Office Magazine 06/2017 by Magenta Communicatie

PALMBERG biedt inspiratie Vierde lustrum Vakbeurs Facilitair: alles voor de werkplek - Ergonomie: preventief in plaats van curatief - De Smart + Connected werkomgeving - Is de bureaustoel uit de gratie? - Informatie op papier: pas op voor datalekken!

ENT

AGEM N A M L KABE CTEN U PROD

TFT M

RME

RA NITO

DERS

OU PU H

g n i t h c i r n i k e l rkp en

oor e v s e l l A

TIE IFICA

ELEC

isc m o n o g er

HE) C S I T DEN ES WAN S (AKO G IDIN SCHE

KPLE

WER

HTIN

LIC KVER

HE MISC O N ERGO CTEN U PROD

K KPLE ES R E W IR ESSO C C A

Thovip Ergonomics BV | Julianastraat 10a | 5932 EH Tegelen

T +31(0)77 711 4370 | F +31(0)77 373 7007 | E info@thovipergonomics.nl | W www.thovipergonomics.nl

O F F I C E VO O RWO O R D

Een gezonder 2018 Het goede nieuws is dat de economie weer op volle toeren draait. Het CPB voorspelt voor 2018 een nog hoger groeipercentage dan voor dit jaar. De verwachting is dat de kerstaankopen dit jaar (2017) bijna een miljard euro hoger zullen uitvallen vergeleken met vorig jaar. Om huizen die al langere tijd in de verkoop stonden, werd nu bijna gevochten door kopers. In de donkere dagen voor kerst zagen veel mensen dus ruim voldoende licht aan het eind van de crisistunnel. Dat licht werd ook waargenomen door het bedrijfsleven: de investeringen kwamen weer los. De verwachtingen voor de Vakbeurs Facilitair en Gebouwbeheer zijn hoog gespannen: het is weer de ideale gelegenheid om potentiële kopers te verleiden tot aanschaf van allerlei producten die het werken makkelijker, slimmer of veiliger maken. En juist aan dat laatste aspect wordt vaak nog te weinig aandacht geschonken. Met de aantrekkende economie en handel focust de werkgever zich vaak op omzet draaien, produceren, en wordt de werknemer die het allemaal moet waarmaken, onder druk gezet. Geen wonder dat stress en burnout tegenwoordig veel vaker voorkomen. Behalve het verlagen van de werkdruk (bijvoorbeeld door meer mensen aan te nemen) kan de werkgever er ook voor zorgen dat de werknemer zijn taken kan verrichten in een gezondere werkomgeving. Dan hebben we het in dit kader met name over ergonomie, en over dat onderwerp hebben we in deze editie van OfficeMagazine.nl een aantal artikelen, en zelfs het verslag van een tafeldiscussie hierover. Het blijkt uit allerlei media dat de werkgevers vechten om de blijkbaar schaarse goede werknemers. Opvallend is dat volgens wired.com steeds meer bedrijven (waaronder Microsoft, Linux, Google en Amazon) hun eigen cursussen organiseren omdat de universiteiten de specifieke kennis (met name data-analytics) waar nu zo’n grote behoefte aan is, niet aanbieden in een opleiding. Grappig in dit verband is dat je vaak leest over de ‘war on talent’, letterlijk vertaald: de oorlog tegen talent. We blijken het Engels toch niet zo goed te beheersen als we soms graag denken… Maar die ‘war for talent’, de strijd om het getalenteerde werkvolk binnen te halen, kan voor een groot deel gewonnen worden door hen een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. In dit magazine noemen we enkele voorbeelden en geven we tips voor het creëren van zo’n plek. Doe er uw voordeel mee, dan kunnen we met z’n allen een gezonde en veilige toekomst bouwen. Namens het gehele team van OfficeMagazine.nl wens ik u een voorspoedig 2018.

Hans Hooft

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

INSPIRATIE 6 PALMBERG biedt inspiratie

PALMBERG creëert een positieve atmosfeer binnen iedere kantooromgeving, afgestemd op de wensen van de mensen die er werken. “De focus binnen ons bedrijf ligt op een tevreden eindklant,” vertelt Rob Kruft, General Sales Manager Benelux. “Dat doen we door hoogwaardige producten te leveren met een optimale service, waarbij de gebruiker van het meubilair centraal staat.”

INSPIRATIE

“Bij verlies van persoonsgebonden informatie zijn de rapen helemaal gaar. U krijgt dan te maken met de Europese wet General Data Protection Regulation, hier beter bekend onder de naam Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)”

22 Vierde lustrum Vakbeurs Facilitair: alles voor de werkplek

Van 24 tot en met 26 januari 2018 vindt in de Jaarbeurs in Utrecht de 20ste editie van de vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer plaats. Ieder jaar treffen zo’n 20.000 professionals elkaar op de beursvloer van ruim 3 hectare om kennis uit te wisselen, informatie te vergaren of zich te laten inspireren over werkplekken. Een vooruitblik.

HEALTH 30 Preventief in plaats van curatief

Ergonomie gaat over gezondheid en vitaliteit, actuele thema’s in de werkomgeving. Welke trends zijn er aan te wijzen op het gebied van ergonomie? Om antwoord te krijgen op die vraag organiseerde Office magazine een tafeldiscussie.

SMART 44 De Smart + Connected werkomgeving

4 >

Enige tijd geleden startten kantoormeubelproducent en inrichter Steelcase en softwareontwikkelaar Microsoft een samenwerkingsverband. Doel: de kantooromgeving aanpassen aan de modernste trends en technologieën om het nieuwe werken optimaal te faciliteren. Onlangs introduceerde Steelcase in dat verband de Workplace Advisor en de Personal Assistant, op basis van het Microsoft Azure IoT platform. Deze toepassingen helpen organisaties in het beheren van big data, zodat zij een betere werkomgeving kunnen creëren voor hun medewerkers.

16 O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N H O U DS O P G AV E

Jaargang 11, december www.magentacommunicatie.nl

www.officemagazine.nl

EEN UITGAVE VAN: Magenta Publishing BV Bijsterhuizen 31-47, 6604 LV Wijchen Telefoon (024) 345 41 50 email: info@officemagazine.nl www.officemagazine.nl HOOFDREDACTIE Joost Heessels REDACTIE Emiel te Walvaart, Hans Hooft, Hans-Erik de Kruyff, Huug Duin VORMGEVING Jan-Willem Bouwman ADVERTENTIE - ACQUISITIE Simone Brands, (024) 3454150, simone@magentapublishing.nl Maico de Haan, (024) 3454150 maico@magentapublishing.nl ADVERTENTIE - ADMINISTRATIE

advertentie@magentapublishing.nl ABONNEMENTEN - ADMINISTRATIE abonnement@magentapublishing.nl DRUKWERK Vellendrukkerij BDU Barneveld © COPYRIGHT 2017 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke of materiële schade veroorzaakt door onjuistheden in deze uitgave. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 0929-7871 Onze algemene leverings- en betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK te Arnhem onder nummer 09109239

Verder in deze editie 8 Nieuws/Agenda 9 Column Peter Vink 10 Vereisten voor de moderne werkomgeving 13 Nieuws 14 Legamaster zet de ‘visuele’ toon voor 2018 16 Skype for Business geïntegreerd in Teams 18 5 Factoren voor een gezonder kantoor 21 JURA biedt kwaliteit voor elk bedrijf 24 De kwaliteitsmerken van J.J. Darboven 26 Duurzame kantoorinrichting voor een groenere toekomst én een succesvolle business

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

5 < 28 Is de bureaustoel uit de gratie? 35 Productnieuws 36 Herrie in de tent 38 ‘Maakt Microsoft het onnodig ingewikkeld?’ 42 Informatie op papier: pas op voor datalekken! 46 De strijd om de thermostaatknop 47 Productnieuws 48 Integratie van IT en Telecom 50 Op circulaire expeditie met Gispen 54 ’Door innovatie meer productiviteit tegen minder kosten’ 56 Open office vereist het nieuwe schoonmaken 58 Fellowes: een eeuw lang innoveren

O F F I C E COV ER S TO RY

PALMBERG biedt inspiratie 6 >

ALMBERG behoort tot de belangrijkste ondernemingen van de Duitse kantoormeubelindustrie en produceert met succes hoogwaardige kantoorinrichtingen voor de Europese markt. Met 540 medewerkers en een omzet vanvan ruim 96 miljoen euro, is het één van de meest moderne kantoormeubelfabrieken in Europa waar werkpleksystemen, uitgebreide kastprogramma's en talrijke speciaalfabricaten worden vervaardigd. Via een eigen dealernetwerk vinden zij de weg naar kantoren in Duitsland, Benelux en Zwitserland. PALMBERG levert creativiteit, innovatiekracht, een milieubewuste en moderne productie met gemotiveerde medewerkers en een optimale service. In de Nederlandse showroom in ’s-Hertogenbosch worden dealer-partners, vaak vergezeld door inkopers, interieurarchitecten, of facilitair managers, door Robert Jan Weijers en Rob Kruft ontvangen in de typerende PALMBERG-omgeving. FLEXIBILITEIT

“Moderne kantoorfaciliteiten bevorderen niet alleen de

werkprocessen, maar geven ook creativiteit en werkplezier aan mensen. Het biedt inspiratie,” legt Kruft uit. “Onze vormgeving wordt gekenmerkt door modern ontworpen meubilair met een grote mate van flexibiliteit. Zo kunnen we bijna binnen onze interieurs eindeloos combineren met maatvoeringen en kleur,” illustreert hij. “Dat is ideaal voor ontwerpers en architecten die een kantoorinterieur graag een eigen identiteit willen geven. Wij ontwikkelden voor al onze meubels een 100 % voegloze kantverbinding, die door lasertechnologie van het hoogste niveau wordt aangebracht en leverbaar is in alle kleuren uit het portfolio. Het geeft een optimale look and feel en is uiterst hygiënisch en daarmee ook goed inzetbaar in bijvoorbeeld de gezondheidszorg.” SERVICE EN DUURZAAMHEID

PALMBERG is een betrouwbare partner, die afspraken nakomt en duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Het bedrijf onderzoekt voortdurend al de effecten van de eigen bedrijfsprocessen op het milieu en zoekt naar mogelijkheden om de negatieve gevolgen zoveel mogelijk te verminderen. Voor PALMBERG is duurzaam denken en handelen een vast bestanddeel van de eigen bedrijfsfilosofie geworden en dit wordt in elke afdeling van het bedrijf praktisch toegepast. Kruft: “ Duurzaamheid en service gaan uitstekend samen. Wij leveren bijvoorbeeld alle meubels geheel gemonteerd aan onze dealers. Daarmee leveren we altijd een compleet product dat onverpakt, dus zonder milieubelastende verpakkingsmaterialen, aankomt bij de klant. We zien dat het product in goede staat wordt

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E COV ER S TO RY

geleverd en mocht er desondanks nog een reclamatie komen bij onze dealer, dan lossen we dat zelf op bij de eindgebruiker. KWALITEIT

Voor PALMBERG zijn kantoren niet alleen ruimtes waar mensen samenwerken. Er worden bedrijven gevormd, organisaties geleidt. Een kantoorruimte is een plek waar de toekomst wordt gecreëerd. “Wij leveren uitsluitend hoogwaardige kwaliteitsproducten tegen een scherpe prijs,” licht Kruft toe. “De markt kent natuurlijk ook goedkope aanbieders die vaak geen continuïteit in levering kunnen bieden en waar nabestelling in dezelfde vormgeving en/of kleur lang niet altijd mogelijk is. Dat is veelal geen optimale. Ons meubilair is uitstekend bestand tegen verhuisbewegingen en kent geen beperkingen bij nabestellingen. Bijna een kwart van onze leveranties zijn ‘specials’; meubilair specifiek gemaakt op maat en in kleur, naar wens van de opdrachtgever. Wij kunnen dit tegen een geringe meerprijs leveren, doordat wij alles in onze eigen fabriek in het Duitse Schönberg produceren.”

CREW Optimale ﬂexibiliteit + veelzijdigheid

KANTOORKEUKEN

Naast bureaus, kasten, zit/sta-meubilair en akoestische oplossingen heeft het bedrijf ook de ideale kantoorkeuken ontwikkeld met de naam CUCINA. “Wie hard werkt op kantoor, moet zich niet alleen prettig voelen achter zijn bureautafel. Een kleine pauze, in de buurt van de werkplek, zorgt voor vrije gedachten,” zo luidt de filosofie van PALMBERG Mooie oppervlaktes, geïntegreerde led-verlichting en een functionele uitstraling maken CUCINA een ideale kantoorkeuken waar achter de frontpanelen voldoende ruimte beschikbaar is voor de hoogwaardige inbouwapparatuur zoals een koelkast, magnetron of een koffieautomaat.

CREW H-bench: · Keuze uit open H-frame, met dekorpaneel of met volle brede gesloten wang · Maximale beenvrijheid onder blad gegarandeerd · De bench is uit te voeren in vaste hoogte en 3 verstelvarianten

www.palmberg.nl

7 >

Rob Kruft: “Graag nodig ik iedereen uit om onze stand te bezoeken op de Beurs Facilitair in de Jaarbeurs Utrecht. Hier kan men inspiratie opdoen en kennismaken met ons productportfolio.” www.palmberg.nl en www.palmberg.be Standnummer D9, Beurs Facilitair 2018 - 24,25 en 26 januari 2018 Jaarbeurs Utrecht

CREW Bench Het werkplekeiland voor gezonde medewerkers · hoogte instelbaar van 650-850mm middels Easy Push kliksysteem · hoogte verstelbaar van 650-850mm middels slinger · elektromotorisch Zit/Sta-tafel, verstelbaar van 650-1250mm, dat is gezondheid met één druk op de knop · teamwerk op een klein oppervlak voor optimaal vierkante meter gebruik · akoestisch werkzaam door TERIO PLUS scheidingswanden · centraal kabelmanagement middels de grote aorta-kabelgoot

Alle PALMBERG-producten zijn onderhevig aan

· stabiele, duurzame constructie op C-poten

de strenge eisen van het kwaliteitsbeheer ISO 9001:2008 in combinatie met het milieubeheer ISO 14001:2004, het arbeidsveiligheidsbeheer BS OHSAS 18001:2007 en de EG-verordening 1221:2009 (EMAS III) betreffende milieubeheer en milieu-

www.palmberg.nl

audits. Daarnaast zijn alle aangeboden producten gecertificeerd met het GS-keurmerk en het milieukeurmerk Blauer Engel RAL UZ 38.

palmberg_Bench_9_17.indd 1

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

20.

O F F I C E N I EU W S

Agenda 15 maart Rotterdam

Horecava

National Safety at Work Event

www.horecava.nl

www.nswe.nl

12-15 januari 2018 Hannover

11-12 april 2018 Rotterdam

Domotex

Safety&Health @Work 2018

8-11 januari 2018 Amsterdam

ARC17 Award voor HUBB

www.domotex.de

www.safetyandhealth.nl 24-26 januari 2018 Utrecht

Meubelserie HUBB, ontwikkeld door Mecanoo architecten en Gispen, heeft de ARC17 Meubel Award gewonnen. De jaarlijks georganiseerde ARC Awards, een initiatief van de Architect, belicht de kracht van ontwerp. De jury, onder leiding van Diederik Fokkema, prijst de manier waarop het ontwerp inspeelt op een flexibel ruimtegebruik. Daarmee beantwoordt het meubel met een simpel systeem aan

Vakbeurs Facilitair

15-18 mei Amsterdam

http://vakbeursfacilitair.nl

Interclean Amsterdam www.intercleanshow.com

27-30 januari 2018 Frankfurt

Paperworld 2018

19-21 september 2018 Den Bosch

https://paperworld.messefrankfurt.com

Facility for Future 2018

de behoeften van gebruikers in de veranderende werkomge-

www.facilityforfuture.nl

ving. HUBB door Mecanoo en Gispen is een inrichtingsconcept voor het onderwijs. Het systeem bestaat uit een serie bouwstenen om een bestaande ruimte in verschillende zones in te richten.

Vlnr Ruben Trimbach, Peter Salm en Robin Salm

8 >

Renee Michelle Jacobs nieuwe Sales Manager New Business Benelux bij Office Depot

Peter Salm draagt dagelijkse leiding WINI over Peter Salm heeft met ingang van 2018 WINI Kantoordesign verlaten als als actief manager/directeur. De dagelijkse bedrijfsleiding is overdragen aan Robin Salm en Ruben Trimbach. Beiden zijn al meer dan 10 jaar werkzaam bij WINI Kantoordesign en worden nu samen Co-Owner. Na ruim 40 jaar in de branche werkzaam te zijn geweest, waarvan de

Office Depot Europe, internationaal leverancier van

laatste 20 jaar WINI Kantoordesign in de markt te hebben gezet, is het tijd

werkplekoplossingen, heeft Renee Michelle Jacobs

voor jong bloed. In de afgelopen jaren is WINI Kantoordesign uitgegroeid

benoemd als nieuwe Sales Manager New Business

tot een professionele fabrikant/kantoorinrichter die via een dealerkanaal

Benelux. In deze functie is Renee Jacobs verantwoor-

in Nederland en België een goede naam heeft opgebouwd. Innovatie,

delijk voor de strategische benadering van nieuwe

servicegerichtheid met korte lijnen in een platte organisatie hebben de

markten en productcategorieën en het aantrekken

onderneming een eigen gezicht gegeven.

van nieuwe klanten onder grotere bedrijven en over-

De nieuwbouw die gerealiseerd is in de crisisperiode heeft ons een

heidsinstellingen. Tot november was Renee Jacobs

positieve boost gegeven voor een stabiele organisatie met onze partner

Global Business Development Executive bij Staples

WINI Büromöbel GmbH uit Duitsland. Nu in een bloeiende economie

Advantage.

is het tijd voor een verandering. Robin Salm zal zich bezig houden met

Renee Jacobs neemt tien jaar saleservaring mee naar

de commerciële taken, Ruben Trimbach met de interne administra-

Office Depot. De laatste vijf jaar was zij werkzaam bij

tieve organisatie, bijgestaan door Maureen van Vugt-Staal. De financiële

Staples, waar zij veel internationale ervaring opdeed in New Business en Global Business Development. Renee Jacobs vervangt Ruben van ’t Loo, die de functie bijna drie jaar heeft bekleed.

administratie blijft in handen van Liesbeth Salm-Wolff. Maaike Gerritsen, Interieurarchitecte en Ralf Buster, dealermanager, blijven de binnen- en buitendienst ondersteunen. Servicemonteur Michel Mutsaers zorgt voor de installaties van projecten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E CO LU M N

ste deel van de romp (Montgommery, 2008) en de ogen (Stahl, 2001) samen nog 25 graden comfortabel kunnen draaien (zowel ogen als romp hebben een maximale uitslag van maximaal 35-40 graden naar beide zijden in het horizontale vlak), dan is een zeshoekige tafel of ronde tafel met zes personen, die gelijk verdeeld zijn rondom de tafel goed voor communicatie en dan mag de doorsnee niet meer dan 2.5 m zijn. Hoeveel van deze plekken zijn er op uw kantoor? Dit geldt als u de ergonomische richtlijnen heel precies neemt en dat is wellicht erg streng, maar grofweg blijft staan dat de ronde vergadertafel te prefereren is, dus blijf op zoek naar ronde vergadertafels (vergader ronduit goed en niet vierkant verkeerd) om communicatie te verbeteren, maar ook om gezien te worden en anderen te zien. Peter Vink

Referenties Hall, E.T. (1966). The Hidden Dimension, New York: Doubleday Kinch, L.J. (1983). The effect of furniture arrangements on the social interaction of institutionalized elderly. Corvallis: Oregon State University Montgomery, T.C. (2008). The Effects of Sagittal Plane Postures on

Ergonomie en sociaal contact

Trunk Rotation Range of Motion. MSc thesis Auckland University

Het is zo lekker om bekeken te worden. Dat je er toe doet is

TU-Delft.

gewoon fijn. Ook op het werk. De wereld mist wat als ze mij niet

Stahl, J.S. (2001). Eye-head coordination and the variation of eye-

meemaken. Maar ……dan zijn er de vierkante vergadertafels. De

movement accuracy with orbital eccentricity. Exp Brain Res. 2001

monsters op kantoor. Zij belemmeren communicatie. Want zo

Jan;136(2):200-10.

of Technology. Naddeo. A. (2017) Towards predicting the (dis)comfort performance by modelling: methods and findings. PhD Thesis,

een vierkant gedrocht houdt in dat een bepaalde hoeveelheid aanwezigen mij moet missen. De collega’s naast mij zien mij dus gewoon niet. En terugkijken kan ook niet. Dus zij missen mijn

aandacht ook. Of er zijn moderne banken in de lounge omgeving,

waar je alleen naast elkaar kan zitten. Of de afstand is te groot tussen zitelementen. Ook dan word ik gemist en ik mis de rest. Hoe kan dat toch? Onderzoek (Vink, 2017) toont aan dat de ronde of ovale vergadertafel beter is voor de groepscohesie, men onthoudt meer na een vergadering en voelt zich meer betrokken. Toch is er meestal een vierkante vergadertafel en dat is uit den boze voor betrokkenheid. Oud onderzoek toont al aan dat als de afstand tussen mensen (oogcontact) meer is dan 2.5 m de communicatie afneemt (Kinch, 1983). Volgens Hall (1966) is er een sociale zone waarbinnen we ons beginnen verbonden te voelen met elkaar en beginnen met communiceren. Dit is onder de 3 m. Onder de 1.5 m wordt de conversatie meer direct tussen twee personen. Dit is natuurlijk per land en regio en persoon wel iets verschillend, maar gemiddeld genomen kun je dit aanhouden. 14 december 2017 promoveerde Alessandro Naddeo op een proefschrift over comfort. Hij toonde onder andere aan, dat het hoofd niet teveel naar rechts of links moet draaien, want dan wordt het oncomfortabel en zijn mensen geneigd deze stand te vermijden, wanneer ze langer volgehouden moeten worden. In figuur 1 staat het comfort

Een van de resultaten van het comfort onderzoek van Naddeo (2017): het comfort op een schaal van 0-10 (10 maximaal comfort) voor verschillende nekdraaiingen.

per hoek, die de nek gedraaid is in het horizontale vlak. Meer dan 35 graden moet de nek niet gedraaid zijn. Als twee personen naast elkaar zitten en wat langer in gesprek moeten, dan moet de hoek niet groter zijn dan 35 graden per persoon. Stel dat het boven-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

Regardz Hospitalty Group

Vereisten voor de Moderne Werkplek 10 >

Voor veel organisaties is het faciliteren van een volledig operationele werkomgeving de op één na hoogste kostenpost, na de personeelskosten. Met een dergelijk hoge investering is het optimaal benutten van de ruimte altijd een zware opgave.

raditioneel is het benutten van de beschikbare ruimte altijd gefocust geweest op het ervoor zorgen dat de medewerkers operationale werkplekken hadden en aangename werkomstandigheden. Lange tijd was het zo dat de facility manager belast was met het indelen, realiseren en onderhouden van de werkruimtes. Vandaag de dag worden organisaties echter geconfronteerd met een overvloed aan nieuwe externe en interne factoren die de facility managers dwingt, een werkomgeving te creëren die de business-doelen ondersteunt en tegelijkertijd de (nieuwe) medewerkers een omgeving biedt waarin ze graag willen werken en waarin ze optimaal productief kunnen zijn. Het is daarom een afwegen geworden van financiën en menselijk kapitaal.

Omdat design en planning van de werkomgeving belangrijker worden, wordt het steeds noodzakelijker om nieuwe tools en transitiediensten te vinden. Die zijn onmisbaar voor de facility manager in de ‘strijd’ om zijn groeiende verantwoordelijkheden aan te blijven kunnen. Met zoveel verschillende factoren die allemaal een rol spelen, is de flexibiliteit van die diensten van cruciaal belang. Voordat we kunnen kijken naar wat deze tools en diensten moeten bezitten, moeten we eerst de spelbepalers identificeren. GENERATIE Z MAAKT ZIJN OPWACHTING

Terwijl organisaties nog bezig zijn met het vinden van een balans tussen de behoeften van de generaties vanaf Baby Boomers tot en met Millennials, betreedt alweer een nieuwe generatie de werkom-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

geving: Generatie-Z. Deze groep wordt over het algemeen beschouwd als de eerste generatie die al van jongs af aan bekend is met het internet, is Generatie-Z opgegroeid met technologie en verwacht te allen tijde overal ruim voldoende ‘connectiviteit’ te hebben. Ze verwachten dat ze, waar ze zich ook bevinden, ‘plug and play’ te kunnen toepassen, en niet beperkt te zijn door de muren van een bedrijfspand. De toegang tot technologie die ze vanaf hun jongste jaren kennen, heeft deze generatie enorme technische vaardigheden opgeleverd, en die zijn bijzonder interessant voor werkgevers. De combinatie met de huidige schaarste aan arbeidskrachten en vaardigheden zorgt ervoor dat allerlei soorten werkgevers – van technologiebedrijven tot meer traditionele werkomgevingen zoals juridische dienstverleners en accountants – grote interesse tonen in het aannemen van Generatie-Z professionals. Het is echter een nieuwe uitdaging om hen te interesseren in jouw organisatie, omdat ze op een heel andere manier met werken

O F F I C E I N S P I R AT I E

omgaan. Werkgevers zien design van de werkomgeving, opstelling en workflow als een essentiële tool voor het aantrekken en behouden van deze generatie. VERANDERING IS HET NIEUWE NORMAAL

Als gevolg van deze verschuiving in de arbeidsmarkt zijn de werknemers vandaag de dag sneller dan ooit tevoren geneigd om van organisatie naar organisatie te migreren (het zogenoemde ‘job-hoppen’). Ze maken goed gebruik van hun vaardigheden en de schaarste op de arbeidsmarkt. Werkgevers moeten nu alle aspecten van hun organisaties kritisch bekijken om ze in te kunnen zetten bij het aantrekken van toptalent. De werkomgeving speelt een belangrijke rol in dat proces. Over het algemeen zijn Generatie-Z’ers kieskeuriger waar het de ruimte betreft waarin ze moeten werken. Ze willen een omgeving die past bij de manier waarop zij hun werk het liefst doen, en die manier is vaak gebaseerd op een door die technologie bepaalde levensstijl. Steeds meer werkgevers zien de voordelen van het matchen van de werkomgeving met de manier waarop mensen graag willen werken. Zo ‘ontdekken’ ze dat het ontwerp van de werkomgeving een aanzienlijke invloed heeft op de productiviteit van de medewerkers – en op de totale bedrijfsresultaten. Met een scala aan generaties in de kantoren, en een nog groter scala aan omgevingen waarin men

graag werkt, is verandering het nieuwe normaal. Werkomgevingen die standaard waren, waar jarenlang weinig aanpassingen nodig waren, evolueren nu met een enorme snelheid. Facility managers hebben nu de uitdaging, te onderkennen hoe mensen graag werken en hoe ze al die veranderingen kunnen realiseren, en dat zonder de kosten uit het oog te verliezen. EXTERNE FACTOREN IN DE WERKOMGEVING

Verschillende voorkeuren van verschillende generaties zijn niet de enige overwegingen waar facility managers rekening mee moeten houden bij het ontwerpen van moderne werkomgevingen. Uit diverse onderzoeken zijn nog meer trends naar voren gekomen die verandering sturen: • OPEN VS. AFGESLOTEN RUIMTES

Eén van de meest invloedrijke trends in de kantorenwereld was de beweging naar open ruimtes (kantoortuinen, open offices). Maar steeds meer inrichters zijn van mening dat een balans van open en afgesloten ruimtes het beste de immerveranderende werkvoorkeuren vormt voor verschillende afdelingen en medewerkers. Het vinden van die juiste balans is bijna een kunstvorm en moeilijk om de eerste keer perfect te krijgen. Bedrijven die zich gespecialiseerd hebben in het begeleiden van transities zien de vraag toenemen naar multi-inzetbaar meubilair in een mix van open en afgesloten

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

werkomgevingen met de flexibiliteit van leaseconstructies om veranderingen aan te kunnen brengen wanneer die nodig zijn. Een ruimte die op dit moment wordt gebruikt als vergaderzaal kan een andere bestemming krijgen, bijvoorbeeld om werkplekken te bieden voor meerdere mensen als die een projectteam vormen. Of een open zone kan worden opgedeeld voor concentratiewerk. De werkomgeving wordt ingericht op basis van het welbevinden van de gebruikers, zowel mentaal als fysiek. Onderzoeken hebben aangetoond dat ontwerpen voor welbevinden de mobiliteit en betrokkenheid van de medewerkers stimuleert, stress vermindert en de productiviteit verhoogt. Zit-statafels vormen één belangrijk voorbeeld van deze trend. Medewerkers willen de keuze hebben tussen zittend en staand werken, en willen zogeheten ‘privacy panels’ kunnen plaatsen als ze die tijdens hun werkdag nodig denken te hebben. • BEDRIJFSCULTUUR

Bedrijven realiseren zich ook dat het bij de werkomgeving niet alleen gaat om het creëren van een ‘coole’ en productieve werkomgeving. Design is ook een weergave van het ‘brand’ en zijn bedrijfscultuur. Bedrijven bedenken nu manieren om het kantoor esthetisch aantrekkelijk te maken door eigen merkkleuren en logo’s toe te passen. Ze zorgen ook dat de voorzieningen er komen die de mensen tegenwoordig wensen, van espressoma-

11 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

chines en buffet-hoeken tot think-tanks en loungeruimtes. Er is ook een groeiende trend om in de kantoren meubilair te plaatsen dat gewoonlijk in huiskamers te vinden was, zoals sofa’s en luie stoelen. 12 >

• MULTI-INZETBAAR MEUBILAIR

Flexibiliteit is heden ten dage het modewoord en multi-inzetbaar meubilair kan dan een goede oplossing zijn. Een bank is niet langer meer alleen een bank. Met interne bergruimte en goed gepositioneerd als ruimtescheider kan een bank drie functies hebben: opslag, zitfaciliteit en ruimtescheider. En dat terwijl die slechts een minimaal vloeroppervlak inneemt. Zo is een desk ook niet langer een desk. Met aan de ene kant een ingebouwde kledingkast, een zit-sta optie, de toevoeging van wieltjes en extra zitgelegenheid voor twee of drie collega’s voor kort overleg kan een desk meerdere functies hebben en toch weinig ruimte innemen. • AANGESLOTEN

Bij het optimaliseren van het gebruik van de ruimte kunnen meer stopcontacten en connectiviteit ingebouwd in meubilair enorm helpen. Zogeheten ‘power strips’ ingebouwd in vergadertafels creëren een samenwerkingsomgeving voor informele overleggen die

langer duren dan de accuduur van een laptop. Gezellige hoekjes met stoelen met ingebouwde stopcontacten bieden een alternatieve en praktische gesloten werkomgeving. Omdat een stopcontact in elk werkoppervlak kan worden geïntegreerd, zijn de mensen niet meer afhankelijk van vaste plekken, zodat de ruimte ook beter kan worden benut. DE GEREEDSCHAPSKIST VAN DE MODERNE FM

Inrichting wordt een steeds belangrijker onderdeel van de taken van de facility managers: ze moeten de externe factoren herkennen, deze interpreteren en de trends integreren in de kantoorinrichting om te kunnen blijven voldoen aan de vraag. Facility managers kunnen op dit gebied wel wat hulp gebruiken. Er zijn nieuwe tools beschikbaar om hen te helpen en de betrokkenen te laten zien hoe een ruimte kan functioneren. Met interieur-ontwerptechnologie zoals 3D ontwerptools kunnen facility managers afmetingen, vloeroppervlakken en workflow bekijken. Virtual reality (VR) biedt al een geheel nieuw perspectief, met een vrijwel levensecht beeld van de mogelijkheden. Nieuwe onderzoekstechnieken komen beschikbaar die FM’ers kunnen helpen bij het verzamelen van gegevens waarmee ze ruimtebezettingen kunnen vaststellen, en vervolgens

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

de beste manier om de werkomgeving te faciliteren. Transitiediensten helpen facility managers met het bijblijven bij de jongste trends terwijl ze toch de flexibiliteit behouden dankzij de modernste werkomgeving-planningstechnologieën. Wat vandaag de dag nodig is, is niet wat er over drie jaar, misschien zelfs al over zes maanden nodig is. Meubilair on demand is één onderdeel van de transitiediensten die gericht zijn op flexibiliteit. Facility managers kunnen meubelverhuurbedrijven in de arm nemen om een bepaald testgebied in te richten en te kijken hoe de medewerkers reageren op die inrichting. Ze kunnen ook de acceptatie meten van zit-statafels en zelfs connectiviteit integreren in elk meubelstuk. Moderne organisaties blijven evolueren en deze tools en diensten kunnen facility managers helpen bij het (blijven) updaten van werkomgevingen. Of het nu gaat om een multinational met meerdere vestigingen of een mkb-onderneming, facility managers blijven alert en zorgen voor het juiste ontwerp en de passende meubeloplossingen die tegemoet komen aan de behoeften van de medewerkers. Bron: FMJ Magazine

Optimaliseer samenwerking met Sharp’s My Integrated Office

Hello new perspectives.

Niederlande

DU: 21.11.2017

27 t/m 30. 1. 2018, Frankfurt am Main

Met meerdere collega’s en vanaf verschillende apparaten aan één project Sharp is dat geen probleem. Stel: je hebt een week de tijd om een presentatie te maken om een grote klus binnen te halen, waar meerdere collega’s vanaf verschillende locaties aan moeten werken. Dat levert al snel een chaotische situatie op. Met MIO kunnen betrokkenen hun tablets, smartphones of laptops vanuit iedere locatie aan het netwerk koppelen, waar ze alle recente informatie vinden. Daarnaast hebben betrokkenen direct toegang tot de verschillende apparaten van Sharp. Hierdoor kan een medewerker thuis een idee op papier zetten, het document vervolgens op kantoor laten printen voor een collega, waarna die het idee samen met andere collega’s verder uitwerkt op een interactief display. Dat document wordt vervolgens in de cloud opgeslagen, en kan via Sharp’s Big Pad nog van handgeschreven aantekeningen worden voorzien.

’Werknemer voelt zich niet verantwoordelijk voor vertrouwelijke informatie’ Kantoormedewerkers voelen zich niet verantwoordelijk voor het

The stationery trends.

The visionary office.

zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Dat blijkt uit onderzoek van Fellowes onder meer dan 1000 kantoormedewerkers. Werknemers schuiven de verantwoordelijkheid graag af op anderen. 62 procent vindt de officemanager de aangewezen persoon om regels op het gebied van vertrouwelijkheid te handhaven. Daarnaast vindt 46 procent van de kantoormedewerkers dat voldoen aan de wetgeving omtrent de veiligheid van vertrouwelijke informatie een taak is voor de directie. Het is niet verwonderlijk dat medewerkers zich niet verantwoordelijk voelen. Bijna een kwart van de organisaties (23%) heeft namelijk geen duidelijke voorschriften van hoe om te gaan met gevoelige informatie. Hier ligt dus nog een belangrijke taak voor organisaties. Zonder duidelijke regels voor de omgang met vertrouwelijke informatie, is de impact van de mogelijke gevolgen niet bekend. Zo maakt het overgrote deel van de kantoorwerkers (80%) zich helemaal geen zorgen na het weggooien van papieren documenten. Nog eens 40 procent versnippert zelden of nooit papie

Open nieuwe perspectieven voor uw eigen business – op de internationale toonaangevende beurs voor papieren schrijfwaren en kantoorbenodigdheden. Zorg dat u erbij bent. paperworld.messefrankfurt.com/tickets Was u al bekend met onze business-matchmaking? De service voor een efficiënte planning van uw bezoek – meteen na aanschaf van uw toegangskaart gratis te gebruiken! info@messefrankfurt.nl Tel. +31 (0) 70 262 90 71

65776-013_PW_Allgemein_BM_KBM_Kantoor_Business_Magazine_105x297 • FOGRA 39 • CMYK • je: 28.09.2017

werken én het overzicht houden; met My Integrated Office (MIO) van

O F F I C E S M A RT

14 >

Legamaster zet de ‘visuele’ toon voor 2018 Legamaster profileert zich steeds meer als een specialist in visual management. De onderneming uit Lochem biedt passende oplossingen voor werkmethoden als lean, agile en scrum. Daarnaast speelt Legamaster goed in op klantbehoeftes op het gebied van digitaal presenteren en vergaderen. Met de introductie van het nieuwe XTX e-Screen zet Legamaster de toon voor 2018. Tekst Emiel te Walvaart

VISUAL MANAGEMENT Legamaster werpt zich op als specialist in visual management. “Er is een duidelijke trend zichtbaar waarbij de manier van samenwerken binnen kantoren verandert. Werkmethoden zoals lean en agile worden steeds vaker ingezet”, vertelt Leo Wieling, countrymanager Nederland bij Legamaster. “Wij leggen de focus op deze nieuwe werkmethoden. Door intensief samen te werken met specialisten op gebied van agile en lean is een aantal nieuwe producten op de markt gebracht, waaronder de Agile Toolbox, Magic-Chart

Notes en Planning PokerCards. Maar ook bestaande producten worden op de juiste manier geplaatst binnen de trend van visual management. Daarnaast wordt eigen personeel getraind in lean en hebben al meerdere collega’s een green belt in lean mogen ontvangen”, geeft Wieling aan. ‘Practice what you preach’ luidt het devies. “Wij geven in samenwerking met de dealer volop advies en uitleg over visual management aan de eindgebruiker”, aldus Monique Steenmans, Trade Marketeer bij Legamaster. “Dit door middel van een speciale visual management brochure die we recent hebben uitgebracht en aansluitend is er een landingspagina, www.legamaster.com/nl/visualmanagement gelanceerd. Tools die helpen om de eindgebruiker van onze producten uitleg te geven en te adviseren.” WORKSHOP EN TRAINING “Uiteindelijk gaat het om het signaleren van de trends in de markt en de behoeftes op het gebied van visuele communicatie en hierop in te spelen door de eindgebruiker actief te banaderen”, vertelt Steenmans. Legamaster biedt daarom workshops over agile,

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

Beurzen Legamaster is traditiegetrouw ook in 2018 aanwezig op de Vakbeurs Facilitair In Jaarbeurs Utrecht (van 24 tot en met 26 januari 2018, hal 1 stand F0). “Voor ons een belangrijk platform om onze nieuwe producten te laten zien”, meldt Wieling. Daarnaast neemt Legamaster deel aan ISE (Integrated System Europe) dat plaatsvindt van 6 tot en met 9 februari 2018 in de RAI Amsterdam (hal 10 stand P170).

lean en scrum voor de eindgebruiker bij de dealer. Onlangs beet Martin Cuypers uit Venray het spits af. Tijdens de workshop werd uitvoerig uitleg gegeven over de werkmethoden en toepassing hiervan. De deelnemers moesten natuurlijk ook zelf aan de slag met de Legamaster-producten. “Op deze manier kunnen wij de eindgebruiker inspireren, hun vragen beantwoorden en helpen met de problemen waar ze tegenaanlopen bij het toepassen van een lean of agile werkmethode. De deelnemers gaan vol inspiratie en kennis de deur uit.” Legamaster is ook op diverse events van verschillende partijen aanwezig. “Zo werkten we samen met UNC Plus Delta, die gecertificeerde trainingen in lean, sixsigma en agile geeft, tijdens het seminar Storm of wendkracht 8?”, legt Steenmans uit. LEGAMASTER XTX E-SCREEN Legamaster is als fabrikant de enige die zowel traditionele als elektronische visuele communicatiemiddelen produceert. De nieuwste parel van het digitale assortiment is de Legamaster XTX e-Screen. “Het is een zeer innovatief product”, zegt Leo Wieling. “Het is ons antwoord op Microsoft Surface Hub en Google Jamboard. We kunnen absoluut concurreren met die grote namen. Het touchscreen is zowel een dynamisch presentatiemiddel, net als een whiteboard waarop je kunt schrijven en tekenen en als een statisch scherm waarop je presentaties, films en afbeeldingen kunt tonen. Wat de XTX echt uniek maakt is de geavanceerde InGlass™ touchtechnologie en de geïntegreerde videoconferencing-apparatuur. Het XTX e-Screen is multifunctioneel inzetbaar en een zeer complete aanwinst voor elke meeting room. Het sluit naadloos aan bij het concept van de huddle room, een fenomeen dat sterk in opkomst is in de kantooromgeving.” De belangrijkste features op een rij: • InGlass™ touchtechnologie • twee ingebouwde camera’s voor videoconferencing • ingebouwd geluidssysteem met frontaal geplaatste speakers en een kraakhelder geluid • ingebouwde microfoon voor videoconferencing • ingebouwde pc met onder meer voorgeïnstalleerde meeting room software (FLIPBOX) • videoconferencing upgrade package met onder andere een op afstand bedienbare HD-camera en microfoon/speaker unit.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

15 <

BOP Award voor Legamaster Mobiel Glassboard Legamaster heeft een Benelux Office Products Award gewonnen in de categorie Office Interior voor het Legamaster Mobiele Glassboard. Leo Wieling mocht de felbegeerde prijs in ontvangst nemen tijdens de uitreiking medio oktober in de Johan Cruijff ArenA. “We zijn er heel blij mee. Het is een bevestiging dat we op de goede weg zijn. We zijn ons goed aan het ontwikkelen op het gebied van office design. Er wordt steeds meer waarde gehecht aan design, maar natuurlijk ook functionaliteit. Onze Mobiele Glassboards verenigen beide in zich.”

O F F I C E S M A RT

16 >

Skype for Business geïntegreerd in Teams Microsoft heeft tijdens Microsoft Ignite 2017 bekend gemaakt dat het Skype for Business-functionaliteit gaat integreren in Teams. Wat betekent dit precies? Patrick Scherbeijn van Ask Roger! - Microsoft GOLD Partner Communications Competency - legt uit. Tekst Sef Heldens

icrosoft-partner Ask Roger! krijgt van klanten de nodige vragen over dit onderwerp. Bijvoorbeeld of Skype for Business nu gaat verdwijnen. “Ja en nee”, zegt Patrick Scherbeijn van Ask Roger! “Voor het antwoord op deze vraag is het van belang te weten dat Skype for Business online in meerdere varianten leverbaar is. Zo onderscheiden we Cloud PBX, Cloud Connector Edition (CCE), Hybride (OPCH) en On Premise (op locatie of via onze Private Hosted oplossing). Cloud PBX, oftewel Skype for Business uit de Microsoft Cloud, is niet hetzelfde als een Skype for Business oplossing On Premise of bijvoorbeeld private hosted in ons datacenter. Per land

kunnen de functionaliteiten van Cloud PBX verschillen. De On Premise oplossing staat dus los van de Cloud PBX-variant en verandert niet van naam.” Volgens de aankondiging wordt Skype for Business online (Cloud PBX) geïntegreerd in Microsoft Teams. Daarnaast zal de CCE-variant verdwijnen. Zodra Skype for Business Cloud PBX binnen Teams is geïntegreerd, krijgt Teams als collaboration tool nog meer mogelijkheden, verwacht Ask Roger! Microsoft verwacht binnen twee jaar alle functionaliteiten van Skype for Business binnen Microsoft Teams te integreren. NIEUWE RELEASE SKYPE FOR BUSINESS

Er komt een nieuwe release van Skype for Business On Premise, naar verwachting eind 2018. Microsoft kondigt deze verandering aan om de onderliggende Skype for Business-ruggengraat beter aan te laten sluiten op het Teams-platform. De ondersteuning van het normale Skype for Business-platform inclusief de client blijft intact. Scherbeijn: “Microsoft kondigt bovendien Skype for Business Server 2019 aan, wat betekent dat Skype

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

for Business On Premise voorlopig blijft bestaan. En daarna? Dit valt op dit moment nog niet te zeggen.” Afhankelijk van de gewenste functionaliteiten kan de klant straks kiezen of hij gebruik maakt van de Skype for Business- danwel de Teams-client. “Dus samenvattend: Ja, Skype for Business verdwijnt voor wat betreft de Cloud-varianten. De Cloud PBXomgeving komt straks volledig in Microsoft Teams en niet meer in Skype for Business. Microsoft gaat alle functies van Skype for Business overzetten naar Teams, zoals gespreksgeschiedenis, scherm delen en meer. En: Nee, Skype for Business verdwijnt niet voor wat betreft Skype for Business On Premise; dat blijft Skype for Business.” INTELLIGENTE COMMUNICATIE

Waarom maakt Microsoft deze stap? Dat heeft alles te maken met Microsofts visie op ‘Intelligente communicatie’. Intelligente communicatie gaat verder dan de traditionele Unified Communications-oplossingen, zodat taken efficiënter uitgevoerd kunnen worden met een minimaal aantal applicatie-wisselingen: alles wat iemand nodig hebt voor zijn werk heeft hij binnen één oplossing bij elkaar, zonder dat van applicatie gewisseld hoeft te worden. Binnen Teams kunnen bestanden vanuit

Office direct bekeken en bewerkt worden. Doordat de gebruiker tijdens het gesprek de juiste bestanden bij de hand heeft en direct aan kunt passen, wordt vergaderen productiever en is er meer overzicht. Bovendien voorkom je met Teams een overdaad aan ‘reply to all’ e-mails door gesprekken over specifieke onderwerpen in chat-ruimtes te centraliseren. Microsoft adviseert gebruikers om nu alvast vertrouwd te raken met Teams door hiervan gebruik te maken naast Skype for Business.

ven zullen uiteindelijk toch de overstap moeten maken. Nadat er ervaring is opgedaan, kan Teams voor alle gebruikers beschikbaar gesteld worden. Wel moeten bedrijven goed letten op de adoptie van de medewerkers, en daarna de overstap maken. Ook de bedrijven die met Skype for Business On Premise werken, adviseren we om bekend te raken met Teams. In deze oplossing zit namelijk een aantal extra functionaliteiten voor communicatie binnen groepen.”

VERSCHIL TEAMS EN SKYPE

ADOPTIE

Wat is het verschil tussen Teams en Skype for Business? Vooralsnog zijn het twee verschillende oplossingen met een beperkte functionele overlap, zegt Scherbeijn van Ask Roger! “Binnen Teams ontbreken nu nog belangrijke telefoniefunctionaliteiten. Vooralsnog is Skype for Business meer geoptimaliseerd voor één op één communicatie en telefonie, terwijl Microsoft Teams beter geoptimaliseerd is voor groepscommunicatie.” Moeten bestaande klanten nu overstappen naar Teams volgens Scherbeijn? “Wij adviseren bedrijven die gebruik maken of willen gaan maken van Skype for Business uit de Microsoft Cloud om nu alvast ervaring op te doen met het gebruik van Teams naast Skype for Business. Deze bedrij-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Zoals gezegd, bij nieuwe communicatietools is de adoptie door gebruikers van groot belang. Ask Roger! heeft hiervoor het ‘Road to Success Model’ ontwikkeld, om bedrijven te helpen met deze digitale transformatie. “Dit model geeft garantie voor een succesvolle inrichting en gebruik van Skype for Business en Teams”, zegt Scherbeijn. “Samen met de klant doorlopen we een aantal stappen, elk bestaande uit gedefinieerde activiteiten als workshops, interviews en netwerk assessments. Dit leidt tot een inventarisatie van business doelstellingen, wensen en eisen ten aanzien van communicatie en samenwerken, business use-cases en aandacht voor specifieke applicaties die mee migreren als bedienposten, Contact Centers en CTI-koppelingen en dergelijke.”

17 <

O F F I C E H E A LT H

5 Factoren voor een gezonder kantoor 18 >

Fysieke gezondheid is een uitermate belangrijk aspect dat rechtstreeks invloed heeft op de betrokkenheid van de medewerkers. Maar het realiseren van een gezonde werkomgeving kan een moeilijke opgave vormen. Het vereist een scherp inzicht in ontwerp en inrichting, een diepgaand begrip van het gedrag van de medewerkers, maar tevens een betrokken management dat de mensen kan overtuigen van de waarde van gezond leven en wellness – privé, maar zeker ook op de werkplek.

et creëren van een gezonde werkomgeving kan de productiviteit verhogen, en is een niet te onderschatten signaal naar de medewerkers toe dat het management waarde hecht aan het personeel. We bieden hier enkele belangrijke factoren die facilitymanagers kunnen helpen bij het creëren van een gezond(er)e omgeving voor hun personeel.

INSTELBAAR MEUBILAIR

Het is al in meerdere onderzoeken aangetoond dat langdurig zitten

slecht is voor de gezondheid, net al langdurig staan. Te lang zitten kan zorgen voor bijvoorbeeld obesitas en rugproblemen, te lang staan heeft ook allerlei mogelijke kwalen tot gevolg. De oplossing om de gezondheid zo goed mogelijk te borgen is het afwisselen van staand en zittend werken. Dat is mogelijk met behulp van (in hoogte) verstelbaar meubilair. Dat biedt de medewerker de kans om die afwisseling in de werkdag in te voeren. Een zit-sta tafel is dan de meest gebruikte oplossing, maar een goede bureaustoel

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

biedt ook de mogelijkheid om van houding te veranderen. Typen vereist immers een andere lichaamshouding dan lezen of bellen. Ergonomisch verantwoord meubilair (dat ook verstelbaar is, dus) kan het lichaam helpen bij het voorkomen en vermijden van chronische spieraandoeningen. GEZONDE VOEDING

Voeding is een moeilijk onderwerp om aan te snijden. De medewerkers kunnen vaak foute keuzes maken, omdat het gemakkelijk is (broodje bal of kroket) of omdat er te weinig keuze is. Dat laatste is de afgelopen jaren gelukkig veranderd als gevolg van de trend naar gezonder voedsel, van harte gesteund door de meeste cateringbedrijven. Het management – en de cateraar natuurlijk – beseffen dat het bieden van gezond voedsel een belangrijk deel uitmaakt van een gezonde levensstijl. En die moet ook worden volgehouden op kantoor, niet alleen thuis. Dat aanbieden van beter voedsel hoeft niet beperkt te zijn tot het bedrijfsrestaurant: op de afdelingen zelf kan gewoon een schaal met fruit worden neergezet, evenals flesjes water. Want genoeg

O F F I C E H E A LT H

water drinken is net zo belangrijk als gezond eten. Bijkomend voordeel: bezoekers zien dat er door de leiding veel wordt gedaan voor de werknemers. Met als gevolg een goed bedrijfsimago. AANGENAAM UITZICHT

Visueel aangename uitzichten vanaf de werkplek, zoals bossen of zelfs een park of plantsoen, hebben een bewezen positief effect op het welbevinden van de werknemer. Inrichters moeten optimaal gebruik maken van ramen in het kantoor om het gevoel van natuurlijk licht en diepte te bereiken. Het plaatsen van gezamenlijke ruimtes bij ramen en andere goed verlichte locaties kunnen ervoor zorgen dat het gehele team hiervan voordeel heeft. Managers zouden zich moeten laten voorlichten (indien nodig) over het positieve effect van verlichting en licht op een gezonde kantoorcultuur en naar mogelijkheden moeten zoeken om dit te implementeren in de kantoorinrichting en -indeling. RUIMTELIJKE DIVERSITEIT

Een andere manier waarop facility managers kunnen helpen bij het creëren van een gezonde werkomgeving is door het ontwerpen van ruimtes die telkens een andere indruk opwekken. Wanneer een

werkomgeving zones, ruimtes en afdelingen bevat die verschillen op het gebied van kleur, textuur, afzondering, helderheid en afmeting, zullen de medewerkers minder snel verveeld raken of vermoeid door hun omgeving. Als facility manager zou je eens kritisch moeten kijken naar de indelingen van het kantoor en bedenken hoe ontwerp en inrichting de medewerkers kan inspireren en meer betrokken kan maken. Onverwachte kantoorelementen kunnen een belangrijke factor vormen bij het creatief, tevreden en alert houden van de medewerkers. Dat kunnen bijvoorbeeld planten zijn, of een kunstvoorwerp.

kunnen gebruik maken van al of niet gratis of met korting door het management verstrekte abonnementen van een fitnessclub in de directe omgeving van het bedrijfspand. Of je huurt een fitnessinstructeur die ’s ochtends voor het werk een lesje geeft. Taichi, bijvoorbeeld, is daar een uitstekende optie voor. Maar denk ook aan het regelen van een wekelijkse stoelmassage. Het aanbieden van toegang tot fitness of een andere lichamelijke sportactiviteit is ook weer een signaal naar de medewerkers toe dat het management betrokken is bij hun gezondheid, en niet alleen aandacht heeft voor hun werkprestaties.

EEN ACTIVITEITENRUIMTE

Let wel: geen enkele factor kan garanderen dat de gezondheid van een team beter wordt. Managers zouden zich meer moeten richten op het creëren van een gezondheids-gerichte omgeving en cultuur die de medewerkers aanmoedigt en in staat stelt, goede keuzes te maken. Het aanbieden van flexibele werkvoorwaarden, natuurlijk licht, gezond voedsel en fysieke activiteit kunnen helpen bij het gezond houden van de mensen, wat zich uiteindelijk zal vertalen in een hogere algemene productiviteit en minder ziekteverzuim.

Het aanbieden en inrichten van activiteitenruimtes zoals fitness- en yogakamers zijn een uitstekende manier om de mensen te helpen bij het verbeteren van hun lichamelijke gezondheid. Veel bedrijven – steeds meer – hebben in hun bedrijfspanden dergelijke ruimtes ingericht. Hoewel natuurlijk niet elke onderneming voldoende vierkante meters tot zijn beschikking heeft om een deel daarvan te reserveren voor fitness, zijn er andere manieren om een actieve leefstijl te promoten bij het personeel. Teams die in drukke steden werkzaam zijn,

19 <

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Groot in kleur, klein in kosten Val op met onze LED-kleurenprinters.

Om de concurrentie te verslaan, hebt u een professionele uitstraling nodig. OKI kan hierbij helpen. Onze LED-technologie garandeert levendige kleuren van superieure kwaliteit maar ook hoogwaardige zwart-witprints tegen dezelfde lage kosten als bij een standaard zwart-witprinter. Ontdek wat OKI nog meer kan doen om uw business tot leven te brengen â&#x20AC;&#x201C; ga naar www.oki.com/nl

ALIVE WITH COLOUR O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

JURA biedt kwaliteit voor elk bedrijf

at geldt niet alleen in horeca, maar ook thuis en op het werk. Een goede kop koffie is het visitekaartje van een bedrijf. Gasten en medewerkers waarderen een heerlijke espresso of cappuccino. Sinds jaar en dag biedt het Zwitserse bedrijf JURA het ultieme koffieresultaat met slechts één druk op de knop. De premium volautomaten van JURA zijn eenvoudig en intuïtief te bedienen en bieden met vers gemalen koffie de ideale oplossing voor MKB, organisaties en instellingen, in koffiecorners en personeelsruimten.

hoogte verstelbare combi-uitloop, met één druk op de knop, naar keuze één of twee koffiespecialiteiten tegelijk in de kopjes of glazen. De praktische hulp voor de plaatsing van kopjes maakte hem bij uitstek geschikt voor zelfbedieningsruimten. Beide machines zijn voorzien van het revolutionaire impulsextractieproces (Pulse Extraction Process, P.E.P.®). Met deze eigen vinding heeft JURA het zetproces geoptimaliseerd met een ongekend en vol aroma als resultaat. De kwaliteit van een barista! Een goede gebrande boon, vraagt om een goede machine. Dat geldt ook omgekeerd, om het beste resultaat in de kop te krijgen. U vindt de stand van JURA op de Beurs Facilitair dan ook tussen koffiebranders en andere collega’s, in hart van de koffiebranche. 24,25 en 26 januari 2018, Jaarbeurs Utrecht - Standnummer L33.

NOVITEITEN

www.jura.com

De laatste jaren heeft de kwaliteit van koffie een enorme vlucht genomen. Barista’s deden hun intreden in de horeca en de consument heeft talloze nieuwe koffievariaties leren kennen. Daarmee mag gezegd worden dat de gemiddelde Nederlander anders koffie drinkt dan tien jaar geleden.

Op de Beurs Facilitair 2018 showt JURA haar complete aanbod koffieapparatuur, dat zich naast het bedieningsgemak kenmerkt door een subliem design. De WE-serie biedt de ideale koffiemachines tot circa 30 koppen per dag. De GIGA professional-serie geeft antwoord op de vraag tot circa 200 koppen koffie per dag. Daar tussenin zit de X-serie, tot circa 80 koppen per dag, waarvan twee nieuwe machines op de beurs worden geïntroduceerd. De X6 is de ideale machine wanneer de voorkeur naar zwarte koffiespecialiteiten gaat en heet water op twee verschillende temperatuurniveaus voor thee beschikbaar moet zijn. Het duidelijk te begrijpen bedieningsconcept is door personeel of gasten uitstekend te bedienen. Met zijn grote waterreservoir of stabiele kit voor verswateraansluiting, is de X6 even goed geschikt voor mobiel gebruik als op vaste locaties. De X8 schenkt daarnaast middels zijn solide, in

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

ZWITSERSE PRECISIE Innovatie, precisie, kwaliteit, betrouwbaarheid, duurzaamheid en service zijn waarden die als het ware in het DNA van JURA gegrift zijn. Het Zwitserse bedrijf legt zich volledig toe op premium-volautomaten voor koffiespecialiteiten, en heeft het zich duidelijk als specialist op de markt gepositioneerd. Volautomaten van JURA zijn een synoniem voor een optimaal koffieresultaat, een eenvoudige bediening, fraai design en eenvoudig onderhoud.

21 <

O F F I C E I N S P I R AT I E

Vierde lustrum Vakbeurs Facilitair

Op 3 hectare 3 dagen alles voor de werkplek 22 >

l twee decennia lang komen de verantwoordelijken voor de werkplekken in Nederland naar dit vakevenement, het grootste van Nederland op zijn gebied, om zich te oriënteren over de mogelijkheden om hun gebouwen in te richten.

Wat de bezoekers zo in het evenement aantrekt is de veelzijdigheid en compleetheid van het aanbod, aldus de organisatie. Zo’n 350 standhoudende bedrijven bieden de meest uiteenlopende producten en diensten aan. Een greep uit het aanbod leert dat er de vanzelfsprekende zijn, zoals beveiligings- en schoonmaakbedrijven, naast de cateraars, koffiebranders en meubelleveranciers. Daarnaast zijn er op de beursvloer ook de minder vanzelfsprekende, die bezoekers niet zo snel elders tegen gaan komen, maar wel weten te waarderen, zoals aanbieders van fietsbergingen,

kantoorbeplanting, sanitaire voorzieningen en akoestische oplossingen of de bijzondere, waar niet zo snel aan wordt gedacht, zoals geurbestrijders, verhuurbedrijven en witgoedaanbieders. KENNISOVERDRACHT EN SIDE-PROGRAMMA Naast de beursvloer verzorgt de organisatie nog de nodige vakmatige aanvullingen. Naast veel diensten en producten bij de honderden standhouders, kunnen bezoekers kennis op tientallen symposia met méér dan honderd deskundige sprekers over uiteenlopende onderwerpen op het gebied van facilitair management en gebouwbeheer opdoen. Denk hierbij onder andere aan gezonde, veilige, arbo-verantwoordelijke, duurzame en maatschappelijk verantwoordelijke werkplekken. Huisvesting, beveiliging, verlichting of de inrichting van bedrijfsgebouwen. Het programma is zo divers dat er voor iedere bezoeker wel een symposium binnen zijn of haar interessegebied bij zit. Tijdens de jubileumeditie is eveneens voorzien in een uitgebreid side-programma. Dit programma vindt buiten de beursvloer plaats in het zalencentrum in het Julianagebied van de Jaarbeurs. Het programma leent zich uitstekend voor congressen, workshops, uitreikingen en dergelijke. Op de voorlopige planning

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

staan onder andere: de tiende editie van de Nationale Binnenmilieudagen door Lescrauwaet Environment, de uitreiking van de Best Practice Award door Schoonmaak- en Glazenwassersbranche (RAS) en Schoon is van iedereen door Hago Zorg. Naast events door standhouders zullen verschillende brancheorganisaties een bijdrage aan het programma leveren. Zowel het voorlopige symposia- als het side-events programma is te vinden op www.vakbeursfacilitair.nl VEEL NOVITEITEN Ter stimulering van de ontwikkeling van de sector wordt voor de achtste keer de FGNoviteitenprijs uitgereikt aan het meest innovatieve product of dienst voor het jaar 2018. Noviteiten vormen een belangrijk speerpunt op de beursvloer. Daarom wordt er ook tijdens de komende editie door de organisatie een noviteitenplein ingericht, waar vele tientallen deelnemers aan de verkiezing van de FGNoviteitenprijs 2018 hun noviteit presenteren. Bezoekers krijgen naast een indruk van een noviteit, er de nodige voorlichting over en zij kunnen deelnemen aan de noviteiten-quiz. Ook kunnen bezoekers weer hun stemmen uitbrengen voor de publieksprijs op hun top 5 favorieten noviteiten. Voor komende editie werkt de organisatie met enkele partijen uit het werkveld samen, zodat er ook presentaties en rondleidingen langs belangrijke noviteiten op de beursvloer plaatsvinden.

wilde de mijlpaal van de 20ste editie niet zonder het nodige feestgedruis laten plaatsvinden. Dit is niet de enige activiteit die rondom het jubileum plaatsvindt. Bezoekers worden bij binnenkomst getrakteerd op lekkere bonbons en er wordt voor deze gelegenheid een unieke oranje tulp gedoopt. Alle bezoekers kunnen bij dit officiĂŤle moment aanwezig zijn. De naam van de tulp wordt tijdens de doop op de beursvloer bekend gemaakt. Ook wordt er een facilitaire escaperoom gebouwd en is er een speciale jubileumreceptie met live-muziek voor alle standhouders en bezoekers, waar ook de andere jubilaressen onder de deelnemers in het zonnetje worden gezet. De beursvloer wordt feestelijke aangekleed met de nodige beplanting en ballonnen. Wie dit allemaal nog veel uitgebreider en veel diepgaander na wil kijken of intensiever wil beleven, kan op verschillende websites terecht, zoals www. vakbeursfacilitair.nl, www.centrumfacilitair.nl of www.fgnoviteiten.nl. Daarop staan actuele toelichtingen op uitgebreide programmaâ&#x20AC;&#x2122;s, standhouderslijst, side-programma, noviteiten, et cetera. Bezoekers van de vakbeurs kunnen er in de week voorafgaande aan de vakbeurs ook de beursapp FG2Visit downloaden, waarop alle informatie handzaam via de smartphone, zowel voor Apple- als Android-gebruikers, te lezen valt.

Belangstellenden die de vakbeurs Facilitair &

FEESTGEDRUIS TIJDENS 20STE EDITIE Editie 2018 staat in het teken van het 20-jarig jubileum van de vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer. Burgemeester van Utrecht Jan van Zanten gaat het evenement op woensdag 24 januari feestelijk openen, want organisator HoLaPress Communicatie

Gebouwbeheer gratis willen bezoeken, doen er goed aan zich voor te registreren, zodat zij de wachtrijen vermijden. Met uw toegangsbadge heeft u drie dagen lang van 10.00 uur tot 17.00 uur toegang tot de complete beursvloer en het side-programma.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

23 <

O F F I C E H E A LT H

24 >

De kwaliteitsmerken van J.J. Darboven Met Alfredo Espresso en Café Intención biedt J.J. Darboven unieke smaakbelevingen voor elke koffieliefhebber. Al 151 jaar is het familiebedrijf J.J. Darboven specialist in koffie, thee, drinkchocolade en bijhorende producten en levert daarmee de combinatie van de beste koffie met de perfecte machine aan horecabedrijven en organisaties. Met vier koffiebranderijen en 12 vestigingen binnen Europa zijn de merken van J.J. Darboven toonaangevend in de markt. Daarbij draait alles om: “Het unieke genot van koffie”. Tekst Huug Duin

ALFREDO ESPRESSO

Alfredo Espresso straalt de Italiaanse koffiecultuur uit en is verkrijgbaar in diverse bonenmelanges. Van een

zachte, Arabica melange, langzaam gebrand voor een volle café crème tot een typisch Italiaanse espressomelange, donker en temperamentvol met een dikke, zachte crèmelaag. Ook is er de fairtrade melange ‘Futuro’ met een zacht en vol aroma. Alfredo Espresso wordt geschonken in Alfredo Espresso porselein of fraaie “to-go” bekers.

Een netwerk van Alfredo Espresso meeting points (horecazaken waar deze koffie geschonken wordt), waaiert uit over ons land. Online is eenvoudig te vinden waar een meeting point van Alfredo Espresso in de buurt te vinden is. De smaakbeleving en uitstraling van dit koffieconcept past bij eigentijdse cafés, hotels en kwaliteitrestaurants. Maar de tijd dat het genieten van een heerlijke espresso, cappuccino of latte macchiato uitsluitend in de horeca kon, ligt inmiddels gelukkig achter ons. Alfredo Espresso hoort bij het (bedrijfs)leven. In het

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

APPARATUUR De beste koffie, verdient de juiste apparatuur. J.J. Darboven heeft partnerships met de beste machineproducenten waaronder Reneka, WMF, Schaerer en Etna. Van espressomachines tot aan volautomaten. Verder zijn molens, reinigingsmiddelen en barista-benodigdheden eveneens verkrijgbaar bij J.J. Darboven. Een eigen technische dienst verzorgt het periodiek onderhoud.

MKB, maar ook bij grote zorginstellingen, op scholen en bij sportverenigingen kan met genieten van Alfredo Espresso. De koffiecorner, vaak in de centrale hal, wordt steeds belangrijker. Een plek om elkaar te ontmoeten onder het genot van een goede cappuccino of lekkere lungo. De juiste apparatuur is een belangrijk onderdeel van de succesfactor. De specialisten van J.J. Darboven adviseren elke organisatie over de beste koffiemachine op de juiste plek. Bovendien zijn er voor de aanschaf van een machine verschillende financieringsvormen mogelijk. CAFÉ INTENCIÓN

Café Intención is een fairtrade en biologische melange van hoogwaardige koffiebonen uit Midden- en ZuidAmerika. De 100% Arabica bonen bieden een zachte koffie die je positief verrast, door het verlopen van een licht kruidige smaaksensatie, via een stevige body naar een fluweelzachte afdronk. Dit alles onder een prachtige, volle crèmelaag. Naast de bonenmelange is er ook filterkoffie verkrijgbaar, uitstekend te gebruiken bij het zetten van grote hoeveelheden koffie. Als één van de eerste koffiebranders bracht J.J. Darboven circa 25 jaar geleden fairtrade koffie op de markt. Het past bij het familiebedrijf dat zich realiseert dat de planeet niet van de mens is, maar dat men er slechts gebruik van mag maken op een manier dat ook onze kinderen en kleinkinderen hier ook in de toekomst met plezier kunnen leven. J.J. Darboven was een van de eerste licentienemers van de Stichting Max Havelaar, de organisatie die in Nederland toezicht houdt op het Max Havelaar keurmerk. Organisaties die bewust kiezen voor duurzaam en fairtrade, kiezen voor Café Intención.

25 <

HISTORIE Johann Joachim Darboven begon in 1866 in Hamburg te Duitsland als eerste met het verkopen van gebrande koffiebonen. Tot dan toe roosterden huishoudens groene koffiebonen in de pan. Hij verkocht de geroosterde bonen in zakken die de houdbaarheid van de koffie verlengde. Al snel verkocht hij de koffie buiten de stadsgrenzen. In 1966 is J.J. Darboven bv in Amersfoort opgericht. Circa 35 medewerkers verzorgen de verkoop, marketing, administratie en distributie van de koffieconcepten en bijbehorende artikelen. Internationaal werken er bij J.J. Darboven +/- 1100 medewerkers. Albert Darboven is de vierde generatie Darboven die het familiebedrijf leidt. Voor J.J. Darboven was haar 150jarig bestaan aanleiding om samen met partner OLAM, een wereldwijd opererende leverancier van agrarische grondstoffen, met een groot ethisch, sociaal en ecologisch

www.darboven.nl

verantwoordingsgevoel, een langdurig project voor 275 koffieboeren Bezoek J.J. Darboven op de Horecava, stand 12.715, 8 tot en met

op te zetten in Honduras: H.E.L.P. (Honduras Education Life Project).

11 januari, RAI Amsterdam.

Doel is om de boeren te ondersteunen bij de verbetering van hun

Bezoek J.J. Darboven op de Beurs Facilitair, stand G16 HAL 1, op

productie- en levensomstandigheden.

24, 25, 26 januari 2018 op de Jaarbeurs Utrecht.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

OFFICE DUURZA AM

26 >

Duurzame kantoorinrichting voor een groenere toekomst én een succesvolle business De moderne wereld stelt hoge eisen aan zowel grote als kleine ondernemingen. Die willen allemaal de modernste technologieën, sneller internet, ‘cool’ meubilair, meer tevreden cliënten, en de meest productieve medewerkers. Soms echter kan juist de inrichting van het kantoor een ernstige rem zetten op die betere resultaten en hogere winsten. Facility managers zijn de organisatoren bij uitstek om ervoor te zorgen dat de werkomgeving tegemoet komt aan de wensen (eisen?) van de gebruikers.

et Green Office concept is gebaseerd op het constructief toepassen – maar tegelijkertijd het sparen – van natuurlijke bronnen zoals licht, lucht en energie. Dit kan op vele manieren gebeuren, van het plaatsen van energie-efficiënte ramen tot het reinigen van de lucht met verschillende planten. Recent onderzoek heeft een direct verband aangetoond tussen duurzame werkplekken en een efficiëntere werkomgeving. De overstap van een traditionele naar een ‘groene’ inrichting kan een onderneming

op veel manieren voordeel bezorgen: van het reduceren van de kosten tot het creëren van stressvrije werkplekken met hoge productiviteitsniveaus. En er is geen betere plek om daarmee te beginnen dan vanuit de facilitaire hoek. We geven enkele tips voor initiatieven hiervoor. BESPAAR OP DE ENERGIE DIE COMPUTERS VERBRUIKEN

Bij de aanschaf van computers wordt veelal gekeken naar de processorsnelheid, de grootte van het werkgeheugen

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

en meer van dat soort niet onbelangrijke zaken. Maar let ook eens op het Energielabel: dat is een bewezen keurmerk dat de pc energie en dus geld bespaart. Computers die niet worden gebruikt moeten altijd in de energiebesparingsmodus worden gezet. Probeer screensavers te vermijden want die vreten ook energie. De medewerkers moeten na werktijd hun pc’s uitschakelen en oplaadkabels uit de stopcontacten halen. VERGEET NIET TE RECYCLEN

Alle afval van de dingen die de mensen in een kantoor gebruiken, kan duurzaam worden verwerkt. Van enveloppen, papieren documenten en kartonnen dozen tot inktcartridges, computermonitoren en zelfs voedsel. De medewerkers zouden er regelmatig aan moeten worden herinnerd dat ze al die zaken kunnen recyclen. Plaats in het bedrijfsrestaurant bijvoorbeeld bakken speciaal voor organisch afval, maar ook bakken voor plastic en blik, en zet die op plekken waar mensen vaak langskomen. Het helpt ook om eenvoudige richtlijnen op te stellen waar de medewerkers zich aan kunnen houden. MAAK GEBRUIK VAN DAGLICHT

Het is een bewezen feit dat medewerkers die daglicht op hun werkplek hebben, veel beter werken en zich makkelijker kunnen concentreren dan wanneer ze bij kunstlicht werken. Bovendien: meer daglicht betekent minder kunstlicht en

OFFICE DUURZA AM

dus lagere kosten. Zelfs als er plekken zijn waar geen direct zonlicht binnen kan komen, zijn er slimme oplossingen die dat zonlicht kunnen ‘omleiden’ naar de werkplek. WAARDEER DE PLANTEN

Werken in een natuurlijke omgeving verbetert je concentratievermogen waardoor je productiever kunt zijn. Als je kantoorruimte geen ramen heeft of groene zones, zorg dan dat je lekker veel planten neerzet. Behalve dat ze de sfeer aanzienlijk verhogen, zorgen planten ook voor een schonere lucht. VERLAAG JE REKENINGEN

Een van de meest hardnekkige mythes in de zakenwereld is dat we economsiche groei moeten inruilen voor een duurzamer milieu. Going green is allang geen kostbare en vervelende transformatie meer voor de business; in feite is het een uitstekende manier geworden om geld te besparen en tegelijkertijd het milieu te ondersteunen. Om de kosten aan te pakken, bieden we hier enkele tips die facility managers zouden kunnen gebruiken: • Schakel om naar LED-verlichting; dit is duurzamer en energie-zuiniger dan de tradionele verlichtingsoplossingen. • Vervang oudere apparaten zoals koelkasten, computers, printers, scanners en dergelijke door apparatuur met een beter energielabel. • Plaats bewegingssensors in ruimtes die zelden worden gebruikt om te voorkomen dat verlichting nodeloos brandt. • Koop en gebruik gerecycled papier. • Gebruik herbruikbare of kartonnen bekertjes in plaats van plastic of styrofoam. • Investeer in energie-efficiënte ramen die voor voldoende daglicht zorgen in het kantoor. LET OP DE CIJFERTJES

Volgens het Duitse Roland Berger Strategy Consultants zal in

het jaar 2020 de mondiale markt voor ‘groene’ of milieuvriendelijke technologieën 2.740 miljard dollar bedragen. ‘Going green’ maakt een enorme impact op ondernemingen over de gehele wereld en menig facility manager heeft al bevestigd dat het beheren van een ‘groen’ kantoor een voorbeeld is van een goed georganiseerde, motiverende werkomgeving. Er zijn al genoeg bewijzen dat het implementeren van een milieubewuste handelwijze bedrijven helpt om concurrerend te blijven op de markt waarin ze acteren. Een recent onderzoek door de MIT Sloan School of Management wees uit dat: • 67% van de respondenten zegt dat duurzaamheidsstrategieën noodzakelijk zijn om te kunnen blijven concurreren. • 68% van de respondenten zegt dat hun organisaties hun commitment aan duurzaamheid in het afgelopen jaar hebben vergroot (in 2009 gaf slechts 25% van de ondervraagden dit aan). • Duurzaamheid wordt een steeds belangrijker issue in de bestuurskamer, aldus de ondervraagden: 28% is van mening dat het een permanent spelende kwestie is, en 42% geeft aan dat hoewel het geen top-prioriteit heeft, het wel permanent op de agenda staat. VERHOOGDE PRODUCTIVITEIT

Vergeleken met traditionele kantoorruimtes toonden de ‘groenere’ een grotere productiviteit van de medewerkers. Het pure concept en de sfeer van het ‘groene’ kantoor draagt bij tot een positief resultaat. Het helpt tevens de facility manager bij het veel beter georganiseerd houden van de werkomgeving, het houdt de lucht schoon en zorgt voor voldoende licht om de mensen scherp en gemotiveerd te houden. Een milieubewuste facilitaire afdeling zal zijn best doen om de organisatie te ‘vergroenen’. Het is goed voor iedereen, zowel op sociaal als economisch gebied. En voor onze wereld.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

27 <

O F F I C E H E A LT H

Is de bureaustoel uit de gratie? Nu zitten zo’n negatieve klank heeft gekregen, legt OfficeMagazine.nl een aantal leveranciers de volgende stelling voor: <groter>Staand werken moet veel meer worden gestimuleerd, dus moeten de bureaustoelen zoveel mogelijk worden afgeschaft. 28 >

Stef Middel (Aeris): de traditionele bureaustoel heeft zijn langste tijd gehad We kunnen niet zonder zittend werken maar hebben wel hierin een keuze: wil ik ‘bewegend’ zitten, wat meestal niet kan op een traditionele bureaustoel, en wil ik dat combineren met het afwisselend zitten en staand werken. Wij mensen hebben standaard beweeglijkheid in onze genen meegekregen, maar hebben dat om de een of andere reden volledig uit het oog verloren. We moeten hiervoor openstaan en meer gebruik maken van de hedendaagse facilitaire middelen. Dat kunnen we alleen bereiken als we ons daar bewust van worden. De oplossing lijkt ons duidelijk: de traditionele bureaustoel heeft zijn langste tijd gehad! Onze lichamen zijn ontworpen voor beweging. Lichaamsfuncties, zoals stofwisseling en bloedcirculatie, blijven alleen door beweging in een goede conditie. ‘Use it or lose it’ heet het in de natuur. Wordt het lichaam niet gebruikt, wordt deze alleen maar zwakker. Dus we moeten het veel meer zoeken in de afwisseling. Daarmee wordt vooral een beter werkklimaat verkregen en zal tevens het ziekteverzuim teruggedrongen kunnen worden www.aeris.de/nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

Alex Rodi (Backshop)i: juist het afwisselen van de werkhouding zorgt voor een gezondere levensstij “We staan aan de vooravond van een complete gedragsverandering. Er is de hype rond het nieuwe werken geweest, er is pauzesoftware ontwikkeld en weer afgeschreven vanwege contraproductiviteit en nu brengt de kreet ‘zitten is het nieuwe roken’ de dood van de computergebruiker dichterbij. En wat heeft de computergebruiker hier aan? Dat men wakker is geschud en er producten ingekocht worden om gezonder te kunCharlotte Marck (NewStar): het gemak van een volledig in

nen werken, heel goed. Maar welk resultaat hebben deze producten

hoogte verstelbare werkplek is van essentieel belang

wanneer de gebruiker onvoldoende kennis van zaken heeft? Dat

Oneens. Uit onderzoek van het Ministerie van Sociale Zaken

er nu gesteld wordt dat de computerstoel overbodig is, is ronduit

en Werkgelegenheid komt naar voren dat juist de afwisseling

onzin. Het lichaam heeft behoefte aan comfort tijdens eenzijdig

tussen zittend en staand werken het verschil maakt. Dat aan

computergebruik, juist het afwisselen van de werkhouding zorgt

zittend werk gezondheidsrisico’s zijn verbonden is al geruime

voor een gezondere levensstijl. En dit laatste is nu net de uitdaging.

tijd bekend. Uit dit onderzoek blijkt echter ook dat staand wer-

Staan, fietsen, zitten op een kruk of op een bal. De toegevoegde

ken risico’s met zich meebrengt. Over staand werken zegt het

waarde is kennis over het gebruik van deze opties en dus hetgeen

onderzoek: “Naast problemen met de doorbloeding hebben

wij, als specialisten, dienen toe te voegen. De uitdaging voor ons

werknemers met een staand beroep ook opmerkelijk vaak rug-

is het overbrengen van kennis naar de computergebruiker. Dit om

klachten en klachten aan de heupen, knieën en voeten.” Het

hem bewust te maken hoe het lichaam positief reageert op afwis-

afschaffen van bureaustoelen is daarom niet de oplossing.

seling in houding, waarbij comfort hetgeen is wat nagestreefd

Bij het creëren van een gezonde werkplek is het gemak van een

moet worden. Aan gedragsverandering zit een lange periode van

volledig in hoogte verstelbare werkplek van essentieel belang.

gewenning vast en het is de kunst om de computergebruiker mee te

Een flexibele werkplek waarbij rekening wordt gehouden met

krijgen. Om die reden organiseert Backshop workshops die verder

de verschillende behoeftes van verschillende werknemers

gaan dan alleen iets te roepen over roken.”

29 <

gedurende de dag. Met het gebruik van de NewStar NS-WS100 zit/sta-werkplekoplossing kan een werkplek in zithouding in een handomdraai worden omgezet naar een staande werkplek, en vice-versa. Gezamenlijk met een ergonomisch verantwoorde bureaustoel, biedt deze werkplek dé oplossing voor het

BACKSHOP WORKSHOP OP 16 JANUARI 2018

stimuleren van een gezonde houding gedurende de werkdag.

De komende expert sessies zullen onder leiding van Prof. Dr. Erik

Een gezonde werkplek draagt bij aan meer werkplezier en pro-

Peper op 16 januari plaatsvinden in Rotterdam. Erik Peper maakt

ductiviteit van een werknemer.

door middel van biofeedback onzichtbare spierspanning zichtbaar en laat zien de invloed zien die een bepaalde houding of bepaald

Bronnen:

gedrag heeft op de gezondheid. De voorbeelden in zijn presenta-

www.arboportaal.nl/onderwerpen/statische-werkhouding-

ties zijn gericht op computer gerelateerde werkzaamheden. Naast

staan

onderzoek naar afwisseling in houding wordt ook aangetoond

www.arboportaal.nl/onderwerpen/zittend-werk

welke invloed ademhaling, ons bewegings- en eetpatroon hebben

www.newstar.eu

op onze werkprestaties. Prof. Dr. Erik Peper is een internationale autoriteit op het gebied van biofeedback en zelfregulatie. Hij is directeur van het Institute for Holistic Healing Studies op de San Francisco State University én voorzitter van de Biofeedback Foundation of Europe. Peper is docent aan het Nederlands Paramedisch Instituut en doceert EMG/

NEWSTAR ZIT/STA WERKPLEKOPLOSSING

Biofeedback op het gebied van gezond en veilig beeldschermwerk.

De NewStar NS-WS100 is verkrijgbaar in de kleuren wit en

Hij is auteur van verschillende boeken over ergonomie, biofeed-

zwart. Meer informatie over de zit/sta werkplekoplossingen

back en een gezonde leefstijl.

van NewStar treft u op www.newstar.eu. www.backshop.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E ERG O N O M I E

Preventief in plaats van curatief

Deelnemers: - Robert Cozijnsen – directeur-eigenaar Ergonomiespecialist - Roelof Langius – directeur-eigenaar In2brands - Giljam Nijsse – Director Channel Sales EMEA Ergotron - Tom van Maris – Sales Director Office Athletes - Erik Saathof – onafhankelijk register bedrijfsfysiotherapeut Stradon De discussie werd geleid door Joost Heessels, directeur-eigenaar Magenta Publishing

oost Heessels geeft aan dat er blijkbaar nogal wat veranderingen en ontwikkelingen plaatsvinden op het gebied van de ergonomie. Een van de meest opvallende is de naamsverandering die Bakker Elkhuizen / ErgoDirect heeft ondergaan. Tom van Maris legt uit: “We hebben bewust gekozen voor de groepsnaam Office Athletes omdat we een verbinding wilden maken tussen topsporters en de ‘digital worker’. Hoe kun je nu het beste werken met dat device, het beste uit jezelf halen, een topprestatie leveren, dat goed is voor jezelf én voor de organisatie? Als je kijkt naar de atletiekwereld, hoe zij zich steeds verbeteren, elke dag weer een stapje beter, hoe kun je dan deze visie toepassen op kantoorwerkers? En hoe kunnen wij dat ondersteunen met slimme oplossingen?” Heessels concludeert: “Dat is een laag hoger dan alleen producten leveren, en dat is volgens mij ook wat er in de markt leeft. Dat je meer moet bieden dan alleen maar producten.” Robert Cozijnsen beaamt dit: “Die kant gaan we als serieuze spelers met z’n allen wel uit. Devices om mensen bewust te maken van hun gedrag en op die manier dat gedrag te verbeteren naar een stuk vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.” Volgens Van Maris is het dan niet genoeg om er een gym neer te zetten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E ERG O N O M I E Giljam Nijsse Director Channel Sales EMEA Ergotron

Deze is daardoor in staat om samen met de gebruiker een gedragsverandering tot stand te brengen omdat hij/zij kan coachen op feiten en niet op aannames. Dit is wel een essentieel verschil.” Het wordt ook breder aangepakt, zegt Roelof Langius: “Uiteindelijk gaat het over de gezondheid en vitaliteit van de werknemers in de breedste zin: als je je goed voelt op het werk, ben je productiever, meer betrokken, creatiever, dat leidt weer tot innovatie. Al dat soort begrippen zijn dan van belang, en dat is niet één iemands afdeling of project, dat is gewoon organisatie-breed.” Langius ziet ook dat verschillende afdelingen dan samenwerken om bijvoorbeeld gezondheidsprogramma’s te faciliteren. DRAAGVLAK

Erik Saathof onafhankelijk register bedrijfsfysiotherapeut Stradon

Cozijnsen gaat verder: “Precies, er is meer voor nodig om de mensen die je juist wil bereiken, om die te mobiliseren. Voorheen benaderden we de markt voornamelijk curatief, tegenwoordig is het veel meer preventief, die markt is ook veel groter. Maar je moet de mensen bewust maken van hun gedrag – en de nadelige gevolgen daarvan – om het te kunnen veranderen. Dit gedrag is er gedurende een lange periode ingeslepen en dat haal je er niet zomaar uit. Voor sommige mensen is het voldoende om ze inzicht te geven in hun gedrag om bewustwording te creëeren waarna ze dit gedrag kunnen veranderen. In de praktijk blijkt echter dat de overgrote meerderheid hier coaching bij nodig heeft. Ze zien het wel, maar doen te weinig met de informatie die ze aangereikt krijgen. Dan is coaching erg belangrijk om ervoor te zorgen dat ze er daadwerkelijk iets aan doen om deze gedragsverandering tot stand te brengen. Zo geeft het product VitaBit bijvoorbeeld inzicht in het zitgedrag van mensen. Niet alleen de gebruiker heeft deze inzage, maar ook de vitaliteitscoach.

Erik Saathof ziet een andere ontwikkeling: “Was het vroeger een soort compliance, minimaal voldoen aan de eisen van arbowet, het is nu aan het verschuiven vanwege maatschappelijke ontwikkelingen. Eigenlijk wordt iedereen op dit moment een beetje opgedrongen dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun optimaal functioneren tot hun 67ste, zowel mentaal als fysiek. Grote organisaties zetten daar programma’s voor op en voor sommigen werkt dat heel goed. Anderen hebben daar heel veel moeite mee, die vinden dat een inbreuk op hun privacy.” Hij vervolgt: “Organisaties die daar een slag in maken, zijn daar over het algemeen heel lang mee bezig, die zorgen dat er draagvlak gaat ontstaan. Dat begint meestal met een soort health checks, dat mensen een spiegel voorgehouden krijgen; dan ontstaat er ook een soort peer pressure, van collega’s die het beter doen en dan krijg je vanzelf een soort competitie. Maar het gaat ook om loopbaanbeleid. Stel dat je er niet aan meedoet, en uitvalt. Dan heb jij blijkbaar ergens iets laten liggen. Er is wel iets voor te zeggen, alleen denk ik dat we 15 jaar verder zijn voordat de meeste mensen echt snappen dat het hun eigen verantwoordelijkheid is.” Giljam Nijsse geeft toe: “Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de werknemer zelf, maar de werkgever kan wel de randvoorwaarden scheppen. Door een prettige werkomgeving te maken en niet alle improductieven in een ‘verdomhoekje’ bij elkaar te zetten.” Langius nuanceert: “Die groep improductieven is wel ontstaan door veranderingen in de markt en een stuk vergrijzing. Die mensen zeggen: ‘ik doe dit al 20, 30 jaar zo, dus dat is geaccepteerd, en nu moet ik ineens onder dat bureau op een fiets gaan trappen, daar heb ik helemaal geen zin in!’” Saathof wijst erop dat er nog heel veel mensen zijn die de hele dag achter een bureau zitten, om 5 uur naar huis gaan maar bekaf zijn alleen van het stilzitten. Hij vindt het wat dat betreft een goede zaak dat er meer dynamische producten worden ontwikkeld om mensen in beweging te krijgen. WISSELWERKING

Van Maris gaat verder: “Als leverancier probeer je te helpen want je wil gedragsverandering, dat mensen (beter) gaan bewegen. Maar ligt de verantwoordelijkheid bij de werknemer of bij de werkgever? Dat is die wisselwerking, nu is er meer druk om mensen binnen de organisatie te krijgen, dat is lastig want de arbeidsmarkt wordt kleiner, en bedrijven

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

31 <

O F F I C E ERG O N O M I E Roelof Langius directeur-eigenaar In2brands

inzetten voor de bewustwording middels regelgeving en sturing, met name richting mkb. “Als we het over dynamisch werken en nieuwe producten praten, dan hebben we het toch over de grotere, betere bedrijven. Het mkb blijft – de goeden daargelaten – toch wel sterk achter.” Cozijnsen ziet het anders: “Het probleem met het mkb is dat het vaak een impuls is, de aankoop van spullen. En dan gaan ze naar IKEA en kopen wat leuks, maar er zit geen beleid, geen gedachte achter. Grote bedrijven stippelen langetermijnbeleid uit, laten een architect komen die zijn plasje er overheen doet, en als ze het goed doen, laten ze ook nog even een ergonoom komen. En dan kom je tot goede resultaten.” Langius pleit toch voor regelgeving vanuit de overheid. “Dan is het mkb verplicht om er over na te gaan denken. En die moeten we eerst opstellen, want die is er niet eens.” Volgens Saathof gaat top-down regelgeving niet lukken. Van Maris nuanceert: “Je hoeft als overheid niet per se wetgeving te maken op het gebied van ergonomie, maar je moet wel duidelijk laten merken dat je daar aandacht voor hebt. Dat je er als overheid bewust van bent dat het speelt. Of daar dan vervolgens programma’s uit komen vanuit de brancheverenigingen, dat is dan een volgende stap.”

Robert Cozijnsen directeur-eigenaar Ergonomiespecialist

FILOSOFIE

32 >

zoeken naar allerlei mogelijkheden om de beste mensen binnen te halen.” Nijsse gaat hier op in: “Aandacht voor de gezondheid van de medewerkers heeft zeker effect op hoe graag mensen bij een bedrijf willen werken. Veel werkgevers begrijpen dat wel, die zien het nut ervan in. Maar mensen voelen ook wel of die betrokkenheid van de werkgever authentiek is. Als jij eigenlijk geen zier geeft om je medewerkers maar je koopt wel 20 zit-stabureaus zo van dan heb ik voldaan aan mijn plicht, dat werkt niet. Het moet een onderdeel zijn van een breed beleid in het kantoor.” Van Maris: “Maar je moet niet alleen mensen voorzien van zo’n bureau, je moet ook met ze in gesprek gaan, en ze coachen. Als je mensen erbij betrekt, krijg je ook meer dynamiek om erbij na te denken. In grote organisaties zie je ook introductieprogramma’s voor nieuwe medewerkers, daar wordt health and wellbeing ook al in meegenomen, naast stoelinstructie en dergelijke. Dat biedt ook kansen om de bedrijfscultuur al bij binnenkomst te veranderen.” OVERHEID

Langius is van mening dat de overheid zich meer moet

Nijsse: “Je kunt wel een perfect ergonomisch verantwoorde werkplek hebben met tafel, stoel en alles wat erbij hoort, maar als ik op een gegeven moment mijn laptop oppak en ergens ga werken, hoe zit ik dan? Bedrijven moeten zich afvragen: hoe gaan de mensen hier mee om, hoe gaan ze met de technologie om? Interessant is de samenwerking tussen Steelcase en Microsoft, die kijken samen naar de mensen: waar werken ze, hoe werken ze, hoe werken ze samen? En in wat voor omgeving word je gestimuleerd om te bewegen, om actief te zijn, om samen te werken? Er moet een bepaalde filosofie achter de inrichting zitten. Uiteindelijk gaat het om productiviteit. Als de medewerkers gezond zijn, vitaler, creatiever, dan zijn ze productiever. Het lijkt een soort altruïsme, goed voor je mensen zorgen, maar uiteindelijk gaat het om de productie.” Volgens Langius speelt er meer. “Hoe komt de werkgever, groot of klein, aan de kennis dat hij echt iets doet aan wat tegenwoordig wordt beschouwd als goed werkgeverschap? Zijn daar richtlijnen voor? Want de richtlijnen van enkele jaren terug zijn niet meer relevant, alles is drastisch aan het veranderen. Misschien moeten die huidige richtlijnen eens volledig op de schop, en daar heeft de overheid een rol in te spelen, en misschien ook wel de verzekeringsjongens, want hoe gezonder je werkt, hoe prettiger je werkt. En bijvoorbeeld met meer fiscale voordelen op de aanschaf van ergonomische producten, of korting op je ziektepremie stimuleer je die bewustwording op een heel andere manier. Juist ook vanwege de krapte op de arbeidsmarkt zie je dat grote ondernemingen goede producten aanschaffen om de talenten binnen te halen, dat speelt duidelijk een rol bij de keuze voor een werkomgeving.” PLATFORM

De discussie gaat verder over de morele plicht die de overheid zou hebben in het stimuleren van gezonder werken. Hoe krijg je dat voor elkaar, hoe organiseer je dat? Heessels

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E ERG O N O M I E Tom van Maris Sales Director Office Athletes

wijst op de ICT-sector die zeer succesvol lobbyt in Den Haag. “Maar voor ergonomie is er dus niet duidelijk een echte bundeling van krachten daarin.” Van Maris wijst op de organisatie en website Humanfactors.nl. “Daarbij zijn veel ergonomen aangesloten. Dat is een belangrijk platform.” Nijsse wijst op de rol van de marktpartijen: daar zit heel veel expertise op het gebied van gezonder werken. “En je ontkomt er niet aan. Alle marktpartijen hebben uiteraard ook een commercieel doel maar willen ook echt wel bijdragen aan een betere wereld. Veel van die partijen doen onderzoeken en leveren de gegevens daarvan aan de media. Dat drijft dat proces van bewustwording. En dat is de vertaalslag die gemaakt moet worden: als iedereen begrijpt dat ergonomie, gezonde werknemers, uiteindelijk meer oplevert, dan gaat iedereen wel rechtop zitten. Gemiddeld is 4% van de medewerkers ziek, maar het gaat juist om die 96%. We moeten ervoor zorgen dat die beter functioneren. Want het is slechte PR als je personeel ziek thuis komt te zitten als gevolg van stress of burnout.” Saathof gaat daar op in: “Dat zijn over het algemeen organisaties die niet sturen op verzuim, maar op output. Die bieden allerlei ergonomische programma’s om jou te faciliteren zelf de keuzes te maken, om zelf je work-life balance op orde te krijgen. Lukt je dat niet dan pas je blijkbaar niet in onze organisatie. Keihard, maar je ziet het wel bij de grote organisaties die die high potentials willen binnenhalen.” Volgens Langius komt die stress niet alleen door de werkdruk. “We worden geacht 24/7 bereikbaar te zijn. Op vakantie mag dat ding niet uit. Je ontkomt er bijna niet meer aan.” Toch is ook daarin een ommekeer zichtbaar. Saathof: “Ik ken organisaties die in functioneringsgesprekken tegen mensen zeggen: ‘Joh, als jij op maandagavond om 10 uur nog een mailtje stuurt naar het bedrijf, dat willen we gewoon niet hebben want dan moet jij bij je gezin zijn. Dus je krijgt een negatief bij je beoordeling. Wij willen helemaal niet dat je permanent bereikbaar bent en werkt, wij willen dat jij een goede work-life balance hebt!’ Je moet die mensen dus tegen zichzelf in bescherming nemen.”

SPECIALISTEN

Heessels signaleert een andere trend in de markt: de behoefte aan gespecialiseerde partijen. Van Maris: “Een kantoorinrichtingsproducent heeft stoelen, bureaus, kasten en dergelijke, maar daarnaast heeft hij toch subleveranciers nodig om de werkplekken af te maken. Denk aan elektrificatie, monitorarmen, enzovoort. Die producent kan dan wel een holistische visie hebben, maar de invulling van die visie, dat kan hij nooit in zijn eentje. En dat is ook niet erg. Door samen te werken krijg je meer invloed op die totale oplossing.” Nijsse vult aan: “Het is ook klantgedreven: een klant vraagt niet om een stoel, een tafel of zelfs naar een werkplekinrichting, die vraagt meer. Dat heeft ook met die technologie te maken. Wat de klant vraagt is flexibele kantoorinrichting, want over 5 jaar – waarschijnlijk al over 2 jaar – ziet het er anders uit dan vandaag. Die klant wil dat iemand nadenkt over zijn kantooromgeving, over hoe mensen werken én hoe mensen technologie gebruiken. Daarom worden er meerdere disciplines bij betrokken.” Langius beaamt: “Dat soort samenwerkingen zie je steeds vaker. Dan versterk je elkaar ook. Samen komen we dan tot mooie producten.” Van Maris wijst op de rol van de dealers hierin: “Die hebben op hun websites veel merken staan, om te laten zien wat ze aan kunnen. De meest succesvolle partijen kunnen goed schakelen om dat hele palet aan te kunnen bieden. Daar hebben wij ons dealerkanaal ook voor nodig, om de werkgevers te kunnen adviseren over de juiste oplossingen om hun mensen beter te laten werken.” Nijsse: “De werkomgeving moet de werknemer aanspreken waardoor hij productief wordt. Je kunt wel iedereen verplichten terug te komen naar kantoor, maar als dat een treurige omgeving is, dan is de motivatie er gauw af.” Van Maris sluit af: “Te vaak wordt bij de inrichting van een kantoor het werkplekmeubilair pas op de laatste plaats gezet. Maar probeer nu eerst eens vanuit de mensen te denken die er moeten werken. Dat moet het uitgangspunt zijn: de medewerker en zijn device. Dat hoort tegenwoordig de basis te zijn van een ergonomische benadering.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

33 <

IQTM SIT-STAND DESK Met de IQ™ Sit-Stand Desk introduceert BakkerElkhuizen een unieke manier om aantoonbaar de mentale en fysieke

Mobility. Wellbeing. Productivity.

ﬁtheid van medewerkers te verbeteren. De IQ™ Sit-Stand Desk is een rijk uitgerust zit-stabureau die voorzien is van de SitStandCOACH software. Samen met deze software Al meerde dan 35 jaar vormen devia biedt het de gebruiker mogelijkheid om de tafel

innovatieve en ergonomische het toetsenbord en/of muis aan te sturen en via single oplossingen van Ergotron de button naar de gewenste zit- of stahoogte te dirigeren.

schakel tussen mens en technologie. Ze dragen bij aan een gezondere Reasons 2 Buy werkomgeving en verhogen & MOVETM SitStandCOACH software de productiviteit. P Incl. WORKtegelijkertijd

P P P

Innovatieve en duurzame oplossingen voor gezonde en productieve kenniswerkers

MXV Desk Dual Monitor Arm

Gepatenteerd Twist & LockTM systeem Geïntegreerd kabelmanagement Geen gereedschap nodig, eenvoudig in elkaar te zetten

Ergonomische oplossingen van Ergotron Met een strak en gestroomlijnd design zorgen de info@oﬃceatlethes.com | www.bakkerelkhuizen.nl

zit-sta-oplossingen en monitor-armen van Ergotron niet alleen voor bevordering van de productiviteit en ﬂexibiliteit op de werkplek, ookAthletes voor eenGroup. BakkerElkhuizen is een onderdeel van demaar Oﬃce modern en opgeruimd bureau. Alle oplossingen zijn uitgerust met de gepatenteerde ConstantForce™ technologie, waardoor de ergonomisch ontworpen oplossingen met minimale inspanning in elke gewenste positie te verstellen zijn.

Mobility. Mobility. Wellbeing. Wellbeing. Productivity. Productivity. Mobility. MXV Desk Monitor Arm

Mobility. Wellbeing. Productivity.

MXV Desk Dual Monitor Arm MXV Desk Dual Monitor Arm

MXV Desk Dual MXV Desk Monitor Arm MXV Desk Monitor Arm

MXV Desk Monitor Arm sk sk Monitor Monitor Arm Arm

Al meer innovat oplossin schakel Ze drag werkom tegelijke

MXV Desk Dual Monitor Arm www.ergotron.com

Mobility. Al meer dan 35 jaar vormen de Al dan Al meer meerWellbeing. dan 35 35 jaar jaar vormen vormen de de Wellbeing. innovatieve en ergonomische Productivity. innovatieve en ergonomische innovatieve en ergonomische Productivity. oplossingen van Ergotron de oplossingen van Ergotron de oplossingen van Ergotron de de Al dan Al meer meer dan 35 35 jaar jaar vormen vormen de en technologie. schakel tussen mens schakel mens en innovatieve en schakel tussen tussen mens en technologie. technologie. innovatieve en ergonomische ergonomische Ze dragen bij aan een gezondere oplossingen van Ergotron de Ze bij gezondere Ze dragen dragen bij aan aan een een gezondere oplossingen van Ergotron de werkomgeving en verhogen schakel tussen mens en technologie. schakel tussen mens en technologie. werkomgeving en verhogen werkomgeving en verhogen Ze bij tegelijkertijd de productiviteit. Ze dragen dragen bij aan aan een een gezondere gezondere tegelijkertijd de productiviteit. tegelijkertijd de productiviteit. werkomgeving werkomgeving en en verhogen verhogen

MXV Desk Dual Monitor Arm esk esk Dual Dual Monitor Monitor Arm Arm

Mob Well Prod

Al meer dan 35 jaar vormen de innovatieve en ergonomische MXV Desk Monitor Arm oplossingen van Ergotron de schakel tussen mens en technologie. Ergonomische oplossingen Ergonomische oplossingen Ergonomische oplossingen Ergonomische oplossingen Ergonomische oplossingen van Ergotron van Ergotron van van Ergotron Ze dragen bij aan een gezondere van Ergotron Ergotron Met een Met strak een en gestroomlijnd design zorgen dedesign zorgen de strak en gestroomlijnd Meten een strak en gestroomlijnd design zorgen de Met een strak gestroomlijnd design zorgen de en verhogen zit-sta-oplossingen en monitor-armen van Ergotron Met een strak en gestroomlijnd designen zorgen dewerkomgeving zit-sta-oplossingen monitor-armen van Ergotron zit-sta-oplossingen en monitor-armen van Ergotron zit-sta-oplossingen Ergotron niet alleen en voormonitor-armen bevordering van devan productiviteit zit-sta-oplossingen en monitor-armen van Ergotron niet alleen voor bevordering van de productiviteit niet alleen voor bevordering de productiviteit en flexibiliteit op de werkplek, maar ook voorvan een niet alleen voor bevordering van de productiviteit tegelijkertijd de productiviteit. en flexibiliteit op de werkplek, maar ook voor een niet alleen voor bevordering van dede productiviteit flexibiliteit op werkplek, modern en en opgeruimd bureau. Alle oplossingenmaar zijn ook voor een

Ergonom van Ergo

Met een stra zit-sta-oplo niet alleen v en ﬂexibilite modern en uitgerust m technologie oplossingen wenste pos

tegelijkertijd tegelijkertijd de de productiviteit. productiviteit.

modern enwerkplek, opgeruimd bureau. Alle oplossingen zijn en op maar voor een en ﬂ ﬂexibiliteit exibiliteit op de de werkplek, maar ook ook voor eenAlle uitgerust met de gepatenteerde ConstantForce™ modern en opgeruimd bureau. oplossingen zijn uitgerust met de gepatenteerde ConstantForce™ modern opgeruimd bureau. oplossingen zijn waardoor deAlle ergonomisch ontworpen modern en en technologie, opgeruimd bureau. Alle oplossingen zijn uitgerust met de gepatenteerde ConstantForce™ technologie, waardoor de ergonomisch ontworpen uitgerust met de gepatenteerde ConstantForce™ oplossingen met minimale inspanning in elke geuitgerust met de gepatenteerde ConstantForce™ oplossingen met minimale inspanningde in elke getechnologie, waardoor ergonomisch ontworpen wenste positie te verstellen zijn. technologie, waardoor ergonomisch ontworpen positiede te verstellen technologie, waardoor de ergonomisch ontworpen oplossingen metzijn. minimale inspanning in elke geMonitor Arm wenste oplossingen inspanning in elke geoplossingen met met minimale minimale inspanning in elke gewenste positie te verstellen zijn. wenste wenste positie positie te te verstellen verstellen zijn. zijn.

www.ergotron.com www.ergotron.com

Ergonomische oplossingen www.ergotron.com www.ergotron.com van Ergotron Met een strak en gestroomlijnd design zorgen de zit-sta-oplossingen en monitor-armen van Ergotron niet alleen voor bevordering van de productiviteit en ﬂexibiliteit op de werkplek, maar ook voor een

www.

O F F I C E I N S P I R AT I E

HSM SECURIO datavernietigers met automatische papierinvoer Autofeed-datavernietigers van de HSM SECURIO AF-lijn met Nanogrip-technologie brengen naar eigen zeggen functionaliteit en bedieningscomfort bij elkaar. Ze zijn daardoor perfect voor de betrouwbare en eenvoudige datavernietiging van stapels papier tot en met 500 vellen evenals losse vellen – en dat in de tijdbesparende parallelle oftewel gelijktijdige verwerking. De vernietiging van CD’s / DVD’s evenals klanten- en creditcards is eveneens, dankzij de nuttige dubbelfunctie, in de parallelle verwerking mogelijk. De Nanogrip-technologie zorgt bij de autofeed-stapelverwerking voor een soepel vernietigingsproces. Voor onrechtmatige toegang tot de in het autofeed-magazijn geplaatste papierstapel, beschermt de Lock-and-Go-functie. Hiervoor wordt per stapelverwerking een individuele veiligheidscode op een willekeurig USB-medium opgeslagen en het magazijn afgegrendeld. Vanwege het intelligente sturingsconcept EcoSmart, beschikken

Energiezuinige Canon image RUNNER ADVANCE MFP’s

deze datavernietigers over een bijzonder gering stroomverbruik. De drie modellen HSM SECURIO AF150, HSM SECURIO AF300 en HSM SECURIO AF500 zijn uiterst geschikt voor stapels tot 150, 300 resp. 500 vellen papier (80 g/m²) en zijn in de veiligheidsniveaus, P-4, P-5 en P-6 verkrijgbaar. www.hsm.eu

Canon heeft drie nieuwe multifunctionele printers (MFP's) toegevoegd aan haar imageRUNNER ADVANCE-portfolio: de imageRUNNER ADVANCE C256i, imageRUNNER ADVANCE C356i en de imageRUNNER ADVANCE C356P. Deze nieuwe imageRUNNER ADVANCE C256/C356-serie is ontworpen voor optimale efficiëntie en biedt documentoplossingen op maat die de totale printkosten omlaag brengen, de workflow verbeteren en een superieure

beeldkwaliteit garanderen binnen ondernemingen

van elke omvang, stelt Canon. De imageRUNNER ADVANCE C256/356-serie bouwt voort op de imageRUNNER ADVANCE C255/355serie en biedt ondernemingen een modern alles-ineen systeem dat printsnelheden haalt tot 35 pagina’s per minuut. Met hun gebruiksvriendelijke 10,1-inch kleurentouchscreen en compacte vormgeving zijn de nieuwe modellen geschikt voor een breed scala aan moderne werkomgevingen – van thuiskantoren en het MKB tot grote kantoorgebouwen.

Nieuw instapmodel in assortiment Sharp A3 mfp’s Sharp heeft onlangs een nieuw instapmodel toegevoegd aan het assortiment A3 multifunctionele kleurenprinters (MFP’s). De MX-2630N is voorzien van alle standaardfuncties en heeft dezelfde gebruiksvriendelijkheid als de andere modellen in het assortiment A3 kleuren MFP’s. Dit instapmodel is zeer geschikt voor bedrijven in het MKB of kleinere werkgroepen die geen printer met uitgebreide func-

Met hun toonaangevende TEC-waarden (Typical

ties nodig hebben, maar wel behoefte hebben aan hoge kwaliteit, snel-

Electricity Consumption) zorgen de MFP’s voor een

heid en gebruiksvriendelijkheid. Het instapmodel beschikt over een

laag energieverbruik (0,8 Watt in sluimermodus) en

printsnelheid van 26 pagina’s per minuut.

met een duurzaam ontwerp dat is vervaardigd van

De MX-2630N is voorzien van verschillende tijdbesparende functies,

gerecyclede materialen en bio-kunststoffen, hel-

zoals de standaard aanpasbare gebruikersinterface, die eenvoudig kan

pen deze MFP’s de invloed op het milieu te mini-

worden bediend via het 7 inch touchscreen. Ook beschikt het instap-

maliseren. Alle modellen beschikken bovendien

model over de standaard ‘pull-printing oplossing’, waardoor er geen

over Energy Star-certificering en de meest recente,

printserver of ingewikkelde installatie nodig is. Gebruikers hoeven

strenge Blue Angel-certificering.

bovendien nooit te wachten op een beschikbare printer, omdat ze hun documenten via iedere aangesloten MFP kunnen afdrukken.

www.canon.nl

Met het instapmodel maakt Sharp haar assortiment A3 kleuren MFP’s compleet. Het assortiment bestaat nu uit 14 modellen die speciaal zijn ontworpen voor MKB-bedrijven. www.sharp.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

Herrie in de tent 36 >

Het mag een verrassing zijn, maar werkgerelateerde stress is de grootste veroorzaker van ziekteverzuim. Uit een Engels onderzoek bleek dat jaarlijks ongeveer 13,8 miljoen werkdagen hierdoor verloren gaan. Dat betekent dat de helft van alle gemiste dagen hierdoor werden veroorzaakt. In medische termen zouden we van een epidemie spreken.

oor veel ‘deskundigen’ zijn de redenen hiervoor wel duidelijk: de bazen vragen teveel van de medewerkers, onze privé-tijd wordt uitgehold door werken (we moeten immers overal en altijd kunnen werken), we brengen teveel tijd op het werk door, en we staan onder toenemende druk om te presteren (prestatiebeloning in plaats van aanwezigheidscontrole). Het gevolg hiervan is dat we constant uitgeput zijn, ontevreden en gestrest. We geven hier niet aan toe – we zijn toch geen watjes? – totdat we daartoe worden gedwongen door een fysieke of psychologische crisis.

KLEINER

Maar de laatste jaren is daar een belangrijke factor bij gekomen. Als gevolg van nieuwe technologieën en apparatuur is de werkplek steeds kleiner geworden. Maar de vierkante meters kantoorrruimte zijn duurder geworden. Daarom plaatst de kantoorplanner de werkplekken dichter bij elkaar. Maar daarmee worden de mensen ook

dichter op elkaar gezet. Dus niet alleen hun tijd wordt uitgehold, ook hun persoonlijke ruimte. Die netto ruimtebesparing komt neer op tussen de 20 en 25 procent per werkplek. Kantoren krijgen een steeds hogere mensdichtheid. De platte pc-monitoren en laptops zorgen er voor dat de interieurontwerpers kunnen uitgaan van rechthoekige werkplekken, en het resultaat daarvan is helaas veel te vaak dramatisch te noemen. Voor de facility manager kan die ruimtebesparing heel goed nieuws zijn, en zakelijk een zeer goede zet. Wat hier echter wordt vergeten, is dat element van de werkplek dat iets minder flexibel is: de mens. Mensen zijn ongelooflijk gevoelig als het gaat om hun persoonlijke leefruimte. Zelfs zo gevoelig dat het punt waarop zij vinden dat er inbreuk wordt gemaakt op die persoonlijke leefruimte, kan worden gemeten en voorspeld. BREEKPUNT

Het probleem is echter dat, omdat mensen verschillen, dat ‘breekpunt’ bij iedereen anders valt. Het gaat dus om twee factoren: de druk zelf en de manier waarop mensen daarop reageren. Veel van wat we tegenwoordig betitelen als stress wordt bepaald door de reactie van het individu op wat de werkgever beschouwt als geheel legitieme vragen en verwachtingen. Van de andere kant hebben werkgevers een zorgverplichting naar hun per-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E H E A LT H

soneel toe, dus – hoewel er geen specifieke wetgeving geformuleerd is die bepaalt hoe hoog het stressniveau in een kantoor mag zijn – kan die zorgplicht op eenzelfde niveau gezet worden als lichamelijke klachten. Het zou echter niet juist zijn om de conclusie te trekken dat mensen die lijden aan stress niet moeten zeuren en zichzelf gewoon maar moeten herpakken. De relatie tussen het besef van tijd en stress is wel degelijk relevant omdat er altijd wel zaken zijn die er voor zorgen dat we ons meer gestrest voelen, ongeacht onze persoonlijkheid en onze verhouding tot de oorzaak van die stress. NABIJHEID

Net als de inbreuk op de persoonlijke leefruimte, blijkt geluid één van de meest gevoelige kwesties te zijn als het gaat om de vaststelling hoe mensen reageren op de nabijheid van hun collega’s. Wat de één beschouwt als prettig, vindt de ander herrie. Deze kwestie wint aan belangrijkheid door de verandering in de normen voor ruimtes. Leuk hoor, die ringtone of dat mee kunnen ‘genieten’ van de iPod van de buurman, maar voor sommigen kan dit een reëel probleem opleveren omdat het direct verbonden is met de nabijheid van de collega’s en de controle over de ruimte en tijd. Dit argument wordt ondersteund door onderzoek. Zo blijkt uit een onderzoek dat in 2006 werd gehouden dat medewerkers hun taken beter kunnen uitvoeren op een werkplek waar de akoestiek optimaal is geregeld. Er werd zelfs een verhoging van de efficiency en productiviteit gemeten van maar liefst 38 procent. Geluid kan zelfs schadelijk zijn. Een andere studie toonde aan dat irrelevant geluid niet alleen het werk verstoort, maar ook de stress verhoogt en het plezier in het

werk vergalt. Gelukkig is ons brein geprogrammeerd om constante geluiden weg te filteren omdat het ‘begrijpt’ dat we er niet op hoeven te reageren. Minder prettige bijkomstigheid hiervan is dat ons brein zich richt op onverwachte en met intervallen terugkerende geluiden, zoals die verdraaide ringtone of het ongewild meeluisteren naar de conversatie van andere mensen. IRRITANTE RINGTONES

Interieurontwerpers spelen hierbij een grote rol, maar goed management houdt ook in dat mensen er op worden aangesproken als ze geluiden produceren die anderen uitermate storend vinden, en dan met name als ze dat vlakbij collega’s doen. Die twee zaken zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, dus het verbieden van irritante ringtones kan net zo belangrijk zijn als het creëren van concentratie- en stilteruimtes. Van de andere kant is het belangrijk om de verschillende soorten geluid te onderscheiden en om er voor te zorgen dat het kantoor zodanig is ingedeeld dat de kans zo klein mogelijk is dat mensen worden blootgesteld aan geluiden waar ze zich aan ergeren of die hen afleiden van hun taken. Een beetje geluid in een kantoor is zelfs een goede zaak. Het geeft een gevoel van activiteit, drukte en dat kan stimulerend werken. Je wilt tenslotte niet de enige zijn die géén geluid produceert, want ben je dan wel aan het werk? Absolute stilte is ook maar doods. Soms kunnen we helemaal gek worden van anderen, maar we zijn nog steeds sociale wezens en van volledige isolatie word je pas echt gestoord.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

37 <

O F F I C E S M A RT

38 >

Expert Panel Skype for Business

â&#x20AC;&#x2DC;Maakt Microsoft het onnodig ingewikkeld? Microsoft verwacht binnen twee jaar alle functionaliteiten van Skype for Business binnen Microsoft Teams te integreren. Van LCS naar OCS, Lync, Skype for Business en nu Microsoft Teams. Maakt Microsoft het onnodig ingewikkeld voor eindklanten? We legden het voor aan acht experts.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

JEROEN ANDRÉ DE LA PORTE, SOFTAPP-DISTRIBUTION

“Nee, Microsoft maakt het niet onnodig ingewikkeld. Microsoft denkt na over hoe wij in de toekomst zullen samenwerken. Met Teams worden - mijns inziens - alle mogelijkheden van Office 365, lees: ook bestaande Microsoft-technologieën, gecombineerd en benut in een nieuwe digitale (open) interface waarbij de eindklant bepaalt welke app of functie belangrijk is en waarmee zij onderling wil samenwerken. ‘Stiekem’ denk ik dat Microsoft ook toewerkt naar één algemene interface… Het ecosysteem, partnerkanaal en eindklanten zullen in tijd vast en zeker gebaat zijn hierbij. Voor nu maakt Teams het onnodig ingewikkeld. Skype for Business heeft (eindelijk) tractie in de klein en midden zakelijke markt (27 procent van het bedrijfsleven) en het nu als partner ook moeten motiveren wat over drie tot vier jaar usance zou kunnen zijn zonder 100 procent zekerheid is: ‘spijtig’.” MARTIJN VOOGT, JABRA

“Waar UC-oplossingen in het verleden nog draaiden om het integreren van verschillende communicatieplatformen, komt nu het besef dat collaboratie ook belangrijk is. Gezien de hele levensloop van UC en de oplossingen die Microsoft hiervoor heeft het ontwikkeld, van OCS tot en met Skype for Business, is de stap om alles onder te brengen in Microsoft Teams begrijpelijk richting de markt. Een oplossing voor het inspelen op behoefte van zowel communicatie als collaboratie maakt zaken eenduidig naar het kanaal en naar eindklanten.” HARM OVERGOOR, ACTIS

“Als antwoord op de vraag: ja, waarschijnlijk maakt Microsoft het ingewikkeld voor de klant om Skype for Business te integreren in Teams, maar daar ontkomt het niet aan. Met Teams bouwt Microsoft aan machine learning, cognitieve diensten en spraakherkenning om de vergaderervaring te verbeteren en het gemakkelijker te maken. De reden van de overstap van Microsoft om Teams via Skype als belangrijkste communicatietool te pushen, is om nog meer druk uit te oefenen op Slack, de succesvolle rivaal van Microsoft Teams. De integratie

van SfB in Teams betekent een verdere communicatieoptimalisatie waarbij miljoenen Office 365-klanten uiteindelijk over zullen gaan op Teams in plaats van Skype for Business.” THIJS PARÉE, NEW MEDIA 2DAY

“Skype voor bedrijven wordt in veel organisaties goed ingezet om snel en eenvoudig je collega’s te bereiken ongeacht plaats en/of tijd. Office 365 is steeds verder aan het uitbreiden en er komen steeds meer applicaties bij. De hoeveelheid applicaties maakt het niet altijd eenvoudig voor een gebruiker en soms onnodig complex. Met de komst van Teams lijkt dit eenvoudiger te worden. Gebruikers krijgen een applicatie die meerdere applicaties binnen één applicatie beschikbaar maakt. Dit maakt het voor een eindgebruiker wel eenvoudiger. Kies één applicatie voor de markt die zowel particulier als voor bedrijven te gebruiken is.” PATRICK SCHERBEIJN, ASK ROGER!

“Binnen Ask Roger! hebben we zelf ervaring opgedaan met de implementatie van Teams. Daarbij hebben we geconstateerd dat het voor de eindgebruiker best wel een stap is die niet altijd direct tot succes leidt. Het vraagt een aanpassing ten aanzien van de wijze waarop medewerkers al jaren gewend zijn samen te werken. Vooral het doorbreken en ‘afleren’ van de e-mail cultuur is een lastige. Een Teams-implementatie vraagt om duidelijk beleid ten aanzien van welke communicatiemiddelen we wanneer inzetten, iedereen moet deze kennen en ernaar handelen. Een gedegen adoptieprogramma is daarin onmisbaar. Mits goed geadopteerd, is samenwerken met Teams onmiskenbaar effectiever, zeker wanneer je door het toevoegen van BOTs taken kan automatiseren en slimme integraties in Office 365 gegevens beter kunt structureren. Daarnaast verandert de manier waarop en de middelen waarmee we communiceren en dat lijkt in het voordeel van Teams, vooral jongere generaties pakken dit nu snel op. Voor het ecosysteem biedt het veel kansen. Voor de implementatie en adoptie van Teams zijn services nodig en ook het ontwikkelen van BOTs en APPs is interessant. De eindklant kan met teams een efficiëntieslag maken, zowel met interne als externe

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

39 <

O F F I C E S M A RT

communicatie. Momenteel lijkt Teams nog een stap te ver, maar er kan veel veranderen in twee jaar.” ANNE-MEINE GRAMSMA, CC4SKYPE

40 >

“De aankondiging van Microsoft Teams is volledig in lijn met haar ‘Intelligent Communications’ visie. De Microsoft Teams-client is nu al een ‘hub’ (werkplek) voor samenwerking waarin teamleden gesprekken met elkaar kunnen voeren, en bestanden, notities en andere items kunnen delen. Hoewel een beetje rust in de tent voor klanten aangenaam zou zijn, biedt de evolutie naar Teams een invulling aan Microsofts visie over hoe mensen met elkaar willen communiceren. Naar verwachting zal Microsoft Teams in Q4 2018 dezelfde belen vergadermogelijkheden bieden als Skype for Business Online vandaag aanbiedt. Skype for Business Online zal daarna gradueel verdwijnen, wat toch ongerustheid opwekt bij gebruikers. Maar klanten hoeven zich geen zorgen te maken, er is een lange overbruggingsperiode aangekondigd door Microsoft. Enerzijds zal de Skype for Business Server nog een lange tijd blijven bestaan en ondersteund worden door Microsoft. Er komt zelfs een nieuwe Server 2019-versie aan die in hybride kan worden gekoppeld met Skype for Business Online én met Teams. Anderzijds hoeft de klant niet onmiddellijk naar Teams over te stappen, Microsoft biedt klanten de mogelijkheid aan om de Teams en de Skype for Business-client ‘side-by-side’ op hun desktop te gebruiken. Dit maakt een geleidelijke transitie van Skype naar Teams mogelijk. Onveranderd blijft de noodzaak om de Skype for Businessfunctionaliteiten aan te vullen met onder andere de Contact Center-mogelijkheden zoals die door CC4Skype worden geleverd. Er blijven de komende jaren verschillende mogelijkheden voor klanten bestaan om hun communicatie naar eigen wens in te richten. Teams is in eerste instantie een aanvulling op de huidige omgeving. Wij denken dat die diversiteit aan oplossingen mogelijkheden biedt voor klant en partnerkanaal. CC4Skype geeft het partnerkanaal de mogelijkheid een breder deel van de totale communicatiebehoefte van de klant af te dekken. Ook Microsoft is gebaat bij een pluriform en uitgebreid ecosysteem, dat de meer specifieke behoeftes van

klanten invult. Wij zien de komst van Teams dan ook met veel enthousiasme tegemoet.” JEROEN ENGERING, AUDIOCODES

“Dat de recente aankondigingen op Ignite rondom de Teams-introductie tot veel vragen hebben geleid, is begrijpelijk. De schaalbaarheid van Skype for Business Online en lokale PSTN-connectiviteit door middel van CCE kent zo zijn uitdagingen. De Teams-infrastructuur (gebaseerd op het Skype consumer platform) lijkt hiervoor meer geschikt te zijn en biedt bovenop de UC-functionaliteit nog meer collaboration-mogelijkheden door het Teams-concept, waaronder de sterke integratie met SharePoint. Om UC binnen Teams op het niveau van Skype for Business te krijgen, is de ontwikkeling volop gaande, als je naar Microsofts roadmap kijkt. Dit betekent dus dat er goed moet worden nagedacht over de transitie naar Teams. Daar waar veel omgevingen vandaag de dag al hybride zijn in de zin van Skype for Business Onlineén On-premise-gebruikers zal er binnenkort een derde ‘silo’ bijkomen: De Voice enabled Teams-gebruikers. Het koppelen van lokale PSTN moet dus te zijner tijd ook een Teams-gebruiker van een telefoonnummer kunnen voorzien. Naast deze PSTN-connectiviteit zal ook het operationele beheer zo eenvoudig mogelijk gemaakt moeten worden. Met name user management, maar ook gebruikersmigratie van de ene naar de andere ‘silo’, gaat een nog belangrijkere rol spelen.” MARIUS SAVELBERGH, ONECENTRAL

“Er kunnen diverse redenen zijn voor een naamswijziging en het is te betwijfelen of dit daadwerkelijk leidt tot echte verwarring bij eindklanten. De ontwikkeling van Teams is ingegeven door ontwikkelingen in de markt zoals onder meer Slack, Spark, Circuit, et cetera. De keuze om diensten tot één omgeving terug te brengen, is alleen maar positief. De naam Teams zal in ieder geval meer duidelijkheid aan de eindklant bieden. De naam Skype for Business was wellicht ook niet de beste keuze om de eindklant duidelijkheid te verstrekken.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Meer dan 20 jaar ervaring in montageoplossingen voor: Monitoren PC’s

TV’s/LFD’s Laptops

Ergonomisch verantwoord

Projectoren Tablets

Hoge kwaliteit

www.newstar.eu Mooi design

Installatiegemak

Betaalbaar

O F F I C E S M A RT Fotobijschrift

Zorgvuldig omgaan met papieren documenten

Informatie op papier: pas op voor datalekken! 42 >

Terecht wordt er steeds meer aandacht besteed aan informatieveiligheid. In dit artikel zoomen we in op informatie op papier. Tekst Hans-Erik de Kruyff

e transitie van de analoge naar de digitale wereld is al aardig op gang gekomen in de Nederlandse bedrijven en (overheids)instellingen. Dit neemt niet weg dat we nog altijd heel veel informatie op papier zetten en op papier distribueren en bewaren. Informatie op papier heeft zo zijn voordelen (gemakkelijk leesbaar, eenvoudig aantekeningen maken et cetera). Tegelijkertijd is informatie op papier kwetsbaar, zoals bij brand en diefstal. Verlies van informatie, ongeacht of die op papier of op digitale media staat, kan tot ernstige bedrijfsschade leiden. Gaat het om

persoonsgebonden informatie, dan zijn de rapen helemaal gaar. U krijgt dan te maken met de Europese wet General Data Protection Regulation, hier beter bekend onder de naam Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U moet het informatieverlies melden en u kunt een forse boete verwachten. Bovendien lijdt u reputatieschade en zult u heel wat moeite moeten doen om het vertrouwen van uw relaties te herwinnen. De gevolgen van informatieverlies gelden voor alle media waarop informatie kan voorkomen. Dus zeer zeker ook voor informatie op papier. RISICOBEPERKING

Allereerst is het zorgvuldig omgaan met informatie op papier een kwestie van bewustwording en (blijven) leren. Volgens de jaarlijkse ‘Information Security Tracker’ van Shred-it, een internationale specialist op het gebied van informatiebeveiliging, neemt de aandacht voor dit onderwerp toe, vooral bij leidinggevenden. Op de

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

‘werkvloer’ is de focus op beveiliging echter lang niet altijd even scherp. Velen menen dat datalekken ontstaan door manipulaties van buitenaf, zoals phishing en hacking. Dit zijn ook daadwerkelijk serieuze bedreigingen voor de informatieveiligheid, maar vergeet niet dat vele mensen ongelooflijk slordig omgaan met papieren documenten. Denk aan afdrukken die door een printer worden gemaakt en daar blijven liggen, zonder dat de opdrachtgever daarbij is. Of aan documenten die na werktijd op het bureau blijven slingeren, aan uitbehandelde documenten die in een bureaulade belanden of, in geval van thuiswerkers, in de oudpapierbak op de stoep voor het huis terechtkomen, et cetera. De onveiligheid ontstaat veelal door laksheid; het niet de (kleine) moeite nemen om enkele eenvoudige handelingen te doen waarmee risico’s worden geminimaliseerd. Risicomijdende handelingen zijn onder meer:

O F F I C E S M A RT

ingevoerde documenten. De DIN norm 66399 deelt de vernietiging in zeven klassen in, van ‘algemene documenten’, via ‘vertrouwelijke’ tot en met ‘hoogst geheime documenten’. De keuze van de juiste papiervernietiger voor uw al dan niet geheime documenten is van belang voor de informatieveiligheid in uw organisatie en is tevens van belang indien uw organisatie zich ooit moet verantwoorden voor een echt of vermeend datalek. Hier is dus een serieuze afweging vereist, die verder gaat dan een vergelijking tussen aanschafprijzen. DIENSTVERLENERS

Laat de printer pas met de afdruktaken beginnen als de opdrachtgever zich bij het apparaat heeft gemeld en geïdentificeerd; Zorg voor een ‘clean desk policy’, waarbij alle documenten meegenomen of veilig worden opgeborgen zodra de eigenaar het bureau verlaat; De ‘post in/post uit’ bakjes op de hoek van het bureau moeten absoluut verdwijnen of op zijn minst achter slot en grendel; Uitbehandelde documenten moeten zo snel mogelijk naar een centraal archief (al dan niet gedigitaliseerd) indien zij om praktische en/of wettelijke redenen bewaard moeten blijven; Uitbehandelde documenten die niet bewaard hoeven te worden, moeten zo snel mogelijk worden vernietigd, op de juiste manier; Archieven moeten periodiek worden geschoond door documenten, die geen functie meer hebben en ook niet voor de wet langer bewaard hoeven te worden, volgens strenge richtlijnen te (laten) vernietigen. Dit bevordert de veiligheid en spaart bovendien kostbare ruimte uit. ZELF AAN DE SLAG

Het vernietigen van documenten kan men zelf doen of uitbesteden bij een daarin gespecialiseerde partij. De zelfdoeners hebben een enorme keuze uit papiervernietigers. Iedere kantoorvakhandel levert ze, ‘en gros’ of ‘en détail’, en zelfs de HEMA levert zo’n apparaat. Je hebt er al één voor een paar tientjes, maar voor de professionele toepassingen loopt de investering al gauw op

tot honderden euro’s, met pieken tot twintigduizend euro voor de alleskunners. Bekende merken in dit verband zijn onder meer Ativa, Dahle, Fellowes, HSM, Ideal en Rexel. Keuzecriteria zijn vooral de beoogde duurzaamheid van de papiervernietiger en de capaciteit, uitgedrukt in aantallen pagina’s per doorvoer en per uur. Pluspunten zijn voorts als de machine ook plastic omslagen, nietjes en paperclips in het vernietigingsproces meeneemt,

De destructie van papieren documenten kan ook aan specialisten worden overgelaten. Shred-it is zo’n gespecialiseerde dienstverlener en dat geldt ook voor ASK en Brantjes. Daarnaast zijn er partijen die papiervernietiging uit een bredere achtergrond verzorgen, zoals logistiek of algemeen bedrijfsafval. Daartoe behoren onder meer Rhenus, Van Gansewinkel, Van Gerrevink en Van Scherpenzeel. Doorgaans plaatsen zij een of meer afsluitbare papiercontainers op strategische plekken binnen uw organisatie. Zodra die containers vol zijn, wordt de inhoud vernietigd volgens de vooraf afgesproken destructiegraad. Zorg ervoor dat de dienstver43 <

want dat scheelt veel voorwerk. Het belangrijkste is echter dat de machine vernietigt naar gelang de aard en het belang van de documenten waarvan afscheid wordt genomen. De apparaten die een paar tientjes kosten, versnijden de documenten in stroken van een centimeter of meer breed. Met een beetje fröbelen zijn van die stroken weer leesbare pagina’s te maken. Als dat niet de bedoeling is, kom je al gauw op machines die aanzienlijk smallere stroken snijden en die wellicht ook in de dwarsrichting versnijden, zodat er slechts snippertjes overblijven van de

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

lener gecertificeerd is en in staat is om de vernietigingsgraad daadwerkelijk te realiseren, want u blijft als opdrachtgever verantwoordelijk voor datalekken, ook al worden die elders veroorzaakt. Diezelfde dienstverleners kunnen ook periodiek worden ingeschakeld voor het schonen van de papieren archieven. Alles dat overbodig is geworden en niet voor de wet bewaard hoeft te blijven, kan volgens de afgesproken normen worden vernietigd. Dat ruim lekker op!

O F F I C E S M A RT

De Smart + Connected werkomgeving

Enige tijd geleden startten kantoormeubelproducent en inrichter Steelcase en softwareontwikkelaar Microsoft een samenwerkingsverband. Doel: de kantooromgeving aanpassen aan de modernste trends en technologieën om het nieuwe werken optimaal te faciliteren. Onlangs introduceerde Steelcase in dat verband de Workplace Advisor en de Personal Assistant, op basis van het Microsoft Azure IoT platform. Deze toepassingen helpen organisaties in het beheren van big data zodat zij een betere werkomgeving kunnen creëren voor hun medewerkers.

ijdens de Microsoft Ignite 2017, een van de grootste conferenties voor IT-specialisten ter wereld die van 25-29 september gehouden werd in Orlando, Florida, kondigde Steelcase aan dat het een IoToplossing had ontwikkeld die organisaties konden toepassen bij het creëren van werkomgevingen die tegemoet komen aan de behoeften van de hedendaagse kantoorwerker, maar tegelijkertijd de investeringen in vastgoed optimaliseren. De nieuwe oplossing, Workplace Advisor, is een sensor-gebaseerd systeem dat met een ongekende

accuratesse anonieme werkomgevingsdata verzamelt. Gebouwd op het Microsoft Azure IoT platform, biedt het geavanceerde analyses voor real-time, 24/7 rapportage, met een hoge mate van betrouwbaarheid en beveiliging. Steelcase toonde ook een bijbehorende mobiele app, Personal Assistant, die deze data kan oproepen om de medewerkers meer keuzes en controle te bieden over waar en hoe ze werken. Deze app zal hen ook aanmoedigen, feedback te geven over welke ruimtes effectief zijn en welke voor verbetering vatbaar zijn.

WERKOMGEVING METINGEN ALS CONCURRENTIEVOORDEEL Uit onderzoeken door Steelcase en Microsoft blijkt dat het werken vandaag de dag een significante verandering heeft ondergaan: organisaties moeten zich veel meer richten op creativiteit om innovatie en groei te kunnen realiseren. De meeste medewerkers — 72 procent — zijn van mening dat hun toekomst afhangt van hun creatieve vermogen. Maar 42 procent van de ondervraagden geeft aan dat het moeilijk is om in hun werkomgeving creatief bezig te zijn. Zij noemen daarvoor redenen als gebrek aan privacy, vergaderruimtes die ongeschikt zijn voor samenwerken en niet-inspire-

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

rende omgevingen. Geen wonder dat vaak 46 procent van een kantoorpand doorgaans niet gebruikt wordt omdat mensen andere plekken opzoeken waar ze hun werk beter kunnen doen. “Organisaties en hun medewerkers beseffen dat ze anders moeten werken, maar de meeste kantoren zitten vast in het verleden. Mensen roepen dat ze geen goede werkplekken kunnen vinden, terwijl dure panden leegstaan. Er is een behoefte aan real-time data met betrekking tot wat wel en niet goed is aan het kantoor,” aldus Jim Keane, President en CEO, Steelcase. “Samenwerkend met Microsoft bedachten we een digitale transformatie waarbij cloud-gestuurde technologie en big data organisaties helpen bij het voldoen aan de behoeften van de werkende mensen, en het creëren van werkplekken die snel kunnen reageren op de manieren waarop de mensen feitelijk werken. De technologie bevat tevens een feedback loop waarin de medewerkers organisaties kunnen melden welke plekken succesvol zijn en waarom – ze kunnen stemmen met hun voeten en ruimtes beoordelen met de app.” STEELCASE WORKPLACE ADVISOR Workplace Advisor is een cloud-gestuurd netwerk dat ruimtes peilt. Gebouwd op Microsoft Azure IoT verzamelt en analyseert het anonieme data om organisaties zinvol inzicht te bieden over hoe hun mensen werken en hoe hun kantoren presteren. Steelcase legt vervolgens zijn expertise over de gegevens heen, en genereert op die manier werkbare concepten over hoe mensen werken en hoe de werkomgeving daarop moet worden aangepast. Het Workplace Advisor Dashboard stelt managers in staat om: • betere beslissingen te nemen met betrekking tot de werkomgeving: 24/7 real-time, online rapportage biedt gegevens over teveel of te weinig gebruikte ruimtes en gepland versus daadwerkelijk gebruik, met de mogelijkheid om deze gegevens af te zetten tegen historische trends. Met Workplace Advisor kunnen managers inzicht krijgen in de redenen waarom sommige ruimtes populairder zijn dan andere; • het gebruik te optimaliseren: Workplace Advisor signaleert en cancelt automatisch ‘no-show’ reserveringen van ruimtes, en maakt daarmee meer ruimtes beschikbaar voor meer mensen; • de ervaring te verbeteren die mensen hebben op het kantoor: de technologie biedt uitgebreide rapportages waaronder gebruikersbeoordelingen en geavanceerde algoritmes waarmee managers problemen kunnen identificeren en aanbevelingen kunnen doen voor aanpassingen in de werkomgeving. STEELCASE PERSONAL ASSISTANT De mobiele app Personal Assistant gaat functioneren als een soort conciërge voor de werkomgeving waarmee medewerkers snel de mensen en ruimtes kunnen vinden die ze op dat moment nodig hebben. Powered

by Microsoft Azure gebruikt de app de data van de Workplace Advisor en zoekt op basis van de grootte en soort van vergadering, voorzieningen, tools en technologieën die nodig zijn. een plategrond van elke beschikbare ruimte tootn het gebruiksschema voor die dag en stelt medewerkers in staat om in real time beschikbare ruimtes te vinden en te reserveren, en deze gegevens vervolgens te delen met anderen. De Personal Assistant app helpt mensen om: • collega’s te vinden – door de app te raadplegen kunnen snel collega’s worden gevonden om te zien of die in de buurt zijn. • een ruimte vinden – de Personal Assistant app helpt mensen bij het snel vinden van een beschikbare ruimte met de voorzieningen, tools en technologieën die ze nodig hebben. • hun beleving in de werkomgeving beoordelen en verbeteren – de Personal Assistant ‘shot clock’ maakt de medewerkers er op attent dat het einde van de vergadering nadert en controleert proactief of de ruimte nog beschikbaar is in het geval dat die vergadering uitloopt. Na de vergadering kunnen de deelnemers hun beleving in de ruimte beoordelen door zaken als technologie, privacy, afleidingen en dergelijke te evalueren. “Met Microsoft Azure IoT kunnen allerlei soorten bedrijven de digitale transformatie verbeteren door door zakelijke problemen op nieuwe manieren aan te pakken, nieuwe inzichten te krijgen dankzij connected oplossingen en hogere efficiencyniveaus realiseren in hun zakelijke processen,” aldus Sam George, director, Microsoft Azure IoT bij Microsoft Corp. “Deze toepassingen die we samen met Steelcase hebben ontwikkeld is een voorbeeld van kwalitatief hoogwaardig werk in de ‘smart spaces’ sector die mensen, technologie en ruimte samenbrengt met als doel het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de medewerkerstevredenheid.”

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

45 <

O F F I C E H E A LT H

Verschillen in metabolisme en Body Mass Compositions van mannen en vrouwen.

De strijd om de thermostaatknop Als het om de ideale kamertemperatuur gaat, verschillen mannen en vrouwen sterk van mening. In veel kantoren resulteert dit in een strijd om de thermostaatknop. Een comfortabel klimaat op de werkvloer is essentieel voor de productiviteit van medewerkers. Maar hoe los je deze thermostaat-strijd naar tevredenheid van alle medewerker op?

MANNEN VS. VROUWEN

46 >

In de meeste kantoren zijn de temperaturen gebaseerd op een verouderde standaard, waarbij de gemiddelde werknemer een 40-jarige man van 70 kilo was. De samenstelling van het personeelsbestand is sinds de jaren ‘60 echter drastisch veranderd. Een groot deel van de huidige werknemers is inmiddels vrouw, en de gemiddelde aangename temperatuur voor mannen en vrouwen verschilt sterk. Dit verklaart wellicht het fenomeen dat vrouwen zich op kantoor in dikke truien en sjaals hullen.

EEN COMFORTABEL KANTOORKLIMAAT

Een studie uit 2010 toont namelijk aan dat extreem hoge temperaturen negatieve effecten hebben op de productiviteit van werknemers. Maar ook lage temperaturen kunnen een negatieve impact hebben. Het creëren van het ideale binnenklimaat is dus goed voor zowel de werknemers als de werkgever.

Bovendien vermindert een aangenaam binnenklimaat het energieverbruik en dat is uiteindelijk kostenbesparend. Denk bijvoorbeeld aan de zomermaanden, wanneer het buiten 30 graden is. Door op dat moment het verschil tussen de binnen- en buitentemperatuur beperkt te houden kan er veel energie bespaard worden. Het is namelijk niet verstandig om binnen een temperatuur van bijvoorbeeld 21 graden op de klimaatinstallatie in te stellen terwijl het buiten 30 graden is. Het verschil wordt dan te groot en voelt voor werknemers niet comfortabel. Als standaard is het raadzaam om gedurende de zomer binnen een temperatuur van circa 4 graden kouder dan de buitentemperatuur aan te houden.

“Controle over alle elementen die het mogelijk maken een consistent en comfortabel binnenklimaat te handhaven, dat zou de strijd tussen mannen en vrouwen kunnen oplossen”, al dus Ferry van der Heijden van LG. “Onze klimaatsystemen bieden de mogelijkheid snel de gewenste temperatuur te bereiken. Tegelijkertijd zorgt de Dual Sensing-technologie ervoor dat de binnentemperatuur altijd comfortabel blijft door zowel de temperatuur als de luchtvochtigheid van de buitentemperatuur te registreren en het binnenklimaat daarop aan te passen. Door vooraf limieten op energieverbruik in te stellen kan de klant gebruikersgemak, energiebesparing en het algehele comfort op kantoor verbeteren.”

Hoewel mannen en vrouwen dezelfde gemiddelde lichaamstemperatuur van 37 °C hebben, veroorzaken biologische verschillen dat vrouwen het over het algemeen kouder hebben. Vrouwen hebben namelijk een langzamere stofwisseling dan mannen en genereren daardoor minder lichaamswarmte. Daarnaast is uiteraard ook de kledingkeuze van invloed op verschillende beleving van de temperatuur op de kantoor. Een comfortabele werkomgeving creëren waarin zowel mannen als vrouwen zich prettig voelen is dus niet eenvoudig, maar wel essentieel. De LG Multi V 5 helpt een einde te maken aan de thermostaat-strijd.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E I N S P I R AT I E

OKI verlaagt de kosten van zwarte toners voor kleurenprinters en MFP’s Met de introductie van goedkoper afdrukken in zwart-wit op de toonaangevende digitale LED-kleurenapparaten zorgt OKI Europe Ltd naar eigen zeggen voor een revolutie in kantoorprinten. De campagne ‘Big on colour, small on mono costs’ maakt duidelijk hoe organisaties met behulp van innovatieve kleurenprinters of

beste van twee werelden dus - kosteneffectief dagelijks afdrukken in zwart-wit op een geavanceerd apparaat dat ook high-impact kleurenmateriaal van professionele kwaliteit produceert. Met één High Definition (HD) LED-kleurenprinter of MFP kunnen bedrijven alles kostenbesparend produceren, van zwart-wit documenten tot visitekaartjes, banners, point-of-sale-reclamematerialen en klantdocumenten met levendige, scherpe en rijke kleuren. Organisaties kunnen meer in-house produceren, met als gevolg een hogere productiviteit en lagere kosten. Daarnaast kunnen ze hun documenten binnen het gehele bedrijf met geïntegreerde workflows beheren om interne digitalisering te versnellen.

multifunctionele (MFP's) printers voor kantoor in zwart-wit kunnen afdrukken tegen dezelfde kosten als een zwart-witapparaat. Het

www.oki.nl

Loft, een nieuw circulair tafelprogramma van Drentea Drentea introduceert een volledig nieuw design tafelprogramma: ‘Loft’. Ontwerper Marcel Schouten was verantwoordelijk voor de totstandkoming van deze unieke tafelserie inzetbaar in zowel office & home omgeving. De opdracht was een duurzaam tafelprogramma te maken dat wat huiselijker, wat menselijker, minder streng en eleganter zou worden. Vanuit deze basis is gewerkt met uitsluitend 100% recyclebare grondstoffen; plaatstaal in combinatie met FSC hout en biobased materialen. Loft is volledig circulair ontworpen. Zo wordt restmateriaal tijdens de productie al hergebruikt tot hoekstukken en onderdelen voor nieuwe Loft tafels. Hiervoor is een volledig nieuwe recycle pers geplaatst binnen de productie van Drentea, waarbij restmetaal wordt verzameld, geperst tot een blok en bij de buurman wordt verwerkt tot een ‘Loft’ hoekverbinding van gietijzer. Daarnaast is er een variant met houten frame waarbij de poten zijn gemaakt van restmateriaal dat vrijkomt bij de productie van multiplex-tafelbladen. In de merknaam ‘Loft’ is een brug geslagen naar de industriële kant. Tegenwoordig wonen mensen in magazijnen en fabriekshallen die tot woningen zijn getransformeerd. De tafel is stoer door het plaatmateriaal, elegant door de zwevende hindepoot en de vormgeving maakt de tafel eenvoudig combineerbaar in elke ruimte. Loft kan als vergadertafel dienen, als teamtafel maar kan ook perfect toegepast worden in een moderne woonomgeving ‘Office meets home’.

Sennheiser Century Mobile: voor flexibele connectiviteit en extra mobiliteit Sennheiser, specialist in audio-oplossingen voor bedrijven, brengt met de lancering van vier nieuwe Century™ Mobile-varianten nog meer flexibiliteit en mobiliteit voor gebruikers naar de premium Century™ serie professionele headsets. De nieuwe varianten bieden een premium belervaring met extra mobiliteit voor de moderne werknemers van contactcentra en kantoormedewerkers, die behoefte aan flexibiliteit hebben om met verschillende apparaten verbinding te maken, zoals pc’s, smartphones of tablets. Waar men ook moet werken, met Century™ Mobile roept men de kracht van Unified Communications op met Sennheiser audiokwaliteit, premium design en duurzame materialen. Elke Century™ headset biedt naar eigen zeggen een superieure geluidskwaliteit in een hoogwaardig duurzaam ontwerp met een plug-and-play-bediening, die van alle belangrijke oplossingen van Unified Communications is voorzien. De nieuwe Century™ Mobile brengt deze optimale werkomgeving nu overal waar de teamleden moeten zijn - op kantoor, onderweg of thuis. Het nieuwe Century™ Mobile-assortiment bevat vier nieuwe premium headsets - de enkelzijdige SC 635 USB en SC 635 en de dubbelzijdige SC 665 USB en SC 665.

www.drentea.nl

www.sennheiser.nl

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

47 <

O F F I C E S M A RT

48 >

Markt roept om integratie tussen IT en telecom

Persoonlijke bereikbaarheid: van ‘always on’ naar ‘in control’ Door het groeiend aantal communicatiemiddelen en groeiende werkdruk besteden medewerkers steeds meer tijd aan verschillende communicatietools in privétijd. Een oplossing is om de regie over de communicatie in eigen hand te nemen: persoonlijke bereikbaarheid van ‘always on’ naar ‘in control’. Welke invloed heeft deze trend op de werkzaamheden van IT- en telecomresellers?

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

O F F I C E S M A RT

it onderzoek van Voiceworks in samenwerking met Magenta Publishing en Multiscope onder 370 zakelijke eindgebruikers in het MKB blijkt dat 93 procent van de ondervraagden meerdere communicatiemiddelen zoals telefonie, WhatsApp, Skype, Facebook en Twitter gebruikt. De helft van de onderzochte eindgebruikers maakt zowel zakelijk als privé gebruik van zijn mobiele telefoon. 52 procent van de gebruikers neigt ernaar om direct te reageren op zakelijke berichten, ook al is dit in privétijd. Volgens Telecomnieuws gebruikt iedere Nederlander gemiddeld zo’n 30 apps en op elke app wordt gemiddeld 2,5 uur per maand gespendeerd. Eerder meldde Nederland ICT in haar ‘Staat van Telecom 2017’ al dat het dataverbruik is toegenomen met 61 procent (gemiddeld per gebruiker van 20 tot 32 MB per dag) over het jaar 2016 ten opzichte van 2015. Dit is echter niet ten koste gegaan van telefoneren; het aantal belminuten in 2016 steeg eveneens met 4 procent. Door deze ontwikkelingen wordt persoonlijke bereikbaarheid steeds belangrijker geacht voor de gemiddelde medewerker, zowel vanuit het werk als de privésfeer. Lodewijk Asscher (voormalig minister Sociale Zaken en Werkgelegenheid) waarschuwde dat medewerkers na werktijd onbereikbaar moeten kunnen zijn voor hun werkgever. Dit omdat het vervagen van de grens tussen privé en werk kan leiden tot verschillende stress-gerelateerde aandoeningen.

OPLOSSING

De meerderheid van de eindgebruikers vindt dat zij de mogelijkheid moeten hebben privé altijd van zakelijk te scheiden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat bijna twee derde (60 procent) van de zakelijke eindgebruikers van communicatieoplossingen in het MKB het gemakkelijk vindt als al hun communicatiemiddelen in één gecentraliseerde omgeving draaien. Daardoor komen alle berichten en data op één plek binnen en is bereikbaarheid eenvoudiger in eigen hand te houden.

Het liefst bepalen ze zelf wanneer en voor wie ze bereikbaar zijn en op welk device hun berichten binnen komen. Integratie in een enkele omgeving is dus wenselijk voor persoonlijke bereikbaarheid. Hiervoor bestaan gelukkig ook de mogelijkheden. Alles kan centraal georganiseerd worden op één platform met applicaties; een totaaloplossing voor de communicatie via bijvoorbeeld chat, videoconferences en het delen van documenten. Medewerkers kunnen zelfs gebruik maken van features die bijvoorbeeld de beschikbaarheid van collega’s laten zien en die ervoor zorgen dat je automatisch wordt teruggebeld. VERVLECHTING

Het onderzoek laat een duidelijke vraag zien naar centralisatie van communicatie om daarmee de controle terug te krijgen over de persoonlijke bereikbaarheid. Hoe kunnen leveranciers op deze vraag uit de markt reageren? Alle communicatietoepassingen kunnen worden geïntegreerd met één platform om zo de communicatie en bereikbaarheid efficiënt in te kunnen richten. Dit is echter alleen mogelijk met een vervlechting tussen IT en telecom. Hier ligt dan ook een uitdaging voor zowel de IT- als de telecomleveranciers: zij moeten zorgen voor zo’n meer geïntegreerde oplossing die vraagt om expertise binnen een breder domein dan sec telecom of sec IT. Alleen wanneer IT en telecom als één gezien worden kan de ommezwaai van ‘always on’ naar ‘in control’ tot een groot succes gemaakt worden voor alle betrokken partijen; de eindgebruiker krijgt de tools in handen voor zijn persoonlijke bereikbaarheid en voor leveranciers wordt de integratie tussen IT en telecom uiteindelijk een beheersbaarder verhaal.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

49 <

OFFICE DUURZA AM

Ontwerper Peter Boer bij de CIMO

50 >

Op circulaire O expeditie met Gispen

ndanks het slechte weer (code geel) waren die 7e december ruim 200 belangstellenden naar Den Haag gekomen – en dat hadden er meer kunnen zijn, er bleek zelfs een heuse wachtlijst te zijn. Het event Expeditie Circulair vond plaats in The New Farm in Den Haag, een broedplaats voor duurzame ondernemingen in een voormalig fabriekspand.

Wie wel eens bij een event van Gispen is geweest, weet dat het onderwerp altijd actueel en interessant is, dat er goede sprekers zijn en dat het geheel een blijvende indruk maakt op de bezoeker. De circulaire economie is ‘hot’, en duurzaamheid een topic die ons allemaal aangaat. Gispen lanceerde in dat kader niet alleen een nieuwe meubellijn, het presenteerde tijdens het event ook een aantal opvallende duurzame initiatieven van andere partijen. Tekst Hans Hooft Foto's Gispen, Vivian Bax

PLATFORM Al direct bij binnenkomen kregen de bezoekers enkele voorbeelden van duurzaam produceren: in een zijruimte waren de zogenoemde Kartenten opgesteld (tenten van hard karton voor daklozen) op een vloer van gerecyclede tapijttegels van Interface. Nadat moderator Lars Sørensen de gasten had verwelkomd vertelde hij iets over het programma en het pand dat ‘een platform vormt voor bedrijven die circulariteit hoog in het vaandel hebben en op een andere manier naar de wereld kijken.’ Dat programma was een ‘expeditie naar circulariteit’ waarbij niemand mocht achterblijven. Vervolgens introduceerde Sørensen Maurits van Berckel, commercieel directeur van Gispen die vertelde dat op dit moment 17% van de productie met een circulaire identiteit werd gemaakt; ook refereerde hij aan de belofte van het bedrijf om in 2020 50% circulair te opereren, en in 2030 voor 100%. Hij benadrukte echter dat ‘samen doen’ het kenmerk van circulariteit is. LOSLATEN Daarna hield Anne-Marie Rakhorst, ondernemer,

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

OFFICE DUURZA AM

bureaulijn eenvoudig aan te passen aan nieuwe behoeftes in functie of uiterlijk. Alle onderdelen zijn te (de)monteren met een schroef-, magneet-of kliksysteem. Er is geen speciaal gereedschap nodig. Doordat CIMO een minimaal aantal bevestigingspunten heeft, zijn werkplekken eenvoudig aan te passen van zit-zit naar zit-sta positie of andersom. Dit helpt medewerkers om hun werkhouding af te wisselen en zo klachten te voorkomen. CIMO past zich daarnaast eenvoudig aan aan verschillende manieren van werken. Van individueel werken naar samenwerken. Van concentreren naar overleggen. Het programma past dan ook prima bij een ‘agile’ manier van werken zoals scrum. CIMO EN DE CIRCULAIRE ECONOMIE Omdat Gispen gelooft in haar circulaire model, is bij het ontwerp van CIMO al rekening gehouden met retourname en hergebruik van de onderdelen en materialen. Met een circulairiteit van 75% verdient CIMO 4 sterren in het circulaire model van Gispen (zie het figuur hieronder). investeerder en publicist over duurzaam ondernemen een vurig en helder betoog voor een loslaten van de lineaire economie en het omarmen van de circulaire economie. Zij illustreerde dit met enkele filmpjes en verwees naar de website www.17doelendiejedeelt. nl, waar de 17 werelddoelen worden getoond die ervoor moeten zorgen dat de wereld in 2030 een betere plek is om te leven. Ook Rakhorst benadrukte dat dit alleen realiteit kon worden als we het samen zouden doen, en daadkracht en lef zouden tonen om onze eigen verantwoordelijkheid te nemen.

MODULAIR Gispen introduceerde hier een unieke nieuwe meubellijn: CIMO. Een afkorting van CIrculair en Modulair, twee belangrijke kenmerken van de bureaulijn die speciaal ontworpen is voor organisaties die hechten aan duurzaamheid en die bovendien continu in beweging zijn. Het flexibele, modulaire systeem maakt het mogelijk om de

JEANS EN PLASTIC Als laatste spreker vertelde Yarella Moendir iets over de locatie waar we ons bevonden, en haar bedrijf Urban Farming dat in en bovenop het pand groente kweekt. Daarmee was het officiële gedeelte afgesloten en konden we in een grote hal kennisnemen van een aantal even interessante als opvallende voorbeelden van duurzaam produceren. Dat varieerde van een bedrijf (Rezign) dat meubelzittingen maakt van oude jeans tot Searious Business dat streeft naar oceanen zonder plastic door dit niet weg te gooien maar te hergebruiken voor nieuwe producten.

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Na afloop kregen alle bezoekers een goodiebag mee, waarin onder andere het boek ‘De kracht van duurzaam ondernemen’ van Anne-Marie Rakhorst. De boodschap van het event was duidelijk: circulaire economie is geen toekomst, het is – en moet – vandaag!

51 <

Coffee Fresh deelt de belangrijkste koffie trends voor: 2018 Coffee Fresh is met 5 showrooms in Nederland niet meer weg te denken uit het nationale koffielandschap. Als koffieleverancier, maar zeker ook als koffieliefhebber houden wij de trends natuurlijk goed in de gaten. Graag delen wij onze kennis en brengen wij je op de hoogte van de top trends op het gebied van zakelijke koffie voor 2018.

Meer vraag naar plantaardig en puur

De laatste jaren gaan mensen bewuster om met wat zij eten en drinken. Deze trend is al een tijd aan de gang en zal zich in 2018 zeker voortzetten. Er zal een toenemende vraag zijn naar eerlijke en pure ingrediënten, waarbij ook bijvoorbeeld allergenen een belangrijke rol gaan spelen. Een onderdeel hiervan is bijvoorbeeld een alternatief voor melk of melkproducten zoals soja- of amandeldrink.

Op zoek naar gezonde koffie, thee en andere dranken

Zoals al eerder benoemd gaan mensen bewuster om met wat zij eten en drinken. Naast alternatieven voor melk, is er ook een trend te zien op het gebied van gezondheid. Consumenten zijn steeds meer bewust van ongezonde gewoontes zoals een koekje bij de koffie of suiker in de thee. Frisdrank- en snackfabrikanten haken hierop in door de ingrediënten in hun producten aan te passen. Suiker wordt vervangen door natuurlijke zoetstoffen. Conserveermiddelen en smaakversterkers worden steeds minder gebruikt.

Meer en meer een hyperactieve levensstijl

Gedurende de dag schakelen mensen meerdere keren om van activiteit. Werken, leren, ondernemen en vrije tijd wisselen elkaar af en lopen door elkaar heen. Wij raken gewend aan het feit dat je met telefoon, tablet of laptop 24/7 iedereen kan bereiken en alles kan kopen. Wij zien dit sterker terugkomen in de nieuwe generaties die met nieuwe technologieën zijn opgegroeid. Mensen willen niet meer wachten, maar willen nú lekkere koffie. Wij verwachten dat communicatie met de koffieautomaat in de toekomst een grotere rol gaat spelen. Wie weet kan je ooit wel met je mobiel een kopje koffie zetten.

Experimentele of exclusieve smaken

Hoewel in de consumentenmarkt de A-merken nog heel belangrijk zijn, zien wij langzaam een verschuiving naar kleinere en exclusievere koffiemerken. Er is ook een trend te zien in de smaak van koffie. Net als bij wijn zijn er in de wereld van koffie vele smaken en aroma’s. Koffiemerken gaan steeds meer op zoek naar bijzondere smaken, limited editions en “specialty coffee”.

Traceerbaarheid van koffie wordt belangrijker We zien een groeiende aandacht voor traceerbaarheid en oorsprong. Zeker na de recente

schandalen in de voedselindustrie zal de vraag omtrent de oorsprong van ingrediënten in je eten en drinken nog belangrijker worden. Ook in de wereld van de koffie zien wij dat onze klanten het belangrijk vinden om te weten waar hun koffie vandaan komt. En als er een duurzaamheidskeurmerk op de verpakking staat, wat betekent dat dan voor de koffieboeren? In 2018 zal er steeds meer vraag zijn naar dit soort informatie. Maar dan het liefst gemakkelijk en snel 24/7 beschikbaar op het internet.

Meer weten? Om meer te weten komen over deze trends en hoe Coffee Fresh hier op inspeelt nodigen wij je graag uit voor een bezoek aan onze stand C19 op de Vakbeurs Facilitair op 24, 25 en 26 januari 2018 in de Jaarbeurs Utrecht. Je kunt natuurlijk altijd koffie komen proeven in een van onze showrooms, bijvoorbeeld in Breukelen (langs de A2). Bel voor een afspraak 0313 48 32 22 of kijk op www.coffeefresh.nl

Fellowes neemt ESI Ergonomic Solutions over Leverancier van office products Fellowes Brands heeft een nieuwe grote stap genomen in de categorie van gezond kantoor en breidt het portfolio uit. Fellowes heeft ESI Ergonomic Solutions overgenomen, een fabrikant van monitorarmen, in hoogte verstelbare tafels, zit-stawerkplekken, verlichting en andere ergonomische en gezondheidsgerelateerde items. Fellowes verklaart dat de acquisitie helemaal in lijn is met het commitment van de onderneming om haar positie in het groeiende segment van ‘office wellness’ verder te versterken. Eerder dit jaar lanceerde Fellowes het Lotus Sit-Stand Workstation dat werd onderscheiden met een Industrial Designers Society of America Award voor het innovatieve design. In juli nam het bedrijf een aandeel in Posturite, een Britse producent van ergonomisch meubilair.

Regus opent nieuw business center in voormalig hoofdkantoor V&D Onlangs heeft Regus, aanbieder op het gebied van flexibele werkplekken, de twaalfde locatie in Amsterdam. Het nieuwe business center is gevestigd in het voormalige hoofdkantoor van V&D in Amsterdam Zuidoost. Regus stelt met de nieuwe locatie ruim 1.900 vierkante meter beschikbaar voor zakelijke professionals. Deze 74e locatie in het

Een innovatie van morgen voor het kantoor van vandaag. Professionele en intelligente datavernietiging met de HSM SECURIO Professional datavernietigers. www.hsm.eu HSM GmbH + Co. KG · 88699 Frickingen / Germany Hotline 00800 44 77 77 66 · Benelux@hsm.eu

portfolio is een mooie stap voor Regus om te voorzien in de toenemende vraag naar flexibele werkplekken op A-locaties door het

omgeving, met veel marmer, glas en een natuurlijke lichtinval. In de nabijheid bevinden zich hoofdkantoren en vestigingen van onder andere ING, de Bijenkorf, Decathlon, BT, Cisco, Adidas, Reebok en Honeywell. Bovendien is de entertainmentindustrie hier sterk vertegenwoordigd, met AFAS Live, Endemol Shine, Ziggo Dome en Pathé Arena.

Amsterdam Arena en de A9.. Het center biedt een moderne werk-

ADE I

Regus Amsterdam Whitepoint bevindt zich om de hoek van de

land.

RMAN

O F F I C E S M A RT

54 >

Interview CEO Nick Galea

’Door innovatie meer productiviteit tegen minder kosten’ 3CX zet de laatste tijd grote stappen. Door overnames maar vooral door innovatief te blijven en het 3CX Phone System te blijven doorontwikkelen om bedrijven productiever te maken. Een visie-interview met CEO Nick Galea. Tekst Sef Heldens ENKELE JAREN TERUG WAS DE ROL VAN EEN PBX-LEVERANCIER SIMPEL: ZORG VOOR TELEFONISCHE BEREIKBAARHEID. HOE IS DAT NU?

“Wanneer organisaties op zoek gaan naar een nieuwe telefoniesysteem, zijn ze niet meer puur op zoek naar simpele connectiviteit. Zij kijken ook naar wat

een vendor nog meer aan waarde kan toevoegen; welke features zijn beschikbaar om de dagelijkse bedrijfsprocessen te vereenvoudigen? En hoe zijn de medewerkers productiever en deze processen efficiënter te maken? De rol van de PBX of telefooncentrale-leverancier is om effectieve tools te leveren voor samenwerking en mobility, en dat

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

tegelijkertijd stroomlijnen en integreren met de meer traditionele vormen van communicatie, denk bijvoorbeeld aan features als presence en fax to e-mail. Aanvullend is het belangrijk voor een fabrikant om te onthouden dat in de snelle zakenwereld van vandaag tijd essentieel is naast het leveren van een oplossing die eenvoudig en snel te installeren en managen is.” ALS HET AANKOMT OP BEDRIJFSCOMMUNICATIE: WAT ZIJN VOLGENS 3CX DE BELANGRIJKSTE UITDAGINGEN VAN IT-MANAGERS EN BEDRIJFSEIGENAREN?

“Kosten besparen, tijd besparen en de productiviteit van medewerkers verhogen. Een beetje UC-oplossing zou in staat moeten zijn om alle drie te doen. Zonder compromis. Vanaf het begin heeft 3CX de in prijs meest competitieve UC-oplossing in de markt geleverd, waarbij we continu de pricing en licensing updaten zodat we onze klanten nog beter van dienst zijn.

O F F I C E S M A RT

Als leverancier die zich concentreert op innovatie zijn we constant ons product aan het ontwikkelen met twee focusgebieden. De eerste is de installatie, de in gebruik name en het management van het VoIP-systeem steeds verder te vereenvoudigen. Dit betekent dat de uren die besteed zouden worden aan hinderlijke en moeilijk te managen communicatieoplossingen anders en beter gebruikt kunnen worden, terwijl 3CX taken automatiseert. We hebben zelfs een Cloud PBX configuratie wizard gelanceerd, genaamd PBX Express, die alle setup-stappen van een volledig functionerende telefooncentrale terugbrengt naar vier eenvoudige stappen. Ons tweede focusgebied is het introduceren van de nieuwste technologieën en features om het zakelijk leven van medewerkers zo eenvoudig en productief mogelijk te maken. Als voorbeeld: 3CX was de eerste die geïntegreerd WebRTC videoconferencing aanbood met zijn PBX. We luisteren daarnaast ook goed naar onze partners en klanten: wat verwachten zij van een innovatieve communicatieoplossing? We zijn begonnen als een software PBX voor Windows. Omdat we hoorden dat veel klanten en partners meerdere manieren van deployment wensten, hebben we 3CX ook als Linux- en Cloud-oplossing beschikbaar gemaakt.”

meer. Vergaderen en werken met 3CX kan echt een productiviteitsverbetering betekenen ten opzichte van een face to face meeting. En niet te vergeten: medewerkers kunnen eenvoudig connecten met collega’s op afstand of klanten met een click op een button, wat overigens het verschil kan maken bij het sluiten van een belangrijke deal. Heel simpel gezegd: 3CX zorgt dat bedrijven kosten kunnen besparen op de telecomrekening en op PBX-onderhoud, en kan daarnaast de opbrengsten boosten door productiviteitstoename, betere communicatie en beter gestroomlijnde bedrijfsprocessen.” GEBRUIK VAN CONSUMENTENCOMMUNICATIE IS STEEDS NORMALER BINNEN BEDRIJVEN. WAT VINDT U DAAR VAN?

“Ik denk dat het veilig is te stellen dat de meeste werknemers en leidinggevenden hun zakelijke en privé communicatie gescheiden willen houden. WhatsApp en dergelijke zijn prima

‘De grootste uitdaging ligt misschien wel in het behouden van de ‘human touch’ in communicatie’

HOE KAN 3CX HELPEN OM ORGANISATIES SUCCESVOLLER TE MAKEN?

“Gemak van installatie en beheer betekenen dat systeembeheerders en ICT-managers hun tijd kunnen besteden aan andere projecten in plaats van reactief beheer. Dat kunnen projecten zijn die gericht zijn op productiviteitsverhoging en tegelijkertijd bespaart het geld. 3CX maakt het tevens mogelijk voor bedrijven om tegemoet te komen aan een steeds mobieler wordende workforce, een trend die we de afgelopen jaren hebben zien groeien – vooral binnen de Millennial-generatie. Met de 3CX-clients voor Windows, Mac, Android, iOS en een gloednieuwe web client, kunnen medewerkers vanaf elke locatie productief zijn: thuis, in de trein, in een café, net als op kantoor. Met precies dezelfde features en functionaliteit. Samenwerken - of collaboration - is eenvoudiger met functionaliteit als videoconferencing, whiteboard, polling, screensharing en

voor persoonlijk gebruik maar zou niet gebruikt moeten worden voor bedrijfscommunicatie omdat het niet meer te managen is voor het bedrijf én de medewerker.” HOE BLIJFT 3CX ZICH ONDERSCHEIDEN IN DE TELECOMINDUSTRIE?

“Onze belangrijkste aanpak – en ik denk dat die ons ook onderscheidt van de rest – is dat we een enterprise communicatieoplossing leveren met een hoge standaard, waarvan organisaties met verschillende omvang, ongeacht hun grootte of budget, kunnen profiteren. 3CX levert een oplossing die niet alleen rijk is aan features op één platform, maar ook eenvoudig te implementeren en te managen is. Een communicatieoplossing moet bijdragen in de groei en het functioneren van een organisatie, niet een organisatie

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

tot last zijn met kostbaar, tijdrovend onderhoud. In het ontwikkelen van een oplossing die alle soorten bedrijven kunnen gebruiken, focussen we op flexibiliteit. 3CX is een open standaard softwareoplossing, zonder lock-in op welke proprietary hardware dan ook. Dat geeft klanten de mogelijkheid om zelf de regie te voeren over hun telefoniesysteem en ze te laten kiezen hoe ze willen werken. We volgen namelijk een ‘deploy anywhere’-strategie zodat onze klanten meerdere opties hebben in hoe ze hun telefooncentrale willen gebruiken. 3CX is beschikbaar voor Windows, Linux, in de Cloud en via een miniPC als een appliance. Het betekent dat klanten op basis van hun budget, bestaande infrastructuur en resources de beste manier kunnen kiezen om hun communicatie te organiseren.” VERGAANDE INTEGRATIES TUSSEN SYSTEMEN, A.I., IOT, BIG DATA, VIRTUAL REALITY: WAAR STAAT DE COMMUNICATIEINDUSTRIE IN VIJF JAAR?

“Er wordt gesuggereerd dat virtual reality een grote rol in business communicatie gaat spelen, vooral bij virtual meetings. Hoewel het misschien gemeengoed wordt in bedrijven, lijkt het mij onwaarschijnlijk dat het werkelijk impact gaat hebben op de manier waarop bedrijven werken, communiceren en succesvol zijn. Waar het echter aankomt op Artificial Intelligence, is er potentie om de manier van werken te revolutionaliseren, vooral in klantenservice. Er zijn bijvoorbeeld steeds meer bots die chats beantwoorden. Verder zijn er ook technologieën als live translation die nu opkomen en een zeer nuttige feature op ons communicatieplatform kunnen zijn. Ondertussen kan IoT helpen in het verbinden van steeds meer devices en tools die op afstand gebruikt, gemonitord en gemanaged kunnen worden met mobiele apparaten. Dat betekent dat ‘communicatie’ op zich misschien geherdefinieerd moet worden aangezien het niet meer alleen mens-tot-mens is, maar ook machines en Artificial Intelligence in beeld brengt. Dit betekent dat de grootste uitdaging misschien wel ligt in het behouden van de ‘human touch’ in communicatie.”

55 <

OFFICE SCHOONMA AK

Het Open Office vereist Het Nieuwe Schoonmaken

De trend van het open office (ook wel kantoortuin genoemd) speelt bij zowel grote ondernemingen als in alternatieve kantoorruimtes. Maar er komt meer kijken bij het open office concept dan alleen het inrichten van (flexibele) werkplekken. Behalve de muren en scheidingswanden is ook het concept van de ‘kantooruren’ (van 9 tot 5) verdwenen. Veel mensen werken nu ‘flex’. Wat heeft dat voor consequenties voor het schoonmaken van die ruimtes?

NIEUWE UITDAGINGEN

Deze vorm van inrichting is tamelijk populair bij de managers omdat deze samenwerken, teamwork stimuleert. Mensen die aan hetzelfde project werken, zitten vlakbij elkaar. Ze kunnen snel kort overleg voeren en ideeën uitwisselen. Dit bevordert de teamgeest omdat de deelnemers hetzelfde doel hebben, en de werkgevers gaan er vanuit dat het de productiviteit verhoogt en betere resultaten oplevert. Maar het concept werkt niet voor iedereen even goed. Een veel gehoorde klacht

gaat over geluidsoverlast. Die open ruimtes zijn zelden voorzien van tapijt op de vloer, en harde vloerafwerking dempt loop- en omgevingsgeluid nu eenmaal veel minder dan tapijt. Tenzij er ook aparte ruimtes zijn waar geconcentreerd kan worden gewerkt (of vergaderd), bestaat de enige manier om aan de geluidsoverlast te ontsnappen uit het dragen van een hoofdtelefoon. Een ander probleem is dat sommige mensen gewoon niet geschikt zijn voor deze vorm van inrichting. Die mensen, vaak aangeduid als ‘action takers’, willen

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

hun eigen werkplek waar ze afgezonderd in alle rust aan hun eigen taken kunnen werken. Maar een van de belangrijkste kwesties – die vaak wordt vergeten – betreft het schoonmaken van die open ruimtes. Deze verandering naar veel mensen in grote open ruimtes (in plaats van allemaal kleine ruimtes of zelfs cubicles) heeft een enorme impact gehad op het schoonmaken en onderhouden van deze locaties. Dat is iets wat menig interieurinrichter en manager niet of veel te weinig heeft meegenomen in de besluitvorming. In een individuele kantooropstelling gebruikt één persoon zijn of haar bureau, stoel en apparatuur. In een open office kunnen meerdere mensen die zelfde zaken delen. En dat is nu net het probleem: des te meer mensen gebruik maken van een werkplek, des te groter is de kans dat bacillen en bacteriën terecht komen op desks, stoelen, telefoons en

OFFICE SCHOONMA AK

Alternatieve kantoorwerkplekken

andere dingen die vaak aangeraakt worden. En die bacillen en bacterieën kunnen, als ze niet goed worden verwijderd, ziektes veroorzaken. Dus als het gaat om het voorkomen van infecties door die ziektekiemen, is de traditionele manier van schoonmaken inefficient. Die flexplekken vereisen geheel nieuwe schoonmaakmethodes en -procedures.

Volgens een onderzoek van het Global Cities Report, gehouden in juli 2017, is de markt voor alternatieve kantoorruimte wereldwijd het voorafgaande jaar gegroeid met maar liefst 18%. Deze alternatieve kantoorruimtes, waaronder wordt begrepen flexibele werkplekken, open werkplekken en virtuele kantoren, vormen een van de snelst groeiende vastgoedsectoren. Al die drie variaties hebben feitelijk dezelfde basisgedachte: een inrichting waar veel mensen werken in een pand dat weinig privékantoren heeft en weinig muren. Iemand die er wil gaan werken, weet nooit vantevoren waar zijn of haar werkplek is, en brengt altijd zijn/haar laptop en andere werkgerelateerde spullen mee.

NIEUWE ROUTINES

Een traditionele schoonmaakprocedure kan er als volgt uitzien: • Maandag: Zone ‘A’ wordt grondig schoongemaakt; dit houdt in dat de vloer goed wordt gereinigd, er schoonmaakmiddelen worden gebruikt en desinfectanten om de desks en andere veel aangeraakte gebieden schoon te maken. Alle andere zones in het pand worden vluchtig schoongemaakt, oppervlakken worden afgestoft, en het afval wordt verwijderd. Alleen de toiletten en de pantry’s worden elke keer zorgvuldig gereinigd. • Dinsdag: Sectie ‘B’ wordt nu gerondig schoongemaakt, alle andere zones vluchtig. • Woensdag: Sectie ‘C’ wordt grondig schoongemaakt, alle andere zones vluchtig. • Donderdag: Sectie ‘D’ wordt volgens dezelfde routine gereinigd. • Vrijdag: Zaken die slechts wekelijks of maandelijks moeten worden schoongemaakt worden behandeld en in het gehele pand wordt aanvullend grondig gereinigd. In een open office inrichting is deze routine waarschijnlijk niet erg effectief. In sommige gebieden kan het

afstoffen van oppervlakken voldoende zijn, maar het beschermt de gezondheid niet in gebieden waar meerdere mensen een werkruimte delen. Voor een effectieve reiniging van gemeenschappelijk gebruikte oppervlakken zijn speciale schoonmaakmiddelen en desinfectanten nodig. Deze aanvullende fase van schoonmaak kost meer tijd, en de totale kosten voor schoonmaak zullen dus hoger zijn. Om deze nieuwe manier van schoonmaken goed te implementeren zou je van nul af moeten beginnen met het plannen van de totale schoonmaakmethodes en -procedures. Wat moet er schoongemaakt worden, met welke regelmaat, en hoe intensief? Is dagschoonmaak een optie of juist niet? Wat zijn de meest gebruikte gebieden? Zijn dat ook de meest intensief gebruikte gebieden? Dit vereist een compleet inzicht in de schoonmaakeisen van het gehele pand. Een professioneel (en misschien gespcialiseerd) schoonmaakbedrijf kan hierbij een goede gesprekspartner zijn. Die professionele partner kan niet alleen meer specifieke en grondige schoon-

REINIGINGSETIQUETTE •

•

Conciërges zouden geen ‘geurtjes’ of aftershave moeten dragen

• • •

Er komt veel meer kijken bij het invoeren van het nieuwe kantoorwerken dan men in eerste instantie zou denken. Het schoonmaken zal heel anders moeten plaatsvinden en de schoonmaker zelf zal meer betrokken zijn bij het proces, en meer verantwoordelijkheid krijgen. De beste manier om de gebruikers van een kantoor gezond te houden en de kosten in de hand te houden is: neem de tijd voor het opstellen van een effectief schoonmaakplan in overleg met een professional.

Schoonmaakpersoneel moet fatsoenlijke, schone werkkleding dragen met het bedrijfslogo

•

Omdat alle werkplekken moeten worden schoongemaakt

Beperk sieraden tot een absoluut minimum, deze kunnen

en gedesinfecteerd, moeten de schoonmakers de medewer-

afleiden

kers er beleefd op attent maken wanneer ze dat gaan doen

Wees beleefd tegen alle medewerkers en beperk interactie

•

Het schoonmaken gebeurt idealiter geluidloos; beperk het

om disruptie te voorkomen

geluid van apparatuur tot een minimum, vermijd zoveel

Stel vaste routines op waarbij medewerkers hun werk-

mogelijk overlast door praten, slechte koptelefoons en

plek maar even hoeven te verlaten zodat deze kan worden schoongemaakt •

maakprocedures verzorgen, hij kan ook personeel leveren dat voldoet aan bepaalde gedragsvormen, noem het reinigingsetiquette (zie kader). Eerder noemden we al dagschoonmaak, dat vereist een ander gedrag van de schoonmaken dan wanneer het reinigen na kantoortijd plaatsvindt. Maar die kantoortijden zijn juist vaak afgeschaft door het nieuwe/ andere werken, en de flexwerkers. Die werkplekken kunnen best wel eens op van kantoortijden afwijkende uren bezet zijn – maar wel moeten worden schoongemaakt.

smartphonegebruik •

Stel een vaste volgorde op, bijvoorbeeld door altijd eerst de toiletten te reinigen; de medewerkers raken hier dan aan gewend en kunnen er rekening mee houden

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

Wees flexibel als er schoonmakers in de ruimte bezig zijn.

57 <

O F F I C E R E V ER S E COV ER S TO RY

Een eeuw lang innoveren 58 >

Het zal niemand ontgaan zijn: Fellowes bestaat 100 jaar. In die eeuw is er veel gebeurd, maar één ding is hetzelfde gebleven: het streven naar een gezonde en veilige werkomgeving voor de kantoormedewerker. Het continu interacteren met de markt en het signaleren van trends heeft ervoor gezorgd dat het bedrijf niet alleen mooie, maar ook ergonomisch verantwoorde producten ontwikkelt.

De historie van Fellowes begon in 1917. Toen kocht Harry Fellowes de inboedel op van Walter Nickel die zijn bedrijf wilde opdoeken omdat hij in militaire dienst moest. Nickel produceerde toen de Bankers Box, een handige kartonnen doos waarin bijvoorbeeld bankafschriften goed konden worden bewaard. Harry Fellowes zag daar wel toekomst in en begon het bedrijfje uit te bouwen. Na de oorlog kwam Nickel terug in het bedrijf als minderheidsaandeelhouder. De naam werd veranderd in Bankers Box Company. In de

loop der jaren werd het concept van de Bankers Box verder uitgewerkt: het werden grotere dozen voor onder andere ordners. In de jaren ’60 is daar de eerste persoonlijke papiervernietiger aan toegevoegd. Langzaamaan richtte het bedrijf zich op alles wat een kantoorwerker nodig heeft om zijn taken te kunnen verrichten. In de jaren ’80 werd de naam veranderd in Fellowes Manufacturing Company, waarbij ‘Bankers Box’ behouden bleef als merknaam voor de archiefdozen en ladekasten. Wat altijd gold en waar nu nog steeds naar gestreefd wordt,

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

is het ontwikkelen en bieden van producten waarmee de kantoormedewerker gezond en veilig kan werken. SIGNALEN Die producten worden ontwikkeld op basis van signalen uit de markt en trends in de maatschappij. Zo heerst tegenwoordig de opvatting dat zitten slecht is voor de gezondheid, en je als kantoorwerker zittend en staand moet afwisselen tijdens de werkdag. Met als gevolg dat je steeds meer in hoogte verstelbare bureaus ziet. Fellowes onderkende de trend en heeft daar op ingesprongen met de ontwikkeling van een hele lijn zit-staproducten: de Lotus™, de Easyglide™ en de Extend™. Die producten onderscheiden zich van andere oplossingen door het feit dat ze op een bestaand, ‘vast’ bureau kunnen worden gemonteerd.

O F F I C E R E V ER S E COV ER S TO RY

INTERACTIE Opvallend aan de Lotus™ is dat het onderste deel plat op het bureau ligt, dus qua hoogte maakt het nauwelijks verschil als je zittend werkt. Dat is met andere oplossingen van andere producenten niet het geval, daarbij wordt het blad meteen enkele centimeters verhoogd. Aan de zijkant van de module bevinden zich twee peddels waarmee het werkblad op hoogte kan worden gebracht. Dat gaat heel soepel en vereist nauwelijks kracht. Je kunt het werkblad instellen op de hoogte die voor jou gunstig is. In 2018 wordt de Lotus™ voorzien van een oplaadplaatje voor smartphones met de Qi technologie. Ook dit is weer een gevolg van interactie met de markt: de eindgebruiker vraagt erom, dus Fellowes levert het. Met de Extend™, een combinatie van monitorarm en toetsenbordhouder, kan een vast bureau eenvoudig worden getransformeerd in een zit-stawerkplek. De Extend™ is gemakkelijk met één hand te verstellen en kan geleverd worden in twee varianten met de mogelijkheid tot plaatsing van één of twee monitors. Het toetsenbordplatform van de Easy Glide™ is inklapbaar en de arm is soepel op hoogte te brengen maar ook weg te draaien. De producten vereisen ook nauwelijks montage, het is een kwestie van uitpakken, vastmaken en werken maar. Het spreekt bijna vanzelf dat de snoeren en kabels netjes kunnen worden weggewerkt door middel van kabelgeleiders. Alle drie oplossingen bieden een uitstekend alternatief voor bedrijven die hun bestaande vaste bureaus

niet willen vervangen (kapitaalvernietiging!) door de duurdere elektrisch verstelbare zit-sta bureaus, maar hun medewerkers toch een zit-sta werkplek willen bieden. Bij Fellowes weten ze dat een andere manier van werken enige aanpassing en gewenning vereist. Ook weet de eindgebruiker vaak niet wat de juiste werkhoogte voor hem is. Daarom is voor de Lotus™ het zogenoemde Free Trial concept ingevoerd: bij de plaatsing geeft de Fellowes accountmanager een gebruiksinstructie. Vervolgens heeft de eindgebruiker de mogelijkheid de module een maand lang uit te proberen RECHT OP EEN GEZONDE WERKPLEK Bij Fellowes is de gezondheid van de eindgebruiker altijd het uitgangspunt. Kantoorwerk moet nu eenmaal, maar laat het dan wel op de meest ergonomisch verantwoorde manier plaatsvinden. Ergonomie wordt steeds

belangrijker, zeker ook in de ‘war for talent’ en Fellowes houdt daar rekening mee bij het ontwikkelen van nieuwe producten. Steeds meer werknemers weten dat ze gewoon recht hebben op een gezonde en veilige werkplek volgens de EU-richtlijnen. Daar hoort ook een zit-sta oplossing bij, maar bijvoorbeeld ook een veilige machine om papieren documenten te vernietigen. Ook die levert Fellowes, in vele types en afmetingen. SCHUINE GREEP Het product waar het eigenlijk allemaal mee begon, de Bankers Box, bestaat nog steeds en wordt geleverd in allerlei formaten. Voor de archiveringsproducten heeft Fellowes een enorm uitgebreide lijn, er wordt ook steeds meer toegevoegd binnen het ‘groene’ segment. Zo zijn alle Fellowes kartonnen archiefproducten FSCgecertificeerd. Zelfs binnen het assortiment archiefdozen legt Fellowes de nadruk op ergonomie, zo zijn de Heavy Duty Ergo opbergdozen voorzien van een schuine greep van 30 graden, in plaats van een rechte. Zo blijven je pols en hand in een meer neutrale houding en forceer je die niet. Fellowes zal het assortiment blijven uitbreiden door constant in te spelen op ontwikkelingen in en vragen uit de markt. Daarmee zal het bedrijf de volgende 100 jaar ook wel volmaken – in goede gezondheid. www.fellowes.com

O F F I C E M AG A Z I N E . N L

59 <

Fellowes:

een eeuw lang innoveren