Manual de Procedimientos

Manual de Procedimientos

Campus Zona 10 Centro de Estudios InterNaciones

Guatemala, 19 abril 2018

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO GESTION Y LOGISTICA DE CURSOS LIBRES CEI DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

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Oficina

PROPOSITO Gestión, registro y logística de cursos, seminarios o diplomados que se imparten para una sola empresa o grupo cerrado, en las instalaciones de la empresa o de la Universidad. El cliente paga el 100 % de los participantes.

PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO / RECURSO

1

Director CEI

Negociación de precio, autorización del contenido, arreglos de logística (Lugar, fecha, horario, docente, forma de pago)

N/A

2

Director CEI

Solicitar al docente todos los documentos para creación del Código Docente

Carátula expediente docente

3

Caja

Solicitar creación del código de la empresa que patrocina al 100% el evento en Contabilidad

Correo electrónico

4

Director CEI

Creación del Curso en INTRANET, ingreso de datos de honorarios, horario del evento, fechas, horas, salón, No. de Horas y nombre y código del cliente que patrocinará al 100% el evento.

5

Director CEI

Solicitud de autorización del contrato de docente a Secretaria de Rectoría

Correo electrónico

6

Docente

Firma del contrato por el docente en Secretaria de Rectoría

Contrato Docente

7

Director CEI

Preparación material, presentaciones digitales, formularios de asistencia, Copia de DPI, correos de bienvenida

Documentos Office

8

Caja

Solicitar formulario de inscripción en curso libre en el portal y envío por correo del instructivo digital para ingresar al portal

Instructivo Portal

9

Alumno

Completar en el portal el formulario de inscripción en curso libre

Portal Estudiante

10

Caja

11

SISUNI

Ingreso de los CODIGOS DE SOLICITUD a ADMISIONES y luego a INSCRIPCIONES de cada uno de los participantes

SISUNI

Director CEI

Asignación del curso en el el trimestre que corresponda

SISUNI

12

Director CEI

Firma y sello del Formulario de Asignación

13

Caja

14

Docente

Desarrollo del curso

15

Docente

Ingreso de Notas en Portal

16

Director CEI

Envío de formulario de asignación, formulario de inscripción impreso, copia del DPI en folder de expediente de cada estudiante a Control Académico

Verificación del Acta, impresión, firma y sello para autorización, envío a Vicerrectoria Administrativa

Hoja de Asignación Expediente de alumno N/A Portal Docente Vista Previa Acta

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PROCEDIMIENTO GESTION Y LOGISTICA DE CURSOS LIBRES CEI

17

Docente

18

Vicerrectoría

19

Presentación de factura por honorarios en Contabilidad

A

Factura descripción indicada

Verificación del Acta impresa por Vicerrectoría Administrativa

SISUNI

Rectoría

Autorización del Acta por Rectoría

SISUNI

20

Docente

Firma del Acta por el docente en Control Académico

21

Caja

Entrega de cheque por honorarios de docente

Cheque

22

Caja

Emisión del recibo de cobro al cliente

SISUNI

23

Caja

Envío de recibo de cobro con mensajería para entrega o trámite de pago

24

Caja / Director Seguimiento al pago del evento CEI

Acta impresa

Control mensajería Teléfono / Correo

25

Caja

Verificación del pago o depósito en cuenta en Contabilidad

NA

26

Caja

Solicitud de los diplomas de participación a Control Académico con la Solvencia de pago de contabilidad

27

Control Académico

Impresión, firma y sello de diplomas. Registro en el libro de actas y envío a Campus Zona 10

Diplomas UNI

28

Director CEI

Entrega de diplomas a participantes

Conocimiento

Correo electrónico

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO INSCRIPCION CREACION CURSOS LIBRES EN SISUNI DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

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Oficina

PROPOSITO Gestión y logística de cursos libres abiertos al público en general, según programación mensual del CEI PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Directora de Campus

Elaboración de agenda trimestral de los cursos libres del Centro de Estudios InterNaciones

2

Directora de Campus

Presentación de temas a Consejo Directivo para aprobación

3

Secretario General

Autorización de agenda Se completa el formulario: Elaboración de material digital para comercialización y se adjunta la información breve de cada evento. Se solicita versión para masivos digitales, banner de la página de la Universidad, páginas de Facebook de CEI y UNI, publicidad en Facebook. Diseñadora elabora, Directora CEI corrije y se aprueba versión final. Este paso debe estar completado 45 días antes de inicio del curso.

Se inicia la comercialización de los cursos abiertos, por medio de envío de correos electrónicos, publicidad en Facebook, se promociona en la página de la Universidad y página del CEI. Se colocan los banners e información individual de cada curso en la página de la Universidad, sección CEI.

DOCUMENTO / RECURSO

Correo a SG para presentación en CD Punto de Acta

4

Directora de Campus

Orden de trabajo de Diseño

5

Directora de Campus / Vendedora

6

Directora Campus / Call Center

Se comparte la información digital y agenda de los cursos con el departamento del Call Center para brindar información a interesados

Correos electrónicos internos para solicitud de los servicios

7

Directora de Campus / Vendedora / Call Center CEI

Recepción de llamadas de interesados, se brinda información inmediata telefónicamente, se toman datos para envío posterior de PDF del curso. Se verifica la recepción electrónica de la información

Correos electrónicos, PDF de curso

8

Call center / Vendedora

Seguimiento a cada cliente de manera individual para lograr la inscripción en el curso

Llamadas telefónicas, correos

9

Call center / Vendedora

Inscripción de alumno en curso abierto con procedimiento en plataforma y general Código de Solicitud

Instrucciones para inscripción en línea

10

Estudiante

Participante ingresa en plataforma para inscripción en cursos sin prerrequisitos y genera Código de Solicitud

Portal del Estudiante.

11

Estudiante /Caja

Participante se presenta en campus y entrega No. de Código de Solicitud para proceder a inscripción y pago del curso

Portal del Estudiante.

Correos electrónicos internos para solicitud de los servicios

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO DE RESOLUCION DE PROBLEMAS EN PLATAFORMA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

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Oficina

PROPOSITO Inscripción de participantes individuales a los cursos libres. El alumno paga directamente su participación.

PASO

RESPONSABLE

1

Alumno

2

Caja

3

Caja

4

Director CEI

5

Alumno

ACTIVIDAD

DOCUMENTO / RECURSO

Se presenta al área de caja. Entrega la impresión del número de solicitud de admisión a cursos sin prerequisitos y la fotocopia de DPI. Se ingresa al formulario de solicitud de admisión en SISUNI se verifican todos los campos, se corrige lo que no esté completo y se graba. Se Imprime el convenio de estudiante y solicita que el estudiante lo lea y firme.

Se elabora el expediente del participante con la solicitud de admisión, contrato firmado, copia del DPI de ambos lados. Se entrega a Directora de Campus

Número de solicitud de Admisión y copia de DPI

Se asigna el curso al estudiante, se firma y sella la hoja de asignación. Se devuelve a caja para envío a OCA.

SISUNI, Expediente del Estudiante

Realiza el pago correspondiente

SISUNI Documentos del estudiante

Recibo CEI

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO INSCRIPCION CURSOS LIBRES CON PATROCINADOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

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Oficina

PROPOSITO Inscripción de alumnos a cursos libres de CEI, que cuentan con patrocinio económico de una empresa.

ACTIVIDAD

DOCUMENTO / RECURSO

PASO

RESPONSABLE

1

Alumno

2

Caja

3

Caja /Contabilidad

4

Caja

5

Caja

6

Caja

7

Director CEI

Reenvía el correo electrónico con su visto bueno, a Vicerrectoría

Correo electrónico

8

Vicerrectoría

Ingresa a SISUNI la relación del patrocinador con su patrocinado.

SISUNI

9

Director CEI

Ingresa a SISUNI y asigna el curso al estudiante. Imprime y firma la asignación, la adjunta al expediente y lo devuelve a la secretaria.

SISUNI y expediente del alumno

10

Caja

Envía expediente a Control Académico.

Expediente de estudiante, servicio de mensajería.

Se presenta al área de caja. Entrega la impresión del número de solicitud de admisión y la copia de DPI. Accesa al formulario de solicitud de admisión por medio de SISUNI. Revisa y graba la información, imprime dicho formulario y solicita al estudiante que lo firme.

Solicita a Contabilidad la creación del Código del Cliente Patrocinador.

Realiza la inscripción, imprime el convenio de estudiante y solicita que el estudiante lo firme.

Elabora el expediente del estudiante con la solicitud de admisión, el convenio de estudiante y copia de DPI. Traslada el expediente a la Directora del CEI. Redacta un correo electrónico dirigido a la Directora del CEI, solicitando que se ingrese a SISUNI la relación del patrocinador con su patrocinado. En el correo se consigna el nombre completo y código del estudiante, el nombre, Nit y dirección del patrocinador.

Número de solicitud de Admisión y copia de DPI SISUNI, formulario de solicitud de admisión SISUNI SISUNI, convenio de estudiante Expediente de estudiante

Correo electrónico

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO DE CONEXIÓN DE AULAS

Página 1 de 1 A Versión 1.1 19.04.18

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Oficina

PROPOSITO Conexión de Aulas Virtuales como Alumno, es decir, cuando el Campus se conecta de manera virtual, ya que el docente se encuentra presencialmente en otra sede.

Paso

Responsable

Actividad

1

Técnico Aulas

Encender Equipo: Computadora y Cañonera.

2

Técnico Aulas

Iniciar Sesión en Windows.

3

Técnico Aulas

Abrir Mozilla FireFox

4

Técnico Aulas

Acceder a la dirección: unionline.uni.edu.gt

5

Técnico Aulas

Ingresar usuario y clave de Campus Zona 10.

6

Técnico Aulas

Acceder a la opción: Inicio del Sitio.

7

Técnico Aulas

En el cuadro de búsqueda colocar el nombre del curso.

8

Técnico Aulas

Presionar el boton: Ir

9

Técnico Aulas

En los resultados de búsqueda elegir el curso deseado.

10

Técnico Aulas

Buscar la sesión de VipLearning Activa, por lo general es la última creada.

11

Técnico Aulas

Acceder a la Sesión VipLearning.

12

Técnico Aulas

Activar Microfono

13

Técnico Aulas

Hacer la prueba de audio y pulsar el boton: Si

14

Técnico Aulas

Elegir Cámara

15

Técnico Aulas

Dejar silenciado el microfono para evitar retorno.

16

Técnico Aulas

Al finalizar la clase cerrar sesión

17

Técnico Aulas

Para conexión de otra clase en el mismo salón seguir desde el paso 3.

DOCUMENTO

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO

Página 1 de 1 A Versión 1.1 19.04.18

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Oficina

PROPOSITO Dar mantenimiento preventivo al equipo de aulas virtuales y laboratorios en cada sede.

PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Técnico Aulas

Mantenimento de Fin de Semestre

2

Técnico Aulas

Limpieza de equipo: Computadora, Proyector, Otros Equipos

3

Técnico Aulas

Borrado de Archivos Termporales y Descargas

4

Técnico Aulas

Actualización de Software

5

Técnico Aulas

Si se considera necesario es posible formatear desde cero el sistema

DOCUMENTO

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO DE RESOLUCION DE PROBLEMAS EN PLATAFORMA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Página 1 de 1 A Versión 1.1 19.04.18

Oficina

PROPOSITO Resolución de problemas en plataforma

PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1

Técnico Aulas

Dependiendo del problema, se verifica si el problema es local o general.

2

Técnico Aulas

Si es problema es General: Determinar qué problema sucedió

3

Técnico Aulas

Informar por el chat en Consultas Técnicas Moodle

4

Técnico Aulas

Esperar la respuesta del Administrador Germán Acevedo

5

Técnico Aulas

Seguir las directrices del Administrador

6

Técnico Aulas

Comprobar que la solución es funcional

7

Técnico Aulas

Si la solución es favorable y exitosa: reconectar las sesiones abiertas en el momento del fallo.

8

Técnico Aulas

Si la solución no es favorable: proceder con el paso 3.

9

Técnico Aulas

Registrar el incidente en el archivo de Bitácora.

10

Técnico Aulas

Enviar el sábado de cada semana, el informe de Bitácora de Plataforma con el Coordinador de Moodle, en archivo digital.

DOCUMENTO / RECURSO

Whatsapp

Bitácora plataforma

PROCEDIMIENTOS UNI

PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA GENERAL DE OFICINAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Página 1 de 1 A Versión 1.1 19.04.18

Oficina

PROPOSITO Limpieza general de instalaciones de oficinas de Universidad y Centro de Estudios ubicados en zona 10.

PASO

1

2 3

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Al ingresar cada mañana, se ordenan escritorios, se realiza la Persona de limpieza general de aulas y se saca basura de recipientes de Mantenimiento las aulas.

Si se encuentran objetos olvidados se anotan en el formulario Persona de correspondiente y se notifica de lo que se encontró a la Mantenimiento Directora de Campus Directora CEI / Luego se procede a realizar la limpieza de los escritorios de Persona de personal administrativo y recoger basura de los recipientes Mantenimiento pendientes

4

Posteriormente se realiza limpieza general de cocina, pisos, Persona de áreas comunes, todos los baños, recoger y sacar basura, Mantenimiento lavado de loza, trapeadores y limpiadores

5

Al medio día se repite la misma rutina de limpieza desde el Persona de punto 1 al 4, repasando la limpieza general, baños, cocina y Mantenimiento aulas

6

Persona de Si hay evento para el día siguiente a primera hora se deja Mantenimiento colocado todo lo necesario en la forma solicitada.

7

Antes de retirarse se revisa que todas las instalaciones están Persona de limpias y ordenadas para recibir al grupo de alumnos de la Mantenimiento noche de PEM, Grado y Posgrado.

DOCUMENTO /RECURSO Escoba, trapeador, limpiadores, utensilios de limpieza Formulario Objetos Olvidados NA Escoba, trapeador, limpiadores, utensilios de limpieza Escoba, trapeador, limpiadores, utensilios de limpieza Mobiliario y equipo necesario

PROCEDIMIENTOS UNI

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PROCEDIMIENTO DE MONTAJE DE EVENTOS

Versión 1.1 19.04.18

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Oficina

PROPOSITO Logística de montaje de evento a desarrollarse en las instalaciones del CEI, desarrollado por el personal de mantenimiento y limpieza del Centro de Estudios InterNaciones

PASO

RESPONSABLE

1

Directora CEI

2

Directora CEI

3

ACTIVIDAD Directora del CEI notifica la realización de un curso, seminario, reunión o evento en las instalaciones a la persona encargada de mantenimiento.

Se dispone según el tipo de evento del aula adecuada, el tipo de montaje y la logística a desarrollar de acuerdo al requerimiento

Directora CEI / Se coordina con la persona responsable de mantenimiento Persona de sobre el equipo y mobiliario que se requiere Mantenimiento Si es necesario solicitar mobiliario o equipo a otra sede, se hace la gestión por medio del Coordinador Administrativo y de Mantenimiento de la otra sede, utilizando los formularios y medios de contacto necesarios.

4

Secretaria CEI

5

Persona de Se realiza la limpieza general del área, montaje de acuerdo a Mantenimiento los requerimientos.

6 7

Se mantiene pendiente durante la realización del evento en Persona de cuanto a limpieza y cualquier requerimiento durante el Mantenimiento desarrollo del mismo Al finalizar el evento se realiza una limpieza general del área Persona de y se deja todo el mobiliario y equipo colocado como Mantenimiento usualmente esté requerido

DOCUMENTO N/A N/A NA Correo, Memo, Formulario de préstamo de equipo, Formulario VAD 002