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A comunicação escrita é um instrumento de apropriação e transmissão de conhecimento, sendo o seu domínio um privilegiado meio de comunicação e sucesso. A linguagem escrita é uma competência que se adquire e se desenvolve através da apreensão das estruturas da língua e, sobretudo, através da prática da escrita.
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Instrumento estratégico com múltiplas funções: Informação Sensibilização Negociação ……………….
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Num texto profissional os critérios fundamentais para a sua eficácia são : Desencadear a leitura potencial Ser lido Ser compreendido Fazer reagir Atingir o efeito pretendido
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Escrever é uma ferramenta para fazer duas coisas: Organizar os nossos pensamentos Comunicar
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Existem 4 etapas na produção de um texto profissional Pensar (free-writing ou brainwriting) Organizar as ideias (fazer uma triagem das ideias) Desenvolver (as ideias)
Editar (redigir o texto)
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1. Pesquisa, seleção e produção das ideias - Recolha da informação
2. Desenvolvimento do tema - O Plano geral ou esboço, a Ordenação das ideias
3. Correção Linguística - Pontuação, acentuação, translineação
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4. Produção de texto - Parágrafos, os conectores, as introduções e as conclusões 5. A revisão final - conteúdo, forma e redação final
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Máxima da Quantidade 1. O texto deve ser tão informativo quanto necessário 2. Não faça a sua contribuição mais informativa do que o necessário
Máximas da Qualidade 3. Tente fazer uma contribuição verdadeira 4. Não diga o que acredita ser falso 5. Não diga algo de que não tem adequada evidência
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Máxima da Relação 6. Seja relevante
Máximas do Modo 7. Seja claro 8. Evite a obscuridade 9. Evite a ambiguidade 10. Seja breve 11. Seja ordenado
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Regras para a constituição de parágrafos
- Parágrafos curtos. Se ultrapassam as oito linhas, devemos procura dividi-los. - A primeira frase do parágrafo deve conter a essência do tópico - Um parágrafo de uma só frase é tolerável - Não incluir duas alternativas num único parágrafo. Utilize um parágrafo separado para cada um. - Um parágrafo deve discutir ideias que contenham uma certa unidade. 12
Pobre
Rica
“O Almeida é o melhor candidato “ O Almeida é o melhor candidato
para o trabalho por causa da sua para o trabalho por causa da sua experiência e trabalha bem experiência e da sua capacidade debaixo de pressão” para trabalhar debaixo de pressão”
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a)
b)
c)
Frases fracas Comentários do departamento de engenharia seriam apreciados Foi cometido um erro quando a encomenda foi enviada Um acordo deve ser
Frases fortes
a)
Nós apreciaríamos os comentários dos engenheiros
b)
Nós cometemos um erro quando enviámos a encomenda
c)
Espero que possamos agora chegar a um acordo
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Frase vaga
Frase incisiva
novo equipamento vai aumentar a nossa produtividade e beneficiar a nossa margem de rentabilidade”
“Este novo equipamento aumentará a nossa tiragem em 12%, sem custos adicionais de mão de obra, aumentando em 500.000 euros os lucros do próximo ano”
“Este
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Incerteza “Este processo criará
Afirmação “Este processo criará problemas”
eventualmente leves problemas” “Inclino-me a pensar que ele pode ser o homem para o lugar”
“Ele é a melhor pessoa para o lugar”
“Talvez devêssemos reconsiderar o nosso acordo de compra”
“Devemos reconsiderar o nosso acordo de compra”
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Usar a Voz Ativa Mal
Bem
“Os seus esforços para resolver esta “Nós apreciamos os seus esforços dificuldade são reconhecidos” para resolver esta dificuldade”
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Não esconder ideias em cláusulas Mal
Bem
“Depois de rever as referências do “Revi as referências do Almeida –
Almeida, cheguei à conclusão que devíamos contratá-lo” o devíamos contratar”
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Ligar o sujeito e o verbo Mal
Bem
“As conclusões do estudo, levado a “As conclusões do estudo são
cabo pelo nosso departamento de válidas; foram levadas a cabo pelo engenharia são válidas” nosso departamento de engenharia”
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Dar força às palavras Fraco “A
maior prefere”
parte
das
Forte pessoas “90% das pessoas preferem”
“ Isto respeita a…”
“Isto é acerca de …”
“ No mês de Março…”
“ Em Março…”
“Remeta o seu pagamento”
“Envie um cheque”
“Surgiram problemas no…
“São necessárias soluções para…” 20
Carta Fax E-mail Memorando Circular Convocatória Ata Relatório ….. 27
Deve utilizar um discurso simples e original;
Indispensável confirmar a ausência de
erros ortográficos ou gralhas;
Usar palavras com força que deem a ideia de ação;
Rever os textos para evitar a repetição de ideias ou adjetivos desnecessários. 28
O que deve escreve
O que não deve escrever
Damos seguimento à sua carta … Espero a sua resposta… Agradeço… Juntamos…. Espero…. Acuso a receção…
Dando curso à sua carta… Esperando a sua resposta… Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos.. Juntando à presente… Ficando à espera… Acusando a receção…
Tom Positivo e Confiante
Evite o uso do gerúndio 29
Erros a evitar na elaboração de uma carta: - Excesso de familiaridade - A verbosidade e a adulação - Vocabulário vulgar ou limitado - Excesso de confiança - Mencionar a sua exclusiva conveniência - Repetições - Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas
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Ideias-chave para uma carta eficaz: 1. Não deve exceder uma página; 2. A mensagem tem de ser breve, direta e clara para evitar o enfado do destinatários; 3. A carta deve estar dirigida a uma pessoa específica; 4. Escreva uma introdução apelativa (funções da introdução: convidar, informar, seduzir); 5. Tenha em atenção a qualidade do papel.
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Privilegie os aspetos positivos
- Dê mais ênfase ao “É” do que ao “ Não é”; - Diga que a empresa “Pode” e “Irá fazer” e não que “Não pode”; - Comece com ação e não com pedidos de desculpa e explicações; - Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano, em relação às boas notícias; - Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias.
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Objetivo:
Comunicar uma informação, mudança de direção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova dependência, alteração de um preço….
Cuidados a ter: - Escrever com clareza, simplicidade e brevidade; - Os parágrafos devem ser curtos e a expressão ordenada; - A conclusão deve ser afetuosa. 33
É um documento que convoca sócios ou colaboradores para uma reunião.
Habitualmente, é divulgado por um aviso a cada participante com uma antecedência considerada necessária, contendo:
- o dia, a hora e o local da reunião; - a respetiva ordem de trabalhos; - o assunto ou assuntos a serem tratados na reunião; - o tipo de sessão ou reunião; - a data em que ela é feita; - a pessoa que a emite e o seu cargo; - a assinatura desta mesma pessoa. 34
Executivo
AcadĂŠmico Cientifico
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Relatório Executivo - Relatório de Dados - Relatório analítico - Relatório de recomendação
É utilizado frequentemente nas instituições empresariais, para prestarmos conta das nossas atividades ou responder a pedidos dos nossos superiores. 36
Estrutura do Relatório
- Título - Resumo/Objetivos - Introdução - Experimental - Resultados - Conclusões - Recomendações - Apêndices - Referências Bibliográficas 37
. O Relatório deve ser claro e conciso . Evitar palavras e expressões supérfluas:
De modo a = para Tendo este facto em vista = portanto No caso de = se
No momento presente = agora Nessa ocasião = quando . Não dizer a mesma coisa duas vezes por palavras diferentes na mesma frase (“ a extrema brevidade do pré-aviso foi demasiado curta”) . 38
. Evitar figuras de retórica . Depurar o texto (um bom exercício é ler o texto e riscar todos os adjetivos; depois voltar a ler do princípio e repor apenas os absolutamente necessários)
. Em vez de “em primeiro lugar”, etc. numere o parágrafos. Ex: 1) . Evite redundâncias: “total e completamente”; “plenamente vazio”
. Não utilize a primeira pessoa. Mantenha a narrativa num tom impessoal: o autor… 39
. Para obter um relatório vivo e interessante, as frases deverão ser de
comprimento variado (curtas, médias e uma mais longa). . Os parágrafos de um relatório devem ser curtos, de modo a haver três ou quatro por página. . Os números até cem deverá ser escritos por extenso; acima de cem deverão ser escritos com algarismos, exceto centenas, milhares, milhões que deverão ser escritos também por extenso.
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. Um relatório, como qualquer outro documento formal, não deve
conter erros. O limite é, aproximadamente, um erro em cada dez páginas após revisão do texto.
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. Esteja atento à qualidade dos textos produzidos, principalmente se eles buscam promover ou representar a imagem da empresa. . Na maioria das vezes, escrever bem significa “falar bem no papel”, de maneira coerente e organizada. Evite adotar linguagem rebuscada. . Seja objetivo e conciso. Se puder passar a mensagem num parágrafo, não escreva em dois.
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. Antes de começar a escrever, faça um breve resumo, listando as principais ideias, tópicos e argumentos do texto. . Procure desenvolver o texto em três partes coerentes – início, meio e fim.
. Parágrafos curtos são mais fáceis e agradáveis de ler que longos. Da mesma forma, não escreva frases longas, de três ou quatro linhas. . 43
. Prefira frases breves. Prefira a ordem direta. Evite frases intercaladas. No lugar de “ os novos produtos serão lançados, em Dezembro, pela empresa, em toda a zona de Lisboa, através do departamento de marketing da
empresa”, escreva: “ o departamento de marketing da empresa irá lançar os novos produtos em toda a zona de Lisboa, em Dezembro”. 44
A ata reproduz os factos, as decisões e opiniões registadas em reuniões, assembleias…. É um relato de oficial de tudo o que se passou durante uma reunião de um departamento, secção, grupo de trabalho….
A redação deve ser simples, concisa e clara; não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminados. A ata é o meio de formação da “vontade coletiva”.
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1.
Recebe o número que lhe calhar
2.
Começa com a indicação do dia, mês, ano e hora em que tiver lugar a sessão
3.
Indica o local da reunião
4.
Menciona o tipo de reunião: se ordinária, se extraordinária, se realizada em primeira convocatória, se em segunda convocatória
5.
Indica o nome dos presentes
6.
Inclui a Ordem de Trabalhos, na íntegra e tal como foi enviada na convocatória
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7.
Refere a hora a que se iniciou e o número de sócios presentes
8.
Menciona a leitura, a votação e a aprovação da ata da sessão anterior, caso exista para aprovação
9.
Regista as comunicações feitas pelo Presidente da Mesa
10.
Retém os nomes dos intervenientes e o resumo das suas considerações
11.
Inclui ainda o resultado de qualquer votação que tenha tido lugar
12.
Regista a fórmula de encerramento
13.
Deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário
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