UNIDADE
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ESTRUTURAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES
EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
ESTRUTURAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A estrutura organizacional é um dos principais elementos para que a organização sustente um foco em seus objetivos, ou seja cada um deve saber exatamente o que fazer. Os recursos e as pessoas também precisam estar conforme as necessidades para a perfeita execução das tarefas. Cada um em seu devido lugar e cientes de suas respectivas atividades. Para isso é importantíssimo estabelecer os níveis hierárquicos e suas estruturas, para que cada membro da equipe saiba como agir dentro de seus limites, e as decisões possam ser tomadas dentro de seu campo de ação. Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas. (OLIVEIRA, 2006)
Estrutura Formal, objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. Então, o que é um organograma? É um gráfico que representativo da estrutura formal da organização num determinado momento. Deve ser usado como instrumento de trabalho.
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Autoridade e hierarquia (cadeia de comando)
COMPONENTES DE UM ORGANOGRAMA Linhas de comunicação
Unidades de trabalho (cargos e departamentos) Divisão horizontal do trabalho fig.01
As técnicas de representação do organograma:
• estrutural; • funcional; • matricial; •
circular ou radial.
São requisitos para a elaboração de um organograma:
•
ser de fácil leitura;
•
permitir boa interpretação dos componentes da organização;
• fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural; •
ser flexível.
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O organograma tem como objetivos:
• demonstrar a divisão do trabalho, dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores); • destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade; • detalhar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando: o tipo de trabalho desenvolvido, os cargos existentes, os nomes dos titulares; •
definir a quantidade de pessoas por unidade;
•
facilitar a análise organizacional.
Os benefícios de um organograma são:
• identificar funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância; •
identificar se as funções estão duplicadas ou mal distribuídas;
•
facilitar o fluxo de comunicação;
•
auxiliar a graduar trabalhos e tarefas e uniformizar cargos;
• auxiliar a visualizar o todo organizacional, as necessidades de mudanças e o crescimento da empresa.
Com certeza você já viu o organograma de sua empresa. Disponibilizados estão dois exemplos de organograma a seguir.
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ORGANOGRAMA ESTRUTURAL
Presidência Assessoria de Comunicação
Diretoria de Produção
Assessoria Jurídica
Diretoria de Qualidade
Divisão de Montagem
Diretoria de Recursos Humanos
Divisão de Recrutamento
Divisão de Seleção
Legenda: Autoridade funcional Unidade provisória
fig.02
ORGANOGRAMA FUNCIONAL
Presidência
Administração
Almoxarifado
Compras
Contabilidade
Pessoal
fig.03
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As organizações podem estabelecer suas estruturas organizacionais formais de acordo com as suas necessidades, esta técnica chama-se departamentalização, podendo ser dos seguintes tipos:
1. funcional: estruturada por função da empresa. Ex: Departamento de Produção, Departamento Financeiro e Departamento de Marketing etc. 2. territorial: usada quando a empresa é dispersa. Ex: região Norte, região Sul etc. 3. produtos/serviços: quando a empresa tem várias linhas de produtos. Ex: têxtil, farmacêutico, químico etc. 4. clientes: por tipo de cliente. Ex: feminino, infantil etc. 5. processos: etapas de um processo. Ex: em uma indústria, tem os setores de corte, montagem, estamparia etc. 6. projetos: alocação de pessoas e recursos é temporária. Quando acaba um projeto, a equipe muda para outro. Ex: uma construtora tem várias obras. Quando acaba uma construção, o pessoal e os equipamentos vão para outra obra. 7. matricial: a equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. Ex: em uma fábrica, a equipe de manutenção recebe ordens da gerência de manutenção e também da gerência de produção. 8. mista: mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à realidade.
Estrutura Informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem entre si. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma. Alguns fatores que condicionam o aparecimento dos grupos informais são: • os interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas que, por meio deles, passam a sintonizar-se mais intima-
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mente; •
a interação provocada pela própria estrutura formal;
•
os defeitos na estrutura formal;
• a flutuação do pessoal dentro da empresa, a qual provoca, normalmente, a alteração dos grupos sociais informais; •
os períodos de lazer; e
•
a disputa pelo poder.
Procure sobre a importância dos grupos informais nas empresas.
Vantagens da estrutura informal
•
proporciona maior rapidez no processo;
•
complementa e estrutura formal;
•
reduz a carga de comunicação dos chefes;
•
motiva e integra as pessoas na empresa.
COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Sistema de responsabilidades – resultado da alocação das atividades – constituído por: departamentalização, linha e assessoria e descrição das atividades (especialização do trabalho). Estes aspectos serão analisados mais adiante. Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outrem. Quando um subordinado assume determinada obrigação, deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
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Sistema de autoridades – resultado da distribuição do poder, constituído por: amplitude administrativa ou de controle, níveis hierárquicos, delegação e centralização ou descentralização. Estes aspectos serão analisados mais adiante. Autoridade é o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado. A autoridade pode ser formal ou informal. A autoridade formal representa a delegada pelo superior hierárquico imediato. A autoridade informal é uma espécie de “autoridade adquirida” que é desenvolvida por meio de relações informais entre as pessoas da empresa. Devem-se considerar os tipos de autoridade, a saber: Hierárquico e Funcional. A autoridade hierárquica segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa.
SISTEMA DE COMUNICAÇÕES Comunicação é um processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um emissor, através de um determinado canal, e entendida por um receptor (Vasconcellos, 1972:10)
No sistema de comunicações deve ser considerado:
O que/como/quando deve ser comunicado? De quem deve vir a informação? Para quem deve ir a informação? Por que deve ser comunicado? Quanto deve ser comunicado?
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Na transmissão da informação, deve-se considerar a interferência denominada ruído, que compreende qualquer coisa que se mova no canal que não sejam os sinais ou mensagens reais desejados pelo emissor. Alguns aspectos básicos do sistema de comunicações nas empresas estão dispostas a seguir. 1. Esquemas de comunicação: formal (planejado, facilitado e controlado) e informal (surge espontaneamente na empresa, em reação às necessidades de seus membros). Comunicação informal pode ser boa ou ruim para uma empresa. A alta administração da empresa pode aumentar ou diminuir a comunicação informal, com o uso de determinados artifícios, entre os quais: alteração de arranjo físico; utilização de pequenas salas de reunião ou de café; alteração da estrutura organizacional e prática de competições esportivas.
2.
Fluxos da Comunicação
As comunicações podem acontecer via os seguintes fluxos:
• horizontal: realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nível hierárquico; • diagonal ou transversal: realizado entre unidades organizacionais e níveis diferentes; • vertical: realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área.
3.
Custo da Comunicação
No estudo das comunicações entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em consideração o aspecto custo para a empresa, pois a análise da transmissão das informações mostra que ela é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta (Litterer, 1970:82). Lei de N.C. Parkison: todo trabalho se dilata de maneira a ocupar todo o tempo disponível.
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O que Parkinson considerou como causas do aumento de custos na estrutura organizacional (Lodi, 1972:51): • demasiado número de níveis hierárquicos envolvidos na supervisão de atividades correntes a curto prazo; •
demasiado número de estágios na elaboração das decisões;
•
existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria;
• complexidade da estrutura, responsabilidades diluídas, comissões de coordenação, etc; • unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis, função vaga e qualitativa, chefia sem agressividade; • unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para atingirem seus objetivos; • unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária.
Como está a comunicação na sua vida, profissional e pessoal? Está com muitos ruídos?
Está claro o que você comunica?
Monstros S.A.
Monstros S.A. é a maior fábrica de sustos existente. Localizada em uma dimensão paralela, a fábrica constrói portais que levam os monstros para os quartos das crianças, onde eles poderão lhes dar sustos e gerar a fonte de energia necessária para a sobrevivência da fábrica.
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Para elaborar um organograma utilize ferramentas como MS Word e MS PowerPoint, na seguinte função.
fig.04
Quantos níveis hierárquicos existem em uma organização como a igreja católica? Faça uma pesquisa e descubra.
LISTA DE IMAGENS
Fig.01: Autoral. Fig.02: Autoral. Fig.03: Autoral. Fig.04: Autoral.
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EXCE LÊ NCIA E M EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA