Octubre/2017
QUE PUEDES ENCONTRAR EN TU CARTE… En Tu Carte es nuestro boletín interno y constituye un valioso medio para que todos nos mantengamos informados. En las diferentes secciones de Tu Carte encontrarás, mes a mes, noticias y datos de interés general para todo el equipo de ONAC. Te invitamos a seguir esta publicación mensual a través de la plataforma ISSUU, vínculo que es enviado con cada número del boletín a través de nuestro correo corporativo.
ACREDITACIÓN Temas, datos y actividades relevantes de nuestro quehacer. AL DÍA CON SITE Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión. DE TU INTERÉS Información de interés general para todos los colaboradores, noticias sobre proyectos, tips idiomáticos y otras novedades. NUESTRO EQUIPO Información sobre nuestros colaboradores, actividades y mensajes TIEMPO FUERA Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión.
CONDECORACIÓN DE NUESTRO DIRECTOR EJECUTIVO CON LA ORDEN CARLOS LEMOS SIMMONDS
El pasado 20 de octubre se llevó a cabo en el Salón Boyacá, Capitolio Nacional del Congreso de la República, la ceremonia de condecoración a personas contribuyen a la transparencia, la democracia y el desarrollo social del país, con la Cruz Extraordinaria, Orden CARLOS LEMOS SIMMONDS.
La Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Prensa y Medios de Comunicación, en cabeza de su presidenta y ex primera dama de la República de Colombia, la doctora Martha Blanco de Lemos, hicieron entrega de la Cruz a múltiples personalidades del País, entre las cuales estaba nuestro Director Ejecutivo, Ing. Francisco Piedrahíta.
En nombre de todo el equipo de colaboradores felicitamos a nuestro Director, por tan importante reconocimiento.
ACREDITACIÓN
CELEBRACION DEL CUMPLEAÑOS DE ONAC
El 20 de noviembre celebramos primeros 10 años de ONAC compañía del equipo colaboradores. A continuación, algunas fotografías este día:
los en de de
ACREDITACIÓN
ACREDITADOS DEL MES DE OCTUBRE
Código de Acreditación
Nombre de la razón social
17-LAB-006 FUNDACIÓN INTAL 17-CEP-005 SOLUCIONES INTEGRALES DE TRANSITO S.A.S 17-OIN-017 REVISION TECNICO MECANICA SAMECO SAS SIGLA: RTM SAMECO
1
1
1
LAB
CEP
OIN
AL DÍA CON EL SITE
DOCUMENTOS NUEVOS, GENERADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE CÓDIGO ROCC
TITULO
FECHA DE VERSIÓN APROBACIÓN
PROCESO
FR-3.3.2-35
LISTA DE VERIFICACION ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO + PEFC NTCISO/IEC 17065:2013 + PEFC ST 2003:2012
2017-10-02
1
3.3.2 Evaluación en sitio
MA-5.5-01
MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
2017-10-26
1
5.5 Gestión de T.I
DOCUMENTOS ACTUALIZADOS EN EL MES DE SEPTIEMBRE NUEVO CÓDIGO
TITULO
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
PROCESO
FR-3.2.1-08
FORMULARIO DE SOLICITUD ACREDITACION DE ORGANISMOS DE CERTIFICIÓN DE PRODUCTO
2017-10-02
12
3.2.1 Gestión de solicitudes
FR-3.2.4-18
NOTIFICACIÓN DE EVALUACIÓN PROVEEDORES ENSAYOS DE APTITUD
2017-10-06
3
3.2.4 Notificación del servicio
FR-3.0-10
ALCANCE ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO
2017-10-02
3
4.2.6 Control del servicio
FR-3.4.2-02
SOLICITUD DESIGNACIÓN EXPERTO TÉCNICO COMITÉ DE ACREDITACIÓN
2017-10-31
2
3.4.2 Confirmación y agendamiento del comité de acreditación
FR-5.4.2-04
REQUISICIÓN DE PERSONAL
2017-10-04
5
5.4.2 Selección y vinculación
NOTA: TODO LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL MES DE OCTUBRE QUE APARECEN EN ESTA EDICION SE ENCUENTRAN EN EL SITE NUEVO.
AL DÍA CON EL SITE
DOCUMENTOS EN ETAPA DE REVISIÓN NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓN
PROCESO
RAC-1.4-03
REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO
4
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
PR-2.4-02
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS
1
INS- 4.1-02
LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
2
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
INS-4.2-04
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE ENSAYOS DE APTITUD CON CRITERIO NORMA ISO/IEC 17025
1
4.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO
FR-3.2-10
EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-11
COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
8
3.2 GESTIÓN VENTA
3
3.2 GESTIÓN VENTA
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
1
5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
1
5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
FR-3.2-12 FR-1.1-01 GU-5.4-02 INS-5.4-01 MA-1.4-01
ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GUÍA DE USO COMPARTIDO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPOS Y ENSERES DE ONAC INSTRUCTIVO PARA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1.4 posicionamiento de imagen 5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS 2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO
DURANTE EL MES DE SEPTIEMBRE NO SE REALIZARON CAMBIOS DOCUMENTALES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO SGSST.
DE TÚ INTERÉS
TIPS DE GESTION DOCUMENTAL ¡REVISA TU BANDEJA DE RADICADOS DEVUELTOS! La función devolver en Orfeo se utiliza para regresar el trámite de un radicado al usuario que nos lo asignó con el fin de que éste corrija o suministre información adicional. No es recomendable usar esta función para continuar un trámite que nos ha sido encargado ya que es poco usual que los usuarios revisen esta bandeja. En el archivo utilizamos esta función de Orfeo desde el usuario de archivo de radicados para solicitar mayor información acerca del expediente en el que debemos archivar los documentos físicos y en el caso de los documentos de la serie acreditación, la información de la evaluación a la que corresponde el documento radicado.
Información Completa? El usuario da orden de archivo a un radicado en Orfeo
El auxiliar de archivo revisa en Orfeo los docs. con orden de archivo
Si El auxiliar de archivo clasifica y organiza los documentos físicos
Expediente Evaluación correspondiente + año
No Devueltos
El auxiliar de archivo, archiva los documentos en el expediente y evaluación correspondiente según aplique
El auxiliar de archivo devuelve el radicado al usuario que lo archivó
La devolución de radicados por falta de datos suficientes para su correcto archivo genera reprocesos tanto para los usuarios que dan orden de archivo en Orfeo a los radicados, como para las personas del área de gestión documental, ya que después de seleccionar los documentos archivados, se deben devolver a su almacenamiento temporal, acumulando documentos para archivar. La información que se requiere indicar al momento de archivar los radicados en Orfeo es la siguiente:
1- Para series diferentes a la de Acreditación: - Incluir los radicados en un expediente
2 - Para la serie acreditación: - Incluir los radicados en un expediente - Indicar la evaluación a la que corresponde el documento
DE TÚ INTERÉS
DE TÚ INTERÉS
TIPS DE GESTIÓN INFORMATICA Ten en cuenta las siguientes recomendaciones para cuidar hacer un buen uso de los puntos de impresión: •Nunca retire ganchos de cosedora o clips cerda de estos dispositivos, pueden caer dentro del mecanismos y causar averías serias que afectan el óptimo desempeño. •Nunca dejes documentos sin recoger, todo los documento generados en ONAC son confidenciales y pueden ser usados por personas no autorizadas. •Usa papel reciclado cuando realices pruebas de impresión. •Nunca trates de arreglar la impresora por tus medios, siempre notifica los daños encontrados o causados al área de gestión de T.I •Nunca golpes la impresora, recuerda que aunque no sienten dolor tus agregaciones, si pueden averiar su mecanismos interno y generar mantenimientos correctivos con costo para ONAC. •No consumas alimentos o bebidas cerca a este dispositivo.
PORTÁTILES Y ESCRITORIO:
EQUIPOS
TECNOLÓGICOS
DE
- Tú escritorio refleja tú orden. Procura mantenerlo despejado y limpio. - Los equipos de cómputo son para tú uso y apoyo incondicional para tú gestión, por ende trátalo con mucho cuidado. - Solicita los servicios a Gestión TI para el mantenimiento preventivo de tus elementos tecnológicos. - Procura no ingerir alimentos cerca de tus elementos de escritorio (Portátiles, teclados, mouse, teléfonos IP), ya que se pueden averiar, generando costos de mantenimientos correctivo para ONAC.
DE TÚ INTERÉS
ENTENDIENDO EL SENTIDO DEL CONTROL INTERNO EN ONAC En esta publicación examinaremos el tercero de los cinco (5) componentes que conforman nuestro sistema de control interno, y tres (3) de los diecisiete (17) principios que se irradian directamente de ellos, los cuales representan los conceptos fundamentales imprescindibles para, consolidar la actual estructura organizacional de ONAC y alcanzar los objetivos estratégicos, operativos, de información y de cumplimiento.
COMPONENTE 3 – ACTIVIDADES DE CONTROL
Son todas las acciones establecidas a través de políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la Dirección Ejecutiva para gestionar los riesgos y mitigar el impacto potencial sobre los objetivos. Después de identificados y evaluados los riesgos se establecen las actividades de control con el objetivo de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el efecto negativo que, para los objetivos de la organización, tendrían si ocurrieran. Por ejemplo: Aprobaciones, Autorizaciones, Verificaciones, Conciliaciones, Seguridad de activos, segregación de funciones, etc. Cada actividad de control debe ser monitoreada con instrumentos de supervisión eficaces (observaciones, cuestionarios, revisiones sorpresivas, etc.) realizados de forma permanente por los directivos y los auditores internos si existieran, con el objetivo de poder asegurar que el Control Interno funcione de forma adecuada y detectar oportunamente cuánto es de efectiva la actividad de control para, de lo contrario, ser sustituida por otra. Es en este momento cuando se observa con mayor claridad la naturaleza del Control Interno con sus enfoques de prevención y autocontrol, donde la organización será capaz de identificar sus puntos vulnerables y erradicarlos con oportunidad. Sus principios: 10. ONAC define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. 11. La corporación define y desarrolla actividades de control a todo nivel, sobre la tecnología de información para apoyar la consecución de los objetivos. 12. La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control interno y procedimientos que permiten conducir dichas políticas a la práctica.
En la próxima publicación continuaremos examinando el cuarto componente de nuestro sistema de control interno y sus principios rectores
DE TÚ INTERÉS
DE TÚ INTERÉS
RECUERDA LAS SIGLAS Y LOS ÍCONOS QUE IDENTIFICAN LOS PROGRAMAS DE ACREDITACIÓN OFRECIDOS POR ONAC Laboratorios Médicos o Clínicos ISO 15189
Laboratorios de Ensayo ISO/IEC 17025
LAB
LCL
Proveedores de Ensayos de Aptitud ISO/IEC 17043
Laboratorios De Calibración ISO/IEC 17025
LAC
PEA Org. de Certificación de Personas ISO/IEC 17024
Organismos de Inspección* ISO/IEC 17020
OIN
CDA
Centros de Diagnóstico Automotor ISO/IEC 17020
Org. de Cert, de sistemas de Gestión ISO/IEC 17021
CSG
OCP Centros de Reconocimiento de Conductores ISO/IEC 17024
CRC
CPR Entidades de Certificación Digital. CEA 4.1-10
ECD
OAVM
Org. de Cert, de Productos, Procesos y Servicios ISO/IEC 17065
Org. de Verificación Metrológica. CEA-4.114 CEA-4.1-15
NUESTRO EQUIPO
CUMPLEAÑOS NOVIEMBRE NOMBRE
Jennifer Stefand Caballero
FECHA
DÍA
Noviembre
7
Elisa Marcela Carrillo
Noviembre
12
Diana Marcela Rojas
Noviembre
17
Mauricio Felipe Franco
Noviembre
21
Carlos Alfredo Martínez
Noviembre
25
NUESTRO EQUIPO
ANIVERSARIOS LABORALES NOMBRE
FECHA
Ángela Adriana Martínez Lynda Patricia Prieto
AÑOS
Noviembre 15
1
Noviembre 15
1
NUEVOS INGRESOS Laura Lorena Rivera Angie Carolina Guerrero
Jessica Paola Mantilla
Octubre 9
Profesional de Investigación y Desarrollo
Octubre 17
Asistente Sectorial – CRC Zona 2
Octubre 17
Auxiliar Contable
Ivonne Tatiana Quiceno Octubre 23
Auxiliar de Archivo
Jesús Martínez
Octubre 25
Asistente Contable y Financiero
Carlos Mario Ferrer
Octubre 30
Profesional de Apoyo Sectorial Inspecciones
Rodrigo Antonio Gómez Octubre 30
Profesional de Seguimiento y Control a la Acreditación
NUESTRO EQUIPO
AGRADECIMIENTOS
Muchas gracias!
De igual manera a Doña Gloria, Doña Bárbara y todos los compañeros que con su colaboración hicieron posible esta celebración.
FELICITACIONES Felicitamos de a nuestro compañero Andrés Ortiz, quién obtuvo su grado como Especialista en Auditoría y Control, el pasado 31 de octubre
El pasado 20 de noviembre, ONAC cumplió 10 años de su fundación; como parte de la conmemoración de esta fecha, tuvimos una primera celebración con todos nuestros colaboradores. Queremos hacer un reconocimiento muy especial a los colaboradores que con gran compromiso hicieron contribuyeron a la planeación de este día: Verónica Espitia y Sebastián Cardozo, quienes decoraron la oficina; Magda Yusleny Buitrago, quien se encargó de suministrar los alimentos y bebidas para este día; y Audrey Peña, quien nos apoyó también con la consecución de todo lo necesario para este día.
NUESTRO EQUIPO
FELICITACIONES
El 27 de noviembre se celebra el día de una profesión de gran importancia para el desarrollo industrial y para la vida cotidiana: El día del Ing. Químico.
Felicitaciones en este día a todos los Ing. Químicos en ONAC.
TIEMPO FUERA
CELEBRACIÓN DE HALLOWEEN EN ONAC A pesar de las prisas cotidianas de todos los miembros nuestro equipo de trabajo, siempre hay espacio para compartir y divertirnos. El pasado 31 de octubre no fue la excepción, por lo nuestros compañeros hicieron gala de su sentido del humor con sus creativos disfraces.
NUESTRO EQUIPO
CELEBRACION DE LOS CUMPLEAÑOS DE OCTUBRE Así celebramos los cumpleaños de nuestros compañeros en octubre
Av. calle 26 N°57-83 Torre 8, Oficina 1001 Ciudad Empresarial Sarmiento Angulo PBX: (571) 742 7592 – Bogotá D.C
www.onac.org.com