TU CA RTE í n aI nf I nBof loert m c ioór nmapt iavroa I nt t oe dr no os
Mayo/ 2017
TU CA RTE Bo l e t í n I nf o r ma t i v o I nt e r no
QUÉ PUEDES ENCONTRAR EN TU CARTE? En Tu Carte es nuestro boletín interno y constituye un valioso medio para que todos nos mantengamos informados. En las diferentes secciones de Tu Carte encontrarás, mes a mes, noticias y datos de interés general para todo el equipo de ONAC. Te invitamos a seguir esta publicación mensual a través de la plataforma ISSUU, vínculo que es enviado con cada número del boletín a través de nuestro correo corporativo.
Acreditación Temas, datos y actividades relevantes de nuestro quehacer
Al día con el Site Actualizaciones en los documentos el sistema de gestión
De tu interés Información de interés general para todos los colaboradores, noticias sobre proyectos, tips idiomáticos y otras novedades
Nuestro Equipo Información sobre nuestros colaboradores, actividades y mensajes
Tiempo fuera Información sobre actividades lúdicas, fotografías y otros temas
ACREDITACIÓN
DÍA MUNDIAL DE LA ACREDITACIÓN 2017
Día Mundial de la Acreditación, celebrado anualmente el 9 de junio, es una iniciativa global, establecida conjuntamente por el Foro Internacional de Acreditación (IAF) y la Cooperación Internacional de Acreditación de Laboratorios (ILAC), con el fin de resaltar la importancia de la acreditación. Cada año, ambas cooperaciones eligen un tema diferente. El tema de este año se centra en cómo los servicios de evaluación de la conformidad acreditada pueden apoyar al sector constructivo y a los profesionales de esta industria, incluyendo contratistas, fabricantes, diseñadores, arquitectos, ingenieros civiles y reguladores. A través del sitio web de ONAC www.onac.org.co podrán tener acceso directo al video desarrollado por ambas cooperaciones para conmemorar esta fecha.
Accede al vídeo del día mundial de la acreditación, a través de la página principal de nuestro sitio web
TU CA RTE
ACREDITACIÓN
Bo l e t í n I nf o r ma t i v o I nt e r no
Bogotá D.C. 19 al 25 de agosto de 2017
XXII ASAMBLEA GENERAL IAAC InterAmerican Accreditation Cooperation –IAACes la asociación regional que agrupa a todos los organismos acreditadores y a las partes interesadas de América, para alinear esfuerzos e intereses, en procura de posicionar la acreditación en América y el mundo. La Asamblea General de IAAC es celebrada cada año en un país diferente y durante la versión XXI, que se llevó a cabo del 3 al 9 de septiembre de 2016 en Lima, Perú, fue elegido Colombia como país anfitrión de la XXII versión de esta reunión. La agenda de la próxima versión de este evento, que está compuesta por reuniones cerradas, dirigidas a los miembros y a las partes interesadas de IAAC, se desarrollará en la ciudad de Bogotá, del 19 al 25 de agosto de 2017, en el Hotel Marriott Ciudad Salitre.
Como anfitrión de este evento ONAC ha desarrollado un plan logístico en cabeza de la Dirección Administrativa del Organismo y apoyado por la Coord. de Comunicaciones, en conjunto con un operador logístico que fue contratado para atender el evento. Además, se creo un sitio web, en el cual podrán encontrar información general del evento y conocer la agenda del mismo. Los invitamos a acceder a él a través de:
www.asambleaiaac2017.org/
ACREDITACIÓN
TALLER DE ENTRENAMIENTO DE INSPECTORES PARA BPL - OCDE
En 2015, el Gobierno Nacional designó a ONAC como Autoridad de Monitoreo en Buenas Prácticas de Laboratorio, con el fin de dar cumplimiento a uno de los requisito para que Colombia ingrese a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos – OCDE.
Como resultado de esta función, ONAC desarrollo un Programa Nacional de Monitoreo de la Conformidad con las BPL-OCDE mediante el cual se realizarán las inspecciones de las entidades de ensayo que ejecutan estudios no clínicos con fines de registro o permiso de comercialización de ciertas sustancias o productos como plaguicidas, productos industriales, cosméticos, entre otros.
Producto del Programa Nacional de Monitoreo, el pasado 24 de mayo se llevó a cabo en las instalaciones de ONAC, un Taller de Armonización BPL con la participación de 5 Inspectores de ONAC para BPL. El taller estuvo a cargo de Julia Sancricca, Experta Internacional BPL-OCDE que, a través del programa SAFE Plus de ONUDI viene colaborando con ONAC desde fines del año 2015.
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ACREDITACIÓN
Bo l e t í n I nf o r ma t i v o I nt e r no
ACREDITACIONES OTORGADAS EN EL MES DE MAYO
OIN
1
LAB
2
CEP
4 0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
DETALLE DE LOS OEC ACREDITADOS DURANTE MAYO Código de Acreditación 16-LAB-020 16-LAB-025
16-CEP-025 16-CEP-023 16-CEP-033
Nombre de la razón social
Ciudad
Departamento
Fecha Otorgamiento
SEG GEOTECNIA Y CONTROL DE CALIDAD S.A.S. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA - CENTRO TEXTIL Y DE GESTION INDUSTRIAL
Bogotá D.C.
Cundinamarca
2017-05-03
Medellín
Antioquia
2017-05-26
Buga
Valle del Cauca
2017-05-19
Zarzal
Valle del Cauca
2017-05-19
KINGSOFT S.A.S CENTRO DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES DEL NORTE DEL VALLE S.A.S. CENTRO DE RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES CERTIAUTO S.A.S
16-CEP-037
SENSOMETRIC SAS
16-OIN-040
CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR NILO MOTORS S.A.S. SIGLA C.D.A. NILO MOTORS S.A.S.
Bogotá D.C.
2017-05-19
Sogamoso
Boyacá
2017-05-24
Baranoa
Atlántico
2017-05-16
AL DÍA CON EL SITE
La sección Al día con el Site publica mensualmente la información relacionada con las actualizaciones y modificaciones realizadas a los documentos que hacen parte del sistema de gestión de ONAC y que podrán ser consultados, cuando así lo requieran, en el SITE, accediendo a través del siguiente vínculo:
bit.ly/1HbcE26 Los documentos publicados en esta sección se clasifican según el estado en el que se encuentren dentro del sistema de gestión; a continuación se describen estos estados: Nuevo: es el estado de un documento generado y controlado en su primera versión dentro del sistema de gestión . Actualizado: es el estado en el cual un documento ya existente es modificado en su objetivo, alcance, definiciones, responsabilidades, actividades o relación de anexos, generándose un cambio de versión del mismo.
En revisión: es el estado de un proyecto de documento nuevo o actualizado que aún no ha sido aprobado ni formalizado dentro del sistema de gestión de ONAC.
RECUERDA: • Consultar permanentemente los cambios y actualizaciones de los documentos del sistema de gestión de ONAC. • Descargar los formatos del site cada vez que vayas a elaborar o diligenciar un nuevo documento (evita trabajar sobre documentos ya diligenciados).
“EL SITE ES LA ÚNICA FUENTE OFICIAL DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS”
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AL DÍA CON EL SITE
Bo l e t í n I nf o r ma t i v o I nt e r no
Documentos actualizados en el mes de mayo NUEVO CÓDIGO
TITULO
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN
PROCESO
FR-4.2.6-02
ALCANCE ACREDITACIÓN LAB CALIBRACIÓN
2017-05-02
2
4.2.6 CONTROL DEL SERVICIO
FR-4.2.6-03
ANEXO 1- ALCANCE ACREDITACIÓN LAB ENSAYO
2017-05-02
2
4.2.6 CONTROL DEL SERVICIO
Documentos nuevos, generados en el mes de mayo
NUEVO CÓDIGO
TITULO
FECHA DE APROBAC VERSIÓN IÓN
PROCESO
FR-3.2-01 / Anexo F
RELACIÓN DEL PERSONAL DE LABORATORIO PARA LAC - LAB
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-01 / Anexo H
LISTA DE EQUIPOS Y PATRONES PARA LAC-LAB
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-01 / Anexo H2
MATERIALES DE REFERENCIA PARA LAC-LAB
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-01 / Anexo J
RELACION DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LAC-LAB
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-01 / Anexo R
LISTA DE EQUIPOS Y PATRONES PARA UNIDADES MÓVILES PARA LAB-LAC
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-01 / Anexo R2
MATERIALES DE REFERENCIA PARA UNIDADES MÓVILES PARA LAB-LAC
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-01 / Anexo S
INFORMES DE RESULTADOS PARA LAB-LAC
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-02 / Anexo S
INFORMES DE RESULTADOS PARA LAB-LAC
2017-05-02
1
3.2 GESTIÓN VENTA
AL DÍA CON EL SITE Documentos en etapa de revisión NUEVO CÓDIGO
TITULO
VERSIÓN
PROCESO
RAC-1.4-03
REGLAMENTO DE USO DE LOS SIMBOLOS DE ACREDITADO Y/O ASOCIADO
4
1.4 POSICIONAMIENTO DE IMAGEN
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
PR-2.4-02
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DOCUMENTOS EXTERNOS
1
2.4 DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DEL SERVICIO
2
4.1 PLANEACIÓN DEL SERVICIO DE ACREDITACIÓN
1
4.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO
INS- 4.1-02 INS-4.2-04
LINEAMIENTOS PARA TESTIFICACIÓN DE ALCANCES ACREDITACIÓN PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE ENSAYOS DE APTITUD CON CRITERIO NORMA ISO/IEC 17025
FR-3.2-10
EVALUACIÓN DE CAPACIDAD PARA SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-11
COTIZACIÓN SERVICIOS DE ACREDITACIÓN
8
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-3.2-12
ACUERDO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN INICIAL PARA LA ACREDITACIÓN
3
3.2 GESTIÓN VENTA
FR-1.1-01
AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
FR-5.4-46
PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO DE LOS COLABORADORES
1
5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
FR-5.4-47
REGISTRO ENTREGA ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL
1
5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
FR-5.4-48
SEGUIMIENTO EXÁMENES DE INGRESO, RETIRO Y PERIÓDICOS
1
5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GU-5.4-01
GUÍA GENERAL PARA PREVENCIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO
1
5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GU-5.4-02
GUÍA DE USO COMPARTIDO DE LAS INSTALACIONES, EQUIPOS Y ENSERES DE ONAC
1
5.4 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
INS-5.4-01
INSTRUCTIVO PARA NOTIFICACIÓN, REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO
1
5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO
MA-1.4-01
MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1
1.1 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
MA-5.4-01
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1
5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO
MA-5.5-01
MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1
5.6 GESTIÓN INFORMÁTICA
RRI-5.4-01
REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST
1
5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.4-02
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
1
5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.4-03
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
1
5.4 GESTIÓN TALENTO HUMANO
RRI-5.2-01
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
1
5.2 GESTIÓN CONTABLE Y COMPRAS
DE TU INTERÉS
TU CA RTE Bo l e t í n I nf o r ma t i v o I nt e r no
ENTENDIENDO EL SENTIDO DEL CONTROL INTERNO EN ONAC (Parte II) Conozcamos algunas de las principales características que representa el sistema de control interno:
En el número anterior de Tu Carte, les habíamos contado respecto a los retos que afronta ONAC, en relación con la implementación de mecanismos de control interno, desarrollados a la medida de las necesidades de la organización y les presentamos algunas de las principales características del sistema de control interno. En este número de TU CARTE les traemos otros aspectos fundamentales de este sistema:
• El sistema de control interno es dinámico, por lo que requiere de continua evaluación y seguimiento, complementado con planes de mejoramiento. • La revisión y supresión de trámites innecesarios hace que el control interno sea más eficiente y el accionar operativo mucho más ágil. • Administrar en función del riesgo, es una buena práctica de control interno que protege los recursos de la entidad y evita ingratas sorpresas a futuro. • Clientes satisfechos es la razón de ser de nuestra organización, y por ello ocupa el primer puesto en importancia en el esquema de control interno. • La oficina de control interno es un órgano ASESOR en materia de control. • En ningún caso los colaboradores de la oficina de control interno deben participar refrendando o autorizando actos jurídicos o administrativos de la organización. • Los informes de la oficina de control interno son documentos probatorios en caso de requerirse adelantar acciones administrativas, disciplinarias o legales..
DE TU INTERÉS
Renovación Organizacional para la Confianza y la Calidad Recuerda que desde el 8 de junio se encuentra disponible BIP, el Banco de Ideas y Preguntas. BIP cuenta con un formulario a través del cual podrás formular tus inquietudes y realizar las consultas que consideres necesarias con respecto al proceso de implementación de ROCC. A través de
https://sites.google.com/onac.org.co/wikirocc/bip podrás tener acceso tan al formulario como a BIP.
Recuerda también que en el servidor de ONAC, en la carpeta 1003, se encuentra la carpeta PROGRAMA_ROCC, en la cual podrás consultar la información disponible respecto a presentaciones y documentos de consulta de la transformación organizacional.
DE TU INTERÉS
Tips para la Gestión Documental Cada mes, en esta sección, les presentamos diferentes consejos para una gestión operativa de la información en forma eficiente. Este mes les compartimos el manejo de documentos confidenciales en Orfeo.
Documentos confidenciales Debido a que todos los documentos que llegan o salen de ONAC deben ser radicados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO y que algunos de estos son confidenciales, se requiere restringir su acceso. En este sentido, a continuación les mostraremos como permite clasificar los documentos como Confidenciales. Los radicados clasificados como confidenciales únicamente los podrá visualizar el usuario que los tiene en su bandeja.
1. Desde la bandeja de entrada/salida, haga clic sobre la fecha del radicado para abrirlo 2. En la pestaña Información de Radicado hacer clic en la opción Nivel de seguridad 3. En la ventana que se despliega, seleccionar confidencial y luego grabar nivel.
DE TU INTERÉS
¿RECUERDAS CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL SGSST Los objetivos de la Política de SG-SST en ONAC están encaminados a fomentar la cultura del autocuidado y a concientizar a los colaboradores en la importancia de participar activamente en el mejoramiento del Sistema: OBJETIVOS
METAS
Dar cumplimiento al Decreto Ley 1443 de 2014, 1072 de 2015 y a la normativa nacional vigente en materia de riesgos laborales.
100% de cumplimiento de los requisitos SG SST.
Desarrollar la facultad para identificar los peligros, evaluar, valorar y prevenir los riesgos laborales en ONAC y establecer los respectivos controles.
Matriz de riesgos y peligros con riesgos identificados y valorados. 60% de los riesgos intervenidos en el año. 100% de actividades cumplidas en el plan de intervención de riesgos prioritarios
Prevenir los accidentes de trabajo y las posibles emergencias. (Seguridad Industrial)
Prevenir y atender las posibles enfermedades laborales (Higiene Industrial)
100% de EEP requeridos y entregados 90% de actividades cumplidas del plan de trabajo de SST
Atender los informes epidemiológicos que se tengan (Medicina del Trabajo
90% de actividades cumplidas del plan de trabajo de SST
Sensibilizar a los colaboradores ante la importancia de prevenir las enfermedades comunes y asumir estilos de vida saludables (Medicina preventiva)
100% de colaboradores nuevos con inducción Documento de la política de SST publicado y divulgado Objetivos y metas de SST publicados y divulgados
Investigar y analizar las causas de las contingencias de AL y EL y el ausentismo en ONAC.
Por cada 100 trabajadores en ONAC se presenta 1 AL con 5 días de incapacidad Por cada 148302 HHT al año se pierden por AL 5 días por incapacidad Por cada 148302 HHT al año se presentan 70 eventos incapacitantes y se pierden 150 días por Enfermedad Común equivalentes al 0,96% de tiempo perdido respecto al programado. 100% de investigaciones de accidentes laborales realizadas 100% de las no conformidades tienen acciones correctivas
Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores mediante la mejora continua del SG-SST en ONAC
100% de investigaciones de accidentes laborales realizadas 100% de actividades de simulacro realizadas
Para el cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos; ONAC desarrollará actividades relacionadas con la prevención de las posibles situaciones que puedan desmejorar la salud de los colaboradores.
NUESTRO EQUIPO
TU CA RTE Bo l e t í n I nf o r ma t i v o I nt e r no
FORTALECIMIENTO DE LA COMPETENCIA El pasado 28 de abril, tuvo lugar el 1er. Encuentro de Evaluadores de ONAC del año 2017, en el cual se contó con la participación de 65 profesionales, entre Evaluadores Líderes, Evaluadores y Evaluadores en entrenamiento. Este encuentro sirvió como Jornada de Unificación de Criterios, en la que se trataron temas transversales, relacionados con las Reglas del Servicio de Acreditación, los resultados de la Encuesta de Satisfacción que aplica el CNC a los clientes de ONAC, las Apelaciones a No Conformidades y al Plan de Acción y Acciones Correctivas, las Apelaciones a las decisiones del Comité de Acreditación y sus observaciones, las Quejas presentadas por los OEC, y finalmente, se presentó el documento IAF-MD 20, referente a la competencia de los evaluadores. Hacia el final de este encuentro, cada Coordinación Sectorial se reunió con su grupo de profesionales con el propósito de abordar y revisar temas específicos concernientes a cada programa. A continuación, les compartimos algunas fotografías del evento:
NUESTRO EQUIPO
CUMPLEAÑOS Y ANIVERSARIOS LABORALES CUMPLEAÑOS NOMBRE
FECHA
Ana María Barrera Rodríguez
JUNIO
1
Nelcy Yamile Ortega Gómez
JUNIO
4
Francisco Javier Piedrahita Díaz
JUNIO
19
Lizeth Yanira Goyeneche Simbaqueva
JUNIO
19
Yenny Alexandra León Lemus
JUNIO
19
Ronald Andrés Lemus Pérez
JUNIO
20
Mucho entusiasmo, buena nota y energía todos los días para nuestros compañeros que celebran su cumpleaños y para los que cumplen su aniversario laboral este mes.
ANIVERSARIOS LABORALES NOMBRE
FECHA
AÑOS
Mario Francisco Rey Rodríguez
JUNIO
1
5
Aychell Verónica Espitia Peralta
JUNIO
13
1
Diana Marcela Herrera Medina
JUNIO
16
3
Rodrigo Antonio Gómez Hernández
JUNIO
16
3
Sandra Milena Medina Sepúlveda
JUNIO
24
4
TIEMPO FUERA
BIENVENIDOS Durante el mes de mayo, se vincularon a las diferentes áreas de ONAC, nuevas colaboradoras, te las presentamos a continuación:
Claudia Zoranyi Pedraza
Luisa Fernanda Molano
Servicios Generales
Profesional Apoyo Coordinación Sectorial
María Hilsa López Asistente Coordinación Laboratorios de Ensayo y Clínicos
Lizeth Yanira Goyeneche Asistente Contable y Financiero
FELICITACIONES
Ingrid Gissela Vergara Asistente Coordinación Sistema de Gestión
Consuelo Poveda
Jennifer Stefand Caballero
Asistente Coordinación Asistente Programa de Coordinación CDA Inspección Zona 2
Wendy Andrea González
Hasbleidy Acosta
Profesional Sistema de Gestión
Asistente de Coordinación Sectorial
El 07 de abril de 2017, nuestra compañera, Yelitza Rubiano obtuvo su grado en el Master en gestión documental y administración de archivos, felicitaciones para ella.
NUESTRO EQUIPO
CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS DE MAYO Así celebramos los cumpleaños del mes de mayo…