Odpuščanje: strah ustavlja, upanje poganja

Razhodi nikdar niso enostavni. Niti v primeru, ko se razhajamo s svojimi zaposlenimi – pa naj bo to na njihovo željo ali na našo nujo. Kako se s takšno, za vse vpletene neprijetno situacijo spopasti, kako jo zaposlenemu olajšati in ne oteževati, kako se raziti, da je na vseh straneh čim manj grenkega priokusa?

Vlasta Tifengraber

»Bil je petek in vrnila sem se s sestanka. Po dolgem času je v pisarno znova legel tisti težki občutek. Spet odpuščajo, so mi povedali kolegi. Čez nekaj minut je zazvonil telefon. Ne vem, če sem prebledela, ko sem zagledala, da kliče kadrovska služba. A vedela sem, da je to - to. Na vrsti sem. Takrat so me mnogi tolažili, da bo čez čas bolje. Da bom tistemu, ki me je odpustil, hvaležna in da mu bom dala roko v zahvalo. Lahko rečem, da je bolje. Ne bom pa rekla, da sem hvaležna, niti da bi mu dala roko.

Še vedno me zanima, zakaj sem morala iti. Kdo me je dal na seznam? Uradni razlogi – na primer nizka ocena za pravočasno oddajanje projektov – so bili za lase privlečeni. Sem slabo delala? Sem osebno komu šla na živce? Se je komu zdelo, da bo meni povzročil najmanj škode?

Morda ne bom nikoli izvedela. Lahko pa povem, da je taka izkušnja strašna. Če poznate nekoga, ki je ostal brez službe, vedite, da mu ni lahko. Da se sprašuje, zakaj prav jaz. Za profesionalno samopodobo je to grozljivo. Tudi doma lahko tak dogodek povzroči velike težave in to ne le zaradi izpada prihodka«

Ena izmed mnogih izpovedi odpuščenega, ki ga razjedajo številna vprašanja, na katera nikoli ne bo dobil odgovora. Kaj je šlo pri dotični zgodbi narobe? »Vse. Opisan primer jasno kaže na to, kako odpoved ne bi smela potekati. S takšnim odnosom ljudem sporočamo, da nam ni mar zanje, da jih ne spoštujemo, v organizacijo pa vnašamo strah. V takšni delovni klimi ljudje ne morejo biti ustvarjalni, uspešni in zavzeti. Kot delodajalci smo dolžni delovati tako, da ljudje ohranijo svoje dostojanstvo,« je prepričana Zvezdana Lubej, direktorica Profiles International Slovenia in ustanoviteljica Kadrovske asistence.

Pravični kriteriji za odpuščanje

Odpuščanje je neprijetno za vse. Tako za zaposlenega kot vodjo in kadrovika. Vendar, če ni druge rešitve – kot so mo-

Odpuščanje ne more biti skrb in odgovornost le kadrovske službe. Ljudje si zaslužijo spoštovanje, vodja pa mora pokazati, da ga je 'dovolj v hlačah', da se je sposoben s tem soočiti in pogledati osebi v oči.

žnost prekvalifikacije ali interne prerazporeditve – in posledično podjetju ne preostane nič drugega kot odpuščati, mora delodajalec najprej jasno definirani poslovni razlog odpovedi. »Ključna je transparentna komunikacija s pravo mero čustvene inteligence. Ljudem je treba čimprej povedati, kakšno je stanje v podjetju, kaj se dogaja, kaj je vodstvo naredilo za to, da se poslovanje obrne v pozitivno smer, kakšni so prihodnji ukrepi in podobno. Postavljeni morajo biti pravični kriteriji za odpuščanje, ki so vnaprej dogovorjeni. Z odločitvami ne odlašajte. V komunikaciji je treba biti empatičen, človeški in mehak, v odločitvah in ukrepanju pa hiter in odločen,« svetuje Lubejeva.

Transparentna in odkrita komunikacija je torej najpomembnejša. Osnova je jasno definiran poslovni razlog, kot npr. ukinjanje poslovne linije zaradi nerentabilnosti, zmanjšan obseg dela zaradi izgube naročnikov. Podjetje mora imeti izobli-

kovane kriterije za izbor presežnih delavcev, kot so med drugim socialno stanje (mati samohranilka, šoloobvezni otroci …), dolžina zaposlitve, končana izobrazba … Nato pa te kriterije primerjati med sodelavci, ki delajo na enakem delovnem mestu, in ugotoviti, kdo je 'najustreznejši' za prekinitev delovnega razmerja. Zaposleni morajo biti seznanjeni, katera merila vplivajo na odločitev o odpovedi, saj kasneje zanje to ne bo tako veliko presenečenje. »Razlogi in kriteriji, po kate-

Modra misel: Larisa Grizilo, glavna direktorica za področje človeških virov in komunikacij v podjetju A1: »Kako podjetje ravna s svojimi zaposlenimi, sploh v primeru odpuščanja, je eden glavnih gradnikov ugleda podjetja kot delodajalca, zato morajo podjetja zagotavljati, da je ta proces voden skladno z zakonom, transparentno in z veliko mero empatije.« T

: ARHIV ZM F OTO

rem je bil izbran dotični delavec, morajo biti jasno obrazloženi. To je naloga direktnega vodje, ki ga v uvodni zgodbi pogrešam. Vodja je tisti, ki vodi zaposlene v celotnem ciklu zaposlitve – od izbire, razvoja, dodeljevanja nalog. Zato je pomembno, da je prisoten tudi pri zaključevanju,« je povedala Larisa Grizilo, glavna direktorica za področje človeških virov in komunikacij v podjetju A1.

Priročnika za odpuščanje ni

Pri večjih sistemskih odpovedih bo uprava tista, ki vodi komunikacijo. Protokol internega komuniciranja o bo. V manjših podjetjih pa vodstvo podjetja. »Kadrovska služba je tista, ki nudi vso potrebno podporo vodstvu možnosti,« ugotavlja Lubej. Dejstvo je, nadaljuje, da so ljudje veliko bolj zaposljivi, če iščejo novo priložnost v času,

Ravnanje z zaposlenimi je ogledalo podjetja in še kako vpliva na ugled. Zaposleni – pa četudi nekdanji – so ambasadorji podjetja, katerih 'glas lahko seže v deveto vas'. O dobrem in slabem.

in je istočasno zaposlenim na razpolago za pojasnila. Ljudje potrebujejo logično razlago, potrebujejo nekoga, ki jim je pripravljen prisluhniti, ki jim pomaga odstraniti strahove, ki jim lahko poda pomembne informacije pri iskanju nove službe in drugih de-

: ARHIV ZM OTO F Modra misel: Zvezdana Lubej, direktorica Profiles International Slovenia: »Ljudje morajo poznati, katera merila vplivajo na odločitev o odpovedi. Zaposleni bodo odpoved, ki temelji na pravičnih kriterijih, lažje sprejeli. Izberite nekaj posameznikov, za katere veste, da jim zaposleni zaupajo, in jih povabite, da sodelujejo pri pripravi kriterijev. V manjših organizacijah se lahko o tem pogovorite z vsemi zaposlenimi. Vključujte zaposlene, kjer je le možno. Če bodo sooblikovali, bo manj slabe volje in težkih situacij.« T

tem, kdaj, kaj in s kom kdo komunicira, nam bo v veliko pomoč. V večjih podjetjih bo za protokol poskrbela služba internega komuniciranja v sodelovanju z upravo in kadrovsko služlovno-pravnih postopkih. Kadrovska služba, ki razume svoje poslanstvo, bo sodelavcem, za katere se predvideva odpoved ali pa so že v odpovednem roku, pomagala pri iskanju kariernih ko so še v delovnem razmerju. Podjetja se velikokrat otepajo ljudi, ki so na Zavodu za zaposlovanje. Poleg tega se takrat spremeni tudi naravnanost iskalcev nove zaposlitve. Večini pade samopodoba in velikokrat sprejmejo zaposlitev, ki jim ni pisana na kožo, ker morajo denimo reševati svoj socialni status. »Vse to se seveda odraža tudi na uspešnosti pri zaposlitvenih razgovorih,« dodaja Lubej.

Nujna temeljita priprava na pogovor Pogovor o odpovedi naj vodi direktni vodja s pomočjo predstavnika kadrovske službe. »Predhodna priprava s kadrovikom je izjemno pomembna. Vodja mora dovolj dobro poznati kadrovsko pravne zahteve, na jasen način mora znati predstaviti poslovne razloge in razumeti pomembnost izkazane empatije. Vodja vodi pogovor, pri čemer je ključno, da ne prelaga odgovornost za odločitev na nekoga drugega. Tudi

Zapovedi in prepovedi pri odpuščanju

- Vedno jasno definirajte razlog za odpoved ter kriterije za izbor presežnih delavcev. - Jasno določite namen in ga ponotranjite. - Nujna je dobra priprava. Zberite vsa dejstva. Pred odpovednim pogovorom se vodja in podporni kadrovik dobro pripravita in se dogovorita, kje bo pogovor potekal (poslovni prostori in za zaprtimi vrati). Poskrbite za ustrezne pogoje v prostoru (vodo, papirnati robčki …) . - Direktni vodja povabi izbranega delavca na pogovor in ima glavno vlogo pri pogovoru. - Vodja in kadrovik sta v komunikaciji transparentna, jasna in jedrnata, pri tem izražata ustrezno mero empatije. Poslavljamo se namreč od delavca in sodelavca, ki je prispeval k uspehu podjetja, za kar si zasluži primerno priznanje in zahvalo. - Komunicirajte dejstva. Ne posplošujte. Ne uporabljajte besed, kot so vsi, vse, nikoli … - Komunicirajte zbrano, jasno, počasi in s primerno jakostjo glasu. Tako boste pritegnili pozornost in bili slišani. Ne pozabite, da se takrat odpuščenemu plete v glavi tisoč misli. - Poiščite priložnost, da osebi poveste tudi to, kar pri njej cenite. Na ta način boste naredili prostor, da vas bo zaposleni slišal, ko boste povedali manj prijetne stvari. - Poskrbite, da ne generirate slabih občutkov. Če gre pogovor izven kontrole, izkazana jeza, agresija ali jok, je treba pogovor vrniti v okvir razlogov za odpoved in dokončnosti same odločitve. - Zaposlenemu omogočite, da tudi sam pove svoje razmišljanje. Aktivno poslušajte in ga ne prekinjajte. - Pazite na neverbalno govorico telesa. Ta pove več kot tisoč besed. Uporabljajte takšno govorico telesa, ki učinkuje na ljudi tako, da se počutijo bolj udobno in da ste zaupanja vredna oseba. - Ne komunicirajte s pozicije avtoritete. Zaposlenemu se čimbolj približajte. Pokažite skrb in razumevanje. - Ponudite več kot je zakonsko zahtevano. Četudi podjetje ni v zmožnosti plačil dodatnih plač (iznad zakonsko določene odpravnine), bo že predan prenosnik v delavčevo nadaljnjo last ali aktivna pomoč pri pripravi delavca na nadaljnje iskanje zaposlitve primeren znak, da je podjetju mar za zaposlene. S predlogom poskusite delavcu priti čim bolj naproti. - Prepričajte se, da ste razgovor izvedli tako, da ste ohranili ugled delodajalca. Ste kdaj pomislili, da so lahko tudi odpuščene osebe ambasadorji vašega podjetja? Morda bo nekoč vaša zelo pomembna stranka. - Če ocenite, da je delavec v čustveni stiski, predlagajte klic njemu zaupne osebe. - Za odpuščenega zaposlenega in njegove sodelavce je lažje, če odpuščeni zapusti delovni prostor po odpovedi. Ponudite prevoz domov – s strani zaupnega sodelavca ali taksi službe. obrazložitev razloga, zakaj je odpoved potrebna, prevzame vodja. Kaj to pomeni za delavca, pa v nadaljevanju obrazloži kadrovik, ki prevzame pojasnilo, kaj pri odpovedi sledi: odpovedni rok in pričakovanja v tem času, odpravnina, prijava na Zavodu za zaposlovanje in vse ostale podrobnosti. Hkrati pa delavcu ponudi pomoč s pripravljenimi priporočili, podporo pri pripravi življenjepisa, nasvete glede iskanja zaposlitve in drugo,« dobro prakso odpuščanja opisuje Grizilo.

Na tak pogovor se je treba temeljito pripraviti. »Predvsem se moramo vprašati, kakšen je naš namen. Je naš namen, da bomo zaposlenemu s prstom kazali na njegove napake in mu nabijali slabo vest, ali pa je naš namen, da se z osebo razidemo na primeren način. Žal niso vsi ljudje usposobljeni oz. vešči takega razgovora. V tem primeru je pametneje povabiti tudi kadrovsko službo. Nikakor pa to ne more biti skrb in odgovornost le kadrovske službe. Ljudje si zaslužijo spoštovanje, vodja pa mora pokazati, da ga je 'dovolj v hlačah', da se je sposoben s tem soočiti in pogledati osebi v oči. Le komunikacijsko nismo vsi enako močni. Raziskave in tudi moje izkušnje kažejo, da imajo vodje prav s to veščino največ izzivov,« je prepričana Lubejeva, ki se strinja s trditvijo, da je priporočljivo, da zaposlenemu pripravimo tudi zaposlitveni načrt. »Napišite iskreno priporočilo, v katerem naj bo tudi vaša telefonska številka, da vas bodoči delodajalec lahko pokliče. Kot vodja zagotovo imate kontakte vaših poslovnih partnerjev in prijateljev. Pokličite jih in preverite, ali bodo v prihodnje potrebovali tak profil sodelavca. Ljudje bodo zelo cenili, če se boste kot vodja tudi sami angažirali. V kadrovski službi pa naj bo jasno definiran proces odpovedi, ki ne zajema le pravno-formalne vidike, temveč tudi odnosno-človeške.«

Iz podjetja odhaja tudi naša naložba

Če ni drugega izhoda kot odpuščanje, je treba to storiti kot se podobi. Nikoli ne odpuščamo pred drugimi delavci, po telefonu ali preko elektronskega sporočila. Povabimo ga v svojo pisarno ali v okolje, kjer bo manj neprijetno za obe strani. Preden odpustimo delavca, se moramo zavedati, da iz podjetja ne odhaja številka, ampak odhaja tudi naša naložba. Če je treba odpustiti več delavcev, jih ne odpuščamo vse naenkrat, ampak se pogovorimo z vsakim posebej. Obvestila o odpuščanju pred razgovori z vsemi morebitnimi odpuščenimi ne dajemo v javnost ali v medije. O razlogih za odpoved bodimo vedno iskreni in jih skušamo čim bolje argumentirati. Vsak zaposleni si namreč zasluži spoštovanje, iskrenost in trud, ki ga bo tudi cenil.

Ravnanje z zaposlenimi je ogledalo podjetja in še kako vpliva na ugled. Zaposleni – pa četudi nekdanji – so ambasadorji podjetja, katerih 'glas lahko seže v deveto vas'. O dobrem in slabem. T

Vlasta Tifengraber je samostojna novinarka, zunanja sodelavka družbe Mediade.