BBM NEWS Abril 2014
Editorial Artículos • • •
6 tips para autoexigirte de forma sana - ¡Da más de ti! 5 consejos para el entrevistador al tomar notas El ABC de la facturación electrónica - Principales dudas
Modelo de Equidad de Género
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¿Cómo evitar lesiones en la oficina? (Parte II)
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Ing. José Luis de los Santos.
Decídete a cumplir tus metas Es bien sabido que muchas personas formulamos propósitos cada inicio de año. En el tercer mes del 2014 te pregunto. ¿Cómo vas? ¿Los estás midiendo? ¿Les dedicas tiempo durante tu día o semana o como la mayoría, muy pronto los dejaste por la paz? Si tu respuesta a la última pregunta es afirmativa, no te preocupes ya somos dos, pero por que mejor no tratamos de revivir esos propósitos y lograrlos antes de que termine este año. Lo primero que podemos hacer es cambiarle el nombre de “propósitos” a “metas 2014”, y si aún no has determinado la fecha para completarlos, es momento de hacerlo en cada una. Sin una fecha límite siempre será un deseo o un sueño, pero nunca una meta, así que pongámosle fecha en este momento. Supongo que tienes más de una meta para este año y que cada una de ellas es para una categoría diferente. Por ejemplo, economía, salud, imagen, viajes, ejercicio, etc. Quiero que veas esas metas como si fueran categorías a mejorar y a cada una de ellas ponle un nombre impactante. Por favor no le pongas “hacer ejercicio”, mejor maneja algo que realmente te motive y te inspire a lograrlo. Algo positivo que cuando platiques de esa meta te ilumine la cara. En vez de “hacer ejercicio” podemos probar con “más energía para una vida sana”. O en la categoría de “viajes” usemos “descanso merecido o no pero descanso”; quizá en la categoría de “dinero” sea motivador optar por “generando más para mi tranquilidad”. Que sea algo que verdaderamente te inspire. Los mencionados son ejemplos generales, pero estoy seguro de que lograrás ponerles nombres impactantes para ti, que te hagan reír al decir cada una de las categorías en las que conseguirás tus metas. Lo más importante para alcanzar una meta es encontrar el “para qué”, considerando que si está implícito en los nombres de esas categorías, será más fácil inspirarte cada vez que voltees a ver tus metas. Y por favor, dale un seguimiento por lo menos semanal, mide tu desempeño para que sepas cómo vas en el camino. Si no mides tu desempeño será muy difícil que logres tu meta. Recuerda que éstas deben ser medibles, específicas y logrables. Así que si aún quieres concretar esos “propósitos” de inicio de año, determina una fecha, empieza a medirlos e inyéctales la inspiración cada vez que hables de ellos. Aún estás a tiempo de retomar y potencializar esos deseos, para verdaderamente volverlos metas. Como siempre, tú decides.
La sociedad nos pide un cierto nivel de exigencia, ésta depende del estilo pedagógico y disciplinario de la escuela, de la forma en cómo nos educaron nuestros padres y las reacciones de los demás. Actuamos de acuerdo a los patrones de conducta que observamos y de la misma manera al nivel que creemos “correcto” de auto exigencia para obtener el éxito. Hoy en día, el rendimiento que tengamos en las acciones que desempeñamos es medida de éxito en el mundo laboral o estudiantil. ¿Por qué examinar el grado que tenemos de auto- exigirnos? Porque esta es una de las causas de la mayoría de los problemas mentales, de salud emocional y estrés en nuestra sociedad. Para planificar nuestras metas y objetivos es fundamental conocer los talentos, virtudes y limitaciones. Darnos cuenta de nuestros alcances, exigirnos más para vencernos y dar más de nosotros, pero siempre con la certeza de que fallar también es parte de nuestra naturaleza.
Para ser exitosos en nuestros proyectos, la escuela y en toda nuestra vida, es importante tener voluntad, intención para canalizar nuestra energía a un propósito, esfuerzo y constancia para persistir en las dificultades. La exigencia es positiva cuándo de alguna manera encuentra el equilibrio en las áreas y se sabe manejar. Sin duda, exigirnos y exigir a los demás contribuye al éxito, pero este va de la mano del liderazgo, entendimiento, respeto, tolerancia, manejo de crisis y acompañamiento en cada proceso. Hay que formar varias virtudes para tener una sana exigencia, como la paciencia y la tolerancia, de esta forma sabremos manejar resultados diversos y enfocar la energía de forma correcta. La auto exigencia nos invita a sacar más de nosotros mismos, de nuestros talentos y darnos más a otros. Antes de exigir a los demás, tu pareja, colaboradores o familia, pregúntate qué actitudes tienes y cómo es tu comportamiento. Por lo general los problemas que tenemos con los demás surgen porque buscamos modificarlos o tenemos expectativas sobre ellos. Comienza a dar más de ti sin esperar, a ser más de lo que buscas, esperas y necesitas, y tu propia energía cambiará tus relaciones. Al exigirnos ser mejores y dar cosas mejores a los demás, nuestras actitudes se tornan trascendentes, hacemos las cosas con más amor y logramos solidez en nuestras relaciones. Al crecer en nuestra pureza de intención, buscar hacer las cosas por ayudar, compartir y entregar ayudar, compartir y entregar,cultivamos esas virtudes de ser más generosos y desprendidos de nosotros mismos, y eso con el tiempo permitirá exigirte cada día a crecer en bondad y en cosas buenas. Decide exigirte y ser mejor en lo que te gusta, en lo que eres bueno, exige a tus colaboradores predicando con el ejemplo. Con tu familia o pareja, enfócate en aceptarla e invitarla a exigirse en el amor, sin pedirle cambiar quien realmente es.
5 consejos para el entrevistador al tomar notas
La entrevista es una secuencia de información. Si al final de la entrevista de trabajo usted no recuerda mucho de lo ocurrido durante ésta, entonces el proceso de selección de personal no se está realizando de la mejor manera. Usted, como entrevistador, necesita un cúmulo de información sutil y detallada del candidato y una solución es tomar notas durante la entrevista. Tomar notas amortigua este "efecto de precedencia y novedad"; las notas actuarán como despertadores de la memoria, y recordará con mayor facilidad, Sin embargo, surge la siguiente pregunta, ¿Cómo tomar nota durante la entrevista de trabajo sin distraer al candidato y a usted como entrevistador? Para dar respuesta a esta pregunta a continuación mencionaremos 5 tips para el entrevistador a la hora de realizar una entrevista.
1. Cómo tomar notas con eficacia y discreción Use un sujetapapeles, no un simple bloque de papel Un procedimiento valioso es alejar el haz del papel de las notas del "campo visual" del entrevistado — una manera elegante de decir: "Ladee sus notas para que el candidato no pueda seguirlo cuando usted escribe". Esto reduce considerablemente el "factor de distracción". Dese cuenta de que usted no está escondiendo o enmascarando el hecho de tomar notas. Simplemente está impidiendo que alguien pueda leerlas. Para lograr esto, necesita usar algo que le evite poner las notas sobre la superficie del escritorio.
Aunque una libreta de taquigrafía podría servir para este propósito, se recomienda usar algún tipo de sujetapapeles, un sencillo sujetapapeles de los que usan los médicos, con un gancho en la parte superior, o uno de cuero que pueda doblarse y colóquelo en sus piernas para que los candidatos no puedan leer cuando está tomando las notas. Esta técnica, aunque parezca sencilla y mecánica, reduce considerablemente el factor de distracción, y este hecho es importante. Es algo pequeño, pero funciona bien.
2. No anote información que sea obtenible de otra manera ¿Para qué anotar información que ya se encuentra disponible en algún otro lugar? ¿Para qué elaborar un cuidadoso registro de los lugares en donde estudió el candidato, de las materias en que se especializó, de las empresas en que ha trabajado, de sus deberes y responsabilidades, de su título, si esa información se puede encontrar en su solicitud de empleo o en su hoja de vida o en algún otro documento que usted tiene? Aunque parezca un punto obvio, la realidad es que cuando se analizan las notas de las entrevistas, todo un 80 por ciento, cuatro quintas partes de lo que escriben los entrevistadores en sus notas, resulta ser información que ya está disponible en otro lugar. El hecho de no registrar este tipo de información le aliviará considerablemente la carga de tomar notas. Pasará usted mucho menos tiempo escribiendo y mucho más tiempo prestando atención, sin perder ninguna información. Y, claro, esto reducirá el riesgo de perturbar al candidato porque usted toma muchas menos notas.
3. Evite tomar notas al pie de la letra No hay necesidad de anotar citas textuales de lo que dicen los candidatos. Tome la esencia de lo que digan y que esté relacionado con el cargo. Usted no está escribiendo una fiel transcripción de la entrevista.
4. Tome notas "telegráficas" o de "palabras claves" Aunque usted no va a anotar todo lo que el candidato diga, solamente necesita anotar unas pocas palabras claves, un símbolo, un pequeño resumen telegráfico, algún mensaje breve, rápidamente escrito, que le recuerde lo que el candidato dijo y que usted consideró importante. Fíjese que no dije que anotara sus conclusiones. Sus notas no deben consistir en palabras como "iniciativa-iniciativa-motivado-mucha energía... iniciativa ...". En lugar de esto, registre alguna advertencia reservada que luego le ayude a recordar todo un incidente de cierta complejidad. Deje que el incidente mismo le diga algo sobre la iniciativa, la habilidad analítica, la lógica, el sentido común, la habilidad para trabajar en equipo, o cualquier otra cosa que esté implícita en la respuesta del candidato. Basándose en información concreta, usted puede buscar patrones; no solamente podrá tomar decisiones autónomamente sino que podrá justificar sus conclusiones ante los demás.
5. Practique la toma de notas en otras circunstancias A propósito, no es necesario que usted espere a la entrevista para practicar alguna cosa de lo que expuse aquí. La próxima vez que esté en una reunión con una persona o con un grupo de personas, de vez en cuando anote alguna palabra clave o despertador de la memoria que se relacione con la materia en discusión. Al final de la reunión, usted podrá elaborar un registro preciso de ésta, sin que importe su complejidad. Ciertamente, podrá hacerlo con mucha más precisión que alguien que estaba a su lado y prestó mucha atención, pero que confía en su memoria sin auxilio alguno.
EL ABC DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Principales dudas
Es conocido por todos que la emisión de facturación electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes a partir del inicio de este año. Se espera que con esta innovación aumente la eficiencia y el ahorro a largo plazo, entre otros beneficios. Sin embargo, es natural que al adoptar estas nuevas medidas surjan dudas sobre cómo manejar el servicio. A continuación, se despejarán algunas de las preguntas más comunes al ingresar al espectro de la facturación digital. Envío al cliente Al emitir la factura electrónica, el sistema arroja dos archivos: un PDF y un XML. Es obligatorio que se proporcione el documento XML al cliente receptor; adicionalmente se puede complementar con una versión impresa. Los emisores pueden entregar el documento a través de un dispositivo de almacenamiento, como una memoria USB o CD proporcionado por el receptor. O bien, puede hacerse un envío por correo electrónico o, en algunos casos, se define una mecánica de acceso a través de un portal de Internet.
Deducir o acreditar impuestos Mediante este nuevo formato, los contribuyentes deberán utilizar el comprobante fiscal digital (archivo XML) para realizar las deducciones o acreditamientos correspondientes. En ciertas ocasiones, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos por la autoridad fiscal, podrá utilizarse la versión impresa del comprobante fiscal digital. Personas físicas A partir del 1 de abril de este año, absolutamente todos los contribuyentes deberán migrar al esquema de facturación electrónica CFDI. Sin embargo, aquellas personas físicas que en el último ejercicio tuvieron ingresos iguales o menores a 500 mil pesos podrán seguir facturando bajo comprobantes impresos o CFD hasta el 31 de marzo del 2014. Firma Electrónica Avanzada (FIEL) Las personas físicas no requieren de sello digital, sin embargo, deberán facturar solamente a través de la FIEL. Para asegurar la protección de los datos que se emiten, jamás deben compartirse los documentos que validan la firma electrónica avanzada; de lo contrario, se estarían proporcionando las herramientas a terceros para falsificar documentos oficiales electrónicos, ocasionando conflictos fiscales. Receptores de facturas electrónicas Las empresas receptoras de facturas electrónicas también están obligadas a seguir el esquema. Por lo tanto, deben disponer de un software que permita abrir el formato de factura digital y comprobar su contenido; así como verificar la firma e identidad del emisor, vigencia del certificado fiscal. Es importante también que los clientes receptores dispongan de copias de seguridad periódicas y antivirus para evitar cualquier contingencia, ya que todos los certificados fiscales deberán conservarse en su formato original.
Estos son tan solo algunos temas importantes a detallar en cuanto a la facturación electrónica se refiere. Conforme los contribuyentes utilicen este esquema, será cada vez más sencillo aprovechar las bondades y el impacto positivo que genera.
Modelo Equidad de Genero
LA FIGURA DEL OMBUDSPERSON A partir de la certificación del MEG en el 2013, en la cual el objetivo fue garantizar un ambiente laboral incluyente, libre de hostigamiento, violencia y discriminación. Se incorporó a un personaje que tiene que ser nombrado por el comité o dirección y pasar por un proceso de votación. El Ombudsperson realiza una actividad complementaria a sus labores dentro de la organización y su objetivo fundamental es mantener el respeto entre el personal, así como la armonía en el ambiente de trabajo. Cabe destacar que para lograr el objetivo antes citado, el Ombudsperson cuenta con facultades de suma importancia, destacando la siguiente: conocer y resolver de manera confidencial, formal e imparcial las quejas o peticiones derivadas de actos de hostigamiento, discriminación o trato inequitativo. Para esto existe un procedimiento cuyos principios son la confidencialidad, ya que las partes firman un compromiso de voluntariedad, la persona afectada no puede ser obligada a seguir este procedimiento; imparcialidad; flexibilidad e independencia. El Procedimiento de Defensa Organizacional de la Equidad de Género que se sigue ante el Ombudsperson se desarrolla de la siguiente manera: 1. Inicia con la queja o petición que presenta la persona afectada, para ello no deberán haber transcurrido más de seis meses a partir de generados los hechos, cabe señalar que desde este acto se ofrecen pruebas. 2. Se responde al peticionario si se admite su queja; dado que se busca una solución pronta y el no conflicto entre partes. 3. De no solucionarse la queja, se da vista a la parte acusada para que conteste a la acusación y ofrezca pruebas, de no contestar se presumirán ciertos los hechos. 4. Realizado lo anterior, se concede a las partes un plazo de tres días hábiles para ofrecer pruebas (todas las permitidas por el sistema jurídico mexicano). 5. Posteriormente se desahogan las pruebas dentro de los quince días hábiles siguientes. 6. Finalmente, se emite la resolución correspondiente en un plazo de 15 días hábiles. Sin lugar a dudas, el Ombudsperson se constituye en un valioso elemento que contribuye al buen ambiente laboral, sustentado en el respeto a la dignidad humana.
¿Cómo evitar lesiones en la oficina? (Parte II)
En la edición anterior hablamos sobre como evitar lesiones dentro de nuestra área de trabajo, mencionando posturas y el tipo de silla que es la adecuada. A continuación de mencionan otros consejos que te podrán ser de utilidad. El monitor, el mouse y el teclado El monitor debe estar a una distancia de entre 60 y 90 cm, que en la práctica podemos medir estirando nuestros brazos; si tocamos el monitor quiere decir que está muy cerca. También debe tener una inclinación de cerca de 15 grados para la correcta acomodación de los ojos. Cuando estamos escribiendo, el teclado debe estar de tal manera que las muñecas estén en posición neutral. El mouse debe estar a la misma altura del teclado y debemos cambiarlo de posición para usar ambas manos. Esto puede tomar algo de tiempo para acostumbrarnos, pero nos evitará lesiones por so-breuso, como el síndrome del túnel del carpo. Siempre el tronco debe permanecer erguido frente al plano de trabajo y lo más cerca posible, manteniendo un ángulo de codos y rodillas de alrededor de los 90 grados. La cabeza y el cuello deben estar siempre rectos, evitando las posiciones extremas como flexionar o extender demasiado el cuello, que a la larga pueden producir tortícolis y espasmos musculares dolorosos. Al levantarse No pasemos más de una hora sentados, pues en esta posición hay más presión en la columna lumbar, por lo que siempre recomiendo a mis pacientes que se levanten y hagan estiramientos de las diferentes partes del cuerpo para así evitar dolores en áreas como el cuello y la región lumbar. Para tener una certeza de que estamos realizando las actividades laborales de manera adecuada, lo recomendable es hacer un estudio de cada puesto de trabajo para saber qué hay que cambiar o mejorar y así tener ambientes laborales saludables.
No hay secretos para el éxito, éste se alcanza preparándose, trabajando arduamente y aprendiendo día a día.
FELICIDADES POR UN AÑO MÁS EN NOMBRE
DIA
OFICINA
ANIVERSARIO #
JOSÉ LUIS DE LOS SANTOS
01 DE ABRIL
CRC
2
ELSA DELGADILLO
04 DE ABRIL
CRC
6
MARIANA MENA
12 DE ABRIL
TORREÓN
4
RITA ÁVILA
18 DE ABRIL
DF
2
BEATRIZ IBARRA
23 DE ABRIL
DF
2
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