Manual de Procedimientos
Campus Zona 10 Centro de Estudios InterNaciones
Guatemala, 19 abril 2018
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO GESTION Y LOGISTICA DE CURSOS LIBRES CEI DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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Oficina
PROPOSITO Gestión, registro y logística de cursos, seminarios o diplomados que se imparten para una sola empresa o grupo cerrado, en las instalaciones de la empresa o de la Universidad. El cliente paga el 100 % de los participantes. PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DOCUMENTO / RECURSO
1
Director CEI
Negociación de precio, autorización del contenido, arreglos de logística (Lugar, fecha, horario, docente, forma de pago)
N/A
2
Director CEI
Solicitar al docente todos los documentos para creación del Código Docente
Carátula expediente docente
3
Caja
Solicitar creación del código de la empresa que patrocina al 100% el evento en Contabilidad
Correo electrónico
4
Director CEI
Creación del Curso en INTRANET, ingreso de datos de honorarios, horario del evento, fechas, horas, salón, No. de Horas y nombre y código del cliente que patrocinará al 100% el evento.
5
Director CEI
Solicitud de autorización del contrato de docente a Secretaria de Rectoría
Correo electrónico
6
Docente
Firma del contrato por el docente en Secretaria de Rectoría
Contrato Docente
7
Director CEI
Preparación material, presentaciones digitales, formularios de asistencia, Copia de DPI, correos de bienvenida
Documentos Office
8
Caja
Solicitar formulario de inscripción en curso libre en el portal y envío por correo del instructivo digital para ingresar al portal
Instructivo Portal
9
Alumno
Completar en el portal el formulario de inscripción en curso libre
Portal Estudiante
10
Caja
11
SISUNI
Ingreso de los CODIGOS DE SOLICITUD a ADMISIONES y luego a INSCRIPCIONES de cada uno de los participantes
SISUNI
Director CEI
Asignación del curso en el el trimestre que corresponda
SISUNI
12
Director CEI
Firma y sello del Formulario de Asignación
13
Caja
14
Docente
Desarrollo del curso
15
Docente
Ingreso de Notas en Portal
16
Director CEI
Envío de formulario de asignación, formulario de inscripción impreso, copia del DPI en folder de expediente de cada estudiante a Control Académico
Verificación del Acta, impresión, firma y sello para autorización, envío a Vicerrectoria Administrativa
Hoja de Asignación Expediente de alumno N/A Portal Docente Vista Previa Acta
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PROCEDIMIENTO GESTION Y LOGISTICA DE CURSOS LIBRES CEI
17
Docente
18
Vicerrectoría
19
Presentación de factura por honorarios en Contabilidad
A
Factura descripción indicada
Verificación del Acta impresa por Vicerrectoría Administrativa
SISUNI
Rectoría
Autorización del Acta por Rectoría
SISUNI
20
Docente
Firma del Acta por el docente en Control Académico
21
Caja
Entrega de cheque por honorarios de docente
Cheque
22
Caja
Emisión del recibo de cobro al cliente
SISUNI
23
Caja
Envío de recibo de cobro con mensajería para entrega o trámite de pago
24
Caja / Director Seguimiento al pago del evento CEI
Acta impresa
Control mensajería Teléfono / Correo
25
Caja
Verificación del pago o depósito en cuenta en Contabilidad
NA
26
Caja
Solicitud de los diplomas de participación a Control Académico con la Solvencia de pago de contabilidad
27
Control Académico
Impresión, firma y sello de diplomas. Registro en el libro de actas y envío a Campus Zona 10
Diplomas UNI
28
Director CEI
Entrega de diplomas a participantes
Conocimiento
Correo electrónico
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO INSCRIPCION CREACION CURSOS LIBRES EN SISUNI DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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Oficina
PROPOSITO Gestión y logística de cursos libres abiertos al público en general, según programación mensual del CEI PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1
Directora de Campus
Elaboración de agenda trimestral de los cursos libres del Centro de Estudios InterNaciones
2
Directora de Campus
Presentación de temas a Consejo Directivo para aprobación
3
Secretario General
Autorización de agenda Se completa el formulario: Elaboración de material digital para comercialización y se adjunta la información breve de cada evento. Se solicita versión para masivos digitales, banner de la página de la Universidad, páginas de Facebook de CEI y UNI, publicidad en Facebook. Diseñadora elabora, Directora CEI corrije y se aprueba versión final. Este paso debe estar completado 45 días antes de inicio del curso. Se inicia la comercialización de los cursos abiertos, por medio de envío de correos electrónicos, publicidad en Facebook, se promociona en la página de la Universidad y página del CEI. Se colocan los banners e información individual de cada curso en la página de la Universidad, sección CEI.
DOCUMENTO / RECURSO
Correo a SG para presentación en CD Punto de Acta
4
Directora de Campus
Orden de trabajo de Diseño
5
Directora de Campus / Vendedora
6
Directora Campus / Call Center
Se comparte la información digital y agenda de los cursos con el departamento del Call Center para brindar información a interesados
Correos electrónicos internos para solicitud de los servicios
7
Directora de Campus / Vendedora / Call Center CEI
Recepción de llamadas de interesados, se brinda información inmediata telefónicamente, se toman datos para envío posterior de PDF del curso. Se verifica la recepción electrónica de la información
Correos electrónicos, PDF de curso
8
Call center / Vendedora
Seguimiento a cada cliente de manera individual para lograr la inscripción en el curso
Llamadas telefónicas, correos
9
Call center / Vendedora
Inscripción de alumno en curso abierto con procedimiento en plataforma y general Código de Solicitud
Instrucciones para inscripción en línea
10
Estudiante
Participante ingresa en plataforma para inscripción en cursos sin prerrequisitos y genera Código de Solicitud
Portal del Estudiante.
11
Estudiante /Caja
Participante se presenta en campus y entrega No. de Código de Solicitud para proceder a inscripción y pago del curso
Portal del Estudiante.
Correos electrónicos internos para solicitud de los servicios
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO DE RESOLUCION DE PROBLEMAS EN PLATAFORMA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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Oficina
PROPOSITO Inscripción de participantes individuales a los cursos libres. El alumno paga directamente su participación.
PASO
RESPONSABLE
1
Alumno
2
Caja
3
Caja
4
Director CEI
5
Alumno
ACTIVIDAD
DOCUMENTO / RECURSO
Se presenta al área de caja. Entrega la impresión del número de solicitud de admisión a cursos sin prerequisitos y la fotocopia de DPI. Se ingresa al formulario de solicitud de admisión en SISUNI se verifican todos los campos, se corrige lo que no esté completo y se graba. Se Imprime el convenio de estudiante y solicita que el estudiante lo lea y firme. Se elabora el expediente del participante con la solicitud de admisión, contrato firmado, copia del DPI de ambos lados. Se entrega a Directora de Campus
Número de solicitud de Admisión y copia de DPI
Se asigna el curso al estudiante, se firma y sella la hoja de asignación. Se devuelve a caja para envío a OCA.
SISUNI, Expediente del Estudiante
Realiza el pago correspondiente
SISUNI Documentos del estudiante
Recibo CEI
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO INSCRIPCION CURSOS LIBRES CON PATROCINADOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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Oficina
PROPOSITO Inscripción de alumnos a cursos libres de CEI, que cuentan con patrocinio económico de una empresa. ACTIVIDAD
DOCUMENTO / RECURSO
PASO
RESPONSABLE
1
Alumno
2
Caja
3
Caja /Contabilidad
4
Caja
5
Caja
6
Caja
7
Director CEI
Reenvía el correo electrónico con su visto bueno, a Vicerrectoría
Correo electrónico
8
Vicerrectoría
Ingresa a SISUNI la relación del patrocinador con su patrocinado.
SISUNI
9
Director CEI
Ingresa a SISUNI y asigna el curso al estudiante. Imprime y firma la asignación, la adjunta al expediente y lo devuelve a la secretaria.
SISUNI y expediente del alumno
10
Caja
Envía expediente a Control Académico.
Expediente de estudiante, servicio de mensajería.
Se presenta al área de caja. Entrega la impresión del número de solicitud de admisión y la copia de DPI. Accesa al formulario de solicitud de admisión por medio de SISUNI. Revisa y graba la información, imprime dicho formulario y solicita al estudiante que lo firme. Solicita a Contabilidad la creación del Código del Cliente Patrocinador. Realiza la inscripción, imprime el convenio de estudiante y solicita que el estudiante lo firme. Elabora el expediente del estudiante con la solicitud de admisión, el convenio de estudiante y copia de DPI. Traslada el expediente a la Directora del CEI. Redacta un correo electrónico dirigido a la Directora del CEI, solicitando que se ingrese a SISUNI la relación del patrocinador con su patrocinado. En el correo se consigna el nombre completo y código del estudiante, el nombre, Nit y dirección del patrocinador.
Número de solicitud de Admisión y copia de DPI SISUNI, formulario de solicitud de admisión SISUNI SISUNI, convenio de estudiante Expediente de estudiante
Correo electrónico
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO DE CONEXIÓN DE AULAS
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Oficina
PROPOSITO Conexión de Aulas Virtuales como Alumno, es decir, cuando el Campus se conecta de manera virtual, ya que el docente se encuentra presencialmente en otra sede.
Paso
Responsable
Actividad
1
Técnico Aulas
Encender Equipo: Computadora y Cañonera.
2
Técnico Aulas
Iniciar Sesión en Windows.
3
Técnico Aulas
Abrir Mozilla FireFox
4
Técnico Aulas
Acceder a la dirección: unionline.uni.edu.gt
5
Técnico Aulas
Ingresar usuario y clave de Campus Zona 10.
6
Técnico Aulas
Acceder a la opción: Inicio del Sitio.
7
Técnico Aulas
En el cuadro de búsqueda colocar el nombre del curso.
8
Técnico Aulas
Presionar el boton: Ir
9
Técnico Aulas
En los resultados de búsqueda elegir el curso deseado.
10
Técnico Aulas
Buscar la sesión de VipLearning Activa, por lo general es la última creada.
11
Técnico Aulas
Acceder a la Sesión VipLearning.
12
Técnico Aulas
Activar Microfono
13
Técnico Aulas
Hacer la prueba de audio y pulsar el boton: Si
14
Técnico Aulas
Elegir Cámara
15
Técnico Aulas
Dejar silenciado el microfono para evitar retorno.
16
Técnico Aulas
Al finalizar la clase cerrar sesión
17
Técnico Aulas
Para conexión de otra clase en el mismo salón seguir desde el paso 3.
DOCUMENTO
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Oficina
PROPOSITO Dar mantenimiento preventivo al equipo de aulas virtuales y laboratorios en cada sede.
PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1
Técnico Aulas
Mantenimento de Fin de Semestre
2
Técnico Aulas
Limpieza de equipo: Computadora, Proyector, Otros Equipos
3
Técnico Aulas
Borrado de Archivos Termporales y Descargas
4
Técnico Aulas
Actualización de Software
5
Técnico Aulas
Si se considera necesario es posible formatear desde cero el sistema
DOCUMENTO
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO DE RESOLUCION DE PROBLEMAS EN PLATAFORMA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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Oficina
PROPOSITO Resolución de problemas en plataforma
PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
1
Técnico Aulas
Dependiendo del problema, se verifica si el problema es local o general.
2
Técnico Aulas
Si es problema es General: Determinar qué problema sucedió
3
Técnico Aulas
Informar por el chat en Consultas Técnicas Moodle
4
Técnico Aulas
Esperar la respuesta del Administrador Germán Acevedo
5
Técnico Aulas
Seguir las directrices del Administrador
6
Técnico Aulas
Comprobar que la solución es funcional
7
Técnico Aulas
Si la solución es favorable y exitosa: reconectar las sesiones abiertas en el momento del fallo.
8
Técnico Aulas
Si la solución no es favorable: proceder con el paso 3.
9
Técnico Aulas
Registrar el incidente en el archivo de Bitácora.
10
Técnico Aulas
Enviar el sábado de cada semana, el informe de Bitácora de Plataforma con el Coordinador de Moodle, en archivo digital.
DOCUMENTO / RECURSO
Bitácora plataforma
PROCEDIMIENTOS UNI
PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA GENERAL DE OFICINAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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Oficina
PROPOSITO Limpieza general de instalaciones de oficinas de Universidad y Centro de Estudios ubicados en zona 10. PASO
1
2 3
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Al ingresar cada mañana, se ordenan escritorios, se realiza la Persona de limpieza general de aulas y se saca basura de recipientes de Mantenimiento las aulas. Si se encuentran objetos olvidados se anotan en el formulario Persona de correspondiente y se notifica de lo que se encontró a la Mantenimiento Directora de Campus Directora CEI / Luego se procede a realizar la limpieza de los escritorios de Persona de personal administrativo y recoger basura de los recipientes Mantenimiento pendientes
4
Posteriormente se realiza limpieza general de cocina, pisos, Persona de áreas comunes, todos los baños, recoger y sacar basura, Mantenimiento lavado de loza, trapeadores y limpiadores
5
Al medio día se repite la misma rutina de limpieza desde el Persona de punto 1 al 4, repasando la limpieza general, baños, cocina y Mantenimiento aulas
6
Persona de Si hay evento para el día siguiente a primera hora se deja Mantenimiento colocado todo lo necesario en la forma solicitada.
7
Antes de retirarse se revisa que todas las instalaciones están Persona de limpias y ordenadas para recibir al grupo de alumnos de la Mantenimiento noche de PEM, Grado y Posgrado.
DOCUMENTO /RECURSO Escoba, trapeador, limpiadores, utensilios de limpieza Formulario Objetos Olvidados NA Escoba, trapeador, limpiadores, utensilios de limpieza Escoba, trapeador, limpiadores, utensilios de limpieza Mobiliario y equipo necesario
PROCEDIMIENTOS UNI
Página 1 de 1 A
PROCEDIMIENTO DE MONTAJE DE EVENTOS
Versión 1.1 19.04.18
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Oficina
PROPOSITO Logística de montaje de evento a desarrollarse en las instalaciones del CEI, desarrollado por el personal de mantenimiento y limpieza del Centro de Estudios InterNaciones
PASO
RESPONSABLE
1
Directora CEI
2
Directora CEI
3
ACTIVIDAD Directora del CEI notifica la realización de un curso, seminario, reunión o evento en las instalaciones a la persona encargada de mantenimiento. Se dispone según el tipo de evento del aula adecuada, el tipo de montaje y la logística a desarrollar de acuerdo al requerimiento
Directora CEI / Se coordina con la persona responsable de mantenimiento Persona de sobre el equipo y mobiliario que se requiere Mantenimiento Si es necesario solicitar mobiliario o equipo a otra sede, se hace la gestión por medio del Coordinador Administrativo y de Mantenimiento de la otra sede, utilizando los formularios y medios de contacto necesarios.
4
Secretaria CEI
5
Persona de Se realiza la limpieza general del área, montaje de acuerdo a Mantenimiento los requerimientos.
6 7
Se mantiene pendiente durante la realización del evento en Persona de cuanto a limpieza y cualquier requerimiento durante el Mantenimiento desarrollo del mismo Al finalizar el evento se realiza una limpieza general del área Persona de y se deja todo el mobiliario y equipo colocado como Mantenimiento usualmente esté requerido
DOCUMENTO N/A N/A NA Correo, Memo, Formulario de préstamo de equipo, Formulario VAD 002