STARWAY 2017 FORMA DE APLICACIÓN OC
Starway 2017. Calendario. Beneficios. Estructura del comitĂŠ organizador. Manual de actividades. Cuestionario. Base de datos. Contacto.
CONTENIDO
Starway Conference 2017, se desarrollará del 26 al 30 de julio de 2017 en Girardot, Cundinamarca en el Hotel TOCAREMA. Es la Conferencia Nacional más importante de la red de AIESEC en Colombia, ya que tiene como objetivo desarrollar estrategias para construir un país más fuerte y relevante. Reúne más de 400 delegados de todos los departamentos de Colombia, quienes son líderes jóvenes que se centran en la creación y promoción de soluciones a problemas nacionales y globales. Es así como promueven el liderazgo, y la creación de un entorno empresarial que contribuya con su crecimiento personal y profesional.
STARWAY 2017
VIERNES 12 MAYO, 8PM.
Cierre de recepción de aplicaciones.
SÁBADO 13 & DOMINGO 14 MAYO. Entrevistas.
LUNES 15 MAYO. Anuncio de OC STARWAY 2017.
TIMELINE DE APLICACIÓN
• Desarrollo de liderazgo. • Posicionamiento Local y Nacional. • Crecimiento personal y profesional. • Conference Fee.
IMPORTANTE • Las personas fuera de Bogotá, deberán llegar a la ciudad entre el 14 de julio – 16 de julio. • Alojamiento y Alimentación cubiertos por el OC. • Tiquetes Ciudad de Origen-Bogotá -Ciudad de Origen, deben ser cubiertos por el aplicante.
BENEFICIOS
OCP OCVP FNZ
OCVPLOG
OCVP DE
OCVP DX & COMM
OCVP SE
OCVP ER
LOG MANAGER
DE MANAGER
DX & COMM MANAGER
SE MANAGER
ER MANAGER
LOG MANAGER
DX & COMM MANAGER
Posiciones abiertas para miembros con residencia en Bogotรก.
MANUEL DE ACTIVIDADES
OCVP FNZ
Encargado de manejar y controlar los recursos financieros, ingresos y gastos del evento con el fin de garantizar y realizar un evento sostenible. Responsable de verificar los acuerdos con los patrocinadores y el creador de un plan de riesgos.
EXPERIENCIA PREVIA Antes
• Conocimientos financieros • Experiencia EB/OC
Durante
Seguimiento del presupuesto: ejecutado / planeado Manejar el dinero en efectivo en todo lo relacionado con la compra de los materiales necesarios. • Comprobar y guardar todas las cotizaciones y facturas. • Apoyar la logística del evento. • Entrega de productos y cierre financiero de la tienda.
Después
• Informa final de actividades • Cierre financiero de la conferencia
• •
• Organización, Proactivo • Pensamiento Estratégico
• Crear el presupuesto del evento. • Capacitar al OC sobre proceso de egresos y pagos a proveedores. • Verificar y dar seguimiento al presupuesto de cada OCVP • Manejar el dinero en efectivo en todo lo relacionado con las compras o materiales necesarios. • Comprobar y guardar todas las cotizaciones y facturas. • Presentar informe financiero por semana. • Responsable de mantener la contabilidad del Congreso. • Apoyar actividades ER
• Orientado a Soluciones
MANUEL DE ACTIVIDADES
OCVP LOG
Responder a todas las necesidades logísticas para el evento, que principalmente incluye: el equipaje, transporte, comidas, materiales, audiovisuales, aperitivos y diferentes necesidades de sesiones, responsable de garantizar el flujo de sesiones y la satisfacción logística. Antes
• Crear una estructura efectiva del equipo de logística. • Crear un presupuesto sostenible para las necesidades logísticas. • Creación de herramienta para solicitud de materiales y tracking de los mismos. • Garantizar Plan de riesgos. • Coordinación de todas las necesidades logísticas para el evento (video beam, micrófonos, sistema de sonido, regalos, materiales, transporte eficaz, buenas comidas para los delegados, etc.). • Actividades ER para materiales
Durante
• Ejecución de cada detalle logístico durante el evento. • Manejar al OC como soporte Logístico
Después
• Informa final de actividades • Inventario del material.
EXPERIENCIA PREVIA
• Experiencia EB/OC. • Organización, Proactivo. • Manejo de equipo. • Habilidades de ventas y negociación.
LOG MANAGER
MANUEL DE ACTIVIDADES
Responder a todas las necesidades logísticas para el evento, que principalmente incluye: el equipaje, transporte, comidas, materiales, audiovisuales, aperitivos y diferentes necesidades de sesiones, responsable de garantizar el flujo de sesiones y la satisfacción logística. Antes
• La coordinación de todas las necesidades logísticas para el evento (video beam, micrófonos, sistema de sonido, regalos, materiales, transporte eficaz, buenas comidas para los delegados, etc.).
Durante
• Asegurar buen sistema de transporte y el método de las comidas. • Ejecución de cada detalle logístico durante el evento.
Después
• Informa final de actividades
EXPERIENCIA PREVIA
• Experiencia EB/OC. • Organización, Proactivo. • Manejo de equipo. • Habilidades de ventas y negociación.
MANUEL DE ACTIVIDADES
OCVP DE
El OCVP Delegate Experience, es el responsable de registro, atención y comunicación con los delegados. Deberá proponer soluciones rápidas y efectivas a cada uno de los delegados, garantiza el plan de riesgos y brindar la mejor experiencia.
EXPERIENCIA PREVIA
Experiencia EB/OC Organización, Proactivo Manejo de equipo. Habilidades de ventas y negociación. • Actitud de servicio. • • • •
Antes
• Garantizar las mejores condiciones en cuanto a alojamiento y experiencia a los delegados. • Garantizar un plan de riesgos. • Comunicación con los EP´s y delegados • Inscripción delegados sinergia con DX&COMM • ER para Welcome Package • Creación de herramienta para solicitud de cartas o permisos para los asistentes.
Durante
• Wow momentos a los delegados durante la conferencia • Apoyo Logística • Estrategia perdido y encontrado • Condiciones VIP • Comunicación EP´s
Después
• Informa final de actividades
MANUEL DE ACTIVIDADES
DE MANAGER
El Delegate Experience Manager, es el responsable de registro, atención y comunicación con los delegados. Deberá proponer soluciones rápidas y efectivas a cada uno de los delegados, garantiza el plan de riesgos y brindar la mejor experiencia.
Antes
• Garantizar un plan de riesgos. • Comunicación con los EP´s y delegados • Inscripción delegados sinergia con DX&COMM • ER para Welcome Package
Durante
• Estrategia Pick up • Wow momentos a los delegados durante la conferencia • Estrategia Wake Up. • Apoyo Logística • Sugar Cubes • Estrategia perdido y encontrado • Condiciones VIP • Comunicación EP´s
Después
• Informa final de actividades
EXPERIENCIA PREVIA
• • • •
Experiencia OC Organización, Proactivo Manejo de equipo Habilidades de ventas y negociación
MANUEL DE ACTIVIDADES
OCVP DX & COMM
Principal responsable de la imagen de la conferencia, la generación de contenido, estrategias digitales y de difusión en toda la red de AIESEC y externos.
EXPERIENCIA PREVIA
Antes
• Generación y difusión de material promocional (hashtag, redes sociales, wix) • Promover la conferencia a todos los comités locales. • Trabajando en sinergia con ER para generar material de ventas. • Trabajando en sinergia con la DE para la producción y difusión de materiales a los delegados.
Durante
• Generar un "boletín" diario o vídeo para informar a los delegados y a la red de AIESEC sobre cada día del Congreso. • Organizar la fotografía oficial del Congreso con todos los delegados. • Generar una comunicación dinámica durante la conferencia para los delegados. • Logística del evento
Después
• Informa final de actividades • Al final de Starway generar un álbum de fotografías y el vídeo final.
• Conocimientos de diseño y edición de vídeos. • Organización, Proactivo • Social Media • Administración de la información • Pensamiento Creativo
MANUEL DE ACTIVIDADES Generar una comunicación dinámica durante la conferencia para los delegados, los comités, los aliados estratégicos y externos. Diseño de piezas gráficas y estrategias para ser tendencia en redes sociales y darle un valor agregado a la conferencia, trabajar en sinergia con las demás áreas.
DX & COMM MANAGER
Responsable la producción del contenido audiovisual de la conferencia, antes, durante y después. (fotografía y vídeos del evento).
Antes
• Diseño del material promocional • Promover la conferencia a todos los comités locales. • Trabajando en sinergia con la DE para la producción y difusión de materiales a los delegados. • Responsable del material audiovisual
Durante
• Generar un "boletín" diario o vídeo para informar a los delegados y a la red de AIESEC sobre cada día del Congreso. • Organizar la fotografía oficial del Congreso con todos los delegados. • Generar una comunicación dinámica durante la conferencia para los delegados. • Logística del evento
Después
• Informa final de actividades • Al final de Starway generar un álbum de fotografías y el vídeo final.
EXPERIENCIA PREVIA
• • • • •
Conocimientos en fotografía Conocimiento en edición de Vídeos. Conocimiento en diseño Organización, Proactivo Pensamiento Creativo
MANUEL DE ACTIVIDADES
OCVP SE
El OCVP SE, será responsable de la entrega, en tiempo y forma, de los eventos especiales, como: Y4GG Day (26 de julio), PM & VPM (fechas por confirmar) y posibles agendas que se deban desarrollar previamente a Starway. Además, será responsable de la entrega de los eventos de integración y gala.
Antes
• Garantizar espacio (s) para el desarrollo de las agendas y eventos especiales. • Herramienta para registro de los asistentes. • Creación de plan logístico para el éxito del evento. • Plan de contingencia. • De ser necesario, en sinergia con DX & COMM, creación de material promocional y de difusión de los eventos. • En sinergia con el área de DE, asegurar que los delegados cuenten con toda la información de los eventos. • ER para Welcome Package de los eventos especiales.
Durante
• Ejecución de plan logístico: check in, locación de espacios, materiales, alimentación de delegados y/o CT, check out. • WOW Moments durante las agendas.
Después
• Informe final de actividades
EXPERIENCIA PREVIA
Experiencia EB/OC Organización, Proactivo Manejo de equipo. Habilidades de ventas y negociación. • Actitud de servicio. • • • •
SE MANAGER
MANUEL DE ACTIVIDADES El SE Manager, tendrá como foco la entrega, en tiempo y forma, Y4GG Day (26 de julio), tener comunicación con la MCVP PR, buscar aliados estratégicos que nos permitan desarrollar el evento de manera exitosa y lograr posicionamiento del mismo. Además, dar soporte al área en general.
Antes
• Garantizar espacio (s) para el desarrollo de la agenda del día. • Herramienta para registro de los asistentes. • Creación de plan logístico para el éxito del evento. • Plan de contingencia. • De ser necesario, en sinergia con DX & COMM, creación de material promocional y de difusión de los eventos. • En sinergia con el área de DE, asegurar que los delegados cuenten con toda la información de los eventos. • ER para Welcome Package.
Durante
• Ejecución de plan logístico: check in, locación de espacios, materiales, alimentación de delegados y/o CT, check out. • WOW Moments.
Después
• Informe final de actividades
EXPERIENCIA PREVIA
Experiencia EB/OC Organización, Proactivo Manejo de equipo. Habilidades de ventas y negociación. • Actitud de servicio. • • • •
OCVP ER
MANUEL DE ACTIVIDADES Encargado de establecer alianzas y patrocinios para garantizar la sostenibilidad del evento, así como el manejo de un equipo (1 manager) para hacer masivo la consecución de recursos en las diferentes ciudades del país.
EXPERIENCIA PREVIA
Antes
• Habilidades en Ventas. • Experiencia EB/OC. • Experiencia ER.
• Crear una estructura efectiva del equipo de ER. • Trabajar en sinergia con DE, SE, Logística • Creación de una segmentación estratégica de nuevas empresas y patrocinadores potenciales. • La realización de reuniones de empresa con el fin de establecer patrocinios. • Asegúrese de que las relaciones establecidas con empresas o patrocinadores tienen los documentos solicitados por el MC en orden.
Durante
• Asegurar el mejor evento para los delegados • Asegurar la mejor experiencia para los patrocinadores • Apoyar Logística
Después
• Cierre o seguir cada relación establecida con una empresa o patrocinador. • Informe final de actividades.
• Manejo de equipo.
ER MANAGER
MANUEL DE ACTIVIDADES Encargado de establecer alianzas y patrocinios para garantizar la sostenibilidad del evento y mejorar la experiencia de los delegados.
EXPERIENCIA PREVIA
• Habilidades en Ventas.
Antes
Durante
• Asegurar el mejor evento para los delegados • Asegurar la mejor experiencia para los patrocinadores • Apoyar Logística
Después
• Cierre o seguir cada relación establecida con una empresa o patrocinador. • Informe final de actividades.
• Experiencia ER. • Habilidades comunicativas. • Orientado a Resultados.
• Trabajar en sinergia con DE, SE, Logística • La realización de reuniones de empresa con el fin de establecer patrocinios. • Asegúrese de que las relaciones establecidas con empresas o patrocinadores tienen los documentos solicitados por el MC en orden.
DATOS DE CONTACTO Nombre LC Mail Usuario Skype Número celular FB CV CV Aiesec CV Personal CARTAS DE RECOMENDACIÓN LCP 2017. Miembro al que lideraste. Externo. CUESTIONARIO ESPECÍFICO DEL ROL AL QUE ESTAS APLICANDO. TOP TRES DE LOS ROLES EN LOS QUE TE GUSTARÍA DESARROLLARTE DENTRO DEL OC (CONSIDERA QUE EL #1 ES DE TU PREFERENCIA)
APLICACIÓN GENERAL
FNZ • Elabora un presupuesto aproximado del evento con tres escenarios (Pesimista –Normal –Optimista) • ¿Cómo garantizaras que el evento no deje perdidas?(5 estrategias) ER (OCVP/ Manager) • ¿Qué empresas de tu ciudad creerías que pueden apoyar la ejecución del evento?, ¿cómo llegarías a ellas? y ¿cómo asegurarías que, al menos 3 de ellas, sean patrocinadoras? • ¿Qué factor diferenciador tendrá el equipo ER para garantizar que el evento no tenga perdidas? • ¿Cuál sería tu plan (desde la formulación hasta el cierre del convenio) para conseguir patrocinios? • ¿Cuál sería tu estrategia, teniendo en cuentas que los comités locales, IC y el MC siempre están buscando patrocinadores o aliados, para no tocar las mismas cuentas y en caso tal, ser un diferenciador? LOG (OCVP/ Manager) • Crea un Timeline con los requerimientos logísticos que necesita el evento. • ¿Cuál sería tu estrategia para que los medios audiovisuales, materiales estén listos para las sesiones? • Elabora 3 estrategias para que LOG pueda ser sostenible.
CUESTIONARIO ESPECÍFICO
DX & COMM (OCVP/Manager) • Escribe mínimo tres estrategias para que los delegados interactúen con las redes sociales del evento antes de su desarrollo, y durante el mismo. • Presenta algunas piezas gráficas de cómo sería una campaña de expectativa para el evento. (Vídeo, si es posible). • ¿Cómo trabajarías en sinergia con las demás áreas para que la comunicación llegue en el momento preciso a los delegados y aliados? DE (OCVP/ Manager) • ¿Cómo garantizaras una efectiva y eficiente comunicación con los delegados y sus jefes de delegación? Crea una estrategia de comunicación interna. • Escribe 3 diferencias que tendrá un delegado VIP comparado con un delegado no VIP. • ¿Cuál sería el valor agregado que le darías a de la conferencia? • Escribe 3 estrategias que utilizarías para que los delegados vivan la mejor experiencia. SE (OCVP & Manager) ¿Qué aliados (sector público y/o privado) te imaginas colaborando con nosotros en el evento del día 26 de julio? ¿Por qué? Qué wow moments desarrollarías durante: Y4GG Day & PM-VPM.
CUESTIONARIO ESPECÍFICO
Todos los archivos solicitados deben ser enviados en 1 PDF (mรกximo 10 cuartillas) con el formato de nombre: NOMBREDELAPLICANTE_OCSTARWAY2017 A los siguientes correos:
conferencias@aieseccolombia.org daniel.rincon@aiesec.net
DDL: VIERNES, MAYO 12 08:00PM
NOTA: No olvides incluir las cartas de recomendaciรณn en el mismo PDF. No se contarรกn como parte de las 10 cuartillas de aplicaciรณn.
CHECK LIST
María Fernanda López Flores Directora Nacional de Conferencias
conferencias@aieseccolombia.org
Daniel Rincón MCVP FNZ & Legal 17.18
daniel.rincon@aiesec.net
CONTACTO