Achter de schermen

YVONNE POSTMA, VRIJWILLIGERSCOÖRDINATOR

‘VEEL AAN HET FESTIVAL TE DANKEN’

VRIJWILLIGERS EN MEDEWERKERS 2018

ZE werken voornamelijk achter de schermen en zijn tegelijk het gezicht van het Festival Oude Muziek Utrecht:

de ruim honderd vrijwilligers. Ze worden aangestuurd door Yvonne Postma, die sinds halverwege de jaren negentig tijdens het festival de functie van vrijwilligerscoördinator vervult. Samen met haar echtgenoot betrok ze een kleine twintig jaar geleden de voormalige tuinmanswoning van Huis te

Linschoten, toentertijd een van de locaties van het Seizoen Oude

Muziek. Een bijzonder fraaie omgeving voor een interview.

Yvonne, die we op haar verzoek met haar voornaam aanspreken, is al ongeveer 35 jaar bij het festival betrokken. ‘Tijdens de editie van 1985, na een concert van het Hilliard Ensemble, sprak ik in de gang van Vredenburg een man aan met de vraag hoe je festivalvrijwilliger kon worden. Die man bleek Frans de Ruiter te zijn, de toenmalige festivaldirecteur. Hij verwees me door naar zijn vrouw Tineke, die hoofd productie was. Daarna was het al snel beklonken. Het jaar daarop begon ik als vrijwilliger. In die periode heb ik van alles gedaan, van boekjes vouwen en podia opbouwen tot musici naar locaties rijden. Net als nu het geval is waren de vrijwilligers verdeeld over teams, alleen was alles toen veel kleinschaliger en minder professioneel georganiseerd. Je moest over een flinke dosis improvisatievermogen beschikken. Hoewel elk team een coördinator had, was er geen verbindende schakel tussen de afdeling productie en de vrijwilligers. Er is mij toen gevraagd of ik die rol op me wilde nemen en daar heb ik van harte ja op gezegd.’

LUISTEREND OOR Wat doet een vrijwilligerscoördinator zoal? ‘Er zijn verschillende soorten teams, zoals concertteams, een vervoersteam en een fringeteam, dat de gratis concerten van veelbelovende jonge musici begeleidt. Een team bestaat uit negen à tien vrijwilligers inclusief twee coördinatoren die de taken verdelen. Met hen heb ik veel contact en overleg. Nadat ik van productie het festivaldraaiboek heb

TEKST /

Joost van Beek

BEELD /

Marieke Wijntjes

VRIJWILLIGERS AAN HET WERK TIJDENS HET FESTIVAL OUDE MUZIEK UTRECHT 2016

Foto: Foppe Schut ontvangen ga ik aan de slag met het samenstellen en indelen van de teams. Eerst voer ik gesprekken met potentiële nieuwe vrijwilligers, daarna schrijf ik de bestaande vrijwilligers aan met de vraag of ze weer mee willen doen. Bij het verdelen van de teams over het festival houd ik rekening met locaties, aanvangstijden en dergelijke. Ik probeer alles graag zo gelijkwaardig mogelijk te verdelen, zo blijft het voor de vrijwilligers leuk en afwisselend. Als het festival eenmaal aan de gang is, ga ik langs de locaties voor een praatje en een luisterend oor. In organisatorisch opzicht is er dan voor mij niet zo veel meer te doen, behalve als er dingen niet goed gaan. Concerten beluister ik tijdens het festival bijna niet, ik heb daarvoor dan gewoon niet genoeg rust in mijn hoofd. Hooguit ga ik even een half uurtje bij een repetitie zitten. Na het festival wordt er uiteraard grondig geëvalueerd. Van die evaluaties is het festival door de jaren heen een stuk professioneler geworden, ook ten aanzien van de vrijwilligers zelf: toen ik destijds begon moest je bijvoorbeeld zelf je pakketje brood meenemen, nu is er catering geregeld.’

‘GEERTEKEREN’

Wie denkt dat de functie van vrijwilliger een mooie ingang is om naar topuitvoeringen van oude muziek te kunnen luisteren, heeft een te romantisch beeld. ‘Het is vooral heel hard werken. Tegen nieuwe vrijwilligers zeg ik altijd: houd de maandag na het festival maar vrij om bij te komen. Onze mensen zijn al uren voor een concert actief op de locatie. Voordat de repetitie begint moeten de lessenaars, het podium, de inrichting van de zaal en het licht in orde zijn. Tijdens de repetitie blijft er één vrijwilliger achter als aanspreekpunt voor de musici. Een uur voor het concert is iedereen weer present. Dan zetten we de laatste puntjes op de i en tellen we af tot het moment dat de deuren open gaan voor het publiek. We controleren de toegangskaarten en wijzen de bezoekers hun plek. Tijdens de uitvoering houden we toezicht. Na afloop moet er opgeruimd worden. Als er de volgende dag een kerkdienst is, moet de locatie ‘gekeerd’ worden; dat moet soms ’s nachts, na het late avondconcert nog gebeuren. Op een gegeven moment werd daar in de Geertekerk een soort wedstrijd van gemaakt: welk team kan het snelst de ruimte weer in de normale opstelling terugbrengen. Daar hadden we zelfs een nieuw werkwoord voor bedacht: ‘geertekeren’. Het record staat geloof ik op twintig minuten, haha.’

‘Ik zou best een boek kunnen vullen met smeuïge anekdotes’

BAKFIETSTEAM Het is slechts één van de vele smeuïge anekdotes uit de lange festivalloopbaan van Yvonne. Lachend: ‘Ja, daar zou ik best een boek mee kunnen vullen. Vroeger had je bijvoorbeeld het marktteam. Dat moest tijdens de concerten in Vredenburg alle deuren bewaken, zodat de concertbezoekers niet vanuit de zaal naar de

HILLIARD ENSEMBLE Foto: Marco Borggreve

YVONNE WORDT IN HET ZONNETJE GEZET VOOR HAAR VERJAARDAG

Foto: Foppe Schut Oude Muziek Markt konden sluipen. Daar moest je namelijk een apart kaartje voor kopen. Of het bakfietsteam, dat als een soort vliegende keep langs alle locaties reed om zo nodig de voorraad waterflesjes, lampjes, muziekstandaards, programmaboekjes en dergelijke aan te vullen.

‘Uit het festivalwerk zijn aardig wat vriendschappen en relaties voortgekomen’

Na de avondconcerten gingen we regelmatig naar Café DeRat op de hoek van de Lange Smeestraat en de Springweg. Daar zaten we dan tot diep in de nacht, onder het genot van hapjes die de moeder van de barkeeper speciaal voor ons had gemaakt. Een mooie persoonlijke herinnering is dat ik ooit in de foyer van Vredenburg om middernacht door het Hilliard Ensemble ben toegezongen ter ere van mijn verjaardag. Mijn man is trouwens ook in de festivalperiode jarig. Onze familie en vrienden hebben zich er intussen bij neergelegd dat een feestje er dan niet inzit.’

STAANDE OVATIE

Tot een paar jaar geleden moest een festivalvrijwilliger tien dagen achter elkaar beschikbaar zijn. Dat bleek in de praktijk voor veel mensen een steeds lastiger voorwaarde. ‘Een aantal jaar geleden is de verplichte beschikbaarheid teruggebracht naar tien dagdelen. We hopen daarmee ook meer jongeren te kunnen strikken. In mijn begintijd bestonden de teams trouwens vrijwel helemaal uit studenten. Sommigen van hen zagen we later terug op het festivalpodium, erg leuk!’ Dat Yvonne trots is op ‘haar’ mensen, is zonneklaar. ‘Nou en of, ik heb bijzonder veel waardering voor hen. Ze zijn zeer betrokken, vriendelijk en flexibel. De musici zijn eveneens lovend. En Xavier Vandamme noemt de vrijwilligers altijd heel nadrukkelijk in zijn speech vlak voor het slotconcert, waarop het publiek meestal reageert met een staande ovatie. Onderling kunnen de vrijwilligers het ook goed met elkaar vinden, de teamleden hebben een hechte band met elkaar. Ook buiten het festival om spreken ze met elkaar af om een hapje te eten, een concert te bezoeken of samen te musiceren. Ja, uit het festivalwerk zijn aardig wat vriendschappen en relaties voortgekomen. En zelf heb ik er ook heel veel aan te danken.’ ■●