Capítulo IX – O setor de Arquivo

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Capítulo IX O Setor de Arquivo

Karine Liandro de Oliveira

O setor arquivo é um espaço onde ocorre a guarda de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações.

O que é?

Setor arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência e que são organizados e conservados para consultas e comprovações. Essas duas informações nos levam a concluir que arquivar é um ato realizado no presente tendo em vista o futuro, pois as informações retidas, colocadas "em lugar conveniente”, vão servir para ajudar a dirimir dúvidas ou esclarecer questões que ainda vão ocorrer.

Quais são as ocupações/cargos/funções?

Muitas empresas e instituições costumam ter vários arquivos: um para o setor de almoxarifado, outro para o departamento financeiro etc. E os métodos de organizá-los também podem ser variados. No arquivo do setor de pessoal, o método mais adequado costuma ser o alfabético; já o setor de compras pode querer organizar o seu arquivo segundo critérios numéricos ou geográficos. Portanto, o arquivo preserva a situação administrativa e fiscal, a memória e a história da empresa ou organização que o criou e o mantém. Se um funcionário pretende se aposentar, por exemplo, e não tem papéis que comprovem seu tempo de serviço, os documentos arquivados vão ser muito úteis

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nesse sentido. Se houver alguma pendência com relação ao pagamento (ou não) de uma conta telefônica antiga, o arquivo pode localizar essa conta e resolver a dúvida. As suas funções básicas são: guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a interesses pessoais, empresariais ou oficiais.

Qual perfil de formação ideal para os profissionais atuantes neste setor?

O profissional da área de administração tem uma formação ideal para o setor de arquivo, precisando de uma boa capacidade de concentração e atenção; organização e planejamento; comunicação desenvolvida (escrita); raciocínio rápido; capacidade de analisar e interpretar dados e informações, gerando ações para a organização; essas características serão muito valiosas na hora de classificar um documento que chega para ser arquivado. Classificar significa definir em que pasta deverá ser guardado.

Quais competências necessárias?

Para a organização de arquivos, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e hierarquia, com o objetivo de determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organização. A habilidade é o saber fazer, é tudo o que de fato utilizamos dos conhecimentos que detemos em nossos “arquivos” no dia-a-dia. Atitudes: Selecionar documentos; registrar documentos; estabelecer o método de classificação adequado; codificar documentos; ordenar documentos; arquivar documentos de acordo com o método adotado.

Rotinas do Setor de Arquivo

Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio.

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Na medida em que as empresas vão crescendo, aumenta o fluxo de documentos em papéis que, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor maneira possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais. Apesar de toda a tecnologia que envolve a digitalização de documentos, existem empresas que preferem realizar armazenagem de certos arquivos fisicamente. No entanto, é preciso ter cuidado: de nada adianta armazenar os documentos de forma desorganizada. É preciso ter uma rotina de organização e um planejamento para que os arquivos permaneçam de fácil acesso sempre que necessário.

Fluxo documental: Emissão, Recebimento e Endereçamento

O uso de fluxos de documentos é uma prática obrigatória para a empresa que objetiva melhorar os seus processos operacionais, diminuir custos, ter mais segurança, aumentar a produtividade e, consequentemente, ser mais competitiva no mercado. Para que isso aconteça, é essencial que a companhia invista em recursos tecnológicos capazes de otimizar significativamente o ciclo. Além de estar em conformidade com as boas práticas de gerenciamento de processos, o fluxo de documentos tem função estratégica para a empresa. Isso porque a sua implementação apropriada às demandas operacionais do negócio gera muitas vantagens para a companhia. Na sequência, listamos alguns dos principais motivos que tornam essa prática não apenas importante, mas fundamental. Chega a hora de estabelecer e caracterizar de modo detalhado as fases do ciclo, de acordo com as especificidades organizacionais da companhia. Definidas tais propriedades, chega o momento de delegar as responsabilidades de tramitação dos setores da empresa, especificando as atribuições que os colaboradores terão nas etapas de elaboração, execução e encerramento de cada documento, bem como prazos de trabalho.

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Perspectiva de crescimento intelectual e financeiro.

Planejamento financeiro significa, basicamente, organizar as suas finanças, controlar gastos e computar ganhos para ter segurança em relação ao dinheiro. O principal objetivo dele é melhorar a saúde financeira das pessoas, gerando mais qualidade de vida. Em resumo, ele é uma etapa importante no equilíbrio da sua renda e dos gastos. Assim, auxilia também a conquistar seus desejos financeiros. O planejamento pode ser feito tanto a médio quanto a longo prazo. Por isso, é uma prática que deve ser sempre revista. Planejar as finanças requer ter uma série de medidas pensadas de forma lógica. Ou seja, não é apenas uma prática isolada. Toda organização em relação ao orçamento deve ser feita pensando em seus objetivos e na montagem de um plano de ação. Se você não controla o quanto ganha e gasta, dificilmente conseguirá saber qual quantia consegue guardar em determinado período, certo? A falta de informação dificulta planos para o futuro. Afinal, não há um controle preciso de quando conseguirá ter determinada quantia em caixa, por isso deve se ter os arquivamentos dos documentos.

Consciência sustentável: O que fazer com os resíduos gerados no setor?

Os resíduos quando não gerenciados, controlados e monitorados geram grandes impactos ambientais. Por isso é necessário adotar medidas para a redução da geração de resíduos. Entre essas medidas têm práticas e estratégias sustentáveis de otimização, redução de desperdício, melhoria de processos, que contribuirão para redução de custos e consequente aumento de lucro na sua empresa. Confira! Uma das estratégias mais empregadas na redução da geração de resíduos é a aplicação da Política 5R’s: repensar, recusar, reduzir, reutilizar e

reciclar. Esta é a estratégia que possui maior potencial para redução da geração de resíduos. Isto porque é mais seguro e menos custoso prevenir do que controlar os impactos.

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Outra é a gestão de resíduos, que viabiliza as ações de triagem dos resíduos recicláveis e reutilizáveis, contribuindo assim para a redução dos níveis de poluição ambiental. Comumente reduz a utilização dos recursos naturais através da economia de energia e matérias-primas – ações que contribuem bastante para o desenvolvimento sustentável

Glossário

A

Acervo: Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Acesso: 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviços educativos, de referência e divulgação.

Acondicionamento: Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua preservação [acesso] e manuseio.

Acumulação: Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa [física ou jurídica] ou família.

Amostragem: Técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos elege-se um subconjunto representativo do todo.

Anexação: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

Anexo: Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente da mesma procedência, por afinidade de conteúdo.

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Apenso: Documento ou processo juntado a processo, sem, contudo, passar a integrá-lo.

Arranjo: Ordenamento físico dos documentos visando torná-los inteligíveis e utilizáveis, realizado com base em sua classificação e em princípios e métodos específicos.

Arquivamento: Conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

Arquivo: Setor e conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades.

Arquivo ativo ou corrente: Aquele que está em constante circulação.

Arquivo eletrônico: Documento gerado em meio digital, utilizando recursos tecnológicos como, computador, Internet, softwares, etc.

Arquivo geral: Arquivo central.

Arquivo histórico: Ver arquivo permanente.

Arquivo intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente.

Arquivo setorial: Arquivo de um setor ou serviço de uma administração.

C

Camisa: Folha de papel almaço utilizada para separar conjuntos de documentos dentro de uma pasta.

Classe: Cada divisão que compõe um sistema de classificação.

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Classificação: Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.

Classificação de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

Classificação decimal: Classificação decorrente da aplicação do método decima.

Código: Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados.

Confiabilidade: Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação.

M

Método de arquivamento: metodologia utiliza para realizar o arquivamento conforme o tipo de documento e a necessidade da empresa.

Referências

FARIA FILHO, Luciano Mendes de. Arquivos, fontes e novas tecnologias: questões para a história da educação. Campinas: Braganca Paulista, 2000.

PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002.

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PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: T. Queiroz, 1986.

Karine Liandro de Oliveira aprendiz da turma 73 –Aprendizagem Profissional de Qualificação em Serviços Administrativos no Senac de Balsas-MA. Atua na empresa Portal Sul Transporte, no setor Administrativo. Possui Ensino Médio Completo.

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