partijen hun circulaire ambities verwezenlijken. Gispen is per 1 april 2017 voor de komende tien jaar dé leverancier van circulaire inrichting van het UMC Utrecht. Steekwoorden hierbij zijn duurzaamheid, hoogwaardig

men. Na een intensief aanbestedingstraject met de circulaire econo-

hergebruik, verlenging van de levensduur van meubilair en het voor-

mie als uitgangspunt, koos het UMC Utrecht voor Gispen als partner

komen van afval. De langdurige samenwerking stelt beide partijen in

en huisleverancier. Daarbij gaat het zowel om standaardmeubilair,

staat hun circulaire prestaties steeds verder te verbeteren.

zoals diverse typen bureaus en bureaustoelen, vergadertafels- en stoelen, kasten en ladeblokken, als speciaal meubilair voor onder meer

Het UMC Utrecht heeft een stap gezet op het gebied van circulair

wachtkamers, spreekkamers en kantines. Gispen en het UMC Utrecht

inkopen; Gispen is een van de toonaangevende partijen op het gebied

trekken langdurig samen op: het contract heeft een looptijd van vijf

van circulair inrichten – van productontwerp tot en met retourstro-

jaar en kan daarna nog vijf keer met een jaar worden verlengd.

18 >

Design District | 7-9 juni Van Nelle Fabriek | Stand V75

Advertentie_OfficeMag.indd 1

18-5-2017 10:52:54

O F F I C E CO LU M N

Minder zitten? Meten is weten! Onlangs voerde ik een discussie op LinkedIn. Dit medium biedt eenvoudig de mogelijkheid om op effectieve wijze van gedachten te wisselen met professionals uit de branche en dat doe ik dan ook met enige regelmaat. Dit maal discussieerde ik met de eigenaar van een firma die met een zelf ontwikkelt Fitplan medewerkers van bedrijven en instellingen gezonder, fitter en dus productiever maakt. De essentie van ons online debat betrof mijn vraag, hoe hij binnen zijn concept kan meten of mensen hun zitgedrag veranderen. Zijn programma meet namelijk wel activiteit, maar dat betekent niet automatisch dat er minder wordt gezeten.

Positieve tendens Onderzoeken wijzen uit dat we te veel langdurig achtereen zitten en te weinig bewegen. Dat brengt de nodige gezondheidsrisico’s met zich mee en dat heeft dus weer direct invloed op de continuïteit van een bedrijf. Er zijn daarom talloze aanbieders van velerlei programma’s waarmee werkgevers de gezondheid en vitaliteit van de medewerkers kunnen meten en stimuleren. Werknemers wordt daarbij inzicht gegeven in hun gezondheid en er wordt kritisch gekeken naar mogelijke verbeteringen voor een gezondere leefstijl. Vervolgens wordt er advies uitgebracht en zo nodig worden er trainingen aangeboden om de levensstijl te verbeteren. Een positieve tendens, ben ik van mening, waar een groeiend aantal werkgevers gelukkig het belang van inziet.

Meten De basis van veel vitaliteitsprogramma’s is het meten en inzichtelijk maken van activiteit. Met zogeheten activity trackers en smartwatches wordt gemeten hoe bewegelijk de deelnemer is. In mijn optiek schiet dit juist tekort, omdat er niet gemeten wordt hoeveel men zit. Het positieve effect van veel bewegen, wordt onmiddellijk teniet gedaan bij zes uur zitten per dag. Niet alleen meer bewegen, maar juist minder zitten, is waar het gezonde werken zich op zou moeten richten. Dit is op de stappenteller van een smartwatch niet te meten. Activity trackers kunnen geen onderscheid maken tussen stilstaan of stilzitten.

19 <

Aanvulling De ‘Sit Stand tracker’ van VitaBit geeft dat inzicht wél. Gekoppeld aan eigen software met een gepersonaliseerd dashboard geeft dit systeem ook inzicht in het zitgedrag. De tracker, die is uitgevoerd in een compact design kleiner dan een USB stick en dus makkelijk wegzakt in elke broekzak, detecteert feilloos het zit-sta gedrag. Zo wordt bijvoorbeeld zittend en staand kantoorwerk met VitaBit correct in kaart gebracht, terwijl andere systemen geen onderscheid kunnen aanbrengen in de zit- en sta-activiteit. Wil je minder zitten, dan moet je het zitten meten om een veranderingsproces te kunnen onderbouwen, is mijn mening. Hoewel mijn discussiepartner vast wilde houden aan zijn eigen systeem en klaarblijkelijk het minder zitten ondergeschikt maakt aan het meer bewegen, is VitaBit in mijn optiek een perfecte en onmisbare aanvulling op zijn Fitplan en op veel andere vitaliteitsprogramma’s. Bedrijfszorgverzekeraars als CZ erkennen VitaBit inmiddels als een betrouwbaar en waardevol meetsysteem en nemen het op in hun programma’s.

Robert Cozijnsen Robert@ergonomiespecialist.nl Robert Cozijnsen is directeur/eigenaar van Ergonomie Specialist, leverancier van innovatieve ergonomische producten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

We produceren steeds meer afval.

Gemiddeld 6 zakken per gezin per week.

Dus we drukken de boel flink aan.

En we moeten heel vaak onze afvalemmer legen.

Wat is de oplossing?

TITAN AFVALCOMPRESSOR

De IntelligentWaste van JosephJoseph kan tot drie keer zoveel afval bevatten dan een traditionele prullenbak. Een speciaal gepatenteerd drukmechanische comprimeert het afval in de bak. HygiĂŤnisch en geen gepruts. Door filters blijven vieze geurtjes weg en zonder direct contact met het afval. Titan Trash Compactor

Verkrijgbaar via uw B2B wholeseller VepaBins ww.vepabins.nl

O F F I C E N I EU W S

Facilicom Group boekt resultaat voor belasting van 27,3 miljoen euro

Nieuw kantoor voor Pelikan Hardcopy in Moers Facilicom Group boekte in 2016 een resul-

Pelikan heeft met ingang van april een nieuw kantoor in

taat voor belasting van 27,3 miljoen euro.

Moers in de buurt van Düsseldorf (Duitsland) geopend.

De omzet van de facilitair dienstverlener uit

Het nieuwe kantoor is gekozen vanwege zijn centrale lig-

Schiedam steeg naar recordhoogte: 1.292

ging en is 'een gevolg van de voortdurende inspannin-

miljoen euro. CEO Geert van de Laar: “We zijn

gen om onze activiteiten efficiënter te maken'.

content met de resultaten, zeker omdat 2016

Pelikan Hardcopy heeft haar sales- en marketingdien-

een uitdagend jaar was.”

sten gebundeld om de voordelen van de multi-brand strategie te maximaliseren. Door samenvoeging van de ver-

Facilicom Group heeft in 2016 een volgende

koopmaatschappijen van Hannover (Brand) en Nijmegen

stap gezet in klantgerichtheid. In 2015 en de

(Non-brand) ontstaat een nieuwe verkooporganisatie in

jaren ervoor is naar eigen zeggen veel geïn-

het Duitse Moers, die de leiding zal hebben over alle ver-

vesteerd om medewerkers bewust te maken

kopen in Duitsland, Benelux en Nordic.

van het belang van klantgerichtheid. Van de Laar: “We ontwikkelen ons van een organisatie met operational excellence naar een meer klantgedreven onderneming; naar customer excellence. Naar onze overtuiging gaat klantgerichtheid het verschil maken in facilitaire dienstverlening. 2016 vormde de periode

strategische samenwerking met Albron.”

Konica Minolta toont visie voor het Kantoor van de Toekomst

Net als voorgaande jaren opereerde Facilicom

Tijdens CeBIT 2017 heeft Konica Minolta Business Solutions

Group in 2016 in een krimpende markt,

Europe revolutionaire concepten voor het Kantoor van de

waarin vooral op prijs wordt geconcurreerd.

Toekomst laten zien.

Door de Code Verantwoord Marktgedrag te

Als een vertegenwoordiger van het partnerland van dit jaar,

onderschrijven, zorgt Facilicom Group er

Japan, heeft Konica Minolta gebruikgemaakt van dit podium

naar eigen zeggen voor dat in de schoon-

om inzicht te geven in de drijvende krachten achter de digi-

maak-, beveiligings- en cateringbranche niet

tale transformatie van de arbeidsmarkt. Gezichtsherkenning,

alleen prijs, maar vooral kwaliteit in aanbe-

voorspellende softwareoplossingen en slim Internet of

stedingen een doorslaggevende factor wordt.

Things-kantoormeubilair zijn slechts een paar van de

Van de Laar: “Voor ons biedt het kansen,

innovatieve antwoorden op de veranderende eisen van de

omdat Facilicom Group een unieke positie

arbeidsmarkt.

heeft in integrale dienstverlening waarbij alle

Bezoekers konden de oplossingen voor het Kantoor van de

specialismen in huis zijn.”

Toekomst uit de eerste hand ervaren op Konica Minolta’s kli-

waarin klantgerichtheid werd geconcretiseerd in organisatieaanpassingen, projecten en beleid. Het hoogtepunt van 2016 was de

maatneutrale stand op CeBIT. Door de snelle veranderingen In de beveiligingsbranche speelt al enkele

van de werkomgeving is er grote behoefte aan ondersteu-

jaren de technologisering van de sector.

nende technologieën.

Facilicom Group speelt hierop in door technische beveiligingsoplossingen aan te bieden in combinatie met mensbeveiliging. Voor de professionele zorg en huishoudelijke hulp

Rever Interieurprojecten BV, fullservice bureau voor

was 2016 een zeer turbulent jaar. Met initia-

ontwerp & realisatie van interieurs voor werkomgevingen, is

tieven zoals de ZorgCentrale.nl heeft Incluzio

overgenomen door Paul Spoelder en Janny van Rossum. Rever was

grote stappen gezet om met deze vorm van

eerder onderdeel van Dantuma Holding. Spoelder en Van Rossum

zorg op afstand het verschil te maken.

tekenden voor 100% van de aandelen. Spoelder is al 15 jaar directeur van Rever Interieurprojecten in haar huidige vorm. Van Rossum heeft al sinds 2007 een sleutelrol binnen de organisatie. Rever Interieurprojecten blijft onder eigen vlag opereren.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Paagman introduceert unieke service

22 >

‘Vandaag bestellen is vandaag in huis’

Service staat centraal binnen de firma Paagman. Door vele positieve online beoordelingen van haar klanten is Paagman door Beslist.nl aangemerkt als ‘topwinkel’. De snelle bezorging, foutloze levering en prijsstelling worden

De Haagse firma Paagman, met twee winkels in de Hofstad en een dynamische online shop, introduceert als eerste boek- en kantoorvakhandel de service ‘same day delivery’. Een order voor 13.00 uur op werkdagen geplaatst, wordt dezelfde dag tussen 15.00 uur en 22.00 uur bezorgd in heel Nederland.

door de klanten gewaardeerd, maar ook de communicatie over producten en het oplossen van eventuele problemen kan op waardering rekenen.

Tekst Huug Duin

abian Paagman, die samen met zijn zus Nadine als derde generatie de scepter zwaait over het familiebedrijf beweert: “Ook voor kleinere spelers zijn er volop kansen in de online markt. In een toch wat traditionele branche heeft ons bedrijf innovatie hoog in het vaandel staan en voor onze onderneming is dit dus een logische stap.” INSPIRATIE

De winkels van Paagman zijn zeven dagen per week geopend en zijn ware snoepwinkels voor boekliefhebbers, maar ook voor

hen die kantoorartikelen nodig hebben of op zoek zijn naar een cadeau. “Beleving is een woord dat men tegenwoordig veel gebruikt, maar wij praten liever over inspiratie. Onze winkels, de medewerkers en het assortiment moeten mensen inspireren en het liefst wat hebberig maken,” glimlacht Fabian Paagman. Zo opende Paagman tijdens de economische crisis, tegen de stroom in, een inspiratievolle kinderboekwinkel Villa Paagman”, als onderdeel van hun winkel in de Haagse Frederik Hendriklaan. Kinderen en hun ouders worden meegenomen op een avon-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

tuurlijke ontdekkingstocht langs de meest uiteenlopende kinderboeken. Een winkel vol belevenissen. Paagman kent de weg naar de particuliere consument, maar het bedrijf is tevens gespecialiseerd in de levering van het brede assortiment aan bedrijfsmatige afnemers. Dagelijks bestellen honderden bedrijven, organisaties en instellingen op eenvoudige wijze facilitaire producten en kantoorartikelen. “We willen onze klanten voortdurend verrassen en optimaal kunnen bedienen, zowel in de winkels als online. Daar hoort

O F F I C E I N S P I R AT I E

onze nieuwe service ‘Vandaag in huis’ ook bij. Tien jaar geleden was een dergelijke dienstverlening misschien niet mogelijk, maar er was destijds ook geen vraag naar. We zien de wereld veranderen. Als Calimero bewijzen wij als relatief kleine speler online mee te kunnen tussen grote aanbieders.” FAMILIEBEDRIJF

Grootvader Paagman opende in 1951 een boekhandel, zijn zoon startte in 1977 zelfstandig met de verkoop van kantoorartikelen en voegde later zijn bedrijf en dat van zijn vader samen. Nadine en Fabian loodsen het bedrijf nu die nieuwe tijd in. “Wij voldoen, denk ik, aan de kenmerken van een traditioneel familiebedrijf, waar de eigenaren actief in de business meedraaien en waar we ondernemen met eigen geld. We kunnen mede daardoor snel beslissingen nemen. Grote bedrijven werken vaak wat stroperiger is mijn indruk,” aldus Fabian. “Verder zit het niet in ons DNA om af te wachten wat de markt doet. We willen ons sterk profileren en slaan onze vleugels uit. Tien jaar geleden maakten we al de strategische keuze om onze online en offline dienstverlening volledig gelijk te trekken. Door innovaties van het online winkelen ook op de fysieke winkelvloer toe te passen, stellen we deze beschikbaar aan al onze klanten. ‘Vandaag In huis’ geldt dus niet alleen voor online bestellingen, maar ook voor aankopen en bestellingen in onze winkels.” AMBITIE

Op dit moment levert Paagman alle 75.000 artikelen uit eigen voorraad. “We hebben de ambitie om uiteindelijk 150.000 artikelen aan onze klanten door heel Nederland

te kunnen leveren. Die schaalgrootte is nodig om te kunnen concurreren, maar dat vraagt wél aanpassingen van onze leveranciers. Met het serviceniveau dat wij nu bieden, kom je niet weg met een groothandel die van maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf werkt. De retailbranche in zijn algemeenheid krijgt vaak het verwijt dat ze achterloopt en ik denk dat er een sleutelrol ligt bij de groothandel en leveranciers. Ik ben van mening dat de lokale kantoorvakhandelaar niet bang moet zijn voor een grote speler als Staples, maar juist Albert Heijn is onze concurrent. Hun bezorgservice brengt de boodschappen op kantoor en kan eenvoudig ook papier en cartridges meeleveren. "Het zou voor onze branche daarom erg goed zijn als er meer bedrijven een dergelijke bezorgservice zouden bieden. Wanneer de vraag uit markt verandert, moet dat de groothandel / leverancier

dwingen mee te veranderen”, klinkt de heldere visie van Fabian Paagman. AANVULLING

De nieuwe bezorgservice van Paagman is een aanvulling op de toch al uitgebreide leveringsmogelijkheden van het bedrijf. Bestellingen kunnen kosteloos worden opgehaald in hun winkels en bestellingen voor 23.00 uur geplaatst, worden altijd de volgende dag bezorgd. Alleen op zondag wordt niet geleverd. Bestellingen die op werkdagen voor 13.00 uur zijn geplaatst, worden met de nieuwe service ‘Vandaag In Huis’ dezelfde dag nog in heel Nederland bezorgd tussen 15.00 en 22.00 uur (met uitzondering van de Waddeneilanden). Voor de uitvoering van deze service werkt het bedrijf samen met een logistieke dienstverlener.

Nadine en Fabian Paagman

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

23 <

O F F I C E S M A RT

Opgeslagen informatie is vaak meer waard dan je denkt

24 >

Digitaal archiveren: opbergen en vooral terugvinden Velen beschouwen archiveren als een noodzakelijk kwaad. Digitaal archiveren schept daarentegen kansen die je maar beter kunt pakken als je succesvol wilt ondernemen. Tekst Hans-Erik de Kruyff

rchiveren deden we omdat de fiscus dat van ons eiste. En om tekortschietende leveranciers en klagende klanten lik-op-stuk te kunnen geven. Toch? Met de opkomst van digitale technieken is archivering een stuk interessanter geworden. Zo is digitaal archiveren de ‘moeder’ van Het Nieuwe Werken, ofwel het plaatsen tijdonafhankelijk werken. Daarnaast is er zonder digitaal archiveren geen Document Management of Enterprise Content Management mogelijk. En digitale

archieven lenen zich uitstekend voor het opsporen van waardevolle ‘verborgen’ informatie via technieken als datamining en big data analyses. PLAATS- EN TIJDONAFHANKELIJK WERKEN

Eén van de pioniers op het gebied van digitale archivering is Docspro (Alphen a/d Rijn), die al in een vroeg stadium erkende dat digitale archivering méér is dan het scannen en indexeren van papieren documenten. Informatie komt tegenwoordig in een grote verscheidenheid van vormen voor, dat wil zeggen naast papier ook als e-mails, spreadsheets en Word-documenten, als webpagina’s, als multimediale presentaties et cetera. De informatie komt uit diverse bronnen en moet via conversieslagen (zoals scannen) en indexering (om terugvinden mogelijk te maken) digitaal worden opgeslagen. Vervolgens wordt de opgeslagen informa-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

tie toegankelijk gemaakt voor raadpleging en/of bewerking door medewerkers en andere partijen die daartoe geautoriseerd zijn. Natuurlijk wordt de informatie afgeschermd om hackers en andere vlegels buiten de deur te houden. Tegelijkertijd staat de informatie ter beschikking van alle medewerkers, op ieder moment van de dag en nacht en ongeacht waar de medewerker zich bevindt, mits er een internetaansluiting binnen handbereik is. Plaats- en tijdonafhankelijk werken is een absolute voorwaarde om nog jonge talenten aan te kunnen trekken. Voor deze talenten geldt dat het kantoor overal is waar je op het internet kunt aansluiten. DOCUMENT MANAGEMENT EN MEER

Ondernemingen als Decos (Noordwijk) en Expansion (Rotterdam), om maar een paar voorbeelden te noemen, breien voort op de mogelijkheden die digitale archive-

O F F I C E S M A RT

ring biedt, met Document Management als resultaat. Hier worden de digitale archieven ingezet om werkprocessen te versnellen en kwalitatief te verbeteren. Denk aan bijvoorbeeld het geautomatiseerd afhandelen van ontvangen facturen en aan het digitaal aansturen van werkstromen. Vervolgstappen hierop zijn Enterprise Content Management voor het in kaart brengen en beheren van alle ongestructureerde informatie van een organisatie, en Enterprise Information Management, waarbij ook de gestructureerde informatie (zoals die in databases) wordt betrokken. Uiteindelijk komt het met al deze systemen erop neer dat er een stuk efficiënter en kwalitatief beter kan worden gewerkt. ONVERMOEDE RIJKDOMMEN

Een volgende stap die kan worden gezet dankzij digitale archivering, is het exploiteren van de beschikbare informatie op zoek naar onvermoede, maar waardevolle informatie. Datamining en Big Data zijn hier de steekwoorden. Denk aan de verzekeraar die ontdekt dat er in stedelijke gebieden meer schade wordt gereden met rode dan met groene auto’s. Maar in het Groene Hart geldt juist het tegenovergestelde, omdat daar rode auto’s beter opvallen. Vooral in de grotere bedrijven en instellingen kan het zeer profijtelijk zijn om geschoolde analisten met de juiste tools de beschikbare informatie uit te laten pluizen. VAN SPECIALIST TOT FULL-SERVICE

Digitale archivering en alle mogelijke vervolgstappen hierop bestrijken een groot aantal disciplines. Je krijgt te maken met ontwikkelaars en producenten van software, zoals die hiervoor al zijn genoemd. Daarnaast zijn er de hardwareleveranciers voor onder meer de scanners, zoals Canon, Fujitsu en Kodak. Verder zijn er de implementatie-experts, waaronder AFAS en Centric. En dan zijn er nog de oplossers van de praktische problemen, zoals het veilig afvoeren en vernietigen van papieren archieven en de herinrichting van kantoorruimten na de overstap op digitaal werken. Sommige partijen bieden aan om het volledige traject te bestrijken. Jalema is op die weg met haar I-FourC concept. Iron Mountain is een grote partij op dit gebied, die ook op internationale schaal actief is. Maar er zijn meer dienstverleners op dit vlak. Uw overstap naar of verdere ontwikkeling in de richting van digitaal archiveren verdient alle aandacht. Het gaat hier om beslissingen die voor een lange termijn gelden en die van grote invloed zijn op de toekomst van de organisatie.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

ARCHIVEREN IN VOGELVLUCHT Zo’n honderd jaar geleden waren er louter

gaandeweg informatie opslaan op media

papieren archieven en in die tijd werden

als floppy disk, CD, oplopend tot schij-

de ordners met het metalen hefboomme-

venpakketten voor enorme hoeveelheden

chaniek van Leitz (tegenwoordig onder-

data. Ook hier waren en zijn uiteenlopende

deel van ACCO) heel populair. Deze vinding

archiveringsmiddelen nodig, te beginnen

van Leitz wordt tot op de dag van vandaag

met scanners om papieren documenten te

veel gebruikt. Wel zijn er in de tussentijd

digitaliseren. Daarnaast natuurlijk een PC

verfijningen op de markt gekomen, zoals

of een andere computer om het geheel te

de slimme Clip van Jalema, die voor onder

raadplegen en bij te sturen, maar ook weer

meer ruimtebesparing zorgt.

aangepaste archiveringsmiddelen, tot en met opslagruimten met airco.

Ruimtebesparing was in de jaren ’60 en ’70 van de vorige eeuw ook een belangrijk

Inmiddels zijn we in het cloud-tijdperk aan-

motief om over te stappen op microverfil-

geland. Dit tijdperk elimineert in feite de

ming. Voor het werken met microfilms en

archiveringsproblematiek van de individu-

microfiches waren wel nieuwe hulpmidde-

ele ondernemer. Wat hij/zij nog nodig heeft

len nodig, variërend van camera’s en lees-

is een scanner om de resterende papie-

schermen, tot specifieke opbergmiddelen.

ren snippers te digitaliseren, en een PC of tablet/smartphone om met de (waar dan

De micrografie werd in de loop van de jaren

ook ter wereld) opgeslagen informatie aan

’80 overvleugeld door de sterke opkomst

de slag te kunnen. Dat is alles.

van de IT. Bedrijven en instellingen gingen

25 <

O F F I C E S M A RT

Databeschermingswet: gevolgen en tips De Algemene Verordening Gegevensbescherming komt er aan (mei 2018). Strengere richtlijnen en hoge boetes liggen in het verschiet als data op straat komt te liggen. Veel organisaties zullen hun zaken niet tijdig op orde hebben. Wat kunt u doen om goed voorbereid te zijn op de nieuwe wetgeving. Tekst Martijn Kregting

kunnen aanpassen. Met nog een jaar te gaan, lijkt het er op dat veel organisaties weinig idee hebben wat de AVG voor hen inhoudt, hoe zij er mee om moeten gaan en wat de mogelijke sancties zijn. Onderzoeken tonen dat een groot deel van de bedrijven nog geen voorbereidingen heeft getroffen, zowel binnen als buiten Nederland. Daarmee lopen zij risico op boetes tot 20 miljoen euro, of 4 procent van de omzet.

p 25 mei 2018 treedt de General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie â&#x20AC;&#x201C; in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. De wet geeft burgers meer controle over hun persoonlijke gegevens en zorgt ervoor dat in elk Europees land dezelfde regels op het gebied van databescherming gelden.Â De wet verplicht bedrijven een privacyadministratie bij te houden en bedrijven die op grote schaal data verwerken een speciale data protection officer aan te stellen.

82 procent van alle zakelijke en ICT-professionals, verantwoordelijk voor gegevensbescherming, maakt zich zorgen over de naleving van de GDPR. Zij verwachten er niet voldoende op voorbereid te zijn als de verordening in april 2018 van kracht wordt. Dat bleek in oktober 2016 uit internationaal onderzoek van Dimensional Research in opdracht van Dell. Duitse deelnemers gaven aan dat ze zich het meest voorbereid voelen op de wet (44%), terwijl van de respondenten uit de Benelux slechts 26 procent zich voorbereid voelt.

WEINIG IDEE OVER GEVOLGEN WET

97 procent heeft geen plan voor de invoering van de dataverordening in 2018. Slechts 21 procent denkt dat hun organisatie is voorbereid op access governance, een belangrijk beveiligingsaspect binnen de wet. Meer dan 90 procent van

De regulering is al in 2016 aangenomen, er geldt een termijn van twee jaar waarin bedrijven hun beveiliging en hun beleid op het gebied van dataopslag en -bescherming 26 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

de respondenten zegt dat hun bestaande beveiligingspraktijken niet zullen voldoen aan de nieuwe eisen. CYBERINSURANCE

Een toenemend aantal verzekeraars biedt inmiddels vormen van cyber-insurance aan, verzekeringen die bedoeld zijn om de gevolgen van een datalek op financieel gebied te beperken. Dat is handig voor achteraf, stelt Jurriaan Jansen, Of Counsel in de IP/IT praktijk bij advocatenkantoor Norton Rose Fulbright in Amsterdam, maar beter is het om vooraf de zaken op orde te hebben.“Je moet onderscheid maken tussen grote bedrijven en midmarket- of MKB-organisaties. Grotere bedrijven zoals verzekeraars, banken en operators hebben hun zaken op orde en zijn op de hoogte van wat er op hen afkomt. Zij hebben taskforces opgezet, budgetten vrijgemaakt. Ook voor de grotere IT-aanbieders en de grote datacenterbedrijven geldt dit.” Het probleem zit bij de midmarket, de MKB-organisaties. Daar is de kennis en capaciteit vaak onvoldoende. “Dit zijn de organisaties waar verzekeraars zich met hun cyber insurance met name op richten. Zij geven daarbij ook veel advies over hoe bijvoorbeeld een datalek te voor-

HET KAN GEEN KWAAD OM IN IEDER GEVAL DE VOLGENDE STAPPEN TE ZETTEN OM TE KIJKEN WAT ER MOET GEBEUREN OM TE VOLDOEN AAN DE GDPR/AVG: *Zorg er voor dat je inzicht hebt in alle data-

*Laat een toetsing / audit uitvoeren door

stromen (van klanten, van je werknemers):

een verzekeraar of een jurist om te bekijken

waarom heb je die data, gebruik je ze, hoe

of je databeveiliging technisch en organisa-

bewaar je ze?

torisch op orde is. Voer een risicoanalyse uit

om de zwakke plekken te vinden. *Er is een technische en organisatorische kant aan beveiliging. De techniek kan op

*Stel een scenario op voor wanneer het

orde zijn, maar hoe zit het met de orga-

toch fout gaat. Een datalek moet binnen 72

nisatie (zaken zoals bewustwording over

uur gerapporteerd worden aan de Autoriteit

omgang met data, wachtwoorden et cetera).

Persoonsgegevens. Met zo’n scenario over hoe te handelen voorkom je veel stress.

*Documenteer al je datastromen en werkprocessen waarbij dataopslag en verwerking betrokken zijn.

komen, of helpen met een audit om inzicht te geven in het beleid en de beveiliging omtrent data.” OUD VERSUS NIEUW

De huidige regulering omtrent databescherming stamt uit 1995. Er is veel overlap met de nieuwe wetgeving, ook nu zijn bedrijven al verplicht om ‘passende en organisatorische’ maatregelen te nemen. Nieuw is onder meer:

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

*Het sanctieregime is veel strenger (20 miljoen euro boete of tot 4 procent van een jaaromzet). *Organisaties moeten actief kunnen aantonen dat zij voldoen aan de regulering. “Ik was onlangs op een bijeenkomst van een verzekeraar die cyber-insurance aanbiedt. Daar werd het voorbeeld gegeven van een adviesbureau dat risrisicobeoorde-

O F F I C E S M A RT

lingen uitvoert. Veel gegevens, ook bijzondere en privacygevoelige, werden gewoon via e-mail uitgewisseld. Dat is bij uitstek iets dat vanaf 28 mei 2018 echt niet meer kan. De bewustwording hierover is iets dat geleidelijk doorsijpelt bij organisaties. Alleen is er geen tijd meer voor geleidelijke bewustwording. Volgend jaar gaat de wet al in.” Nederland loopt wat voor de muziek uit. Zo is er begin 2016 wetgeving ingevoerd voor het melden van datalekken. In het eerste jaar zijn zo’n 5.500 lekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. “Er lopen nog enkele tientallen onderzoeken, maar tot nu toe is er door de AP geen enkele boete opgelegd op basis van deze wetgeving. Dat kan een indicatie zijn van hoe er in eerste instantie zal worden omgegaan met overtredingen van de AVG: niet meteen een boete of de hoogste boete, maar eerst een waarschuwing.” Er is onder de Telecomwet overigens wel een boete opgelegd aan KPN voor een datalek. VOLDOENDE INFORMATIE BESCHIKBAAR

Overigens hoeft niet elke organisatie vele uren te spenderen aan het op de hoogte komen van wat de databeschermingswet voor hen inhoudt. Er is volgens Jansen voldoende informatie beschikbaar. Zo heeft de Cyber Security Raad een document opgesteld waarin goed uitgelegd wordt wat er allemaal verplicht wordt voor de diverse vormen van data, wat mogelijke gevolgen zijn en hoe je je als organisatie kunt voorbereiden. “Elk bedrijf heeft wel een paar uur om hier aan te besteden, of aan het beantwoorden van de vraag welk soort gegevens je eigenlijk hebt opgeslagen. Dat is voor een fietsenmaker natuurlijk weer heel anders dan voor een HR-aanbieder. Maar waar het om gaat is: welke gegevens heb ik; heb ik deze gegevens ook echt nodig; hoe zijn ze beveiligd? Doe ik dat zelf of besteed ik dit uit aan een externe partij?”

ONDERSTEUNING

Het MKB en midmarket-bedrijven zouden ook een beroep kunnen op hun IT- of telecom-leverancier voor ondersteuning. Jansen. “Ik neem aan dat partijen die oplossingen voor bijvoorbeeld dataverwerking of -opslag aanleveren, toepassingen voor databeveiliging maar ook mailsystemen, beter op de hoogte zullen zijn van wat de AVG betekent dan de gemiddelde MKB’er. Zij kunnen dat meenemen in de oplossingen die ze aanbieden, of ze kunnen hun klanten proactief adviseren over wat er op IT-gebied dient te veranderen om aan de wet te voldoen.” "Alle aanbieders van oplossingen en toepassingen die met data te maken hebben, moeten zich bedenken dat van hen meedenken verwacht wordt over een goede inrichting van de IT-omgeving. Het kan een negatieve USP zijn als je dat niet doet of onvoldoende kennis of inzicht hebt.” GEDEELDE AANSPRAKELIJKHEID

Wat gebeurt er wanneer er toch een datalek is? Wie is er dan verantwoordelijk? De klant (de verantwoordelijke) of de reseller die een on premise of Cloud-oplossing geleverd heeft? Uiteindelijk is de klant altijd verantwoordelijk, stelt Jansen. Toch is de situatie wat genuanceerder. Een aanbieder van dataopslag of een systeem waarin data opgeslagen en verwerkt wordt, is volgens de privacy regelgeving een databewerker. “Onder de nieuwe verordening zijn de klant (verantwoordelijke) en de databewerker aansprakelijk voor diefstal of verlies van gegevens. Dit betekent dat zij allebei de eerdergenoemde ‘passende en organisatorische’ maatregelen moeten nemen om dataverlies te voorkomen. Als je een product, dienst of Cloud-oplossing doorverkoopt van een aanbieder zoals Microsoft, SAP, Salesforce of Google, dan kun je er van uit gaan dat zij er voor zorgen dat hun zaken op orde zijn.”

28 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E A DV ERTO R I A L

Automatisering versus traditionele kantoorartikelen Het werk op kantoor maakt een digitaliseringsslag. Steeds meer processen in bedrijven verlopen automatisch. De hele dag worden er over en weer e-mails gestuurd, documenten gedeeld en ook veilig opgeslagen. Schone bureaus en lege archiefkasten vormen de hedendaagse werkomgeving. Betekent dit het einde van papier op kantoor? Organisaties blijken in het digitale tijdperk nog geen afscheid te kunnen nemen van papier. 90 procent van de Nederlandse en Europese medewerkers werkt nog met papieren documenten. Het papierloze kantoor blijkt vooralsnog vooral een utopie.

WAT IS KANTOORAUTOMATISERING?

Kantoorautomatisering is een belangrijke ontwikkeling. Steeds meer bedrijven, groot of klein, gaan mee in deze trend en proberen papieren archieven te vervangen door digitale opslagplaatsen. Maar kantoorautomatisering is meer dan dat. Het gaat om de combinatie van allerlei hulpmiddelen die beschikbaar zijn om informatie eenvoudig aan te maken, op te slaan, te bewerken en via een netwerk te verspreiden. Naast tijd- en geldbesparing wordt hiermee het papierafval aanzienlijk teruggebracht. Een handige ontwikkeling, maar toch geven veel zelfstandige ondernemers aan het lastig te vinden om met automatisering

aan de slag te gaan. Maar wist je dat het instellen van een antivirussoftware al een geautomatiseerd proces is? Ook werken met Office 365 is een belangrijk onderdeel van kantoorautomatisering. Dankzij nieuwe toegangen tot informatie en vormen van communicatie is het kantoorwerk veranderd. De extra reistijd in de file wordt tegenwoordig nuttig gebruikt door conference calls en Google is dichterbij dan de encyclopedie. De digitale revolutie raakt iedereen. TROUW AAN TRADITIONELE KANTOORARTIKELEN

Hoewel de digitale revolutie veel voordelen met zich mee blijkt te brengen, zijn

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

fysieke documenten nog steeds van grote toegevoegde waarde. Een aantal documenten wil je toch graag zwart-op-wit hebben en complexe dossiers blader je liever door. Daarnaast toont onderzoek aan dat de lezer van papier minder snel afgeleid raakt. De lezer van digitale content verandert daarentegen vaker van activiteit. En juist dat maakt de printer nog steeds van meerwaarde op ieder kantoor! DESKUNDIG ADVIES

Jouw kantoorvakhandel heeft een uitgebreid aanbod printers. Je vindt voor ieder gebruik de juiste printer. Of je voorkeur nu uitgaat naar een compacte of uitgebreide printoplossing, in zwart-wit of kleur. Voor alles wat je op kantoor nodig hebt, maar ook voor deskundig advies kun je terecht bij de kantoorvakhandel bij jou in de buurt. Jij wilt toch ook een printer kopen die past bij jouw werkzaamheden en verbruik? Kijk op www.quantore.nl voor een verkooppunt bij jou in de buurt.

29 <

Innovation in Motion â&#x201E;˘ sinds 1917

Al 100 jaar staat Fellowes Brandsâ&#x201E;˘ bekend om inspirerende oplossingen. Nu kijken we vooruit naar nieuwe mogelijkheden, om de wereld te voorzien van de volgende generatie innovaties.

O F F I C E PRO D U C T N I EU W S

Ruimtebesparende en efficiënte 4-in-1apparaten De nieuwste WorkForce Pro-modellen van Epson (WF-3720/25DWF, WF-4720/25DWF en WF-4740DTWF) is volgens de fabrikant een compact

Akoestische en esthetische plafondeiland

product dat fantastische prestaties kan leveren. De

Rockfon (onderdeel van Rockwool) introduceert de ver-

stijlvolle en compacte WorkForce Pro-modellen zullen

nieuwde Rockfon Eclipse: het esthetische en akoestische

de printervaring gegarandeerd verbeteren met hoge

plafondeiland voor onder andere gebouwen waarin het

snelheden, indrukwekkende inktrendementen, intu-

bouwkundige plafond zichtbaar blijft. De eilanden zijn

ïtieve aanraakschermen en nog veel meer verbeterde

helderwit, kaderloos en kenmerken zich door een strakke

functies. Als de ruimte beperkt is in een thuiskantoor

kantafwerking. Ze absorberen geluid aan zowel de zicht-

of klein bedrijf, bieden de nieuwste WorkForce Pro

zijde als de rugzijde. Een standaard vierkant plafondei-

4-in-1-apparaten van Epson een compacte oplos-

land (1160 x 1160 x 40 mm) heeft hierdoor een Aeq van

sing voor printen, scannen, kopiëren en faxen.

2,5 m2 per element bij een frequentie van 1000 Hertz en

Hoewel ze zijn ontwikkeld met het oog op zakelijk

dus een uitzonderlijk hoge geluidsabsorptie. De eilanden

gebruik, scoren ze ook goed op het design vlak, met

zijn verkrijgbaar in verschillende vormen, afmetingen en

een elegant ontwerp en een ruim uitgevoerd LCD-

kleuren. Naast zes standaardvormen (vierkant, recht-

aanraakscherm. Door de strakke vormgeving passen

hoek, cirkel, driehoek, zeshoek en ellips) is iedere vrije

deze modellen moeiteloos in elke omgeving.

vorm op maat mogelijk. De Eclipse-eilanden laten zich

Epson begrijpt dat elk kantoor betrouwbare, betaal-

eenvoudig combineren met verlichting die in het paneel

bare en efficiënte apparatuur nodig heeft waar-

kan worden geïntegreerd. Met Eclipse beantwoordt

mee taken eenvoudig kunnen worden uitgevoerd.

ROCKFON aan de toenemende vraag naar een plafond-

Daarom zijn de WorkForce Pro-modellen uitgerust

oplossing die even functioneel als fraai is.

met PrecisionCore-printkoptechnologie. Deze staat

Naast gebouwen waarin het bouwkundige plafond zicht-

bekend om zijn snelheid, kwaliteit, betrouwbaar-

baar blijft, kunnen de vernieuwde plafondeilanden ook

heid en efficiëntie, en om zijn prints van profes-

worden toegepast als meer akoestisch en esthetisch

sionele kwaliteit. De WorkForce Pro-modellen:

fraaier alternatief voor bijvoorbeeld een niet-akoestisch

WF-3720/25DWF, WF-4720/25DWF en WF-4740DTWF,

plafond van gips. Ook kan Eclipse dienen als aanvul-

zijn verkrijgbaar voor een prijs van respectievelijk €

ling op minder akoestische verlaagde plafonds. Dit ten

159, € 219 en € 299.

behoeve van akoestische correcties.

www.global.epson.com

www.rockfon.nl

Sharp introduceert 70 inch display voor digital signage Sharp brengt een nieuw 70 inch PN-Q-display op de markt. Hiermee speelt Sharp in op de toenemende vraag van bedrijven naar displays voor vergaderzalen en digital signage-toepassingen in een betaalbare prijsklasse. Naast het 70 inch schermformaat zal Sharp in juni ook de 60 inch, 80 inch en 90 inch modellen uit de PN-Q-serie op de markt brengen. Dankzij de UV2A-technologie en de anti-reflectiecoating bieden de schermen van de PN-Q-serie haarscherpe beeldkwaliteit. De displays kunnen worden aangesloten op een LAN-netwerk en via een RS232-kabel worden bediend. Daarnaast brengt Sharp de zeven modellen uit de vernieuwde PN-R- en PN-Y-serie – die eerder dit jaar op ISE 2017 werden gepresenteerd – op de markt. De displays met heldere beeldkwaliteit bieden een signage-oplossing voor continu gebruik. De nieuwe generatie PN-R-displays met een helderheid van 700 cd zijn speciaal ontworpen voor drukke locaties zoals luchthavens. De schermen van de PN-R- en PN-Yserie kunnen op diverse manieren geïnstalleerd worden: naar beneden gericht (facedown) of naar boven gericht (face-up) en in verticale of horizontale positie.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E F U N M EE T S F U N C T I O N

Telefoneren met vinger Telefoneren door je vinger tegen je oor aan te houden, met Sgnl is dat geen toekomstmuziek meer maar werkelijkheid. Een horlogeband maakt contact met je smartphone en verzendt trillingen via je arm en hand, zodat je je gesprekspartner kunt horen. Een microfoontje in de band vangt de eigen stem op. Omdat je je wijsvinger op je oor plaatst, heb je bovendien minder last van omgevingsgeluid. Ook meeluisteren door anderen is onmogelijk. Alle techniek is aanwezig is de polsband, waardoor Sgnl te gebruiken is met reguliere horloges en smart watches.

Nature-meets-tech smartphone De Apollo 1 smartphone is de laatste in de naturemeets-tech trend die op een elegante manier ruw hout vermengt met ultramodern electronica. Its touchscreen display is fijn geintegreerd in de houten body, zoals het lijkt dat het groeide op die wijze. De afgeronde basis leidt tot een verbeterde ergonomie en speelt een gastrol voor een geheel nieuwe spinning interface waarmee gebruikers snel en intuĂŻtief door applicaties kunnen navigeren. Met een luxe metalen afwerking die loopt van

goud tot blauw, lijkt het even goed als het voelt.

Offline meets online

Analoge aantekeningen digitaal bewerken en delen. Daar zijn genoeg oplossingen voor te vinden. Maar Montblanc is wel een opvallende. Montblanc verbindt de offline en online wereld met behulp van de slanke StarWalkerpen en Augmented Paper waarin techniek is verwerkt. Elektromagenetische trillingen zorgen voor de digitalisering van de aantekeningen, vergelijkbaar met een schrijf- en tekentablet. Het Augmented Paper zou zelfs vervangen kunnen worden door gewoon papier. Met een druk op de knop worden de data naar de bijbehorende app verzonden. Prijs: zo'n 660 euro.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E F U N M EE T S F U N C T I O N

Esthetisch tweede scherm

Met een esthetiek die de primaire elektronica in de schaduw stelt, zit de L-Rod comfortabel naast je werkscherm. Zo krijg je een aanvullend wireless display die naadloos op zijn plek zit, met nauwelijks parallax, dankzij de wigvormige schermrand. De naam L-Rod komt van de display’s standaard. De L-vormige stang zit rond de display, en verandert in een robuuste standaard door de top van de L te roteren door een 45° as (zodat een andere L in het proces wordt

Zakprinter

gevormd). De L-vormige standaard maakt het mogelijk dat het scherm zowel wordt gebruikt in landschap als verticale oriëntaties. Ook kan het gebruikt worden als een handvat om de

Wil je draadloos je foto's van je smartphone printen

L-Rod te dragen.

waar en wanneer ook, dan kan de LG Pocket Photo

Naast de esthetische voorkant is geen plastic

printer uitkomst bieden. Zelfs zonder pc of kabel kun

gebruikt in de constructie. De L-Rod gaat voor

je memorabele foto's printen door alleen maar op

een volledig metalen behuizing door gebruik

de Send-knop te drukken. Met Bluetooth- en NFC-

te maken van matte en chromen afwerking.

ondersteuning kan de pocket printer snel je foto's

Dit met een luxueuze uitstraling bestaande uit

afdrukken zonder de noodzaak van een kabel, waar je

houten, marmeren en leren onderdelen aan de

ook bent. Je kunt je foto ook nog editen met de func-

achterkant.

ties van de LG Pocket photo applicatie.

Speaker en oplader tegelijk Bluetooth speakers zijn er voldoende, maar Leitz (vooral bekend van zijn ordners) komt met een extra opmerkelijk exemplaar. Sluit je een smartphone aan met de meegeleverde micro-usb-kabel, dan wordt deze opgeladen. Eigenlijk is het ook een powerbank, met een capaciteit van 2.600 mAh. Dat is genoeg om de meeste hedendaagse toestellen een keer mee op te laden. Dat is misschien niet veel vergeleken met andere powerbanks, maar die spelen dan ook geen muziek af.

Hoesje met e-inkt display Schermen van e-inkt, zoals bij e-readers, worden bijna nooit gebruikt in smartphones. maar deze hebben toch best belangrijke voordelen. Zo zijn ze energiezuiniger en zijn ze in zonlicht beter leesbaar. Oaxis heeft een hoesje voor de iPhone 7 gelanceerd, waarvan de achterkant is uitgerust met een e-inkt display. Gemakkelijk als je e-books wilt lezen als de accu van het toestel zelf bijna leeg is. De robuuste InkCase i7 biedt daarnaast ook extra bescherming tegen valschade. De prijs is 99 dollar.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

Ergonomiespecialist biedt met IntelliDesk:

Inzichtelijk efficiënt kantoorgebruik 34 >

Kantoorwerk is steeds minder afhankelijk van plaats en tijd. Nieuwe technologieën en werkwijzen vragen om een flexibele werkomgeving. Dat heeft gevolgen voor hoe we met elkaar samenwerken, omgaan en zakendoen. De werkplek wordt daarmee vaker een ontmoetingsplek, waar we afhankelijk van onze specifieke activiteiten een keuze maken voor een passende werkomgeving. Met IntelliDesk biedt Ergonomiespecialist de optimale mogelijkheid voor efficiënt kantoorgebruik bij activiteit gerelateerd werken. Directeur en eigenaar Robert Cozijnsen legt uit.

GROEIENDE AANDACHT Robert Cozijnsen ziet in de praktijk dat werkgevers steeds vaker aandacht hebben voor de nieuwe ontwikkelingen in flexwerken en dynamisch werken. “Waar in het recente verleden de werkgevers vooral dachten aan de kosten, merk ik nu dat eigentijdse ondernemers steeds meer beseffen dat activiteit gerelateerd werken juist veel oplevert. Aandacht voor een goede werksfeer en vitaliteit van de medewerkers resulteert in het terugdringen van gezondheidsklachten en -risico’s.

“

Het ene moment wil je met een collega aan een project werken, een ander moment een vergadering hebben met meerdere collega’s of je moet geconcentreerd, solitair kunnen werken. De werkplek moet aansluiten bij de activiteit; dat is waar activiteit gerelateerd werken over gaat,” steekt Robert Cozijnsen van wal. “Dit betekent minder gepersonaliseerde werkplekken en meer flexplekken met een grotere behoefte aan technologie en ergonomie in de hele werkomgeving, inclusief (ontmoeting)ruimte reserveringssysteem. IntelliDesk helpt een organisatie om activiteit gerelateerd werken optimaal inzichtelijk te maken voor de organisatie en haar medewerkers.” HOE WERK DAT?

“IntelliDesk is er voor de hele organisatie: de medewerkers en het management. De medewerkers gebruiken de IntelliDesk app waarmee zij een werkdag eenvoudig en effi-

Cozijnsen merkt echter ook dat gebruikers niet altijd profiteren van de investering in zit-/stameubilair van hun werkgever: “Doordat steeds minder mensen gebonden zijn aan een vaste werkplek wordt het steeds opnieuw instellen van een bureau achterwegen gelaten. IntelliDesk biedt daarin de oplossing. Het systeem voldoet aan de behoeften van de individuele mens en de gezamenlijke werknemers van een bedrijf om in een functionele, creatieve en dynamische omgeving te werken.”

ciënt plannen via smartphone, tablet of computer. Wanneer zij op kantoor aankomen, zien zij in de app waar er beschikbare werkruimte is, of zij hebben al een werkplek gereserveerd. De app creëert toegang tot reserveringssystemen

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

voor werkstations, opslagplaatsen en conferentiezalen en natuurlijk om automatisch in te loggen op een geselecteerd werkstation.” Aangekomen op de werkplek staat er een intelligent bureau, met ingebouwd Wifi en/ of Bluetooth, dat kan worden aangestuurd vanuit dezelfde app. Persoonlijke gebruiksinstellingen zijn vastgelegd en wanneer een werknemer dus bij een willekeurig werkplek komt, stelt hij via de app snel en eenvoudig de juiste werkhoogte van het bureau in. Cozijnsen: “Wanneer een werknemer op kantoor aankomt, wil hij niet alleen een werkplek hebben passend bij de activiteit die hij moet uitvoeren, maar dat bureau moet vervolgens ook eenvoudig kunnen worden ingesteld naar de persoonlijke behoefte. De app slaat die eigen voorkeuren van de werknemer op, om werkhoogte, werkplekverlichting en andere randapparatuur in te stellen naar persoonlijke voorkeuren. Elk bureau zal hierdoor als ‘het eigen bureau’ voelen, ongeacht waar het in het gebouw staat.”

bepaalde dagen weinig mensen aanwezig zijn, het niet efficiënt is om alle ruimtes open te stellen. Een kantoor met vijf verdiepingen kan in zo’n geval één of meerdere verdiepingen dichthouden hetgeen direct besparingen op verwarming, licht en schoonmaak geeft.” Bij groei van een bedrijf kan IntelliDesk inzichtelijk maken of er noodzaak is om de kantoorruimte uit te breiden. “Wanneer het aantal medewerkers van een firma met 10% stijgt, kan de hoeveelheid ruimte wellicht hetzelfde blijven. Door de faciliteit optimaal te benutten worden kosten bespaard,” stelt Cozijnsen.

doorlopen. “Investeren in een dynamische werkplek is een investering in de gezondheid van medewerkers,” stelt Cozijnsen. Hij merkt dat werkgevers in de praktijk niet altijd kunnen meten of hun medewerkers optimaal profiteren van een dergelijke investering: “Met IntelliDesk biedt Ergonomiespecialist een unieke methode om werknemers volledig gebruik te laten maken van de mogelijkheden van een dynamische kantoortafel en het geeft de werkgever continu inzicht in hoe, waar en wanneer deze ‘intelligente bureaus’ worden gebruikt.

DYNAMISCH

KOSTEN

Door het gebruik van de app worden medewerkers gemotiveerd een actieve werkhouding aan te nemen. Het herinnert de gebruiker regelmatig zittend en staand werken af te wisselen en persoonlijke trainingsprogramma’s kunnen worden

Ergonomiespecialist informeert u graag over de mogelijkheden en kosten van IntelliDesk. In samenwerking met BNP Paribas wordt tevens de aantrekkelijke mogelijkheid tot lease aangeboden. Daarnaast wordt er aan een nieuw financieringsconcept gewerkt op basis van ’Pay per Use’. www.intellidesk.nl

APP

Met de overzichtelijke plattegrond van IntelliDesk heeft de gebruiker nooit een probleem bij het vinden van een werkplek, collega of vergaderzaal. Ook toiletten, vluchtwegen en printers zijn handig te vinden. Het reserveringssysteem van IntelliDesk is volledig geïntegreerd met Google Calendar en Microsoft Exchange / Office 365. Vanaf elk apparaat is het mogelijk om reserveringen te beheren en afspraken zullen overzichtelijk en up to date in de app getoond worden. De gebruiker zoekt en reserveert zo eenvoudig beschikbare werkplekken en vergaderruimtes. Op zoek naar de werkplek van een collega? De app toont overzichtelijk waar de werkplek in het kantoor zich bevind en geeft ook de weg ernaartoe aan.

35 <

EFFICIENCY VOORDEEL

Alle informatie komt samen in de software van IntelliDesk. Cozijnsen: “Gebruiksstatistieken kunnen daarmee onderbouwing en aanleiding bieden om het kantoor aan te passen wanneer behoeften veranderen. Hoe ruimte-efficiënt is de inrichting? Welke werkplekken zijn het populairst? Welke werkplekken worden juist vermeden? De verzamelde gegevens over gebruik, het energieverbruik en het onderhoud worden daarmee tools om een gebouw effectief te kunnen beheren.” Hij illustreert dit met een voorbeeld: “Het systeem kan aangeven dat wanneer er op

IntelliDesk is een zit-/sta werkplekop-

nisatie om, zowel mens als organisatie,

lossing die via ingebouwd Wifi en/of

efficiënt, creatief, duurzaam en gezond te

Bluetooth in verbinding staat met soft-

laten werken.

ware die de gegevens over het gebruik van de werkplek beheert. Gebruikers

IntelliDesk voor en optimale activiteit

kunnen via een app beschikbaarheid

gerelateerde werkomgeving.

opvragen, een werkplek reserveren en

- Efficient en duurzaam gebruik van

allerlei relevante gebruiksopties benut-

het gebouw

ten. Het systeem wisselt essentiële gege-

-Tevreden en vitale medewerkers

vens uit met de gebruiker en de orga-

-Verhoogt de bedrijfsproductiviteit

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

In2Brands: nieuw en verbeterd webportal en nieuwe producten In2Brands is flink in beweging. Zo is het nieuwe webportal voor klanten, Brandsergonomics.nl, inmiddels live gegaan. Met hierop een uitgebreid assortiment van ergonomische producten, zoals monitorarmen, CPU houders en nieuwe lijnen electrificatie. Er wordt ook nog gewerkt aan de ontwikkeling van een product configurator voor de electrificatie producten waar gebruikers straks hun product op maat kunnen configureren en bestellen. Deze zal 24/7 beschikbaar zijn voor alle dealers. Op Brandsergonomics.nl staat naast de producten ook de voorraad, technische specificaties, orderhistorie en advies verkoopprijs. Daarnaast is het Filex-assortiment uitgebreid met twee gloed-

NIEUWE MONITORARMEN In2Brands heeft twee nieuwe Filex-monitorarmen op de markt gebracht. De eerste is de Focus monitorarm, die beschikbaar is voor één of twee schermen. De Filex Focus is een moderne monitorarm, gunstig geprijsd maar wel volgens de laatste ergonomische eisen. Hij is traploos in hoogte verstelbaar en door zijn dubbele knik-arm moeiteloos in diepte verstelbaar voor de meest ideale werkhouding. De Filex Focus is uitgerust met VESA (met quick release) 75x75 mm en 100x100 mm. De Filex Focus kan geleverd worden in de kleuren wit, zwart of zilver en is standaard voorzien van bladklem en bladdoorvoer. De prijs van een uitvoering met een scherm bedraagt 49 euro en die met twee schermen 69 euro. Het tweede nieuwe product is de Skylon 2.0-monitorarm, de opvolger van de bekende Skylon 1.0, een model dat al 16 jaar

Een innovatie van morgen voor het kantoor van vandaag. Professionele en intelligente datavernietiging met de HSM SECURIO Professional datavernietigers. www.hsm.eu

wordt gevoerd. Deze is helemaal gerestyled en geredesigned en vervaardigd uit aluminium, zodat deze voldoet aan de huidige eisen en wensen van de klanten. De Skylon 2.0 is verkrijgbaar

HSM GmbH + Co. KG · 88699 Frickingen / Germany Hotline 00800 44 77 77 66 · Benelux@hsm.eu

voor één, twee, drie, vier of zes schermen. De voorgemonteerde monitorarm is in een handomdraai geïnstalleerd en kan eenvoudig in hoogte versteld worden. Door de 180 graden stop is de E

Als extra optie kan de Skylon 2.0 geleverd worden met usb-aansluiting. De Skylon 2.0 is verkrijgbaar in wit, zilver of zwart en is standaard voorzien van bladklem en bladdoorvoer.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

ADE I

arm ideaal te gebruiken in combinatie met scheidingswanden.

nieuwe monitorarmen.

RMAN

O F F I C E PRO D U C T N I EU W S

Nieuw assortiment draagbare projectoren van Panasonic

Nieuwe i-SENSYSseries van Canon Canon breidt haar portPanasonic heeft een serie gebruiksvriendelijke,

folio i-SENSYS-printers

lichte en draagbare projectors met hoge helder-

en -MFP’s uit. De i-SEN-

heid geïntroduceerd voor het onderwijs en het

SYS MF730- en i-SEN-

bedrijfsleven.

SYS MF630-serie MFP’s

De 3LCD PT-VZ580-serie bestaat uit drie draad-

en de i-SENSYS LBP650-

loze en drie bedrade netwerkmodellen, met een

en i-SENSYS LBP610-serie laserprinters worden geken-

helderheid van 5.000 lumen bij een WUXGA-

merkt door een compacte vormgeving en ondersteunen

resolutie (PT-VZ585N/PT-VZ580), 5.300 lumen bij

het kantoor aan huis, maar ook kleine en middelgrote

een WXGA-resolutie (PT-VW545N/PT-VW540) en

ondernemingen. De nieuwe modellen zijn uitgerust met

5.500 lumen bij een XGA-resolutie (PT-VX615N/

intelligente functies om te helpen bij het stroomlijnen

PT-VX610). Tevens hebben ze een contrastver-

van workflows voor documentproductie. Ze garanderen

houding van 10.000:1 voor heldere, levendige

een maximale efficiency en productiviteit, en brengen de

beelden. De draadloze modellen beschikken over

totale printkosten omlaag, aldus Canon. Hierdoor kun-

Miracast-technologie, waarmee documenten,

nen bedrijven door een slimme inrichting van processen

Full HD-video, afbeeldingen en audio eenvoudig

meer tijd investeren in hun kernactiviteiten.

via iOS- en Android™-apparatuur en Windows®-

De i-SENSYS-modellen gebruiken een nieuwe engine-

en Mac®-computers worden geprojecteerd.

technologie om te printen met een snelheid van 27 pagi-

Met Miracast kan probleemloos de content

na’s per minuut en geselecteerde modellen maken in één

van maximaal tien gebruikers tegelijk gedeeld

passage binnen enkele seconden een dubbelzijdige scan.

worden via de moderatormogelijkheden.

De MFP-modellen en de LBP654Cx zijn uitgerust met

Transmissie op twee frequenties (5 GHz/2,4 GHz)

een 5-inch kleuren touchscreen dat de navigatie naar de

garandeert een snelle aansluiting en zorgt dat

belangrijkste functies gemakkelijk maakt. De overzich-

media met een Full HD-resolutie vanaf compa-

telijke indeling en de eenvoudige interactie zorgen voor

tible apparatuur op een volledig scherm kunnen

korte bedieningstijden.

worden gespiegeld. Het opstarten van appara-

De i-SENSYS MF730-, i-SENSYS MF630-, i-SENSYS

ten wordt verder versneld met de apps Wireless

LBP650- en i-SENSYS LBP610-serie zijn vanaf juni in

Projector of Wireless Manager.

heel Europa leverbaar.

http://business.panasonic.nl/visual-system

www.canon.nl

Sedus se:joy: een veelzijdige zit-allrounder De internationale kantoormeubilairfabrikant en ergonomiespecialist Sedus presenteert zijn nieuwe bureaustoel se:joy. Nieuwe werkwijzen vragen om meer flexibiliteit, eenvoud en lichtheid in de kantoorinrichting, omdat de werkplekken allang niet meer permanent in gebruik zijn. Moderne kantoornomaden zijn veel in beweging en vaak onderweg. En zijn ze op kantoor, dan hebben ze een bespreking, wonen ze een workshop bij en zitten ze soms wellicht ook even op een werkplek die op dat moment net beschikbaar is. Dat vraagt om een eenvoudige, comfortabele en veelzijdige stoel en Sedus se:joy is het antwoord. Kantoorwerk kan een genoegen worden, als het kantoor is ingericht met licht ogende en kleurrijke meubels. Sedus se:joy verbindt een goed ontwerp met strakke lijnen en verrast met een comfortabele zitbeleving, aldus de fabrikant. Sedus se:joy heeft frisse membraankleuren, die met sierlijke frames in zwart of lichtgrijs markant tot hun recht komen. Zijn grafische kwaliteiten worden vooral geaccentueerd met semitransparante membranen in lichtgrijs of antraciet. www.sedus-bureaustoelen.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

38 >

Meer focus op ergonomie Vitaliteit en gezondheid op de werkplek zijn nu hot. Ergonomie maakt daarvan een belangrijk onderdeel uit. Hoe springen leveranciers op deze ontwikkelingen in? Lisanne Steenbergen (Oefentherapeut Cesar/ Accountmanager Backshop BV), Roelof Langius (CEO In2Brands), John van Hooft(directeur BakkerElkhuizen), Aran van Wessem (Sales Manager Benelux bij Dataflex) geven antwoord aan de hand van 4 stellingen.

SINDS HET NIEUWE WERKEN DE WERELD VEROVERDE EN DE OPKOMST VAN ZZP'ERS IS ERGONOMIE EEN ONDERGESCHOVEN KINDJE.

Lisanne Steenbergen: "Sinds het nieuwe werken steeds meer wordt toegepast bij bedrijven is ergonomie juist belangrijker geworden, aangezien medewerkers overal moeten kunnen werken en zelf de werkplek op de juiste manier moeten kunnen instellen. Advisering heeft dus een grotere rol gekregen. Het is niet meer een kwes-

tie van eenmalig instellen, maar medewerkers moeten bewust gemaakt worden van de voordelen van een ergonomische werkplek en deze ook zelf kunnen creĂŤren op elke gewenste werkplek." Roelof Langius: " Helaas is het vaak niet de eerste prioriteit. Vaak komt dit doordat men de voordelen op lange en korte termijn niet kent of dat men financieel hier geen prioriteit aan geeft. Een thuiswerkplek mag tot 1815 euro belastingvrij beschikbaar gesteld worden. Met andere woorden: een gezonde thuiswerkplek is niet alleen slim voor je gezondheid , maar kan ook andere financiĂŤle voordelen opleveren. Als je een werkelijke thuiswerkplek inricht heeft het nog meer voordelen. Je mag bijvoorbeeld een gedeelte van je energiekosten, vierkante meters, telefoonkosten et cetera. aftrekken van de belasting." John van Hooft: "Oneens. Veelal was HNW een facilitair feestje (meer mensen op minder vierkante meter) met ondersteuning van IT (iedereen een laptop). Organisaties zien gelukkig in dat de menselijke kant van werken in een

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

HNW-concept zowel op fysiek als mentaal aspect een veel belangrijkere rol vervult. HR wordt dankzij de intrede van HNW steeds nauwer betrokken bij werkplekconcepten, hierin speelt ergonomie een essentieel onderdeel. HNW biedt dus frisse mogelijkheden om de kantooromgeving opnieuw én ergonomisch in te tekenen." Aran van Wessem: "Deels oneens. Sinds de introductie van HNW zijn bedrijven anders gaan kijken naar werkplekergonomie. Veranderingen in werkvormen zorgen ervoor dat er andere behoeftes worden gecreëerd op de werkvloer en hier spelen fabrikanten, dealers en eindgebruikers op in. De mate waarin hierop wordt ingespeeld is sterk afhankelijk van het soort organisatie. Wij zien wel duidelijk dat zzp’ers minder letten op ergonomie, de wel bekende keukentafel wordt nog te vaak gebruikt als werkplek. " WERKNEMERS ZIJN ZICH NOG TE WEINIG BEWUST VAN HET BELANG VAN EEN GOEDE ERGONOMIE.

Steenbergen: "Veel medewerkers zijn zich inderdaad nog onvoldoende bewust van het belang van ergonomie. Ze nemen geen tijd om eerst de werkplek goed in te stellen, daarnaast vinden ze het vervelend om regelmatig (micro) pauzes te nemen. Dit omdat ze bang zijn dat collega’s of de werkgever het idee hebben dat ze te weinig werken. Uiteindelijk is het in het voordeel van de werknemer en werkgever als de werkzaamheden zonder lichamelijke problemen uitgevoerd kunnen worden." Langius: "Hier is nog een goede taak voor de werkgever en media. Het is ook in het belang van de werkgever dat de werknemer hiervan op de hoogte is en de werknemer niet alleen faciliteert, maar ook attendeert om het optimaal te benutten." Van Hooft: "Eens. Onder medewerkers heerst er nog behoorlijk wat onwetendheid als het gaat over ergonomie. Het belang van een goede werkplek is voor eenieder wel duidelijk. En kreten als 'zitten is het nieuwe roken’ komen via (social) media ook wel ter ore bij medewerkers. Maar preventieve aspecten als het werken met een laptopstandaard of een compact ergonomisch toetsenbord zijn voor medewerkers toch compleet nieuw. Terwijl daarmee verbluffende resultaten zijn te realiseren, zowel op het vlak van werkcomfort als slimmer werken." Van Wessem: "Eens, werknemers die op dit moment geen klachten ondervinden en/of situaties herkennen waar klachten uit kunnen voortkomen, besteden nauwe-

lijks aandacht aan het correct afstellen en gebruik van een werkplek en ergonomische hulpmiddelen. De oorsprong van het probleem is gebrek aan kennis. Zonder de juiste kennis kan men ook niet beoordelen of hetgeen ze nu doen verantwoord is. Kennisoverdracht is een essentieel onderdeel waar wij als producent de organisaties mee helpen."

HET BEDRIJFSLEVEN FACILITEERT DE WERKNEMER NOG VEEL TE WEINIG OP ERGONOMISCH GEBIED.

Steenbergen: "Er zijn grote verschillen tussen bedrijven. Bedrijven met speerpunten om het ziekteverzuim te verminderen, zijn juist aan het ontwikkelen op het gebied van ergonomie en zij richten

39 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

40 >

zich ook steeds vaker op preventieve maatregelen. Het grootste gedeelte van de bedrijven gaan pas nadenken over ergonomie als er een medewerker uitvalt met klachten die werkgerelateerd zijn. Vaak wordt op dat moment duidelijk dat de kosten van ziekteverzuim hoger zijn dan een investering in ergonomische producten. " Langius: " Dit kan altijd beter. Ook hier ligt voor de leverancier, overheid en verzekeraar nog een mooie uitdaging om dit kenbaar te maken." Van Hooft: " Eens. BakkerElkhuizen is van mening dat er nog veel rek zit in het belang van ergonomie in de zakelijke kantooromgeving. Neem als voorbeeld de toenemende mogelijkheden om vanuit thuis te werken. Veel organisaties nemen (nog) niet hun verantwoordelijkheden om dit in voldoende mate te stimuleren en ergonomisch te faciliteren. Ze verschuilen zich te gemakkelijk achter het feit: ‘op kantoor zijn er voldoende ergonomisch werkplek-

ken beschikbaar’. Terwijl, qua maatschappelijk belang (CO2-uitstoot, file-druk, werk-privé balans, output gestuurd denken), zowel de werkgever als de werknemer hiervan kunnen profiteren." Van Wessem: "Wij merken dat steeds meer organisaties het belang inzien van het faciliteren van ergonomisch verantwoorde werkplekken. Hierbij is echter ook nazorg van groot belang, dit laat nog vaak te wensen over. Onze industrie moet conceptueler worden, de werkplek als een service en niet als product aanbieden, lees dozen schuiven. Daarbij hoort ook toewijding, advies én nazorg. Hier liggen de komende jaren de grootste kansen voor de markt." DE LEVERANCIERS VAN ERGONOMISCHE PRODUCTEN SPELEN NIET GOED IN OP DE BEHOEFTEN VAN DE KLANT.

Steenbergen: "Als leverancier proberen we daar juist goed op in te spe-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

len, door uit te vragen of er klachten zijn en hoe de huidige werksituatie eruit ziet. Het is belangrijk om aan de behoeften van de klant te voldoen, anders zullen de producten niet gebruikt worden en onze adviezen niet opgevolgd. Hierdoor zal er ook eerder een positieve ervaring zijn, waardoor klachten verminderen en de klant zijn werkzaamheden kan uitvoeren." Langius: "Ik wil niet oordelen over een ander, wij spelen in op de huidige en toekomstige behoefte in de markt. Wij trainen de verkopers van onze dealers en inrichters. Dit verrijkt de kennis van de dealer en tevens de werkelijke marge per werkplek enorm." Van Hooft: "Oneens. Vanuit BakkerElkhuizen-perspectief acteren we samen met onze resellers zeer dicht op de wensen en behoeften van onze klanten; zeer frequent gaan we met onze partners mee naar eindklanten en bespreken we hun ervaringen en wensen. Daarnaast ontplooit BakkerElkhuizen diverse initiatieven om eindgebruikers al in een vroeg stadium te betrekken bij de ontwikkeling nieuwe (werkplek)concepten. Hiermee zijn én blijven we continu relevant voor onze klanten en partners."

Van Wessem: "Wij wel. Als Nederlandse producent en ontwikkelaar staan wij dichter bij de markt dan anderen, die afhankelijk zijn van massa geproduceerde en overvloedige common-market producten uit mindere markten. In onze optiek is het samen ontwikkelen van producten met onze stakeholders het

bestaansrecht van ons bedrijf. Tevens is marktvraag beantwoorden makkelijker dan marktvraag creëren met unieke productinnovaties. Een aantal van deze innovaties waren ook op vakbeurs Facilitair en Orgatec te zien."

NEWTRAL 2

ERGONOMISCHE MUIS

NIEUW

“Een betere manier van werken”

Ergonomische RSI Preventie Muis: • • • • •

met afneembare pols- en handpalm ondersteuning; voorkomt polskrommingen; verlaagt de spierspanning; is ook geschikt voor precisiewerk; is wetenschappelijk onderzocht. De Newtral 2 is verkrijgbaar in de maten Small / Medium en Large, bedraad en draadloos.

Probeer nu 15 dagen gratis en ervaar het verschil.

www.backshop.nl

010 - 470 26 11 • info@backshop.nl Vareseweg 43 • 3047 AT Rotterdam

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

42 >

Do’s en don’ts in een zakelijk videogesprek Visuele communicatie raakt steeds meer in zwang, of het nou boardroom-systemen zijn of webconferencingoplossingen. Belangrijk: ook videocommunicatie heeft zijn etiquette.

CHECK DE TECHNIEK

Bij belangrijke afspraken is niks erger dan haperende techniek. Voorkom dus dat het device er een eigen willetje op nahoudt juist op het moment dat de videocall start. Een goede voorbereiding betekent ruim voor de afgesproken tijd inschakelen om eventuele hobbels weg te nemen. Ook handig: check even of je na een videogesprek goed hebt opgehangen. Zo voorkom je dat iemand (of iedereen) hoort wat je nu écht van het gesprek vond. SCHRIJF IN PLAATS VAN TE TYPEN

Wordt er iets interessants gezegd tijdens een meeting en is het de moeite waard om te noteren, doe dat dan bij voorkeur met pen en papier in plaats van te typen. Anderen

kunnen het idee krijgen dat je iets anders aan het doen bent. Bovendien is het geratel van de toetsen irritant. HOU JE HOOFD ERBIJ

In het verlengde daarvan moet je je ervan bewust zijn dat videocommunicatie betekent: continue zichtbaarheid. En dus: je hoofd erbij houden. Een potje Candy Crush tijdens een saaie videomeeting kan onschuldig lijken maar mensen hebben het sneller door dan je denkt. De camera registreert je eventuele andere prioriteiten feilloos. Hou de blik dus gericht op het scherm. KIJK JE GESPREKSPARTNER(S) AAN

In face-to-face gesprekken is het de normaalste zaak om elkaar aan te kijken. Dat vinden we beleefd, het wekt vertrouwen en je kunt ermee laten zien dat je het gesprek belangrijk vindt. In videocommunicatie geldt dit net zo zeer. In de praktijk komt dat wel neer op het verdelen van je aandacht tussen de camera en het videovenster. Je kunt dit oplossen door het venster van de videochat

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

zoveel mogelijk naast de camera te plaatsen zodat je gemakkelijker in allebei kunt kijken. WACHT EVEN MET DE LUNCH

Gierende honger? Wacht nog heel even voor je een hap van je bammetjes neemt. Ook eten kan in videocommunicatie de aandacht afleiden van wat werkelijk van belang is. VOORKOM STORENDE COLLEGA’S

Denk goed na over de omgeving waar je zo meteen het videogesprek gaat voeren. Op een plekje in de kantoortuin is de kans dat collega’s iets komen vragen aanwezig. Dat wil je niet; het oogt onprofessioneel en is voor jezelf niet fijn. Zit je te midden van anderen, geef hen dan een seintje dat je een videogesprek hebt. Of hang gewoon een briefje op de deur. KIJK GOED WÁÁR JE GAAT ZITTEN

Niet alleen moet je ervoor waken dat collega’s je steeds komen onderbreken. Ook kan geluidsoverlast een echte

stoorzender zijn. Daarnaast leidt een rommelig bureau op de achtergrond ook tot afleiding bij je gesprekspartner(s). De voorkeur gaat dus uit naar een nette omgeving. Een conference room - met een memootje op de deur - is een prima oplossing. LOOP NIET ZOMAAR WEG

Als je moet, dan moet je. Toch is het niet netjes om tijdens een videogesprek ineens de benen te nemen voor een plaspauze. Weglopen zonder iets te zeggen, is in de meeste gevallen een no go, tenzij het echt ongemerkt kan. Wat doe je het best? Stel een korte pauze voor (als jij bijvoorbeeld de gespreksleider bent) of licht een van de andere mensen in dat je zo weer terug bent. BLIJF IEDEREEN ERBIJ BETREKKEN

Het risico met videocommunicatie tussen een grotere groep mensen enerzijds en een individu aan de andere kant van het scherm anderzijds, is dat de laatste zich wat buitengesloten kan voelen.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Een groep die bij elkaar in de kamer zit kan immers sneller geneigd zijn tot een onderonsje. Blijf mensen daarom altijd betrekken bij het gesprek. Dat kan vrij simpel. Vraag bijvoorbeeld zo nu en dan of zij iets hebben toe te voegen aan het onderwerp. Ben jij de eenling in de call? Steek dan gerust je hand op als je je ei kwijt wilt in het gesprek. GEEN PYJAMA’S

Het mooie aan videocommunicatie is dat je het overal kunt doen, en dus ook thuis. Gedraag je echter tijdens de chat nu ook weer niet zoals je daar in je vrije tijd doet. Een pyjama? No way. Op de bank hangen? Zeker niet. Ook in videocommunicatie moet je je netjes en professioneel gedragen. Hoe verleidelijk het misschien ook is om een videomeeting vanuit bed te voeren. Bron: The Wallstreet Journal

43 <

OFFICE DUURZA AM

Aanbesteding voor 100.000 werkplekken

44 >

Overheid maakt werk van circulaire kantoorinrichting Het komt niet elke dag voor dat de overheid een aanbesteding uitschrijft die de hele kantoorbranche even de adem ontneemt. Op 31 maart was dat wel het geval met de aankondiging van een opdracht op Tenderned vanuit Rijkswaterstaat voor het leveren van circulair kantoormeubilair voor circa 100.000 werkplekken.

“De ambitie is de categorie Kantoorinrichting circulair te

Tekst Joost Heessels

laire categorie kantoorinrichting; verandering in perspec-

maken, waarbij het behoud en de waarde van materialen wordt geborgd door zo min mogelijk nieuw meubilair in te kopen en daar waar alleen nieuw meubilair de behoefte kan invullen, dit met verantwoordelijkheid voor de toekomst in te kopen. Zo blijkt uit het rapport “De route naar een circutief van circulair product naar circulaire categorie”

et betreft mogelijk de grootste opdracht in de kantoorbranche ooit, met een reikwijdte van tien jaar en een achterliggende omzet van vele tientallen miljoenen euro's. Maar de eisen én de ambities vanuit de overheid liggen hoog. Nederland wil in 2050 een circulaire economie zijn. Rijkswaterstaat wil al in 2030 circulair werken. Dit betekent dat ze bij het ontwerp en bouw van een snelweg, tunnel of sluis gebruikmaken van duurzaam geproduceerde materialen, zoals recyclebaar asfalt of materialen die kunnen worden hergebruikt. En deze aanbesteding werkt hier ook naar toe.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Dit betekent: 1. G elijkblijvende behoeftes zo lang mogelijk bedienen met bestaand meubilair door gebruiks- en levensduur verlengende activiteiten en maatregelen; 2. Bij invulling van nieuwe behoeftes gebruik maken van materiaal dat reeds in omloop is, zowel binnen als buiten de organisatie; 3. N ieuwe producten toetsen op de strengste circulariteitseisen op product, proces en financiële waardering; 4. P roducten, componenten en materialen optimaal inzetten in volgende cycli, rekening houdend met meerdere milieu effecten.

OFFICE DUURZA AM

SCOPE CONTRACT 1. Het onderhouden, repareren en refurbishen van bestaand meubilair, zodat de waarde van dit meubilair en haar componenten zo hoog mogelijk blijft (maintain, repair, refurbish). 2. Levering en onderhoud van (nieuw) circulair kantoormeubilair, dat zoveel mogelijk geschikt is voor toekomstig hergebruik, waarbij er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van producten, componenten en materialen die al in omloop zijn.

ENKELE CASES VAN CIRCULAIRE

VAN LINEAIR NAAR CIRCULAIR

Rijkswaterstaat is met deze aanbesteding op zoek naar partners voor mogelijk tien jaar, die helpen bij het realiseren van de ambitie. De periode van tien jaar geeft ruimte voor innovatie. Sabien van der Leij, categoriemanager Kantoorinrichting bij Rijkswaterstaat, is vanaf het begin bij de aanbesteding betrokken geweest. "Nog niet eerder is er in Nederland zo’n grote circulaire aanbesteding op de markt gezet. Ook voor marktpartijen vraagt dit een andere manier van denken. We hopen goede partners te vinden om ervoor te zorgen dat Nederland ook voor toekomstige generaties een schone, groene en veilige plek is om te leven." Van der Leij is sinds 2013 trekker van de categorie Kantoorinrichting. "Vanuit Binnenlandse Zaken kwam de vraag om me te verdiepen in circulariteit en ik ben inmiddels steeds enthousiaster geworden. In het verleden was de aanschaf lineair; aanschaffen en vervangen. We gaan nu naar circulair. Eerst kijken of we kunnen herstellen en dan pas vervangen. Plus het optimaliseren via preventief onderhoud en dan eerst repareren als iets stuk of versleten is. Denk aan een armleuning of stoffering van een stoel. Maar je kunt ook overbodig meubilair elders inzetten. Of zelfs ombouwen, bijvoorbeeld door van overbodige kasten loungebanken te maken."

PROJECTEN ZIJN • Kantoorinrichting

opstaan of dat er samenwerkingsverbanden ontstaan. Waarbinnen dan van levering naar dienst wordt getransformeerd." De aanbesteding heeft een aanloop gehad van twee jaar. Het is niet te doen om alles in zo’n nieuwe opzet vast te leggen. "We kunnen alles wel voorschrijven, maar gaan kijken hoe de markt het gaat invullen. Samen gaan we het pad ontdekken."

Duurzaamheidsfabriek Dordrecht • Gemeentehuis Brummen • Hoofdkantoor Liander Duiven • Stadskantoor Venlo • Bedrijfskleding van Defensie • I nrichting coffee corner Ministerie van I & M • Verlichting op Schiphol • Kantoorinrichting Seinpost ProRail

GROOTSTE AANBESTEDING

Volgens Van der Leij is het de grootste aanbesteding voor kantoorinrichting van Nederland. "Het contract omvat bijna de hele Rijksoverheid en gaat al snel om 20 miljoen euro per jaar en dan 200 miljoen voor 10 jaar." Het tempo waarin de nieuwe aanpak van onderhouden, herstellen en circulair vervangen wordt uitgevoerd, hangt ook af van de mate waarin de facilitaire organisaties binnen de overheid keuzes maken. De markt is er volgens de categoriemanager wel klaar voor: "Toen ik begon speelde het nog niet zo, maar de laatste jaren zijn leveranciers zeer actief en hebben ze vaak een aparte afdeling hiervoor. Er zijn ook al wat kleine aanbestedingen gedaan, zoals stadskantoor Venlo, gemeente Wageningen en Alliander. Het kan ook zijn dat er andere partijen gaan

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

BESPARING VAN ENKELE MILJOENEN

Prijs speelt in de weging voor deze aanbesteding maar een factor 20 mee, tegen 80 kwaliteit. Van der Leij: "Het is duurzaam, maar biedt ook aanzienlijke besparingen door meer gebruik te maken van wat er is en minder nieuw meubilair aan te schaffen. Met deze circulaire inkoop kan Rijkswaterstaat naar schatting enkele miljoenen per jaar besparen, vergeleken met de aanschaf van nieuw meubilair. De geschatte besparing voor het hele Rijk kan een veelvoud hiervan bedragen, zo is berekend door een gespecialiseerd adviesbureau. " Rijkswaterstaat verwacht dat dit contract marktpartijen zal stimuleren hun werkwijze te veranderen. Het contract bestaat voor een groot deel uit diensten in plaats van producten. De focus komt meer te liggen op preventief onderhoud, het repareren en opknappen van kantoormeubilair. Van der Leij: "Rijkswaterstaat vindt het belangrijk kansen te scheppen voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt, en grijpt deze gelegenheid aan daar expliciet naar te vragen. Een deel van het opknapwerk zou bijvoorbeeld in sociale werkplaatsen uitgevoerd kunnen worden." De grootste economische potentie voor een circulaire categorie schuilt op korte

45 >

OFFICE DUURZA AM

46 >

termijn in het gebruik van de krimp van het aantal werkplekken binnen de Rijksoverheid. Naar schatting worden er tot 2020 binnen de Rijksoverheid ca. 5.000 werkplekken per jaar overtollig gesteld. Door (het optimaliseren van) intern hergebruik ontstaat een besparingspotentieel van circa € 7 miljoen per jaar voor de gehele Rijksoverheid. Herinzet gaat verder dan het klassieke beeld van hergebruik of tweedehands meubilair. Er zijn voldoende voorbeelden beschikbaar van kantoorinrichting die opnieuw is ingezet, op een manier die passend is bij de functionele en design behoefte, waarbij gebruikers toch de perceptie van ‘nieuw’ meubilair hadden.

FEITEN EN CIJFERS OVER DEZE AANBESTEDING Start aanbesteding: vrijdag 31 maart 2017 Het rapport Turntoo geeft duidelijk aan hoe de overheid deze circulaire aanpak wil invullen en welke besparingen dat oplevert. Geplande gunningsdatum: 24 juli 2017 Ingangsdatum eerste circulaire contracten: 1 september 2017 100.000 werkplekken bij de hele rijksoverheid Ambitie: in 2050 de hele Nederlandse economie

VERLENGING LEVENSDUUR

Een tweede bron voor besparingen op korte en middellange termijn is het verlengen van de levensduur van het huidige meubilair. Over het algemeen kan gesteld worden dat de huidige periode van inzet van meubilair met 4 tot 8 jaar verlengd kan worden mits dit door aanvullende diensten gefaciliteerd wordt. Hierdoor ontstaat een extra besparingspotentieel van € 1,2-4 miljoen per jaar. Gecombineerd kan dit leiden tot een totale besparing voor het Rijk van € 8-11 miljoen per jaar. De berekende besparingen zijn uitsluitend gebaseerd op de aanschaf van (meubilair voor) werkplekken. De uitgaven voor werkplekken op het totale budget voor kantoorinrichting zijn slechts 25-30%. Levensduurverlenging van andere meubelsoorten zoals vergadermeubilair,

circulair (afval wordt grondstof) Aan de aanbesteding ligt een onderzoeksrapport ten grondslag van het externe bureau Turntoo. Dit is beschikbaar op www.kantoornet.nl onder whitepapers.

loungeplekken en kluisjes, heeft een additioneel besparingspotentieel van enkele miljoenen. Via de Domeinen Roerende Zaken (DRZ) werd tussen 2013 en 2015 ongeveer 6 miljoen per jaar bespaard. Het aandeel besparing op werkplekken was circa 25% van het totaal.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E N I EU W S

Lexmark introduceert nieuw garantieprogramma voor printers

Lexmark Nederland introduceert ‘Met 4 jaar garantie’, producten met een garantie met een duur van vier jaar. Het nieuwe garantieprogramma richt zich op gebruikers die deel uitmaken van kleine werkgroepen. De garantie van vier jaar is van toepassing op een selectie aan kleuren- en zwartwitprinters en mfp’s van Lexmark. De nieuwe garantie van vier jaar voorziet in 24/7 online ondersteuning en telefonische ondersteuning tijdens kantoortijden. Klanten van Lexmark profiteren daarnaast vier jaar lang van dekking voor reparatiewerkzaamheden, inclusief de kos-

HP levert nieuwe generatie A3 printers uit

ten van reserveonderdelen.

Staples, was medio april in gesprek met een aantal inves-

HP heeft de nieuwe multifunctionele A3-printers (MFP’s) naar meer dan 80 landen verzonden. Het port-

teerders over een mogelijke verkoop, melden Amerikaanse bron-

folio met de volgende generatie printers bevat 54 types

nen. De gesprekken zijn overigens nog in een beginstadium. Naar

en biedt gekwalificeerde channel partners de moge-

verluidt zou een eventuele overname een waarde van ongeveer 7

lijkheid om nog meer maatwerk te leveren aan klanten

miljard dollar kunnen hebben. Vorig jaar ging de fusie met Office

met een breed scala aan printbehoeftes.

Depot niet door wegens bezwaren van de mededingingsautori-

Het nieuwe A3-portfolio verandert de huidige kopieer-

teiten. Eind 2016 heeft Staples zijn Europese business grotendeels

ervaring voor klanten en serviceprofessionals door het

verkocht aan investeerder Cerberus.

aanbieden van geavanceerde en ongeëvenaarde beveiligingsfuncties, betaalbare kleuren door HP’s PageWide printtechnologie en een langere uptime door HP’s Smart Device Services-technologie, aldus de printerfabrikant.

Epatra,

HP werkt samen met meer dan 500 resellers wereldis distributeur van de innovatieve Beam projector. Beam

wijd, waaronder veel van de grootste en snelst groei-

is de slimme fitting projector die elke vlakke ondergrond verandert

ende partners in hun regio’s. Met de komst van het

in een groot scherm. Beam Labs is de drijvende kracht achter Beam.

A3-portfolio hebben partners nu nieuwe manieren om

Oorspronkelijk gestart als crowdfunding project, maar inmiddels wordt

de omzet en de marges te laten groeien, meent HP.

Beam over de hele wereld verkocht.

Plantronics opent nieuw ‘slimmer werken’ kantoor in Hoofddorp Plantronics, specialist in audiocommunicatie, heeft zijn nieuwe kantoor in Hoofddorp officieel geopend. Het kantoor is ontworpen om te laten zien hoe de juiste mix van geluidexpertise, de nieuwste technologie en biophilic design kan leiden tot betere samenwerking, concentratie en productiviteit. In het nieuwe kantoor, gelegen op het innovatieve Park 20|20, kunnen werknemers met verschillende werkstijlen zonder de afleidingen werken die normaliter voorkomen in een open kantoorruimte. Er worden zowel beelden als geluiden uit de natuur gebruikt om lawaai te beheersen. Het resultaat is een symfonie van geluidslagen.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

47 <

O F F I C E H E A LT H

48 >

Het effect van vloerafwerking op de IAQ De discussie over gezondheid in het algemeen en op de werkplek in het bijzonder focust zich tegenwoordig voornamelijk op gezonde voeding en bewegen. Wat vaak vergeten wordt, is de lucht binnenshuis om ons heen, de interne luchtkwaliteit (IAQ).

lk mens ademt per dag ongeveer 10.800 liter lucht in. Een kantoormedewerker met een fulltime baan (bestaan die nog?) brengt gemiddeld 1.800 uur per jaar door in die kantooromgeving. Dat kan leiden tot beroepsgerelateerde astma, dat 15% vormt van alle gevallen van astma in de ontwikkelde landen dat op latere leeftijd wordt geconstateerd. Voor ale duidelijkheid: we gebruiken hier voor het gemak de term â&#x20AC;&#x2DC;astmaâ&#x20AC;&#x2122;, waar de afkorting COPD tegenwoordig passender is.

BEROEPSGERELATEERDE ASTMA

In een breder verband is beroepsgerelateerde astma de meest voorkomende werkgerelateerde longaandoening in de ontwikkelde landen. Deze wordt veroorzaakt door blootstelling tijdens het werk aan door de lucht verspreide stofdeeltjes die bekend staan als astmagentes. Honderden van dergelijke stoffen die van invloed zijn op de ademhalingsorganen zijn reeds geklassificeerd en dat aantal neemt nog steeds toe. Wereldwijd blijft het

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

aantal mensen dat aan astma lijdt groeien, want steeds meer mensen worden blootgesteld aan grotere aantallen astmagentes. Volgens de World Health Organization (WHO, de Wereld Gezondheids Organisatie) zijn er wereldwijd naar schatting ongeveer 235 miljoen astmalijders. STRENGER

De belangrijkste risicofactoren voor het ontwikkelen van astma zijn een combinatie van genetische aanleg en blootstelling in een omgeving waarin stoffen en deeltjes kunnen worden ingeademd die allergische reacties teweeg kunnen brengen of de luchtwegen kunnen irriteren, inclusief van alles tussen pollen en stofmijten tot dierenharen en lijmen. Minuscule stofdeeltjes zetten zich vast in de longen en de kleinste deeltjes kunnen in het bloed terechtkomen, met potentieel ernstige consequenties. Deze gevolgen vormen de reden waarom gezondheids- en veiligheidsvoorschriften met betrekking tot de luchtkwaliteit binnenshuis (indoor air quality, IAQ) steeds strenger geworden zijn. Voor de werkgevers is het vandaag de dag belangrijk om het probleem te erkennen en actie ertegen te ondernemen door passende preventieve

O F F I C E H E A LT H

maatregelen en controle uit te (laten) oefenen, en door de vroegtijdige signalering van mensen op de werkvloer die reeds lijden aan astma, of daarvoor uitzonderlijk vatbaar zijn. BEOORDELING VAN DE WERKPLEK

Preventie en controle begint met een beoordeling van de werkomgeving, om potentiële astmagentes te signaleren. Vervolgens dienen de werkgever, werknemers en arboprofessionals te overleggen hoe het beste passende maatregelen genomen kunnen worden om de blootsteling aan dergelijke schadelijke deeltjes te minimaliseren dan wel geheel te voorkomen. Eén oplossing kan zijn het installeren van een beter luchtbehandelingssysteem, of het opbergen van gevaarlijke chemicaliën in een zogeheten zuurkast. Een van de eenvoudigste manieren is het geheel verbieden van roken in de werkomgeving, maar dat is al op vrijwel alle plekken binnenshuis bij wet verboden. Probleem kan wel zijn dat verstokte, stevige rokers die vuile deeltjes in hun kleding vanuit de rookruimte mee naar binnen nemen. Maar behalve rookdeeltjes kunnen ook stof, chemicaliën (schoonmaakmiddelen bijvoorbeeld), parfums, aftershave en luchtverfrissers problemen veroorzaken bij mensen die daar gevoelig voor zijn. Die problemen kunnen echter vrij eenvoudig worden opgelost. Eén van de kenmerken van het nieuwe/andere werken is dat men, behalve dat men de eigen verantwoordelijkheid neemt, de collega’s ook kan en mag wijzen op hún verantwoordelijkheid, en ze kan aanspreken op hun gedrag – dus ook op de al of niet eigen ‘lichaamsgeuren’. En bij sommigen vallen die geuren eigenlijk ook wel te klassificeren onder chemische vluchtige stoffen.

ducten die worden gebruikt en de luchtverfrissers die worden opgehangen. In de gevallen waar een significant risico wordt gesignaleerd kan het noodzakelijk zijn om een luchtbehandelingsspecialist in te schakelen en de medewerkers te laten testen op (vroege) indicaties van longaandoeningen. Individuele medewerkers zouden dan eventueel een passend medisch advies kunnen krijgen. DE ROL VAN VLOERAFWERKING

In het begin van 2011 bracht TNO een onderzoeksrapport1 uit over de relatie tussen fijnstof in lucht binnenshuis en de aanwezigheid van zachte of harde vloerafwerking. Een van de bevindingen van het onderzoek was dat textiele vloerafwerking meer fijnstof opneemt uit de lucht dan een harde. Dit is te danken aan het grotere micro-oppervlak van zachte vloerafwerking en het betere contact ervan met oppervlak en de lucht. Met als gevolg dat de aanwezigheid van een textiele vloerafwerking de concentratie van in de lucht zwevende deeltjes binnenshuis kan beperken. Het onderzoek werd verricht onder leiding van dr Jan Duyzer van TNO. Hij schreef: “Noch Europa, noch de Verenigde Staten hebben wetgeving ingevoerd met betrekking tot de kwaliteit van de binnenlucht als het gaat om fijnstof.” Het rapport bevestigt dat de concentratie van in de lucht zwevende deeltjes in gebouwen en woonhuizen waar zachte vloerafwerking is toegepast, lager is in verhouding tot vergelijkbare ruimtes met harde vloerafwerking. Duyzer vervolgt:

RICHTLIJNEN

Sommige werkgevers hebben richtlijnen opgesteld voor het personeel. In veel gevallen (maar nog niet genoeg, volgens sommigen) bevatten die ook bepalingen om ervoor te zorgen dat kantoren veilige plekken zijn voor astmalijders. Zo vragen sommige werkgevers hun mensen om geen parfum of aftershave te dragen in de werkomgeving, om ongeparfumeerde zeep, deodorant en haarproducten te gebruiken, en roken wordt al helemaal ontraden. (Maar dat is een ander onderwerp dat weliswaar ook raakvlakken heeft met gezond leven, eigen verantwoordelijkheid en de zorgplicht van de werkgever. Echter in dit kader zou het te ver gaan om te bespreken.) Die richtlijnen kunnen ook van toepassing worden gemaakt op de schoonmaakpro-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

“In welke mate de concentratie in specifieke gevallen verminderd is als gevolg van de aanwezigheid van vloerafwerking hangt af van de ventilatie die is toegepast. In de meeste gevallen echter blijkt de vermindering significant.” Volgens een onderzoek door de Duitse Allergie- en Astmavereniging2 wordt de hoeveelheid fijnstof aanzienlijk verminderd wanneer zachte vloerafwerking is toegepast in plaats van harde. ELK BEETJE HELPT

Vloerafwerking kan wellicht een wat opmerkelijke oplossing lijken in de strijd voor een betere kwaliteit binnenlucht, maar dat ’wapen’ is buitengewoon goed ontvangen door nationale en internationale gezondheidsdiensten, evenals door facilitair en HRM-professionals die het belang onderkennen van een goede luchtkwaliteit binnenshuis. Wat op de vloer ligt mag misschien niet de totale oplossing zijn om beroepsgerelateerde astma te voorkomen, maar het kan er toch een forse bijdrage toe leveren. 1 TNO study, ‘Orienterend onderzoek naar het effect van Desso AirMaster tapijt op de blootstelling aan fijnstof in het binnenklimaat’

2 Onderzoek door de Deutscher Allergieund Asthmabund e. V. in 2005

Vrij naar een artikel in FMJonline.com van Andrew Sibley, regional sales and marketing director van Desso.

49 <

O F F I C E H E A LT H

50 >

Hard vs. zacht Bij het bepalen van de optimale omstandigheden in een kantoor gaat men gewoonlijk uit van vier belangrijke parameters met betrekking tot binnenklimaat: de luchtkwaliteit, de thermische kwaliteit, de akoestiek en de verlichting. Deze vier elementen moeten op elkaar zijn afgestemd, en meestal is dat wel het geval. Tekst Hans Hooft

aar het probleem is de mens die in dat kantoor werkt. Want wat de één een aangename temperatuur vindt, ervaart de ander als te warm of te koud. En wat de één prettig vindt in een open kantoor: het directe contact, het gemakkelijke samenwerken, ervaart de ander als overlast door kwebbelende of luidkeels telefonerende collega’s. En wat de één te donker vindt, ervaart de ander als verblindend en hoofdpijnopwekkend. De één wordt onpasselijk van de agressieve aftershave van een collega, terwijl een ander dat een lekker geurtje vindt.

TEST

Dat het binnenklimaat belangrijk is, bleek wel uit een test, gedaan door het International Centre for Indoor Environment and Energy ICIEE, een technische universiteit in Denemarken. De onderzoekers lieten vrijwilligers drie dagen lang werken in een gecontroleerde omgeving. Het resultaat was dat de prestaties van de mensen er met 5 tot 10 procent op achteruit gingen wanneer het binnenklimaat slecht was. Voor alle duidelijkheid: onder het binnenklimaat verstaan we dus niet alleen de temperatuur, maar ook de luchtkwaliteit en de akoestiek. De verlichting is wat dat betreft een beetje een vreemde eend in de vloerenbijt, omdat de verlichting in de werkomgeving redelijk standaard van kwaliteit is, en de directe verlichting op de werkplek zelf individueel kan worden aangepast middels bureaulampen. PARAMETERS

Opvallend is dat in alle vier relevante parameters de vloerafwerking een belangrijke rol kan spelen. We bekijken ze afzonderlijk: • Luchtkwaliteit

Elk zichzelf – en de medewerkers – respecterend bedrijf heeft een luchtbehandelingssysteem dat de kwaliteit van de omgevingslucht in het kantoor optimaal houdt. Dat wil zeggen dat ongewenste (stof)deeltjes worden uitgefilterd. Want die zijn er nogal wat in het gemiddelde kantoor. Je ziet ze vaak niet, maar ze kunnen wel schade toebrengen

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

aan de luchtwegen. Afgezien van het feit dat sommige deeltjes gewoon vergezeld gaan van een onprettige geur. Het is niet voor niets dat de printer vaak ver van de werkplekken, of zelfs in een aparte ruimte wordt geplaatst. Die produceert namelijk ozon. Denk ook aan nieuw tapijt: de minuscule deeltjes van de stof kunnen een onaangename sensatie in de neus teweegbrengen, en de gebruikte lijm kan eveneens irriteren, al wordt daar tegenwoordig wel beter rekening mee gehouden door de producenten. Tapijt en tapijttegels kunnen in de lucht zwevende deeltjes vasthouden: die worden dan bij het schoonmaken opgezogen in de stofzuiger en veilig afgevoerd. We hebben het dan over zogenoemde zachte vloerafwerking. Daarnaast zijn er diverse types harde vloerafwerking, van natuursteen tot marmoleum, van gietvloer tot epoxygebonden siergrind, van laminaat tot roestvast staal, van vinyl tot hout. Die hebben weliswaar andere voordelen, maar nauwelijks een positief effect op de luchtkwaliteit. • Thermische kwaliteit

Behalve dat een tapijt (of tapijttegels) een warmere uitstraling heeft dan natuursteen of een andere harde vloerafwerking – en dan hebben we het over perceptie van de gebruiker – houdt dat tapijt ook warmte vast. En is dus dubbel effectief op het gebied van temperatuur. Natuurlijk, met vloerverwarming heeft natuursteen en sommige andere harde vloerafwerking ook dat vasthoudende effect, maar het gaat tegenwoordig steeds vaker over de ‘beleving’, en daar scoort zachte vloerafwerking vaak toch hoger. Het is trouwens niet voor niets dat men vroeger wandtapijten ophing: niet alleen tegen de kou, maar ook ter decoratie.

• Akoestiek

Experts op het gebied van akoestiek maken gewoonlijk onderscheid tussen geluidsisolatie en geluidsabsorptie. Je kunt een ruimte isoleren door wanden te plaatsen, maar als die wanden van glas zijn of van een ander hard en glad materiaal, dan heeft dat een contraproductief effect. De geluiden worden dan namelijk net zo hard teruggekaatst, wat de conversatie heel moeilijk maakt. Harde vloeren hebben hetzelfde effect: ze kaatsen het geluid terug. En loopgeluiden zijn bij een harde vloer veel storender dan bij tapijt. Zachte vloeren absorberen geluiden, die worden niet teruggekaatst maar als het ware opgenomen in de vezels. De al hierboven genoemde wandtapijten hadden ook nog de functie om geluiden te dempen. • Verlichting

Een vloerafwerking kan van invloed zijn op de lichtomstandigheden in het kantoor. Zo kan marmer en laminaat soms zelfs verblinden als de zon er op staat. Een donker tapijt ‘verzacht’ het licht, en kan door zijn

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

structuur een aangenaam effect opleveren. Met verschillende kleuren tapijt kan zo worden gespeeld met licht: een ruimte zonder daglicht kan met passende verlichting en tapijt toch voldoende welbevinden creëren bij de gebruiker. ESTHETIEK

We hebben al eerder genoemd dat vloerafwerking een belangrijke factor is voor de beleving. Was vroeger het adagium: overal hetzelfde, dat is lekker makkelijk en goedkoop, tegenwoordig kiest men er gelukkig voor om verschillende ruimtes en zones te voorzien van verschillende vloerafwerkingen. Kleur heeft een belangrijker rol gekregen: het saaie grijze zie je bijna nergens meer. Het kantoor moet een aantrekkelijke werkomgeving zijn, en de inrichting bepaalt dat voor een groot gedeelte. COMBINATIE

Natuurlijk zijn in sommige gevallen harde vloerafwerkingen beter. Als interieurarchitect kijk je – als het goed is – altijd naar het gebruik van een ruimte, en pas je de inrichting en dus ook de vloerafwerking daar op aan. Bij de entree is een schoonloopzone dus praktisch, bij de koffiehoek en in het bedrijfsrestaurant kun je beter geen licht tapijt neerleggen. In drukbelopen gangen leg je een andere vloerafwerking dan in het kantoor van de directie. Met gezond verstand, een interieurarchitect die zijn vak verstaat en goede voorlichting van de producent en/of leverancier van de (verschillende) vloeroplossingen kun je een omgeving creëren waar het prettig en aangenaam werken is. Uit het onlangs gepresenteerde Global Workplace Report (https://www.steelcase.com/insights/360magazine/steelcase-global-report/) blijkt dat slechts één op de tien werknemers in Nederland tevreden is met de werkplek. Er is dus nog een wereld te winnen, letterlijk.

51 <

O F F I C E S M A RT

52 >

Drones worden een verlengstuk van de mobiele telefoon DJI, voluit Dà-Jiāng Innovations Science and Technology Co., Ltd, is een mooi voorbeeld van de mogelijkheden die ontstaan als innovatie en productiecentra goed met elkaar samenwerken. DJI is zo’n 10 jaar geleden (in 2006) opgericht door Frank Wang en heeft zich sinds die tijd ontwikkeld tot marktleider op het gebied van civiele drones. Tekst Hans Steeman

et personeelsbestand van DJI is gegroeid tot boven de 7.000 werknemers (waarvan 3.000 in R&D), en alle technologie (camera, radiocommunicatie, beeldstabilisatie et cetera) is intern ontwikkeld. Met een marktaandeel van 70 procent is het de drijvende kracht achter de innovatie van deze markt. De kracht van DJI is dat zowel de research als de productie in Shenzhen of zijn nabije omgeving

plaatsvindt. Daardoor kunnen alle teams perfect met elkaar samenwerken en ontstaat er een zeer innovatieve en slagkrachtige industrie, aldus Caroline Briggert, head of stakeholder relations. DJI is een privaat bedrijf en in 2010, toen de laatste investeringsronde plaatsvond, gewaardeerd op 10 miljard dollar. De Amerikaanse venturecapitalist Sequoia was een belangrijke investeerder in deze

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

investeringsronde. DJI gaat prat op 3.500 patenten en claimt eigenlijk geen concurrenten te hebben. SNELLE GROEI

Drones hebben de wind mee en de bedrijfstak groeit snel. Het enige obstakel in de groei is de lokale wetgeving. Caroline Biggert: “Zweden haalde onlangs oude wetgeving van stal om het gebruik van drones te verbieden. Inmiddels is het weer van de baan en is er meer vrijheid.” Het toont de weerbarstigheid van de wetgeving aan. Alle relevante elementen van wetgeving zijn in de DJI Go-software verwerkt en geeft de dronebestuurder direct informatie over de mogelijkheid om op een bepaalde locatie drones te gebrui-

O F F I C E S M A RT

ken. Gebruiksbeperkingen zijn er rond specifieke gebieden, zoals militaire locaties, bewoonde gebieden en vliegvelden. Alle drones worden affabriek beperkt tot een maximale vlieghoogte van 100 of 120 meter. DRONES EN TELECOM

De nieuwe generatie drones is een verlengstuk van de mobiele telecommunicatie-industrie aan het worden. De drones worden gebruikt door consumenten en zakelijke gebruikers en vormen een extra oog voor de mobiele telefoon of tablet. Sportieve gebruikers kunnen hem als compagnon inzetten tijdens hun outdooractiviteiten; de drone herkent de persoon en volgt hem automatisch. Makelaars kunnen hem gebruiken om een object in kaart te brengen. Landbouwers kunnen er hun velden mee inspecteren. Kortom, de drone is de flexibele camera geworden die op gepaste afstand de omgeving in kaart brengt. DOORBRAAK

De nieuwste telg van DJI, de Mavic Pro, wordt de doorbraak naar de consumentenmarkt. De uiterst compacte en opvouwbare drone past zelfs in een broekzak of handtas en is altijd bij de hand te hebben. Een ingebouwde 4K-camera zorgt voor perfecte videoregistraties die direct gestreamed

(4k/30 fps) kunnen worden. De maximale vliegtijd is een klein half uur met een snelheid van 65 km/uur. Hiermee krijgt de actieve gebruiker een nieuw toepassingsgebied voor zijn mobiele telefoon. Het scherm van de smartphone is de spil in de toepassing. Er zijn applicaties voor iOS en Android. Zakelijke toepassingen, zoals het inspecteren van telecommunicatiemasten, hoogspanningsinstallaties, het onderzoeken van rampgebieden, natuurbeheer, brandbestrij-

“De drones worden gebruikt door consumenten en zakelijke gebruikers en vormen een extra oog voor de mobiele telefoon of tablet.”

ding, support op de filmset en het beheer van steden is mogelijk met professionelere modellen zoals de Inspire. Ook voor de landbouw is er een specifiek model om bestrijdingsmiddelen te distribueren. BESTUREN

Het besturen van de drones is zo geoptimaliseerd dat de apparaten automatisch objecten ontwijken en dus eigenlijk niet

kunnen crashen. In geval van storingen, uitputting van accu’s of het wegvallen van de radioverbinding (die een afstand van 7 kilometer kan overbruggen), komt het apparaat automatisch naar zijn startpunt terug. Caroline Biggert: “Alles is gedaan om hem crash proof te krijgen.” Bijzonder is het robuuste communicatieprotocol dat DJI voor de drones ontwikkeld heeft. Want hoewel een iPhone direct via wifi als remote gebruikt kan worden, gaat er niets boven de speciale remote control die het zogenaamde OcuSync transmissiesysteem gebruikt. Dit systeem gebruikt afhankelijk van de radiocondities 20, 10 of 1,4MHz aan spectrum en optimaliseert daarmee de verbinding. Via de 2,54GHz-band communiceert hij tot op 7 kilometer afstand betrouwbaar en met een lage latency met het vliegende object. DJI laat zien dat de mobiele telecommunicatie weer nieuwe toepassingsgebieden krijgt en stimuleert de verdere verbetering van de efficiency door dure processen, zoals het inspecteren van masten of het bespuiten van velden met gewassen, een stuk eenvoudiger te maken. Huawei, eveneens in Shenzhen gevestigd, noemde drones recentelijk een mogelijke richting om verder in te innoveren en de mobiele industrie via mobile broadband (MBB) een extra impuls te geven.

53 <

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E N I EU W S

HSM SECURIO Professional: innovatief en comfortabel De drie datavernietigers van de HSM SECURIO

– een groot voordeel in grotere kantoorruimtes,

Professional-serie overtuigen naar eigen zeggen

„Standard“ met optimale doorvoercapaciteit bij

door geruisarme werking en perfect afgestemd

gering geruisverwerking en „Performance“ voor

snijwerk voor constant hoge snijprestaties. Door

een maximale snij- en doorvoercapaciteit. De

de grote opvangvolumes is het ledigen van ver-

natuurlijke bediening en meertalige menuwijzer

nietigd materiaal tot het minimum beperkt en

vindt plaats via een hoge resolutie 4,3” tiptoets-

zijn daardoor uiterst geschikt voor grotere werk-

display met veegfunctie. Daar worden relevante

groepen tot en met circa 15 personen. Het inno-

informaties als bedrijfscyclus en toestands-

vatieve aandrijvings- en bedieningsconcept

meldingen aangegeven. Verbruikersmateriaal,

IntelligentDrive biedt, afhankelijk van de inge-

apparaat- en contactdetails kunnen ook bekeken

stelde bedrijfsmodus, een tot wel 40 % hogere

worden. Naast deze features biedt HSM voor de

doorvoercapaciteit of werkt tot 30 % geruislo-

drie modellen van de HSM SECURIO P-serie ook

zer dan de voorgaande modellen. Totaal staan

innovatieve opties aan, zoals bijvoorbeeld het

drie verschillende bedrijfsmodi ter beschikking,

apart werkende tweede snijwerk voor cd’s.

„Silent“ voor een bijzonder geruisarme werking

www.hsm.eu

Ultra Short Throw-familie van Casio uitgebreid Een hoge lichtopbrengst, presentaties zonder spiegeling of schaduwen en ook nog een lange gebruiksduur: dat kenmerkt volgens Casio de XJ-UT351W en de XJ-UT351WN. Het zijn de twee nieuwste telgen in de Ultra Short Throw-familie, de serie ultrakorteafstandsprojectoren van Casio Computer Co., Ltd. De apparaten bieden nog meer scherpte en helderheid dan hun voorgangers – met een opbrengst van maximaal 3.500 lumen – en kunnen grote beelden over een korte afstand projecteren. Ideaal voor in de klas, dus. Ook doordat ze dankzij de Quick Start-technologie binnen vijf seconden klaar zijn voor gebruik. Nog een voordeel voor docenten is de C-Assist-app (voor iOS en Android) waarmee ze de projectoren vanaf elke wil-

54 >

lekeurige locatie in de klas draadloos kunnen bedienen via smartp-

lingen hun presentaties rechtstreeks via de projector kunnen geven.

hone of tablet.

Ook zijn alle modellen van de UST-serie te installeren in combinatie

De UST-serie brengt interactief lesgeven binnen handbereik. Zo is

met een interactief whiteboard.

de XJ-UT351WN aan te sluiten op het schoolnetwerk, waardoor leer-

www.casio.nl

HSM shredstar in vernieuwde outfit De acht datavernietigers van de HSM shredstar-lijn hebben een compleet vernieuwde outfit – met modern design in de trendy kleur wit – en nieuwe functies. De apparaten onderscheiden zich naar eigen zeggen door hun compacte en moderne design, door groot prestatievermogen en een eenvoudige bediening. Door het separate cd-snijwerk laten zich ook cd’s en dvd’s evenals credit- en klantenkaarten moeiteloos vernietigen. In van elkaar gescheiden opvanghouders wordt het vernietigde materiaal gescheiden en kan soort bij soort afgevoerd worden. De datavernietigers bieden daarbij een minimum aan databeveiliging volgens de DIN-norm 663999 en zijn verkrijgbaar in de veiligheidsniveaus P-2 tot en met P-5. De bediening is eenvoudig. De ingebouwde fotocel zorgt voor een automatische start bij het toevoeren datadragers, die vernietigd moeten worden, de automatische terugloop verhelpt eenvoudig papierophoping. De vakhandel staat verkoopondersteunend materiaal ter beschikking, zoals bijvoorbeeld beelden video-materiaal, online banners posters, roller-ups, flyers en nog veel meer. www.hsm.eu

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E RO B OT I S ER I N G

De 5 banen die robots als laatste zullen overnemen HOE MENSEN WERKEN

Vrijwel elke baan vereist een bepaalde combinatie van de volgende vier soorten taken: • Manueel repetitief (voorspelbaar) • Manueel non-repetitief (onvoorspelbaar) • Cognitief repetitief (voorspelbaar) • Cognitief non-repetitief (onvoorspelbaar) Voorbeeld: een lopendebandwerker verricht voornamelijk manueel repetitieve taken die, afhankelijk van complexiteit en een kosten/baten analyse, geautomatiseerd kunnen worden. Een CEO van een grote multinational verricht voornamelijk cognitieve non-repetitieve taken die veel moeilijker te automatiseren zijn. DE TOEKOMST VAN WERK

Vergis je niet: tot op zekere hoogte kan elke baan door een machine worden vervuld (en dat zal ook gebeuren). Maar er zijn enkele banen die uitzonderlijk moeilijk te vervullen zijn door machines, die heel moeilijk subjectief beter in te vullen zijn middels Artificial Intelligence (AI). Onderstaande lijst is niet willekeurig, elke baan vereist een unieke combinatie van menselijke intuïtie, ratio, empathie en emotie, en daarom is het zo moeilijk om een AI-systeem hiervoor in te zetten. Mede daarom niet in de lijst: beoefenaar van de schone kunsten, van danser tot schilder, van dichter tot acteur. De laatste banen die robots zullen overnemen hebben dus een gemeenschappelijk element: menselijkheid.

1. Onderwijzer

Tenzij we onze kinderen in computers willen veranderen, kunnen we geen computers gebruiken om onze kinderen te onderwijzen. Een computer kun je niet leren op het juiste moment emotie te tonen. We leren onze kinderen om mensen te worden, menselijk. Daarom moeten ze onderwezen worden door hun eigen soort. 2. Profsporter

Zou voetbal nog zoveel kijkers trekken als het werd gespeeld door robots? Misschien. Zou het eerlijk zijn om menselijke sporters in het veld te brengen tegen robots? Waarschijnlijk niet. Wat heeft het voor zin? Zolang mensen streven naar atletisch vermogen, zullen mensen aan sport moeten doen. 3. Politicus

Politiek en mensheid zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De complexe mix van subtiliteit en nuance die de voorwaarden vormen voor een succesvolle politicus ligt (nog) niet in het bereik van de huidige AI. Zolang eerlijkheid en gelijkheid belangrijke topics zijn, zullen mensen de enige spelers zijn in het politieke veld. 4. Rechter

Rechters, arbiters, bemiddelaars, en mensen die bij bakwedstrijden jureren of olympische sporten of wat dan ook voor wedstrijd waarbij zowel subjectieve

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

als objectieve beoordelingen nodig zijn, hebben vrijwel robot-veilige banen. Een subjectief oordeel vereist een enorme algemene kennis, maar ook een goed begrip van de consequenties van je beslissingen. Nog belangrijker: een vaardigheid in het spelen van het ‘ik weet dat jij weet dat ik weet’ spel met de betrokken partijen – en het grote publiek. Als je de kost kunt verdienen met het jureren van bakwedstrijden, heb je een baan voor het leven. 5. GGZ-professional

Psychologen, psychiaters, en andere professionals op het gebied van de geestelijke gezondheidszorg zullen de banen hebben die als laatste worden overgenomen door robots. Mensen zijn immers beter in staat om de menselijke geest te begrijpen en te behandelen. WAT NU?

Ben je bang dat jouw baan wordt overgenomen door een AI-systeem? Dan kun je je toevlucht nemen tot de volgende oplossing: onderzoek hoe jouw baan (deels) kan worden geautomatiseerd. Leer alles wat maar mogelijk is over hoe jouw takenpakket zich zal ontwikkelen en word de beste mens-machine partner die je maar kunt worden. Dat is de beste manier om je voor te bereiden op de toekomst. Want die is al begonnen. Bron: ShelleyPalmer.com

55 <

56 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

Data: katalysator voor een efficiënte organisatie Meer dan ooit tevoren worden organisaties geconfronteerd met de noodzaak voor transparantie en verantwoordelijkheid, gecombineerd met de druk om efficiënter te produceren en te presteren. De eisen voor bedrijven zijn strenger geworden, met als gevolg dat ze steeds meer gaan vertrouwen op technologieën die speciaal zijn ontwikkeld om aan die eisen te voldoen.

n de wereld van facility management houdt dat in: het toepassen van cloudbased operations management software als de norm voor het optimaliseren van de operaties en de workflow.Terwijl die technologie-transformatie de katalysator is geweest voor het succes van de operatie, is er echter een voor veel bedrijven minder prettige bijkomstigheid opgetreden: een overvloed aan gegevens, data. Het besef dat er ‘iets’ met die data kan en zelfs moet worden gedaan, heeft ertoe geleid dat de medewerkers in alle lagen van de organisatie die gegevens op een steeds inzichtelijker en praktische manier gaan gebruiken. De timing is goed, omdat dit facility professionals kan helpen bij het stroomlijnen, automatiseren, auditen en verbeteren van de bedrijfsprocessen. BUSINESS INTELLIGENCE: DATA NAAR EEN HOGER NIVEAU

Om diverse redenen zijn organisaties de afgelopen jaren op zoek gegaan naar manieren om nog beter gebruik te maken van al die gegevens. Allerlei systemen, sensors en het Internet of Things produceren enorme hoeveelheden cijfers en andere data, en managers nemen steeds vaker hun toevlucht tot ‘business intelligence tools’, niet alleen om data te genereren, maar om die data te transformeren naar consistente processen. Operations software systemen stellen facility managers in staat om data te verzamelen, ordenen en analyseren, om inzicht te krijgen in (recente) gebeurtenissen. Business Intelligence (BI) applicaties in die systemen kunnen worden toegepast op data in de gehele onderneming, waarmee zinvolle verbanden worden gelegd om analyses te kunnen doen en best practices te kunnen verbeteren. Met rapportage- en analysetools biedt business intelligence een

beter inzicht in de operationale situatie en biedt het antwoorden op vragen als: - wat werkt goed? - wat werkt niet goed? - waar moeten inefficiënte elementen worden verwijderd? - waar kunnen/moeten we efficiënte elementen ook toepassen? - wat zijn de verbanden tussen zakelijke processen en resultaten? Met behulp van visuele tools als dashboards, spreadsheets en grafieken kunnen business intelligence applicaties het analyseren van data gemakkelijker maken, beter begrijpbaar en op basis daarvan, betere beslissingen mogelijk maken. Veel platforms bieden toegang tot een real-time, onderneming-breed overzicht voor de leidinggevenden, waarmee ze programma’s en processen efficiënter en nauwkeuriger kunnen ontwikkelen. INFORMATIE WORDT KENNIS

De continu doorgaande transformatie van facility management data middels business intelligence zorgt ervoor dat informatie kennis wordt, die vervolgens gebruikt kan worden om verbeteringen door te voeren door de gehele organisatie. Alle medewerkers, in alle lagen van de organisatie, maken gebruik van data om te laten zien dat ze voldoen aan de relevante voorschriften (en het beleid van de organisatie). Deze soort data vormt tevens de motivatie en rechtvaardiging van personeelsbezetting en kapitaalinvesteringen, evenals het verbeteren van operationele efficiëntie en het identificeren van onder- of overpresterende afdelingen. Het gebruiken van business intelligence cijfers helpt organisaties ook bij het versterken van hun (markt)positie op de lange termijn. Data helpt toekomstbestendige

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

organisaties door hen in staat te stellen, zich te wapenen tegen opkomende trends die de operationele efficiëntie en productie bedreigen. Een van die trends waarmee facility managers te maken krijgen, is de afname van professionals in het personeelsbestand. Volgens de voorspellingen zal de komende 10 jaar in de Verenigde Staten meer dan 50% van het huidige facility management personeel met pensioen gaan. Daar hebben ze ook te maken met een teruglopend aantal studenten op het gebied van facility management. In Nederland zijn enkele goede opleidingen voor de branche, maar die zullen zich meer en meer moeten richten op zogeheten data-gestuurde analyses. Automatisering kan helpen bij het maken van gemotiveerde beslissingen, maar dan moeten die vele gegevens wel deskundig geanalyseerd én geïnterpreteerd worden. KPI’S: DE TOOL VOOR DATA-GESTUURDE BESLISSINGEN

Business intelligence is echter slechts zo betrouwbaar als de data waarop deze is gebaseerd. Key performance indicators (KPI’s) richten zich op meetgegevens die de antwoorden bieden die managers nodig hebben om gefundeerde bedrijfskritische beslissingen te kunnen nemen. KPI’s zijn navigatie-tools die meten hoe een organisatie presteert in vergelijking met strategische doelen en kunnen variëren, afhankelijk van de doelstellingen van de gehele organisatie. De meest effectieve KPI’s richten zich op gebieden die de grootste impact hebben op de organisatie. Omdat facility management systemen data verzamelen van verschillende afdelingen en systemen vanuit de gehele onderneming, stroomlijnen en vereenvoudigen ze de ontwikkeling en het volgen van de KPI’s. Een voorbeeld van een kritische KPI is de werkuren per medewerker per week. Als je de werkelijke ‘sleuteluren’ kent, kan dat helpen bij het verhogen van de productiviteit, en biedt het kansen om dat aantal uren te verkleinen. Bijvoorbeeld door monteurs facility management systemen te laten monitoren met hun tablet of smartphone. Het kan ook de noodzaak voor aanvullend onderhoud signaleren of rechtvaardigen. Een KPI die regelmatig ter attentie van de directie wordt gebracht, is de huidige vervangingswaarde en facility conditie index. Deze datapunten geven aan hoeveel het kost om de faciliteiten in hun huidige staat te vervangen, en het percentage van de huidige vervangingswaarde dat aan

57 >

O F F I C E S M A RT

reparatie/vervanging toe is. Hiermee kan het management prioriteiten stellen voor de uitgaven op dit gebied en investeringen plannen. BI GEBRUIKEN ALS PRESTATIEMETER

Omdat facility management software systemen KPI’s automatiseren, kan het monitoren van de prestaties gemakkelijk ingevoegd worden in de dagelijkse workflow. Zo kan een Chief Operations Officer informatiegegevens toepassen om de prestaties van de organisatie te verhogen. Tijdens een dagelijks overleg van het operations team worden de KPI’s bekeken, een actieplan opgesteld en doelen gesteld. Het genereren van rapportages en grafieken met behulp van real-time meetgegevens helpt hen bij het focussen op details. Zo krijgen ze een accuraat beeld van de prestaties, en kunnen ze de voortgang per dag monitoren, snel actie ondernemen en verbeteringen doorvoeren. Bijvoorbeeld: organisaties zijn steeds afhankelijker van technologie, en het signaleren van een IT-probleem wordt een prioriteit wanneer de medewerkers niet de juiste tools hebben om hun werk effectief en efficiënt te kunnen doen. KPI’s bieden het team de mogelijkheid om trends te signaleren, en daar snel op te reageren. KPI’S GEBRUIKEN VOOR BENCHMARKING

58 >

Met KPI’s krijgen organisaties inzichten die kunnen helpen bij het verbeteren van hun operationele prestaties. Maar die organisaties riskeren tunnelvisie als vergelijking en analyse slechts beperkt blijven tot binnen hun eigen muren. Een recent onderzoek heeft aangetoond dat gebouweigenaren en facility managers het nut en de waarde inzien van het verbreden van hun horizon. Meer dan 80 procent van de ondervraagden gaf aan dat het benchmarken van de prestaties van hun organisatie tegen collega-bedrijven of concurrenten belangrijk was. Want benchmarken biedt een diepere en bredere analyse, waarmee organisaties hun prestaties nog verder kunnen optimaliseren. Het helpt organisaties: - prestaties te vergelijken met faciliteiten van gelijke omvang en branche - operationale efficiënties te signaleren in vergelijkbare organisaties - trends te signaleren - best practices te gebruiken van vergelijkbare organisaties in hun branche die deze toepassen om hun doelen te realiseren Zo kan een grote organisatie met meerdere vestigingen peer-to-peer benchmarken

toepassen om een beeld te krijgen van de afzonderlijke prestaties, en beslissingen nemen om de werkprocessen van een beter presterende vestiging af te zetten tegen die van andere, en zo over de gehele breedte van de organisatie verbeteringen door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop de budgetten voor onderhoud worden ingezet, en het verbruik van energie. Benchmarken biedt een kader waarbinnen de medewerkers kunnen streven naar een continue verbetering. Maar het stelt organisaties tevens in staat om ‘gaten’ in de informatievoorziening te signaleren. Worden er zaken niet gemeten die wel van belang zijn voor de totale prestatie? Worden de meetgegevens die er het meest toe doen inderdaad meegenomen als het gaat om het bepalen van de operationele effectiviteit en het halen van de strategische doelstellingen? Met betrekking tot het rechtvaardigen van budgetten en personeelsbezetting in een omgeving die eist dat er meer wordt gedaan voor minder, kunnen managers successen aantonen, wat hen helpt om verder te kunnen werken aan operationele efficiëntie. BI STIMULEERT TEAMWORK

Business intelligence stimuleert ook een teambenadering voor verbetering. Als de facilitair manager door data gestaafde

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

aanbevelingen doet in zijn operationele rapportages, zullen de financiële en andere managers dat voorbeeld snel volgen. Want een verbetering in de facilitaire processen heeft impact op alle andere afdelingen van een organisatie. Met als gevolg dat uiteindelijk het gehele bedrijf gebruik zal maken van KPI’s en benchmarken, het wordt een onderdeel van de bedrijfscultuur. Business intelligence helpt bij het bouwen van partnerships gericht op het realiseren van verbeteringen voor de gehele organisatie. In de kern van de zaak zet data mensen aan tot discussies. Het verstevigt meningen, identificeert trends en rechtvaardigt uitgaven. Als de beslissers (de DMU) in een organisatie toegankelijke en ongecompliceerde data gepresenteerd krijgen, inclusief analyses, dan zullen zij eerder in overleg treden over hoe de organisatie als geheel op de beste manier de gestelde doelen zou kunnen realiseren. Het optimaliseren van operationele efficiënties gaat vandaag de dag niet alleen over het effectiever monitoren van processen, maar over het gebruiken van de daaruit voortvloeiende data voor interne en peerto-peer benchmarken. En dat alles met het oog op het kunnen maken van meer – en betere – strategische, op data gebaseerde beslissingen.

Office Magazine organiseert, speciaal voor de leveranciers én gebruikers van Document Management Systemen

DMS Awards 2017

Eindelijk een beloning voor de beste cases en producten die het afgelopen jaar op de markt kwamen (van Q1 2016 t/m Q1 2017). Het vakblad Oﬃce Magazine gaat alle innovaties en gerealiseerde projecten onder de loep nemen. De allerbesten worden beloond met één van de nu al felbegeerde DMS Awards. Stuur uw beschrijving van uw beste producten/projecten/ services op het gebied van Document Management in en ding mee naar één of meer DMS Awards 2017 van Oﬃce Magazine. • • •

Vijf Branches Vijf Categorieën Best Partner en Best Concept

Planning 8 september: 22 september: 1 november:

sluiting inschrijvingen bekendmaking nominaties bekendmaking winnaars tijdens feestelijke avond

Voor informatie en inschrijving kunt u vanaf 1 mei terecht op www.dmsawards.nl De prijswinnende inzendingen krijgen uitgebreide exposure in de vakmedia, zowel in print als online. Verder helpen wij de winnaars met verdere publiciteit met onder meer een mediakit met teksten en afbeeldingen.