Comunicação e Técnicas de Apresentação - bLearning
Sessão IV - Selecionar e Preparar os Auxiliares
OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste capítulo, deverá ser capaz de:
Reconhecer as funções dos auxiliares na comunicação; Identificar os tipos de auxiliares mais utilizados; Reconhecer as principais vantagens e inconvenientes; Identificar as regras de utilização de cada um dos auxiliares visuais, audiovisuais e multimédia; Selecionar os auxiliares de acordo com o perfil da comunicação.
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1 - FUNÇÕES DOS AUXILIARES NAS APRESENTAÇÕES EM PÚBLICO Já vimos a importância que têm uma poderosa
introdução,
as
técnicas
de
motivação, a projeção de voz e os gestos adequados, para uma comunicação bem sucedida. Falta-nos essencial
ainda numa
abordar
um
aspeto
apresentação:
os
auxiliares. Neles se incluem as ajudas visuais e audiovisuais, bem como os materiais de apoio. A utilização de ajudas visuais ou audiovisuais tem como principal objetivo facilitar a apreensão da mensagem, reforçando-a. “Uma imagem diz mais que mil palavras”, é uma frase que expressa bem o que queremos dizer. Esquemas, diagramas, imagens, gráficos, filmes, servem para aumentar o interesse, manter a atenção, consolidar ideias e facilitar a retenção e memorização dos aspetos chave. Ainda se lembra das percentagens que referimos a propósito da nossa capacidade de retenção? O melhor é não se pensar muito nisso, para já não falar da desilusão de sabermos que o nosso público só irá recordar 20% daquilo que dissermos. Não desanime. Provavelmente, não é bem assim. Não esqueça a importância que tem a motivação em todo o processo de memorização e retenção de informação. Daí então a importância de utilizar todos os meios possíveis para cativar e reter a atenção dos ouvintes.
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Quanto às vantagens dos auxiliares, destacamos as seguintes:
Vantagens Aumentam a atenção e capacidade de retenção; Reduzem a duração do tempo expositivo; Acentuam os aspetos chave da mensagem; Ajudam a clarificar alguns aspetos do que foi dito; Proporcionam segurança e credibilidade ao orador; Tornam a comunicação mais criativa; Ajudam ao acompanhamento da sequência da mensagem. Contudo, atenção para não transformarmos a nossa apresentação numa feira de tecnologia, em que o centro das atenções passou para os equipamentos, em detrimento da mensagem do comunicador.
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2 - TIPOS DE AUXILIARES Existem diferentes interpretações do que pode ser considerado como auxiliar. Na nossa perspetiva, podem ser considerados como auxiliares todos os recursos que nos permitam aumentar o impacto da nossa comunicação. Assim, dividimos os auxiliares em dois grandes grupos: visuais e audiovisuais. No domínio visual destacam-se o quadro de folhas, também designado por flipchart, os slides, as transparências, as imagens e os materiais de apoio, onde se incluem os textos, os gráficos, os esquemas, os diagramas, as estatísticas, entre outros. Os principais tipos de auxiliares audiovisuais utilizados hoje em dia são os slides multimédia interativos, e os videogramas.
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3 - REGRAS DE UTILIZAÇÃO DOS AUXILIARES VISUAIS E AUDIOVISUAIS Vejamos então algumas das principais regras de utilização dos auxiliares visuais, audiovisuais e multimédia: 3.1 - Retroprojetor/Transparências O retroprojetor foi, provavelmente, um dos auxiliares mais utilizados na última década. Permite a projeção de imagens e texto com uma certa qualidade, sendo fácil o manuseamento e a conceção do material a utilizar. Hoje em dia está a ser ultrapassado pelo computador e projetor multimédia, embora ainda seja um excelente meio que permite uma grande funcionalidade.
Antes de começar:
Quando começar:
Prepare transparências
Faça uma pausa – pare de falar;
perfeitamente claras e legíveis;
Pegue na primeira transparência e
Utilize a transparência no sentido
coloque-a na esquadria da moldura;
horizontal;
Posicione-a virada para cima, de
Um título por transparência;
modo a que a possa ler;
Cada transparência com um máximo de seis linhas;
Ligue o projetor; Dê tempo às pessoas para que
Cada linha com o máximo de seis
possam ler a transparência;
palavras;
Olhe para a assistência e não para a
Cada letra com o mínimo de 6 mm;
projeção;
Não esqueça a identificação.
Explique os seus pontos de vista; Use um ponteiro ou caneta para apontar na transparência e não no ecrã.
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Quando terminar a 1ª Verifique sempre:
transparência:
A focagem;
Pare de falar;
Se a imagem preenche 75% do
Desligue o retroprojetor;
ecrã;
Retire a transparência;
Se todos conseguem ver a imagem
Coloque a transparência seguinte na
projetada;
moldura;
Se as suas transparências estão
Olhe a assistência;
devidamente ordenadas e
Continue a falar;
numeradas;
Repita a sequência anterior para as
Que sabe onde as colocar depois de
restantes transparências.
usadas; Se o aparelho fica desligado no final.
3.2 - Projetor de Slides Há alguns anos atrás, o projetor de slides era um auxiliar muito popular entre os comunicadores. Hoje também ele tem vindo a ser ultrapassado pelo computador e pelo projetor, contudo, ainda pode funcionar como uma boa opção, caso se pretenda projetar imagens de grande qualidade e rigor. Esta é, de facto, a principal vantagem dos slides em relação aos outros auxiliares visuais: a nitidez e definição da imagem. Contudo, não podemos esquecer que a sua utilização obriga ao escurecimento da sala, o que pode funcionar como um obstáculo momentâneo à interação com os participantes. Caso não haja necessidade de grande definição da imagem, sempre poderemos optar por projetar sem apagar a luz.
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Quando terminar a primeira Verifique sempre:
projeção:
A focagem;
Acenda as luzes;
Se todos conseguem ver a imagem
Não deixe o slide projetado. Mude
projetada; Se
os
para o branco ou seguinte;
slides
estão
devidamente
ordenados e numerados.
Se houver um grande intervalo entre slides, desligue o aparelho.
Antes de começar:
Quando começar:
Prepare slides utilizando um design
Apague as luzes (ou peça para o
simples; Se
tiver
fazerem de acordo com um gesto de
usar
palavras,
não
combinado);
escreva mais de sete linhas, com
Ligue o aparelho;
mais de seis palavras por linha;
Verifique a focagem;
Marque cada slide com um número sequencial
para
que
fiquem
por
ordem;
Faça uma pausa – dê tempo ao público para ler ou observar as imagens;
Marque cada slide no canto superior direito para garantir que os coloca corretamente;
Explique o conteúdo do slide; Olhe
para
a
assistência,
exceto
quando tiver de indicar algo na
Verifique se estão na ordem correta, bem posicionados e se a focagem é boa;
projeção; Use um ponteiro luminoso ou de laser.
Insira slides brancos entre cada um ou sempre que houver uma pausa na projeção.
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3.3 - Quadro de Papel ou Flipchart Os quadros de papel, também designados por flipcharts são um excelente auxiliar das apresentações para pequenos grupos ou para sessões de briefings. Podem ser preparados previamente e adicionada informação durante o decorrer da apresentação. São particularmente úteis se pretendemos solicitar a opinião do público e registar as suas ideias. Desta forma, poderemos criar um maior envolvimento de interação com a assistência. Eis alguns dos aspetos que convém ter em linha de conta quando o for utilizar:
Antes de começar: Escreve
sempre
com
Quando começar:
letra
bem
Não
fale
e
escreva
ao
mesmo
legível, de preferência, maiúsculas
tempo. Dessa forma, além de perder
de imprensa;
o contacto visual com a assistência,
Faça
as
letras
de
tamanho
suficientemente grande para que se possam ler no fundo da sala – mínimo de 6 cm para os títulos e 3 cm para o corpo da letra;
poderá inibir a projeção da sua voz; Escreva – pare – mostre – pare – fale/peça comentários; Coloque-se ao lado e não à frente do flipchart quando estiver a escrever
Use canetas de ponta de feltro,
ou a falar.
grossas e de cores fortes (preto, azul,
vermelho,
verde,
por
exemplo); Não use mais de três cores, para não se tornar demasiado confuso; Deixe bastante espaço em branco entre as frases ou esquemas. Pode registar as ideias principais a lápis, de modo a que apenas você possa ler;
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Marque a folha anotada num dos cantos
para
que
possa
aceder
imediatamente à página certa.
Verifique sempre:
Quando terminar:
Se o flipchart está bem posicionado de modo a que todos possam ver; Se
tem
canetas
necessárias
e
nas nas
Não deixe nunca à vista a folha
cores devidas
condições; tem
as
escrita com o tema anterior; Quando acabar de escrever, coloque os marcadores na prateleira para
Se tem folhas suficientes; Se
Vire para uma folha em branco;
suas
não ter a tentação de começar a
“cábulas”
bem
manipulá-los com as mãos.
camufladas.
3.4 - Videograma Embora não seja muito frequente, podemos utilizar um pequeno filme para ilustrar algum aspeto da nossa comunicação. Terá de ser, necessariamente, curto, apenas breves minutos, sob pena de cansar a assistência, a não ser que seja um filme de excelente qualidade que agarre mesmo o público. Contudo, mais uma vez insistimos que os auxiliares devem ser isso mesmo, apenas auxiliares e não substitutos da presença do comunicador.
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Alguns dos aspetos que consideramos dever ter em conta são:
Antes de começar: Verifique
se
o
filme
Quando começar: transmite
mesmo a mensagem pretendida; Assegure-se
de
que
a
ver um filme (a não ser que queira sua
mensagem e a mensagem do filme estão em sintonia; Aprenda
a
Comunique à assistência que vão criar um efeito surpresa); Apague as luzes (ou peça para as apagarem
trabalhar
com
o
equipamento existente na sala, sem esquecer o comando a distância.
com
um
gesto
combinado); Se
pretende
comentar
algum
aspeto, pare o vídeo, fale e depois recomece; Não
fale
nunca
por
cima
do
narrador; Não interrompa demasiadas vezes o visionamento.
Dependendo
da
duração do filme, três ou quatro, no máximo.
Verifique sempre:
Quando terminar:
Confirme se o ecrã está colocado de forma
a
não
prejudicar
a
assistência;
Pare o vídeo; Acenda as luzes; Faça os seus comentários finais ou
Antes da projeção, confirme se o
peça-os à assistência.
filme é compatível com os recursos disponíveis para o seu visionamento, e/ou
se
os
mesmos
estão
operacionais.
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3.5 - Computador e projetor multimédia O computador é, sem dúvida nenhuma, o auxiliar mais utilizado presentemente, dado que é aquele que oferece mais possibilidades, integrando diversos tipos de ferramentas de preparação e exposição. O seu uso é especialmente vantajoso na conceção de material de apoio e na respetiva projeção conjuntamente com o projetor multimédia, também frequentemente chamado data-show. As principais vantagens residem na facilidade de atualizar, emendar, copiar, inserir novos dados na nossa apresentação apenas em breves momentos, bem como conciliar diversos tipos de auxiliares, desde imagens, texto, diapositivos, gráficos, sons, videogramas, etc., tudo apenas com o toque de um dedo. Esta abundância de oportunidades pode, no entanto, ser completamente arruinada, se o comunicador não dominar o manuseamento do equipamento ou se ocorrer uma falha de corrente. Existe também um outro risco que se pode correr. O deslumbramento pela tecnologia, tornando a apresentação numa verdadeira “feira de vaidades”, convertendo o “auxiliar” no centro das atenções. Eis então alguns dos cuidados a ter com a utilização do computador:
Antes de começar:
Quando começar:
Verifique se tem toda a informação
Ligue o aparelho (alguns demoram
gravada
em,
pelo
menos,
dois
suportes; Teste
algum tempo a iniciar); Apague
o
seu
material
equipamento disponibilizarem,
que se
for
no lhe
possível
faça-o de véspera;
a
luz,
se
houver
necessidade; Verifique a focagem; Faça uma pausa – dê tempo ao público para ler ou observar as imagens;
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Quando for conceber diapositivos, siga as regras sugeridas para a conceção de transparências;
Explique o conteúdo do que vai projetar; Olhe para a assistência, enquanto dá
Aprenda a trabalhar com todo o
a sua explicação;
equipamento existente na sala, sem
Use um ponteiro luminoso ou o
esquecer o comando a distância e o
ponteiro incluído no programa de
projetor.
powerpoint.
Verifique sempre:
Quando terminar:
Se o software e sistema operativo
Desligue ou coloque em standby o
do
computador
compatíveis
da
com
sala,
aquele
são onde
produziu a informação;
projetor; Acenda as luzes; Faça os seus comentários;
Assegure-se que sabe manusear o equipamento;
Reinicie a operação caso tenha mais informação para projetar.
Assegure-se que todas as ligações estão
bem
efetuadas,
cabos,
tomadas, etc.; Confirme se o ecrã está posicionado de
forma
a
não
prejudicar
a
assistência; Garanta que todos os ficheiros estão prontos
para
serem
abertos
e
projetados.
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EM RESUMO:
Os apoios visuais podem ser uma excelente ajuda para a nossa apresentação, mas não devem substituir o papel do comunicador.
Os auxiliares devem ser selecionados de acordo com o tema e o objetivo da comunicação.
Devemos utilizar apenas a tecnologia que dominamos.
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