UNIDADE
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PROCESSOS: ADMINISTRATIVO E OPERACIONAL
ADMINISTRAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES
EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
PROCESSOS: ADMINISTRATIVO E OPERACIONAL
Processo administrativo compreende tradicionalmente as atividades de planejar, organizar, dirigir e controlar. Maximiano (2009) indica que o processo administrativo ocorre como um todo envolvendo todas as etapas e irá desdobrar as atividades de direção, em processos relacionados a liderar e executar. Nessa perspectiva, o conjunto das funções e o processo administrativo como um todo formam um grande processo de pensamento integrado que possui entradas de informações e saídas de decisões. Ainda na mesma linha, as saídas oriundas de um processo serão as entradas para um outro. Processo administrativo exemplifica essa situação indicando que o processo de planejamento pode oferecer entradas para o processo de organização, este oferece entradas para o processo de direção e este último para o processo de controle. É importante reforçar que a qualquer momento um processo pode gerar uma saída de informação que o oriente a voltar num processo anterior, por exemplo: uma informação no momento da organização que culmina num novo planejamento das ações. Inicialmente, vamos entender o significado dos processos num ambiente organizacional. Para Oliveira (1996), processo é um conjunto de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e suplantar as necessidades e expectativas dos clientes externos e internos da empresa. A NORMA NBR ISO 9000:2000 define como processo o conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). Segundo Reis e Blattman (2004), a hierarquia do processo é a forma de classificar os processos de acordo com o seu grau de abrangência na organização.
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Macro Processo
Processo
Atividade
Tarefa
• Macroprocesso: É um processo que geralmente envolve mais de uma função da organização, cuja operação tem impactos significativos nas demais funções. • Processo: Um agrupamento de subprocessos para atender uma função da empresa. • Subprocessos: São divisões dos processos com objetivos específicos, organizadas seguindo linhas funcionais. Eles recebem entradas e geram suas saídas em um único departamento; • Atividades: Os subprocessos podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado de tarefas.
Processo é qualquer fenômeno que apresente mudanças de forma contínua no tempo, fazendo com que os eventos e as relações sejam dinâmicos, e não estáticas. Os elementos do processo atuam uns sobre os outros e cada um pode afetar todos os demais. Todo trabalho realizado nas organizações faz parte de algum processo Graham e Lebaron (1994). Não existe um produto ou serviço oferecido por uma empresa sem um processo. Da mesma forma, não faz sentido existir um processo organizacional que não ofereça algum produto ou serviço. Os processos estão presentes organizações de qualquer segmento (serviço, indústria e comércio) e porte (micro, pequeno, médio e grande). O planejamento, organização, direção e o controle, consideradas separadamente, constituem as funções administrativas, mas quando são analisadas em um conjunto, ela forma o chamado processo administrativo.
Os elementos do processo administrativo, não são entidades
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separadas, mas parte de um todo maior.
PROCESSO OPERACIONAL
O plano operacional tem como foco buscar as normas de funcionamento pré-definidas, com controle nos detalhes. Devem ser considerados como a formalização dos processos, com base em documentos escritos, metodologias de desenvolvimento, das normas e diretrizes estabelecidas no nível tático. Também, criar formas e condições para a correta realização das rotinas da organização.
PROCESSO ADMINISTRATIVO
O processo é entendido como mudança continua durante um intervalo de tempo (não podendo haver interrupções), em que os fatos e as relações causais entre eles sejam dinâmicos. Não possui um começo, nem um fim e sim um fluxo contínuo, onde cada parte deste processo age sobre os demais, e também se caso um venha falhar, os outros sofrerão alterações.
PLANEJAMENTO
O planejamento é o processo base dentro de uma organização, sem ele não se pode haver a entidade em si. Esta união (organização + ambiente externo) é um dos objetivos mais estudados e procurados a serem instalados nas organizações para um melhor funcionamento, reduzir cargos desnecessários e corrigir erros e consequentemente reduzir custos e oferecer melhores serviços aos clientes.
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Em uma linguagem mais direta... O planejamento é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los, porque nos dias em que vivemos a maior parte das empresas trabalham com improvisos. O planejamento estabelece onde deve se chegar, o que deve ser feito, quando deve ser feito e em qual sequência, sendo uma técnica para eliminar as incertezas e melhorar o desempenho. Sobre estas preocupações, necessita-se que os gestores sejam altamente capacitados para identificar, cultivar e explorar as competências necessárias, primordiais para que a organização possa crescer e ser sustentável. Para se obter tal resultado, a organização deve ter flexibilidade para conseguir acompanhar as mudanças externas e conseguir adaptá-las internamente. Deverá ser levado em consideração os seguintes itens: mão de obra, fornecedores, sistemas financeiros, sindicatos, concorrência, comunidade, tecnologia e o principal foco das empresas: o consumidor.
Então, o planejamento significa: • a criação de objetivos e ações alternativas, que no final, será escolhida a melhor opção; •
implica futuramente nas decisões do presente;
• define objetivos e escolhe antecipadamente a melhor ação a ser tomada.
E por fim, definimos o planejamento em três etapas:
1. estabelecer objetivos – é onde se inicia o processo. Os objetivos são baseados no tempo, e são classificados como: imediatos, acessíveis e imaginários; 2. tomada de decisões – é o próximo passo após a definição dos objetivos, onde se verifica o que é prioridade. Depois de ter um diagnóstico sobre a situação, o planejamento é o caminho para definir qual é a melhor escolha. E esta escolha determina-se: tomada de decisão (mas tomada de decisão nem sempre é um planejamento);
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3. elaboração de planos, abrangência do planejamento – neste caso, existe a hierarquia do planejamento em que se define em 3 partes também: estratégico, tático e operacional.
ORGANIZAÇÃO
Segundo Maximiano (1992), uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital, um time de futebol ou uma escola são todos exemplos de organizações. Uma organização é formada pela soma de pessoas, maquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros. Portanto, a organização é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum. E a qualidade é o resultado de um trabalho de organização. As organizações compõem-se de camadas hierárquicas ou níveis funcionais estabelecidos pelo organograma. Os níveis diferenciam o grau de autoridade delegada, comando e salários. Portanto, no processo de organização define-se a autoridade de cada pessoa criando-se a hierarquia. Na hierarquia, definem-se os executivos que são os diretores e o presidente, os gerentes, os supervisores e as equipes de autogestão. Um importante mecanismo para ajudar no processo de organização é o organograma. No organograma, são inseridos os cargos e departamentos bem como a hierarquia que rege cada um deles. A definição de cargos e de tarefas e responsabilidades é muito importante para a organização da empresa. Desse modo, cada um responsável por uma unidade, um departamento, ou atividade, juntos fazem todo o trabalho necessário para o bom andamento da empresa. Uma organização eficaz é aquela que realiza seus objetivos, através da organização temos a satisfação do cliente, o impacto na
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sociedade e a aprendizagem organizacional. Sendo assim, uma organização eficiente é aquela que utiliza corretamente seus recursos. A estrutura organizacional deve ser de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidas, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento básico para concretização do processo organizacional. Para se organizar uma empresa, um estabelecimento ou qualquer outro processo que inclua relações interpessoais, são necessárias algumas funções básicas, ou seja, um bom administrador precisa saber planejar sua empresa, precisa ter pulso para dirigir uma empresa e além disso, precisa saber acompanhar e controlar. Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela propicia para a empresa alguns aspectos: Responsabilidades, lideranças, Motivações, Organização das Funções, Informação das Funções e Recursos. Cada empresa possui sua visão e missão para uma organização mais eficiente, assim todas as decisões estratégicas, todas as atividades, todos os pensamentos e ações da empresa e de seus colaboradores deverão ser concluídos pela missão e visão. Após definidas e declaradas é imprescindível que todos os componentes da empresa, desde as funções mais altas de comando até o chão de fábrica, estejam perfeitamente cientes e conscientes da importância de direcionar todos os seus esforços para uma organização concreta.
DIREÇÃO
É o processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejadas. Dirigir uma empresa significa conseguir que os empregados executem as tarefas (ou serviços) pelas quais respondem.
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CONTROLE
É o processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar sua repetição.
As características do controle administrativo são:
• maleabilidade: possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de alterações nos planos e nas ordens; • instantaneidade: acusar o mais depressa possível as faltas e os erros verificados; • correção: permitir a reparação das faltas e dos erros, evitandose a sua repetição.
Para entender mais sobre os processos dentro das organizações, recomendamos o link: http://www.portal-administracao.com/2014/01/fayol-e-processo-administrativo.html. Leia, aprenda e elucide suas dúvidas com leituras complementares.
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EXCE LÊ NCIA E M EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA