serviços administrativos A Área Administrativa e Financeira é o sector da Instituição onde se desempenham tarefas no âmbito da Administração Financeira, Patrimonial, de Pessoal e do Expediente Geral e Arquivo. Durante o ano de 2020 os Serviços Administrativos, à semelhança do que aconteceu com todas as Valência da Misericórdia da Amadora, tiveram de fazer vários ajustamentos aos seus procedimentos visando adaptar-se à nova realidade provocada pela pandemia COVID 19, nomeadamente com a realização de teletrabalho, equipas em espelho, adaptação de espaços físicos. A emergência sanitária, económica e social causada pelo novo coronavírus trouxe também uma oportunidade para potenciar a digitalização e desmaterialização. Foram feitas ações de formação para uma melhor utilização de ferramentas digitais. Face à crise económica e à consequente quebra de rendimento por parte das famílias foi necessário executar um rigoroso planeamento e controlo financeiro, de modo a assegurar que neste período difícil a Misericórdia da Amadora estaria preparada para enfrentar as várias dificuldades e cumprir com todas as suas obrigações. ATIVIDADES Para levar a cabo as suas tarefas os Serviços Administrativos encontram-se divididos em secções homogéneas que são responsáveis por garantir o dia-a-dia da instituição com o máximo de eficiência no tratamento de todos os processos administrativos da Misericórdia da Amadora. As suas tarefas compreendem a gestão de utentes, a facturação, o tratamento de receitas complementares, a tesouraria propriamente dita, a gestão de pessoal, a contabilidade, o apoio administrativo, a gestão de cobranças e controlo de dívidas e todas as obrigações fiscais e parafiscais da Instituição. Durante este ano, na fase mais preocupante relacionada com a pandemia, foi necessário iniciar o teletrabalho com acessos seguros aos postos e às aplicações. Procedeu-se também à desmaterialização dos processos e iniciou-se a digitalização dos documentos, faturas, contratos e respetiva organização por pastas, o que permitiu um mais fácil acesso, bem como, um maior controlo da informação e dos dados.
No regresso ao trabalho presencial foram colocados meios de proteção nas secretárias e dois postos foram separados para uma outra sala que anteriormente era polivalente, de modo a alcançar o objetivo de no limite ter apenas duas pessoas por sala. Investiu-se num novo servidor com maior capacidade bem como no programa de bases de dados. Esta alteração permitiu um melhor desempenho das máquinas, tendo por isso sido possível separar os programas de gestão e faturação (TSR) dos outros documentos gerais. Fruto desta situação pandémica um dos setores mais afetados foi o Serviço de Pessoal dada a profusão de legislação que obrigou à adoção de novos procedimentos (lay-off, medidas de apoio à família, isolamentos profiláticos) a acrescer aos já habituais, quer em termos de processamento quer em termos de comunicação às várias entidades. Nos Serviços Administrativos este foi também um ano em que foram adquiridas várias competências académicas, nomeadamente com a conclusão de duas licenciaturas (uma de Fiscalidade e outra em Finanças Empresariais) e também profissionais, com a frequência de ações de formação de todos os trabalhadores administrativos no âmbito dos programas da TSR (Utentes, tesouraria, Pessoal, Imobilizado, Contabilidade), assim como, atualizações em contabilidade (SNC) e também em comunicação. Foi feita a avaliação anual no âmbito do processo de Qualidade que após a auditoria renovou a certificação dos serviços.
DETALHE DAS ATIVIDADES GESTÃO DE UTENTES E COBRANÇAS Em 2020 houve uma volatilidade enorme na frequência de utentes na área da infância, fruto não só do encerramento destes equipamentos para cumprimento das obrigações resultantes do Estado de Emergência, como também, pelo receio por parte dos pais em fazerem regressar as crianças no período do desconfinamento. Contudo a frequência média foi semelhante a 2018, i.e., cerca de 2510 utentes.
RELATÓRIO DE ATIVIDADES E CONTAS DE GERÊNCIA | SCMA
