FUNDAMENTOS DE GESTÃO MÓDULO I
CONCEITOS BÁSICOS DE GESTÃO www.nova-etapa.pt
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Mód. I: Conceitos Básicos de Gestão
FICHA TÉCNICA
TÍTULO Fundamentos de Gestão
AUTORIA, COORDENAÇÃO GERAL E PEDAGÓGICA E CONCEÇÃO GRÁFICA Nova Etapa – Consultores em Gestão e Recursos Humanos, Lda.
ANO DE EDIÇÃO 2012
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ÍNDICE
I. OBJETIVOS PEDAGÓGICOS GERAIS DO CURSO
4
II. CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS GLOBAIS DO CURSO
4
III. INTRODUÇÃO
5
IV. DESENVOLVIMENTO DE CONTEÚDOS Módulo I – Conceitos Básicos de Gestão
9
Objetivos Pedagógicos
9
Conteúdos Programáticos
9
Conceitos Básicos
10
1. Conceito de Organização
10
2. Tipos de Organizações
14
2.1. Pelos Fins
14
2.2. Pelo Setor Económico
15
2.3. Pela Forma Jurídica
17
2.4. Pela Dimensão
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I. OBJETIVOS PEDAGÓGICOS GERAIS DO CURSO • Distinguir os conceitos básicos de gestão; • Identificar e interpretar metodologias e técnicas de gestão; • Aplicar técnicas e análise do trabalho e selecionar as formas de organização do trabalho mais adequada às necessidades da organização e das pessoas; • Identificar e interligar as diferentes funções organizacionais.
II. CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS GLOBAIS DO CURSO • Conceitos Fundamentais de Gestão das Organizações; • Métodos e Técnicas de Gestão das Organizações.
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III.
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INTRODUÇÃO
«Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que se recusem a aprender, reaprender e voltar a aprender.»
Alvin Tofler Convidamo-lo a fazer uma visita ao mundo dos insetos. Mas não fique com fobias, nem entre em pânico! Não vamos enfiá-lo à força num formigueiro ou colmeia para aprender a gerir organizações. Seremos contudo acompanhados por duas formigas muito especiais nesta viagem pelo mundo da Gestão das Organizações. E acredite, as formigas são mesmo os melhores especialistas em gerir organizações: são superprodutivas, meticulosamente organizadas, motivadas, um verdadeiro exemplo para qualquer empresa do século XXI. Não se trata de conversa fiada
sobre
biologia.
É
sabido há muito que, por exemplo, as formigas e as abelhas
vivem
em
sociedade, superorganizadas, tendo o seu modelo social de vida coletiva servido como metáfora para as ciências sociais. Estes seres “pouco inteligentes” funcionam sem supervisão, “a coordenação nasce naturalmente das próprias interações entre os membros de um enxame, e as interações primitivas e simples, aparentemente entre indivíduos “estúpidos”, em conjunto resultam em soluções eficazes para problemas complexos num ambiente terrivelmente adverso e imprevisto. O segredo parece ser o trabalho em grupo, a auto-organização e a flexibilidade, o que tem apaixonado alguns teóricos da gestão, perplexos com este paradoxo: indivíduos aparentemente “estúpidos”, em sociedade são coletivamente inteligentes”1.
1 Adaptado de Rodrigues, Jorge Nascimento - “A inteligência dos enxames na sua empresa”, Revista Executive Digest
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E no mundo dos humanos? Será que ainda há algo de novo a saber sobre a Gestão das Organizações? E o legado dos antigos mestres, ainda tem alguma aplicabilidade nos nossos dias cada vez mais incertos e conturbados? Como diz Alvin Tofler, “Os analfabetos do próximo século não são os que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que se recusam a aprender, reaprender e voltar a aprender”. Iremos
começar
pelos
conceitos
fundamentais em que assenta a gestão de uma organização. Importa clarificar alguns conceitos para falarmos todos a mesma linguagem. Longe vai o tempo de Babel, em que todos nos entendíamos num só idioma. Peter Drucker, certamente uma das personalidades que mais marcou a história recente da gestão, afirmou um dia que esta era a “sociedade das organizações”. De facto, quase todos pertencemos a uma ou mais organizações: uma empresa, uma associação cívica, um grupo desportivo, um clube de caçadores, uma associação de pais, um partido político. A nossa vida, tanto pessoal como profissional, é marcada pela pertença às organizações. Já ninguém nos conhece como o “Sr. João da Fonte Santa”, mas como “O Sr. João do Banco X”, “O Sr. João da Companhia de Seguros Y”, “O Sr. João da Agência Z”, etc. Até a nossa identidade está hoje profundamente ligada às organizações a que pertencemos. Cada vez mais as organizações, sejam elas empresariais, políticas, religiosas, desportivas, de solidariedade social, de defesa do ambiente, ou outras, assumem um papel crescente na nossa sociedade, quer seja a nível social quer seja a nível económico. São as organizações que atualmente assumem a responsabilidade pela execução das principais tarefas necessárias ao funcionamento da sociedade. São elas que asseguram a produção de bens e serviços, a prestação de serviços de saúde, a segurança, o desporto, o ensino, a defesa do ambiente, a solidariedade social, entre muitas outras.
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Fará assim sentido que se aprofunde um
pouco
mais
organizações sociais,
o
estudo
enquanto
económicas
desenvolvimento
das
entidades e
de
das capacidades
humanas, mas também como e porque são elas próprias agentes fundamentais da mudança e da evolução. Mas, “a tradição já não é o que era!”, e cada vez mais fica vincada a tendência para a transformação das organizações, da forma de organização do trabalho, das pessoas e do trabalho tradicional em trabalho do conhecimento. Diversos fatores, dos quais se destaca a globalização da economia, proporcionada em grande parte pelos avanços tecnológicos ao nível do tratamento e transferência de informação, dos transportes e da mobilidade de pessoas e bens, têm vindo a contribuir para uma profunda transformação no seio e no funcionamento das organizações. As pessoas tornaram-se gradualmente no seu principal ativo: deixaram de ser meros executantes de tarefas decididas e ordenadas pelos órgãos de topo, para passarem a constituir parte integrante na tomada de decisões. Fala-se hoje, cada vez mais, em organizações que aprendem, na medida em que os seus ativos aprendem. A era dominada pela tecnologia, sentida claramente a partir de meados do século XX, está a dar lugar à Sociedade do Conhecimento. “Com a emergência da Era do Conhecimento, tem sido reconhecido por todos que os ativos intangíveis de uma organização serão essenciais, tanto na capacidade de criar vantagens competitivas como no crescimento a um ritmo acelerado. Como consequência, cada vez mais as organizações estão a mostrar maior atenção à criação de valor através do poder do conhecimento. As estruturas tradicionais que herdámos da era industrial não são apropriadas para os desafios de negócio que enfrentamos hoje. Neste contexto, as organizações devem evoluir para aceitar com sucesso um papel essencial na formulação e implementação da estratégia organizacional para gerir conhecimento.
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De um modo geral, o sucesso nos negócios é alcançado pelas empresas que têm o melhor conhecimento ou que o dominam de modo mais eficaz, e não necessariamente pelas empresas mais poderosas.” 2 É verdade, já nos íamos esquecendo, estas são as nossas formigas, Ramiro e Leonardo. Façam uma boa viagem!
2
Adaptado de Loureiro, J. - A gestão do conhecimento, Centro Atlântico, Lisboa, 2003 [versão eletrónica, disponível em www.centroatl.pt/titulos/ (consulta em 10/09/2006)]
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IV.
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DESENVOLVIMENTO DE CONTEÚDOS
Módulo I – Conceitos Básicos de Gestão
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de: • Definir conceito de Organização; • Identificar os objetivos das organizações; • Distinguir a empresa nos seus múltiplos aspetos;
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS • Conceitos Básicos de Gestão das Organizações;
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CONCEITOS BÁSICOS
«O homem não teria alcançado o possível, se inúmeras vezes não tivesse tentado atingir o impossível.»
Max Weber
1. CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO
Várias podem ser as formas de definir Organização. De acordo com o Dicionário de Língua Portuguesa3, significa “estado de um corpo organizado”, ou ainda “constituição física”, “estrutura”, “organismo”. Outra definição aponta para “grupo estruturado de pessoas, reunido para atingir um conjunto de objetivos que um indivíduo sozinho não seria capaz de atingir”4. Ainda outra definição, dada pelos Clássicos da Gestão, apresenta a organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo seja individualmente, de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo predeterminado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis.
3 Dicionário de Língua Portuguesa, Texto Editora, Lisboa, 2006 4 Glossário de gestão, in Forum de gestão da Universidade de Coimbra [versão eletrónica, disponível em eden.dei.uc.pt/gestão/forum/glossário/index.htm (consulta em 23/11/2006)]
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Tendo em conta a definição atrás apresentada, Exercício Formativo
considera que estão considerados todos os aspetos essenciais? Ou, pelo contrário, falta alguma coisa? Registe as suas ideias e confira com as nossas sugestões.
Neste conceito contemplam-se vários de elementos que importa desenvolver um pouco mais. Daremos especial destaque a:
• Atuação coordenada • Recursos • Afetação eficaz • Objetivos • Contexto Atuação coordenada: Para que exista uma organização, naturalmente não basta que um conjunto de pessoas atue com vista a atingir um objetivo comum; é necessário também que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas atividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados. Esta coordenação e este controlo são geralmente efetuados por um gestor, mas encontramse muitas vezes organizações em que estas tarefas são efetuadas por todos os membros em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial, ou através de equipas autónomas, autogeridas. Os cargos com funções de coordenação e controlo encontram-se definidos de forma formal na estrutura organizacional. Recursos: Representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas atividades. Nestes recursos incluem-se os recursos humanos, os recursos materiais e tecnológicos, os recursos financeiros e também outros menos concretos, como a imagem de mercado e a credibilidade perante o exterior. Atualmente, tem vindo a ganhar cada vez mais peso a ideia de que as pessoas não são apenas mais um recurso, mas o Recurso essencial de todas as organizações. Nesse sentido, progressivamente, a Gestão de Recursos Humanos está a ser repensada e a dar lugar à Gestão de Pessoas. 11 www.nova-etapa.pt
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Afetação eficaz: Os recursos organizacionais descritos anteriormente, na maioria das vezes são escassos, daí que a sua alocação deva ser efetuada eficazmente para que a probabilidade de atingir os objetivos predefinidos seja a maior possível. É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão nas organizações. Objetivos: Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos a alcançar no futuro ou, por outras palavras, o propósito que justifica toda a atividade desenvolvida ou mesmo a própria existência da organização. Naturalmente, todas as organizações devem determinar não apenas os seus objetivos, mas também definir as medidas e formas de atuação e de alocação de recursos que se pensam mais adequadas para os atingir.
Contexto: Representa toda a envolvente externa da organização que, de forma direta ou indireta, influencia a sua atuação e o seu desempenho. Nesta envolvente externa incluem-se os contextos económicos, tecnológico, sociocultural, político-legal, e ainda um conjunto de elementos que atuam mais próximo e diretamente com a organização, tais como os clientes, os fornecedores, os concorrentes, as organizações sindicais, a comunicação social, entre outros.
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Pelo que acabámos de ver, claramente podemos afirmar que uma organização é uma unidade social; um sistema onde coexistem vários tipos de recursos, desde financeiros, a materiais, humanos e informações que, devidamente geridos, resultam em produção de bens e serviços.
Todas as organizações apresentam uma determinada estrutura, independentemente da sua dimensão e área de atividade, a que podemos chamar a Organização Formal. Esta corresponde à sua estrutura organizacional e é definida pelos órgãos de topo e expressa formalmente através do organograma. Para além desta, importa ainda referir a organização informal, isto é, aquela que surge de forma espontânea decorrente
e, do
interpessoal afetivas
que
naturalmente, relacionamento
e
das se
ligações
estabelecem
entre as pessoas que trabalham na
organização.
As
pessoas
formam entre si relações de amizade ou de antagonismo, formando grupos informais que não aparecem no organograma. Ao gestor cabem diversas funções com o intuito de produzir bens ou serviços com eficácia e eficiência, procurando manter o nível de satisfação dos colaboradores, num processo dinâmico entre as pessoas e as tarefas. Este tema será alvo de maior desenvolvimento no módulo II deste curso – Natureza e Funções da Gestão.
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2. TIPOS DE ORGANIZAÇÕES Podemos classificar as organizações através de diferentes critérios. De acordo com o fim a que se destinam, setor económico, forma jurídica, dimensão, entre outros. A Empresa é uma associação organizada ou empreendimento. É uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada atividade com o objetivo de ter lucro. As empresas podem ainda, para além das acima indicadas, ser classificadas quanto a:
• Objetivos (comercial, industrial, de prestação de serviços); • Dimensão (grande, média, pequena, micro); • Estrutura (individual, coletiva, pública, mista); • Volume de Trabalho Interno (simples, complexa).
2.1 PELOS FINS Que todas as organizações possuem um objetivo a atingir é consensual. Contudo, será que todas as organizações de que fazemos parte ou com as quais nos relacionamos diariamente têm o mesmo objetivo? Exercício Formativo
Pense um pouco nas seguintes organizações: a empresa onde trabalha, o hipermercado mais perto de si, o hospital da sua zona de residência, o grupo desportivo e cultural
da
sua
localidade,
a
administração
do
condomínio do seu prédio. Quais serão os objetivos destas organizações? Apesar dos diferentes objetivos de cada um dos exemplos dados, o que têm de comum? Todas pretendem criar produtos ou prestar serviços, sendo que, nalguns casos, o objetivo último é o de gerar lucros.
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2.2 PELO SETOR ECONÓMICO O conceito de setores da atividade económica corresponde a uma divisão artificial das atividades económicas de cada país, de acordo com a essência da tarefa em questão. Estarão no mesmo setor instituições que produzam bens ou prestem serviços de uma mesma classe, isto é, que apresentem entre si um certo número de similitudes. Tradicionalmente, divide-se a economia, e por consequência as empresas, de cada país em três setores: Setor primário, que compreende as atividades ligadas à natureza, como sejam a agricultura, a silvicultura, as pescas, a pecuária, a caça ou as indústrias extrativas; Setor secundário, no qual são englobadas as atividades industriais transformadoras, a construção, a produção de energia; Setor terciário ou dos serviços, que engloba o comércio, o turismo, os transportes e as atividades financeiras.
Em
Portugal,
à
semelhança
dos
restantes
países
ocidentalizados, o setor terciário tem vindo a ganhar um peso significativo face aos restantes setores. Sabia que, nos últimos ??!!!
20 anos, o setor secundário, apesar de algumas oscilações,
Ge st ão
manteve uma percentagem de efetivos similar (35,9% em 1980
da s
outras atividades do setor primário e 51 pessoas trabalhavam
em 35,8% em 1999) e que o setor dos serviços foi sobretudo aumentado à custa do setor primário? Em 1980, em cada 100 trabalhadores, 29 trabalhava no primário e 35 no terciário; em 1999, apenas 13 trabalhavam na agricultura, pesca, minas e
na prestação de serviços. Fonte: Barreto, A. A situação social em Portugal 1960-1999.
Or ga niz aç
ICS, Lisboa: 2005
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Em Portugal as organizações obedecem a um sistema de classificação designado por Classificação das Atividades Económicas (CAE) 5, que consiste numa forma de classificação
e
agrupamento
das
atividades
económicas
(produção,
energia,
investimento, etc.) em unidades estatísticas de bens e serviços. Assim, a cada atividade económica e empresarial é atribuído um código de classificação específico. Cada empresa, dependendo do seu objeto ou ramo de atividade, estará abrangida por um ou mais desses códigos. A nomenclatura da CAE6 utiliza uma codificação hierarquizada em cinco níveis, com a seguinte forma:
• 1.º Nível – Secção (1 letra) • 2.º Nível – Divisões (2 dígitos) • 3.º Nível – Grupos (3 dígitos) • 4.º Nível – Classes (4 dígitos) • 5.º Nível – Subclasses (5 dígitos)
Exercício Formativo
Dê uma ajuda ao Ramiro. Ele vai abrir uma empresa de distribuição e comercialização de frutas e
sementes
e
necessita
de
preencher
a
documentação necessária para a constituição. Qual seria o código correspondente, de acordo com a CAE? Depois confira com a nossa classificação que se segue.
5 6
Atualmente a versão da CAE em vigor é a 3, desde 1 de janeiro de 2008 Fonte: Decreto-Lei n.º 381/2007, de 14 de novembro
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Vejamos então como classificar a empresa da formiga Ramiro, de acordo com a CAE: 1.º Nível - Secção G - Comércio por grosso e a retalho; reparação de veículos automóveis e motociclos. 2.º Nível - Divisão 46 – Comércio por grosso (inclui agentes) exceto reparação de veículos automóveis e motociclos. 3.º Nível - Grupo 463 – Comércio por grosso de produtos alimentares, bebidas e tabaco. 4.º Nível - Classe 4631 – Comércio por grosso de fruta e de produtos hortícolas. 6.º Nível - Subclasse 46311 – Comércio por grosso de fruta e de produtos hortícolas, exceto batata.
2.3 PELA FORMA JURÍDICA Podemos ainda classificar as empresas de acordo com a sua constituição jurídica. Em Portugal, estão previstas várias modalidades para as sociedades7: Sociedade em nome coletivo – Neste tipo de organização não é exigida um montante mínimo obrigatório para o capital social, visto que os sócios respondem ilimitadamente pelas obrigações sociais da empresa. A firma pode ser composta pelo nome, completo ou abreviado, o apelido ou a firma de todos, alguns ou, pelo menos, de um dos sócios, seguido do aditamento obrigatório por extenso "e Companhia", abreviado e "Cia" ou qualquer outro que indicie a existência de mais sócios, nomeadamente "e Irmãos". É 7 Dec.Lei n. º 76-A/2006, de 29 de março
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uma sociedade de responsabilidade ilimitada em que os sócios respondem ilimitada e subsidiariamente em relação à sociedade e solidariamente entre si. Sociedades por quotas - As sociedades por quotas exigem um mínimo de dois sócios. A lei não admite sócios de indústria (que entrem com o seu trabalho). Todos têm que entrar com dinheiro, ou com bens avaliáveis em dinheiro. O capital social mínimo é de cinco mil euros, que não tem que ser integralmente realizado no momento em que o pacto social é outorgado. A responsabilidade dos sócios tem uma dupla característica: é limitada e solidária. É limitada, porque está circunscrita ao valor do capital social. Quer isto dizer que por eventuais dívidas da sociedade apenas responde o património da empresa e não o dos sócios. É solidária, na medida em que, no caso do capital social não ser integralmente realizado aquando da celebração do pacto social, os sócios são responsáveis, entre si, pela realização integral de todas as entradas convencionadas no contrato social. Sociedade anónima - São sociedades de responsabilidade limitada no rigoroso sentido do conceito, porquanto os sócios limitam a sua responsabilidade ao valor das ações por si subscritas. Assim, os credores sociais só se podem fazer pagar pelos bens sociais. O capital social mínimo é de 50 mil euros e está dividido em ações de igual valor nominal. O número mínimo de sócios, normalmente designados por acionistas, é de cinco. Contudo, uma sociedade anónima pode ter apenas um único sócio, desde que seja uma sociedade e não um indivíduo. Sociedade em comandita simples e por ações - As sociedades em comandita são de responsabilidade mista
pois
reúnem
responsabilidade
sócios é
cuja
limitada
(comanditários) que contribuem com o
capital,
e
sócios
de
responsabilidade ilimitada e solidária entre
si
(comanditados)
que
contribuem com bens ou serviços e assumem a gestão e a direção efetiva da sociedade. Na sociedade em comandita simples, o número mínimo de sócios é de dois. A sociedade em comandita por ações deve constituir-se com o número mínimo de cinco sócios comanditários e um 18 www.nova-etapa.pt
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comanditado. É obrigatório o aditamento “em Comandita” ou “& Comandita”, para as sociedades em comandita simples e o aditamento obrigatório “em Comandita por Ações” ou “& Comandita por Ações”, para as sociedades em comandita por ações. No caso das empresas em nome individual, podem existir as seguintes formas: Empresário em nome individual - Trata-se de uma empresa que é titulada apenas por um só indivíduo ou pessoa singular, que afeta bens próprios à exploração do seu negócio. Um empresário em nome individual atua sem separação jurídica entre os seus bens pessoais e os seus negócios, ou seja, não vigora o princípio da separação do património. Estabelecimento individual de responsabilidade limitada - No essencial, rege-se pelas mesmas regras do empresário em nome individual, estando contudo a sua responsabilidade limitada ao valor do capital social. Sociedade unipessoal por quotas - Utiliza-se a forma de sociedade unipessoal quando uma pessoa, singular ou coletiva, é a titular da totalidade do capital da empresa. A estas sociedades aplicam-se as regras relativas às sociedades por quotas. A responsabilidade do sócio encontra-se limitada ao montante do capital social que não pode ser inferior a 5 mil euros. Para além do disposto para as sociedades por quotas, a firma deve incluir as palavras “Sociedade Unipessoal” ou “Unipessoal”.
2.4 PELA DIMENSÃO A dimensão de uma empresa é outra das categorias pela qual a mesma pode ser classificada, e em que esta é atribuída pela conjugação de dois fatores: o número de efetivos e o volume de negócios. No quadro n.º 1, apresenta-se a categorização das empresas de acordo com a Recomendação da Comissão n.º 2001/361/CE, de 06 de maio.
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Quadro n.º 1 – Categorização das empresas, por dimensão
Categoria Grande empresa Média empresa Pequena empresa Micro empresa
Efetivos > 250 < 250
Volume de negócios > 50 milhões de euros <= 50 milhões de euros
Balanço total > 43 milhões de euros <= 43 milhões de euros
< 50
<= 10 milhões de euros
<= 10 milhões de euros
< 10
<= 2 milhões de euros
<= 2 milhões de euros
Estas categorizações permitem-nos identificar um conjunto distinto de universos, com realidades bem distintas umas das outras que formam o grande universo das organizações portuguesas. Naturalmente, uma empresa de grande dimensão do setor da indústria terá necessidades e formas de estruturação distintas de uma outra de pequena dimensão que se dedique à prestação de serviços de distribuição de frutas e sementes, como a do nosso amigo Ramiro. Todas as organizações atuam num determinado meio ambiente e a sua existência e sobrevivência dependem da maneira como ela se relaciona com esse meio. Fatores como a tecnologia, a forma de organização das tarefas, a gestão das pessoas e do processo de comunicação, a sua estrutura organizacional são os restantes elementos condicionadores da forma de gerir essa organização. Todas as organizações, sejam elas PME ou empresas de grande dimensão, ou associações sem fins lucrativos, devem ser estruturadas e dinamizadas em função dessas condições e das circunstâncias que caracterizam o meio em que ela opera.
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Figura n.º 1 – As cinco variáveis condicionadoras das organizações
TAREFAS
PESSOAS
ESTRUTURA ORGANIZAÇÃO
AMBIENTE
TECNOLOGIA
Fonte: Adaptado de Chiavenato, I. - Teoria Geral da Administração, S.Paulo, Ed.Atlas, 1999
Em resumo
O conceito de organização, embora não estabilizado, contempla sempre uma ou mais pessoas, em colaboração, para atingirem um objetivo pré-estabelecido.
Estraté gia
A classificação das organizações, de acordo com vários critérios possíveis, tais como o setor de atividade em que se inserem, a sua dimensão, a sua forma jurídica, dá-nos uma visão da diversidade constituinte do seu universo. Contudo, seja qual for a sua tipologia, a sua estruturação e processo de gestão
e
organização,
este
deverá
ser adequado
à
organização e está sempre condicionado por vários fatores, existindo normas e regras de gestão que, naturalmente, deverão ser adaptadas à sua realidade.
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