CO-DELIVERY TOOLKIT
co-delivery toolkit Es una guía de cooperación entre los comités host y home que garantiza la entrega de cada uno de los Standards & Satisfaction (S&S) y del Leadership Development Model (LDM) mediante una clara división de responsabilidades en una línea del tiempo. Es importante porque nos convierte en una organización enfocada en el cumplimiento de la promesa de valor de nuestro principal stakeholder, los trainees.
Igv 2 1 Expectation setting
4 3
Pick Up
Visa permit
Basic living Information
Weekly Preparation 1st day of Planning & (IPS) work Accommodation Lead Space
6 5
7
8
9
10
Preparation & Insurance Individual goals (OPS)
11
Departure support
* NPS
JD, Duration & Working hours
Approved Realised Completed
13 12 Reintegration Seminar
OGv
1. JD, Duration & Working hours 1. El JD debe estar detallado en la oportunidad en la cual el EP aplicó junto con los horarios laborales. 2. La duración de los proyectos iGV es de 6 semanas. 3. Las horas laborales deben ser alineadas con el mínimo y máximo exigido por las XPP. 4. La información del Memodeal debe coincidir con la información de la oportunidad en la cual aplicó el EP.
2. expectation setting Se dejarรก MUY claro los siguientes puntos antes que el EP llegue a Colombia: -
EL JD a desarrollar en la organizaciรณn. La poblaciรณn del proyecto. La ubicaciรณn de la Familia Global. El proceso de visado. Realidad de la ciudad de destino. Beneficios ofrecidos (Hospedaje, transporte y/o alimentaciรณn).
3. basic living information 1. En el booklet de la ciudad debe especificarse el valor del transporte público y privado, el costo promedio de las tres comidas del día, el costo de una SimCard y otros datos de gastos de entretenimiento. 2. El LC Host debe especificar un aproximado del cambio de la moneda que esté vigente en el momento. 3. Esto debe ocurrir antes de la realización del approved en plataforma para que los trainees puedan utilizar la información en su toma de decisiones.
4. Insurance 1. Inmediatamente después del Approved en plataforma, el EP está en la obligación de buscar su Seguro Médico Internacional con cubrimiento en el país de destino. 2. El Insurance es una responsabilidad del LC Home pero el LC Host podrá ofrecer opciones al EP. 3. El Insurance es un documento de auditoría que deberá ser enviado al LC Host antes del viaje para verificar que este incluya el tiempo de duración del proyecto.
5. visa permit 1. Si bien es responsabilidad de cada EP conocer el proceso migratorio entre el país de origen y el de destino, el LC Host deberá prestarle soporte con información verídica. 2. En el caso de solo necesitarse la Invitation Letter, el EP deberá ser informado de la existencia de esta y de logística de entrega de esta en migración del país de destino. 3. La Invitation Letter deberá ser enviada al menos una semana antes del viaje.
6. preparation & individual goals 1. El Seminario de Preparaciรณn de los Intercambios Salientes es obligatorio y se realizarรก antes del viaje del EP. Podrรก ser individual o grupal. 2. Ver agenda sugerida de OPS al final de este documento.
7. pick up 1. El trainee debe enviar sus tiquetes al menos una semana antes de su llegada. 2. El LC Host debe enviar las indicaciones logísticas del Pick Up: persona encargada, lugar de encuentro, contacto de emergencia, etcétera. 3. Un miembro del LC Host debe ir por el trainee a su lugar de llegada a la ciudad: aeropuerto o estación de buses. 4. El LC Host verificará el Sello de entrada al país inmediatamente el trainee llegue al aeropuerto.
8. accomodation 1. El trainee sabrá al menos una semana antes de llegar a Colombia cuál es su hospedaje: Familia Global, Hostal o Apartamento con otros trainees. 2. El trainee será llevado del aeropuerto o estación de bus a su hospedaje y presentado a la Familia Global de tenerla. 3. Conocerá en su primer día de su estadía cuáles son las reglas de convivencia de su hospedaje. 4. Recibirá de inmediato indicaciones del lugar de residencia: dónde comer, dónde tomar el transporte, dónde cambiar o retirar dinero, etcétera.
9. preparation (IPS) 1. Es un espacio que sirve para alinear expectativas, entender la realidad cultural y logística de la ciudad y explicar las responsabilidades del trainee en su proyecto. 2. El IPS es obligatorio y se realizará entre la fecha de llegada del trainee y el primer día de trabajo. Podrá ser individual o grupal. A continuación puedes ver los elementos obligatorios dentro de una agenda de IPS.
ips agenda elements welcome to Colombia!
Información cultural, situación política, estándares de vida, seguridad en la ciudad, logística de transporte y números de contacto.
sdg alignment
¿Qué son los sdg? ¿a qué sdg contribuye mi proyecto? claridad de mi job description & planeación de la primera semana de trabajo.
lead session
Basada en un defining element.
personal goals
Conocer como el trainee conecta la experiencia con sus metas personales.
legal procedures
Explicar las XPP, el NPS, los S&S, los procedimientos migratorios, verificar todos los documentos de auditoría y conducto regular de solución de problemas.
10. 1st day of work 1. El LC Host debe enviar al trainee un mapa y los direccionamientos de rutas de transporte que él debe tomar de su casa al trabajo y viceversa. 2. El primer día de trabajo el trainee será acompañado por un miembro de AIESEC en la ida y vuelta de la casa al trabajo. 3. El miembro encargado presentará al trainee ante el encargado de la organización donde se realizará el proyecto. 4. El LC Host debe hacer la vinculación del trainee ante migración Colombia.
11. weekly planning & lead space Un día a la semana se realizará una reunión entre los trainees del proyecto y el ‘Project Manager’ para: 1. Hacer un review de la semana que termina. 2. Planear las actividades día a día de la próxima semana. 3. Entregar un Lead Space para los trainees de acuerdo a los Defining Elements.
* NPS 1. Es supremamente importante que los trainees llenen la encuesta de NPS: bit.ly/ traineesnps 2. Es el sistema por el cual podemos saber qué tan satisfechos están los trainees y cómo podemos mejorar. 3. La encuesta se debe llenar en la última semana del proyecto o máximo en el closing experience. 4. Para saber qué es NPS, cómo se mide mira este video
12. Departure support 1. El LC Host debe garantizar la desvinculación del trainee al finalizar el proyecto ante migración Colombia. 2. El LC Host debe proveer toda la información migratoria de salida al trainee como el vencimiento o extensión de su VISA o Sello de entrada. 3. También entregará la información logística para desplazarse hasta el aeropuerto o estación de buses.
13. reintegration seminar 1. El Seminario de reintegración en el país de origen es obligatorio y se realizará después de la experiencia de voluntariado. Podrá ser individual o grupal. 2. Ver agenda sugerida al final de este documento.