GESTÃO DO TEMPO MÓDULO III
Estratégias para Gerir Melhor o Tempo www.nova-etapa.pt
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Mód.III: Estratégias para Gerir Melhor o Tempo
ÍNDICE
MÓDULO III – ESTRATÉGIAS PARA GERIR MELHOR O TEMPO
3
Objetivos Pedagógicos
3
Conteúdos Programáticos
3
1. Pensar em Termos de Objetivos
4
2. Como Formular Corretamente os seus Objetivos
5
3. Harmonizar os seus Objetivos de Ordem Profissional e Particular
6
4. Estabelecer Prioridades
8
4.1 – Hierarquização de Atividades
8
5. Lei de Pareto
10
6. Refletir Antes de Iniciar uma Atividade
12
7. Proceder a uma Análise das suas Práticas de Trabalho
13
8. Fazer uma Avaliação dos Pontos Fortes e Fracos
14
9.Avaliar a Organização do seu Posto de Trabalho
15
10. Reconhecer o Impacto que os Imprevistos têm na sua Forma de Gerir o Tempo
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Módulo III - Estratégias para Gerir melhor o Tempo
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS
No final deste módulo deverá ser capaz de:
• Identificar as etapas para implementar uma eficaz gestão de tempo; • Reconhecer as vantagens de pensar em termos de objetivos; • Definir objetivos pessoais e profissionais; • Reconhecer a importância de conciliar objetivos pessoais, profissionais e organizacionais; • Hierarquizar tarefas de acordo com as prioridades; • Avaliar o impacto da Lei de Pareto nas atividades diárias; • Analisar as práticas de trabalho individual; • Avaliar a organização do posto de trabalho.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
• Etapas para uma gestão eficaz do tempo; • Definição de objetivos pessoais e profissionais; • A importância de conciliar objetivos pessoais, profissionais e organizacionais; • Hierarquização de tarefas de acordo com as prioridades; • Lei de Pareto e suas implicações nas atividades diárias; • Analise das práticas de trabalho individual; • Organização do posto de trabalho.
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1.
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PENSAR EM TERMOS DE OBJETIVOS Se não se sabe para onde se vai, nunca se saberá quando se chega. Para organizar o futuro, deve-se começar por estabelecer uma escala de valores e formular ideais pessoais - objetivos, estratégias e medidas. Poderá definir os seus objetivos e estratégias individuais a partir
do
contexto,
sociedade,
família,
situação
profissional e, diretamente, a partir dos ideais pessoais.
O facto de pensar em termos de objetivos: • É um desafio que lança a si próprio; • Provoca uma maneira de raciocinar e de agir voltada para o futuro; • Leva-o para onde pretende ir; • Ajuda-o a estabelecer prioridades.
IMPORTANTE É O QUE ME AJUDA A ALCANÇAR OS MEUS OBJETIVOS
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2. COMO FORMULAR CORRETAMENTE OS SEUS OBJETIVOS
Os objetivos corretamente definidos reconhecem-se pelas seguintes características:
• explicitação clara do que se quer realizar (e não apenas dos meios para o conseguir); • os resultados a atingir são mensuráveis e/ou observáveis; • fixou-se um prazo (realização prevista em determinada data); • são realistas e atingíveis.
Os objetivos que não estão claros, que não se recordam constantemente, têm poucas probabilidades de serem cumpridos.
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3. HARMONIZAR OS SEUS OBJETIVOS DE ORDEM PROFISSIONAL E PARTICULAR
Far-se-iam muito mais coisas se víssemos nelas menos impossíveis. La Rochefoucauld
41I A perseguição de objetivos de ordem pessoal em diversos domínios pode gerar alguns conflitos:
• objetivos de ordem privada (não profissionais): lazer, família, saúde, etc.; • participação na realização dos objetivos da empresa; • objetivos pessoais referentes à profissão (remuneração, contactos sociais, segurança do emprego, trabalho interessante, reconhecimento dos méritos pessoais pelos outros, carreira, etc.).
É possível harmonizar entre si os objetivos sectoriais e o conjunto dos objetivos de ordem pessoal, tanto do ponto de vista do conteúdo como quanto ao prazo de realização. A figura seguinte mostra como harmonizar objetivos de ordem profissional e privada.
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Objetivos da empresa
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Objetivos Pessoais
Objetivos Pessoais Relativos à Profissão
Escolha dos objetivos
Escolha dos objetivos
Escolha dos objetivos
Coordenação parcial
Coordenação parcial
Coordenação parcial
CONCEBER UM SISTEMA HARMONIOSO GLOBAL DE OBJETIVOS COM BOAS POSSIBILIDADES DE REALIZAÇÃO E RISCOS MÍNIMOS DE CONFLITO MÚTUO
ESPELHO
Comportamento adaptado aos objetivos: “Não somos só o nosso comportamento, somos também a pessoa que dirige o nosso comportamento.”
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4. ESTABELECER PRIORIDADES
4.1– HIERARQUIZAÇÃO DE ATIVIDADES As solicitações diárias são múltiplas, o que dificulta que se atinjam os objetivos fixados. É necessário hierarquizar as atividades de modo a poder estabelecer-se a sua ordem de execução.
São importantes as atividades que contribuem para a realização dos objetivos. Tendem a ter consequências a longo prazo. As atividades urgentes podem ou não relacionar-se com os objetivos e têm consequências a curto prazo.
HIERARQUIZAÇÃO DE TAREFAS
IMPORTANTE
ATIVIDADES B
ATIVIDADES A
ESPERAR
EXECUTAR
DELEGAR
IMEDIATAMENTE
ATIVIDADES D
SECUNDÁRIO
GRAU DE IMPORTÂNCIA
(Princípio de Eisenhower)
ATIVIDADES C
NÃO EXECUTAR
A EXECUTAR DELEGAR EM TEMPO ÚTIL
NÃO URGENTE
URGENTE
GRAU DE URGÊNCIA
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• A resolução de crises, greves, problemas com clientes, são exemplos de atividades simultaneamente importantes e urgentes; • O planeamento e desenvolvimento de projetos, formação de pessoal, são atividades da maior importância que frequentemente são adiadas uma vez que não são urgentes; • Os telefonemas urgentes e as visitas inesperadas, que consomem cerca de 50 a 70% do dia são, na maior parte dos casos, pouco importantes;
• As pausas para café, as conversas de corredor, os atrasos, desprovidos de importância ou urgência, consomem também uma parte significativa do dia. Deixamos agora mais um excerto de um filme sobre a importância que a delegação de tarefas pode ter para “ganhar tempo”:
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5. LEI DE PARETO
Com muita frequência, a partir de um pequeno período de tempo atinge-se grande parte dos resultados. Distinga o essencial do acessório.
RESULTADOS
80%
20% TEMPO UTILIZADO
Esta é uma realidade que não pode esquecer:
80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço
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O estabelecimento de prioridades permite:
• Agir rapidamente em situações de emergência; • Responder imediatamente a uma oferta; • Detetar e aproveitar uma oportunidade; • Equilibrar melhor os investimentos do tempo; • Dar um sentido aos acontecimentos.
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6. REFLETIR ANTES DE INICIAR UMA ATIVIDADE
Ao iniciar um trabalho coloque as seguintes questões a si próprio:
1. Este trabalho é necessário? Em caso afirmativo passe para a questão 2. Caso contrário desista imediatamente! 2. Devo ser eu próprio a fazê-lo? Em caso afirmativo passe para a questão 3. Caso contrário, tratando-se de atividades habituais, delegue tarefas, competências e responsabilidades. As atividades complexas podem ser entregues a uma equipa que desenvolva o projeto.
3. Devo fazer agora, ou devo pegar numa tarefa mais importante? Em qualquer situação procure atacar o que é mais importante antes de iniciar as tarefas urgentes.
4. Estou a trabalhar em condições ótimas? Se não estiver procure otimizá-las, racionalizando os meios de que dispõe.
Ao fazer esta reflexão não se esqueça que as palavras de ordem são: simplificar, automatizar o trabalho, retirar o melhor partido dos métodos, técnicas e instrumentos de trabalho.
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7. PROCEDER A UMA ANÁLISE DAS SUAS PRÁTICAS DE TRABALHO Com base no que foi dito nos pontos anteriores, inicie uma análise às suas atividades e ao tempo dispendido em cada uma delas. Quais são as suas atividades principais e as secundárias? Quanto tempo despende com as atividades principais e com as secundárias? E, finalmente, quais serão as situações que perturbam mais as suas atividades? QUESTÕES
ANÁLISE
a) O que faço na minha atividade
Tarefa principal ou prioritária e tarefas decorrentes
profissional?
b) O que faço realmente durante o dia?
Análise da utilização diária do tempo e das atividades
Qual o tempo de que disponho e o que me é imposto
c) Quais são as situações que me
Análise dos hábitos durante o trabalho
Análise do posto de trabalho
Análise do comportamento
impedem de me dedicar a 100% ao trabalho?
d) Terei o meu posto de trabalho corretamente organizado
e) Como reajo ao stress e às tensões do dia a dia
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8. FAZER UMA AVALIAÇÃO DOS PONTOS FORTES E FRACOS
Comece por pensar naquilo que realmente faz. De seguida faça uma análise dos seus pontos fortes e fracos e procure definir estratégias que desenvolvam ou neutralizem esses pontos.
Pontos fortes: o que faço com prazer, o que me permite alcançar resultados e ser bem sucedido, o que me vale o reconhecimento dos outros, o que me causa sensação de bemestar e segurança.
Estratégia para desenvolver ainda mais estes aspetos: explorar sistematicamente estas capacidades, procurar inovar e desenvolver áreas afins.
Pontos Fracos: O que faço com menos prazer ou me custa realmente fazer, o que faço com menos rendimento, o que costuma ser apontado pelos outros como falhas, o que provoca em mim sentimentos de insegurança.
Estratégia para neutralizar ou diminuir estes pontos: se possível, delegar essas funções; senão, reconhecer a sua existência perante si mesmo e os outros e procurar ajuda em termos de formação técnica ou outra indicada para o efeito.
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9. AVALIAR A ORGANIZAÇÃO DO SEU POSTO DE TRABALHO
Analise o seu local de trabalho, pondere se está rodeado apenas do que lhe é necessário e se a documentação se encontra organizada de forma a encontrar toda a informação sem desperdício de tempo.
A forma como temos organizado o nosso posto de trabalho é, sem dúvida, um dos fatores fundamentais para se poder gerir o tempo adequadamente. Nada pior do que demorar uma infinidade de tempo à procura de um documento, ou não saber sequer onde se encontra.
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10. RECONHECER O IMPACTO QUE OS IMPREVISTOS TÊM NA SUA FORMA DE GERIR O TEMPO
De igual forma, poderá também avaliar em que medida reage ao stress e aos imprevistos na decorrer da sua atividade. Uma resposta positiva poderá fazê-lo pensar em mudar a sua forma de gerir o tempo. A sua saúde pode também estar em risco. Responda ao questionário seguinte.
Questionário sobre a Reação ao Stress e Imprevistos Instruções: Compare a sua situação com as afirmações que se seguem. Assinale com um “x” a que mais se adequa.
Reações/Atitudes
Muitas vezes
1.Irrito-me quando tenho de esperar.
2.Levo trabalho para casa com frequência.
3.Sou frequentemente solicitado por muita gente.
4.Nunca faço pausas.
5.Fico perturbado com frequência (telefone, pessoas estranhas, etc.).
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De tempos em tempos
Raramente
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6.Quando quero um trabalho bem feito, tenho de ser eu a fazê-lo.
7.Os meus colegas de equipa não são suficientemente qualificados.
8.Quando me ausento (férias, doença, etc.) fico com a secretária cheia de papéis.
9.Fico frequentemente a trabalhar para além das horas de serviço.
10.Tenho com frequência a sensação de ter excesso de trabalho.
TOTAL
Apuramento de Resultados: Se tiver entre 5 e 8 “Muitas vezes”, tenha cuidado com a sua saúde. Pode estar sobrecarregado de trabalho e a precisar de fazer alguns ajustamentos. Tome em consideração que a sua vida não se pode resumir à vida profissional, sob a pena de ficar emocionalmente desequilibrado.
Agora que terminou a análise da sua situação em termos de práticas de trabalho e que conhece com maior pormenor e lucidez os seus pontos fortes e os seus pontos fracos, concentre-se então na solução para os problemas identificados.
Reúna toda a sua energia e ponha em prática um plano de ação para melhorar a sua forma de organização e gestão do tempo. 17 www.nova-etapa.pt