Capítulo VII – O setor de Compras

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Capítulo VII

O setor de Compras

Milena Miranda de Sousa

Dentre as atribuições do setor de compras estão a realização das cotações e ordens de compra, as negociações com os fornecedores, o recebimento e a comparação de propostas, entre outras. Sendo assim, é fundamental que a área seja composta por profissionais qualificados, que estejam alinhados com a visão da estratégia da sua empresa. Entenda porque esse setor é tão importante e como ele influencia todo o seu negócio.

O que é?

O setor de compras é responsável por manter a empresa em pleno funcionamento. Se falarmos da rotina de uma indústria, por exemplo, é preciso considerar que a área será a responsável por abastecer a linha de produção com insumos, peças ou componentes que comporão o seu produto final. No caso de empresas do setor de comércio, o setor influenciará, inclusive, no seu processo de vendas. Isso porque ele é responsável por abastecer o estoque de produtos que serão comercializados na sua loja – ou revendidos, se o seu negócio for venda em atacado. Por isso, ao realizar os pedidos em tempo hábil para os fornecedores e manter um estoque abastecido, a área de compras contribuirá também para que a sua empresa não pare de lucrar. Não

Quais são as ocupações/cargos/ e funções?

Suas funções consistem em: processar a compra de mercadorias para serem revendidas no comércio atacadista e varejista; processar a compra de provisões, como matérias-primas, equipamentos e bens de consumo, para sua

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utilização em fábricas e outras empresas públicas ou privadas; acompanhar o desenvolvimento dos processos.

A hierarquia do setor de compras em uma indústria comporta geralmente os cargos de assistente, analista, comprador e gestor:

● Assistente de compras: auxilia nos processos de compras de materiais para empresa, emite pedidos e notas fiscais, realiza cotação e acompanha os prazos de entrega, qualidade dos produtos e operações de follow-up junto aos fornecedores; ● Analista: Realiza compras de materiais, suprimentos. Negocia com os fornecedores, visando as melhores condições de preços, qualidade, prazos de pagamento e entrega. Desenvolve e acompanha relatórios para análise da performance de fornecedores; ● Gestor: é o profissional responsável por gerenciar o setor de compras, efetuar contato com fornecedores e clientes. Um Gerente de Compras apresenta propostas, assegurar o cumprimento dos prazos, verificar a demanda das áreas para efetuar os processos de compras; ● Comprador: é o profissional responsável por todo o processo de compras de bens e serviços para empresas que possuem um processo de compras mais definido e estruturado. ... Organização de solicitações de compras internas. Negociação de contratos. Negociação com fornecedores.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

O profissional em Compras deve saber negociar e reunir o máximo de informações possíveis a partir do fornecedor, da concorrência e de sua participação em eventos. Essa visão ampla permite tomar decisões mais acertadas, entender qual é o objetivo de cada negociação e como ele pode ser alcançado.

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Quais competências necessárias?

Para atuar no setor de Compras, os profissionais precisam apresentar alguns conhecimentos, habilidades e atitudes fundamentais, sendo elas:

• Organização: Essa é a primeira competência necessária para um profissional excelente, porque o Setor de Compras precisa atuar em diferentes frentes de trabalho, o que exige organização, a manutenção dos documentos em ordem, a criação de uma rotina de trabalho e a responsabilidade de delegar ou distribuir tarefas. • Relacionamento: O relacionamento e a capacidade de trabalhar em equipe são habilidades fundamentais atualmente • Conhecimento sobre os produtos e serviços: Ele deve conhecer os principais riscos e oportunidades do segmento em que sua empresa atua e identificar possibilidades de melhoria ou redução de custos. Por exemplo: por meio do entendimento do produto ele pode encontrar um material diferente que tenha uma boa qualidade e valor mais baixo. • Conhecimento em negociação: O profissional em Compras deve saber negociar e reunir o máximo de informações possíveis a partir do fornecedor, da concorrência e de sua participação em eventos. • Atualização: A atualização do comprador a respeito do mercado externo e interno é imprescindível para assegurar maior eficiência em sua função.

Rotinas do Setor de compras

• Análise de dados da empresa, como seus produtos, serviços e fornecedores • Atualização de cadastros e informações do setor de compras, como contato dos fornecedores, novos produtos de estoque, etc.; • Verificação de quantidades mínimas e máximas dos produtos em estoque;

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• Recebimento de solicitações internas, também conhecidas como

“requisições de compras” – Elas geralmente são enviadas pelos líderes de cada departamento; • Solicitação de aprovação: após receber as solicitações, elas são encaminhadas para líderes com o objetivo de aprovar o orçamento para efetuar tal compra; • Envio de cotações para fornecedores: de acordo com as requisições de compras, deve ser enviado um pedido de cotação para os fornecedores já homologados da empresa, convidando-os para mandar seus preços; • Escolha dos melhores fornecedores que enviaram a cotação, de acordo com preço, qualidade, prazo de entrega, frete, etc.; • Negociação de valores: mesmo após já ter escolhido o melhor fornecedor, o trabalho de negociação é feito diariamente pelo setor de compras; • Emissão de pedido de compra e envio para o fornecedor escolhido, resumindo os preços que foram negociados, quantidades, etc.; • Recebimento de materiais após envio do fornecedor; • Atualização de estoque se forem produtos ou então encaminhamento se forem serviços; • Transferência para setores, centros-de-custos, filiais ou até unidades da empresa; • Acompanhamento de “pós-compra” com o feedback do fornecedor e salvando o histórico da compra feita para futuras negociações; • Análise de resultados gerais, verificando o que poderia melhorar no processo.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

• Requisição de compra: Quando um departamento da empresa demanda algum material, ele deve fazer uma requisição de compra. Embora seja algo que varie em função da natureza do produto, os principais campos que devem ser preenchidos nesse documento são: material ou serviço; quantidade; data de entrega.

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• RFQ: Após a emissão da requisição de compra, é gerado o RFQ (Request

For Quotation) ou solicitação de cotação. Esse documento serve para que os fornecedores sejam escolhidos, de modo a fazer o repasse do material solicitado, sendo necessário especificar as mesmas informações citadas acima, referentes à solicitação de compra.

• Nota fiscal: Quando a compra é consolidada, deve-se emitir uma nota fiscal, que tem por finalidade informar aos órgãos de fiscalização do estado se toda a operação está em conformidade com as leis.

• Fatura: A fatura é um documento usado em compras de longo prazo.

Também, é importante frisar que o valor especificado no documento corresponde ao total que a empresa pagará pelas mercadorias, em vez de ser um montante dividido pelo número de parcelas.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

O papel é o mais utilizado dentro do setor para que tenha consciência sustentável é necessário conscientização dos colaboradores com reutilização desses papeis em forma de rascunhos, reutilizar a parte da folha não usada, também tem reciclagem do papel onde o papel velho passa por um processo de que ocorre um reaproveitamento das fibras de celulose, produzindo um novo papel pode ser reutilizado.

Glossário

A

Análise de Mercado (Marketing Analysis): Ao desenvolver uma estratégia de aquisição, a maioria dos processos de compras concilia a análise da demanda para a categoria com os atributos do mercado de suprimentos.

Assertividade: É a competência para expressar ideias, opiniões e sentimentos, afirmando seus direitos sem violar os dos demais.

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Asset: Qualquer item de valor econômico de propriedade de um indivíduo ou corporação que pode ser convertido em dinheiro. O mesmo que ativo, em português.

Auditoria: Função independente de uma organização, geralmente terceirizada, que busca garantir que os processos da empresa sigam regras e normas de qualidade, tecnicidade, segurança e ética

B

B2B (Business-to-Business): Sigla que se refere as transações comerciais realizadas entre empresas, usada também para as transações eletrônicas entre empresas

Baseline: Situação atual na qual o desempenho futuro pode ser com- parado.

Benchmarking: É um processo contínuo de comparação das práticas de uma organização com as das líderes do seu setor, não necessariamente concorrentes.

Big Data: É o nome dado a um grande volume de dados armazenados, usados para análise e controle de informações e processos.

C

Custo de Aquisição: Composto pelo preço (valor total da nota fiscal), menos tributos recuperáveis, mais despesas necessárias (como frete e seguro) para colocar o produto no estabelecimento.

Custo Evitado (Cost Avoidance): Significa obtenção de saving sobre aumentos de preços. Por exemplo, uma negociação sobre um valor de reajuste previamente negociado.

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Custo Total de Aquisição: É o total que realmente se paga pelos bens e serviços, o que inclui o custo do produto ou serviço com impostos, o custo do processo de aquisição, custos com fretes, estoque e inspeção entre outros. Os dados referem-se a variáveis qualitativas ou quantitativas. São informações nãoestruturadas, como valores de ordem individuais para uma determinada categoria.

D

Dashboard: Painel que fornece uma representação ilustrada do desem- penho de uma atividade, área ou empresa. Pode ser compos- to, com elementos virtuais onde se associam variáveis a serem monitoradas e gráficos que mostram a evolução dessas variáveis.

Demand Analysis: Análise da demanda de compras de um determinado período para criação das estratégias de aquisição futura, como agre- gação de demanda, compras por contratos, e-sourcing estratégico.

Downsizing: Palavra em inglês que significa reduzir, encolher, diminuir, cortar. No contexto da gestão significa a redução radical do tamanho da organização com o objetivo de aproximar os níveis operacionais da alta direção.

E

E-business: Comércio alavancado pelo potencial da internet, realizado em uma plataforma online.

E-catalog: Catálogo eletrônico que lista itens ou produtos disponíveis para compra/venda.

E-collaboration: Processo colaborativo que usa a tecnologia entre os diferentes grupos de indivíduos para realizar uma tarefa em comum.

E-commerce B2B: Transações comerciais realizadas entre empresas nas plataformas online.

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E-commerce B2C:Transações comerciais realizadas entre empresa e consumidor final por meio de plataformas online.

EDI (Eletronic Data Interchange): Sistema que possibilita a troca de dados e informações automática e eletronicamente, muitas vezes alimentando outros sistemas que recebem informação do estoque do cliente. E-marketplace: portal que possibilita as transações de comércio eletrônico colaborativo com dois possíveis acessos: de compradores e de fornecedores.

E-procurement: Refere-se à compra de bens e serviços por meio de uma plataforma eletrônica que realiza todo o processo de aquisição, desde a requisição até a geração de um pedido ou recebimento de produtos.

ERP (Enterprise Resource Planning): Sistema de gestão coorporativa que integra todos os dados e processos de uma organização em um único ambiente.

E-sourcing: Processos de sourcing conduzidos por meio de uma plataforma eletrônica.

F

Follow-Up: Cobrança de um processo em andamento que requer uma atuação. Pode ser feito de forma eletrônica ou telefônica.

Free Cash Flow: Fluxo de caixa operacional livre ou o lucro líquido acrescido de amortização e depreciação, menos despesas de capital e dividendos.

G

Gargalo de Produção: É o nome dado a qualquer obstáculo que interfere nos processos produtivos de uma empresa.

Gestão de Catálogos: Ajuda a criar e a manter os catálogos eletrônicos da empresa ao usar o sistema de e-procurement baseado em catálogos, acordos e

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listas de preço previamente negociados por especialistas, a partir do entendimento do histórico de gastos da empresa compradora.

Gestão de Fornecedores (Suppliers Relationship Management): Centraliza o gerenciamento de todas as informações dos fornecedores e facilita o monitoramento da performance e a gestão de riscos.

Gestão de Pedidos (Order Management): Monitora o ciclo de vida dos pedidos e otimiza transações, aprovações, a comunicação com fornecedores, a colaboração entre empresas e as auditorias.

Referências

KUNBICA, Fábio; CARVALHO, Lilian S.P. Básico em Administração. São Paulo: Senac São Paulo, 2013.

Você sabe qual a importância e influência do setor de compras para o negócio. Brasão, 2021. Disponível em: <https://brasaosistemas.com.br/blog/voce-sabequal-a-importancia-e-influencia-do-setor-de-compras-para-o-seunegocio/#:~:text=O%20setor%20de%20compras%20%C3%A9,compor%C3%A 3o%20o%20seu%20produto%20final> Acesso em: 26 jul. de 2021.

SANTIS, Carlos E. A. de. Assistente Administrativo. Santa Cruz do Rio Pardo: Viena, 2010.

Milena Miranda de Sousa aprendiz da turma 73 –Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Sana Medicamentos no setor de Recepção. Possui Ensino Médio Completo.

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