QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – O Sistema de Certificação das Entidades Formadoras
Unidade 3 - Os Procedimentos da Certificação
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
ÍNDICE PÁG. Objetivos pedagógicos
3
Conteúdos programáticos
3
Introdução
4
1.Processos e procedimentos associados ao Sistema de Certificação
5
2. Etapas para o pedido de nova certificação
11
3. Manutenção da Certificação
15
4. Deveres da entidade formadora certificada
18
5. Custos da certificação
21
6. Alargamento da Certificação
23
7. Transmissão da certificação
24
8. Revogação e caducidade da certificação
25
9. A plataforma eletrónica e as suas funcionalidades
26
Em síntese
33
Anexo
35
-2-
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste módulo deverá ser capaz de:
Distinguir os procedimentos associados à certificação inicial e à manutenção da certificação;
Identificar as especificidades da certificação por área de educação e formação;
Identificar as etapas e exigências associadas à organização do pedido de certificação;
Distinguir as funcionalidades da plataforma eletrónica;
Reconhecer os deveres da entidade certificada;
Reconhecer os princípios e conceitos fundamentais associados ao Sistema de Certificação de Entidades Formadoras da DGERT;
Identificar e caracterizar os requisitos prévios e específicos da Qualidade associados à certificação das entidades formadoras.
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS Procedimentos associados ao novo Sistema de Certificação
Certificação inicial Transição da Acreditação para a Certificação A Certificação por áreas de educação e formação Alargamento da Certificação
A Organização do Pedido de Certificação
Modelo de organização Formulários e requisitos específicos A plataforma eletrónica: introdução de dados, consulta e atualização
Os deveres da Entidade Certificada pela DGERT
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
INTRODUÇÃO Neste capítulo iremos abordar os aspetos relacionados com os procedimentos e etapas associadas aos pedidos de novas certificações e também os aplicáveis à manutenção da certificação.
O último ponto será inteiramente dedicado às funcionalidades da plataforma eletrónica. No que se refere à plataforma, sugere-se a consulta do Manual do Utilizador disponibilizada pela DGERT/DSQA, e posteriormente o acesso e treino real na mesma para uma aprendizagem mais efetiva.
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1. PROCESSOS E PROCEDIMENTOS ASSOCIADOS AO NOVO SISTEMA DE CERTIFICAÇÃO 1.1- PRINCÍPIOS GERAIS DE FUNCIONAMENTO O processo de certificação está organizado em dois momentos principais, nos quais têm intervenção a entidade formadora e a DGERT: 1. A certificação inicial 2. A manutenção da certificação Na figura que se segue podemos ver os principais passos do percurso associado à certificação inicial ou manutenção da mesma. Figura nº. 1 – Percurso associado à certificação – inicial e manutenção
No que se refere à certificação inicial, compete à entidade formadora recolher e organizar um conjunto de evidências (documentos demonstrativos) dos recursos existentes e ainda das práticas de organização e desenvolvimento da formação que demonstrem o cumprimento dos requisitos constantes no referencial de qualidade. Após este trabalho interno, a entidade submete o -5-
QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
pedido de certificação à DGERT, através da plataforma eletrónica disponível no sítio da internet da entidade certificadora (http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/). Esse pedido será depois alvo de uma avaliação técnica por parte da DGERT, que pode ser só de base documental ou complementada com auditoria, e que incide sobre as competências e recursos demonstrados pela entidade para desenvolver formação nas áreas de educação e formação solicitadas. Depois desta avaliação técnica, a DGERT tomará uma decisão e caso a certificação seja concedida e incluirá a nova entidade certificada na base de dados respectiva. Quanto à manutenção da certificação, compete à entidade formadora certificada assegurar, a todo o tempo, as condições que sustentaram a atribuição da certificação, bem como o cumprimento dos deveres associados a este reconhecimento.
Uma vez que a certificação não tem prazo de validade associado, a sua manutenção implica que as práticas e recursos da entidade formadora sejam objeto de avaliação regular.
Essa avaliação será assegurada pela DGERT através da realização de auditorias externas à entidade formadora, que incidem sobre a verificação de cumprimento dos requisitos e dos deveres de certificação e constituem uma oportunidade de estimular a melhoria contínua das suas práticas.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
Após a auditoria, a DGERT emite um parecer técnico sobre a manutenção da certificação ou a possibilidade da sua revogação e assegura a divulgação das diversas situações. É aqui, na manutenção da certificação, que as auditorias preventivas assumem um papel fundamental dentro da entidade. Esta função, de auditoria preventiva, depende apenas e só da organização interna de cada entidade. Embora as auditorias preventivas assumam um papel fundamental
nos processos de manutenção da certificação, não têm carácter obrigatório. Isto é, a legislação e os requisitos definidos pela DGERT não obrigam as entidades formadoras a possuir auditores internos, ou a contratarem serviços de auditoria preventiva.
Contudo, a decisão de realizar auditorias internas com carácter regular e sistemático, constitui-se como uma Boa Prática aconselhável às entidades que pretendam possuir os seus processos e procedimentos internos de organização e desenvolvimento da formação baseados em critérios de qualidade e rigor. Para cada um dos intervenientes no processo, isto é, entidade formadora e DGERT, está definido um conjunto de responsabilidades:
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Responsabilidades da entidade formadora
Responsabilidades da DGERT
•Apresentar à DGERT, no prazo determinado, a eventual informação solicitada para preparação da auditoria •Assegurar as condições e colaboração necessárias para a realização da auditoria externa, designadamente, facilitando o acesso às suas instalações, serviços e documentação por parte dos auditores externos
•Definir o modelo e procedimentos da auditoria externa •Assegurar a selecção e a preparação de auditores externos •Definir o planeamento e assegurar a realização das auditorias •Emitir o relatório de auditoria e o paracer técnico relativo à manutenção ou revogação da certificação
Após a realização da auditoria externa e a emissão do relatório com o parecer técnico, a entidade pode ver revalidado a sua certificação, ou pelo contrário, revogada em parte ou totalmente. O prazo máximo para a emissão de decisão por parte da DGERT sobre os pedidos apresentados ao sistema de certificação é de 90 dias úteis. A revogação total ou parcial da certificação pode ser determinada por:
1. Verificação de incumprimento dos requisitos de certificação, em análise documental ou em auditoria. 2. Oposição à realização de auditorias por parte da entidade formadora.
Em determinados casos será possível à entidade proceder à regularização da situação ou situações de incumprimento em causa, em prazo definido pela DGERT. A certificação da entidade formadora caduca quando se verifique: 1. Extinção da entidade formadora certificada sem transmissão desse reconhecimento para outra entidade. -8-
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2. Ausência de atividade formativa durante dois anos consecutivos A DGERT, enquanto entidade certificadora, e de acordo com o estabelecido na Portaria 851/2010, mantém dois órgãos de apoio e aconselhamento técnico: Um conselho de aconselhamento da certificação; Uma comissão técnica.
O conselho de acompanhamento da certificação de entidades formadoras é um órgão de natureza consultiva, ao qual compete formular sugestões com vista à melhoria das atividades, apreciando, designadamente:
a) O plano e o relatório anuais de atividades no domínio da certificação de entidades formadoras; b) Os esclarecimentos adicionais da entidade certificadora ao referencial de qualidade da certificação de entidade formadora; c) Os indicadores de avaliação qualitativa do desempenho de entidades formadoras certificadas; d) Os procedimentos para a avaliação externa do sistema de certificação de entidades formadoras.
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Integram este conselho de acompanhamento representantes de várias entidades, a saber:
a) Dois representantes da entidade certificadora, que preside, tendo o respetivo presidente voto de qualidade; b) Um representante da Agência Nacional para a Qualificação; c) Um representante do Instituto do Emprego e Formação Profissional; d) Um representante do Programa Operacional Potencial Humano; e) Um representante do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu; f) Dois especialistas indicados por cada uma das confederações sindicais; g) Um especialista indicado por cada uma das confederações patronais.
Podem ainda participar nas reuniões do conselho de acompanhamento até três peritos independentes,
indicados
pela
entidade
certificadora,
podendo
igualmente participar, como observadores, um representante de cada uma das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.
Quanto à comissão técnica de acompanhamento da certificação compete-lhe assegurar a articulação entre as entidades públicas nela representadas no que respeita à certificação de entidades formadoras, nomeadamente, a partilha de informação relevante e a otimização de recursos disponíveis.
Esta comissão técnica é constituída por um representante de cada uma das entidades públicas representadas no conselho de acompanhamento e coordenada pelo representante da entidade certificadora. Vejamos agora mais detalhadamente alguns dos aspetos chave relativamente à certificação inicial e manutenção da mesma.
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2.
ETAPAS PARA O PEDIDO DE NOVA CERTIFICAÇÃO
O quadro que se segue apresenta as várias etapas relativas ao pedido de certificação de uma entidade formadora.
As atividades de preparação propostas não têm um carácter obrigatório, mas rentabilizam fortemente o trabalho de preparação do pedido de certificação e garantem uma maior consistência à prática técnica e pedagógica da entidade, essencial para manter as condições exigidas a uma entidade certificada.
As etapas iniciais, de 1 a 4, aplicam-se com mais pertinência a entidades sem histórico de atividade formativa.
Etapa 1- Constituição da
Atividade a realizar
entidade
Constituir-se
legalmente,
Sugestões/dicas úteis de
Consultar sites institucionais
acordo com sector de atividade
de apoio à constituição de
e respetiva legislação aplicável
empresas.
Tais
como:
www.empresanahora.pt www.portaldaempresa.pt
Definir a sua oferta formativa de
Analisar o seu contexto de
base de acordo com a sua
atuação,
atividade
missão,
atividade
estratégia em termos de
formativa a
principal, contexto de atuação,
atividade formativa, analisar
desenvolver
estratégia
as
2- Definição da
vocação,
e
objetivos
e
definir
a
necessidades
sua
do
necessidades do mercado
mercado ou do seu público-
Definir as áreas de educação e
alvo
formação
em
que
pretende
Consultar
o
Guia
do
centrar a sua oferta formativa,
Sistema de Certificação -
modalidades de formação, tipo
referencial de qualidade
de destinatários e para as quais detém
recursos
humanos
materiais apropriados
- 11 -
e
Consultar
a Classificação
Nacional
de
Áreas
Educação e Formação
de
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Etapa 3- Constituir a
Atividade a realizar
Sugestões/dicas úteis
Dotar-se de recursos humanos
Analisar a sua capacidade
estrutura
(um mínimo de colaboradores
instalada
formativa
internos) e materiais (próprios
recursos humanos e físicos
ou agenciados) adequados à
em
termos
de
Previsão das necessidades
oferta formativa que pretende
em termos de recursos a
desenvolver
alocar
Consultar
o
Guia
do
Sistema de Certificação requisitos de estrutura e organização
internas
(disponível
em
http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/)
4- Conceção do
Repartição de funções inerentes
Consultar
o
Guia
do
modelo de
à atividade formativa e afetação
Sistema de Certificação -
organização e
de
responsabilidades:
requisitos de processos no
atuação para a
nomeação
do
gestor
de
desenvolvimento
atividade
formação,
identificação
do
formação e de resultados e
formativa
coordenador
pedagógico,
dos
formadores
e
melhoria
outros
da
contínua
(disponível
colaboradores
em
http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/ )
Sugestão:
elaborar
o
manual de qualidade da atividade
formativa
(MQAF), com os processoschave
da
adaptar
um
formação
ou
manual
já
existente
Consultar Guião Orientador do MQAF (ver anexo)
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Etapa 5- Planificação da
Atividade a realizar
Definição
da
atividade
objetivos
para
formativa para
formativa
o período de
Análise
Sugestões/dicas úteis
estratégia a
e
atividade
Sugestão: refletir sobre a estratégia a médio prazo, eventualmente fazer plano
das
necessidades
estratégico
gestão
formativas
escolhido
“mercado” potencial (estudo de
para
(usualmente
mercado,
estratégia
ano civil)
necessidades
a
satisfazer
levantamento de
no
e
elaborar
planos de atividades anuais,
de
operacionalizar
a
definida
(ver
exemplo em anexo)
formação,
levantamento de solicitações de clientes, etc.)
Elaboração
do
plano
de
atividades de formação
Conceção referenciais
ou de
revisão
dos
formação
a
utilizar em função da atividade planeada 6- Obtenção de
Consulta
da
legislação
do
Consultar
informação
no
informação
sistema de certificação e dos
sítio
sobre o
documentos de apoio
(disponível
Verificação de enquadramento e
http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/;
certificação e
da situação face ao sistema de
também
dos requisitos
acreditação
Anexos do Módulo II –
Análise detalhada do referencial
Unidade 2)
sistema de
de certificação
de qualidade da certificação
da
DGERT/DSQA em
disponível
Consultar
nos
Portaria
nº
851/2010 de 6 Setembro e Guia
do
Sistema
de
exercício
de
Certificação 7- Comparação do
Realizar uma análise ou auto-
Fazer
um
modelo de
avaliação dos seus recursos,
autoavaliação
atuação com os
procedimentos,
auditoria
requisitos de
metodologias e instrumentos à
organização da atividade
certificação
luz dos requisitos de qualidade
de formação
Introduzir
práticas,
as
melhorias/
correções necessárias
Consultar
ou
uma
interna
o
Guia
do
Sistema de Certificação referencial de qualidade
- 13 -
à
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Etapa 8- Organizar e
Atividade a realizar
Informar-se sobre os elementos
apresentar o
e os procedimentos necessários
pedido de
para apresentar o pedido
Sugestões/dicas úteis
Consultar
o
sítio
da
Manual
do
DGERT/DSQA
Consultar
o
evidências
Utilizador
da
aguardar a
aplicáveis ao pedido e à sua
Eletrónica
(Anexo
decisão
situação
Manual)
certificação e
Preparar
as
Preenchimento dos formulários
Plataforma
Consultar estado do pedido
eletrónicos e submissão dos
na
documentos
entidade formadora
Fonte: DGERT/ DSQA – Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação, 2011
- 14 -
deste
área
reservada
da
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3. MANUTENÇÃO DA CERTIFICAÇÃO Dado que a certificação não tem prazo de validade associado, a sua manutenção implica que as práticas e recursos da entidade formadora sejam objeto de avaliação regular por parte da entidade certificadora.
A portaria 851/2010 define um conjunto de procedimentos que as entidades formadoras deverão cumprir para a manutenção da certificação, das quais se destacam: Avaliação do desempenho de entidade formadora certificada
O desempenho da atividade da entidade formadora certificada é objeto de avaliação, a ser aferida de acordo com indicadores relativos a:
Aspeto a considerar a) Estrutura
e
organização
internas,
Indicadores possíveis -
Indicadores
relativamente
à
estrutura
e
compreendendo aspetos relativos a
organização internas:
recursos humanos e materiais e a
- Número de salas de formação; lotação;
capacidade financeira;
instalações;
equipamentos
e
recursos
disponíveis; etc.
b) Qualidade do serviço de formação,
- Indicadores relativamente à avaliação interna e
compreendendo aspetos de avaliação
externa:
interna e externa;
- Competências próprias, da equipa e dos parceiros; - Parceiros de negócios e de competência; - Avaliação da satisfação dos clientes; resultados de inquéritos de satisfação; aumento do número de clientes; etc.
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c) Resultados da atividade formativa
- Indicadores relativamente aos resultados da atividade formativa: - Nº. de participantes; nº. de cursos e ações realizadas face ao número previsto; resultados das aprendizagens; resultados do impacto da formação no desempenho dos participantes; resultados
do
impacto
da
formação
nas
organizações e/no mercado de trabalho; nível de empregabilidade dos formandos; etc.
A entidade formadora certificada deverá realizar anualmente um processo de auto-avaliação, com base nos indicadores de desempenho, e disponibilizar informação à entidade certificadora sobre os resultados do mesmo, por via eletrónica.
Esta informação visa a melhoria contínua da entidade formadora certificada, bem como o acompanhamento e monitorização do seu desempenho, contribuindo, igualmente, para a preparação do procedimento de auditoria pela entidade certificadora.
De igual modo, as entidades formadoras titulares da certificação válida devem utilizar o logótipo de entidade certificada pela DGERT no material promocional e de divulgação da atividade formativa que respeite às áreas de educação formação certificadas. As auditorias externas As auditorias externas, a realizar pela DGERT, no âmbito da avaliação dos indicadores de desempenho e da manutenção do cumprimento dos requisitos prévios de acesso à certificação e dos que respeitam ao referencial de qualidade.
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A auditoria poderá ainda incidir, quando aplicável, sobre a conformidade da oferta formativa da entidade certificada com os referenciais constantes do Catálogo Nacional de Qualificações. A DGERT é a entidade competente para acreditar os auditores externos, bem como especificar a formação adequada. À data atual, ainda se aguardam desenvolvimento relativamente a esta matéria. A atual portaria nº. 851/2010 fornece as seguintes indicações:
Os auditores externos devem ter formação de nível superior e experiência profissional específica de, pelo menos, três anos.
A experiência profissional referida deve respeitar a auditorias de qualidade ou gestão e organização da formação.
Os auditores externos devem ter formação específica em auditorias de qualidade ou gestão e organização da formação e no referencial de qualidade do sistema de certificação, nos termos que venham a ser definidos pela entidade certificadora.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
4. DEVERES DA ENTIDADE FORMADORA CERTIFICADA A certificação da entidade formadora significa um reconhecimento externo da qualidade da sua prestação de serviços de formação, concedido por uma entidade
isenta.
Desse
reconhecimento
decorre
um
conjunto
de
responsabilidades e obrigações para com os seus formandos, formadores, clientes e outros agentes envolvidos. Na prestação do seu serviço de formação uma entidade certificada deve: Planificar a sua atividade de modo a prestar serviços que correspondam às necessidades dos seus utilizadores; Garantir a realização dos projetos formativos de acordo com as condições pedagógicas e organizativas previstas; Dispor de recursos humanos qualificados com as competências técnicas e pedagógicas adequadas aos projetos formativos e respetivos destinatários; Garantir a articulação permanente entre a sua equipa formativa, formandos e clientes; Assegurar espaços e equipamentos adequados com as características adequadas aos projetos formativos e respetivos destinatários; Assegurar atendimento permanente a formandos, formadores, clientes e outros agentes, sempre que dirija a sua oferta formativa a público em geral; Divulgar e publicitar a sua formação com base em informação clara e inequívoca; Emitir certificados de formação de acordo com a legislação em vigor;
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
Dispor de um regulamento de funcionamento da formação, do conhecimento de formandos, formadores e outros agentes envolvidos; Assegurar o acompanhamento e avaliação global do processo formativo e dos formandos e formadores; Auscultar os seus clientes, formandos e formadores, no sentido de saber a sua opinião sobre os serviços prestados e a sua forma de organização; Avaliar e rever sistematicamente a forma como presta os seus serviços de formação e introduzir as melhorias necessárias para elevar a sua qualidade; Ser exigente com os resultados alcançados com a sua prestação, prevendo mecanismos de acompanhamento pós-formação; Pautar a sua conduta por princípios éticos e de igualdade e correção no tratamento de todos os agentes envolvidos na formação; Respeitar as normas legais que regulam a sua atividade e cumprir as obrigações a que se comprometa contratualmente com terceiros; Tratar as reclamações que lhe sejam dirigidas, de acordo com a legislação aplicável, aproveitando-as como oportunidade de melhoria. Em síntese, no quadro que se segue apresentam-se os deveres das entidades formadoras, de acordo com o conteúdo da portaria 851/2010:
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1. DEVER - Cumprimento de obrigações legais ao nível da promoção e prestação do serviço de formação • A avaliação do cumprimento dos requisitos é assegurada pela DGERT através de auditorias regulares à entidade formadora. O incumprimento dos requisitos de certificação, bem como a oposição à realização de auditorias, pode dar lugar à revogação da certificação. 2.DEVER - Execução efectiva da actividade formativa de acordo com a sua certificação •O desenvolvimento de formação nas áreas de educação e formação que foram objecto de certificação é fundamental para sustentar/justificar a manutenção do estatuto de entidade certificada. A ausência de actividade formativa em dois anos consecutivos pode dar lugar à caducidade da certificação. 3. DEVER - Cumprir os contratos de formação celebrados •Na prossecução da sua actividade, a entidade formadora deve seguir uma conduta adequada, actuando no respeito pelas normas legais e cumprimento das obrigações a que se comprometa contratualmente com terceiros, visando manter um estatuto de idoneidade compatível com o reconhecimento proporcionado pela certificação 4. DEVER - Publicitar a certificação utilizando o logótipo próprio e de acordo com as regras definidas •Apenas as entidades formadoras titulares de certificação válida podem utilizar o logótipo de entidade certificada pela DGERT, respeitando as normas gráficas e de utilização definidas. Qualquer forma de comunicação feita no âmbito de uma actividade comercial, industrial ou liberal, que tenha o objectivo de promover a comercialização de serviços de formação ou promover a entidade formadora e que utilize indevidamente o logótipo de entidade certificada pela DGERT e possa induzir em erro os seus destinatários, constitui publicidade enganosa e origina sanções previstas na legislação aplicável. 5. DEVER - Divulgar a oferta formativa com informação clara e detalhada •Na divulgação e promoção da sua actividade formativa, a entidade formadora deve prosseguir uma conduta legal e ética, garantindo que o material promocional usado contém informação clara, que corresponde a situações verdadeiras e não permite equívocos de interpretação por parte dos destinatários. 6. DEVER - Registar e manter actualizada a oferta formativa no sítio da Internet indicado pela DGERT •A centralização da informação sobre a oferta formativa das entidades certificadas permite que os utilizadores finais (formandos, clientes) tenham um conhecimento mais preciso da formação certificada disponível no mercado.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
5. CUSTOS DA CERTIFICAÇÃO Conforme atrás de refere, uma das diferenças entre o sistema de acreditação e certificação, prende-se com o custo do processo. Eis as taxas a aplicar aos pedidos apresentados ao sistema de certificação, de acordo com o constante na Portaria nº1196/2010, de 24 de Novembro.
PEDIDOS DE CERTIFICAÇÃO Certificação até 3 áreas de educação e formação Por cada área de educação e formação além de 3 Pedidos de alargamento a outras áreas
VALORES 500 € (quinhentos euros)
150 € (cento e cinquenta euros) 150 € (cento e cinquenta euros) por cada área
Pedidos de transmissão de certificação
200 € (duzentos euros)
Auditorias de manutenção
750 € (setecentos e cinquenta euros)
A taxa deve ser paga no prazo de oito (8) dias úteis a partir da notificação emitida pela DGERT à entidade formadora após a apresentação do pedido. Todas as entidades, mesmo as já certificadas, encontram-se obrigadas ao pagamento de taxa de auditoria de manutenção (externa). De acordo com o previsto na portaria nº 1196/2010, são admitidas duas formas de pagamento das taxas: Transferência bancária para NIB a fornecer na notificação
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1
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Cheque emitido à ordem de Direcção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho, enviado por correio ou entregue em mão própria nos Serviços Financeiros da DGERT no horário de funcionamento indicado. Nos casos em que os pedidos de certificação sejam indeferidos o valor das taxas pagas não é devolvido à entidade formadora.
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6. ALARGAMENTO DA CERTIFICAÇÃO Depois de certificada, a entidade formadora que perspetive intervenção em novas áreas de educação e formação poderá, a qualquer momento, proceder à formalização deste pedido.
Para tal, deve assegurar a demonstração da existência das condições necessárias à estruturação e implementação do seu projeto formativo e ao desenvolvimento das atividades formativas nas novas áreas que pretende certificar.
A apresentação dos pedidos de alargamento é realizada igualmente por via eletrónica e apenas está acessível a entidades com certificação válida.
Nesta fase de transição em que nos encontramos, da passagem da acreditação para a certificação, as entidades acreditadas não podem solicitar o alargamento das áreas de educação e formação associadas ao seu perfil de acreditação.
Essa atualização deverá ser feita no momento em que requererem a certificação, após notificação da DGERT.
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QUALIDADE E AUDITORIAS DA FORMAÇÃO Módulo II – Unidade 3: Os Procedimentos da Certificação
7. TRANSMISSÃO DA CERTIFICAÇÃO A legislação atual, permite a transmissão da certificação para outra entidade formadora, e esta pode ser solicitada nas seguintes situações:
Alteração da designação e número de pessoa coletiva da entidade certificada;
Criação de nova entidade no mesmo quadro empresarial, que assume toda a atividade formativa;
Casos de aquisição de empresas, com fusão de entidades.
A transmissão da certificação exige que se verifique a continuidade dos elementos que sustentaram a certificação concedida por áreas de educação e formação: 1. Projeto formativo - ausência de alterações ao nível de serviços e produtos formativos,
áreas de
educação
e
formação,
clientes,
procedimentos e práticas formativas 2. Estrutura formativa - transição total de recursos humanos e materiais de uma entidade para outra Se estas condições não se verificarem, a nova entidade deve apresentar um pedido de certificação inicial. A transmissão da certificação apenas está acessível a entidades com esse reconhecimento válido. Contudo, esta situação de transferibilidade não é aplicável às entidades que ainda estejam reconhecidas pelo sistema anterior da Acreditação. A entidade acreditada cuja estrutura formativa seja transferida para outra entidade, numa das situações aqui descrita, não pode solicitar a transmissão da acreditação. A nova entidade deverá efetuar um pedido de certificação, de acordo com os procedimentos indicados.
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8. REVOGAÇÃO E CADUCIDADE DA CERTIFICAÇÃO A revogação total ou parcial da certificação pode ser determinada por: Verificação de incumprimento dos requisitos de certificação, em análise documental ou em auditoria Oposição à realização de auditorias por parte da entidade formadora Em determinados casos será possível a entidade proceder à regularização da situação ou situações de incumprimento em causa, num prazo definido pela DGERT. A certificação da entidade pode caducar quando se verifique: 1. Extinção da entidade formadora certificada sem transmissão desse reconhecimento para outra entidade 2. Ausência de atividade formativa durante dois anos consecutivos As entidades que cessem a actividade devem, obrigatoriamente, comunicá-lo à DGERT.
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9. A PLATAFORMA ELETRÓNICA E AS SUAS FUNCIONALIDADES Conforme atrás se refere, todos os pedidos de certificação devem ser requeridos por via eletrónica. Ao contrário do que acontecia com o sistema de acreditação, não são aceites pedidos de certificação por outras vias.
Para o efeito, a DGERT desenvolveu uma plataforma eletrónica que permite às entidades formadoras a submissão e gestão dos seus pedidos de certificação, de alargamento da certificação a outras áreas de educação e formação e de transmissão da certificação. No site da DGERT está disponível um manual de apoio1 ao utilizador que contém uma descrição detalhada de todas as funcionalidades da plataforma, e todos os passos a seguir para uma adequada utilização da mesma, o qual deverá ter a atenção de todos os utilizadores.
A plataforma eletrónica destina-se à formalização e gestão dos pedidos de certificação
das
entidades
formadoras
que
pretendem
obter
esse
reconhecimento, nos termos da Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro.
A sua utilização pressupõe um registo prévio da entidade formadora, sujeito a aprovação pela DGERT/DSQA.
Após aprovação do registo e atribuição de nome de utilizador e senha de acesso, a entidade formadora pode aceder a uma área reservada própria que permite:
Consultar e atualizar os seus dados de identificação e contactos;
Submeter pedidos de certificação;
Consultar o estado dos pedidos e a decisão final;
Consultar o estado da certificação.
1
Disponível em http://certifica.dgert.mtss.gov.pt/ - Documentos de apoio/Manual do Utilizador da Plataforma Eletrónica (verifique se está a consultar a versão mais atual).
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Seguidamente apresentam-se os principais passos-chave para aceder, submeter pedidos, consultar e atualizar os dados da entidade formadora. 9.1- PÁGINA DE ACESSO À PLATAFORMA
9.2- REGISTO DA ENTIDADE
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Separador de registo da entidade
Dados a introduzir no registo da entidade: Separador 1: NIPC/NIF Número de identificação de pessoa coletiva ou de identificação fiscal, consoante a situação aplicável Denominação social Identificação social da entidade conforme consta do seu registo legal
Denominação comercial Se aplicável
Representante legal Identificar colaborador que assegura a responsabilidade legal (administrador, sóciogerente, presidente, vogal, etc.
Gestor de formação Identificar o colaborador que assegura essa função, de acordo com o previsto nos requisitos de estrutura e organização internas, na Portaria 851/2010, de 6 de Setembro
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Constituição e registo legal Selecionar as opções aplicáveis à sua situação e anexar os documentos solicitados
CAE Indicar o código de classificação de atividade económica aplicável (CAE-Rev3)
Âmbito de intervenção da atividade formativa Selecionar o âmbito de intervenção aplicável à atividade formativa da entidade
Total de colaboradores internos Identificar o número total de pessoas com vínculo laboral à entidade, sejam ou não profissionais na área da formação
Separador 2: Contactos da entidade formadora Separador 3: Estruturas descentralizadas – identificação das estruturas descentralizadas de que dispõe e os respetivos contactos.
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9.3- PEDIDO DE CERTIFICAÇÃO Formulários eletrónicos para o pedido de certificação O formulário do pedido de certificação integra dez separadores numerados e identificados em função dos requisitos de qualidade, facilitando a organização da informação a apresentar pela entidade formadora:
Separador 1. Requisitos prévios Separador 2. Áreas de educação e formação Separador 3. Enquadramento do pedido Separador 4. Recursos humanos Separador 5. Recursos físicos Separador 6. Atividade formativa - planificação e gestão Separador 7. Atividade formativa – conceção e desenvolvimento Separador 8. Resultados e melhoria contínua Separador 9. Estruturas descentralizadas Separador 10. Submissão do pedido (disponível na área reservada, após registo)
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Formulário de alteração do pedido de certificação (disponível na área reservada, após submissão do pedido)
9.4- REQUISITOS TÉCNICOS PARA ACESSO E CONSULTA DA PLATAFORMA
Para uma correta utilização e visualização do conteúdo e funcionalidades da plataforma eletrónica, a entidade deve considerar os seguintes requisitos mínimos: Computador com ligação à internet Ecrã com resolução igual ou superior a 1024x768
Em termos de aplicações informáticas para aceder à plataforma eletrónica, as entidades formadoras devem utilizar o browser (programa informático - 31 -
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para aceder à internet) Internet Explorer versão 7.0 ou superior, pois é o único que garante que a informação é corretamente visualizada e submetida. A utilização de qualquer outro browser (por exemplo, Firefox, Chrome, ou Internet Explorar em versões anteriores), pode originar a submissão incorreta de informação e documentos.
Importa ter em consideração o tamanho dos ficheiros a anexar aquando da submissão do pedido de certificação. De acordo com as orientações da DGERT, o tamanho máximo do conjunto de ficheiros que pode ser adicionado em cada gravação do pedido é de 40 MB.
Caso os ficheiros a anexar sejam muito pesados pode optar por algumas soluções:
Preenchimento faseado, de modo a conseguir gravar mais conjuntos até 40 MB;
Dividir os documentos em diferentes ficheiros, retirar ou comprimir imagens ou gráficos que não sejam imprescindíveis nos documentos;
Enviar ficheiros comprimidos em formato zip;
Comprimir ao máximo documentos digitalizados.
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EM SÍNTESE Seguidamente apresenta-se um esquema com os principais processos e procedimentos associados à certificação de uma entidade formadora:
Etapa 1
Confirmação da situação de acreditação da entidade formadora
A entidade tem acreditação válida?
Sim
Tem de aguardar a notificação da DGERT para apresentar o pedido de certificação. Se apresentar algum pedido fora dessa notificação, o mesmo não pode ser aceite.
Não
Etapa 2
Informar-se sobre o sistema e os requisitos da certificação Consultar:
Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro e Portaria nº 1196/2010, de 24 de Novembro ;
Guia do Sistema de Certificação ; Etapas para a certificação da entidade formadora.
Etapa 3
Avaliar e melhorar as suas práticas e estruturas formativas Auto-avaliação/Auditoria interna/preventiva, comparação com os requisitos de certificação e implementação de melhorias, se necessário.
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Etapa 4
Registar-se na plataforma eletrónica Consultar o Manual do Utilizador da Plataforma Eletrónica Preparar documentos necessários para o registo Aceder ao menu REGISTO DE ENTIDADE FORMADORA
Etapa 5
no site da DGERT/DSQA Preencher e enviar o formulário de registo
Preparar e apresentar o pedido de certificação Preparar a certificação e organizar o pedido Consultar o Guião orientador do Manual de Qualidade da Atividade Formativa
Consultar o Manual do Utilizador da Plataforma Eletrónica Preparar os documentos necessários para o pedido Aceder à área reservada da entidade formadora no site da
Etapa 5
DGERT/DSQA Preencher e enviar o formulário do pedido Efetuar pagamento da taxa correspondente
Acompanhar o estado do pedido até à decisão Aceder à área reservada da entidade formadora no site da DGERT/DSQA
Acompanhar o estado do pedido na fase de avaliação e decisão
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ANEXO QUADRO LEGAL DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL - PRINCIPAIS DIPLOMAS APLICÁVEIS Acordo para a Reforma da Formação Profissional Assinado com os parceiros sociais a 14 de Março de 2007 Resolução do Conselho de Ministros nº137/2007 de 7 de Novembro Quadro de Referência Estratégico Nacional 2007-2013 Destaque para o Programa Potencial Humano como instrumento nuclear de financiamento Público das políticas de formação profissional Sistema Nacional de Qualificações Decreto Lei nº 396/2007 de 31 de Dezembro Adota os princípios consagrados no acordo celebrado com os parceiros sociais e reestrutura a formação profissional inserida no sistema educativo e a inserida no mercado de trabalho Lei nº 7/2009 de 12 de FEV. no seu Artigo 130.º Define Objetivos da Formação Profissional As Subsecções II e III, da sua Secção II dedicadas à “Formação Contínua de Trabalhadores” Lei n.º 105/2009 de 14 de Setembro - Regulamenta e altera o Código do Trabalho, aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de Fevereiro, e procede à primeira alteração da Lei n.º 4/2008, de 7 de Fevereiro P 474/2010, de 8 de Julho Estabelece o modelo de certificado de formação profissional que, no âmbito do Sistema Nacional de Qualificações, se destina a certificar a conclusão com aproveitamento de uma ação de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de Qualificações. P 475/2010, de 8 de Julho O registo de competências e formação na caderneta individual de competências é efetuado pelas entidades formadoras ou centros novas oportunidades (CNO) por via eletrónica através do sistema SIGO – registo de conclusão das ações.
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Despacho 782/2009 de 23 de Julho Regula o QNQ e define os descritores para a caracterização dos níveis de qualificação nacionais. Despacho 978/2010, de 12 de Janeiro Estabelece a correspondência entre os níveis de qualificação do QNQ e o tipo de certificação de nível não superior atualmente atribuída.
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