Garaj projektmenedzsment módszertani útmutató és példatár melléklet 2013

Projektmenedzsment módszertani útmutató és példatár melléklet

Dr. Garaj Erika

EDU TUS FŐISKOLA B U D A P E S T / TATA B Á N YA 2013

1

Tartalom

2

MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ Megvalósíthatósági esettanulmány tartalmi és formai követelményei (sablon segédlettel)

EDUTUS Főiskola BA képzés …………….szakirány Projektmenedzsment Oktató: Dr. Garaj Erika Tanév, félév

(…CÍM…) projekt megvalósíthatósági tanulmánya Projektszemináriumi feladat

Készítette: (1-4 fő hallgató) I. – III. fejezet: Név, neptun kód, e-mail IV. fejezet: Név, neptun kód, e-mail V. fejezet: Név, neptun kód, e-mail VI. – VII. fejezet: Név, neptun kód, e-mail

Dátum

3

I. Vezetői összefoglaló

Mutassa be a megvalósíthatósági tanulmány főbb megállapításait! A tanulmány legfontosabb tartalmi fejezeteinek kivonata (Min. 1 oldal - max. 2 oldal)

4

II. Helyzetelemzés

Mutassa be a megvalósulás aktuális helyzetét/környezetét (pl. régiót és helyszínét). Mutassa be a projekt által kialakítandó termék/szolgáltatás kínálatát és piaci jellemzőit (pl. megközelíthetőség, természeti és épített vonzerők, attrakciók, infrastruktúra, konkurencia kínálata). Mutassa be a termék/szolgáltatás iránt megnyilvánuló keresletet a nyilvánosan hozzáférhető adatok alapján. A bemutatáshoz felhasználható források: internetoldalak, keresők, KSH statisztikák, egyéb források.

(Min. 5 oldal - max. 6 oldal)

5

II.1. SWOT analízis

A helyzetfeltárás alapján készítse el a projekt SWOT analízisét! Az erősségek és gyengeségek a jelenlegi adottságokból következnek, ezeken fejlesztésekkel lehet változtatni. A gyengeségek és veszélyek olyan külső környezeti tényezők, amelyeket közvetlenül nem befolyásolható, de ki lehet őket használni (lehetőség), illetve lehet megelőző lépéseket lehet tenni elkerülésükre. Minden cellában a legfontosabb 7-8-9 tényezőt soroljuk fel! A felsorolás jelenthet komplett mondatokat is, nemcsak egy-egy szót! Tanulmányozható anyag: előadások, hivatkozott web források, kötelező és ajánlott irodalom Erősségek • Erősség 1 • Erősség •

Gyengeségek • Gyengeség 1 • Gyengeség 2 • Gyengeség 3

Lehetőségek • Lehetőség 1 • Lehetőség 2

Veszélyek • Veszélyek 1 • Veszélyek 2 • Veszélyek 3

6

III. A projekt logikai kerete

III.1. Problémaelemzés Ábrázolja a projekt termék/szolgáltatás problémafáját! Tanulmányozható segédanyag: előadások, hivatkozott web források, kötelező és ajánlott irodalom. Az ábrázoláshoz a word beépített rajzelemei használhatók.

7

III.2. Célelemzés Ábrázolja a projekt termék/szolgáltatás célfáját! Tanulmányozható segédanyag: előadások, hivatkozott web források, kötelező és ajánlott irodalom. Az ábrázoláshoz a word beépített rajzelemei használhatók.

8

III.3. Stratégia (alternatíva-) elemzés Végezze el a stratégiai alternatívák elemzését. Tanulmányozható segédanyag: Tanulmányozható segédanyag: előadások, hivatkozott web források, kötelező és ajánlott irodalom. Az ábrázoláshoz a word beépített rajzelemei használhatók.

9

III.4. A projekt logikai kerete A stratégia- vagy alternatívaelemzés alapján kiválasztott projektről készítsen logikai keretmátrixot! Tanulmányozható anyagok: Tanulmányozható segédanyag: előadások, hivatkozott web források, kötelező és ajánlott irodalom.

Célrendszer, beavatkozási logika

A célok elérését objektíven mérő indikátorok

Az indikátorok ellenőrzésének forrásai

Hosszú távú, átfogó cél(ok) vagy hatás(ok)

Közvetlen cél(ok)

A projekt outputjai

Tevékenységek

Eszközök

Költségek

10

Feltételezések és kockázatok

Előfeltétel(ek)

11

Nagy Kicsi

Közepes

(Egzisztenciális) érintettség

III.5. Érdekeltek elemzése

Blokkoló

Kicsi

Semleges A támogatás mértéke

Közepes

Nagy

12

Támogató

A projekt érdekeltjeit gyűjtsük össze ebbe a táblázatba, töltsük ki a megadott szempontokkal! Tanulmányozható anyagok: előadások, hivatkozott web források (pl. stakeholder ábra), kötelező és ajánlott irodalom. A táblázat tetszőleges számú sorral bővíthető.

Megnevezése

Helyi lakosság

Fontossága Szaktudás, Érdekek és Akadályozó tényezők és A projekt (alacsony/ erőforrások, hatalom elvárások problémák előkészítésében közepes/ betöltött szerepe magas) Közepes Szakismereteik A projekt teremtsen Álláspontjuk gyorsan Hozzájárulásukat nincsenek munka-alkalmakat ésváltozhat, hozzájárulásuk meg kell szerezni, Érdekérvényesítő jövedelemszerzési nem biztos, nem folyamatos képességük közepes lehetőségeket egységesek, kisebb egyeztetésre és csoportjuk is informálásra van megakadályozhatja a szükség projektet

13

Akcióterv megnyerésükre

Lakossági kvantitatív felmérés Fórumok, közmeghallgatások, helyi médiában történő tájékoztatás

IV. Műszaki megvalósíthatóság, tevékenységütemezés, finanszírozás és működtetés

IV.1. Műszaki jellemzők, a nyújtott szolgáltatások és kapacitások bemutatása Mutassa be a projekt fizikai jellemzőt! (Mit hozunk létre, mekkora kapacitásokkal.) Mutassuk be a projekt tervezett outputját!) (Min. 1 oldal - max. 2 oldal)

14

IV.2. A megvalósítás ütemterve Készítse el Excelben a Gantt-diagrammot és másoljuk be ide! Lásd a minták, esettanulmányok között! A Gantt tartalmazhat mérföldköveket is!

15

A megvalósítás megvalósítási és finanszírozási ütemterve táblázatosan: (példával) Ütemezés 2013.09.30

Tevékenység Területegyesítés, területvásárlás

16

Finanszírozási igény (eFt) 3.600

IV.3. A bekerülési költségek terve A megvalósítás finanszírozási ütemterve táblázatban szereplő költségek indoklása, milyen költséget, miért akkora értékben állítottunk be a táblázatba? Bekerülési költségek magyarázata, forrásai. (Min. 0,5 oldal max. 1 oldal)

17

IV.4. A finanszírozási források terve Az előző pontokban szereplő bekerülési költség milyen forrásokból kerül finanszírozásra és milyen arányban? (Önerő, hitel, támogatás). Mekkora a tervezett (várt) kamatláb a hitel esetében, mekkora lesz a támogatás nagysága? (Források: www.nfu.hu, pályázati források feltárása, lásd a kiírt és lezárt pályázatokat.

Hitellehetőségek feltárása, pl. www.mfb.hu – adjuk meg a hitel futamidejét, a türelmi időt és a törlesztés típusát is.)

18

IV.5. A működtetéshez szükséges erőforrások terve a. Mutassa be a szervezeti diagramot! Használja a word lehetőségeit a szervezeti ábrához! Nem kell külön szervezetterv és munkakörterv, egyetlen ábrát készítsen (szervezet és munkakörtervet)! b. Mutassa be a főbb munkakörökkel kapcsolatos elvárásokat (munkakörönként négy-öt sorban!) c. Mutassa be, hogy hány főre lesz szükség az egyes munkakörökhöz és esetleg a tervezett bérek színvonalát is határozza meg! (Táblázatosan) (Körülbelül 2-3 oldal)

19

V. Marketingterv

V.1. A nyújtott termék/szolgáltatás(ok) bemutatása és a versenytársak elemzése Lásd az előadás marketingterv részét! (1-2 oldal, lehet táblázatosan is)!

V.2. Célcsoportok bemutatása Lásd az előadás marketingterv részét! (1-2 oldal, lehet táblázatosan is)!

V.3. Az alkalmazott árak bemutatása, árpolitika Lásd az előadás marketingterv részét! (1-2 oldal, lehet táblázatosan is)!

V.4. Várható kereslet nagyságának és megoszlásának prognózisa Lásd az előadás marketingterv részét! (1-2 oldal, lehet táblázatosan is)!

V.5. Disztribúció Lásd az előadás marketingterv részét! (1 oldal)!

V.6. Marketingkommunikáció és a további „P”-k Lásd az előadás marketingterv részét! (2-3 oldal)!

20

VI. Pénzügyi terv

VI.1. A bevételek terve A marketingtervben megadott árak és prognosztizált kereslet segítségével adjunk becslést a várható bevételekre! (2-3 oldal, alkalmazhatók táblázatok és grafikonok is). Kapcsolódó melléklet: Excelben elkészíteni.

VI.2. A működési ráfordítások és az eredményesség terve Lásd az előadás pénzügyi terv részét! Mutassuk be az anyagjellegű és a személyi jellegű ráfordítások alakulását, az amortizáció nagyságának alakulását, az egyéb ráfordítások alakulását (lásd számviteli törvény, összköltség típusú eredmény kimutatását!) Mutassuk be a pénzügyi műveletek ráfordításainak és bevételeinek alakulását, mutassuk be a rendkívüli bevételeket! Számítsuk ki a kapcsolódó eredménykategóriákat: üzemi (üzleti) tevékenység eredménye, pénzügyi műveletek eredménye, rendkívüli eredmény, szokásos vállalkozási eredmény, adózás előtti eredmény, adózott eredmény, mérleg szerinti eredmény. (2-3 oldal) Kapcsolódó melléklet: Excelben elkészíteni.

VI.3. Cash flow terv Hogyan alakul a projektből származó operatív cash flow, hogy alakul a pénzügyi cash flow? (1 oldal) Kapcsolódó melléklet: Excelben elkészíteni.

VI.4. Megtérülési számítások NPV számítás (alkalmazott kamatláb 6-8%). IRR kiszámítása Excel segítségével. Kapcsolódó melléklet: Excelben elkészíteni.

VI.5. Pénzügyi érzékenységvizsgálat Mely bemeneti paraméterek (pl. árak, kihasználtság, stb.) változtatására érzékeny a projekt? Milyen következtetés adódik az üzemeltetésre és a marketingre nézve?

21

VII. Kockázatelemzés

Nagy Kicsi

Közepes

Bekövetkezés valószínűsége

A projekt kockázati mátrixának összeállítása és a szöveges kockázatelemzés (mely kockázatot, hogy kezelünk?) Lásd a kapcsolódó előadást!

Kicsi

Közepes

Nagy

Hatása a projektre és céljaira A mátrixban feltárt kockázatok kezelésének módja (intézkedések kidolgozása kockázatonként) – Lásd kapcsolódó előadást (1-2 oldal)!

22

VIII. Összefoglaló értékelés

A tanulmányban bemutatott projekt megvalósítható? Üzemeltetése sikeres lesz? Milyen következtetések adódnak? (1 oldal)

23

Csatolt mellékletek Lehetnek: 1. Funkcióséma, „elkészített terv” (szkennelve is lehet) 2. Pénzügyi terv táblázatai, (egy Excel dokumentumként elkészítve)

24

Projektterv készítésének tartalmi és formai követelményei (sablon segédlettel)

EDUTUS Főiskola BA képzés …………….szakirány Projektmenedzsment Oktató: Dr. Garaj Erika Tanév, félév

(…CÍM…) Projektterv Projektszemináriumi feladat

Készítette: (1- max. 4 fő hallgató) I. – III. fejezet: Név, neptun kód, e-mail IV. fejezet: Név, neptun kód, e-mail V. fejezet: Név, neptun kód, e-mail VI. – VII. fejezet: Név, neptun kód, e-mail

Dátum

25

Hasznos tudnivalók a projektterv készítéséhez A teljesítéshez vagy a megvalósíthatósági tanulmányt (sablon külön) vagy jelen projekttervet kell kidolgozni. A projekttervből legalább 3 fő fejezet kidolgozása kötelező hallgatónként. Tehát a teljes anyag elkészítése csak 4 fős csoport esetén elvárt.

A fejezetek során az alábbiakat vegyük figyelembe: 1. A projektterv timeline-ja, haladási irány, kötelező inputok A projektterv egyes fejezeteiben az adott fejezet elkészítéséhez használt inputokat valamint az előrehaladást a projekttervezés során a projekttervben timelineon jelöljük. Az inputok mindig üres nyilak, az aktuális fejezet tele nyíl. Például a 7.2-fejezet elkészítéséhez szükségesek az 5.1 és 6.1 fejezetek eredményei:

2. A projektterv elméleti háttere, segítség az elkészítéshez A projektterv elméleti hátterét a tankönyv (Garaj: Projektmenedzsment, eBook, 2013. Edutus) mellett megtalálják a PMBOK (Project Management Body of Knowledge 4.kiadás) könyvben is. A terv egyes fejezetei ugyanazt a számozást kapták, mint a könyvben, így ha valahol elakadnak, könnyen tudják azt referenciaként használni. Ingyenesen letölthető angol nyelvű változat itt: http://xuanhien.files.wordpress.com/2012/12/pmbok-guide-2008-4th-edition.pdf 3. A projektterv fejezetei, felépítése A terv logikai felépítését, hogy melyik fejezet mit tartalmaz és mely fejezetek előzik meg a tervben a 2.0 fejezet nagy ábráján láthatjátok. Ez egyben azt az adatfolyamot is ábrázolja, amit érdemes követni a tervezés során, mivel az egyes fejezetek a megelőző fejezetek eredményeire épülnek.

4. A terv grafikai ábrázolása A tervben az időtervezéshez, az erőforások felvételéhez és a költségbecslés elkészítéséhez ajánlatos használni a Microsoft Project szofverét, bár a többi fejezetben is hasznos segítséget nyújt.

5. Hogyan alkalmazható a projektterv a különböző projektekre?

A projektek folyamatai két nagy kategóriára oszthatók: Projekt managementet leíró folyamatok: azok a tudásterületek, amelyeket megfelelő sorrendben alkalmazva eljuthatunk a kész projekttervig. Ez a sablon ezt a sorrendet tartalmazza és alkalmazza.

A projekt végtermékével, eredményével összefüggő folyamatok: Az a tudásterület, amely a végtermék megvalósításához szükséges, pl. a gyártási, technológiai eljárások. Ez a cégek sajátja, a projektmenedzsernek (PM) meg kell ismerkednie velük. A kész projektterv ennek a két területnek az ötvözésével alakítható ki, tehát a jelen sablont kiegészítve, vagy akár abból értelemszerűen elhagyva a projekttervet készítő PM feladata a végső struktúra meghatározása.

26

1.0 Vezetői összefoglaló

Írja le röviden a projekt témaválasztását, indoklását (pályázat, jogszabályok),célcsoportját, hosszú távú céljait és elvárt eredményeit

27

2.0 A projektterv logikai felépítése

Az ábra a tervezés során használt lépéseket, folyamatokat mutatja a köztük áramló adatok feltüntetésével.

A projekttervezés során a tankönyv (1.4, 1.5 és 2. fejezetei) és a PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 4. kiadásában közzétett módszert használjuk.

A terv felépítésében a PMBOK egyes fejezeteknek megfelelően haladunk, a fenti egyszerűsített ábra segítségével. A projekt management során több fázisban, azokon belül process groupokban gondolkodunk.

A használt process group-ok:

Monitoring & Controlling Process Group Ebből a tervben a Planning Process Group és az Initiating Process Group hatókörébe tartozó folyamatokat hajtjuk végre az ábrának megfelelő balról jobbra haladó sorrendben, kiegészítve a Monitoring és contrilling Process Group tervben rögzíthető részeivel. Az egyes alfolyamatok ki és bemeneteinek jobb megértését színkódolt nyilak segítik. A haladási irányt mindenképp be kell tartani, mert a folyamatok egymásra épülnek. A Monitoring és Kontrolling megtervezését célszerű a végre hagyni.Mivel több folyamat visszahat korábbi folyamatokra, így a terv fejlesztése során többször vissza kell térnünk korábbi folyamatokhoz és azokon véltoztatni, optimalizálni. (Ez leginkább a kockázatmanagementre lesz igaz) A projektterv feltételezi, hogy az előkészítési fázis befejeződött, ahol a stratégiai ötlet megszületett, a projektkoncepciók közül kiválasztották a megfelelőt, bizonyítást nyert a fenntrathatóság és kialakult a projekt csapata.

Ezeket a lépéseket a megvalósítási terv tartalmazza, ebben a tervben csak azokat a részeket használjuk belőle, amelyekre a tervezéssorán építünk.

28

3.0 Projekt integráció, portfoliók

Adja meg az adott projekt kapcsolatát a befoglaló projektekkel (programokkal), ha van ilyen.

Ismertesse a projektet befoglaló portfólió stratégiáját, céljait.

Ismertesse a projekt többi projekttel való összefüggéseit folyamatábra segítségével!

29

4.0 Projekt alapítás és a stakeholderek azonosítása

4.1 A Projekt alapító okirat definiálása Írja le röviden a projekt által elkészítendő végterméket valamint az ehhez vezető üzleti igényeket és ezek kapcsolatát Ismertesse a válallati környezetet a projekt szempontjából. Ismertesse a szervezet stratégiai céljait, amelybe a projekt illeszkedik. Ismertesse a szervezet standard eljárásait, rendszereit, know how-ját a projekt függvényében. Ismertesse a projekt stakeholderek által elvárt mérföldköveit valamint a költségvetés összegét. Ismertesse a rendelkezére álló műszaki terveket. Határozza meg a projekt besorolását, témáját, kezdeményezőjét, besorolását.

Nagy Közepes Kicsi

Érintettség

4.2 Stakeholderek azonosítása (PMBOK 10.1) Azonosítsa a projekt külső és belső érdekeltjeit

Blokkoló

Semleges

A támogatás mértéke

30

Támogató

4.2.1 A projekt külső érdekeltjeinek elemzése Gyűjse össze a projekt külső érdekeltjeit a táblázatba!

Megnevezése Fontossága Szaktudás, (alacsony/ erőforrások, hatalom közepes/ magas)

Érdekek és elvárások

Akadályozó tényezők és problémák

4.3 Projekt szervezet elemzése, szervezeti alapok Elemezze a projektet végrehajtó szervezetet a McKinsey 7S eszközének segítségével!

31

A projekt előkészítésében betöltött szerepe

Akcióterv megnyerésükre

4.4 Projektprofil és projekttulajdonosi profil Készítse el a projektprofilt!

PROJEKTPROFIL projekt karakterisztika

skála

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

Készítse el a projekt tulajdonosi profilt!

PROJEKT TULAJDONOSI PROFIL sajátosság/érdekeltség/cél A projekt gyakorisága a szervezetben A projekttulajdonos jártassága a projektmenedzsmentben A tulajdonos jártassága a projekteredmény működési folyamataiban Megtakarítás a tervezett költségekből Tervezettnél rövidebb teljesítési időtartam A tervezett minőségnél jobb eredmény elérése

32

skála esetenkénti -1 rendszeres -5 gyakorlatlan -1 gyakorlott -5 nagy vonalakban ismeri -1 teljes körű ismeret 5 elhanyagolható -1 kiemelt cél -5 elhanyagolható -1 kiemelt cél -5 elhanyagolható -1 kiemelt cél -5

5.0 Projekt hatóköre(scope)

5.1 A követelmények összegyűjtése Gyűjtse össze a stakeholderek (felhasználók is!) követelményeit (üzleti, funkcionális, információs, minőségi, stb.) a projekttel és a végtermékeivel kapcsolatban. Az adatok származhatnak kutatásból (fókuszcsoport), kérdőívekből, kreatív csoporttechnikák alkalmazásából (brainstorming, delphi, stb.) Ezek a követelmények határozzák meg a WBS-t,a költségeket, az időtervet és a minőségtervet.

5.2 A projekt és a végtermék hatókörének (project scope, product scope) definiálása Írja le a projekt pontos végtermékét, annak funkcióit, végeredményét. Írja le az elfogadás sikerkritériumait. Írja le a a projekt hatókörét a végtermék függvényében. Írja le általánosan, hogy mi nem tartozik a projekt hatókörébe a stakeholderek elvárásai alapján. Írja le a projekt előzetes korlátait (költség, projekt csapat, mérföldkövek, szerződések) Írja le a feltevéseket a projekttel kapcsolatban, illetve a hatását, ha ezek hibásnak bizonyulnak.

33

5.3 A WBS definiálása Ossza fel a projekt munkafolyamatait a végtermékek (eredmények) és a nagyobb munkafolyamatok részfolyamatokra osztásával. A rajzoláshoz az office eszközeit használja a minta alapján.

Írja le a WBS munkafolyamatait részletesen, az alábbi ismérvek szerint: WBS DICTIONARY munkafolyamat azonosítója

munkafolyamat leírása

felelős

szükséges erőforrások

34

becsült költségek

minőségi követelmény

Elfogadás kritériuma

6.0 Idő management

6.1 Tevékenységek definiálása Adja meg a tevékenységeket, amivel a projekt égeredményei elérhetők. Vegye figyelembe a szervezet képességeit, korlátait!

TEVÉKENYSÉGEK LISTÁJA Tevékenység WBS azonosítója azonosító

Tevékenység neve

Tevékenység leírása

Megelőző tevékenységek

Követő tevékenységek

erőforrás szükségletek

Adja meg a projekt mérföldköveit!

MÉRFÖLDKÖVEK LISTÁJA Mérföldkő neve

Időpontja

Felelős

35

Korlátok

Felelős

6.2 Tevékenységek sorba rendezése Adja meg a tevékenységek közötti kapcsolatokat. A feladathoz használhatja a Critical Path Methodology módszerét. Azonosítsa a függőségeket A tervezéshez használhatja Critical Path módszert vagy a PERT diagrammot. (Excel, MS Project) PROJECT SCHEDULE NETWORK DIAGRAM 6.3 Tevékenységek erőforrás-szükségletének megbecsülése Általánosságban becsülje meg az egyes tevékenységek erőforrásigényét. Amennyiben MS Projectben tervez ezeket az erőforrásokat most még általános típusúnak kell felvennie (tehát nem név szerint, hanem úgy, mint pl. asztalos) Vegye fel az egyes erőforrás-naptárakat!

6.4 Tevékenységek hosszának megbecsülése Általánosságban becsülje meg az egyes tevékenységek időtartamát, az előző pontban felvett erőforrások függvényében! A tervezéshez jól használható a Microsoft Project software.

6.5 Időterv készítése A tevékenységek közötti kapcsolatok, becsült erőforrások és időtartamok felhasználásával, alakítsa ki a projekt korlátait és az időtervet. Készítse el a projekt Gannt chartját/diagramját.

A tervezéshez jól használható a Microsoft Project software.

36

7.0 Költség management

7.1 A felmerülő költségek becslése A WBS alapján becsülje meg a felmerülő költségeket. Határozza meg, hogy mit érdemes gyártani, vásárolni vagy kölcsönözni, illetve milyen megosztott erőforrásokat lehet használni a projektben.

A tervezéshez használhatja az MS Project tervező felületét.

7.2 A rendelkezésre álló költségkeret meghatározása A projekt scope és a WBS alapján, az egyes erőforrásnaptárak, a projekt team és a szerződések figyelembe vételével állapítsa meg a rendelkezésre álló költségkeretet.

A riport elkészítéséhez használhatja az MS Project tervező felületét. (Project fül->Report->Cost->Budget)

37

8.0 Minőség menedzsment

8.1 A minőség tervezése 8.1.1 Minőségi kritériumok mérése Adja meg azokat a mérhető tulajdonságokat, amelyeket a minőségbiztosítási folyamatban mérni fogunk!

MINŐSÉGI KRITÉRIUMOK LISTÁJA Tuljadonság Mértékegysé Toleranci A mérés forrása g a

38

9.0 Humánerőforrás menedzsment

9.1 Humán erőforrás terv Azonosítsa a projektben betöltött szerepköröket, felelősségeket, felelősségi szinteket és az egyes szerepkörökben szükséges tudást. Készítse el a projekt szervezeti ábráját az Office tervezőeszközeivel!

Azonosítsa, hogy ki kinek számol be, készítse el a felelősségi mátrixot! Készítsen erőforrás felvételi tervet, amelyben meghatározza, hogy: Honnan lehet az erőforrásokat biztosítani? (szervezeten belül, outsource, stb) Hol végzik az erőforrások a munkát (Telephely, központ, stb.) Milyen áron lehet megszerezni a különböző képzettségű, gyakorlatú szakembereket? Az erőforrás-naptárak alapján készítse el az egyes erőforrások felhasználásnak grafikonját (MS Project Report) Tervezze meg, hogy az egyes erőforrásokat mikor lehet elengedni a projekt teamből. Azonosítsa, hogy milyen tréningek, képzések szükségesek a projekt során!

FELELŐSSÉGI MÁTRIX Tevékenységek Felelősök (D=dönt, M=menedzsel,J=jóváhagy, V=végrehajt, T=tanácsot ad, I=Tájékoztat, info)

39

10.0 Kommunikáció menedzsment

10.1 Kommunikációs terv Határozza meg a stakeholderek információs igényét és definálja a kommunikációt feléjük.

Ki milyen információt igényel, mikor, hogyan, kitől?

Stakeholder igénye1 Milyen információt kell kommmunikálni (részlet, forma) Miért kell ezt az információt kommunikálni?

Mikor és milyen gyakran kell az információt komm.?

Ki a felelős a kommunikációjáért?

Az információ célcsoportja Az információközlés módszere Erőforrások, költségkeret a kommunikációjához Stakeholder igénye2 Milyen információt kell kommmunikálni (részlet, forma) Miért kell ezt az információt kommunikálni?

Mikor és milyen gyakran kell az információt komm.?

Ki a felelős a kommunikációjáért?

Az információ célcsoportja Az információközlés módszere Erőforrások, költségkeret a kommunikációjához 10.2. Marketingkommunikáció 10.2.1 Az információk áramlása a projektszervezeten belül Tervezze meg az információk áramlásának flowchartját az Office eszközeivel.

10.2.2 Külső kommunikáció, marketingterv 10.2.2.1 Piaci környezet, versenytársak elemzése 10.2.2.2 Célcsoportok bemutatása 10.2.2.3. Pozícionálás 10.2.2.4. A termék bemutatása 40

10.2.2.5. Elosztás, disztribúció 10.2.2.6. Promóció 10.2.2.7. Árképzés 11.0 Kockázat menedzsment

11.1 Kockázat management terv Alakítsa ki a folyamatot, ahogy a kockázatora reagálni fog a projekt során.

Definiálja a kockázatkezelési eszközöket, adatforrásaikat, a felelősöket, a szükséges költségvetést.

KOCKÁZATKEZELÉSI ESZKÖZÖK Eszköz Adatforrás

Felelős

Költségvetés

Definiálja a kockázati kategóriákat!

Definiálja a kockázati szintek projekt célrendszerére, korlátaira gyakorolt hatását!

A KOCKÁZATI SZINTEK HATÁSAI Hatás mértéke Nagyon Alacsony 10% alacsony 5% Költség Idő Hatókör Minőség

Közepes 20%

41

Magas 40%

Nagyon magas 80%

11.2 Kockázatok azonosítása Azonosítsa a projektre hatást gyakorló kockázatokat.

11.2.1 Készítse el a projekt SWOT-COMP analízisét!

Erősségek •

•

•

•

Gyengeségek

Lehetőségek

Veszélyek

•

Fogyasztói szempontból (C ) •

•

•

Működési szempontból (O) •

•

•

Pénzügyi szempontból (M) •

•

•

Humánerőforrás szempontból (P) •

•

11.2.2 Készítse el a kockázatprofilt!

42

11.3 Kvalitatív kockázat analízis Állapítsa meg az egyes kockázati tényezők valószínűségét és hatásának nagyságát a projektre. Állítson fel sorrendet a kockázatok között a valószínűség és a hatás tekintetében.

KOCKÁZATPROFIL Kockázat Prioritás megnevezése

Mérték (hatás)

Valószínűség (%)

Kockázat oka

43

Kockázat következménye

Kockázatkezelés , intézkedés

Felelős

11.4 Kvantitatív kockázat analízis Számszerűsítse a kockázatok hatását optimista, pesszimista és legvalószínűbb bekövetkezésekkel a WBS alapján költségek és időterv tekintetében.

11.5 Kockázatkezelés Alakítsa ki a projekt kockázatkezelési stratégiáját, a kockázatok bekövetkezésének csökkentését!

NEGATÍV KOCKÁZATOK STRATÉGIÁI Elkerülés Csökkentés Áthárítás Elfogadás, tartalékterv POZITÍV KOCKÁZATOK STRATÉGIÁI Kihasználás Megosztás Továbbfejlesztés Passzív elfogadás

44

12.0 Beszerzés menedzsment

12.1 Beszerzési terv Határozza meg, hogy mely folyamatokat érdemes belső erősforássból elvégezni és melyek azok amelyeketérdemes vásárolni, vagy kölcsönözni!

A döntésnél vizsgálja meg az igényeket, a teljes életciklusban bekövetkező költségeket, a kockázatot, a management hozzáállását, a technikai hátteret, a partner tudását, képességeit.

Határozza meg a szerződő partnereket és a szerződések típusát az egyes partnerekkel!

45

13.0 Kontrolling és monitoring

Határozza meg a monitoring és kontrolling által mérhető mutatókat és végezzen fedezetszámítást, amelyeket a monitoring és kontrolling folyamat során fogunk felhasználni.

Végezze el a fedezetszámítást, határozza meg a fedezeti pontot projekt végtermékével kapcsolatban.

Határozza meg a teljesítménymutatókat és az adatforrásokat (kimenet és eredménymutatók) TELJESÍTMÉNYMUTATÓK Mutató megnevezése

Forrása

Tevékenység

Határozza meg a pénzügyi (forrás/input mutatókat) PÉNZÜGYI MUTATÓK Mutató megnevezése

Forrása

Tevékenység

GYAKORLÓ TESZTSOR

1. Nagyobb projekt hatókört (terjedelmet) csak nagyobb költség és/vagy idő ráfordítással lehet megvalósítani. IGAZ/HAMIS 2. A mikroprojektek altípusai lehetnek több projektből álló programok, valamint mega- és gigaprojektek. IGAZ/HAMIS 3. A projekt radikálisan megnöveli a szervezetek hatékonyságát. IGAZ/HAMIS 4. A projekt záró ciklusa a projektötlet megfogalmazódásától a projekt megalapításáig tart.

IGAZ/HAMIS 5. A szponzor a projekt kivitelezéséért felelős személy. IGAZ/HAMIS 6. A monitoring a projekt előrehaladásának vizsgálata folyamatos adatgyűjtés alapján.

IGAZ/HAMIS 7. A logikai keretmódszer az Európai Unióban általánosan alkalmazott projektmetodika.

IGAZ/HAMIS 8. Látszattevékenység van két projektesemény között, ha nem köt össze őket valóságos tevékenység, de az egyik tevékenység nem kezdhető meg a másik befejezése előtt.

IGAZ/HAMIS 9. A projektkockázat a projekt célkitűzésektől való negatív eltérést jelent, pozitív eltérésre nem vonatkozik. IGAZ/HAMIS 10. A megvalósíthatósági tanulmány utolsó lépése a projekt megvalósíthatóságának és fenntarthatóságának értékelése. IGAZ/HAMIS 11. Portfóliócsoportnak tekintjük a közepes és nagyméretű projektszervezeteket, ahol 200-300 munkatárssal 15-20 párhuzamosan futó projekt működik. IGAZ/HAMIS 12. Minden humán változás érinti a változások kezelését, mert a projekt érintettjein áll vagy bukik egy projekt sikere. IGAZ/HAMIS 13. A konfigurációmenedzsment a projektmódosítások nyomon követésének dokumentálására vonatkozik. IGAZ/HAMIS 14. Projektmarketing tevékenységre a projekt zárásaként kerül sor. IGAZ/HAMIS 15. A projekt sikere: az érdekelt felek sikere. IGAZ/HAMIS 16. Melyik tényező nem a projektmenedzsment háromszög része?

A. Scope B. Idő C. Kockázat

D. Költség

17. Melyik típus nem része a téma illetve tartalom szerinti projekttipológiának?

A. Fejlesztési B. Beruházási C. Belső

D. Marketing

18. Melyik tényező nem tartozik a PM kritériumkocka dimenziói közé?

A. Ügyfél perspektíva B. PM funkciók C. PM korlátok

D. PM állapotok

19. Mennyi fรกzisbรณl รกll a PMI รกltalรกnos alapmodellje?

A. 2 B. 3 C. 4

D. 5

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

20. A projekt és környezetének kölcsönhatása alapján melyik tényező nem projektstratégia?

A. Defenzív B. Offenzív C. Passzív

D. Proaktív

21. Melyik tényező nem a projektkontrolling folyamat része?

A. Monitoring B. Ellenőrzés C. Outsourcing

D. Értékelés

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

22. Melyik tényező nem része a logikai keretmátrix indikátorainak?

A. Kockázatindikátorok B. Célindikátorok C. Hatásindikátorok

D. Eredményindikátorok

23. Melyik nem hálótervezési technika?

A. Gantt diagram B. Precedencia diagram C. PERT

D. Kritikus út módszere

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

24. Melyik eszköz nem pozitív kockázati stratégia?

A. Kihasználás B. Kockázatmegosztás C. Elkerülés

D. Továbbfejlesztés

25. Melyik tényező nem versenyeztetési forma? (nyílt, szelektív versenyeztetés, kétszintű, meghívásos) A. Nyílt B. Meghívásos C. Szelektív

D. Fix

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

26. Melyik válasz nem tartozik a projektek eseményorientált vezetése módszerei közé?

A. Projektindító workshop B. Kontrolling megbeszélés C. Projektütemezés

D. Projekt prezentálása

27. Melyik tényező nem tartozik az ellenállás mérséklésének módszerei közé?

A. Képzés B. Bevonás C. Tárgyalás

D. Interjú

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

28. Melyik válasz nem projektkommunikációs eszköz?

A. Lakossági fórum B. Projekt konferencia C. Látogatók száma

D. Honlap

29. Melyik tényező nem befolyásolja a marketing eszközválasztás hatékonyságát?

A. Célcsoport B. Téma C. Időzítés

D. Látszattevékenység

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

30. Melyik válasz nem disszeminációs tevékenység?

A. Nyílt projektrendezvény B. Időütemezés C. Együttműködések ismertetése

D. Szakértők sajtótájékoztatója

GYAKORLÓ TESZTSOR -MEGOLDÁSOK

1. Nagyobb projekt hatókört (terjedelmet) csak nagyobb költség és/vagy idő ráfordítással lehet megvalósítani. IGAZ/HAMIS 2. A mikroprojektek altípusai lehetnek több projektből álló programok, valamint mega- és gigaprojektek. IGAZ/HAMIS 3. A projekt radikálisan megnöveli a szervezetek hatékonyságát. IGAZ/HAMIS 4. A projekt záró ciklusa a projektötlet megfogalmazódásától a projekt megalapításáig tart.

IGAZ/HAMIS 5. A szponzor a projekt kivitelezéséért felelős személy. IGAZ/HAMIS 6. A monitoring a projekt előrehaladásának vizsgálata folyamatos adatgyűjtés alapján.

IGAZ/HAMIS 7. A logikai keretmódszer az Európai Unióban általánosan alkalmazott projektmetodika.

IGAZ/HAMIS 8. Látszattevékenység van két projektesemény között, ha nem köt össze őket valóságos tevékenység, de az egyik tevékenység nem kezdhető meg a másik befejezése előtt.

IGAZ/HAMIS 9. A projektkockázat a projekt célkitűzésektől való negatív eltérést jelent, pozitív eltérésre nem vonatkozik. IGAZ/HAMIS 10. A megvalósíthatósági tanulmány utolsó lépése a projekt megvalósíthatóságának és fenntarthatóságának értékelése. IGAZ/HAMIS 11. Portfóliócsoportnak tekintjük a közepes és nagyméretű projektszervezeteket, ahol 200-300 munkatárssal 15-20 párhuzamosan futó projekt működik. IGAZ/HAMIS 12. Minden humán változás érinti a változások kezelését, mert a projekt érintettjein áll vagy bukik egy projekt sikere. IGAZ/HAMIS 13. A konfigurációmenedzsment a projektmódosítások nyomon követésének dokumentálására vonatkozik. IGAZ/HAMIS 14. Projektmarketing tevékenységre a projekt zárásaként kerül sor. IGAZ/HAMIS 15. A projekt sikere: az érdekelt felek sikere. IGAZ/HAMIS 16. Melyik tényező nem a projektmenedzsment háromszög része?

A. Scope B. Idő C. Kockázat

D. Költség

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

17. Melyik típus nem része a téma illetve tartalom szerinti projekttipológiának?

A. Fejlesztési B. Beruházási C. Belső

D. Marketing

18. Melyik tényező nem tartozik a PM kritériumkocka dimenziói közé?

A. Ügyfél perspektíva B. PM funkciók C. PM korlátok

D. PM állapotok

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

19. Mennyi fázisból áll a PMI általános alapmodellje?

A. 2 B. 3 C. 4

D. 5

20. A projekt és környezetének kölcsönhatása alapján melyik tényező nem projektstratégia?

A. Defenzív B. Offenzív C. Passzív

D. Proaktív

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

21. Melyik tényező nem a projektkontrolling folyamat része?

A. Monitoring B. Ellenőrzés C. Outsourcing

D. Értékelés

22. Melyik tényező nem része a logikai keretmátrix indikátorainak?

A. Kockázatindikátorok B. Célindikátorok C. Hatásindikátorok

D. Eredményindikátorok

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

23. Melyik nem hálótervezési technika?

A. Gantt diagram B. Precedencia diagram C. PERT

D. Kritikus út módszere

24. Melyik eszköz nem pozitív kockázati stratégia?

A. Kihasználás B. Kockázatmegosztás C. Elkerülés

D. Továbbfejlesztés

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

25. Melyik tényező nem versenyeztetési forma? (nyílt, szelektív versenyeztetés, kétszintű, meghívásos) A. Nyílt B. Meghívásos C. Szelektív

D. Fix

26. Melyik válasz nem tartozik a projektek eseményorientált vezetése módszerei közé?

A. Projektindító workshop B. Kontrolling megbeszélés C. Projektütemezés

D. Projekt prezentálása

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

27. Melyik tényező nem tartozik az ellenállás mérséklésének módszerei közé?

A. Képzés B. Bevonás C. Tárgyalás

D. Interjú

28. Melyik válasz nem projektkommunikációs eszköz?

A. Lakossági fórum B. Projekt konferencia C. Látogatók száma

D. Honlap

EDUTUS FŐISKOLA TÁMOP-4.1.2/A-1-11/1-2011-0046

29. Melyik tényező nem befolyásolja a marketing eszközválasztás hatékonyságát?

A. Célcsoport B. Téma C. Időzítés

D. Látszattevékenység

30. Melyik válasz nem disszeminációs tevékenység?

A. Nyílt projektrendezvény B. Időütemezés C. Együttműködések ismertetése

D. Szakértők sajtótájékoztatója

VIZSGATÉTELSOR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Ismertesse a projekt és projektmenedzsment fogalmát! Értelmezze a projektek célrendszerét!

Hasonlítsa össze a projektet a rutin tevékenységekkel és mondjon rá példákat!

Melyek a PM legfontosabb sikertényezői?

Sorolja fel a projektek alapelveit és korlátait!

Sorolja fel a projekttipológia alapjául szolgáló szempontokat és a főbb projekttípusokat példákkal illusztrálva!

7. Hasonlítsa össze a makro- és mikroprojekteket!

8. Ismertesse a projektmenedzsment és szervezeti stratégia összefüggéseit!

9. Sorolja fel a szervezetek projektmenedzsment iránti eltérő igényeit a piaci célok és a változási igény alapján!

10. Rajzolja le a PM kritériumkockát!

11. Ismertesse a PMI háromfázisú alapmodelljét!

12. Mutassa be a Görög-féle létesítménymegvalósítási (beruházási) ciklus sajátosságait, feladatait, döntéseit és szereplőit!

13. Értelmezze a döntési pontok fogalmát és mondjon rá példákat!

14. Mit jelent a visszafordíthatatlansági pont (Point of no Return) a projektciklusban?

15. Mi a különbség a fenntarthatóság és a fenntartható fejlődés fogalmak között?

16. Ismertesse a projekt és környezetének néhány kölcsönhatását és a lehetséges stratégiai válaszlépéseket!

17. Ismertesse a projekt stakeholdereit és befolyásolásuk lehetőségeit!

18. Kik a projekt kulcsfontosságú szereplői és miért?

19. Mi a projekt monitoring célja?

20. Hogyan lehet változás esetén kiegyensúlyozni a projekteket?

21. Ismertesse a projektkontrolling néhány eszközét! Mit jelent a projekt ScoreCard és a PEJ? 22. Milyen a jó indikátor? Ismertesse az indikátor követelményrendszereket (SMART, QQTTP)!

23. Sorolja fel a legfontosabb indikátortípusokat konkrét példákkal együtt!

24. Ismertesse a logikai keretmódszer (LogFrame) lényegét és fő lépéseit!

25. Ismertesse a sávos időtervezési módszereket (Gantt, LOB)!

26. Mutassa be a hálótervezési technikákat (precedencia, PERT, CPM)!

27. Mutassa be a feladatlebontási tervet (WBS) egy gyakorlati példán keresztül! Mit jelent a narratív leírás?

28. Ismertesse a cél- és feladatlebontási technikákat (problémafa, célfa, WBS)!

29. Mit jelent a látszattevékenység a projektmenedzsmentben? Mondjon rá példát!

30. Értelmezze az interdependenciák és bizonytalanságok fogalmát!

31. Mutassa be a projektprofilt és a projekttulajdonosi profilt!

32. Ismertesse a projektek kockázatmenedzsmentjének lényegét!

33. Mutassa be a pozitív és negatív kockázatok kezelési stratégiáit!

34. Mi a kockázati tölcsér?

35. Mi a projektfelfüggesztés definíciója és sorolja fel a főbb típusait!

36. Készítsen kockázatmátrixot és kockázati profilt!

37. Ismertesse a projektstratégia elemeit, a szerződéstípusokat és a pénzügyi elszámolási módokat!

38. Mutassa be a megvalósíthatósági tanulmány készítésének lépéseit!

39. Ismertesse a projektterv egy lehetséges felépítését!

40. Milyen részekből áll egy projektterv vezetői összefoglalója?

41. Mi a kick off meeting?

42. Ismertesse a projektek eseményorientált vezetés lényegét!

43. Mutassa be a projektvezetés fontosabb feladatait és szükséges kompetenciáit!

77

44. Mutassa be a változásmenedzsment jelentőségét projektkörnyezetben?

45. Mit tartalmaz a projekt változáskezelési terve?

46. Ismertesse az ellenállás mérséklésének módszereit és a bevonási technikákat!

47. Milyen konfliktuskezelési stratégiákat ismer? Mutassa be ezek alkalmazási lehetőségeit egy projektpéldán keresztül!

48. Mi a konfigurációmenedzsment lényege?

49. Ismertesse a projektkoordináció és kommunikáció célját, főbb eszközeit és hatékonyságának mérési lehetőségeit!

50. Mit jelent a totális kommunikáció?

51. Mutassa be a hagyományos és speciális projektkoordinációs módszereket!

52. Ismertesse a projektkommunikációs formákat a hely és idő szerint!

53. Mutassa be a projektdokumentálási eszközöket a projektfázisok mentén!

54. Milyen informatikai háttértámogatásokat ismer a projektdokumentálással kapcsolatban?

55. Melyek a marketingszemlélet előnyei a projektmenedzsmentben?

56. Ismertesse egy projekt kommunikációs tervét!

57. Mutassa be a projektmarketing eszközrendszerét és hatékonyságának befolyásoló tényezőit!

58. Mi a disszemináció lényege?

59. Mutassa be a hagyományos és speciális disszeminációs kritériumokat konkrét példákon keresztül!

60. Mikor sikeres egy projekt?