K&E 2014 04

Nummer 4 December 2014 Jaargang 53

KANTOOR & EFFICIENCY K&E is hét vakmagazine voor inkopers binnen overheden en MKB Plus!

Schäfer Shop: bedrijfsinrichter, maar ook de adviseur voor kantoor

Positivisme op Orgatec 2014

Leeft MVO bij Papierloos: het bedrijfsleven? nabije toekomst?

Alleen met het origineel komt u zo goed voor de dag de nummer 1 in kleurenlaserpapier: • excellente afdrukkwaliteit • storingvrij printen • CO2-neutraal

Een goede eerste indruk is de sleutel tot zakelijk succes. Zo‘n onuitwisbare indruk begint met het papier dat u binnen uw organisatie gebruikt. Kies voor Color Copy, hét toonaangevende kleurenlaserpapier met een glad oppervlak voor gegarandeerd perfecte afdrukresultaten. Color Copy is CO2-neutraal en maakt deel uit van Mondi‘s Green Range. Meer argumenten om op Color Copy over te stappen? Kijk op www.colorcopy.com

In touch every day www.mondigroup.com/colorcopy www.colorcopy.com

www.paperlinx.com/nl

Inhoud

Colofon

Leeft MVO bij het bedrijfsleven?

K&E is onderdeel van

P

U

B

L

I

S

H

I

N

G

Bijsterhuizen 31-47 6604 LV Wijchen Tel. (024) 345 41 50 Fax (024)397 60 71 E-mail: k-e@magentapublishing.nl

P12

www.kantoor-efficiency.nl Hoofdredactie Sef Heldens sef.heldens@magentapublishing.nl Eindredactie Emiel te Walvaart

Positivisme op Orgatec 2014

Redactie Mirjam Adriaanse, Joost Heessels, Johan van Leeuwen Medewerkers Ivo van der Hoeven, Jaap van Ekeris, Martijn Kregting, Hans-Erik de Kruyff, Teus Molenaar, Anne de Haan, Laurens van Aggelen

P14

Vormgeving Wendy van Cuijk Sales & marketing Nathalie Thomassen Nathalie.Thomassen@magentapublishing.nl Simone Brands Simone.brands@magentapublishing.nl

Abonnementenadministratie abonnement@magentapublishing.nl Druk BDUprint

® Copyright 2014 Niets in deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie,microfilm of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgeverij en de bijdeze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden geen aansprakelijkheid voor mogelijke gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in deze opgave opgenomen informatie. De uitgever kan niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke of materiële schade veroorzaakt door onjuistheden in deze uitgave. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

Orgatec sloot de deuren met positieve resultaten. Na een aantal mindere jaren lijkt de branche de weg omhoog te hebben gevonden, gezien de hoge barometerstand op de beurs.

Papierloos: nabije toekomst?

Advertentieadministratie Annet Poelen Tel. (024)345 41 50 advertentie@magentapublishing.nl

Abonnementsprijzen 98 euro excl. 6% btw. Het abonnement kan elk gewenst moment ingaan en wordt automatisch verlengd, tenzij twee maanden voor de vervaldatum schriftelijk is opgezegd. De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de KvK in Arnhem onder nr. 09104356.

MVO: het lijkt een modeterm die te pas en te onpas wordt gebruikt. Hoezeer leeft het nu echt bij bedrijven en leveranciers? Hoe kunnen inkopers in de kantoorbranche hier op inspelen?

4 Nieuws

P32

Nog maar weinig organisaties hebben de printer bij het oud vuil gezet, ondanks de digitalisering. Is het papierloze kantoor binnenkort realiteit?

26 Vakbeurs Facilitair

7 Over het vak

28 Vooroordelen over video

8 Any Office: CeeCee Center

30 Paperworld 2015

10 Coverstory Schäfer Shop

32 Veenman: Papierloos?

12 Leeft MVO bij het bedrijfsleven?

34 Hogeschool voor digitaal

14 Terugblik: Orgatec 2014

18 Paper for Paper

37 Domotex

19 Markt van promo-artikelen

38 Nieuwe headset Jabra

20 Interview Paul Vieijra (Lyreco)

39 Productnieuws

22 Column Philip VanHoutte

40 Fun meets Function

23 Nieuwe demonstratieruimte Samsung

42 Inkoopwijzer

archiveren

24 Werkplek-pc: digitale rots in branding

K&E •

december 2014

3

Nieuws

Nieuwe bestuursleden voor FMN Facility Management Nederland (FMN) heeft Mérette Niehof (rechts op foto) en Annet de Haas tot bestuurslid benoemd van de vereniging.

Niehof wordt verantwoordelijk voor de portefeuille Leden en De Haas is benoemd tot bestuurslid Kennis. Zij volgen respectievelijk Maybrit Admiraal (bestuurslid sinds het najaar van 2011) en Marcel Broumels (bestuurslid sinds voorjaar 2012) op.

Het bestuur van FMN bestaat verder uit de volgende personen: Natalie Hofman (Croon Wolter & Dros Facilities) en voorzitter van FMN, Rafael Schreurs (Hectas), Rolf Nijdam (Saxion Hogeschool), Edwin Bodaan (Rabobank Vijfherenlanden), Werner Leenders (Leenders Facility Management) en Daniëlle Overweg (Masterkey Holding).

KPN lanceert IaaS-oplossing KPN lanceert binnen de dienstverlening CloudNL nu ook Infrastructure as a Service (IaaS) via Microsoft Azure. De nieuwe dienst garandeert dat de data altijd in Nederland staat.

Voor klanten die wegens functionele of compliance-eisen hun data aantoonbaar in Nederland moeten hebben staan, biedt de dienst volgens KPN uitkomst. De private IaaS-oplossingen wordt namelijk geheel geleverd vanuit Nederland. De data bevindt zich in de datacenters van KPN in Aalsmeer en Apeldoorn. Daarnaast voert Deloitte doorlopend audits om te waarborgen dat IaaS

CloudNL zich houdt aan de Nederlandse privacy wetgeving, de interne strenge veiligheidsnormen van KPN en de branchespecifieke complianceregels.

EM Kantoorsystemen neemt branchegenoot Eckhart over EM Kantoorsystemen BV uit Leerdam heeft branchegenoot Eckhart BV overgenomen. Met ingang van november 2014 maakt het Rotterdamse Eckhart deel uit van EM Kantoorsystemen.

Directeur Frank van Haalen van Eckhart en directeuren Ronald Rietveld en Frits van Santen van EM verwachten dat de krachtenbundeling zal leiden tot betere kantooroplossingen voor zakelijke klanten.

Eckhart is al ruim 170 jaar actief in de kantoorbranche, met interieurarchitectuur als rode draad. Van oorsprong was de onderneming een ambachtelijke meubelfabriek met Koninklijke klanten. De afgelopen jaren heeft Eckhart zich volgens directeur Frank van Haalen ontwikkeld tot een studio voor conceptontwikkeling, interieurarchitectuur en realisatie van inspirerende projecten in de zakelijke markt, de zorg, retail, gastvrijheidindustrie, onderwijs en overheid. De onderneming heeft een grote klantenkring in binnen- en buitenland.

Sharp tekent vijfjarige sponsor- Alcatelovereenkomst met FC Utrecht Lucent en HP versterken samenwerking Sharp Electronics Benelux verzorgt met ingang van dit seizoen een geheel nieuw printerpark in Stadion Galgenwaard, thuisbasis van FC Utrecht. Dit is overeengekomen in een langdurig sponsorcontract tussen Sharp en de eredivisieclub dat loopt tot en met het seizoen 2018/2019.

Door op te treden als leverancier van documentensystemen en software-oplossingen levert Sharp een belangrijke bijdrage aan de organisatie achter de Utrechtse voetbalclub.

Met het nieuwe printerpark voorziet Sharp eredivisieclub FC Utrecht van een totaaloplossing in printen, scannen en kopiëren. Bovendien levert het bedrijf de club speciale software voor factuurverwerking.

HP en Alcatel-Lucent breiden hun wereldwijde samenwerking uit. De bedrijven willen grote organiasties en dienstverleners helpen door netwerk-enabled cloud-oplossingen te bouwen om nieuwe kansen te creëren, de efficiëntie te bevorderen en tegelijkertijd de klantenservice te verbeteren.

“HP en Alcatel-Lucents uitgebreide samenwerking toont onze diepe gezamenlijke inzet om grote organisaties en dienstverleners te transformeren en om hun markten en industrieën te verstoren”, aldus Antonio Neri, senior vice president en general manager van de HP Enterprise group.

4 K&E • december

2014

Nieuws

Drentea opent Experience showroom Drentea Office Furniture uit Emmen heeft een volledig nieuwe ‘Drentea Experience’ showroom geopend, waar innovatieve werkomgevingen zijn te aanschouwen.

De Drentea Experience showroom is volledig gericht op de kernwaarden van de nieuwe economie: samenwerking, innovatieve techniek en duurzaamheid. Bert Top, directeur: “Naast een hoge mate van hospitality zijn dit de belangrijkste waarden die we als bedrijf willen communiceren.”

Er kan gebruik gemaakt worden maken van vrije multifunctionele ruimten, deze zijn thematisch opgezet en geschikt om flexibel te werken. De activiteit bepaalt welke ruimte gekozen wordt.

Bezoekers en gebruikers zijn vrij om te zitten, te werken en te ontmoeten waar ze maar willen.

Alles is ingericht met in eigen huis ontwikkelde en geproduceerde producten en concepten.

Duurzaamheid wordt op een unieke en prakti sche wijze ingevuld, de gehele showroom wordt verlicht met duurzame, dynamische LED-verlichting. Deze verlichting wordt in samen

werking met Emmlight uit Emmen grotendeels in Emmen geproduceerd. De gebruikte energie wordt zelf gegenereerd middels zonnepanelen op het 20.000m2 grote dak van de productiehal.

De Drentea-producten die gepresenteerd worden zijn ontwikkeld en geproduceerd volgens de laatste normen en eisen op het gebied van ergonomie, kwaliteit en duurzaamheid. De basis ligt hier in het gedachtengoed van de ‘circulaire economie’.

voor een kastje Onder de ruim 6.000.000 bezoekers die Marktplaats elke maand trekt, bevinden zich steeds meer ondernemers. Gemiddeld zijn zo’n 50.000 advertenties exclusief voor hen bedoeld. Ook zakelijke goederen kopen of verkopen?

Kijk op marktplaats.nl/kantoor

‘Mismatch arbeidsmarkt belemmert groei’ Knelpunten op de arbeidsmarkt en regeldruk zijn de grootste belemmeringen voor groei van ICT-bedrijven, dat blijkt uit de het tweede Nederland ICT Marktbeeld van november 2014.

Het Marktbeeld, dat gebaseerd is op onderzoek onder de leden van Nederland ICT, laat zien dat bijna de helft van de bedrijven tot honderd werknemers een gebrek aan goed personeel ziet als belangrijkste groeibelemmering. En dat in een periode waarin de groei van de werkgelegenheid in de sector juist toeneemt in vergelijking met hetzelfde kwartaal vorig jaar. Het vertrouwen van ICT-bedrijven in zowel de economische groei, als investeringsklimaat en groei van de eigen sector is teruggelopen ten opzichte van het tweede kwartaal van 2014. De indicatoren variëren van 5,7 (voor investeringen in Nederland) tot 6,4 (voor groei van de ICT-branche).

én... een kast óók voor ondernemers K&E •

december 2014

5

Nieuws

Office Depot komt met vernieuwde koffieservice

‘Maak circulaire economie sexy’

Office Depot, de wereldwijde leverancier van kantoorartikelen, lanceert tijdens de Vakbeurs Facilitair op 14, 15 en 16 januari 2015 haar vernieuwde koffieservice. Office Depot biedt hierbij de nieuwste generatie koffiemachines en meer keuze in koffiemerken.

Leidinggevenden van morgen zien veel belang in de verdere ontwikkeling van Circulaire Economie (CE).

Hiermee wil Office Depot een eenvoudiger kostenstructuur realiseren, waardoor de inkoop van koffie alleen gemakkelijk maar ook transparant is.

Office Depot ziet de laatste jaren een sterke groei in de vraag naar het koffieconcept. Ellen Heesen, Lead Category Manager Facility bij Office Depot: “Koffie is een ontzettend belangrijke motivatiefactor in bedrijven en inkopers kiezen daarom steeds bewuster voor een koffiebeleving. We hebben gemerkt dat inkopers, vooral in het MKB, behoefte hebben aan een totaaldienstverlening waarbij ze de koffieservice en koffiebenodigdheden eenvoudig samen met hun kantoorartikelen kunnen bestellen. De totale kosten voor het koffieverbruik zijn vaak ondoorzichtig en inkopers

hebben al met zoveel leveranciers te maken: één leverancier, één bestelling en één factuur scheelt veel tijd en geld.”

De koffieservice komt voort uit een samenwerking tussen Office Depot en koffieleverancier Maas International. Het nieuwste type koffieautomaat van Maas International is onderdeel van het koffieconcept; er is keuze tussen een tafelmodel en een staand model.

Dit bleek tijdens een discussiemiddag over dit onderwerp voor young professionals georganiseerd door het bedrijf Gispen. De invoering van CE staat nu al hoog op de agenda bij een aantal toonaangevende bedrijven en organisaties.

Massale invoering blijft echter een kwestie van lange adem. De young professionals willen zelf dit proces graag versnellen ‘Het is zeker uit de stoffige hoek, maar het mag nog wel wat sexier,’ zo luidde een van de adviezen. Het besef dat het gebruik van grondstoffen eindig is, zorgt op dit moment voor een razendsnelle omslag van denken binnen het bedrijfsleven en overheid. Toch moet er nog steeds veel gebeuren wil CE algemeen gemeengoed zijn in Nederland. Bedrijven moeten andere winstcalculaties invoeren en interne afdelingen moeten veel meer met elkaar overleggen.

Markant maakt doorstart Hoe kunnen 300 blikjes Coca-Cola uw rugpijn reduceren?

Meer informatie vindt u op onze website:

www.ergonomiespecialist.nl 6 K&E • december

2014

Een groep investeerders heeft samen met directeur Jan Beltman kapitaal bijeengebracht voor een doorstart van de bedrijfsactiviteiten van de fabrikant van kantoormeubilair uit Houten.

Internationaal betekent deze doorstart werk voor 80 mensen, waarvan 32 in Nederland. Garantieverplichtingen worden eveneens overgenomen en aanbetalingen aan het gefailleerde bedrijf zullen worden gerespecteerd, aldus Markant. In de Financiële Telegraaf meldt directeur Jan Beltman dat 80 procent van de investeringen van buiten het bedrijf komen.

Markant werd eind oktober failliet verklaard. De oorzaak zou vooral de slappe markt voor kantoorinrichting zijn. De onderneming, met vestigingen in Houten, Nieuwegein(magazijn), Maleisië en Australië, heeft als missie Dynamisch Werken stimuleren in een aangename en inspirerende werkomgeving als essentieel onderdeel van een gezonde levensstijl. Dit biedt naar eigen zeggen kansen in de aantrekkende kantorenmarkt.

Tekst: Anne de Haan

Over het vak

Trends, duurzaamheid en samenwerken: bij inkoop en facility management komt veel kijken. Deze keer vertelt Antoinette Vriend, eigenaar van Omnifocus Best Practice Solutions, hoe zij het vak beleeft.

‘Inkoop is voor mij onlosmakelijk verbonden met duurzaamheid’ Wat zijn uw belangrijkste taken?

Meestal word ik door directie of management van bedrijven en overheden gevraagd om de inkoopfunctie te professionaliseren en te transformeren, om daarmee meer waarde uit de leveranciers te halen. Ook het geautomatiseerd ondersteunen van de inkoopprocessen, e-procurement genoemd, wordt steeds belangrijker. Transformeren betekent op basis van wederzijds respect en vertrouwen leiding en inkopers binnen en buiten de organisatie verbinden en met weerstanden bij mensen om te gaan die gepaard gaan met de professionalisering.

Hoe selecteert u producten voor uw organisatie/hoe koopt u in?

Als zzp’er werk ik met een netwerk van vaste leveranciers waarbij de door hen geleverde kwaliteit, expertise en innovatiekracht een belangrijke rol spelen. Ik ga uit van een duurzame wederzijdse relatie met mijn leveranciers, waarbij we elkaar helpen ons werk beter en/of slimmer te doen. Zo werk ik sinds kort met een mobiliteitspas, dit zorgt ervoor dat ik één factuur heb voor tanken, parkeren en horeca. Minder bonnetjes dus waardoor ik mijn administratie in veel minder tijd kan doen.

Wat voor rol speelt duurzaamheid hierbij?

Inkoop is voor mij onlosmakelijk verbonden met duurzaamheid. Dit betekent bij inkoop van mijn diensten en producten een juiste balans tussen geld (profit), milieu (planet) en mens (people). Uiteindelijk gaat het erom dat wij zuinig zijn op de aarde en haar mensen, en niet gaan voor korte-termijn-gewin. Als er onbalans is, gaat het niet werken.

Met welke partijen werkt u samen?

Bij mijn klanten en voor zzp’ers is een netwerkorganisatie met partners cruciaal. Al een aantal jaren werk ik samen met een aantal collega-zzp’ers, inkoopbureaus, onderwijsinstellingen en andere kennisplatforms. We werken samen op basis van vrije wil, een goede kijk op eigen competenties en oog voor realisatie van gezamenlijke en eigen doelen. We benutten elkaars ondernemerschap en

initiërend en vernieuwend vermogen en de toegevoegde waarde van elkaars netwerk.

In hoeverre is Het Nieuwe Werken ingevoerd in uw organisatie?

Mijn kantoorruimte heb ik vorig jaar opgezegd om flexibel te werken. Dit betekent voor mij tijd- en plaatsonafhankelijk werken, een laptop, thuis werken of op flexplekken.

Ook maak ik regelmatig gebruik van Google Hangouts of Skype-meetings, een soort videobellen. Dit scheelt veel reistijd, belast het milieu minder en mijn werk-privébalans is ook verbeterd.

Naam: Antoinette Vriend Functie: Eigenaar Organisatie: Omnifocus Best Practice Solutions Aantal medewerkers: 1

Welke trends signaleert u in de markt?

Partnerschap tussen inkoper en leverancier, maar ook tussen leveranciers in de keten wordt steeds belangrijker. Inkopers en leveranciers worden door een sterk veranderende markt gedwongen elkaar steeds meer op te zoeken. Dit om gezamenlijk processen of producten te innoveren en zo een win-winsituatie te realiseren voor alle partijen. Daarbij worden niet zozeer de harde factoren, maar de zachte factoren steeds belangrijker.

Is het vak de afgelopen jaren veranderd en zo ja, hoe?

Het vak is veelzijdiger en professioneler geworden door niet alleen op kwaliteitsaspecten en prijs te letten, maar daarnaast ook op milieu- en sociale aspecten. Het onderscheidend vermogen van de inkoper wordt niet meer bepaald door prijs en kwaliteit, maar steeds meer door hoe hij kan bijdragen aan innovatie in het samenspel tussen leveranciers en interne klanten.

Hoe kijk je naar de toekomst?

Inkoop wordt onderdeel van ‘business as usual’ en richt zich steeds meer op het faciliteren van het inkoopproces en het genereren van big data over leveranciers en contracten. Zo kan het de business ondersteunen en draagt het bij aan de doelstellingen van de organisatie. Of dit nu social return is, milieu, innovatie, kosten of een combinatie van deze factoren.

K&E •

december 2014

7

Tekst: Mirjam Adriaanse

Any Office

Het CeeCee Center in Enschede bewijst dat flexwerkplekken al lang niet meer alleen voor zpp’ers zijn. De open indeling op de derde verdieping van een voormalige brouwtoren stimuleert samenwerking tussen organisaties, start-ups, freelancers en afstandswerkers.

Flexwerkplekken voor zzp’ers en organisaties

Samenkomen centraal in voormalige brouwerij CeeCee staat voor ‘creatieve campus’ en is een recent ontwikkeld gebied in Roombeek, de wijk die vooral bekend staat om de verwoestende vuurwerkramp van 2000.

In hart hiervan staat het gebouw met de toepasselijke naam ‘Brouwhuis’ verwijzend naar de vorige functie van het gebouw. Na het vertrek van bierbrouwer Grolsch naar buiten de stad, is het pand omgetoverd tot een plek voor winkelen, wonen en werken.

Exploitatie

Na binnenkomst leidt een grote betonnen trap naar het CeeCee Center. Direct valt de witte receptie op, met daarnaast door glazen ruiten afgesloten stilteruimtes in vorm van treincoupes. Marjolein van Loon, accountmanager Ondernemersloket bij de Gemeente Enschede, laat graag de verschillende ruimtes zien. Een grote witte tafel met allemaal rode stoelen, een uitgebreide keuken en open werkcoupes. De exploitatie van de hele verdieping is in handen van de Gemeente Enschede, maar de facilitaire zaken – zoals het bemannen van de receptie en beheer van IT – zijn uitbesteed aan een externe organisatie.

Cocons

Naast deze flexwerkplekken zijn er zogeheten cocons, die door kleine organisaties worden gehuurd. De cocons

8 K&E • december

2014

vallen op door de glazen deuren, waardoor er eigenlijk geen sprake is van afgesloten ruimtes. Stef Wessels, eigenaar van reclamebureau SindsNu, huurt een van deze cocons. Voor hem is het een bewuste keuze. “Ik zeg wel eens: ik heb het grootste kantoor van Enschede, omdat ik de hele verdieping meereken. We maken van alle faciliteiten gebruik, maar voor ons schuilt het voordeel vooral in het contact dat we hebben met andere huurders.” Hij weet zo een aantal voorbeelden te geven van succesvolle samenwerkingsverbanden. “Voor Barry hebben we een campagne ontwikkeld om hem aan zetel in de gemeenteraad te helpen. En bij het bij bereiken van 1.200 arbeidsplaatsen in Roombeek hebben we voor de gemeente een actie gehouden met ijsjes. Je raadt het al: roombekers.”

Samenkomen

Het samenbrengen van verschillende, voornamelijk creatieve, ondernemers was een van de focuspunten bij de ontwikkeling van CeeCee Center. En wat is de beste plek om anderen te ontmoeten? Juist, het koffiezetapparaat.

“Een consumptie nuttigen is een moment van samenkomen, of dit nu een kopje koffie halen is of samen lunchen.

Daarom heb ik de keuken in het midden, het hart, van deze verdieping gezet,” legt ontwerper Jan Stegink van Atelier Jan uit. “De meerwaarde van een flexwerkplek

Any Office

is niet dat bureau of die gezamenlijke printer, maar het contact met anderen. Hier ben je collega’s, alleen runt iedereen zijn eigen bedrijf.” Het ontwerpidee van Stegink werkt, want elke dag wordt er samen geluncht met broodjes van een zaak onderin het pand. “En ik heb niet eens koffiezetapparaat in mijn cocon, gelukkig niet,” vult Wessels lachend aan.

maar dan op een satellietplek, dat is volgens Stegink de toekomst. “Hier zitten bijvoorbeeld medewerkers van TNO, die na de sluiting van de vestiging in Enschede hier een aantal dagen per week werken. De kosten wegen niet op tegen het heen-en-weer pendelen en met de huidige communicatiemiddelen kunnen ze eigenlijk overal in contact zijn met hun collega’s elders.”

Bouwteam

Niet het hele Brouwhuis is verhuurd, maar de Gemeente Enschede is niet direct van plan om een het CeeCee Center uit te breiden met een tweede verdieping. En eigenlijk is dat ook niet nodig, stellen alle drie de betrokkenen. Voor de gemeente is het geen core business, het ontwerp is niet één-op- één te kopiëren en bovendien maakt juist de kleinschaligheid het contact en de samenwerking tussen de huurders intensiever.

Voordat Stegink met het ontwerp begon, bezocht hij samen met het gevormde bouwteam andere locaties ter inspiratie. “De verdieping in het Brouwhuis werd casco opgeleverd en de gemeente wilde ‘iets met flexwerkplekken’. We zijn toen bij andere organisaties en overhedeninstanties geweest om te kijken hoe zij dat aanpakken. Niet alleen voor de functionaliteit en uitstraling, maar zeker ook voor de exploitatie. Als je praat over ontwikkeling heb je het namelijk ook direct over investering.” In het bouwteam namen zowel de commerciële als creatieve verantwoordelijken plaats. Stegink leverde een ontwerp en gezamenlijk werd het budget besproken. “Elke keer is het een afweging wat mogelijk is, zonder toe te geven aan de kwaliteit. Soms moet je daarbij creatief zijn.

Glazen wanden zorgen voor openheid, maar hebben ook een prijskaartje. Met een kleiner stuk glas en een ander kozijn in plaats van een dure scheidingswand, zijn grote aanpassingen in het originele ontwerp niet nodig.”

Toekomst

Vooral de cocons zijn populair, daar is volgens Van Loon zelfs een wachtlijst voor. De flexplekken, die per dagdeel te huren zijn, kunnen nog wel wat extra animo gebruiken. “Dat ligt zeker niet aan het CeeCee Center, maar wel aan de bekendheid ervan. We zijn druk bezig om meer ondernemers te enthousiasmeren.” Hierbij gaat de aandacht niet alleen uit naar zzp’ers, maar zeker ook naar grotere organisaties die een meerdere werkplekken huren voor personeel dat op grote afstand woont. Thuiswerken,

Subtiele verwijzing naar gerstenat Van de voormalige brouwerij is maar weinig meer te zien aan de buitenkant. De fabriekshal is helemaal gestript en er zijn extra verdiepingen op geplaatst om ruimte te maken voor appartementen. Binnen is er meer aandacht voor de historie van het pand. “De originele balkenstructuur geeft het pand extra openheid. Voor onze technische partner was het nog wel een uitdaging om alle bekabeling en airco’s netjes weg te werken, maar het resultaat mag er zijn,” stelt Stegink. Daarnaast zijn er enkele subtiele verwijzingen naar de brouwgeschiedenis. Een te letterlijke verwijzing, zoals een historische foto aan de wand, vond de ontwerper niet passend. In de werkcoupes, is de achterwand met een afbeelding beplakt. “In deze hop en in de andere gerst. Natuurlijk had ik kunnen kiezen voor een glas met een schuimkraag of een bierflesje, maar dat vond ik te plat.” Daarnaast zijn er plannen om een halve ketel in de uitsparing op het dak te plaatsen en hebben de naam- en verdiepingaanduidingen verdacht veel weg van bierviltjes.

Meer informatie? Zie www.ceecee-enschede.nl

K&E •

december 2014

9

Coverstory

Schäfer Shop is van oorsprong bekend als specialist van bedrijfsinrichting. Minder bekend is zijn rol als kantoorinrichter, hoewel dit natuurlijk onderdeel daarvan is. Maar als het aan managing director Wim de Goei ligt gaat dat snel veranderen. Schäfer kan volledige kantoorinrichtinsprojecten ter hand nemen met een breed assortiment en goede ondersteuning van de klant. Een nieuw e-procurement systeem, Smart Supply genaamd, moet de klanten van Schäfer Shop op het gebied van verbruiksartikelen nog meer gaan ontzorgen.

Schäfer Shop bedrijfsinrichter, maar ook dé adviseur voor kantoor Sinds vorig jaar manifesteert Schäfer Shop zich weer nadrukkelijk op de Nederlandse markt. Met een breed palet aan producten voor alle geledingen van het bedrijfsleven is het een aantrekkelijke speler op de markt voor inkopers en facilitair managers. Schäfer Shop richt zich nu ook nog meer op de kantoor projectinrichting. In Duitsland wordt op dit gebied door Schäfer al een compleet pakket van producten en diensten aangeboden. De Benelux landen zullen dit initiatief snel volgen.

Kantoorinrichter

Achter Schäfer Shop staat een grote internationale organisatie waarbinnen verschillende gespecialiseerde bedrijfsonderdelen opereren. Wim de Goei: “Deze Schäfer Groep van bedrijven, is volledig in handen van de familie Schäfer en heeft het hoofdkantoor in Duitsland. De organisatie produceert ook veelal in Duitsland, onder andere kantoormeubilair, maar ook werkplaats - en magazijninrichting producten. Een kleine 80 procent van hetgeen wij leveren voor de inrichting van bedrijfsruimten, wordt door onszelf geproduceerd onder ons eigen merk. Schäfer is ook een grote producent van kunststof producten, zoals afvalcontainers en magazijnbakken. De Schäfer Groep is in verschillende disciplines wereldwijd een sterke speler,

10 K&E • december

2014

vooral bekend van de magazijninrichting en organisatie.”

De Goei meent dat Schäfer Shop dan ook een propositie heeft die voor een breed scala aan ondernemingen interessant is. “We doen alles op het gebied van magazijnen, werkplekken, buiten- en kantoorinrichting. De helft van de omzet komt uit industriële bedrijven en groothandel.

Maar we willen ons nu dus ook meer laten gelden als kantoorinrichter, naast die andere disciplines. We hebben de knowhow en producten in huis om een goede adviseur voor kantoor te zijn.”

Breed assortiment

Daartoe heeft Schäfer een breed assortiment producten voor kantoorinrichting beschikbaar. Deze bestaat niet alleen uit eigen lijnen, maar er wordt ook samengewerkt met bijvoorbeeld partners als Giroflex en Dauphin voor bureaustoelen en Schaffenburg voor soft seating.

Schäfer is met zijn eigen productie in Duitsland in staat een mooi assortiment te presenteren. Het bestaat uit producten als kasten, bureaus, tafels, pc-meubels, ladeblokken en baliesystemen. Nieuw zijn twee meubelprogramma’s waarvan er een helemaal uit hout is gemaakt en goed aansluit op het bestaande assortiment. Dat is de Tetris-lijn, bestaande uit kasten, bureaus en

Coverstory

Bezoe k Sch äfer S op Va hop o kbeur p stan s d 1D.0 Facilit 16 jan 25 air op uari 20 14, 15 15 in D en en Bo sch!

toebehoren. De andere nieuwe lijn is Planova Ergostyle, een uitgebreid assortiment van kantoormeubilair waaronder in hoogte verstelbare bureautafels, ladeblokken en rolly’s. “Dit was een bestaande serie, Planova Basic, maar is nu volledig opnieuw ontwikkeld. Planova Ergostyle met zit-stabureaus, die zowel manueel als traploos elektrisch te verstellen zijn.”

werd recentelijk gelanceerd, en helpt hierbij. Het systeem moet ervoor zorgen dat er een flinke reductie in de kosten wordt gerealiseerd met het terugdringen van het aantal leveranciers en besparing op bestel- en proceskosten (tijd is geld). “Met Schäfer Shop Smart Supply minimaliseert men de proceskosten eenvoudig, snel en effectief dankzij

Ontzorgen

Showroom

“We hebben bij de ontwikkeling van Planova Ergostyle ook veel aandacht besteed aan kabelmanagement”, voegt De Goei toe. “De bureaus kunnen gekoppeld worden en hebben interessante accenten. De greeploze lades van de rolly’s geven het geheel een mooie finishing touch. Al die meubelen zijn in ‘eigen huis’ ontworpen en ontwikkeld. De prijs-kwaliteit van deze producten is bijzonder goed. Als je kijkt naar de Nederlandse markt is dit een meer dan uitstekend prijs en kwaliteit alternatief.

Bovendien bieden we ook nog eens 10 jaar nabestel garantie Naast ergonomie zijn verlichting en akoestiek heel belangrijke categorieën binnen Schäfer. Zo zit er bijvoorbeeld een hele verlichtingsserie van Maul in het pakket. “Naast het meubilair kunnen we met deze productgroepen kantoren volledig inrichten. Ook kunnen we zorgen voor de presentatieschermen. We werken op dat gebied samen met Legamaster. Voor het inrichten van honderd tot honderdvijftig werkplekken zijn we het sterkst. Al met al kunnen we de klant helemaal ontzorgen, want daar vraagt hij tegenwoordig om”, zegt De Goei.

E-procurement

Schäfer heeft natuurlijk ook een uitgebreid aanbod van kantoorartikelen en facilitaire producten. “We krijgen hierbij een steeds betere positie”, stelt De Goei. Het nieuwe e-procurement-systeem schaefer-smart-supply.nl,

standaardisering”, stelt De Goei.

Schäfer verkoopt niet alleen de producten, maar zorgt ook voor de uitvoering van het project. “In de voorbereiding van een project wordt alles compleet ingetekend.

We leveren netjes, huizen in en monteren de producten.

Al met al hebben we een complete dienstverlening.

Schäfer Shop heeft zich vanuit de basis van inrichter van industriële omgevingen verder ontwikkeld naar kantooren projectinrichter. Daartoe heeft het bedrijf ook een goed geoutilleerde showroom ingericht in Arnhem. “Vergeleken met onze conculega’s zijn wij de enige met een dergelijk showroom. We willen de klanten de gelegenheid geven om te testen en te voelen. Daarbij spelen we echt op de behoeften van de klant in, niet alleen met ons eigen meubilair maar ook dat van derden.”

rkers edewe 8000 m n a d ters r mee alinrich Shop r ep, die e ste tota ro f jk ä G ri ssinr h g c fe n S ide oplo n bela e Schä a re d v b e n n a g é v it é azijn en u rdeel ep is ts, mag De gro aardige is onde erkplaa hoogw bedrijf. r Shop t w ie fe d il r, ä ie o m h n b c fa to e S kan echt word r Shop g, zoals ten die t is een Schäfe aproduc telt. He ernemin uropa. d e E n d o ls mag in n a n a n drijve tof, zo veel v van ee e r ts b n s fe r n le ä zelfs o u e h o k n c v dat S onderd men e taal en or alle op me merk is tiesyste n a e rd is k e n e a d gen vo s -org eba vallen agazijn Veelal g rijf. Op en bed anen, m uceert. d rb Arnhem e ro ll p ro lf pand in iners, rd, ze ilair. w ta b u n u ie o e ige n c geleve , n ken ntoorm de huid and ee en, bak eten ka nd van Nederl rg ta e in fs v a p zijnrekk te o iet r Sh nworp n. En n Schäfe en stee biervate betrekt e, op e 5 ti a 1 c 0 o 2 tl aart en zich Op 1 m 1 op e der 60 n a e M aan g. vestigin

K&E •

december 2014

11

Tekst: Anne de Haan

Achtergrond

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO): het lijkt een modeterm die regelmatig rondgestrooid wordt. Hoezeer leeft het nu echt bij bedrijven en leveranciers en hoe kunnen inkopers in de kantoorbranche hier op inspelen? Vijf partijen uit deze branche aan het woord.

De kansen en uitdagingen van MVO

‘Vandaag de dag is duurzaamheid de sleutel om te overleven in de markt’

12 K&E • december

PaperlinX Office Solutions is zich bewust van de verantwoordelijkheid tegenover de maatschappij, aldus productmanager Richard Noordhoek. “De diversiteit en grootte van onze organisatie vergt meer dan ooit een gestructureerde aanpak om ook in de nabije toekomst op een verantwoorde manier bewust de juiste dingen te doen. Wij blijven ons uiterste best doen om die producten, diensten en oplossingen aan te bieden die kunnen helpen de impact op het milieu te beperken.”

Ook bij Schäfer Shop staat MVO hoog op de agenda.

Managing Director Wim de Goei: “Het is belangrijk dat we samen met het uitvoeren van onze kernactiviteiten de verantwoordelijkheid nemen ten aanzien van het milieu en de sociale omgeving. Onze richtlijn is het motto ‘People Planet Profit’. De maatschappelijke betrokkenheid van ons bedrijf is groot. We leveren onder andere bijdrages aan goede doelen en doen aan sponsoring van met name lokale activiteiten.”

Aandacht

Frits van Santen van EM Kantoorsystemen zegt: “MVO is een blijvend proces voor veel ondernemingen. Wij gaan er zo natuurlijk mogelijk mee om. Dit betekent voor EM dat er veel aandacht voor is, vooral in ons advies aan onze klanten. Zelf het juiste voorbeeld geven helpt erg mee.” Michel Cartesan, salesmanager bij Portucel Soporcel, voegt toe: “Vandaag de dag is duurzaamheid de sleutel om te overleven in de markt. Bedrijven moeten voldoen aan economische, sociale en ecologische vereis-

2014

ten. Al sinds lange tijd is Portucel Soporcel toegewijd aan de inzet van eco-efficiëntie naar duurzame ontwikkeling.”

Branche

De kantoorbranche houdt zich zeker bezig met MVO, zegt de Goei. “Belangrijk is dat de branche het initiatief genomen heeft tot het opzetten van Sustainable Office, een databank waar inkopers de werkelijke duurzaamheid van de producten die men wenst aan te kopen kan controleren. Het combineren van goederenstromen naar kantoren draagt bij aan een lagere CO2-uitstoot. Het flexwerken is een andere interessante mogelijkheid om het woon-werkverkeer te beperken.”

Mogelijkheden

Er liggen nog genoeg uitdagingen. Cartesan: “Bedrijven en consumenten proberen antwoorden te vinden op de eco-vriendelijke kwestie in de consumptie van kantoorpapier. Dit betekent een groeiende vraag naar innovatieve aspecten van deze producten. Met de economische neergang zijn zakelijke kopers op zoek naar andere opties in de markt, met een goed evenwicht tussen milieuvoordelen en kwaliteit.” Wim de Goei wijst op de mogelijkheden van hergebruik van materialen. “Dit staat nog maar in de kinderschoenen. Hier zou in de branche tussen leveran-

Achtergrond

‘Belangrijke trends zijn circulair inkopen, duurzaam inkopen en klimaatneutraal ondernemen’

ciers beter samengewerkt kunnen en moeten worden.

Ik zie niet alleen een grote recyclingindustrie ontstaan, maar ook veel meer bedrijven die meubels moderniseren, opnieuw bekleden en door het toepassen van nieuwe technologie bijvoorbeeld ergonomisch verantwoord maken.”

Bewustwording

Het invoeren van een goed MVO-beleid is nog niet zo eenvoudig. Er komt veel bij kijken. “Het moet vanuit de persoon komen, niet vanuit een keurmerk”, zegt Van Santen. “Dus bewustwording creëren met vooruitstrevende businessmodellen werkt het beste.” Ook Noordhoek pleit daarvoor. “En zorgen voor een eenduidige interne communicatie op elk niveau.” De Goei voegt toe: “Je moet het uitdragen en als organisatie samen met je medewerkers ook echt beleven. Toen wij binnen de Schäfer Shop het ‘Duurzaam differentiëren’ geïntroduceerd hebben, hebben we veel aandacht gegeven aan de

uitleg aan onze medewerkers. Men gelooft er nu echt in en weet ook dat we met duurzame differentiatie klanten aan ons kunnen binden.”

Advies

Waar kunnen inkopers en facilitair managers nu rekening mee houden als het gaat om MVO? “Kijk naar alle bedrijfsprocessen en afvalstromen die daar bij horen”, adviseert Noordhoek. De Goei vult aan: “De inkopers en facilitair managers kunnen ervan verzekerd zijn dat de kantoorbranche zich op het gebied van MVO sterk zal ontwikkelen. Er zal zeker meer transparantie komen en aandacht voor de werkelijke waarde of prijs van de producten en diensten die men wil aanschaffen. De brancheorganisaties zullen dat zeker stimuleren, dat wordt met Sustainable Office al bewezen. Een betere samenwerking tussen fabrikanten en importeurs en de distributie op brancheniveau is daarvoor absoluut noodzakelijk.”

MVO Nederland over de kantoorbranche MVO Nederland is de grootste onafhankelijke kennis- en netwerkorganisatie voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) met meer dan 2000 aangesloten partners.

Karin Jansens, netwerkcoördinator van het partnernetwerk: “Belangrijke trends in de kantoorbranche zijn circulair inkopen, duurzaam inkopen en klimaatneutraal ondernemen.

Je ziet steeds meer hergebruik van kantoorartikelen en de toepassing van hernieuwbare materialen. Een circulair businessmodel houdt in dat het artikel hergebruikt wordt en de waarde behouden blijft. Dat kan bijvoorbeeld bij bureaustoelen en bureaus, maar ook bij vloerbedekking. Het aanbod groeit, er zijn veel bedrijven die zich specialiseren in duurzame producten. Er is ook vraag naar, steeds meer bedrijven willen bewust omgaan met de aanschaf van kantoorartikelen. Als bedrijf kun je zo niet alleen besparen, maar je onderscheidt je ook van de concurrentie. Ik zou inkopers willen adviseren: je hoeft niet opnieuw het wiel uit te vinden, sluit je aan bij een organisatie zoals NEVI of MVO Nederland. Oriënteer je op wat er is en doe vooral mee.”

Lees meer over circulair inkopen op www.mvonederland.nl/dossier/circulair-inkopen

K&E •

december 2014

13

Tekst: Emiel te Walvaart

Event

Orgatec sloot de deuren met zeer positieve resultaten, aldus de organisatie van de Messe Köln.

Na een aantal mindere jaren lijkt de branche de weg omhoog te hebben gevonden, gezien de hoge barometerstand op de beurs. Orgatec is tweejaarlijks een graadmeter en gaf door de grote aanwezigheid van een internationaal publiek en een hoge kwaliteit van het aanbod een representatief beeld van de stand van zaken.

Orgatec 2014: positief gevoel overheerst Het bezoekersaantal steeg licht ten opzichte van twee jaar geleden naar ruim 50.000. Zij kwamen uit zo’n 120 landen. Het cijfer is vooral te danken aan de stijging van de internationale bezoekers (7 procent meer). Sterke groei zat vooral in het Midden-Oosten, Noord-Amerika, Noorden Zuid-Afrika en China. Turkije Italië en Spanje deden het ook goed. Van de 624 exposanten uit 41 landen kwam 66 procent van buiten Duitsland, hetgeen volgens de organisatie nog eens de internationaliteit van de beurs onderstreept.

Ook waren de belangrijke beslissers en gespecialiseerde retailers op de beursvloer te vinden, evenals start-ups, dealers, inkopers uit het MKB en vertegenwoordigers van procurement en HR-afdelingen van corporate ondernemingen. Zij konden een breed scala van nieuwe concepten en productinnovaties bekijken die de toekomst van de kantooromgeving vorm zullen geven. In dit verband was het naar eigen zeggen heel positief dat er opvallend veel jonge bezoekers aanwezig waren die de laatste trends tot zich namen.

Trends

Bij deze editie van Orgatec lag de focus vooral op de opmerkelijke veranderingen in de hedendaagse werkomgeving. Het ontwerp van communicatie-vriendelijke werkomgevingen stond centraal. Tegelijkertijd bieden deze concepten plekken om je terug te trekken, evenals locatie

14 K&E • december

2014

voor geconcentreerd werken in een sfeervolle ambiance.

De trend van lounge-meubilair die al was ingezet, werd geïntensiveerd. Veel grote en kleinere fabrikanten boden fraaie oplossingen op dit terrein. De lijn tussen thuis en kantoor wordt steeds dunner door de huiselijk ogende elementen. Ook de flexibilisering van de kantooromgeving zet zich verder door. Elke zichzelf respecterende meubelfabrikant heeft modulaire oplossingen in huis. Bewegend zitten is een ander in het oog springend thema. De moderne bureaustoel is niet alleen meer functioneel en esthetisch, maar stimuleert de kantoorwerker tot meer bewegen. In dit kader mag genoemd dat de zit/sta-tafel steeds verder lijkt op te rukken. Was het eerst vooral een Scandinavisch fenomeen, nu is bijna elke aanbieder wel bezig met dergelijke oplossingen.

Akoestiek en verlichting

Naast meubilair was er veel innovatie te zien op het gebied van akoestiek en verlichting. In de laatste categorie oplossingen gebaseerd op het bioritme van de mens.

Verder kreeg technologie de nodige aandacht, waarbij geïntegreerde oplossingen werden getoond en de mogelijkheden voor het delen en gezamenlijk processen van kennis en informatie via geavanceerde technieken.

Al met al staat het welzijn van de medewerker op het kantoor voorop. Meer beweging en de zorg voor de gezondheid van de mensen in hun werkomgeving. De bezoeker

Event

Bezoekersenquete

De Orgatec-bezoekers waren volgens een bezoekersonderzoek overwegend zeer tevreden met het event. 84 procent van de bezoekers waren (zeer) tevreden met het niveau waarop ze de business-doeleinden hebben bereikt. Een iets groter percentage waardeerde het productaanbod als (zeer) goed. Bijna iedereen zou hun business-partners een bezoek aan Orgatec aanbevelen.

van Orgatec heeft hiervoor veel inspiratie kunnen opdoen door productinnovaties en het seminarprogramma.

Distributie

Struinend door de hallen komen we nog een oude bekende tegen: Menno Doornekamp (voormalig Köhl en Vielhauer). Met zijn rijzige gestalte valt hij wel op tussen de Japanners op de stand van Okumura. Sinds kort vertegenwoordigt hij Duitsland van het merk dat in het thuisland heel groot is. Zijn thuisbasis in Nederland, dat trouwens wordt vertegenwoordigd door Plan@office. “Ik doe Duitsland vanuit Nederland, omdat hier grote en goede distributiepunten zijn, zoals de Rotterdamse haven”, vertelt Doornekamp. “Okumura is echt een heel sterk merk, heel groot in het thuisland en Azië, met een omzet van 1,3 miljard euro. En heel veel kwaliteit. De Japanners zijn veel strikter met de regels dan de Duitsers met hun gründlichkeit, heb ik inmiddels ondervonden. “ Hoewel Okumura een breed arsenaal aan producten heeft, is de onderneming momenteel vooral met bureaustoelen op de Europese markt aanwezig, evenals twee soorten tafels. Doornekamp haalt er een paar producten uit: “Het nieuwe vlaggenschip is de Sabrina-bureaustoel en de nieuwe zitsystemen van Muffle.”

Zadelkrukken

Het Groningse Score timmert stevig aan de weg op de

internationale markten en zet dat met deelname aan Orgatec kracht bij. Met een vestiging in Taiwan investeert het bedrijf, bekend van de zadelkrukken, in Azië. Dichterbij huis doen Engeland, Frankrijk, Duitsland en Finland (met als achterland Rusland). “Ook de naamsbekendheid wordt steeds groter. Daarnaast zijn we ook zichtbaarder”, vertelt directeur Henk Nauta van Score. Internationaal gaat het voor de wind, maar ook in Nederland trekt het weer aan. “We zijn door het dieptepunt heen, we zien weer groei. We hebben dan ook leuke nieuwe producten.”

Een van de noviteiten zijn de gestoffeerde zadelkrukken van Score. “De zadelkrukken worden steeds meer in een schonere omgeving toegepast, waardoor de zadels gestoffeerd kunnen worden. Ook in huiselijke kring worden de zadelkrukken steeds meer toegepast, bij het strijken bijvoorbeeld, of door mensen met rugproblemen.” Nu ‘gezond zitten’ een hot item is, wordt de zadelkruk volgens Nauta ook steeds meer op het kantoor toegepast.

Modulair

Bij Interstuhl lag de focus op de nieuwe brand slogan ‘Enjoy Seating Performance’. Het bedrijf streeft ernaar dat mensen een tastbaar gevoel hebben bij wat het merk Interstuhl betekent. De Duitsers willen hiermee de meer dan vijftig jaar ervaring in het ontwikkelen en maken van zitoplossingen accentueren. Een combinatie van tech-

K&E •

december 2014

15

Event

nische verfijning met innovatie, verrassing en intelligente oplossingen, en een compromisloze kwaliteitsstandaard, aldus de woorden van Interstuhl.

Daarnaast toonde Interstuhl ook een aantal nieuwe producten. Het betreft ten eerste de Tangram, naar eigen zeggen een intelligente, innovatieve en zeer efficiënte soft-seating oplossing voor kantoor-, lounge en wachtruimtes. Het basisidee van TANGRAM is ‘Just Connect’.

Het intelligente, modulaire principe, waarmee zitlandschappen in welke vorm dan ook kunnen worden gecreëerd, uit slechts een paar elementen. “We krijgen heel goede reacties van de dealers”, vertelt Annemarie van der Velde van Velto/Interstuhl.

De Buddy is een ander nieuw product dat werd gepresenteerd, de nieuwe bezoekers- en conferentiestoel. Deze is praktisch en aanpasbaar, en tegelijkertijd biedt het een topkwaliteit zitervaring, omschrijft Interstuhl, die daarmee inspeelt op de behoeftes van de klant. Helderheid, frisheid en een intelligent totaalontwerp, zijn volgens Interstuhl kenmerkend voor de Buddy.

Van der Velde is positief over het zakelijke klimaat van dit moment. “We draaien goed op Orgatec en we zijn weer aan het groeien. Het gaat beter sinds jaren. Afgelopen september is sinds 2008 niet meer zo goed geweest.”

Snelle werkplek

Giroflex greep Orgatec aan om met een primeur te komen. Het betreft de Girofles 313, een echte highlight op de beurs. Deze is verkrijgbaar als bureau- en vergaderstoel. De Giroflex 313-bureaustoel regelt de zaken voor zijn gebruikers van A tot Z. Hij stelt zich volautomatisch op hen in. Optimaal en uiterst comfortabel, vooral als meerdere personen een werkplek delen.”Verkrijgbaar in verschillende varianten, voor de snelle werkplek maar ook voor luxe vergaderkamers of de thuiswerkplek. Het is absoluut geen traditionele bureaustoel. De stoel stelt zich volautomatisch op de gebruiker in. Optimaal en uiterst comfortabel, vooral als meerdere personen een werkplek delen”, aldus een woordvoerder van Giroflex.

Ander hot item is de Giroflex 545, die pas in het eerste kwartaal van 2015 op de markt komt. “De stoel is gebaseerd op de Giroflex 64, het succesnummer van Giroflex.

16 K&E • december

2014

De 545 is wat moderner vormgegeven en voldoet helemaal aan de huidige eisen.” Verder zijn de Giroflex 656 en 68 uitgerust met een nieuw type kussen, voor een echte ‘comfort seating’.

Biologische LED-verlichting

Durable, bekend van een breed scala aan office-producten, heeft zich ondertussen ook op de LED-verlichting gestort. Het Duitse bedrijf presenteerde op Orgatec het innovatieve verlichtingssysteem Luctra. Het systeem past de nieuwste kennis van de biologische werking van het licht toe op de belichting van individuele kantoorwerkplekken en maakt het praktisch uitvoerbaar, aldus de fabrikant. Naar eigen zeggen is Luctra het eerste biologisch effectieve LED-lamp systeem voor de werkplek dat deze kennis toegankelijk maakt voor gebruik door iedereen.

Luctra bestaat uit twee bureau- en vloerlampen in twee designs, die alle zijn uitgerust met de ultra-moderne LED technologie, gecombineerd met het intelligente Vitacore elektronische systeem. Behalve dat het zorgt voor uiterst stabiel en voortdurende vermoeidheidsproof verlichting, maakt het ook mogelijk om op elk ogenblik de kleur en intensiteit van het licht aan het persoonlijk welzijn aan te passen. De intuïtief aangestuurde technologie, blijft op de achtergrond.

Er is ook een Vitacore® app beschikbaar, die Luctra omtovert in een flexibele licht-tool, stelt Durable. Hiermee kan de gebruiker een persoonlijke 24-uurs volgorde van de verlichting instellen.

Oefenbal

“Op de hedendaagse kantoorwerkplek is een evenwichtige verdeling van activiteiten een belangrijke voorwaarde om gezondheid, comfort en productiviteit te bevorderen”, stelt countrymanager Henk Smit van Humanscale Benelux. “Daar heeft Humanscale een paar mooie tools voor die hiertoe op een onbewuste manier aan bijdragen.”

Neem bijvoorbeeld Ballo. Dit is een op de traditionele oefenbal geïnspireerde multifunctionele zitoplossing met een opvallend uiterlijk. Het is een ontwerp van Don Chadwick.

“Ballo is bedoeld voor taken van beperkte duur en zet aan tot actief zitten waardoor sedentair gedrag vermindert”,

Event

Branche-organisatie FEMB lanceert nieuwe certificatie FEMB, de Europese branche-organisatie voor de kantoormeubelindustrie, introduceerde tijdens Orgatec de FEMB Standard en de Europese certificatie op het gebied van duurzaamheid. De organisatie heeft zich ten doel gesteld om een groter milieubewustzijn bij de Europese kantoormeubelindustrie te bewerkstelligen.

Bovendien wil ze een eind maken aan de wirwar van duurzaamheidsschema’s die bestaan voor meubilair.

“Onze certificatie helpt om de verwarrende keuze aan certificaten en standaarden wat te stroomlijnen. Het is geen toevoeging wat we doen, maar wij voorzien in een paraplu voor de diverse schema’s van Europese landen”, aldus een woordvoerder van FEMB. Het certificatie-programma heeft gebruikgemaakt van de ervaringen die zijn opgedaan door BIFMA in Noord-Amerika en volgt hetzelfde pad om te voorzien

stelt Smit.

Een andere, eenvoudig te integreren actieve oplossing is QuickStand, een compacte zit/sta werkplek. “Deze is stijlvol, stabiel en eenvoudig in gebruik en past het perfect in de bestaande werkomgeving”, beweert hij. “QuickStand is een ontwerp van ons eigen Humanscale Design Team, voorzien van een intuïtieve bediening. Hierdoor kan er eenvoudig van een zittende werkhouding naar een staande positie worden gewisseld. Met behulp van de innovatieve constant-force technologie, kan QuickStand moeiteloos op de gewenste hoogte worden ingesteld.”

Stoelnummering

Het Nederlandse Casala presenteerde een hele reeks noviteiten. Zo is er Zifra II, de nieuwste generatie in digitale stoelnummering, de opvolger van Zifra. De innovatieve stoelnummering, uitgevoerd zonder batterij, voor toege-

in een vrijwillig certificatieprogramma, dat speciaal is ontworpen om de duurzaamheid en MVO van producten van fabrikanten te reguleren. De structuur van de BIFMA-certificering is wel aangepast aan de specifieke behoeften van de Europese markt. Volgens FEMB bestaat er nu een pan-Europees certificatieschema voor de duurzaamheid van kantoor- en niet-huiselijke inrichting.

Met de nieuwe certificatie kunnen klanten weloverwogen keuzes maken over handelsmeubilair dat eco-certificaties met een enkel kenmerk overtreft. Het nieuwe FEMB-merkteken staat ervoor dat een product is gecheckt door een onafhankelijke derde partij certificeerder. Een numerieke schaal van 1 tot 3 geeft aan welk stadium van certificatie is bereikt.

De certificatie zal in 2015 starten met een aantal bedrijven die al vergevorderd zijn met hun voorbereidingen.

wezen zitplaatsen is nu verkrijgbaar met nog meer functionaliteiten in een groter formaat. Naast stoelnummering biedt Zifra II ook de mogelijkheid tot het weergeven van rijnummering, bedrijfslogo’s en functionele symbolen.

Verder is er het stoelprogramma Caliber; de praktische en veelzijdige stoel die zowel stapelbaar als koppelbaar is. De stoelen kunnen eenvoudig worden gekoppeld door een innovatieve koppelsysteem. De Cobra-reeks is uitgebreid met een nieuwe barstoel. De barstoel is stapelbaar tot vier stuks en verkrijgbaar in twee versies; voor balieen barhoogte. Ook was Cello er te zien, een praktische stoel met een stijlvolle aluminium kruisvoet, geschikt voor vele gelegenheden waar mobiliteit moet voldoen aan een hoog niveau van comfort. Ten slotte is er Class, een congrestafel met een slank frame, waarbij het koppelsysteem ook in het ontwerp is geïntegreerd.

K&E •

december 2014

17

Circulair inkopen

Papyrus Groep Nederland BV heeft onlangs, samen met initiatiefnemer De Graaf Security, Mondi en SCA (Tork) het nieuwe concept Paper for Paper gelanceerd. Met Paper for Paper voldoet de inkoper op eenvoudige en transparante wijze aan alle facetten van circulair inkopen en wordt deze ontzorgd in het behalen van de milieudoelstellingen.

Paper for Paper: eenvoudig circulair inkopen Paper for Paper, een samenwerking tussen De Graaf Security, Tork en Papyrus, zamelt al het kantoorpapier in, zowel beveiligd als onbeveiligd. Dit papier wordt vernietigd volgens de strengste beveiligingsnormen, om vervolgens te recyclen tot hoogwaardige grondstof voor het produceren van hygiënepapier en/of kantoorpapier, dat weer ingekocht kan worden. Het papier komt als een hoogwaardig product terug bij de eindgebruiker. De kringloop is daarmee compleet rond”, vertelt Dick Kuiperij, Commercial Manager Business Paper bij Papyrus.

Paper for Paper gaat als volgt te werk. “Al het (kantoor) papier wordt afgevoerd in containers. Het papier wordt verwerkt waarna het in balen wordt geperst. Indien gewenst verzorgt Paper for Paper ook gecertificeerde papiervernietiging, waarbij het papier eerst wordt vernietigd volgens de strengste veiligheidsnormen. Vervolgens worden de geperste balen papier ingezet als grondstof voor de productie van Tork hygiënepapier en Papyrus kantoorpapier. Dit hygiëne- en kantoorpapier kan weer worden ingekocht bij Paper for Paper. Zo is circulair inkopen heel eenvoudig”, aldus Kuiperij.

Circulair kopieerpapier

De aanleiding voor het concept Paper for Paper is het streven van de rijksoverheid naar 100 procent gebruik van circulair kopieerpapier. Voor 2017 is de doelstelling dat er voor 70 procent gebruik wordt gemaakt van gerecycled (kopieer)papier. Papiergebruik wordt tegenwoordig steeds meer gekoppeld aan een goede afvoer, als hoog waardige grondstof.

“Wij denken met dit concept helemaal te voldoen aan de eisen van de overheid. Het wordt in december op dertien departementen in gebruik genomen. Maar niet alleen de rijksoverheid is klant, ook decentrale overheden en organisaties als Menzis en ANWB. Eigenlijk is het voor ieder bedrijf in het MKB dat duurzaam bezig is, een heel geschikt concept”, meent Wouter Pijpers, Sales Director Business Paper Digital and Supplies bij Papyrus Benelux.

Kuiperij benadrukt dat Paper for Paper een compleet programma is, dat de klant volledig ontzorgt. “Wij waarborgen de circulaire inkoop volledig. We zetten de container bij de klant neer en implementeren het complete Paper for Paper-concept. Het is heel efficiënt en er is geen proces-

18 K&E • december

2014

verandering voor nodig in de onderneming. We garanderen daarnaast betrouwbaarheid, veiligheid, continuïteit en stabiliteit. Ook is de kwaliteit van het kopieerpapier heel goed en is het concurrerend in de markt. Het verdient zich weer terug en het levert een forse besparing op voor de klant, omdat dit papier eenvoudig bijdraagt aan het behalen van de meest actuele milieudoelen. “ Papyrus streeft naar bewustwording van het Paper for Paper-concept in de hele organisatie. “De medewerkers moeten begrijpen wat het concept inhoudt. We voorzien niet alleen de inkoper van informatie, maar ook alle medewerkers. Zo moeten ze weten dat we voor iedere 1000 kilo papier een boom planten. Als het goed gaat lopen leggen we een heel bos aan van Paper for Paper. Bovendien kunnen we de gebruikers desgewenst voorzien van educatiemateriaal.”

Paper for Paper Paper for Paper is een samenwerking tussen De Graaf Security, Tork en Papyrus. De Graaf Security is gespecialiseerd in archiefdiensten, waaronder de inzameling, verwerking en vernietiging van papier.

Zodoende is De Graaf Security verantwoordelijk voor de inzameling en verwerking van het ingezamelde kantoorpapier en voor het transporteren van deze grondstof naar de fabrieken. Tork, wereldwijd merk van SCA, biedt professionele hygiëneproducten en -diensten aan. Tork is verantwoordelijk voor de recycling van het kantoorpapier tot nieuw hygiënepapier en de distributie van deze producten naar de klant. Papyrus is toonaangevend op het gebied van grafisch papier en business papers, viscom, facilitaire dienstverlening en industriële verpakkingen. Papyrus is verantwoordelijk voor het recyclen van het kantoorpapier tot nieuw kantoorpapier en de distributie van het gerecyclede kantoorpapier naar de klant. www.paperforpaper.nl www.papyrus-paperforpaper.com

Tekst: Emiel te Walvaart

Promotie & gifts

Elke ondernemer maakt in meer of mindere mate gebruik van relatiegeschenken en promoartikelen als marketingtool. Hoe zit de markt er momenteel uit? Wat zijn de laatste trends?

Welke rol speelt MVO? Serge Mertens, country manager Benelux bij marktleider PF Concept, over alle in en outs van promotionele producten.

Promotionele producten, de laatste trends De markt van relatiegeschenken en promotieartikelen wordt sterk beïnvloed door de financieel-economische ontwikkelingen. “We hebben sinds 2008 last gehad van de crisis”, zegt Serge Mertens, country manager Benelux bij PF Concept. “Eind 2013 zette zich een licht herstel in en dat heeft zich doorgezet in 2014. Er zijn de laatste tijd niet minder artikelen verkocht maar wel in het goedkopere segment. Wanneer bedrijven meer vertrouwen hebben in de markt geven ze meer uit aan promo-artikelen.”

Tech-items

De markt van promo-artikelen en gifts is niet alleen onderhevig aan de grillige markt maar wordt ook beïnvloed door (mode)trends. “Momenteel doen de productgroepen die ‘household-gerelateerd’ zijn het heel goed. De keukenartikelen zijn booming. Dit komt vooral doordat kookprogramma’s heel populair zijn. Dit heeft invloed op het koopgedrag van bedrijven.”

Een andere productgroep die al tijden heel populair is, zijn de tech-items. “In die groep zijn de tablet en smartphone gerelateerde producten niet aan te slepen. Vooral de powerbanks verkopen mega. Van sommige modellen zetten we makkelijk 100.000 stuks om. Zo aan het einde van het jaar is dit het populairste product. Ook andere accessoires als hoezen en keyboards zijn populair. Verder wil ik de bluetooth-speakers vernoemen als gewild eindejaarsgeschenk. Ten slotte worden de wat meer traditionele tech-producten als laptoptassen en memory-sticks ook nog steeds veelvuldig afgezet.”

Volgens Mertens heeft het dagelijks leven invloed op wat er wordt verkocht. En zoals gezegd laat de economie zich ook gelden in de ontwikkelingen. “Een groot verschil met het verleden, vóór de crisis, is dat een geschenk nu bruikbaar moet zijn. Ook al zijn ze soms in het lagere segment, ze moeten functioneel zijn. Men zit niet meer te wachten op idiote gadgets.”

Trendwatcher

PF Concept beschikt over een eigen designstudio en heeft een echte trendwatcher in dienst. “Hij gaat naar totaal andere beurzen dan de inkopers van ons. Hij bezoekt ook modeshows bijvoorbeeld. Deze trends verzamelt hij en dan komt er een advies uit. We kijken onder meer naar populaire merken als Apple en welke nieuwe kleuren er zijn. Of we nemen een kijkje bij Ikea. We zijn dan ook meer trendvolgers, geen trendmakers,want we kunnen het risico niet lopen. We zijn geen miljardenbedrijf als Apple.”

Tegenwoordig speelt duurzaamheid en MVO ook een steeds belangrijkere rol in de markt. “We hebben dan ook steeds meer milieuvriendelijke producten, die pvc-vrij zijn of uit bamboe bestaan. Ook artikelen op zonne-energie zijn hot. Bij grotere projecten met promo-artikelen zie je steeds meer vraag naar audits. Want de gebruiker wil graag weten of ze in goede omstandigheden zijn gemaakt. We zijn dan ook de kwaliteit van onze leveranciers in het Verre Oosten sterk aan het verbeteren door nauw samen te werken.”

PF Concept adviseert de klant niet alleen over trendy producten, maar ook over MVO. “De wetgeving is gecompliceerd. Wij helpen de klant zo veel mogelijk bij het aanbieden van duurzame producten. Zo kunnen we van meerwaarde zijn.”

Exposure

Volgens Mertens ziet de toekomst er prima uit voor zijn business. “Bedrijven blijven relatie- en promo-artikelen inzetten voor hun marketingstrategie. Je hebt veel en relatief goedkope exposure in vergelijking met tv-reclame.

Wel moeten we van het imago van relatiegeschenkenhandel af. Dat zegt de jongere generatie die met social media bezig is, niet zo veel. We moeten eerder spreken van product media, als onderdeel van het marketing budget.”

K&E •

Serge Mertens

PF Concept

PF Concept is de Europese dochter van Polyconcept Group, wereldwijd marktleider in relatiegeschenken en promotionele producten. Het bedrijf importeert en exporteert een drietal productgroepen: relatiegeschenken, promotieproducten en promotionele textiel. PF Concept bewerkt alle marktsegmenten, van goedkope tot luxe producten.

december 2014

19

Tekst: Emiel te Walvaart

Interview

Het bedrijfsleven en overheidsinstellingen verlangen steeds meer gemak en efficiency bij de inkoop van kantoor- en facilitaire producten. Lyreco is een partij die streeft naar een optimale dienstverlening op dat gebied. De leverancier is druk bezig deze inkoopprocessen te stroomlijnen. Paul Vieijra, managing director Lyreco Benelux, licht de stappen die gezet worden, toe.

Paul Vieijra, managing director van Lyreco Benelux

‘Continu op zoek naar optimale service’

‘We zijn bezig met een transitie van sales naar consultancy’

Paul Vieijra heeft jarenlang in de printing-business gewerkt, alvorens hij twee jaar geleden bij Lyreco in dienst trad. Twee grote verschillen tussen beide branches zijn, volgens hem, enerzijds de lange termijn contracten in de printing business (tussen vijf en zeven jaar) en anderzijds de hoge logistieke complexiteit binnen Lyreco. “Datgene wat vandaag wordt besteld, moet morgen bij de klant zijn. Onze performance hierin is hoog: in 99,6 procent van de gevallen lukt dat. Ik noem dat mijn Zwitsers horloge; daar ben ik best trots op.” Om dit allemaal in goede banen te leiden heeft Lyreco een uitgebreid logistiek apparaat ter beschikking met een centraal magazijn voor de Benelux in Luik en negen regionale distributiecentra voor de fijndistributie.

Geloven in persoonlijk contact

Volgens Vieijra kan de klant deze vlotte dienstverlening zeer waarderen. “We houden regelmatig een klantenonderzoeken, waaruit dit als een zeer sterk punt naar voorkomt.” De dienstverlening voor klanten is dan ook een van de punten waarmee Lyreco zich onderscheidt.

Een ander aspect is dat ‘we inzetten op persoonlijke klantencontacten’. “We hebben dan ook een uitgebreide salesforce op de baan, die bestaat uit 250 verkopers die de hele zakelijke markt hiermee afdekken.”

Waarom vindt Lyreco het zo belangrijk om veel ‘feet in the street’ te hebben, eigenlijk tegen de trend in? “We hebben weliswaar een state-of-

20 K&E • december

2014

the-art website, maar klanten vragen ook om persoonlijk contact over thema’s als vergroening van het productassortiment.” De buitendienst is dan ook verwikkeld in een transitie van het accent op sales naar meer focus op consultancy. “De mensen die in de buitendienst zitten kennen hun klanten en weten welke processen en issues er spelen. Van daaruit kun je met effectief advies voor de klant komen. We hechten heel veel belang aan de toegevoegde waarde van het aspect ‘people’.”

One-stop-shopping

Ook het assortiment speelt een grote rol bij de klantenbinding. “Het is moeilijk om iets te vinden dat we niet verkopen. Mocht de klant echt iets niet vinden, dan hebben we een service die hem verder helpt. Men is steeds meer op zoek naar one-stop-shopping en dat is bij ons geen loze kreet. Of het nu om frisdrank, lampen, stempels of persoonlijke beschermingsmiddelen gaat, dat is allemaal te vinden bij ons.” Een productgroep als persoonlijke beschermingsmiddelen toont aan dat Lyreco continu op zoek is naar nieuwe markten en hier volop op inzet.

Dat de markt van traditionele kantoorproducten krimpt, ontgaat Lyreco uiteraard ook niet. “De totale markt van bijvoorbeeld papier en toners daalt, maar dat betekent niet dat je niet kunt groeien. We gebruiken een mix van verdedigende en aanvallende strategieën. Veijra noemt een treffend voorbeeld van dat laatste. “Recentelijk hebben we het concept Simply Printed geïntroduceerd. De klant krijgt een printer gratis in bruikleen en verbindt zich ertoe

Interview

‘One-stop-shopping is bij ons geen loze kreet’

de consumables bij Lyreco af te nemen gedurende de looptijd van het contract. Bovendien geniet de klant gratis service gedurende deze periode. Dit concept hebben we in de Benelux ontwikkeld en gelanceerd. Het gaat niet om de grote multifunctionals maar de kleinere mfp’s en printers. We zijn gestart met Ricoh, maar willen in de toekomst uitbreiden met andere printermerken. We zijn ervan overtuigd dat er een grote markt is voor dit concept. Het is positief in moeilijke economische tijden dat de klant een printer ter beschikking krijgt en geen servicekosten hoeft te betalen.”

Verlichting

Een andere nieuwigheid is de samenwerking met verlichtingsspecialist Osram. “De verlichting is een gigantische markt. Hierbij kijken we ook naar het service-aspect. De klant kan kiezen: of hij koopt enkel de lampen, of hij gaat voor het full service pakket, inclusief de vervanging van de lampen, relamping zoals we dat noemen.” Op deze manier wil Lyreco meer nieuwe producten en diensten lanceren in de toekomst. “Daarbij kijken we eerst naar de markt, naar de interesse bij de klanten en of het in het concept van one-stop-shopping past. De nieuwe zaken die we ontwikkelen, zijn meer dan een product, er zit met name altijd service aan verbonden. Dat geeft zeker een toegevoegde waarde voor de klant. Lyreco is alweer bezig met nieuwe initiatieven om het bedrijfsleven verder te ontzorgen.”

is nog steeds een langzaam proces; het heeft te maken met het bewustzijn van de klant en autorisatie van het management. De doelstelling is dat in 2017 een kwart van de producten groen is en dat in 2015 de CO2-uitstoot met 20 procent wordt verlaagd.”

Maatschappelijk verantwoord

Wat betreft MVO is Lyreco ook actief. “Alle fabrieken die producten van het Lyreco-huismerk produceren, worden jaarlijks nauwgezet geauditeerd op het terrein van kinderarbeid, veiligheid, hygiëne, et cetera. Verder hebben we het groepsprogramma ‘Lyreco for education’. Alle medewerkers ontwikkelen initiatieven om aan fundraising te doen. De laatste jaren hebben we bijvoorbeeld schoolprojecten in Togo ondersteund. We streven naar betrokkenheid van de medewerkers bij mensen die het minder hebben. We beginnen aan de basis, het onderwijs.”

Volgens Paul Vieijra zitten dergelijke initiatieven in het DNA van Lyreco. “Je kunt het niet meer wegdenken, het zit in onze manier van ondernemen. Ook in tenders zie je steeds meer het duurzaamheidsaspect terugkomen. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de shareholders, klanten, medewerkers en de samenleving.”

Greenify

Vieijra constateert dat het bedrijfsleven steeds meer kijkt naar Total Cost of Ownership (TCO). “Alle elementen komen aan bod, niet alleen het prijsaspect. Klanten willen ontzorgd worden en zoeken naar één leverancier voor alle kantoor- en facilitaire producten. Ook elementen als duurzaamheid en MVO krijgen meer aandacht.”

Lyreco voegt op dat gebied dan ook de daad bij het woord. Enkele voorbeelden hiervan zijn. Het CO2 neutraal leveren van alle bestellingen bij de klant. De investering in 5000m² zonnepanelen in ons distributiecentrum en het continu stimuleren van eco-driving. Externe maatschappijen leren onze medewerkers hoe milieuvriendelijk te rijden. Zodoende willen we ook de CO2-uitstoot van het wagenpark terugdringen, elk jaar een stukje verder.”

Daarnaast is er ook nog een handige tool op de Lyreco website op het gebied van duurzaamheid : de zogenaamde greenify button. “Met deze vergroeningsknop wordt de klant geleid naar groene producten. Duurzaamheid leeft echt, de groep die groene producten gebruikt groeit. Het

Paul Vieijra Paul Vieijra is sinds twee jaar managing director van Lyreco Benelux. Hiervoor was hij twaalf jaar werkzaam bij Ricoh Group, in diverse senior managementfuncties. Hij is goed ingevoerd in de printing-business, want hij was ook nog zeventien jaar in dienst van Konica Minolta, met een klein uitstapje van twee jaar in de telecombranche. “Daar deed ik trouwens een goede ervaring op vanuit het services-aspect”, zegt Paul Vieijra.

Hij vond bij Lyreco een nieuwe uitdaging in een industrie die aanpalend is aan de printing-business met de zelfde uitdagingen; de traditionele business evolueert en daagt uit om steeds op zoek te gaan naar nieuwe markten.

K&E •

december 2014

21

Column

Slimme werkplek vraagt om slimmere functies Hoe je het ook went of keert, flexwerkers vormen een maatschappelijk breed geaccepteerde groep, die alleen nog maar in aantallen zal toenemen.

De aanstormende generatie wil meer keuzevrijheid, flexibiliteit en verantwoordelijkheid, waardoor een team binnen een organisatie zal bestaan uit een mix van vaste en tijdelijke werknemers. In combinatie met de snel groeiende technologische mogelijkheden vraagt dit om nieuwe behoeftes, producten en inrichtingen, maar betekent ook een verschuiving naar slimmere werktaken.

Philip Vanhoutte, Senior VP en Managing Director Europa en Afrika bij Plantronics en co-auteur van het boek ‘The Smarter Working Manifesto’

Het ontwerp van slimme werkkantoren ontstaat uit het streven een effectievere werkomgeving te creëren, waarin werknemers in staat zijn te werken waar en wanneer zij het productiefst en meest rendabel zijn en het milieu het minst belasten. Volgens het Smarter Working Manifesto, een boek over het concept ‘slimmer werken’, kan dit onder meer door de manier van communiceren te vergemakkelijken en te professionaliseren, door ruimtes in het kantoor te creëren die geoptimaliseerd zijn voor specifieke werktypes, de juiste technologie te implementeren en de akoestiek in ruimtes te regelen. Maar het slimme werken succesvol omarmen betekent niet alleen een slimme indeling van het werkkantoor.

Ook de invulling van de werkfuncties staat aan de vooravond van drastische veranderingen. Door de automatisering, robotisering en outsourcing verdwijnen over een jaar of twintig hele afdelingen. Volgens onderzoek van Deloitte begint dit de komende jaren al met het verdwijnen van tussen de 2 à 3 miljoen vaste banen. Deze vaste functies zullen steeds vaker plaatsmaken voor rollen op tijdelijke projectbasis. Dit vraagt niet alleen om veerkracht vanuit de werknemers, maar ook om een groot aanpassingsvermogen van bedrijven. In Charles Handy’s The Empty Raincoat – Making Sense of the Future werd dit twintig jaar geleden al mooi voorspeld. In zijn boek adresseert hij de dilemma’s waar we voor staan, de vraag hoe bedrijven met veranderingen om kunnen gaan en de paradox die ten gevolge van ‘geld verdienen’ en de persoonlijke behoeften en de kwaliteiten van werknemers is ontstaan. Hij is ervan overtuigd dat freelance specialisten de toekomst

22 K&E • december

2014

hebben en betoogt dat bedrijven bewust moeten zijn dat ze bestaan uit individuen en moeten kijken naar activiteiten die toegevoegde waarde kunnen leveren.

De sleutel tot succes is dan ook om als bedrijf in de toekomst een slimme werkarchitectuur te creëren en deze te vullen met vaste functies die onmisbaar zijn, zoals ontwerpers, bedenkers en dienstverleners, in combinatie met uitvoerende flexwerkers. Door als onderneming deze veranderingen vroegtijdig te omarmen in de bedrijfsstrategie, kun je besparen en creëer je als MKB een uiterst gunstige concurrentiepositie, ook ten overstaande van de grote multinationals die in de toekomst alleen maar kleiner (onder andere in personeelsbestand) zullen worden.

Een slimme werkplek creëren betekent dus meer dan alleen het faciliteren van functionele kantoren, het vraagt ook om een compleet andere manier van slimmer management.

‘Door de automatisering, robotisering en outsourcing verdwijnen over een jaar of twintig hele afdelingen’

Tekst: Johan van Leeuwen

Reportage

Samsung trots op demonstratieruimte Er werd gesproken over een ‘enorm belangrijk moment’. De opening van het Executive Briefing Center (EBC) van Samsung in Delft was geen routineklus voor de Koreaanse ICT-gigant. “Ik ben trots als een pauw”, zei Erik Swart, Samsungs director B2B in Nederland, aan het begin van zijn toespraak.

Op een steenworp afstand van het Nederlandse hoofdkantoor van Samsung staat het EBC. Op een ruimte van 650 vierkant toont Samsung wat het de zakelijke markt te bieden heeft. Het doet een beetje aan het ‘Huis van de Toekomst’ denken, met het grote verschil dat de oplossingen vandaag de dag al realiseerbaar zijn.

gebruiker in staat om onze oplossingen in een realistische omgeving te ervaren en daarmee kunnen we hen ondersteunen in hun keuzes. Je kunt hier zien hoe je de techniek die voorhanden is kunt combineren en in kunt zetten voor bijvoorbeeld leerlingen op school of patiënten in ziekenhuizen.”

Nagebootst

Storm

Een klaslokaal, een ziekenhuisruimte, een woonkamer, een kantooromgeving, een hotelkamer, een winkelvloer en een vergaderruimte zijn in het Briefing Center nagebootst.

Zakelijke gebruikers kunnen zien wat voor mogelijkheden er zijn in die verticals. Oplossingen op het gebied van onder meer video-conferencing, mobiel printen, camera-bewaking, screen monitoring en digital signage worden er gedemonstreerd. Daarvoor heeft Samgung met tachtig verschillende (software)-vendoren samengewerkt.

Ambities

De zakelijke eindgebruikers van Samsung worden in eerste instantie door Samsung zelf rondgeleid. Maar op korte termijn is het volgens Swart ook zeker de bedoeling dat de belangrijke Samsung-resellers zelfstandig hun klanten mee kunnen nemen naar Delft. Ondertussen loopt het volgens Swart al storm met bedrijven die een rondleiding willen. Tot na de jaarwisseling is de ruimte al volgeboekt. Daarnaast meldde hij dat het EBC aan het eind van dit jaar al een upgrade krijgt, omdat er nog meer software-partijen gaan meewerken.

Het hoort bij de grote ambities van Samsung in de zakelijke markt. Het bedrijf heeft de ambitie om in 2020 tot de vijf grootste bedrijven ter wereld te behoren, met een omzet van 400 miljard dollar. Om dat te realiseren wil Samsung fors groeien in de zakelijke markt. Swart legde het doel van het EBC uit: “Wij stellen de zakelijke

K&E •

december 2014

23

Tekst: Laurens van Aggelen

Technologie

Toen we jaren geleden over de oprukkende net- en notebook schreven, was de vraag of de desktop-pc het wel zou overleven. Dat deed hij. Nu is het de tablet die wel eens als grote vervanger wordt gezien. Maar is dat wel zo? De werkplek-pc is voor grote groepen gebruikers nog altijd onmisbaar.

Werkplek-pc blijft digitale rots in de branding Zijn de wensen van gebruikers veranderd, spelen leveranciers daar wel goed op in en in hoeverre moeten we de BYOD-trend toejuichen? Boeiende materie die we aan de hand van drie stellingen voorlegden aan Egbert Putmans, channelmanager Benelux bij Lenovo, Barry Verdel, directeur Verdel ICT & Media, Stefan Duijndam, directeur sales & volume business management bij Ingram Micro en Ton Moerkens, directeur-eigenaar bij DataByte.

Is de werkplek-pc op sterven na dood?

Lenovo: “De PC markt is nog steeds 200 miljard dollar groot en biedt nog zeker kansen om te groeien. Er is geen sprake van de dood van de pc maar een verandering in vorm. Een ontwikkeling waarin er voor verschillende behoeftes een ander formfactor bestaat. Of de behoefte nu bestaat uit grote rekencapaciteit waarvoor een dekstop of workstation voor gebruikt wordt, het creëren van content middels een notebook of desktop of het consumeren van content dat momenteel veelal door tablets en smartphones wordt ingevuld. Het is een verschuiving van de markt waarin nieuwe ontwikkelingen zich voor doen die ten goede komen aan gebruiksgemak en persoonlijke keuzes bieden aan de gebruikers. De groei in verkoop van onze convertibles, zoals onze Yoga, Flex en Miix pc’s die in verschillende standen gebruikt kunnen worden, getuigen al van deze ontwikkeling.”

Verdel ICT & Media: “Wij denken zeker niet dat de werkplek dood is. Bijna iedereen brengt een groot deel van z’n tijd op kantoor door en vindt het dan prettig om over een goed toetsenbord en een groot scherm te beschikken. Mobiele apparaten zoals tablets zijn er bijgekomen en dienen in de meeste gevallen niet als vervanger. Op locatie is het zoals

24 K&E • december

2014

gezegd comfortabeler om gewoon over een werkplek-pc te beschikken.”

Ingram Micro: “Zeker niet, maar de markt is natuurlijk wel veranderd met de komst van steeds meer hybride apparaten die een deel van de markt gepakt hebben. Sommige werkplekken zijn ingeruild voor mobiele apparaten, maar er zullen altijd omgevingen blijven waar men vast zal houden aan het comfort van een desktop computer. Denk alleen maar aan omgevingen met callcenter activiteiten. In omgevingen waar gebruikers hoofdzakelijk op dezelfde locatie hun werk doen heeft het gebruik van mobiele apparaten geen toegevoegde waarde.”

DataByte: “Het is duidelijk een trend dat er steeds meer vraag is naar mobiele apparaten, maar wat ons betreft staat de informatiebehoefte van de gebruiker centraal en maakt het daarbij in feite niet uit welk apparaat men daarvoor op welk moment dan ook wil gebruiken. Bij de ene organisatie zal de terugloop van het aantal werkplek-pc’s bovendien groter zijn dan bij de ander vanwege de keuze van de applicatie of informatie.”

Technologie

De eisen van gebruikers zijn stevig aan het veranderen Verdel ICT & Media: “Ten aanzien van hun desktop pc hebben gebruikers niet zoveel mee te wensen, meer ten aanzien van functionele zaken. Gebruikers zijn over de apparaten tevreden of bezien gelaten dat er minder sprake is van innovatie. In het huidige economische klimaat is men minder veeleisend en doen bepaalde specificaties er minder toe.”

Lenovo: “Inderdaad, de eisen van gebruikers veranderen snel. De technologie sector ontwikkelt zich heel snel en brengt nieuwe en spannende mogelijkheden met zich mee. Consument volgt dit op de voet en heeft dan ook hoge verwachtingen en eisen aan hun persoonlijke en zakelijke machines. De tijd zal leren welke daadwerkelijk waarde toevoegen aan de gebruiker. Het zijn erg spannende tijden voor onze sector.”

Ingram Micro: “Dat verschilt sterk per gebruiker die in de privéomgeving natuurlijk al aan veel zaken gewend is geraakt. Werkgevers moeten vooral kijken of gebruikers wel om de juiste redenen bepaalde eisen stellen. Of de gewenste tablet misschien vooral wordt gevraagd om er thuis mee aan de slag te gaan terwijl het voor het werk nauwelijks toegevoegde waarde biedt.”

DataByte: “Ten aanzien van de hardware hebben gebruikers minder snel eisen en wensen, meer ten aanzien van het gebruik van informatiestromen.

Men wil zich daarbij niet hoeven afvragen waar data is opgeslagen als men er maar bij kan op de momenten dat het nodig is. Daarvoor bieden wij diverse hybride concepten aan, zoals Volution voor het onderwijs en DataByte Tablot voor het MKB. Een volledig portfolio afgestemd op de gebruikers, waarin al je apps en informatie in één oogopslag gepresenteerd worden.”

Het is goed dat B2C en B2B-kanaal door ‘bring your own device’ (BYOD) in elkaar schuiven.

Lenovo: “De markt heeft zich snel verder ontwikkeld en stelt niet meer het product maar de gebruiker centraal. Dat zie je aan de enorme groei van het BYOD en CYOW (choose your own device) concept.

Dit is een goede zaak. Het gaat tenslotte om de gebruiker. Wel brengt dit voor bedrijven uitdagingen met zich mee waar goed en doordacht naar gekeken moet worden. Deze uitdagingen hebben te maken met manageability en beveiliging van de machines alsook de vragen die dit met zich meebrengt omtrent privacy, software rechten, beveiliging van data enz. Hier liggen kansen voor onze partners om daarin een adviserende rol te spelen.”

Verdel ICT & Media: “Het is maar hoe je het bekijkt. Apparaten zoals pc’s, notebooks en tablets, zie je qua mogelijkheden steeds meer naar elkaar toe schuiven en minder van elkaar verschillen in de zakelijke markt en die voor privégebruik. Ook het aantal zakelijke besturingssystemen is al veel minder geworden. Maar BYOD of niet, op de zakelijke werkplek draait het op de eerste plaats om service.

Gebruikers in de thuisomgeving stellen daar andere eisen aan.”

Ingram Micro: “Bedrijven worstelen hier mee en IT-afdelingen zien zich daarmee verplicht worden tot het onder de knie krijgen van allerlei nieuwe disciplines. De grootste bottleneck zit bij de IT-afdeling die de eindgebruiker moet kunnen faciliteren. Daar liggen kansen voor resellers die in plaats van productverkoop meer in concepten denken en helpen eindgebruikers te ontzorgen. In een tijd waarin de markt en economie in zwaar weer zit, zullen gebruikers zich realiseren dat behoud van werk meer prioriteit heeft dan eisen stellen aan hardware.”

DataByte: “Op zich wel. Maar ook vanuit die optiek zie je dat er veel aan het veranderen is. Informatie is steeds vaker toegankelijk door deze met een browser te raadplegen. Dan maakt het niet uit welk apparaat je daarvoor gebruikt. De informatie waar het om gaat, wordt bovendien steeds vaker op het netwerk of in de cloud opgeslagen en blijft dus minder vaak op (mobiele) hardware achter. Om securityredenen is het dan nog wel van belangrijk dat er sprake is van een goede toegangscontrole en beveiliging.”

K&E •

december 2014

25

Event

Jeff Jaspar Fotografie, Heerlen

Vakbeurs Facilitair

uitgebreide en gevarieerde beursvloer De zeventiende editie van vakbeurs Facilitair vindt plaats van 14, 15 en 16 januari 2015. Drie dagen lang een compleet vakevenement in de Brabanthallen in ’s-Hertogenbosch voor elke professional actief binnen de facilitaire dienstverlening en het gebouwbeheer. Met een uitgebreide en gevarieerde beursvloer, maar ook met themapresentaties, netwerkbijeenkomsten en de uitreiking van de FGNoviteitenprijs 2015.

Op zoek naar informatie over energiebesparing, meubilair, akoestiek, kantoorartikelen, schoonmaak of …? Vakbeurs Facilitair biedt naar eigen zeggen uitkomst. De variëteit op Facilitair is een sterk punt van het jaarlijks terugkerende evenement, volgens Hoofd Beurzen & evenementen Aleike Roos. “Facilitair heeft een vaste groep standhouders, denk bijvoorbeeld aan MK2 Audiovisueel, TOPdesk, Facilicom Services Group, SONESTO, De Vries Projekt Design, maar ook elk jaar nieuwe deelnemers, zoals Trikke Europe, een bedrijf dat elektrische voertuigen aanbiedt, of TVE Reclameproducties en SEPAY Pinautomaten.

Naast de producten en diensten waar je direct aan denkt bij de term facilitaire dienstverlening, zoals schoonmaak, catering en kluisjes, kun je dus ook voor dat soort zaken op Facilitair terecht.”

Vanzelfsprekend biedt Facilitair ook voor de werkplek

26 K&E • december

2014

in de breedste zin van het woord de nodige producten en diensten. Onder meer Quantore Europe, Gispen, Fellowes, Palmberg Buro inrichtingen + Service, Staples, SV Collection, maar ook Contour Design Europe A/S, Bindomatic, Office Depot en Lyreco presenteren zich. Kijk voor de complete voorlopige standhouderslijst op www. vakbeursfacilitair.nl.

Kwaliteit & beleving

Was in 2014 het thema van de beurs Duurzaamheid, in 2015 staat de Kwaliteit & beleving van de werkomgeving centraal. De manier waarop de toegangscontrole is vormgegeven, de parkeervoorziening, de schoonmaak, de ontvangst, de kwaliteit van de koffie en de catering, flexwerkfaciliteiten, akoestische oplossingen, het binnenklimaat, de kwaliteit van de werkplek… Deze dragen

DOMOTEX De basis voor succes Bezoek de Domotex en laat u inspireren door actuele trends en de nieuwste producten van internationale topproducenten.

Maak gebruik van deze unieke gelegenheid om de wereld van vloeren binnen te gaan en maak kennis met uw businesspartners uit de handel en industrie.

17 t/m 20 januari 2015 Hannover ▪ Duitsland domotex.de

A ll e i te n i n n o v i te lag: o go p s één o @ a ti o n s I nn ov TE X !

D OMO

allemaal bij aan de kwaliteit en beleving van de werkomgeving.

“Een actueel thema; kwaliteit en beleving spelen momenteel een belangrijke rol. Het is tevens een thema waarmee elke standhouder uit de voeten kan; het is heel breed. Ook zie je dat duurzaamheid nog altijd een hot item is. Kijk bijvoorbeeld naar standhouders zoals TONZON, Gispen en Synorga electrical management”, aldus Roos.

Tijdens de beursdagen kunnen bezoekers kosteloos themapresentaties bijwonen. Onderwerpen als welzijn op de werkplek, schoonmaken in de toekomst en het professionaliseren van facilitaire organisaties komen aan bod. Het programma is te bekijken op www.vakbeursfacilitair.nl. Op de eerste beursdag zal bovendien de FGNoviteitenprijs 2015 om 15.00 uur uitgereikt worden. www. fgnoviteiten.nl. In aanloop naar de beurs kunnen geïnteresseerden ook terecht op www.fgnoviteiten.nl om de noviteiten binnen hun vakgebied te bekijken.

Gratis toegang

De toegang tot vakbeurs Facilitair is gratis. De beurs is woensdag en donderdag van 10.00 tot 19.00 uur geopend en vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur. De Brabanthallen zijn gelegen aan de Diezekade 2. Voor vroege vogels staat er een gratis kopje koffie klaar.

Belangstellenden dienen zich wel te registreren; dit is nu al mogelijk op www.vakbeursfacilitair.nl/voorregistreren.

Hannover Consultancy B.V. Tel. +31 18 4 69 30 50 · info@hf-netherlands.com

Tekst: Laurens van Aggelen

Communicatie

Videoconfentie is nog steeds niet ingeburgerd.

Het is duur en meer iets voor boardrooms.

Meteen maar even alle vooroordelen op een rijtje. Zijn ze nog waar?

Zijn de vooroordelen over video nog waar?

Frits Wilmink, Teamleader Pre-Sales consultants BeNeLux bij Mitel, beaamt dat videoconferencing nog steeds niet ingeburgerd is bij de gemiddelde werknemer. “Anderzijds is het wel voor veel meer bedrijven en daarmee hun werknemers bereikbaar geworden. Om een paar redenen.

Allereerst het toegenomen aantal uitvoeringsvormen. Van uitgebreide tot eenvoudige opstellingen. Denk hierbij aan videoconferencing met een laptop, geïnstalleerde applicatie en een webcam, in een browser, op een smartphone en een videoconferencing ruimte. Een andere belangrijke reden is dat de benodigde investering steeds lager wordt en de benodigde bandbreedte steeds betaalbaarder en beter voorhanden, zoals ook de 4G netwerken. Verder zijn er steeds meer partijen die video gebruiken, dus ook steeds meer partijen waarmee videoconferences zijn op te bouwen. Daardoor groeit ook de vraag.”

Skype

Hoewel het dus steeds goedkoper wordt om videoconferencing te gebruiken, kan natuurlijk ook voor Skype worden gekozen.

De kwaliteit en de beschikbaarheid is dan weliswaar niet gegarandeerd, maar het is wel gratis. Wilmink: “Het gezegde ‘You get what you pay for’ is hier dan ook zeker van toepassing. Skype kan prima werken in de privésfeer, maar de meeste bedrijven zullen voor zakelijke communicatie toch iets meer garanties willen, vooral als het ook om communicatie met klanten gaat.

Daarnaast gebruikt

28 K&E • december

2014

Skype een gesloten communicatieprotocol. Hierdoor is het lastig om met andere systemen te koppelen en vormt het een communicatie-eiland. De Mitel Video conferencing-oplossingen maken gebruik van open standaarden als SIP en H.264, waardoor koppelen met systemen van andere fabrikanten wel mogelijk is.”

‘Voor zakelijke communicatie willen bedrijven meer garanties dan bij Skype, vooral als het om klantcontact gaat’ Ingeburgerd

De stelling dat videoconferencing bij de gemiddeld werknemer niet ingeburgerd zou zijn, is volgens Stefan van Hoof, country manager Benelux Lifesize, door de tijd achterhaald. “De tijden veranderen snel. Specifieke IT-toepassingen ontstonden vroeger in bedrijven en kwamen later voor de consument beschikbaar, zo ook videoconferencing. Brandbreedte was een must maar was bovendien duur. Nu zie je dat er sprake is van een ommekeer en dat consumenten al veel meer gewend zijn dan men in de bedrijfsomgeving gebruikt. Videoconferencing wordt nu dan ook veel breder geaccepteerd, draagt in hoge mate bij aan effectiever werken, mobiliteit en de groene gedachte”, aldus Van Hoof.

Of in een bedrijfsomgeving zou kunnen worden volstaan met Skype is volgens Van Hoof afhankelijk van de toepassing van videoconferencing. “Voor een kort overleg tussen twee mensen kan het voldoende zijn, maar ‘Skype for Business’, zoals Microsoft Lync tegenwoordig heet, biedt

Communicatie

niet de maximale kwaliteit die je voor langdurig en intensief vergaderen nodig hebt. Het is een collaboratatietool met video als onderdeel. We connecteren overigens zelf wel met Lync en zijn blij dat het bestaat omdat het gebruiker er steeds vaker toe aanzet om videoconferencing te gaan gebruiken.”

Een dure oplossing voor een boardroom is videoconferencing volgens Van Hoof al lang niet meer, omdat alle benodigdheden en brandbreedte veel goedkoper geworden is. “Daarbij komt dat mobiliteit een steeds groter vraagstuk is geworden en dat we nu veel meer focussen op het op betaalbare wijze ‘enablen’ van en naar allerlei devices.”

Gewenning

Het nog steeds niet afnemende aantal files in Nederland laat volgens Jan Roggeveen, verantwoordelijk voor business development collaboration bij Cisco, zien dat videoconferencing nog steeds niet is ingeburgerd bij de gemiddelde werknemer. “Toch ligt dat niet aan de techniek want die wordt juist steeds eenvoudiger in het gebruik. Het gaat niet om videoconferencing zelf maar wat je er mee doet en welke relevante veranderingsprocessen je hiermee wilt realiseren.” De tablet en de smartphone dragen volgens Roggeveen in hoge mate bij aan de acceptatie van videoconferencing. “Toch vraagt het voor zakelijke toepassing vaak nog om enige gewenning. Diezelfde schroom zag je ook in de begintijd van de mobiele telefonie.”

Het gaat er volgens Roggeveen om dat je elk apparaat dat je kan gebruiken ook wilt gebruiken zonder dat je hoeft na te denken over hoe dat dan zou moeten. “Consumentendiensten zoals Skype en Facetime vereisen dat je lid bent van de groep. De gebruiker wil visueel communiceren ongeacht wat hij voorhanden heeft. Standaardisatie is hierin de basis. Daarnaast is de ervaring ook anders dan van een professioneel systeem dat specifiek voor het zakelijk gebruik van videoconferencing is ontworpen.”

Flexibel

Hilde Verlee, countrymanager Benelux bij Polycom, is het niet eens met de stelling dat videoconferencing nog steeds niet ingeburgerd zou zijn bij de gemiddelde

werknemer “Ondanks het feit dat niet iedere werknemer gebruik maakt van videoconferencing is het gebruik van videoconferencing in de meeste organisaties niet ongewoon. Ook de populariteit van persoonlijke apparaten en de opkomst van trends zoals BYOD zorgen voor verdere ontwikkeling van videoconferencingtoepassingen.

Werknemers die voor hun baan flexibel moeten kunnen werken, profiteren van deze mogelijkheden. Werkgevers profiteren er op hun beurt weer van als medewerkers onderweg net zo productief kunnen zijn als werknemers op de werkvloer.”

‘Mobiliteit is een steeds groter vraagstuk geworden met focus op het op betaalbare wijze ‘enablen’ van en naar allerlei devices’ Explosie

Verlee vindt ook dat videoconferencing meer is dan een dure oplossing voor een boardroom. “De high-end ‘room-within-a-room’-systemen zijn dat waar videoconferencing oorspronkelijk bekend mee is geworden. Maar er is sinds die tijd veel veranderd. Technologie is ten goede verbeterd: we zijn allemaal veel mobieler geworden en we willen overal vandaan kunnen werken. De manier waarop de vraag naar mobiele oplossingen voor videoconferencing is toegenomen, is bijna een explosie te noemen. Videoconferencing ligt binnen handbereik van de consument. Desktopoplossingen zijn nu ook beschikbaar als softwareapplicaties, die gebruikers beveiligde toegang geven tot een videovergadering vanaf hun desktop. Er zijn speciale softwareapplicaties beschikbaar voor tablets en andere mobiele apparatuur. Die bieden hen dezelfde ervaring als de gebruikers die in een speciaal daarvoor ingerichte boardroom zitten. Tegenwoordig is het ook mogelijk om content direct te delen via videoconferencing. Zelfs deelnemers met alleen audio zijn in staat de content te volgen.”

K&E •

december 2014

29

Paperworld

Nieuw elan met Paperworld Plaza

Paperworld begint aan een nieuw hoofdstuk met de komst van Paperworld Plaza in hal 3.1, waar zich zo'n dertig Duitse leveranciers hebben verenigd. Hierdoor is een aantal bekende merken teruggekeerd naar de beursvloer. Maar Paperworld blijft een heel internationale beurs met een grote veelzijdigheid aan producten.

'We hebben te maken met grote veranderingen die veel impact hebben, zoals de globalisering en digitalisering'

30 K&E • december

Michael Reichhold was traditiegetrouw overgekomen uit Frankfurt om de plannen voor de komende Paperworld-editie uit de doeken te doen. want er is genoeg te vertellen met onder meer het nieuwe concept Paperworld Plaza.

Ook de huisstijl van Paperworld is vernieuwd. Het nieuwe logo in de vorm van een kameleon moet de veranderingen in de markt verbeelden. "We hebben te maken met grote veranderingen die veel impact hebben, zoals de globalisering en digitalisering. De namen van alle standhouders komen op de kameleon terug. Je moet veranderen, dus ook Paperworld. We zijn een spiegelbeeld van de markt."

Internationaal

Reichhold stelt de veelzijdigheid van Paperworld aan de orde. "Er is geen enkele beurs ter wereld met zo veel verschillende producten", durft hij te stellen, nadat dit in beeld werd gebracht door een promofilmpje. Daarnaast benadrukt hij maar weer eens het internationale karakter van de beurs. "Slechts 18 procent van de exposanten is

2014

van Duitse origine." Opvallend is verder volgens hem dat er relatief veel bezoekers uit Azië naar Frankfurt komen.

"Er waren altijd wel veel exposanten uit Azië, maar nu dus ook bezoekers uit die regio. Daar moeten we op inspelen."

Wat betreft de Nederlandse inbreng op Paperworld is er een lichte daling te zien, stelt Björn Vissers, sales & marketingmanager van Messe Benelux, de vertegenwoordiging van de Messe Frankfurt in Nederland. "Enkele komen niet terug omdat de investeringen volgens hen niet lonen. Sommigen gaan wat kleiner staan. Maar er is ook een aantal partijen teruggekeerd op de beurs. En een onderneming als Jalema, die vorig jaar er niet was, gaat op Paperworld Plaza staan. Zij hebben zich met de Duitse vestiging ingeschreven bij de Duitse branche-organisatie."

Reichhold constateert dat orders plaatsen op de beurs al lang verleden tijd is. "Slechts 9 procent komt om te kopen op de beurs. Meer dan 40 procent komt voor het aanknopen van nieuwe zakenrelaties. Ongeveer hetzelfde percentage van de bezoekers komt voor innovatie en

Paperworld

nieuwe producten. "We streven er dan ook steeds meer naar om producten in hun toepassingen te presenteren.

Wat kun je er nu mee?", stelt Reichhold.

Paperworld Plaza

Nieuw tijdens Paperworld 2015 is Paperworld Plaza, een concept om de Duitse fabrikanten, die de laatste edities verstek lieten gaan, weer naar de Frankfurt te krijgen. Paperworld Plaza in hal 3.1 brengt de bekende Duitse merken bijeen. Paperworld Plaza staat met dertig exposanten al aardig op de rit. Volgens de organisatie waarderen de leveranciersorganisaties de ‘Altenaer Kreis’ en ‘PBS-Industrieverband’ het nieuwe concept, dat is ontwikkeld in samenwerking met de Messe Frankfurt. Dankzij het concept is het mogelijk om fabrikanten te interesseren en terug te winnen die in de laatste jaren Paperworld links hebben laten liggen, aldus de Messe. Dit is naar eigen zeggen het resultaat van de nauwe samenwerking tussen Messe Frankfurt en de twee leidende associaties in Duitsland.

Uit onderzoek bleek dat (Duitse) marktpartijen niet elk jaar willen deelnemen aan Paperworld, omdat de cyclus van vernieuwing en innovatie niet meer aansluit op dat ritme.

Met Paperworld Plaza wordt een tweejarige deelname gefaciliteerd. In het oneven jaar staan de leden van de ‘Altenaer Kreis’ en ‘PBS-Industrieverband’ met een eigen ruime stand in hal 3.1 In het even jaar (te beginnen in 2016) is het aan de leden of ze aanwezig zijn en áls ze present zijn, in welke vorm. "Sommigen zullen niet met een stand aanwezig zijn, anderen met een kleinere standaard-stand", aldus Horst Bubenzer van Durable, een van de initiatoren van Paperworld Plaza. Reichhold vult aan: "Maar het grootste deel van de exposanten van Paperworld wil wel een jaarlijkse editie van de beurs. Zij hebben te maken met de verschillende seizoenen en trends die sneller wisselen."

Bekende partijen

Verschillende internationaal bekende partijen als Casio, Durable, edding, Exacompta-Clairefontaine, Faber-Castell, Gutenberg, Han-Bürogeräte, Holtz Office Support, Horn, Jakob Maul, Krug & Priester, Lyra, Novus Dahle, Online, Pelikan, Schneider Schreibgeräte, Sigel, Staedtler, Tesa, Trodat, Tombow Veloflex, en Werner Dorsch, hebben zich al ingeschreven voor Paperworld 2015. “De structuur van de exclusieve Paperworld Plaza exhibitie-ruimte zal worden bepaald door het lidmaatschap van die bedrijven van de beide associaties. In aanvulling op de klassieke kantoorproducten en schrijfwaren kunnen bezoekers dus ook stationery en accessoires voor het thuiskantoor vinden”, stelt Cordelia von Gymnich, VP

Consumer Goods & Entertainment bei Messe Frankfurt. Naast het brede spectrum van producten dat wordt getoond door de exposanten wordt er een uitgebreid programma van events en presentaties met verschillende highlights en speciale aanbiedingen aangeboden in hal 3.1. In het licht van het nieuwe concept Paperworld Plaza probeert de Messe ook (niet-Duitse) partijen, die al langer zijn afgehaakt, terug te lokken. Reichhold: "We willen ook grote merken, die de laatste jaren veelal hun intrek namen in omliggende hotels, om toch hun klanten te ontmoeten, terug op de beursvloer hebben. We hebben hun een goed aanbod gedaan om aanwezig te zijn. We staan open voor hun standpunt en hebben met het nieuwe concept ook wat te bieden."

Nieuw elan

In hal 3.0 zijn de office supplies als schrijfblokken, briefpapier en enveloppen, labels, agenda's en organisers gelokaliseerd. Nieuw is dat ze de komende editie worden vergezeld door de productgroepen computer accessoires en papier. Exposanten die zich er presenteren zijn onder meer Hailo, HSM, Stylex Toppoint, Olympia, Zettler, Colop, Elco, Portucel Soporcel, Lediberg en Double A International.

Al met al ziet Reichhold de toekomst van de beurs zonnig tegemoet, nu er een oplossing is gevonden voor een bepaalde groep leveranciers. "Paperworld Plaza geeft de beurs nieuw elan. Bovendien hebben we een uniek randprogramma. Eigenlijk is Paperworld een verplichting voor iedereen die in de branche werkzaam is. Je ziet echt innovatie en nieuwe ontwikkelingen."

'Eigenlijk is Paperworld een verplichting voor iedereen die in de branche werkzaam is. Je ziet echt innovatie en nieuwe ontwikkelingen.'

Trends

Emotional Path, Expressive Way and Classic Road zijn door Paperworld uitgeroepen tot de drie stijlwerelden voor het komend seizoen. Deze worden gepresenteerd in de jaarlijkse Trend Show, ingericht door Stilbüro bora.herke.palmisano . 80 procent van de Paperworld-bezoekers bevestigt dat ze trendsettende ideeën vinden in Frankfurt. Met de Trend Show voorziet Paperworld naar eigen zeggen in een belangrijke stimulans en inspiratie voor de industrie en haar productontwikkeling. evenals voor de retail en handel. Producten van exposanten worden ingepast in de drie trendwerelden in de Trend Show.

K&E •

december 2014

31

Tekst: Mirjam Adriaanse

Kennissessie

Trends en ontwikkelingen in documentbeheer

Papierloos: nabije toekomst of utopie?

Nog maar weinig organisaties hebben de printer bij het oud vuil gezet, ondanks de digitalisering van documenten en processen.

Bevinden we ons in een overgangsfase naar een werkelijk papierloos kantoor of is dit een te futuristisch beeld? Veenman, specialist op het gebied van documentbeheer, organiseerde een kennissessie om op deze vraag antwoord te geven.

Theo Thomassen

Paul Veger

“De term ‘paperless office’ had ik eigenlijk al een tijdje niet meer gehoord. In de jaren tachtig werd het als een soort manifest gebracht, daarna voorgesteld als het noodlot waaraan we niet konden ontkomen en nu meer als een mythe”, begint Theo Thomassen, als hoogleraar Archiefwetenschap werkzaam aan de Universiteit van Amsterdam. Niet een documentloos, maar een documentarm kantoor moet volgens hem het streven zijn. Een ontwikkeling die Thomassen ook waarneemt binnen de universiteit.

“Zelf werk ik ook in een grotendeels digitale organisatie.

Maar er blijven nog zaken die op papier geregeld worden.

Een voorbeeld hiervan zijn de presentielijsten bij werkcolleges. Een student met duidelijke principes weigerde die laatst overigens te tekenen.”

Psychologisch aspect

Sjoerd Alkema

32 K&E • december

Aan de hand van een aantal aspecten zet Thomassen uiteen waarom er überhaupt nog papier wordt gebruikt in kantooromgevingen. Van cognitieve voordelen, bij schrijven wordt de informatie gemakkelijker in de hersenen opgeslagen, tot juridische verplichtingen, handtekeningen en parafen die niet digitaal gezet kunnen worden.

De hoogleraar geeft een mooi praktijkvoorbeeld van het psychologisch aspect van papier. “Hoewel ik al tijden niet meer in een bibliotheek ben geweest, was ik toch on-

2014

aangenaam verrast door de mededeling dat boekenkast op mijn werkkamer wel ‘met vier meter minder kon’. Die handtekening voor in dat boek, daar ben ik aan verknocht zonder er vaak naar te kijken.”

Controledwang

Papier zal dus niet zo snel van het kantoor verdwijnen, maar wel steeds meer plaats maken voor digitale werkprocessen. Volgens Thomassen ontstaat hierdoor een informatie-overload. Hij waarschuwt voor de gevolgen hiervan. “De redenering dat alles archief is, leidt tot een geweldige bureaucratie. Omdat een minister verantwoordelijk is voor alles wat zijn ambtenaren doen, moeten bijvoorbeeld ook online blogs worden opgeslagen. Het gaat hierbij niet om kwaliteitszorg, maar om controledwang. We proberen mechanismen van de industriële samenleving, de bestuurlijke hiërarchie, toe te passen op de nieuwe informatiemaatschappij. Dat is uitzichtloos, we moeten uitgaan van mensen en niet van systemen.”

Verbod op papier

Een organisatie die juist uitgaat van mensen, en daar tijdens de discussie ook de complimenten van Thomassen voor ontvangt, is software-ontwikkelaar Decos.

Directeur Paul Veger legt uit wat er zo bijzonder is aan

Kennissessie

zijn bedrijf. “Wij hebben een zero tolerance-beleid voor papier. Facturen op papier worden niet betaald, aan de beeldschermen plakken geen post-its en visitekaartjes nemen we niet aan. En nee, er is ook geen wc-papier op de toiletten.” Drie jaar geleden besloot Veger zijn bedrijf te transformeren naar de kantooromgeving van de toekomst. Niet alleen de honderd procent papierloze bedrijfsvoering is bijzonder, ook het kantoor is qua architectuur opvallend te noemen. “Er zijn geen rechte muren, dus een archief- of boekenkast kunnen we niet kwijt. In de centrale ruimte staat een koffieautomaat, die expres niet zo snel werkt om spontane ontmoetingen tussen het personeel te bevorderen.”

Maar waarom zo een radicale verandering? “Half-half is vermoeiend. Een papierloos kantoor is volgens mij de toekomst, dus daarom wilde ik het in één keer goed doen? Daarnaast is ons kantoor tegelijkertijd een showroom, waar overheden en andere organisaties graag een kijkje komen nemen.”

Content

Sjoerd Alkema, strategisch adviseur Enterprice Content Management (ECM) bij Xillio, stelt ook het kantoor van de toekomst centraal in zijn presentatie. Ditmaal gaat het niet over de kantooromgeving, maar over de controle van content binnen een organisatie. “Onder content verstaan wij ongestructureerde digitale data. En die groeit bij veel organisaties erg hard. Uit cijfers van marktonderzoeksbureau Gartner blijkt soms met wel veertig tot zestig procent per jaar.” Om deze enorme groei van ongestructureerde data het hoofd te kunnen bieden, is goed beleid noodzakelijk. ‘Managing the chaos’, zoals Alkema het in zijn presentatie noemt.

Surfen

Xilio onderscheid drie soorten organisaties, die Alkema aan de hand van zijn favoriete sport uitlegt. “Deze surfer heeft de controle, dat komt omdat hij de juiste tools, techniek, timing en beleid heeft. Maar er zijn ook surfers die helemaal geen controle hebben, omdat ze op een of meerdere onderdelen falen. En er zijn bedrijven die totaal geen inzicht in hun content hebben en daarom een tsunami kunnen verwachten.” Hoe moeten organisaties zich wapenen tegen de content-golf? Volgens Alkema kan dit met classificatie; het vaststellen van regels, zodat er structuur ontstaat. Door deze structuur is een organisatie in staat om de waarde of relevatie van content vast te stellen. Noodzakelijk om boetes te ontlopen door non-compliancy en privacy-kwesties, maar ook kostenbesparing in beheer en opslag van content.

K&E •

december 2014

33

Tekst: Hans-Erik de Kruyff

Digitale archivering

Het digitaliseren van archieven is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Zeker als het om uiterst complexe personeelsdossiers gaat. Maar de gedane moeite wordt beloond met tijdbesparing, kwaliteit en integriteit.

Hogere school voor digitaal archiveren De personeelsadministratie wordt gekenmerkt door een grote verscheidenheid van documenten, die uit uiteenlopende bronnen voortkomen en die veelal ook op verschillende plekken worden opgeborgen. De arbeidsovereenkomsten en de verslagen van de functioneringsgesprekken zijn op de afdeling personeelszaken voorhanden, maar geldt dat ook voor bijvoorbeeld de salarisstroken en de e-mails met correspondentie over het opnemen van verlofdagen? En waar zijn de documenten met raakvlakken met externe partijen gearchiveerd? Denk aan ziek- en betermeldingen bij het UWV, de loonbelastingverklaringen voor de Belastingdienst en de contracten rond de leaseauto’s.

De personeelsdossiers bestaan doorgaans deels uit papieren documenten en deels uit digitale bestanden.

De veelheid en verscheidenheid van documenten maken de personeelsadministratie onoverzichtelijk en kwetsbaar voor fouten. Tegelijkertijd stellen instanties als Belastingdienst, Arbeidsinspectie en UWV steeds hoger eisen aan de kwaliteit van personeelsdossiers. Voor organisaties van enige omvang (zeg vanaf enkele tientallen medewerk(st)ers) is dan ook volledige digitalisering van alle personeelsdossiers de enige manier om het overzicht te verkrijgen of te behouden en om aan kwaliteitseisen te voldoen.

Verschillende documenten samenbrengen

‘Verscheidenheid van documenten maakt de personeelsadministratie onoverzichtelijk’

34 K&E • december

2014

Er zijn uiteenlopende hard- en softwaresystemen beschikbaar voor het opzetten en operationeel houden van digitale personeelsarchieven. Leveranciers als Ricoh, Canon en Xerox hebben hun hardware als uitgangspunt, in het bijzonder multifunctionals met extra functionaliteit voor bijvoorbeeld het versneld indexeren van documenten. Andere leveranciers stellen juist de software centraal.

Softwareproducenten op dit gebied zijn onder meer Expansion met Xtendis, Acanthis met DocBase en DocDynamics met d.3. Ook Circle Software, Square Information Solutions en BCT behoren tot deze categorie. Verder zijn

Digitale archivering

‘Volledige digitalisering van alle personeelsdossiers is de enige manier om het overzicht te verkrijgen of te behouden en om aan kwaliteitseisen te voldoen’

ook diverse leveranciers van personeels-informatiesystemen (waarover straks meer) op dit vlak actief.

Aandacht voor autorisaties

Misschien nog wel meer dan voor ‘gewone’ archieven geldt voor personeelsdossiers dat de archivering absoluut goed beveiligd moet zijn. De beveiliging dient zowel op functioneel niveau als op documentniveau te worden georganiseerd. Bij functioneel niveau kan worden gedacht aan bijvoorbeeld X mag uitsluitend raadplegen, Y mag daarnaast ook toevoegen en Z mag bovendien documenten verwijderen. Bij documentniveau valt te denken aan A mag de salarisstroken inzien en B mag dit niet. Bij een archiveringssysteem als Xtendis kunnen ook toegangszones worden ingesteld. Weer een voorbeeld: de individuele medewerker kan alleen zijn/haar eigen dossier inzien; de managers hebben toegang tot de dossiers van degenen aan wie zij leiding geven.

Beheer

De toegangsbeveiliging kan worden afgedwongen door met autorisaties te werken. Het is wel zaak de toegekende autorisaties goed te beheren. Wanneer iemand een carrièreswitch maakt binnen de organisatie, of het bedrijf verlaat, dan moeten de toegekende autorisaties worden aangepast danwel ingetrokken. Dit wordt helaas nog al eens vergeten. Het is mogelijk om met audit trials te werken, dat wil zeggen dat stelselmatig wordt geregistreerd wie welke handelingen in het personeelsarchief verricht. Ook als iemand zonder toestemming toegang tot een bepaald dossier probeert te krijgen, wordt dit geregistreerd en is de persoon via het autorisatieconcept te achterhalen.

Nieuwe Werken is of wordt ingevoerd, dan is er al gauw sprake van internet-oplossingen en/of cloud computing.

Het spreekt voor zich dat er dan aanvullende maatregelen nodig zijn om ongeoorloofde toegang tot het systeem (ook van buitenaf) te voorkomen.

Hogere school

Wie aan deze hoge school voor het digitaal archiveren denkt, zal geïnteresseerd zijn in de uitgebreidere mogelijkheden die HR-systemen (of personeels-informatiesystemen) te bieden hebben. Dergelijke systemen, zoals die van Afas, Exact en Raet voor de kleinere en middelgrote organisaties en van Oracle en SAP voor de grotere, bieden veel functionaliteit: van het analyseren van verzuimstatistieken tot competentiemanagement. Zij staan ook ‘self services’ toe, waarbij managers en medewerkers binnen een bepaalde bandbreedte zelfstandig hun personeelsgegevens kunnen bijhouden. Om van een HR-systeem profijt te trekken is de beschikbaarheid van een digitaal archiveringssysteem absolute voorwaarde.

Daarom zijn er voor bijvoorbeeld Xtendis koppelingen ontwikkeld naar tal van HR-systemen. In een dergelijke tandemopstelling moet vooraf goed worden geregeld welk systeem verantwoordelijk is voor welke functionaliteit. Eventuele overlappingen kunnen maar beter worden geëlimineerd, want die werken verstorend in het digitale proces.

In theorie heb je voor de creatie van een digitaal archief niet veel meer nodig dan een PC en een scanner. In de praktijk is evenwel veel meer nodig, in het bijzonder intelligente software. Dit geldt vooral voor een zeer complexe omgeving als personeelszaken.

Beschikbaar

Als het wenselijk is dat de personeelsdossiers in principe overal beschikbaar zijn, omdat we te maken hebben met geografisch verspreide vestigingen en of omdat Het

K&E •

december 2014

35

Onderschrijf uw promotie PF Concept verkoopt enkel aan de groothandel. Voor meer informatie, contacteer uw lokale leverancier. Marksman is exclusief verkrijgbaar bij PF Concept.

W W W. P F C O N C E P T. C O M PFconcept Adv. K&E okt2014.indd 1

Alcatel-Lucent OpenTouch Unified Communications

Integreer Android telefoons, Ipads en Iphones met uw centrale communicatie-oplossing.

Eén telefoonnummer, één telefoonlijst en één mailbox voor alle devices van de medewerker.

Zet eenvoudig audio- en videoconferenties op.

Integreer de communicatiemiddelen van thuiswerkers met uw centrale communicatie-server.

Integreer social media en chat.

Deel eenvoudig live documenten en presentaties met collega’s.

Zie op pc, tablet en smartphone wie beschikbaar is.

Werk efficiënter en bespaar door de communicatie inzichtelijk en beheersbaar te hebben.

Meer weten? www.nextel.nl www.alcatel-lucent-dealers.nl

12/11/14 12:16 PM

Event

De specialisten op het gebied van tapijt en vloerbedekking bevinden zich van 17 tot en met 20 januari 2015 op de Messe Hannover. Dan vindt de belangrijke internationale beurs Domotex weer plaats. De barometer voor de laatste trends en ontwikkelingen in deze branche.

Domotex: barometer voor vloerbranche Op Domotex zullen circa 1.300 exposanten uit meer dan zestig landen hun productnoviteiten van het komende seizoen presenteren. “Bezoekers kunnen uitzien naar een zeer internationale en innovatieve Domotex 2015 die als ontmoetingspunt en motor van de branche voor de hele wereld zal zorgen voor nieuwe impulsen en omzet”, meent de organisatie.

Innovaties

Met het vorig jaar geïntroduceerde Innovations@ DOMOTEX biedt Domotex een onderscheidend concept dat geselecteerde noviteiten compact en overzichtelijk toont. De beurs bouwt in 2015 dat concept verder uit.

“Het concept om bezoekers meer oriëntatie te bieden en daarmee de totstandkoming van zakelijke contacten bij de stands van de exposanten te ondersteunen, vindt bij de branche veel respons“, aldus Jochen Köckler, lid van de raad van bestuur van Deutsche Messe AG, Hannover.

Het komende jaar worden voor het eerst ook noviteiten van de toepassings- en legtechniek in een van de drie speciale zones gepresenteerd.

Zulke speciale zones zijn er ook voor textiele en elastische vloerbedekkingen, parket, laminaat en moderne, met de hand vervaardigde tapijten. Bovendien discussiëren internationaal gerenommeerde vormgevers uit architectuur en design, zoals Stefan Diez, Ross Lovegrove en Roberto Palomba, tijdens de Innovations@DOMOTEX Talks over de nieuwste ontwikkelingen en toepassingsmogelijkheden op het gebied van vloeren.

Aankoopbeslissingen

“In breedte en diversiteit van producten, innovaties en trends is er geen alternatief voor Domotex. Ze is wereldwijde trendbarometer en etalage tegelijk“, aldus Köckler..”Nergens anders stellen zo veel internationale vakbezoekers uit handel, vloerenleggersvak, architectuur en binnenarchitectuur zich op de hoogte van nieuwe producten en trends uit de branche. Meer dan 90 procent van hen zijn betrokken bij de aankoopbeslissingen in hun ondernemingen.”

Volgens de organisatie zijn dan ook de wereldwijd belangrijkste aanbieders van vloerbedekkingen vertegenwoordigd in januari. Meer dan 85 procent van de ondernemingen komt uit andere landen dan Duitsland.

De exposanten van de Domotex tonen producten en noviteiten van textiele en elastische vloerbedekkingen voor woon- en projectomgevingen, tapijten, parket en laminaat, vloerbedekkingen voor buitenshuis, maar ook leg-, onderhouds- en toepassingstechnieken.

Speciale gasten

Presentaties en discussierondes maken het aanbod compleet. Tijdens de Innovations@DOMOTEX Talks in hal 6 discussiëren internationaal gerenommeerde architecten, binnenhuisarchitecten, planners en designers zoals Stefan Diez, Roberto Palomba en Ross Lovegrove over de trends van morgen en de gevolgen voor hun werk.

Want de vormgeving van vloeren die aan ruimten hun karakter kunnen geven, komt steeds meer centraal te staan. Bovendien nemen architecten en designers uit het presentatieprogramma de bezoekers van de speciale zones tijdens rondleidingen mee naar de stands van de exposanten.

Kostbare en exclusieve met de hand vervaardigde tapijtcreaties worden in hal 17 gepresenteerd. Designers en fabrikanten van naam stellen daar hun nieuwste creaties ten toon, daaronder Rug Star, Floor to Heaven, Jan Kath Design, Makalu, Obetee, Reuber Henning, Hossein Rezvani, Wool & Silk Rugs en Zollanvari.

Heel praktisch gaat het eraan toe in hal 7: parket- en vloerenleggers, interieurinrichters, schilders en meubelmakers leren daar alles over innovatieve leg-, onderhouds- en toepassingstechnieken en wetenswaardigheden voor hun werk van elke dag. Bovendien kunnen bezoekers zich in de hallen 8 en 9 uitgebreid op de hoogte stellen van parket, hout en laminaat en van vloerbedekking voor buitenshuis.

Wie zich reeds voorafgaand aan de beurs op de hoogte wil stellen van geselecteerde noviteiten, presentatiethema’s, sprekers en rondleidingen, vindt alle belangrijke informatie overzichtelijk in de Innovation@DOMOTEX Guide. Deze is al vóór de beurs op www.domotex.de beschikbaar.

K&E •

december 2014

37

Tekst: Sef Heldens

Review

Nieuwe headset moet zorgen voor productiviteitsboost Dé uitdaging voor organisaties met kenniswerkers: ervoor zorgen dat de productiviteit op peil blijft. Jabra heeft internationaal onderzoek naar de effecten van omgevingsgeluid op de werkplek gedaan. Daaruit blijkt dat 69 procent van de kenniswerkers door lawaai op de werkvloer minder productief is. Op basis van dat gegeven heeft Jabra de Evolve-serie ontwikkeld.

geen ‘Er zijn snormen omgang rkvloer op de we ractie: je e t n i r o o v r elkaars a a n t p o lo egint te b n e u a e bur praten’

Van kenniswerkers wordt verwacht dat ze goed samenwerken en productief zijn. Het moderne kantoor is echter steeds vaker een kantoortuin waarbij veel mensen in dezelfde ruimte zitten, en dat op steeds minder vierkante meters. Uit onderzoek van Jabra blijkt dat 69 procent van de kenniswerkers minder productief is omdat ze gestoord worden door omgevingsgeluid of collega’s. “Er zijn geen omgangsnormen op de werkvloer voor interactie: je loopt naar elkaars bureau en begint te praten”, stelt Holger Reisinger, Senior VP Marketing, Products en Alliances bij Jabra. “Dit gebeurt zeer regelmatig tijdens de werkdag.

En wanneer een kenniswerker gestoord is, duurt het gemiddeld 23 minuten voordat hij weer zijn aanvankelijke taak oppakt.”

Concentratiezone

Het op peil houden van de productiviteit is voor organisaties een van de grootste zorgen, zo heeft Jabra onderzocht. Op basis van de onderzoeksresultaten heeft Jabra de Evolve-headsetserie ontwikkeld zodat werknemers hun eigen concentratiezone kunnen creëren. Qua uiterlijk is de Evolve-headsets in een kantooromgeving opvallend.

“Omdat de Evolve-serie het design heeft van een consumentenproduct denken wij dat het sneller geadopteerd wordt in de kantooromgeving. Je ziet er dan heel anders uit dan een callcenter-agent of een secretaresse”, aldus Reisinger.

Features

De Evolve-productlijn bestaat uit vijf modellen en is bestemd als endpoint van een UC-oplossing, geschikt voor

38 K&E • december

2014

softphone en mobiel. Interessante features zijn de grote oordoppen die voor een heldere geluidsweergave zorgen, maar ook geluidslekkage tegengaan, waardoor omgevingsgeluid buiten blijft; Duo bluetooth variant met nano dongle voor in de PC; bedraad via USB op de PC, maar deze heeft ook een 3,5 mm jack voor in de smartphone of tablet . Verder: koppeling van headset via NFC, de active noise cancellation (anti geluid) die ook spraakgeluid wegfiltert en een ‘busy light’ dat automatisch aangaat bij een telefoongesprek en tevens als ‘niet storen-indicator’ handmatig aangezet kan worden. En tot slot kan er uiteraard muziek geluisterd worden. Op zich een vreemde feature voor een kantoorheadset die de productiviteit moet doen toenemen, toch? Reisinger van Jabra: “Dat lijkt misschien zo, maar tweederde van alle bedrijven laat muziek op de werkplek toe. Daarnaast hoeft er niet per se naar muziek geluisterd te worden, het kan bijvoorbeeld ook natuurgeluid zijn dat voor inspiratie zorgt.”

Achterhoofd

Reisinger besluit: “We hebben de Jabra Evolve-productlijn ontworpen met zowel de werkgever als de werknemer in ons achterhoofd en bieden hiermee een belangrijke oplossing die zichzelf snel terugverdient door het verhogen van de productiviteit en een versnelde acceptatie door de gebruiker. Met acceptatie bedoelen wij niet alleen de acceptatie van de headset, maar zeker ook de gebruikersacceptatie voor het UC platform. ”

Productnieuws

Herman Miller: persoonlijk zitgevoel met Mirra2 TriFlex Herman Miller Benelux introduceert de Mirra2 TriFlex. Deze lichtgewicht bureaustoel combineert naar eigen zeggen het perfecte persoonlijke zitgevoel met de dynamiek van de hedendaagse kantooromgeving.

Bovendien speelt duurzaamheid ook een grote rol bij de stoel. De Mirra2 TriFlex is een aanvulling op de Mirra2 Butterfly Back. De naam ‘Mirra’ is afgeleid van het Engelse woord ‘Mirror’ wat spiegel betekent. Het idee achter het ontwerp is dat elke beweging van de gebruiker wordt gespiegeld. Daardoor beantwoordt de stoel volledig aan het zitgedrag van de gebruiker, zowel actief als passief.

Dat maakt de Mirra voor ten minste 95% van de mensen tot de ideale zitoplossing. De Mirra-stoel is voor 96% recyclebaar, bestaat voor 42% uit gerecycled materiaal en bevat geen PVC. De gepatenteerde TriFlex flexibele rugleuning bestaat uit één stuk en laat zich op natuurlijke manier buigen.

De stoel past zich zo aan de lichaamsvorm, lengte en bewegingen aan. www.hermanmiller.nl

my inspiration

Levendig in al zijn facetten en één en al inspiratie – dat is de manier waarop de Paperworld zich aan de kantoorvakhandel presenteert. Voor de hele sector vormt deze beurs daarom het belangrijkste platform om informatie over nieuwe producten in te winnen, nieuwe trends te ontdekken en contacten aan te knopen met de diverse branchegenoten. Zorg dat u er in 2015 bij bent!

31. 1 t/m 3. 2. 2015 in Frankfurt am Main paperworld.messefrankfurt.com info@messefrankfurt.nl Tel. +31 (0) 70 262 90 71

Nieuw 2-in-1-telg van Acer Acer introduceert een nieuwe telg van de Aspire Switch 2-in1 notebookfamilie, de Acer Aspire Switch 12.

Het heeft, zo meldt Acer, een ‘levendig’ full HD 12,5-inch beeldscherm.

Dankzij een onderscheidend kickstand-ontwerp met een magnetisch afneembaar toetsenbord zonder vergrendeling kan men makkelijk schakelen tussen de vijf gebruiksmodi. Deze 2-in-1 notebook is uitgerust met de nieuwste Intel Core M-processor en een full HD-scherm om gebruikers te voorzien van een veelzijdig apparaat dat de productiviteit een boost geeft. www.acer.nl

l bij is? in elk geva ie er in 2015 w d w en: eu kk ni prijs te pa Ook zo be u hebt een en n ke ik kl m Even door frankfurt.co orld.messe app.paperw

Tekst: Mirjam Adriaanse

Fun meets Function

EfficiĂŤnter werken en leven met een slim horloge?

Smartwatch voor zakelijk gebruik

Het horloge bestaat al heel lang, maar de nieuwste modellen kunnen veel meer dan de tijd weergeven. Wat zijn de zakelijke mogelijkheden van smartwatches?

We zetten zes toepassingen op een rijtje.

40 K&E • december

2014

Fun meets Function

Communicatie

Het beeldscherm van een smartwatch is natuurlijk te klein om een flinke e-mail te typen. Voor korte berichten, kan een slim horloge wel van pas komen. Zeker met dicteerapplicaties, die gesproken mededelingen omzetten in een tekstbericht. Even snel een berichtje lezen tijdens een vergadering? Het is een stuk minder storend dan een smartphone pakken.

Agenda en taken

Een afspraak over vijftien minuten? Dan trilt het horloge en geeft direct de naam en locatie van de volgende vergadering weer. Een papieren agenda is bij veel werknemers al passé, maar nu hoeft ook de smartphone niet meer op tafel te komen. Ook takenlijstjes kunnen via de smartwatch weergegeven worden, zelfs als de drager zich op een specifieke plek begeeft. Vergeet niet het contract van een nieuwe werknemer te onderteken, als u bij het secretariaat staat.

Betalingsverkeer

Mobiel betalen is met een opmars bezig en fabrikanten van smartwatches ontwikkelen de mogelijkheid om ook via een smartwatch aankopen te kunnen doen. Haal het horloge langs het afrekenpunt en de ingebouwde chip zorgt voor de betaling. Ook productinformatie kan met een smartwatch worden opgehaald. Een gebruiker kan zo eerst de specificaties van een product opvragen, voordat hij tot aanschaf overgaat.

Onderzoek uit Big Data

De data vanuit verschillende smartwatches kan worden gekoppeld en onderzocht. Het bekendste voorbeeld hiervan is de monitoring van Parkinson-patiënten door Intel, wiens voormalig CEO aan de ziekte lijdt, en de Michael J. Fox Foundation. Met een smartwatch worden ruim 300 observaties, zoals tremoren en slaapritme, gemaakt over een periode van zes maanden. Met deze resultaten wordt een database aangelegd met informatie over de ziekte. Natuurlijk zijn ook allerlei andere onderzoeken mogelijk met de informatie verkregen uit smartwatches.

Menig marketingmanager weet waarschijnlijk wel raad met die info.

Gezondheid

Met een smartwatch is het mogelijk om een compleet beeld te krijgen van alle fysische activiteiten, zoals het aantal stappen of hoogtemeters. Maar ook het aantal verbrande calorieën en de hartslag worden gemeten.

Daarnaast kunnen verschillende applicaties ook tips geven om meer te bewegen, op te staan of juist te gaan zitten. Door de gegevens over een langere periode in te kunnen zien, is een leefpatroon te zien. Een stressvolle periode gehad? Misschien helpt meer bewegen om een ziekteperiode te voorkomen.

Cijfers

•

Bedrijfsbeveiliging

Een smartwatch zou wel eens het einde van het wachtwoord zoals we dat nu kennen, kunnen betekenen. Nu er steeds vaker melding wordt gemaakt van gehackte wachtwoorden door cybercriminelen, is er behoefte aan een extra stap beveiliging. Dit kan met zogeheten multifactor authenticatie, waarbij naast het wachtwoord ook een tweede of derde middel gebruikt wordt om de identiteit van de gebruiker vast te stellen. Denk hierbij aan een pinpas met een pincode. Maar dit kan ook met biometrische informatie verkregen via een smartwatch. Alleen diegene met het juiste wachtwoord én de juiste vingerafdruk, krijgt toegang tot de bedrijfskritische informatie.

•

• • •

De voorspelling is dat in 2018 ruim 91,6 miljoen smartwatches verkocht worden met een gemiddelde prijs van 100 dollar. Volgens Business Insider staat dit gelijk aan een markt van 9,2 miljard dollar in 2018.

Een smartwatch voor de massamarkt wordt het eerste consumentenproduct na de telefoon dat volledig digitaal zal worden. Een horloge met internetconnectiviteit is niet zo een schokkend anders concept dan een bril met extra functies.

In de toekomst zal 1 op 20 smartwatches gelinkt worden aan een smartphone.

Populaire smart-fitnessbanden, zoals FitBit, zullen een functionaliteit worden van een smartwatch.

Smartwachtes zullen beeldschermen hebben, en zelfs als ze klein zijn, en software draaien die direct correspondeert met smartphones.

Bron: Business Insider, Intelligence’s proprietary forecast for the smart watch market

K&E •

december 2014

41

Inkoopwijzer

Archief oplossingen

Jalema B.V. Dr. Poelsstraat 11 Postbus 4802 5953 ZL Reuver Tel. (077) - 476 76 76 Fax (077) - 476 76 90 www.jalema.com

Bureaumeubilair Stratipex BV Tel. 077 - 473 71 00 Fax 077 - 473 71 05 Email: verkoop@stratipex.nl www.stratipex.nl

kantoor- en computersupplies

Papierwaren

Tesa BV Stationsplein 3-1 1211 EX Hilversum Tel.: +31 35 62 50 200

Branche-organisaties ICT~Office Postbus 401 3440 AC Woerden Email: info@ictoffice.nl www.ictoffice.nl

SRT International SRT International B.V. Kartonbaan 5 9672 BP Winschoten tel: 0597 331260 info@srtint.com Trade register 27157048, The Hague www.succes.com www.ryam.nl

PaperlinX Pollaan 1 7202 BV Zutphen Postbus 33 7200 AA Zutphen Tel.: 0575 59 85 98 Fax: 0575 59 85 97 gos.vkoffice.nl@paperlinx.com www.paperlinx.com/nl

OKI Printing Solutions BV Neptunusstraat 29 2132 JA Hoofddorp Tel. +31 (0) 23 55 63 740 Fax +31 (0) 23 55 63 750 www.oki.nl

ciale &E spe ende K lg o v fort!

In de zitco m t vo o r h c a d n aa

n

Meer informatie inkoopwijzer?

Bel 024 34 54 155

42 K&E • december

2014

Lees uw favoriete vakblad ook online Ga naar http://issuu.com/magentapublishing 3 Nummer 2014 Oktober 53 Jaargang

KANTO n en MKB

overhede

rs binnen

inkope azine voor

t vakmag

K&E is hé

Sinds 1918

r bus

hét vakti jdsch rift voor

iness

de hand el in kant oor- en

Vakhan bij eddi del in goed e ha ng Lega maste nden r jaarga

ng 96

>> Visie 201 verande 5: ring

aanverwa nte artik elen

• numm

er 10

• dec

Het va kb

t

>> Adveo: wachten dealers vermeer van distr i

>> Orgatec tief gevo 2014: posi el over heerst

www .kantoor

net.n

l

Jaarga

lad vo or

2014

George van

een mus

Hét

Doe goede zaken met printing & documentmanagem ent

Al ov les er Te In le de sp co ir m Aw ie ar nc ds e

mag

azine

Brugge,

ng 18

I Numm

er 8

het ict I November 2014 -kana al

Plus!

Meer t aandach ier met pap

Voicew met cl orks ze nieuw ouddiens t ten e stap

Jaarga

ng 10

I Numm

er 9 I

vakbla

d voo

r de

tele

CoM

- ICt

- eN

Ce reS

elle

r IN

belgIë

g 3D printinnger gamecha of hype?

connex ie, 2014-0 jaargang 15 5 Decem tweem ber aandel 79 afgiftek ijks ANTWE antoor R PEN X

P5091

Weara de vo bles, lgend e big

Novem

ber 2014

nl.conn

exie.be

bang

P

FirmT el

Tweed ehands softwa relicent ies?

IENCY

10 tips vo or een open kanto orruimte

2014: Orgatec an de kantoor vt toekoms

kantoo

FFIC OR & E

Kansen in 3D-m arkt

Myste ry belt Zw caller olle

In ges prek: Melvin Harm Contac sen t Cen ters: een Overzic specia ht SIP lisme?

-toest ellen Als t elec

www.com pute

rweb.nl

om u w za ak

IN dIt

is

www.tbm net.

nl

NuMM er

Hoe telefo neert de KMO? Orang e wil teleco m herde DECT finiëre versu n s VOWL AN: Verled en versu s toeko mst draa dloz e com mun icati e • navi gatie • mult

®

twitte

r @con

imed

ia • appl

icati

es • ict

• acce

ssoi

res

nexie

U

B

L

I

S

H

I

N

G