PROTOCOLO PARA REUNIONES VIRTUALES
SOLUCIONES SIMPLES
Protocolo Para Reuniones Virtuales El trabajo remoto se ha convertido en nuestra nueva modalidad para laborar y con ello, nos enfrentamos al reto de mantener el contacto y la comunicación entre los diferentes
miembros
de
la
organización,
clientes,
proveedores, entre otros. Por ello, una de las soluciones más usadas en Oceánica de Seguros, han sido las reuniones virtuales. Sin embargo, que éstas sean realmente efectivas para todos, resulta hoy más que nunca, una necesidad. Motivo
por
el
cual,
te
presentamos
algunas
recomendaciones para lograr realizar dichas reuniones, más eficientemente:
Preparación: Una reunión virtual sigue siendo una reunión, y por lo tanto, requiere preparación previa. Las recomendaciones para cualquier tipo de reunión son las mismas: Tomá en cuenta las diferentes zonas horarias en caso de agendar participantes que se encuentren fuera de Costa Rica, asegurate de agendarla en un horario que funcione para todos los asistentes. Enviá una invitación al calendario de los participantes con antelación suficiente y asegurate de que todos confirmen si podrán o no asistir. Esto ayudará a todos a planificar y organizar su semana. De
previo
a
establecer
una
reunión,
consultá
la
disponibilidad para evitar que la reunión sea rechazada debido a que, el cliente o compañero, ya no cuente con el espacio para reunirse.
Preparación:
Establecé una agenda con un tiempo acotado para cada ítem. Seleccioná correctamente los asistentes a la reunión (las personas que realmente necesiten asistir a ésta). Evitá reprogramar o cancelar en el último minuto y si tenés que hacerlo, lo importante es cómo lo hacés. Antes de que, simplemente cambiés la hora de la invitación del calendario, ponete en el lugar de los asistentes a la reunión y preguntate ¿qué inconvenientes podrías estar causándoles?, ¿qué planes y arreglos especiales podrían haber hecho alrededor de la reunión? Una reunión virtual es un compromiso, por lo que en la mayoría de las circunstancias, reprogramar o cancelar en el último minuto, es irrespetuoso. Si realmente tenés que hacerlo, enviá una disculpa y explicá la situación que te llevo a reprogramar o cancelar la sesión. Es importante que seleccionés dónde vas a tomar la reunión. Ubicate en un espacio privado, un lugar de tu casa donde haya menos probabilidad de ser interrumpido o, de que se filtre sonido que interfiera con la llamada. Contá con otro punto de acceso a Internet, como el celular, ya que siempre existe la posibilidad de que el wi-fi falle justo antes de que comience la reunión. En caso de que ocupés conectarte a tu celular para usar su red, podés seguir estos pasos:
Preparación:
En caso de Iphone: Dirigite
a
“Configuración”,
“Datos
celulares”
o
“Configuración”, “Compartir Internet”, tocá para activar el punto de acceso. Luego, seguí las instrucciones en la pantalla. En caso de un teléfono con sistema Android: Los nombres exactos del menú pueden variar ligeramente, pero para la mayoría de los teléfonos Android, podés ir a “Configuración”, “Internet y redes”, “Conexión mediante dispositivos móviles”. Allí, podés elegir entre algunas opciones de anclaje diferentes, junto con la opción de dar un cifrado seguro a tu punto de acceso, si es que te encontrás en una ubicación pública.
Recordá vestir adecuadamente y, en el caso de contar con uniforme corporativo, recordá utilizar la camisa o blusa corporativa, sin excepción, en las reuniones con asistentes externos a la organización.
Durante la reunión: Poné los teléfonos en modo silencioso, para evitar que la reunión sea interrumpida por un tono de llamada; al igual que en una reunión presencial, la gente debe poner sus teléfonos en modo silencioso.
Durante la reunión
Unite a la reunión cinco minutos antes, ya sea que estés programando la reunión o asistiendo a ella. Utilizá el fondo virtual de Oceánica de Seguros, compartido con anterioridad, para evitar que los participantes se distraigan, recordá que los fondos funcionan mejor contra pared lisa. En el caso de contar con un equipo que incluya cámara de video, siempre deberás de habilitarla cuando seás anfitrión de la reunión, o en el momento en el cual te corresponde realizar alguna apreciación o presentación. Si sos anfitrión de la reunión, recordá presentar a todos los asistentes desde el principio, está es una forma agradable de comenzar y permite a todos saber, quién está realmente presente y qué rol tendrá en la reunión. Respetá los tiempos de la agenda y el tema u objetivo de la reunión.
Durante la reunión
Procurá no interrumpir, esperá a que quien tiene la palabra termine de hablar para participar, o levantá tu mano por medio de la aplicación de la reunión. Prestá atención. Cuando estamos trabajando desde la computadora, solemos responder correos o realizar otras tareas en simultáneo, lo cual debe evitarse, excepto que sea extremedamente necesario. Poné el micrófono en silencio hasta que sea tiempo de participar,
para
evitar
ruidos
que
obstaculicen
la
comunicación clara, en la misma línea, te recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de tu computadora, especialmente si estás compartiendo tu pantalla con el grupo. Solicitá comentarios de los asistentes sobre cómo se sienten o qué piensan durante la reunión. Cuando las personas acuden a reuniones virtuales, especialmente si no hay video involucrado, se está perdiendo la capacidad de leer expresiones faciales y lenguaje corporal. Por eso, puede ser útil solicitar comentarios sobre cómo se sienten las personas durante la llamada. Cada cinco o diez minutos, preguntá a los asistentes cómo se sienten y si tienen alguna inquietud.
Durante la reunión
Esto ayudará a las personas que están participando en la reunión virtual, a sentirse involucradas y saber que son escuchadas y atendidas. También te permitirá realizar un seguimiento del estado de ánimo durante la reunión.
Para finalizar: Terminá la reunión con un repaso general de lo acordado, y los próximos pasos a seguir. Asigná responsables de cada tema, con fechas límite. Realizá el seguimiento.
¡Ya tenés todo lo que necesitás! Ahora poné en práctica estos consejos y liderá tu reunión virtual con confianza.
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