Gestão Financeira de Instituições de Ensino - aula 02

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO AULA 02 ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

1

FUNÇÃO CONTÁBIL E O PROCESSO EMPRESARIAL CONTABILIDADE DAS EMPRESAS

A Contabilidade estuda o controle e a interpretação dos fatos ocorridos no patrimônio das empresas, mediante registro, demonstração expositiva e revelação desses fatos, com o fim de oferecer informações sobre a composição do patrimônio e o resultado econômico (lucro) decorrente da atividade empresarial.

Ela tem a finalidade de mostrar as variações verificadas no patrimônio em virtude das operações, no caso, prestação de serviços. Portanto, mais perfeita será a Contabilidade quanto mais minuciosa for a demonstração dos lucros obtidos com essa atividade.

(FRANCO, 1997) CONTABILIDADE, FISCO E LEGISLAÇÕES ESPECÍFICAS

A escrituração, conforme a lei, deve ser feita de acordo com os preceitos nela mencionados e os princípios de contabilidade geralmente aceitos. Quando houver divergências entre a necessidade e os princípios geralmente aceitos, devem ser adotados registros auxiliares à parte.

CAMPOS DE ATUAÇÃO DA CONTABILIDADE

A Contabilidade, na qualidade de ciência aplicada, é uma metodologia concebida para captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente, seja este pessoa física, entidade de finalidades não lucrativas, empresa, ou pessoa de Direito Público, como Estados, Municípios, União, Autarquias, etc.

O desenvolvimento inicial do método contábil esteve intimamente associado ao surgimento do Capitalismo, como forma quantitativa de mensurar os acréscimos ou decréscimos dos investimentos iniciais alocados a alguma exploração comercial ou industrial.

Para entender mais sobre esse tema, acesse:

https://www.passeidireto.com/arquivo/3078443/apostila-das-analise-de-balanco

2

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

Toda empresa minimamente organizada tem que se estruturar nas suas informações contábeis. Uma pequena escola tomará como base suas informações contábeis para vislumbrar sua capacidade de endividamento, sua capacidade de ampliar a prestação de serviços, bem como quanto despende para operar, de maneira a avaliar sua lucratividade e manter saudável sua saúde financeira.

CONTABILIDADE DAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

CONTABILIDADE, FISCO E LEGISLAÇÕES ESPECÍFICAS

Mostrar as variações verificadas no patrimônio, em virtude das operações de prestação de serviços.

A escrituração deve ser feita de acordo com os preceitos nela mencionados e os princípios de contabilidade geralmente aceitos

CAMPOS DE ATUAÇÃO DA CONTABILIDADE Captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente econômico, seja ele público ou privado

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

3

AGENTES ECONÔMICOS E ESPECIALIZAÇÃO CONTÁBIL OS AGENTES ECONÔMICOS Sócios, Acionistas e Proprietários de Quotas Societárias em Geral

São pessoas interessadas, primariamente, na rentabilidade e segurança de seus investimentos, que muitas vezes se mantêm afastadas da direção dos negócios e que, por essa razão, necessitam de informações resumidas que dêem respostas claras e concisas aos seus questionamentos.

Administradores, Diretores e Executivos

O interesse nos dados contábeis por parte dessas pessoas atinge um grau de profundidade e análise bem maior do que os demais grupos. Isso porque são os responsáveis pelas tomadas de decisões dentro de cada entidade a que pertencem.

Tais decisões visam principalmente ao futuro, mas para agir no futuro é necessário não apenas conhecer com detalhes o que aconteceu no passado, como também o que está acontecendo no momento. Além das demonstrações contábeis básicas (Balanço Patrimonial e Demonstração dos Resultados), a Contabilidade fornece aos administradores um fluxo contínuo de informações sobre os mais variados aspectos da gestão financeira e econômica da instituição.

Podemos destacar dois grandes ramos pelos quais a Contabilidade pode desempenhar seu papel informativo. A Contabilidade Financeira, cujos relatórios finais básicos são o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultados, a Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos e os Fluxos de Caixa. Têm maior utilidade para os agentes econômicos externos à instituição assim como os sócios desligados da direção, ao passo que a Contabilidade Gerencial, mais analítica, incluindo em seu campo de atuação também a Contabilidade de Custos, visaria principalmente à administração da instituição.

Bancos, Capitalistas, Emprestadores de Dinheiro

Para estas entidades e pessoas, que também se preocupam com a rentabilidade e segurança de seus investimentos, o interesse dos sócios, quotistas e proprietários das empresas às vezes transcendem o puro objetivo de retorno, estando associadas também a razões sentimentais, profissionais e de pioneirismo em seus investimentos.

Quando a empresa opera com prejuízo ou começa a operar ineficientemente, é provável que os sócios continuem a investir nela seus capitais na esperança de uma melhoria, ao passo que os emprestadores de dinheiro, cuja única finalidade é a rentabilidade e segurança de retorno de seus investimentos, serão os primeiros a cancelar

4

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

os empréstimos.

Governo e Economistas Governamentais

Esses agentes têm duplo interesse nas informações contábeis. Baseando-se frequentemente em tais informações é que se exerce o poder de tributar e arrecadar impostos, taxas e contribuições. Por outro lado, os economistas encarregados de análises globais ou setoriais de nossa economia interessam-se pelos dados contábeis das diversas unidades microeconômicas, os quais, convenientemente agregados e tratados estatisticamente, podem fornecer bases adequadas para as análises e planejamento econômico.

FINALIDADES DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL As finalidades básicas são o Controle e o Planejamento.

Controle

Processo por meio do qual a administração se certifica, na medida do possível, de que a organização está agindo em conformidade com os planos e políticas traçados pelos donos de capital e pela própria alta administração.

A informação contábil é útil ao processo de controle das seguintes formas:

•

Como meio de comunicação

Os relatórios contábeis podem ser de grande auxílio ao informar a organização a respeito dos planos e políticas da administração e, em geral, das formas de comportamento ou ação que a administração deseja atribuir à organização.

•

Como meio de motivação

A responsabilidade da administração consiste em saber se o trabalho está sendo executado pelos outros. Para que isso ocorra, é necessário que pessoas sejam contratadas e formadas dentro da organização e que a mesma seja motivada de forma a fazer tudo que a administração deseja que seja feito. A informação contábil pode auxiliar este processo de motivação.

•

Como meio de verificação

Periodicamente, a administração necessita avaliar a qualidade dos serviços

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

5

executados. A apreciação desse desempenho pode resultar em acréscimo de salários, promoções, readmissões, ações corretivas as mais variadas, ou, em casos extremos, demissões. A informação contábil pode auxiliar esse processo de avaliação, embora o desempenho humano não possa seu julgado apenas pela informação contida nesses registros.

Planejamento

Consiste em considerar vários caminhos alternativos de ação e decidir qual o melhor. O planejamento pode abranger um segmento da instituição ou toda ela. A informação contábil, principalmente em relação ao estabelecimento de padrões ou standards e ao inter-relacionamento da contabilidade com os planos orçamentários, é de grande utilidade no planejamento empresarial.

Para se aprofundar nesse assunto, acesse:

https://www.passeidireto.com/arquivo/4739843/1-introducao-a-contabilidade

ESPECIALIZAÇÃO DA FUNÇÃO CONTÁBIL Planificação da Contabilidade

Para se colocar em funcionamento, a máquina organizacional de uma instituição, como ponto de partida, impõe-se a planificação geral do setor contábil. O contador estuda a natureza da entidade, verifica os tipos de transações que provavelmente ocorrerão e planeja a maneira pela qual essas transações deverão ser registradas, sintetizadas e evidenciadas. Então, ele elabora um Plano de Contas de acordo com a finalidade da empresa, o qual deverá ser observado obrigatoriamente.

Outro trabalho que se enquadra dentro da planificação diz respeito à escolha do processo de escrituração a ser adotado. Essa escolha depende do volume e da complexidade dos registros e pode recair sobre processos tradicionais, como os manuais ou mecânicos, ou sobre outros mais modernos, como os eletrônicos. O trabalho de planificar a Contabilidade é um dos que exigem mais experiência, perspicácia e bomsenso do contador.

Escrituração Contábil

Sendo a Contabilidade bem planejada, grande parte do processo de escrituração se torna rotineiro e pode ser realizado por auxiliares ou, de forma direta, por computadores, sob a supervisão do contador ou de um sub-contador. Mas, em qualquer empresa, normalmente, surgem problemas que só podem ser resolvidos por profissional habilitado.

Muitas vezes, os problemas são de interpretação e classificação de novos fatos ou

6

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

operações que não estavam previstos na planificação inicial. Outras vezes, verifica-se a necessidade de aperfeiçoar o plano de contas, ou o processo de escrituração, ou ainda o sistema de apuração de custos, quando, por exemplo, se deseja melhorar a qualidade das informações ou a rapidez com que as mesmas devem ser obtidas.

Elaboração e Interpretação de Relatórios

Os relatórios contábeis, tais como o Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados, Demonstração de Fontes e Usos de Recursos, Balancetes de Verificação e muitos outros são o resultado do processo de escrituração e de alguns julgamentos de valor que o contador efetua com relação a eventos futuros. Todo o trabalho de acumulação de registros e dados sistematicamente classificados, que constitui a rotina contábil, tem por finalidade inserir os dados colhidos em relatórios contábeis, os quais devem ainda ser interpretados, no sentido contábil, por profissional habilitado, a fim de proporcionar à administração e aos demais interessados informações relevantes para as tomadas de decisões.

Todo o trabalho de natureza contábil executado tende, como em qualquer ramo do conhecimento, a especializar-se ou sintetizar-se em várias ramificações que exigem do contador, além do conhecimento básico em contabilidade, habilidades e treinamentos adicionais que o levam a especializar-se em determinado ramo. Dentre as ramificações mais importantes da contabilidade, podemos destacar: a Auditoria, interna ou externa, que congrega auditores internos ou independentes; a Análise e Interpretação de Balanços, exercida por analistas cuja formação básica deve ser em contabilidade; Sistemas e Métodos, nos quais contadores altamente especializados desenvolvem atuações, e finalmente, Controladoria, cargo e especialização máxima a serem atingidos por um contador.

Se você quer entender mais sobre esse tema, acesse:

https://www.passeidireto.com/arquivo/12967612/manual-do-secretario---autores--organizadores-antonio-pires-de-carvalho-diller-/34

Os bancos para concederem crédito exigirão as três últimas demonstrações contábeis, como forma de avaliar as condições econômico-financeiras da mesma e, a partir daí, avaliar se concederão o crédito e, se concederem, quanto concederão, a que prazo e com quais garantias. Portanto, a informação contábil é preponderante para os negócios bancários.

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

7

CONTABILIDADE

GERA

Planificação contábil Escrituração contábil Relatórios contábeis

Controle Planejamento

ATENDE Capitalistas Administradores Bancos Governo

CARACTERÍSTICAS OPERACIONAIS E O FLUXO DE FUNDOS

Quase todos os tipos de empresas podem ser classificados como uma empresa industrial, atacadista, de varejo ou de prestação de serviços. Cada categoria desempenha uma função econômica diferente e tem características operacionais próprias. Estar familiarizado com essas categorias ajuda a reconhecer as características dos diversos tipos de atividade empresarial.

Assim, por exemplo, os principais ativos de uma indústria são os estoques e os equipamentos. Isso exerce influência sobre as demonstrações financeiras. A distinção entre esses tipos de empresas pode ser destacada pelo papel que cada uma delas desempenha na produção e distribuição de um produto.

Produtos que não são oferecidos em seu estado natural passam pelo processo de compra da matéria-prima, processamento da mesma e embalagem do produto final. Só então serão colocados à venda.

A destinação final dos produtos são milhares de estabelecimentos comerciais. Ao invés de estabelecer e manter um relacionamento de conta com cada empresa comercial, o industrial volta-se para o atacadista, que adquire grandes quantidades de produto para distribuição aos seus clientes. Finalmente, o varejista leva o produto para venda ao consumidor final.

Para o nosso caso, iremos nos dedicar ao reconhecimento das características operacionais das empresas prestadoras de serviços, categoria em que se enquadram as Instituições de ensino.

8

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

CICLO OPERACIONAL DAS EMPRESAS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Diferentemente das indústrias, atacadistas ou varejistas, as empresas do segmento de serviços não vendem um produto tangível. Seus produtos são serviços que podem apresentar-se na forma de consultoria financeira, assessoria jurídica, tratamento médico, segurança ou armazenagem, ensino, entre outras. Seu sucesso depende, em larga escala, da quantidade e da qualidade dos serviços prestados.

CICLO OPERACIONAL GENÉRICO DE UMA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇOS 1. Obter caixa.

7. Desembolar ou reter o excedente de caixa para uso da empresa (pagar o exigível a longo prazo, criar reservas, etc.)

6. Pagar integralmente o banco para poder prestar serviço ao cliente

5. Receber as duplicatas.

2. Incorrer em despesas, antes (e durante) da prestação do serviço.

3. Gerar duplicatas durante (e depois) a prestação de serviço.

4. Pagar as despesas imereutos a prestações do serviço, via caixa disponível, se a empresa não tiver caixa suficiente poderá precisar tomar empréstimo junto ao banco.

NOTA: Quanto mais tempo a empresa levar para completar cada etapa do ciclo, tanto mais recursos necessitará para completar seu ciclo operacional.

O ciclo operacional de uma empresa de prestação de serviços é diferente do ciclo

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

9

pertinente aos industriais, atacadistas e varejistas por não envolver estoques. O caixa é usado na execução de um serviço normalmente amparado por um contrato e que gera duplicatas ou pagamentos periódicos, normalmente mensais, no caso das instituições de ensino. Quando as parcelas são recebidas, há geração de caixa e o ciclo recomeça.

Ao analisar o ciclo operacional (veja figura acima) de uma empresa de prestação de serviços, deve-se focalizar a atenção sobre o aspecto dessas contas a receber (duplicatas).

Uma concentração forte de prestação de serviços em um determinado cliente ou um grande número de parcelas não pagas pode indicar uma interrupção potencial do ciclo operacional e, portanto, risco de insolvência.

O Instituto de Educação de Paracambi, localizado no Estado do Rio de Janeiro, presta serviços de educação fundamental e de segundo grau há mais de vinte anos e apresentou, aos seus dirigentes, na demonstração financeira relativa ao último ano fiscal, a representatividade percentual das suas contas patrimoniais.

INSTITUTO DE EDUCAÇÃO DE PARACAMBI Balanço Patrimonial em Dezembro de 2004 ATIVO % PASSIVO Caixa e bancos 10,2 Dívidas Bancárias em curto prazo Contas a receber 25,0 Salários e Encargos a pagar Outros ativos circulantes 3,4 Contas a pagar (fornecedores) Realizável longo prazo 1,2 Dívidas em longo prazo Ativos permanentes 60,2 Patrimônio líquido TOTAL DO ATIVO

100,0

TOTAL DO PASSIVO

% 10,0 17,9 1,6 28,5 42,0 100,0

Ao analisar o ciclo operacional de uma empresa de prestação de serviços educacionais, deve-se focar a atenção sobre o aspecto das contas a receber, suas disponibilidades (dinheiro em caixa), seu patrimônio imobilizado (imóveis, instalações, equipamentos, veículos, etc), dívidas de longo e curto prazo junto a bancos e a representatividade dos recursos próprios (patrimônio líquido).

Sob certos aspectos, o balanço mostrado acima é semelhante ao da maioria das empresas de prestação de serviços: caixa e duplicatas significativos e estoques baixos e maior volume de impostos a pagar. Entretanto, diferentemente da maioria das empresas de prestação de serviços, os ativos permanentes das empresas de armazenagem são

10

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

elevados, um fato que se pode atribuir aos seus investimentos em instalações para estocagem.

EMPREENDIMENTO DE RISCO

Antes de estudarmos a análise patrimonial de empresas, é necessário compreender de forma adequada o que representam as demonstrações contábeis no processo gerencial de um empreendimento. Digo no processo gerencial porque analisar essas demonstrações significa obter informações e subsídios para o gerenciamento do empreendimento, seja para confirmar o sucesso das estratégias adotadas, seja para tomar novos rumos, seja para corrigi-los.

Em primeiro lugar, devemos nos lembrar de que qualquer empreendimento iniciase na ideia ou no ideal do empreendedor que, certamente, irá iniciá-lo com uma parcela de capital próprio, ao qual chamaremos de capital próprio de risco de empreendimento.

Não podemos nos esquecer de que qualquer tipo de empreendimento representa risco.

Assim sendo, o empreendedor irá naturalmente buscar parceiros de capital interessados em compartilhar o risco do seu empreendimento. Esses parceiros são também empreendedores que buscam, nessas parcerias de risco, maximizar os resultados dos seus negócios.

Você quer entender melhor esse assunto? Acesse o link a seguir e leia o artigo: https://www.facet.br/noticias/index.php?noticia=120

Os banqueiros e os fornecedores estabelecem o que chamamos de “parceria direta” já que disponibilizam recursos na forma de dinheiro (bancos) e na forma de estoques (fornecedores). Estes últimos, ao venderem seus estoques com promessa de pagamento através de duplicatas, emprestam, na verdade, uma parcela do seu capital de giro, estabelecendo uma parceria de risco.

Ainda como “parceria direta”, podemos citar os clientes que adiantam recursos para a obtenção posterior dos seus produtos. Isso ocorre, principalmente, em empresas que produzem bens de capital (equipamentos e máquinas) e que frequentemente operam sob encomenda.

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

11

Continuando, temos as “parcerias indiretas”, estabelecidas especialmente através dos créditos operacionais espontâneos (valores a pagar) gerados pela atividade da empresa, tais como salários e encargos a pagar, impostos a pagar e contas a pagar que não são de fornecedores. São denominados créditos porque, a partir do momento em que a empresa reconhece que deve os salários aos seus empregados, contabilizando-os em Salários a Pagar, ela os utilizará em seu Fluxo de Fundos até o dia que, por lei, deverá pagá-los, isto é, o quinto dia útil. Enquanto a empresa não paga os salários, ela usufruirá desses recursos até o dia em que terá de desembolsá-los. Isso ocorre com Impostos, Adiantamentos de Clientes, entre outros.

Falamos até agora dos itens que representam os parceiros de risco de curto prazo. Os bancos, no entanto, são parceiros mais agressivos. Apresentam-se dispostos a parcerias de mais longo prazo, isto é, compartilham recursos que podem ser utilizados em investimentos na infraestrutura física da empresa (máquinas, equipamentos, imobilizações, etc.).

Organizando-se esses recursos na ordem de prazo, teremos aqueles compartilhados no curto prazo, no longo prazo e, por último, o capital de risco do empreendedor que é, na verdade, o lastro/referência para todas as parcerias de risco estabelecidas. Devemos observar que nenhum parceiro de risco estará disposto a compartilhar mais recursos do que o empreendedor do negócio.

A criação de um empreendimento, bem como as parcerias de risco que se estabelecem são realizadas espontaneamente e, portanto, requerem uma grande reflexão sobre os riscos envolvidos como também sobre as possíveis garantias que os parceiros possam reivindicar. Diante disso, pode-se constatar uma postura comum tanto do empreendedor como de seus parceiros de risco: a passividade.

Todos os envolvidos na parceria de risco o analisam, avaliam suas possibilidades em relação aos lucros que pode obter, concedem o recurso e aguardam. O empreendedor aguarda o lucro, o banqueiro espera a devolução do principal e juros e o fornecedor a parcela do seu capital de giro. Todos assumem uma postura passiva diante do risco após a concessão do capital.

Até mesmo os funcionários e professores de uma instituição de ensino, enquanto parceiros de risco indiretos, prestam seus serviços através do trabalho assalariado e aguardam o pagamento dos mesmos até o quinto dia útil do mês seguinte.

Assim, quando analisamos o PASSIVO de uma empresa na forma de registros contábeis, erramos ao classificá-lo como o “retrato” das dívidas da empresa. Na verdade, ali estão identificados todos os recursos compartilhados e que, ao serem aplicados em Bens e Direitos (ATIVO), permitem que o empreendimento seja estruturado física e operacionalmente.

12

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

A ESTRUTURAÇÃO DO EMPREENDIMENTO

O primeiro momento de um empreendimento, isto é, quando se torna uma pessoa jurídica, é a integralização do capital inicial. Isto se dá pela disponibilização de um montante de recursos no CAIXA (entenda-se Caixa como a junção de recursos do caixa e bancos, também denominado disponibilidade).

No nosso estudo específico, iremos focar a estruturação de uma Instituição de Ensino a partir do capital da Instituição Mantenedora.

MANTENEDORA

CAIXA

Tendo recursos disponíveis, a mantenedora irá iniciar a estruturação física da instituição mediante a construção das instalações (salas de aula, biblioteca, laboratórios, auditórios, etc.). A isso chamamos de patrimônio imobilizado. Porém, o empreendedor já irá neste ponto buscar sua primeira parceria de risco. Irá verificar e analisar a disponibilidade de linhas de financiamento em longo prazo disponíveis junto à comunidade bancária. Ao contratar essas linhas, poderá partir para a formação da estrutura física do empreendimento.

MANTENEDORA

CAIXA

BANCOS LP

IMOBILIZADO

Estruturada fisicamente, a nova instituição deve iniciar o processo de estruturação do seu capital de giro. Em primeiro lugar, deve avaliar a capacidade do seu Caixa e, em seguida, adequá-la a suas necessidades de giro. Essa adequação consiste em “ampliar a capacidade do Caixa” mediante a contratação, junto a instituições bancárias, de linhas de crédito pré-aprovadas, tais como limites para adiantamentos baseados no pagamento das mensalidades, conta empresarial, entre outros. Essas linhas são indispensáveis para dar suporte ao Caixa na ocorrência de imprevistos, como crises de inadimplência dos alunos, desembolsos imprevistos, etc. Vejamos como ficará o fluxo de fundos do empreendimento

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

13

agora:

MANTENEDORA

CAIXA

BANCOS LP BANCOS CP

IMOBILIZADO

Completando a estruturação de financiamento do giro, a instituição de ensino irá buscar parceiros de risco para compra de materiais necessários ao seu funcionamento.

Também irá procurar serviços de profissionais especializados, como a empresa que dará suporte no desenvolvimento e manutenção do sistema de Intranet da instituição.

Observemos como fica o fluxo de fundos agora.

MANTENEDORA

CAIXA IMOBILIZADO

BANCOS LP BANCOS CP FORNECEDORES

SERVIÇOS E MATERIAIS

Note que os recursos provindos dos fornecedores não são disponibilizados no Caixa na forma monetária, mas através de contas a pagar por serviços prestados ou materiais em estoque, como papel para impressão, tonner para impressoras, peças de reposição para computadores, etc..

A partir de agora, o empreendimento tem condições de entrar em processo operacional. Toda a infraestrutura de instalações, equipamentos e materiais, juntamente com o trabalho dos professores, coordenadores e funcionários administrativos entram em atividade operacional, gerando a prestação de serviços em educação.

A estrutura física, à medida que vai sendo utilizada, estará se depreciando, isto é, se desgastando, sendo contabilizada como depreciação, custo que será contabilizado como despesa.

14

Quando esse processo se completa, teremos a formação de pessoas.

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

Vejamos como se altera o nosso fluxo de fundos: MANTENEDORA

BANCOS LP BANCOS CP

CAIXA IMOBILIZADO

FORNECEDORES

DEPRECIAÇÃO

FORMAÇÃO DE PESSOAS

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE EDUCAÇÃO

SERVIÇOS E MATERIAIS

Essas pessoas que recebem a formação educacional, terão previamente assinado contrato de prestação de serviços educacionais, renovado anualmente, que as obriga a pagar parcelas mensais ou anuidade integral para remunerar os serviços prestados.

Além desses contratos realizados diretamente com a instituição, incluem-se, no caso do ensino universitário, os valores que serão reembolsados pelo governo referentes a financiamentos oficiais, atualmente conhecidos como FIES.

Ficam ainda, sob responsabilidade do caixa, os desembolsos relativos às despesas administrativas e operacionais.

PAGAMENTO DOS SERVIÇOS (À VISTA)

MANTENEDORA

PAGAMENTO DOS SERVIÇOS (A PRAZO) DESPESAS OPERACIONAIS

CAIXA

IMOBILIZADO

BANCOS LP BANCOS CP FORNECEDORES

DEPRECIAÇÃO

FORMAÇÃO DE PESSOAS

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE EDUCAÇÃO

SERVIÇOS E MATERIAIS

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

15

Como podemos ver, os recursos ingressaram na empresa, em sua maioria, via Caixa e entraram no processo operacional transformando materiais de apoio e mão-de-obra docente, mediante a utilização das instalações e de serviços profissionais especializados, na formação de pessoas através dos serviços de educação.

Nesse processo, os recursos vindos dos parceiros de risco (mantenedora, bancos, fornecedores) agora estão de volta ao Caixa mediante o pagamento pelos clientes (alunos) de suas anuidades/mensalidades. Com esses recursos, o Caixa deverá então providenciar o pagamento dos bancos, dos fornecedores e remunerar o capital do empreendedor (mantenedora).

Observe o Fluxo de Fundos.

PAGAMENTO DOS SERVIÇOS (À VISTA)

MANTENEDORA

PAGAMENTO DOS SERVIÇOS (A PRAZO) DESPESAS OPERACIONAIS

CAIXA

IMOBILIZADO

BANCOS LP BANCOS CP FORNECEDORES

DEPRECIAÇÃO

FORMAÇÃO DE PESSOAS

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE EDUCAÇÃO

SERVIÇOS E MATERIAIS

INTERPRETAÇÃO GERAL DO FLUXO DE FUNDOS

Observe que do lado direito do fluxo estão colocados todos aqueles agentes que “fornecem” recursos para a empresa.

O empreendedor que arrisca seu capital em um empreendimento de risco e que, após fazer análises relativas à relação risco x retorno, “cede” seu capital para o empreendimento e aguarda a remuneração (dividendos/lucro) do capital cedido.

Os banqueiros, por sua vez, vão realizar um processo de análise de risco de crédito, avaliando as reais necessidades de crédito da empresa, sua capacidade de pagamento,

16

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

idoneidade e, após constatar que a mesma terá condições de devolver o principal e atender ao serviço da dívida ( juros), irá liberar o recurso e aguardará a quitação do empréstimo.

Os fornecedores também farão uma análise de risco, ponderando a capacidade de pagamento e a idoneidade da instituição e de seus administradores. Emitirão as duplicatas e aguardarão sua quitação na data estabelecida.

Observe ainda que todos esses agentes econômicos, “fornecedores” de recursos, assumem uma postura comum e totalmente passiva após analisarem o risco: aguardam.

Observando o restante do fluxo, verificamos que ali está representado todo o processo operacional e financeiro da instituição, isto é, toda a atividade da mesma.

Todos os recursos concedidos estarão, de alguma forma, alocados em sua maior parte no imobilizado (imóveis, instalações, veículos, equipamentos, etc) e uma pequena parte em materiais de apoio operacional (papel, tonner, giz, etc,)

Note ainda que o caixa está no centro do sistema e representa, sem dúvida, o centro nervoso do empreendimento, de tal forma que os recursos fluem através do processo operacional, passando em quase sua totalidade pelo caixa e a ele retornando no final do processo. De volta ao caixa, os recursos passam a ser “distribuídos”, isto é, passam a fluir do caixa para os credores (bancos, fornecedores) e para o pagamento de contas, impostos, salários, etc., sem, contudo, afetar o processo de financiamento da atividade produtiva que ocorre ininterruptamente.

É por isso que se costuma afirmar que uma empresa jamais “quebrará” por excesso de endividamento, mas quando faltarem recursos no caixa para pagar suas contas, isto é, quando a empresa não possuir mais credibilidade para captar recursos que dêem sustentação à sua atividade.

Para que possamos avaliar se a gestão financeira da instituição está ocorrendo dentro de padrões adequados, necessitamos fazer perguntas e avaliações: a instituição está com endividamento bancário demasiado alto? Imobilizada demais? Seu nível de inadimplência está muito elevado?

As respostas, quase sempre, podem ser obtidas com uma adequada análise econômico-financeira, isto é, uma análise das demonstrações financeiras.

BALANÇO PATRIMONIAL

Para iniciarmos a análise, é necessário identificarmos um momento no qual possamos “fotografar” a situação patrimonial da instituição. Esse momento é o do balanço patrimonial e que ocorre, na maioria dos casos, no dia 31 de dezembro de cada ano, quando então se encerra o ano fiscal.

Assim, se tirarmos uma foto nesse dia do fluxo de fundos anteriormente apresentado, obteremos uma situação estática na qual identificaremos, inicialmente, a estrutura acima:

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

17

ATIVO

PASSIVO

APLICAÇÕES DOS RECURSOS

ORIGENS DOS RECURSOS

BENS

OBRIGAÇÕES

DIREITOS

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Note que a instituição tem apenas duas opções para obter recursos: ou ela obtém junto ao sócio/acionista (patrimônio líquido) ou recorre aos agentes econômicos externos, como bancos e fornecedores, contraindo obrigações para com terceiros. Assim, podemos afirmar que as origens de recursos, observadas sob uma visão estática, encontram-se todas no Passivo.

Por outro lado, na aplicação desses recursos, a empresa possui apenas duas opções: ou adquire bens ou adquire direitos. Não há alternativa.

Se apurarmos mais a nossa visão sobre essa “foto”, identificaremos uma subdivisão, tanto na tomada como na aplicação dos recursos. Veja:

ATIVO

PASSIVO

APLICAÇÕES DOS RECURSOS

ORIGENS DOS RECURSOS

ATIVO CIRCULANTE

PASSIVO CIRCULANTE

REALIZÁVEL A LONGO PRAZO

EXIGÍVEL A LONGO PRAZO

ATIVO PERMANENTE

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Conforme você deve ter percebido, separamos as obrigações em dois subgrupos:

PASSIVO CIRCULANTE: estão contabilizadas todas as obrigações de curto prazo, isto é, que deverão ser pagas num prazo de até 360 dias.

Fornecedores,

18

Salários e Encargos,

Impostos a Pagar,

Empréstimos Bancários,

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

EXIGÍVEL EM LONGO PRAZO: temos o registro de todas as obrigações de longo prazo as quais deverão ser pagas num prazo superior a 360 dias.

Financiamentos,

Impostos Parcelados,

Com relação às aplicações dos recursos em bens e direitos, separamos em:

ATIVO CIRCULANTE: bens e direitos que deverão se realizar, isto é, se transformar em dinheiro no prazo de até 360 dias, ou seja, no curto prazo.

Caixa e Bancos,

Aplicações Financeiras,

Contas a Receber e

REALIZÁVEL EM LONGO PRAZO: temos os bens e os direitos cuja realização (transformação em dinheiro) deverá se dar num prazo superior a 360 dias (longo prazo).

Créditos a Coligadas e Controladas,

Depósitos Compulsórios.

No grupo Patrimônio Líquido, temos os recursos próprios, isto é, recursos pertencentes aos sócios/ acionistas.

No grupo Permanente, temos bens imobilizados que servem à atividade operacional da empresa (máquinas, equipamentos, imóveis, veículos, etc.)

Classificação das Contas

É interessante notar que a colocação dessas contas no balanço patrimonial respeita uma regra lógica.

No Ativo, os bens e os direitos são classificados segundo seu grau liquidez, isto é, velocidade de conversão em dinheiro.

É por isso que quando consultamos qualquer balanço patrimonial, a primeira conta que aparece é Caixa e Bancos, ou seja o próprio dinheiro disponível. Em seguida, são elencadas as contas que se transformarão em dinheiro no curto prazo (estoques, contas a receber), as que se realizarão no longo prazo (empréstimos a coligadas) e, por fim, a última coisa realizável, seu patrimônio imobilizado. O dia que a empresa precisar realizar esse patrimônio, estará ela encerrando suas atividades.

No Passivo, as obrigações e o Patrimônio Líquido são listadas segundo seu grau de

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

19

exigibilidade, ou seja, na ordem de prioridade de pagamento.

Assim, quando examinamos o Passivo, primeiro, aparecem listadas as obrigações que deverão ser pagas no curto prazo (até 360 dias) como fornecedores, impostos, contas a pagar, salários e encargos sociais. Em seguida, teremos as contas que deverão ser pagas num prazo superior a 360 dias, ou seja, a longo prazo. Por último vem o Patrimônio Líquido, a última coisa exigível. O dia em que o patrimônio líquido for exigido por seus sócios/acionistas, a instituição encerrará suas atividades.

A principal função do Balanço Patrimonial na análise financeira é permitir a avaliação da situação patrimonial. Com eles podemos responder à pergunta “A empresa está saudável financeiramente?”. Por outro lado, se quisermos avaliar o desempenho econômico da empresa, utilizaremos as informações da Demonstração de Resultados do Exercício – DRE. Demonstração de Resultados do Exercício - DRE

A Demonstração de Resultados mostra o total da receitas e despesas incorridas no exercício fiscal.

Diferentemente do Ativo e Passivo, que mostram os saldos de cada conta, a Demonstração de Resultados é feita com o objetivo de mostrar os resultados econômicos, isto é, lucro ou prejuízo. Para isto, somam-se as receitas e diminuem-se as despesas, obtendo-se assim os resultados.

A informação mais importante da Demonstração é, sem dúvida, o resultado final.

Quanto maiores os lucros que uma empresa puder obter, maior será sua capacidade de investir em seus ativos, utilizando seus recursos próprios.

Muitos empreendimentos não conseguem sobreviver ou expandir suas atividades exatamente porque geram lucros muito baixos ou até prejuízos.

Empresas que têm prejuízos constantes exigem maior atenção. O prejuízo exige uso de recursos para cobri-los e as alternativas para isso é desfazer-se de ativos ou buscar recursos de terceiros, aumentando assim suas dívidas.

É fundamental observar que a Demonstração de Resultados do Exercício – DRE deve ter suas contas encerradas ao final de cada exercício contábil para que se apure o resultado, lucro ou prejuízo. Encerrar as contas significa simplesmente tomar o total das receitas e dele deduzir o total das despesas. É claro que existe uma seqüência lógica para isso.

20

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

Observe a estrutura básica de uma DRE.

(-) (=) (-) (=) (-) (=) (-) (=)

Receita Bruta (tudo o que a instituição recebeu) Impostos, Descontos, Devoluções Receita Líquida Despesas com Custo dos Serviços Prestados (CSP) LUCRO BRUTO Despesas Operacionais (administrativas, gerais, financeiras, depreciação, etc) LUCRO OPERACIONAL Dedução por Devedores Incobráveis LUCRO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO

FLUXOS DE FUNDOS Revela de onde vêm os recursos e para onde eles são direcionados

BALANÇO

DRE

ANÁLISE

Revela o valor e o tipo dos recursos obtidos (próprios ou de terceiros) e como eles foram aplicados (bens e direitos)

Revela o desempenho econômico, isto é, se ela obteve lucro ou prejuízo no período.

A DRE permite concluir sobre a lucratividade da empresa e o balanço patrimonial sobre a situação patrimonial

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

21

O texto a seguir, escrito por Gladston Luiz da Silva, aborda a utilização de indicadores acadêmicos no processo de gestão das instituições de ensino. Além disso, discute a aplicação de indicadores financeiros como forma de avaliar e garantir a perenidade da instituição enquanto negócio que se deseja lucrativo.

A instituição de ensino privada precisa ser percebida e tratada como um sistema empresarial, em que pese a natureza diferenciada de seus produtos e serviços, que não podem ser, na maioria das vezes, avaliados a curto prazo. No entanto, a utilização de indicadores para avaliação deve fazer parte da agenda dos dirigentes como subsídio à tomada de decisões no cotidiano de suas instituições.

O estabelecimento de indicadores deve ser um processo amplo e participativo. As áreas de interesse precisam ser envolvidas desde sua concepção à sua implementação, para que possam incorporá-los ao processo do fazer e da gestão com base nas informações geradas.

Ressalta-se que esse processo de implementação de indicadores deve ser cuidadoso para que se garanta o compromisso por parte dos fornecedores de informações quanto à sua divulgação nos meios apropriados e de forma adequada sempre que solicitada, evitando-se assim, qualquer distorção indevida.

O uso de indicadores na gestão deve ser acompanhado e seu impacto avaliado em função dos resultados alcançados pela instituição.

Responda às questões abaixo buscando subsídios no texto acima.

1. Por que os “produtos” oferecidos por uma empresa prestadora de serviços são chamados de intangíveis?

2. Descreva, de forma sucinta, o ciclo operacional de uma empresa prestadora de serviços.

3.

22

Quais são os agentes econômicos que usufruem da informação contábil?

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO

4.

O que você entendeu sobre especialização contábil?

5. Que avaliação se busca obter quando se analisa o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultados do Exercício de uma empresa?

6.

Como são classificadas as contas no Ativo e no Passivo do Balanço Patrimonial?

Nesta etapa, vimos a presença da função contábil na gestão de instituições de ensino. Pudemos perceber a importância dela como agente “organizador” das informações financeiras e que serão dirigidas aos administradores para tomada de decisões.

A seguir, vamos avaliar o papel e a função do CAIXA na instituição de ensino, pois é dele que partem os recursos que pagam todas as contas e os salários, sendo, portanto, o princípio da liquidez do empreendimento.

AULA 02 - ASPECTOS CONTÁBEIS NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO

23

ASSAF N., Alexandre. Finanças Corporativas e Valor, São Paulo, Editora Atlas, 2004

FRANCO, Hilário. Contabilidade Geral 23 ed. Ed. Atlas. São Paulo, 1997. 407p.

FRANK, Robert H., Microeconomia e Comportamento, Lisboa, Editora McGraw-Hill, 1998.

GITMAN, Lawrence, Princípios de Administração Financeira, Lisboa, Editora Harbra.

2002

JOHNSTON, Kenneth, Contabilidade e Administração; São Paulo, Editora MacGrawHill,. 1991

RUTH, George, Análise de Crédito, São Paulo, Editora IBCB, 1994

SILVA, José P., Análise de Crédito, São Paulo, Editora Atlas, 1993.

TOFFLER, Alvin, Powershift, Rio de Janeiro, Editora Record, 1998.

WESTON, Fred, Fundamentos de Administração Financeira, São Paulo, Editora Makron, 2003

24

GESTÃO FINANCEIRA DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO