Serviços Administrativos

A Área Administrativa e Financeira é o sector da Instituição onde se desempenham tarefas no âmbito da Administração Financeira, Patrimonial, de Pessoal e do Expediente Geral e Arquivo. Durante o ano de 2020 os Serviços Administrativos, à semelhança do que aconteceu com todas as Valência da Misericórdia da Amadora, tiveram de fazer vários ajustamentos aos seus procedimentos visando adaptar-se à nova realidade provocada pela pandemia COVID 19, nomeadamente com a realização de teletrabalho, equipas em espelho, adaptação de espaços físicos.

A emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização. Foram feitas ações de formação para uma melhor utilização de ferramentas digitais.

Face à crise económica e à consequente quebra de rendimento por parte das famílias foi necessário executar um rigoroso planeamento e controlo financeiro, de modo a assegurar que neste período difícil a Misericórdia da Amadora estaria preparada para enfrentar as várias dificuldades e cumprir com todas as suas obrigações.

ATIVIDADES Para levar a cabo as suas tarefas os Serviços Administrativos encontram-se divididos em secções homogéneas que são responsáveis por garantir o dia-a-dia da instituição com o máximo de eficiência no tratamento de todos os processos administrativos da Misericórdia da Amadora.

As suas tarefas compreendem a gestão de utentes, a facturação, o tratamento de receitas complementares, a tesouraria propriamente dita, a gestão de pessoal, a contabilidade, o apoio administrativo, a gestão de cobranças e controlo de dívidas e todas as obrigações fiscais e parafiscais da Instituição.

Durante este ano, na fase mais preocupante relacionada com a pandemia, foi necessário iniciar o teletrabalho com acessos seguros aos postos e às aplicações. Procedeu-se também à desmaterialização dos processos e iniciou-se a digitalização dos documentos, faturas, contratos e respetiva organização por pastas, o que permitiu um mais fácil acesso, bem como, um maior controlo da informação e dos dados. No regresso ao trabalho presencial foram colocados meios de proteção nas secretárias e dois postos foram separados para uma outra sala que anteriormente era polivalente, de modo a alcançar o objetivo de no limite ter apenas duas pessoas por sala.

Investiu-se num novo servidor com maior capacidade bem como no programa de bases de dados. Esta alteração permitiu um melhor desempenho das máquinas, tendo por isso sido possível separar os programas de gestão e faturação (TSR) dos outros documentos gerais.

Fruto desta situação pandémica um dos setores mais afetados foi o Serviço de Pessoal dada a profusão de legislação que obrigou à adoção de novos procedimentos (lay-off, medidas de apoio à família, isolamentos profiláticos) a acrescer aos já habituais, quer em termos de processamento quer em termos de comunicação às várias entidades.

Nos Serviços Administrativos este foi também um ano em que foram adquiridas várias competências académicas, nomeadamente com a conclusão de duas licenciaturas (uma de Fiscalidade e outra em Finanças Empresariais) e também profissionais, com a frequência de ações de formação de todos os trabalhadores administrativos no âmbito dos programas da TSR (Utentes, tesouraria, Pessoal, Imobilizado, Contabilidade), assim como, atualizações em contabilidade (SNC) e também em comunicação.

Foi feita a avaliação anual no âmbito do processo de Qualidade que após a auditoria renovou a certificação dos serviços.

DETALHE DAS ATIVIDADES

GESTÃO DE UTENTES E COBRANÇAS

Em 2020 houve uma volatilidade enorme na frequência de utentes na área da infância, fruto não só do encerramento destes equipamentos para cumprimento das obrigações resultantes do Estado de Emergência, como também, pelo receio por parte dos pais em fazerem regressar as crianças no período do desconfinamento. Contudo a frequência média foi semelhante a 2018, i.e., cerca de 2510 utentes.

Os procedimentos de cobrança, faturação e gestão de utentes mantiveram-se face ao ano anterior, muito embora a equipa tenha sido alterada pela saída de dois elementos e pela sua consequente substituição.

Esta substituição ocorreu na primeira fase de confinamento (Abril 2020) e dada a dificuldade do recrutamento, optou-se por efectuar um concurso interno. Esta opção foi muito bemsucedida não só pela rapidez da seleção, como também, pela oportunidade de criação de valor interno possibilitada a dois colaboradores com licenciatura na área de finanças e fiscalidade.

Foram feitas várias avaliações prévias de gestão para a aplicação de descontos nas mensalidades, motivados pela faltas na frequência de utentes, visando suportar as tomadas de decisão.

O valor de faturação diminuiu. No entanto, a cobrança executada manteve-se nos 98%. Este indicador demostra que apesar do ano ter sido farto em atribulações internas e externas, o grau de eficiência manteve-se inalterado.

TESOURARIA

É neste Serviço que incide um maior controle interno dada a enorme responsabilidade inerente. Assim, associado às tarefas de pagamentos, são feitas conferências físicas de caixa e conciliações bancárias diárias. Este ano caracterizou-se pelo aumento do número de faturas com novos fornecedores no âmbito dos EPI’s e de produtos de higiene e limpeza, o que implicou uma exigência maior na gestão tesouraria fruto da quebra de receita face ao aumento da despesa.

CONTABILIDADE

Foram organizados, arquivados, conferidos e classificados 6009 documentos. Foram feitos 69.867 lançamentos e 576.165 movimentos. Procedeu-se à preparação e controlo de seis estágios no âmbito do Programa Vida e Emprego, assim como, de vários projetos, nomeadamente Amasénior, Helphone, INnadvance, ProEmpower, eCare, Pharon e Chamaleons. Foram elaboradas e aprovadas pelo Conselho Fiscal, por Revisores Oficiais de Contas e posteriormente em Assembleia Geral, as Contas de Gerência e o Orçamento.

SERVIÇO DE PESSOAL

Para se perceber a diversidade e quantidade de tarefas realizadas, as mesmas irão ser elencadas quantitativamente. Assim: processados vencimentos para 484 trabalhadores dependentes e honorários para 74 independentes; elaborados 56 contratos; 148 renovações; 610 recibos de honorários enviados por email; admitidos 56 colaboradores; rescisões e calculo de vincendas a 67 colaboradores; 380 documentos/declarações solicitados ao serviço de pessoal; registo e controlo de 30 penhoras mensais; 650 declarações de IRS dependente e independente; registo de 88.841,16 horas de absentismo; registo e elaboração de mapas de férias de 484 trabalhadores; 10 participações de acidente e trabalho; elaboração do mapa anual de sinistralidade; elaboração/envio de 12 folhas remuneração para o seguro; 8 respostas a inquéritos lugares vagos; 2 respostas a inquéritos sobre custo da mão-de-obra; 12 declarações mensais de remunerações; envio de 12 ficheiros para ADSE. Durante 4 meses foram enviados para a Segurança Social: mapas de 140 trabalhadores em Lay-off, comunicações de apoio à família de 74 trabalhadores e de 65 trabalhadores em isolamento profilático. Foram ainda elaboradas declarações de circulação entre concelhos durante os períodos de confinamento para 176 trabalhadores.

Obrigações Fiscais e Parafiscais

Foram mensalmente enviadas as seguintes obrigações fiscais e parafiscais: TSU; ADSE; CGA; Retenções de IRS (dependentes, independentes, prediais e empresariais); DMR – Declaração Mensal de Remunerações; Fundos de Compensação e de Garantia Salarial; Ficheiros SAFT; Declaração Periódica do IVA e pedidos de restituição do IVA de obras e alimentação.

Foram anualmente enviadas as seguintes obrigações fiscais e parafiscais: Modelo 22 IRC - Rendimentos (Isentos); Modelo 10 IRS – Rendimentos colocados à disposição de dependentes e independentes; Declarações - Artº 119º CIRS; Modelo 25 – Donativos; Modelo 45 - Despesas de saúde (Cartões mais Saúde);

APOIO ADMINISTRATIVO

Média de 60 chamadas diárias; 495 ofícios expedidos; 350 registos de correspondência recebida. Média de 100 e-mails recebidos diariamente e cerca de 80 reencaminhados ou enviados