Conference manager [Job Description]

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CONFERENCE MANAGER


DESCRIPCIÓN DEL ROL Conference Manager será responsable de dar seguimiento sobre la logística de cada una de las Conferencias Nacionales, crear sinergia MC – OC, capacitar a los Comités Organizadores (OCs Nacionales y/o LOCALES), buscar patrocinios (en efectivo o especie), velar por la sostenibilidad de cada evento y presentar, clara y oportunamente, reportes (financiero o general) a la Asamblea de AIESEC en Colombia.

Responsable: MCVP FNZ, Legal & Management. Experiencia (deseada): EB Member, OC Member & OCP.

Responsabilidad

OC Management

Pre Conferencia

Durante Conferencia

Post Conferencia

KPI Creación y proceso de selección de OCP & OC. # de reuniones con OC Team. # de reuniones con OCP. Asegurar capacidad y talento humano para desarrollar la Conferencia. Capacitación y coaching para OC´s de eventos Locales y/o Regionales. Selección, negociación y firma de convenio con venue del evento. Revisión de presupuesto y aprobación del mismo. Crear y revisar el form de registro para las Conferencias. Precio y timeline de pagos. Timeline de registro. Convenio firmado con OCP. Tracking invoice de LCs. HR Allocation. Plan de contingencia. Logística para working days del MC. Logística para transporte de MC. Logística para desarrollar Pre-Meetings CT. Manejo del chair (llegada, pre-meetings, host, sinergía con AM) Sinergia con Agenda Manager. Revisión de convenios con aliados o patrocinadores. Presentación de reporte ante Asamblea General. Chair management. OC Management. Coordinar logística con el OC. Sinergía con Agenda Manager. Cierre de XP con CT. Cierre de XP con OC. Cierre financiero con MCVP FNZ, OCP, OCVP FNZ. Cierre con aliados o patrocinadores. Presentación de reporte final ante la Asamblea de AIESEC en Colombia.


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