MÓDULO II
ESTRUTURA DAS EQUIPAS DE TRABALHO SESSÃO I
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Mód. II: Estrutura das Equipas de Trabalho – Sessão I
ÍNDICE Módulo II – Estrutura das Equipas de Trabalho
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Objetivos Pedagógicos
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Conteúdos Programáticos
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Sessão I 1. Grupos e Tarefas
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1.1.Papéis Funcionais Orientados para a Tarefa
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1.2.Papéis Funcionais Orientados para o Relacionamento
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2. Normas de Grupo
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Módulo II – Estrutura das Equipas de Trabalho Sessão n.º 1
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de: • Identificar a estrutura de funcionamento de uma equipa de trabalho; • Reconhecer a existência de diferentes papéis funcionais; • Identificar os principais fenómenos comportamentais dominantes: competição vs cooperação; • Enumerar os principais benefícios e obstáculos ao trabalho em equipa; • Distinguir as fases de desenvolvimento das equipas de trabalho; • Avaliar o impacto da eficiência no desenvolvimento das equipas e das organizações.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS • Estrutura organizacional; • Normas e regras de grupo; • Papéis funcionais; • Competição e cooperação; • Benefícios do trabalho em equipa; • Obstáculos ao trabalho em equipa; • Fases de desenvolvimento das equipas de trabalho; • Eficiência e eficácia.
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ESTRUTURA DAS EQUIPAS DE TRABALHO Tal como vimos atrás, cada grupo pensa e age de modo diferente de qualquer um dos seus elementos individualmente, dado que é muito mais do que a soma das contribuições individuais dos seus membros. Mas além
de
cada
equipa
ter
uma
personalidade própria, ela tem também uma forma de organização própria, que vai para além da definida por qualquer entidade externa. Os seus membros têm
formação
diversa
e
uma
diversidade de competências que permitem maior flexibilidade na forma como cada um contribui para os produtos da equipa. As equipas podem mesmo ter níveis elevados de “auto governo” e liberdade de decisão nas organizações. Podem existir independentemente do seu chefe ou, pelo contrário, funcionar em consequência da atitude do seu líder.
1. GRUPOS E TAREFAS A estrutura e o funcionamento dos grupos varia conforme a dimensão, a fase de desenvolvimento, os objetivos definidos e as tarefas propostas. A tarefa é considerada por Claude Steiner1, como um fator determinante para a produtividade dos grupos. O máximo de produtividade de um grupo corresponde à sua produtividade potencial, a qual representa a forma mais eficiente do grupo utilizar os seus recursos (conhecimentos, competências, coordenação, etc.). Mas a experiência demonstra que a produtividade real é sempre menor do que a produtividade potencial, fundamentalmente por dois tipos de processos de perda: coordenação e motivação. 1
Claude Steiner, Educação Emocional
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Quando se fala em coordenação e motivação, pensamos imediatamente em líder. É àquele que competem as funções de coordenação e motivação das equipas.
No entanto, não nos podemos esquecer do papel que compete a cada um dos membros da equipa no que se refere à iniciativa, ao empenhamento e à responsabilidade pelas suas atribuições.
Mas, tal como referimos, a estrutura das equipas de trabalho varia de grupo para grupo e tem características tão únicas e próprias como a personalidade de cada pessoa. Nesta estrutura estão definidos papéis que podem não corresponder, e muitas vezes não correspondem, às posições definidas pela hierarquia. Por exemplo, dentro de uma equipa de trabalho pode existir um chefe, ou seja, alguém a quem foi atribuída uma posição hierarquicamente superior aos restantes elementos da equipa, mas que não tem o poder pessoal que advém da competência relacional, da competência técnica e até mesmo do carisma.
Ao nível da estrutura e funcionamento das equipas, os papéis funcionais ajudam o grupo a completar objetivos de tarefa enquanto constroem fortes relações de trabalho. Os papéis funcionais foram definidos através de estudos realizados na década de 30 e 40 do século passado por investigadores norte-americanos, quando observaram como o comportamento dos membros de uma equipa ajudavam no seu funcionamento. Assim, o “chefe”, apesar do seu poder institucional, pode não ter qualquer capacidade de influência sobre o comportamento dos membros do grupo de trabalho, ou melhor dizendo, a sua influência pode não conseguir canalizar os comportamentos do grupo para a direção pretendida.
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Existem basicamente dois papéis funcionais – aqueles que ajudam a equipa a fazer coisas (facilitam o compromisso e a realização da tarefa) e aqueles que ajudam a construir relações de trabalho (promovem o envolvimento, a comunicação e a coordenação).
Estes papéis podem ser assumidos pelos membros da equipa individualmente ou ser partilhados em diversas situações.
Podem ainda os papéis funcionais variar de situação para situação, consoante as competências e conhecimentos específicos relacionados com a tarefa em questão, e mudam quando se muda de equipa ou se procede a alterações na sua constituição.
Podemos mesmo comparar esta situação com uma equipa de futebol. De acordo com a tática definida pelo treinador, o plantel deve ter avançados, jogadores de meio campo e defesas. Contudo, de acordo com as circunstâncias de jogo, os jogadores podem alterar as suas posições e até podem existir jogadores capazes de assumir vários papéis. Quantas vezes nos apercebemos que aquele que ocupa o papel de líder/capitão da equipa não é, na realidade, aquele que maior influência tem no decorrer do jogo?
Pense um pouco num grupo onde tenha participado ou mesmo na sua equipa de trabalho. Qual será o contributo específico de cada pessoa? Será que todas assumem iguais papéis dentro da equipa? 6
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Analise os grupos a seguir indicados, onde estão classificados os papéis funcionais, de acordo com a sua orientação para a tarefa ou para o relacionamento.
1.1
PAPÉIS FUNCIONAIS ORIENTADOS PARA A TAREFA
• O Iniciador – Sugere ou propõe ideias ou novas formas para resolver problemas ou completar uma tarefa. É ele que inicia um procedimento para o grupo – obtém propostas sobre a maneira de fazer as coisas com mais eficiência, para o grupo estudar; • O Pesquisador de Informação – Fornece factos e informação relacionados com o problema ou tarefa a realizar. Tenta obter toda a informação relevante no exterior para ser utilizada pelo grupo; • O Coordenador – Junta ideias interligadas ou clarifica as relações entre as várias sugestões. Ajuda o grupo a ver os pontos comuns entre as ideias e como soluções de problemas relacionados podem ser combinadas para formar uma alternativa; • O Reformulador – Reformula as sugestões ou ideias dadas pelos membros do grupo. Tenta que todas as pessoas sejam ouvidas durante a discussão;
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• O Apontador – Faz o registo num mapa dos pontos-chave da discussão do grupo. Ajuda o grupo a manter-se sintonizado nos pontos importantes da discussão; • O Crítico – Avalia a decisão do grupo ou a solução do problema. Estabelece a “racionalidade” ou a “lógica” das decisões, soluções dos problemas ou ações; • O Controlador do Tempo – Estabelece os limites de tempo para as diversas atividades do grupo e informa-o como está a progredir em relação ao tempo definido.
1.2 – PAPÉIS FUNCIONAIS ORIENTADOS PARA O RELACIONAMENTO • O Encorajador – Comunica a compreensão e a aceitação dos pontos de vista, ideias e contribuições dos membros do grupo. Ajuda a promover a participação ativa dos membros mais passivos e não participativos encorajando-os a exprimirem os seus pontos de vista; • O Harmonizador – Serve para mediar as diferenças ou reconciliar os membros desentendidos. Reduz a tensão e o conflito fazendo com que as pessoas falem abertamente das suas diferenças, levando-as a ver as coisas sob outra perspetiva e a procurar uma solução comum; 8
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• O Porteiro – Mantém os canais de comunicação abertos, incentivando os membros mais passivos e controlando os mais dominantes. Permite que toda a gente tenha uma palavra a dizer e participe ativamente na discussão; • O Pesquisador de Consensos – Procura perceber se o grupo está preparado para tomar decisões ou apto para escolher entre as várias alternativas possíveis; • O Monitor de Procedimentos – Propõe procedimentos que promovam o envolvimento e a discussão ativa, sem perder o “norte”. Intervém quando as coisas fogem do objetivo a seguir; • O Monitor Especial – Monitoriza a liberdade do grupo para verificar se aquilo que as pessoas estão a dizer é realmente o que sentem e pensam. Promove a sinceridade na expressão das opiniões e ideias dos membros do grupo.
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2. NORMAS DE GRUPO Quando falamos de normas ou regras de funcionamento pensamos certamente em regras de conduta, de atuação. De facto assim é. Contudo, cada grupo ou cada equipa de trabalho desenvolve um conjunto de regras ou normas de comportamento próprias, únicas e específicas para essa unidade social. Na verdade, não estão escritas em lado algum, ninguém as definiu com rigor, mas existem e atuam com força de lei.
O cumprimento e aceitação deste conjunto de regras é fundamental para que cada membro seja aceite dentro do grupo pois, caso isso não aconteça, poderá mesmo ser banido ou ostracizado. Nelas se incluem normas como as relativas à forma de falar (que se traduzem em linguagem tipificada), aos padrões de vestuário, aos hábitos em relação a festejos de aniversários, confraternizações, etc.
Recorde-se de algum grupo onde tenha participado. Consegue recordar-se de algumas dessas regras de funcionamento?
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