Office Magazine 05/2017 by Magenta Communicatie

Business. Trends. Lifestyle.

Office 2017 • DECEMBER • OFFICEMAGAZINE.NL

DOMOTEX

Magazine.nl

Inspiratiemagazine voor de kantooromgeving

Nieuwe lay-out van het beursterrein voor een betere oriëntatie en efficiënter beursbezoek, met een duidelijke focus op lifestyle en trends: ervaar het hoofdthema UNIQUE YOUNIVERSE in hal 9. Ontdek DOMOTEX opnieuw en leg de basis voor een zakelijk succesvol jaar.

Jaargang 12 - 2017 - december - Officemagazine.nl

12 – 15 januari 2018 Hannover ▪ Duitsland domotex.de n Nu v a o t gt vrijda dag maan

MAUL: The World of Flooring

Hannover Consultancy · + 31 184 69 30 50 · info@hf-netherlands.com

Kwalitatieve verlichting voor elke (kantoor)ruimte Betrouwbare lichtberekening een must - Domotex 2018: veel noviteiten, focus op individualisering - De meerwaarde van een goede bureaustoel Document Management Systemen in 5 stellingen

ENT

AGEM N A M L KABE CTEN U PROD

TFT M

RME

RA NITO

DERS

OU PU H

g n i t h c i r n i k e l rkp en

oor e v s e l l A

TIE IFICA

ELEC

isc m o n o g er

HE) C S I T DEN ES WAN S (AKO G IDIN SCHE

KPLE

WER

HTIN

LIC KVER

HE MISC O N ERGO CTEN U PROD

K KPLE ES R E W IR ESSO C C A

Thovip Ergonomics BV | Julianastraat 10a | 5932 EH Tegelen

T +31(0)77 711 4370 | F +31(0)77 373 7007 | E info@thovipergonomics.nl | W www.thovipergonomics.nl

O F F I C E VO O RWO O R D

Licht in donkere dagen Het zal u niet verbazen dat we in deze donkere dagen voor Kerst in deze editie van OfficeMagazine.nl uitgebreid aandacht schenken aan licht en verlichting in de werkomgeving en op de werkplek. Want licht is niet alleen belangrijk om te kunnen zien wat je doet, het heeft ook invloed op je welbevinden. Teveel licht veroorzaakt hoofdpijn, te weinig kan leiden tot depressie. En beide willen we niet tijdens de werkdag – en zeker niet tijdens de vrije tijd. Een blijkbaar nog steeds groeiend probleem is dat meer en meer mensen kampen met een burnout. Die het gevolg is van stress: teveel werk, 24/7 bereikbaar zijn, ook tijdens weekend en vakantie, en we moeten ons werk ook nog eens doen in een kantoortuin, met de bijbehorende overlast van luid telefonerende (of hoestende, er heerst weer een griepgolf) collega’s. Is alles dan zwaar, negatief en deprimerend? Beslist niet! We zien een duidelijke trend richting betere kantoorinrichtingen waarbij steeds meer rekening wordt gehouden met de overtuiging dat samenwerken de creativiteit en innovativiteit bevordert. Daarnaast is die collaboratie ook nog eens uitermate bevorderlijk voor de teamgeest, en het gevoel ergens bij te horen. Dat samenwerken vindt (gelukkig) steeds vaker plaats in ruimtes die daar speciaal voor ingericht zijn. De werkgevers investeren weer in dergelijke ruimtes, en in de gehele kantoorinrichting, om de productie van de mensen te optimaliseren. En om de bovengenoemde hoofdpijn/depressie te voorkomen, wordt er deskundig advies ingeroepen van lichtarchtitecten. De trend om 24/7 bereikbaar te zijn, is ook op zijn retour: in Duitsland heeft Volkswagen zijn mensen al verboden, na werktijd nog de bedrijfsmobiel te gebruiken. Er zijn meer en meer organisaties die het flex- en thuiswerken afbouwen: samenwerken doe je immers beter als je ‘lijfelijk’ bij elkaar bent, en het is beter voor het groepsgevoel. Dat houdt ook in dat er meer wordt gewerkt tijdens de beroemde kantooruren, en niet meer wanneer het jou uitkomt. Ook dat heeft een positief effect op je werk-leven balans, en dus op je wellness. Wilt u als leidinggevende of adviseur voor kantoorgerelateerde zaken voorbeelden hebben van goede kantoorinrichting, ergonomisch verantwoorde meubels, apparatuur en andere voorzieningen? Dan bieden we u met dit magazine een prettige en inspirerende leesbelevenis. Hans Hooft

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

HEALTH 6 Betrouwbare lichtberekening een must Kantoorinrichting is pas compleet als de werkruimte ook aangenaam verlicht is. Maar, hoe weet je nu zeker dat je de juiste lichtleverancier selecteert? Een partij die je precies vertelt wat er nodig is aan lichtniveau in bijvoorbeeld het kantoor en de vergaderruimtes en je daarvoor ook de juiste oplossing levert? Een oplossing waarbij het lichtniveau niet alleen nu, maar ook na een aantal jaren nog steeds op het juiste niveau is?

“Een deugdelijke akoestiek verbetert het werkklimaat en leidt tot een gezonder, vitaler kantoor.”

INSPIRATIE 24 De meerwaarde van een goede bureaustoel Zitten is het nieuwe roken, zit-sta werkplekken, bewegend zitten, circulaire inrichting. De rol van de(bureau)stoel staat in het brandpunt. Hoe spelen stoelenleveranciers in op items als duurzaamheid, circulaire economie, vitaliteit en ergonomie? Wat zijn de laatste trends? Manfred Jansen van Köhl en Goos Vollema van Gispen aan het woord.

SMART 38 Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt nieuwe eisen aan documentomgeving Er is nieuwe Europese weten regelgeving van kracht rond het vergaren, verwerken en vooral ook het beschermen van persoonsgebonden gegevens. Dit heeft ingrijpende gevolgen voor de ‘documentenhuishouding’ in praktisch iedere organisatie.

HEALTH 42 Deugdelijke akoestiek verbetert werkklimaat Akoestiek is een belangrijk facet van de kantooromgeving. Een deugdelijke akoestiek verbetert het werkklimaat en leidt tot een gezonder, vitaler kantoor. De achtergrond van akoestiek nader beschouwd.

4 >

16 O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

Jaargang 11, december www.officemagazine.nl

EEN UITGAVE VAN: Magenta Publishing BV Bijsterhuizen 31-47, 6604 LV Wijchen Telefoon (024) 345 41 50 email: info@officemagazine.nl www.officemagazine.nl HOOFDREDACTIE Joost Heessels REDACTIE Emiel te Walvaart, Hans Hooft, Hans-Erik de Kruyff, Huug Duin VORMGEVING Jan-Willem Bouwman ADVERTENTIE - ACQUISITIE Simone Brands, (024) 3454150, simone@magentapublishing.nl Maico de Haan, (024) 3454150 maico@magentapublishing.nl ADVERTENTIE - ADMINISTRATIE

advertentie@magentapublishing.nl ABONNEMENTEN - ADMINISTRATIE abonnement@magentapublishing.nl DRUKWERK BDU print © COPYRIGHT 2017 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke of materiële schade veroorzaakt door onjuistheden in deze uitgave. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 0929-7871 Onze algemene leverings- en betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK te Arnhem onder nummer 09109239

Verder in deze editie 9 Terio Plus: iedere ruimte klinkt anders 10 Heeft u het licht al gezien? 12 Kwalitatieve verlichting voor elke (kantoor)ruimte 15 Paperworld 2018 zet in op gezond kantoor 16 Domotex 2018: veel noviteiten, focus op individualisering 19 Bas van der Veldt, CEO AFAS: ’Een goede kop koffie, daar begint het mee!’ 21 Gunning circulaire aanbesteding Rijk blijft bij Gispen en Rohde+Grahl 22 Is flexwerken passé? 24 De meerwaarde van een goede bureaustoel 27 Pieter van de Herik (MVO): Veel lullen maar ook poetsen 28 Document Management in het kleinere MKB 30 Document Management Systemen in 5 stellingen 33 De B2B kantoorvakhandel van 2017: Delo biedt meer

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

34 ‘Geluidskwaliteit maakt het verschil < tussen effectieve en mislukte virtuele communicatie’ 36 GZ OfficeXperience visualiseert de nieuwste werkprocessen 38 Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt nieuwe eisen aan documentomgeving 40 Deugdelijke akoestiek verbetert werkklimaat 42 Kantoortuin: afschaffen of koesteren? 44 Winnaars Benelux Office Products Awards 2017 48 Zitten/staan: Hoog of laag? Allebei! 50 Gezond de winter door geldt ook voor het kantoor 52 Cubics: op weg naar een zelfsturende organisatie 54 Voldoet Skype in complexe situaties? 56 Een succesvolle transformatie? Stel de juiste vragen!

O F F I C E H E A LT H

6 >

Lichtplan nodig?

Betrouwbare lichtberekening een must Kantoorinrichting is pas compleet als de werkruimte ook aangenaam verlicht is. Maar, hoe weet je nu zeker dat je de juiste lichtleverancier selecteert? Een partij die je precies vertelt wat er nodig is aan lichtniveau in bijvoorbeeld het kantoor en de vergaderruimtes en je daarvoor ook de juiste oplossing levert? Een oplossing waarbij het lichtniveau niet alleen nu, maar ook na een aantal jaren nog steeds op het juiste niveau is?

als basis van het lichtplan. Bij dit lichtniveau ervaren medewerkers het zogenaamde juiste ‘visuele comfort’ en kunnen ze goede prestaties leveren. In een lichtberekening berekenen lichtleveranciers in berekeningssoftware, zoals Dialux, hoeveel armaturen je daarvoor moet ophangen. Mét de juiste lichtverdeling ten behoeve van de vereiste gelijkmatigheid.” KOMST VAN LED

LICHTBEREKENINGEN

“Lichtberekeningen zijn hierbij zeer belangrijk. Ze vormen de basis van een goede kantoorverlichting”, vertelt Mark Laponder, lid Kernteam Indoor Verlichting bij de Nederlandse Stichting voor Verlichtingskunde (NSVV). “Om te voldoen aan Arbo-eisen en bijvoorbeeld de norm NEN-EN 12464-1 is het belangrijk dat je een lichtniveau van 500 lux levert voor bijvoorbeeld de werkplekken

Laponder vervolgt: “Mede door de komst van led is er veel veranderd in de lichtwereld. Sindsdien zijn er vele nieuwe partijen lichtleverancier geworden. Je bestelt een container met Leds uit China en je bent lichtleverancier. Dit soort partijen roepen dan vervolgens dat ze professionals zijn, maar ze kennen eigenlijk niet alle ins en outs van ons vakgebied. Het gevolg is dat klanten vaak teleurgesteld zijn over het product dat ze geleverd krijgen” Wat

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

gaat er dan mis? Laponder legt uit: “Dit soort partijen beloven gouden bergen en lichtniveaus die aan het begin van de levensduur wél aan de normen voldoen, maar na verloop van tijd niet meer.” ONDERHOUDSFACTOR

Professionele lichtpartijen werken in hun lichtberekeningen met de zogenaamde onderhoudsfactoren. Deze factor zegt iets over prestatie van de verlichtingsinstallatie aan het einde van de levensduur. Deze prestatie neemt af door onder andere fysieke vervuiling van de armatuur, veroudering van de materialen en bijvoorbeeld de lumendepreciatie. Laponder: “De ervaren partijen in de markt rekenen met onderhoudsfactoren die ze laten afhangen van de armatuurspecificaties en de lokale omstandigheden bij de klant. Dit noemen we representatieve berekeningen. Deze waardes vullen ze in de lichtberekeningssoftware in. Wat je nu in de markt ziet gebeuren is dat de nieuw toegetreden partijen de ingestelde onderhoudsfactoren gewoon op de standaardwaarden laten staan. Waarschijnlijk door onervarenheid met de software. Dit betekent dat er door hen geen of te weinig te verwachten afname van het lichtniveau in de loop der tijd wordt meegenomen. Dit is geen juiste voorspiegeling van zaken en niet in het belang van de klant.“ Hij vult aan: “Waar het op neerkomt is dat in de concurrerende berekeningen minder armaturen hoeven te worden aangeschaft. Dit lagere prijskaartje lijkt natuurlijk een hele aantrekkelijke optie voor elke facilitair manager. Maar, in feite is het een verkeerde keuze, want na een

De NSVV streeft met de gedragscode naar transparantie en een verhoging van de kwaliteit in de lichtbranche. De code is opgesteld in samenwerking met de Nederlandse Licht Associatie (NLA). De deelnemende partijen en inhoud van de gedragscode staan vermeld op www.nsvv.nl/gedragscodelichtberekeningen/. De deelnemende partij is te herkennen aan het gedragscode logo.

aantal jaren zal de klant merken dat hij niet meer tevreden is over het lichtniveau. De armaturen nemen immers wél af qua lichtsterkte.” GEDRAGSCODE LICHTBEREKENINGEN

Om dit aan banden te leggen introduceerde de NSVV eind vorig jaar de Gedragscode Lichtberekeningen.

7 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

8 >

Hiermee kunnen professionele armaturenfabrikanten, leveranciers, adviseurs, ontwerpers en installateurs laten zien dat ze vakmanschap leveren en gebruik maken van een gedegen methode om lichtberekeningen te maken. Wat houdt gedegen dan in volgens de NSVV?

kunnen klanten het aanbod beter op waarde schatten en een bewuste keuze maken. De NSVV draagt ook zorg voor controle op de naleving van de gedragscode. In het geval van twijfel of conflict tussen partijen vervult de NSVV de rol van arbitrage“, verklaart Laponder.

- De partij maakt gebruik van een door de NSVV erkend lichtberekeningsprogramma. - De partij gebruikt representatieve en beargumenteerbare uitgangspunten voor de berekening, zoals onderhoudsfactoren, ruimte afmetingen en reflectiefactoren. - De partij rapporteert in het lichtberekeningsrapport de gebruikte invoergegevens en aannames. Ook licht de partij vaktermen zo nodig toe. - In het rapport licht de partij alle relevante resultaten voor de opdrachtgever toe, zoals de armaturenspecificaties, kleurtemperaturen, verlichtingssterkte en gelijkmatigheid.

APPELS MET APPELS

“De partijen die werken volgens de gedragscode geven hun klanten een heldere uitleg van de gebruikte gegevens en de resultaten van de lichtberekening. Daardoor

“Ik ben blij dat we met de NSVV in samenwerking met de NLA (Nederlandse Licht Associatie) de stap hebben genomen om de uniforme regels voor het berekenen van een lichtplan op te stellen”, stelt Laponder. De partijen die de gedragscode hebben ondertekend gebruiken representatieve en beargumenteerbare, dezelfde uitgangspunten voor hun berekeningen. Voor de klant is het grote voordeel hiervan dat ze het aanbod van diverse aanbieders beter kunnen vergelijken. Appels met appels dus. Hij besluit: “Ik denk dat de gedragscode de klant het broodnodige inzicht in de lichtberekeningen geeft. Daar plukt hij op lange termijn alleen maar de vruchten van.“

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E CO LU M N / N I EU W S

Agenda 14 december Utrecht

15 maart Rotterdam

Congres Over Het Nieuwe Werken 2017

National Safety at Work Event

http://congres.ohnw.nl

www.nswe.nl

8-11 januari 2018

11-12 april 2018

Amsterdam

Horecava

Rotterdam

Safety&Health @Work 2018

www.horecava.nl

www.safetyandhealth.nl. 12 - 15 januari

Hannover

Domotex

19 – 21 september 2018

www.domotex.de

Bosch

Den

Facility for Future 2018 24 - 26 januari 2018 Utrecht

www.facilityforfuture.nl

Vakbeurs Facilitair http://vakbeursfacilitair.nl

Terio Plus: iedere ruimte klinkt anders

Meneer Robot, CEO Zelfrijdende auto’s en zelf vrachtwagens (experiment van wie anders dan Elon Musk), robots die de plek innemen van

In de huidige kantoorwereld beïnvloedt de fac-

verzorgenden in de gezondheidssector, robots die de taak

tor geluid steeds meer de prestaties en de gezond-

van receptionist overnemen in hotels, we worden overspoeld

heid van de mensen. Wanden en 'harde oppervlak-

met die technologie. En we zien ze op steeds meer plekken

ten' zoals glas, keramiek of staal zijn daarbij die het

in onze samenleving. De angst die velen om het hart slaat, is

nagalmen vaak versterken. De galm weerkaatst in de

dat een robot onze baan inpikt en dat wij aan de kant worden

ruimte - afhankelijk van de geometrie – en kan zich

geschoven. Voor veel banen is die angst niet ongegrond, veel

daardoor versterken.

werk is routine en kan ook door een machine worden gedaan. Voorlopig echter is de menselijke inbreng nog belangrijker

Palmberg biedt met het Terio Plus-systeem veelzijdige akoestische oplossingen om kantoorruimtes geluidstechnisch ideaal vorm te geven. Daarbij inrichting en gebruik van de ruimte en in het bijzonder de behoefte van de mensen, die zich in de ruimte

Terio Plus is een hoogwaardig scheidingswanden-

gemaakt en geprogrammeerd worden. En in veel gevallen,

nog aangestuurd worden.

houdt Terio Plus rekening met de architectuur, de

begeven.

dan die van een machine, want een machine moet bedacht,

Schaak- en go-computers hebben al aangetoond dat ze sneller en efficiënter kennis kunnen absorberen, dankzij de zelflerende eigenschappen van die machines. Kan een machine dan ook leren, mens te zijn? Om ons aan te sturen in het werk dat ons nog rest? Is de manager over zeg 25 jaar een robot? En

systeem voor de visuele en akoestische afscheiding

wat is dan zijn personeel? Andere, minder ‘begaafde’ robots, of

van werkplekken. Ze bieden discretie, organiseren

nog enkele die-hards (what’s in a name?) die weigeren te capi-

ruimten en werkplekken en dienen als ruimtelijke

tuleren voor machines en die krampachtig hun meerwaarde

indelingselementen in kantoortuinen. Meer dan

willen bewijzen ten opzichte van die machines? Maar moeten

90 stofkleuren in 4 kwaliteitsgroepen, gecombi-

we dan uiteindelijk allemaal computernerds worden? Laten we

neerd met glaselementen, maken veel uitvoerings-

het zo maar gebeuren dat we op een gegeven moment gere-

varianten voor uw werkplek mogelijk. Terio Plus is

geerd worden door robots?

daarbij uitgevoerd met een smal aluminium profiel.

Persoonlijk denk ik dat het wel meevalt: allerlei voorspellingen

Dit systeem maakt het mogelijke om verschillende

die in het verleden zijn gedaan, zijn eigenlijk nooit bewaarheid

wanden samen te stellen met behulp van verbin-

geworden, of pas veel later. Zo beweerden allerlei ‘futuristen’

dingszuilen die gradenloos in iedere gewenste hoek

in het midden van de vorige eeuw dat we in het jaar 2000 alle-

geplaatst kunnen worden. Voor de scheidingswan-

maal in vliegende auto’s zouden ronddwarrelen. Ik zie ze (nog)

den worden verschillende stelen schotelvoeten

niet. En met die vijandige overname van banen door robots zal

aangeboden.

het ook wel meevallen. Er is dus nog hoop.

www.palmberg.de/nl

Hans Hooft P.S. Dit stukje is niet door een robot geschreven.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

10 >

Heeft u het licht al gezien? Als gevolg van allerlei ontwikkelingen (agile werken, mobiliteit, technologische hoogstandjes enzovoort) verandert de werkomgeving van het kantoor. Met name de verschuiving van kantoortuinen naar taakgerichte ruimtes is een significante trend. Voor het realiseren van die ruimtes wordt gewoonlijk een interieurarchitect ingeschakeld. Wat vaak vergeten wordt, is dat verschillende taken verschillende verlichtingsoplossingen vereisen. Tekst Hans Hooft

erlichting is een belangrijke factor in de inrichting van een werkomgeving in het algemeen en de specifieke werkplek in het bijzonder. In veel kantoren en werkomgevingen laat de verlichting helaas te wensen over. Op dat gebied worden nogal wat vergissingen gemaakt voor wat betreft de specifieke oplossingen. SLAPERIG

De eerste vergissing is dat er te weinig licht is. Een te donkere werkplek veroorzaakt enkele belangrijke kwes-

ties. Zo worden de ‘bewoners’ slaperig als ze in een te donkere omgeving hun werk moeten doen. Het mag duidelijk zijn dat dit de productiviteit niet ten goede komt. Zwakke verlichting is ook slecht voor de gezondheid van de ogen, omdat deze zich extra moeten inspannen. De tweede vergissing heeft te maken met een overdaad aan licht. Sommige verlichtingsoplossingen, zoals fluorescerende verlichting, kunnen te fel licht opleveren. Die kun je dus ook maar beter vermijden. Hoofdpijn en vermoeide ogen zijn het gevolg van werken onder fluorescerend licht. Het spreekt vanzelf dat beide vergissingen een nadelige invloed hebben op de productiviteit en het welbevinden van de medewerkers. Maar hoe kun je die vergissingen dan vermijden? We geven enkele mogelijkheden. VERVANG FLUORESCEREND DOOR LED

LED-verlichting is de kinderziektes allang voorbij. Daarom wordt het steeds populairder voor toepassingen in huizen, maar in kantoren wordt het ook steeds vaker gezien als een beter alternatief. Dat is mede omdat LED-verlichting langer meegaat en minder energie verbruikt. Sommige facility managers kiezen ervoor om geavanceerde fluorescentie technologieën toe te passen, in de hoop om de kosten te vermijden die verbonden zijn aan het vervangen van de gehele verlichtings-infrastructuur van hun bedrijfspand. Dat is een typisch geval van kortetermijndenken, en geen efficiënte oplossing want ze kunnen op de langere termijn veel meer geld besparen door in één keer een totale transformatie te maken naar LED. Dat is ook een stuk effectiever dan om de zoveel jaar nieuwe lichttechnologie te moeten aanschaffen.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

Lease LED Sommige aanbieders van LEDverlichting hebben zelfs een even slimme als efficiënte oplossing uitgewerkt om die facility managers over de streep te trekken om hun bestaande lampen te vervangen door LED: een soort lease-constructie. De kosten voor de transformatie worden in eerste instantie gedragen door de leverancier van de LEDverlichting. De gebruiker betaalt vervolgens een bedrag per maand (of per een andere termijn) aan de leverancier. Het slimme zit hem erin dat dat geld in feite de besparing is op de energierekening. Per saldo kost het de gebruiker dus eigenlijk niets, en op de langere termijn (als de contractduur is afgelopen en de leverancier zijn kosten eruit heeft), is de facility manager helemaal spekkoper, want die energierekening blijft laag.

TAAKVERLICHTING

De oplossing die vandaag de dag vaak wordt gehanteerd, is het plaatsen van zogeheten taakgerichte verlichting. Dit wordt gezien als een aanvulling op de alom aanwezige maar niet effectieve plafondverlichting, vaak tl-balken (meestal nog oude, dus fluorescerend!). Die werkplekverlichting biedt een betere verlichting, en bevindt zich ook direct op de plek waar de medewerker dat licht nodig heeft. Bovendien geeft het de persoon in kwestie de mogelijkheid, zelf zijn of haar lichtsterkte in te stellen. Ook dat is een trend: dat de medewerker zelf controle heeft over de omstandigheden (warmte, licht, luchtkwaliteit) over zijn directe werkomgeving. Dat kan natuurlijk leiden tot een meer tevreden werknemer, en zo ook tot een hogere productiviteit. Het wordt wellicht wat monotoon, maar een andere trend is het streven naar een ‘groener’ kantoor, en een extra voordeel van taakgerichte verlichting is dat er energie wordt bespaard: men gebruikt immers alleen verlichting op de plek waar dat nodig is. Zeker met LED-lampen wordt het probleem van slechte verlichting opgelost, maar wordt tevens het milieu gespaard – en de portemonnee. DAGLICHT

De beste manier om problemen op te lossen die veroorzaakt zijn door kunst-

licht, is het inbrengen van veel daglicht. Natuurlijk licht heeft een enorm postitief effect te hebben op de productiviteit en welzijn van de medewerkers. Dat effect is middels veel onderzoeken wetenschappelijk bewezen. In het ideale geval heeft het kantoor vensters die van de vloer tot het plafond lopen, al kan dit van de andere kant de medewerkers ook het gevoel geven, in een aquarium te werken. Denk ook aan het verblindende effect dat direct zonlicht kan hebben: een adequate zonwering is dan een goede oplossing. Voor inpandige ruimtes kan een atrium of grote binnentuin ook een optie vormen. Licht bepaalt voor een groot deel onze biologische klok die invloed heeft op de werkprestaties. Onlangs publiceerden chronobiologiewetenschappers van de Rijksuniversiteit Groningen de resultaten van een onderzoek waaruit bleek dat veel zonlicht ook een positief effect kan hebben op de diepte van slaap. Met andere woorden: als je overdag veel zonlicht krijgt, slaap je ’s nachts beter. Het gevolg: meer uitgerust en alerter tijdens de werkdag. KLEUREN

Er is inmiddels veel onderzoek naar gedaan: tijdens de dag verandert de intensiteit van het daglicht. Dat heeft ook invloed op de mens, daarom moet de ver-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

lichting in een vergaderruimte een andere ‘kleur’ hebben dan bijvoorbeeld die in een belruimte. In het ideale geval heeft de werknemer zelf de mogelijkheid om de lichtkleur in te stellen en aan te passen aan de taak, maar dergelijke systemen zijn nog redelijk kostbaar. Overigens worden er wel systemen ontwikkeld waarbij per werkplek zowel de lichtintensiteit als de temperatuur individueel kunnen worden ingesteld. En dat is wel zo prettig met de variatie aan werknemers die tegenwoordig de kantoren bemensen. Een 50+’er bijvoorbeeld heeft meer licht nodig dan een twintiger om zijn schermwerk te kunnen doen zonder hoofdpijn te krijgen. Licht kan een significante rol spelen voor de productiviteit en het welzijn van de kantoormedewerkers. Dankzij de technologieën zijn er veel opties om het kantoor optimaal in te richten, en de verlichting is een belangrijk onderdeel daarvan. Een vergissing in die oplossingen zoals hierboven genoemd, kan weliswaar worden teruggedraaid, maar voorkomen is nog steeds beter dan genezen. Het is niet voor niets dat er tegenwoordig gediplomeerde lichtarchitecten bestaan…

11 <

O F F I C E H E A LT H

12 >

MAUL

Kwalitatieve verlichting voor elke (kantoor)ruimte Als je de naam MAUL laat vallen gaat er nog niet meteen een lichtje branden bij menig facilitair manager of projectinrichter. Althans, de Duitse onderneming wordt niet meteen geassocieerd met verlichting. Dat gaat veranderen. MAUL zet nu haar kennis, expertise en deskundigheid op verlichtingsgebied nog meer in de schijnwerpers.

“

Onze verlichtingsproducten passen qua uitvoering en kwaliteit heel goed bij het segment van projectinrichting”, zegt Kees Broekman, de Nederlandse vertegenwoordiger van MAUL. “Al onze lampen zijn gestoeld op design en vormgeving. Daarnaast zijn ze heel betaalbaar als je kijkt naar de hoge kwaliteit, die we eisen van de materialen die we toepassen."

MAUL investeert heel veel in LED-verlichting. “Daarvoor werken we samen met het gerenommeerde ontwerpbureau Reutershahn Design. Bovendien worden al onze designlampen in Duitsland geproduceerd, Made in Germany dus. Verder produceren we emissievrij en voldoen we aan de Europese en Duitse normen. Wanneer je een MAUL-product koopt, weet je dat het milieu niet onnodig belast wordt. ” VEILIGHEID

Zo’n 20 jaar geleden startte MAUL, van origine gericht op visuele communicatie, office supplies en weegschalen, met een afdeling verlichting. Het assortiment verlichting heeft zich in al die jaren ontwikkeld tot meer dan 100 items. Momenteel de op een na belangrijkste productgroep van het bedrijf in omzet, echter ook al jaren de meest innovatieve en meest wisselende nieuwe producten en hierin

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

en stemming afhankelijk maken, om bijvoorbeeld attent te blijven of de prestatie te verhogen. De lamp heeft een bijzonder grote actieradius en exacte positionering door lange dubbele arm, ondersteund door vering. Memory-functie: alle instellingen worden bij het uitschakelen automatisch opgeslagen. De LED module bevat 126 vaste hoogrendement LED's (niet te vervangen) van de nieuwste generatie, 63 warmwitte (2700 Kelvin) en 63 daglichtwitte (6200 Kelvin). Branduren: 30.000. Vloerlamp LED MAULjupiter De lamp heeft een traploos instelbare dimmer afhankelijk van de werkzaamheden. Lichtstraal naar boven 70 %, naar beneneden 30 %. Dubbel nut: direct licht voor werkplek en indirect licht voor het bureau. Staat niet in de weg: dankzij uitsparingen in de voetplaat kan de lamp om of onder de bureau-

wordt het meest geïnvesteerd. “We ontwikkelen zelf onze producten, met eigen ontwerpers. We hebben ook een eigen testlab om de producten te testen.” MAUL ontwikkelt zich zo naar een steeds hoger niveau. “Stap voor stap komen we in het hogere segment van verlichting. Zo is de veiligheid een hot item. We hebben onlangs het veiligheidslabel Geprüfte Sicherheit (GS) in de wacht gesleept voor met name de plafond- en pendellampen. Ook hebben we het assortiment uitgebreid met plafond- en pendellampen, uitgevoerd in zijn LED- of energiespaarlamp, die in juni op de markt zijn gekomen. Geschikt voor recepties, vergaderruimtes, etcetera. Voor iedere klant is ons assortiment nu interessant.” ARBEIDSPROCES VERGEMAKKELIJKEN

Broekman stelt dat het belang van licht nog steeds wordt onderschat. “Verlichting is heel belangrijk om het werk te ondersteunen. Daarom zetten we sterk in op colour vario. Het bureau kan verlicht worden in een range van warm tot blauw licht, met als doel het arbeidsproces te vergemakkelijken.” MAUL biedt ten slotte de dealer alle mogelijke ondersteuning, zodat deze de facilitair manager/inkoper volledig van dienst

kan zijn. Belangstellenden kunnen ook opnieuw met MAUL kennismaken tijdens de Orgatec in Keulen volgend jaar oktober, waaruit blijkt dat MAUL daar gewoon thuishoort.

poot geplaatst worden. Technisch veiligheidsconcept Made by MAUL. 4000 Kelvin, neutraalwit licht. Deze armatuur bevat ingebouwde LEDlampen. Levensduur van de LED's ca. 30.000 uur.

13 <

LED Plafondarmatuur MAULstraight Design LED-

3 HIGHLIGHTS

plafondlamp voor

Bureaulamp LED MAULoptimus

de optimale ver-

Moderne dimbare LED bureaulamp

lichting van ruim-

met een uitzonderlijk design, ont-

tes binnenshuis.

worpen door Reutershahn Design.

Hoogwaardig

De kleurtemperatuur (2700 - 6200

design met dui-

Kelvin) en verlichtingssterkte is trap-

delijke lijnen en

loos instelbaar. Ondersteuning van

gereduceerde

biologische werkende lichtconcep-

vormentaal. Afstraling 100% naar

ten: kleurtemperatuur van daglicht

beneden. Stabiele metalen behuizing van geanodiseerd aluminium. Homogene lichtverdeling dankzij diffusormateriaal van PMMA. Geschikt voor onder meer receptie, werkplek, overige representatieve ruimte in het moderne kantoor. Maar uiteraard zijn deze trendy en sterke tubes ook inzetbaar in de zorg en het onderwijs.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

CREW Bench Het werkplekeiland voor gezonde medewerkers · hoogte instelbaar van 650-850mm middels Easy Push kliksysteem · hoogte verstelbaar van 650-850mm middels slinger · elektromotorisch Zit/Sta-tafel, verstelbaar van 650-1250mm, dat is gezondheid met één druk op de knop · teamwerk op een klein oppervlak voor optimaal vierkante meter gebruik · akoestisch werkzaam door TERIO PLUS scheidingswanden · centraal kabelmanagement middels de grote aorta-kabelgoot · stabiele, duurzame constructie op C-poten

www.palmberg.nl

O F F I C E I N S P I R AT I E

Paperworld 2018 zet in op gezond kantoor ‘Hello new perspectives’ luidt het motto van Paperworld 2018. De bezoeker kan kennismaken met het visionaire kantoor en stationery trends. Daarbij zal de actuele trend van het gezonde kantoor niet onopgemerkt voorbijgaan. Tekst Emiel te Walvaart

ijdens Paperworld, dat van 27 tot 30 januari 2018 plaatsvindt in Messe Frankfurt, zullen ongeveer 1.500 exposanten uit 60 verschillende landen de laatste producten op het gebied van het moderne kantoor en stationery presenteren in acht hallen. In zowel de office als stationery segmenten zullen de internationale exposanten ‘nieuwe vooruitzichten' bieden, zoals de organisatie omschrijft. Aanvullend moet het veelzijdige randprogramma van events waardevolle impulsen en business ideeën genereren. Zo is er behalve de speciale show Office of the Future weer de bekende Trend Show, waarbij de bezoeker de nodige inspiratie op kan doen. Rond het printer consumables-event Romanexpo zal een uitgebreid

programma met sprekers plaatsvinden. Tevens is er weer het congres Suntainable Office en worden verschillende Awarduitreikingen gehouden. WERKPLEK VAN MORGEN

Het spectrum van dit onderdeel omvat alle productsegmenten die de werkplek van morgen maken tot een visionair kantoor, van kantoorapparatuur, via organisatie en presentatie-hulpmiddelen, evenals kantoorpapier en schrijfwaren en tekenmateriaal, tot IT en printer-accessoires. In hallen 3.0, 4.0 and 6.0 presenteren fabrikanten en leveranciers een uitgebreide selectie voor het visionaire kantoor. Hier staan exposanten als Bi-silque, Exacompta-Clarefontaine, Herma, HSM, Krug & Priester (Ideal), Olympia, Stylex schrijfwaren, The Navigator Company, Möbius & Ruppert, Rubinato en Standardgraph. Hal 6.0 wordt bezet door Remanexpo met (remanufactured) printer consumables. Axro, Biuromax, Clover, Integral, Imcopex, Pedro Schöller, SAS Armor, Static Control, Winterholdt & Hering en WTA Carsten Weser geven acte de presence..

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

FOCUS OP WELZIJN EN GEZONDHEID

Na de succesvolle première in 2017, zal Office of the Future eind januari draaien rondom welzijn en gezondheid. “Als je je comfortabel voelt op het werk verhoogt dat de productiviteit. Het accent zal liggen op de individuele behoeften, zowel thuis als op kantoor. We laten zien dat gezond werken met flexibele oplossingen naar wens kan worden bevordert. Ook is er aandacht voor corporate health management in ondernemingen”, zegt Michael Reichhold, directeur van Paperworld. Experts zullen met lezingen en rondleidingen ingaan op de verschillende kenmerken van het gezond kantoor. Nieuw bij de special show is het aanvullende presentatiegebied waar merkfabrikanten hun producten presenteren op het gebied van akoestiek, verlichting, ventilatie, hygiëne, ergonomie, duurzaamheid, meubilair en office supplies. De ondernemingen die deelnemen zijn onder meer Casio Europe, Durable, Holtz Office Support, Jakob Maul, Legamaster, Novus Dahle, Pelikan en tesa. www.paperworld.messefrankfurt.com

15 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

Domotex 2018 16 >

Veel noviteiten, focus op individualisering Nog een kleine anderhalve maand tot aan de start van de Domotex 2018. De 30e editie van de belangrijkste beurs ter wereld voor tapijt en vloerbedekking zal een sterk en innovatief evenement worden, aldus de organisatie. Want Domotex heeft van 12 tot en met 15 januari veel nieuwe zaken in petto. Tekst Emiel te Walvaart

llereerst komt er een nieuwe indeling van hallen en beursterrein waardoor bezoekers beter hun weg kunnen vinden. Verder is er het kernthema Unique Youniverse dat de megatrend van de individualisering oppakt. Daarmee ontwikkelt de Domotex zich verder en wordt naar eigen zeggen nog aantrekkelijker. In hal 9 zal een inspirerend centrum van activiteiten rondom het kernthema ontstaan. Daaraan nemen exposerende bedrijven, kunstenaars en jonge designers deel door middel van creatieve ensceneringen. “Trends, innovaties en lifestyle kunnen daar worden beleefd zoals nooit tevoren“, zegt dr. An-

dreas Gruchow, lid van de raad van bestuur van Deutsche Messe AG, Hannover. “Exposerende bedrijven en bezoekers kunnen uitzien naar veel concrete suggesties die hen helpen hun activiteiten verder uit te bouwen. Ze kunnen trends en noviteiten ontdekken die de zaken van morgen zullen bepalen.“ POSITIEVE RESPONS

Het aantal aanmeldingen tot dusver bevestigt de positieve respons op de ontwikkeling van de Domotex. “Momenteel zijn er meer aanmeldingen van exposerende bedrijven voor de Domotex dan op hetzelfde tijdstip afgelopen jaar. Ook wat de oppervlakte betreft liggen we duidelijk boven de verwachtingen“, voegt Klaproth toe, directeur Domotex van de Deutsche Messe AG, Hannover. “Dit onderstreept nogmaals de betekenis van de Domotex als globale marktplaats en impulsgever voor de hele branche. We rekenen op circa 1400 exposerende bedrijven uit meer dan 60 landen. De grootste landen, gemeten naar het beursoppervlak van

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Andere beursdagen Voor het eerst wordt de beurs op andere dagen gehouden: Voortaan zal de Domotex plaatsvinden van vrijdag t/m maandag (tot dusver zaterdag t/m dinsdag). De Domotex 2018 start op 12 januari en blijft tot 15 januari geopend. Met de nieuwe dagen komt Domotex tegemoet aan de wens van talrijke exposerende bedrijven om de beurs op vrijdag officieel te openen. www.domotex.de

bedrijven uit die landen, zijn Duitsland, Turkije, India, België, China, Nederland, Iran, Italië, Egypte en de Verenigde Staten.” NIEUWE HALINDELING

De nieuwe indeling van de hallen brengt productgroepen in één ruimte bij elkaar. Vakbezoekers uit groot- en detailhandel, architectuur, binnenhuisarchitectuur, vakspecialismen, meubel- en inrichtingszaken kunnen zich beter oriënteren. In de hallen 2 tot en met 4 wordt het grootste aanbod van met de hand vervaardigde tapijten ter wereld gepresenteerd. Machinaal vervaardigd geweven tapijt is te zien in de hallen 5 tot en met 7. In hal 8 rollen innovatieve designers en labels hun nieuwste tapijtcreaties uit. Elastische vloerbedekkingen, designvloerbedekkingen en laminaatvloeren worden in de hallen 11 en 12 getoond. Parket- en houtvloeren zijn in de hallen 12 en 13 te vinden. Producten en op de praktijk gerichte oplossingen uit de toepassings- en legtechniek zullen voortaan ook in hal 13 te zien zijn. Ook goede verbindingen zijn verzekerd. Dankzij een optimale aansluiting op het openbaar vervoer en de nieuwe My Domotex Shuttle bereiken bezoekers en exposanten snel hun gewenste doel. UNIQUE YOUNIVERSE

Met het kernthema Unique Youniverse stelt de Domotex nieuwe ontwikkelingen en ideeën over de trend van de individualisering centraal. Want steeds meer mensen zoeken in een geglobaliseerde en gedigitaliseerde wereld naar mogelijkheden om hun verlangen naar een door hen zelf bepaald en uniek leven tot uitdruk-

king te brengen, ook tussen de eigen vier wanden. Producten en diensten worden daarom steeds sterker gepersonaliseerd en op de behoeften van kopers toegesneden. “Domotex pakt deze trend op, want ook vloerbedekkingen moeten passen bij de gekozen levensstijl“, benadrukt Gruchow. INSPIREREND CENTRUM VAN ACTIVITEITEN

Hal 9 is het nieuwe hart van de Domotex, waar een centrum van activiteiten met vele facetten ontstaat: het speciale beursgedeelte ‘Framing Trends’. Verschillende ondernemingen, maar ook nieuwkomers en kunstenaars leveren daar door middel van creatieve ensceneringen een actieve bijdrage aan het kernthema. In vier gedeelten kunnen bezoekers ideeën en designs ontdekken die niet binnen de geijkte kaders passen. In ‘Flooring Spaces’ presenteren exposerende bedrijven uit de vloerbedekkingsbranche buitengewone productensceneringen die met de trend van de individualisering spelen. In ‘Living Spaces’ gaat het om inspirerende ruimten en lifestyle-werelden. Onder de aanduiding ‘NuThinkers’ presenteren studerende en jonge designers onconventionele ontwerpen met nieuwe perspectieven op de wereld van de ruimtelijke vormgeving. En bij ‘Art & Interaction’ zorgen objecten uit kunst en design met interactieve en multimediale ensceneringen voor zintuiglijke ervaringen van het thema Unique Youniverse. Om een hoge kwaliteit van de ensceneringen te waarborgen, beslist een commissie van experts onder voorzitterschap van Peter Ippolito van Büro Ippolito Fleitz Group uit Stuttgart, welke ingezonden ideeën en designs op het speciale expositie-oppervlak worden getoond.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Nieuw en anders denken zit de „NuThinkers“ in het bloed. Tot de frisse ideeën van de jonge vormgevers behoren onder andere een nieuwe soort vloerverwarming, geïnspireerd door de warmteregulering van reptielen, een zelf rijdende en zelf schilderende robot die met penseelstreken individuele vloeren vormgeeft en virtual reality software die met behulp van lichaamsbewegingen ruimten kan creëren. OMLIJSTEND PROGRAMMA

Voor nog meer inspiratie zorgen afwisselende presentaties rondom het kernthema Unique Youniverse. Tot de sprekers behoren befaamde architecten zoals Jürgen Mayer H. van J.MAYER.H und Partner, Architekten MBB uit Berlijn, Andreas Krawczyk, van NKBAK uit Frankfurt/ Main, Chris Middleton van Kinzo uit Berlijn, de designer Werner Aisslinger van Studio Aisslinger uit Berlijn, de oprichters van spannende start-ups en jonge designers. Dagelijks staan drie impulspresentaties met een aansluitende gespreksronde op het podium van ‘Framing Trends’ in hal 9 op het programma. Daarbij wordt gesproken over actuele en innovatieve projecten en ideeën op het gebied van architectuur en design. Centraal staan de thema's ‘Modulair design: individueel versus serieel?’, ‘Nieuwe unicaten: handgemaakt versus digitaal?’ en ‘Retail interactive: virtueel versus reëel?’. Het inrichten met behulp van virtual reality zal in hal 9 een spannend thema zijn. Spoedig zal virtual reality tot veranderingen leiden in de manier waarop we inkopen, we de wereld waarnemen en we ons gedragen in netwerken.

17 <

Een perfecte koffiespecialiteit voor uw gasten en medewerkers. Met één druk op de knop!

De nieuwe X8 van JURA is speciaal ontwikkeld voor professioneel gebruik op kantoorlocaties waar dagelijks zo’n 80 koppen koffie worden geserveerd. Met 21 programmeerbare specialiteiten, voor individueel koffiegenot met één druk op de knop. De koffiemachines uit deze serie kenmerken zich door hoge capaciteit, flexibiliteit en intuïtief gebruik. JURA - If you love coffee

Neem contact met ons op en informeer welke koffiemachine het meest geschikt is voor uw bedrijf: JURA Nederland BV | Koraalrood 141 | 2718 SB Zoetermeer Tel: (079) 33 00 796 | sales@juraprofessional.nl | www.juraprofessional.nl

Gezocht. Gevonden. Gekleurde en neonetiketten van HERMA Sterke signaalfunctie voor hoge attentiewaarde

hoge atte ntiewaarde veelzijdig

Gekleurde en neonetiketten maken attent op gevaren, acties of producten en zorgen voor overzicht en orde. Veelzijdig toe te passen in kantoor, magazijn en logistiek. Goed hechtend op alle oppervlakken. Voor laserprinters en kopieermachines.

www.herma.nl

O F F I C E I N S P I R AT I E

Bas van der Veldt, CEO AFAS:

’Een goede kop koffie, daar begint het mee!’ “Wanneer mijn medewerkers met plezier naar hun werk gaan, zullen zij dit uitstralen naar hun werkomgeving. Collega’s en klanten zullen direct of indirect merken dat iemand positief in zijn omgeving staat. Natuurlijk willen wij onze klanten optimaal tevredenstellen, maar daarom staan in onze organisatie eigenlijk niet de klanten, maar de medewerkers op nummer één. Als zij niet lekker in hun vel zitten, dan kunnen zij niet goed presteren voor onze klanten, wat kan leiden tot ontevredenheid.”

an het woord is Bas van der Veldt, algemeen directeur (CEO) en tevens het boegbeeld van AFAS Software gevestigd in Leusden. Bas is op jonge leeftijd begonnen bij AFAS en tijdens zijn studie Bedrijfsinformatie Systemen aan de Universiteit van Amsterdam heeft hij zich de ICT-wereld eigen gemaakt. Begonnen als Productmanager heeft hij zich binnen het bedrijf in no-time ontwikkeld tot Directeur Productdevelopment, waarbij hij verantwoordelijk was voor de ontwikkeling van alle Profit-producten. Sinds 2008 is Bas CEO van AFAS en eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het bedrijf.

kunt drinken, is er iets mis; niet alleen met het koffieapparaat, maar ook met de organisatie. Goede koffie zorgt immers voor een tevreden werknemer en een goede atmosfeer. Ik kom regelmatig bij vooraanstaande bedrijven die mij ontvangen met een plastic bekertje bruine derrie, die ik met poedermelk en roerstaafje mag proberen op smaak te brengen. Dat is altijd een onmogelijke opgave! Slechte koffie zegt in mijn optiek iets over de bedrijfsethiek van een onderneming. Los van het feit dat het gebruik van plastic koffiebekers niet getuigt van milieubewust ondernemerschap, is voor mij een droevig bakkie koffie een synoniem voor hoe een onderneming zich profileert en wat er speelt in een bedrijf. Wanneer je verwacht van je medewerkers dat zij zich optimaal inzetten voor jouw bedrijf, moet je als werkgever ook een behoorlijke kop koffie schenken. Met een goede kop koffie ontstaat een positieve sfeer op elke werkvloer. Niet alleen de klant, of de directeur zelf, maar juist ook het personeel verdient daarom koffie (en voor de liefhebber ook thee) van fatsoenlijke, goede kwaliteit.” Bas van der Veldt (1976) is een veelgevraagd spreker en een echte ICT-kenner en staat altijd open voor vragen en suggesties. Hij geeft regelmatig pittige presentaties waarbij hij de aanwezigen én zichzelf een spiegel voorhoudt. Met zijn scherpe spraak en zijn revolutionaire

BEDRIJFSETHIEK

toekomstvisie weet hij menig heilig huisje omver te schoppen op het

“Het begint bij een goede kop koffie,” is Bas van mening. “Wanneer je op je werk niet een fatsoenlijke kop koffie

gebied van ICT, Enterprise Resource Planning (ERP), Marketing, EHRM, Innovatie en Leiderschap.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

19 <

O F F I C E N I EU W S

Konica Minolta toont kantoor van de toekomst in nieuw experience centre Konica Minolta heeft The Hub geopend, een experience centre in Amsterdam waar technologieën worden getoond die het kantoor van de toekomst optimaliseren. Verschillende oplossingen die Konica Minolta in de nabije toekomst op de markt zal brengen, kunnen in The Hub worden bekeken en uitgeprobeerd. Gezichtsherkenning, voorspellende softwareoplossingen en slimme Internet of Things-systemen zijn slechts een paar van

HSM Securio met IntelligentDrive: innovatief en comfortabel De drie datavernietigers van de HSM SECURIO Professional-serie kenmerken zich door geruisarme werking en perfect afgestemd snijwerk voor constant hoge snijprestaties. Door de grote opvangvolumes is het ledigen van vernietigd materiaal tot het minimum beperkt en zijn daardoor uiterst geschikt voor grotere werkgroepen tot en met circa 15 personen. Het innova-

de innovatieve antwoorden op de verande-

tieve aandrijvings- en bedieningsconcept IntelligentDrive biedt, afhankelijk

rende eisen van de arbeidsmarkt. Hierbij een

van de ingestelde bedrijfsmodus, een tot wel 40 % hogere doorvoercapaci-

greep uit de oplossingen die in The Hub te

teit of werkt tot 30 % geruislozer dan de voorgaande modellen. Totaal staan

vinden zijn. Zo is het mogelijk om kennis te

drie verschillende bedrijfsmodi ter beschikking, „Silent“ voor een bijzon-

maken met ALICE, de virtuele receptionist

der geruisarme werking – een groot voordeel in grotere kantoorruimtes,

die lobby’s en kantoren beheert en gasten

„Standard“ met optimale doorvoercapaciteit bij gering geruisverwerking en

kan ontvangen. Verder laat Konica Minolta

„Performance“ voor een maximale snij- en doorvoercapaciteit De natuurlijke

in samenwerking met MOBOTIX AG moge-

bediening en meertalige menuwijzer vindt plaats via een hoge resolutie 4,3”

lijkheden zien voor intelligente IP-video-

tiptoetsdisplay met veegfunctie. Daar worden relevante informaties zoals

oplossingen binnen het bedrijfsleven.

bedrijfscyclus en toestandsmeldingen aangegeven. Voor energiebesparing zorgen stand-by en afschakelings-automatiek. www.hsm.eu

WMF 1100 S: de Office All-Star

Dé compacte, professionele koffiemachine voor kantoren De WMF 1100 S is compact en biedt desondanks een grote verscheidenheid aan koffiespecialiteiten, op basis van verse bonen. Het is een professionele koffiemachine, speciaal ontwikkeld voor uw kantoor en gegarandeerd een slimme investering met betrekking tot smaak, duurzaamheid en kwaliteit.

Beoordeel de Office All-Star op www.dein-bueromotor.com/nl

OFFICE DUURZA AM

Drentea krijgt geen gelijk in kort geding circulaire aanbesteding Rijk

Gunning blijft bij Gispen en Rohde+Grahl

Drentea heeft het kort geding over de circulaire aanbesteding van de rijksoverheid verloren. De Drentse kantoormeubelfabrikant heeft het kort geding tegen Rijkswaterstaat aangespannen omdat zij de gunningsbeslissing in de ´circulaire aanbesteding´van het Rijk aanvocht. De rechter heeft bepaald dat de gunning aan Gispen en Rohde+Grahl op de juiste wijze tot stand is gekomen, en wijst het gevorderde van Drentea af. Tekst Emiel te Walvaart

et kort geding was gericht op de vraag of de eis betreffende het gebruik van duurzaam hout een uitvoeringseis was of een criterium dat in de beoordeling van de inschrijvingen moest worden meegenomen. De rechter oordeelde dat het een eis was die pas op de uitvoering van toepassing is. “Dit leidt ertoe dat voorlopig dient te worden uitgegaan van de juistheid van de verklaring van de winnaars dat zij aan deze eis zullen voldoen”, aldus de rechtbank CIRCULARITEIT

De uitspraak van de rechter betekent dat de gunning voor levering van circulaire kantoorinrichting bij Gispen en Rohde+Grahl blijft. Circulariteit was een belangrijk uitgangspunt. Duurzaamheid, levensduurverlenging, waardebehoud en het voorkomen van afval staan centraal binnen het partnership. De aanbesteding betreft stoelen, tafels en kasten voor 100.000 werkplekken. Gispen en Rohde+Grahl gaan het kantoormeubilair verzorgen voor alle ministeries (FM Haaglanden), Dienst Justitiële Inrichtingen en het Openbaar Ministerie. Ook andere overheidinstanties gaan gebruik maken van dit nieuwe contract, waaronder de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), de Onderwijsraad, het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) en de Raad voor de Kinderbescherming. De samen-

werking start per direct en heeft een looptijd van tien jaar. KOPPOSITIE

Het aanbestedingscontract bestaat voor een groot deel uit diensten in plaats van producten. De focus komt meer te liggen op het revitaliseren en hergebruiken van kantoormeubilair. Walter Mineur, directeur Rohde & Grahl: “Wij vinden het belangrijk kansen te scheppen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In onze eigen productielocaties wordt hier al invulling aan gegeven. Deze aanbesteding biedt ons de mogelijkheid dit fors uit te breiden”. Rohde & Grahl is voor de opdracht een strategische samenwerking aangegaan met Alvero, dat is gespecialiseerd in logistieke dienstverlening en meubelmanagement. Maurits van Berckel, commercieel directeur van Gispen: “We kijken enorm uit naar de samenwerking. Gispen werkt volgens de circulaire principes. Niet alleen samen met onze partners en leveranciers. Maar ook met opdrachtgevers zoals het Rijk werken we aan een nieuwe, verbeterde kringloop want alleen gezamenlijk kunnen we onze circulaire ambities écht waarmaken. Met een circulair project van deze orde bevestigt Nederland haar koppositie op dit gebied.” DUURZAAM HOUT

“Een kort geding aanspannen is voor Drentea echt ongebruikelijk. Vandaar

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

een toelichting: Drentea schreef in op de opdracht voor levering van circulair kantoormeubilair, 10 jaar lang, aan alle Ministeries en overheden. De aanbesteding werd uitgeschreven door Rijkswaterstaat en is volgens hen de meest circulaire en duurzame aanbesteding ooit”, aldus directeur Bert Top van Drentea. Volgens hem voldeed Drentea bij het inleveren van de offertes aan alle eisen, ook die van duurzaam hout. “Echter tijdens de gunning bleek dat Rijkswaterstaat gekozen had voor twee bedrijven die niet gecertificeerd waren voor Duurzaam Hout. Dit terwijl Rijkswaterstaat stelt dat het de eisen aan materialen juist enorm belangrijk vindt. Drentea was verbaasd over de beslissing van Rijkswaterstaat en dus werden er vragen gesteld. Inhoudelijke antwoorden bleven uit en de enige manier om antwoorden hierover te krijgen van Rijkswaterstaat was het aanspannen van een kort geding.” VERBAASD

De rechter stelt in de uitspraak dat alle eisen die in de aanbesteding stonden uitvoeringseisen zijn en dat Rijkswaterstaat het niet hoefde te controleren bij gunning. “Met andere woorden, ieder bedrijf mag in vervolg in zijn offerte stellen dat hij aan alle eisen voldoet, dan afwachten tot men de order krijgt en als die dan komt, pas actie ondernemen om aan de eisen te voldoen. Ik ben verbaasd.” Top vervolgt: “Opdrachtgevers zijn ook niet gebaat bij deze rechterlijke uitspraak; iedereen mag blijkbaar van alles verklaren bij het inleveren van een offerte om zo de hoogste score te behalen. En dus is alles onder voorbehoud. Wel zijn we blij dat door dit kort geding beide gegunde bedrijven inmiddels overgegaan zijn tot certificering van duurzaam hout. Hebben we de wereld toch een beetje beter gemaakt.”

21 <

O F F I C E H E A LT H

22 >

Is flexwerken passé? Er is de afgelopen tijd weer ruim aandacht voor flexwerken in de media. Met flexwerken bedoelen we tijd-, plaatsen apparaat onafhankelijk werken (TPAW) in combinatie met een meer open, vaak activity based, werkomgeving op kantoor. De strekking van de verhalen is tegenwoordig kritischer dan een aantal jaar geleden, toen flexwerken beloftevol gepresenteerd werd en zich mocht verheugen op een meer positieve pers. Is er een omslagpunt bereikt? Is flexwerken ineens passé? Of ligt het genuanceerder?

RECENT IN DE MEDIA

Peter de Waard van de Volkskrant schreef een column met als titel “Zijn de voordelen van thuiswerken een grote leugen?” Hij wijst op het terugkomen van grote multinationals op ingezet thuiswerkbeleid. Neem bijvoorbeeld IBM . Daar werkte 40% van de 380.000 medewerkers gedeeltelijk of soms helemaal thuis. Na 21 kwartalen van opeenvolgende dalende winsten maakte het management daar een eind aan. Iedereen weer naar

kantoor. Thuiswerken gaat, aldus de ICT-gigant die paradoxaal genoeg software maakt om te werken waar je maar wilt, ten koste van samenwerking en werktempo. Jan Gerard Hoendervanger en Gerry Hofkamp laten in de M&O van augustus zien dat activiteitgerelateerd werken weerbarstige materie is. Het concept heeft alleen kans van slagen als het werkproces echt leidend is bij het werkplekontwerp en men veel aandacht schenkt aan de implementatie. Promovenda Christina Wessels van de Rotterdam School of Management ziet wel kansen voor de activity-based workplace, maar alleen als organisatie en medewerkers veel energie steken in het ontwikkelen van een nieuwe werkmodus in de wezenlijk andere werkconstellatie. Als CfPB deden we ook een duit in het zakje. In artikelen in AD en NRC wijzen we er op dat veronderstelde voordelen als betere interactie en hogere individuele productiviteit doorgaans niet optreden, terwijl nadelen als minder privacy, concentratieproblemen, geluidsoverlast vrijwel altijd opspelen. Daarbij matcht flexwerken niet met de structuurbehoefte van veel medewerkers.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

wikkeld over het hedendaagse kantoor. Deze kennis wordt echter nog weinig gebruikt om de praktijk te versterken. Op het vlak van de fysieke werkomgeving gaat het vooral om de volgende zaken: - Te grote nadruk op openheid, vaak in combinatie met onvoldoende aandacht voor akoestiek, waardoor (geconcentreerd) individueel werk in het gedrang komt. - Onvoldoende ruimtelijke, akoestische en visuele scheiding van plekken die voor verschillende activiteiten zijn bedoeld, waardoor deze elkaar hinderen. - Te weinig concentratieplekken, die bovendien vaak ongeschikt zijn voor langdurig of frequent gebruik. - Te krappe verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal werkplekken (‘flexfactor’), waardoor men op zoek moet naar een vrije plek, in plaats van te kunnen kiezen voor de meest geschikte plek.

KANTOOROMGEVINGEN DIE MINDER BOTSEN MET MENSELIJK GEDRAG

Langzaamaan zien we een beweging waarin het kostenmotief niet meer de eerste prioriteit heeft. Organisaties beginnen na te denken over kantooromgevingen die meerwaarde hebben en minder botsen met menselijk gedrag. Op basis van de nu geïmplementeerde cases ontstaat steeds meer het beeld dat flexwerken, het nieuwe werken of hoe je het noemt, niet de gehoopte succesformule is. Terug naar het cellenkantoor is voor de meeste organisaties toch ook geen optie. Dat is gedateerd, past niet bij het hedendaagse digitaal werken, de nieuwe kantoorinrichting helpt om het hokjesdenken terug te dringen. De hamvraag die op tafel ligt, is welk type flexwerkomgeving wel werkt, en wat je moet doen om deze goed werkend te krijgen. ONDERZOEK GEEFT RICHTING

Zoals Hoendervanger en Hofkamp in M&O opmerken, is al veel kennis ont-

Daarnaast worden de gedrags- en cultuurveranderingen die noodzakelijk zijn onderschat. Flexibel werken vraagt om ander gedrag en een aangepaste mindset van medewerkers en hun managers. Dat klinkt gemakkelijk, maar het aanleren van nieuwe gewoonten is geen sinecure. Om dat te bereiken zijn een duidelijke visie (waarom stappen we over op flexwerken) en een stevige implementatieinspanning nodig, inclusief ruimte voor medewerkers om te onderzoeken welke werkstijl hen het beste past in de nieuwe werkomgeving.

Vierde onderdeel betreft het aanpassen van de organisatie op de nieuwe manier van werken: meer autonomie voor de medewerkers, anders leidinggeven, invoeren van outputsturing, TPAW incorporeren in bestaande werkprocessen, maatregelen om de teamcohesie te behouden. KLAAR VOOR DE TOEKOMST

Deze ingrediënten, afgepast op wat een organisatie en zijn medewerkers aankunnen, bepalen of er een gezond en smakelijk resultaat geserveerd wordt. Bereidingstijd is er, dit doe je niet ‘effe’, wat je wel van het verandering van de fysieke omgeving kunt zeggen, dat is relatief gemakkelijk. Eenmaal genuttigd kan vastgesteld worden of de resultaten goed zijn. We weten dat smaken verschillen, dus wat ‘goed’ is kan nogal uiteenlopen. Niet alleen tussen mensen, maar ook in periodes waarin organisaties functioneren. En kantoorconcepten ontwikkelen zich. De evolutie daarvan voorspellen is moeilijk, maar het gaat steeds weer om de aanpassing aan mens en organisatie. Dit is zowel een ontwerp- als een evaluatieopgave die pleit voor intense samenwerking tussen eindgebruikers, organisatieontwerpers, kantoorontwerpers en onderzoekers. Auteurs: Marc d’Ancona - PR en informatiebeheer Center for People and Buildings. Wim Pullen Directeur Center for People and Buildings

i Jan Gerard Hoendervanger en Gerry Hofkamp, (2017) Het hedendaagse kantoor; De praktijk en haar blinde vlekken, M&O,3,4 pp 49-64

ii Wessels, C. (2017). Flexible Working Practices:

Een derde onderdeel waar het geregeld aan schort is de ICT. Die moet 100% in orde zijn. In onze CfPB-onderzoeken blijkt dat het hier vrijwel altijd aan schort. Daarbij gaat het om zaken als snel kunnen inloggen, op afstand dezelfde ICT-ondersteuning als op kantoor, een stabiele ICT-omgeving, de juiste devices, shareware die virtueel samenwerken ondersteunt. Hickups in de ICT demotiveren en zetten de productiviteit onder druk. Of zoals Neil Usher het op de jaarlijkse Workplace Trends conferentie oktober jl. in Londen zei: “You can still work in an awful workplace with great technology, but not the other way around, which is why there is no excuse for not getting your technology right.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

How Employees Can Reap the Benefits for Engagement and Performance (No. EPS-2017-418-LIS). ERIM Ph.D. Series Research in Management.

Het Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat zich richt op de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Het CfPB verzamelt, ontwikkelt en ontsluit kennis over huisvestingsvraagstukken. Deze kennis helpt organisaties om evidence based keuzes te maken over de nieuwe werkomgeving en het proces op weg daar naartoe.

23 <

De meerwaarde van een goede bureaustoel 24 >

Zitten is het nieuwe roken, zit-sta werkplekken, bewegend zitten, circulaire inrichting. De rol van de(bureau)stoel staat in het brandpunt. Hoe spelen stoelenleveranciers in op items als duurzaamheid, circulaire economie, vitaliteit en ergonomie? Wat zijn de laatste trends? Manfred Jansen van Köhl en Goos Vollema van Gispen aan het woord. Tekst Emiel te Walvaart Doordat de negatieve effecten van zitten zo in het nieuws komen, is de bureaustoel de dupe.

Manfred Jansen (Manager Nederland bij Köhl): “Door de extra aandacht worden gebruikers en bedrijven zich weer juist extra bewust van de effecten van lang zitten en de meerwaarde van een goede bureaustoel. Producenten van ergonomische bureaustoelen investeren zeer veel geld in de ontwikkeling van noviteiten om bureaustoelen beter aan te laten sluiten aan de behoeften van de gebruikers. In plaats van de race naar de bodem qua prijs wordt er juist weer meer aandacht besteed aan de toegevoegde waarde van de bureaustoel en de betekenis ervan op het welzijn van de gebruiker. De trend is duidelijk meer beweging en minder stilstaan/zitten. Het gaat om het activeren van de grote spieren van het lichaam, daar past het bewegen tijdens het zitten, zoals bijvoorbeeld met de Air Seat van Köhl, dan ook helemaal in.” Goos Vollema (productmanager Seating van Gispen): “Juist doordat de negatieve effecten in het nieuws komen

krijgt de bureaustoel eindelijk de aandacht die het verdient. Al vele jaren worden er door veel producenten als Gispen goed instelbare bureaustoelen gemaakt. De gebruiker heeft vaak geen interesse in de instelmogelijkheden van de stoel totdat er lichamelijke klachten ontstaan. Ook de variatie in werkhoudingen word vaak niet gezocht, waardoor de zitklachten kunnen ontstaan. De extra aandacht kan er juist voor zorgen dat de bestaande stoelen goed gebruikt gaan worden of dat er nieuwe bureaustoelen aangeschaft worden met een goede bijbehorende zitinstructie.” Het belang van een goede bureaustoel wordt nog te weinig erkend door werkgevers.

Jansen: “Gelukkig is het bewustzijn zich aan het veranderen. De crisis is voorbij en bedrijven durven langzaam weer meer te investeren. Het vinden van het juiste personeel wordt in sommige bedrijfstakken al veel lastiger, dus ontstaat er een noodzaak om de inrichting op te waarderen en de medewerkers gezond en fit te houden. De bureaustoel maakt natuurlijk geen deel uit van het strategische inkoopbeleid, maar de loonkosten van medewerkers bedragen wel ruwweg 80-85% van het totale kostenplaatje binnen organisaties. Het is geen hogere wiskunde om te zien dat een bijdrage aan het goed functioneren en gezond houden van de medewerkers een groot effect heeft.” Vollema: “Veel bureaustoelen lijken op elkaar en glim-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

men in de showroom. Het is dan verleidelijk om te kiezen voor de goedkoopste. Een goed advies met daaraan gekoppeld een proefperiode kan teleurstellingen voorkomen. Worden er wel goed instelbare bureaustoelen aangeschaft dan ontbreekt het vaak aan de begeleiding en instructie bij de ingebruikneming van de stoelen. Iedere werknemer heeft het druk met zijn of haar dagelijkse werkzaamheden. Het verdiepen in de mogelijkheden van de bureaustoel en het juiste gebruik ervan is niet iets wat dan de grootste prioriteit heeft bij een medewerker. Een werkgever kan denken dat door de aanschaf van goede stoelen voldaan is aan zijn verplichting als goede werkgever. Echter als een medewerker niet weet hoe de stoel werkt en hoe deze goed ingesteld kan worden kan je dat hem of haar niet kwalijk nemen. Gispen biedt daarom de dienst Ergonomisch Advies. Hierbij geven we instructie op locatie aan groepen en individueel. Op deze manier haalt iedereen het meeste rendement uit de investering in de goede bureaustoelen.”

Gispen Triennial Work Triennial Work combineert het comfort van een bureaustoel met de uitstraling van een designstoel. Het meest opvallende kenmerk is de kuip die bestaat uit twee gestoffeerde delen. Het ‘losse’ kussen in de rug sluit perfect aan op de zitting.Door naar eigen smaak kleuren en stoffen te combineren, krijgt de stoel een persoonlijk tintje. De kruisvoet is verrijdbaar en voorzien van een gasveer waarmee de stoel simpel in

Wordt er bij de ontwikkeling van de (bureau)stoel ingespeeld op de circulaire economie?

Jansen: “We zitten met elkaar in een transitieperiode van recyclebaarheid naar (bijna) volledige C2C. We zijn nog lang niet waar wij als gehele industrie willen zijn. Er valt over dit onderwerp veel te vertellen en het is natuurlijk van essentieel belang dat er vooraf wordt nagedacht over wat er achteraf met de materialen gebeurt en hoe deze weer maximaal te gebruiken zijn. Maar heel veel milieuwinst is juist te behalen door een stoel te ontwikkelen voor een langere levensduur. Indien een stoel twee keer zolang mee gaat, bespaart dit veel grondstoffen en energie. Mocht er iets kapot gaan gedurende het gebruik van de stoel, dan dient dit specifieke onderdeel eenvoudig en snel vervangen te kunnen worden zonder speciaal gereedschap of mensen. Hiermee worden de totale kosten (in geld, milieu en energie) gedurende de levensduur van de stoel laag gehouden.” Vollema: “De circulaire economie is voor Gispen al langere tijd een belangrijk uitgangspunt bij het ontwikkelen van nieuwe producten, dus ook bij bureaustoelen. Bij het ontwikkelen van bureaustoelen kijken we sterk naar het gebruikte materiaal, de hoeveel materiaal en vooral ook hoe we de levensduur van de stoelen zolang mogelijk kunnen laten zijn. Door goed onderhoud en een modulaire opbouw van de stoelen kunnen wij zorgen voor lang gebruik, zowel door de eerste gebruiker als ook door de daarop volgende klanten. Ook het revitaliseren van bestaande bureaustoelen door Gispen van zowel Gispenstoelen als van andere merken draagt bij aan het langer gebruik van de stoelen. Op deze manier zorgen wij voor een circulaire economie.” Wat is belangrijker? Ergonomie of duurzaamheid?

hoogte verstelbaar is. Met een gestoffeerde armlegger zorgt u voor extra comfort.

Modulair en circulair Het modulaire systeem zorgt ervoor dat alle onderdelen onderling uitwisselbaar zijn. Hierdoor kunt u alle stoelen uit de serie flexibel gebruiken. We kunnen zelfs op locatie onderdelen wisselen en bijvoorbeeld van een vergaderstoel in een handomdraai een barkruk maken. Bij het ontwerp van Triennial is al rekening gehouden met retourname en hergebruik van onderdelen en materialen. U krijgt 100% inruilgarantie; Gispen neemt de verantwoordelijkheid voor de gehele levensduur. Bekijk alle Triennial modellen op www.gispen.com

25 <

Gispen Zinn Gispen Zinn bureaustoel, ontworpen door Justus Kolberg, heeft een slim Autofit mechanisme maar toch weinig knoppen voor het snel instellen van goed zitcomfort. Zinn stimuleert bewegend zitten. Daarnaast is het een elegante bureaustoel die door de vormgeving breed inzetbaar is. Alle techniek is optisch verborgen en fraai geïntegreerd. De stoel is geschikt voor 98% van de mensen door het Dynamic Synchroonmechanisme. Deze techniek stimuleert op natuurlijke manier bewegend zitten en volgt elke veranderingen van houding en biedt steun in iedere positie. De uitgekiende verhouding tussen zitting,

Jansen: “Het is volgens mij, voor een zichzelf verantwoordelijke organisatie, niet mogelijk om deze waarden los van elkaar te zien. Ergonomie en duurzaamheid zijn beide even belangrijk. Binnen het kader van technische mogelijkheden en strategische keuzes dient iedere organisatie voor zich een afweging te maken. De ene organisatie ontwikkelt speciaal stoelen die aan de minimale eisen voldoen voor grote tenders op basis van de tech-

rug en de flexibele, meebewegende rugleuning geven direct comfort. Hij is leverbaar in 2 uitvoeringen. Een NEN EN 1335 en een NPR uitvoering en kan in verschillende kleuren en afwerkingen worden geleverd. De Zinn-collectie bestaat verder uit (stapelbare) vergaderstoelen met een 4-poot of sledeframe. Alle modellen worden uitgevoerd met netweave rug en gestoffeerde zitting. www.gispen.com

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

Meer bewegen

nische vereisten van de NPR 1813, andere organisatie ontwikkelen stoelen met een echte meerwaarde voor de gebruikers. Zolang aanbestedingen op de huidige manier worden geschreven en de NPR 1813 als soort van heilige graal wordt gezien, zal duurzaamheid meer bepalend zijn voor de ontwikkeling van een stoel dan de ergonomische meerwaarde, omdat de technische mogelijkheden om een stoel te bouwen door de vereisten van de NPR worden beperkt.” Vollema: “De bureaustoel wordt gemaakt en aangeschaft om zo goed en lang mogelijk ergonomisch verantwoord te werken. Door gebruik te maken van goede kwaliteit materialen en een slimme modulaire constructie kan dit prima hand in hand opgaan. Een belangrijke rol is weggelegd voor de leverancier en de werkgever om te zorgen dat de werknemer weet wat de stoel kan bieden aan goede instelmogelijkheden en deze ook goed gebruikt.”

tijdens het dagelijks zitten Bewegen is gezond, dat is bekend. Nu blijkt uit onderzoek dat langdurig stilzitten behoorlijke gezondheidsrisico’s met zich meebrengt. Om de risico’s te minimaliseren AirSeat mit schwarzem Logo.indd 1

03.11.17 15:16

dient u zoveel mogelijk in beweging

te blijven op kantoor. Dit betekent de zitpositie regelmatig wisselen. En dat functioneert per direct met de nieuwe KÖHL® AIR SEAT geheel automatisch! Het in het kussen geïntegreerde 2-kamer luchtsysteem is door het gepatenteerde ventiel individueel instelbaar. Hierdoor beweegt de gebruiker zacht heen en weer, zonder te grote schommelingen. Door deze microbewegingen worden de dieper liggende spieren getraind en de tussenwervelschijven voorzien met voedingsstoffen en zuurstof. Hierdoor voorkomt men rugpijn en promoot de gebruiker zijn gezondheid en

Wat zijn de laatste trends in het segment van (bureau)stoelen?

26 >

Jansen: “De laatste trend is meer bewegen tijdens het zitten. Mensen kunnen niet de hele dag staan, maar wel de hele dag zitten. Indien mensen zitten, laat ze dan zoveel mogelijk bewegen. Vele fabrikanten hebben een oplossing bedacht in het mechaniek van de stoel. Wij hebben er als fabrikant voor gekozen om te werken met microbewegingen in het kussen. De reden is eigenlijk eenvoudig. Er zijn te veel gebruikers die het niks vinden om te bewegen (misselijk, zeeziek). Daarom laten we ze bewegen zonder dat ze het merken. Tevens vinden rugpatiënten grote zijwaartse schommelingen niet fijn. Het kussen is instelbaar qua hoeveelheid lucht en daarmee de hardheid. Tevens is het kussen zonder speciaal gereedschap monteerbaar of vervangbaar.” Vollema: “Gemak met betrekking tot het instellen van de stoelen. Dus liever een autofit mechanisme dat de tegendruk van het bewegingsmechanisme automatisch aanpast aan de gebruiker dan veel knoppen. Comfort bij het zitten omdat we steeds langer zitten doordat we meer en meer met de computer doen. Uiteraard past een zit/sta bureau hier ook prima bij als goede combinatie voor een werkplek.

welzijn. De KÖHL® AIR SEAT is voor €95 als optie toepasbaar op onder andere. de ANTEO®, ANTEO® ALU SELLEO®, en MULTIPLO® van KÖHL. Het kan eenvoudig worden geplaatst op bestaande stoelen en heeft 5 jaar garantie.

Design van de stoel krijgt weer aandacht. Nu het economisch beter gaat mag een stoel weer mooi zijn en meer kosten dan een aantal jaren geleden. De circulaire economie zorgt voor een betere bewustwording van de impact van de productie en het gebruik van de bureaustoelen.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E CO LU M N

Veel poetsen maar ook lullen In mijn vorige column heb ik u kort meegenomen door de relevantie van gebouwen in de transitie naar een circulaire economie. Grote programma’s worden opgetuigd en iedereen heeft het erover. Maar wat gebeurd er nu daadwerkelijk? Helaas is mijn constatering dat het nog steeds goed zoeken is naar voorbeeldprojecten en met name naar partijen met een bouw- of inrichtingsopgave die echt stappen durven te zetten richting een circulair gebouw. Ondanks talloze nationale en regionale initiatieven (het zijn er meer dan 70 zag ik laatst op een lijstje) zijn we nog vooral veel aan het lullen en wordt er nog te weinig gepoetst. Het moet allemaal veel sneller, grootschaliger en grondiger willen we circulaire gebouwen echt de standaard laten worden. Maar ik ben een optimist en zie gelukkig veel organisaties en ondernemers die wel hun nek uit willen steken en de eerste pioniers hebben gebouwen opgeleverd. Plug in City in Eindhoven, Het Hof van Cartesius in Utrecht, Circl en een tijdelijke rechtbank in Amsterdam zijn zo een paar voorbeel-

den van de eerste pioniers. Maar ook in Duiven, Venlo en

op Park 2020 zijn inmiddels wijze lessen geleerd en ik doe waarschijnlijk een aantal projecten tekort. Één van de belangrijke sleutels voor opschaling daarbij is dat we al die mooie successen op een slimme manier aan elkaar weten te verbinden. Van losstaande innovatie projecten en successen naar innovatienetwerken die echt een volgende stap kunnen betekenen in het groter maken van een circulaire bouw economie. Daar ligt een belangrijke opgave voor iedereen die zich momenteel stort op dit onderwerp. En daar is leiderschap voor nodig. Veel poetsen maar ook lullen dus.

Pieter van den Herik Programmamanager Circulaire economie en Klimaat MVO Nederland

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

Hard- en software voor aansluiting op de digitale wereld 28 >

Document Management in het kleinere MKB Ook de kleinere organisaties ontkomen niet meer aan de overstap van de papieren naar de digitale werkomgeving. Daarbij moeten belangrijke keuzes worden gemaakt. Tekst Hans-Erik de Kruyff

ermen als Document Management (DMS), Enterprise Content Management (ECM) en Enterprise Information Management (EIM) associëren de meesten onder ons toch veelal met grote bedrijven, in het bijzonder met de succesvolle multinationals die kosten noch moeite besparen om altijd en overal over de juiste informatie te kunnen beschikken. Maar wat te doen als je leiding geeft aan een onderneming die tot het kleinere MKB wordt gerekend, met pakweg twintig medewerk(st) ers. Die relatief kleine onderneming is wel ‘documentintensief’: denk aan makelaars, notarissen, hypotheekadviseurs, administratiekantoren enzovoorts. Om het ingewikkeld te maken heeft deze kleine onderneming

ook nog twee of drie vestigingen en de medewerkers willen/moeten ook thuis of onderweg kunnen werken. Waar moet je dan als ondernemer op letten en waar kom je terecht? KEUZES MAKEN

De eerste vraag die rijst is: begin je aan de softwarekant of juist bij de hardware. Dit land telt vele ontwikkelaars en leveranciers van voortreffelijke software voor DMS en ECM, zoals Circle Software, Decos en Expansion. Aan de hardwarekant is een zo mogelijk nóg grotere verscheidenheid van aanbieders te vinden. Zij komen regelmatig met interessante ontwikkelingen. Neem bijvoorbeeld DocuShare Flex van Xerox, een cloud-oplossing voor content management ten behoeve van de digitale werkplek. Of de Enterprise Content Management oplossingen van Konica Minolta. Allebei zijn boeiend, maar wellicht een tikkeltje te hoog gegrepen voor onze kleinere MKB'er?

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

DIGITALISERING

Er zijn ook hardwareleveranciers die uitstekende apparatuur en software bieden voor het digitaliseren van papieren documenten, om vervolgens praktisch alles wat met DMS, ECM en EIM te maken heeft aan anderen over te laten. Zij leggen de basis voor de mogelijkheden van digitaal werken. Onder meer Brother en Epson (met haar Document Capture Suite) behoren tot deze categorie. En dan is er nog een tussencategorie die zowel hardware als documentmanagementsoftware levert, vaak ook afgestemd op het (kleinere) MKB. Daaronder zijn Kyocera, OKI en Ricoh. Hoe pakken zij dit aan? KYOCERA

Kyocera heeft scanoplossingen die direct op bedrijfsapplicaties aansluiten, zoals die van Unit4, Afas en Raet. Daarnaast

Tim Leenders (OKI): 'Van belang is dat van meet af aan de medewerkers bij de veranderingen betrokken worden'

heeft Kyocera haar Workflow Manager suite met modulaire systemen voor documentmanagement. Deze modulen zijn gericht op contract management, procurement management, human resources en sales & distribution. Zij kunnen zowel afzonderlijk als gecombineerd worden ingezet en zij kunnen ook gefaseerd worden ingevoerd. Op die manier kan een organisatie geleidelijk overstappen van de papieren naar de digitale wereld. OKI

Bij OKI hamert men op een goede voorbereiding op de switch naar de digitale werkomgeving. “Die overgang is onvermijdelijk, al is het alleen maar omdat banken, leveranciers en instanties als de KvK, het CBS en de Belastingdienst de toelevering van gegevens in digitale vorm vereisen,” stelt Tim Leenders, marketing manager bij OKI Benelux. “Zeker ook in het kleinere MKB dringen wij steeds aan op een ‘nulmeting’ om te bepalen waar de organisatie op dát moment staat, en pas van daar uit zoeken

we naar de juiste oplossingen. Daarbij spelen ook vragen als welke documenten of taken gaan we digitaliseren en welke software is in deze specifieke omgeving de juiste. Bovendien besteden wij extra aandacht aan de beveiliging van de documentomgeving; een thema dat steeds meer aandacht verdient. Van belang is ook dat van meet af aan de medewerkers bij de veranderingen betrokken worden, anders wordt het nooit een succes.” OKI heeft haar ‘Smart Solutions’ voor uiteenlopende documentoplossingen. Daaronder is het Sendys DMS, dat kan worden aangeduid als een ‘licht’ documentmanagementsysteem voor het kleinere MKB. RICOH

Johan Kennis, manager product marketing bij Ricoh, is eveneens stellig over de start van een DMS-project: “Zorg ervoor dat je iemand in huis haalt die thuis is op het snijvlak van ICT en bedrijfsvoering. Het kleinere MKB heeft vaak geen eigen ICT-afdeling, dus zul je de expertise ergens anders vandaan moeten halen. Wij kunnen die expertise leveren, maar als die ergens anders vandaan komt, is het ook goed. Als het maar gebeurt!” Ricoh is één van de grootste spelers ter wereld op het gebied van documentensystemen en biedt dan ook oplossingen voor nagenoeg alle vraagstukken rond documentmanagement, ook in het kleinere MKB.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Niet dat Ricoh alles zelf ontwikkelt: de onderneming integreert graag softwareoplossingen van anderen die hun waarde in de praktijk hebben bewezen. Daarvoor zijn koppelingen met bijvoorbeeld financiële en HR-pakketten voorhanden, zowel voor in-house oplossingen als voor de cloud-varianten. “Vooral de jonge kleine MKB-ers kiezen terecht voor cloudoplossingen als het gaat om onder meer kantoorpakketten, human resources, financiële pakketten en eventuele sectorgerichte software,” vervolgt Johan Kennis. “En dat is begrijpelijk, want op die manier ontlopen zij een hoop latente ICT-problemen. Tegelijkertijd vormen de cloudoplossingen een prima basis voor online samenwerken met klanten en leveranciers en voor het plaatsen tijdonafhankelijk laten werken van mensen.” SCANNING

Opmerkelijk is dat zowel Kennis als Leenders van mening zijn dat de scanwerkzaamheden, die onvermijdelijk aan het ‘digitale kantoor’ verbonden zijn, tegenwoordig heel goed door de scanner van de multifunctionals kunnen worden waargenomen. Alleen voor het bulkwerk (zoals het digitaliseren van bestaande papieren archieven) en voor specifieke taken, waaronder het ‘intelligent’ inscannen van facturen in geautomatiseerde controle- en betaalprocedures, zijn volgens hen nog ‘dedicated’ scanners nodig.

29 <

O F F I C E S M A RT

Toshiba Tec sfeerbeeld

Opinies van hardware- ĂŠn softwareleveranciers OKI en Toshiba Tec

30 >

Document Management Systemen in 5 stellingen Office Magazine poneerde vijf stellingen die door DMSleveranciers OKI en Toshiba Tec werden becommentarieerd. Tekst Hans-Erik de Kruyff

r zijn nieuwe ontwikkelingen gaande die documentmanagementsystemen (DMS) opnieuw in de spotlights plaatsen. Zo zijn er nu ook diverse systemen die heel goed inzetbaar zijn in kleine bedrijven en instellingen. En er is Europese wetgeving op komst die ervoor zorgt dat nagenoeg iedere organisatie welhaast genoodzaakt is een DMS in gebruik te nemen om aan de vereisten rond databescherming te kunnen voldoen. Office Magazine vatte de ontwikkelingen samen in vijf stellingen en legde die voor aan Tim Leenders, Marketing Manager Benelux bij OKI en Rudy Beset, Software & Solutions Manager bij Toshiba Tec.

Stelling 1: Oplossingen voor Document Management kun je zowel vanuit de software als vanuit de hardware â&#x20AC;&#x2DC;aanvliegenâ&#x20AC;&#x2122;. Als klant kun je maar beter bij de leveranciers van DMS-software beginnen. Immers, de leveranciers van hardware (vooral multifunctionals) zijn niet gebaat bij papierloze kantoren. Zij verdienen hun geld aan veel informatie op veel papier. Van scans worden zij niet rijk.

Beset (Toshiba Tec): Leveranciers van multifunctionals zijn al jaren geleden ook de leveranciers geworden van DMS-software. Door hun ervaring in de kantoorautomatisering zijn juist de leveranciers van multifunctionals bij uitstek geschikt een bedrijf te begeleiden bij de implementatie van een DMS-oplossing. Zij weten immers al wat er op het gebied van documentverwerking tot op afdelingsniveau speelt binnen een organisatie, welke documenten belangrijk zijn, welke werkstroom deze documenten door een organisatie afleggen, en wat de juridische status is van de diverse documenten. De komende jaren zullen organisaties te maken hebben met verschillende (papieren en digitale) stromen van informatie en documenten. Het is voor bedrijven een hele opgave deze documentstromen samen te laten komen, op een juiste manier te ontsluiten richting medewerkers en op een juiste manier te beveiligen. Een leverancier die zowel hardware als DMS-software kan leveren en de juiste ervaren consultants in dienst heeft, is de aangewezen leverancier voor een organisatie, omdat deze de klant een visie biedt op een papierloze toekomst. Bij Toshiba hebben we al jaren een software consultancy team dat de inventarisatie, de oplossing en de implementatie kan verzorgen. Hierbij wordt vaak van dezelfde software gebruikgemaakt als de softwareleve-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

ranciers doen, met eenzelfde certificering als AIMM, CDIA+ en de verschillende Microsoft certificaten. Leenders (OKI): Met deze stelling ben ik het niet eens. Iedere printerleverancier is ervan doordrongen dat het aantal prints de komende jaren versneld zal afnemen. Verzet hiertegen is zinloos en alleen wanneer er wordt meebewogen met de huidige ontwikkelingen blijven de hardwarefabrikanten relevant. Hardwareleveranciers zijn juist als geen ander in staat om geïntegreerde oplossingen te implementeren. Goed functionerende hardware blijft de komende jaren, om niet te zeggen decennia, nu eenmaal nog onontbeerlijk. Stelling 2: DMS is alleen economisch verantwoord inzetbaar in document-intensieve middelgrote en grote kantoororganisaties.

Leenders (OKI): Niet mee eens. Wij als OKI zetten met onze ‘in-the-box’ Sendys Explorer suite juist in op kleinere en middelgrote bedrijven en instellingen. Met eenvoudig te installeren en te gebruiken software, zonder additionele kosten, zorgen wij juist voor een zeer laagdrempelige oplossing die door partijen van iedere omvang kan worden ingezet voor het digitaliseren van processen. Leenders (Toshiba Tec): DMS is economisch verantwoord inzetbaar bij alle bedrijven die afhankelijk zijn van de juiste (bedrijfs)informatie op het juiste moment. Uit onderzoeken blijkt dat

binnen een normale kantooromgeving zo’n 20% van de tijd wordt besteed aan het zoeken naar de juiste informatie. Een DMS kan deze zoektijd tot wel 85% reduceren. Hieruit blijkt dat een DMS al snel economisch verantwoord in te zetten is. Toshiba biedt klanten ook de mogelijkheid het DMS systeem te huren voor een vast bedrag per maand. Investeren in licenties en servers is dan niet meer nodig, waardoor een organisatie al vanaf de eerste maand tijd en geld gaat besparen. Stelling 3: DMS is onvermijdelijk geworden voor alle kantoororganisaties, nu steeds meer partijen verlangen dat informatie in digitale vorm wordt uitgewisseld (banken, KvK, Belastingdienst, CBS etc.).

Leenders (Toshiba Tec): Gezien de in mei 2018 van kracht wordende nieuwe Europese wet databescherming (GDPR) zou elk bedrijf en elke instelling bezig moeten zijn met het onder de loep nemen van hun documenten en documentprocessen. Voor het overgrote deel van deze organisaties zal inderdaad de conclusie zijn dat een DMS de enige en economisch meest voordelige manier is om hier invulling aan te geven. Alleen al deze wet zal grote veranderingen met zich meebrengen in de documentprocessen van elke kantooromgeving. Bij Toshiba merken wij dat er op dit moment bijzonder veel vraag is naar onze DMS oplossing DocuWare. De aanleiding is vaak de GDPR wetgeving. Na een gedegen inventarisatie met onze consultants

Rudy Beset, Software & Solutions Manager bij Toshiba Tec.

blijkt dat klanten ook veel tijd (en dus geld) kunnen besparen, informatie beter kunnen terugvinden en klanten beter kunnen voorzien van informatie. Leenders (OKI): Eens met deze stelling. Het beschikbaar hebben van alle documentatie in digitale vorm is niet alleen een juridische verplichting, maar ook onontkoombaar in het licht van het nieuwe werken, waarbij medewerkers op ieder moment van de dag, vanaf iedere device en vanaf iedere locatie toegang wensen te hebben tot alle relevante informatie. Het niet meegaan in deze ontwikkeling heeft onherroepelijk als gevolg dat de snelheid van handelen van organisaties achterblijft en daarmee ook de concurrentiepositie. Stelling 4: Nu de documentmanagementsystemen ‘volwassen’ (grotendeels uitontwikkeld) zijn moeten de leveranciers meer aandacht gaan geven aan de (functionele) begeleiding van beslissers en gebruikers in de klantorganisaties.

Leenders (OKI): Allereerst zijn documentmanagementsystemen nog steeds niet volwassen. Het feit alleen al dat een groot gedeelte van de markt in de veronderstelling verkeert dat dit soort systemen alleen relevant is voor corporate en enterprise-omgevingen geeft aan dat er nog een lange weg te gaan is. Er is niets moeilijker dan het ontwikkelen van systemen die niet gebukt gaan onder hun eigen complexiteit. Daarnaast ben ik het er 100% mee eens dat de ondersteuning

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

31 >

O F F I C E S M A RT

en begeleiding vanuit leveranciers vaak ondermaats is. Op deze manier wordt het volledige potentieel van dit soort systemen niet benut en is het ook aanzienlijk moeilijker om in kleinere omgevingen rendabele oplossingen te implementeren. Beset (Toshiba Tec): Een juiste begeleiding is altijd al een aandachtspunt geweest voor een goede implementatie van een DMS-systeem. Een systeem waar niemand mee om kan gaan, niemand het voordeel van ziet en dat ook nog eens niet volledig inspeelt op de behoeften van de gebruikers, is bij voorbaat gedoemd te mislukken. Onze Toshiba consultants adviseren onze klanten in een vroeg stadium van onderzoek ook een gebruikersgroep in het DMS-project te betrekken, zodat al vanaf de start rekening gehouden kan worden met de input van de gebruikers. Bij de implementatie is het zaak alle gebruikers gefaseerd met het DMS te laten werken. Dit vereist een juiste planning en wijze van training aangeboden door de leverancier. Denk hierbij aan trainingen in kleine groepen, trainingen specifiek per afdeling en speciale trainingen voor beheerders, ICT-afdelingen en key-users die net iets meer kennis nodig hebben van het systeem. Maar ook inloopdagen en enkele dagen nazorg zijn van belang, zodat gebruikers erop kunnen vertrouwen dat ze een aanspreekpunt hebben als ze er even niet uitkomen. Stelling 5: In dit tijdsgewricht met een explosief stijgende vraag naar en aanbod van (digitale) informatie is het raadzaam dat beslissers in kantoororganisaties DMS beschouwen als opstapje naar Enterprise Content Management (voor alle ongestructureerde informatie) en vervolgens naar Enterprise Information Management (inclusief alle gestructureerde informatie).

Beset (Toshiba Tec): Een goed DMS-systeem zou de basis moeten zijn voor alle informatiestromen binnen een organisatie. Beslissers dienen DMS te beschouwen als informatiebron voor medewerkers, bedrijfsprocessen en informatie naar klanten. Een DMS is tegenwoordig al een ECM-systeem. Dit doordat gestructureerde en ongestructureerde informatie opgeslagen kan worden in één systeem. En nog belangrijker, dat informatie gevonden kan worden in één zoekopdracht. Gecombineerd met de juiste ERP-oplossing, dat gebruik maakt van de documenten in de DMS-oplossing, heeft een organisatie een goed en compleet ingericht EIMsysteem. Leenders (OKI): Deze begrippen zijn niets anders dan marketingtermen die een afschrikwekkende uitwerking hebben op een groot gedeelte van alle organisaties, die sterk gebaat zijn bij het op een gestructureerde manier verwerken, opslaan en beschikbaar maken van informatie. Organisaties zouden, met behulp van leveranciers, zelf een duidelijk en toekomstgericht plan moeten opstellen met betrekking tot de stappen die genomen moeten worden om de informatieprocessen te optimaliseren. De wensen, eisen en mogelijkheden van organisaties zijn nu eenmaal zeer gedifferentieerd. Wat willen we binnen een jaar bereiken, wat binnen 3 tot 5 jaar, welke investeringen zijn hiervoor nodig en binnen welke periode gaan we dit terugverdienen? En onder welk kopje dit geschaard moet worden is totaal niet relevant. Voor aanvullende informatie zie www.oki.nl en www.toshibatec.nl

32 >

Tim Leenders, Marketing Manager Benelux bij OKI

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E AC T U EEL

De B2B kantoorvakhandel van 2017

Delo biedt meer Delo werd onlangs uitgroepen tot ‘de beste business to business kantoorvakhandel 2017’. Directeur Haro den Tuinder en Divisiemanager Mark Struik mochten daarop felicitaties ontvangen van talloze klanten en vakgenoten. “Het winnen van de Dealer Award 2017 is een fijne erkenning voor ons bedrijf en geeft ons de bevestiging dat we goed bezig zijn,” glimlacht Haro den Tuinder. Tekst Huug Duin TOTAALPAKKET

Delo is een 100% dochteronderneming van het Udense bedrijf Wiltec, dat van oorsprong toeleverancier is van bedrijven in de spuiterij industrie, automotive en oppervlaktetechniek. Het assortiment van Wiltec werd in de loop der jaren al verbreed met onder meer transportpompen, filtratiemateriaal en persoonlijke beschermingsmiddelen en beroepskleding toen in 2010 Delo werd overgenomen. Sinds 2013 is Delo gevestigd in het pand van Wiltec en met het totaalassortiment biedt het hun klanten het one-stop-shopping voordeel. Mark Struik: “Door de nauwe verbondenheid met Wiltec kunnen we onze klanten naast kantoorartikelen en -meubilair ook

voorzien van bijvoorbeeld bedrijfskleding of veiligheidsartikelen. Het gemak van één totaalleverancier die levert tegen een scherpe prijs, is voor veel bedrijven doorslaggevend om voor ons te kiezen. Voor het brede productenpakket kent elke verkoopdivisie overigens eigen specialisten, zodat de afnemer optimaal wordt geadviseerd over de toepassing en het gebruik ervan. We zijn dus geen dozenschuiver, maar willen altijd toegevoegde waarde bieden!” PERSOONLIJK CONTACT

“Het persoonlijk contact is voor ons van groot belang. We hebben een zeer gebruiksvriendelijke webshop maar ook veel klanten bestellen juist niet online,”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

vertelt Den Tuinder. “We vinden het dan ook heel prettig onze klanten echt te kennen. Op die manier kunnen wij hen optimaal adviseren en door geluiden van de eindgebruikers terug te koppelen aan leveranciers, kunnen we fabrikanten ook weer helpen bij het doorontwikkelen van hun producten.” Struik vult aan: “Het kantoorlandschap verandert snel, ook binnen het MKB. Wij adviseren onze afnemers over nieuwe ontwikkelingen en werken samen met architecten aan vernieuwende projecten. In ons eigen kantoor wordt gewerkt aan zit- / stameubilair om onze ervaring te kunnen delen met de klanten. Op deze manier staan we midden in onze handel.” TROTS

“We zijn sterk in de regio, maar doordat Delo gebruik maakt van het distributienetwerk van Wiltec leveren we ook aan een sterk groeiende groep klanten verspreid over Nederland. De combinatie van de snelle logistiek, het assortiment, de service en het scherpe prijsniveau, heeft ons ongetwijfeld geholpen aan de titel ‘beste business to business kantoorvakhandel 2017’ ”, stelt Den Tuinder tot slot, met gepaste trots. www.delo.nl

33 <

O F F I C E S M A RT

34 >

‘Geluidskwaliteit maakt het verschil tussen effectieve en mislukte virtuele communicatie’ De wereld is onze werkplek. Dit kan alleen bereikt worden met de juiste audio-oplossingen. Wanneer niet de juiste technologie wordt gebruikt voor virtuele communicatie, kan dit de productiviteit schaden, stelt Sennheiser.

amenwerking op de werkplek is de afgelopen jaren radicaal veranderd. Virtuele vergaderingen zijn niet alleen heel gewoon geworden, maar een vitaal onderdeel van hoe we communiceren. Ontwikkelingen op het gebied van audio- en videoconferenties in Unified Communications-omgevingen stellen bedrijven in staat gebruik te maken van teams met deelnemers overal ter wereld. Toch zijn bedrijven soms niet op de hoogte van het belang van geluidskwaliteit om goed te kunnen samenwerken via deze verschillende virtuele conferentiekanalen. ADHOC AUDIOCONFERENTIES

Premium geluidskwaliteit kan zelfs het verschil zijn tussen effectieve en mislukte virtuele communicatie, in het bijzonder binnen verspreide werkomgevingen. In deze globale, op technologie gebaseerde economie is de audioconferentie business as usual geworden voor communicatie op zowel enterpriseniveau als in het MKB.

Maar liefst 65% van alle vergaderingen gebeurt inmiddels via audioconferentie - zonder een videocomponent. Dit heeft zich ontwikkeld tot een trend richting ad-hoc audioconferenties in zogenaamde ‘huddle rooms’ zonder vaste apparatuur, waar gebruik wordt gemaakt van plug & play technologieën. Normaliter gaat het hierbij om twee tot rond de tien deelnemers. En sinds de opkomst van innovatieve op UC-gebaseerde oplossingen kunnen werknemers deelnemen aan audioconferenties of ze nu aan hun bureau zitten of in een vergaderruimte, gebruik maken van geavanceerde headsets waarmee ze probleemloos kunnen communiceren terwijl ze onderweg zijn, in een café zitten of zich op een druk vliegveld zijn, met minimale hinder van omgevingsgeluid of signaalverstoring. De wereld is nu onze werkplek. En dit kan alleen bereikt worden met de juiste audio-oplossingen. Wanneer audioapparatuur ons in de steek laat, kunnen we niet meer voldoen aan de verwachtingen die deze omgevingen en paradigma’s hebben vastgesteld. We hebben allemaal wel eens een simpele vergadering meegemaakt die uiteindelijk vrijwel nutteloos bleek, omdat deelnemers het grootste deel van hun energie moesten steken in het compenseren van de slechte verstaanbaarheid van de rest.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

AUDIOCONFERENTIE Slechte geluidskwaliteit kan uw productiviteit beïnvloeden

HEDENDAAGSE MOBIELE WERKPLEK

Naarmate de werkplek globaler en mobieler wordt, is audioconferentie niet meer weg te denken. Feit: Maar liefst 65% van alle vergaderingen gebeurt inmiddels via audioconferenties, volgens Wainhouse Research.

OP KANTOOR

OP 'VREEMDE' PLEKKEN

ONDERWEG

VERWACHTINGEN vs UITDAGINGEN

De verwachtingen omtrent apparatuur voor audioconferentie zijn hoog. In werkelijkheid zijn er verschillende uitdagingen, die een negatieve invloed kunnen hebben op klantrelaties en productiviteit. 96% vindt dat het starten van een vergadering heel intuïtief zou moeten zijn.

99% verwacht dat de geluidskwaliteit zo goed is als reguliere vergaderingen.

98% verwacht dat het systeem zou moeten werken zonder technische problemen.

SUCCES VAN EEN VIRTUELE VERGADERING

Geluid bepaalt het succes van een virtuele vergadering. Het kan alle zakelijke activiteiten en klantrelaties teniet doen en de interne productiviteit beperken. Tegenvallende geluidskwaliteit in conferentiegesprekken kunnen een negatieve impact hebben op de productiviteit van werknemers vanwege de manier waarop onze hersens informative verwerken. Het brein is heel goed in het verwerken van het geluid dat opgevangen wordt door beide oren. Maar als de input van slechte kwaliteit is, gaat dit ten koste van interpreteerbaarheid van de stimuli. Dergelijke extra mentale belasting kan op de lange termijn een negatieve invloed hebben op concentratie, focus en geheugen, bijdragen aan vermoeidheid en uiteindelijk de productiviteit verminderen. PRODUCTIEVERE OMGEVING

CONNECTIVITEIT

ACHTERGRONDGELUID

GELUIDSVERVORMING

Problemen vanwege hardware, software of internet.

Problemen vanwege rumoerige open kantoren, verkeer en blaffende honden.

Problemen als gekraak, ruis op de lijn, feedback en echo.

SLECHT vs SUPERIEUR GELUID

Wist u dat een slechte geluidskwaliteit een negatieve invloed kan hebben op uw productiviteit, energieniveau en zelfs uw gezondheid?

SLECHTE GELUIDSKWALITEIT

LUISTERINSPANNING

SUPERIEURE GELUIDSKWALITEIT

ENERGIENIVEAU

LUISTERINSPANNING

LUISTERINSPANNING: HOOG ENERGIENIVEAU: LAAG Wanneer de geluidskwaliteit slecht is, gebruiken de hersenen veel energie om te begrijpen wat er gezegd wordt. Er blijft zo minder energie over voor cognitieve verwerking en probleemoplossing.

ENERGIENIVEAU

LUISTERINSPANNING: LAAG ENERGIENIVEAU: HOOG Geluid van hoge kwaliteit zonder vervorming maakt luisteren eenvoudig en legt minder druk op het brein. Zo blijft er meer energie over voor dagelijkse taken en activiteiten.

DE JUISTE GELUIDSOPLOSSING VINDEN

Voor de beste gebruikerservaring en flexibiliteit: Houd rekening met verschillende parameters wanneer u oplossingen kiest als headsets voor persoonlijke communicatie of conferentieapparatuur voor vergaderruimtes.

BEHOEFTEN

INVESTEER IN KWALITEIT

Houd rekening met de behoeften van de gebruiker, IT-infrastructuur en de werkplek.

Kies betrouwbare, superieure audioapparatuur die u de beste return on investment geeft.

GEAVANCEERDE TECHNOLOGIEËN Overweeg geluidsoplossingen met innovatieve technologieën om storend geluid tegen te gaan en te zorgen voor een kristalhelder stemgeluid.

ZORG VOOR FLEXIBILITEIT Zorg voor mobiliteit. Kies oplossingen met meerdere connectiviteitsopties ter ondersteuning van een moderne werkstijl.

ENERGIE HERSTELLEN TUSSEN GESPREKKEN Vergeet niet even te pauzeren tussen gesprekken, zodat u efficiënt en productief blijft.

BEWEEG/STREK

DRINK WATER

NEEM EEN MENTALE PAUZE

HAAL EEN FRISSE NEUS

Bedrijven kunnen dergelijke valkuilen voorkomen en een productievere omgeving creëren door gebruik te maken van geavanceerde audiotechnologie. Om dit te bereiken zouden bedrijven idealiter hun werken collaboratieve omgevingen moeten evalueren alvorens een unified communications-omgeving te implementeren, om vervolgens te bepalen welke geavanceerde oplossingen voldoen aan deze specifieke behoeften. Organisaties moeten de keuze van hun technologie bepalen op basis van die parameters en behoeften. Op het gebied van audio is er simpelweg geen pasklare oplossing. Een kenniswerker in een rumoerige, open kantooromgeving heeft behoefte aan een draadloze headset met active noise cancellation (ANC), zodat omgevingsgeluid geëlimineerd wordt. Hierdoor kunnen zij zich beter concentreren maar blijven ze vrij om zich te verplaatsen. Er zijn grensverleggende ontwikkelingen geweest op dit gebied, waaronder ANC-technologieën als het veelzijdige adaptieve ANC (AANC), waarmee gebruikers zelf het gewenste niveau van active noise cancellation kunnen instellen, in plaats van dat ze ANC alleen maar aan of uit kunnen zetten. Een bureaugebonden werknemer heeft meer aan een bedrade headset met geïntegreerde geluidsonderdrukking. En een mobiele werknemer die afhankelijk is van duidelijke zakelijke communicatie zowel op kantoor als onderweg heeft een flexibele headset nodig, met bijvoorbeeld meerdere microfoons om de kwaliteit van het geluid ook onder moeilijke omstandigheden te garanderen. Conferentie- en speakerphoneoplossingen dienen gekozen te worden op basis van de omvang en het gebruiksscenario van de betreffende vergaderruimte. Een draagbare, flexibele speakerphoneoplossing is vooral geschikt voor kleine totmiddelgrote huddle rooms en vergaderruimtes. Voor grotere vergaderruimtes zijn eenvoudig te configureren, vaste oplossingen voor audioconferentie met meerdere connectiviteitsopties geschikter. Welke apparaten een organisatie ook kiest, ze moeten premium geluidskwaliteit bieden om virtueel vergaderen zo realistisch en productief te maken als een reguliere vergadering en zo te voldoen aan het oorspronkelijke concept achter virtuele samenwerking.

• (http://on.wsj.com/2qVM3Zw) • 155 topmanagers in de V.S., Groot-Brittannië, Duitsland en Singapore werden begin 2016 ondervraagd door marktonderzoeksbedrijf Millward Brown in samenwerking met Sennheiser • https://www.themuse.com/advice/take-tive-51-things-to-do-when-you-need-a-break-at-work • https://www.inc.com/lolly-daskal/need-a-break-52-ways-to-do-it.html

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

35 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

Directeur Wout van Laar

GZ OfficeXperience visualiseert de nieuwste werkprocessen 36 >

GZ OfficeXperience in Zaandam heeft haar onderkomen opnieuw omgetoverd tot een verzamelplaats van belevingswerelden, die zowel realistisch als virtueel zijn te ondergaan. De missie daarbij is het faciliteren van de juiste werken overlegprocessen passend bij de bedrijfscultuur. Directeur Wout van Laar: “Visualiseren is het toverwoord. De klant moet flabbergasted ons pand verlaten.” Tekst Emiel te Walvaart

“

Er zijn nog te veel mensen die kantoorinrichting verkopen”, steekt Wout van Laar van wal. “Vanaf 2005 zijn we een andere weg ingeslagen. We hebben anticyclisch geïnvesteerd in het visualiseren van diverse inrichtingsconcepten en bijbehorende sfeer, ontworpen door onze eigen studio waar meerdere interieurarchitecten dagelijks actief zijn. We hebben we een conceptmatige belevingsomgeving gerealiseerd, ofwel een working showroom. Dit hebben we uitgebouwd met 550 naar totaal zo’n 1.000 vierkante meter working showroom, waar alle werk-, leer- en ontspanningsomgevingen worden beleefd. Daarbij is onze missie om het bedrijfs-DNA naar een inrichtingsconcept om te zetten. Wat je als bedrijf bent, visualiseren we uiteindelijk met de totale inrichting en sfeer ervan.” SCRUMMING

Het gaat echt niet meer alleen om de inrichting, maar vooral om het faciliteren van de juiste werkprocessen. Zo is scrumming een ‘nieuwe’ communicatiemethodiek, een

voor velen nog onbekende vorm van samenwerken en communiceren. En daar springt GZ optimaal op in. “Deze nieuwe werkvorm is een onderdeel van de organisatie. Als opdrachtnemer ga je, soms zelfs samen met de opdrachtgever, een scrumproject opzetten. Het doel is om een inrichtingstraject snel en efficiënt op te leveren.” Als GZ met een klant in zee gaat, geeft het bepaalde garanties af. Van Laar: “We verzekeren hem dat de arbeidsproductiviteit van medewerkers wordt verhoogd en dat het ziekteverzuim wordt verlaagd. Ook belangrijk is dat we het wow-effect creëren bij nieuwe medewerkers, zodat er grote aantrekkingskracht op het bedrijf én de kwaliteit ontstaat.” Van Laar wil de klant aan de voorkant verrassen met nieuwe werkprocessen. “Neem weer als voorbeeld scrumming. We hebben alle werknemers een training aangeboden op het gebied van scrummen. Ik zeg: ‘practise what you preach’. Elke medewerker is afgereisd naar de hei en is getraind door een scrummaster. Zo kunnen we deze werkvorm optimaal integreren bij derden.” KANTOORARTIKELEN 2.0

Volgens Van Laar moet je dergelijke kansen benutten. “Want hoeveel kansen zijn er nog om klanten te trekken? Je kunt je onderscheiden door iets toe te voegen aan het product. Met zo’n scrumruimte heb je een meerwaarde. Ook met kantoorartikelen kun je weer veel doen. Als je de klant voor scrumming kunt interesseren, kun je er een heel scrum-pakket van kantoorartikelen om heen verkopen. We noemen dat kantoorartikelen 2.0.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Alles draait bij GZ om de visualisering van de organisatie en de werkprocessen. “We hebben een verbouwing achter de rug, waarbij nieuwe werkprocessen volop aandacht krijgen. Een van de highlights is de Club | GZ. Dit is een ruimte waar je kunt ontspannen, loungen, ontmoeten, vergaderen, lunchen, flexwerken, presenteren, netwerken, teamwerken of speeddaten. De nieuwe medewerker wil werken waar hij zich senang voelt. Daar presteert hij beter en dat hoeft niet altijd op een traditioneel kantoor. De Club |GZ is zo anders als de kantooromgeving. Je hebt het idee dat je uit bent. Met een eigen gastdame die zorgt voor gezonde voeding voor klant en medewerker, vers uit de eigen tuin. Ook hebben we een open kruidenkasje met kruiden voor bijvoorbeeld verse thee, dit concept hoort ook binnen ons concept, periodiek leveren wij nieuwe kruidenplanten. Ook dit is een soort kantoorartikelen 2.0.” HEALTHY OFFICE

GZ zet hoog in op de ‘healthy office’ en probeert dat over te brengen op zijn klanten. “Verantwoord eten en drinken, bewegend werken in een gezonde omgeving. Je bent een goede werkgever als je deze zaken faciliteert. Dat betaalt zich zeker terug. Je moet zuinig zijn op je medewerkers, ze zijn goud voor je bedrijf.” De projecten die GZ op de rol heeft staan, worden meestal turnkey afgeleverd. “De inrichting is onderdeel van het totaalproject, dat met selectieve partners uit de regio wordt uitgevoerd. We hebben drie interieurarchitecten ter beschikking, de koks van het sterrenrestaurant. Zij staan op het podium en maken vaak met kleine details het grote verschil. Daarnaast hebben we eigen projectmanagers, die gekoppeld zijn aan een consultant. We noemen ze geen accountmanagers meer, omdat ze veel meer doen dan deze ‘traditionele’ functiebenaming. Het projectteam is verantwoordelijk vanaf de offerte tot aan de totale oplevering en nazorg met betrekking tot Arbo regel- en wetgeving.” GZ heeft dan ook een breed pakket producten, diensten en concepten in huis. Om eens wat te noemen: narrowcasting (een vorm van communicatie waarbij publiek op een bepaalde locatie wordt bereikt en geprikkeld door middel van een gesloten netwerk van audiovisuele displays), koffiebeleving met Pertazza, printing en documentmanagement met Kyocera, iCloud-diensten, IoT-spot met werkplekreservering, scrummen, ontwerpstudio, akoestische wanden, stoelencircus (de kunst van goed zitten) en circulaire inrich-

37 <

ting met Gispen. “Dat laatste groeit enorm. Het is een goed concept. We pakken eigenlijk de gouden eitjes uit het assortiment van onze fabrikanten.” VR-BRIL

Van Laar is met recht trots op het vernieuwde onderkomen van GZ. De bezoeker kan zich in allerlei belevingswerelden begeven, weg van de standaardwerkplekken. Het paradepaardje de Club |GZ heeft grote ramen meegekregen, waardoor je uitkijkt op een aantal shops, dat in het pand is gelokaliseerd. Zo is er een pop-up store waar een fabrikant zijn product in the spotlights heeft, in dit geval is het nu de nieuwste meubellijn Parq van Vepa, gecombineerd met de aankleding van Modulyss. Ook is er een accessoire-shop. “We willen die details laten zien die in de realiteit het verschil maken. We nemen de klant altijd mee naar de shop. Die plant,

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

dat kunstobject of die schaal op de kast maakt vaak nou net het verschil. Het toverwoord is visualiseren, beleven. Elke klant moet flabbergasted het pand uitgaan. Het wow-effect dus.” Deze kreet slaak je ook als je de VR-bril opzet, die ter beschikking is van de klant. Je wordt virtueel ondergedompeld in de Club | GZ, die is getekend met auto-CAD. Geen detail ontgaat je op die manier. De klant kan met de bril alvast ronddwalen in zijn toekomstige werkomgeving. Een prachtige tool. Elke klant krijgt aan het eind van het bezoek een USB-stick in de vorm van een sleutel, met hanger, van de Club | GZ mee. “Dit symboliseert vertrouwen en vriendschap. En hopelijk is de sleutel van de club de weg naar succes.”

O F F I C E S M A RT

Vóór 25 mei aanstaande maatregelen treffen 38 >

Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt nieuwe eisen aan documentomgeving Er is nieuwe Europese weten regelgeving van kracht rond het vergaren, verwerken en vooral ook het beschermen van persoonsgebonden gegevens. Dit heeft ingrijpende gevolgen voor de ‘documentenhuishouding’ in praktisch iedere organisatie. Tekst Hans-Erik de Kruyff

agenoeg elk bedrijf en iedere (overheids)instelling heeft ‘ergens’ gegevens van personen opgeslagen. Denk aan e-mailadressen, NAWgegevens en BSN-nummers, maar ook aan bijvoorbeeld registraties omtrent de financiële status of de gezinssamenstelling van relaties, tot en met de juridische of medische dossiers. Met deze constatering heeft vrijwel iedere organisatie te maken met de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), internationaal beter bekend onder de aanduiding General Data Protection Regulation (GDPR). De AVG is formeel al van kracht, in het gehele

EU-gebied, maar organisaties krijgen tot 25 mei 2018 de tijd om hun bedrijfsvoering op de nieuwe wetgeving in te richten. Na die datum volgt serieuze handhaving en riskeert men boetes tot tientallen miljoenen euro’s. Om als bedrijf of instelling aan de wetgeving te kunnen voldoen, is de inrichting van een bedrijfsbreed documentmanagementsysteem praktisch onvermijdelijk. Denk aan de geavanceerde systemen van onder meer Expansion en Decos, maar ook de compactere oplossingen van bijvoorbeeld Kyocera, Canon en Konica Minolta kunnen prima voldoen. In veel gevallen zal er echter (ook) een Enterprise Information Managementsysteem nodig zijn, dat naast de documenten ook de gestructureerde gegevens omvat, zoals die in databases te vinden zijn. VERKRIJGEN, VERWERKEN, BESCHERMEN

Onder de AVG vallen zowel het verkrijgen en verwerken van persoonsgebonden gegevens, als de bescherming van die data. Voor het verkrijgen en verwerken van die

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

gegevens is expliciete toestemming nodig van de eigenaren van de data. Een vooraf ingesteld vinkje is niet meer voldoende en als het om privacygevoelige informatie gaat, is er een uitgebreide, op het bevattingsvermogen van de eigenaren afgestemde toestemmingsprocedure nodig. Verder zijn er aangescherpte regels omtrent bijvoorbeeld het recht van eigenaren om toestemming weer in te trekken en om persoonsgebonden gegevens te verwijderen na gebruik.

Let ook op databases en papieren archieven Het spreekt voor zich dat AVG / GDPR niet alleen voor digitale documenten geldt, maar ook voor gestructureerde bestanden, zoals die in databases te vinden zijn. Voorbeelden zijn (mail)adreslijsten, telefoonnummers en andere klantgegevens. Vaak zijn de diverse bestanden onderling gekoppeld en verweven, zoals bij de bedrijfsbrede applicaties van Accountview, AFAS en Exact. Daarom houden naast de documentenexperts ook de ICT-specialisten zich bezig met de nieuwe Europese wetgeving. Diverse ICTspecialisten, waaronder H&R Automatisering en QNH, bieden een “GDPR Compliance Check” aan waarmee kantoororganisaties snel kunnen nagaan wat zij nog moeten doen om aan de weten regelgeving te gaan voldoen. Ook papieren documenten kunnen persoonsgebonden gegevens bevatten en vallen

Daarnaast omvat de wetgeving regels voor het beschermen van opgeslagen persoonsgebonden data. Wie bijvoorbeeld aantoonbaar onvoldoende maatregelen treft om hackers buiten de deur te hou-

dan ook eveneens onder de nieuwe wetgeving. Acco Brands heeft hieraan een whitepaper gewijd. Een belangrijk aspect is in dit verband de keuze van de papiervernietiger, die aangepast moet zijn aan de aard van de te vernietigen documenten. Soms volstaat het in stroken snijden van documenten, maar bij medische dossiers is destructie tot in onherkenbare partikels noodzakelijk.

“Organisaties krijgen tot 25 mei 2018 de tijd om hun bedrijfsvoering op de nieuwe wetgeving in te richten.”

den, kan torenhoge boetes tegemoetzien. Dit geldt ook voor degenen die onbeschermde Usb-sticks of notebooks laten stelen. De datalekken, die daarvan het gevolg kunnen zijn, moeten binnen drie dagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, die vervolgens verdere maatregelen treft.

39 <

TRANSPARANTE PROCESSEN

Voor veruit de meeste organisaties is het niet mogelijk om aan de AVG / GDPR weten regelgeving te voldoen zonder de inzet van een adequaat documentmanagementsysteem (DMS). In het algemeen geldt dat een DMS voor ordelijke opslag van informatie zorgt, waarbij dossiers compleet zijn en onmiddellijk kunnen worden opgevraagd, vanaf in principe iedere locatie met internettoegang. Daarmee bespaart men tijd en kosten, terwijl de dienstverlening op een hoger plan wordt getild. Maar zonder aanvullende maatregelen brengt een dergelijke oplossing ook gevaren met zich mee, zoals het ontstaan van datalekken. Om ‘compliant’ te kunnen werken zal het DMS dan ook tal van extra voorzieningen nodig hebben, te beginnen met een degelijk autorisatiesysteem dat regelt wie waar toegang heeft tot welke

informatie. Dit systeem komt bovenop de strakke beveiligingen tegen internetbedreigingen van buitenaf, zoals hacking en malware. Verder zal er een uitgebreid systeem moeten komen voor het bijhouden van de autorisaties van de eigenaren van data, inclusief een effectief versiebeheer. Bovendien zal in digitale logboeken moeten worden bijgehouden wie op welk moment veranderingen in de data heeft doorgevoerd. Alle processen rond het verkrijgen, verwerken en opslaan van persoonsgebonden data zullen volkomen transparant moeten worden. Inherent aan de nieuwe AVG / GDPR weten regelgeving is de uitvoering van de Persoonlijke Impact Analyse, die nauwgezet in beeld brengt aan welke eisen de individuele organisatie moet voldoen op het vlak

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

van persoonsgebonden gegevens. In het verlengde hiervan is er ook een nieuwe functie ontstaan, namelijk de Functionaris Gegevensbescherming, ofwel de Data Protection Officer. Deze adviseert de organisatie hoe om te gaan met de persoonsgebonden gegevens. In diverse situaties zijn de adviezen van deze functionaris zelfs verplicht, zoals in geval van medische en strafrechtelijke persoonsgegevens en bij het monitoren van internetbezoeken. Er zijn nog enkele maanden te gaan tot aan de start van de handhaving van de AVG / GDPR, maar veel bedrijven en instellingen zullen die tijd ook hard nodig hebben voor inventarisaties en de feitelijke veranderingen in de organisatie. Kortom, wacht niet langer en onderneem actie.

O F F I C E H E A LT H

40 >

Deugdelijke akoestiek verbetert werkklimaat Akoestiek is een belangrijk facet van de kantooromgeving. Een deugdelijke akoestiek verbetert het werkklimaat en leidt tot een gezonder, vitaler kantoor. De achtergrond van akoestiek nader beschouwd. Tekst Theo Wubbolts

en verbreiding van geluid in die ruimte’. Zo kennen we de akoestiek in de concertzaal, in de gotische kathedraal, maar ook in de kantooromgeving. We spreken dus van akoestiek zodra een ruimte een afgesloten geheel is. LICHT VERSUS GELUID

ven een recapitulatie: “Experts op het gebied van akoestiek maken gewoonlijk onderscheid tussen geluidsisolatie en geluidsabsorptie. Je kunt een ruimte isoleren door wanden te plaatsen, maar als die wanden van glas zijn of een ander hard en glad materiaal, dan heeft dat een contraproductief effect. De geluiden worden dan namelijk net zo hard teruggekaatst, wat de conversatie heel moeilijk maakt. Harde vloeren hebben hetzelfde effect: ze kaatsten het geluid terug. En loopgeluiden zijn bij een harde vloer veel storender dan bij tapijt. Zachte vloeren absorberen geluiden, die worden niet teruggekaatst maar als het ware opgenomen in de vezels.” Tot zover het citaat. Allemaal waar wat hier wordt beschreven, maar laten we eerst het begrip akoestiek even verklaren. De Van Dale schrijft: ‘Akoestiek is de eigenschap van een ruimte met betrekking tot de voortplanting

Hoewel licht en geluid natuurkundig gezien niet met elkaar vergeleken kunnen – mogen – worden, is het voor de beeldvorming wel handig. Stel je voor dat de wanden van een kamer of kantoor zouden bestaan uit spiegels. Dus de wanden én het plafond én de vloer. Als we daar dan een lichtbron plaatsen, zien we ontelbaar veel lichtbronnen. Het wordt nog erger als we er nog meer lichtbronnen bij plaatsen. Je kunt je voorstellen wat dát dan voor resultaat oplevert. Interieurontwerpers laten het dan ook wel uit hun hoofd om die spiegels te gaan plaatsen want het zou een onwerkbare omgeving worden. Maar nu komt het. Omdat we geluid niet kunnen zien, nemen we ook maar even voor het gemak aan dat het zich in een ruimte niet zo gedraagt als licht. Een misvatting! Stel de wanden én het plafond én de vloer zijn van harde dus reflecterende materialen – wat ze in 99% van de gevallen zijn – dan gedragen ze zich als spiegels voor het geluid en wordt elke stem een aantal stemmen en

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

meer stemmen daar weer het veelvoud van. Het gevolg is dat de werkvloer een kakofonie wordt en er geen telefoongesprek of een collegiaal overleg mogelijk is. De tekstverstaanbaarheid komt in het gedrang en het werkklimaat is niet optimaal om maar te zwijgen dat de resultaten achteruit zullen gaan enkel omdat de akoestiek niet deugt.

‘Meer of minder complexe problemen zijn te verhelpen door een galmmeting te doen’

VERSTAANBAARHEID

Laten we nu maar eens een aantal mogelijk voorkomende en herkenbare problemen benoemen. Neem die eerder genoemde tekstverstaanbaarheid. Kun je een telefoongesprek voeren terwijl je collega’s aan het praten zijn aan het tegen-

over liggende of nabij gelegen bureau? Of neem de (on)mogelijkheid je te kunnen concentreren. Raak je geïrriteerd als het lijkt of iedereen door elkaar zit te praten? Of – het tegenover gestelde – dat je niet kunt horen wat er aan de andere kant van de vergadertafel wordt gezegd? De oplossing voor de tekstverstaanbaarheid aan je bureau is vrij eenvoudig te realiseren door bijvoorbeeld het plaatsen van absorberende panelen op de rand of op de scheidslijn van de bureaus. Deze hoeven niet hoog te zijn waardoor het menselijk contact verloren gaat, meestal volstaat een hoogte van plusminus 30 centimeter. Dit en andere wellicht meer complexe problemen zijn te verhelpen door een galmmeting te doen, waardoor duidelijk wordt in welk gedeelte van het frequentiespectrum zich de manco’s voordoen of waar de energetische waarde(s) te hoog zijn. Een deskundige op het gebied van akoestiek kan dat vrij gemakkelijk bepalen met behulp van een meetmicrofoon en een computerprogramma dat de meting analyseert.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

GALM

Een te grote nagalmtijd in de ruimte waar gewerkt wordt is ook buitengewoon vervelend en nadelig voor de prestaties op de werkvloer. Je hoort je collega’s van alle kanten komen om maar te zwijgen over je eigen stemgeluid. In de ideale situatie ligt de nagalmtijd, dat is de tijd dat het geluid uitsterft tot 60dB onder het oorspronkelijke niveau, op ongeveer 0,5 tot 1,0 seconden. (Zie www.greten.nl/zaalenruimteakoestiek) De oplossing voor dit probleem moet worden gezocht in het aanbrengen van dempingsmateriaal dat op veel verschillende manieren en plaatsen aangebracht kan worden. Te denken is aan zogenaamde plafondeilanden of designpanelen waarop op doorlatend doekmateriaal een of meerdere afbeeldingen naar keuze aangebracht kunnen worden. Achter zo’n designpaneel wordt het dempende materiaal aangebracht, waardoor het een lust voor het oog wordt, zonder dat je in de gaten hebt dat het een belangrijke functie heeft: namelijk het werkklimaat verbeteren!

41 <

Werkruimte is ook leefruimte

42 >

Kantoortuin: afschaffen of koesteren? Er gaan steeds meer stemmen op tegen het concept van het open office, de kantoortuin. Reden voor de groeiende weerstand tegen deze vorm van kantoorinrichting is dat de ‘bewoners’ meer last van elkaar hebben dan dat ze er voordeel van ondervinden. Sommigen beweren zelfs dat dit één van de redenen is waarom het thuiswerken zo populair is kunnen worden. Maar de laatste tijd wordt het belang van samenwerken, collaboration, door een toenemend aantal organisaties onderkend, en gestimuleerd. Betekent dit een renaissance van de kantoortuin? Tekst Hans Hooft

egin augustus dit jaar verscheen in het Silicon Valley Business Journal een artikel waarin werd gesuggereerd dat enkele hooggeplaatste medewerkers van Apple op zijn zachtst gezegd niet zo blij waren met hun nieuwe kantoor. De werkplekken in dat

futuristische complex bestonden voornamelijk uit lange tafels waaraan de techneuten samen moesten werken met collega’s, in plaats van in de welbekende ‘cubicles’ of kamers. Er werd zelfs gesuggereerd dat sommige belangrijke teams al hadden gevraagd om een aparte werkruimte. Nu is Apple natuurlijk een bedrijf dat wereldwijd behoort tot de belangrijkste trendsetters. En trendsetters hebben volgers; hoe groter het succes van de starter, hoe meer volgers. Want iedereen wil toch geassocieerd worden met een succesvolle onderneming? Beter goed gejat dan slecht bedacht, en misschien werkt dat concept ook wel voor onze club… GARAGEBOX

Op die manier is ook de kantoortuin ontstaan: bij startups. Want die beginnende ondernemers hebben geen grote kantoorpanden tot hun beschikking: ze beginnen op de zolderkamer, de kelder, of in een garagebox. Genoeg voorbeelden van dit soort starters die nu miljardenbedrijven runnen, inclusief enorme kantoorkolossen. Maar toen ze nog eenmanszaken waren en langzaamaan groeiden en dus mensen moesten aannemen, was er nog geen kapitaal om een ‘echt’ kantoor te huren, en dus werd er in de zolderkamer/kelder/ garagebox een lange tafel neergezet die fungeerde als bureau en werkplek voor meerdere gebruikers. Bijkomend voordeel was dat er snel geschakeld kon worden, goed kon worden samengewerkt, en nieuwe

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E K A N TO O R I N R I C H T I N G

ideeën direct konden worden besproken. Naarmate de organisatie groeide, werd het concept van het open office gehandhaafd, zij het op grotere schaal. FOUT

Maar zoals met elke trend schoot het de verkeerde kant op: teveel mensen in één ruimte die verschillende taken moesten verrichten, dat moest een keer fout gaan. Juist dat verschil in de taken zorgt voor het probleem: als iedereen hetzelfde moet doen, hoeft er geen probleem te zijn. Tenminste, als er geen eigen initiatief van de medewerker wordt gevraagd, of opperste concentratie. Met andere woorden: dom, repetitief en dus geestdodend werk. Dankzij de opkomst van de automatisering en de computer is er – gelukkig – weinig meer van dat soort werk. Dat heeft tot gevolg dat we bij het werk dat we doen, onze gedachten erbij moeten houden, ons moeten concentreren. En juist dat is moeilijk in een kantoortuin. Want de ene collega is aan het bellen, de andere in geanimeerd gesprek met een derde (over voetbal, relaties of misschien wel werkgerelateerd), de volgende wil een belangrijk rapport doornemen en weer een ander is juist een rapport aan het opstellen op de pc. En dat allemaal in dezelfde ruimte, op slechts enkele meters van elkaar. APARTE RUIMTES

met de trend van meer transparantie: laat zien welke waarde jij toevoegt aan de werkstromen. PRIVACY

Het is echter wel duidelijk dat hoewel je ze steeds meer ziet, de open plan kantoren niet geschikt zijn voor elke organisatie, of medewerker. Sommige mensen koesteren hun privacy. Sommigen van ons zijn introvert, en het kost deze mensen veel moeite om constant veel anderen om zich heen te hebben. Mensen met een korte concentratiespanne kunnen snel afgeleid zijn in zo’n drukke omgeving. Als lezen, schrijven en nadenken tot je taken behoren, is dat moeilijk te doen in een kantoortuin. Als je taken ook inhouden het voeren van moeilijke, persoonlijke of vertrouwelijke gesprekken zoals in HR of in een juridische, (geestelijke) gezondheidszorg of anderszins privacy-gevoelige omgeving, dan is de directe nabijheid van collega’s niet echt wenselijk, of zelfs ethisch verantwoord. EIGEN OPLOSSING

Het is dan ook niet verwonderlijk dat je in een kantoortuin veel mensen ziet die een eigen oplossing hebben gevonden voor het krijgen van rust of privacy: ze zetten hoofdtelefoons op met muziek, of gewoon om het omgevingsgeluid

De werkplek van elke medewerker moet volgens de arbowet minstens 4m2 bedragen, maar zoals we allemaal weten, draagt geluid wel wat verder dan dat. Moeten de medewerkers dan verder van elkaar gaan zitten, of zelfs in aparte ruimtes? Maar hoe zit het dan met die waardevolle samenwerking? Want Mark Palmquist constateerde vorig jaar al in een blog op Strategy+Business (www. strategy-business.com) dat er onder de (Amerikaanse) bedrijven de opvatting heerste dat ‘Out of sight means out of mind’, ofwel als je elkaar niet meer kunt zien, denk je ook niet meer aan elkaar. En weg is de samenwerking. Terwijl we juist in een wereld leven waarin collaboration voorop staat. Het letterlijk doorbreken van muren verbetert de communicatie en zorgt voor minder hiërarchie, één van de speerpunten van Het Nieuwe Werken, weet u nog? De chef/manager kreeg een plek tussen het ‘gewone volk’, in plaats van een eigen kantoorruimte. Dat heeft ook te maken

te dempen. In plaats van rechtstreeks gesprekken aan te gaan met collega’s, communiceren ze via e-mail of Whatsapp. In sommige kantoortuinen is het muisstil – maar alleen omdat iedereen zich in zijn eigen wereldje bevindt. Als ze iets belangrijks moeten doen wat meer privacy vereist (privé- of zakelijk belletje), dan doen ze dat in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte, of op de gang… Of de kantoortuin zo snel mogelijk moet worden afgeschaft, of dat het juist dé oplossing is voor een organisatie om het samenwerken te stimuleren, dat moet iedere onderneming voor zichzelf vaststellen. Als de leidinggevenden merken dat steeds meer van hun medewerkers liever elders werken dan op kantoor, dan is er duidelijk is niet goed aan de inrichting. De techniek maakt samenwerken op afstand heel goed mogelijk, maar het directe contact is van onschatbare waarde voor het samen werken, het gevoel ergens bij te horen en het samen nastreven van een gezamenlijk doel. Maar het laat onverlet dat afstand, privacy, soms ook heel bevorderlijk kan zijn voor de creativiteit én de productiviteit van mensen…

43 <

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E B O P AWA R DS

Amsterdam Arena bruist tijdens uitreiking BOP Awards 2017

En de winnaar is……

44 >

Tijdens de Office Innovation Da, medio oktober, in de Amsterdam Arena zijn de Benelux Office Products Awards en nieuwe Dealer Awards uitgereikt. De winnaars in 16 productcategorieën lieten zien dat er nog steeds veel innovatie is in de office-branche. Ook de drie winnende vakhandels gaven blijk van een gedreven ondernemersgeest in de branche.

office rukt ook op. Maar ook in het traditionele segment is er nog volop ontwikkeling. Zo was er de Vpaper van Peleman, die ervoor zorgt dat documenten perfect openliggen, zodat ze gemakkelijk te lezen zijn en erop geschreven kan worden. Of de Dual Brush Pen van Tombow, met zowel een fijne punt als een penseel- en kwastpunt, in de hobbyen creatieve sector. Zelfs de aloude Pritt-rollers kregen handige, technische vernieuwingen.

Alweer voor de dertiende keer werden de Benelux Office Products Awards uitgereikt. Door de jaren heen vond het event op verschillende locaties en in allerlei formats plaats. Deze keer was de feestelijke avond onderdeel van het nieuwe event Office Innovation Day, een samenwerking tussen Novaka en KBM. De entourage was een sfeervolle zaal in de toplocatie Amsterdam (Johan Cruyff) Arena. Net als vorig jaar leidde Jeroen Smits, onder andere bekend van 'Ondernemen doen we zo' op RTL7 en 'Alles over Wonen' op SBS6, de aanwezigen met veel elan en een kwinkslag hier en daar door de avond. Het was recorddruk met een kleine 180 branchegenoten uit alle geledingen, zoals vakhandel, distributie, leveranciers en fabrikanten.

Een echte aanwinst waren de Dealer Awards, waarnaar elke aanwezige vol verwachting naar uitkeek. Het leverde een prachtig trio winnaars op in de categorieën B2C, B2B en Online. Paagman kwam uit de envelop bij B2C. “Paagman is al lang een voorbeeld in de branche, met name de consumentgerichte tak. Daarbij geeft Fabian Paagman zijn bedrijf een gezicht, met een positieve en dynamische uitstraling, die op het hele bedrijf afstraalt”, luidde een deel van het oordeel van de jury. De B2B-vakhandel van het jaar is Delo uit Uden. “Een van huis uit kleine vakhandel die in alle stilte werkt aan een indrukwekkende expansie. Dat is in het kort de reden voor Delo om hier als winnaar te staan”, stelt de jury. Bij Online kwam Discount Office als winnaar uit de bus. “In het online geweld is het niet eenvoudig om als oorspronkelijk traditionele kantoorvakhandel boven te komen drijven. Het is slechts enkele spelers uit de oude economie écht goed gelukt. En Discount Office is daar wel een meer dan goed voorbeeld van.”

GEZONDE KANTOOR

Uit de 55 nominees werden uiteindelijke 16 winnaars bekendgemaakt. Nieuwe categorieën waren Healthy Work Equipment en Facility Products, een blauwdruk van waar de markt naartoe beweegt. Zowel leveranciers als vakhandel spelen in op het vitale, gezonde kantoor en het belang van ergonomie. Het zit-sta bureau van BakkerElhuizen was een goede winnaar, maar het was heel close in deze categorie. Bij Facility Product trok GoBright aan het langste eind. Een online platform, waarmee je eenvoudig een beschikbare en passende ruimte zoekt en reserveert. De smart

De uitreiking van de BOP Awards was weer een groot succes. Het geeft de branche een herkenbaar gezicht naar de buitenwacht. We moeten niet te bescheiden zijn over al deze mooie producten van winnaars en genomineerden. Daar mogen we juist met alle recht trots op zijn.

Gold Partner:

Silver Partner:

SANDER IS EEN WINNAAR Dit is Sander Vleugelhof. Sander heeft een BOP-award gewonnen. En drinkt zijn koﬀie zwart, het liefst van Nespresso. Hoe we dat weten? Simpel. Door op het goede moment de juiste vragen te stellen was Sander bereid ons alles te vertellen. Sindsdien stemt Propellor de webshop af op Sander’s voorkeur. Met een persoonlijke homepage suggestieve Work Smarten - Feel Goodzoekresultaten. Met een individueel aanbod en relevante acties. Wilt u uw klanten ook beter leren kennen? Bel dan 020 - 6 71 71 71 en vraag naar Ralph Nijs.

Propellor ∙ Pilotenstraat 43 bg ∙ Amsterdam ∙ 020 - 6 71 71 71 ∙ info@propellor.eu ∙ www.propellor.eu

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E B O P AWA R DS

De winnaars

Computer Accessories VeriMarkâ&#x201E;˘ Fingerprint Key, ACCO Brands Benelux B.V. Robert de Vries

Tablet & Smartphone Accessories Tablet Holder Table, Durable Nederland BV Marco van Helten

Writing, Drawing and Paper Instruments ABT Dual Brush Pen, Tombow Eric Sevriens

45 >

Office Interior

Mobiel Glassboard, Legamaster International B.V. Leo Wieling

Office Machines

DYMO MobileLabeler, Newell Brands

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Office Seating

Anteo Alu met Air Seat, KĂ&#x2013;HL GmbH Manfred Janssen

O F F I C E B O P AWA R DS

Office Products

Vpaper, Peleman Industries NV Luc Augustinus

Visual Communication Products

Healthy Work Equipment

Stationery Products

Design Award

Sharp Huddle-display (de PN40TC1), Sharp Electronics Benelux Ronald Huijbregts

IQ Sit-Stand Desk, BakkerElkhuizen Niek Nendels

46 >

SOHO Products

edding 8180 stickerverwijderaar, edding Eric Sevriens

Pritt nieuwe rollers assortiment, Henkel Raymond Bourgonje

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Dynamostol Incharge Flex, Ergonomie Specialist Pascal Schmeitz

O F F I C E B O P AWA R DS

E-commerce Platform Propellor, Propellor Ralph Nijs

Best Performing Product trodat Professional™ 4.0, Trodat Benelux BV Tim Batens

Marketing Awards

Libelle Zomerweek 2017, edding Benelux B.V. Eric Sevriens

Facility Products BrightBooking, GoBright Wietse Hagoort

De vakhandels van het jaar 2017

Categorie B2C

Paagman André van Raam en Robert Conijn

Categorie Online Discount Office

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

47 <

Categorie B2B Delo Haro den Tuinder

Hoog of laag? Allebei! 48 >

Mensen zijn ontworpen voor beweging. Daarom is teveel zitten per definitie slecht voor ons. Uit diverse onderzoeken blijkt dat afwisselend staand en zittend werken de productiviteit verhoogt en de bloedsomloop stimuleert, wat discomfort vermindert. Zit-statafels worden daarom steeds populairder in de werkomgevingen. Het concept is eenvoudig: door het beperken van de tijd die je tijdens de werkdag zittend doorbrengt, kun je een aantal potentiële risico’s voor je gezondheid verkleinen. Met een zit-statafel kun je daarnaast ook je toetsenbord en monitor op de juiste, ergonomisch verantwoorde hoogte brengen (zie ook kader).

botten : je lichaam produceert niet de chemische stoffen die nodig zijn voor het verwerken van suikers en vetten, en je bloedsomloop verslechtert. Je botten en spieren vormen een reactief systeem voor je lichaam dat wil bewegen en wil reageren op krachten van buitenaf. Bovendien moeten je spieren regelmatig aanspannen om gezonde functies en de productie van chemische stoffen te ondersteunen. Teveel zitten verhoogt de kans op diabetes, hart- en vaatziektes en trombose. Uit onderzoek is gebleken dat mensen die veel zitten een 54% hogere kans lopen op een hartaanval. Mannen die meer dan zes uur per dag zitten hebben een 20% hoger sterfcijfer, voor vrouwen is dat zelfs 40%. Als je per week meer dan 23 uur zit, heb je 64% meer kans op een hartaandoening. Helaas zorgt regelmatig bewegen (dat aanbevolen half uur per dag, of uurtje per week sporten in de gym) niet voor een positieve tegenwerking van de effecten van lang zitten – al is in feite elk bewegen aan te raden. Maar de enige manier om de negatieve impact van teveel zitten te verminderen of te elimineren is: niet doen. Voor de meeste mensen zal het afwisselend zittend en staand werken dat realiseren. Daarom is een zit-statafel uitermate nuttig.

RISICO’S VAN TEVEEL ZITTEN

VOORDELEN

Je hoort het weer overal: ‘zitten is het nieuwe roken’. In dat mantra zit in zoverre een kern van waarheid dat de gemiddelde mens een te groot deel van de dag zittend doorbrengt. En elke ergonoom zal je vertellen dat de mens niet gemaakt is om te zitten. Maar moeten we dan de hele dag blijven staan, totdat we eindelijk naar bed kunnen en gaan liggen? Dat langdurig staan is niet bepaald goed voor de spieren en gewrichten, zo roepen die zelfde ergonomen. Maar wat dan? Gewoon: afwisselend zitten en staan! Tekst Hans Hooft

Het mag inmiddels bekend zijn: teveel en te lang zitten zorgt voor problemen met je stofwisseling, je spieren en je

Naast het feit dat je zowel zittend als staand kunt werken, heeft een in hoogte verstelbaar werkblad nog meer voorde-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

len. Een soms onderbelichte bijkomstigheid is dat je meer calorieën verbrandt. Staand werkend verbrand je een derde meer calorieën dan zittend, dat komt neer op zo’n 500 calorieën per dag. Maar er is ook wetenschappelijk bewijs dat staand werken rugpijn vermindert en andere RSI-gerelateerde problemen kan voorkomen. Die problemen worden vaak veroorzaakt doordat je te weinig gebruikmaakt van je rug. Als je zit, ondersteun je je bovenlichaam niet met je spieren: in plaats daarvan laat je de stoel je ondersteunen. Dit leidt tot ernstige druk op de borstkas en buikholtes, een neerhangen van de schouders en het rollen van de ruggengraat. Dit zijn klassieke oorzaken van RSI-gerelateerde klachten en rugpijn. Staand werken houdt je ‘core’ en rugspieren actief tijdens de werkdag en verbetert je lichaamshouding. Een ander voordeel van afwisselend zitten en staan is een toename van je focus, alertheid en activiteit. Staand kun je makkelijker rusteloze energie kwijtraken. Combineer dat met een goede bloedsomloop, stabiel bloedsuikergehalte en een actieve stofwisseling, en je kunt je makkelijker concentreren op de taak. Geen wonder dat van menig politicus en schrijver bekend is dat ze staand werken prefereren boven zittend: het maakt je creatiever, voorkomt dat je halverwege de ochtend en vroeg in de middag ‘inkakt’ (wie kent dat niet?) en zorgt dat je ’s nachts beter slaapt. INSTELLEN: HOOGTE VAN HET WERKBLAD Te hoog

Als je werkblad te hoog voor jouw lengte is ingesteld, span je je schouder- en armspieren teveel aan. Je schouderbladen hebben dan de neiging om omhoog te komen en daar te blijven. Deze houding wordt dan een gewoonte, maar wel een die een ernstig nadelig effect heeft op de nek, schouders en bovenrug. Dat is ook de reden waarom het teveel en te lang loeren op de tablet of smartphone wordt afgeraden: de meeste mensen doen dat in een slechte houding, voorovergebogen. Daar tegenover staat dat de monitor te hoog kan staan voor jou: als je je hoofd achterover moet houden om op je monitor te kunnen kijken, is dat ook niet bepaald goed voor je nekspieren. Te laag

Als je werkblad te laag staat afgesteld, moet je vaak te ver reiken met je armen om je toetsenbord te raken. Dit veroorzaakt

De juiste verhoudingen Volgens de OHSA, de Amerikaanse organisatie voor gezondheid en veiligheid, is er een maatstaf voor het instellen van de hoogte van het werkblad en de monitor ten opzichte van de lengte van de betrokken persoon. We geven vier van die verhoudingscijfers, voor de meest voorkomende lengtes van mensen. Lengte persoon

Top monitor

Hoogte werkblad

1.60m 1.48m 97cm 1.70m 1.58m 1.04m 1.80m 1.68m 1.11m 1.90m 1.78m 1.17m N.B.: Deze maten zijn een gemiddelde van de mannelijke en vrouwelijke antropometrische afmetingen. De gegevens zijn gebaseerd op de ‘Anthropometric Survey of United States Army Personnel’ van 1988. Etnische en andersoortige verschillen kunnen hiervan afwijken. Voor mensen met varifocus brillen kan de aanbevolen hoogte van de top van de monitor afwijken.

statische spanning in je armspieren wat kan leiden tot problemen met je houding, en pijn. Een te laag afgesteld werkblad kan ook neigen tot ‘slumping’: een voorovergebogen houding. Want hoe kom je anders bij je toetsenbord? Slumping kan spanningen veroorzaken in de schouders, nek en bovenrug, maar ook voor een ingezakte borstkas.

plaatst en naar believen omhoog en omlaag kunt instellen. Er zijn ook systemen die opgehangen zijn aan een arm, vergelijkbaar met een monitorarm. Die zijn meer geschikt voor laptops, en verkrijgbaar met extra plateautjes voor de muis (of de smartphone). Wat voor alle systemen geldt, is dat ze gemakkelijk te bedienen moeten zijn. Dus het liefst elektronisch, geluidloos in hoogte verstelbaar.

MEEDENKER

Waar je ook voor kiest, voor welk van de vele systemen en oplossingen, zorg ervoor dat je het zitten regelmatig afwisselt met staan, en andersom. Het is geheel begrijpelijk dat sommige mensen de schrik om het hart is geslagen door al die alarmerende berichten over de nadelige – levensbedreigende!! – effecten van zitten. Menige kantoorwerker schiet dan de andere kant op, koopt een zit-stabureau en zet zijn bureaustoel in de opslag. Met andere woorden: hij gaat van 8 uur zitten naar 8 uur staan. Met de nodige problemen. Als je op die manier te werk gaat, zal dat pijn, vermoeidheid en dus een negatieve ervaring opleveren. Daarom is het beter om te beginnen met korte maar regelmatige pauzes: het zitten afwisselen met staan, en dat op gezette tijden gedurende de werkdag. Bijvoorbeeld: 20 minuten zitten gevolgd door 5 minuten staan. Bouw die staande sessies uit totdat je gewend bent en je daar goed bij voelt. Iedereen is anders, en heeft een eigen invulling van die afwisseling. Het punt is dat de hele dag staan niet het ultieme doel is.

Ook in de wereld van het in hoogte verstelbare werkblad heeft de technologie grote vorderingen gemaakt: bekend was de uitvoering waarbij je voorkeursinstellingen kon invoeren, die werden aangenomen zodra de gebruiker zich aanmeldde met zijn of haar wachtwoord. Dankzij Artificial Intellingence (AI) konden die functies worden uitgebreid. Zo heeft de Autonomous Smartdesk 3 (zie www.autonomous.ai) allerlei mogelijkheden. Bijvoorbeeld om je eraan te herinneren dat je moet drinken, of eten, of naar huis moet. Of je al die meldingen zou willen krijgen, hangt af van in hoeverre je ‘gedwongen’ wilt worden, een bepaalde routine aan te nemen. Per slot van rekening was de pauzesoftware ook geen onverdeeld succes. Dat je bureau met je meedenkt, kan een voordeel zijn, maar ook een gevoel geven van betutteling. ANDERE OPTIES

Een zit-stabureau kan een aardige kostenpost vormen, maar heeft veel voordelen (zie boven). Mocht je bewust geen compleet zit-stameubel willen aanschaffen, dan zijn er voldoende opties die een middenweg vormen: systemen die je op het werkblad

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

49 <

Gezond de winter door geldt ook voor het kantoor 50 >

We zitten midden in de koude seizoenen, met wind, regen en alle metereologische ellende die je maar kunt bedenken, want dit is Nederland. Het gevolg: verkoudheid, griep, enzovoort. Niet alleen de mensen moeten zich aanpassen aan die weersomstandigheden, ook de kantooromgeving dient te worden klaargemaakt – en veilig. Tekst Hans Hooft

e medewerkers kunnen in de herfst en winter dikke jassen en truien gaan dragen en veel gezond voedsel tot zich nemen. Maar de facility manager kan ervoor zorgen dat het comfort, het welbevinden en mede daarom de productiviteit van zijn of haar mensen op een hoog niveau blijft: door de kantooromgeving ook winterklaar te maken. WARMTE EN MEER

Met name in de kantoortuinen, ofwel open offices, is het moeilijk, zo niet onmogelijk, om een temperatuur en luchtkwaliteit te creëren die voor iedere afzonderlijke medewerker aangenaam aanvoelt. Nu zijn er natuurlijk systemen op de markt waarmee je per werkplek de temperatuur kunt instellen, en met een individueel instelbaar verlichtingssysteem kan ook de lichtintensiteit worden aangepast aan de persoonlijke voorkeur. Dat is echter slechts een deel van de kwestie: de luchtkwaliteit speelt ook een belangrijke rol.

VERMIJD SEIZOENSVIRUSSEN

Het jaargetijde brengt het vrijwel overmijdelijke griepvirus. Daarom is het des te belangrijk om tissues en handreinigers beschikbaar te stellen in gemeenschappelijke ruimtes. Natuurlijk moeten zieke mensen naar huis worden gestuurd – en aangemoedigd, daar goed uit te zieken – maar naast een effectieve luchtbehandelingsinstallatie is er nog een andere manier om te zorgen voor schonere lucht in het kantoor: planten. Die groene organismen kunnen een essentiële rol spelen in het filteren uit de lucht van allerlei schadelijke elementjes. Het is niet alleen wetenschappelijk bewezen dat ze de luchtverontreiniging verminderen, ze zorgen ook voor een rustgevend, natuurlijk element in elke ruimte. INVESTEER IN VOEDSEL EN DRANK

Dit is een geringe investering die een hoog rendement kan opleveren, voor je kantoorcultuur én voor de comfortniveaus. In de koude dagen zijn warme dranken natuurlijk favoriet, zoals koffie, thee, warme chocolademelk en soep. Dat kan middels een automaat, maar voor een vers gezet bakkie is ook veel te zeggen. Het aanbieden van drank en voedsel kan zelfs kansen bieden: bekend is natuurlijk het sociale contact in de koffiehoek, of in het bedrijfsrestaurant. Zo kunnen collega’s een praatje maken – dat overigens meestal over het werk gaat! Maar denk ook aan initiatieven als vrijdag fruitdag.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E G E ZO N D H E I D

Er zijn veel manieren om de teams bij elkaar te brengen en te houden, bovendien verbetert het de bedrijfscultuur en de productiviteit (en gezondheid!). VEEG DE VLOER AAN

Als FM is het jouw taak om regelmatig onderhoudscontroles uit te (laten) voeren om te voorkomen dat bedrijfsonderdelen beschadigen of uitvallen. Iedereen is het er wel over eens dat de mensen de belangrijkste bedrijfsonderdelen vormen. Dus moeten de vloeren overal goed en veilig beloopbaar zijn, want je wil toch niet dat je mensen – of bezoekers – hun nek breken op natte vloeren. (Afgezien van de dagelijkse schoonmaak, de schoonmakers zullen heus wel de borden ‘Pas op, natte vloer’ plaatsen als ze ergens bezig zijn.) Dat uitglijden is eenvoudig te voorkomen door het plaatsen van goede schoonloopmatten bij de ingangen. Naast het veiligheidsaspect is er nog een belangrijk voordeel van die matten: modder, sneeuw, en pekel kan vloeren ernstig aantasten, wat ongewenste kosten met zich meebrengt. Investeren in duurzame en absorberende schoonloopmatten is daarom dubbel een goede reden. Als matten slechts de helft van het probleem oplossen, kun je permanente schade aan de vloer voorkomen door de schoonmakers dagelijks of zelfs meerdere keren per dag (’s ochtends nadat iedereen binnen is, en ’s middags na de lunchwalk) de vloer in de lobby te laten reinigen. Je zou ook de mensen kunnen vragen, een extra paar schoenen mee te nemen om hun natte regenlaarzen of bepekelde moonboots, eenmaal binnen, te verwisselen voor gewone schoenen. Zorg dan wel voor een plek waar ze die vuile laarzen – en paraplu’s – tijdelijk kunnen opbergen. VERLICHTING

In de seizoenen dat het korter daglicht is, zoals de herfst en de winter, kan een tekort aan licht ervoor zorgen dat de mensen wat somberder worden, of zelfs depressief. Je biologische klok wordt ook beïnvloed door natuurlijk licht, omdat je dagritme zich aanpast aan de regelmatige

afwisseling van licht en donker. Een gebrek aan licht tijdens de ‘vaste’ uren kan die biologische klok van de wijs brengen, zodat je je moe en lusteloos voelt op ongewone tijden. Om die vermoeidheid tegen te gaan, kun je de hoeveelheid natuurlijk licht in de werkomgeving optimaliseren door de zonwering of gordijnen open te houden. In het ultieme geval zou je zelfs de bureaus kunnen verplaatsen om ervoor te zorgen dat niemand in het donker zit. Het bieden van indirect of zogeheten gebroken licht kan ook helpen bij het instandhouden van de energie van de medewerkers, maar het is niet de perfecte vervanger voor natuurlijk licht. Als je het energieverbruik (beter) wil monitoren en je verlichtingssystemen automatisch wil kunnen laten aanpassen aan de weers- en seizoensomstandigheden, dan kun je overwegen om een ‘smart’ verlichtingssysteem aan te schaffen. In de zomer en lente kan fel licht van buiten zorgen voor verblinding, maar in de herfst en winter kan dat ook gebeuren omdat de zon dan heel laag staat. Dat kan de mensen hinderen bij het werk. Teveel fel licht kan ook problemen opleveren voor mensen die daar gevoelig voor zijn en voor mensen die werken met visuele content waarbij kleurenschakeringen een belangrijk item vormen. Werken in een muf, heet kantoor zorgt ook voor discomfort bij de medewerkers en is nadelig voor de productie. Door ramen te voorzien van (buiten)zonwering kunnen de mensen zelf de hoeveel licht (en warmte) in hun werkomgeving bepalen. Het plaatsen van een folie op ramen kan helpen bij het verminderen van de felheid van het zonlicht, en het installeren van een goede luchtbehandelingsinstallatie kan de lucht aangenaam houden en vrij van ongewenste deeltjes. Het kantoor aanpassen aan de seizoenen kan een opgave zijn, maar als je het goed doet, creëer je een werkomgeving die comfort biedt, de productiviteit stimuleert en optimaal gebruik maakt van wat de seizoenen ons bieden.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

51 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

52 >

Cubics: op weg naar een zelfsturende organisatie Cubics, het vroegere HAVL, opereert steeds meer als specialist in projectinrichting en ICT. Dat moet gebeuren met een zelfsturende organisatie. De nieuwe koers heeft al een aantal spraakmakende projecten opgeleverd. Directeur Ard Smulders over de veranderslag van Cubics. Tekst Emiel te Walvaart

isschien dat bij menigeen niet meteen een lichtje gaat branden als de naam Cubics valt. Toch heeft deze onderneming uit Tilburg, gevestigd in een oud zwembad, een rijke historie die teruggaat naar 1933. Dat was onder de naam Van Laarhoven, een bekende naam in de branche. Vorig jaar besloot directeur Ard Smulders die naam te veranderen in Cubics. "Van Laarhoven was natuurlijk een begrip in Tilburg en de kantoorbranche. Het bedrijf begon ooit in kantoorartikelen en dat imago kleefde er nog teveel aan. Daar wilden we vanaf, omdat we zo'n vijf jaar geleden een andere weg zijn ingeslagen. We zijn de kant van projectinrichting en IT opgegaan." Waar komt de naam Cubics vandaan? Smulders: "Het verwijst naar ons nieuwe vierkante logo (cube). We hebben eerst het logo veranderd en toen pas de naam. Daar

hebben we geen spijt van. De nieuwe naam Cubics is goed aangeslagen." TURNKEY

Inmiddels staat de nieuwe koers die is gekozen, als een huis. "Dat we zijn getransformeerd in een volwaardige turn key projectinrichter die een project van ontwerp tot en met realisatie kan uitvoeren, werpt nu zijn vruchten af. We zijn het afgelopen jaar flink gegroeid met projecten. Ook dit jaar gaat het voorspoedig tot nu toe. We doen alles in zo'n project; vloeren, plafonds et cetera. We zijn een soort aannemer geworden die ook nog meubels turnkey doet. Onze missie is 'Prettig werken, altijd en overal', en dat kunnen we met IT en projectinrichting goed invullen." Tegelijk met de nieuwe strategie werd ook Het Nieuwe Werken geĂŻntroduceerd bij Cubics, waarbij Smulders zich heeft laten inspireren door de Braziliaan Ricardo Semler. "Geen managers meer, zelfstandige teams, een platte organisatie. Dat is een hele verbetering, maar het is bij mij nooit af. De verantwoordelijkheid en vrijheid zijn een echte uitdaging. We zijn nog lang niet klaar. Ik wil vaak sneller gaan dan de rest, maar moet af en toe geduld betrachten. Maar een bedrijf runnen zonder managers is een grote plus."

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Over Cubics In 1933 begon Hub. A. van Laarhoven met de verkoop van kantoormachines, wat de basis was voor de huidige organisatie van Cubics. Enkele decennia later werden ook meubilair en kantoorartikelen aan het assortiment toegevoegd. In de jaren tachtig, toen automatisering zijn intrede deed in het bedrijfsleven, startte de onderneming, dat inmiddels HAVL Kantoor en ICT heette, met het aanbieden van ICTdiensten. Toen werd HAVL een allround specialist op het gebied van kantoorbenodigdheden, kantoorinrichting, document solutions en ict. Vanaf 2012 werd de koers verlegd naar een specialist in kantoorauto-

KANTOORARTIKELEN LOW PROFILE

Kantoorartikelen worden alleen nog low profile gedaan door Cubics. "De lagere omzet hierin wordt ruimschoots opgevangen door projectinrichting en IT. Ik heb van origine niet zo veel met kantoorartikelen, het zijn producten zonder emotie. Maar er zal zeker markt blijven voor office supplies. Er zijn genoeg partijen die daarmee succesvol zijn. Wij hebben juist gekozen om focus te hebben op activiteiten met toegevoegde waarde: IT en projectinrichting." Daarnaast is onlangs de tak van copiers en mfp's afgestoten en verkocht aan Printec. "Dat is een heel concurrerende markt. We zijn wel een intensieve samenwerking aangegaan met Printec en houden afdrukapparatuur zeker in onze propositie." Ook heeft Cubics geen logistiek meer. De hardware-leveringen verlopen via drop shipment. Verder wordt de montage van meubilair uitbesteed. Het Tilburgse bedrijf heeft geen showroom meer, maar stelt zijn eigen werkomgeving ten toon. "We willen producten en oplossingen laten zien waar we zelf achterstaan. Zo is het zit-sta werken flink in opkomst. Meer dan 60 procent van de mensen op kantoor werkt met zit-sta oplossingen." POLYGONALE LOODS

Cubics is in staat om hele projecten van A tot Z uit te voeren. Zo kunnen ontwerpen in eigen huis worden gemaakt. Maar er kan ook een interieurarchitect worden ingeschakeld. Ook werkt Cubics veel samen met zzp'ers. Met al deze mensen kunnen uiteenlopende projecten worden gedaan. Smulders glimt van trots als hij

vertelt over een project bij Willem II, de voetbalclub waarvan Cubics businesspartner is. "Dat is echt een mooie en flinke klus. We mogen twee volledige verdiepingen van het stadion inrichten met vergaderruimtes en kantoren. Dit is heel goed voor de uitstraling van ons bedrijf." Cubics wil zich niet alleen richten op kantoren. Ook de horeca heeft de Tilburgers ontdekt, of andersom. "Op het voormalige treinrangeerterrein mogen we een restaurant inrichten in de Polygonale loods, een van de meest in het oog springende gebouwen in de Tilburgse Spoorzone. Het monumentale karakter, de strategische ligging en de bijzondere architectuur maken het een kansrijke horecalocatie. Een fantastisch project voor ons."

matisering en -inrichting, en wordt ingezet op totaaloplossingen voor een brede waaier van opdrachtgevers. In 2016 was er een naamswijziging in Cubics. Er werken momenteel 35 medewerkers.

53 <

ACTIEF IN MVO

Smulders heeft de ambitie om te groeien, maar wel met beleid. "Ons werkgebied is heel Brabant en Zeeland. Zeg maar een straal van 100 tot 150 kilometer rond Tilburg. Daar kunnen we nog steeds groeien. We halen orders binnen van pakweg 30.000 euro tot vier ton. Klanten die een of twee bureaustoelen willen hebben, wijzen we niet de deur. Maar daar ligt niet de focus." En aanbestedingen? Smulders: "Die doen we ook, maar niet koud. We moeten al contacten hebben." Op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is Cubics zeer actief. " We vinden maatschappelijk en sociaal betrokken zijn erg belangrijk. Dat komt bij ons tot uiting op verschillende gebieden. We hebben een energiezuinig kantoorgebouw en het team van Cubics verplaatst zich in zuinige, hybride autoâ&#x20AC;&#x2122;s. Wij helpen en stimuleren

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Directeur Ard Smulders

onze relaties om hetzelfde te doen. Verder sponsoren we sportclubs en evenementen. Ook zijn we betrokken bij veel netwerkclubs." Waar Smulders over vijf jaar wil staan? "Dan moet Cubics een volledig zelfsturend bedrijf zijn. We hoeven niet per se twee keer zo groot te zijn. De continuĂŻteit in projectinrichting en IT straat voorop. Het moet leuk blijven. Het moet voor de accountmanager een genot blijven om orders te schrijven. Verder hebben ze mij niet meer nodig. Ik streef naar een geoliede machine. Aan de handel zal het niet liggen. Die is er nog genoeg."

Experts uit ICT-branche geven hun visie

54 >

Voldoet Skype in complexe situaties? Zoals altijd met software is ook Microsoft Skype for Business nooit af. Sterker: Microsoft heeft voor specifieke features en klantgroepen 3rd parties in het ecosysteem nodig om het platform te vervolmaken. Een aantal experts uit de ICT-branche geven hun visie.

Skype for Business is ‘work in progress’: kan het platform volledig aan de complexe communicatiebehoeften van organisaties voldoen?

HARM OVERGOOR, ACTIS

“Juist vanwege Microsoft Eco Systeem voldoet Skype for Business aan de complexe communicatiebehoefte van organisaties. Microsoft kiest er bewust voor om Skype for Business te integreren in de Office-suite, wat unieke functionaliteiten biedt die onderscheidend zijn ten opzichte van de traditionele PBX-wereld waar ‘de markt’ vaak nog te veel op leunt. Het Microsoft Eco Systeem van gecertificeerde applicatieontwikkelaars en hardwareleveranciers (zoals CC4Skype en AudioCodes) complementeren de Skype for Business-dienst in niches waar Microsoft niet op focust. Een uitstekende strategie passend bij de nieuwe manier van werken.” PATRICK SCHERBEIJN, ASK ROGER!

“Software is nooit klaar. Doorontwikkeling van een platform met extra features is van alle tijden. Afgelopen

decennium is de eenvoud waarmee verschillende softwareoplossingen stabiel kunnen samenwerken wel behoorlijk veranderd. Hiermee is het niet langer noodzakelijk om één vendor een totale oplossing te laten bouwen en supporten. Microsoft levert met Skype for Business een platform met basisfuncties, met behulp van standaard software-interfaces kan iedereen extra functionaliteit aan het platform toevoegen. Door de hoge adoptie van Skype for Business en het grote aantal partijen dat mee wil in het succes van Skype for Business zijn er veel partijen die in hoog tempo aanvullende toepassingen bouwen. Ik zou zeggen dat dit de nieuwe manier van het ontwikkelen van een oplossing is en DE kracht van het platform.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

MARIUS SAVELBERGH, ONECENTRAL

“Een volledig antwoord op alle behoeften zal altijd een uitdaging blijven. Zeker omdat de wijze van zakelijke communicatie en bereikbaarheid niet voor elke organisatie wereldwijd gelijk is. Zolang Skype for Business genoeg ingangen en koppelingen biedt, kan deze behoefte via producten van derden ingevuld blijven. Een vraag is echter of Microsoft dergelijke integratie blijft toestaan en of hierin een onderscheid gemaakt wordt tussen de hosted Office 365-versie en een eigen omgeving. Deze laatste optie is aanvankelijk weliswaar kostbaarder, maar beschermt een organisatie tegen mogelijke onvoorziene koerswijzigingen van Microsoft en dus wegvallen of inperking van noodzakelijke functionaliteiten die oplossing bieden aan die complexe communicatiebehoeften.” JEROEN ENGERING, AUDIOCODES

“Stilstand is achteruitgang. Dat is van toepassing op bedrijfsresultaten, maar even zo goed op productontwikkeling. De markt is voortdurend in beweging, behoeften veranderen, gebruikers hebben steeds weer nieuwe wensen en nieuwe technologieën bieden nieuwe mogelijkheden. Dat geldt ook zeker voor de Skype for Business-platforms; de lijst van toegevoegde functionaliteiten over de afgelopen paar jaren is lang. Dit sluit echter niet uit dat er altijd ruimte zal zijn voor ‘3rd party’ producten om waarde toe te toevoegen of invulling te geven aan specifieke klantvraagstukken. Die oplossingen die complexiteit weten te reduceren, staan bovenaan de wensenlijst van organisaties die Skype for Business (gaan) gebruiken. Zo kan tegenwoordig iedere organisatie, in combinatie met een inmiddels volwassen geworden ecosysteem, zijn communicatiebehoeften invullen met het Microsoft platform.” MARTIJN VOOGT, JABRA

“Software is nooit af, dat wordt enkel en alleen al onderstreept door de vele upgrades, patches, updates en nieuwe releases die voor veel software wordt uitgebracht. Voor Skype for Business is dit niet anders. Hoewel het platform in de basis al veel functionaliteiten bezit die de meeste communicatiebehoeften van klanten kunnen invullen, zijn er altijd specifieke klantengroepen of gebruikers die net even die extra add-on of feature nodig hebben voor het optimaal kunnen uitvoeren van hun werkzaamheden. Dat zal nog wel een tijd zo blijven het is denk

een illusie om perfectie na te streven in het leveren van het Skype for Business platform dat aansluit op ieders behoefte.” ANNE-MEINE GRAMSMA, CC4SKYPE

“De wereld verandert constant en dat vraagt om nieuwe manieren van communiceren. Alleen organisaties die excellent klantcontact bieden, blijven bestaan. Daarom biedt CC4Skype extra functionaliteiten bovenop het Skype for Business communicatieplatform, om vanuit elke locatie, op elk tijdstip en via alle kanalen met klanten in contact te zijn. Skype for Business neemt dan de rol van de traditionele telefooncentrale op zich en CC4Skype voegt daaraan intelligente routeringsmogelijkheden toe, bijvoorbeeld gebaseerd op kennis en vaardigheden. Communiceren alleen is allang niet meer voldoende. Inzicht in realtime beschikbaarheid en historische rapportages om zodoende te kunnen anticiperen op klantcontact is voor de meeste organisaties een must geworden. Microsoft Skype for Business kan aan deze verwachtingen voldoen door samen te werken met ‘ add-on partners’ zoals CC4Skype, die deze functionaliteiten bieden.” THIJS PAREE, NEW MEDIA 2DAY

“Volledig mee eens dat Skype for Business ‘work in progress’ is, maar niet dat dat betekent dat het niet in een complexe behoefte kan voorzien. De snelheid van ontwikkeling van Cloud-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

applicaties en zeker die van Microsoft is enorm hoog. Er worden vrijwel continu nieuwe features aan het platform toegevoegd waarmee nieuwe mogelijkheden ontstaan. Sommige daarvan maken dat het meer aansluit bij traditionele communicatieplatformen (bellen naar vaste nummers), andere voegen echt innovaties toe zoals een naadloze integratie met Outlook waarmee je vanuit een agendauitnodiging direct een contactoptie meestuurt voor Skype for Business.” JEROEN ANDRÉ DE LA PORTE, SOFTAPP DISTRIBUTION

“De manier waarop we ‘communiceren’ is continu onderhevig aan veranderingen. Als logisch gevolg is Skype for Business nooit ‘af’. Door wereldwijd gebruik te maken van een ecosysteem (60+ hardware- en softwarevendoren), waarbij de partner in kwestie een stringent certificeringsprogramma doorloopt, bied Microsoft haar klantengroep (wereldwijd) de mogelijkheid invulling te geven aan specifieke wensen of werkmethodes. Waardoor er niet alleen een leverancierskeuze ten aanzien van de wens is, maar ook garantie dat de 3rd party oplossing werkt. Een slimme manier van zaken doen die de eindklant ‘helpt’ en Microsoft de tijd geeft functioneel uit te breiden… Het antwoord op de vraag is dus volmondig: ja.”

55 <

O F F I C E T R A N S F O R M AT I E

56 >

Een succesvolle transformatie? Stel de juiste vragen! Het is wel dé trend van de laatste tijd: het transformeren van de organisatie. Want de tijden zijn veranderd, de technologie haalt onze bedrijfsprocessen in, de maatschappij eist andere beleidsvormen van overheden en bedrijfsleven. Die vinden gewoonlijk hun weerslag in de werkomgeving, de kantoorinrichting. Maar hoe begin je? Tekst Hans Hooft

l vele jaren voorspellen allerlei personen dat het kantoor zoals wij dat kennen, zijn langste tijd heeft gehad. Mobiele technologie stelt ons in staat overal ons werk te doen, dus waarom heb je dan nog een kantoor nodig? Echter, omdat de wereld om ons heen steeds complexer wordt, zijn de plaatsen waar we werken nog nooit zo belangrijk geweest. Werk is een sociale activiteit en mensen hebben behoefte aan plaatsen waar ze samen kunnen komen om problemen op te lossen. Het kantoor verdwijnt echt niet, het bevindt zich in

een transformatie, een renaissance, waarbij werkomgevingen drastisch veranderen. MENS-GERICHTE BELEVING

Kantoorwerkers rebelleren tegen de uniformiteit die jarenlang de kantooromgeving heeft bepaald. Deze culturele beweging herdefinieert de werkomgeving; het wordt een meer mens-gerichte beleving die het emotionele, cognitieve en fysieke welbevinden van de mensen verrijkt. De transformatie van het kantoor gaat over het creëren van waardevolle plekken waar mensen kunnen werken, plaatsen die aangenaam aanvoelen, maar ook functioneren door het faciliteren van geïntegreerde technologieën die mensen helpen bij het beheersen van de complexiteit van het werk. Die nieuwe werkomgeving is een broedplaats voor agiele, flexibele culturen en weerbare organisaties. Het is dan ook niet verwonderlijk dat tegenwoordig de facilitair manager (gewoonlijk verant-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E T R A N S F O R M AT I E

woordelijk voor herinrichtingsvraagstukken) niet alleen aan tafel zit met de CFO, maar ook met de HR-manager. VOORUITZICHT

Maar hoe zorg je nu dat zo’n transformatie van een saaie, uniforme en geestdodende werkomgeving naar een plek die creativiteit en welbevinden stimuleert, succesvol is, en dat het verandertraject zonder obstakels verloopt? Mits op de juiste manier uitgevoerd, kunnen transformaties veel problemen oplossen, maar als dergelijke projecten fout lopen, zelfs na maanden van zorgvuldige planning en een gefaseerd implementatietraject, zijn de resultaten ontmoedigend. En dat maakt het vooruitzicht van een transformatie natuurlijk enigszins afschrikwekkend. Gewoonlijk wordt bij een ingrijpende transformatie een externe consultant in de arm genomen. De eerste vraag die hem/haar wordt gesteld is vaak: ‘waar moeten we beginnen?’ Een goede, ervaren consultant zal vervolgens antwoorden: ‘begin met vragen stellen.’ Die consultant kan een interieurarchitect zijn, maar ook een kantoorinrichter. Het een sluit het ander overigens niet uit. DE JUISTE VRAAG

Albert Einstein zou een keer gezegd hebben: “Als ik een uur de tijd kreeg om een probleem op te lossen, en mijn leven zou afhangen van de oplossing, dan zou ik de eerste 55 minuten gebruiken om vast te stellen welke vraag ik moest stellen. Want als ik eenmaal zou weten wat de juiste vraag was, zou ik het probleem in minder dan 5 minuten kunnen oplossen.” Einstein begreep dat hij een

kwestie eerst grondig moest kennen alvorens die aan te pakken, wilde zijn oplossing het optimale effect hebben. Je moet tot de kern van de zaak kunnen doordringen. Deze is vaak verborgen onder een heleboel trivialiteiten die alleen maar belemmeringen vormen. DIEPERE INZICHTEN

Bij het formuleren van vragen is het belangrijk om het probleem niet van slechts één zijde te bekijken. Fundamentele vragen moeten worden gesteld, en beantwoord, door een gevarieerde groep mensen die tezamen tot diepere inzichten kunnen komen. Samen vormen de gebundelde perspectieven van de deelnemers een veel krachtiger beeld. Processen, ervaringen (van zowel klanten als medewerkers) en technologie worden dan op de juiste manier samengevoegd. Nemen we als voorbeeld de auto-industrie: die heeft te maken met teruglopende verkopen. Een vergadering van marketing- en salesverantwoordelijken levert waarschijnlijk voorstellen op in de trant van het bedenken van nieuwe incentives of meer adverteren. Maar als je bij die vergadering mensen betrekt die verstand hebben van, en inzicht in gebruikerservaringen, opkomende technologieën, demografie en andere branchegerelateerde zaken, en hen zou opdragen om vooruitstrevende vragen te formuleren, dan pas kom je tot de echte kern van het probleem. De concurrerende benadering is geen set van tactieken die zorgt voor een stijgende lijn in de verkoopstatistieken, maar eerder een set van strategieën rond de manier waarop technologie gebruikt kan

57 >

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E T R A N S F O R M AT I E

worden om de klanten de mobiliteit te bieden die ze de komende tien jaar willen hebben. KADEREN

58 >

Het zorgvuldig formuleren van vragen is een nuttige manier om een probleem te kaderen alvorens het proberen op te lossen. Denk maar eens wat een lijst (ook een kader) doet voor een schilderij: die lijst focust de attentie op hetgeen zich er binnen bevindt, en zorgt zo voor de optimale impact. Je weet waarschijnlijk wel waar het probleem zich bevindt. Maar brainstormen over de juiste kaderende vraagstelling kan ertoe leiden dat de mogelijkheden en attentie wordt gefocust op het bedenken van de krachtigste oplossingen. Bij het samenstellen van een gevarieerd team moet je je geen zorgen maken over vragen die totaal niets met de kwestie te maken lijken te hebben. Met het stellen van vier soorten vragen kunnen jij en je collega’s op methodische wijze alle ideeën doordenken en een toekomstgericht standpunt ontwikkelen. VIER VRAGEN

1. Wat zijn de belangrijke trends die de werkomgeving gaan hervormen? Vorm allereerst een beginpunt voor de toekomstgerichte standpunt. Wat zijn de krachtige stromingen die de zakelijke wereld bezighouden en die de grootste impact zullen hebben op hoe jouw sector zich ontwikkelt? Gaat het kantoor verdwijnen? Gaan allerlei kantoorbanen worden overgenomen door robots? Is de technologie op een punt gekomen dat deze de branche op een ongekende, revolutionaire manier gaat transformeren? 2. Hoe gaan deze trends mijn sector in het algemeen, en mijn onderneming in het bijzonder, ontwrichten?

Heel weinig organisaties kunnen de handelsstromen, investeringen en mensen beheersen. Maar een organisatie kan wel reageren – en anticiperen – op de trends die deze veranderingen teweegbrengen. De volgende stap is dus het terugbrengen van de grote trends naar een niveau waarop jij kunt acteren. Vraag hoe deze trends de ontwrichting (disruptie) kunnen veroorzaken via veranderingen in het klantengedrag en de concurrentie (marktomgeving), weten regelgeving (non-markt omgeving), en distributie en technologie van de productie (operatie). 3. Wat zijn de meest onzekere, maar meest invloedrijke kwesties die deze disrupties teweegbrengen – en welke mogelijke scenario’s kunnen daaruit worden opgesteld? Je kunt de toekomst niet voorspellen, maar je kunt je er wel een beeld van voorstellen door deze te isoleren. Wat zijn enkele belangrijkste onzekerheden die de basis kunnen vormen voor plausibele scenario’s die zich in de komende vijf tot tien jaar zouden kunnen ontplooien? Wat zeggen deze over wie de winnaars zullen zijn in de echte toekomst die zich ergens in deze scenario’s/visies bevindt? 4. Wat zijn de implicaties van deze scenario’s voor de transformatie? Vraag tenslotte, op basis van je toekomstgerichte visie, welke acties er nodig zijn zodat je organisatie strategieën kan opstellen en deze kan implementeren om de transformatie te realiseren die jouw succesvolle toekomst bepaalt. Het gaat dan niet alleen over de fysieke werkomgeving, maar ook, en misschien met name wel, over de mensen die in die omgeving werken. Stel de implicaties vast. Onderneem actie. Transformeer.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

â&#x20AC;&#x153;OMDAT HET BETER KANâ&#x20AC;? MEER FUNCTIONALITEITEN, MEER GEBRUIKSGEMAK EN KLAAR VOOR DE TOEKOMST De Toshiba e-BRIDGE Next multifunctionele printers sluiten perfect aan op uw specifieke wensen voor printwerk, documentbeheer en informatieverwerking, met behoud van optimale databeveiliging. U bedient de printer net zo gemakkelijk als uw smartphone met het gepersonaliseerde bediningspaneel.

Ontzorg door proactief MFP beheer Met de Toshiba service cloud, e-BRIDGE Cloud Connect, wordt via een beveiligde uitgaande internetverbinding, belangrijke informatie uitgewisseld tussen het multifunctionele systeem en de beveiligde service cloud van Toshiba. Denk hierbij aan tellerstanden, toner- en servicemeldingen, en aan configuratie-instellingen.

DOMOTEX Business. Trends. Lifestyle. Nieuwe lay-out van het beursterrein voor een betere oriëntatie en efficiënter beursbezoek, met een duidelijke focus op lifestyle en trends: ervaar het hoofdthema UNIQUE YOUNIVERSE in hal 9. Ontdek DOMOTEX opnieuw en leg de basis voor een zakelijk succesvol jaar.

12 – 15 januari 2018 Hannover ▪ Duitsland domotex.de n Nu v a o t gt vrijda dag maan

The World of Flooring

Hannover Consultancy · + 31 184 69 30 50 · info@hf-netherlands.com