JUNIO DE 2016
TU CARTE
El Boletín que te mantiene informado
…Para que todos estemos conectados
TU CARTE BoletĂn Informativo Interno
Junio de 2016
TU CARTE Boletín Informativo Interno
CONTENIDO Acreditación
Al día con el Site
De tu interés
Tips Idiomáticos
Nuestro equipo
Tiempo Fuera
Acreditación
¡EXCELENTE NOTICIA! RECONOCIMIENTO INTERNACIONAL PARA LA ACREDITACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Para ONAC es muy satisfactorio compartir el dictamen del informe final de la evaluac ión mediante el cual el MLA Group de IAAC, aceptó en el MLA al Organismos Nac ional de Colombia como signatario del MLA para el alcance de sistemas de Gestión de Dispositivos Médicos. La boleta fue aprobada y se emitió la siguiente resolución del MLAG a partir del 10 de junio de 2016: MLAG/2016/35
Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, (ONAC), es aceptado en el MLA para Sistemas de gestión de dispositivos médicos.
El Grupo MLA ac uerda que el Organi smo Nacional de Acreditación de Colombia, (ONAC), sea aceptado como sig natario del MLA de IAAC para el alcance de Organismos de certificación de Siste mas de ge stión de dispositivos médicos. La siguiente re-evaluación se realizará en el periodo normal de 4 años ante s de mayo 2019.
InterAmerican Accreditation Cooperation envió el siguiente mensaje de felicitación: "En nombre del Grupo MLA de IAAC, es un placer extenderles una felicitación al ONAC por este importante logro. El certificado del MLA se firmará durante la ceremonia del MLA el 9 de septiembre de 2016 Saludos cordiales Victor Gandy IAAC Secretary Inter American Accreditation Cooperation”
Junio- 2016
Acreditación
Auditoría Interna ONAC – Julio de 2016 Dentro del Plan Estratégico a cargo de la Dirección de Gestión, Desarrollo y Mejora, se tiene previsto la realización de la Auditoría Interna a los requisitos de la norma ISO/IEC 17011:2004, mediante la cual se realiza la verificación de su aplicación en los documentos, registros y actividades derivadas de la operación de ONAC. La auditoría se efectuará en la semana del 25 al 29 de julio de 2016 y será conducida por la Licenciada Verónica García, gracias al apoyo brindado por el Instituto Nacional de Metrología de Alemania - PhysikalischTechnische Bundesanstalt - PTB. La licenciada Verónica estará liderando un equipo de 8 expertos que facilitarán el desarrollo de esta actividad durante los 5 días que se tienen previstos para la revisión de documentos y entrevistas en la sede de ONAC. Adicionalmente algunos de los expertos estarán realizando testificaciones en campo, verificando la realización de las evaluaciones en los programas de OIN, LCL y CDA. En la auditoría se realizará una verificación del proceso de acreditación en los siguientes programas: - Organismos de Inspección - Centros de Diagnóstico Automotor - Organismos de Certificación de Sistemas de Gestión - Organismos de Certificación de Personas - Centros de Reconocimiento de Conductores -Laboratorios de Ensayo - Laboratorios de Calibración - Laboratorios Clínicos - Proveedores de Ensayos de Aptitud - Organismos de Certificación de Producto
Adicionalmente se verificarán entre otros los procesos relacionados con: -La responsabilidad legal, estructura y recursos financieros -Aseguramiento de la imparcialidad y confidencialidad - Revisión por la Dirección - Control de los documentos del sistema de gestión - Control de los registros - Formulación y seguimiento de planes de mejoramiento (Atención de no conformidades) -Atención de quejas (contra ONAC y contra OEC) -El reclutamiento, selección, calificación, formación, entrenamiento y desarrollo del personal técnico
Los invitamos a que tengan sus agendas disponibles para esta semana. En próximos días estaremos enviando el detalle de la programación con los días y horas específicas. Asimismo, les recordamos tener presente los documentos que definen la gestión en sus procesos, los registros que se generan de la actividad diaria y gestionar las actividades que dan cierre a las no conformidades detectadas con anterioridad.
Proyecto ROCC
PROYECTO El proyecto de Renovación Organizacional para la Confianza y la Calidad – ROCC se encuentra actualmente en el 45% de la fase 3, la cual corresponde a la fase de diseño organizacional a alto nivel. Como parte de las actividades de esta fase se han realizado 16 talleres grupales con el personal de las diferentes áreas de ONAC, cuyo propósito fue definir los principales aspectos a tener en cuenta dentro de cada uno de los proceso del sistema d e gestión; además de obtener insumos para continuar perfilando la nueva estructura organizacional de ONAC tanto a alto nivel como a un nivel más detallado.
Actividad de gestión del cambio
Con el fin d e promover el trabajo en equipo y el liderazgo entre los miembros de la organización, en la reunión de los cumpleaños del mes de mayo, se realizó una actividad de gestión del cambio. La actividad consistía en conformar las palabras que se publicaron en el boletín del mes de abri, respecto a actitud es clave en procesos de cambio, a partir de letras individuales que s e repartieron aleatoriamente sobre una mesa y que los participantes debían identificar en el menor tiempo posible. Los ganadores de un premio sopresa fueron: Natalia Ortiz, Aurora Valencia, Natalia Maldonado, Ana María Barrera y Wendy Robayo.
Acreditación
ACREDITACIONES OTORGADAS EN EL MES DE MAYO
CEP
1
OIN
1
2
CPR
3
LAB
CÓDIGO
RAZÓN SOCIAL
15-CPR-003
COMPAÑÍA DE CERTIFICACIÓN DE COLOMBIA S.A.S.
15-LAB-041
ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A.
15-LAB-032
LEPTON S.A.
15-LAB-042
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA - Grupo de Investigación en Gestión y Modelación Ambiental -GAIA
15-CPR-002
TUV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S.
Bogotá D.C.
15-OIN-054
CDA REVICARS COLOMBIA SAS
Bogotá D.C.
16-CEP-002
CONDUPASE IPS S A S
Bogotá D.C.
Junio- 2016
CIUDAD Soledad
Sopó Bogotá D.C.
Medellín
Al día con el Site
AL DÍA CON EL SITE La sección Al día con el Site publica me nsualmente la información
relacionada con las act ualizaciones y modificaciones realizadas a los documento s que hacen parte del sistema de gestión de ONAC y que podrán ser consultados, cuando así lo requieran, en el SITE, accediendo a través del siguiente vínculo:
bit.ly/1HbcE26 Los documentos publicados en e sta sección se clasifican seg ún el e stado en el que se enc uentren dentro del siste ma de gestió n; a co ntinuación se describen estos estados: Nuevo: es el estado de un doc ume nto generado y controlado en su primera versión dentro del sistema de gestión . Actualizado: es el estado e n el c ual un doc ume nto ya e xistente es modificado en su objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, actividade s o relación de anexos, generándose un cambio de versión del mismo. En revisión: es el estado de un proyecto de documento nuevo o act ualizado que aún no ha sido aprobado ni formalizado de ntro del si stema de ge stión de ONAC.
RECUERDA: • Consultar permanentemente los cambios y actualizaciones de los documentos del sistema de gestión de ONAC. • Descargar los formatos del site cada vez que vayas a elaborar o diligenciar un nuevo documento (evita trabajar sobre documentos ya diligenciados). “EL SITE ES LA ÚNICA FUENTE OFICIAL DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS”
Lista de documentos nuevos en el sistema gestión en el mes de junio NUEVO CÓDIGO FR-5.7-34 N/A
TITULO
FECHA DE APROBACIÓ N REQUSICIÓN PROFESIONALES TÉCNICOS 16/06/2016 CIRCULAR INTERNA No 2 - 2016 MANEJO DE AUSENCIAS LABORALES.
24/06/2016
VERSI ÓN 1 1
PROCESO
5.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 1.1 DIRECCIÓN ESTRATEGICA
Al día con el Site
Lista de documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓ N
PROCESO
DR-1.1-01
EXIGENCIA DE PÓLIZAS DE SEGURO DE RCE Y RCP
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
DR-1.1-02
DEFINICIÓN DE PLAZOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS DE ACREDITACIÓN Y SUS MODIFICACIONES PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVALUACIONES COMPLEMENTARIAS
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
PR-2.4-02
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS
1
INS-4.1-01
INSTRUCTIVO PARA NOTIFICAR PROGRAMACIONES
1
2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO 4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
FR-3.2-09
FORMULARIO DE SOLICITUD ACREDITACIÓN DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO/IEC 17021:2011 (NTC ISO 17021:2011)
10
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-4.2.3-10
LISTA DE VERIFICACIÓN ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN NTC-ISO/IEC 17021-1:2015. LISTA DE VERIFICACIÓN – CSG / INOCUIDAD EN ALIMENTOS ISO/TS 22003:2013
3
4.2.3 EJECUCIÓN ETAPA 2
3
4.2.3 EJECUCIÓN ETAPA 2
FR-4.2.5-04
INFORME DE EVALUACIÓN ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN
3
4.2.5 INFORME DE RESULTADOS
FR-4.2.5-05
INFORME DE TESTIFICACIÓN DE AUDITORÍAS DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO/IEC1702-11:2015
2
4.2.5 INFORME DE RESULTADOS
INS- 4.1-02
LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
2
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
CIRCULAR 05
PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL DOCUMENTO OBLIGATORIO IAF MD 16
2
1.1 DIRECCIÓN ESTRATEGICA
CIRCULAR 04
PLAN DE TRANSICIÓN A LA NORMA ISO 14001:2015
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATEGICA
CIRCULAR 05
PLAN DE TRANSICIÓN A LA NORMA ISO 9001:2015
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATEGICA
CIRCULAR 06
PLAN DE TRANSICIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA ACREDITACIÓN DE ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO.
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATEGICA
4
1.4 POSICIONAMIENTO DE IMAGEN
FR-3.2-10
EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-11
COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
8
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-12
ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
PR-5.2-01
PROCEDIMEINTO DE INGRESOS
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
DR-1.1-03
FR-4.2.3-11
RAC-1.4-03
Junio- 2016
De tu interés
En convivencia En este espacio de Tu Carte se han publicado diversos contenidos y consejos para propiciar y mantener un entorno armónico y con relaciones sanas. Uno de los principales aspectos para propender por una buena convivencia es el buen trato. Este concepto es mucho más amplio de lo que la mayoría de las personas creen y puede ser definido como una forma de comunicarse y establecer vínculos con otras personas de una manera respetuosa y honesta. En 1993 la División de Salud Mental de la Organización Mundial de la Salud (OMS) lanzó la Iniciativa Interna cional para la Educación en Habilidades para la Vida en las Escuelas (Life Skills Education in Schools), un modelo que ha ido evolucionando para adaptarse a nuevas áreas de aplicación. Todas las personas, de todas las edades, las usamos a diario. Entonces, ¿en qué consiste lo novedoso? Sobre todo, en que cada vez se reconoce más la importancia de incluirlas como parte de diversos programas preventivos en los más variados entornos. En la sección “En Convivencia”, abordaremos cada una de estas habilidades en los siguientes tres números. En el próximo Tu Carte, definiremos Autoconocimiento, Empatía y Comunicación Asertiva.
Autoconocimiento
01 Empatía
Toma de Decisiones
02
05
Comunicación asertiva
03
Solución de problemas y conflictos
06
Relaciones interpersonales
Pensamiento Creativo
04
07 Pensamiento Crítico
08
Manejo de Tensiones y Estrés
10
Manejo de Emociones y Sentimientos
09
Fuente: http://www.competenciaslaborales.net/es/las_10_habilidades_ para_la_ vida.html
De tu interés
Servicio al cliente y atención telefónica en ONAC A propósito del desafío de ONAC en relación con la mejora de los procesos de servicio al cliente y la optimización de los canales de atención, uno de los canales que resulta atend er adecuadamente es el teléfono. Por ello, este mes en Tu Carte presenta mos tres aspectos esenciales para realizar una adecuada gestión, por parte de cada uno de los funcionarios de ONAC, de este medio de comunicación. I- RESPONDE LAS LLAMADAS DE TUS COMPAÑEROS DE PUESTO, CUANDO NO ESTÉN PRESENTES. Es importante comprender que la atención telefónica es responsabilidad de todos y que pequeñas acciones contestar el teléfono del compañero de escritorio o de la oficina contigua contribuyen a mejorar la satisfacción de nuestros clientes. Toma nota de los mensajes y entrégalos oportunamente. II- DEVUELVE LAS LLAMADAS QUE NO PUDISTE CONTESTAR. Los equipos telefónicos de ONAC cuentan con un detallado registro que te permite identificar los número de los cuales se han recibido llamadas. III- UTILIZA LA FUNCIÓN DE TRANSFERENCIA DE LLAMADAS. No le pidas a los clientes que vuelvan a marca cuando se han equivocado de extensión. A continuación se presentan los tres pasos para realizar la transferencia:
1. Para transferir la llamada debes tener la llamada en línea y el auricular levantado. 2. Presiona el botón “TRANSFER” y la extensión a la cual deseas transferir la llamada. 3. Cuelga el auricular
La función ”Transfer” está en el tercer botón de la fila derecha de botones del teclado
De tu interés
Uso adecuado del Sistema Internacional de Unidades*
Reglas para usar los Símbolos – III PARTE La difusión del correcto uso del Sistema Internacional de medidas, basados en las normas nacionales de medición, permite la armonización de lo s datos para que los mismo s sean confiables y pertinentes, garantizando la coherencia y comparabilidad de la información. En este número presentamos una tercera parte de las Reglas para el Uso de Símbolos en del Sistema Internacional de Unidades.
La primera cifra a la izquierda de la coma decimal tiene, como valor posicional, el de la unidad en la que se expresa el número. Ejemplos: 34,5 m (la cifra 34 indica metros) 0,25 N ( la cifra 0 indica newton) 1,85 m ( la cifra 1 indica metros)
Si un símbolo que contiene un prefijo está afectado por un exponente, éste afecta toda la unidad. Ejemplos: 1 cm2 = (0.01 m)2 = 0,0001 m2 1 µ1 = (10-6 s)-1 =106 s-1
El día est á dividido e n 24 horas, por lo tanto, las horas debe n denomi narse desde las 00 hasta las 24. El tiempo se expresará utilizando dos cifras para expresar los valores numéricos de las horas, minutos y segundos, separados de los símbolos de estas unidades mediante espacios en blanco y de acuerdo al siguiente orden: hora, minuto, segundo. Si el espacio disponible para la escritura es limitado, puede omitirse los espacios entre el símbolo y los números. Ejemplos: 12 h 05 min 30 s 00 h 30 min 05 s 18 h 00 min 45 s •
CORRECTO ü 06 h 00 ü 10 h 45 min 45 s 13 h 00 ü 04 h 50 min 10 s
INCORRECTO x 6am, VI de la mañana x 0 y 45 a.m. con 45” x 1pm, 1 de la tarde x 10 para las 5 con 10 segundos
Para expresar el año se utilizarán cuatro cifras, las que se escribirán en bloque. Cuando no exista riesgo de confusión podrán utilizarse solo dos cifras. Ejemplos: 1990 o ́ 90 1995 ó 95 •
Se utilizarán dos cifras para representar los días y los meses. Al escribir la fecha completa se representará el orden siguiente: año, mes, diía y se usará un guión para separarlos. Ejemplos: 26 de mayo de 1969 1 de junio de 1995 1990-05-26 ó 90-05-26 1995-06-01 ó 95-06-01 •
*Tomado del documento: http://www.comunidadandina.org/Upload/201166181942SG de278.pdf Espera en el siguiente número de Tu Carte, una cuarta parte de estas Reglas para usar los Símbolos del Sistema Internacional de Unidades
Junio- 2016
Tips Idiomáticos
La importancia de tildar las palabras – III PARTE En este número de Tu Carte, les traemos la conti nuación de las reglas, presentadas el mes pasado, relacionadas con el uso de las tildes.
3.- REGLAS PARTICULARES DE LA ACENTUACIÓN GRÁFICAs LA TILDE DIACRÍTICA Hay palabras que, atendiendo a las reglas generales de acentuación gráfica, no deberían llevar tilde. Sin embargo, algunas palabras admiten lo que se llama la tilde diacrítica, cuya función es la de evitar la confusión en la lengua escrita entre dos palabras que se escriben de la misma forma. NO LLEVA TILDE
LLEVA TILDE DIACRÍTICA
El (artículo) El sol reluce
Él (pronombre personal) Él sabe tocar la flauta
De (preposición) Iros de aquí.
Dé (verbo dar) Quiero que me dé esto.
Se (pronombre) Se acabó.
Sé (verbo saber y verbo ser) Sé tú mismo; sé que lo harás.
Tu - mi (determinantes posesivos) Tu padre está ahí. Mi juguete está estropeado
Tú - mí (pronombres personales) Tú no debes ir allí. Eso es para mí.
Si (condicional) Si no llueve, iré
Sí (afirmación y pronombre) Creo que sí que iré. Lo tomó para sí.
Mas (conjunción) Le llamé, mas no contestó.
Más (adverbio) No quiero más.
Te (pronombre) Te mandaré más trabajo.
Té (sustantivo - infusión) Tómate ya ese té.
ACENTUACIÓN DE LOS DIPTONGOS Y TRIPTONGOS Los diptongos y triptongos llevarán tilde cuando sigan la regla general de acentuación. La tilde se colocará sobre la vocal abierta del diptongo o triptongo. Reunión - exceptuéis - tráigamelo - efectuáis. ACENTUACIÓN DE LOS HIATOS Cuando el hiato es el resultado de la destrucción de un diptongo, es decir, cuando hay dos vocales junta pertenecientes a sílabas diferentes, y una de ellas es una -i o una -u, se pondrá la tilde sobre la i o la u, aunque no siga la regla general. Subían - oíamos - incluía - raíz Espera el próximo número de Tu Carte, otras reglas para el uso de tildes. Si quieres conocer más información de las reglas publicadas aquí visita: http://www.vicentellop.com/ortografia/accent.htm
Nuestro Equipo
Globos cargados de entusiasmo, creatividad, optimismo y confianza para todos…
Feliz
Cumpleaños
Cumpleaños de julio Claudia Patricia Carranza Ortega
JULIO
11
Maribel Aurora Valencia Ramos
JULIO
12
Olga Alicia Puentes Valero
JULIO
17
Gladys Liliana Rodríguez Gálvez
JULIO
31
Aniversarios Laborales de julio NOMBRE
FECHA DE INGRESO
Claudia Patricia Carranza Ortega
JULIO
8
2 años
Ángela María Gómez González
JULIO
14
2 años
Ronald Andrés Lemus Pérez
JULIO
28
2 años
Fechas especiales en julio 02 Día universal de la cooperación 03 Día del economista en Colombia 04 Día del dibujante 11 Día mundial de la población 16 Nuestra Sra. del Carmen 18 Día internacional de Nelson Mandela 20 Día internacional del Amigo 20 Día de la Independencia de Colombia 24 San Francisco Solano 25 Día de Santiago, Apóstol
Junio- 2016
Nuestro Equipo
ACTIVIDADES DE FORMACIÓN ONAC, en su propósito de permanente fortalecimiento de la competencia técnica de su equipo, desarrolla un plan de capacita ciones, el cual es programado anualmente por el equipo de la Coordinación de Gestión Humana. A continuación les compartimos las actividades de capacita ción realizadas por ONAC durante el mes de junio. En este resumen se relaciona tanto las actividades llevadas a cabo con nuestro equipo de evaluadores y expertos técnicos, como con el personal interno. 1
Fecha 2016-06-03
Tema Jornada de Unificación de Criterios – Laboratorios de Ensayo y Calibración - Rol del Experto Técnico en la evaluación - Ensayos de Aptitud - Diligenciamiento de formatos - Alcance de Acreditación - Reglamentos Técnicos - Trazabilidad Metrológica - Confirmación y Validación de Métodos 2º. Encuentro de Evaluadores de ONAC Programa SPARTAN, con el cual se buscó potenciar y proyectar el desarrollo de competencias personales y/o profesionales (habilidades de auditor) en el grupo de evaluadores, con énfasis en: Trabajo en equipo Comunicación Liderazgo Transformación organizacional Jornada de Unificación de Criterios – Organismos de Certificación de Personas Calibración de audiómetros Requisitos legales Informes y formatos
Dirigido a: Expertos Técnicos
2
2016-06-17
3
2016-06-18
4
2016-06-20
Jornada de Unificación de Criterios – Centros de Diagnóstico Automotor Puntos críticos del procedimiento de evaluación Cumplimiento de fechas en todo el proceso Nueva Directriz frente a las Pólizas de Responsabilidad Civil Notificaciones de cambio Evaluaciones extraordinarias
Evaluadores Coordinador Sectorial Profesional de Apoyo Asistente
5
2016-06-20 y 21
Profesionales en entrenamiento BPL
6
2016-06-21 y 22
Entrenamiento – BPL – Buenas Prácticas de Laboratorio – 3ª. Parte Lic. Julia Edith Sancricca Determinación de Competencias Lic. Verónica García Malo Fraso Alliance
7
2016-06-23 y 24
Norma ISO/IEC 17065:2012 Lic. Verónica García Malo Fraso Alliance
Evaluadores Líderes Evaluadores Evaluadores en Entrenamiento Coordinadores Sectoriales
Evaluadores Coordinador Sectorial Profesional de Apoyo Asistente
Olga Alicia Puentes V. Mary Picón Rincón Andrés Mauricio Rodríguez R. Alexandra León L. Ana María Barrera R.
Actividades de Formación dirigida a Personal Interno: 8
7/06/16
Primeros Auxilios - Cruz Roja Colombiana
Doris Yaneth Carreño Juan Carlos Cepeda Claudia Patricia Carranza
Tiempo fuera
SPARTAN – OUTDOOR TRAINING Registro fotográfico del outdoor training SPARTAN realizado el 17 de junio de 2016. Actividad dirigida a evaluadores, expertos técnicos y coordinadores sectoriales, donde desarrollaron actividades orientadas a fortalecer competencias y habilidades para el trabajo en equipo, la comunicación y el liderazgo.
Tiempo Fuera
CelebraciĂłn de cumpleaĂąos del mes de mayo