Tu carte junio 2017 by ONAC

TU CARTE í n aI ncfi oór nm apt iav ro a I ntt oe d r noo s I nB of loe rt m

Junio/ 2017

TU CARTE Boletín Informativo Interno

QUÉ PUEDES ENCONTRAR EN TU CARTE? En Tu Carte es nuestro boletín interno y constituye un valioso medio para que todos nos mantengamos informados. En las diferentes secciones de Tu Carte encontrarás, mes a mes, noticias y datos de interés general para todo el equipo de ONAC. Te invitamos a seguir esta publicación mensual a través de la plataforma ISSUU, vínculo que es enviado con cada número del boletín a través de nuestro correo corporativo.

Acreditación Temas, datos y actividades relevantes de nuestro quehacer

Al día con el Site Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión

De tu interés Información de interés general para todos los colaboradores, noticias sobre proyectos, tips idiomáticos y otras novedades

Nuestro Equipo Información sobre nuestros colaboradores, actividades y mensajes

Tiempo fuera Información sobre actividades lúdicas, fotografías y otros temas

ACREDITACIÓN

PRESENTACIÓN ESQUEMA DE CERTIFICACIÓN FORESTAL PEFC

El pasado 14 de julio se llevó a cabo, en la ciudad de Bogotá, la presentación del esquema de certificación forestal PEFC (PEFC ST 2002:2013), por parte de PEFC España. Asimismo, del 17 al 19 de julio se efectuó el curso de formación en auditoría de cadena de custodia forestal, bajo este mismo esquema, el cual fue impartido por la Dra. Martha Salvador, directora de PEFC España.

Esta formación fue posible gracias al apoyo del Instituto Nacional de Metrología de Alemania -PTB (Physikalisch-Technische Bundesanstalt), ofreciendo una valiosa oportunidad para los productores y comercializadores de insumos, bienes y servicios de origen forestal, en un momento en que los esfuerzos de Colombia están centrados en el desarrollo y el fortalecimiento del sector agrícola y cuyo mercado demanda cada vez más el respaldo de un sello que certifique un uso y consumo responsable de los recursos naturales, El esquema de certificación PEFC atiende necesidades específicas del mercado en cuanto a evaluación de la conformidad, en importantes sectores de la economía como lo es el sector papelero o maderero. En este sentido, este espacio de formación brinda una oportunidad de ampliar los conocimientos y enriquecer la competencia técnica, tanto de evaluadores como de evaluados, para este alcance de acreditación en certificación de producto, cuyo servicio de evaluación, está siendo ofrecido por ONAC desde el 25 de julio de 2017.

TU CARTE

ACREDITACIÓN

Boletín Informativo Interno

ACREDITACIONES OTORGADAS EN EL MES DE MAYO

7 6 5 4

3 2 1 0 LAB

LAC

OIN

CDA

DETALLE DE LOS OEC ACREDITADOS DURANTE EL MES DE JUNIO Código de Acreditaci ón

Nombre de la razón social

16-LAB-007 POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 16-LAC-038 AMEK ALIANZA METROLÓGICA COLOMBIANA S.A.S. 16-LAC-018

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - Centro Nacional de Asistencia Técnica a la Industria ASTIN

16-LAB-026 INGENIEROS CONSULTORES CIVILES Y ELÉCTRICOS S.A., INGETEC S.A. 16-OIN-034 CERTIFICADORA DE REDES DE GAS S.A.S. 16-OIN-032 GRUPO EMPRESARIAL DE CALIDAD Y TECNOLOGÍA S.A.S. – GECALTEC S.A.S. 17-OIN-001 GAVILANES ANDRADE SAS 17-OIN-003 CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR EL SOL S.A.S. 17-OIN-013 CDA MOTOS FLORIDABLANCA S.A.S. 17-OIN-002 CDA CARMOTOS SAS 17-OIN-009 REVITEC DE UBATE SAS 17-OIN-008 CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTRIZ TECNI MOTORS IBAGUE S.A.S.

AL DÍA CON EL SITE

La sección Al día con el Site publica mensualmente la información relacionada con las actualizaciones y modificaciones realizadas a los documentos que hacen parte del sistema de gestión de ONAC y que podrán ser consultados, cuando así lo requieran, en el SITE, accediendo a través del siguiente vínculo:

bit.ly/1HbcE26 Los documentos publicados en esta sección se clasifican según el estado en el que se encuentren dentro del sistema de gestión; a continuación se describen estos estados: Nuevo: es el estado de un documento generado y controlado en su primera versión dentro del sistema de gestión . Actualizado: es el estado en el cual un documento ya existente es modificado en su objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, actividades o relación de anexos, generándose un cambio de versión del mismo. En revisión: es el estado de un proyecto de documento nuevo o actualizado que aún no ha sido aprobado ni formalizado dentro del sistema de gestión de ONAC.

RECUERDA: • Consultar permanentemente los cambios y actualizaciones de los documentos del sistema de gestión de ONAC. • Descargar los formatos del site cada vez que vayas a elaborar o diligenciar un nuevo documento (evita trabajar sobre documentos ya diligenciados).

“EL SITE ES LA ÚNICA FUENTE OFICIAL DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS”

TU CARTE

AL DÍA CON EL SITE

Boletín Informativo Interno

Documentos actualizados en el mes de mayo NUEVO CÓDIGO

FR-3.3.2-12

TITULO LISTA DE VERIFICACIÓN CSG / SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN NTC ISO/IEC 17021 + NTC ISO/IEC 27006.

FECHA DE APROBACIÓN

VERSIÓN

2017-06-29

PROCESO

3.2 Gestión de venta

Documentos nuevos, generados en el mes de mayo CÓDIGO ROCC

TITULO

FECHA DE APROBACIÓN

VERSI ÓN

MA-2.3-01

MANUAL IMPLEMENTACIÓN DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

2017-06-13

FR-2.3-01

IDENTIFICACIÓN DE INICIATIVA

2017-06-13

FR-2.3-02

CARTA DE PROYECTO

2017-06-13

FR-2.3-03

ACTA DE INICIO

2017-06-13

FR-2.3-04

PLAN INTEGRAL DE PLANEACIÓN DEL PROYECTO

2017-06-13

FR-2.3-05

ACTA DE ENTREGA

2017-06-13

FR-2.3-06

REPORTE DE TIEMPO

2017-06-13

FR-2.3-07

REPORTE DE AVANCE DEL PROYECTO

2017-06-13

FR-2.3-08

SOLICITUD DE CAMBIOS AL PROYECTO

2017-06-13

FR-2.3-09

CIERRE DEL PROYECTO

2017-06-13

FR-2.3-10

LECCIONES APRENDIDAS DE PROYECTOS

2017-06-13

FR-2.3-11

ANÁLISIS DE INTERDEPENDENCIA

2017-06-13

FR-2.3-12

CARTA DE PROGRAMA

2017-06-13

FR-2.3-13

REPORTE DE AVANCE DEL PROGRAMA

2017-06-13

FR-2.3-14

SOLICITUD DE CAMBIOS AL PROGRAMA

2017-06-13

FR-2.3-15

CIERRE DEL PROGRAMA

2017-06-13

FR-2.3-16

LECCIONES APRENDIDAS DE PROGRAMAS

2017-06-13

PROCESO 2.3 GESTIÓN DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos 2.3 Gestión de proyectos estratégicos

AL DÍA CON EL SITE Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO

TITULO

VERSIÓN

PROCESO

RAC-1.4-03

REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO

1.4 POSICIONAMIENTO DE IMAGEN

RRI-5.2-01

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS

PR-2.4-02

PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS

2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO

INS- 4.1-02

LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN

INS-4.2-04

INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE ENSAYOS DE APTITUD CON CRITERIO NORMA ISO/IEC 17025

4.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO

FR-3.2-10

EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN

3.2 GESTIÓN VENTA

FR-3.2-11

COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN

3.2 GESTIÓN VENTA

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO

ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GUÍA DE USO COMPARTIDO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPOS Y ENSERES DE ONAC INSTRUCTIVO PARA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO

FR-3.2-12 FR-1.1-01 GU-5.4-02 INS-5.4-01 MA-1.4-01

MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

MA-5.5-01

MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA

Documentos del SGSST publicados en el mes de Junio CÓDIGO ROCC FR-5.4.6-04 FR-5.4.6-01 FR-5.4.6-02 FR-5.4.6-03 FR-5.4.6-03

FR-5.4.6-05

GU-5.4-01 GU-5.4-04 MA-5.4-01

TITULO FORMATO PARA REPORTE DE QUEJAS POR ACOSO LABORAL PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO DE LOS COLABORADORES REGISTRO ENTREGA ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL SEGUIMIENTO EXÁMENES DE INGRESO, RETIRO Y PERIÓDICOS INSPECCIÓN DE SEGURIDAD INTEGRAL DE ÁREAS DE TRABAJO CENSO DE EVACUACIÓN DE OFICINAS DE ONAC INVENTARIO DE PERSONAL: FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS Y VISITANTES GUÍA GENERAL PARA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO GUÍA PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

FECHA DE APROBACIÓN

VERSIÓN

2016-11-25

PROCESO 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo 5.4.6 Bienestar y seguridad en el trabajo

RRI-5.4-01

REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST

2016-11-25

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

RRI-5.4-02

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

2016-11-25

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

RRI-5.4-03

REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

2016-11-25

5.7 GESTIÓN TALENTO HUMANO

DE TU INTERÉS

TU CARTE Boletín Informativo Interno

ENTENDIENDO EL SENTIDO DEL CONTROL INTERNO EN ONAC (Parte III) Anteriormente, les habíamos hablado sobre el enfoque de Control Interno en ONAC y sobre la metodología COSO, bajo la cual está siendo desarrollado. El esquema de Control Interno bajo el marco COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)1, provee un enfoque integral y herramientas para la implementación del Sistema de un Control Interno efectivo en procura del mejoramiento continuo de la organización. COSO es una iniciativa conjunta de cinco organizaciones del sector privado, dedicas a promover liderazgo y brindar orientación sobre gestión de control interno y disuasión de fraude dentro de las organizaciones. 1 https://www.coso.org

El marco COSO está diseñado para controlar los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos corporativos, reduciendo dichos riesgos a un nivel aceptable, proporcionando garantías razonables para que el Organismo pueda lograr sus objetivos, así: • Objetivos Operativos, que hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de ONAC, incluidos sus objetivos de rendimiento financiero y la protección de sus activos frente a posibles pérdidas. • Objetivos de Cumplimiento, referidos al acatamiento de leyes, regulaciones, reglamentos y demás normas a las que está sujeta la Corporación.

• Objetivos de Información, hacen referencia a la información financiera y no financiera, interna y externa y abarca aspectos de confiabilidad, oportunidad, transparencia, y otros conceptos establecidos por políticas de la entidad, de los entes reguladores, de vigilancia y control y de otros organismos reconocidos.

El esquema del cubo ilustra la relación entre los Objetivos que persigue ONAC; los Componentes, es decir lo que se necesita para alcanzar los objetivos; y la Estructura organizacional o las unidades operativas o áreas de responsabilidad de la entidad.

DE TU INTERÉS

Tips para la Gestión Documental CARRITO DE DOCUMENTOS EN ORFEO En el menú superior de Orfeo tenemos un icono usualmente utilizado en las páginas de ventas por internet. En Orfeo el carrito permite realizar procesos masivos, con varios radicados seleccionados en las bandejas. Para usar el carrito debemos seguir los siguientes pasos: 1. Activa el carrito dando clic sobre el botón superior color naranja que se encuentra al lado del carrito, al momento de su activación el numero 0

cambia por la palabra Ok 2. Selecciona los radicados que se quieren poner en el carro. En la parte inferior izquierda se activará un contador de los radicados que can quedando en el carrito.

3. Da clic sobre el carrito para listar los radicados y realizar las acciones que se requeridas 4. Luego de realizar las acciones requeridas, borra los radicados del carrito quitando los íconos de “visto bueno” (√) del recuadro en la parte derecha

de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen: 1.

DE TU INTERÉS

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ALGUNOS CONCEPTOS PARA TENER EN CUENTA El bienestar y seguridad de los colaboradores de una empresa, no es una responsabilidad únicamente del empleador, el empleado tiene una gran parte de esta responsabilidad, no solo desde el punto de vista del autocuidados, sino desde el conocimiento de los objetivos de la Política de SG-SST y las acciones aplicadas en el marco de esta misma política por parte de la organización. Por lo anterior, este mes en la sección del SGSST queremos compartirles algunos conceptos que es importante comprender para actuar el línea con la política adoptada por ONAC para prevenir situaciones inseguras o que pongan en riesgo a los trabajadores.

ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS Acto inseguro: violación u omisión de una norma o procedimiento por parte del trabajador que aumenta las posibilidades que ocurra un accidente. Condición insegura: situación intrínseca en nuestro ambiente de trabajo que aumenta la posibilidad que un accidente ocurra.

Algunos ejemplos de los actos inseguros más habituales • • • • • • • • • • • • •

Operar cualquier equipo de trabajo sin la debida autorización. No llamar la atención ante actos o condiciones inseguras a los compañeros de trabajo. Realizar tareas a un ritmo inadecuado. Poner fuera de servicio los dispositivos de seguridad. Usar equipos de trabajo defectuosos. Usar equipos de manera incorrecta. No usar los equipos de protección personal (EPP); o usarlos incorrectamente. Cargar o movilizar incorrectamente los materiales. Levantar cargas manualmente en forma incorrecta. Adoptar una posición incorrecta en los puestos de trabajo. Efectuar mantenimiento de equipos y maquinarias en funcionamiento. Hacer bromas en el trabajo con los equipos y/o herramientas. Trabajar bajo los efectos del Alcohol y/o sustancias psicoactivas.

A partir de la fecha, en la sección “Al día con el Site” incluiremos también los documentos del SGSST, modificados, actualizados o creados durante el último mes

DE TU INTERÉS

TU CARTE Boletín Informativo Interno

CONSEJOS IDIOMÁTICOS https://www.bacanika.com/

Este mes les traemos una práctica guía para identificar errores comunes y que a veces no identificamos fácilmente.

NUESTRO EQUIPO

FORTALECIMIENTO DE LA COMPETENCIA TÉCNICA Les compartimos las actividades realizadas en el marco del plan de formaciones, jornadas de unificación de criterios y fortalecimiento de la competencia técnica, realizadas en el mes de junio. Fecha

03/06/2017

10/06/2017

Intensidad

8 horas

Programa

Actividad

Tema

Dirigido a

CDA

Jornada de Unificación de Criterios

Suspensión y retiros voluntarios, independencia en los PCAC, alcance cuatrimotos, formato nuevo informe instructivo

Coordinación Sectorial y Evaluadores

CRC - OCP

Jornada de Unificación de Criterios

Revisión requisitos legales, aclaraciones GTA y Resolución 1349 Min. Transporte

Coordinación Sectorial y Evaluadores

19/06/2017

12 horas

CSG

Fortalecimiento de la competencia

ISO 27006:2016 Tecnología de la Información Técnicas de Seguridad Requisitos para los organismos que realizan auditorías y certificación de sistemas de gestión de seguridad de la información

29/06/2017

16 horas

CPR

Fortalecimiento de la competencia

Esquema PEFC en cadena de custodia

Registro fotográfico de actividad de fortalecimiento de la competencia en esquema PEFC de cadena de custodia

TIEMPO FUERA

CUMPLEAÑOS Y ANIVERSARIOS LABORALES CUMPLEAÑOS NOMBRE

FECHA

Hasbleidy Acosta Díaz María Hilsa López Morera

Julio

Olga Alicia Puentes Julio Valero

Gladys Liliana Rodríguez Gálvez

Claudia Patricia Carranza Ortega

Julio

Mucho entusiasmo, buena nota y energía todos los días para nuestros compañeros que celebran su cumpleaños y para los que cumplen su aniversario laboral este mes. ANIVERSARIOS LABORALES NOMBRE

TIEMPO EN AÑOS

FECHA

Claudia Patricia Carranza Ortega

Julio

Ángela María Gómez González

Julio

Ronald Andrés Lemus Pérez

Julio

NUEVOS INGRESOS NOMBRE María Teresa Mateus Murcia

FECHA Junio

CARGO Coordinador Sectorial CRC Zona 2

NUESTRO EQUIPO

CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS DE JUNIO