UNIDADE
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DOCUMENTOS EMPRESARIAIS
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
EXCELÊNCIA EM EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA
DOCUMENTOS EMPRESARIAIS
Caro(a) Aluno(a)
Você sabe quais são os tipos de documentos que transitam numa empresa, seja no ambiente interno ou externo? São muitos e para cada um deles existe um padrão a ser seguido. São muitos tipos de documentos, portanto aqui, apresentaremos os mais comuns.
Bons estudos!
CORREIO ELETRÔNICO
O correio eletrônico (e-mail) tem um papel importante na comunicação empresarial, pois possibilita a economia de tempo e de gastos tanto dentro da empresa como fora dela. A agilidade no envio de documentos via internet ou intranet possibilita a comunicação e agilidade. (BRAGA, 2013, p. 71).
Braga (2013, p. 72) afirma que:
Intranet é uma rede privada de comunicação que aplica a tecnologia disponível dentro da empresa. Sua função é conectar entre si departamentos, filiais, sucursais dentro e fora do país de origem. [...] Quando bem utilizado, o e-mail via intranet, reduz o desperdício de tempo e simplifica o trabalho entre equipes para facilitar e melhorar a comunicação entre elas. A internet, por sua vez, é uma rede de comunicação mundial, acessível a todo o tipo de público, é o portal de acesso aos negócios, às pesquisas e aos cursos a distância. (BRAGA, 2013, p. 72)
Cabe ressaltar que a padronização estética, a estrutura formal da mensagem (apresentação inicial, desenvolvimento e fecho), deve ser
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mantida neste tipo de ferramenta. Já a linguagem depende do grau de formalidade vai depender do conteúdo e o destinatário. (GOLD, 2005, p. 100) • Circular: é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo profissional superior de um departamento, setor, unidade etc. Transmite normas, ordens, avisos, pedidos para fixar os limites e tornar igual a conduta dos colaboradores. Porém, Gold (2003, p. 126) acrescenta que a Circular também é definida como:
[...] uma comunicação (carta, manifesto ou ofício que, reproduzida em muitos exemplares, é dirigia a muitas pessoas ou a um órgão. Comentário: numa carta do tipo circular, o receptor deve ter a impressão de que o texto foi redigido especialmente para ele. Em muitos casos, o nome do destinatário é citado explicitamente no vocativo. (GOLD, 2003, p. 126)
Assim, este tipo de documento pode tanto atender ao público interno quanto ao externo.
fig.01
Exemplo de Carta Circular:
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• Memorando: é caracterizado pela objetividade para atender exclusivamente a mensagem interna das organizações. Ele representa um documento ágil, quer dizer, isento de qualquer procedimento burocrático que possam dificultar a tramitação da informação.
Exemplo:
fig.02
• Ata: é um documento que serve para documentar tudo que foi tratado durante uma reunião. Nela se encontrarão data, assinatura dos participantes, resoluções e propostas discutidas no encontro.
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Exemplo:
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fig.03
• Acordo: é um ajuste, uma convenção de regras que servem às partes nele destacadas. (GOLD, p. 181, 2010)
Exemplo:
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fig.04
É evidente que existem outros tipos de documentos empresariais utilizados no ambiente interno, mas optamos pelos mais usuais. Também, é importante afirmar que alguns destes documentos podem ser de ordem interna ou externa, como já falamos. Mais adiante trataremos mais especificamente destes documentos, inclusive com exemplos.
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COMUNICAÇÃO EXTERNA
Neste tipo de comunicação, o público alvo são os fornecedores, os clientes, as empresas, as ONG’s, os órgãos públicos etc. Os documentos mais utilizados são: as cartas, os contratos, as procurações, os atestados, as declarações, os recibos, os requerimentos etc. • Carta: é um meio de comunicação escrita que segue uma estrutura mais rígida, em relação a outros tipos de comunicação, como o bilhete. Existem vários tipos de carta: comercial, pessoal, de apresentação, de convite, argumentativa, formal etc.
Exemplo:
fig.05
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• Procuração: segundo Neiva (2004), citado em Braga (2013, p. 37), na linguagem jurídica, significa instrumento de mandato, que é um documento pelo qual alguém (mandatário, outorgante ou constituinte) confere a outrem (mandatário, procurador ou outorgado) poderes para praticar ações em seu nome e por sua conta. (BRAGA, 2013, p. 37).
Exemplo:
fig.06
• Declaração: para Gold (2005, p. 128), a declaração é um depoimento. (GOLD, 2005, p. 128).
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Exemplo:
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fig.07
Assim, com estes exemplos selecionados, buscou-se apresentar os pontos mais importantes em cada um destes documentos (elementos essenciais, estilo da linguagem, estética), de acordo com os autores citados. No entanto, vale destacar que aqui está apenas um pequeno recorte da grande variedade de documentos. Para conhecer mais sobre os outros tipos, recomenda-se que haja a leitura dos livros sugeridos na bibliografia.
LISTA DE IMAGENS
Fig.01: Braga, Maria Alice. Redação Empresarial - 2013, pg. 48. Fig.02: Braga, Maria Alice. Redação Empresarial - 2013, pg. 50. Fig.03: Braga, Maria Alice. Redação Empresarial - 2013, pg. 44. Fig.04: Gold, Miriam. Redação Empresarial, 3ª Ed. - 2010, pg. 181. Fig.05: Braga, Maria Alice. Redação Empresarial - 2013, pg. 46. Fig.06: Braga, Maria Alice. Redação Empresarial - 2013, pg. 53. Fig.07: Gold, Miriam. Redação Empresarial, 3ª Ed. - 2010, pg. 128.
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REFERÊNCIAS
BRAGA, M. A. S. Redação empresarial [livro eletrônico] – Curitiba: InterSaberes, 2013. GOLD, M. Redação empresarial: escrevendo com sucesso na era da globalização 3 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. GOLD, M. Redação empresarial. 4. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2010.
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EXCE LÊ NCIA E M EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA